Handleiding voor verslaggeving van projecten Collectief Onderzoek (in het kader van het VIS-programma) Projecten uit oproep 2006

Handleiding voor verslaggeving van projecten Collectief Onderzoek (in het kader van het VIS-programma)

Projecten uit oproep 2006

IWT handleiding verslaggeving VIS-CO

1

Inhoudstafel

1.

2.

3.

4.

Inleiding .......................................................................................................................................... 3 1.1

Doelstellingen ......................................................................................................................... 3

1.2

Opbouw van deze handleiding ............................................................................................. 3

1.3

Wijzigingen t.o.v. de vorige versies ...................................................................................... 3

1.4

Geldigheid .............................................................................................................................. 3

Documenten bij de start van een collectief project ........................................................................ 4 2.1

Overeenkomst ........................................................................................................................ 4

2.2

Consortiumovereenkomst ..................................................................................................... 4

2.3

Medewerkings- of samenwerkingsovereenkomst ............................................................... 4

2.4

Reglement van orde van de gebruikerscommissie .............................................................. 5

Documenten bij de opvolging van een collectief project ............................................................... 6 3.1

Meldingen ............................................................................................................................... 6

3.2

Voortgangsverslag en verslag gebruikerscommissie .......................................................... 6

3.3

Het jaarlijks financieel overzicht ......................................................................................... 7

3.4

Jaarlijks organisatieverslag .................................................................................................. 8

3.5

Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie ................................................................... 8

3.6

Eindverslag............................................................................................................................. 8

3.7

Afsluitdocument..................................................................................................................... 9

3.8

Valorisatiemonitoring en effectenanalyse ........................................................................... 9

Inlichtingen en correspondentie .................................................................................................. 10

Bijlage 1: Financiële verslaggeving .................................................................................................... 11 Bijlage 2: VIS-Kostenmodel ................................................................................................................. 14 Bijlage 3: Reglement van Orde van gebruikerscommissie VIS-Collectief Onderzoek....................... 18


2

1. Inleiding 1.1 Doelstellingen In deze handleiding vindt u de richtlijnen voor de verslaggeving en rapportering m.b.t. uw project Collectief Onderzoek uitgevoerd in het kader van de Vlaamse Innovatiesamenwerkingsverbanden. Deze handleiding is een bijlage van de overeenkomst m.b.t. uw VIS-project Collectief Onderzoek. Het uiteindelijke doel van de verslaggeving en rapportering is:  in eerste instantie het optimaal informeren van de leden van het samenwerkingsverband inzonderheid de leden van de gebruikerscommissie (inclusief IWT-Vlaanderen);  in tweede instantie IWT-Vlaanderen toelaten de uitvoering van het project op te volgen, na te gaan of de overeenkomst behoorlijk wordt uitgevoerd en de uitbetalingen uit te voeren;  tenslotte kan u via de rapportering suggesties aan IWT-Vlaanderen richten om het instrument te verbeteren, om specifieke acties te ondernemen ter ondersteuning van de samenwerking met andere initiatieven of om bepaalde coördinatieactiviteiten ter ondersteuning van het programma in te richten.

1.2 Opbouw van deze handleiding Eerst worden de verschillende te leveren documenten bij de start en tijdens de uitvoering van een project collectief onderzoek omschreven. Vervolgens wordt aangegeven waar en wanneer deze verschillende documenten in de loop van uw project aan bod komen Niet al de documenten zijn relevant voor al de projecten collectief onderzoek. De voorwaarden voor de facultatief te leveren documenten worden vermeld bij de beschrijving van de documenten.

1.3 Wijzigingen t.o.v. de vorige versies Dit is de vijfde versie van de handleiding voor projecten collectief onderzoek kaderend binnen het VIS-besluit. Bij de oproep 2006 werden t.o.v. vorige oproepen een aantal modaliteiten aangepast, onder meer in functie van het aangepast VIS-besluit, zoals goedgekeurd door de Vlaamse Regering in juli 2006. De belangrijkste wijziging betreft het optrekken van het steunpercentage van 50% naar 80% van de aanvaarde begroting. Met betrekking tot de projectbegroting werd het kostenmodel ook grondig aangepast. Dit kostenmodel is nog steeds gebaseerd op personeelskosten, doch wordt wat de overige kosten betreft herleid tot een standaardkost per VTE onderzoeker per jaar.

1.4 Geldigheid Deze handleiding is geldig voor projecten collectief onderzoek van de oproep 2006 met sluitingsdatum 24 november 2006 (d.w.z. IWT-projectnummers 060855 t.e.m. 060884) ingediend in het kader van het VIS-programma. Bij uitbreiding kunnen alle projectleiders van nog lopende projecten collectief onderzoek beroep doen op deze geactualiseerde handleiding. De informatie in deze handleiding is in elk geval ondergeschikt aan de bepalingen opgenomen in de overeenkomst.


3

2. Documenten bij de start van een collectief project

IWT

Overeenkomst Reglement van Orde

Gebruikerscommissie

VIS

Consortiumovereenkomst

Medewerkingsovereenkomst

Uitvoerder

2.1 Overeenkomst De IWT-overeenkomst beschrijft de contractuele modaliteiten van het project. De overeenkomst wordt door IWT-Vlaanderen opgemaakt op basis van een standaardovereenkomst waarin projectspecifieke elementen worden opgenomen. De overeenkomst wordt door de vertegenwoordiger van het innovatiesamenwerkingsverband en door IWT-Vlaanderen ondertekend. Ook vertegenwoordigers van eventuele medeaanvragende samenwerkingsverbanden ondertekenen mee de overeenkomst als begunstigde. Indien het VIS beroep doet op een externe uitvoerder dan ondertekent ook deze de overeenkomst.

2.2 Consortiumovereenkomst Indien het aanvragende VIS bestaat uit een groep van bedrijven en niet als groep beschikt over een rechtspersoonlijkheid (VZW, NV, ...) dan dienen de leden van het VIS een consortiumovereenkomst te sluiten. De consortiumovereenkomst beschrijft de rechten en plichten van de leden van het VIS voor het betreffende project collectief onderzoek. Tevens duiden de leden van het VIS in deze consortiumovereenkomst de vertegenwoordiger (met rechtspersoonlijkheid) aan die gerechtigd is het VIS te vertegenwoordigen en met wie IWTVlaanderen de overeenkomst voor het project zal afsluiten. De consortiumovereenkomst legt het mandaat van de vertegenwoordiger vast.

2.3 Medewerkings- of samenwerkingsovereenkomst Indien het aanvragende VIS de uitvoering van het project geheel of gedeeltelijk uitbesteedt aan een derde partij (uitvoerend technologisch kenniscentrum), dan dient hiervoor een medewerkingsovereenkomst opgesteld. De medewerkingsovereenkomst regelt de afspraken tussen het aanvragende VIS en uitvoerend kenniscentrum. Deze medewerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan dient te worden goedgekeurd door IWTVlaanderen. Indien het aanvragende VIS samenwerkt met een andere VIS, dient tussen beide een samenwerkingsovereenkomst te worden opgesteld.


4

Deze samenwerkingsovereenkomst en elke wijziging ervan dient te worden goedgekeurd door IWTVlaanderen.

2.4 Reglement van orde van de gebruikerscommissie De begunstigde van het project collectief onderzoek is verplicht voor de opvolging en het beheer van het project een gebruikerscommissie op te richten. Deze gebruikerscommissie mag evenwel samenvallen met het statutair beheersorgaan van de rechtspersoon die samenvalt met het VIS, of met de gebruikerscommissie of begeleidingscomités van andere projecten, voor zover zinvol en relevant. De samenstelling van de gebruikerscommissie dient representatief te zijn voor het samenwerkingsverband en dient in het bijzonder het KMO-karakter van het project te weerspiegelen. IWT-Vlaanderen volgt als waarnemer de bijeenkomsten van deze gebruikerscommissie. Indien het beheersorgaan van het aanvragende VIS zelf instaat voor het dagelijks beheer, dan zijn de waarnemers van IWT-Vlaanderen aanwezig in dit beheersorgaan en fungeert dit beheersorgaan als gebruikerscommissie Na een startvergadering (optioneel) bij het begin van het project dient de gebruikerscommissie gemiddeld om de 6 maanden bijeen te komen om de voortgang van het project te bespreken. De data van deze vergadering dienen tijdig (minstens een maand op voorhand in onderling overleg) te worden vastgelegd en via een uitnodiging te worden bekendgemaakt aan de betrokkenen, incl. de IWTadviseur die het project mee opvolgt als waarnemend lid van de gebruikerscommissie. Om de taak en werking van de gebruikerscommissie en de rechten en plichten van de leden ervan te verduidelijken, dient een reglement van orde opgesteld dat door elk effectief lid van de gebruikerscommissie moet worden ondertekend. Door IWT-Vlaanderen wordt een standaard Reglement van Orde voorgesteld (zie bijlage 3). Een afwijkend reglement van orde kan evenwel door het samenwerkingsverband worden voorgesteld en dient eerst ter goedkeuring voorgelegd te worden aan IWT-Vlaanderen. In het bijzonder vermeldt het reglement van orde de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikerscommissie, als ‘klankbord’ voor de opvolging van de projectvooruitgang en rapportering, samenstelling en praktische werking, en deontologische aspecten (IPR, gebruik van projectresultaten e.d.). De voorzitter van deze gebruikerscommissie leidt deze bijeenkomst en zorgt voor de praktische organisatie en de verslaggeving. De aanvrager dient te kunnen aantonen dat de leden van de gebruikerscommissie dit reglement van orde hebben goedgekeurd en ondertekend. Dit is trouwens een voorwaarde voor de uitbetaling van de tweede schijf.


5

3. Documenten bij de opvolging van een collectief project 3.1 Meldingen Het VIS dient IWT-Vlaanderen onmiddellijk de voortijdige beëindiging van het project te melden. Volgende aangelegenheden dienen gemeld te worden bij het eerstvolgende voortgangsverslag na het voordoen van de feiten :  elke wijziging in de samenwerking met de UITVOERDER;  elke wijziging aan de MEDEWERKINGSOVEREENKOMST of SAMENWERKINGSOVEREENKOMST;  elke wijziging aan de inrichting en samenstelling van de GEBRUIKERSCOMMISSIE;  elke gebeurtenis of omstandigheid die de planning van de uitvoering van het PROJECT ernstig in het gedrang brengt;  elke cumulatie met andere steun;  elke gebeurtenis of omstandigheid die de realisatie van de PROJECTRESULTATEN, de EFFECTEN en/of de ononderbroken en zorgvuldige uitvoering van de OVEREENKOMST door de BEGUNSTIGDE in gevaar kan brengen. Meldingen met bijzondere draagwijdte dienen voldoende duidelijk en expliciet verantwoord te worden in het voortgangsverslag. Ook volgende wijzigingen aan het project dienen expliciet in het voortgangsverslag vermeld te worden:  wijzigingen aan het werkplan, zonder invloed op het te realiseren innovatiedoel;  personeelswijzigingen (projectleider en sleutelpersonen);  beperkte budgetverschuivingen tussen kostenrubrieken;  ....

3.2 Voortgangsverslag en verslag gebruikerscommissie Het verslag van de vergadering van de gebruikerscommissie wordt aan de leden van de gebruikerscommissie en de vertegenwoordiger toegestuurd (inclusief o.m. aanwezigheidslijst). Door de projectuitvoerder(s) wordt, ter gelegenheid van de bijeenkomst van de gebruikerscommissie, 6-maandelijks een beknopt voortgangsverslag opgemaakt. Dit verslag wordt besproken en geamendeerd door de gebruikerscommissie, en wordt in zijn goedgekeurde vorm gehecht aan het verslag van de vergadering, dat ook aan IWT-Vlaanderen (tevens lid van de gebruikerscommissie) bezorgd wordt (binnen de maand na de vergadering). Het voortgangsverslag heeft tot doel de leden van de gebruikerscommissie, de leden van het samenwerkingsverband en IWT-Vlaanderen te informeren over de status van het project. De verslaggeving is samenvattend en gestructureerd. Als bijlage aan het verslag kunnen kopieën van relevante documenten (publicaties, folders, proceedings, rapporten,...) worden toegevoegd. Het doel van het voortgangsverslag is zowel de technisch-wetenschappelijke vorderingen als de organisatorische aspecten van het project te kunnen opvolgen. Hiertoe moet het verslag minstens de volgende zaken vermelden: Uitvoering over de voorbije periode: geef per werkpakket, zoals vermeld in het goedgekeurde project, een korte beschrijving van de uitgevoerde activiteiten, de inzet van personeel, de bereikte IWT handleiding verslaggeving VIS-CO

6

resultaten en eventuele afwijkingen in de planning met hun invloed op de aanpak. Verwijs hierbij naar de (tussen)resultaten en mijlpalen zoals vermeld in de goedgekeurde planning. Tevens dient verantwoord te worden waarom eventueel van het werkplan, zoals het werd ingediend en goedgekeurd voor steunverlening, werd afgeweken. Technische details horen thuis in een eventuele bijlage, maar zijn niet vereist. Invloed op het innovatiedoel: bespreek hoe het verloop van de projectuitvoering het bereiken van het innovatiedoel kan beïnvloeden. Vermeld hierbij zowel eventuele technische en economische problemen (technische moeilijkheden, veranderingen in de markt, gewijzigde strategie,...), als organisatorische problemen, als wijzigingen in valorisatieperspectieven. Verdere planning van het project: vermeld en motiveer belangrijke wijzigingen in aanpak, planning en/of organisatie t.o.v. het goedgekeurde project. Meldingen (zie 3.1). Indien nuttig kunnen een aantal bijlagen aan het verslag worden toegevoegd, bvb. beschrijving van technische details of kopieën van publicaties, folders, een abstract van een octrooi, het jaarrapport van het bedrijf wanneer de projectresultaten er een belangrijke plaats in innemen,... Het spreekt voor zich dat in functie van het tijdstip van de vergadering van de gebruikerscommissie i.p.v. het voortgangsverslag het syntheseverslag (na 21 maand) of eindverslag voorgesteld en als bijlage aan de notulen meegestuurd worden.

3.3 Het jaarlijks financieel overzicht Jaarlijks wordt aan IWT-Vlaanderen een financieel overzicht bezorgd van de gemaakte kosten voor het project. De overmaking van dit financieel overzicht leidt tot de uitbetaling van de volgende schijf (voor zover aan de eventuele andere voorwaarden voldaan is). De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van kosten in relatie met de toegekende steun. Tevens zal het financieel eindverslag, in relatie met het eindverslag, toelaten de definitieve steun te bepalen. Daartoe bevat elk financieel verslag minimum een kostenstaat van de personeelskosten en een overzicht van de overige kosten. Hieronder wordt een overzicht van de financiële verslaggeving gegeven, de details worden besproken in bijlage 1. Het VIS-kostenmodel is terug te vinden in bijlage 2. De basis van elk financieel verslag zijn de personeelskosten. Ze moeten steeds (jaarlijks) verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project (op vraag te bewijzen d.m.v. een personeelsregister of een equivalent hiervan in de boekhouding), als naar uitgevoerde betalingen (op vraag te bewijzen d.m.v. loonfiches en eventuele andere documenten voor extralegale voordelen). Hiervoor wordt een kostenstaat toegevoegd met per naam een vermelding van het reële aan het project bestede aantal mensmaanden en de bijbehorende kosten. De ‘overige projectkosten’ bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en uitrustingsgoederen, en anderzijds uit indirecte kosten, zijnde algemene kosten die weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn of kosten die van algemeen ondersteunende aard zijn. Deze directe en indirecte kosten worden berekend als een standaardkost, per voltijds equivalent (VTE) onderzoeker per jaar. Deze standaardkost bedraagt maximum 37.500 EUR, en kan in een aantal gevallen verhoogd worden tot maximum 50.000 EUR (zie bijlage 2). Ook deze kosten moeten steeds verantwoord kunnen worden. Wanneer het project als Vlaams luik deel uitmaakt van een CORNET-project kan de totale projectbegroting met 5% verhoogd worden. Indien van toepassing, bevat elk financieel verslag verder een bewijs dat alle doorbetalingen van steun aan partners, die minstens 3 maand voor de datum van verslaggeving moesten gebeuren, effectief zijn uitgevoerd en dit conform de medewerkingsovereenkomst met deze partners.


7

3.4 Jaarlijks organisatieverslag Ieder jaar maakt het VIS voor de gehele organisatie een algemeen verslag en beleidsplan op en bezorgt het dit samen met het financieel jaaroverzicht aan IWT-Vlaanderen. Dit jaarverslag is nevenschikkend aan het voortgangsverslag en bevat volgende onderdelen: het jaarverslag van het VIS en beleidsplan met daarin een duidelijke situering van het project collectief onderzoek; het financiële jaaroverzicht, zijnde een globaal overzicht van de financiële toestand van het VIS (balans en resultatenrekening). Indien het VIS meerdere projecten uitvoert in het kader van het VIS-programma dan dient slechts één organisatieverslag per jaar ingediend, waarin de verschillende VIS-projecten aan bod komen. Voor dit organisatieverslag kan beroep gedaan worden op reeds bestaande documenten die aan een algemene vergadering of bestendig comité of ander statutair orgaan van de organisatie worden voorgelegd (bvb. begroting met toelichting kan dienen als beleidsplan).

3.5 Syntheseverslag voor de tussentijdse evaluatie Ieder project collectief onderzoek met een duur van vier jaar wordt naar het einde van het tweede projectjaar tussentijds geëvalueerd. Deze tussentijdse evaluatie kan leiden tot aanbevelingen of bijsturingen aan het project en in het ergste geval tot vroegtijdige stopzetting van het project. De beslissing m.b.t. de tussentijdse evaluatie wordt per aangetekende brief aan de vertegenwoordiger meegedeeld. Projecten met een negatieve evaluatie kunnen desgewenst een herwerkte aanvraag indienen voor de volgende oproep voor projecten collectief onderzoek. Om deze evaluatie tijdig uit te kunnen voeren, zullen de aanvragers 21 maanden na de start van het project een syntheseverslag indienen waarin de status van het project, de geleverde inspanningen en de reeds bereikte resultaten beschreven worden (opbouw analoog aan voortgangsverslag), evenals de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep (valorisatie). Bijsturingen aan de initiële doelstellingen van het project en van het werkplan worden duidelijk gemotiveerd.

3.6 Eindverslag Op het einde van het project wordt een eindverslag opgemaakt, waarin o.m. de resultaten van het onderzoek, de stand van zaken en de vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep. Het technisch-wetenschappelijk deel van het eindverslag is uitgebreider dan een voortgangsverslag en is een samenvatting van het volledige project. Tevens dient een valorisatieverslag te worden opgesteld. Het doel van het valorisatieverslag is om na afloop van het project op te volgen in hoeverre de verwachtingen of resultaten m.b.t. de meerwaarde bij de doelgroep (zoals vermeld in de aanvraag) gerealiseerd werden of zullen worden. Het bevat in alle geval: 1. een beschrijving van de evolutie van het valorisatieperspectief t.o.v. het perspectief geschetst van de aanvraag. Deze vergelijking dient zo kwantitatief mogelijk te zijn en gesitueerd binnen de technologische en commerciële evolutie van de doelgroep en dient toe te laten het valorisatiepotentieel goed in te schatten; 2. per VIS een lijst van de verwachte commerciële en overige resultaten (bvb. nieuwe producten, processen en diensten, publicaties, patenten, samenwerkingsovereenkomsten, ecologische voordelen, realisaties en omzet, enz.) en van activiteiten die tot doel hebben deze resultaten te valoriseren bij de doelgroep (bvb. verder onderzoek, TIS-projecten, activiteiten van kennisoverdracht, enz.);


8

3. een beschrijving van de stappen die het VIS en zijn eventuele partners hebben ondernomen of zullen ondernemen om de projectresultaten nationaal en internationaal juridisch te beschermen (d.m.v. intellectuele eigendomsrechten zoals octrooien en handelsmerken of door geheimhouding of ‘black box’,...).

3.7 Afsluitdocument Op het einde van het project wordt een afsluitdocument opgesteld waarin een samenvatting van de projectresultaten opgenomen is en een opsomming gegeven wordt van verdere acties voor valorisatie van de resultaten. Hierbij zal de concrete inhoudelijke invulling van een effectenanalyse d.m.v. effectindicatoren afgesproken worden. Het VIS zal tevens een overzicht van de resultaten beschikbaar stellen op de IWT-website (www.iwt.be)

3.8 Valorisatiemonitoring en effectenanalyse Op expliciete vraag van IWT-Vlaanderen dient het VIS een bijkomend valorisatieverslag in aan het eind van de periode van drie en/of vijf jaar na het einde van het project. Dit verslag bevat de elementen vermeld in 3.6. Zelfs indien geen bijkomend valorisatieverslag wordt vereist na het einde van het project, zal u gevraagd worden een inlichtingenfiche inzake de evolutie van de valorisatie (effectenanalyse) in te vullen 3 jaar en 5 jaar na het einde van het project. Deze inlichtingenfiches worden u door IWT-Vlaanderen overgemaakt. Deze inlichtingen zijn vereist voor IWT-Vlaanderen m.b.t. de monitoring en algemene verantwoording van publieke steunmiddelen.


9

4. Inlichtingen en correspondentie Voor bijkomende inlichtingen in verband met deze handleiding en de toepassing ervan kan men contact opnemen met: IWT-Vlaanderen T.a.v. VIS-programma Collectief Onderzoek Tel.: 02/209.09.95 (Ria Bruynseels) Fax: 02/22.31.181 e-mail: [email protected]


10

Bijlage 1: Financiële verslaggeving De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van de kosten die in het kader van het project gemaakt worden. Na elk projectjaar wordt een financieel verslag opgesteld met een overzicht van de kosten gemaakt tijdens het voorbije jaar. Het jaarlijks financieel verslag bevat minimum voor elke partner afzonderlijk (zoals aangegeven in bijlage II van de overeenkomst) een kostenstaat van de personeelskosten en de overige kosten (standaardkost, per VTE onderzoeker). De tussentijdse financiële verslagen hebben geen impact op de schijven die worden uitbetaald, tenzij er redenen zijn tot herziening van de steun. Op het einde van het project wordt een financieel eindverslag over de volledige projectperiode ingediend. Op basis van het financieel eindverslag wordt, in relatie met het activiteitenverslag, de definitieve steun bepaald. Rapportering van de personeelskosten De ‘kostenstaat personeel’ is een overzichtstabel van de reële personeelskosten, m.a.w. een geactualiseerde lijst van gegevens. De lijst van personeel is in dit stadium volledig gedetailleerd per naam, met een vermelding van het reële aan het project bestede aantal mensmaanden per personeelslid, en de bijhorende kosten. Een kostenstaat personeel na één jaar werking ziet er dan als volgt uit: KOSTENSTAAT PERSONEEL naam code periode personeelsactief op lid het project

Persoon 1 Persoon 2 Persoon 3

A C C

% bezetting op het project

8 mnd 4 mnd 5 mnd

aantal aangerekende mensmaanden

50 % 75 % 80 %

TOTAAL

jaarlijkse loonkost

zonder extralegale voordelen 4 mm € 76.850,00 3 mm € 56.390,00 4 mm € 60.883,00

ingebrachte kost

extralegale voordelen € 1.560,00 € 1.200,00 € 820,00

11 mm

€ 26.136,67 € 14.397,50 € 20.567,67 € 61.101,84

De lettercode in de tweede kolom van bovenstaande tabel geeft de kwalificatie van de ingezette personeelsleden weer. De volgende codes worden gehanteerd: A’ projectleider

A dr./ir.


B licentiaat

C ing.

D A1

E A2

F A3/A4

11

In het financieel eindverslag wordt naast de details voor het laatste projectjaar tevens een overzicht gegeven van de ingebrachte personeelskosten voor het volledige project. Voor een project met een looptijd van 2 jaar wordt dit: OVERZICHT PERSONEELSKOSTEN Naam personeelslid Aantal mensmaanden jaar 1 jaar 2 totaal Persoon 1 Persoon 2 Persoon 3 ... mm TOTAAL

jaar 1

Ingebrachte kost jaar 2 Totaal

€

Rapportering van de overige kosten Hier geeft u per partner een jaarlijks overzicht van het aantal onderzoekers, de hiermee gepaarde gaande loonkost en de gerelateerde standaardkost die max. 37.500 EUR (uitzonderlijk 50.000 EUR) per VTE onderzoeker bedraagt. Bij de indiening van de standaardwerkingskost moet een onderscheid gemaakt worden tussen directe en indirecte (algemene) werkingskosten. De facturen en bewijsstukken van de werkingskosten dienen niet meegestuurd te worden, maar kunnen steekproefsgewijs opgevraagd worden door IWT-Vlaanderen. Een kostenstaat overige kosten na één jaar werking ziet er dan als volgt uit: OVERZICHT OVERIGE KOSTEN Naam partner # mm onderzoeker

Loonkost onderzoeker (€)

Standaardkost (€ 37.500/VTE) Directe kost Indirecte kost

Partner 1 Partner 2 … TOTAAL


12

Rapportering van de totale kostenstaat Samen met het financieel eindverslag wordt een ‘totale kostenstaat’ ingediend. Deze kostenstaat geeft per partner een overzicht van alle ingebrachte kosten, aangevuld met een verklaring op eer door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de instelling volgens onderstaand formaat. Naam van instelling: Rechtsgeldige vertegenwoordiger: Nummer van de overeenkomst: Relatie met het project: (mede)aanvragend collectief centrum / onderzoekspartner

Kostenstaat voor de periode van:

tot

omschrijving

bedrag jaar 1

bedrag jaar 2

Personeelskosten Overige kosten

€ €

€ €

€ €

TOTAAL PROJECT

€

€

€

bedrag TOT

Echt en conform verklaard, afgesloten op de som van euro. Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger bevestigt dat alle hierboven vermelde uitgaven werkelijk betaald zijn in functie van het betreffende onderzoek. Datum : Handtekening : De rechtsgeldige vertegenwoordiger,


13

Bijlage 2: VIS-Kostenmodel Basisprincipes Het kostenmodel is gebaseerd op de volgende principes: De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na het project verantwoord kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De ‘overige projectkosten’ bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en uitrustingsgoederen, en anderzijds uit indirecte kosten, zijnde algemene kosten die weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn of kosten die van algemeen ondersteunende aard zijn. De directe en indirecte kosten worden berekend als een standaardkost, per voltijds equivalent (VTE) onderzoeker per jaar. Deze standaardkost bedraagt 37.500 EUR, en kan in een aantal gevallen verhoogd worden tot 50.000 EUR (zie verder). Ook deze kosten moeten steeds verantwoord kunnen worden.

Personeelskosten In aanmerking komend personeel Alle personeelsleden die onderzoeksactiviteiten uitvoeren op het project, en à rato van hun deelname aan het project, kunnen op de projectbegroting ingebracht worden. Met onderzoeksactiviteiten wordt bedoeld de activiteiten die bijdragen tot de kennisverwerving of –uitbreiding. Deze personen kunnen binnen het project echter ook ingezet worden voor kennisverspreiding en kennistransfer. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, enz. kan hier niet ingebracht worden. Personeelsleden ingezet voor productie of technisch onderhoud zijn slechts aanrekenbaar voor zover zij taken uitvoeren die noodzakelijk zijn voor de kennisverruiming, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt niet tot het directe personeel gerekend. Voor onderzoeksinstellingen, zoals universiteiten en hogescholen, geldt dat enkel personen op een project gebudgetteerd kunnen worden die niet reeds via andere overheidsbronnen betaald worden (zoals het Zelfstandig en Assisterend Academisch Personeel aan universiteiten, doctoraatsbeurzen, onderzoeksmandaten, ..., docenten met een vast contract aan hogescholen). Het betreft tijdelijk personeel, bursalen of personeel met een contract van onbepaalde duur dat geen leidinggevende verantwoordelijkheden heeft. Zo kunnen medewerkers die reeds een verloning krijgen via een andere financieringsbron, enkel promemorie meewerken (voor zover de eigendomsrechten van de resultaten niet in het gedrang komen en hun statuut dit toelaat). In bepaalde gevallen echter, indien hun directe inzet substantieel en noodzakelijk is, kan het equivalent aantal mensmaanden vergoed worden van een vervanger die aangeworven is/wordt voor hun normale (bvb. onderwijs-)taken. Dit dient uitdrukkelijk vermeld en gemotiveerd te worden. Bij elke ‘vervanger’ zal uitdrukkelijk worden aangegeven welke personen en welke mensmaanden daardoor op het project kunnen ingezet worden. Wat wordt bedoeld met personeelskosten De personeelskosten omvatten de reële brutolonen die uitbetaald worden, de wettelijke werkgeversbijdragen, de bijdrage voor de wettelijke verzekeringen, elke andere wettelijk verplichte vergoeding of toelage bij de wedde zoals vakantiegeld, de tussenkomst van de werkgever in de kosten van het woon-werkverkeer en andere voordelen voor zover die niet afwijken van de normale praktijk bij de contractant, en die als verloning kunnen beschouwd worden in overeenstemming met de wetgeving op de directe personenbelasting en de regels van de sociale zekerheid.


14

Aanvaardbare extralegale voordelen zijn: tussenkomst van de werkgever bij groepsverzekering overeenkomstig de reglementering betreffende de controle van zulke verzekeringen; maaltijdcheques (maximaal toegelaten patronale tussenkomst); vrijwillige bijdrage in het woon-werkverkeer, naast het wettelijk verplichte (abonnementen), en andere terugbetalingen van reiskosten (rubrieken 14b en c van de fiche 281.10); aanwending voor persoonlijk gebruik van bedrijfswagens (zoals ingevuld in vakje 9c van de fiche 281.10 van de personenbelasting); de aanwending voor professioneel gebruik maakt deel uit van de ‘overige kosten’ (indirecte kosten)1; aanvullende speciale verzekeringen, zoals hospitalisatieverzekering (persoonsgebonden). Bij de projectbegroting zal per partner een lijst toegevoegd worden van de toegepaste extralegale voordelen. Ze hoeven niet afzonderlijk begroot te worden, wel per partner. De Raad van Bestuur van IWT-Vlaanderen kan andere extralegale voordelen aanvaarden. In dat geval zullen deze voordelen ook algemeen geldig en aanvaardbaar worden verklaard en tevens opgenomen in latere versies van het kostenmodel. Er dient opgemerkt dat de belastingvrije alternatieve beloningsvorm, de zgn. ‘kosten eigen aan de werkgever’, niet aanvaard worden als personeelskosten. Dergelijke kosten, vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdrage, dienen als terugbetaling van verblijfskosten in binnen- en buitenland, representatiekosten, kosten voor het gebruik van een bureel thuis, kosten voor telefoon of voor vakliteratuur, ... Deze kosten worden door IWT-Vlaanderen aanvaard als indirecte kosten (zie verder). Categorieën en barema’s Het aan het project deelnemende personeel kan tot verschillende categorieën behoren, naargelang zijn opleiding, positie of ervaring (bvb. projectleider, onderzoeker, technieker, ...). Er worden geen specifieke maximale barema's opgelegd voor de verschillende categorieën. Sleutelpersonen (d.w.z. personeel dat onmisbaar is voor de goede uitvoering van het project) dienen op de begroting specifiek vermeld te worden. Voor de anderen, zoals techniekers, laboranten, operators,... moet u geen detaillering per personeelslid geven, maar de totale bezetting en een realistische kost. Bij de uitvoering van het project zijn verschuivingen tussen personeels- of verloningscategorieën mogelijk binnen de grenzen van de globaal aanvaarde personeelskosten, en mits het globaal aantal aanvaarde mensmaanden voor het project in zijn geheel met niet meer dan 10% wijzigt. Zo is het bvb. mogelijk dat een senior-onderzoeker, die tijdens de uitvoering van het project onbeschikbaar zou worden, vervangen kan worden door een grotere menskracht aan junior-onderzoekers. Voor zover vastgelegd zal een universiteit personeelsleden verlonen volgens de wettelijk opgelegde barema’s. Retraceerbaarheid Het algemeen principe is dat de realiteit van de personeelsinzet en dus de kosten retraceerbaar moeten zijn. Dit kan gebeuren via een algemeen gebruikt kostenplaatsensysteem bij de uitvoerder(s). Dergelijk systeem is evenwel niet verplicht, maar indien het niet aanwezig is, kan een projectspecifieke registratie toegepast worden.

1 Onder de personeelskosten kan dus enkel het extralegaal voordeel van een bedrijfswagen worden ingebracht a rato van het fiscaal voordeel zoals het ook op de loonfiches wordt aangegeven. Concreet betekent dit dat kosten zoals verzekeringen, autotaksen, all-in leasingcontracten, tankkaarten enz. onder indirecte kosten vallen. IWT handleiding verslaggeving VIS-CO

15

Overige projectkosten De ‘overige projectkosten’ bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en uitrustingsgoederen, en anderzijds uit indirecte kosten, zijnde algemene kosten die weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn of kosten die van algemeen ondersteunende aard zijn. Standaardkost De directe en indirecte kosten worden berekend als een standaardkost, per voltijds equivalent (VTE) onderzoeker. Deze standaardkost bedraagt maximaal 37.500 EUR. In een aantal gevallen kan deze standaardkost evenwel verhoogd worden tot maximaal 50.000 EUR. Dit wordt aangevraagd bij indiening van de projectvoorstellen. Hiervoor moet voldaan worden aan twee voorwaarden: de organisatie is door IWT-Vlaanderen erkend als kenniscentrum (geaccrediteerd kenniscentrum); de organisatie kan aantonen dat de jaarlijkse structurele inkomsten (dotatie, statutair lidgeld of gelijkwaardig) niet meer dan 25% van de jaaromzet bedragen. Voor universiteiten en hogescholen wordt de standaardkost evenwel steeds beperkt tot maximum 37.500 EUR. Organisaties die wel erkend zijn als geaccrediteerd kenniscentrum en bij minstens 2 steunbare VISprojecten als uitvoerder betrokken zijn, kunnen, indien zij niet aan de tweede voorwaarde voldoen, een alternatieve bewijsvorming indienen. Hierbij moet aangetoond worden dat het deel van de werkingsen overheadkosten per productieve VTE, die niet via structurele inkomsten gecompenseerd worden, meer dan 37.500 EUR bedragen. Dit bedrag kan dan aangevraagd worden als standaardkost, met een maximum van 50.000 EUR. Deze standaardkosten kunnen enkel aangevraagd worden voor personeel dat rechtstreeks bijdraagt tot de kennisverwervende en/of kennisverspreidende activiteiten in het onderzoek. Voor personeelsleden die ondersteunende activiteiten uitvoeren (laboranten, technici,…) kunnen enkel personeelskosten, en geen overige projectkosten ingebracht worden. De modaliteiten i.v.m. erkenning als geaccrediteerd kenniscentrum zijn vermeld op de website van IWT-Vlaanderen, onder het KMO-programma: http://www.iwt.be/programma/kmo-programma. In het geval van een niet-Vlaams kenniscentrum wordt de structurele dotatie door de plaatselijke (buitenlandse) overheid beschouwd. In geval van onduidelijkheid zal deze regel door IWT-Vlaanderen geëvalueerd worden. Wat zijn directe en indirecte kosten De directe kosten bestaan enerzijds uit de kosten voor werkingsmiddelen (werkingskosten) en anderzijds uit de kosten voor uitrustingsgoederen (uitrustingskosten). Ze moeten rechtstreeks ingezet worden voor de uitvoering van het project, met facturen kunnen gestaafd worden en terug te vinden zijn in de boekhouding. De directe kosten zijn kosten waar reële uitgaven tegenover staan en die rechtstreeks voortvloeien uit de activiteiten van het VIS-project. Anders gezegd, indien deze activiteiten worden stopgezet, verdwijnen de ermee verbonden kosten. Voorbeelden van werkingskosten zijn o.a. kosten voor verbruikte materialen en grondstoffen, onderaannemingen, reiskosten, conferenties, enz. Uitrustingskosten zijn afschrijvingskosten voor gebruik van apparatuur die noodzakelijk is voor het project. De indirecte kosten, ook wel vaste kosten of ‘overhead’ genoemd, zijn algemene onkosten die weliswaar uit de onderzoeksactiviteiten voortvloeien, maar die bvb. ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard betreffen. Het zijn bvb. kosten voor normaal waterverbruik, gas, elektriciteit, afschrijving en onderhoud van gebouwen en meubilair, administratie, secretariaat, algemene directie, algemene opleidingen, verzekeringen, ... (zie ook bovenvermelde opmerking over ‘kosten eigen aan de werkgever’). IWT handleiding verslaggeving VIS-CO

16

De indirecte of overheadkosten zijn eerder die kosten die aan de organisatie waarin de onderzoeker tewerkgesteld wordt, zijn verbonden. Er is in de praktijk geen maximaal percentage voor deze indirecte en overheadkosten. De werkingskosten moeten vanaf heden door de contractant zelf worden opgesplitst in directe en indirecte (algemene) werkingskosten2. Zowel de directe als de indirecte kosten moeten ex-post kunnen worden gestaafd met onderbouwende documenten. De facturen en bewijsstukken van deze kosten dienen niet meegestuurd te worden, maar kunnen steekproefsgewijs opgevraagd worden door IWT-Vlaanderen.

Bijzondere modaliteiten Wanneer het project als Vlaams luik deel uitmaakt van een CORNET-project kan de totale projectbegroting met 5% verhoogd worden.

Verschuivingen Verschuivingen tussen personeels- en werkingskosten bij één partner of kostenverschuivingen tussen partners onderling worden niet toegestaan.

Verantwoording van de kosten De personeelskosten moeten steeds verantwoord kunnen worden, op basis van de projectbezetting en de reële kosten (te retraceren via een personeelsregistratie of een adequate projectkostenboekhouding). De standaarkost (directe en indirecte kosten) moet steeds verantwoord kunnen worden.

Algemeen niet in aanmerking komende kosten Hieronder worden een aantal kosten opgesomd die door IWT-Vlaanderen niet aanvaard worden voor steun: kosten die reeds via andere overheidsmiddelen gefinancierd worden: o.m. door de Vlaamse en federale overheid, maar ook door de EU, ESA, ...; winstopslag bij transacties binnen een groep en tussen partners, o.m. bij het toepassen van transferprijzen tussen vestigingen van bedrijven, ...; kosten in verband met marketing, commerciële reclame, distributie en verkoop; kosten voor proefseries en veldtesten die verder strekken dan de testen bedoeld voor het inschatten van technische risico’s; voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen, verplichtingen, gerechtelijke geschillen en boetes, belastingen; interesten; oninbare vorderingen; kosten in verband met andere projecten die door derden worden gefinancierd.

2 Het VIS-besluit geeft wel 50% van de personeels- en werkingskosten op als bovengrens voor de indirecte kosten.


17

Bijlage 3: Reglement van Orde van gebruikerscommissie VIS-Collectief Onderzoek 1.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikerscommissie De gebruikerscommissie ondersteunt het samenwerkingsverband in de uitvoering van het project en de valorisatie ervan. Ze ziet er op toe dat de concrete uitvoering van het project optimaal afgestemd wordt op de noden van de bedrijven, en meer bepaald de KMO’s uit de doelgroep. Met het oog op de valorisatie van de projectresultaten fungeert ze in het bijzonder als klankbord voor de mogelijkheden van industriële en/of maatschappelijke implementatie van de projectresultaten. De taken van de gebruikerscommissie omvatten o.a.: - de opvolging en appreciatie van de projectvooruitgang en de realisatie van de doelstellingen op basis van het aanvaarde projectvoorstel, en de rapportering die door de uitvoerders verstrekt wordt; - het geven van inhoudelijk advies m.b.t. de eventuele (bij)sturing van het project, indien dit de valorisatiekansen ten goede komt en op voorwaarde dat dit de finaliteit van het project niet verandert; - de opvolging van de rapportering van de projectuitvoerders naar het beheersorgaan van het samenwerkingsverband en IWT-Vlaanderen.

2.

Samenstelling van de gebruikerscommissie De gebruikerscommissie bestaat uit X leden, die worden aangesteld/ontheven door het beheersorgaan van het samenwerkingsverband. Het mandaat van de leden van de gebruikerscommissie is in principe geldig voor de duur van het project. De gebruikerscommissie is zodanig samengesteld dat zij representatief is voor de totale doelgroep, met bijzondere aandacht voor de behartiging van de belangen van KMO’s. IWT-Vlaanderen heeft één waarnemer in de gebruikerscommissie, deze wordt door IWTVlaanderen aangeduid. De leden van de gebruikerscommissie zijn: - Naam, Organisatie - .... Ieder lid van de gebruikerscommissie kan zich laten vervangen door een andere persoon vanuit zijn organisatie. De uitvoerende kenniscentra worden uitgenodigd op de bijeenkomsten van de gebruikerscommissie met het oog op de rapportering van de uitgevoerde activiteiten en de planning van de nog uit te voeren activiteiten. De gebruikerscommissie kan op eigen initiatief externen uitnodigen om de vergadering bij te wonen.

3.

Werking van de gebruikerscommissie De gebruikerscommissie kiest bij eenvoudige meerderheid een voorzitter. Het mandaat van de voorzitter is in principe geldig voor de duur van het project. De voorzitter is Naam, Organisatie. De voorzitter wordt bijgestaan door een secretaris Naam, Organisatie. De gebruikerscommissie komt minimaal tweemaal per jaar samen. De voorzitter van de gebruikerscommissie stuurt ten laatste één week voor de vergadering de voorlopige agenda aan de leden van de gebruikerscommissie. Deze agenda bevat minimaal een bespreking van het verrichte onderzoek van de voorbije periode (o.m. op basis van een ontwerp van voortgangsverslag), een bespreking van de planning voor de komende periode en de planning van de volgende vergadering. Ieder lid van de gebruikerscommissie kan agendapunten laten toevoegen.


18

Aangehecht aan uitnodiging en agenda worden tevens de documenten gevoegd die op de gebruikerscommissie zullen besproken worden, in het bijzonder het ontwerp van voortgangsverslag, dat de technisch-wetenschappelijke vorderingen en de organisatorische aspecten van het project bespreekt. De inhoud van het voortgangsverslag is geregeld in de ‘Handleiding voor verslaggeving van projecten collectief onderzoek (oproep 2006)’. Tijdens de vergadering informeren de uitvoerende kenniscentra de leden van de gebruikerscommissie nauwgezet over de voortgang van het project, aan de hand van het ontwerpvoortgangsverslag. De gebruikerscommissie kan hierop adviezen en aanbevelingen formuleren t.a.v. het ontwerpvoortgangsverslag en de uitvoering van het project in het algemeen. Hiervoor streeft de gebruikerscommissie naar consensus. Het verslag van de vergadering, met aangehecht het goedgekeurde voortgangsverslag, wordt ten laatste één maand na de vergadering aan de leden van de gebruikerscommissie en de voorzitter van het beheersorgaan van het samenwerkingsverband gestuurd. Alle leden van het samenwerkingsverband kunnen inzage krijgen in de verslagen van de gebruikerscommissie. Analoge procedures gelden voor de bespreking van en suggesties over het syntheseverslag (projecten van 4 jaar) en het eindverslag over het project. De goede werking van de gebruikerscommissie is een aandachtspunt bij de tussentijdse evaluatie van het project (voor projecten van 4 jaar). 4.

Deontologie De leden van de gebruikerscommissie behandelen de informatie die de projectuitvoerders hen verstrekken of die in de gebruikerscommissievergadering aan bod komt confidentieel. De leden van de gebruikerscommissie vertegenwoordigen de doelgroep en dus niet enkel de belangen van hun eigen onderneming of instelling. Het ontwikkelen van specifieke toepassingen op maat van een individueel bedrijf valt buiten de uitvoering van het project collectief onderzoek. De implementatie en/of het gebruik van de projectresultaten tijdens en na de uitvoering van de IWT-overeenkomst door de leden van de gebruikerscommissie gebeuren op eigen initiatief en risico van de leden. De leden van de gebruikerscommissie behouden de volledige eigendomsrechten van de door hen in het project ingebrachte kennis. Zij kunnen voor het gebruik van deze kennis en de eventueel nodige kennis van derden tijdens en/of na het project specifieke regelingen overeenkomen. Het samenwerkingsverband legt deze specifieke regelingen voorafgaandelijk ter goedkeuring voor aan IWT-Vlaanderen, waarna zij in bijlage aan de IWT-overeenkomst worden toegevoegd. Indien de vertrouwelijke (bedrijfseigen) gegevens van een bepaald bedrijf, lid van de gebruikerscommissie, dit vereisen, kunnen de leden van de gebruikerscommissie hiervoor een geheimhoudingsovereenkomst afsluiten. De leden van de gebruikerscommissie erkennen dat de eigendomsrechten van de resultaten die voortvloeien uit de projectactiviteiten volledig toekomen aan het samenwerkingsverband.


19

Ondergetekende, ... neemt kennis van: het VIS/CO-project ‘«TITEL_PROJECT»‘ aangevraagd door (naam samenwerkingsverband) en uitgevoerd door (naam uitvoerend kenniscentrum) en vastgelegd in de overeenkomst (...) tussen IWT-Vlaanderen en (contractanten); de modaliteiten van een VIS/CO-project zoals beschreven in de ‘Oproep tot het indienen van projecten’ en de ‘Handleiding tot verslaggeving’; en verklaart: akkoord te gaan met het lidmaatschap van de gebruikerscommissie volgens bovenstaand ‘Reglement van orde van de gebruikerscommissie’; actief deel te nemen aan de activiteiten van de betrokken gebruikerscommissie. ...

Bedrijf/Instelling (+ volledig adres): Naam: Functie: Datum en handtekening:


20

Handleiding voor verslaggeving van projecten Collectief Onderzoek (in het kader van het VIS-programma) Projecten uit oproep 2006

Recommend Documents