Even snel... Mocht je ZO DRUK zijn dat je geen tijd vrij kan maken om dit e-boekje te

Even snel... Mocht je ZO DRUK zijn dat je geen tijd vrij kan maken om dit e-boekje te lezen… Lees dan even dit van David Allen: “Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up - not when it blows up. Organize reminders of your projects and the next actions on them in appropriate categories. Keep your system current, complete, and reviewed sufficiently to trust your intuitive choices about what you’re doing (and not doing) at any time.” - David Allen

Voor diegene die iets meer wilt weten over Getting Things Done.. Lees verder: ENJOY!

welkom! Enorm bedankt voor het downloaden van dit e-boekje. Welkom bij de Getting Things Done QUICKSTART. Ik hoop dat je door dit korte e-boekje een idee krijgt hoe de Getting Things Done (GTD) methode werkt. Het is eigenlijk vrij simpel, en zeer goed te doen. Als je maar weet HOE! Hé, is dat niet met alles zo?

Wat Je Kan Verwachten Dit boekje bestaat uit vijf hoofdstukken. Eerst vertel ik je waarom GTD van belang is en daarna laat ik je, doormiddel van een paar praktische voorbeelden, zien hoe ik GTD dagelijks toepas. Maar nu eerst even een opmerking: Getting Things Done is een methodiek die bedacht is door David Allen. Het is dus NIET wat IK bedacht heb. Als je deze manier van werken interessant vind dan raad ik je aan om zijn boek aan te schaffen:

Oké; Ready? LETS GET THINGS DONE!

Hoofdstuk 1 waarom gtd? Als je dit e-boekje gedownload hebt dan heb je waarschijnlijk ook het bijhorende artikel gelezen waar ik uitleg waarom GTD zo belangrijk is. Nee? FYI, hierbij het artikel: Dingen Gedaan Krijgen; de GTD Methodiek http://www.percytienhooven.com/gtd/ Het komt erop neer dat we allemaal een donders druk bestaan hebben. We willen veel en we moeten veel. We proberen om al onze taken te onthouden, maar zeg eerlijk, hoe vaak vergeten om een rekening te betalen, de vitamines in te nemen, iemand iets toe te mailen etc? We komen er meestal veel te laat achter wat we NIET hebben gedaan en dat geeft bij velen, in ieder geval bij mij, een opgejaagd gevoel. Het constante gevoel dat er ergens in mijn kop nog een taak rondzweeft, waar ik op dat moment niet op kan komen… Daar word ik lichtelijk gek van. Daarom, zegt David Allen, die de Getting Things Done methode heeft bedacht, is het van belang om je taken en je projecten die je te doen hebt, om die uit je kop te krijgen. Zet ze op papier of in een app of in een jutezak… het maakt niet uit. Zolang je het maar niet in je boven kamer bewaard. “Your mind is for having ideas, not holding them.” - David Allen

Leuk en aardig, maar als we onze taken op een papiertje schrijven dan heb je binnen de kortste keren een heel boek werk! En dan? Ook daar gaat GTD over; over hoe je je taken kan organiseren. Gettings Things Done is daarom dus twee dingen: 1. Een filosofie om je hoofd zo leeg mogelijk te krijgen. Zodat er mentaal ruimte vrij komt om te kunnen concentreren op de taak die je NU moet doen en niet wat er allemaal nog komen gaat. 2. Het is ook een methode om je taken te organiseren. Zo weet je altijd wat je moet doen, en daardoor krijg je dingen eerder gedaan. Na mijn idee is de GTD methode van groots belang in de tijd waarin we nu leven. Je zou bijna kunnen stellen dat wij, als mens, ons moeten bewapenen tegen de drukte van de 21ste eeuw. GTD is het pistool van NU!

Hoofdstuk 2 een app of analoog? Op diverse sites en fora kan men uren discussiëren over hoe je GTD in je leven toepast. Sommige vinden het fijn om op papier te werken, anderen houden weer van apps. Wat je gebruikt maakt eigenlijk niet uit. Wat van belang is, is dat je het consistent gebruikt.Vind jij apps fijn? Doen! Gebruik je liever een notitie boekje? Doen! Gebruik wat voor jou werkt.

papier en gtd Het fijne van papier vind ik altijd dat je direct kan beginnen. Er is geen learning curve zoals een app dat wel heeft. Om zo nu en dan ook wat met ‘de handen’ te doen, iets fysieks vast te houden, vind ik ook wel relaxt. We zijn al de gehele dag aan het appen.

‘there is an app for that’ Dan zijn er de vele apps.Yup; ook voor GTD zijn ze er. Het voordeel van een app is dat je taken synchroniseert met al je andere apparaten. Je computer, tablet, telefoon, koelkast etc. Je creëert hierdoor een super robuust systeem waar je echt op kan vertrouwen. Nadeel is wel dat je even moet leren hoe de app te gebruiken. De één is gemakkelijker dan de ander.

welke vorm kies jij? Papier of digitaal? Ik denk dat je die vraag het beste kan beantwoorden door naar jezelf te kijken. Hoe doe jij dingen in het dagelijks leven? Maak je notities in een notitieboekje of maak je gebruik van zoiets als een Evernote app? Draag jij een papieren agenda met je mee of pak je je telefoon uit je broekzak als je een afspraak wilt maken? Hieruit kan je vaak al concluderen wat voor jou het beste zal werken.

wat ik gebruik Ik heb beide opties geprobeerd. Papier en digitaal. Na jaren proberen ben ik voor een app gegaan. Ik ben nou eenmaal iemand die papier kwijt raakt. Notities maak ik daarom ook altijd digitaal (Evernote). Het grootste voordeel van een app is de synchronisatie optie. Nooit meer hoef ik te denken WAAR ik iets genoteerd heb. Het is altijd up to date. De app die ik gebruik heet Things, en is momenteel te verkrijgen op de iPhone, Mac, iPad en AppleWatch (jaja....) *Things is niet gratis.

voor android en windows Niet iedereen heeft of is fan van Apple. Mocht je een Android telefoon hebben (Samsung, Huawei, Nexus etc) dan zijn dit goede GTD kandidaten:

Wunderlist ToDoist

OmniFocus 2

Ze kunnen allemaal hetzelfde als Things EN ze zijn in het begin gratis. Zodra je ze intensief gaat gebruiken, en extra opties wilt, dan vragen ze een klein bedrag per maand. Oké; in het volgende hoofdstuk wil ik je graag laten zien hoe ik Getting Things Done in de praktijk toepas. Ik gebruik zelf Things, maar als je iets anders gebruikt… het komt allemaal op hetzelfde neer. Haal er inspiratie uit en pas het op jou manier toe. Daar gaat ie!

Hoofdstuk 3 hoe gtd werkt Gettings Things Done bestaat uit vier stappen. Die zijn als volgt: 1. Verzamelen van je taken 2. Organiseren van je taken 3. Bekijk je taken zo nu en dan 4. DOE de taak Ik neem de vier belangrijkste stappen met je door en laat direct zien hoe ik GTD in de praktijk toepas. We beginnen met de meest belangrijke stap. Stap 1. Verzamelen.

stap 1. verzamel je taken Nogmaals, we hebben dagelijks zoveel te doen, werk en privé, dat het haast onmogelijk is om alles te onthouden. Toch proberen we het, maar hierdoor zit onze kop al snel vol. Gevolg: een overweldigend gevoel. Van enorm belang is, is dat je je taken niet ONTHOUD, maar ergens noteert. De plek waar je je taken noteert noemt David de INBOX. Dus niet proberen te houden, dan vergeten we geheid! Ik herhaal nog een keer de quote van David Allen: “Your mind is for having ideas, not holding them.” - David Allen Things heeft een folder die standaard al INBOX heet. Al mijn taken die in mij opkomen gaan hierin. Als ik achter de computer zit en denk; OW ik moet mijn moeder nog bellen, dan zet ik die in mijn inbox (tenzij het zo belangrijk is, dan doe ik het direct natuurlijk). Ik noteer: Ma bellen om te vragen hoe het van het weekend was.

Done. Ik ga verder met waar ik mee bezig was. Tijdens een wandelingetje bedenk ik mij plots: OW, ik moet John nog mijn elevator pitch toesturen van mijn site. En terwijl ik dat in mijn inbox noteer denk ik: OW, ik wil de Rocky Mountains bezoeken EN overmorgen moet ik de huur betalen. Ik noteer alles in de inbox

Dit zijn kleine, onschuldige taakjes. Maar voor je het weet zijn al deze onschuldige taakjes een mega grote taak geworden, en dan ontstaat er stress. Oké, de taakjes staan in de inbox. Op naar stap 2, de organisatie van je taken.

stap 2. organiseren Leuk en aardig dat noteren, maar de taak moet nog wel gedaan worden! Maar welke taak moet NU en welke later? Waar ligt de prioriteit? GTD adviseert om iedere dag, jaja, iedere dag, al je taken door te nemen. Ik doe altijd iedere ochtend een kleine sessie waarin ik door al mijn taken heen loop. Ik check de inbox folder, die tijdens de dag daarvoor vol is gelopen met kleine taakjes, en besluit wat ik met iedere taak ga doen. Er zijn vier opties waaruit ik kan kiezen: 1. Is de taak te doen BINNEN twee minuten? Doe dan NU! 2. Is het een project? Maak een project folder aan. 3. Is het een taak met een datum die verloopt? Zet hem in scheduled. 4. Is het een taak die kan wachten? Zet in Someday/maybe. Laten we de taken die ik tijdens de dag genoteerd heb doornemen.We zien de vier taken in de inbox:

De eerste taak is mijn moeder bellen. Nou, dat duurt meestal wel langer dan twee minuten, dus die kan ik niet direct doen. Het is ook geen project, geen someday/maybe en het heeft ook geen eind datum. Ik sleep de taak naar de folder NEXT.

In de folder NEXT staan taken die geen project zijn en die je gemakkelijk een keer kan uitvoeren. Oké, ik kijk verder in mijn inbox. Een elevator pitch naar John sturen van mijn site. Kan ik dat nu doen? Nee. Waarom niet? Omdat ik eerst moet denken wat ik wil schrijven. Het is een project. Ik ga naar de folder Projecten en maak een nieuw project aan die ik noem; Elevator Pitch.

Wat is de eerste stap van dit project wat ik kan ondernemen? Logisch; een eerste versie schrijven van mijn Elevator Pitch Ik noteer het als stap 1. Het ziet er zo uit:

We keren terug naar de inbox. Die moet namelijk leeg zijn voor morgen. Ik zie nu de taak: Huur betalen. Kan dat in twee minuten? Ja dat kan, ik sleep hem naar de Folder TODAY. Die ga ik dus straks doen.

Terug naar de inbox. Ik zie de volgende taak staan: Rocky Mountains bezoeken… Nou, dat word lastig in twee minuten, het is een giga project wat ik voorlopig niet ga doen, maar ook niet wil vergeten. Ik sleep hem naar de SOMEDAY/MAYBE folder.

En daar zijn we dan, alle taken zijn gedaan: EEN LEGE INBOX! WOOHOO! Helemaal blij. Alle taken hebben een plekje gekregen en zijn goed georganiseerd. Op naar stap 3!

stap 3. neem de taken door De taken doornemen is misschien wat raar nu, want we hebben maar vier taken toegevoegd. Maar als je iedere dag je inbox vult dan raakt je app al snel vol. Prioriteiten verschuiven, taken worden door andere mensen gedaan of zijn niet meer nodig. Of je kan ze simpelweg deleten omdat ze stom zijn. Het is ENORM belangrijk dat je je systeem up-to-date houd. Logisch, anders raak je in de war en zit je taken te doen die je allang niet meer hoeft te doen. Maar er zit ook een mentale reden aan. Als je het niet goed bijhoud dan kan je niet meer op het systeem vertrouwen. Al snel zet je geen nieuwe taken meer in je inbox. We zijn dan terug bij af. DUS, kijk iedere dag even naar al je projecten. Klopt alles nog? Nee? Verschuif dan wat taken. Stop ze in andere folder en voel alsof je de boel onder controle hebt! Tijd voor stap 4. Waar het omdraait. Je taken DOEN!

stap 4. doen! Alle taken zijn up-to-date en georganiseerd, dus blijft er nog één stap over; je taken DOEN! Daarvoor hebben we de folder TODAY. Dat zijn de taken die VANDAAG gedaan moeten worden. Het ziet er in het voorbeeld zo uit:

[FOTO 008]

Ik ga de huur betalen haha. Een rustige dag zeg! Maar ik weet wat mij te doen staat. En dat is fijn. Ik kan nu de taak gaan doen. Geen stress over de Elevator Pitch van John, dat komt later, het staat genoteerd, geen stress dat ik mijn moeder nog moet bellen, komt ook later, en de Rocky Mountains checken… Staat genoteerd! Mijn focus ligt op één enkele taak. De huur betalen.

Als ik de huur betaald heb dan vink ik hem af:

En dat vier ik met een kopje thee :D. De TODAY folder is leeg, alle taken zijn gedaan (was wel een erg simpele dag, maargoed, even voor het voorbeeld hoor haha.) Nu kan ik twee dingen doen; besluiten dat de dag voorbij is, of ik ga naar mijn NEXT folder en zie wat daarin nog meer staat wat ik vandaag nog wel kan doen. Ik zie daarin staan dat ik mijn moeder moet bellen en versleep de taak naar TODAY.

Zo krijg je dingen gedaan EN heb je peace of mind!

Hoofdstuk 4 extra tips en tricks In het vorige hoofdstuk liet ik je zien hoe je simpel en eenvoudig je dag kan organiseren. Maar GTD gaat nog veel dieper dan dit. Wat ook leuk is, is om wat extra ‘tricks’ in te voeren. Dingen die niet zozeer GTD zijn. Zo heb ik bijvoorbeeld een folder met daarin ‘Contacten.’ In deze folder staat bijvoorbeeld een taak met de naam: Piet komt terug van Frankrijk. Vraag hoe het was. Dit klinkt heel erg geautomatiseerd maar ik heb zoveel mensen die ik zo nu en dan graag wil contacten dat ik het allemaal vergeet! Ken je dat? Ik ben zeer geïnteresseerd in Piet en ik wil GRAAG horen hoe het was. Ik geef de taak een verloop datum mee waardoor hij, op de dag dat Piet terug van vakantie komt, in mijn TODAY folder beland. Automatisch. Super handig! Ook heb ik een folder met de naam Financieel. Daar staat in bijvoorbeeld dat ik die en die nog moet terug betalen. Laatst bijna mijn neef vergeten terug te betalen voor een bioscoop bezoekje. Gelukkig had ik het die dag genoteerd in mijn inbox en later verplaatst naar mijn Folder: Financieel. Doordat ik iedere dag al mijn folders af ga zag ik dat ik hem nog moest terug betalen. Hop, ik versleep de taak naar TODAY, neem contact met hem op en vraag naar zijn rekeningnummer. De taak is: DONE! Ik heb namelijk een hekel aan niet terug betalen!

En voor de ZZP-ers onder ons… zet erin wanneer je een factuur verstuurd hebt. Een taak kan zijn, met een verloop tijd van 30 dagen: Kijken of Klant X al betaald heeft. 30 dagen geleden factuur verstuurd. Die popt dus na 30 dagen automatisch op in je TODAY folder. Heeft de klant nog niet betaald? Maak dan een nieuwe taak aan genaamd: Knokploeg inhuren.

Hoofdstuk 5 slotwoord Allright, dat was hem wel zo een beetje. Enorm bedankt voor het lezen van deze korte QUICKSTART in de Getting Things Done methodiek. Ik hoop oprecht dat je er iets aan gehad hebt. Natuurlijk snap ik dat dit een zeer kort boekje is waar niet de gehele GTD methodiek in beschreven word. Mocht je meer willen weten over GTD dan verwijs ik je door naar het boek van David Allen. Echt een aanrader! Wat ik hoop te hebben bereikt met dit e-boekje is dat je een paar ideetjes hebt op kunnen doen betreft het organiseren van je dag. Mocht je vragen hebben, zie je een puntje van aandacht, of wil je me een complimentje sturen (vind ik leuk :-D), dat kan! Stuur een mailtje naar: [email protected] Ik hoor graag van je of dit e-boekje van nut was :-D Probeer GTD zeker een keer uit zou ik zeggen. Hopelijk ondervind je meer mentale ruimte om de dingen te doen die echt van belang zijn. Lets Get Things DONE; NU! Cheers, Percy Tienhooven