Geen tijd om te lezen
Time management E-Book drs Ilse Schrijver drs ing Jelle Koning
© 2012 – Instituut Kleynenborgh Dit ebook mag in de huidige vorm gratis en zonder overleg doorgestuurd worden, op voorwaarde dat het ebook niet wordt aangepast en er niets voor in rekening wordt gebracht. Het is niet toegestaan om dit ebook op een weblog of website te publiceren zonder overleg met Instituut Kleynenborgh. Mocht je dat toch willen: neem dan even contact op. De teksten en inhoud mogen niet in een andere vorm dan in dit ebook worden gedupliceerd of gepubliceerd. Alle rechten van de teksten in dit ebook behoren toe aan Instituut Kleynenborgh. Bottomline: Stuur dit ebook toe aan iedereen toe waarvan jij denkt dat die er iets aan heeft. Met dank aan Bart van den Belt voor deze copyright. Het gebruikte beeldmateriaal is afkomstig van http://www.sxc.hu/ en het copyright ligt dientengevolge bij HAAP Media Ltd. 2
Inhoudsopgave – Geen tijd om te lezen 1. Inleiding.......................................................................................................................... 4 2. Druk, druk druk................................................................................................................ 5 3. Time management: The Basics.......................................................................................... 6 3.1. Begin met het eind in gedachten................................................................................. 6 3.2. Belangrijke zaken eerst...............................................................................................7 4. Één vraag om effectief tijd te winnen............................................................................... 10 4.1. Moet ik dit NU doen? ............................................................................................... 10 4.2. Moet IK dit nu doen?................................................................................................ 10 4.3. Moet ik DIT nu doen?............................................................................................... 10 4.4. Moet ik dit NU doen? ............................................................................................... 11 4.5. MOET ik dit nu doen? .............................................................................................. 11 5. Timemanagement tips..................................................................................................... 12 5.1. Inleiding.................................................................................................................. 12 5.2. Tips per categorie.....................................................................................................13 5.2.1. Vergaderingen................................................................................................... 13 5.2.2. Samenwerken .................................................................................................. 13 5.2.3. Telefonisch tijd besparen....................................................................................14 5.2.4. E-mail............................................................................................................... 14 5.2.5. Verstoringen van buitenaf.................................................................................. 14 5.2.6. Informatiestromen............................................................................................. 15 5.2.7. Organisatie van de werkplek............................................................................... 15 5.2.8. Plannen ........................................................................................................... 15 5.2.9. Social Media...................................................................................................... 17 5.2.10. Reizen.............................................................................................................17 6. Meer leren?.....................................................................................................................18
3
1. Inleiding Time management gaat over het managen van tijd. Tijd kan, net als elk ander (bedrijfs-)middel, met overleg worden aangewend. Echter, in de praktijk bepalen dagelijkse zaken die minder belangrijk zijn, maar wel urgent, de agenda. Tijd is hiermee het hulpmiddel dat het minst doordacht besteed wordt. Zo gaat gemiddeld 15 % van de dag verloren aan het doorwerken van e-mail en het voeren van telefoongesprekken. Hierdoor is er minder aandacht voor de echt belangrijke zaken als het verbeteren van de kwaliteit of het verbeteren van de service op zakelijk gebied en vrienden en familie op privé-gebied. In deze Kleynenborgh uitgave willen we je graag wat vertellen over de principes en achtergronden van timemanagement. Maar vooral willen we je wat practische handvatten en veel tips geven om direct mee aan de slag te gaan zodat je morgen meer tijd hebt om te managen. Wij wensen je genoeg tijd om dit E-Book eens te lezen! Ilse Schrijver Jelle Koning
4
2. Druk, druk druk Wie kent het niet: op weg naar een afspraak, onderweg nog even een mailtje sturen. Tijdens de meeting gaat de telefoon, telefoon aannemen, het kan immers dringend zijn. En aansluitend gelijk maar even het thuisfront whats-appen dat je wat later komt. Na de meeting gauw aantekeningen maken wat je nog moet doen, een collega komt op je af met een vraag…. En zo gaat het de hele dag door. Om tijd te creëren gaan veel mensen meer werken: na het eten thuis nog gauw even de mail checken, zodat ze morgen wat rustiger aan hun werk kunnen beginnen. Meer uren op kantoor, minder sporten en minder afspreken met vrienden zijn manieren om meer tijd te creëren om je werk af te krijgen. Je houdt alleen geen privé-leven en ontspanningsmomenten meer over.
Eelco is vertegenwoordiger, en druk met klantenbezoek. Het lukt hem niet om wekelijks op tijd op de sportafspraak te verschijnen. Op tijd bij de klant zijn lukt wel. Dat is immers belangrijk. Eelco besluit om niet langer te sporten. Daar heeft hij geen tijd voor. Ook voor eten neemt Eelco steeds minder tijd. Onderweg pakt hij wel wat bij een tankstation. Tot de dag dat hij wakker wordt in het ziekenhuis: hartaanval. De revalidatie neemt maanden in beslag. Tijd die Eelco niet aan zijn klanten kan besteden. Vier uur tijd bespaard op korte termijn heeft hem 500 uur op lange termijn gekost. Een andere manier is om alleen nog belangrijke dringende taken uit te voeren: je doet alleen nog datgene waar je het meeste last van hebt als je het niet doet. Het nadeel van deze manier is dat veel van dit soort werkzaamheden minder tijd hadden gekost als je ze eerder had gedaan. Francine’s auto moet naar de garage voor een beurt. Ze besluit niet te gaan, want ze heeft het druk. En als je zo druk bent, heb je geen tijd om de auto te brengen en te halen, denkt Francine bij zichzelf. Tot het moment dat de auto niet meer rijdt: de motor bleek zonder olie te zitten, en is stuk gedraaid. Nu moet ze tijd besteden aan het uitzoeken en kopen van een andere auto. En bovendien moet ze nu gaan uitzoeken wat de goedkoopste manier is om geld voor de auto te lenen. Twee uur tijd besparen op korte termijn heeft haar minstens 10 uur tijd gekost op middellange termijn. Tijd kan, net als elk ander (bedrijfs-) middel, met overleg worden aangewend. Echter, in de praktijk bepalen dagelijkse zaken die minder belangrijk zijn, maar wel urgent de agenda. Tijd is hiermee het hulpmiddel dat het minst doordacht besteed wordt. Zo gaat gemiddeld 15 % van de dag verloren aan het doorwerken van e-mail en het voeren van telefoongesprekken. Hierdoor is er minder aandacht voor de echt belangrijke zaken als het verbeteren van de kwaliteit of het verbeteren van de service op zakelijk gebied en vrienden en familie op privé-gebied. 5
3. Time management: The Basics
Hoe het niet moet, is nu wel duidelijk. Maar hoe kun je nu voorkomen dat je tijdsbesparingen op korte termijn tijdvreters op lange termijn worden? Dit voorkom je door timemanagement is dan vaak het antwoord. Timemanagement gaat over het managen van tijd. Maar tijd is niet te managen; tijd is niet te stoppen of te vertragen, maar gaat gewoon door. Toch zijn er wel methoden om je gedrag en energie binnen de beschikbare hoeveelheid tijd optimaal aan te wenden om bepaalde doelen te bereiken: dit betekent dus kiezen en beïnvloeden. We gaan hierbij, in navolging van Covey (2010) uit van twee principes: 1. Begin met het eind in gedachten 2. Belangrijke zaken eer
3.1. Begin met het eind in gedachten Door eerst in gedachten te bepalen waar je heen wilt, wordt je de architect van je eigen leven. Door het vaststellen van een einddoel, weet je waar je naar op weg gaat, en kun je de weg ernaar toe bepalen. En niet onbelangrijk, uiteindelijk kun je constateren dat je er bent gekomen. Vergelijk het maar met het bouwen van een huis. Er wordt gestart met het maken van een bouwtekening. Dit is een model van het uiteindelijke doel. Er staat precies op hoe het huis eruit komt te zien. Vervolgens wordt het gebouwd. Met het enkel stellen van een doel ben je er nog niet.
Doel bereiken Er zijn vier hulpstappen die je helpen het doel te bereiken. 6
1) ‘Stel de prijs vast’. Als je meer tijd wilt besteden aan je kinderen, houdt dit in dat je minder tijd gaat besteden aan iets anders. Heb je dat ervoor over? Of als je een opleiding succesvol wil afronden, houdt dat bijvoorbeeld in dat je de komende twee jaar minder tijd hebt voor je partner of voor je vrienden. Als je de prijs vaststelt, kun je een stukje noodzakelijk realisme aan je doelen toevoegen. 2) Schrijf je doel op. Een opgeschreven doel heeft tien keer zoveel kracht als een niet opgeschreven doel. 3) Ga ervoor! Niet enkel over denken, niet enkel proberen, maar doen! 4) Gebruik belangrijke momenten om een verandering te bewerkstelligen. Bepaalde momenten in je leven, zoals een nieuwe baan, een nieuwe relatie, een verbroken relatie, geboorte ed, bevatten energie en kracht. Dingen met een begin en een einde hebben altijd energie. Deze energie kun je gebruiken om je doelen te realiseren
3.2. Belangrijke zaken eerst Nu je weet wat je doel is, kun je activiteiten indelen. De vele gebeurtenissen op een dag, in een week of maand zijn in te delen op basis van twee kenmerken: de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid. Zet je dit in een matrix, dan krijg je vier kwadranten.n. Belangrijk
Onbelangrijk
Urgent
I
II
Niet urgent
III
IV
Het eerste kwadrant bestaat uit belangrijke, urgente zaken. Bepaalde dingen in dit kwadrant zullen altijd blijven, omdat we nou eenmaal niet over alles controle hebben. Maar vaak staan er ook veel activiteiten in dit kwadrant omdat we zaken uitstellen. Als je veel tijd doorbrengt met kwadrant 1 activiteiten, dan zul je altijd onder druk moeten presteren en zelden op volle kracht presteren.
Jennie was als ZZP-er zeer succesvol. Ze zei nooit nee tegen een klant, wat haar veel blije klanten opleverde. In eerste instantie tenminste. Want Jennie was op een gegeven moment druk bezig ten onder te gaan aan haar eigen succes. Ze werkte vanuit huis, en “mailgestuurd”. Dus zodra er een mail binnen kwam, ging ze ermee aan de slag. Prima, maar zo kwam ze nauwelijks toe aan de opdrachten die wat meer tijd kostte. Totdat die klant een boze mail stuurde met de vraag waar de gevraagde materialen bleven. Jennie ging druk aan de slag, zei afspraken met vrienden af, ging later naar bed, bracht de kinderen een keertje vaker naar de oppas, en het werk was weer af. Of nee, toch niet, want daar was de volgende mail…
7
Het derde kwadrant bestaat uit onbelangrijke, urgente zaken. Dit kwadrant wordt gekenmerkt door activiteiten waarmee je andere mensen tevreden probeert te stellen. Dringende zaken lijken vaak belangrijk, maar zijn dat in werkelijkheid vaak niet. Als de telefoon gaat is dat bijvoorbeeld dringend, maar slechts zelden wordt je gebeld over een belangrijk noodgeval. Veel vaker is het iemand die je iets probeert te verkopen. Mensen die veel ja zeggen, of anders gezegd, mensen die moeite hebben met nee zeggen belanden vaak in dit kwadrant. Een manier om makkelijker nee te zeggen tegen anderen is bedenken dat je door ja te zeggen tegen een kwadrant twee activiteit, je nee zegt tegen je eigen doelen.
Kees, leidinggevende bij een consultantbureau, hanteerde de opendeur policy. Zijn medewerkers mochten altijd bij hem binnenlopen als ze een vraag hadden. Kees vond dat erg belangrijk, want hij wilde er echt zijn voor zijn medewerkers. Zijn medewerkers kwamen dan ook te pas en te onpas bij hem binnenlopen. Of hij wist waar Alice was, of hij toevallig de laatste notulen al af had. Of hij de klant al gesproken had, enzovoort, enzovoort. Kees kwam niet meer toe aan andere leidinggevende taken, zoals het ontwikkelen van een visie, begeleiden van nieuwe medewerkers, voeren van functioneringsgesprekken. Medewerkers begonnen te morren. En Kees? Die kwam er langzaam achter dat altijd bereikbaar zijn tot gevolg had dat hij juist onbereikbaarder werd voor zijn medewerkers. Het vierde kwadrant bevat onbelangrijke, niet urgente activiteiten. Hierbij kan gedacht worden aan zonder doel surfen over het internet, doelloos voor de TV hangen, eindeloos in bed liggen. Als je deze activiteiten te vaak doet, dan worden ze tijdverspilling. De gevolgen hiervan zijn een gebrek aan verantwoordelijkheid, schuldgevoel en instabiliteit.
José was gevraagd een marketingplan te schrijven. Dit had ze nog nooit gedaan. Ze begon met op internet te zoeken naar een voorbeeld marketingplan. Ze kwam op de site van een schoenenwinkel, bedacht zich dat ze nog schoenen nodig had, en keek verder. Vandaar uit keek ze naar een bijpassend jurkje, en hoe het weer dit weekend zou gaan worden. Aan het eind van de dag was ze niet verder met haar marketingplan dan toen ze begon. Ze had alleen een dag minder tijd om die te schrijven. Het tweede kwadrant bestaat uit zaken die belangrijk zijn, maar niet dringend. Dit is het kwaliteitskwadrant. Activiteiten in dit kwadrant zijn belangrijk, maar omdat ze niet dringend zijn, hebben we problemen met ze uit te voeren. De gevolgen van leven in dit kwadrant zijn controle over je leven, evenwicht en goed prestaties.
8
Enrico wist wat hij wilde in zijn leven. Hij wilde graag manager worden op internationaal niveau. Niet wereldwijd, maar Europees. Hij had dit overlegd met zijn vrouw. Samen hadden ze afgesproken dat Enrico in ieder geval 1 dag in het weekend thuis zou zijn en de telefoon uit zou hebben. Ook zouden ze minstens een avond in de week samen doorbrengen. Verder besloot Enrico te gaan sporten met zijn drie beste vrienden. Zo kon hij door samen te squashen zowel sporten, als zijn vrienden zien. De rest van de week besteedde hij aan het volgen van een opleiding om zijn kansen te vergroten, netwerken, en natuurlijk intern in de organisatie uitstekende resultaten neer te zetten. Andere mensen vroegen zich wel eens af hoe het kwam dat Enrico zo snel carrière maakte…
Planning Planning kan je helpen meer tijd te besteden aan dit kwadrant. Besteed elke week 15 minuten aan het plannen van je week. Een week omdat dit je helpt aandacht te besteden aan belangrijke niet urgente zaken. Pas vervolgens het drie-stappen-plan toe. Stap 1 Stel je belangrijke grote brokken vast. (bijv. studeren voor een examen, boek uitlezen, drie keer sporten, verjaardagsfeest). Stap 2 Streep de tijd af in je agenda voor de grootste grote brokken. Wanneer je eerst tijd reserveert voor je belangrijkste grote brokken, passen de andere dagelijkse activiteiten ook in je planning. En als het niet past, wat dan nog. Je hebt meer aan de grootste belangrijke dingen, dan de kleinste. Stap 3 Plan de overige dingen. Pas vervolgens elke dag de agenda aan als dat nodig is. Probeer je zo goed mogelijk aan je plan te houden, maar als je niet alles afkrijgt wat je van plan was is dat niet erg. Zelfs als je maar 25% af krijgt, is dat 25% meer dan je zonder planning had afgekregen.
9
4. Één vraag om effectief tijd te winnen Je doel staat vast, de planning van de week ook. En dan komt een medewerker, een buurman, je kind, je partner, een onbekende met de vraag ‘zou je even….’ Om effectief met je tijdom te blijven gaan, je doel niet uit het oog te verliezen, hoef je jezelf maar een vraag te stellen:
Moet ik dit nu doen? Deze vraag kunt u op vijf verschillende manieren lezen.
4.1. Moet ik dit NU doen? Geeft de ander u informatie, of vraagt hij of zij u iets te doen? In het geval de ander u slechts informatie geeft, bent u klaar: u hoeft niets te doen.
Eline: Ik heb het zo ontzettend druk. Ik moet nog acht mensen bellen, drie brieven schrijven en op tijd weg, omdat mijn zoontje vandaag zwemles heeft. Jij [ moet ik dit nu doen? Nee, Eline geeft slechts informatie]: wat vervelend voor je dat je het druk hebt. Ik zal je maar niet langer van je werk houden.
4.2. Moet IK dit nu doen? Het is fijn dat iemand je iets vraagt. Dat wil echter niet zeggen dat jij automatisch degene bent die moet uitvoeren. Stel jezelf de vraag: ben jij de beste persoon om de taak uit te voeren? Nee? Niet doen dan. Een tweede vraag die je jezelf stelt: kan je de taak delegeren? Ja? Laat dan iemand anders de taak uitvoeren. Jacobien: Wil jij het personeelsfeest organiseren? Jij [ben ik de beste persoon? Nee, Blanca is veel beter in organiseren]: Nee, ik ben niet zo goed in organiseren als Blanca. Je kunt beter haar vragen. Of Jij [kan ik de taak delegeren?]: Ik wil het niet organiseren, maar ik kan mijn stagiaire wel vragen of zij het kan doen.
4.3. Moet ik DIT nu doen? Als iemand bij je komt met de vraag een taak uit te voeren, en je bent ervan overtuigd dat jij degene bent die dat moet doen, dan is de volgende vraag die je stelt: moet ik deze taak nu doen? Het kan immers zijn dat er andere taken liggen die nu beter passen. Redeneer vanuit je eigen workflow: wat ga ik als volgende taak doen?
10
Je zit achter de computer de binnengekomen mails te beantwoorden. Yusuf komt bij je met de vraag of je twee klanten wil bellen. Twee tellen later komt Yannik met de vraag of je een offerte uit wil werken op de computer. Je besluit om eerst de computerwerkzaamheden af te ronden, en daarna de telefoontjes te plegen.
4.4. Moet ik dit NU doen? Degene die je iets vraagt, wil meestal het liefst gelijk antwoord. En anders dan zo snel mogelijk. Echter veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Stel jezelf, en de vrager de vraag Kan het een uurtje/dagje/weekje/maandje wachten?
Renée is gevraagd om een examen te maken. De deadline is over een week. De opdracht spreekt Renée erg aan, alleen een week, dat gaat ze niet redden. Navraag bij de opdrachtgever leert haar dat de opdrachtgever de ervaring heeft dat alle auteurs examens te laat aanleveren. De eigenlijke deadline is pas over een maand. Renée spreekt af het examen over drie weken aan te leveren. Ze houdt zich aan de gemaakt de afspraak.
4.5. MOET ik dit nu doen? Soms stellen mensen je vragen, met een ondertoon van moeten erin. Ze gaan ervan uit dat je de taak uitvoert. De vraag is echter of de taak wel tot je takenpakket behoort. Moet jij die taak wel uitvoeren? Of is het iets wat je graag zou willen doen, als je tijd had? Of is het een taak waarvan je vindt dat je die uit zou moeten voeren.
Demi heeft nooit tijd voor haar eigenlijke werk. Ze is coördinator van een opleiding en zou zich bezig moeten houden met de kwaliteit van de opleiding, de ontwikkeling van nieuwe vakken etc. Daar komt ze echter amper aan toe: al haar tijd gaat zitten in het persoonlijk oppakken van problemen en klachten van studenten, het onderhouden van contacten met docenten en het luisteren naar problemen van collega’s. Tot iemand haar de vraag stelt: Demi, moet jij al die dingen, of wil je ze? Demi besluit het oppakken van problemen en klachten van studenten over te laten aan haar collega. Wel houdt ze de vinger aan de pols door een tweewekelijks overleg. Contacten met docenten bakent ze af naar maximaal 1 uur per week, en collega’s kunnen nog steeds met al hun problemen bij Demi terecht. Ze geeft echter nu duidelijker aan of ze er tijd voor en zin in heeft of niet. 11
5. Timemanagement tips 5.1. Inleiding Met je doel helder voor ogen en de vraag ‘moet ik dit nu doen? voor vragen vanuit de omgeving die je dagelijks krijgt ben je een heel eind. Naast de juiste dingen doen, is er ook nog een andere manier om tijd te besparen en dat is de dingen juist doen. Voer je de activiteiten wel op de meest efficiënte manier uit? Kan het niet sneller/ anders?
Remco werkt bij een middelgroot bedrijf in de industriële sector. Hij gaat elke dag met de auto naar zijn werk. Door zijn werktijden beland hij vaak in de file. De reistijd is daarmee twintig minuten heen, en twintig minuten terug. Soms heeft hij mazzel, en is de reis slechts een kwartiertje. Om zijn conditie op peil te houden doet Remco ook aan fitness. Natuurlijk wel bij een gerenommeerde fitnessorganisatie, waar hij ook nog korting krijgt van zijn zorgverzekering. Heen en weer rijden kost per enkele reis een kwartier, en hij sport een uur. Sander, collega en woont toevallig in dezelfde straat fietste altijd naar zijn werk. Een half uurtje heen, een half uurtje terug. Een ideale manier om reizen met sport te combineren. Zo is hij geen extra tijd kwijt aan sport, blijft in vorm. Op zijn werk bleek de mogelijkheid om te douchen voor het werk. En thuis springt hij na het fietsen ook even snel onder de douche.
Er zijn vele manieren om activiteiten anders uit te voeren. Hieronder een aantal van deze tips, geordend per onderwerp. Je zult merken dat een aantal je aanspreken, en een aantal niet. Sommige tips brengen je op ideeën, terwijl andere tips in jouw ogen belachelijk zijn. Haal eruit waar je wat mee kunt. En heb je aanvullende tips, dan houden we ons van harte aanbevolen..
12
5.2. Tips per categorie 5.2.1. Vergaderingen
Stel een eindtijd vast. Plan vergaderingen aan het einde van de werkdag of voor de lunch. Dat verhindert ongelimiteerd uitlopen. Maak vooraf agendapunten en formuleer een duidelijk doel. Vergeet de rondvraag, die had bij de agendapunten moeten staan! Bereid vergaderingen voor: Wie zijn de deelnemers? Wat is het doel? Hoeveel tijd reserveer je voor elk agendapunt? Wat is de begin- en eindtijd? Is jouw aanwezigheid noodzakelijk? Niet voorbereid? Niet deelnemen of punt laten vervallen. Beperk tijdens de vergadering verstoringen van buitenaf: zet je mobiele telefoon uit en verbied anderen om je tijdens de bijeenkomst te storen. Vraag anderen hetzelfde te doen. Beperk het aantal vergaderingen. Staand vergaderen verkort de vergadertijd sterk
5.2.2. Samenwerken Plan teamvergaderingen niet op prime time, dat scheelt uw bedrijf omzet! Creëer voor elke collega elke dag een magisch uur: een uur waarop collega's het werk overnemen zodat de ander tijd heeft om zaken af te werken. Hou bij de verdeling van taken rekening met ieders talenten en teamrol (Belbin) Bespreek de taken goed door. Dat kost in het begin iets meer tijd, maar bespaart later veel tijd
13
5.2.3. Telefonisch tijd besparen
Creëer een filter: laat inkomende gesprekken op het secretariaat binnenkomen. Plan vaste telefoontijden. Bijvoorbeeld aan het begin en het einde van de werkdag. Maak daarover afspraken met het secretariaat. Heb je geen secretariaat, overweeg dan een telefoondienst in te schakelen. Voor meer info zie bijv. www.europark.nl Houd gesprekken kort en doelgericht. Zet uw mobiele en vaste telefoon tijdens grote klussen uit.
5.2.4. E-mail
Handel e-mail berichten af op vaste tijdstippen per dag. Reageer niet onmiddellijk op iedere nieuwe e-mail. Schakel je e-mail programma uit als je met een andere klus aan het werk bent. Zet ‘automatisch mail ophalen’ uit. Als je een mail opent, doe er dan gelijk wat mee. Abonneer je alleen op nieuwsbrieven die je ook daadwerkelijk leest. Wees selectief in het versturen van zogenoemde cc'tjes. Laat je niet het bos insturen door oeverloze e-mailberichten met bijlagen. Vraag de verzender wat hij van je verwacht.
5.2.5. Verstoringen van buitenaf Sluit je deur als je je moet concentreren op een taak. Laat weten wanneer je wél beschikbaar bent. Maak niet automatisch tijd vrij voor onverwachte bezoekers. Maak vriendelijk maar beslist een afspraak voor een ander tijdstip. Zeg niet meteen 'Ja' als iemand uw hulp vraagt. Kom tot een compromis. Oefen jezelf in nee-zeggen. Schakel hulptroepen in die u (een deel van) het werk uit handen kunnen nemen. Delegeer werkzaamheden.
14
5.2.6. Informatiestromen
Selecteer post bij binnenkomst. Gooi weg wat je niet gebruikt. Archiveer zaken voor later. Plan een nee/nee of ja/nee sticker op de deur. Vermijd dat post zich gaat opstapelen. Overloop dagelijks de documenten die je binnenkrijgt en rangschik ze naar dringendheid of gooi ze weg als je ze niet meer nodig hebt. Leg documenten niet lukraak weg maar gebruik een klasseersysteem zodat je achteraf dingen vlot kunt terugvinden. Maak ook tijd om te klasseren. Een document dat vandaag nutteloos is, zal dat naar alle waarschijnlijkheid morgen ook nog zijn. Durf dus dingen weg te gooien i.p.v. ze nodeloos te klasseren. Maak de inkomende stroom van informatie zo klein mogelijk. Neem je abonnementen kritisch onder de loep. Zeg nutteloze abonnementen op. Laat je naam verwijderen van mailinglists die je niet of nauwelijks gebruikt. Selecteer je post meteen. Wat je niet deze week behandelt, kan meteen weg. 85 procent van je archief bekijk je nooit meer. Noteer afspraken altijd meteen in je agenda. Vermeld het juiste uur, het adres en het telefoonnummer. Maak er een gewoonte van om je agenda steeds bij je te hebben.
5.2.7. Organisatie van de werkplek
Houd je bureau opgeruimd. Alleen de klus waaraan je werkt, ligt in het zicht. Zo voorkom je een opeenstapeling van nutteloze papieren. Orden je (werk)archief. Hanteer dezelfde mappenindeling voor je papieren- en digitale archief. Zo verlies je geen tijd met zoeken. Verminder de hoeveelheid papier.Doe 'geeltjes' in de ban. Ze leiden je af en maken onrustig. Zet acties op een to do-lijst en verwerk ze in je weekplan. Project klaar? Rond het ook fysiek af. Haal de bezem door je werkdocumenten. Gooi weg wat weg kan en archiveer de rest. Leg een dagplan klaar voor elke nieuwe werkdag
5.2.8. Plannen
Plan uw werkzaamheden en stel prioriteiten. Stel geen belangrijke (onaangename) taken uit. Dat vermindert uw creativiteit en prestatievermogen. Werk aan 1 taak tegelijk en zorg voor een overzicht van de andere taken. Pauzeer voldoende. Zo tankt u bij en blijft u vitaal. Delegeer routinematige en eenvoudige klussen. Plan tijd in voor storingen. Hak grote klussen in hapklare brokken. Maak dagelijks een doe-lijst zodat je geen tijd moet verspillen door te proberen te 15
onthouden wat je die dag allemaal nog moet doen.
16
Doe liever geen 2 of 3 dingen tegelijk. Je verprutst nodeloos tijd door te switchen tussen taken en door steeds te moeten hernemen waar je gestopt was. Wees realistisch in het stellen van deadlines, ook voor je medewerkers. Een deadline moet normaal gezien stimuleren, niet stresseren. Vereenvoudig je leven. Misschien is het helemaal niet nodig dat je elke dag de krant van de eerste tot de laatste letter leest of dat je alle meetings van de marketingafdeling bijwoont. Durf vrijaf te nemen en te ontspannen. Denk eraan dat werkvakantie een contradictio in terminis is. Bouw denktijd in, tijd om nieuwe ideeën te ontwikkelen of om je gedachten te ordenen. Als je een gesprek niet nodeloos wilt rekken, stel je best geen open vragen. Dingen die je niet graag doet, doe je best als je goedgezind bent. Vermijd het om ze te doen wanneer je moe bent. Probeer op tijd te zijn op vergaderingen, afspraken,... Zo vermijd je nutteloze wachttijd. Gun jezelf extra tijd door taken te delegeren. Managers moeten vaak stapels literatuur doornemen. Bepaalde leestechnieken (snellezen, diagonaal lezen, screenen,...) kunnen hier zeker bij helpen. Hoe goed je ook opschiet met collega's, soms wil je gewoon niet gestoord worden. Een gesloten deur doet dan wonderen. Zit je in een open werkruimte, dan kan je non-verbaal laten merken dat je bezig bent door je bijvoorbeeld niet naar je collega te richten of door oogcontact te vermijden. Lukt ook dat niet, dan kan je het ook gewoon zeggen natuurlijk. een afspraak met jezelf is net zo belangrijk als een afspraak met een andere belangrijke persoon zorg dat je elke dag iets afmaakt Pas elke ochtend als eerste het Belangrijk/urgent-schema toe op je afspraken van de komende dag plan tijd waarin je ongestoord kunt werken pak als eerste aan waar je tegenop ziet gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te plannen Sluit de dag af met minstens één afgesloten belangrijke zaak. Neem met regelmaat een ontspannen pauze. Bereid aan het einde van de dag kort de volgende dag voor. Werk in blokken van 20 of 90 minuten. Per blok hou je je bezig met één taak. Neem daarna een pauze. Stel een doel. Als je iets gaat lezen, moet je vooraf bedenken waarom je het leest. Wat wil je weten? Op die manier lees je gerichter en verwerk je de informatie beter. Bepaal ook hoe lang je er over mag doen. Maak af waar je aan begint. Half werk is tijdrovend. Als je ergens mee bezig bent, is het contraproductief als je iets anders ‘tussendoor’ gaat doen. Het kost veel energie wanneer je steeds weer op moet starten. Tussendoor even je mail checken, is slecht voor je concentratie en dus funest voor je productiviteit. Vergeet nooit te lachen.
5.2.9. Social Media ➢ Raadpleeg social media een beperkt aantal keer per dag, op vaste tijdstippen. ➢ Spreek met je zelf een vaste hoeveelheid tijd af die je aan sociale media besteedt. ➢ Als het zakelijk gebruik is: besteed uit waar mogelijk en gebruik gereedschappen als hootsuite, tweetdeck voor het beheer en / of tools als www.twuffer.com om berichten van te voren klaar te zetten ➢ Doe geen moeite om oudere berichten te lezen, vergeet wat geweest is ➢ Sla reclame en niet persoonlijke berichten over, lees (of like) ze niet ➢ Je hoeft niet te reageren ➢ Schoon je contacten op, of verberg berichten van niet relevante contacten ➢ Zet notificaties uit
5.2.10. Reizen ➢ Kies de meest efficiënte manier van reizen uit. Soms is dat de auto, maar soms ook de fiets, bus of trein. Vergeet niet te kijken naar files en parkeerstress als je een reismiddel uitkiest en houdt er rekening mee dat van de werkplek vertrekken tot en met op weg zijn ook tijd kost. ➢ Stel jezelf de vraag of de reis nuttig is: moet je elkaar werkelijk face to face zien, of kun je het ook telefonisch af? Skype en andere vormen van videoconferencing zijn uitgevonden om de zo belangrijke non-verbale communicatie ook mee te nemen ➢ Kun je afspraken combineren: door afspraken zo te plannen dat je op de heen of terugweg nog bij een andere klant, collega of vriend langsgaat bespaar je de reistijd die je anders extra was kwijt geweest ➢ Kijk of je reizen kunt combineren met werken. Zeker in de trein gaat dit goed. Maar het meenemen van een collega, en in de auto werkoverleg voeren is ook een vorm van efficiency ➢ Ga iets eerder of iets later weg. Zo vermijd je files, en kun je de bespaarde tijd besteden aan andere zaken ➢ Is hetgeen je nodig hebt niet dichterbij te krijgen? Vakantie kun je ook vieren een dorpje verderop, en het wasmiddel is misschien wel goedkoper bij de Makro, maar gecombineerd met de reistijd valt het toch behoorlijk wat duurder uit.
Bronnen: (Datum raadpleging: 15-1-2010) http://www.zibb.nl/10192273/Business-Life/How-to-guide-Timemanagement/Praktische-tipstimemanagement.htm http://www.vacature.com/carriere/time-management-tips-ter-afronding http://www.managementsite.nl/3101/persoonlijke-effectiviteit/3101.html http://www.tuxx.nl/management/time_management/ http://www.renegreve.nl/ondernemen/effectieve-tips-timemanagement-doe-meer-in-mindertijd/ http://www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/timemanagement/praktische-tips.html 17
6. Meer leren? Stephan Covey e.a. (2010) Time management volgens Covey Business contact
Lothar Seiwert (2008) Time management Deltas
Ronald Buitenhuis, Marike van Zanten (2006) De management toolbox – deel 2 Time management (luisterboek) Managementboek
Brian Tracy (2011) De geheimen van efficiënt Time Management – Meer doen in minder tijd Deltas
Katie Jones (2000) Time-management TFC Training Facilities Center
18
Over de auteurs Ik ben Ilse Schrijver, afgestudeerd bedrijfswetenschapper aan de Radboud Universiteit Nijmegen . Na ruim zeven jaar als docent te hebben gewerkt bij de Faculteit der Managementwetenschappen aan de Radboud Universiteit te Nijmegen, ben ik in 2008 verder gegaan als zelfstandig coach en trainer. Als zelfstandig trainer heb ik diverse bedrijfskundige lesprogramma's opgezet en als docent betrokken bij Open Universiteit, Radboud Universiteit Nijmegen, Leidse Onderwijs Instelling en het NTI. Ik ben tevens docent Strategie bij het centrum van ondernemerschap van de Hogeschool Arnhem Nijmegen. Mensen trainen en coachen is mijn passie en hik ben pas tevreden als ik zie dat mijn klanten de bedrijfskundige kennis die ik ze bij breng kunnen toepassen in hun eigen praktijk. Ik ben Jelle Koning, afgestudeerd bedrijfswetenschapper aan de Rijks Universiteit Groningen en werktuigbouwkundige aan de Hanzehogeschool Groningen. Na mijn studie ben ik actief geweest in de markt van de Enterprise Resource Planning software. Zowel als consultant, projectmanager, sales en salesmanager. In 2001 was ik (mede) oprichter van Trimergo International BV, een bedrijf dat ERP software ontwikkelt voor de projectmatige industrie. Sinds 2011 ben ik naast Trimergo actief als klankbord voor ondernemers en spreker bij gastspreker.nl over onderwerpen zoals ERP, Leiderschap, HNW en Sociale Media. Hierdoor merk je bijna dagelijks dat veel ondernemers de voor mij vanzelfsprekende kennis en vaardigheden van de bedrijfskunde missen.
19
“Geen tijd om te lezen, timemanagement” is een praktisch E-Book over het bepalen van doelen en het behalen door efficiënt inzetten van (jouw) tijd. In heldere bewoordingen wordt de theorie van time managament behandelt en met krachtige praktijk voorbeelden ondersteund. Een lange lijst met tips, handig gegroepeerd naar categorie maken dit E-Book een nuttig aanvulling op de boekenplank van iedereen die zichzelf wel eens voorbij rent en het gevoel heeft geleefd te worden.
Over Instituut Kleyenborgh, instituut voor management en ondernemerschap: Elke ontwikkelingsfase van een bedrijf vraagt andere kennis en vaardigheden van de ondernemer en manager. Instituut Kleynenborgh zorgt voor de juiste opleiding op het juiste moment. De bedrijfskundige opleidingen kunnen als losse trainingen of in abonnementsvorm gevolgd worden. Er kan teruggevallen worden op coaching en advisering door docenten van Kleynenborgh die allen, naast universitair geschoold, ook ondernemer zijn. Met het Kleynenborgh Management Development Program kan iedere ondernemer zijn werknemers een professioneel opleidingstraject aanbieden en daarmee de “high potentials” aan zich binden.
www.kleynenborgh.com @kleynenborgh www.facebook.com/kleynenborgh
20
