EVALUATIERAPPORT
RBT-oefening 24 november 2011 oefening Frida, programma Viking
19 december 2011
versie 0.1
INHOUDSOPGAVE
PAGINANUMMER
1.
Inleiding........................................................................................................................................... 3
2.
Beschrijving Oefening ..................................................................................................................... 3
3.
2.1.
Oefendoelen........................................................................................................................... 3
2.2.
Doelgroep............................................................................................................................... 3
2.3.
Aard en omvang van de oefening .......................................................................................... 4
Conclusies/Aanbevelingen ............................................................................................................. 5 3.1.
Voorbereiding ......................................................................................................................... 5
3.2.
Beeldvorming ......................................................................................................................... 5
3.3.
Samenwerking........................................................................................................................ 7
3.4.
Besluitvorming........................................................................................................................ 7
3.5.
Afstemming met andere teams .............................................................................................. 8
3.6.
Informatiedeling...................................................................................................................... 8
3.7.
Observatie van het hoofdoefendoel ....................................................................................... 9
3.8.
Evaluatiepunt door deelnemers ingebracht ........................................................................... 9
3.9.
Algehele conclusies/aanbevelingen ....................................................................................... 9
2
1. Inleiding Van 21 tot en met 25 november heeft in het kader van het programma Viking door de drie Gelderse Veiligheidsregio’s in samenwerking met de Waterpartners en de Duitse Kreisen een RBT oefening plaatsgevonden ten aanzien van de Waterschappen Veluwe en Rijn en IJssel. In hoofdstuk 2 van dit evaluatierapport wordt de gehouden RBT oefening beschreven in termen van oefendoelen, doelgroep, aard en omvang. De evaluatie van de oefening komt aan bod in hoofdstuk 3. Tenslotte worden er in hoofdstuk 4 conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan.
2. Beschrijving Oefening 2.1.
Oefendoelen
Hoofddoel: De hoofddoelstelling van de oefening is het verbeteren van de coördinatie en informatievoorziening in het kader van de hoogwaterbestrijding tussen de Nederlandse (Gelderland) en Duitse partners (NordRheinWestfalen) betrokken bij de rampenbestrijding. Subdoelen: 1) Het verbeteren van de communicatie tussen de deelnemende teams 2) Het verbeteren van de operationele informatievoorziening ten aanzien van hoogwaterbestrijding 3) Afstemming en uitvoering (Veiligheidsregio en landelijk niveau) van crisiscommunicatie. 4) Het testen van de inhoud en procedures ten aanzien van de rampbestrijdingsplannen overstroming en dijkdoorbraak, alsmede de interregionale afstemming hiervan. 5) Het toetsen van verbetermaatregelen voortgevloeid uit de evaluatie van de wateroverlast bij Waterschap Rijn en IJssel medio augustus 2010. 6) Het trainen van de leden van het RBT in het behandelen van bestuurlijke dilemma’s.
2.2.
Doelgroep
Doelgroep van de oefening zijn de leden van het RBT en de sectie informatievoorziening van de VNOG. Leden van het Regionaal Beleidsteam: Naam Dhr. J. Berends Dhr. A. Baars Dhr. N. Joosten Dhr. H.J. Kaiser Dhr. A. Borst Dhr. J. Aandewiel Dhr. M. Verlinden Dhr. A. Schoenmaker Dhr. O. Maan Mevr. J. Lamberts Dhr. G. Verwolf Dhr. L. Post Dhr. J. Derksen Dhr. K. Dekker Dhr. W. van der Ros Mevr. T. Baars Dhr. R. Hendriks Mevr. S. Stegeman
Functie Voorzitter VNOG burgemeester Bronckhorst burgemeester Brummen burgemeester Doetinchem Burgemeester Hattem Korpschef van politie Commandant regionale brandweer Directeur GHOR Hoofdofficier van Justitie Dijkgraaf Rijn en IJssel Dijkgraaf Veluwe Ondersteuner dijkgraaf WRIJ Regionaal Militair Commandant Coördinerend gemeentesecretaris Operationeel leider Communicatieadviseur voorzitter Provincie Gelderland Verslaglegger
3
2.3.
Aard en omvang van de oefening
Aard van de oefening De oefening is uitgevoerd als een scenariotraining met behulp van een responsecel/ oefenstaf. Operationele eenheden zijn niet meegeoefend. Omvang Grip 4: Bovenregionale bestuurlijke rampenoefening. Oefenlocatie De RBT oefening is op 24 november 2011 in de RBT ruimte aan de Europaweg 79 in Apeldoorn. De responscel werkt vanuit de MAC ruimte aan de Europaweg 79 in Apeldoorn. Scenario De waterstanden in de rivieren zijn al enige weken hoog. In verschillende dijkringen is dijkringoverleg geweest. Ook in Dijkring 48 (Rijn en IJssel) zal de dijkgraaf het lokaal bestuur uitnodigen om de situatie door te spreken. Bij de start van de oefening is het besluit om te evacueren genomen. Na een winter met betrekkelijk veel vorst en veel sneeuwval in de Alpenlanden en Duitsland, slaat het weer half oktober om. In het stroomgebied van de Rijn valt in de periode half oktober half november extreem veel neerslag. Het gevolg is dat de waterstand in de Rijn sterk stijgt. Op 19 november is de waterstand bij Lobith gestegen tot een stand van n.a.p. 16.15 m. Rijkswaterstaat verwacht een verdere stijging tot boven n.a.p. 17.00 m. De betrokken waterschappen besluiten op 19 oktober om beperkte dijkbewaking in te stellen en men treft voorbereidingen tot volledige dijkbewaking. Op 20 november bij een peil van 16.55 besluiten de waterschappen volledige dijkbewaking in te stellen. Op 21 november is de actuele waterstand n.a.p. 17.00 m. De waterstandverwachtingen bij Lobith zijn: 21 november: 17.00 22 november : 17.15 23 november 17.20 24 november: 17.30 25 november: 17.25 De weersverwachtingen geven aan dat er veel neerslag en harde tot stormachtige wind wordt verwacht voor de komende dagen, met zelfs op 26 november storm. De sitraps van de verschillende WBT’s ( Waterschap Beleidteams) en Rijkswaterstaat maken melding van diverse problemen. Het meeste urgent is echter de kritische situatie nabij Spijk in de gemeente Rijnwaarden. Ten oosten van Tolkamer (gemeente Rijnwaarden) is de Spijksedijk tussen de dijkpalen 20 en 25 mogelijk ernstig verzwakt. Ter plaatse van een grootschalige ontzandingen op ongeveer 200 m uit de binnenteen van de waterkering zijn uitzonderlijk actieve wellen geconstateerd die grote hoeveelheden zand meevoeren. Het waterschap heeft gisteren het gemaal “De Mars” afgeschakeld en het peil op de Oude Rijn is verhoogd naar n.a.p. + 11.50 m. Vastgesteld is dat er onverminderd grote hoeveelheden zand worden afgezet in de zandputten en er is ook scheurvorming vastgesteld in de Spijksedijk. Verdere verhoging van de binnendijkse waterstand is een optie maar zal tot gevolg hebben dat de woonkernen in de gemeente Rijnwaarden evenals een groot aantal boerderijen op Nederlands en Duits grondgebied te maken krijgen met ernstige wateroverlast c.q. zullen inunderen Het waterschap heeft inmiddels aannemers opdracht gegeven om, waarnodig, coupures in de, tussen Elten en Pannerden aanwezige, secundaire waterkeringen te dichten. Zwakke plekken worden verzwaard met klei en zandzakken. Op 23 november is de situatie zodanig dat de dijkgraaf van WRIJ zich ernstig zorgen maakt over de standzekerheid van de waterkering. De RBT’s van HGM en VNOG geven vervolgens om 18.00 uur, na afstemming met de voorzitter van het Ministeriële Beleidsteam (MBT) opdracht tot evacuatie van de volgende gemeenten: Brummen, Voorst, Zutphen, Apeldoorn, Epe, Heerde, Hattem, Rijnwaarden, Westervoort, Duiven, Zevenaar en gedeelten van Doesburg, Doetinchem en Bronckhorst. Vanuit Duitsland worden de meldingen steeds dreigender. Met name de situatie nabij de sluis te Brienen is zeer ernstig. Het Wasserverband is op 23 november gestart met het aanvullen (met grind) van de voorkolk maar de stabiliteit van het kunstwerk kan niet meer gegarandeerd worden. 4
In dijkring 52 liggen de problemen vooral nabij Brummen. De stabiliteit van de Brummense Banddijk tussen dijkpaal 127-133, wordt ondanks de inspanningen van Waterschap Veluwe, niet gegarandeerd. Het waterschap maakt zich grote zorgen mocht er ook een doorbraak van de IJsselbanddijk tussen Giesbeek en Doesburg plaatsvinden. De verwachting is dat met deze dijkdoorbraak ook de Brummense banddijk het zal begeven. De mogelijke kettingreactie,doorbraak bij Spijk → Giesbeek-Doesburg →Brummen, heeft grote gevolgen voor de Veiligheidsregio Noord en Oost Gelderland. Het MBT heeft de veiligheidsregio de volgende opdrachten gegeven: • • • • • • • • • • • •
Stem uitvoering van evacuaties af met nevenregio’s. Rond de geplande deelevacuatie zo snel mogelijk af en zorg voor regelmatige terugkoppeling m.b.t. de voortgang aan het LOCC/LOS. Breng de gevolgen voor Nordrhein-Westfalen en Gelderland in beeld ingeval van een doorbraak bij Spijk. Onderzoek wat de gevolgen voor Nederlands en Duits grondgebied zijn bij een doorbraak in de omgeving van Brienen. Stem met de Bezirkregierung Düsseldorf af of gecontroleerde inlaat van water mogelijk is en onderzoek vervolgens of een dergelijk besluit een doorbraak bij Spijk of Brienen kan voorkomen. Breng in beeld of er compartimentering mogelijk is bij mogelijke doorbraken bij Spijk of Brienen en zet noodzakelijke acties vervolgens in gang. Breng de mogelijke effecten in beeld van de verwachte storm (wind uit richting WZW) op waterstanden en afvoerhoeveelheden Stem voorbereiding en uitvoering van mogelijke evacuaties onderling en met omliggende veiligheidsregio’s af; Stel beleid op t.b.v. mensen die niet geëvacueerd willen worden en stem dit af met de andere Gelderse regio’s af; Maak afspraken met de omliggende regio’s over de schaarse defensiecapaciteit; Maak afspraken met de omliggende regio’s over bovenregionaal bestuurlijk overleg; Stem met omliggende regio’s zowel de opvang van zelfredzame personen en nietzelfredzame personen af;
3. Conclusies/Aanbevelingen 3.1.
Voorbereiding
Voorbereiding op de oefening Omdat het scenario van deze oefening met het stijgende hoge water betrekking had, is geprobeerd om de deelnemers vooraf d.m.v. situatierapportages en een informatiebijeenkomst (21 november 2011) te informeren over de actuele situatie binnen de oefening. Ook was er in het scenario voorzien dat de bestrijding van het incident al gedurende een aantal dagen in gang was gezet. De vergaderingen die de leden van het RBT op 24 november zouden houden, waren daarmee niet de eerste bijeenkomst. Aanbeveling Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers over dezelfde (specifieke) informatie beschikken dient hiervoor voldoende tijd te worden ingepland voorafgaande aan de daadwerkelijke oefening. Dit kan door middel van een algemene briefing voor alle deelnemers, maar kan ook per deelnemer vanuit de eigen organisatie plaatsvinden.
3.2.
Beeldvorming
Bij de start van de vergadering begint de voorzitter met een voorstelronde en stelt een vergaderagenda vast, maakt afspraken over de vergaderduur en geeft de Operationeel Leider als
5
eerste het woord. Een situatieschets door de informatiemanager of de OL (op hoofdlijnen) is in deze noodzakelijk. De operationeel leider doet de volgende voorstellen aan het RBT: Samenvattende dilemma’s 1. alsnog vee evacueren in Bronckhorst; 2. afwegen voor- en nadelen van vroeg/laat afschakelen van de nutsvoorzieningen en daarin kiezen; 3. hoe om te gaan met de personen die niet willen evacueren? 4. crisiscommunicatie: wie communiceert waarover? Ad 1. Evacuatie van vee Het ROT geeft aan dat de evacuatie van vee beëindigd is. Niet al het vee is weg, mede omdat niet alle bewoners het gevaar van het aankomende water wilden inzien, daarnaast was de tijd voor evacuatie ook niet voldoende. Het ROT wil graag een besluit om toch nog enige evacuatie van vee toe te staan. De evacuatie en de veiligheid van mensen mag hier geen nadeel van ondervinden. Het ROT vraagt hiervoor bestuurlijke instemming. Gebruik maken van de evacuatieroutes Gesignaleerd wordt dat veel mensen geen gebruik maken van de aangegeven evacuatieroutes. Dit geldt niet alleen voor inwoners uit de VNOG, maar ook bewoners uit Gelderland Midden maken gebruik van andere routes dan aanbevolen. Het ROT adviseer om samen met het ROT van Gelderland Midden een gezamenlijke evacuatiestrategie te voeren, waarbij de afweging is of het noodzakelijk is. Indien men besluit tot een evacuatieverzoek, dan moet dit duidelijk uit de communicatie blijken. (Actie Communicatieadviseur). Ad 2. Afschakelen nutsvoorzieningen Het ROT heeft samen met Alliander gekeken naar het mogelijk beperken van schade. Het afschakelen van stroom is technisch noodzakelijk wanneer het water hoger komt dan 50 cm. Afschakelen duurt een aantal uren. Het afschakelen van deze energievoorzieningen kan op twee manieren gebeuren, a) zo snel als mogelijk of b) zo laat als mogelijk. Het ROT verzoekt het RBT een keuze te maken uit één van de bovengenoemde opties voor wat betreft het afschakelen van de energievoorziening. Ad 3. Niet vertrekkende bewoners De Operationeel leider meldt dat er bewoners zijn die niet wensen te evacueren. Gezien deze situatie zijn er twee mogelijke oplossingsrichtingen. De eerste betreft om te besluiten de bewoners te laten waar ze zitten en de tweede is om de bewoners te dwingen om te evacueren. Het ROT adviseert het RBT om het besluit te nemen, zonder overbodige paniek te zaaien, toch nogmaals aan te dringen op preventieve evacuatie. Ad 4. Crisiscommunicatie Het ROT heeft geconstateerd dat in vele gemeenten persconferenties worden georganiseerd. Ook circuleren er veel en ook vaak foutieve berichten op social media, zoals twitter en facebook. Omdat alle drie Gelderse regio’s met dit scenario worden geconfronteerd, is ook overleg nodig met Gelderland Midden en Gelderland Zuid om te zorgen dat vanuit de drie voorzitters op gelijke wijze wordt gecommuniceerd. De Operationeel Leider adviseert afspraken te maken met de betrokken gemeenten over de crisiscommunicatie. Het RBT besluit dat de lokale burgemeester communiceren over de lokale problemen en dat het algemene verhaal wordt verteld door de voorzitter van het RBT. Beelvorming Tijdens de beeldvormingsfase van de oefening werd het scenario door een aantal deelnemers in twijfel getrokken. Dit ondanks het feit dat het scenario voorafgaande aan de oefening juist heel secuur, in samenwerking met vertegenwoordigers van alle betrokken crisispartners, was opgezet. Voor het verkrijgen van het juiste en eenduidige beeld dient er gebruik te kunnen worden gemaakt van voldoende relevant digitaal kaartmateriaal. Binnen de Veiligheidsregio wordt de thematische vergaderwijze sterk gepromoot bij de verschillende crisisonderdelen. Zo ook bij het RBT. De voorzitter heeft dit op een goede manier ingestoken, maar wellicht dat niet alle deelnemers bekend zijn met deze manier van werken. In de vergaderruimte van het RBT waren niet alle benodigde audiovisuele middelen aanwezig om het beeld van het incident met elkaar te kunnen delen en om zicht te hebben op datgene wat in het kader van de verslaglegging werd genoteerd.
6
Aanbevelingen formuleren Deelnemers aan de oefening mogen er van uitgaan dat het gepresenteerde scenario waarheidsgetrouw van opzet is. Het is dus onverstandig om het scenario tijdens de oefening ter discussie te stellen. Er dient voor te worden gezorgd dat bij dergelijke scenario’s (tijdig) bruikbaar digitaal kaartmateriaal beschikbaar wordt gesteld. Als onderdeel van de briefing van de deelnemers moet nog worden ingegaan op de thematische werkwijze die binnen de VNOG wordt gehanteerd. Hiermee wordt voorkomen dat bepaalde deelnemers niet op de hoogte zijn van deze werkwijze. In de vergaderruimte van het RBT moeten (voldoende) audiovisuele middelen beschikbaar zijn, die de vergadering en de besluitvorming op een goede manier kunnen ondersteunen.
3.3.
Samenwerking
Samenwerking en afstemming bevorderen binnen het team De voorzitter van het RBT heeft tijdens de vergadermomenten de deelnemers een voor een aan het woord gelaten en daar waar mogelijk kruisverbanden gelegd tussen de betreffende disciplines. Tevens is goed gebruik gemaakt van externe deskundigheid. Zijn manier van optreden, rustig en kernachtig, heeft er vervolgens toe bijgedragen dat de teamleden hun inbreng konden leveren en elkaar, daar waar noodzakelijk, aan hebben kunnen vullen. Deze werkwijze is als prettig te omschrijven en is voor alle teamleden duidelijk en acceptabel. De samenwerking tussen het RBT en het ROT kan als goed worden omschreven. Aanbeveling Door het groot aantal RBT leden neemt de daadwerkelijke besluitvorming de nodige tijd in beslag. Het gevolg hiervan is dat er onvoldoende tijd is om in lange termijn scenario’s te denken en een communicatiestrategie te bepalen. De voorzitter heeft tijdens de vergadering veel rollen te vervullen. Aangezien de voorzitter op dit moment niet beschikt over een beleidsondersteuner die voor hem de vergaderagenda en actiepunten in de gaten houdt, is het wenselijk om te onderzoeken op welke wijze die gewenste ondersteuning kan worden geboden (verslaglegging, AOV, informatiemanager). Onderzocht moet worden wat de exacte samenstelling van het RBT zou moeten zijn en op basis daarvan moet een daarvoor geschikte vergaderruimte worden gevonden. Om een vlot verloop van de vergadering te bevorderen is het aan te bevelen om de vergaderduur en frequentie af te stemmen met het ROT. Bij een (regio) grens overschrijdend incident is het aan te bevelen om, op ambtelijk en RBT niveau, afstemming te creëren. .
3.4.
Besluitvorming
Beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming Bij de start van de eerste vergaderronde van het RBT neemt de voorzitter nadrukkelijk de leiding. Na een voorstelronde van de RBT leden wordt de gewenste vergaderopzet aangegeven. De OL krijgt hierna het woord en vraagt het RBT om besluitvorming. De voorzitter geeft de teamleden gelegenheid om te reageren op de geschetste dilemma’s en bewaakt het besluitvormingsproces. Vervolgens vat de voorzitter het beeld kort en bondig samen. Door bovenstaande werkwijze ontstaat binnen het RBT een eenduidig en multidisciplinair beeld van het incident. De te nemen besluiten worden inhoudelijk bediscussieerd. De leden van het RBT beperken zich niet tot het stellen van beleidsvragen. De bestuurders maken zich zorgen hoe het met bepaalde bevolkingsgroepen gaat, zoals de niet zelfredzame. Zij willen ook graag een beeld waar de mensen zitten die het meeste gevaar lopen. Dit is een afweging die in het RBT thuishoort en ook goed aan de orde is gekomen in de vergadering. Wel blijkt dat besluiten voor meerdere uitleg vatbaar zijn (bijvoorbeeld het besluit over communicatie). Doordat het team veel (operationele) informatie te verwerken krijgt en niet toekomt aan de beleidsvragen komt het team niet altijd besluitvaardig over. Door de wijze van behandeling ontstaat de 7
indruk dat het ROT leidend is, ook in de bestuurlijke dilemma’s. De besluiten van het RBT zijn hierdoor veelal reactief van aard en minder gericht op lang termijn scenario’s. Aanbeveling Het is aan te bevelen om per dilemma eerst een algemeen beeld te schetsen vervolgens een rondje oordeelsvorming te houden en dit af te ronden met besluitvorming (BOB). Bekeken moet worden of de aan het RBT verstrekte informatie met betrekking tot de verschillende dilemma's voldoende op hoofdlijnen wordt gepresenteerd. Een aandachtspunt voor het RBT is om bij de informatievoorziening al een onderscheid te maken in operationele informatie en bestuurlijk relevante informatie. Tevens is het aan te bevelen om tijd te reserveren voor scenario denken (wat als….). Besluiten nauwkeuriger beschrijven, zodat ze niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn.
3.5.
Afstemming met andere teams
De afstemming met andere regio’s en landelijke organisaties is het hoofddoel van de oefening. Deze aspecten zijn door tijdgebrek summier aan de orde gekomen. Het overleg tussen de Veiligheidsregio's en met de Duitse crisispartners moet verder ontwikkeld en afgestemd worden met de crisispartners in Duitsland. Hier ligt ook een taak voor de nationale overheid. De uitvoering van evacuaties is uitvoering afgestemd binnen de VNOG. De afstemming met de buurregio’s is als bespreekpunt aan de orde gekomen in het RBT. Het RBT heeft besluiten genomen over de evacuatie van vee, evacuatieroutes, verplichte evacuaties en communicatie. Het team heeft de bestuurlijke strategische vragen van het ROT onderkend, heeft ook operationele zaken meegenomen, zoals hoe om te gaan met plunderaars, precieze routes, etc. Aanbeveling Het is aan te bevelen de afstemming met buurregio’s en landelijke organisaties als vast agendapunt aan de orde te stellen. Voor het overleg dienen de te bespreken thema's te worden bepaald. Voor een vlotte verloop van de vergadering van het RBT is het aan te bevelen dat het ROT de bestuurlijke dilemma’s en de gevraagde besluiten bondig formuleert. Vooraf dient bepaald te worden op welke wijze er vanuit de Veiligheidsregio contact wordt onderhouden met de Duitse crisispartners.
3.6.
Informatiedeling
De onderwerpen die, mondeling, door de OL worden ingebracht zijn gericht op operationele multidisciplinaire besluitvorming. De RBT leden hebben aangetoond goed op de hoogte te zijn van elkaars processen en bevoegdheden. Ontbrekende expertise, zoals die van stroomproducent Alliander, wordt pragmatisch opgelost door een vertegenwoordiger als deelnemer aan te laten schuiven. De vragen van het ROT aan het RBT en de besluiten van het RBT worden, op een overzichtelijke wijze, door een notulist in een netcentrisch systeem bijgehouden. De leesbaarheid behoeft enige aandacht. Aanbeveling Het herkennen van Politiek-bestuurlijke processen is een belangrijk onderdeel van het takenpakket van het ROT. De taak van de OL is om het RBT op de hoogte te stellen van de meest relevante Politiek-bestuurlijke aandachtspunten en daar waar wenselijk om besluitvorming / instemming te vragen. Om effectief te kunnen vergaderen is het aan te bevelen om de, vanuit het ROT, in te brengen agendapunten goed voor te bereiden en te voorzien van een, door het ROT gedragen advies/aanbeveling. Deze wijze van presenteren kan veel tijdwinst opleveren. In het RBT is geen informatiemanager aanwezig. Hierdoor wordt er geen gezamenlijk beeld geschetst en kost de beeldvorming door de individuele leden van het RBT extra vergadertijd. Onderzocht moet worden of in het kader van een crisis als deze het noodzakelijk is om een Informatiemanager aan het RBT toe te voegen of dat de Operationeel Leider deze taak op zich kan nemen.
8
3.7.
Observatie van het hoofdoefendoel
Communicatie De communicatie dient als oefendoel te worden afgestemd met de andere veiligheidsregio’s en Duitsland. Er bestaat onduidelijkheid wie van de voorzitters van de veiligheidsregio’s contact legt met Duitsland. Vooraf was afgesproken dat de voorzitters van de RBT's met elkaar zouden bespreken op welke wijze het contact met de Duitse crisispartners zou plaatsvinden. In de pauze gaat de voorzitter van VNOG overleggen met de voorzitter van Gelderland Midden, die daarvoor al contact had gehad met de voorzitter van Gelderland Zuid, wie de communicatie met Duitsland moet gaan voeren. Hieruit volgt dat de voorzitter van Gelderland Zuid met Duitsland gaat communiceren. Daarbij is afgesproken dat de voorzitter van VNOG geen rol hierin heeft. Dit is een duidelijke afspraak en is goed gecommuniceerd. De voorzitter van het RBT van Gelderland Zuid was van mening dat er geen onderwerpen waren die afstemming met de Duitse autoriteiten nodig maakte en heeft daarom geen contact met hen opgenomen. Dit heeft de voorzitter echter niet aan de collega’s van de andere twee RBT’s teruggekoppeld. Aanbeveling De communicatiestrategie binnen de VNOG krijgt voldoende aandacht door het RBT. Besloten wordt dat de kernboodschap door de voorzitter wordt gebracht en dat de verschillende burgemeesters de specifieke lokale informatie aan de pers zullen geven. De burgemeesters blijven in hun burgervaderrol. Dit besluit is wel voor meerdere uitleg vatbaar. Wat is specifieke lokale informatie en wanneer komt de voorzitter in beeld. Geef na ieder besluit een korte samenvatting van het besluit en vraag aan de deelnemers herkenning. Er dient continu aandacht te zijn voor de wijze waarop wij het proces Communicatie binnen onze Veiligheidsregio hebben ingericht. Tot slot kan nog worden opgemerkt dat de deelnemers de oefening als zodanig wel als zeer waardevol hebben ervaren.
3.8.
Evaluatiepunt door deelnemers ingebracht
Door de deelnemers van het RBT is opgemerkt dat de logistiek enige verbetering behoeft. Is de ruimte wel geschikt voor het houden van vergaderingen van het RBT? Kan er wat meer aandacht besteed worden aan de catering (koekje bij de koffie). De besluitenlijst in het netcentrisch systeem is niet voor elke deelnemer leesbaar. Het projecteren van deze besluiten leidt af van de vergadering. De kaarten en prognoses van het hoge water zijn aanwezig, maar worden door de leden van het RBT als onvoldoende ervaren. De bestuurders vragen waarom videoconferentie niet tot de mogelijkheden behoort. Dan kan de burgemeester in zijn gemeente blijven en toch deelnemen aan het RBT. Aangegeven wordt dat het als onwenselijk wordt beschouwd dat de Operationeel Leider moet pendelen tussen de vergaderingen van het ROT en die van het RBT.
3.9.
Algehele conclusies/aanbevelingen
Hieronder worden de meest belangrijke conclusies en aanbevelingen nog even samengevat weergegeven: - Voorbereiding van de oefening: geconstateerd is dat er een aantal tekortkomingen waren die betrekking hadden op de voorbereiding van de oefening. Om dit bij een volgende vergelijkbare oefening te voorkomen wordt voorgesteld om de oefenvoorbereiding op projectmatige basis in te steken. Daarnaast is vastgesteld dat er bij de start van de oefening meer tijd moet worden
9
-
-
-
-
gereserveerd om de deelnemers (collectief/individueel) te informeren over de beginsituatie van het scenario. Samenstelling RBT: tijdens de oefening is vastgesteld dat er onduidelijkheid bestaat over de exacte samenstelling van het Regionaal Beleidsteam. Onderzocht moet worden hoe wij in de VNOG willen omgaan met de samenstelling van het RBT. De Wet Veiligheidsregio stelt immers dat het RBT minstens bestaat uit de betrokken burgemeesters. Voor alsnog wordt hiervan binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland echter afgeweken, omdat de Burgemeesters hebben aangegeven in een voorkomend geval in het eigen gemeentehuis te willen blijven. Als de wenselijke samenstelling van de vergadering bekend is zal de daarvoor geschikte vergaderruimte in het gebouw worden gezocht en in die ruimte dienen dat de benodigde (audiovisuele) middelen beschikbaar te zijn. Daarop aansluitend zal er gezocht worden naar mogelijkheden om door middel van videoconferencing toch met de betrokken burgemeesters te kunnen vergaderen. Gebruik digitale informatie: bij een dergelijk scenario is vastgesteld dat het noodzakelijk is om te kunnen beschikken over de juiste en actuele informatie vanuit de Waterschappen. Bekeken moet worden op welke wijze de bij de Waterschappen beschikbare (digitale) informatie met de leden van het RBT kan worden gedeeld. Ondersteuning van de voorzitter: tijdens de oefening is geconstateerd dat er veel van de voorzitter van het RBT wordt verlangd. Onderzocht moet daarom worden of het mogelijk is om de voorzitter een vorm van ambtelijke ondersteuning te geven. Daarbij moet, in overleg met de betrokken personen, onderzocht worden in welke vorm deze ondersteuning het beste kan plaatsvinden (verslaglegging, AOV, informatiemanager). Ondersteuning van de deelnemers: geconstateerd is dat een aantal deelnemers aan de vergadering van het RBT een secondant meebrengen. Dit gebeurt om ervoor te zorgen dat de vertegenwoordiger van de betreffende organisatie zo optimaal mogelijk geïnformeerd kan worden vanuit de eigen organisatie. Het gevolg hiervan is echter wel dat het aantal personen die in de vergaderruimte aanwezig zijn nog verder toeneemt. Het is wenselijk om te onderzoeken op welke wijze de verschillende deelnemers het beste kunnen worden ondersteunt en welke faciliteiten daarvoor beschikbaar moeten zijn. Een van de mogelijkheden is het introduceren van een “tweede ring”. Een andere mogelijkheid is het aanbrengen van extra technische audiovisuele middelen.
10
