Evaluatie rekenkamercommissie (rkc) Leek, Marum, Zuidhorn na 1 jaar functioneren Opdracht In artikel 7 lid b van het convenant is aangegeven dat na het eerste jaar (april 2012) de functie van het secretariaat wordt geëvalueerd en in het laatste jaar van de looptijd van het bestuursconvenant een brede evaluatie plaatsvindt (vóór 15 september 2013). Nu is het moment van evaluatie van de functie van het secretariaat aan de orde. De begeleidingscommissie vindt dit een geschikt moment om ook aandacht te schenken aan het functioneren van de rekenkamercommissie in zijn totaliteit. Onderwerpen evaluatie In deze evaluatie komen de volgende onderwerpen aan de orde: - invulling secretariaat (kwaliteit en kwantiteit verrichte werkzaamheden met toetsing aan het opgestelde functieprofiel en de verordening, verdeling ureninzet over een jaar) - invulling rkc (invulling functies voorzitter en leden, kwaliteit en kwantiteit verrichte werkzaamheden met toetsing aan de opgestelde functieprofielen en de verordening) - budget - contact met raden Manier van evalueren De begeleidingscommissie komt tot een oordeel en advies aan de raden op basis van: - een gesprek tussen de begeleidingscommissie en de voorzitter van de rkc (de heer Vlaardingerbroek) over het functioneren van de rkc als geheel; - een gesprek tussen de griffier van Zuidhorn en de voorzitter van de rkc over de invulling van de secretariaatsfunctie; - de mening van de leden van de begeleidingscommissie over het functioneren van de rkc; en - het jaarverslag rkc 2011. Status evaluatie De evaluatie is openbaar, behalve daar waar het over personen gaat. Concreet betekent dit dat de evaluatie van het functioneren van de rkc als geheel openbaar is. De evaluatie van de invulling van het secretariaat is ook openbaar, behalve het onderdeel over de functieinvulling door de secretaris mevrouw Wisman. Vervolgprocedure Het evaluatierapport en bijbehorend advies worden ter kennisname c.q. bespreking aangeboden aan de raden.
Samenvattend verslag evaluatiegesprek rkc d.d. 29 mei 2012 Aanwezig: - vanuit de rkc: dhr. Vlaardingerbroek (voorzitter rkc), mw. Wisman (secretaris rkc, deels aanwezig bij punt 1) - vanuit de begeleidingscommissie: dhr. Veenstra (raadslid Leek en gespreksleider), mw. Hulshof (raadslid Marum), dhr. Schipper (raadslid Zuidhorn), dhr. Loonstra (griffier Leek), mw. Sijperda (griffier Marum), mw. Slopsema (griffier Zuidhorn en verslaglegging) nr. 1.
Verslag gesprekonderwerpen Invulling secretariaat Taakomschrijving en kwaliteiten De ambtelijk secretaris ondersteunt de rkc, neemt deel aan beraadslagingen binnen de rkc en heeft daarbij een adviserende stem en draagt zorgt voor de agendaplanning, verslaglegging en vorming van dossiers. (Bron: art. 8 verordening rkc) De in de vacaturetekst genoemde kwaliteiten voor de functie van secretaris zijn: - goede communicatieve vaardigheden (schriftelijke en mondelinge) - professioneel - gaat voor kwaliteit Evaluatiegesprek De heer Vlaardingerbroek was bij aanvang van de rkc huiverig over de gemaakte keuze van de raden om geen inhoudelijk secretaris aan te stellen, maar een secretaris die enkel secretariële werkzaamheden doet. Het voordeel van een inhoudelijk secretaris vindt hij het meedenken in het proces. Nadeel vindt hij dat een inhoudelijk ambtelijk secretaris meedoet met het onderzoekswerk en eigenlijk als rkc-lid meedoet. Je hebt dan kans dat de inhoudelijk secretaris op de stoel van de rkc-leden gaat zitten. Vervolgens is gesproken over de invulling van het secretariaat. Dit is niet openbaar, omdat het hier functioneren van personen betreft. Oordeel beoordelingscommissie Zowel de invulling van als uitvoering door het secretariaat is uitstekend. Er zijn dan ook geen verbetersuggesties gedaan.
2.
Invulling rkc en budget / kwantiteit werkzaamheden Relevante informatie Per raadsperiode worden zoveel onderzoeken gedaan als het budget toelaat, met dien verstande dat het budget efficiënt wordt ingezet. (Bron: verordening rkc) Schuiven tussen de jaarbudgetten van de drie gemeenten is mogelijk, mits op 1-1-2014 het door de betreffende gemeente beschikbaargestelde budget ook ongeveer aan die gemeente is besteed en voor de gemeenten Leek en Zuidhorn jaarlijks minimaal één onderzoek wordt uitgevoerd en voor de gemeente Marum minimaal één onderzoek per twee jaar. (aldus nadere afspraken met de begeleidingscommissie) De begeleidingscommissie vindt dat het budget als kader dient voor de onderzoeken. Dat wil zeggen dat het doel niet is het budget op te maken, maar dat het doel is goede onderzoeken uit te voeren met inachtneming van het beschikbare budget.
De rkc heeft in 2011 de volgende onderzoeken (deels) uitgevoerd: Onderwerp Voor gemeenten: Periode CJG Leek, Marum, April 2011 - maart 2012 Zuidhorn Schuldhulpverleni Zuidhorn November 2011 – april ng 2012 Bron: jaarverslag 2011 rkc De rkc wil in 2012 mogelijk de volgende onderzoeken uitvoeren: Onderwerp Voor gemeenten: Perio de Westerwijs Leek, Marum, Zuidhorn, 2012 Grootegast Bron: jaarverslag 2011 rkc Evaluatiegesprek De heer Vlaardingerbroek geeft aan dat het complexer is om drie gemeenten te bedienen dan één gemeente. Daarnaast vergt het ook meer tijd, terwijl de rkc maar uit drie leden bestaat. De tijdsinzet zit hem vooral in het onderhouden van contacten met de drie gemeenten (zie hiervoor het onderdeel ‘contact met raden’). De mogelijkheid bestaat dat Grootegast en Noordenveld op termijn ook willen meedoen met onze rkc. De heer Vlaardingerbroek zou dit gezien de samenwerkingsverbanden tussen de gemeenten toejuichen. Wel zal dan gekeken moeten worden naar de tijdsbesteding (en eventueel het aantrekken van een extra rkc-lid). De manier waarop de rkc raden bij onderzoeken wil betrekken, kost ook de nodige tijd (zie hiervoor het onderdeel ‘invulling rkc / kwaliteit werkzaamheden’). Het budget om onderzoeken uit te voeren is voldoende. Als de rkc besluit om een onderzoek zelf uit te voeren, maakt zij hiervoor een begroting o.b.v. een uurtarief van max. € 60,--. De keuze om een onderzoek zelf uit te voeren wordt alleen gemaakt als de rkc het onderzoek kwalitatief goed, efficiënt en effectief kan uitvoeren en de rkc-leden er ook tijd voor hebben. Tot nu toe heeft de rkc alleen het CJG-onderzoek (grotendeels) zelf uitgevoerd.Dat ging goed, alhoewel de rkc zich wel heeft verkeken op de hoeveelheid extra tijd die het uiteindelijk heeft gevergd. Ook de presentatie van het CJG-onderzoek aan de gecombineerde raden is niet volgens de voorbereidde opzet goed uit de verf gekomen. De voorzitter heeft hier lering uit getrokken. Oordeel beoordelingscommissie De tijdsdruk heeft ook te maken met de keuze welke dingen je wel en niet doet. Het is aan de rkc zelf deze keuzes te maken en niet de verantwoordelijkheid van de begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie denkt dat het met een rkc van drie leden te doen moet zijn om jaarlijks gemiddeld 2 tot 3 onderzoeken uit te voeren (Leek en Zuidhorn 1 per jaar, Marum 1 per 2 jaar). 3.
Invulling rkc en budget / kwaliteit werkzaamheden Relevante informatie De taken van de rkc zijn: - Het inventariseren van onderzoeksvoorstellen, het opstellen van onderzoeksplannen en het rapporteren aan de raad; - Het door de rekenkamercommissie zelf uitvoeren van onderzoeken; - Het contracteren van derden en hen aansturen in het uitvoeren van (delen van) onderzoek; - Het opstellen van jaarplannen en -verslagen.
(Bron: vacaturetekst voorzitter en leden rkc) Benodigde vaardigheden: - Een goed gevoel voor politieke en maatschappelijke verhoudingen en bestuurlijke processen; - Een goed netwerk en weet waar hij of zij de expertise vandaan kan halen die voor een bepaald onderzoek nodig is; - Goede representatieve en communicatieve vaardigheden. (Bron: vacaturetekst voorzitter en leden rkc) Van de voorzitter wordt verder verwacht dat hij de vergaderingen leidt, de uitgangspunten bewaakt, optreedt als woordvoerder namens de rkc, het ambtelijk secretariaat aanstuurt, de uitkomsten van verrichte onderzoeken aan de raden presenteert en een zorgvuldige besluitvorming bevordert. (Bron: art. 6 verordening rkc en vacaturetekst voorzitter rkc) Evaluatiegesprek De heer Vlaardingerbroek geeft aan dat het even tijd kost om tot een natuurlijke rolverdeling te komen, uitgaande van elkaars functie en kwaliteiten en als team te functioneren. Ook is bewust tijd genomen om na te denken en op één lijn te komen over wat voor soort rkc ze willen zijn. De rkc wil geen traditionele rkc zijn en alleen onderzoek doen naar bedrijfsvoering. Ze wil vernieuwender zijn in de keuze van onderwerpen en de manier waarop deze uit te voeren. Ze wil nieuw beleid volgen, er over adviseren en vooruit kijken. Zo zijn bijv. bij het onderzoek naar schuldhulpverlening Zuidhorn de fractievertegenwoordigers betrokken bij de startbijeenkomst en een slotbijeenkomst gericht op het nadenken over aanbevelingen. Doel van de rkc is dat het onderzoek een meerwaarde heeft voor alle raadsleden en er ook echt wat mee gedaan wordt. De rkc heeft ervoor gekozen om in principe het rkc-lid, dat een onderzoek trekt, hierover ook een presentatie aan de raadsleden geeft. De voorzitter treedt op als gespreksleider. De begeleidingscommissie is hierover verdeeld, maar vindt dat de voorzitter in ieder geval moet zorgen dat de presentatie wordt gegeven door iemand, die dit goed kan en de basisboodschap ook over kan overbrengen. De begeleidingscommissie is verdeeld over of het wel/niet gewenst is dat wethouders en ambtenaren aanwezig zijn bij presentaties voor de raad. De meningen verschillen per gemeente. In Zuidhorn vindt men het geen probleem dat wethouders als toehoorders aanwezig zijn. In Marum vindt men het niet nodig dat wethouders aanwezig zijn. Dat maakt het voor de rkc lastig hoe hiermee om te gaan bij presentaties, waarvoor meerdere raden zijn uitgenodigd (voorbeeld presentatie CJG). De begeleidingscommissie zou graag zien dat bij onderzoeken, die voor één gemeente worden uitgevoerd ook een beperkte benchmark bij de andere twee gemeenten wordt gedaan. Dit ter vergelijking, maar ook als extra informatie over hoe het misschien beter/anders kan. (bijv. m.b.t. schuldhulpverlening >> hoe zit het systeem in Marum en Leek in elkaar?) Albert vindt dit een goede suggestie en neemt dit mee naar de rkc. De uitdaging daarbij wordt hoe diep te gaan met het onderzoek. Een te algemene benchmark geeft nauwelijks informatie, een diepgaande benchmark kost veel extra tijd. Oordeel begeleidingscommissie De kwaliteit van de onderzoeken wordt door de raden zelf beoordeeld en is niet aan de begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie vindt dat elk onderzoek een meerwaarde voor alle raadsleden moet hebben en dit in een presentatie ook duidelijk gemaakt moet worden. De begeleidingscommissie heeft er vertrouwen in dat dat gebeurt.
Daarnaast zou per onderzoek ook voor de andere gemeenten een beperkte benchmark moeten plaatsvinden. 4.
Contact met de raden Relevante informatie De commissie heeft minstens eenmaal per jaar een gesprek met het presidium / auditcommissie; het presidium / auditcommissie brengt daarover verslag uit aan de raad. (Bron: art. 9 lid 6 verordening rkc) Daarnaast vindt er contact plaats over onderzoeksonderwerpen en onderzoeksopzetten. Onderzoeksrapporten worden gepresenteerd aan de raden. Elke gemeente heeft zijn eigen accounthouder (één van de rkc-leden), die contact heeft met de betreffende raad(sleden). Tijdens een onderzoek heeft het rkc-lid dat zich bezig houdt met het betreffende onderzoek indien nodig contact met de raden waarvoor dit onderzoek wordt uitgevoerd. (aldus werkafspraken van de rkc zelf) Evaluatiegesprek De heer Vlaardingerbroek geeft aan dat de rkc in het begin extra tijd heeft gestoken in het contact met de raden om elkaar te leren kennen en tot onderzoeksonderwerpen te komen. Er zijn nog geen inwoners geweest die een reactie hebben gegeven op de onderzoeksonderwerpen. Oordeel begeleidingscommissie De begeleidingscommissie vindt dat één keer per jaar met het presidium (of een ander gremium) gesproken moet worden over onderzoeksonderwerpen. Hoe de rkc het verder invult, is aan de rkc zelf. Voor het overige blijven contacten via de griffiers lopen. Van de rkc wordt verwacht dat efficiënt en effectief wordt omgegaan met de eigen tijd.
5.
Tot slot De begeleidingscommissie is in zijn algemeenheid tevreden over de manier waarop de rkc functioneert. De begeleidingscommissie vindt het zinvol om elk jaar een soortgelijk evaluatiegesprek te hebben. Tegen het einde van de zittingsperiode vindt er nog een brede evaluatie met beoordeling plaats.
