Meer doen in minder tijd? Zo doe je dat!

Meer doen in minder tijd? Zo doe je dat! Werken waar en wanneer jou het uitkomt. Dat klinkt goed, en het is nog slim ook! Want je bent het productiefst op de momenten dat jij je het lekkerste voelt. En als dat ‘s morgens om 7 uur is of juist ‘s avonds om 9 uur, waarom zou je dat dan niet doen? Het scheelt je de nodige onproductieve uurtjes en filestress, want in de file naar je werk staan is niet meer nodig als je hetzelfde werk prima thuis of op een flexibele werkplek kunt doen. Voor je personeel werkt het precies zo. Door je medewerkers meer vrijheid te geven, zijn ze meer betrokken, verantwoordelijker en minder gestresst. Deze combinatie leidt tot een hogere productiviteit: dat is pas slim werken!

In deze whitepaper: Wat is slim werken? Voordelen slim werken? Is mijn bedrijf geschikt voor slim werken? Hoe voer ik slimmer werken in? Wat levert slimmer werken op? Wat verandert er in mijn bedrijf? Tips van experts en ondernemers

Slim vergaderen Af en toe vergaderen hoort bij een goede samenwerking. Maar ook dat kan slimmer, want allemaal naar dezelfde plek komen kost veel (reis)tijd. Vergader bijvoorbeeld online, via Google Talk of Skype. Je hoeft dan niet in een hokje te zitten, maar kunt online chatten, praten en bestanden delen.1

Wat is slim werken? Die keer dat je thuis werkte omdat je een afspraak vlakbij had, die uurtjes waarin je met je laptop in de trein doorwerkte, het moment dat je jouw kantoor voorzag van laptops in plaats van vaste computers en de telefoontjes vanuit de auto met je werknemers: het zijn allemaal vormen van slim werken. Slim werken houdt in dat jij en je werknemers werken waar en wanneer het jullie uitkomt. Een ondernemer die slim werkt, gaat flexibel met zijn werkplek om en efficiënt met tijd. Hij denkt van tevoren na over zijn afspraken en zijn taken van de dag en stemt daar zijn werkplek op af. Ook werknemers kunnen kiezen om te werken op de plek en tijd waarbij zij zich het prettigst voelen en waar en wanneer zij het meest productief zijn.

1

Bron http://www.hetnieuwewerkendoejezelf.nl

www.mkbservicedesk.nl/slimwerken

1

HR manager Sandra Smulders van Kirkman Company werkt in een slimme organisatie waar werknemers flexibel met hun werkplek en efficiënt met hun tijd om kunnen gaan. “In overleg met de klant wordt bekeken of de werkzaamheden het best bij de klant, bij ons op kantoor of bij de medewerker thuis kunnen worden verricht. Hetzelfde geldt voor ons kantoorpersoneel: medewerkers bepalen zelf wanneer hun werkzaamheden van hen vragen op kantoor aanwezig te zijn en wanneer werk thuis gedaan kan worden. Dat leidt tot een inspirerende mix van contactmomenten in onze kantoorvilla, afspraken buiten de deur met klanten en concentratieklussen thuis.”

Voordelen slim werken Slim werken betekent niet alleen meer vrijheid, omdat je zelf je werktijden en werkplek kunt bepalen, maar kent nog een groot aantal andere voordelen. Flexibiliteit Heb je om 12.00 uur een afspraak dichtbij huis? Waarom zou je dan voor die paar uur naar je werk gaan als je hetzelfde werk thuis kunt verrichten? En moet je een presentatie maken of rapport schrijven en word je op kantoor afgeleid, kijk dan of je dat thuis of op een andere rustige plek kan doen. Bedenk voordat je met de auto naar kantoor rijdt, of dit wel de slimste plek is om vandaag te werken. Tijdbesparing Thuis of in de trein werken, al je documenten in the cloud (op internet) opslaan en virtueel vergaderen met bijvoorbeeld Skype: het zijn allemaal manieren om tijd te besparen. Je zet reistijd om in werktijd. Je kunt altijd en overal bij je documenten, hebt geen usb-stick nodig en hoeft geen bestanden naar jezelf te mailen. Ook hoef je niet meer in de file te staan voor die wekelijkse meeting. Je hoeft alleen nog maar je computer aan te zetten. Verhoging productiviteit De ene werknemer werkt het liefst van negen tot vijf, terwijl een ander productiever is als hij ‘s avonds werkt. Door thuis te werken of op een andere werkplek, zoals in een bibliotheek, koffiebar of businesscentrum, presteren werknemers beter dan wanneer ze op gezette tijden naar kantoor moeten komen. Door de vrijheid van het flexibele werken kunnen ze hun werk en privéleven makkelijker combineren en hebben ze minder stress.2 Laat je zien dat je je werknemers vertrouwt en geef je ze vrijheid, dan krijgen ze meer verantwoordelijkheidsgevoel en raken ze meer betrokken bij het bedrijf. Hierdoor werken werknemers prettiger en verhoogt de productiviteit.

Bron: ZZA Responsive User Environment, onderzoek in samenwerking met Regus onder 17000 bedrijven wereldwijd

2


2

Raymond Puts, directeur Unique: “Als je slimmer werkt, bespaar je kosten. Simpelweg omdat je minder reis- en huisvestingskosten hebt, want je hoeft minder werkplekken in te richten. Naar aanleiding van de pilot van Het Nieuwe Werken bij Unique hebben we na het eerste half jaar een productiviteitsstijging van 16 procent gemeten en zijn de kosten voor huisvesting en ICT met 54 procent gedaald. Bovendien bespaar je op personeelskosten, omdat mensen zich minder snel ziek melden en langer bij het bedrijf blijven werken, omdat ze het naar hun zin hebben. Daar staat natuurlijk wel tegenover dat je moet investeren in zaken als smartphones, laptops, een goed ingerichte thuiswerkplek en training. ”

Minder kosten Met slim werken, en dan met name het terugdringen van reistijd, kan in Nederland veel geld bespaard worden. Dit blijkt uit onderzoek van adviesbureau PwC. Als 20 procent van de beroepsbevolking in 2015 een dag per week thuis zou werken, levert dat jaarlijks bijna 2 miljard euro op. Werkt 20 procent 2 dagen per week thuis, dan loopt dat op tot bijna 3 miljard euro. Zo bespaar je op meerdere kostenposten: n Reiskosten: door werknemers flexibel te laten werken, maken ze minder gebruik van dure vervoersmiddelen, zoals de auto, trein en bus. n Vastgoedkosten: heb je een kantoorpand en twintig werknemers, dan heb je ook twintig werkplekken nodig. Voer je slim werken in, dan kunnen werknemers hun werk ook op andere plaatsen verrichten en heb je een kleiner kantoorpand met minder werkplekken nodig. n Projectkosten: werknemers zijn productiever als ze slim werken. Ze hebben minder stress, minder afleiding, hun reistijd wordt werktijd en ze kunnen gebruik maken van hulpmiddelen zoals in the cloud werken en Skype waarmee ze virtueel kunnen vergaderen. Dit zorgt ervoor dat er meer werk in minder tijd wordt verzet, waardoor de personeelskosten per project omlaag gaan. Meer werkplezier Doordat werknemers werk en privé beter kunnen combineren, hebben ze meer controle over hun tijd en doen ze hun werk op het moment dat hen het beste uitkomt. Hierdoor hebben ze meer plezier in hun werk.

Als drie personen in een ruimte werken en een van hen telefoneert, daalt de productiviteit van de andere twee personen met 37 procent! (Bron: N.E.T. Research)


3

tip Mobiliteitsvoucher Ondernemers met 25 tot 250 medewerkers kunnen gratis een mobiliteitsvoucher aanvragen en laten onderzoeken hoe ze medewerkers slimmer kunnen laten werken en reizen. Met deze voucher, een soort tegoedbon, kun je een mobiliteitsadviseur betalen. Deze adviseur geeft advies over hoe je bespaart op reiskosten, productiviteit verhoogt, parkeerproblemen oplost en de werk-privébalans van werknemers verbetert.

Is mijn bedrijf geschikt voor slim werken? In principe is elk bedrijf geschikt om slim te werken. Slimmere werkprocessen, tijd efficiënt indelen en werken op uren dat het de werknemer als beste uitkomt, dat kan overal. Zo kun je iemand die aan de lopende band in een productiebedrijf werkt in afwisselende shifts indelen en een verpleegster in een ziekenhuis afwisselend dagen nachtdiensten laten draaien. Maar deze werknemers kunnen niet thuis of vanuit de trein werken. Bedrijven waarin veel met computers wordt gewerkt, vergaderingen dagelijks aan de orde zijn en afspraken met klanten veel voorkomen, zijn geschikt om slimmer te werken. In deze bedrijven kunnen werknemers hun werk doen op een laptop, thuis op het werk of op speciale flexwerkplekken op bijvoorbeeld stations of in de bibliotheek. Je hebt overal toegang tot internet. Vergaderingen en afspraken met klanten Via Skype of andere programma´s kun je gemakkelijk virtueel vergaderen. Jij en je werknemers hoeven niet het hele land door te reizen, in de file te staan of de trein te pakken om op een vergadering aanwezig te kunnen zijn. Met virtueel vergaderen praat jij met collega´s en klanten vanaf de werkplek die jij uitkiest. Dit scheelt een hoop tijd, filestress en geld.

Ondernemer Richard Driessen van New Release: “De snackbar op de hoek kan natuurlijk niet flexibel werken. En er zijn altijd bedrijven die fysiek gebonden zijn aan een locatie. Met name voor office werkers die achter een pc werken is slim werken geschikt. Zij kunnen hun werkplek virtueel meenemen. Maar bij een aantal functies lukt dat niet. Als een bedrijf alleen dat soort functies heeft, voegt het slimme werken niets toe.”


4

tip Productiviteit Slim werken verhoogt de productiviteit van werknemers. Maar liefst 75 procent van de werknemers verricht thuis meer werk en maakt langere dagen. Werknemers zijn thuis productiever, omdat ze niet gestoord worden en zich beter kunnen concentreren.3

HR manager Sandra Smulders van Kirkman Company werkt ook waar en wanneer zij wil dankzij de goede ICTinfrastructuur binnen haar bedrijf. Kirkman Company werkt in the cloud met Google. “Zo kunnen we werken wanneer en waar we op dat moment de meeste waarde toevoegen. Dat werkt beide kanten op: als ik bijvoorbeeld tot 21.00 uur op kantoor zit, kan ik de volgende ochtend op mijn dochter passen. Wanneer het werk het toelaat mijd ik de spits. Kirkman Company ondersteunt mijn deelname aan ‘Spitsvrij’ van harte. Een goede worklife balance is essentieel in een sector waarin veel van mensen wordt gevraagd.”

Hoe voer ik slim werken in? Wil je slimmer werken invoeren in jouw onderneming, maar weet je niet hoe? Onderstaand stappenplan laat zien hoe je je werknemers, werkplek en jezelf klaarstoomt voor het slimme werken. Slim werken doe je niet alleen Uit een peiling onder vijfduizend werknemers binnen bedrijven die beginnen met slimmer werken, blijkt dat veel van de werknemers vragen hebben over deze manier van werken. Voorkom dit in jouw bedrijf door je werknemers vroegtijdig te betrekken, want slim werken doe je niet alleen. Werknemers blijken behoefte te hebben aan duidelijke afspraken met hun leidinggevende en vragen zich af of flexibel werken wel mogelijk is in hun functie. Praat met ze en maak duidelijke afspraken over wat er voor ze gaat veranderen. Denk daarbij aan onderwerpen als werktijden, verantwoordelijkheden en herinrichting van de werkplek. Verandering van de werkplek Op de werkplek verandert er nogal wat als je slim gaat werken. Je hebt minder werkplekken nodig, omdat werknemers meer op andere plekken zullen werken. Werknemers zullen hun werktijden en werkplek wel onderling moeten communiceren, zodat er altijd genoeg werkplekken zijn. Daarnaast zul je (de meeste) vaste computers de deur uit moeten doen en je werknemers moeten voorzien van een laptop, zodat ze op elke gewenste plek kunnen werken en bij hun documenten kunnen. Omdat meerdere werknemers aan eenzelfde bureau zullen werken, is een clean desk policy van belang, waarbij het bureau aan het einde van de dag opgeruimd is. Geef je werknemers de juiste tools Om flexibel te kunnen werken heb je niet alleen laptops, mobiele telefoons (met een internetabonnement) en een flexwerkplek nodig. Ook een dongel, waarmee je vrijwel overal toegang tot internet hebt, is een handig hulpmiddel. Denk daarnaast ook aan een NS Businesscard, waardoor de werknemer met de trein in plaats van met de auto kan reizen. Dit is milieuvriendelijker en geeft je werknemer de mogelijkheid om reistijd om te zetten in werktijd.

3


Bron: Intermediair, onderzoek in samenwerking met SatisAction 2012

5

Raymond Puts, directeur Unique: “Slimmer werken kun je niet deels invoeren. Of je moet ervoor gaan, of niet. Dat kan met het hele bedrijf zijn of met een afdeling. Nu werkt nog 60 procent vanuit een normale werkplek. Ik denk dat dat de komende jaren nog wel iets zal verschuiven, naar een verhouding van 50 / 50.”

In the cloud Om flexibel te kunnen werken, is het belangrijk dat je altijd bij je documenten kunt en overal toegang hebt tot de benodigde software. Bij werken in the cloud (online) gebruik je dan ook programma’s die op een externe server draaien. Je hoeft de software niet op de computer te installeren en kunt hierdoor altijd bij de programma’s die je nodig hebt. Waar je ook bent en op welke laptop of computer je ook werkt. Deze software wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. Misschien maak je zelf al gebruik van Hotmail en Google Apps, maar ook Salesforce en Exact Online zijn handige programma’s. Voordelen van het zogeheten cloud computing zijn de lage kosten omdat je geen dure software hoeft te installeren. Daarnaast biedt het goede bereikbaarheid, laagdrempeligheid en veiligheid, het maakt immers niet uit of een usb-stick kapot gaat of de harde schijf crasht. Leidinggeven op afstand Het kan voor jou als werkgever best moeilijk zijn om de controle over werknemers los te laten. Je hebt immers geen zicht op flexwerkers als ze niet op kantoor zijn. Het is daarom belangrijk dat je aanstuurt op resultaat in plaats van het aantal te werken uren. Heb vertrouwen in je werknemers en geef ze vrijheid. Zo vergroot je de zelfstandigheid van een werknemer, waardoor hij zich gewaardeerd voelt en enthousiast aan het werk gaat. Om flexibel te kunnen werken heb je wel kennis nodig. Bied je werknemers daarom cursussen, opleidingen en inspiratiesessies aan en zorg dat collega’s onderling informatie en kennis uitwisselen. Time management Slim werken is time management: slim met je tijd omgaan en op die manier het maximale uit de dag halen. Dit kan door werken op flexplekken en zo reistijd te verminderen, maar je kunt ook tijd besparen op het werkproces zelf. Een duidelijke taakomschrijving is hierin een belangrijk startpunt. Als het voor een werknemer duidelijk is wat zijn taak is, doet hij wat hij moet doen, dat verhoogt de productiviteit van die werknemer. n Meer over het slim indelen van je tijd en timemanagement lees je in het artikel Wat is timemanagement?


6

Ondernemer Richard Driessen van New Release: “Bij ons zijn de mobiele telefoonkosten met 60 procent gedaald sinds we slimmer zijn gaan werken en we besparen 8 tot 10 procent op kilometers.”

Wat levert slimmer werken op? Je kunt aardig wat besparen door slim te gaan werken, maar er zijn ook investeringen nodig. Een laptop en smartphone van de zaak zijn van essentiëel belang om overal te kunnen communiceren met collega’s en klanten. En wees gerust; die investering verdien je dubbel en dwars terug. Werkplek Een werkplek kost een werkgever volgens de NFC Index 2010 gemiddeld 10.000 euro per jaar. In deze prijs zit onder andere de werkplek zelf, de schoonmaakkosten, huur en onderhoud, maar ook beveiliging en catering. Thuiswerken en werken op flexwerkplekken zoals het station of in vergaderenruimtes en op werkplekken van bijvoorbeeld Seats2Meet is veel goedkoper. Een thuiswerkplek moet wel voldoen aan de arboregels. Dit kost je als ondernemer geld, maar je hoeft maar een kleine investering te doen. Het is belangrijk dat je werknemer op een goed afgestelde stoel, achter een goed bureau met de juiste apparatuur werkt. Andere investeringen zijn een draadloos netwerk op de werkvloer, laptops, smartphones, digitaal archiveren en videoconferencing. Reiskosten Vergaderingen via Skype en thuiswerken zijn slechts enkele voorbeelden waardoor de mobiliteit in een bedrijf afneemt. Hierdoor verminderen de reiskosten, zoals benzinekosten, kosten van treinkaartjes, busabonnementen en vergeet de dure leaseauto niet. Als werknemers minder hoeven te reizen voor hun werk, zullen zij een grote auto eerder inruilen of voor een kleinere (en zuinigere) auto kiezen. Wat levert het op? Meer winst Zoals al eerder gezegd: door werknemers vrij te laten, hebben ze minder last van stress en kunnen ze werk en privé beter combineren. Ze kunnen hun tijd efficiënter indelen door thuis te werken als de kinderen op bed liggen of dat uurtje in de trein als werktijd te gebruiken. Door technologie en timemanagement is het daarnaast mogelijk om meer uit een dag te halen. Door deze omstandigheden verhoogt de productiviteit in een bedrijf, wat resulteert in een hogere winst.


7

Wat verandert er in mijn bedrijf? n

e functie van het kantoor: in een organisatie die slimmer D werkt, verandert het kantoor van een werkplek in een ontmoetingsplek. Werknemers komen op kantoor voor een afspraak, vergadering of borrel.

n

De werkplek: op de werkvloer zijn minder werkplekken nodig, maar deze werkplekken dienen wel flexibel te zijn. Daarom is het belangrijk dat er op elke werkplek verbinding met internet gemaakt kan worden en moet iedereen beschikken over een laptop.

n

et contact met werknemers en collega’s: door het H slimme werken zul je je werknemers minder zien. En ook collega’s onderling hebben minder contact. Toch zijn er verschillende middelen om met elkaar te communiceren op afstand, zoals videoconferencing.

n

J ouw functie als leidinggevende: doordat je geen zicht hebt op je werknemers, kun je ze niet controleren op het aantal uren dat ze werken. Het is daarom van belang dat je op een nieuwe manier leert leidinggeven: resultaat wordt de manier om te meten of iemand zijn werk doet.

n

ndere mindset werknemers: doordat werknemers A niet meer worden gecontroleerd op het aantal uren dat ze werken, moet je erop vertrouwen dat werknemers hun tijd ook daadwerkelijk aan werk besteden. Deze nieuwe manier van werken is niet alleen wennen voor jouzelf, maar ook je werknemers moeten ermee leren omgaan dat ze niet gecontroleerd worden. Zij zullen doelen moeten stellen en jij kunt ze, door goede afspraken te maken, beoordelen door te bekijken of ze die doelen halen.


8

Tips van experts en ondernemers

Sandra Smulders

Sandra Smulders, Hr manager bij KirkCompany: “Slim werken is een geleidelijk proces geweest waarbij mobiele telefonie (met gratis samen bellen), werken met Google (Gmail maar ook documenten delen) wel hebben ondersteund. Waar het volgens mij echt om gaat is een mentaliteitsverandering waarbij elementen als ‘het gaat om het resultaat, niet om de aanwezigheid’, ‘kantoor is een fijne plek om elkaar te ontmoeten en te inspireren’ en ‘een collega moet ook privé goed in zijn vel zitten’ de boventoon hebben gevoerd. De basis is leiderschap gebaseerd op vertrouwen en het scheppen van mogelijkheden om leuke nieuwe dingen te ondernemen en dat samen te doen.”

Raymond Puts, directeur Unique: “Als je je personeel op flexibele tijden en diverse locaties wilt laten werken, kan het geen kwaad om ze daarin te trainen. Ze voelen zich vooral in het begin vaak schuldig omdat ze het idee hebben dat ze zitten te spijbelen. Ze zijn immers gewend om te laten zien dat ze aan het werk zijn. Ook moeten ze leren omgaan met het feit dat ze collega’s minder zien en dat daardoor betere en duidelijke afspraken moeten worden gemaakt. Even overleggen bij de koffieautomaat zit er niet meer in.” Raymond Puts Richard Driessen van NewRelease: “Hoezo is een medewerker die van 07.00 uur tot 19.00 uur op kantoor zit een goede medewerker? Ondernemers die dat denken stel ik altijd de vraag: ‘Weet je wat hij doet achter zijn computer op het werk?’ Meestal krijg ik dan het antwoord ‘Nee’. Dan stel ik als vervolgvraag: ‘Noem eens de belangrijkste vijf redenen waarom je voor jezelf bent begonnen.’ Negen van de tien keer staat ‘vrijheid’ op nummer een. De logische vraag die daarop volgt is dan voor mij: ‘Stel dat je je werknemers dezelfde vrijheid zou geven?’ Je kunt het antwoord zelf wel invullen.” Richard Driessen


9

Christa van Veldhuizen

Christa van Veldhuizen, Executive HR Director bij Zanox over vakantiewerken in het bedrijf: “Door middel van de moderne communicatietechnieken zoals mail, skype en messenger kunnen medewerkers hun collega’s en klanten te woord staan als ze bijvoorbeeld op een tropisch eiland zitten. Wij gaan er vanuit dat de medewerkers voor 75 procent productief zijn. Hiervoor nemen zij 2 uur per dag op. Twee weken op een tropisch eiland werken kost een werknemer dus 2,5 vakantiedag. Vakantiewerken werkt alleen als je elkaar vertrouwt. Zodra managers hun medewerkers vertrouwen, willen de medewerkers dat vertrouwen bewijzen. Wel is de regel dat medewerkers hun mail binnen een dag beantwoorden en dat zij bereikbaar zijn op de afgesproken tijden. Uiteindelijk zijn wij een bedrijf met een focus op performance. Ons uitgangspunt is om de beste resultaten voor onze klanten te realiseren. Dit bereik je mede door tevreden medewerkers die plezier hebben in hun werk en een goede balans hebben gevonden tussen werk en vrije tijd.”

Over MKB Servicedesk. Powered by

Als strategisch partner van MKB-Nederland is de MKB Servicedesk de vraagbaak voor ondernemend Nederland. Op www.mkbservicedesk.nl vind je betrouwbare, concrete en betaalbare antwoorden op alle ondernemersvragen in het middenen kleinbedrijf. Maandelijks bezoeken meer dan 200.000 ondernemers mkbservicedesk.nl. Het is niet toegestaan om beeldmateriaal en informatie afkomstig uit dit document zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van MKB Servicedesk te kopiëren in welke vorm dan ook. Copyright @MKB Servicedesk

Meer doen in minder tijd? Zo doe je dat!

Recommend Documents