Voorwaarden voor projecten uitgevoerd in het kader van Pieken in de Delta Noord-Nederland, het Operationeel programma Noord Nederland 2007-2013
Aangepaste versie – april 2013
Dit document biedt u een overzicht van de belangrijkste voorwaarden uit de subsidieregelingen Pieken in de Delta 2007, Pieken in de Delta 2007 gebiedsgerichte programma’s en het Operationeel Programma Noord-Nederland 2007-2013 (EFRO), die van toepassing zijn indien u een subsidie aanvraagt op grond van deze regelingen of in aanmerking wilt komen voor een gecombineerde financiering uit beide regelingen. De voorwaarden vinden alle hun grondslag in vastgestelde wet- en regelgeving. Hieronder treft u met name de voorwaarden aan zoals die in de Subsidieregeling Pieken in de Delta 2007, de daarop volgende wijzigingen van de Subsidieregeling Pieken in de Delta 2007 (inmiddels Sterkte in de Regio), de Subsidieregeling Pieken in de Delta 2007 gebiedsgerichte programma’s, de Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007-2013, de Europese Kaderverordening 1083/2006, de EFRO verordening 1080/2006 en de uitvoeringsverordening 1828/2006 en wijzigingen daarop zijn opgenomen. Deze voorwaarden vervangen de vastgestelde wet- en regelgeving niet. Daarnaast heeft het Dagelijks Bestuur van het SNN besloten om nadere voorschriften vast te stellen, op grond van de regelingen. Omdat deze nadere voorschriften in veel gevallen voor alle projecten zullen gelden, zijn deze ook in dit overzicht opgenomen, en herkenbaar aan de *.
1. Definities: 1.1
Projectperiode: de periode tussen de startdatum en de einddatum van het project, zoals bepaald in de subsidieverleningsbeschikking 1.2 Startdatum: de datum waarop de projectperiode van start gaat dat wil zeggen de datum van ontvangst van een ontvankelijke aanvraag bij een provincie voor EFRO en/of bij SNN voor Pieken in de Delta 1.3 Einddatum: de laatste dag van de projectperiode 1.4 Indieningdatum definitieve vaststelling: de dag waarop de bescheiden ingediend moeten zijn voor de definitieve vaststelling van een project 1.5 Eindbegunstigde: de geadresseerde van een subsidieverleningsbeschikking, waarmee middelen worden toegekend uit de programma’s bedoeld in deze voorwaarden 1.6 Subsidieontvanger: de rechtspersoon die een subsidie ontvangt, uit hoofde van een subsidieregeling, maar geen subsidieverleningsbeschikking ontvangen heeft van het SNN uit hoofde van de onder deze voorwaarden verstrekte subsidie 1.7 Projectkosten: de kosten ten behoeve van een project 1.8 Subsidiabele kosten: de kosten die voldoen aan de in deze voorwaarden gestelde eisen 1.9 Verplichtingen: de overeenkomsten gesloten met rechtspersonen, die leiden tot projectkosten 1.10 Inkomstengenererend project: een project dat betrekking heeft op een investering in infrastructuur voor het gebruik waarvan de gebruikers een vergoeding betalen, of een project dat betrekking heeft op de verkoop of de verhuur van land of gebouwen of de levering van diensten tegen betaling.
1
2
Algemeen:
2.1 Het van kracht worden van nieuwe voorschriften dan wel het verstrekken van aanwijzingen door de Europese Commissie of het Ministerie van Economische Zaken kan leiden tot een wijziging van de geldende voorwaarden. 2.2 Tenzij uitdrukkelijk anders wordt bepaald zijn de onderstaande voorwaarden van kracht. * In bepaalde gevallen kan de Bestuurscommissie Economische Zaken de standaardvoorwaarden buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing gelet op het belang dat deze standaardvoorwaarden beoogt te beschermen, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard. 2.3 Voor een eindbegunstigde zijn, tenzij uitdrukkelijk anders wordt bepaald, deze voorwaarden van kracht. Indien de eindbegunstigde met de verleende subsidie een bij de Europese Commissie gemelde of door de Europese Commissie goedgekeurde subsidieregeling uitvoert, zijn deze voorwaarden alleen van toepassing op de eindbegunstigde, maar niet op de subsidieontvanger van de uit te voeren subsidieregeling. Indien de eindbegunstigde een subsidieregeling uitvoert op basis van een Europese vrijstellingsverordening, kan het SNN in de subsidieverleningbeschikking bepalen welke artikelen van deze voorwaarden wel van toepassing zijn op de subsidieontvanger. 2.4 De projectkosten zijn subsidiabel voor zover: 2.4.1
2.4.2
de verplichtingen die leiden tot werkzaamheden zijn aangegaan ná het moment dat een ontvankelijke aanvraag is ingediend en de werkzaamheden die tot de kosten leiden zijn verricht vóór de in de subsidieverleningsbeschikking gestelde einddatum van het project. Daarbij dienen de projectkosten betaald te zijn binnen de projectperiode of in de daaropvolgende periode waarin het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie vervaardigd en ingediend dient te worden. Dit met uitzondering van eventuele accountantswerkzaamheden die verricht worden ten behoeve van (het verzoek tot) definitieve vaststelling; de kosten rechtstreeks aan de uitvoering van het project toerekenbaar zijn met inachtneming van eisen van soberheid en doelmatigheid.
2.5 Voor subsidie toegekend vanuit de subsidieregeling Operationeel Programma Noord-Nederland geldt dat kosten subsidiabel zijn die gemaakt zijn vanaf de ontvangstdatum van het als ontvankelijk aangemerkte aanvraagformulier. Vervolgens moet binnen een termijn van maximaal zes maanden een definitieve subsidieaanvraag worden ingediend. Als dit niet binnen de genoemde termijn van zes maanden gebeurt, schuift de startdatum van subsidiabele kosten op, overeenkomstig de overschrijding van de termijn van zes maanden.* 2.6 Kostensoorten zijn aan te merken als subsidiabel, indien deze rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het project en voldoen aan de wetgeving van de Europese Commissie of het Ministerie van Economische Zaken en de nationale overheid en in de projectbegroting en subsidieverleningsbeschikking zijn opgenomen. * 2.7 Als subsidiabele kosten wordt de volgende niet limitatieve opsomming van kosten in aanmerking genomen: 2.7.1
2.7.2 2.7.3
Loonkosten, voor de berekening waarvan de aanvrager bij de aanvraag kiest uit: - de loonkosten plus overhead systematiek, opgenomen in artikel 2.9.1; - de integraal uurtarief systematiek, opgenomen in artikel 2.8; - vaste uurtarief systematiek, namelijk € 35 per uur, zie art 2.9.2; In geval subsidie wordt verleend vanuit de subsidieregeling Pieken in de Delta zijn kosten verbonden aan ureninzet van medewerkers van provincies, gemeenten en openbare lichamen slechts subsidiabel indien deze kosten niet voor rekening van de eigen organisatie komen en de inzet van de medewerkers door middel van een detacheringsovereenkomst is bekrachtigd; kosten ten behoeve van promotie en publiciteit; aankoop of inbreng van grond, gebaseerd op de objectief aangetoonde actuele marktwaarde, blijkend uit bij de aanvraag om subsidievaststelling gevoegde gegevens en bescheiden, en inclusief kosten voor de overdracht en taxatie, waarbij:
2
-
bij een EFRO-subsidie deze kosten tot een maximum van 10% van de subsidiabele projectkosten, en bij een PiD N-N-subsidie deze kosten volledig meegenomen kunnen worden. 2.7.4 aankoop of inbreng van gebouwen en onroerende zaken, met inbegrip van de kosten voor aankoop, belastingen, leges en taxatiekosten, gebaseerd op de objectief aangetoonde actuele marktwaarde, blijkend uit bij de aanvraag om subsidievaststelling gevoegde gegevens en bescheiden als, voor het gebouw of onroerende zaken in de afgelopen 10 jaar geen nationale of communautaire steun is verleend;,In het geval van een PiD N-N-subsidie worden de afschrijvingskosten van gebouwen lineair worden berekend als fractie van de aanschafprijs op basis van bedrijfseconomische grondslagen en normen, met een minimale afschrijvingstermijn van vijf jaar. Het onroerend goed dient gedurende een nader met de UO-SNN overeengekomen periode (minimaal vijf jaar na de datum van de definitieve vaststelling van de subsidie; met uitzondering van gebouwen en onroerende zaken die als onderdeel van het proejct gesloopt worden) voor de vastgestelde bestemming te worden gebruikt. Elke wijziging in de bestemming van het onroerend goed binnen deze overeengekomen periode, die de aard of de omstandigheden van de uitvoering van het project zou veranderen, dan wel de wijziging in het eigendom van het onroerend goed, dient ter goedkeuring aan de UOSNN te worden voorgelegd. 2.7.5 kosten van de voor het project aangeschafte machines en apparatuur en productiemiddelen, gebaseerd op de objectief aangetoonde actuele marktwaarde, blijkend uit bij de aanvraag om subsidievaststelling gevoegde gegevens en bescheiden en verminderd met de restwaarde, waarbij in het geval van een PiD N-N-subsidie de afschrijvingskosten van apparatuur lineair worden berekend als fractie van de aanschafprijs op basis van bedrijfseconomische grondslagen en normen, met een minimale afschrijvingstermijn van vijf jaar; 2.7.6 kosten van het gebruik voor het project van machines en apparatuur die in het bezit zijn van een deelnemer aan het kennisproject of van derden, gebaseerd op de objectief aangetoonde actuele marktwaarde, blijkend uit bij de aanvraag om subsidievaststelling gevoegde gegevens en bescheiden; 2.7.7 kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen, gebaseerd op historische aanschafprijzen; 2.7.8 kosten voor financiële transacties, financieel juridische diensten, patenten en bankkosten, met uitzondering van debetrente, boetes, financiële sancties en gerechtskosten; 2.7.9 reis- en verblijfskosten voor binnenlandse en buitenlandse reizen, voorzover deze niet inbegrepen zijn in het integrale uurtarief; 2.7.10 andere aan derden verschuldigde kosten; 2.7.11 kosten voor bijdragen in fondsen of andere methoden op het gebied van financiële instrumentering als bedoeld in artikel 44 van de kaderverordening 1083/2006. 2.8 Integraal uurtarief: 2.8.1 De (eind)begunstigde berekent het integrale uurtarief op basis van een bij de (eind)begunstigde gebruikelijke en controleerbare methodiek, die is gebaseerd op bedrijfseconomisch en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen en die de (eind)begunstigde stelselmatig toepast. Het integrale uurtarief is samengesteld uit de directe personeelskosten en de algemene indirecte kosten (overhead). Het integrale uurtarief betreft uitsluitend de kosten uit de gewone bedrijfsvoering en bevat geen winstopslag. 2.8.2
Indien de subsidieontvanger kiest voor de integraal uurtarief systematiek worden de subsidiabele kosten berekend door het aantal door het direct bij de uitvoering van het project betrokken personeel gemaakte uren te vermenigvuldigen met het in het derde en vierde lid bedoelde integrale uurtarief dat de subsidieontvanger hanteert voor de functiecategorie van dat personeel, met dien verstande dat het aantal gemaakte uren per persoon op jaarbasis niet meer bedraagt dan het aantal uren dat voor de desbetreffende functiecategorie op jaarbasis is gehanteerd voor de berekening van het integrale uurtarief.
2.8.3
De (eind)begunstigde legt bij de aanvraag om subsidie en daarna jaarlijks een specificatie over van alle kostensoorten binnen het gehanteerde integrale uurtarief en het aantal uren per functiecategorie waarop het integrale uurtarief is gebaseerd. Bij de aanvraag om subsidie dient een ondertekende controleverklaring bijgevoegd te worden, waaruit blijkt dat het IKT correct is samengesteld.
3
2.8.4
2.9.1
Bij toepassing van de integraal uurtarief systematiek is de tijdschrijving, bedoeld in artikel 4.1.1.b, sluitend.
Indien de eindbegunstigde geen integraal uurtarief hanteert worden de volgende kosten in aanmerking genomen: a. loonkosten van het bij de uitvoering van het project direct betrokken personeel, berekend op basis van het brutoloon volgens de loonstaat van de betrokken medewerkers, verhoogd met de wettelijke dan wel op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, met dien verstande dat wordt uitgegaan van 1.650 productieve uren per jaar bij een voltijds dienstverband van 40 uren; b. algemene indirecte kosten (overhead) die gerelateerd zijn aan de loonkosten, en op de werkelijke kosten van de uitgevoerde actie volgens een bij de subsidieaanvraag overlegde berekeningswijze. In geval alleen subsidie vanuit de subsidieregeling Pieken in de Delta wordt ingezet, worden de algemene indirecte kosten (overhead) met een vaste opslag van 50% van de loonkosten berekend. Indien de werkelijke loonkosten niet toerekenbaar zijn wordt uitgegaan van het gebruikelijke loon. Voor kleine bedrijven dient in geval van inzet van directeurgrootaandeelhouders het daarvoor geldende fiscale loon te worden toegepast.
2.9.2
In geval van subsidie vanuit EFRO geldt: Indien geen loonkosten worden gemaakt als bedoeld in het artikel 2.7.1, maar desalniettemin als bijdrage in natura arbeid ten behoeve van het project wordt verricht, worden de subsidiabele kosten berekend door het aantal uren dat de deelnemers aan het project ten behoeve van deze activiteiten hebben gemaakt te vermenigvuldigen met een vast uurtarief van € 35.In geval alleen subsidie vanuit de subsidieregeling Pieken in de Delta wordt ingezet kan de eindbegunstigde en/of subsidieontvanger ook als er wel loonkosten gemaakt worden verzoeken om een vast uurtarief van € 35 te mogen hanteren.
2.10 Kosten verbonden aan de oprichting van een privaatrechtelijk rechtspersoon komen niet voor subsidie in aanmerking. 2.11 De kosten worden in aanmerking genomen met inbegrip van omzetbelasting, indien de eindbegunstigde en/of subsidieontvanger die de kosten heeft gemaakt, omzetbelasting niet in aftrek kan brengen of niet gecompenseerd wordt uit het BTW-compensatiefonds als genoemd in artikel 2 van de Wet op het BTW-compensatiefonds 2.12 Indien ter zake van de projectkosten of een deel daarvan reeds door een ander bestuursorgaan of de Europese Commissie subsidie is verstrekt, wordt slechts een zodanig bedrag aan subsidie verstrekt, dat het totale bedrag aan subsidies niet meer bedraagt dan de totale waarde van projectkosten die voor deze subsidie in aanmerking komen. 2.13 Indien ter zake van de projectkosten of een deel daarvan reeds door de Europese Commissie subsidie is verstrekt, kan geen bijdrage uit het Operationeel Programma Noord-Nederland worden verstrekt. Indien ter zake van de projectkosten of een deel daarvan reeds door het Ministerie van Economische Zaken subsidie is verstrekt, kan dit betekenen dat geen bijdrage uit de subsidieregeling Pieken in de Delta kan worden verstrekt. 2.14 Inkomstengenererende projecten: de subsidiabele kosten voor inkomstengenererende projecten mogen niet hoger zijn dan de investeringskosten minus aftrek van de actuele waarde van de netto inkomsten die de investering tijdens een bepaalde referentie periode heeft opgeleverd voor investeringen in infrastructuur of andere projecten waarbij de inkomsten van tevoren objectief kunnen worden geraamd. 2.15 Indien niet alle investeringskosten subsidiabel zijn, worden de netto inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en niet subsidiabele delen van de investeringskosten. 2.16 a. Een OP/EFRO-subsidieaanvraag wordt afgewezen, indien niet voldaan wordt aan de eisen gesteld in de verordeningen behorend bij Kaderverordening 1083/2006, de verordening 1080/2006 en de uitvoeringsverordening 1828/2006, de eisen van het betreffende programma.
4
b. Een PiD N-N-subsidieaanvraag wordt afgewezen op grond van artikel 10 en 11 van de Subsidieregeling Pieken in de Delta 2007 of krachtens artikel 5 lid f van de Subsidieregeling Pieken in de Delta 2007 gebiedsgerichte programma’s of artikel 2.10 van de Subsidieregeling Sterktes in de Regio en wijzigingen daarop van 3 december 2008. 2.17 Gelet op de aard van een project kunnen nadere voorschriften (in de subsidieverleningsbeschikking) gesteld worden. 3. Uitvoering 3.1
Het projectplan dient te worden uitgevoerd overeenkomstig het bij de subsidieaanvraag ingediende projectplan, inclusief begroting en financieringsplan.
3.2
Essentiële wijzigingen in het projectplan dienen separaat van overige correspondentie en verantwoording, aan de UO-SNN ter goedkeuring te worden voorgelegd, zoals bijvoorbeeld met betrekking tot het uitvoeringsschema, de begroting, de financiering, de bestekken, de gunningswijze van opdrachten, realisatie van de doelstellingen of de projectperiode. Wijzigingen, vertraging en onvoldoende realisatie van de verwachte doelstellingen in de uitvoering van het project, kunnen leiden tot verlaging, dan wel intrekking van de verleende subsidie.
3.3
Wanneer een eindbegunstigde of subsidieontvanger een aanbestedende dienst is en sprake is van verstrekking van opdrachten voor infrastructurele werken, leveringen of diensten, dient voldaan te worden aan de Europese en nationale regelgeving voor aanbesteden, waarbij de geldende drempels en procedures gevolgd dienen te worden. Wanneer een eindbegunstigde of subsidieontvanger geen aanbestedende dienst is, dienen zij in geval van opdrachtverstrekking toch als zodanig te handelen indien het project voor meer dan 50% met overheidsmiddelen wordt gefinancierd. Bij onduidelijkheden hierover dienen de Europese en nationale voorwaarden en de geldende jurisprudentie hierover gevolgd te worden. Afwijkingen in bovenvermelde procedures dienen aan het SNN ter goedkeuring te worden voorgelegd.
4. Administratie en rapportageverplichtingen 4.1. 4.1.1
4.1.2
4.1.3
Voor de administratie van het project gelden de volgende voorwaarden: a. de eindbegunstigde en de subsidieontvanger voeren een administratie die zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde de uit deze voorwaarden, de subsidieverleningsbeschikking en goed koopmansgebruik voortvloeiende verplichtingen op eenvoudige en duidelijke wijze te bewijzen zijn, in relatie tot de subsidieverleningsbeschikking. Deze voorwaarde heeft onder andere betrekking op alle gemaakte en betaalde kosten, aangegane verplichtingen en verrichte betalingen, de eventueel aan het project toe te rekenen opbrengsten en wijze van aanbesteding. b. de kosten bedoeld in artikel 2.7.1 dienen bovendien door middel van een inzichtelijke tijdregistratie een controleerbare urenverantwoording op te leveren per werknemer of deelnemend persoon De project kosten dienen inzichtelijk gemaakt te worden. Er dient een lijst gemaakt te worden waarin tenminste de volgende gegevens opgenomen moeten worden: a. per factuur de naam van de crediteur(en), een omschrijving van de kosten, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost, waartoe de werkzaamheden van de factuur behoren, het bedrag inclusief BTW, het bedrag exclusief BTW, de factuurdatum, de betaaldatum (niet zijnde batch- of boekdatum) en (in geval van aanbesteding) tot welke aanbesteding de factuur behoort. b. bij urendeclaraties:een specificatie van de gemaakte uren en de gehanteerde tarieven, waarbij per medewerker wordt vermeld: naam medewerker, werkzaamheden, de naam van de in de beschikking opgenomen begrotingspost waartoe de werkzaamheden behoren, het aantal uren, het berekende tarief en het product van uren en tarief. c. de totaalbedragen van de kostenspecificaties dienen aan te sluiten bij het in het rapportageformulier aangegeven totaalbedrag aan subsidiabele kosten.* De projectadministratie dient tot 2021 zorgvuldig te worden bewaard. De eindbegunstigde blijft gedurende deze periode financieel verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden die, in het verzoek om definitieve vaststelling van het project, door de UO-SNN worden geconstateerd nadat de definitieve vaststelling van de subsidie heeft plaatsgevonden en die
5
4.1.4
van invloed zouden zijn geweest op de bepaling van het bedrag van het definitieve subsidiebedrag, indien zij voor de definitieve vaststelling bekend waren geweest bij de UOSNN. Er dient sprake te zijn van een adequate functiescheiding met betrekking tot de uitvoerende werkzaamheden en de financiële handelingen.
4.2
Aan door het SNN, het Ministerie van Economische Zaken en de Europese Commissie aan te wijzen personen, in voorkomende gevallen vertegenwoordigd door de UO-SNN, dient voor de controle op de besteding van de verstrekte subsidies en ook in verband met de naleving van het in deze voorwaarden gestelde, altijd: a. inzage te worden verleend in alle boeken en bescheiden en gelegenheid te worden geboden daarvan afschrift te nemen; b. toegang te worden verleend tot alle plaatsen, niet zijnde woningen; c. alle inlichtingen te worden verstrekt c.q. door de accountant of administrateur te doen verstrekken (waaronder te houden verificaties door een nader aan te wijzen accountant); d. anderszins alle door hen gewenste medewerking te worden verleend.
4.3
Er dient iedere zes maanden (gerekend vanaf het moment van afgifte van de subsidieverleningsbeschikking), na een verzoek daartoe door de UO-SNN, een voortgangsrapportage te worden ingediend betreffende de financiële en inhoudelijke voortgang in de realisatie van het project over de voorafgaande periode. De rapportage moet worden vergezeld van bewijsmateriaal dat is voldaan aan de publiciteitseis, zoals aangegeven in artikel 6 Alleen voor projecten die uitsluitend Pieken in de Deltasubsidie ontvangen en binnen 18 maanden worden afgerond geldt deze verplichting voor tussenrapportages niet. Indien de UO-SNN daartoe verzoekt dient een extra voortgangsrapportage te worden ingediend. De voortgangsrapportage dient binnen 4 weken na dagtekening van het verzoek binnen te zijn bij de UO-SNN. Gerapporteerd dient te worden conform het daartoe door de UO-SNN verstrekte format, waarbij tenminste de onder artikel 4.1.2.vermelde lijst per factuur en de urendeclaratie gevoegd dienen te worden. Dit geldt niet voor projecten die uitsluitend Pieken in de Deltasubsidie ontvangen. Bij het in gebreke blijven van de eindbegunstigde wat betreft het indienen van een voortgangsrapportage kan de bevoorschotting gestopt worden, de subsidie ingetrokken en/of verlaagd en kunnen de reeds betaalde voorschotten teruggevorderd worden.
5. Bevoorschotting en definitieve vaststelling 5.1
De betaling van voorschotten kan slechts plaatsvinden indien aan de eisen met betrekking tot voortgangsrapportages is voldaan en er naar het oordeel van de UO-SNN van inhoudelijke voortgang van het project sprake is.
5.2
Op verzoek van de eindbegunstigde kan een eerste voorschot van 30% worden verleend, nadat de UO-SNN van de eindbegunstigde het volgende heeft ontvangen: a. een schriftelijke verklaring dat met de uitvoering van het project is begonnen; b.een schriftelijke verklaring omtrent de definitieve wijze waarop de financiering is zeker gesteld, vergezeld van kopieën van de financieringsovereenkomsten; c. bij aanbestedende diensten en daarmee gelijkgestelde diensten, een overzicht van de lopende of reeds afgeronde aanbestedingsprocedures, inclusief de gevolgde aanbestedingswijze; d.de wijze waarop in voorkomende gevallen wordt voldaan aan gestelde aanvullende voorwaarden, zoals deze zijn opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking.
5.3
Op verzoek van de eindbegunstigde kan met behulp van het daartoe ingevulde declaratieformulier het tweede voorschot van 30% verleend worden, indien aangetoond is dat 30% van de totale subsidiabele kosten is gemaakt en betaald en voldaan is aan onder 4. vermelde voorwaarden.
5.4
Op verzoek van de eindbegunstigde van het project kan een derde voorschot van 20 % verleend worden, indien 60% van de totale subsidiabele kosten is gemaakt en betaald en bovendien aan de overige onder 4. vermelde voorwaarden is voldaan.
5.5
Op verzoek van de eindbegunstigde kan indien de financiële situatie van de projectindiener daartoe noopt in uitzonderingsgevallen, met behulp van het daartoe ingevulde declaratieformulier, een vierde voorschot van 10% verstrekt worden, indien aangetoond is
6
dat 80% van de totale subsidiabele kosten is gemaakt en betaald en bovendien aan de overige onder 4. vermelde voorwaarden is voldaan. Voor gebiedsgerichte projecten kan altijd tot 90% worden bevoorschot. 5.6
De eindbegunstigde kan door de UO-SNN worden verzocht om bij een voorschotverzoek een separate controleverklaring, conform het daartoe vastgestelde model, te overleggen. * Voor de Pieken in de Delta-subsidie geldt deze verplichting alleen voor de vaststelling en indien de subsidiabele kosten € 50.000,- of meer zijn en niet tevens controles plaatsvinden krachtens subsidieverstrekking vanuit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling op grond van artikel 6 van het Besluit EFRO programmaperiode 2007–2013.
5.7
Een verzoek om definitieve vaststelling van de subsidie van een project dient uiterlijk 13 weken na het verstrijken van de in de subsidieverleningsbeschikking vastgestelde projectperiode te worden ingediend en dient te bestaan uit: a. het verzoek tot definitieve vaststelling; b.een ingevuld einddeclaratieformulier, waarbij tenminste de onder artikel 4.1.2.vermelde lijst per factuur en de urendeclaratie gevoegd dienen te worden.; c. een inhoudelijk eindverslag over de realisatie van het project in relatie tot de oorspronkelijke opzet en doelstellingen, alsmede met betrekking tot de invulling van de aanvullende voorwaarden, zoals deze zijn gesteld in de subsidieverleningsbeschikking; d.bewijsmateriaal dat is voldaan aan de publiciteitseis, zoals aangegeven in artikel 6. Van bouwborden en (gedenk)borden dient u een (digitale) foto in te sturen, waaruit blijkt dat de borden zijn geplaatst.
5.8
Indien niet het gehele project is afgerond c.q. in gebruik genomen kan de subsidie worden vastgesteld op basis van de afgeronde c.q. in gebruik genomen projectonderdelen onder de voorwaarde dat het project binnen een nader te stellen termijn alsnog wordt afgerond.
5.9
De eindbegunstigde kan door de UO-SNN worden verzocht om bij het verzoek om vaststelling voor een EFRO subsidie een separate controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model, te overleggen. De eindbegunstigde dient bij het verzoek om vaststelling voor een Pieken in de Deltasubsidie indien de subsidiabele kosten € 50.000,- of meer zijn een separate controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model te overleggen indien niet tevens controles plaatsvinden krachtens subsidieverstrekking vanuit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling op grond van artikel 6 van het Besluit EFRO programmaperiode 2007–2013.
5.10 Op een verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie kan het SNN, in aanvulling op de in de Algemene wet bestuursrecht genoemde gronden, afwijzend beslissen, de subsidie op een lager bedrag vaststellen, dan wel de subsidieverleningsbeschikking intrekken of wijzigen indien: a. niet is voldaan aan hetgeen in de van toepassing zijnde Europese of ministeriële subsidieregeling is vermeld; b.niet is voldaan aan één of meer in de subsidieverleningsbeschikking vermelde nadere voorschriften c. het verzoek niet binnen de geldende termijn na het verstrijken van de projectperiode is ingediend; d.het project niet door de eindbegunstigde is gerealiseerd en/of in gebruik genomen. 5.11 Indien een verzoek tot verlening van surséance van betaling c.q. een verzoek tot faillietverklaring bij de (Arrondissements)rechtbank is ingediend, dient de eindbegunstigde dit onmiddellijk aan de UO-SNN door te geven. De beslissing tot definitieve vaststelling van de subsidie c.q. tot bevoorschotting of voorlopige vaststelling wordt opgeschort vanaf dat moment tot het moment dat op het verzoek afwijzend is beschikt of tot het moment dat een maand is verstreken na beëindiging van de surséance. 5.12 Bij de behandeling van het verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie bestaat de mogelijkheid dat overgegaan zal worden tot een verificatieonderzoek door een door de UOSNN aan te wijzen accountant. Aan de hand van de resultaten van dat onderzoek wordt vervolgens het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. 5.13 Verleende subsidies en voorschotten worden niet uitgekeerd en reeds uitgekeerde voorschotten en vastgestelde subsidies kunnen terstond en zonder enige ingebrekestelling worden teruggevorderd:
7
a.zodra de eindbegunstigde is medegedeeld dat afwijzend is beslist op een verzoek om vaststelling van de subsidie; b.indien en voor zover de definitief vastgestelde subsidie lager is dan de som van de reeds uitgekeerde voorschotten; c. zodra de subsidieverleningsbeschikking is ingetrokken; d.zodra, binnen een periode van vijf jaar na datum van de definitieve vaststelling van de subsidie, blijkt dat de zaken waarvoor de subsidie is verleend buiten gebruik zijn gesteld, van functie en / of eigendom zijn veranderd, dan wel zijn verplaatst buiten het gebied waar de geldende subsidieregeling van toepassing is, tenzij hiervoor expliciet door de UO-SNN toestemming is verleend. 5.14 Alle bijdragen die op het moment van indiening van het verzoek om een subsidie onvermeld zijn gebleven, zullen bij latere constatering in mindering worden gebracht op de toegekende subsidie, tenzij de onvermelde bijdragen voor de definitieve vaststelling schriftelijk gemeld zijn en alsnog door de UO-SNN zijn beoordeeld en schriftelijk goedgekeurd en voor zover het projectvolume niet met eenzelfde bedrag is toegenomen. Onvermelde bijdragen kunnen leiden tot intrekking of verlaging van de subsidie en/of tot terugvordering van reeds betaalde voorschotten. 5.15 Artikel 5.13 is eveneens van toepassing op aanvullende bijdragen die na de definitieve vaststelling van de subsidies worden toegekend, voor zover het projectvolume niet met eenzelfde bedrag is toegenomen en hiervoor geen schriftelijke toestemming is verleend door de UO-SNN. 5.16 Het definitieve subsidiebedrag; a.kan niet hoger worden vastgesteld dan het verleende subsidiebedrag in de subsidieverleningsbeschikking; b.zal naar evenredigheid worden verlaagd indien de werkelijke subsidiabele kosten lager worden vastgesteld dan in de subsidieverleningsbeschikking of wanneer de werkelijke inkomsten hoger zijn dan geraamd in de projectbegroting en/of de subsidieverleningsbeschikking. Indien deze vaststellingswijze ertoe leidt dat de totale werkelijke financiering hoger is dan de totale werkelijke kosten, zal het definitieve subsidiebedrag als restfinanciering worden vastgesteld (i.c. verlaagd), tenzij hiertegen overwegende bezwaren zijn en de regelgeving het toelaat hiervan af te wijken. 5.17 Indien sprake is van een subsidie in een exploitatietekort geldt het volgende: a.indien de subsidie is verleend op basis van een aandeel in het exploitatietekort, dan is de verleende subsidie een aandeelfinanciering ten opzichte van de overige partijen die het project financieren. De verhouding tussen de financiers in de subsidieverleningbeschikking zal gehandhaafd worden in de definitieve vaststelling; b.ten opzichte van bijdragen of inkomsten van onbekenden, zoals verwachte inkomsten uit de markt, is de verstrekte subsidie een restfinanciering en zal ook bij de definitieve vaststelling op die wijze vastgesteld worden; c.bij een gemengde financiering met deels bijdragen van projectparticipanten en deels verwachte inkomsten uit de markt, wordt het tekort van het project bij de vaststelling als geheel bepaald en vervolgens naar rato aan de financieringsparticipanten toegerekend op basis van de in de subsidieverleningsbeschikking vermelde financiering. 6. Publiciteit 6.1
In alle externe communicatie omtrent het project dient te worden vermeld dat het project mede mogelijk gemaakt is door een bijdrage van de betreffende subsidieregeling. Er dient minimaal eenmaal gepubliceerd te worden welke subsidies vanuit de EU, het Rijk en welke regionale subsidies voor de uitvoering van het project beschikbaar zijn gesteld.
6.2
In geval van infrastructuur- en (ver)bouwprojecten waarvan de totale overheidsbijdrage meer dan € 500.000 bedraagt:gelden aanvullende bepalingen: * a. Bij infrastructuur en (ver)bouwprojecten, waarvan de totale overheidsbijdrage meer dan € 500.000 bedraagt, dienen informatieborden te worden geplaatst. Indien aan een project een subsidie vanuit de subsidieregeling OP Noord-Nederland verleend wordt, dienen de informatieborden te voldoen aan de volgende eisen: • van de oppervlakte van een totaal informatiebord dient minimaal 25% in beslag te worden genomen door de vermelding van de EU;
8
• bij infrastructurele projecten dient de afmeting van het EU-bord minimaal 2,40 m. × 0,80 m. te zijn, maar niet kleiner dan borden van andere nationale participanten (rijk, provincie of gemeente); • voor de andere projecten dient het bord in omvang te worden vergroot/verkleind (verhouding breedte/hoogte 3:1) aan de hand van de omvang van het belang van het project; • de tekst naast de Europese vlag dient te luiden: SAMENWERKINGSVERBAND NOORD-NEDERLAND Hier wordt geïnvesteerd in uw toekomst DIT PROJECT WORDT MEDEGEFINANCIERD DOOR HET EUROPEES FONDS VOOR REGIONALE ONTWIKKELING • het bord dient er als volgt uit te zien: SAMENWERKINGSVERBAND NOORD-NEDERLAND Hier wordt geïnvesteerd in uw toekomst DIT PROJECT WORDT MEDEGEFINANCIERD DOOR HET EUROPEES FONDS VOOR REGIONALE ONTWIKKELING • het Europese embleem dient in de kleuren blauw en geel te zijn (Pantone reflex blue C en Pantone yellow 116C); • de tekst dient in de kleur blauw te zijn van het Europees embleem; • de hoogte van de letters (hoofdletters) dient minimaal 10 cm. te zijn en niet kleiner dan de letters gebruikt door andere participanten (rijk, provincie of gemeente); • het bord moet het onderste deel van het nationale/regionale bord betreffen. Indien geen nationaal/regionaal bord wordt geplaatst dient voor de subsidie vanuit de subsidieregeling OP Noord-Nederland een apart bord te worden geplaatst dat moet voldoen aan bovenstaande eisen; • de borden moeten maximaal 6 maanden na realisatie van het project worden verwijderd en moeten bij permanent voor publiek toegankelijke projecten (zowel bij infrastructuur, gebouwen als bij duurzame bedrijfsuitrusting) worden vervangen door een permanent bevestigd gedenkbord/plaquette (zie onderdeel hierna). b. Indien naast een subsidie vanuit de subsidieregeling OP Noord-Nederland ook subsidie vanuit de subsidieregeling Pieken in de Delta verleend wordt gelden dezelfde regels, maar dient als aanvulling op de tekst vermeld te worden:
EN DOOR HET MINISTERIE VAN EZ, PIEKEN IN DE DELTA
c. Indien naast een subsidie vanuit de subsidieregeling OP Noord-Nederland ook aan deze regeling gekoppelde Rijkscofinanciering wordt toegekend, maar geen subsidie vanuit de subsidieregeling Pieken in de Delta verleend wordt gelden dezelfde regels als onder a., maar dient als aanvulling op de tekst vermeld te worden:
EN DOOR HET MINISTERIE VAN EZ
d. Indien geen subsidie vanuit de subsidieregeling OP Noord-Nederland verleend wordt, maar wel een subsidie vanuit de subsidieregeling Pieken in de Delta dient uitsluitend het volgende opgenomen te worden:
9
DIT PROJECT WORDT GEFINANCIERD DOOR HET MINISTERIE VAN EZ, PIEKEN IN DE DELTA
e.
Voor permanent voor het publiek toegankelijke projecten gelden de volgende voorwaarden: • Bij een project, waarvan de totale overheidsbijdrage meer dan € 500.000 bedraagt en dat na realisatie voor een groot publiek toegankelijk is (infrastructuur, gebouwen, natuurterreinen en duurzame bedrijfsuitrusting) dient een permanent gedenkbord (plaquette) te worden bevestigd. • Afhankelijk van de verleende subsidie dient de op te nemen tekst overeen te komen met hetgeen onder artikel 6.2.a, 6.2.b, 6.2.c en / of 6.2.d is vermeld. • Het uiterlijk van het gedenkbord dient gelijk te zijn aan hetgeen onder punt a, b, c en d van dit artikel is vermeld, waarbij het Europees embleem en de tekst dienen te worden uitgevoerd in de Europese kleuren blauw en geel (zoals onder 6.2.a vermeld).
f.
Wanneer het niet mogelijk is om een permanente informatieplaquette aan te brengen op een fysiek object, als bedoeld in artikel 6.2.e, worden andere passende maatregelen genomen om bekendheid te geven aan de bijdrage van de desbetreffende subsidieregeling(en). Afhankelijk van de verleende subsidie dient de op te nemen tekst overeen te komen met hetgeen onder artikel 6.2.a, 6.2.b, 6.2.c en/of 6.2.d is vermeld.
NB De logo’s zijn in diverse digitale vormen te vinden op www.snn.eu 6.3
In geval van infrastructuur en (ver)bouwprojecten waarvan de totale overheidsbijdrage minder dan € 500.000 bedraagt geldt dat indien een informatiebord wordt opgericht, een gedenkplaat wordt aangebracht, een publicatie verschijnt of een andere voorlichtingsactie wordt ondernomen ten aanzien van het project, moet worden vermeld dat het project wordt / is medegefinancierd door de Europese Unie, Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, en / of het Ministerie van EZ. Het uiterlijk van het bord en / of (toevoeging aan) de publicatie dient gelijk te zijn aan hetgeen onder punt a, b, c en / of d van artikel 6.2 is vermeld, waarbij het Europees embleem en de tekst dienen te worden uitgevoerd in de Europese kleur blauw en in de Europese kleur geel (zoals onder 6.2.a vermeld).
6.4
Voor overige projecten geldt dat in alle externe communicatie omtrent het project dient te worden vermeld dat het project mede mogelijk gemaakt is door de Europese Unie, Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, en / of het Samenwerkingsverband Noord-Nederland, KOERS NOORD. Qua uiterlijk dient de vermelding overeen te komen met hetgeen onder punt a, b, c en / of d van artikel 6.2 is vermeld, waarbij het Europees embleem en de tekst dienen te worden uitgevoerd in de Europese kleur blauw en in de Europese kleur geel (zoals onder 6.2.a vermeld).
6.5
Door de Europese Commissie kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden betreffende publiciteit. In dat geval zijn de van toepassing zijnde voorwaarden onverkort op het project van toepassing.
7. Correspondentieadres Alle correspondentie met betrekking tot een project dient u te richten aan de Uitvoeringsorganisatie van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (UO-SNN), Postbus 779, 9700 AT Groningen, onder vermelding van het projectnummer, het fonds (OP Noord-Nederland of Pieken in de Delta) en de specifieke projectnaam.
10
