ewzc-programma OPROEP TOT PROJECTEN VOOR HET INFORMATISERINGSTRAJECT VAN DE VLAAMSE WOONZORGCENTRA (WZC)

eWZC-programma OPROEP TOT PROJECTEN VOOR HET INFORMATISERINGSTRAJECT VAN DE VLAAMSE WOONZORGCENTRA (WZC) AANVRAAGFORMULIER BIJ DE OPROEP VOORJAAR 2014

Uiterste indieningdatum:

15 mei 2014, 12u „s middags

Coördinatie eWZC Consortium van koepelverenigingen Ouderenzorg

In te vullen door de coördinatie eWZC

Guimardstraat 1 1040 Brussel [email protected]

Ontvangsttijdstip Dossiernummer

Wie lanceert de oproep voorwerp van dit formulier? Deze oproep wordt gelanceerd vanuit een tijdelijk consortium van de vier koepelverenigingen Ouderenzorg (de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw, Zorgnet Vlaanderen vzw, de Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg vzw en FERUBEL Vlaanderen vzw), die in aanloop naar deze oproep samen hebben bijgedragen tot de opmaak van een roadbook voor het informatiseringstraject van de Vlaamse woonzorgcentra ter facilitering van een kwalitatief bewoners- en zorgdossier, en dit op initiatief van en in overleg met het Vlaams agentschap Zorg en Gezondheid. Het roadbook heeft enkel betrekking op het ondersteunen van de zorgprocessen, niet op de administratieve processen; facturatie, boekhouding, personeels- en voorraadbeheer vallen buiten de scope van dit roadbook. Het roadbook gaat in bijlage bij de oproep. Met dit formulier kunt u zich kandidaat stellen met een project ter realisatie van een deel van het roadbook. De zorgthema’s waarbinnen de projecten zich prioritair dienen te situeren zijn (zie ook specifieker in het addendum bij het Roadbook): Transmurale zorg: informatiedoorstroming tussen de voorzieningen en de zorgverstrekkers (incl. tussen WZC). Zorgplanning: multidisciplinaire samenwerking binnen de muren van het WZC Kwaliteitsbeleid: ondersteuning van het kwaliteitsbeleid door ICT toepassingen. Apotheek: informatiseren van het intern medicatieproces (voorschrijven – bewaren – distribueren – toedienen) Door indiening van dit formulier onderschrijft de indiener de principes in het roadbook. Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier kunt u zich kandidaat stellen met een project voor informatisering van de Vlaamse woonzorgcentra. Op basis van dit formulier worden de projectvoorstellen geëvalueerd en onderling vergeleken. U moet alle vragen beantwoorden en alle velden invullen, anders is de aanvraag niet ontvankelijk. Als een bepaalde vraag in dit formulier niet van toepassing is, noteer dan naast de vraag de vermelding ‘NVT’ en geef de reden op. Waar de tekstruimte voor een antwoord niet zou volstaan, kan u verwijzen naar een uitgebreider antwoord in bijlage van het ingevulde formulier. Als een project positief wordt geëvalueerd, goedgekeurd en er een subsidie aan wordt toegekend, dan wordt aan de hand van dit formulier nagegaan of het project conform werd uitgevoerd. Waar vindt u meer informatie? Dit aanvraagformulier en het eWZC_GBA_Roadbook_informatisering_WZC_v1.0.doc. Daarnaast zullen er nog informatiesessie’s plaatsvinden op donderdag 27/03 10u30-12u30 in de Raadzaal van het Provinciehuis te Leuven en op vrijdag 28/03/2014 14u00-16u00 in het WZC Veilige Have Auditorium te Aalter, inclusief een vraag en antwoord-sessie. De vragen die daar zullen behandeld worden zijn de vragen die door de geïnteresseerden tegen uiterlijk vrijdag 14/03/2014 werden bezorgd per mail aan [email protected]. Bovendien kunnen de geïnteresseerden terecht bij de koepels voor ondersteuning en begeleiding van de indieningen. Wie vult dit formulier in? Het project wordt ingevuld en ingediend door een samenwerkingsverband van gelijkwaardige actoren. Het samenwerkingsverband zal zich hierin laten vertegenwoordigen door een door hun gezamenlijk aangeduid aanspreekpunt, dat de aanvraag administratief indient namens het samenwerkingsverband,. Zie definitie van samenwerkingsverband in deel 0.2.1. en zie ook de ontvankelijkheidscriteria in hoofdstuk 0. Het samenwerkingsverband moet een projectvoorstel indienen dat binnen een welomschreven context en termijn kan worden uitgevoerd. In het projectvoorstel zal het samenwerkingsverband moeten erkennen dat het hiervan op de hoogte is en dat haar project binnen deze context en termijn kan worden uitgevoerd. Ingediende projecten mogen reeds gestarte projecten zijn, maar dan moeten het projecten zijn waarvan de oplossing nog niet in gebruik genomen is, en waarvoor nog geen piloottesten uitgevoerd zijn. De subsidies mogen wel enkel dienen om te realiseren wat nog niet gerealiseerd is. Aan wie bezorgt u dit formulier? U moet van het formulier zowel een digitale versie als één papieren versie per aangetekend schrijven bezorgen. Stuur de digitale versie van het ingevulde aanvraagformulier per e-mail naar [email protected], en de papieren versie naar het postadres van de coördinatie eWZC. Wanneer vult u dit formulier in? Uw aanvraag moet uiterlijk op donderdag 15/05/2014 om 12 uur zijn ingediend. Als tijdstip van indiening van de digitale versie geldt het tijdstip van ontvangst op de server van eWZC; van de papieren versie is dat het tijdstip van de poststempel. Hoe gaat het verder met uw aanvraag? De validatiegroep of selectiecomité van het consortium bestaat uit een afgevaardigde van elk van de koepels en de voorzitter van de Stuurgroep of zijn afgevaardigde(n) van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. De validatiegroep laat zich voor haar beslissingen ondersteunen door een onafhankelijke expertengroep, en laat zich waar nodig adviseren door een technische validatiegroep. De validatiegroep voert een kwalitatieve controle uit van de eerste twee hoofdstukken van het ingevulde aanvraagformulier en op basis daarvan beslissen ze welke aanvragen met hun volgende hoofdstukken verder zullen geëvalueerd worden. De evaluatie resulteert in een voorlopig selectie-advies. In samenspraak met een voorwaardelijk geselecteerde initiatiefnemer kan nog overleg plaats hebben en kunnen eventueel nog wijzigingen worden aangebracht (bv. scope van samenwerkingsverbanden bijsturen, gelijkaardige projecten samennemen,…); in aanwezigheid van de geïnteresseerde wordt het projectvoorstel dan besproken met de validatiegroep, of met een ad-hoc werkgroep. De validatiegroep kan een positief of negatief beslissingsadvies geven, eventueel aangevuld met aandachts- en verbeterpunten en opmerkingen. De validatiegroep motiveert haar beslissingsadvies, en legt het voor aan de eWZC Stuurgroep ter formele beslissing. De validatiegroep kan de Stuurgroep verder adviseren tot het bijsturen van de scope en het budget van de ingediende projecten indien dit als wenselijk wordt beoordeeld (bv. omwille van loonkost, inzet personeelsmiddelen, niet gekozen projectonderdelen, …). De ingediende projecten worden gescoord op de mate waarin het project o.a. (deze lijst is niet exhaustief)  bijdraagt tot een verhoogde kwaliteit van zorg (effectiviteit, efficiëntie, bewonersgerichtheid, betere samenwerking en uitwisselbaarheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, veiligheid, tijdigheid, duurzaamheid) door inzet van ICT  bijdraagt tot een verbeterde interne werking van het woonzorgcentrum Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

2



in staat is om na het project een maximale uitrol te garanderen. De uitrol/uitrolbaarheid moet zo goed als mogelijk gekwantificeerd worden: doelaantallen, kostprijs, kostprijsmodel,…. Een zo groot mogelijk aantal van zo divers mogelijke woonzorgcentra, koepeloverstijgend, moet bereikt worden.  bijdraagt tot lagere implementatiebarrières voor ICT binnen het woonzorgcentrum  gebruik maakt van Vitalink i.k.v. multidisciplinaire gegevensdeling met eerstelijn en/of de tweedelijn alsook met de patiënt.  waar relevant gebruik maakt van de basisdiensten van het federale eHealthplatform (http://ehealth.fgov.be)  de oplossingen beantwoorden aan de conventies en evoluties van de standaarden binnen eHealth en Vitalink  de betrouwbaarheid van de gegevensdeling kan worden gewaarborgd worden  gebruik maakt van technische en semantische standaarden met duurzaam karakter  projectresultaten genereert die compatibel zijn met de huidige oplossingen in de markt  aanleiding geeft tot een verbeterde registratie van de zorgactiviteiten  zorgt voor administratieve vereenvoudiging  zorgt voor functionele vereenvoudiging voor de zorgactor  de financiële toegankelijkheid van de ontwikkelde oplossingen verzekert voor de woonzorgcentra en de afspraken die hierrond zijn gemaakt  aangeeft in hoeverre het samenwerkingsverband zich engageert tot het dissemineren van de projectresultaten. Formele bevestiging van bereidheid tot kennisdeling (bv. via infodag, bv. evaluatiebundel, bv. publicatie van uitwisselingsstandaarden, bv. richtlijnen voor gebruikersinterface, bv. richtlijnen voor visualisatie,...).  precieze doelstellingen hanteert uit de oproep die evalueerbaar zijn  aansluit bij de contouren van het roadbook  informatiedoorstroming tussen interne en externe actoren toelaat  de gewenste kwaliteiten van de zorgsystemen ingevuld worden  … De projecten worden tevens gescoord op een aantal projectmatige criteria, die de Validatiegroep en Stuurgroep moeten toelaten om de projecten op te volgen naar realisatie van de vooropgestelde doelstellingen. Elk project zal in haar uitvoering een zekere autonomie hebben en draagt de verantwoordelijkheid om haar doelstellingen te bereiken. Vanuit de het programma is er voor de geselecteerde projecten een opvolging met betrekking tot het bewaken van de scope (eventuele wijzigingsaanvragen) en overall-planning, de beschikbare middelen en de dialoog tussen de projecten. Voor deze opvolging wordt er van de projecten verwacht dat ze maandelijks een statusrapport per mail bezorgen aan [email protected]. Deze rapporten zijn ter voorbereiding van een maandelijkse samenkomst van de Programma Management Groep (PMG), waar de verschillende projecten en hun voortgang en resultaten besproken; met waar nodig op afroep de deelname van de betrokken projectleiders, in functie van de agendapunten of bijzondere aandachtspunten. Daarnaast is er nog een 2 à 3-maandelijkse Stuurgroepvergadering.

Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

3

0. Administratie en samenstelling van het samenwerkingsverband 0.1. Projectnaam 0.1.1. Naam of roepnaam van het project (max. 250 karakters) 0.2.

Gegevens van het aanspreekpunt van het samenwerkingsverband. Het is mogelijk dat de aanvraag betrekking heeft op een samenwerkingsverband van meerdere rechtspersonen met meerdere van hun WZC; die andere (buiten het aanspreekpunt) kunnen worden ingevuld in hoofdstuk 0.3.

0.2.1. Vul hieronder de gegevens in van de organisatie die door het samenwerkingsverband werd aangeduid als aanspreekpunt voor de aanvraag namens het samenwerkingsverband. Elke aanvraag wordt na ontvangst beoordeeld op de volgende ontvankelijkheidscriteria (hier moet cumulatief aan voldaan worden):  Aanspreekpunt. Indiening kan gebeuren door een rechtspersoon (beheersinstantie) die één of meerdere woonzorgcentra uitbaat, en die de indiening doet voor een samenwerkingsverband waarin andere woonzorgcentra zitten en één of meerdere software leveranciers. Het samenwerkingsverband dat gekozen word(t), is datgene dat het meest garantie geeft op een succesvol traject en resultaat en waarvan de softwareleverancier(s) bereid gevonden is (zijn) om na positieve evaluatie door de Stuurgroep het resultaat over de sector uit te rollen tegen redelijke prijzen.  Samenwerkingsovereenkomst: het samenwerkingsverband voegt bij de projectaanvraag een samenwerkingsovereenkomst die is ondertekend door alle actoren die deelnemen aan het project en waarin het projectbudget is vastgelegd - zie model van samenwerkingsovereenkomst in bijlage 1.  Maximaal budget: het projectbudget is beperkt tot het maximum projectbudget voor de oproep vastgelegd door de Stuurgroep. Bijkomende kosten zijn ten laste van het samenwerkingsverband conform hun onderlinge overeenkomst.  Het project is niet in strijd met wetgevende bepalingen en doet geen afbreuk aan de privacy van de bewoner. Van de indieners wordt verwacht dat ze formeel bevestigen dat hun projecten en oplossingen voldoen aan de vereisten op vlak van veiligheid en privacy, en dat ze bereid zijn de verdere noodzakelijke stappen (bv. machtigingsaanvragen naar de betreffende commissies) hierin te ondernemen  De doelgroep is omschreven en valt binnen de vooropgestelde doelgroepen van de oproep opgesomd onder deel 1.2.1.  Het thema is omschreven en valt binnen de vooropgestelde thema’s van de oproep.  Er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en de deelnemende organisaties.  Er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels.  Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, op vlak van het voldoen aan overheidsverplichtingen (RSZ,..).  De verplichte formulieren (aanvraagformulier, projectbegroting, samenwerkingsovereenkomst en verklaring op eer) zijn volledig en correct ingevuld en tijdig ingediend (d.i. voor het afsluiten van de oproepperiode). De toetsing op het gebied van ontvankelijkheid houdt geen appreciatie in. Het betreft enkel een controle op de naleving van de deelnemingsvoorwaarden. Projecten die niet ontvankelijk zijn, worden uitgesloten van de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De indiener wordt hiervan via mail op de hoogte gebracht en krijgt 5 kalenderdagen om te beantwoorden aan de ontvankelijkheidscriteria. Indien binnen deze periode niet voldaan werd, wordt het aanvraagdossier definitief uitgesloten van de verdere procedure.

naam van de rechtspersoon die fungeert als aanspreekpunt namens het samenwerkingsverband, en erkenningsnummer WZC straat en nummer postnummer en gemeente Werkingsgebied juridisch statuut (OCMW, VZW, NV, …) KBO-nummer IBAN – nummer BIC - code webadres Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

4

0.2.2. Vul hieronder de gegevens in van de contactpersoon bij de als aanspreekpunt fungerende organisatie Voornaam en achternaam functie e-mail telefoonnummer GSM-nummer faxnummer 0.3.

Gegevens van de andere betrokken organisaties Er wordt verwacht dat er per project een 3 à 4 diverse woonzorgcentra zouden deelnemen, één of meerdere softwareleverancier(s). (indien meerdere gelieve zelf verder aan te vullen).

0.3.1. Zorgactor 1 rechtspersoon (beheersinstantie) naam straat en nummer postnummer en gemeente juridisch statuut KBO-nummer Naam en voornaam contactpersoon telefoonnummer GSM-nummer faxnummer e-mail webadres Zorgactor 2 rechtspersoon (beheersinstantie) naam straat en nummer postnummer en gemeente juridisch statuut KBO-nummer Naam en voornaam contactpersoon telefoonnummer GSM-nummer faxnummer e-mail webadres Zorgactor 3 rechtspersoon (beheersinstantie) naam straat en nummer postnummer en gemeente juridisch statuut KBO-nummer Naam en voornaam contactpersoon telefoonnummer Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

5

GSM-nummer faxnummer e-mail webadres Zorgactor 4 rechtspersoon (beheersinstantie) naam straat en nummer postnummer en gemeente juridisch statuut KBO-nummer Naam en voornaam contactpersoon telefoonnummer GSM-nummer faxnummer e-mail webadres 0.3.2. Softwareleverancier naam straat en nummer postnummer en gemeente juridisch statuut KBO-nummer Naam en voornaam contactpersoon telefoonnummer GSM-nummer faxnummer e-mail webadres

1. Projectachtergrond 1.1.

Situering Geef hieronder een korte omschrijving van het project, inclusief van zijn samenhang of raakvlakken met andere relevante projecten, initiatieven, basisdiensten omtrent “ICT in de zorg” (eHealth, Vitalink, Belrai,…). Deze omschrijving zal worden gebruikt in de communicatie rond deze oproep. (max. 2.000 karakters) Deze omschrijving bevat de aanleiding (achterliggende noden,…) en de beschrijving van het project en dient duidelijk en concreet verwoord te worden. Een buitenstaander dient te begrijpen voor welke zorgnood het project hoe een oplossing biedt.

1.2.

Belanghebbenden

1.2.1

Omschrijf de doelgroep van uw project zo nauwkeurig mogelijk en geef aan wat de omvang van de beoogde doelgroep is (“kwantificatie”). (max. 1.250 karakters)

Omschrijf de doelgroep(en) van het project kwalitatief en kwantitatief. Wie is de finale gebruiker, welke afgeleide gebruiker(s) kunnen eveneens van de oplossing gebruik maken, welke zijn de intermediairs die de gebruiker ondersteunen, … 6 Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

Maakt de doelgroep deel uit van de prioritaire doelgroepen voor deze oproep of niet? Wat is de grootorde van de doelgroep in Vlaanderen in absolute cijfers?

Deze doelgroep valt onder de volgende van de prioritaire, primaire en secundaire, doelgroepen voor deze oproep: Woonzorgcentra, als primaire doelgroep Bewoner en zijn familie Huisarts Apotheker Externe kinesist Ziekenhuis Overheid

2. Projectdefinitie 2.1.

Visie

2.1.1. Situeer de visie van het project in de globale visie-actieplan “Naar een (e)zorgzaam Vlaanderen” van minister Vandeurzen - zie referentie [01] – en positioneer de visie van het project specifieker in de voor de woonzorgcentra afgeleide, verder geconcretiseerde visie in het “Roadbook informatisering WZC”. (max. 2.000 karakters) Centrale voorwaarden in de uitgewerkte visie voor informatisering ten dienste van de woon- en zorgprocessen van de woonzorgcentra zijn: 

Streven naar informatisering van alle informatie en processen die noodzakelijk zijn om de zorgtaken in de woonzorgcentra optimaal te ondersteunen.  Streven naar maximale samenwerking tussen alle actoren betrokken in de zorg voor een bewoner Leg uit aan welke zorgnood de oplossing tegemoet komt en hoe ze daaraan tegemoet. Waarom is het belangrijk om de oplossing te introduceren? Welk nut dient de oplossing? Wat is de omvang van het achterliggende probleem? Zijn de medische, psychosociale en/of maatschappelijke gevolgen van het probleem significant? Treft het probleem een significant deel van de bevolking? Wat zijn de maatschappelijke baten?

2.2.

Prioriteiten

2.2.1. Geef aan op welke van de prioritaire eWZC-programmathema‟s het project inspeelt, en omschrijf in het kort hoe. (max. 1.250 karakters)

Transmurale zorg: informatiedoorstroming tussen de voorzieningen en met de zorgverstrekkers (incl. tussen WZC), zoveel mogelijk gebruik makend van bestaande platformen (Vitalink, eHealthBox,…). Zorgplanning: multidisciplinaire samenwerking binnen de muren van het WZC. Kwaliteitsbeleid: ondersteuning van het kwaliteitsbeleid door ICT toepassingen Apotheek: informatiseren van het intern medicatieproces (voorschrijven – bewaren – distribueren – toedienen) Andere: nader te bepalen


7

2.3.

Doelstellingen

2.3.1. Geef aan hoe uw project met zijn oplossing inspeelt op de aspecten die bijdragen tot de uiteindelijke doelstellingen van het programma, en dit op een zo meetbaar mogelijke wijze (SMART-doelstellingen). (max. 1.250 karakters)

Een verlaging van de implementatiebarrière voor ICT Een goede codering van de geregistreerde gegevens Het duurzaam hanteren van de juiste datastructuren en standaarden Het uitwerken van goede procedures en handboeken voor de beoogde toepassingen Een vlotte rapportering voor beheersdoeleinden. Een vlotte rapportering voor de overheid. Bv. indicatoren m.b.t. Zorg en Leven zoals uitgewerkt in het Referentiekader moeten kunnen aangeleverd worden. Rapportering ad overheid betreft niet enkel referentiekader kwaliteit, maar ook subsidiedossiers (momenteel animatiewerking, binnenkort ook Dagverzorgingscentra en Centra voor Kort Verblijf en later nog meer). Een goed werkende softwaremarkt die vlot inspeelt op de behoeften van de stakeholders Implementatie van het referentiekader kwaliteit Digitale communicatie tussen de woonzorgcentra Gegevensdeling tussen 1e en 2e lijnszorg en de woonzorgcentra in het kader van multidisciplinaire samenwerking Gebruik van de eHealth-platform basisdiensten voor beveiliging en uniforme gegevensuitwisseling (o.a. eHealthbox) Koppeling met externe basisdiensten en toepassingen zoals Vitalink, Belrai, Vaccinnet, GMD-register, laboresultaten etc. Gebruik en al dan niet ontwikkelen van uniforme standaarden en gebruik van repertoria zoals BCFI (geneesmiddelen) Elektronisch patiëntendossier (medisch en paramedisch luik)

2.4.

Timing, budget en gevraagde steun

De startdatum is de datum waarop de activiteiten voor het project zouden starten, of inmiddels reeds gestart zijn. De einddatum is de datum waarop het project is afgerond, inclusief inproductiestelling, uitrol naar en ingebruikname (binnen 3 maanden na inproductiestelling van de software) door de betreffende doelgroep(en) zoals bepaald in 1.2.1. De softwareleveranciers moeten zich engageren om de afwerkte applicaties tegen redelijke prijzen ter beschikking te Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

8

stellen van de onder 1.2.1. bepaalde doelgroepen. De uiteindelijke primaire doelgroep van het project zijn met andere woorden alle door Vlaanderen erkende woonzorgcentra. Enkel een project met een duurtijd tot maximum einde 2015 komen in aanmerking voor steun. Omschrijf vervolgens bondig, maar zo concreet mogelijk waarvoor de aangevraagde middelen zullen worden gebruikt. Hierbij hoeft niet in het kleinste detail worden getreden (hiervoor verwijzen we naar de projectbegroting), maar het antwoord dient een duidelijk beeld te scheppen van de activiteiten die zullen worden ondernomen met de toegezegde middelen. De subsidie bedraagt maximum 80% van de aanvaarde projectkosten, er kan maximaal 200.000 euro toegekend worden per project. Ondernemingen dienen ermee rekening te houden dat volgens Verordening Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, (EU Publicatieblad van 24 december 2013, L 352/1), ze enkel steun mogen ontvangen ten belope van 200.000 euro per onderneming over een periode van 3 belastingjaren. Let op: Het gaat om alle van overheidswege ontvangen steun die onder deze regelgeving valt. Dit totaal mag niet hoger zijn dan 200.000 euro voor een periode van 3 jaar.

De organisaties die voldoen aan bovenstaande definities en subsidies ontvangen in het kader van deze oproep, ondertekenen een verklaring op eer (zie bijlage 2, p. 21) waarbij ze aantonen te voldoen aan de voorwaarden voor de ‘de-minimis’ steun. Hierbij dient de projectbegroting duidelijk aan te geven welk subsidiebedrag aan elke partner toevalt. Wanneer de begunstigde een zorg- of kennisinstelling is die reeds gesubsidieerd wordt door de Vlaamse overheid zal nagegaan worden of geen dubbele subsidiëring ontstaat. Voor één project kan maximaal voor twee jaar een subsidie worden toegekend. In de loop van de projecten zal de Stuurgroep op geregelde tijdstippen de verschillende projecten evalueren wat betreft de doelstellingen die ze moeten behalen. Op basis van deze evaluatie wordt per project een volgende schijf uitbetaald. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in drie schijven.   

Een eerste schijf van 30%, ten vroegste 30 dagen na de beslissing tot toekenning van de steun en in onderling overleg overeengekomen en goedgekeurd projectplan met meetbare doelstellingen (zie ook deel 2.3); Een tweede schijf van max. 30% na 1 jaar (voor projecten die lopen over twee jaar) of als de helft van de projectduurtijd doorlopen is (voor projecten die aflopen na 1 jaar), en in functie van realisatie van de doelstellingen in het overeengekomen en goedgekeurde projectplan; Een derde schijf van 40 %, het saldo, na afloop van het project. Het saldo wordt gekoppeld aan de uiteindelijke realisatie van de doelstellingen in het overeengekomen en goedgekeurde projectplan met o.a. de uitrol (=ingebruikname) van de oplossing door de in het plan bepaalde doelgroepen (zie deel 6.2.3).

Indien tijdens de uitvoering van het project zou vastgesteld worden dat (verdere) realisatie van de doelstellingen niet (meer) haalbaar is, dan kan beslist worden om de projectsubsidiëring te beëindigen. Belangrijk aandachtspunt: de indiener die na goedkeuring van zijn aanvraagdossier een begrotingswijziging wenst door te voeren, vraagt dit voorafgaandelijk en elektronisch, en uiterlijk voor de beëindiging van het project, aan via het mailadres [email protected].

2.4.1.

gevraagd subsidiebedrag

euro met een maximum van 200.000 euro

startdatum project duurtijd project

einddatum project maanden

2.4.2. Omschrijf kort in welke mate de oplossing testen gebruiksklaar is en hoeveel middelen er nog voor verdere ontwikkeling, inproductiestelling, uitrol-ingebruikname en nazorg-ondersteuning worden voorzien. (max. 1000 karakters)

Er wordt gevraagd naar de staat van de applicatie en de hoeveelheid middelen die nog zullen worden besteed om de oplossing tot succesvolle uitrol en gebruik te brengen. Voorkeur gaat uit naar projecten met oplossingen waarvan minstens het prototype al werd getest in een gecontroleerde omgeving en eventueel al operationeel is. Deze oproep betreft dus geen ondersteuning voor Onderzoek & Ontwikkeling. Aanpassingen en uitbreidingen in functie van de verdere afwerking, de inproductiestelling en uitrol-ingebruikname zijn uiteraard wel toegestaan.

2.5.

Bijzondere aandachtspunten

2.5.1. Geef hieronder een omschrijving van de bijzondere aandachtspunten (kansen/opportuniteiten, risico‟s, knelpunten, afhankelijkheden,…) die u verwacht in de uitvoering van uw project, en geef aan hoe daar u daar zal mee omgaan. Belangrijk is zeker de context van het project wordt meegegeven: juridisch, financieel, informatieveiligheid, link met EBD. (max. 3.500 karakters) O.a.: 

Gebruiken wat bestaat. Het is uitdrukkelijk de bedoeling de bouwstenen die reeds voorhanden zijn, bv Belrai en Vitalink, te benutten dan wel te doorkruisen. Ook het ‘only once’ principe moet voor wat registratie betreft worden gerespecteerd over de verschillende modules/oplossingen/projecten.



Privacy. De samenwerking en gegevensdeling met externe actoren zal veilig en beveiligd moeten zijn en ten volle respect opbrengen voor de privacy van de bewoners. Bewonersdossier bevat privacygevoelige informatie, maar er is in de (meeste) woonzorgcentra nog niet het nodige in plaats om daar veilig mee om te gaan. In de (meeste) woonzorgcentra zijn er voor de verpleeg- en zorgkundigen geen eID-lezers beschikbaar.


9



Om de privacy van de bewoners te garanderen worden bij de uitwisseling van de bewonersgegevens de veiligheids- en toegangsprincipes toegepast die vastgelegd werden door het eHealth-platform en Vitalink. Bewaring van gegevens. Persoonsgegevens moeten na het toedienen van de laatste zorgen nog minimaal 2 en maximaal 5 jaar bewaard worden. Medische gegevens dienen 30 jaar bewaard te worden. Adequate archiveringsprocedures dienen binnen het WZC opgezet te worden. Specifieke aandacht dient gegeven te worden aan woonzorgcentra die nog niet of slechts in beperkte mate geïnformatiseerd zijn. Vermeden dient te worden dat deze woonzorgcentra aan de zijlijn blijven staan en niet beschikken over de mogelijkheid om elektronisch gegevens te delen. Enkele mogelijke ideeën voor pistes, waarvoor de indiener kan aangeven hoe die pistes hun projecten kunnen helpen (of omgekeerd hoe zij de pistes kunnen helpen) o (Financieel) stimuleren van samenwerkingsverbanden: kosten voor ICT kunnen voor de WZC draaglijker gemaakt worden indien meerdere WZC samenwerken. Nagegaan dient te worden hoe deze samenwerking gestimuleerd kan worden. o

Generieke openbare aanbestedingen / groepsaankopen: vanuit bijvoorbeeld de koepelverenigingen kunnen voor hardware of software openbare aanbestedingen of groepsaankopen opgestart worden.

o

Centraal beheerde EBD modules: duidelijk afgelijnde modules kunnen éénmalig ontwikkeld worden en aangeboden worden aan de WZC.

o

Aanbieden van individuele adviesverlening: aan de WZC kunnen specifieke diensten ter beschikking gesteld worden. Deze kunnen de vorm aannemen van adviesverlening rond het ontwikkelen van een informatiseringsplan en ICT-visie voor een specifiek WZC, het ontwikkelen van een security en contingency plan, …

o

Individueel financieel stimuleren: WZC kunnen financieel gestimuleerd worden zodat deze over een ruimer budget beschikken voor de aankoop van ICT-middelen. Overwogen kan worden om de financiering te baseren op het effectief gebruik van de ICT-middelen.

o

Labelingprocedure van WZC-software: door een labelingprocedure op te zetten voor de WZC-software is het voor de WZC duidelijk welke software voldoet aan de opgestelde minimum criteria.

Alles wat zich afspeelt in de context van het Gewin- en het kwaliteitsdecreet: het regelgevend kader is volop in ontwikkeling. Via de desbetreffende decreten kunnen diverse hefbomen gecreëerd worden. De Vlaamse Regering heeft inmiddels een principieel akkoord gegeven aan een ontwerp van decreet over de gegevensdeling waaraan nog een aantal aanpassingen moeten gebeuren na overleg met de belanghebbenden en na de te volgen adviesprocedures. Dit ontwerp van decreet zal moeten toelaten om een goede juridische basis te hebben om – mits akkoord van de zorggebruiker – zijn gegevens op een beveiligde manier digitaal te kunnen delen met andere actoren in de zorg (zowel welzijns- als gezondheidszorg) en om hemzelf toe te laten deze gegevens te kunnen inzien. Er wordt voorzien in een grote mate van beslissingsautonomie voor de vertegenwoordigers van de zorgverstrekkers, de zorgverzekeraars, de zorggebruikers en de zorgaanbieders of voorzieningen over de materies die hen rechtstreeks aanbelangen inzake gegevensdeling en de randvoorwaarden daartoe. WZC beschikken niet steeds over de nodige kennis over wat mogelijk is met ICT en wat de best practices zijn. Het feit dat het bewonersdossier elektronisch wordt geeft nog geen garantie dat de systemen goed gebruikt worden. Best practices over het gebruik van de systemen en het delen van informatie dienen verzameld en verspreid te worden. In de meeste gecontacteerde WZC consulteert de huisarts momenteel niet het elektronische bewonersdossier bij de informatisering van de woonzorgcentra gaat specifieke aandacht naar het opzetten van een adequate beveiliging van de hard- en software bij de woonzorgcentra. Specifieke aandacht gaat ook naar het opzetten van correcte en geteste procedures die de garantie bieden dat de bewonersgegevens continu beschikbaar blijven. Verifiëren of alle noodzakelijke procedures correct worden uitgevoerd en de veiligheidsmechanismen aanwezig zijn vraagt specifieke kennis die momenteel niet steeds beschikbaar is bij de WZC. Daarom wordt in het roadbook voorgesteld om pistes uit te werken die beschrijven hoe veiligheidsconsulenten de nodige verificaties kunnen uitvoeren Niet elk WZC of lokale ICT-dienstenleverancier zal over de nodige competenties beschikken om een antwoord te bieden op bovenstaande aandachtspunten (risico’s,…) o

  



2.6

Assumpties

2.6.1. Geef hieronder een korte omschrijving van de assumpties waarvan u bent uitgegaan voor de bepaling, budgettering en planning van uw project. (max. 1.000 karakters)

3. Projectaanpak 3.1.

Model 3.1.1. Beschrijf de aanpak en model-methode volgens de welke het project zal worden uitgevoerd om zijn visie en doelstellingen te realiseren binnen vooropgestelde bereik, timing en budget. (max. 3.500 karakters) Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

10

3.2. Fasen, taken, mijlpalen 3.2.1. Welke kernfasen zal het project doorlopen om het beoogde bereik te realiseren, en met welke concrete werkproducten? Gelieve ook aan te geven hoe die fasen concreet en praktisch zullen georganiseerd worden. (max. 2.000 karakters)

Architectuurborging, Juridische Borging, Veiligheidsborging, Kwaliteitsborging, Coördinatie met andere projecten, Globale Behoefteanalyse, Gedetailleerde Vereistenanalyse, Functionele Analyse en Ontwerp, Technische Analyse en Ontwerp, Ontwikkeling, Unit en Integratietesten, Formele Systeem Testen, Formele Acceptatie Testen, Inproductiestelling, Ingebruikname, Post-Productie Ondersteuning.

3.2.2. Hoe zal het management van het project en de coördinatie met andere projecten en initiatieven worden aangepakt? Gelieve aan te geven hoe dat concreet en praktisch zal georganiseerd worden, inclusief de rapportering ervan naar het eWZC-programma. (max. 2.000 karakters). De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van de projecten ligt bij de begunstigden. De opvolging van de projecten wordt vastgelegd bij de start. Er zullen afspraken gemaakt worden met betrekking tot de opvolging van de projecten door de eWZC Programma Management Groep. Er wordt verwacht dat de initiatiefnemers de Programma Management Groep op de hoogte houden via een maandelijkse tussentijdse rapportering. De tussentijdse rapportering bevat: -

Status van de uitvoering van het project en evoluties t.o.v. de oorspronkelijk bepaalde doelstellingen met betrekking tot het project. Een overzicht van de acties die gedaan zijn met in begrip van het werkplan voor de volgende werkingsperiode Een functionele, inhoudelijke verantwoording of toelichting bij de behaalde resultaten, en de bereikte kwaliteit. Een overzicht van de ingezette middelen door de initiatiefnemers en in het bijzonder prestatiestaten van het ingezette personeel. Specifieke aandachtspunten voor de volgende maand: risico’s, issues, wijzigingsaanvragen,…

In de beschrijving van het management moet ook aandacht besteed worden aan de procedures voor communicatie, voortgangsbeheersing, risicobeheer, wijzigingsbeheer,… In verband met coördinatie met andere projecten wordt verwezen naar de verwachting dat de projecten onderling afspraken maken zodat de verschillende producten complementair zijn en de bouwstenen uitwisselbaar. Om te vermijden dat de verschillende projecten losstaande, geïsoleerde initiatieven blijven in het zorglandschap, is een centrale, overkoepelende omkadering vereist. Hierdoor zal een inbedding van de resultaten in het bredere ecosysteem mogelijk worden alsook een natuurlijke doorstroom naar verdere implementatie en uitrol in Vlaanderen, België en/of internationaal. Het consortium heeft een onafhankelijke ICT architect aangesteld om toe te zien op de technische kwaliteiten en de structuur van de oplossingen die voortvloeien uit de projecten en mee evalueert wat/ hoe de relatie met andere projecten en initiatieven is of zou moeten zijn. Deze persoon heeft een adviserende rol naar de validatie-, experten en stuurgroep van het consortium. Het referentiekader voor deze opdracht is het roadbook, de bijhorende prioriteitennota en dit projectaanvraagformulier. Om deze toezichtsfunctie te kunnen invullen, heeft deze architect inzicht nodig in het technische en functionele ontwerp van de oplossing. Dit kan op basis van functionele en technische ontwerp documenten van de oplossing, informatiemodellen, etc. De effectieve ontwerp taak van software, informatiestandaarden, of andere opleveringen ligt volledig bij de begunstigden. Gelieve aan te geven over welke informatie de consortium ICT architect kan beschikking om aan zijn toezichtstaken te voldoen.

3.2.3. Geef een beschrijving van de mijlpalen die voorzien zijn in het project, met zowel start- als einddatum, met welke bijbehorende werkproducten/eindproducten, en waarop de projectvoortgang kan bewaakt worden? Gelieve ook aan te geven hoe de validatie en formele goedkeuring van de mijlpaaleindproducten (en eventuele andere tussenproducten) zal georganiseerd worden (wie, volgens welke procedure, criteria,…) (max. 2.000 karakters).

4. Projectorganisatie 4.1. Model 4.1.1. Geef schematisch de organisatiestructuur van het project weer, met daarin in het bijzonder ook de positionering Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

11

van de “klant” van het project (of de “businessgebruiker” van het projecteindresultaat).

(max. 3.000 karakters).

4.2. Projectrollen en verantwoordelijkheden 4.2.1. Welke rollen zijn voorzien in de organisatie van het project, en wat zijn hun precieze verantwoordelijkheden en taken. (max. 2.000 karakters) Projectsponsor of –beslissingsnemer, Project Manager, Architect, Businessgebruiker/expert, Analist/Ontwerper, Ontwikkelaar, Tester,..

4.3. Projectgroepen 4.3.1. Welke projectgroepen zijn voorzien in de organisatie van het project? Wat zijn de definitie en verantwoordelijkheden van die groepen? Hoe zullen ze samengesteld zijn: welke projectrollen, ingevuld door wie van welke organisatie, van welke partner? Wat is de frequentie van samenkomst van die groep, en wordt de agenda en verslaggeving van die samenkomsten georganiseerd? (max. 2.000 karakters) Projectstuurgroep, Project Management Groep, Businesswerkgroep, Businessvalidatiegroep, Technische werkgroep, Technische validatiegroep,..

4.3.2. Op welke wijze wordt rekening gehouden met de gebruiker (uit de betreffende doelgroepen zoals bepaald in 1.2.1)? (max. 1000 karakters)

Geef aan op welke wijze binnen het project mogelijke aanpassingen / opmerkingen door de gebruikers verwerkt worden in de beoogde tussen- of einddoelstellingen en welke partner hiervoor verantwoordelijk is.

4.3.3. Beschrijf de wijze waarop de testgroep(en) worden samengesteld en welke partner(s) hiervoor verantwoordelijk is(zijn). Verantwoord de grootte van de groep(en) en de gekozen aanpak.(max. 2.000 karakters) Welke methodiek zal gehanteerd worden om de testgroep en de controlegroep samen te stellen? Hoe wordt de objectiviteit, een voldoende steekproefgrootte en een weergave van de diversiteit van de doelgroep gegarandeerd in de samenstelling?

4.3.4.

I.v.m. de partnershipwerking. Beschrijf specifiek die werking in het project: wat is de specifieke rol van elk van de partners in het project is (bv. inhoudelijke bijdrage, technische bijdrage, financiële inbreng, sponsoring,…), wat is de meerwaarde van de samenwerking voor elk van de partners,…?. (max. 2.000 karakters). U dient [email protected] een door alle partners van het samenwerkingsverband ondertekende samenwerkingsovereenkomst te bezorgen waarin deze samenwerking door hen officieel wordt bevestigd, en waarbij duidelijkheid wordt verschaft omtrent de projectfinanciering. Hiervoor vindt u een model van ‘samenwerkingsovereenkomst’ in de bijlagen van deze oproep. Deze samenwerkingsovereenkomst dient u naar waarheid, correct en volledig in te vullen zonder er iets aan te wijzigen.

4.3.5. Wat is de voorgeschiedenis (doelgroep, technologisch, … ) van het ingediende project bij de verschillende partners in het samenwerkingsverband? (max. 2.000 karakters) Indien één of meerdere eerder ingediende projecten aan de basis liggen, dan dient dit hier weergegeven te worden.

4.3.6. Hebben de organisaties uit het samenwerkingsverband ervaring en expertise met de thematiek die behandeld wordt in het project en de beoogde doelgroep(en)? Licht die ervaring per partner hieronder bondig toe. (max. 500 karakters per partner,- aan te vullen indien meer dan 3 partners)


12

Partner

Ervaring en expertise Ervaring en expertise in Bijkomende relevante ervaring en in verband met de verband met de expertise. Hoe past het project in de thematiek doelgroep(en) strategie van de partner?

1. 2. 3. … 4.4. Projectomgeving 4.4.1. Beschrijf de omgeving(en). (max. 2000 karakters) Waar wordt het project uitgevoerd en afgeleverd, in zijn verschillende fasen? Is dit in één of meerdere woonzorgcentra, welke, … Is die omgeving verschillend van de plaats waar het eindresultaat in de realiteit zal toegepast worden? Wat is hier de reden toe? In dit verband ook aangeven hoe de gegevensuitwisselbaarheid kan getest worden.

5. Projectbudget 5.1

Personeelsplan

5.1.1. Vul hieronder de gegevens in van het personeel – ook van eventueel nieuw aan te werven personeel – dat u zult inzetten voor de organisatie van het project en waarvan de personeelskosten worden opgenomen in de begroting. Wat zijn de kwalificaties, de vakkennis, de ervaring en de achtergrond van de personen die bij het project betrokken zijn?

Voor- en achternaam

Taak in het project

Profiel( kwalificaties, relevante kennis en ervaring)

Periode (van ... tot ...)

Tijdsbesteding

% % % % %

5.1.2. De projectbegroting moet worden ingevuld in één van de bijlagen bij deze oproep. In het document ‘Projectbegroting’ bij het aanvraagformulier dient een gedetailleerde begroting te worden opgenomen voor de volledige looptijd van het project. Die bestaat uit een globale begroting en een begroting per kalenderjaar dat het project loopt. Deze begroting moet een gedetailleerde raming van alle kosten bevatten, ongeacht of die volledig door de subsidie worden gedekt of niet. De projectbegroting en het projectplan dienen als beoordelingsbasis voor een realistische inschatting (o.a. van de opgegeven personeelsbehoefte,…). De kosten die in aanmerking worden genomen voor de berekening van de subsidie zijn beperkt. Hierbij wordt onder andere met de volgende aspecten rekening gehouden: Wat is de verwachte output in verhouding tot de ingezette (overheids)middelen? Wat is de verhouding tussen de ingezette overheidsmiddelen en de private middelen? Welk aandeel van de projectbegroting financiert de indiener en het samenwerkingsverband met projecteigen opbrengsten? Welk aandeel financiert de indiener en het samenwerkingsverband met de subsidie? Is de projectbegroting in evenwicht? Zijn de kosten gelijk aan de opbrengsten? Is de begroting in evenwicht? Zijn de voorziene uitgaven gedekt door de verwachte financiering (waar de subsidie een deel van is)?


13

6. Projectbereik, -kwaliteit en planning 6.1

Bereik.

6.1.1. Businessarchitectuur. Geef een high level overzicht van businesscomponenten, businessactoren en van de manier waarop de diverse actoren kunnen samenwerken in de oplossing van uw project, inclusief informatieuitwisseling tussen de woonzorgcentra en externe actoren. Inclusief momenteel gekende belangrijkste informatiestromen tussen de WZC en externe actoren: opname nieuwe WZC bewoner, opname en ontslag ziekenhuis, opvolging en actualisatie zorg (,opsporing vermiste personen). (max. 2.000 karakters)

6.1.2. Businessprocessen en -functionalteiten. Beschrijf hier welke businessprocessen, scenario‟s,… door de oplossing zullen ondersteund worden, en met welke functionaliteiten. (max. 2.000 karakters) In dit verband werden ook vermeld als bijzondere aandachtspunten:  Uitwisselbaarheid van gegevens. Gezien het toenemend transmuraal karakter van de zorg wordt uitwisselbaarheid van gegevens steeds belangrijker. Ook voor de interne werking van het woonzorgcentra is een goede uitwisselbaarheid van gegevens met andere zorgverstrekkers en voorzieningen van groot belang.  Toegankelijkheid.  Gebruiksvriendelijkheid. Voor elke actor dient bepaald te worden wat de meest aangewezen interface wordt om de voor hem toegankelijke gegevens uit het EBD te benaderen.

6.1.3. Technische architectuur. Geef een high level overzicht van de technische componenten en hun samenhang in de oplossing van uw project, ter realisatie van de businessarchitectuur, inclusief die voor gegevensuitwisseling tussen de woonzorgcentra en externe actoren. (max. 2.000 karakters)

6.1.4. Technische modules en componenten. Beschrijf hier de modules en componenten die het project zal ontwikkelen om de businessarchitectuur en –functionaliteiten te realiseren. Beschrijf hier ook welke modules en componenten uit andere oplossing zullen gebruikt worden (e-Health, Vitalink, Belrai,…) (max. 2000 karakters)

6.1.5. Informatie over het type van gegevens dat zal opgeslagen en gedeeld worden. (max. 2.000 karakters) – Welk gegevens zullen worden gedeeld? – Zijn die gegevens gestructureerd opgebouwd? – Maakt dit deel uit van een groter geheel? Indien ja, beschrijf dit. – Worden deze gegevens reeds gedeeld, in andere projecten of door andere gebruikers? – Wie mag wat doen met deze gegevens? – Wat zijn de verdere evoluties van deze gegevens of ruimere context? – Zijn deze gegevens reeds opgeslagen in een gegevensbron met gezondheids- of welzijnsinformatie? Welke? – Is het dataformaat van de gegevens gestandaardiseerd? – Betreft dit een open standaard? – Is de interpretatie van deze standaard duidelijk en uniform? – Is dit een gedragen standaard, en wordt die ondersteund door de sector? – Wie mag gegevens aanmaken, wijzigen, schrijven of verwijderen? – Welke mogelijkheden heeft de zorggebruiker (patiënt/cliënt) om zijn gegevens te consulteren of wijzigen? – Hoeveel gegevens (data) zullen worden uitgewisseld in de verschillende fases van het project, en na productie? – Hoeveel gebruikers zullen na 2 jaar dit gegeven delen? Gebruik een percentage van de totale betreffende doelgroepen. Bepaal eventueel tussentijdse doelstellingen.


14

– …

6.1.6. Hoe voorziet u de desgevallende problematiek van datamigratie/conversie naar de nieuwe oplossing aan te pakken? (max. 1000 karakters)

6.1.7. Aanbevelingen en standaarden. Van welke, andere dan boven vermelde, toepasselijke-relevante formele en/of defacto standaarden maakt de oplossing van uw project gebruikt? (max. 1000 karakters) In dat verband: centraal in de informatisering staat het Elektronisch BewonersDossier (EBD). Aangenomen wordt dat de kwaliteit en het gebruik van het EBD een rechtstreekse invloed heeft op de kwaliteit van de verstrekte zorgen en huisvesting. Momenteel loopt er voor het eWZC-programma een traject voor het formuleren van aanbevelingen i.v.m. EBD, op het vlak van marktwerking, wetgeving, uniforme codering en uitwisselingsstructuur om zo de interoperabiliteit en multidisciplinaire samenwerking te garanderen doordat iedereen de data op ondubbelzinnige manier kan interpreteren en zo de gegevens van kwalitatief niveau zijn,… De conclusies dienen beschikbaar te zijn in het voorjaar van 2014 en zullen dienen te worden meegenomen in de voorziene informatiseringsprojecten. De projecten onderling maken afspraken zodat de verschillende producten complementair zijn op basis van een gemeenschappelijke thesaurus en de uitwisselbaarheid van de bouwstenen.

6.2.

Kwaliteit.

Omschrijf op welke manier het project tegemoet komt aan de criteria van kwaliteitsvolle zorg en hoe u deze zal bewaken binnen de evolutie van het project? (max. 750 karakters per criterium) Beschrijf binnen de opgegeven definities hoe in het project onderstaande criteria van kwaliteitsvolle zorg gerealiseerd/bewaakt worden. In de verwerkte resultaten van het project kan de evolutie tot het bekomen van deze criteria aangetoond worden door objectieve meetgegevens, aanpassingen aan project op basis van de reacties van de gebruiker, … De ICT architect van het consortium zal mee toekijken op de technische kwaliteiten van de oplossing. Gelieve aan te geven kwaliteitscategorieën als prioritair gezien worden en welke maatregelen genomen worden om de kwaliteit van de oplossing te waarborgen,. Bijvoorbeeld: een validatiedienst voor een uitwisselingsstandaard, een bepaald continuïteitsvoorziening, een methode om tot een uitwisselingsstandaard te komen, ….

Effectiviteit 6.2.1.

Hierbij wordt gekeken of een interventie, zoals een preventieve service, diagnostische test, of therapie, betere resultaten geeft dan alternatieven, inclusief het alternatief van niets doen.

Efficiëntie Vermijden van verspilling, met inbegrip van uitrusting, benodigdheden, ideeën en energie. Gebruiksvriendelijkheid is een kernvoorwaarde om efficiëntie te bekomen.

Zorgbehoevende gestuurd Respectvol inspelen op de individuele zorgbehoevende voorkeuren, behoeften en waarden, en ervoor te zorgen dat de zorgbehoevende betrokken wordt bij alle beslissingen.

Tijdigheid Het verminderen/vermijden van wachttijden en de soms schadelijke vertragingen voor zowel degenen die zorg ontvangen als degenen die zorg geven.

Toegankelijkheid Verlenen van zorg die niet varieert Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

15

in kwaliteit als gevolg van persoonlijke kenmerken zoals geslacht, etniciteit, geografische locatie en sociaaleconomische status. Inzicht in de zorgkwaliteit voor alle betrokkenen vereist gepaste toegang mogelijkheden tot de zorginformatie

Beschikbaarheid Een breder gebruik van ICT impliceert ook een sterkere afhankelijkheid en resulteert in grotere implicaties bij calamiteiten.

Samenwerking en uitwisselbaarheid Woonzorg is geen eiland. Een EBD staat in relatie met andere zorginformatie. Een goede uitwisselbaarheid van informatie en koppelbaarheid van de zorgsystemen zijn voorwaarden om ahv een eenduidige taal en op een eenduidige manier tot informatiedeling over te gaan en de multidisciplinaire samenwerking aan te gaan

Betrouwbaarheid en Onderhoudbaarheid Zorgsystemen moet beheersbaar blijven. De nadruk moet bij de zorg blijven Dit vereist dat het zorgsysteem foutbestendig, herstelbaar en volwassen is.

Veiligheid Zorgbehoevenden dienen te worden beschermd tegen schade veroorzaakt door het zorgsysteem. Vermindering van het risico en het waarborgen van de veiligheid vragen specifieke vereisten voor meer aandacht voor systemen die helpen bij het voorkomen en het inperken van fouten. Dit houdt ook de veiligheid van persoonsgegevens in en het beschermen van de privacy van de patiënten en de gebruikers.

6.3. Planning 6.3.1. Geef hier een overzicht van de planning van uw project, met de verschillende fasen, taken, mijlpalen en bijhorende eindproducten, inclusief de coördinatie met andere projecten en initiatieven en de effectieve inproductiestelling, uitrol (documentatie, opleiding,…) / ingebruikname, en nazorg van de oplossing. (max. 2.000 karakters).

6.3.2. Verdere uitrolperspectieven. (max. 2.000 karakters). De ambitie is om op een zinvolle manier de informatisering van de woonzorgcentra als primaire doelgroep en bij de uitbreiding de informatisering van de secundaire doelgroepen te verbeteren. Dat veronderstelt de uitrol van de ontwikkelingen over een zo groot mogelijk aantal doelgroepen. Dat kan door:  

De zorgmeerwaarde als resultaat voorop te stellen Een goede communicatie te organiseren (door de koepels)


16



De softwareleveranciers te motiveren om de (financieel ondersteunde) ontwikkelingen voor een brede markt toegankelijk te maken.

Wat dat laatste betreft bestaat de bezorgdheid dat er tussen pilootversie en uitrolversie nog een lastige weg is af te leggen. De vraag aan de kant van de voorzieningen en de betrokkenheid van de overheid kan de leverancier het nodige comfort bieden dat men tot een rendabele activiteit kan komen, maar deze afweging is best voor aanvang van het project te maken. – – – – – – – –

Hoe zal het project verder worden verbreed naar heel Vlaanderen? Hoe worden alle betrokken actoren bereikt? Hoe kan elke betrokken partij worden overtuigd om deze oplossing te gebruiken, de betreffende gegevens uit te wisselen? (What's In It For Me) Geef aan hoe de producenten van software van alle betrokken zorgen hulpverleners en zorggebruikers (patiënten/cliënten) zullen worden overtuigd om de noodzakelijke aanpassingen uit te voeren. Geef aan hoe u zal samenwerken met alle betrokken partijen om dat project te realiseren Toon aan dat bij alle betrokken partijen een draagvlak en noodzaak bestaat om dit type gegeven te delen. Hoe worden alle partijen betrokken bij het project en welke mogelijkheid tot inspraak is voorzien? Is dit project uitbreidbaar naar andere doelgroepen?


17

7. Samenvatting en Ondertekening 7.1.

Omschrijving van het volledige project

7.1.1. Geef een omschrijving van het volledige project met inbegrip van zorgnood, probleemstelling, doelgroep, plan van aanpak, de strategie voor commerciële uitrol of potentieel voor sociaal ondernemerschap, bondige beschrijving van de cruciale partners en hun individuele bijdrage. (max. 5.000 karakters) Hiertoe kunnen elementen uit eerdere rubrieken hergebruikt worden, aangevuld met het plan van aanpak, de uitrolstrategie en bijkomende relevante elementen om het project toe te lichten en te verdedigen. De verschillende vragen van de aanvraag richten zich steeds op een specifiek onderdeel van het project, wat een vertekend beeld kan opleveren. In deze laatste vraag kan de aanvrager daarom in zijn eigen woorden een duidelijke omschrijving geven van het project. Deze informatie zal niet worden gepubliceerd.


18

8.2.

Ondertekening

8.2.1. Vul de onderstaande verklaring in. Ik verklaar dat ik dit aanvraagformulier naar waarheid, correct en volledig heb ingevuld. Ik geef de toestemming aan de cel coördinatie van eWZC om elk nazicht, elk onderzoek of elke controle te doen die noodzakelijk is voor de behandeling van deze aanvraag. De indiener verbindt zich ertoe de voorwaarden na te leven van de beslissing van de Vlaamse Regering van 14 december 2012 tot goedkeuring van het voorstel om de oproep tot lancering van de projecten te realisatie van eWZC. Het aanspreekpunt, vermeld onder rubriek 0., verklaart dat zowel hij zelf als de andere bij het project betrokken organisaties, vermeld onder diezelfde rubriek: o voldoen aan de regelgeving van toepassing in het Vlaamse Gewest; o op de indieningsdatum van de steunaanvraag geen achterstallige schulden bij de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid hebben noch een procedure op basis van Europees of nationaal recht lopen hebben waarbij een toegekende steun wordt teruggevorderd; o met betrekking tot dezelfde in aanmerking komende kosten als deze vermeld onder de projectbegroting nog geen aanvraag voor steun hebben ingediend bij de Vlaamse overheid of het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. In dat geval is de steunaanvraag immers onontvankelijk tenzij de eerdere aanvraag is afgerond met een negatieve beslissing.

datum plaats

dag

maand

jaar

naam van de indiener functie handtekening Indien het aanspreekpunt of een of meerdere van de bij het project betrokken instanties een onderneming is, dient elk van hen bovendien de verklaring op eer binnen de bijlagen behorende bij deze oproep te ondertekenen. Ik verklaar op eer dat de onderneming in een periode van drie belastingjaren (het lopende en de 2 voorgaande) nog geen 200.000 euro de-minimissteun heeft ontvangen (met inbegrip van de huidige aanvraag), ongeacht de overheidsinstantie van wie de de-minimissteun werd verkregen, en ongeacht de investeringen/projecten waarvoor de de- minimissteun werd verkregen. Voor ondernemingen die actief zijn in het wegvervoer is de de-minimissteun beperkt tot 100.000 euro over een periode van 3 belastingjaren. Alle de-minimissteun uit de referentieperiode dient opgeteld te worden. De door de Vlaamse overheid toegekende steun in het kader van de ‘oproep projecten’ vormt immers de-minimissteun op basis van Verordening Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, (EU Publicatieblad van 24 december 2013, L 352/1). Indien de onderneming het plafond van de de-minimissteun overschrijdt, zal het volledige bedrag aan toegekende of uitbetaalde steun in het kader van de ‘oproep projecten’ komen te vervallen of worden teruggevorderd, alsook het gedeelte van deze steun dat dit plafond niet overschrijdt.

Aan wie bezorgt u de aanvraag? De ondertekende versie van het aanvraagformulier en haar bijlagen ‘projectbegroting’, ‘samenwerkingsovereenkomst’ en de ‘verklaring op eer’, alsook uw eventuele ander bij uw projectvoorstel gevoegde bijlagen, zijnde: Document

Datum

Naam bestand

Elektronische versie moet voor donderdag 15/05/2014 om 12 uur ontvangen zijn bij [email protected] en de papieren versie bij

Coördinatie eWZC Consortium van koepelverenigingen Ouderenzorg Guimardstraat 1 1040 Brussel


19


20

Bijlage1:Samenwerkingsovereenkomst

De ondergetekenden a) ............................. voor de zorgactor (NAAM PERSOON + NAAM EN ADRES ZORGACTOR(EN))

b) ............................. voor het bedrijfsleven (NAAM PERSOON + NAAM EN ADRES PARTNER(S) BEDRIJFSLEVEN)

komen overeen dat: - zij voor gezamenlijke rekening samenwerken bij het uitvoeren van het project (NAAM VAN HET PROJECT) dat beschreven staat in het aanvraagformulier voor de indiening van eWZC-projecten - oproep voorjaar 2014. - de overeenkomst in werking treedt op STARTDATUM VAN HET PROJECT (dd.-mm-jjjj) en loopt tot en met EINDDATUM VAN HET PROJECT (dd.-mm-jjjj). - zij één van de partners uit het samenwerkingsverband (NAAM EN ADRES ZORGACTOR OF PARTNER BEDRIJFSLEVEN) machtigen om als indiener op te treden voor het project (NAAM VAN HET PROJECT). - de partners uit het samenwerkingsverband (NAAM EN ADRES ZORGACTOR(EN) OF PARTNER(S) BEDRIJFSLEVEN) de volgende bijdrage of prestaties leveren aan het project (BEKNOPTE BESCHRIJVING PER PARTNER VAN HET SAMENWERKINGSVERBAND VAN DE CONCEPTUELE- INHOUDELIJKE BIJDRAGE). - het project begroot wordt op (TOTALE PROJECTKOSTEN IN EUR) en de partijen zich engageren tot een financiële bijdrage van minstens 20% in het project. - de partijen hun te betalen financiële bijdrage van minstens 20 % onderling bepalen, nl.: (NAAM + INBRENG IN EUR PER PARTNER VAN HET SAMENWERKINGSVERBAND). - zij ervan uitgaan dat zij intensief zullen samenwerken in een open, duidelijke communicatiestructuur en het project jegens elkaar te goeder trouw zullen uitvoeren. - zij verklaren dat het samenwerkingsverband een boekhouding voert die toelaat de projectkosten eenduidig te identificeren en dat het samenwerkingsverband een jaarlijks activiteitenverslag publiceert. Aldus overeengekomen en in (AANTAL) exemplaren door alle betrokken partijen ondertekend te (LOCATIE) op (DATUM). a) voor de zorgactor(en)

b) voor het bedrijfsleven

HANDTEKENINGEN + NAMEN + FUNCTIES


21


22

Bijlage2: verklaring op eer

Het door de Vlaamse overheid voorziene steunbedrag vormt ‘de minimis’ steun, toegekend op basis van Verordening Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, (EU Publicatieblad van 24 december 2013, L 352/1). Deze verordening vereist dat de begunstigde in een periode van drie belastingsjaren (het lopende en de 2 voorgaande) nog geen 200.000 euro ‘de minimis’ steun heeft ontvangen, ongeacht de overheidsinstantie van wie ‘de minimis’ steun werd verkregen, en ongeacht de investeringen/projecten waarvoor ‘de minimis’ steun werd verkregen. Alle ‘de minimis’ steun uit de referentieperiode dient dus opgeteld te worden. Indien de onderneming dit plafond overschrijdt, moet het volledige bedrag ‘de minimis’ steun worden teruggevorderd, ook het gedeelte van de steun dat het plafond niet overschrijdt. Door te bevestigen, verklaart de begunstigde op eer dat zij aan alle voorwaarden van deze verordening voldoet.

Organisatie

Datum

Aanvraagformulier voor de oproep projecten – voorjaar 2014

23

ewzc-programma OPROEP TOT PROJECTEN VOOR HET INFORMATISERINGSTRAJECT VAN DE VLAAMSE WOONZORGCENTRA (WZC)

Recommend Documents