Evaluatie Appelpop 2014
Inhoudsopgave
1. Inleiding…............................................................................................................................. 2 1.1 opbouw evaluatie...................................................................................................................2 1.2 opzet van de evaluatie...........................................................................................................2 1.3 Kaders...................................................................................................................................3 1.4 KCEV onderzoek ...................................................................................................................4 2. Conclusies en aanbevelingen ............................................................................................. 5 3. Proces van voorbereiding ................................................................................................... 8 3.1 Multidisciplinaire voorbereiding algemeen .............................................................................8 3.2 Planning ................................................................................................................................8 3.3 Samenwerking GHOR en brandweer.....................................................................................8 3.4 Samenwerking politie en gemeente .......................................................................................8 3.5 Samenwerking met Stichting Muziekstad Tiel........................................................................9 3.6 Samenwerking met openbaar vervoer ...................................................................................9 4. Preparatie ........................................................................................................................... 10 4.1 Risicoanalyse ......................................................................................................................10 4.2 Voorbereidende veiligheidsoverleggen ................................................................................10 4.3 Voorbereidende mobiliteitsoverleggen.................................................................................10 4.4 Table-top en operationele afstemming.................................................................................10 4.5 Vergunning ..........................................................................................................................10 4.6 Multidisciplinair Coördinatieplan ..........................................................................................11 5. Verloop van Appelpop ....................................................................................................... 12 5.1 Coördinatieteam ..................................................................................................................12 5.2 Evenemententerrein ............................................................................................................14 5.3 Binnenstad ..........................................................................................................................14 5.4 Station en omgeving............................................................................................................14 5.5 Overig Tiel (wijken)..............................................................................................................14 5.6 Ordehandhaving ..................................................................................................................15 5.7 Mobiliteit ..............................................................................................................................15 5.8 Communicatie .....................................................................................................................15 5.9 Klachten ..............................................................................................................................15 6. Financiële afwikkeling ....................................................................................................... 16
1
1. Inleiding Het tweede weekend van september 2014 waarin Appelpop werd georganiseerd ligt achter ons. Het evenement Appelpop neemt een belangrijke positie in binnen de gemeente Tiel. Niet alleen als belangrijke pijler voor Tiel als evenementenstad, maar ook vanwege de invloed op facetten zoals veiligheid, mobiliteit, overlast en financiën. Op het gebied van evenementen is een groot aantal spelers betrokken en dat betekent automatisch diverse belangen. Om het evenement Appelpop goed vorm te blijven geven is continue afstemming met de betrokkenen noodzakelijk. Een belangrijk element daarin is het verloop van Appelpop. Zoals gebruikelijk wordt dit zowel binnen de eigen organisaties als gezamenlijk geëvalueerd. De gezamenlijke evaluatie geeft inzicht in de aandachtspunten voor de volgende editie.
1.1 opbouw evaluatie Deze evaluatie heeft tot doel het verloop van het voorbereidingstraject op Appelpop én het verloop van Appelpop te toetsen aan de kaders zoals gesteld in de (regionale) evenementennota en richtlijnen van het college van burgemeester en wethouders. Ook biedt de evaluatie ruimte voor het delen van bevindingen over de samenwerking en preparatie. Ten slotte zal de evaluatie een complete financiële paragraaf bevatten. Deze gegevens worden gebruikt om een conclusie te formuleren. De evaluatie bestaat uit de onderstaande onderdelen: 1. Proces van voorbereiding (multi-disciplinaire samenwerking) 2. Preparatie (wijze van voorbereiden) 3. Verloop van de evenementen op de volgende gebieden: A. evenemententerrein B. binnenstad C. station en omgeving D. overig Tiel (wijken) E. ordehandhaving F. mobiliteit G. communicatie H. klachten 4. Financiële afwikkeling 5. Conclusie Om de leesbaarheid te vergroten en gezien het feit dat er ook veel details worden benoemd in de onderdelen 1 tot en met 3 is ervoor gekozen om in dit evaluatiedocument eerst de conclusies weer te geven.
1.2 opzet van de evaluatie Omdat er veel partijen betrokken zijn en er een diversiteit aan belangen en onderwerpen is, is de evaluatie allereerst schriftelijk uitgevoerd via een evaluatieformulier. Deze partijen zijn: 1. Organisatoren evenementen • Stichting KTSM evenementen (organisator braderie) • Stichting Muziekstad Tiel (organisator Appelpop) • Stichting 4-stromenland (organisator Fruitcorso) 2. Hulpdiensten • Politie Oost-Nederland, basisteam de Waarden • Brandweer, team Neder-Betuwe/Tiel • Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, sectie GHOR • Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, sectie veiligheidsbureau 3. Gemeente Tiel 2
4. Externe partijen • Nederlandse Spoorwegen • Arriva • Traffic Support Deze werkwijze sluit aan bij de werkwijze rondom evenementen, namelijk schriftelijke advisering vanuit de hulpdiensten aan de gemeente Tiel als vergunningverlener. Van alle partijen, met uitzondering van Arriva, is een schriftelijke inbreng ontvangen. De betrokken partners hebben de verschillende facetten van (de voorbereiding van) Appelpop kunnen scoren, waarbij de volgende schaal is gehanteerd: uitstekend – goed – matig – slecht – zeer slecht De uitkomsten van de evaluatieformulieren zijn vervolgens gebruikt als leidraad voor de invulling van een evaluatiebijeenkomst. In deze bijeenkomst hebben de samenwerkingspartners de uitkomsten van de schriftelijke evaluatie met elkaar besproken. De inwoners en ondernemers van Tiel hebben niet specifiek de ruimte gekregen in de vorm van een bijeenkomst. Wel heeft Hart van Tiel het evaluatieformulier ingevuld. De belangen van individuele ondernemers en inwoners komen aan bod door middel van een overzicht van de binnengekomen klachten naar aanleiding van Appelpop.
1.3 Kaders De gemeenteraad stelt jaarlijks een bedrag vast voor evenementen in de gemeente Tiel. Uit dit budget wordt jaarlijks een vast bedrag gekoppeld aan Appelpop en Fruitcorso. Voor 2014 was dit €80.000,00. De gemeente Tiel werkt in de voorbereiding op evenementen conform het 'beleidsplan evenementenveiligheid Gelderland-Zuid' en de 'Evenementennota Tiel 2013'. Aanvullend hierop zijn besluiten genomen door het college. Hieronder staat een korte uiteenzetting van deze aanvullende afspraken. Het college van burgemeester en wethouders heeft op 7 januari 2014 ingestemd met het verplaatsen van het Fruitcorso naar het derde weekend van september in 2014. Met dit besluit vinden de evenementen Appelpop en Fruitcorso niet meer in hetzelfde weekend plaats. De volgende kaders zijn vervolgens vastgesteld voor beide evenementen: o o o
o
o o
alle straten in Tiel moeten bereikbaar blijven voor de hulpdiensten. In het bijzonder moet er een vrije aan- en afvoerroute zijn in de binnenstad en op de evenemententerreinen; de bereikbaarheid van de industrie aan de Papesteeg moet gegarandeerd zijn, evenals andere risicovolle en kwetsbare objecten in de stad; er moet zo min mogelijk overlast ontstaan. Daarbij wordt gedacht aan mensen die afgesloten worden door het parcours, bereikbaarheid van inwoners/ondernemers in de stad Tiel, zo min mogelijk verlies van parkeerplaatsen en zo min mogelijk parkeeroverlast voor inwoners van Tiel; er moeten zo min mogelijk verkeersmaatregelen worden genomen, zonder af te doen aan veiligheid. De verbinding tussen Tiel-Oost en Tiel-West en de calamiteitenroutes naar risicolocaties zijn daarbij een aandachtspunt. Een goed mobiliteitsplan is daarbij een vereiste; de bereikbaarheid van het politiebureau en de brandweerkazerne en de inzetbaarheid van de hulpdiensten moeten gegarandeerd zijn; er moet voldoende parkeergelegenheid zijn voor de extra personen die het evenement naar Tiel brengt;
3
o
o o
de termijn voor het indienen van alle definitieve plannen van de organisatoren van de evenementen in het tweede en derde weekend van september vast te stellen op 14 weken voorafgaand aan het evenement (conform evenementenbeleid). Daarnaast zal wel worden gestreefd om deze plannen al op 1 mei 2014 gereed te hebben; er moet een duidelijk beeld van de publieksstromen komen en sturing daarop door bijvoorbeeld crowdmanagementmaatregelen; de begroting voor de evenementen in het tweede en derde weekend van september 2014 opnieuw binnen het door de raad beschikbare budget laten vallen exclusief het risico op slecht weer.
Aanvullend op deze kaders heeft het college besloten om: o tijdelijke trappen op de Waalkade tijdens Appelpop 2014 aan te leggen en een plan van aanpak op te stellen voor de realisatie van permanente trappen met beeldkwaliteit onder de randvoorwaarde dat deze trappen vóór Appelpop 2015 gereed zijn (1 juli 2014) o de weekmarkt niet door te laten gaan tijdens Appelpop op 13 september 2014 (12 augustus 2014)
1.4 KCEV onderzoek Naar aanleiding van het besluit van het college d.d. 7 januari 2014 heeft het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV) een onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is gericht op het risico de Waalkade en de binnenstad in combinatie met de publieksdichtheid. In mei 2014 heeft het KCEV tussentijdse bevindingen gepresenteerd. Deze bevindingen hebben al een uitwerking gehad op de organisatie van de evenementen Appelpop en Fruitcorso 2014. Er wordt nog een eindrapport opgesteld. Dit eindrapport is losgekoppeld van deze evaluatie en is daarom geen onderdeel van deze evaluatie.
4
2. Conclusies en aanbevelingen Hieronder worden puntsgewijs de conclusies van de evaluatie weergegeven. Tevens worden er op een aantal punten aanbevelingen gedaan richting Appelpop in 2015. Het evenement Appelpop is goed verlopen o Het evenement Appelpop is goed verlopen. Er zijn nauwelijks incidenten geweest en de samenwerkingspartners zijn zeer tevreden over het verloop. o De aangelegde tijdelijke trappen op de Waalkade hebben goed gewerkt. Uit de monitoring blijkt dat deze goed werden gebruikt voor de doorstroming. o Gebleken is dat de fietsenstallingen overvol waren en dat er rondom de bibliotheek sprake was van teveel fietsen die de calamiteitenroute bijna blokkeerden. o Het niet meer gelijktijdig organiseren van Appelpop en Fruitcorso is goed bevallen. De evenementen zijn goed verlopen en de organisatoren zijn tevreden. Ook op het gebied van veiligheid zijn er duidelijke verbeterpunten en is er volledige aandacht voor de afzonderlijke evenementen. De samenwerking rondom Appelpop is goed verlopen o De samenwerking wordt die iedereen als positief ervaren. Wel zijn er vielen de onderstaande punten op. o Gebleken is dat afspraken niet meer onder de aandacht waren van alle samenwerkingspartners (situatie cafetaria 't Veertje). o Gelet op de constatering dat er verschillen zijn in inzicht, wordt geadviseerd om in een van de eerste veiligheidsoverleggen met de organisator te praten over wederzijdse verwachtingen. o De samenwerking met NS en Arriva kan beter, maar in de uitvoering verliep het goed. o Hart van Tiel is in 2014 niet actief betrokken in de voorbereiding. Een reden is dat zij in voorgaande jaren nauwelijks aanwezig waren bij georganiseerde overleggen met de wethouder. Inmiddels is besloten door beide partijen dat dit overleg in ere wordt hersteld. Daarnaast zal er ook een direct overleg met Hart van Tiel worden georganiseerd over de mobiliteitsmaatregelen. De voorbereiding op Appelpop is goed verlopen o De voorbereiding op Appelpop is goed verlopen en is, indien er geen grote wijzigingen plaatsvinden rondom het evenement, een goede basis voor een verdere ontwikkeling. o De voorbereiding op Appelpop kostte in 2014 veel tijd. Dit is ook verklaarbaar vanwege de wijzigingen dit jaar (splitsing van Appelpop en Fruitcorso). Geadviseerd wordt om de planning kritisch te beoordelen op de hoeveelheid en de tijdstippen van de contactmomenten. De planning wordt wederom vastgesteld door het veiligheidsoverleg. Aansluitend hierop wordt geadviseerd om de risicoanalyse van 2014 voor 2015 als basis te gebruiken, waardoor de samenwerkingpartners hier minder tijd aan kwijt zijn. o De vergunning is verleend naar aanleiding van de aanvraag op 18 juni 2014 (vergunning diende aangevraagd te worden op 6 juni 2014) en nadat er een positief advies was afgegeven vanuit het veiligheidsoverleg op 28 juli 2014. Naast de te late aanvraag is helaas wederom gebleken dat de organisatie van Appelpop zich niet volledig aan de vergunning heeft gehouden. De organisator is in 2013 al gewaarschuwd voor eenzelfde overtreding. Geadviseerd wordt hiertegen handhavend op te treden. Er is gewerkt conform de bepalingen in het (regionale) evenementenbeleid o Zoals blijkt uit de gehele evaluatie zijn er geen afwijkingen geconstateerd van de bepalingen uit het regionale en lokale evenementenbeleid. Het werken volgens deze bepalingen betekent wel dat dit erg veel tijd kost van alle samenwerkende partijen.
5
Er is gewerkt binnen de kaders die het college heeft gesteld Gelet op de gehele evaluatie kan worden gesteld dat er is gewerkt binnen de kaders zoals het college die heeft gesteld: o
o
o
o
o
o
o
o
Uit de evaluatie blijkt dat alle straten in Tiel bereikbaar waren voor de hulpdiensten. Tevens is er voorzien in een vrije aan- en afvoerroute in de binnenstad en op de evenemententerreinen. Wel wordt duidelijk aangegeven dat dit een aandachtspunt blijft. Er zijn geen signalen in de evaluatie benoemd dat de bereikbaarheid van de industrie aan de Papesteeg of andere risicovolle en kwetsbare objecten in de stad in het geding was. Aangenomen mag worden dat dit ook niet het geval is geweest. Uit de evaluatie blijkt dat er sprake was van overlast, maar het lage aantal klachten en de overwegend positieve geluiden doen vermoeden dat de overlast acceptabel was. Aan de voorwaarde om zo min mogelijk overlast te laten ontstaan wordt daarmee voldaan. Het aantal verkeersmaatregelen en voornamelijk de impact daarvan is aanzienlijk beperkt ten opzicht van 2013. Niet te min is de hoeveelheid maatregelen nog steeds groot. De samenwerkingspartners zijn ervan overtuigd dat de huidige maatregelen allemaal noodzakelijk waren ten dienste van de veiligheid. Door hulpverleningsroutes en calamiteitenroutes naar het evenemententerrein was er voldoende aandacht voor de bereikbaarheid voor hulpdiensten. Het mobiliteitsplan, dat dit jaar tijdig is opgesteld, is naar tevredenheid. De verbinding tussen Tiel-Oost en Tiel-West tijdens Appelpop was aanwezig. Uit de evaluatie en de reacties van de betrokken diensten blijkt dat de bereikbaarheid van het politiebureau en de brandweerkazerne en de inzetbaarheid van de hulpdiensten gegarandeerd waren. Voor de brandweer was hiervoor wel kazernering noodzakelijk. Een maatregel die veel vergt van de vrijwilligers. Uit de evaluatie blijkt dat er voldoende parkeergelegenheid was voor de extra personen die Appelpop naar Tiel bracht. Alleen op zaterdagmiddag kwam deze stelling even onder druk te staan. Hart van Tiel heeft duidelijk laten blijken dat zij het aantal parkeerplaatsen voor de bezoekers van de binnenstad beperkt vinden. Het streven om de plannen van de organisatoren af te hebben op 1 mei 2014 heeft ertoe geleid dat er veel samen is gewerkt in de voorbereiding. Desondanks is het niet gelukt op deze datum de plannen gereed te hebben. Voor Appelpop is het zelfs niet gelukt om de definitieve plannen vergezeld van een aanvraag 14 weken voor Appelpop aan te leveren. De redenen hiervoor zijn intern binnen de stichting gelegen. Deze vertraging heeft geleid tot een kortere gezamenlijke voorbereidingstijd, maar daarbij niet tot grote problemen. Er is duidelijk gebleken dat zowel de organisatie als de gemeente in samenwerking met de politie een duidelijk beeld heeft van de publiekstromen en dat daarop sturing plaatsvindt door crowdmanagementmaatregelen.
Er is niet gewerkt binnen de financiële kaders van de raad o Het is niet gelukt om binnen de financiële kaders van de raad te werken. Er is een overschrijding van zo'n €45.000,00. Het college heeft de gemeenteraad al voorgesteld om het budget voor deze evenementen structureel te verhogen dan wel om andere keuzes te maken. Er zijn diverse aandachtspunten voor de voorbereiding voor volgend jaar o De situatie rondom cafetaria 't Veertje bleek dit jaar onwenselijk en geadviseerd wordt om dit in de voorbereiding voor Appelpop 2015 door de gemeente, Stichting Muziekstad Tiel en de ondernemer op te laten pakken. o Gelet op de druk die de last-minute wijzigingen hebben opgeleverd wordt geadviseerd om geen wijzigingen meer toe te staan na het verlenen van de evenementenvergunning, tenzij de openbare orde in het geding komt. o Het is wenselijk om vroegtijdig inzicht te blijven krijgen in de programmering van Appelpop en de effecten daarvan op de publieksstromen. De crowdmanagementmaatregelen zijn daar mede op afgestemd. Geadviseerd wordt hier weer scherp op te zijn en om de 6
o o o
o
o o o o o
o o o o
crowdmanagementmaatregelen op elkaar af te stemmen (in het bijzonder de lichtkrant op de Tolhuiswal). Naar verwachting is de volledige line-up pas begin juni bekend. Geadviseerd wordt om extra fietsenstallingen te realiseren, omdat is gebleken dat deze overvol waren. Geadviseerd wordt om de parkeerteams op zaterdag eerder in te huren omdat is gebleken dat de instroom vroegtijdig op gang komt. Er zijn geen signalen dat de ontruimingscapaciteit van de VIP-area en de VIP-tribunes te wensen overlaat. Er wordt nader inzicht gegeven in de ontruimingscapaciteit van de VIParea en VIP-tribunes. De afzetting op het stationsplein functioneerde niet goed waardoor er zich ongewenste publieksstromen voordeden. Geadviseerd wordt om hier extra materiaal en/of personeel in te zetten. Er ontbraken enkele plaskruizen bij de bushaltes van de campingbussen waardoor er veel sprake was van wildplassen. Geadviseerd wordt om hier extra plaskruizen neer te zetten. Er was sprake van een lange wachtrij en een geweldsincident in Wamel. Geadviseerd wordt om hier extra kassa's en beveiliging in te zetten. De druk van kazernering op de vrijwilligers van de brandweer wordt door de brandweer benoemd als kanttekening bij de splitsing van de evenementen Appelpop en Fruitcorso. Hart van Tiel geeft aan dat ondernemers nu twee slechte weekenden hebben. Zij zullen hier zelf nader onderzoek naar doen en de resultaten terugkoppelen met de gemeente Tiel Geadviseerd wordt om kritischer te kijken naar de aanlevering en compleetheid van stukken door de organisator. Er zullen in ieder geval verbeterde stukken (tekeningen en constructieberekeningen) worden verlangd. Geadviseerd wordt om in het veiligheidsoverleg te werken met een actielijst om de voortgang van afspraken te blijven bewaken. Geadviseerd wordt om NS en Arriva te vragen wederom een actieve bijdrage te leveren aan de voorbereiding op Appelpop en te verwijzen naar de evaluatiepunten. Geadviseerd wordt om de noodoplossingen die zijn bedacht op het moment dat de instroom naar Tiel groot was (zaterdagmiddag) mee te nemen in de voorbereiding op 2015 Alle overige punten uit deze evaluatie zullen als basis dienen voor de voorbereiding op Appelpop in 2015. Indien hiervoor (financiële) besluiten noodzakelijk zijn, worden die separaat van deze evaluatie door het bevoegde orgaan genomen.
7
3. Proces van voorbereiding De voorbereiding van het evenementenweekend in 2013 was anders verlopen dan anders. Factoren als tijdsdruk, verschil in inzicht en een gewijzigde werkwijze hebben de samenwerking en de voorbereiding destijds beïnvloed. De evaluatiepunten uit 2013 zijn in de voorbereiding van 2014 meegenomen. Hieronder staat een uitwerking van de voorbereiding van Appelpop in 2014.
3.1 Multidisciplinaire voorbereiding algemeen Over het algemeen is geconcludeerd dat de multidisciplinaire voorbereiding goed is verlopen. De politie is het meest kritisch en oordeelt de voorbereiding als matig. Deze score ligt in het feit dat de voorbereiding in hun ogen erg veel tijd heeft gekost. Dit is ook verklaarbaar vanwege de splitsing van Appelpop en Fruitcorso. Stichting Muziekstad Tiel is kritisch over het onderzoek dat het KCEV heeft uitgevoerd. Zij zijn van mening dat de gemeente hierover weinig en te laat heeft gecommuniceerd.
3.2 Planning Alle samenwerkingspartijen zijn gevraagd wat zij van de planning vonden. Het gaat hier om het tijdstip van geleverde stukken en het tijdstip van geplande afstemmingsmomenten. In 2013 is de wens uitgesproken om volgens een projectplanning te gaan werken. Deze planning is opgesteld en als leidraad gebruikt voor de voorbereiding. In de beoordeling is terug te zien dat dit als positief is ervaren. De planning wordt als goed beoordeeld. De politie en stichting Muziekstad Tiel zijn hierover het meest kritisch en beoordelen de planning als matig. De politie heeft aangegeven dat deze beoordeling voortkomt uit het laat aanleveren van stukken en de beperkte compleetheid daarvan (door de organisatoren). Daarbij werden de gemeente en de hulpdiensten geconfronteerd met last-minute wijzigingen (na vergunningverlening) waardoor er onnodig druk ontstond. Stichting Muziekstad Tiel geeft aan dat er een te lange tijd heeft gezeten tussen het laatste VO en het evenement.
3.3 Samenwerking GHOR en brandweer De samenwerking met de GHOR en de brandweer als partner is als goed ervaren. Beide partners hebben een actieve en meewerkende houding getoond. De brandweer geeft aan dat de kazernering tijdens Appelpop én Fruitcorso een grote belasting is voor de vrijwilligers.
3.4 Samenwerking politie en gemeente Dit jaar is de samenwerking tussen en met de gemeente en de politie beter verlopen dan in 2013. Bijna alle partners beoordelen de samenwerking met de gemeente en de politie als goed. Er was sprake van een eenheid. De NS oordeelt zelfs dat de samenwerking met de gemeente en politie uitstekend is verlopen. Stichting Muziekstad Tiel is als enige partij kritisch op de gemeente. Zij zijn van mening dat de gemeente over het algemeen matig heeft gecommuniceerd. Enkele voorbeelden hiervan zijn: o o o
de situatie rondom cafetaria 't Veertje (zie verder hoofdstuk 4) dat zij zijn aangesproken door Rijkswaterstaat terwijl de gemeente deze partij had kunnen informeren bouw- en woningtoezicht heeft zich niet vooraf gemeld bij de organisatie (in opbouwfase).
Ook is Stichting Muziekstad Tiel van mening dat de gemeente een weinig flexibele houding heeft laten zien ten opzichte van last-minute wijzigingen. Zij vinden deze wijzigingen inherent aan het organiseren van een festival. Ondanks de goede beoordeling zijn de samenwerkingspartners het er over eens dat we scherp moeten blijven op het scheiden van rollen (dubbelfuncties voorkomen) en het houden van overzicht (er zijn veel partijen en personen betrokken en er zijn veel overleggen). Verder bleek ook dat de samenwerking met de politie in de mobiliteitsoverleggen nog wel wat stroef verloopt. De politie geeft zelf aan tevreden te zijn dat de adviezen die zij vorig jaar gaven grotendeels zijn uitgevoerd. Zij zouden dit graag verder verbreden . 8
3.5 Samenwerking met Stichting Muziekstad Tiel De samenwerking met de stichting Muziekstad Tiel is goed verlopen. Bekrachtigd wordt dat we te maken hebben met een doorgewinterde organisator die veiligheid hoog in het vaandel heeft staan. Ook de samenwerking tussen de organisator en de uitvoerende partij op het gebied van mobiliteit is verder verbeterd. Wel wordt geconstateerd dat er soms problemen onterecht bij andere samenwerkingspartners op hun bord worden gelegd en dat er in de afstemming sprake is van miscommunicatie. Een belangrijk onderdeel is dat geconstateerd is dat er verschillen zijn van inzicht (al dan niet gevoed door verschillende belangen) tussen het Veiligheidsoverleg en de Stichting Muziekstad Tiel. Deze verschillen in inzicht hebben de samenwerking niet verstoord, maar zijn wel aanleiding om in de voorbereiding van 2015 verwachtingen met elkaar te delen.
3.6 Samenwerking met openbaar vervoer De samenwerking met partners als NS en Arriva is dit jaar matig verlopen. De NS heeft altijd een goede bijdrage aan de voorbereiding en uitvoering. Wel was het lastig om vervoerscijfers boven water te krijgen en bleek ook dat er extra personeel gewenst is op de zaterdagmiddag. Arriva heeft in de uitvoering haar steentje bijgedragen. Echter de samenwerking in de voorbereiding was minimaal (weinig aangesloten bij overleggen en lang wachten op informatie). Ook vanuit Arriva werd nauwelijks inzicht gegeven in vervoerscijfers. Het niet invullen van het evaluatieformulier door Arriva is ook tekenend in deze samenwerking.
9
4. Preparatie Naast de samenwerking tussen de betrokken partners onderling is ook de wijze van voorbereiding onder de loep genomen. De diverse mijlpalen in de voorbereiding en de betrokken documenten zijn beoordeeld. De verbeterde samenwerking zoals in het vorige hoofdstuk wordt beschreven heeft ook hier zijn uitwerking gehad. De individuele partners waren allemaal goed of zelf uitstekend voorbereid bij de start van Appelpop.
4.1 Risicoanalyse Conform de afspraken in de evaluatie van 2013 is er dit jaar gebruik gemaakt van de systematiek zoals die is beschreven in de Evenementennota Tiel 2013. Het verloop van deze risicoanalyse wordt als matig beoordeeld. Dit heeft er mee te maken dat de risicoanalyse veel tijd kostte en dat er bij de start wat onduidelijkheid was over de systematiek.. Stichting Muziekstad Tiel vult daarop aan dat ook op dit onderdeel verschillen in inzicht zijn en dat er al diverse risicoanalyses liggen van de voorgaande jaren. Zij zien liever dat die getoetst worden in plaats van opnieuw opgesteld. De overige partijen kunnen zich wel vinden in de laatste aanvulling, met de kanttekening dat de veiligheidsorganisatie wel scherp moet blijven (aanbeveling COT februari 2010). De burgemeester vraagt binnen de risico-analyse blijvend aandacht voor de programmering in relatie tot de publieksstromen.
4.2 Voorbereidende veiligheidsoverleggen De voorbereidende veiligheidsoverleggen tussen hulpdiensten, de gemeente en de organisatoren zijn als goed beoordeeld. De politie beoordeelt op dit punt als enige partner als matig. Dit heeft vooral te maken met het feit dat er veel overleggen waren, waaronder ook diverse keren lastminute overleggen. Stichting Muziekstad Tiel zou verder graag zien dat de besluitvorming in een vroeger stadium plaatsvindt.
4.3 Voorbereidende mobiliteitsoverleggen De overleggen met betrekking tot de voorbereiding van mobiliteit tijdens Appelpop zijn als goed tot matig beoordeeld. Hoewel er eerder is begonnen met de uitwerking van mobiliteitsmaatregelen en alle partners op tijd betrokken waren, blijkt wel dat de grote hoeveelheid maatregelen vraagt om tijd en veel afstemming. Ook kwam het voor dat de deelnemers wensen hadden die niet pasten binnen de bestuurlijke kaders zoals opgesomd in paragraaf 1.3.
4.4 Table-top en operationele afstemming Ter voorbereiding op Appelpop is een table-top oefening gehouden en heeft er een operationeel afstemmingsoverleg plaatsgevonden. Zowel de table-top als de operationele afstemming zijn beoordeeld als goed. De table-top sloot dit jaar goed aan op de praktijk en de politie zou dit graag verder uit willen werken door het betrekken van een achterban waarmee tijdens de oefening overleg kan worden gevoerd. Ook de operationele afstemming is bij alle partners goed bevallen. In tegenstelling tot de projectplanning heeft deze afstemming maar één (in plaats van twee) keer plaatsgevonden (de tijd werd gestoken in het vervolmaken van de risicoanalyse). Beide elementen dienen in deze vorm een onderdeel van de preparatie te blijven.
4.5 Vergunning De vergunning die is verleend aan stichting Muziekstad Tiel op 20 augustus 2014 is beoordeeld als goed. Alleen de politie heeft de vergunning beoordeeld als slecht, met name vanwege het feit dat de vergunning laat is verleend en omdat er ondanks de vergunning nog wijzigingen werden aangevraagd. Het oordeel is dus met name gegeven op het proces van vergunningverlening. De brandweer ziet graag in 2015 verbeterde tekeningen van de vrijwilligerstent, VIP-tent en terreinindeling. Bouw- en woningtoezicht ziet ook graag nieuwe stukken die voldoen aan de Eurocode (Europese normen). Stichting Muziekstad Tiel vindt de vergunning goed tot matig, omdat deze star en laat zou zijn. Zij zien graag een flexibelere houding.
10
4.6 Multidisciplinair Coördinatieplan De gehele voorbereiding komt als sluitstuk tot uiting in het Mulitidisciplinair Coördinatieplan. Dit document is als goed beoordeeld door alle partners. Het was dit jaar geheel compleet en er waren geen discussiepunten. Stichting Muziekstad Tiel zou het plan graag eerder beschikbaar willen hebben, zodat dit kan worden doorgenomen voor de table-top oefening.
11
5. Verloop van Appelpop Als derde onderdeel van de evaluatie is er stilgestaan bij het verloop van Appelpop. Het coördinatieteam sluit in hun laatste verslag af met de volgende woorden "gezellige sfeer, mooi feest geweest voor en in Tiel".
5.1 Coördinatieteam Tijdens Appelpop was er een coördinatieteam actief bestaande uit de gemeente, hulpdiensten en organisatoren, dat het verloop van Appelpop heeft gemonitord en, waar nodig, bijgestuurd. Het functioneren van dit team hebben de deelnemers als goed beoordeeld. Wel plaatste ze nog de volgende opmerkingen: o kritisch kijken naar de tijdstippen van de geplande overleggen; o het nog nadrukkelijker met elkaar delen van de monitoringspunten. De onderstaande uiteenzetting geeft een weergave van de bespreekpunten uit het Coördinatieteam. Mobiliteit – parkeren en calamiteitenroutes Er waren geen problemen bij de bezetting of instroom van de vooraf bepaalde parkeerterreinen. Wel bleek de instroom op zaterdagmiddag aan het begin van de middag op gang te komen, waardoor naar extra parkeeralternatieven is gezocht. Deze bleken niet nodig toen later op de middag de instroom afvlakte. De calamiteitenroutes zijn goed begaanbaar gebleven en er was sprake van een houdbare situatie in de wijken. Traffic Support, de brandweer, de politie en AVRI handhaving hebben hier toezicht op gehouden. Er zijn tientallen processen-verbaal uitgeschreven voor het niet naleven van stop- en parkeerverboden. In twee gevallen is er gesleept vanwege gevaarlijk parkeren (bereikbaarheid hulpdiensten in het geding). De volgende vervoerscijfers (bij benadering) zijn vermeld in de verslagen:
Vrijdag Zaterdag
Voetveer 3150 volw, 80 kinderen 5064 volw, 318 kinderen
Aantal fietsen Wamel 650 840
Parkeren 875 1710
Mobiliteit – treinen De treinen waren goed gevuld. Beide vervoerders (NS en Arriva) hebben gezamenlijk duizenden personen van en naar Tiel gebracht (exactere cijfers zijn nog niet bekend). De NS heeft in totaal vijf extra treinen – verdeeld over beide dagen – ingezet. Daar tegenover staat dat één trein was uitgevallen. Ordehandhaving – drukte op het evenemententerrein De organisatie heeft dit jaar door tellingen inzicht gekregen en gegeven in de hoeveelheid bezoekers op het evenemententerrein. De systematiek van tellen (door middel van camera's boven de toegangen werden in- en uitgaande bewegingen geregistreerd) is als positief ervaren. De organisatie spreekt van zo'n 125.000 bezoekers (40.000 op vrijdag en 85.000 op zaterdag). Ordehandhaving – doorstroming en sfeer evenemententerrein Zoals hierboven beschreven was het druk op het evenemententerrein. De groepen mensen concentreerde zich in en rond de tent en voor het GO-tan podium. De organisatie maakte vrijdagavond melding van drukte en een onvriendelijke sfeer tussen de toiletgroep en het GO-tan podium (M10-M111). Hierop is ingespeeld door extra inzet van beveiliging en EHBO en de sfeer is vervolgens niet omgeslagen naar daadwerkelijke openbare orde verstoringen. Ook de Veerweg (I10, J10, K101) was drukker dan voorgaande jaren, mogelijk staat dat in verband met de lange wachttijd (1 uur) voor het voetveer eerder op de avond. 1
Correspondeert met de nummers op de rasterkaart van Appelpop
12
Voor het Mc Blossom podium was het druk met een piekmoment tijdens Jacqueline. Op dat moment stonden het publiek dicht op elkaar tot aan de Havendijk. De crashtender (DJ platform), die last-minute nog is toegestaan, trok een jong publiek (steeds 100 tot 200 personen) en er was voldoende ruimte. De politie en voorzitter van het VO constateerde dat de sfeer bij de crashtender op zaterdagavond onvriendelijk was. Hierop is ingespeeld door extra inzet van beveiliging en het voortijdig stopzetten van de muziek door de organisatie. De sfeer is vervolgens niet omgeslagen naar daadwerkelijke openbare orde verstoringen. Op het voorterrein en op de Havendijk was er gedurende het gehele evenement voldoende ruimte voor bezoekers om zich te bewegen. De doorstroming stokte op enkele momenten door 2 tot 3 tegengestelde publieksstromen ter hoogte van de bar en de kramen op de Havendijk (H81). De aangebrachte trappen op het taluud van de Waalkade zijn goed gebruikt. Op het taluud zaten veel bezoekers terwijl de trappen werden gebruikt voor doorstroming. Ordehandhaving – drukte binnenstad en stationsplein De doorstroming in de binnenstad is tijdens het evenement altijd goed geweest. Op het horecaplein concentreerde beide avonden groepen mensen. De drukte was vooral bij enkele cafés. Er is beide avond strikt toezicht gehouden op de sluitingstijden en geluidsoverlast van de horeca. Op het stationsplein is geen 'te' grote drukte ontstaan. Het personeel van NS en Arriva hebben een aantal keren de compartimentering (verdeling van het stationsplein in vakken om reizigers gefaseerd toegang te geven tot het perron en de treinen) gebruikt. Op vrijdagavond en zaterdagochtend waren er enkele problemen met de afzettingen en het begeleiden van de publieksstroom. De hekken en aanwijzingen van het personeel werden genegeerd. Dit is in de loop van de middag opgelost door extra personeel en het beter plaatsen van de hekken. Ordehandhaving – Looproute in combinatie met verkeer Verkeersregelaars hebben de bezoekers die vanaf het station naar het evenemententerrein wilden, begeleid. Over het algemeen ging dit goed. Toch is er een keer geconstateerd dat er momenten waren dat voetgangers en bestuurders van voertuigen elkaar in de weg liepen. Dit heeft niet tot ongelukken geleid. Ordehandhaving - Zwerfafval Met regelmaat is gecontroleerd op de hoeveelheid zwerfafval. Op vrijdag was er minimaal sprake van zwerfafval. Op zaterdag was er meer zwerfafval en er is in de avond ook gevraagd om het vervroegen van een schoonmaakronde. De ingeplande schoonmaakronden blijken wel voldoende te zijn. Opvallend was wel de grote hoeveelheid pizzadozen van Domino's pizza in de binnensstad en het feit dat mensen geen gebruik maken van de afvalbakken (deze waren niet volledig gevuld). Ordehandhaving – WLP Tijdens de schouw op 12 september bleek dat er geen bijzonderheden waren rondom de bouwlocatie. Wel bleek later op de vrijdagavond dat de organisatie van Appelpop de Westluidensestraat langs het bouwterrein zonder toestemming had afgesloten. Het coördinatieteam heeft direct verzocht deze straat weer open te stellen. Dit gebeurde wel, maar de actie liet erg lang op zich wachten (aangezien het festival al draaide en er niet met bouwhekken mocht worden gereden moest dit met de hand gebeuren). Ook zijn fietsen geplaatst tegen het hek van de bouwlocatie ter hoogte van de bibliotheek. Aangezien dit een calamiteitenroute was, moest hier extra op worden ingezet. Overige punten uit het coördinatieteam • De organisatie meldt dat de situatie met cafetaria 't Veertje voor problemen zorgt (verkoop van bier in op glas lijkende flesjes). • Visitatie werd bij de start op vrijdagavond niet goed uitgevoerd, maar na aanspreken van de organisatie is dit gedurende de rest van het evenement wel conform afspraken uitgevoerd.
13
• • •
Crashtender draaide niet alleen de muziek die aansloot bij het derde podium. Zo is geconstateerd dat happy hardcore, R&B en hiphop werd gedraaid. Het aantal fietsenrekken is onvoldoende gebleken. De rekken stonden helemaal vol, en rondom de stallingen (zeker bij de Nieuwe Tielseweg) stonden nog meer fietsen. Deze fietsen hebben niet voor problemen gezorgd. Er werd aan crowdsurfing gedaan (bij Kensington). Hier was niets over afgesproken, maar aangezien dit persoonlijke ongevallen in de hand werkt is het niet raadzaam.
5.2 Evenemententerrein Aanvullend op hetgeen in het coördinatieteam is besproken zijn de volgende evaluatiepunten relevant: o
o
o o
o
o
Dit jaar is door miscommunicatie gebleken dat er geen camerabeelden van het Appelpopterrein binnenkwamen bij het coördinatieteam. Daarom was er geen directe vergelijking mogelijk met de aangeleverde tellingen. Dit moest nu gebeuren door middel van waarnemingen op het terrein. Stichting Muziekstad Tiel heeft op 7 september 2014 nog een verzoek gedaan om af te wijken van de vergunningsvoorschriften. Dit heeft geresulteerd in een hoge druk op de gemeente en hulpdiensten om dit verzoek te beoordelen. Dergelijke last-minute wijzigingen zijn niet wenselijk. Het verzoek is uiteindelijk wel voorwaardelijk ingewilligd. Aan de voorwaarden heeft men zich vervolgens niet gehouden. Er zijn meerdere momenten geweest dat de operationeel commandant van de politie gebeld werd. De politie wil graag toewerken naar het melden via de meldkamer. De GHOR meldt dat er tijdens Appelpop in totaal 11 ambulance-meldingen waren, waarvan één keer daadwerkelijk vervoer naar het ziekenhuis plaatsvond en twee keer vervoer naar de huisartsenpost plaatsvond. Verder heeft het Rode kruis in totaal 102 zorgcontacten gehad (excl. pleisters plakken en paracetamol verstrekken). Technische Hygiënezorg (o.a. toiletten en handenwasgelegenheid) heeft nog extra aandacht nodig, stichting Muziekstad Tiel voldeed niet aan de norm en vergunningsvoorwaarden. De ontruimingscapaciteit van VIP-area en VIP-tribunes dient te worden bekeken.
5.3 Binnenstad Aanvullend op hetgeen in het coördinatieteam is besproken zijn de volgende punten relevant: o o o o
Hart van Tiel heeft laten weten onvoldoende betrokken te zijn geweest bij de voorbereiding. Het beeld leeft dat ook de binnenstad profijt heeft gehad van het evenement. Er is geconstateerd dat er veel alcohol werd gebruikt maar dit heeft niet tot veel problemen geleid voor de politie. Plaskruizen zijn gewenst nabij de opstapplaatsen van de pendelbussen, omdat geconstateerd werd dat hier veel personen aan het wildplassen waren.
5.4 Station en omgeving Aanvullend op hetgeen in het coördinatieteam is besproken zijn de volgende punten relevant: o o
Er was dit jaar geen ondersteuning vanuit de spoorwegpolitie, waardoor er meer capaciteit vanuit de basispolitiezorg geleverd is. Door een grote drukte in de treinen is het voorgekomen dat bezoekers naar Tiel langer moesten wachten (bijv. in Geldermalsen)
5.5 Overig Tiel (wijken) Aanvullend op hetgeen in het coördinatieteam is besproken zijn de volgende punten relevant: o
Monitoring/wegslepen voertuigen op kruisingen en smalle straten om bereikbaarheid hulpdiensten te garanderen blijft een belangrijk aandachtspunt. 14
5.6 Ordehandhaving Aanvullend op hetgeen in het coördinatieteam is besproken zijn de volgende punten relevant: o o
Er was sprake van een lange wachtrij in Wamel en ook de veiligheid van het personeel daar kan beter. Net als vorig jaar vond er dit jaar één geweldsincident plaats. Lichtkrant (neergezet door gemeente) op de Tolhuiswal is verwarrend voor publiek. Dit kan beter afgestemd worden met wat er reeds door Stichting Muziekstad Tiel wordt gedaan.
5.7 Mobiliteit Aanvullend op hetgeen in het coördinatieteam is besproken zijn de volgende punten relevant: o o o o o o o o
Gegevens van gesleepte voertuigen zou breder bekend moeten zijn bij samenwerkingspartners voor een betere afhandeling. Hulpverleningsroute naar backstage (Santwijcksepoort naar Havendijk) zou beter in de hekken gezet kunnen worden om scheiding tussen voertuigen en publiek te garanderen. Geconstateerd is dat er ondanks afspraken toch onveilige situatie ontstonden bij het op- en afbouwen van de evenementen. Op enkele plaatsen kunnen borden duidelijker (borden bundelen). In enkele straten kunnen de verkeersmaatregelen op basis van de ervaring die is opgedaan anders worden vormgegeven. De spiegelhangers waarin de gemeente heeft voorzien zijn slecht gebruikt. De camerapositie op de snelweg kan beter. Ook versprong het beeld. De parkeerplaats Oude Haven kan beter worden benut. Door misverstanden over de nummering van de parkeerplaatsen werden bezoekers met een P4 kaart (Oude Haven) omgeleid naar plaatsen in de omliggende straten.
5.8 Communicatie Aanvullend op hetgeen in het coördinatieteam is besproken zijn de volgende punten relevant: o o o
Er is behoefte aan een publieksvriendelijke kaart van de maatregelen rondom Appelpop. Er dienen meer portofoons en pagers voor het coördinatieteam geregeld te worden (via de veiligheidsregio). Niet alle leden van het coördinatieteam kregen zondermeer toegang tot alle delen van het evenemententerrein.
5.9 Klachten Diverse inwoners van de gemeente Tiel dan wel bezoekers hebben hun ervaringen gedeeld met de gemeente Tiel. Met betrekking tot Appelpop zijn er in totaal vier klachten binnengekomen. Dit betroffen klachten op verschillende gebieden, namelijk: aansprakelijkheidstelling voor schade door voertuigen, klacht over gebruik van een drone, klacht over een onjuiste afsluiting en een klacht over het weigeren van fietsen op het voetveer. De klachten worden allemaal afgehandeld (met uitzondering van één omdat deze anoniem is gedaan) en voor zover mogelijk wordt de specifieke inhoud van deze klachten en wensen meegenomen in de voorbereidingen voor 2015.
15
6. Financiële afwikkeling Nagenoeg alle rekeningen zijn ontvangen waardoor het mogelijk is een eindafrekening te maken voor Appelpop en Fruitcorso. Bij de begroting voor Appelpop en Fruitcorso bleek al dat we een bedrag van €60.000,00 tekort kwamen. Dit is daarom in de 2e voortgangsrapportage aan de gemeenteraad gemeld. Het blijkt uiteindelijk dat enkele posten goedkoper uitvallen, waardoor er uiteindelijk een overschrijding is van zo'n €45.000,-. Hieronder treft u de eindafrekening van Appelpop en Fruitcorso aan.
16
omschrijving
begroting 2014 werkelijke uitgaven 2014
Kosten Appelpop 1
Mobiliteit
1.1
vooraankondigingsborden plaatsen/verwijderen
€
7.250,00
€
9.450,09
1.2 1.3
mobiliteitsmaatregelen (afzetting, mankracht, mobiliteitsplan) projectkosten
€ €
68.179,25 1.831,00
€ €
63.071,00 0,00
1.4
leges provincie
€
70,00
€
0,00
1.5
plaatsen en verwijderen verwijzingsborden binnenstad (Appelpop, rijwielstallingen) subtotaal
€ €
835,00 78.165,25
€ €
1.211,46 73.732,55
2.1
Facilitair (incl. transport) huur toiletten/plaskruizen binnenstad incl. reiniging toiletten
€
2.532,58
€
2.952,47
2.2
toiletten stad uitzetten en ophalen
€
2.280,00
€
1.530,00
2.3
schoonmaak/veegwerk (zat + zon)
€
7.500,00
€
8.226,50
2.4
opnemen en herplaatsen zitbanken Waalkade
€
1375,00
€
2.535,08
2.5
fietsenrekken
€
5.300,00
€
3.000,00
2.6
transport inhuur kliko's AVRI incl. reiniging
€
850,00
€
880,00
2.7
inhuur extra veerboten
€
11.375,00
€
11.375,00
2.8 2.9
vergoeding weiland Wamel incl. herstel beveiliging veerponten + Veerweg/ transferium
€ €
2.118,71 3.105,00
€ €
2.118,71 3.105,00
2.10 2.11 2.12
diverse (catering personeel, w.o. veerdiensten) transport ingehuurde dranghekken bewaking pomputten en uitgraven vaargeul subtotaal
€ € € €
1.000,00 1.500,00 2.180,00 41.116,29
€ € € €
693,98 1.690,00 2.630,00 40.736,74
3
Veiligheid
3.1
extra inzet ambulance/motor
€
2.930,75
€
3.049,50
3.2
camerabewaking
€
10.000,00
€
4.547,00
3.3
lichtkranten
€
7.000,00
€
7.100,00
3.4
sleepwagens
€
700,00
€
0,00
3.5
bouwhekken barriërs (station)
€
2.010,00
€
1.743,20
3.6
huur bariërs + 2x4 poortjes t.b.v. station
€
680,00
€
1.690,00
3.7
tijdelijke evenement trappen subtotaal
€ €
17.800,00 41.120,75
€ €
14.286,00 32.415,70
4
Totaal Appelpop
€ 160.402,29
2
€ 146.884,99
17
Kosten Fruitcorso 1
Mobiliteit
1.1
vooraankondigingsborden plaatsen/verwijderen
€
7.250,00
€
9.450,09
1.2 1.3 1.4
mobiliteitsmaatregelen (afzetting, mankracht, mobiliteitsplan) leges provincie projectkosten subtotaal
€ € € €
32.947,35 70,00 1.831,00 42.098,35
€ € € €
31.959,00 0,00 0,00 41.409,09
2
Facilitair (incl. transport)
2.1
toiletten aansluiten langs parcours
€
650,00
€
651,91
2.2
schoonmaak/veegwerk (zat + zon)
€
12.000,00
€
7.763,05
2.3
inhuur standpijpen wateraansluiting
€
520,00
€
0,00
2.4
fietsenrekken
€
0,00
€
1.000,00
2.5
verwijderen straatmeubilair/lichtmasten e.d.
€
7.050,00
€
8.571,56
2.6
diverse
€
1.000,00
€
310,04
2.7 2.8
parkeerkaarten fruitcorso extra mankracht t.b.v. assistentieverlening subtotaal
€ € €
0,00 720,00 21.220,00
3
€ 2.125,00 € 1.211,46 € 21.633,02
Veiligheid
3.1
extra inzet ambulance/motor
€
1.360,00
€
1.292,00
3.2
Sleepwagens subtotaal
€ €
700,00 2.060,00
€ €
0,00 1.292,00
4
Totaal Fruitcorso
€
65.378,35
€ 64.334,11
5
Totaal overzicht
5.1
Totale kosten
€ 225.780,64
€ 211.219,10
5.2
opbrengst kaartverkoop
€
50.000,00
€ 52.562,98
5.3
dekking budget evenementen
€
80.000,00
€ 80.000,00
5.4
dekking 2e voortgangsrapportage
€
0,00
€ 44.937,03
5.5
dekking veiligheidsregio
€
18.000,00
€ 14.268,00
5.6
dekking budget reinigen/straatmeubilair
€
16.455,00
€ 17.529,31
5.7
doorberekening Appelpop (toiletten)
€
1.122,80
€
1.921,78
€ 60.202,84-
€
0,00
Dekkingstekort
18
