Evaluatie Voorjaarscongres 2013 20 en 21 april
Opgesteld door Jurre van der Spek (voorzitter Projectgroep Voorjaarscongres) en Mark Rook (Landelijk Vicevoorzitter Voorlichting & Organisatie)
Projectgroep Voorzitter Locatie en logistiek Sprekers, programma en inhoud Sprekers, programma en inhoud Marketing en communicatie Penningmeester
Jurre van der Spek Jules Indemans Biddy Buijs Celine Wilton Valerie Hagen Wytze Spoelstra
Utrecht e.o. Maastricht Utrecht e.o. Utrecht e.o. Amsterdam e.o. Groningen
Auditor
Mark Rook
Groningen
Algemeen De PG en de auditor kijken terug op een in haar geslaagd congres. Een mooie locatie met een groot arsenaal aan sprekers en een topfeest maakten dat het congres geslaagd was. Daarnaast zijn de financiën redelijk op orde gebleven, terwijl het wederom een erg groot congres betrof. Zo konden maar liefst meer dan 100 personen extra toegelaten worden in vergelijking met het vorige voorjaarscongres. Aanbeveling 1: Per portefeuille en lijst opstellen met wie/wat is aangeschreven en dit doorgeven aan opvolgers. Aanbeveling 2: Bij mooi weer mensen toch naar binnen, erg asociaal tegenover sprekers als het terras vol zit maar de zaal niet. Aanbeveling 3: Taken beter afbakenen tussen PG onderling, HB onderling en HB en PG. Aanbeveling 4: Communicatie gaat via auditor en voorzitter. HB’ers nemen geen contact op met PG’ers en andersom ook niet. Dit zorgt voor verwarring.
Inschrijvingen De populariteit van het congres onder de leden was overweldigend. Dit had de consequentie dat de inschrijvingen binnen ongeveer anderhalf uur vol zaten. Omdat de inschrijvingen eerder open zijn gegaan dan was gecommuniceerd werd er op de social media nogal afgegeven op de projectgroep en het hoofdbestuur. De reden hiervoor is dat we als JOVD een eigen server hebben de auditor besloten had de server te beschermen tegen ‘F5’en’ en de tickets eerder online te zetten. Nadat de kaarten in eerste instantie op waren zijn er extra plekken met het hotel geregeld. Zodoende kon iedereen toch nog naar het congres komen. Aanbeveling: Communiceer een dag zonder tijd aan de leden voor de opening van de inschrijvingen.
Samenstellen en functioneren Projectgroep De auditor is zeer te spreken over de Projectgroep ‘Voorjaarscongres’. Iedereen deed zijn taak, was voorbereid en de meeste onderlinge ‘conflictjes’ gingen over de vraag wie welke taak mocht uitvoeren. Tevens is de sfeer binnen de projectgroep er goed geweest en hadden we niet te maken met mutaties. De samenwerking tussen vicevoorzitter en voorzitter was erg goed, evenals de driehoek tussen deze twee en de auditor. Veel zaken konden hierdoor snel opgelost worden.
Excessen Excessen zijn door zowel het hotel als de portefeuillehouder locatie & logistiek voorkomen. De bar was 24/7 geopend en het feest kon doorgaan tot 05.30. Na borrels waren er niet en hier werd ook door het hotel streng op gelet. Wel bleek wederom dat de plenaire zaal te groot is als feestzaal, hiervoor moet naar een oplossing gekeken worden. Aanbeveling: Een 24-uurs bar indien mogelijk.
Congreslocatie De locatie van het congres was ‘de Ruwenberg’ te Sint Michielsgestel. Deze locatie had voor ieder wat wils, er werd dan ook door velen gegolfd en de zon maakte dat veel mensen op terras konden zitten. Ook de zalen boden precies wat de JOVD wil. Het personeel was erg flexibel en welwillend en alles was mogelijk. Wat ontbrak was een extra ruimte om sprekers te ontvangen. Dit congres werden de sprekers van twee werkgroepen tegelijk in dezelfde ruimte ontvangen waardoor een kleine doorloop van de werkgroep van tevoren bemoeilijkt werd. Aanbeveling: Twee pasjes per kamer vragen, niet slechts één. Aanbeveling: Twee ruimtes voor PG. Een werkkamer en een ontvangstkamer.
Aanbeveling: Van tevoren genoeg laptops regelen. Aanbeveling: Locatie exclusief indien mogelijk Aanbeveling: Het draaiboek moet op tijd af zijn.
Samenwerking met het hoofdbestuur Het puntje ‘Samenwerking met het hoofdbestuur’ is binnen de PG’s die een congres of ander groot event organiseren een terugkerend punt van discussie. Vaak gaat de PG er vanuit dat het HB zeer actief meewerkt, terwijl het HB er vanuit gaat dat de PG werkelijk alles oplost. Het is raadzaam dat het hoofdbestuur zich ietwat actiever opstelt dan soms gebeurt. Dit viel dit congres gelukkig mee. Positief was dit keer de samenwerking tussen de projectgroep onderling en de samenwerking tussen de projectgroep en de auditor. Ook was er veel overleg tussen de auditor, de voorzitter en het PG-lid Locatie & Logistiek waardoor zaken waarvoor veel mensen verantwoordelijkheid dragen kordaat werden aangepakt.
Kamerindeling De voorzitter de kamerindeling laten doen blijkt wederom niet praktisch. Derhalve is het aan te raden dit voortaan door de portefeuille locatie & logistiek te laten doen. Dit komt omdat de voorzitter op het congres niet alles qua kamerindeling kan regelen. Het komt vaak voor dat er fouten zitten bij inschrijvingen, dat mensen op een andere kamer willen liggen of dat andere ondersteuning nodig is. Het is makkelijk wanneer de persoon welke de kamerindeling heeft gemaakt ook het contact doet richting het hotel en de leden. Aanbeveling: kamerindeling voortaan via locatie & logistiek.
Draaiboek Het draaiboek was pas laat klaar, de woensdag van tevoren. Dit moet eigenlijk twee weken eerder zodat slechts kleine wijzigingen nog nodig zijn en het wel voor iedereen vroegtijdig duidelijk is wat er verwacht wordt. Ook moet er achterin een pagina komen met foto’s van de sprekers zodat iedereen precies weet wie hij/zij moet ontvangen en hoe diegene eruitziet. Het van tevoren regelen van laptops voor de PowerPoints blijft een terugkerend punt, dit van tevoren goed regelen voorkomt dat er op de dag van het congres nog laptops geregeld moeten worden ( die bij veel hotels erg duur zijn ). Hier moet het desbetreffende PG-lid eerder zorg voor dragen en een voortrekkende rol in hebben. Verder is het handiger om een draaiboek te hebben waarin van kwartier tot kwartier beschreven staat wie waar moet zijn. Dit is met het Introweekend II erg goed bevallen en wordt geadviseerd mee te nemen naar de congressen. Aanbeveling: Draaiboek twee weken van tevoren klaar en pagina met foto’s van sprekers. Aanbeveling: Werken met een draaiboek van kwartier tot kwartier in Excel-format.
Bustickets Het verkopen van bustickets middels de site was een succes. Zodoende betalen alleen mensen die gebruik maken van het OV voor deze bus en is geheel duidelijk wie er gebruik wenst te maken van busvervoer. De tickets kosten slechts 5 euro en drukken wel een hoge kostenpost op de begroting. Aanbeveling: Indien bussen gewenst, dit verkopen via de site.
Betaalsysteem / Ticketsysteem Het ticketsysteem blijkt niet waterdicht en moet in de aanloop naar het congres veelvuldig gecontroleerd worden om fouten in de inschrijvingen en daarmee ook de kamerindeling te voorkomen. Aanbeveling: Vanaf nu de dag van inschrijving melden, geen tijd noemen.
De doorgewinterde JOVD’er vs de niet doorgewinterde JOVD’er. Een goed functionerende PG maakte dat sturing niet bijzonder veel nodig was. Wanneer dit wel nodig was werd er echter wel flink doorgepakt en werden discussies snel afgerond. Dit leidde er toe dat er soms niet genoeg werd geluisterd werd naar persoonlijke inbreng van de PG en te snel werd gekeken naar ‘zo doen we het altijd’, wat op zijn beurt ook weer een voordeel was, aan veel dingen was al gedacht. Punt is wel dat er verschillen zijn tussen PG’ers die de JOVD al goed kennen en de JOVD niet goed kennen. De doorgewinterde JOVD weet wat er moet gebeuren, de JOVD enigszins van buiten heeft een frisse blik op het proces. Evenwicht hierin is essentieel. Aanbeveling: Zaak is om in een PG indien dit mogelijk is in te richten met ‘doorgewinterde’ JOVD’ers en ‘frisse’ JOVD’ers.
Sprekers & Inhoud Het programma was goed gevuld. Elke werkgroep had minimaal 3 sprekers en dat viel in goede aard. De onderwerpen werden als leuk en leerzaam ervaren en de samenwerking tussen de twee die deze portefeuille bekleedden was top. Aanbevolen wordt om voor alle pg’s een sprekersbestand bij te houden bij de AB organisatie. Het congres omvat meer dan alleen je sprekers, derhalve verdient het aandacht dat deze portefeuille ook op andere zaken van het congres gericht is, niet slechts op het bij de werkgroep zitten. De communicatie met het HB over onderwerpen is belangrijk, zij kunnen zo ook input geven over sprekers. De Projectgroep heeft zelf ook enkele plenaire sprekers geregeld omdat de auditor in deze periode ook erg druk was met de andere portefeuille die hij gekregen had en met enkele meer structurele aanpassingen op het organisatorische gebied. Deze hulp werd als zeer welkom ervaren door de auditor. Aanbeveling: PG sprekersbestand bij AB organisatie.
Marketing en communicatie De portefeuille marketing & communicatie werd erg goed vervuld. Ervaring op dit gebied werd al meteen duidelijk. Lastig was dat de organisatie nog onbekend was en er een ‘cultuurshock’ plaats had. Hierdoor werd er prijs gesteld op een draaiboek per portefeuille, wat er niet was. Communicatie met andere portefeuilles liep door de ervaring soms wat lastig. Aanbeveling verdient dat de andere portefeuilles informatie aanleveren en M&C hier een stukje van schrijft en dit terugkoppelt. Marketing en communicatie moet verder een ondersteunende functie zijn. Het congresboekje zag er erg goed uit, de samenwerking met Rolan Kolman werd als prettig ervaring. Ook was de drukker erg goedkoop. De tasjes waren goed gevuld en de Twitter Fountain een groot succes. Deze portefeuille heeft na het congres niets meer te doen. Derhalve wordt aanbevolen dat deze portefeuille na het congres een stuk schrijft voor in de driemaster ( na overleg met de hoofdredacteur ). Deze portefeuille controleert verder de website die door het HB onderhouden wordt. Fouten op de site zijn slordig en vragen om extra controle, voortaan de verantwoordelijkheid van M&C. Techniek valt vanaf nu ook onder deze portefeuille, die ook de PowerPoint voor de werkgroepen maakt. Aanbeveling: M&C voortaan ondersteunende functie. Aanbeveling: Portefeuilles leveren info aan en m&c schrijft een stuk en koppelt terug. Aanbeveling: Voortaan m&c die een stukje voor de driemaster schrijft. Aanbeveling: M&C controleert de website. Aanbeveling: M&C verantwoordelijk voor de techniek. Aanbeveling: Zorg voor een ‘twitterfountain’ op locatie. Aanbeveling: Zorg voor standaard congresboekje waarvan het format ook in de toekomst kan worden gebruikt.
Penningmeester acquisitie De portefeuille projectpenningmeester acquisitie is altijd lastig. Het bijhouden van de begroting vergt niet veel werk maar acquisitie blijft lastig. “Wij sponsoren geen politiek gekleurde organisaties” is een terugkerende reactie van bedrijven. Aanbeveling verdient om vanaf nu geen standaardbrief meer op te stellen maar per bedrijf een op dat bedrijf gerichte brief op te stellen, meer bij de VVD afdelingen proberen te halen en actief te blijven zoeken naar JOVD’ers met een eigen bedrijf of bekenden van JOVD’ers met een eigen bedrijf. Ook kan er gevraagd worden om niet random te sponsoren maar bijvoorbeeld middelen beschikbaar te stellen (Dus het sponsoren van een zaal o.i.d. ). De deadlines voor sponsorbetalingen moeten eerder. Er had meer achter bedrijven aangezeten moeten worden om zo te trachten meer geld binnen te halen. Aanbeveling: Brief aan een bedrijf richten, geen standaardmail meer. Aanbeveling: Meer aan VVD afdelingen vragen. Aanbeveling: Vragen om middelen beschikbaar te stellen. Aanbeveling: Penningmeester helpt bij inzamelen spullen voor congrestasje.
Begroting en realisatie (volgende pagina)
BEGROOT
15500 750 1245
Inkomsten HB 1. Bijdrage Hoofdbestuur (begroting) 2. GvHF 3. Extra bijdrage HB
17200 -
500 500
Arrangementen 4. Volledig arrangement (€60*275) 5. Terug te boeken tickets
Acquisitie 6. Acquisitiegelden
Totaal Inkomsten
17495
17200
1000
35695
GEREALISEERD
15500 400 416,64
19030 950
500 500
16316,64
19980
1000
37296,64
Door de JOVD is 416.64 euro meer uitgegeven aan het congres dan begroot op VAV 2012. In het licht van vorige congressen en het enorme deelnemersaantal (315 volledige arrangementen zijn er verkocht) is het hoofdbestuur content met het resultaat. Tevens hadden we als hoofdbestuur een groter tekort begroot.
Uitgaven Locatie 1. Kamers 2. Catering 3. Zalen 4. Feest
Sprekers 8. Reiskosten sprekers 9. Cadeaus sprekers 10. Drankjes sprekers 11. Cadeautjes werkgroepen
5. Busvervoer 6. Kamers fotograaf en DJ's
250 -
200 300 100 -
400 70
14550 14475 3500 850
Declaraties 11. Declaraties HB/PG 12. Overige Declaraties
350 250 400
Huur DJ's Geluidsset Drankjes DJ's
Overig 12. Congresboekjes 13. Fotograaf 14. Portofoons 15. Badges 16. Terug te boeken tickets 17. Bandjes 18. PG-bedankje 19. Onvoorzien
Totaal uitgaven
33845
600
14887,49 14691 3300
192,6 786,5 90
200 150
224 250 144,15
342,61 68,2
34297,59
618,15
410,81
1970,09
250
1000
37296,64
353,24 250 156,36 120,15 950 50,34 90
35695
