Openbare oproep voor exploitatie van het museumcafé van het MIAT
CONCESSIEVERLENENDE INSTANTIE : AGB Erfgoed - MIAT, Botermarkt 1, 9000 GENT UITERSTE INDIENINGSDATUM VAN OFFERTES : 7 maart 2016 PLAATS VAN INDIENING : AGB Erfgoed – MIAT, Minnemeers 10, 9000 Gent LOOPTIJD VAN DE CONCESSIE : 3 jaar en twee keer verlengbaar met telkens 3 jaar
1
INHOUDSOPGAVE INLEIDING DEEL 1: DEFINITIES DEEL 2: ALGEMENE BEPALINGEN BETREFFENDE VOORWAARDEN EN MODALITEITEN M.B.T. DE AANWIJZING VAN DE CONCESSIEHOUDER 2.1. Context 2.2. Cijfers MIAT 2.3. Omschrijving van de opdracht 2.4. Procedure en procedureverloop 2.5. Prijsvaststelling 2.6. Opmaak aanbieding DEEL 3: RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE CONCESSIEHOUDER EN DE CONCESSIEVERLENER MODELEXPLOITATIEOVEREENKOMST
2
INLEIDING
DEEL 1 : DEFINITIES ‘concessiehouder’ of ‘kandidaat-exploitant’: de contractant aan wie het AGB Erfgoed – MIAT de exploitatie van het MIAT museumcafé in opdracht geeft. ‘concessieverlenende instantie’ of ‘concessieverlener’: AGB Erfgoed – MIAT, Botermarkt 1, 9000 Gent, die de exploitatie van het MIAT museumcafé in concessie geeft. ‘het goed’: de ruimtes, i.e. MIAT museumcafé, die AGB Erfgoed- MIAT voor de exploitatie ter beschikking stelt van de concessiehouder, met inbegrip van additionele ruimtes: keuken, toiletten, opbergruimte en terras. (zie plan in bijlage)
3
DEEL 2 : ALGEMENE BEPALINGEN BETREFFENDE VOORWAARDEN EN MODALITEITEN M.B.T. DE AANWIJZING VAN DE CONCESSIEHOUDER 2.1 CONTEXT Het MIAT is een museum in Gent, gelegen in een prachtig industrieel pand. Je beleeft er industrieel erfgoed via expo’s, workshops, filmzondagen, matinees en soirees. De thema’s industrie, arbeid en textiel zijn er naadloos met elkaar verweven. Het museum legt zich extra toe op de volgende doelgroepen: gezinnen, scholen en verenigingen. Jaarlijks organiseert het MIAT minstens één grote tentoonstelling die aansluit bij de hoofdthema’s van het museum en bij de huidige actualiteit. Daarbij ontwikkelt het museum steeds een uitgebreid publieksaanbod. Dit omvat museumspelen, museumateliers, verjaardagsfeestjes, rondleidingen en interactieve museumtoeren met een gids. Het MIAT beschikt over een retrofilmzaaltje. Klein, maar charmant. Het is een unieke reconstructie uit de interbellumperiode, waar regelmatig filmvertoningen plaatsvinden. Dat kan een 35 mm-projectie zijn, maar ook een recente film op dvd. Het MIAT neemt deel aan evenementen, zoals Museumnacht, Erfgoeddag, Fair Fashion Fest en het eigen drukevenement DrukOpStraat. In juli kunnen de Gentse Feesten niet ontbreken! Het MIAT ligt op een boogscheut van de Gentse Feestenzone. In die periode is het museum een echte trekpleisters. Alleen al op het Middeleeuws Ontbijt ontvangt het museum jaarlijks meer dan 4000 bezoekers. In 2013 won het MIAT de prestigieuze Vlaamse Museumprijs. De vakjury loofde het MIAT om haar diverse publieksaanbod. Het MIAT tracht haar publiek op een originele en creatieve manier in contact te brengen met de museumcollectie. Denk bijvoorbeeld aan het crowdfundingproject, waarbij het museum samen met de bezoekers middelen zocht om een reuzegroot schilderij te restaureren. Bezoekers adopteerden één of meerdere stukjes van het schilderij. In ruil fotografeerde Michiel Hendryckx de schenker met vrienden of familie in het MIAT. Recent nam het MIAT deel aan het project De Beeldcapsule, dat het digitale erfgoed van Vlaanderen wil bewaren en toegankelijk maken. Het ingezonden reclamefilmpje Spéciale Palm (1950) uit de museumcollectie is hierbij verkozen tot publiekslieveling. Het MIAT profileert zich als een kindvriendelijk museum met extra aandacht voor gezinnen met kinderen. Dit uit zich in diverse museumspelen, vakantieateliers, museumkampen en verjaardagsfeestjes. Ook neemt het museum deel aan evenementen, zoals Krokuskriebels (Gezinsbond), Kunstendag voor Kinderen en Vlieg. Het MIAT heeft zowel oog voor kleuters als voor kinderen van 6 tot 12 jaar. Het MIAT gaat graag in zee met diverse partners, zoals verenigingen, wijken, bedrijven... Het MIAT houdt van feestelijke openingen, evenementen in samenwerking met een partner, bedrijfsnocturnes of bedrijfspresentaties. Kortom, het museum staat open voor alle vragen. De vrienden van het MIAT, vzw VIAT, organiseren geregeld activiteiten voor hun leden in het museum. Het MIAT wil haar bezoekers een hartelijke, genereuze en stimulerende omgeving bieden. Het museumcafé moet daar het verlengde van zijn. Het moet een plek zijn, waar de thema’s van het MIAT verder leven en die bijdraagt aan de uitstraling van het museum. Het is de bedoeling dat het café ervoor zorgt dat de museumervaring intenser en nog aangenamer wordt. Centraal in de samenwerking tussen museum en museumcafé staat het versterken van elkaars werking. De kandidaat-exploitant dient feeling te hebben met de doelstellingen van het museum. Het café kan bijvoorbeeld via de menukaart inspelen op wat er in het museum te zien is. En het museum kan op zijn beurt verwijzingen maken naar het café. De samenwerking moet beide partijen een voordeel opleveren in publiekswerking, communicatie en marketing. Het MIAT communiceert via haar website, via folders en stuurt doelgericht digitale nieuwsbrieven uit. Twee maal per jaar geeft het MIAT een MIAT KRANT uit. Deze krant biedt op een laagdrempelige manier een blik achter de schermen van het museum. Daarnaast is het museum ook dagelijks actief op allerlei sociale mediaplatformen, zoals Facebook, Twitter, Flickr en Vimeo. Ook voor evenementen in het museumcafé kunnen deze kanalen gebruikt worden.
4
Verder kunnen ook de museumshop en het museumcafé elkaars werking versterken. De lijn ‘Made in MIAT’ staat voor een gamma aan huisgemaakte MIAT-producten. Alles is in het museum geproduceerd, met behulp van de historische machines, in een beperkte oplage (zie https://nl.pinterest.com/miatgent/). De toegang tot het café kan via de hoofdingang van het museum. Het café is ook toegankelijk via een eigen inkom. De sanitaire voorzieningen bevinden zich op het gelijkvloers. Die deelt het museumcafé met het museum. Het MIAT museumcafé dient een laagdrempelige ontmoetingsplek zijn. De wifi-aansluiting maakt van het café een inspirerende werkplek. Een café-concept met een echte ziel kan dit nog versterken. Het MIAT museumcafé richt zich tot een breed publiek: individuele museumbezoekers (Gentenaars en nietGentenaars) en bezoekers van MIAT FACTory, het kenniscentrum van het MIAT. Dat kunnen toeristen, groepen, scholen en ook niet-museumbezoekers zijn, zoals passanten, zakenlui, telewerkers en studenten… In de omgeving van het MIAT zijn geen broodjeszaken aanwezig, waardoor werknemers van de omliggende werkplekken (VDAB, Kompas en diverse creatieve bureaus) in het MIAT lunchen. In de zomer trekt de grote en zonnige MIAT-tuin nog meer mensen aan, ook zonder een museumbezoek. Het MIAT wil deze verschillende groepen op een harmonieuze, gastvrije manier ontvangen. Schoolgroepen reserveren steeds vooraf. Wanneer zij ook picknicken in het MIAT, voorzien we voor hen een aparte ruimte buiten het museumcafé. Momenteel nemen scholen voor hun leerlingen een drankje uit de drankautomaat. De concessiehouder voorziet in de toekomst in de dranken voor de schoolgroepen aan een verminderd tarief. Het huidige aanbod van het MIAT museumcafé is kwalitatief en democratisch. Het omvat vandaag klassieke dranken, aangevuld met diverse bieren. Dagelijks biedt het museum broodjes, verse soep en salades aan. Het staat de kandidaat-exploitant vrij om de dranken- en menukaart naar het eigen concept aan te passen. De geplande uitbreiding van het Baudelopark, de bouw van appartementen in de directe omgeving ; en de ontwikkeling van nieuwe woonwijken Dok Noord en Oude dokken bieden tal van mogelijkheden voor het aantrekken van nieuwe klanten voor het café.
5
2.2. CIJFERS MIAT Bezoekersaantal tussen 2011 – 2015: 202.774 De verjaardagsfeestjes hebben enkel plaats op woensdag, omdat er in het weekend geen gekwalificeerd personeel aanwezig is. Daar zit zeker nog potentieel. De verjaardagsfeestjes als dusdanig gaan nog maar door sinds 2012. 2012: 36 feestjes voor kinderen in de leeftijdsgroep 6-12 jaar 5 kleuterverjaardagsfeestjes 2013: 32 verj. 6-12 j. 16 kleuterfeestjes 2014: 22 verj. 6-12 j. 16 kleuterfeestjes 2015: 35 verj. 6-12 j. 11 kleuterfeestjes Aantal workshops kinderen + volwassenen 2011: 22 2012: 17 2013: 21 2014: 10 Matinees (laatste zondag van de maand): 10 keer per jaar Soirees: 4 keer per jaar Gentse Feesten (de cijfers zijn elk jaar ongeveer gelijklopend) Middeleeuws ontbijt: meer dan 4000 Bezoekers aan het MIAT tijdens de Gentse Feesten: +/- 8000 Evenementen 2012 Van Katoen: 3600 Erfgoeddag: 237 Museumnacht: 1956 2013 Erfgoeddag: 216 Reuzenhuis: 3525 Drukopstraat: 1168 Museumnacht: 969 2014 Erfgoeddag: 393 Drukopstraat: 1469 Museumnacht: 1263 2015 Fair Fashion Fest: 2800 Erfgoeddag: 400 Open Monumentendag: 368 Drukopstraat: 842 Museumnacht: 1094
6
Individueel bezoek - groepsbezoek
Bezoekers per leeftijdscategorie
Herkomst van de bezoekers Vlaanderen
Gent
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Buitenland
2011
89,3
59,6
1,9
9,8
2012
85,5
51,2
2
8,6
2013
83
58
2,1
14,5
2014
79,1
41
2
18,4
7
2.3. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
2.3.1. ALGEMEEN AGB erfgoed - MIAT wenst de exploitatie van het MIAT museumcafé in concessie te geven voor een periode van 3 jaar en twee maal verlengbaar met een periode van telkens 3 jaar mits een positieve evaluatie van de concessieverlener. De exploitatie omvat in hoofdzaak de exploitatie van het museumcafé minimum tijdens de openingsuren van het museum. De concessieverlener stelt hiervoor het MIAT museumcafé en het terras, inclusief meubilair (zie artikel 3 van de modelovereenkomst), ter beschikking van de concessiehouder. Het MIAT museumcafé wil een breed publiek aanspreken, zowel individuele museumbezoekers als groepen en scholen. Ook niet-museumbezoekers behoren tot het cliënteel : passanten, personeel, studenten, toeristen. Onze ervaring wijst uit dat de ligging van het museum en het café het toelaat om een eigen trouw publiek uit de nabije omgeving aan te trekken. Dit publiek is niet altijd een museumbezoeker. Denk aan werknemers van de omliggende werkplekken. Deze verschillende groepen willen we op een harmonieuze, gastvrije manier ontvangen. Het MIAT museumcafé dient een gezellige en laagdrempelige ontmoetingsplek worden, uniek in haar eenvoud en aanbod. Het aanbod is kwalitatief, eigenzinnig en toch democratisch. Zo sluit het café aan bij de stijl van het museum (zie verder gunningscriteria). Naast de exploitatie van het MIAT museumcafé staat de exploitant ook in voor de koffiebuffetten voor groepen die de zalen huren voor vergaderingen, seminaries of workshops. De exploitant zorgt ook voor de drankjes van de schoolgroepen aan verminderd tarief. De kandidaat-exploitant kan door in te spelen op de vele events die het MIAT organiseert het publieksbereik van het café verbeteren en de publiekservaring bij deze events verder optimaliseren. De concessiehouder kan evenementen door derden, zoals nocturnes verzorgen, maar dat is niet noodzakelijk zo. Externe event-organisatoren die ruimtes in het museum willen huren, zijn vrij van cateraar na de openingsuren van het museum. Dit betekent ook dat ’s avonds externe cateraars gebruik kunnen maken van de ruimtes die overdag in gebruik zijn door de concessiehouder. De concessiehouder krijgt voor het gebruik van de ruimtes wel een vergoeding van 425 euro (incl. BTW) van de event-organisator of de externe cateraar. Alle avondactiviteiten worden tijdig gecommuniceerd naar de concessiehouder. Het museum is open van 10u tot 18u met vaste sluitingsdag op maandag en sluitingsdagen op 24 december, 25 december, 31 december, 1 januari. Het café volgt de openingsuren van het museum. Het museum en het museumcafé zijn wel open op de eerste maandag van de Gentse Feesten en tijdens de eindejaarsweek. In de loop der jaren kan dit wijzigen. Voor een meer gedetailleerde omschrijving van de opdracht, wordt verwezen naar het vervolg van Deel 2 en Deel 3. Rechten en verplichtingen van de concessiehouder en de concessieverlener – modelexploitatieovereenkomst.
2.3.2. CONCESSIEVERLENENDE INSTANTIE AGB Erfgoed - MIAT, Botermarkt 1, 9000 Gent. Tel. 09 269 42 00
8
2.4 PROCEDURE EN PROCEDUREVERLOOP De concessieverlener zal de concessie voor de exploitatie van het MIAT museumcafé toewijzen ingevolge een onderhandelingsprocedure met bekendmaking en naar aanleiding van schriftelijke aanbiedingen/offertes. De uiterste indieningsdatum van de offertes is 7 maart 2016 De exploitatie van het MIAT museumcafé volgens de voorwaarden van onderhavig bestek is niet onderworpen aan de overheidsopdrachtenwetgeving (op 1 juli 2013 inwerkingtreding van de nieuwe Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de uitvoeringsbesluiten). De procedure verloopt in één fase, d.w.z. dat alle geïnteresseerden een aanbieding kunnen indienen en dat de selectie van de kandidaat-concessiehouder en de toetsing van de aanbiedingen aan de gunningscriteria in één beweging gebeurt. De concessieverlener behoudt zich het recht om één of meerdere kandidaat-concessiehouders uit te nodigen om hun aanbieding toe te lichten ten overstaan van een jury. In voorkomend geval zullen zij daarvoor ten gepaste tijde worden uitgenodigd. Voor de presentatie is 30 minuten voorzien met naderhand ook 30 minuten de gelegenheid voor vraag en antwoord. De jury is voorzien in de week van 7 maart. De concessieverlener behoudt zich het recht om met één of meerdere van de kandidaat-concessiehouders te onderhandelen. De resultaten van de onderhandelingen zullen samen met de bepalingen van ingesloten ontwerp van concessieovereenkomst schriftelijk worden vastgelegd in een gecoördineerde concessieovereenkomst. De concessieverlener neemt een definitieve beslissing op 24 maart 2016. De exploitant kan starten vanaf 1 april 2016. In onderling overleg kan deze startdatum verlaat worden. 2.4.1. VERPLICHT PLAATSBEZOEK De concessieverlener voorziet een verplicht plaatsbezoek voorafgaand aan het indienen van de aanbieding zodat de kandidaat-concessiehouder de situatie op de locatie ( bvb. aanwez i g m ater i aal en m eubi l ai r ) zelf correct kan inschatten. Er kan hierbij ook tijd gemaakt worden voor een algemene voorstelling van het MIAT (met bezoek aan het museum, bibliotheek etc.) Na afloop van het plaatsbezoek krijgt de kandidaat-exploitant een bewijs van het plaatsbezoek dat als verplichte bijlage wordt gevoegd bij de aanbieding. Aanvragen voor een afspraak kunnen per mail gericht worden aan Ann Van Nieuwenhuyse,
[email protected] De plaatsbezoeken kunnen plaatsvinden vanaf 3 februari 2016 tot en met 7 maart 2016.
2.4.2. SELECTIE VAN DE KANDIDAAT-EXPLOITANTEN De kandidaat-concessiehouder moet voldoen aan onderstaande voorwaarden inzake toegangsrecht en selectie, zo niet komt hij niet in aanmerking voor de concessie. Het staat de kandidaat-concessiehouder vrij om zich te associëren in een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid in de vorm van een tijdelijke handelsvennootschap en/of om bepaalde aspecten van de opdracht in onderaanneming te geven zoals bijvoorbeeld de inrichting of de operationele exploitatie van het MIAT museumcafé. Onderaan punt 2.5 staat beschreven hoe de inschrijver, in dergelijke combinatie of in samenwerking met onderaannemers kan aantonen dat hij beantwoordt aan de hierna opgesomde selectievereisten.
9
2.4.3. TOEGANGSRECHT Door loutere deelname aan de procedure verklaart de kandidaat-concessiehouder zich niet te bevinden in één of meerdere van onderstaande uitsluitingstoestanden: Verplichte uitsluitingstoestanden: -
Veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor:
deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002; witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Wanneer de concessieverlener kennis heeft dat de kandidaat-concessiehouder zich in één van bovenstaande gevallen bevindt, sluit hij de kandidaat-concessiehouder uit van de toegang tot de gunningsprocedure, in welk stadium van de procedure ook. Facultatieve uitsluitingstoestanden:
10
-
in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijke reorganisatie hebben ondergaan, of in een vergelijkbare toestand verkeren als gevolg een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
-
aangifte hebben gedaan van zijn faillissement of voor de inschrijver is een procedure van vereffening aanhangig is, een gerechtelijke reorganisatie ondergaan of in een gelijkaardige procedure bestaande in ander nationale reglementeringen;
-
bij een in kracht van gewijsde gegaan vonnis veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast;
-
bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan;
-
niet voldaan hebben aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid;
-
niet in orde zijn met betaling van de belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of van het land waar de inschrijver gevestigd is;
-
zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar in het kader van de kwalitatieve selectie, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
Bovendien voegt de kandidaat-concessiehouder als bewijs bij zijn offerte: -
RSZ - attest of buitenlands equivalent;
-
een attest waaruit blijkt dat voldaan is aan de beroepsmatige fiscale verplichtingen (personen- of vennootschapsbelasting en btw-verplichtingen) overeenkomstig de wettelijke bepalingen (van het land van vestiging). Het attest betreft de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste indieningsdatum van de offertes.
De concessieverlener kan in eender welk stadium van de procedure en met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de situatie van om het even welke kandidaat of inschrijver.
2.4.4. KWALITATIEVE SELECTIE Financiële en economische draagkracht De concessieverlener beoordeelt de draagkracht van de kandidaat concessiehouder: - ofwel aan de hand van de jaarrekeningen betreffende de laatste drie afgesloten boekjaren. Per boekjaar worden minstens volgende gegevens ingediend: balans, resultatenrekening, overzicht van de kasstromen, toelichting bij de jaarrekening, jaarverslag en goedkeurende verklaring van commissaris revisor of daaraan gelijkgestelde accountant. - ofwel aan de hand van andere documenten die de financiële draagkracht van de concessiehouder kan bewijzen (bvb: verklaring van de bank) Technische bekwaamheid concessiehouder De concessiehouder draagt de verantwoordelijkheid voor het kwalitatief invullen en uitbaten van het MIAT museumcafé volgens de vooropgestelde kwaliteitsnormen en voor de volledige termijn. Om de concessieverlener in staat te stellen de technische bekwaamheid te beoordelen, voegt de kandidaat-exploitatie volgende gegevens/documenten bij zijn offerte:
-
studie-en beroepskwalificaties in hoofde van de daadwerkelijke exploitant van het MIAT museumcafé. De inschrijver dient van de personen die de operationele verantwoordelijkheid dragen voor de exploitatie van het MIAT museumcafé gedetailleerde cv’s in met een opgave van opleidingen, kwalificaties en relevante beroepservaring vergezeld van de nodige diploma’s, getuigschriften of bewijzen van beroepservaring.
-
aantoonbare kennis via opleiding en/ of ervaring met proces- of bedrijfsgebonden plannen van HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points) en staaft dit met de nodige documenten
Combinaties van inschrijvers zonder rechtspersoonlijkheid Geen enkele partner van een (op te richten) combinatie zonder rechtspersoonlijkheid mag zich in één van de uitsluitingstoestanden in de zin van artikel 61 KB Plaatsing bevinden. Elke partner van de combinatie dient bijgevolg de vereiste stukken in te dienen. Het volstaat dat de partners van dergelijke combinatie samen aan de vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische of beroepsbekwaamheid voldoen.
11
Beroep op de draagkracht van andere entiteiten De kandidaat-concessiehouder kan zich, om aan te tonen dat hij aan voormelde eisen inzake financiële en economische draagkracht en technische of beroepsbekwaamheid beantwoordt, ook beroepen op andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten (onderaannemers, verbonden ondernemingen, …). In dat geval voegt de inschrijver bij zijn offerte bovendien een schriftelijke verklaring van deze entiteiten, waarin zij zich ertoe verbinden om de kandidaat-exploitant voor de uitvoering van de opdracht de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen. Let wel, § 2.5.1 (toegangsrecht) betreffende de uitsluitingstoestanden is ook van toepassing op deze entiteiten. In voorkomend geval dienen ook de nodige bewijzen betreffende het toegangsrecht (RSZ- en fiscale verplichtingen) bij het dossier te worden gevoegd. Consequenties voor de uitvoering van de opdracht De aandacht van de kandidaten-concessiehouders wordt gevestigd op het feit dat het voorstel betreffende de in te zetten personeelsleden en onderaannemers bindend wordt bij het sluiten van de opdracht (= betekening van de goedkeuring van de gunningsbeslissing van het AGB erfgoed).De concessiehouder verbindt zich ertoe alle onderdelen van de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte genoemde personeelsleden en onderaannemers. De concessiehouder kan deze in uitvoering slechts vervangen door derden indien hij aantoont dat deze derden over dezelfde capaciteiten beschikken als de in de offerte voorgestelde personen en onderaannemers en voor zover de concessieverlener schriftelijk en voorafgaandelijk met de vervanging heeft ingestemd.
2.4.5 GUNNINGSCRITERIA De opdracht wordt toegewezen op basis van onderstaande 3 gunningscriteria (100 punten). De gunningscriteria vormen een coherent geheel waarbij de kandidaat-concessiehouder elk van de criteria concreet dient uit te werken. De 3 gunningscriteria zijn nog verder onderverdeeld in subgunningscriteria; bij elk (sub-)criterium is de weging of het relatieve gewicht in de totale beoordeling vermeld. 1) Kwaliteit van het concept en de uitstraling (45 punten) Samengevat wordt de kwaliteit van het concept en de uitstraling van het café beoordeeld op grond van onderstaande 3 sub-criteria: 1A. Kwaliteit van de sfeerzetting, de inrichting en bijhorende investeringen, aansluitend op het imago en inhoudelijk concept van MIAT (20 punten) Om de concessieverlener in staat te stellen dit te beoordelen, maakt de kandidaat-concessiehouder een nota op waarin hij beschrijft hoe hij het MIAT museumcafé concipieert om aan de verschillende behoeften te voldoen: onthaalruimte, picknick ruimte voor scholen, verjaardagsfeestjes, café rekening houdende met de vraag om het concept te laten aansluiten op het imago, de doelstellingen en het inhoudelijk concept van MIAT. De kandidaat-exploitant kan ook enkele voorstellen doen van hoe er in het museum inhoudelijke linken gelegd kunnen worden naar het café. De nota belicht verder de keuze van de inrichting, meubilair, bediening/personeel, licht, muziek, sfeer, communicatiemiddelen en huisstijl. Een ruimtelijke schets geeft de indeling en de inkleding weer van de inkomhal, café en de keuken. De kandidaat-exploitant geeft een overzicht van de geplande investeringen (met concrete ramingen). Wat de inrichting betreft, worden ook relevante referenties en/of moodboard opgegeven om het voorstel concreet te maken en te illustreren. De concessieverlener zal de mate beoordelen waarin de vertrekgedachte wordt vertaald in het concept, de inrichting, de sfeerzetting en de mate waarin het concept het imago, de doelstellingen en het inhoudelijk concept van MIAT versterkt.
12
1B. De kwaliteit en efficiëntie van de manier waarop de kandidaat-exploitant het café in de markt zal zetten en (nieuw) publiek zal aantrekken (15 punten) MIAT streeft naar maximale kwaliteit voor een divers publiek, wil ervaren worden als een open huis: transparant en genereus, profileert zich als een plek voor experiment en vernieuwing. MIAT wil appelleren aan een breed publiek met eenvoud, kwaliteit en uniciteit. Het MIAT wil ook de voeling behouden en krijgen met de buurt en omliggende buurten en de opportuniteiten die daarmee samengaan. Uitbreiding van het Baudelopark, bouw van appartementen in de directe buurt en ontwikkeling van nieuwe woonwijken Dok Noord en Oude dokken bieden tal van mogelijkheden. De kandidaat-exploitant concretiseert deze kernbegrippen in sfeerzetting en positionering. De kandidaat-exploitant geeft ook duidelijk aan hoe men het museumcafé in de markt zal zetten. Hoe zal er reclame gemaakt worden? Welke verschillende kanalen worden er gebruikt om promotie te voeren? Welke visie heeft de kandidaat-exploitant op marketing? Hoe zal de kandidaat-exploitant de communicatie en promotie aanpassen in functie van het aantrekken van verschillende doelpublieken. Welke evenementen worden er georganiseerd? Hoe zal de kandidaat-exploitant er met andere woorden voor zorgen dat er (nieuw) publiek voor het café wordt aangetrokken. De exploitant geeft bovendien hoe hij de openingsuren ziet (bvb. uitbreiding van de vaste openingsuren en -dagen in functie van het aantrekken van nieuw publiek voor het café) 1C. Duurzame en sociaal bewuste exploitatie van het café (10 punten) Daarnaast zet de kandidaat-concessiehouder concreet uiteen hoe hij een duurzame, sociaal bewuste, exploitatie van MIAT museumcafé zal bewerkstelligen. Via het stimuleren van diversiteit op de werkvloer (vb: diversiteitsplan met aandacht voor gender, leeftijd, afkomst, non-discriminatie clausule). Via, bijvoorbeeld, voortdurende opleiding voor en competentieontwikkeling van medewerkers. Via, bijvoorbeeld, stages op de werkplek, supported employment, enclavewerking, samenwerking met bedrijven uit de sociale economie. Daarbij geeft de kandidaat-exploitant ook aan met welke eventuele onderaannemers men zal samenwerken en wel team en welk team men voorstelt 2) Kwaliteit van het aanbod (45 punten) Om de concessieverlener in staat te stellen dit te beoordelen, werken de kandidaat-concessiehouders (in voorkomend geval in samenwerking met de onderaannemer-exploitant) een concreet voorstel uit voor een duidelijk aanbod van maaltijden en drank: van wisselende dagschotels en suggestie(s), over een eenvoudige à la carte; dit alles voor verbruik ter plaatse en eventueel take-away. (naar keuze). Daarbij geeft de kandidaat ook aan met welke eventuele onderaannemers en met welk team hij voornemens is samen te werken. De kandidaat-exploitant geeft ook met concrete voorbeelden aan hoe hij een duurzaam, ecologisch bewust, aanbod wil bewerkstelligen. Via, bijvoorbeeld, het werken met fairtrade gecertificeerde, seizoensgebonden, biologische en lokale producten. Via het beperken en het selecteren van afval. Via het investeren in energiezuinig werkmateriaal en het aankopen bij duurzame leveranciers. Voor de door MIAT, de Vrienden van MIAT of sponsors georganiseerde evenementen in het café of inkomhal, dient er voor catering een duidelijk plan van aanpak voorgesteld te worden. Het aanbod wordt beoordeeld op grond van onderstaande 2 sub-criteria: 2A. Kwaliteit, variatie/breedte, originaliteit en aantrekkelijkheid van het aanbod (25 punten) 2B. Duurzame en ecologisch bewuste aspecten van het aanbod (20 punten)
13
3) Financieel criterium (10 punten) Korting voor het MIAT-personeel, vrijwilligers en schoolgroepen (10 punten) De kandidaat-concessiehouder wordt gevraagd een algemene korting voor te stellen aan MIAT voor medewerkers en vrijwilligers en hun verbruik in MIAT museumcafé. Ook de korting die kan gegeven worden voor schoolgroepen moet worden voorgesteld. De kandidaat-concessiehouder stelt een korting voor en drukt deze uit in een percentage.
2.5. PRIJSVASTSTELLING De concessievergoeding wordt bepaald op een vast maandelijks bedrag van 1.000 euro inclusief BTW, te storten op rekeningnummer van het AGB erfgoed – MIAT BE73 0910 1974 2660. In geval van niet betaling te rekenen vanaf de 9e dag na vervaldag wordt de wettelijke interest aangerekend op het verschuldigde bedrag, tot op de dag der vereffening. In de vergoeding zijn de schoonmaak van de vloeren, de WIFI verbinding van het café en de nutsvoorzieningen begrepen. De concessievergoeding wordt jaarlijks op de verjaardag van de inwerkingtreding van deze concessieovereenkomst overeenkomst aangepast aan de evolutie van de gezondheidsindex (basis 2013) volgens volgende formule: basishuurprijs x nieuw indexcijfer aanvangsindexcijfer waarbij: basishuurprijs = de hier bedongen exploitatievergoeding nieuw indexcijfer = indexcijfer van de maand voorafgaand aan de verjaardag van de inwerkingtreding aanvangsindexcijfer = het indexcijfer van de maand voorafgaand aan de maand waarin de overeenkomst in werking is getreden. De concessiehouder int de inkomsten van het verbruik van de door hem aangeboden consumpties. Alle kosten eigen aan de exploitatie van het MIAT museumcafé zijn integraal inbegrepen ten laste van de concessiehouder. Worden in elk geval beschouwd als een last van de concessiehouder: ₋ alle heffingen welke de opdracht belasten; ₋ de administratie, secretariaat en alle andere personeel; ₋ de verplaatsing, het vervoer en de verzekering; ₋ de documentatie die met de diensten verband houdt; ₋ in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk; ₋ alle kosten van noodzakelijke keuringen; ₋ alle nodige overlegmomenten met de concessieverlener in de voorbereidings- dan wel exploitatiefase;
14
2.6. OPMAAK VAN DE AANBIEDING 2.6.1. INHOUDSOPGAVE De aanbieding wordt doorlopend genummerd en voorzien van een overzichtelijke inhoudsopgave. 2.6.2. IDENTIFICATIE De aanbieding bevat volgende identificatiegegevens van de kandidaat-concessiehouder: • maatschappelijke zetel onderneming • Telefoonnummer en emailadres onderneming • Correspondentieadres ten behoeve van deze procedure • Rechtsvorm onderneming • Ondernemingsnummer • Gegevens over de persoon / personen die de onderneming rechtsgeldig kan / kunnen vertegenwoordigen: volledige naam, functie binnen onderneming, postadres, telefoonnummer en emailadres. Indien de kandidaat-concessiehouder een derde partij (onderaannemer) voor de effectieve uitbating aanstelt, dienen bovenstaande gegevens van elke partij zonder rechtspersoonlijkheid te worden vermeld. De kandidaat-concessiehouder treedt op als rechtsgeldig vertegenwoordiger jegens de concessieverlener. De concessieverlener zal uitsluitend aan de desbetreffende partner de kennisgevingen in het kader van de gunningsprocedure verrichten.
2.6.3.ONDERTEKENING De aanbieding wordt door de kandidaat-concessiehouder of zijn gemachtigde ondertekend. Alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de aanbieding als in bijlagen die de essentiële voorwaarden van de exploitatie zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, worden eveneens door de kandidaat-concessiehouder of zijn gemachtigde ondertekend. Door indiening van zijn aanbieding aanvaardt de kandidaat-concessiehouder al de clausules van de opdrachtdocumenten en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op één of andere bijlage van zijn offerte voorkomen.
2.6.4. STAVINGSSTUKKEN (BIJ DE AANBIEDING TE VOEGEN) De kandidaat-concessiehouder voegt onderstaande stukken bij de aanbieding, en wel in onderstaande volgorde: -
met betrekking tot het toegangsrecht: een RSZ - attest of buitenlandse equivalent en bewijs van betaling van beroepsmatige belastingen (zie 2.4.3);
-
met betrekking tot de kwalitatieve selectie (zie 2.4.4): financiële en economische draagkracht: de jaarrekeningen betreffende laatste drie afgesloten boekjaren); alle documenten m.b.t. de minimumvereisten ‘technische bekwaamheid’;
-
alle documenten en gegevens betreffende de beoordeling van de offerte op basis van de gunningscriteria (zie 2.4.5);
-
documenten waaruit blijkt dat de persoon / personen die de aanbieding heeft / hebben ondertekend, de bevoegdheid heeft / hebben de kandidaat-concessiehouder rechtsgeldig te verbinden
- attest van verplicht plaatsbezoek 2.6.5. INDIENEN AANBIEDING
15
De kandidaat-concessiehouder dient de volledige aanbieding in tweevoud met alle stavingstukken tegen u i t e r l i j k 7 maart 2016, 18 uur onder gesloten omslag met vermelding van “concessie MIAT museumcafé.” af te geven aan de balie van het museum t.a.v. Ann Van Nieuwenhuyse. De aanbieding wordt opgemaakt in het Nederlands. Eventuele louter technische bijlagen mogen in andere talen zijn opgesteld, voor zover zij vergezeld zijn van een correcte Nederlandse vertaling. Alle mededelingen, kennisgevingen en contacten in het kader van de onderhavige gunningsprocedure, zowel schriftelijk als mondeling, tussen kandidaat-concessiehouder en concessieverlener gebeuren in het Nederlands.
2.6.6. GELDIGHEIDSTERMIJN AANBIEDING De kandidaat-exploitant blijft gebonden door zijn aanbieding gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste indieningsdatum van de aanbieding.
16
DEEL 3 - RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN CONCESSIEVERLENER EN CONCESSIEHOUDER MODELEXPLOITATIEOVEREENKOMST ARTIKEL 1. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST Het AGB Erfgoed – MIAT geeft hiermee de exploitatie van het MIAT museumcafé in concessie aan de concessiehouder, die dit aanvaardt. De exploitatie omvat in hoofdzaak volgende prestaties:
₋ de exploitatie van het museumcafé minimum tijdens de openingsuren van het museum; ₋ de organisatie en catering van koffietafels in de vergaderlocaties, ook buiten de sluitingstijden van het museum, de bediening van de schoolgroepen.
AGB Erfgoed – MIAT behoudt te allen tijde het beheer van de onthaalruimte met alle bijhorende rechten. Onderhavige overeenkomst bepaalt de uitvoeringsvoorwaarden en –modaliteiten van de concessie en definieert de rechten en verplichtingen van concessiehouder en concessieverlener. Beide partijen verbinden zich ertoe om hun verbintenissen neergelegd in deze overeenkomst te goeder trouw uit te voeren met het oog op het welslagen van de opdracht. Deze overeenkomst valt niet onder de toepassing van de handelshuurwetgeving.
ARTIKEL 2. LEIDING EN TOEZICHT OP DE EXPLOITATIE De leiding en het toezicht op de exploitatie gebeurt door de concessieverlener. De contactgegevens van de leidend ambtenaar worden aan de concessiehouder overgemaakt bij de betekening van de goedkeuring van de gecoördineerde overeenkomst. Behoudens andersluidend akkoord tussen partijen, fungeert de museumdirecteur van het MIAT als contactpersoon voor de concessieverlener voor alle aspecten van de opdracht. Zijn mandaat dekt de opvolging van de uitvoering van de exploitatieovereenkomst met: • technische en administratieve opvolging van diensten tot en met oplevering; • controle en toezicht op uitvoering van prestaties; • nazicht van schuldvorderingen en facturen; • opstellen van proces-verbaal van beschikbaarstelling; • opmaken van ingebrekestellingen.
Behoudens andersluidende bepalingen in deze overeenkomst, wordt alle mondelinge en schriftelijke correspondentie betreffende de uitvoering van deze overeenkomst gericht aan de museumdirecteur. Hij neemt het initiatief om de werking van het MIAT museumcafé regelmatig te evalueren en om deze in gemeen overleg bij te sturen waar nodig. De concessiehouder geeft de concessieverlener steeds, zowel tijdens de voorbereidingsfase als tijdens de exploitatiefase, toegang tot de in concessie gegeven infrastructuur en tot de relevante financiële documenten teneinde hem in staat te stellen de goede uitvoering van deze overeenkomst te onderzoeken en te controleren. De concessiehouder verschaft op eenvoudig verzoek elke inlichting die betrekking heeft op de exploitatie.
17
ARTIKEL 3. STAAT VAN BEVINDING EN INVENTARIS Vóór de effectieve aanvang van de exploitatie en vóór eender welke inrichtingswerken door de concessiehouder, alsook bij de beëindiging ervan, wordt een tegensprekelijke beschrijvende staat van bevinding en een inventaris opgemaakt betreffende het goed waarop de exploitatie betrekking heeft en de andere roerende goederen die toebehoren aan de concessieverlener. De staat van bevinding en de inventaris worden door beide partijen ondertekend voor akkoord en maken integraal deel uit van deze overeenkomst. De kosten voor de opmaak van de plaatsbeschrijving worden door partijen elk voor de helft gedragen. Het AGB Erfgoed – MIAT voorziet in het volgende meubilair: Keuken: - 1 mobiele koeltoog met toebehoren - 1 koeltoog 3 deurs en 3 laden - 1 muurdampkap - 1 oven - 1 inductiekookfornuis met bijhorende oven - 1 inox werkbank - 1 inox rek met 5 schappen - 1 tweegroeps professionele espressomachine met 2 stoompijpen en 1 kokend watertap - 1 geregistreerd kassasysteem met blackbox en bijhorende printer - 1 kassalade - 2 vuilbakken - 2 papierverdelers - 1 handzeepverdeler - 1 grote koelkamer met 3 bijhorende inox rekken - 1 professionele vaatwasser - 1 kofferdiepvriezer - 1 kleine inoxwerkbank - 3 inox werkbanken met afwasbak en 1 mengkraan warm/koud water met spoeldouche - 2 gesloten kasten - 1 koelkast - 1 diepvrieskast Terras: - 51 stoelen - 11 tafels
Zaal -
18
2 grote tafels 6 kleine tafels 2 bartafels 3 kinderstoelen 50 stoelen
De concessiehouder dient zelf in te staan voor de andere goederen die nodig zijn voor de inrichting van de keuken en cafetaria. De concessiehouder kan er ook voor opteren om het door AGB Erfgoed – MIAT ter beschikking gestelde meubilair niet te gebruiken. Het meubilair blijft echter te allen tijde eigendom van AGB Erfgoed – MIAT. De concessiehouder dient dus in overleg te treden met AGB Erfgoed – MIAT voor de eventuele verwijdering ervan. De concessiehouder verklaart hiermee uitdrukkelijk het goed te kennen in de staat waarin het zich bevindt bij aanvang van de concessie, met al zijn voor- en nadelen en alle zichtbare en onzichtbare gebreken. Hij verzaakt aan elke eis hieromtrent. Indien aan het goed tijdens de duur van de exploitatie belangrijke wijzigingen worden aangebracht nadat de plaatsbeschrijving is opgemaakt, kan hetzij de concessiehouder hetzij de concessieverlener eisen dat op tegenspraak een bijvoegsel bij de plaatsbeschrijving wordt opgemaakt. De eventuele kosten van plaatsbeschrijvingen zijn integraal ten laste van de concessiehouder. ARTIKEL 4. REGISTRATIE De concessiehouder staat in voor de registratie van de gecoördineerde exploitatieovereenkomst en bezorgt een geregistreerd exemplaar terug aan de concessieverlener binnen de 14 kalenderdagen na de betekening van de goedkeuring van de concessie. ARTIKEL 5. WAARBORG Tot waarborg van de degelijke uitvoering van de concessieovereenkomst stelt de concessiehouder een waarborg van € 5.000 op een geïndividualiseerde waarborgrekening. Ten laatste 30 kalenderdagen na de betekening van de goedkeuring van de concessie en in elk geval vóór de daadwerkelijke aanvang van de exploitatie, maakt de concessiehouder hiervan een bewijs over aan de concessieverlener. Bij volledige of gedeeltelijke inbeslagneming van bedoelde waarborgsom dient zij te worden aangevuld tot beloop van het hierboven vermelde bedrag. Deze waarborg kan tevens aangewend worden voor de aansprakelijkheid van de concessiehouder bij schade.
ARTIKEL 6. EXPLOITATIEVOORWAARDEN §6.1. VOORWERP VAN DE OPDRACHT De concessiehouder houdt zich minimaal aan de op dat moment geldende openingsuren van het museum en garandeert een maximale toegankelijkheid van het museum gedeelte en het café (reguliere bezoekers, groepen, kindvriendelijkheid, mensen met een beperking). De huidige openingsuren zijn van 10u00 tot 18u00 met vaste sluitingsdag op maandag en sluitingsdagen op 24 december, 25 december, 31 december en 1 januari. In de loop der jaren kan dit wijzigen. De concessieverlener zal deze wijzigingen tijdig meedelen aan de concessiehouder. De concessiehouder kan geen aanspraak maken op een schadevergoeding van welke aard dan ook naar aanleiding van de wijziging van de vaste sluitingsdagen. De concessiehouder is vrij om in zijn offerte de openingsuren uit te breiden om privé evenementen te hosten of te organiseren in de ter beschikking gestelde lokalen. Het MIAT en de eventuele sponsors van het MIAT hebben voorrang om het MIATcafé te reserveren zonder dat de concessiehouder hiervoor een vergoeding zal aanrekenen. Dit met een maximum van 20 dagen per jaar. Deze worden minstens twee weken voordien meegedeeld aan de concessiehouder.
19
Daarnaast kan het in concessie gegeven goed gebruikt worden door externen die het museum huren. De concessiehouder krijgt daar evenwel een vergoeding van 425 euro incl. BTW voor, ter compensatie van het gebruik van de infrastructuur en eventuele kosten voor de opkuis. De concessiehouder heeft het recht privé-activiteiten te organiseren buiten de openingsuren van het museum na formele goedkeuring van het MIAT en onder de afgesproken exploitatievoorwaarden. Dit wordt toegestaan indien de concessiehouder of zijn aangestelde aanwezig is omwille van aansprakelijkheid. Voornoemde privé- activiteiten dienen minstens drie weken op voorhand aan de concessieverlener voorgelegd te worden ter formele goedkeuring. De privé-evenementen mogen niet religieus of politiek getint zijn of schade berokkenen aan de positieve beeldvorming van het MIAT. De concessiehouder legt voorafgaandelijk aan de start van de exploitatie de definitieve prijszetting en de definitieve samenstelling van het aanbod, voor het MIAT museumcafé ter formele goedkeuring voor aan de concessie- verlener. De concessiehouder legt tijdens de duur van de exploitatie alle aanpassingen die van invloed zijn op het algemeen concept en aanbod voorafgaandelijk ter formele goedkeuring voor aan de concessieverlener. Het is de concessiehouder niet toegestaan de door de concessieverlener toegewezen infrastructuur anders uit te baten en / of ter beschikking te stellen dan zoals in deze exploitatieovereenkomst voorzien is. Elke inbreuk kan aanleiding geven tot een onmiddellijke en formele ingebrekestelling, met eventueel een éénzijdige ontbinding tot gevolg Het is de concessiehouder niet toegestaan om sponsors aan te trekken of diens namen/logo’s te gebruiken in de hem ter beschikking gestelde lokalen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de concessieverlener. De concessiehouder dient alle formaliteiten te vervullen en in het bezit te zijn van alle wettelijk verplichte vergunningen die nodig zijn voor de uitbating van het MIAT museumcafé. § 6.2. CORRESPONDENTIE De concessiehouder stelt één persoon aan als uniek aanspreekpunt voor alle aspecten van de concessie en voor de gehele duur van de exploitatieovereenkomst. Behoudens andersluidend akkoord tussen concessie-verlener en concessiehouder, verloopt alle mondelinge en schriftelijke correspondentie via deze persoon. De contactpersoon moet steeds telefonisch bereikbaar zijn. § 6.3. EXPLOITATIEVERGOEDING EN ANDERE FINANCIËLE VOORWAARDEN ₋ De concessiehouder int de inkomsten van het verbruik van de door hem aangeboden consumpties. ₋ De jaarlijkse concessievergoeding wordt bepaald op een vast bedrag van 12.000 euro (inclusief BTW). Maandelijks dient een bedrag van 1.000 euro (inclusief BTW) te worden betaald op rekeningnummer van het AGB erfgoed MIAT BE73 0910 1974 2660. In geval van niet betaling te rekenen vanaf de 9e dag na vervaldag wordt de wettelijke interest aangerekend op het verschuldigde bedrag, tot op de dag der vereffening. Alle kosten eigen aan de exploitatie van het MIAT museumcafé zijn integraal ten laste van de concessiehouder. Worden in elk geval beschouwd als een last van de concessiehouder: ₋ alle heffingen welke de opdracht belasten; ₋ de administratie, secretariaat en alle andere personeel; ₋ de verplaatsing, het vervoer en de verzekering; ₋ de documentatie die met de diensten verband houdt; ₋ in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk; ₋ alle kosten van noodzakelijke keuringen; ₋ alle nodige overlegmomenten met de concessieverlener in de voorbereidings- dan wel exploitatiefase;
20
§ 6.4. GEBRUIK ALS EEN GOEDE HUISVADER VOLGENS DE BESTEMMING De concessiehouder gebruikt het voor exploitatie ter beschikking gestelde goed als een goede huisvader en dat volgens de bestemming die de concessieverlener eraan heeft gegeven. Het is verboden, zonder schriftelijke toelating van de concessieverlener, om in het in exploitatie gegeven goed om het even wat, dat niet inherent aan de normale exploitatie, tentoon te stellen, te verkopen of te koop te stellen. De concessiehouder verbindt zich ertoe geen enkele wijziging aan de bestemming van de in exploitatie gegeven goed aan te brengen en er geen enkele handelsverrichting uit te voeren die niet onder zijn normale exploitatie valt. De concessiehouder heeft uitsluitend toegang tot de ruimtes waarop de hem toegestane exploitatie betrekking heeft en mag zich in geen andere ruimtes van de museuminfrastructuur begeven.
§ 6.5. SCHOONMAKEN EN OPHALEN AFVAL De concessiehouder is gehouden de schoonmaak te voorzien van de cafetaria en het terras. Indien de concessiehouder het nalaat de in concessie ruimtes schoon te maken, behoudt het AGB erfgoed – MIAT zich het recht om de ruimtes schoon te maken en de kosten door te rekenen aan de concessiehouder. De concessieverlener verbindt zich ertoe om dagelijks de vloer van het in exploitatie gegeven goed schoon te maken. De concessiehouder dient ervoor te zorgen dat de vloer vlot bereikbaar is. De rest van het in exploitatie gegeven goed dient schoongemaakt te worden door de concessiehouder. De concessieverlener en de concessiehouder delen de toiletten. De concessie-verlener staat in voor het dagelijkse onderhoud van de toiletten bij gewoon gebruik tijdens de openingsuren van het museum. De concessiehouder dient op regelmatige basis de glazen wanden van het in exploitatie gegeven goed schoon te maken. § 6.6. INRICHTING De inrichting van het MIAT museumcafé en het terras (met inbegrip van de gebeurlijk door de concessiehouder beoogde en te zijnen laste vallende uitvoering van schilderwerken) dient te harmoniseren met de museale omgeving. De concessiehouder mag geen wijzigingen aanbrengen aan het goedgekeurde plan van inrichting en geen infrastructuur-, verbouwings-, verbeterings- of nieuwbouwwerken uitvoeren zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de concessieverlener. Elke, door de concessiehouder uitgevoerde, vaste constructie of inrichting wordt van rechtswege om niet verworven door de concessieverlener bij het einde van de concessie. In geen geval zal de concessieverlener de concessiehouder vergoeden voor de gedane investeringen. Niettemin behoudt de concessieverlener zich het recht voor te eisen dat bedoelde constructies op het einde van de concessie worden weggenomen en de ter beschikking gestelde ruimtes in hun oorspronkelijke toestand worden hersteld op kosten van de concessiehouder, behoudens andersluidend akkoord tussen partijen voor elk afzonderlijk geval. Het is de concessiehouder verboden om apparaten voor kansspelen in de te zijner beschikking gestelde ruimtes te plaatsen of te laten plaatsen. Het plaatsen van reclamemiddelen van welke aard dan ook is onderworpen aan een voorafgaande schriftelijke toelating van de concessieverlener.
21
§ 6.7. GEWONE ONDERHOUDS- EN HERSTELLINGSWERKEN De concessiehouder moet MIAT museumcafé en het terras in alle opzichten goed onderhouden en ten gepaste tijde opfrissingswerken uitvoeren. De concessiehouder is gehouden tot uitvoering van gewone herstellings- en onderhoudswerken zoals die op grond van artikel 1754 van het Burgerlijk Wetboek (huurdersherstellingen) en dit op eigen kosten en rekening houdend met de richtlijnen van de concessieverlener. Alle technische gebreken (verlichting, waterschade, kortsluiting, …) moeten onmiddellijk aan de concessieverlener worden gemeld. § 6.8. GEBRUIK EN KOSTEN VAN ELEKTRICITEIT, WIFI, GAS EN WATER Alle kosten van gas, water, elektriciteit en draadloos internet verbonden aan de concessie zijn ten laste van de concessieverlener, dit met uitzondering van de aan te leggen nutsvoorzieningen verbonden aan de exploitatie. § 6.9. PERSONEEL EN ONDERAANNEMING De concessiehouder zet voldoende personeel in zodat de exploitatie van het MIAT museumcafé efficiënt kan verlopen. De concessiehouder en alle personen die hem bij zijn exploitatie helpen, zijn onderworpen aan de reglementen en / of de voorschriften van inwendige orde van het museumcomplex. Zo geldt een volledig rookverbod. De concessiehouder evenals zijn personeel dient dit te respecteren. De concessieverlener kan te allen tijde de voorlegging vragen van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag van alle personen die op welke wijze dan ook bij de uitbating van het MIAT museumcafé zijn betrokken. De concessiehouder blijft aansprakelijk ten opzichte van de concessieverlener wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De concessieverlener acht zich door geen enkele contractuele band met die derden verbonden. In elk geval blijft alleen de concessiehouder, wat de uitvoering van de concessie betreft, aansprakelijk ten opzichte van de concessieverlener. Er dient steeds een contactpersoon van de concessiehouder of zijn aangestelde aanwezig te zijn tijdens de openingsuren en tijdens evenementen buiten de openingsuren. De concessiehouder verbindt zich ertoe alle onderdelen van de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte genoemde personeelsleden en onderaannemers. De concessiehouder kan deze in uitvoering slechts vervangen door derden indien hij aantoont dat deze derden over dezelfde capaciteiten beschikken als de in de offerte voorgestelde personen en onderaannemers en voor zover de concessieverlener schriftelijk en voorafgaandelijk met de vervanging heeft ingestemd. Elke onderaannemer die nog niet door de concessieverlener werd goedgekeurd in het kader van de gunnings- procedure dient door de concessiehouder tijdig ter voorafgaande goedkeuring te worden voorgelegd aan de concessieverlener. ARTIKEL 7. BELASTINGEN EN TAKSEN De concessiehouder is ertoe gehouden de vereiste verklaringen te doen en alle belastingen, taksen en retributies te betalen, die worden of zullen worden geheven door de Staat, de Provincie of de Stad op grond van zijn hoedanigheid van exploitant of voortspruitend uit de exploitatie, met inbegrip van de belastingen, taksen en retributies die het dienstjaar betreffen waarin de exploitatie een aanvang neemt en datgene waarin de exploitatie eindigt. Op het eerste verzoek betaalt de concessiehouder alle hierboven bedoelde belastingen en taksen terug, die door de fiscale overheden worden gevorderd van de concessieverlener met betrekking tot de exploitatie.
22
ARTIKEL 8. ONDERHOUD EN WIJZIGINGEN De concessieverlener kan in samenspraak met de concessiehouder in de voor exploitatie ter beschikking gestelde ruimten alle nuttig geachte wijzigingen aanbrengen of laten aanbrengen in het voordeel van een goede exploitatie. De concessieverlener behoudt zich het recht voor mits voorafgaande aankondiging dringende herstellingsof onderhoudswerken te doen uitvoeren, die normaliter ten laste van de concessiehouder zijn. De concessieverlener verwittigt de concessiehouder 30 kalenderdagen vóór aanvang van bovenvermelde interventies, behoudens overmacht. ARTIKEL 9. AANSPRAKELIJKHEID De concessiehouder draagt, ongeacht de instructies of de richtlijnen van de concessieverlener dan wel het gebrek hieraan, als enige de volle verantwoordelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, zowel tijdens de voorbereidings- als tijdens de exploitatiefase. De concessiehouder is aansprakelijk zowel voor eigen foutief en nalatig gedrag als voor fouten en nalatigheden in hoofde van zijn mandatarissen, aangestelden, personeel of onderaannemers. De aansprakelijkheid slaat op alle leveringen, diensten, kortom alle prestaties die noodzakelijk zijn om onderhavige overeenkomst uit te voeren volgens de regels van de kunst. Behoudens opzet, zware fout of bedrog vanwege de concessieverlener, zijn mandatarissen, aangestelden of personeel, draagt alleen de concessiehouder ter volledige ontlasting van de concessieverlener alle schadelijke gevolgen voortvloeiend uit ongevallen of elke andere oorzaak die naar aanleiding van de uitvoering van onder- havige opdracht zou voorkomen aan: • AGB Erfgoed - MIAT • zijn mandatarissen, aangestelden en personeel; • de concessiehouder; • zijn aangestelden, onderaannemers en leveranciers; • derden. De concessiehouder vrijwaart de concessieverlener voor alle aanspraken die derden op grond van voormelde verantwoordelijkheden tegen de concessieverlener zouden stellen. Indien de concessieverlener in rechte zou worden aangesproken, zal de concessiehouder vrijwillig tussenkomen in het geschil. De aansprakelijkheid van de concessiehouder voor schade aan en / of vernieling (door brand) van het goed en / of het door concessieverlener ter beschikking gestelde materiaal om de exploitatie te verzekeren, is dezelfde die de huurder van een onroerend goed draagt overeenkomstig artikel 1732 en verder van het Burgerlijk Wet- boek. De concessieverlener is niet verantwoordelijk voor diefstal van goederen van de concessiehouder in het in exploitatie gegeven goed, ongeacht onder welke omstandigheden of door welke personen de diefstal werd gepleegd. ARTIKEL 10. VERZEKERINGEN Verzekeringen afgesloten door de concessieverlener: Het AGB Erfgoed - MIAT verbindt er zich toe zijn eigen huurdersaansprakelijkheid te verzekeren alsook deze van de concessiehouder tegen brand en aanverwante risico’s voor de duur van deze overeenkomst. De concessiehouder verzaakt aan elk verhaal tegenover het AGB erfgoed en Stad Gent bij schade als gevolg van brand, waterschade en ongevallen. Het staat de concessiehouder vrij een aparte polis af te sluiten om zijn eigen inboedel te verzekeren. De concessiehouder verbindt er zich toe om in voorkomend geval een afstand van verhaal op te nemen in de polis.
23
De concessiehouder verbindt er zich toe onderstaande verzekeringen af te sluiten: • Burgerlijke aansprakelijkheid onderneming /exploitatie/uitbating voor schade aan derden en alle andere verzekeringen waartoe hij als exploitant is verplicht • Aansprakelijkheid voor arbeidsongevallen De polissen bevatten verplicht een beding dat de concessieverlener een rechtstreekse vordering zal hebben op de verzekeraar in geval van schade en dat elke schorsing, verbreking, opzegging of vervallenverklaring van het verzekeringscontract door de verzekeraar onmiddellijk per aangetekende brief ter kennis wordt gebracht van de concessieverlener. De concessiehouder moet ten allen tijde en op eenvoudig verzoek van de concessieverlener zijn polissen kunnen voorleggen en het bewijs dat vervallen premies zijn betaald. De polissen bepalen uitdrukkelijk dat in geval van een schadegeval de concessieverlener als eigenaar van het gebouw zal tussenkomen bij de vaststelling van de eventueel te vergoeden schade. De concessiehouder verbindt er zich toe op zijn kosten alle nodige maatregelen te nemen om de door de hierboven vermelde polissen gedekte risico’s zo veel mogelijk te beperken. De concessiehouder verbindt zich ertoe op zijn kosten het gebouw met het nodige materiaal ter voorkoming en bestrijding van brand te voorzien, alsook tegemoet te komen aan alle vereisten op het gebied van hygiëne, milieu, veiligheid en andere verplichtingen die de bevoegde administratie voorschrijft of zal voorschrijven. Het is de concessiehouder verboden invretende, ontvlam- of ontplofbare stoffen, of die van aard zijn de gewone brandrisico’s te verhogen, te bewaren in het goed. ARTIKEL 11. INGEBREKESTELLING Indien de concessiehouder de voorwaarden en verplichtingen vastgelegd in onderhavige overeenkomst niet naleeft, wordt hij hier in eerste instantie mondeling of per email van op de hoogte gebracht door de algemeen directeur van het MIAT. Indien de concessiehouder geen of onvoldoende gehoor geeft aan deze opmerkingen wordt de concessiehouder per aangetekende brief in gebreke gesteld met het verzoek de nodige maatregelen te nemen om de vastgestelde tekortkomingen ongedaan te maken binnen een bepaalde termijn. De concessiehouder dient onverwijld aan dit verzoek tegemoet te komen onverminderd het recht zijn verweermiddelen te laten gelden. Hij kan per aangetekende brief en binnen een termijn van 15 kalenderdagen volgend op de postdatum van de ingebrekestelling zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als erkenning van de vastgestelde feiten. Komt de concessiehouder niet tijdig tegemoet aan dergelijk verzoek, dan kan de concessieverlener de overeenkomst per aangetekende brief met onmiddellijke ingang eenzijdig ontbinden. De concessiehouder dient in voorkomend geval het goed te verlaten binnen de 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag volgend op de verzendingsdatum van voormeld aangetekende brief. In dat geval zijn alle lasten en kosten die door de concessiehouder reeds werden betaald, van rechtswege verworven door de concessie- verlener zonder dat de concessiehouder uit dien hoofde enig verhaal kan uitoefenen tegen de concessie- verlener of aanspraak kan maken op een schadevergoeding van welke aard dan ook. Daarenboven behoudt de concessieverlener zich het recht voor alle schadevergoedingen te vorderen voor iedere schade die zij door het in gebreke blijven van de concessiehouder ook mocht geleden hebben. Indien de concessiehouder de hem ten laste vallende onderhoud- en herstellingswerken in de zin van § 6.7 weigert uit te voeren binnen de door de concessieverlener bepaalde termijn in de aangetekende ingebrekestelling, kan de concessieverlener ze van ambtswege doen uitvoeren op kosten, risico en gevaar van de concessiehouder.
24
ARTIKEL 12. DUUR EN BEËINDIGING VAN DE EXPLOITATIE § 12.1. DUUR VAN DE EXPLOITATIE De concessie wordt verleend voor een termijn van 3 jaar en twee maal verlengbaar met een periode van telkens 3 jaar mits een positieve evaluatie van de concessieverlener. De termijn neemt een aanvang op datum van de betekening van de goedkeuring van de gecoördineerde exploitatieovereenkomst door de concessieverlener aan de concessiehouder. Indien de concessiehouder na deze termijn een nieuwe overeenkomst wenst af te sluiten dient hij de concessieverlener hiertoe - minimum zes maanden voor het aflopen van huidige overeenkomst - in kennis te stellen per aangetekende brief. De concessieverlener beslist autonoom of hier kan worden op ingegaan.
§ 12.2. MODALITEITEN VAN BEËINDIGEN De overeenkomst is door beide partijen opzegbaar via een aangetekende brief met een opzegtermijn van 9 maanden ingaande de dag volgend op de verzendingsdatum van de aangetekende brief. Behoudens de eenzijdige ontbinding door de concessieverlener in toepassing van artikel 11, heeft de concessieverlener het recht de concessieovereenkomst eenzijdig en zonder ingebrekestelling, noch opzeg te verbreken doch mits grondige motivering indien het openbare belang dit zou vereisen. In geval van verbreking kan de concessiehouder geen aanspraak maken op een schadevergoeding van welke aard dan ook en dient de concessiehouder het in concessie gegeven goed te verlaten binnen de 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag volgend op de verzendingsdatum van de aangetekende brief. § 12.3. FORMALITEITEN BIJ BEËINDIGING VAN DE EXPLOITATIE De concessiehouder stelt bij het beëindigen van de overeenkomst de hem in exploitatie gegeven ruimtes en goederen ter beschikking van de concessieverlener tegen de laatste dag van exploitatie en dit in de staat waarin zij zich bevonden bij aanvang van de exploitatie, met uitzondering van wat door ouderdom, normale slijtage of overmacht is teniet gegaan. De partijen maken te dien einde een tegensprekelijke staat van bevinding op in de zin van artikel 3. De concessiehouder bezorgt uiterlijk op de laatste dag van de exploitatie de sleutels terug aan de concessieverlener. § 12.4. OVERDRACHT VAN DE OVEREENKOMST De concessiehouder kan de exploitatie noch geheel noch gedeeltelijk overdragen aan een derde dan mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de concessieverlener. De concessiehouder richt hiertoe een ver- zoek aan de concessieverlener door middel van een aangetekende brief. De modaliteiten van de overdracht worden in voorkomend geval schriftelijk vastgelegd. ARTIKEL 13. WIJZIGING VAN DE OPDRACHT De overeenkomst kan enkel worden gewijzigd mits uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van concessiehouder en concessieverlener.
25
ARTIKEL 14. NON-DISCRIMINATIECLAUSULE De concessiehouder - duldt geen enkele vorm van discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst.
-
verbindt er zich toe toegankelijk te zijn voor iedereen.
-
verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen.
-
leeft de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na.
-
verbindt er zich toe onderhavige code eveneens ter kennis te brengen aan zijn onderaannemers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de uitvoering van deze opdracht van levering.
ARTIKEL 15. GESCHILLEN EN RECHTSMACHT Concessiehouder en concessieverlener verbinden zich ertoe om eventuele geschillen tijdens de uitvoering van deze overeenkomst zo veel mogelijk in der minne op te lossen. Indien geen akkoord kan worden bereikt wordt het geschil aanhangig gemaakt bij de bevoegde rechtbank. Territoriaal zijn uitsluitend hoven en rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Gent bevoegd. Opgemaakt op //2016 te Gent. Concessieverlener en concessiehouder verklaren elk één ondertekend exemplaar van deze overeenkomst te hebben ontvangen.
Concessieverlener AGB Erfgoed MIAT Naam:
Concessiehouder
Handtekening
Handtekening
26
Naam:
