FAZ: Ja Opdrachtgever: Harm Küpers

Bestuursvoorstel Onderwerp: Integriteit Nummer: Bestuursstukken\1744 DB: Ja 15-12-2014

BPP: Ja 21-1-2015

Opsteller: Janet Hidding, 0598-693879 Staf en Directie

Agendapunt: 4

FAZ: Ja 21-1-2015

VVSW: Ja 21-1-2015

Opdrachtgever: Harm Küpers

AB: Ja 4-2-2015

Portefeuillehouder: Jakob Bartelds

Ondersteuning van de afdeling:  Technisch  Juridisch  Financieel  Staf  Communicatie

Externe betrokkenen:

Reden: N.v.t.

Samenvatting: Op dit moment beschikt het waterschap over een aantal integriteitsregelingen. De meest in het oog springende is de Gedragscode, daarnaast kennen we de Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand (klokkenluidersregeling), inkoop- en aanbestedingsbeleid, het besluit eed en belofte en het protocol e-mail en internetgebruik. Ten aanzien van gelieerde onderwerpen zoals agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren en de Vertrouwenspersoon en een klachtenprocedure ten aanzien van ongewenst gedrag zijn nog geen regelingen vastgesteld. Na vaststelling van de (geactualiseerde) voornoemde regelingen beschikken we over een totaalpakket van actuele integriteitsregelingen. Duurzaamheidsparagraaf: Nee AB Voorstel: - de concept Gedragscode Waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - de concept Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - het concept Protocol e-mail, internetgebruik en gebruik Social Media waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - het concept Protocol Agressie en Geweld tegen ambtenaren of bestuurders van waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - het Protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen.

Bijlagen: Ja 1. Concept Gedragscode waterschap Hunze en Aa's 2015. 2. Besluit betreffende het afleggen van de eed of belofte door ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa's 2015.

1

Bestuursvoorstel 3. Concept Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand (klokkenluidersregeling) waterschap Hunze en Aa's 2015. 4. Concept Protocol e-mail, internetgebruik en gebruik Social Media waterschap Hunze en Aa's 2015. 5. Concept Protocol Agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa's 2015. 6. Concept-protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag waterschap Hunze en Aa's 2015. Ter inzage (bestuursnet): Nee Onderwerp(en):  Besluit/opmerkingen bestuur: Paraaf secretaris-directeur:

2

Bestuursvoorstel Inleiding Wij staan als waterschap voor betrouwbare en optimale dienstverlening aan onze ingelanden. Dat is waar wij als integere overheid voor staan. Daarmee hoort integriteit bij de professionele verantwoordelijkheid van iedere waterschapsbestuurder- en medewerker. In 2003 is integriteit vastgelegd in de Ambtenarenwet (artikel 9.1 en artikel 9.2 SAW). Sindsdien zijn overheidsorganisaties verplicht om een integriteitsbeleid te hebben en daar verantwoording over af te leggen. Ons algemeen bestuur heeft hiervoor al, in 2002 verschillende integriteitsregelingen vastgesteld die tot op de dag van heden van toepassing zijn. Later zijn er een aantal regelingen bijgekomen zoals het besluit eed en/of belofte en het protocol e-mail- en internetgebruik. Anno 2014 zijn onze bestaande regelingen op het gebied van integriteit onder de loep genomen en geactualiseerd in verband met nieuwe onderdelen zoals bijvoorbeeld bewust omgaan met (vertrouwelijke) informatie en schijn van belangenverstrengeling. Ook de razendsnelle ontwikkeling van de sociale media noopt tot een actuele blik op het e-mail- en internetprotocol. Integriteitsbeleid echter is één voorwaarde voor integriteit. Regels alleen zijn niet voldoende. De toepassing van waarden en normen kent grijze gebieden. Wat in het ene geval toelaatbaar is, is in een andere situatie bedenkelijk. Bovendien is het onmogelijk maar ook onwenselijk om voor elke denkbare situatie regels op te stellen. Dan komt het neer op eigen verantwoordelijkheid om te handelen naar eer en geweten. Naast beleid, vergt integriteit daarom bewustwording van normen en waarden, ethisch besef en een transparante cultuur. Ofwel: continue aandacht voor integriteit in de praktijk.

Integriteitsbeleid Zoals hiervoor aangegeven is integriteit onderdeel van het dagelijks werk. Of het nu gaat om goede aanbestedingen, afspraken nakomen of zorgvuldig omgaan met bedrijfsmiddelen. Wie bij een waterschap werkt, zowel bestuurder als ambtenaar, heeft automatisch integriteit in zijn portefeuille en takenpakket. Op dit moment beschikt het waterschap over een aantal integriteitsregelingen. De meest in het oog springende is de Gedragscode, daarnaast kennen we de Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand (klokkenluidersregeling), Inkoop en aanbestedingsbeleid 2013, het besluit eed en belofte en het protocol e-mail en internetgebruik. Ten aanzien van gelieerde onderwerpen zoals ‘agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren’ en de ‘Vertrouwenspersoon’ en een ‘klachtenprocedure ongewenst gedrag’ zijn nog geen regelingen 1 vastgesteld. Hieronder wordt separaat op de verschillende onderdelen ingegaan . Na vaststelling van de (geactualiseerde) voornoemde regelingen beschikken we over een totaalpakket van actuele integriteitsregelingen. De Gedragscode en de Klokkenluidersregeling zijn geactualiseerd, het protocol e-mail- en internetgebruik is vervangen door een protocol e-mail, internetgebruik en gebruik Social Media. Er worden twee geheel nieuwe regelingen opgenomen, te weten: Protocol agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren en de Vertrouwenspersoon en klachtenprocedure ongewenst gedrag. 1

Het inkoop– en aanbestedingsbeleid wordt verder buiten beschouwing gelaten. Dit is separaat vastgesteld. 3

Bestuursvoorstel 1.

Gedragscode Hunze en Aa’s 2014 2

De Gedragscode is onderdeel van het integriteitsbeleid. Het doel is medewerkers houvast te bieden bij het hanteren van de normen en waarden, onder andere door vast te stellen wat wordt verstaan onder ‘goed ambtelijk handelen’. De Gedragscode maakt duidelijk wat de waarden en normen zijn die Hunze en Aa’s van belang acht en wat wel en niet toelaatbaar is. De Gedragscode is daarmee ook een instrument om aan te spreken op handelen en gedrag. De huidige gedragscode dateert uit 2002. Twee belangrijke items zijn toegevoegd aan de huidige gedragscode, namelijk hoe door medewerkers om te gaan met (vertrouwelijke) informatie en (schijn van) belangenverstrengeling. -

-

-

-

Het bewust omgaan met (vertrouwelijke) informatie (artikel 8) is van belang met name door de intrede van Social Media (Twitter/Facebook etc.). Het besef dient bijvoorbeeld aanwezig te zijn dat je als medewerker geen zaken wereldkundig maakt die van vertrouwelijke aard zijn. Het huidige protocol Internet- en e-mail gebruik kent bepalingen hieromtrent (zie verder hieronder); (Schijn van) belangenverstrengeling (artikel 9); De werksituatie kan op gespannen voet komen te staan met situaties buiten het werk om, waardoor de belangen van het waterschap kunnen worden geschaad. Ook zijn er situaties denkbaar dat een medewerker in de privésfeer contacten onderhoudt met een bedrijf dat gelieerd is aan het waterschap. Hieruit kunnen conflicterende situaties ontstaan. De volgende onderdelen zijn geactualiseerd: Nevenwerkzaamheden medewerkers (artikel 7) Overeenkomstig de Waterschapswet dienen de nevenfuncties van dijkgraaf en bestuursleden openbaar te zijn. Bestuursleden zijn zelf verantwoordelijk voor het melden hiervan en het aanbrengen van noodzakelijke mutaties. De nevenfuncties zijn op internet te vinden. Conform artikel 125 quinquies, onder b. van de Ambtenarenwet, dient het melden en registreren van nevenfuncties van ambtenaren die de belangen van de dienst kunnen raken te worden geregeld. In het kader van het voorkomen van belangenverstrengeling worden nevenfuncties bij PFCI gemeld door de direct leidinggevende en geregistreerd. Melding vindt dus plaats bij de direct leidinggevende. Toetsing en toestemming vindt door het afdelingshoofd plaats, indien nodig in overleg met het hoofd PFCI en/of de secretaris-directeur. Overeenkomstig artikel 125 quinquies onder c. moeten nevenfuncties van onder andere leden van de directie ter inzage worden gelegd (internet). Meldpunt integriteit (artikel 5). Vermeende integriteitskwesties worden in de lijn aangekaart. Voor secretaris-directeur en dijkgraaf is een dergelijke ‘lijn-oplossing’ geen oplossing. In dat geval of indien medewerkers het lastig vinden om integriteitszaken met de leidinggevende te bespreken kunnen deze (vermeende) integriteitsschendingen bij de vertrouwenspersoon worden gemeld. In de nieuwe regelingen Protocol Agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s en Protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag wordt een en ander geregeld (zie hierna). De concept Gedragscode is als bijlage 1 bijgevoegd.

2

Een Gedragscode voor Politieke ambtsdragers wordt door het nieuwe bestuur vastgesteld na de introductieperiode. 4

Bestuursvoorstel 2.

Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand (klokkenluidersregeling)

De regeling melding van vermoeden van een misstand, ook wel Klokkenluidersregeling genoemd, dateert ook uit het jaar 2002. Deze regeling is inhoudelijk vereenvoudigd. In de regeling is als onafhankelijk meldpunt voor vermoedens van misstanden de vertrouwenspersoon aangewezen (zie hieronder). Het dagelijks bestuur neemt een voor beroep vatbare beslissing. De concept regeling is als bijlage 3 bijgevoegd.

3.

Besluit betreffende het afleggen van de eed of belofte door ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s

Het besluit ten aanzien van het afleggen van de eed en/of belofte is in 2008 vastgesteld. Op basis van artikel 6.2.1 van de SAW en artikel 125 quinquies, eerste lid onder a, en tweede lid van de Ambtenarenwet is de opdracht geformuleerd om regels vast te stellen omtrent de verplichte aflegging van de eed en of belofte door de ambtenaar bij zijn aanstelling. Deze eed- en belofteaflegging is een formeel moment, waarbij de normen en waarden die horen bij het werken bij het waterschap expliciet onder de aandacht worden gebracht, zodat er bewustwording ontstaat inzake integriteitsrisico’s. De eed of belofte kan er bovendien toe bijdragen dat de ambtenaar zich bewust wordt van zijn bijzondere positie als waterschapsambtenaar en de consequenties die dat heeft voor zijn of haar handelen. De eed of belofte wordt afgelegd ten overstaan van de secretarisdirecteur. De bestuursleden leggen de eed of belofte af ten overstaan van de dijkgraaf, meteen na hun toelating als lid van het algemeen bestuur. Het besluit is als bijlage 2 bijgevoegd.

4.

Protocol E-mail -en internetgebruik/Richtlijnen gebruik Internet en Social Media

Het Protocol e-mail- en internetgebruik van het waterschap Hunze en Aa’s is in 2008 vastgesteld. In het protocol zijn bepalingen opgenomen over deugdelijk gebruik van e-mail en internet en de (voorwaarden voor) controle hierop door de werkgever. Ook zijn er sancties opgenomen indien de in het protocol opgenomen bepalingen worden overtreden. Vanwege de intrede van het gebruik van de nieuw generatie telefoons zijn meerdere in dit protocol geregelde zaken moeilijker te handhaven. Het veelvuldig of incorrect gebruik van de smartphone is immers lastig te controleren. De wijze waarop gebruik wordt gemaakt van e-mail en internet maar ook van de andere Social Media zoals Facebook en Twitter is een zaak van ‘integer handelen’ waarvoor spelregels gelden. Er is voor gekozen om het Protocol e-mail- en internetgebruik aan te passen en aan te vullen met richtlijnen voor onder meer Social Media. Het concept protocol is als bijlage 4 bijgevoegd.

5.

Protocol Agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s

Veel bestuurders en ambtenaren hebben in hun beroepsuitoefening te maken met voor hen bekende en onbekende ingelanden. Deze contacten verlopen over het algemeen plezierig. In een enkel geval 5

Bestuursvoorstel wordt een bestuurder of ambtenaar geconfronteerd met geweld tegen zichzelf of tegen een collega. Het is onaanvaardbaar dat geweld wordt gepleegd tegen mensen die gewoon hun werk doen. Het plegen van geweld betekent respectloos handelen en aantasting van het gezag, waarvan zowel het slachtoffer als de samenleving nadeel ondervindt. Dit geldt zowel voor verbale vormen van geweld als voor fysieke vormen. Een andere vorm van geweld, het toebrengen van schade aan goederen van ons waterschap is evenmin toelaatbaar. Ongeacht of het slachtoffer in dienst is van de overheid, ongeacht of geweld in een publieke, semi-publieke of private ruimte plaatsvindt, moeten er maatregelen genomen worden om geweld tegen te gaan en de ongewenste gevolgen ervan zoveel mogelijk te beperken. Hier ligt een verantwoordelijkheid voor ons waterschap, waarbij de (potentiele) slachtoffers maximale steun krijgen. Een concept protocol Agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s is als bijlage 5 bijgevoegd.

6.

Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag

Op grond van artikel 3, tweede lid van de Arbowet dient het waterschap beleid te ontwikkelen omtrent psychisch sociale arbeidsbelasting (PSA). Een onderdeel hiervan is ongewenste omgangsvormen te weten agressie en geweld, seksuele intimidatie, pesten en discriminatie. In het verlengde hiervan is integriteit een belangrijk onderdeel. Ten behoeve van het bieden van een ‘vertrouwelijk en onafhankelijk loket’ voor medewerkers bij integriteitskwesties in al zijn verschijningsvormen laat het waterschap zich bijstaan door een Vertrouwenspersoon. Voor integriteitskwesties is in het kader van de Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand (zie onder 2), ook de vertrouwenspersoon aangewezen. De vertrouwenspersoon adviseert rechtstreeks aan het dagelijks bestuur. Voor de taken en werkwijze van de vertrouwenspersoon is een protocol opgesteld. In de toelichting op het protocol zijn de PSA-thema’s nader uitgewerkt. Het concept protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag is als bijlage 6 bijgevoegd.

Ondernemingsraad De Ondernemingsraad heeft de onderhavige Gedragscode, regelingen en protocollen als totaalpakket ter instemming voorgelegd gekregen. De Ondernemingsraad heeft op …….

Bewustwording en Communicatie Zoals in de inleiding op dit voorstel is verwoord is het niet mogelijk en wenselijk om voor elke denkbare situatie regels op te stellen. Naast beleid, vergt integriteit daarom bewustwording van normen en waarden, ethisch besef en een transparante cultuur. Voor de ambtenaren wordt het onderwerp integriteit structureel aangekaart in de afdelingsoverleggen. Tenminste eens per jaar wordt door middel van casussen in afdelingsoverleg, werkoverleg of teamoverleg over dit onderwerp gesproken met als doel bewustwording te vergroten. Dit overleg wordt voorbereid door het afdelingshoofd (teamhoofd) met de integriteit coördinator (hoofd PFCI).

6

Bestuursvoorstel Onderhavige Gedragscode, regelingen en protocollen worden als een totaal pakket via het intranet aangeboden. Integriteit werd in de vorige bestuursperioden expliciet één keer per bestuursperiode behandeld door middel van een interactieve workshop. Voor het bestuur geldt dat anders dan na vorige bestuurswisselingen, al in de introductieperiode in 2015, meer aandacht wordt besteed aan houding, gedrag en vaardigheden. Het is opportuun om daarna door het nieuwe bestuur een Gedragscode Politieke Ambtsdragers vast te laten stellen.

Verantwoording Overeenkomstig artikel 9.1, onder d. van de SAW dient het dagelijks bestuur in overeenstemming met het algemeen bestuur, vast te stellen op welke wijze jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitsbeleid en over de naleving van de Gedragscode. Een jaarlijkse rapportage (als onderdeel van de najaarsrapportage) waarin in ieder geval aandacht besteed wordt aan ontwikkelingen in het integriteitsbeleid en de realisatie hiervan kan hiertoe dienen.

Voorstel - de concept Gedragscode Waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - de concept Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - het concept Protocol e-mail, internetgebruik en gebruik Social Media waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - het concept Protocol Agressie en Geweld tegen ambtenaren of bestuurders van waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen; - het Protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag waterschap Hunze en Aa's 2015 vaststellen.

namens het dagelijks bestuur,

Harm Küpers secretaris-directeur

Alfred van Hall dijkgraaf

7

Bestuursvoorstel Bijlage 1. CONCEPT Gedragscode waterschap Hunze en Aa’s 2015 Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s; Overwegende dat de bestuurlijke en ambtelijke integriteit dient te worden gehandhaafd en dat betrokkenheid bij onoirbare of criminele praktijken dient te worden vermeden; Gelet op het bepaalde in de artikelen 31, 32, 33, 47 en 48 van de Waterschapswet en hoofdstuk 7.2 van de Sectorale arbeidsvoorwaardenregelingen waterschapspersoneel; Besluit: Vast te stellen de volgende Gedragscode waterschap Hunze en Aa’s 2015. Deze gedragscode geldt voor bestuursleden en medewerkers (stagiaires, trainees, arbeidscontractanten, vrijwilligers, interim-medewerkers en uitzendkrachten) van waterschap Hunze en Aa’s. Iedere medewerker ontvangt bij indiensttreding/aanvang werkzaamheden een exemplaar van de gedragscode. In die gevallen waarin de gedragscode niet voorziet, en in die gevallen waarbij de toepassing niet eenduidig is of tot kennelijke onbillijkheden leidt, beslist de dijkgraaf c.q de secretaris-directeur. Voor bestuursleden en medewerkers zijn op de hieronder genoemde onderdelen een aantal normen en waarden van toepassing die samen de kernbegrippen van ambtelijke integriteit vormen. Artikel 1 Zorgvuldigheid De opgedragen taken worden door het waterschap zorgvuldig uitgevoerd. Bestuur en medewerkers vervullen hun taak naar beste weten en kunnen. Bij besluitvorming en concrete handelingen in relaties met derden wordt door hen zorgvuldig gehandeld. Bij het nemen van besluiten worden alle relevante belangen afgewogen alvorens tot besluitvorming wordt overgegaan. Daarbij vormen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur het uitgangspunt. Het waterschap handelt niet in strijd met de wetgeving en andere regelgeving en kan steeds op het handelen worden aangesproken. Artikel 2 Integriteit Het handelen van bestuursleden en medewerkers leidt er niet toe dat de integriteit van het waterschap als overheidsorgaan in twijfel wordt getrokken en het vertrouwen in het waterschap wordt geschaad. Daarom wordt elke schijn van belangenverstrengeling vermeden. Tijdens het besluitvormingsproces kunnen bestuursleden elkaar op hun handelen aanspreken. Dit geldt ook voor medewerkers onderling. Bij de beoordeling van offertes en het verlenen van vergunningen wordt een procedure gebruikt waarbij de beoordeling plaatsvindt door meer dan één persoon.

8

Bestuursvoorstel Artikel 3 Openheid Het waterschap is een organisatie waarin bestuursleden en medewerkers open met elkaar omgaan en waarin samenwerking wordt bevorderd. Ook wordt openheid betracht over de wijze waarop besluitvorming tot stand komt en op welke wijze belangenafwegingen plaatsvinden. Dit geldt ook in relaties met derden. Deze openheid leidt ertoe dat het handelen van het waterschap controleerbaar blijft. Binnen het waterschap wordt gestreefd naar goede collegiale verhoudingen. Dit betekent elkaar met respect bejegenen, verantwoordelijkheden niet afschuiven, hulp bieden waar mogelijk, open staan voor kritiek en het nakomen van afspraken. Artikel 4 Duidelijkheid De wijze waarop besluitvorming tot stand komt en ook op welke plaatsen bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie is helder, duidelijk en voor ieder inzichtelijk, zowel binnen het waterschap als tegenover derden. Deze helderheid wordt door het waterschap bevorderd door het vaststellen van een beleid ten aanzien van de inrichting van de administratieve organisatie. Er zijn normen en procedures voor de interne controle van de financiën. Alle contracten die door het waterschap worden aangegaan voor te leveren goederen of diensten worden op schrift gesteld. Bij aanbestedingen wordt een op schrift gesteld aanbestedingsbeleid gebruikt. Duidelijkheid en openheid betekenen dat handelingen van het waterschap controleerbaar zijn en dat de risico’s om beschuldigd te worden van "onoirbare praktijken” tot een minimum worden beperkt. Artikel 5 Waakzaamheid Het is vanzelfsprekend om waakzaamheid te betrachten tegen dubieuze praktijken. Een constatering van overtredingen of misdrijven dient te worden gemeld bij de Vertrouwenspersoon. De functie van vertrouwenspersoon wordt vervuld door een door het dagelijks bestuur te benoemen vertrouwenspersoon. Een melding bij de vertrouwenspersoon gebeurt vertrouwelijk waarbij in geval van actie door de vertrouwenspersoon er geen sprake is van anonimiteit. Artikel 6 Geschenken Het is niet toegestaan voor bestuursleden of medewerkers om giften, geschenken, reizen, uitstapjes of soortgelijke aanbiedingen van relaties aan te nemen. Kleine attenties mogen worden aangenomen onder de volgende voorwaarden: - het betreft attenties die geacht worden deel uit te maken van de gebruikelijke maatschappelijke fatsoensnormen, zoals een etentje of uitstapje na de afsluiting van een project; - de attenties mogen het door het dagelijks bestuur vastgestelde bedrag van € 50,- niet te boven gaan. Artikel 7 Nevenwerkzaamheden Onverminderd het bepaalde in de Waterschapwet en de Ambtenarenwet geldt dat bestuursleden en medewerkers betaalde en onbetaalde nevenwerkzaamheden melden waarvan zij weten of redelijkerwijs moeten beseffen dat deze op één of andere manier en/of op enig moment op gespannen voet kunnen komen te staan met hun werkzaamheden voor het waterschap. Nevenfuncties van medewerkers worden bij het hoofd PFCI gemeld door de direct leidinggevende en geregistreerd. Melding vindt dus plaats bij de direct leidinggevende. Toetsing en toestemming vindt door het afdelingshoofd plaats, indien nodig in overleg met het hoofd PFCI en/of de secretaris-directeur. Bestuursleden en medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het 9

Bestuursvoorstel actueel houden van hun lijst van nevenwerkzaamheden. Overeenkomstig de Ambtenarenwet worden geregistreerde nevenwerkzaamheden van ambtenaren, aangesteld in een functie waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van nevenwerkzaamheden noodzakelijk is, openbaar gemaakt via internet. De nevenwerkzaamheden van bestuursleden zijn ook via internet openbaar. Artikel 8 Omgaan met (vertrouwelijke) informatie Bestuursleden en medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van (vertrouwelijke) informatie waarvan zij vanwege hun functie op de hoogte zijn. Bij vertrouwelijke informatie gaat het bijvoorbeeld om persoonsgegevens, bedrijfsgegevens en financiële gegevens van burgers en relaties van het waterschap, informatie over werken en voorkennis over beleidsplannen. Ook kennis van eventuele interne problemen valt onder dit begrip. De basisregel is: Bij weten of vermoeden dat informatie vertrouwelijk moet blijven dan wel gevoelig ligt, dan geen mededelingen aan buitenstaanders doen over dergelijke informatie er zorg voor dragen dat stukken daarover veilig opgeborgen zijn. 1 Binnen en buiten het werk wordt zorgvuldig en correct omgegaan met politiek gevoelige of financiële informatie en met persoonlijke en/of privacygevoelige gegevens van burgers, bedrijven en instellingen, net als met andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van waterschap Hunze en Aa’s schaden; 2 In de uitoefening van de functie verkregen informatie (bijvoorbeeld financiële informatie of voorkennis van beleid) wordt alleen gebruikt voor het uitoefenen van de functie en nooit voor andere doeleinden; 3 Bestuursleden en medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van alle in de functie verkregen vertrouwelijke informatie; 4 Vertrouwelijke stukken of informatiedragers (cd-roms, dvd’s, usb-sticks e.d.) zijn veilig opgeborgen als de werkplek wordt verlaten en de computer wordt afgesloten; 5 Voorkomen wordt dat buitenstaanders meeluisteren met een gesprek over het werk of meekijken met interne stukken; 6 Er wordt verstandig omgegaan met het elektronisch verzenden van (gevoelige) informatie en het gebruik van Social media. Artikel 9 Schijn van belangenverstrengeling Er zijn verschillende situaties te bedenken waarin een medewerker zakelijk gezien te maken krijgt met privérelaties, zoals vrienden of familieleden. Dit kan zijn bij een aanvraag voor een vergunning of subsidie maar bijvoorbeeld ook bij het inhuren van externe expertise van een bureau waar een vriend of familielid werkt. Dergelijke situaties moeten altijd gemeld worden aan de leidinggevende. 1. Bestuursleden en medewerkers zijn alert op situaties in het werk waarin privérelaties een rol spelen. De direct-leidinggevende wordt ingelicht over aanvragen en offertes van privé relaties of bedrijven waarin bijvoorbeeld familieleden of vrienden werkzaam zijn. Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen worden dergelijke zaken, altijd door een collega behandeld. Voor bestuursleden is het reglement van orde voor vergaderingen van het algemeen bestuur eveneens van toepassing; 2. Bestuursleden en medewerkers nemen niet deel aan aannemingen van en leveringen van privérelaties aan het waterschap. De secretaris-directeur kan hiervoor ontheffing verlenen.

10

Bestuursvoorstel 3. Bestuursleden en medewerkers die privé bedrijfsmatige transacties aangaan met leveranciers/aannemers van het waterschap melden dit bij de dijkgraaf respectievelijk de directleidinggevende als de indruk ontstaat dat deze transacties de belangen van het waterschap kunnen raken; 4. Bestuursleden en medewerkers gaan terughoudend om met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel Deze gedragscode treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld onder gelijktijdige intrekking van de Gedragscode waterschap Hunze en Aa’s 2002. Deze gedragscode kan worden aangehaald als Gedragscode waterschap Hunze en Aa’s 2015.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 februari 2015



11

Bestuursvoorstel Bijlage 2 Ter info, is reeds vastgesteld Besluit betreffende het afleggen van de eed of belofte door ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s. Het dagelijks bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s; gelet op artikel 6.2.1 van de SAW en artikel 125 quinquies Ambtenarenwet; Besluit: Vast te stellen het volgende Besluit afleggen van de eed of belofte door ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s. Artikel 1 In dit besluit wordt verstaan onder: a. ambtenaar: werknemer als bedoeld in artikel 1.1.a SAW; b. eed of belofte: eed of belofte als bedoeld in artikel 6.2.1 SAW en 125 quinquies van de Ambtenarenwet; c. formulier: formulier voor het afleggen van de eed of belofte dat als bijlage bij deze regeling is gevoegd. Artikel 2 De ambtenaar die is of wordt aangesteld bij het waterschap Hunze en Aa’s legt de eed of belofte af. Artikel 3 1. De eed of belofte wordt zo spoedig mogelijk, doch in elk geval binnen 6 maanden na inwerkingtreding van dit besluit of na aanstelling van de ambtenaar afgelegd. De ambtenaar ontvangt daartoe een oproep; 2. De ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld de voorkeur aan te geven voor de eed of de belofte; 3. De secretaris-directeur ziet erop toe dat de eed of belofte wordt afgelegd. Artikel 4 1. De eed of belofte wordt afgelegd ten overstaan van de secretaris-directeur; 2. De eed of belofte wordt afgelegd in aanwezigheid van de secretaris-directeur en/of het afdelingshoofd als getuige. Artikel 5

12

Bestuursvoorstel 1. Het afleggen van de eed geschiedt door voorlezing van de tekst van het formulier door degene ten overstaan van wie de eed wordt afgelegd, waarna de ambtenaar woordelijk uitspreekt: ‘Zo waarlijk helpe mij God Almachtig’; 2. Het afleggen van de belofte geschiedt door voorlezing van de tekst van het formulier door degene ten overstaan van wie de belofte wordt afgelegd, waarna de ambtenaar woordelijk uitspreekt: ‘Dat verklaar en beloof ik’; 3. De eed wordt staande afgelegd waarbij de ambtenaar de wijs- en middelvinger van de rechterhand opsteekt. De belofte wordt staande afgelegd, zonder handopsteken. Artikel 6 Het formulier in tweevoud opgemaakt, wordt door de ambtenaar, de getuige en degene ten overstaan van wie de eed of belofte is afgelegd, ondertekend. De ambtenaar ontvangt een exemplaar; het andere exemplaar wordt in het personeelsdossier van de ambtenaar opgeborgen. Artikel 7 Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag nadat het is bekend gemaakt. Artikel 8 Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit afleggen eed en belofte.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 15 september 2008.



13

Bestuursvoorstel Bijlage 3 CONCEPT Regeling voor de melding van een vermoeden van een misstand (Klokkenluidersregeling) waterschap Hunze en Aa’s 2015

Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s; Gelet op het bepaalde in artikel 125a van de Ambtenarenwet en 7.1.15 van de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel; Besluit: Vast te stellen de volgende Regeling van een vermoeden van een misstand waterschap Hunze en Aa’s 2015.

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. b.

De Vertrouwenspersoon: een onafhankelijk persoon die als zodanig door het dagelijks bestuur is aangewezen. Een vermoeden van een misstand: een op redelijk vermoeden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de waterschapsorganisatie omtrent: 1. Een strafbaar feit; 2. Een overtreding van wet– en of regelgeving; 3. Het misleiden van justitie; 4. Een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of; 5. Het bewust achterhouden van informatie over de onder 1 tot en met 4 genoemde feiten.

Procedure in eerste instantie Artikel 2 Interne Melding 1. De medewerker die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit bij zijn direct leidinggevende of, indien hij de melding aan zijn direct leidinggevende niet wenselijk acht, bij diens leidinggevende of bij de Vertrouwenspersoon; 2. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet. Artikel 3 Melding door een gewezen medewerker De gewezen medewerker die een vermoeden van een misstand en/of integriteitschending wil melden doet dit binnen een periode van drie maanden na zijn ontslag of beëindiging van zijn werkzaamheden voor het waterschap. Hij of zij kan de melding van een vermoeden van een misstand en/of integriteitschending doen als hij of zij in de hoedanigheid van ambtenaar kennis heeft gekregen van

14

Bestuursvoorstel het vermoeden. Voor de in dit artikel bedoelde gewezen medewerker zijn de artikelen 4 tot en met 10 van deze regeling van toepassing. Artikel 4. 1. De leidinggevende of de Vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de secretaris-directeur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en de datum waarop de melding is ontvangen. Indien de medewerker het vermoeden bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de vertrouwenspersoon tevens de leidinggevende van de betrokkene op de hoogte. De medewerker kan de Vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij de secretaris-directeur of de leidinggevende niet bekend te maken. De medewerker kan dit verzoek te allen tijde herroepen; 2. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt de secretarisdirecteur onverwijld een onderzoek in; 3. De secretaris-directeur stuurt aan de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en de datum waarop de medewerker het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. Indien de medewerker heeft verzocht om zijn identiteit niet bekend te maken aan de secretaris-directeur, zendt de secretaris-directeur de ontvangstbevestiging aan de Vertrouwenspersoon. Artikel 5. Standpunt 1. De secretaris-directeur stelt de medewerker danwel, indien de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de secretaris-directeur, de vertrouwenspersoon binnen zes weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand; 2. Indien het standpunt niet binnen zes weken kan worden gegeven, kan de secretaris-directeur de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. De secretaris-directeur stelt de medewerker dan wel de vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk in kennis. Procedure in tweede instantie Artikel 6. Melden bij de Vertrouwenspersoon 1. De medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij de Vertrouwenspersoon, indien: a. Hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 5. b. Hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 5. 2. De medewerker kan de Vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek ten allen tijde herroepen. Artikel 7. Ontvangstbevestiging en onderzoek 1. De Vertrouwenspersoon bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de medewerker die het heeft gemeld en stelt het dagelijks bestuur op de hoogte van de melding; 2. Indien de Vertrouwenspersoon dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt hij een onderzoek in.

15

Bestuursvoorstel Artikel 8. Niet ontvankelijkheid De Vertrouwenspersoon adviseert het dagelijks bestuur gemotiveerd de melding niet ontvankelijk te verklaren indien: a. De misstand niet van voldoende gewicht is; b. De medewerker de procedure zoals bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd; of c. De medewerker de procedure bedoeld in artikel 2 wel heeft gevolgd, maar de termijnen bedoeld in artikel 5 nog niet zijn verstreken. Artikel 9. Inhoudelijk advies van de Vertrouwenspersoon 1. Indien het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk is, legt de vertrouwenspersoon binnen zes weken zijn bevindingen over de melding van een vermoeden van een misstand neer in een advies aan het dagelijks bestuur. De vertrouwenspersoon bericht de medewerker dat een advies is uitgebracht; 2. Indien het advies niet binnen zes weken kan worden gegeven wordt dit door de Vertrouwenspersoon aan het dagelijks bestuur meegedeeld, en kan deze termijn met ten hoogste vier weken worden verlengd. Het dagelijks bestuur stelt de medewerker hiervan schriftelijk in kennis; 3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van aan de Vertrouwenspersoon verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die de Vertrouwenspersoon geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Artikel 10. Nader standpunt 1. Het dagelijks bestuur stelt op basis van het advies van de Vertrouwenspersoon bedoeld in artikel 8 en 9, binnen twee weken een nader standpunt vast, en stelt de medewerker danwel, indien de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan het dagelijks bestuur, de Vertrouwenspersoon daarvan schriftelijk op de hoogte; 2. De medewerker dan wel de Vertrouwenspersoon ontvangt tevens een afschrift van het advies, als bedoeld in artikel 8 en 9, met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van aan de Vertrouwenspersoon verstrekte informatie en de ter zake geldende regelingen. Artikel 11 Inwerkingtreding en Citeertitel Deze regeling treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld onder gelijktijdige intrekking van de regeling melding van een vermoeden van een misstand waterschap Hunze een A’s 2002. De regeling kan worden aangehaald als Regeling melding van een vermoeden van een misstand waterschap Hunze en Aa’s 2015.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 februari 2015.



16

Bestuursvoorstel Bijlage 4 CONCEPT Protocol e-mail, internetgebruik en gebruik Social Media waterschap Hunze en Aa’s 2015 Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s; Overwegende dat door gebruik van e-mail, internet en social media een grote invloed op de vorming van imago, identiteit en reputatie wordt verkregen maar tegelijkertijd de kans op reputatie schade kan toenemen; Gelet op het bepaalde in de Gedragscode inzake omgaan met informatie, middelen en voorzieningen van waterschap Hunze een Aa’s. Besluit: Vast te stellen het volgende Protocol e-mail, internetgebruik en gebruik Social Media waterschap Hunze en Aa’s 2015

Artikel 1 E-mail gebruik 1. Zodra een gebruiker vermoedt dat bepaalde door hem/haar ontvangen berichten strijdig zijn met weten regelgeving, niet van gepaste aard zijn dan wel de integriteit en goede naam van het waterschap Hunze en Aa’s en/of gebruikers zouden kunnen schaden, dient hij/zij zijn leidinggevende te informeren; 2. Alle gegevens omtrent e-mail-gebruik worden op persoonsniveau geregistreerd; 3. Het e-mail systeem mag uitsluitend voor zakelijk verkeer worden gebruikt, behoudens de in artikel 4 opgenomen uitzondering; 4. De werkgever zal niet de inhoud van de e-mailberichten lezen. Persoonsgegevens omtrent het aantal e-mails, de mailadressen en andere data hieromtrent zullen uitsluitend voor technische doeleinden worden geregistreerd en gecontroleerd; 5. Team ICT heeft, vanuit beveiligingsoogpunt, voor het tegengaan van systeemaanvallen door virussen of andere schadelijke programma’s te allen tijde de bevoegdheid om verdachte email berichten, zowel inkomende als uitgaande, al dan niet geautomatiseerd (inhoudelijk) te controleren; 6. Het bepaalde in lid 5 laat onverlet dat controles op incidentele basis vanwege zwaarwichtige redenen kunnen plaatsvinden. Daarvan is in ieder geval sprake, indien er een reëel vermoeden bestaat dat in strijd met dit protocol opgenomen regels wordt gehandeld. Een verzoek om een controle als hier bedoeld kan uitsluitend door de secretaris-directeur worden ingediend bij het afdelingshoofd PFCI; 7. De Ondernemingsraad wordt door de secretaris-directeur vooraf vertrouwelijk geïnformeerd over de in lid 6. bedoelde controles.

17

Bestuursvoorstel Artikel 2 1. Indien per e-mail een bericht wordt ontvangen dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervan ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt gemeld dat het bericht schriftelijk en ondertekend moet worden ingediend; 2. Een individuele medewerker mag met behulp van e-mail geen besluiten van of namens het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur bekendmaken aan belanghebbenden of belangstellenden; 3. Het verzenden van vertrouwelijke (bedrijfs) informatie is niet toegestaan. Artikel 3 Internetgebruik 1. Alle gegevens omtrent internetgebruik worden op persoonsniveau geregistreerd. Algemene overzichtrapportages zullen echter niet tot personen herleidbaar zijn; 2. Het internetsysteem mag uitsluitend voor zakelijk verkeer worden gebruikt, behoudens de in artikel 4 opgenomen uitzondering; 3. Team ICT heeft, vanuit beveiligingsoogpunt, voor het tegengaan van systeemaanvallen door virussen of andere schadelijke programma’s te allen tijde de bevoegdheid om het internetgebruik geautomatiseerd te controleren; 4. Op incidentele basis kunnen vanwege zwaarwichtige redenen controles van persoonsgegevens over internetgebruik plaatsvinden. Van zwaarwichtige redenen is in ieder geval spraken indien er een reëel vermoeden bestaat dat in strijd met dit protocol opgenomen regels wordt gehandeld. Een verzoek om een controle als hier bedoeld kan uitsluitend door de secretaris-directeur worden ingediend bij het hoofd PFCI. Het verzoek gebeurt schriftelijk; 5. De Ondernemingsraad wordt door de secretaris-directeur vooraf vertrouwelijk geïnformeerd over de in lid 4. bedoelde controles. Artikel 4 Algemene uitzondering De werkgever erkent dat een absoluut verbod van privé-gebruik van e-mail, internet en social media niet realistisch en praktisch is. Om deze reden is, in afwijking van het algemeen uitgangspunt, beperkt privé gebruik toegestaan. In overleg met de direct leidinggevende kunnen afspraken worden gemaakt betreffende het gebruik van e-mail en/of internet. Artikel 5 1.

2.

3.

Richtlijnen gebruik e-mail, internet en Social Media

Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en Hunze en Aa’s niet schaadt. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merkgebonden informatie. Voor het publiceren van gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon; Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over klanten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het bedrijf; Let op bij het publiceren over, of in discussie gaan met, een klant of concurrent. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor Hunze en Aa’s.

18

Bestuursvoorstel 4.

5.

6.

7.

8.

Hunze en Aa’s ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Werknemers die publiceren op een website (of andere sociale media) anders dan die van Hunze en Aa’s over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met Hunze en Aa’s, maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Als werknemers namens Hunze en Aa’s spreken, vermelden zij de organisatie en functie. Bestuurders, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van social media. Voor sommige functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als waterschapper – ook als hij een privé-mening verkondigt. Op grond van hun positie moeten werknemers nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun privacy. Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoort is, neem dan direct contact op met de verantwoordelijke afdeling/persoon en overleg over de te volgen strategie. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met Hunze en Aa’s is het verstandig contact te zoeken met de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling/persoon.

Artikel 6 Maatregelen Bij gebruik voor andere dan zakelijke doeleinden, zoals bedoeld onder artikel 1, derde lid en artikel 3, tweede lid kunnen maatregelen worden getroffen. Hoofdstuk 7 van de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen waterschapspersoneel is van toepassing. De sanctie wordt niet eerder opgelegd dan nadat de werknemer in de gelegenheid is gesteld zich mondeling of schriftelijk te verantwoorden ten overstaan van het gezag dat bevoegd is tot oplegging van de straf of ten overstaan van een door dat bevoegd gezag aangewezen vertegenwoordiger. Artikel 7 Inwerkingtreding en Citeertitel Dit protocol treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld op de dag nadat deze is vastgesteld onder gelijktijdige intrekking van het Protocol e-mail -en internetgebruik. Het protocol kan worden aangehaald als Protocol e-mail -en internetgebruik en gebruik Social Media waterschap Hunze en Aa’s 2015.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 februari 2015



19

Bestuursvoorstel Toelichting bij het Protocol e-mail, internetgebruik en gebruik Social Media Dit protocol bevat regels over de wijze van omgaan in de organisatie met e-mail, internet en Social Media. Het Protocol staat geen structurele monitoring van het e-mail -en internetgebruik toe. Het geeft de werkgever echter wel de gelegenheid om, als andere middelen zijn uitgeput en er een zwaarwichtige reden is, controles uit te voeren. Het is van belang dat in de organisatie bekend is welk gedrag niet wordt getolereerd, dat in uitzonderlijke situaties individueel computergedrag kan worden geobserveerd en welke sancties van toepassing zijn indien niet aan de gedragsregels wordt voldaan. Het waterschap Hunze en Aa’s stelt aan degenen die bij het waterschap werkzaam zijn ICT middelen ter beschikking. Van e-mail, internet en Social Media wordt zakelijk en professioneel gebruik gemaakt op een zodanige wijze, dat onder naam en verantwoordelijkheid van het waterschap, zorgvuldig en integer wordt gehandeld. De gebruikers dragen zelf de verantwoordelijkheid voor het juiste gebruik van genoemde communicatiemiddelen. Het gebruik kan onderwerp van onderzoek zijn in een procedure. Gebruikers zijn ermee bekend dat testsituaties met betrekking tot, registratie van en controle op het gebruik van de communicatiemiddelen door het waterschap Hunze en Aa’s kunnen plaatsvinden. Om voor een ieder die de beschikking heeft over e-mail en internet duidelijkheid te verschaffen over de manier waarop deze middelen gebruikt dienen te worden, is een aantal gebruiksregels en gebodsbepalingen opgesteld in dit Protocol. Dit Protocol is van toepassing op de gebruikers van ICT communicatiemiddelen bij het waterschap Hunze en Aa’s. Onder gebruikers dienen in dit protocol te worden verstaan: allen die gebruik maken van door of namens het waterschap Hunze en Aa’s ter beschikking gestelde ICT communicatiemiddelen, waaronder onder meer, doch niet uitsluitend, worden verstaan: bestuursleden en medewerkers (stagiaires, trainees, arbeidscontractanten, vrijwilligers, interim-medewerkers en uitzendkrachten) werkzaam bij het waterschap Hunze en Aa’s.

20

Bestuursvoorstel Artikelsgewijze toelichting Artikel 1, zesde lid, en artikel 3, derde lid Observatie is incidenteel toegestaan. Er moet echter wel sprake zijn van een redelijke verdenking of vermoeden van een strafbaar feit of een ongeoorloofde handeling ten aanzien van één of meerdere werknemers die een dergelijke inzet rechtvaardigt. Hierbij is vereist dat andere middelen zijn uitgeput en dat er een zwaarwichtig belang van de organisatie in het geding is. Het moet voorts in de organisatie bekend zijn dat in uitzonderlijke situaties computergebruik individueel kan worden of wordt geobserveerd en welk gedrag niet zal worden getolereerd. Controle zal in eerste instantie het e-mail verkeer betreffen (het aantal e-mails en de mailadressen). In tweede instantie zal de controle ook de inhoud van zowel persoonlijke als zakelijke e-mailberichten omvatten. Dit vindt echter enkel plaats indien er overeenkomstig het zesde lid zwaarwichtige redenen zijn. Artikel 2, tweede lid Met de term bekendmaken wordt gedoeld op het zodanig ter kennis brengen van een besluit aan de daarbij betrokkenen dat het besluit zijn werking als rechtshandeling kan krijgen. Dit betreft de officiële bekendmaking van een besluit, niet het later verstrekken (van een kopie) ervan. Artikel 4 De werkgever stelt allerlei faciliteiten beschikbaar waardoor medewerkers hun taken optimaal kunnen vervullen. Op het gebied van automatisering zijn e-mail en internet beschikbaar. Het gebruik van e-mail, internet en Social media moet in overeenstemming zijn met het bedrijfsbelang. Stelregel is dan ook dat deze faciliteiten enkel worden gebruikt voor activiteiten die rechtstreeks uit het takenpakket voortvloeien. Privé gebruik van internet en e-mail kan in zeer beperkte mate voorkomen.

21

Bestuursvoorstel Bijlage 5 Protocol Agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s 2015

Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s; Overwegende dat er maatregelen moeten worden genomen om geweld tegen te gaan en de ongewenste gevolgen ervan zoveel als mogelijk te beperken. Besluit: Vast te stellen het volgende Protocol Agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s 2015 Artikel 1 Voor de toepassing van het bij of krachtens dit protocol bepaalde, wordt verstaan onder: a. bestuurder: leden van het algemeen of dagelijks bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s; b. ambtenaar: degene die is aangesteld om in openbare dienst voor waterschap Hunze en Aa 's werkzaam te zijn; c. geweld: zowel verbale vormen van geweld zoals bijvoorbeeld belediging of bedreiging als fysieke vormen van geweld zoals bijvoorbeeld vernieling, mishandeling of geweldpleging. Artikel 2 Voor de toepassing van dit protocol wordt met een ambtenaar gelijkgesteld degene die tegen betaling werkzaamheden voor het waterschap verricht - bijvoorbeeld krachtens een arbeidsovereenkomst op grond van artikel 7: 610 Burgerlijk Wetboek of krachtens een overeenkomst van opdracht op grond van artikel 7: 400 Burgerlijk Wetboek - en tijdens de uitvoering van deze werkzaamheden wordt geconfronteerd met geweld. Dit protocol is eveneens van toepassing op op stagiaires, trainees, arbeidscontractanten, vrijwilligers, interim-medewerkers en uitzendkrachten. Artikel 3 Van geweld gericht tegen bestuurders en ambtenaren van waterschap Hunze en Aa 's wordt – na overleg met één van de twee contactpersonen bij de afdeling Personeelszaken Facilitair en Communicatie - door of vanwege het waterschap aangifte gedaan bij de politie. Teneinde andere vormen van geweld zoveel als mogelijk tegen te gaan, wordt van de misdrijven genoemd in de artikelen 138a, 139, 139 c, 139 d, 141, 143, 144, 160, 161 en 351 Wetboek van Strafrecht eveneens door of vanwege het waterschap aangifte gedaan bij de politie. Artikel 4 Indien als gevolg van geweld aan de zijde van bestuurder, ambtenaar of goederen van het waterschap schade ontstaat, zal worden getracht deze schade op de dader te verhalen.

22

Bestuursvoorstel Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel Dit protocol treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld. Dit protocol kan worden aangehaald als: Protocol geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa 's.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 februari 2015,



23

Bestuursvoorstel Toelichting Veel van de bestuurders en ambtenaren van ons waterschap hebben in hun beroepsuitoefening te maken met voor hen bekende en onbekende burgers. Deze contacten verlopen over het algemeen plezierig. In een heel enkel geval wordt een bestuurder of ambtenaar geconfronteerd met geweld tegen zichzelf of tegen een collega. Het is onaanvaardbaar dat geweld wordt gepleegd tegen mensen die gewoon hun werk doen. Het plegen van geweld betekent respectloos handelen en een aantasting van het gezag, waarvan zowel het slachtoffer als de samenleving nadeel ondervindt. Dit geldt zowel voor verbale vormen van geweld als voor fysieke vormen. Een andere vorm van geweld, het toebrengen van schade aan goederen van ons waterschap, is evenmin toelaatbaar. Ongeacht of het slachtoffer in dienst is van de overheid, ongeacht of geweld in een publieke, semipublieke of private ruimte plaatsvindt, er moeten maatregelen genomen worden om geweld tegen te gaan en de ongewenste gevolgen ervan zoveel als mogelijk te beperken. Hier ligt een verantwoordelijkheid voor ons waterschap, waarbij de (potentiële) slachtoffers maximale steun verdienen. Delicten Het containerbegrip ‘geweld’ is in het Wetboek van Strafrecht vertaald in een aantal delicten. Enkele van deze delicten zijn van belang voor de praktijk van het waterschap. Het betreft met name: - artikel 138 a, Computervredebreuk; - artikel 139, Lokaalvredebreuk; - artikel 139 c, Aftappen of opnemen van gegevens overgedragen via telecommunicatie; - artikel 139 d, Plaatsen van afluister- en aftapapparatuur; - artikel 141, Openlijke geweldpleging; - artikel 143, Verhindering van een openbare vergadering; - artikel 144, Verstoring van een openbare vergadering; - artikel 157, Het veroorzaken van brand, ontploffing, overstroming et cetera; - artikel 267, Smaad en laster tegen openbaar lichaam of ambtenaar gedurende de rechtmatige uitoefening van zijn bediening; - artikel 160, Opzettelijk het herstel van dijken en waterstaatwerken belemmeren - artikel 161, Opzettelijk werk dienend tot waterkering, waterlozing, gas –of waterleiding of riolering vernielt, onbruikbaar maakt of beschadigt. - artikel 351, Vernieling of beschadiging van werken van openbaar nut. Protocol Om geweld tegen te gaan is een protocol opgesteld. Hierin staan enkele concrete maatregelen die helpen bij het voorkomen en terugdringen van geweld tegen bestuurders, ambtenaren of goederen van het waterschap. Uitgangspunt is dat er altijd zal worden gezocht naar adequaat politieoptreden en strafrechtelijke vervolging tegen daders bij geweld en agressie tegen bestuurders, ambtenaren of goederen van het waterschap. Verder zal worden getracht toegebrachte materiële of immateriële schade te verhalen op de daders. Als er slachtoffers zijn, dan krijgen deze hierbij juridische ondersteuning van het waterschap. In meer algemene zin kan het volgende worden aangegeven. Het spreekt vanzelf dat bestuurders of ambtenaren van het waterschap die slachtoffer worden van geweld tijdens de uitoefening van hun taak of hun beroep, slachtofferzorg en slachtofferhulp krijgen aangeboden. 24

Bestuursvoorstel De parketten van het Openbare Ministerie besteden nu reeds bijzondere aandacht aan de afdoening van geweldszaken waarbij werknemers met een publieke functie zijn betrokken. Aangifte doen Zoals hiervoor al is aangegeven, is het uitgangspunt dat van strafbare feiten altijd aangifte wordt gedaan. Ingevolge artikel 161 Wetboek van Strafvordering kan een ieder die kennis draagt van een begaan strafbaar feit daarvan aangifte doen. In geval van bijvoorbeeld vernieling van (onderdelen van) een gemaal, stuw of vistrap kan een ieder en dus ook iedere medewerker van het waterschap aangifte doen. Dit geldt ook in het geval een medewerker van het waterschap slachtoffer is geworden van een strafbaar feit. Hij of zij hoeft hiervan dan niet persoonlijk aangifte te doen. Dit mag iedere collega voor hem of haar doen. Dat politieambtenaren in het kader van eventueel strafrechtelijk onderzoek zeer waarschijnlijk met het slachtoffer zelf willen spreken doet hieraan niet af. Wie in een concreet geval aangifte doet zal, in overleg met de P&O adviseur van de afdeling PFCI worden bepaald. Dit om enige coördinatie aan te brengen, maar ook om zicht te houden op de voortgang van de strafrechtelijke procedure. Van de strafbare feiten kan dan ook een centrale registratie worden bijgehouden die met name ter voorkoming van gevaarlijke situaties kan worden gebruikt. Ten slotte kan via hen eventueel benodigde opvang en juridische ondersteuning worden geregeld.

25

Bestuursvoorstel Bijlage 6 Protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag waterschap Hunze en Aa’s 2015 Het algemeen bestuur van het waterschap Hunze en Aa’s; Overwegende dat het waterschap een zorgplicht heeft om bestuurders en medewerkers te beschermen teen seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten op de werkvloer. Besluit: Vast te stellen het volgende Protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag waterschap Hunze en Aa’s 2015 Het waterschap voert actief beleid op het gebied van veiligheid, gezondheid en bevordering van het welzijn van medewerkers. Daarbij heeft het waterschap een zorgplicht om bestuurders en medewerkers te beschermen tegen seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten op de werkvloer. Het gaat hierbij om ongewenst gedrag dat plaats heeft gevonden, maar ook om toespelingen in die richting. Het desbetreffende bestuurslid of medewerker bepaalt zelf wanneer er sprake is van ongewenst gedrag. Daarnaast en in het verlengde van het voorgaande is het thema integriteit van belang. Hierbij gaat het erom dat het handelen van bestuursleden en personeelsleden er niet toe leidt dat de integriteit van het waterschap als overheidsorgaan in twijfel wordt getrokken en het vertrouwen in het waterschap wordt geschaad. Binnen Hunze en Aa’s behoort een arbeidsklimaat te heersen waarin medewerkers elkaars integriteit respecteren en ongewenst gedrag wordt bestreden. Ten aanzien van daadwerkelijk plegen van geweld jegens bestuurders en/of medewerkers is het Protocol Agressie en geweld tegen bestuurders of ambtenaren van het waterschap Hunze en Aa’s van toepassing. Als onderdeel van het integriteitsbeleid en de daarmee samenhangende regelingen is een Vertrouwenspersoon integriteit aangesteld. Deze dient als klankbord en adviseur voor bestuursleden en medewerkers die een integriteitsschending hebben geconstateerd. Ook is deze de persoon die aangewezen is voor schendingen op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Ten behoeve van een gedegen uitvoering is de positie van de Vertrouwenspersoon extern en onafhankelijk. De Vertrouwenspersoon geeft advies over te ondernemen stappen in overleg met de betrokkene.

26

Bestuursvoorstel Algemene bepalingen Artikel 1 Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. Ongewenst gedrag: seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie en pesten binnen of in samenhang met de werksituatie en integriteitskwesties; b. Klacht: een mondeling of schriftelijk ingediende omschrijving van tegen de klager gericht ongewenst gedrag; c. Klager: de medewerker of bestuurder van het waterschap die een klacht heeft ingediend; d. Aangeklaagde: de medewerker of bestuurder tegen wie een klacht is ingediend. De Vertrouwenspersoon Artikel 2 Het dagelijks bestuur wijst een Vertrouwenspersoon aan na raadpleging van de Ondernemingsraad De Vertrouwenspersoon neemt bij de taakuitvoering de uiterste vertrouwelijkheid in acht. Met inachtneming van het gestelde onder artikel 4 worden alleen gepersonaliseerde meldingen beoordeeld en opgepakt; Artikel 3 De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken: a. Beoordeling van de mate van ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties in relatie tot bestuur en medewerkers van Hunze en Aa’s; b. Het geven van adviezen aan betrokkenen en desgewenste interventie; c. Alleen gepersonaliseerde meldingen worden beoordeeld/opgepakt; d. Het desgevraagd adviseren van management en/of Ondernemingsraad ten aanzien van de opzet en uitvoering van het psycho-sociale beleid; e. Het adviseren van het dagelijks bestuur van het waterschap omtrent bij het bestuur ingediende klachten. Artikel 4 Werkwijze interne procedure: 1. De klager kan een klacht indienen bij zijn leidinggevende, hoofd PFCI of de secretarisdirecteur of bij de Vertrouwenspersoon; 2. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen; 3. Een melding bij de vertrouwenspersoon kan vertrouwelijk plaatsvinden, 4. In overleg met de klager kan door de Vertrouwenspersoon actie worden ondernomen. 5. Indien het gestelde onder lid 4 zich voordoet is er geen sprake meer van anonimiteit. Artikel 5 Werkwijze externe procedure 1. Indien de klager zich niet kan vinden in de afhandeling van zijn klacht dan kan de klager zijn klacht voorleggen aan het dagelijks bestuur van het waterschap 2. Het indienen van een klacht bij het dagelijks bestuur dient schriftelijk te gebeuren en dient ondertekend te zijn.

27

Bestuursvoorstel Artikel 6 Adviespunt Een klager kan advies inwinnen bij het Adviespunt Klokkenluiders Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel Dit protocol treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld. Dit protocol kan worden aangehaald als Protocol Vertrouwenspersoon en regeling klachtenprocedure ongewenst gedrag.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 4 februari 2015,

Harm Küpers Secretaris-directeur


28

Bestuursvoorstel Toelichting Artikel 1, onder a. Vormen van agressie en geweld zijn onder andere: - Je aangevallen voelen, verbaal of fysiek; - Fysiek geweld; - Chantage - Je wordt onder druk gezet; - Externen kunnen bestuurders en medewerkers onheus bejegenen; Seksuele intimidatie Seksuele intimidatie op het werk staat voor allerlei vormen van seksueel getinte aandacht die tot uitdrukking komt in verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag. Het gedrag wordt door degene die het ondergaat als ongewenst en onplezierig ervaren. Het seksuele intimiderende gedrag kan zowel opzettelijk als onopzettelijk zijn, bijvoorbeeld een aanraking als een schouderklop. Of een arm om je heen. Seksuele intimidatie loopt uiteen van intieme vragen over het privéleven, suggestieve opmerkingen en betasten van het lichaam tot aanranding. Seksuele intimidatie kan ook op digitale wijze of via social media plaatsvinden. Pesten Op het werk kunnen bestuursleden of medewerkers te maken krijgen met pestgedrag. Het doel van pesten is te kwetsen en/of te vernederen. Daarbij gaat het niet om een eenmalige grap of flauwe opmerking van een collega. Pesten vindt plaats gedurende een langere tijd en is gericht tegen dezelfde persoon. Dit kan heel openlijk gebeuren of juist heel heimelijk en subtiel. Pesten kan ook op digitale manier of via social media plaatsvinden. Pesten beïnvloedt de sfeer binnen de organisatie op een negatieve wijze. Pesten zorgt ervoor dat medewerkers zich ziek melden of ontslag nemen. Ook heeft pesten een negatieve invloed op het bedrijfsresultaat. Werknemers die gepest worden gaan met minder plezier naar het werk en presteren hierdoor minder. Pesten kan traumatische gevolgen hebben voor degene die gepest wordt. Vormen van pesten zijn onder andere: - Het maken van vervelende opmerkingen. - Het maken van grapjes ten kosten van de medewerker. - Het beledigen of schelden. - Het negeren of sociaal isoleren. - Het openlijk terechtwijzen. - Het maken van ongepaste gebaren. Discriminatie Onder discriminatie moet worden verstaan het make van een ongerechtvaardigd onderscheid. Het betreft onderscheid op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat en leeftijd.

29

Bestuursvoorstel Artikel 3 onder e juncto artikel 5, tweede lid Indien de klager zich niet kan vinden in de afhandeling van zijn of haar klacht dan kan een schriftelijke klacht worden ingediend bij het dagelijks bestuur van het waterschap. Het dagelijks bestuur beslist op basis van advies van de vertrouwenspersoon. In voorkomende situatie betekent dit dat de secretaris-directeur geen andere rol heeft dan het enkel agenderen van de klacht op een vergadering van het dagelijks bestuur. Artikel 6. Adviespunt Het Adviespunt Klokkenluiders is een onafhankelijke instantie. Alle klokkenluiders kunnen terecht bij het adviespunt. De leden van betreffende commissie hebben geheimhoudingsplicht. De voornaamste taak van het adviespunt is het informeren en adviseren van (potentiële) klokkenluiders en hen ondersteuning bieden bij mogelijke vervolgstappen. Het gaat om te beginnen om een taxatie of er sprake is van een vermoeden van een misstand. Als dat zo is, zal het adviespunt samen met de (potentiële) klokkenluider bezien of alle mogelijkheden om de zaak intern, met de werkgever, te bespreken zijn benut. Als dat het geval is, kan het adviespunt de klokkenluider adviseren hoe de kwestie te melden bij de bevoegde onderzoeksinstantie(s). Het adviespunt kan de klokkenluider helpen de zaak zo op een rij te zetten dat de onderzoeksinstantie ermee uit de voeten kan. De klokkenluider houdt te allen tijde de regie in zijn eigen zaak. Het adviespunt treedt niet op als juridisch procesvertegenwoordiger.

30

FAZ: Ja Opdrachtgever: Harm Küpers

Recommend Documents