INHOUDELIJKE EVALUATIE LUILAK FESTIVAL 2014

INHOUDELIJKE EVALUATIE LUILAK FESTIVAL 2014

VOORWOORD Op 6 Juni 2014 vond het Luilak Festival (LF14) plaats in het Leeghwaterpark te Purmerend. Dit evenement werd georganiseerd om de overlast van het jaarlijkse Luilakfeest te minimaliseren. Het evenement werd georganiseerd door Stichting Achilles in samenwerking met o.a. de gemeente Purmerend. Hoofdverantwoordelijken voor het LF14 waren Ian Hendriks, Ron Vermeeren, Richard Kvadsheim, Darryl Mantel, Ferry Veenman, Mitchell Vriendrijk en Hylke Woudt. Naast deze 7 hoofdpersonen was er een kleine, maar professionele groep vrijwilligers. Verder is het LF14 mede mogelijk gemaakt door alle partners, leveranciers en adviseurs die aan bod zullen komen in deze evaluatie. Deze inhoudelijke evaluatie is onderverdeeld in 5 categorieën: 1.Voorbereiding 2.Intern 3.Extern 4.Bezoekers 5.Nazorg Elke categorie wordt apart behandeld, maar er zal zeker overlapping zijn tussen de onderwerpen. Deze evaluatie is samengesteld door Stichting Achilles op basis van eigen ervaringen, ervaringen van vrijwilligers, ervaringen van partners, leveranciers, de hulpdiensten en natuurlijk de ervaringen van de bezoekers. Ondanks de grote zorg die gepaard is gegaan met het samenstellen van deze evaluatie kan het zijn dat er onderwerpen vergeten zijn of dat onderwerpen vanuit de invalshoek van de organisatie zijn benaderd. Er is een samenvatting bijgevoegd, zodat de conclusies snel te vinden zijn voor iedereen die daar behoefte aan heeft, zonder de hele evaluatie door te hoeven lezen. We hopen dat alle vragen worden beantwoord in deze evaluatie, maar mochten er nog vragen zijn, of er komen nieuwe vragen op aan de hand van deze evaluatie zijn wij altijd bereikbaar via de gegevens in Bijlage 1.

Ian Hendriks Voorzitter Stichting Achilles

Evaluatie Luilak Festival 2013 – Stichting Achilles

2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ................................................................................................................................................................... 3 Samenvatting ...................................................................................................................................................................... 4 Voorbereiding..................................................................................................................................................................... 5 Intern................................................................................................................................................................................. 5 Extern ................................................................................................................................................................................ 7 Bezoekers ........................................................................................................................................................................ 9 Nazorg.................................................................................................................................................................................. 12 Conclusie............................................................................................................................................................................. 13 BIJLAGES ............................................................................................................................................................................. 15 BIJLAGE 1: Contactpersonen ................................................................................................................................. 15 Bijlage 2: Financiële bijlage .................................................................................................................................... 16


3

Samenvatting Deze samenvatting is voor de personen die wel de informatie nodig hebben, maar niet de tijd hebben om de volledige evaluatie door te lezen. Dit jaar heeft Stichting Achilles een stap gezet in de professionalisering van het evenement. Door een late goedkeuring van de subsidie zijn er een aantal zaken later van start gegaan dan gepland.. Het evenement is voorspoedig verlopen zonder grote incidenten. De geluidsmetingen van de gemeente waren nodig om het volume op peil te houden. Dit is constant goed opgelost door de geluidstechnicus. Er is niets bekend over het aantal klachten. De interne organisatie liep dit jaar veel beter dan vorig jaar, door de duidelijke taakverdeling en extra personen op organiserend niveau is deze editie veel beter en rustiger verlopen. Er blijven aandachtspunten, maar dit zijn geen cruciale punten. Dit jaar waren we weer tevreden met bijna alle leveranciers. De leverancier van de Tent heeft ons teleurgesteld door een andere tent te leveren dan was afgesproken. Deze leverancier wordt volgend jaar vergeleken met minimaal 6 concurrenten. Het bezoekersaantal lag veel te laag, in plaats van de beoogde groei is deze gedaald. Dit kwam voornamelijk doordat Luilak Festival dit jaar veel later viel dan gebruikelijk. Ook is de promotie pas laat op gang gekomen door een laat definitief akkoord over de subsidie (medio 24 April). Dit jaar is er een verlies geleden van € 993,48, welke meer is dan vorig jaar. Wel is dit gerealiseerd met een daling van € 5000,- aan subsidie. Het alsnog geleden verlies is geen positieve ontwikkeling en we hopen in 2015 toch in de plus te komen.


4

Voorbereiding Dit gedeelte gaat over de voorbereiding van het project LF14. Dus niet zozeer de voorbereiding van het evenement zelf, maar de voorbereiding ervoor. Na de vorige editie van het Luilak Festival (2013) is door Stichting Achilles besloten om ook in 2014 het Luilak Festival te organiseren. Direct is ook besloten om het evenement te hernoemen naar Luilak Festival. Voor de organisatie van het Luilak Festival is een subsidie nodig. Hiervoor was het noodzakelijk om de Purmerendse Raad te overtuigen om een subsidie te verlenen aan het Luilak Festival. Hiervoor is een gang langs alle partijen geweest met een meerjarenplan voor het Luilak Festival. De meeste partijen zijn overtuigd van het belang van Luilak Festival en hebben toegezegd op een subsidieverlening. Na overleg met Roald Helm en Pauline Woldhuis is er een voorstel vanuit B&W gedaan naar de Raad. Dit voorstel is aangenomen.

Intern Dit stuk gaat over het volledige project LF14, zowel de voorbereiding als het evenement zelf, als het opruimen en de afhandeling. Hierbij kijken we naar de eigen organisatie en handelingen. Nadat duidelijk was dat het LF14 door zou gaan zijn we direct aan de slag gegaan om het project georganiseerd richting het evenement zelf te krijgen. Hiervoor hebben wij het ‘organisatie-team’ uitgebreid met 3 personen, om zo meer slagkracht te creëren doormiddel van een duidelijke taakverdeling. Met dit nieuwe team hebben we een plan opgevat om Luilak Festival een nieuwe uitstraling te geven in zowel promotioneel opzicht als op het evenement zelf. We zijn begonnen met het zoeken van een andere tent met een ‘warmere’ uitstraling. Tevens moest het programma nog beter gaan aansluiten bij de doelgroep. Voor veel onderdelen van de organisatie (zeker op technisch en facilitair gebied) hebben we gekozen om met dezelfde partijen als vorig jaar samen te werken, in verband met de goede ervaringen. Voor elk onderdeel is wel een ‘controle-offerte’ aangevraagd, om zo wel een markt-conforme prijs te weten. Voor de horeca is wel voor een andere leverancier gekozen, dit in verband met een uitgebreidere samenwerking en een lichte prijsdaling. Ook heeft deze partij veel ervaring met de vernieuwde horecawetgeving, welke zeer van pas is gekomen met het schrijven van de instructies en een beleidsbepaling. Ondertussen is ook de promotie van start gegaan, vooral online in het begin. Via Facebook konden we snel veel mensen bereiken die binnen onze doelgroep pasten. De vrijwilligersorganisatie was snel gevormd, voornamelijk met de vrijwilligers van voorgaande jaren. In overleg met alle leveranciers en de gemeente werd er een evenementplanning opgesteld die liep van woensdag 5 juni tot en met zaterdag 7 juni. Deze planning


5

behelsde alle facetten qua opbouw, vergaderingen, overleggen, leveringen, de schouw en de veiligheid tijdens al deze stappen. Het bestuur ging deze dagen vullen in wisseldiensten, zodat er altijd iemand was die wist wat er moest gebeuren en die de leveranciers en vrijwilligers kon aansturen. Woensdagavond begon dus voor de organisatie het evenement. Op deze avond werden de rijplaten neergelegd voor alle leveranciers de volgende dag. Op donderdag werd de tent geleverd en opgebouwd, werden de grote facilitaire middelen geleverd, de hekwerken werden geleverd, een deel van de techniek en wat randspullen. Ook kwam het beveiligingsbedrijf het terrein bekijken, zodat de instructies duidelijk werden voor de volgende dag. Donderdagnacht waren alle hekwerken geplaatst stond het meeste van de belangrijke faciliteiten en kon het terrein worden overgedragen aan de nachtbeveiliging met hond. Vrijdagochtend werden de laatste binnen-hekwerken geplaatst, zo ontstond er een ‘gracht’ welke ongewenste bezoekers en het ‘naar binnen gooien van spullen’ werd voorkomen. Alle techniek werd geleverd en ook de horeca leverde alle materialen en voorraad. Deze dag leverde ook de gemeente de prullenbakken e.d. Op deze dag waren er veel vrijwilligers aanwezig die op alle mogelijke manier hebben geholpen. Tijdens de eerste schouw met de gemeente, politie, brandweer en de organisatie verliep alles spoedig. Er is toen besloten dat er geen 2e schouw nodig was. Om 16:00 is het bestuur samengekomen om de stand van zaken door te spreken en de planning te maken voor de rest van de avond en nacht. Alles liep op schema en iedereen wist wat er nog te doen was. De avond verliep rustig volgens planning naar de opening toe. De openingstijd van 23:00 naderde en langzaam aan kwamen er meer vrijwilligers binnen, beveiligingspersoneel en de laatste benodigde spullen. Alles was al in gereedheid om open te gaan. Om 22:45 druppelde de eerste gasten binnen, van de gemeente en van de leveranciers. Om 22:45 was in de tent de briefing met al het personeel waarbij even alle personen werden voorgesteld en de communicatielijnen zijn uitgelegd. Hierna kon iedereen naar zijn eigen plek om klaar te staan voor de opening. Om 23:00 kon de deur open en konden de eerste gasten naar binnen. Bij de uitgifte van de bandjes voor 18+ was het erg rommelig. Dit werd nog eens versterkt door de aanwezigheid van Unity welke dezelfde kleur bandjes uitdeelden voor een ander doel, uiteraard zonder leeftijdscheck. Tijdens de geluidsmetingen was er vaak een overschrijding van de limiet, welke direct werd opgelost door de geluidstechnicus. Binnen werden mogelijke opstootjes en ruzietjes direct kordaat opgepakt door de aanwezige beveiligers zodat er eigenlijk geen voorvallen waren binnen. Ondertussen is er wat informeel overleg geweest met de politie, die aangaven dat ook voor de politie de avond rustig verliep. Naarmate de avond vorderde ging alles goed, alle vrijwilligers konden op vertoon van een bonnetje eten halen bij de snackwagen, er was voldoende drinken voor iedereen zodat iedereen op krachten bleef ondanks de lange dag/nacht. Het volume werd naar beneden gebracht aan het einde van de avond en om 05:30 ging de bar dicht en het volume op het laagste punt van de avond. Op deze manier kan het publiek op een rustige manier het evenement verlaten. De laatste paar gasten moesten met enige begeleiding naar buiten


6

toe, maar dat verliep allemaal erg rustig. Toen was de horeca al bijna klaar met het opruimen van alle barren en de vloer van de tent, de techniek was al begonnen met het afbouwen, het terrein werd ‘geprikt en de toiletjuffrouwen waren de wc’s aan het schoonmaken. Op systematische wijze werd er in omgekeerde volgorde afgebouwd zoals er werd opgebouwd. Er was een klein team over van het bestuur van het Luilak Festival en 6 vrijwilligers. Deze hebben het volledige’ terrein afgebouwd, schoongemaakt en de betrokken partijen geholpen/begeleid met het opruimen van de eigen spullen. Dit verliep behoorlijk volgens schema, alleen waren er nog wat restspullen die pas laat werden opgehaald waardoor er toch tot 14:00 in het park gewerkt werd. Wij zijn aardig tevreden over het interne verloop van dit evenement. Er zijn uiteraard nog genoeg verbeterpunten, maar in de grote lijnen is alles gegaan zoals we wilden qua interne organisatie. Wij hebben ook redelijk wat positieve feedback ontvangen van de partners over onze manier van werken. Ook de punten van kritiek gaan we uiteraard onthouden en proberen te verbeteren.

Extern Dit stuk gaat over het volledige project LF14, zowel de voorbereiding als het evenement zelf, als het opruimen en de afhandeling. Hierbij kijken we naar de samenwerking met partners en leveranciers van het LF14. Tijdens de voorbereiding van het LF14 zijn we constant bezig geweest met het kiezen van de juiste partners voor het evenement. Over de meeste partners/leveranciers waren we het snel eens. Andere partners en leveranciers vereisten wat overleg, vergelijken en onderhandelen. Om onze samenwerkingen te evalueren hebben we per partner geëvalueerd. Alle partners zijn opgedeeld in 3 categorieën: -

Strategic Partners (Partners met een grote invloed op het evenement)

-

Silver Partners (Leveranciers met invloed op het evenement)

-

Bronze Partners (Overige gewone toeleveranciers)

De Strategic Partners en de Silver partners worden hieronder geëvalueerd, de Bronze partners niet. Een overzicht van de partners: Strategic partners:

Silver Partners:

Gemeente Purmerend

’t Hekeltje

Strictly Security

Mother Music


7

RBE Licht en Geluid

ILike Events

Eventrent

d’Oude Herberg

Discovery Sound&Light

Germa Bouw Ice Entertainment Snackwagen Rode Kruis

Gemeente Purmerend: De gemeente Purmerend is uiteraard een onmisbare schakel in de organisatie van het Luilak Festival. De gemeente Purmerend is de subsidieverlener waardoor het evenement kan plaatsvinden, levert het terrein waarop het evenement kan plaatsvinden, voorziet in de communicatie met de politie en brandweer, verschaft advies en verleent de vergunning voor het evenement. Zowel de communicatie als de samenwerking verliep voorspoedig, er is alleen een miscommunicatie geweest over de levering van prullenbakken e.d. waardoor Stichting Achilles onnodig een bakwagen heeft gehuurd. Strictly Security Strictly Security is al heel lang een betrouwbare partner op het gebied van veiligheid. Zij hebben bij ons de nachtbewaking van het terrein gedaan en de evenementbeveiliging. Strictly Security is op donderdagavond langsgekomen om het terrein te bekijken samen met een van de bestuurders. Hierdoor kon hij zijn personeel optimaal instrueren. Op de avond zelf waren alle beveiligers ruim op tijd aanwezig om als groep het terrein te verkennen. Ook werden ze duidelijk gebrieft door de hoofdbeveiliger en een van de bestuursleden. Ze hadden constant contact met het bestuur en daardoor waren de paar onduidelijkheden verholpen worden. Ook begeleidde zij de financiële transporten naar de kluis. Alle beveiligers van Strictly Security hebben op juiste wijze alle facetten gehanteerd. Van het fouilleren tot aan het voorkomen en verhelpen van opstootjes tot aan advisering rond veiligheid en het algemene verloop van het evenement. Voor hun verliep de avond op wat kleine opstootjes na zonder al te veel problemen en zij kijken op een succesvol evenement terug. De samenwerking verliep heel goed en Strictly zal er bij een volgend evenement weer bij zijn. RBE Licht en Geluid: RBE Licht en Geluid is de vaste partner op het gebied van Licht en Geluid. Zij hebben alles geregeld voor het Luilak Festival op het gebied van licht en geluid. Eventrent: Eventrent is de grootste leverancier van evenement gerelateerde apparatuur en spullen van Noord-Holland. Deze hebben alle facilitaire benodigdheden geleverd, volgens afspraak. Discovery Sound&Light: Discovery is ingehuurd door RBE Licht en Geluid om bepaalde onderdelen rond het licht en geluid te voorzien.


8

’t Hekeltje: ’t Hekeltje was de leverancier van de tent van het LF14. ’t Hekeltje was netjes op tijd met het leveren en opbouwen van de tent. Helaas is er een andere tent geleverd dan afgesproken, welke een gigantisch probleem heeft opgeleverd tijdens het plaatsen van de steigerconstructie van het podium. Tijdens de afbouw waren ze exact volgens schema aanwezig en klaar. Mother Music: Mother Music is een Nightlife Consultancy bedrijf gevestigd in Haarlem. Mother Music heeft geadviseerd rond de programmering en heeft artiesten geleverd. Mother Music is een bedrijf dat voor 1/3e uit Purmerend komt. Hierdoor konden zij goed inschatten welke artiesten bij het Purmerendse publiek pasten. De samenwerking met Mother Music verliep goed en die zien wij graag verder uitbreiden. ILike Events: ILike Events heeft kosteloos advies gegeven over programmering en promotie. Door de ervaring in het organiseren van publieksevenementen kon ILike Events ons goed adviseren welke artiesten nodig waren en in welke volgorde en hoe wij het beste gebruik konden maken van de promotiemogelijkheden. ILike Events heeft voor ons de volledige Facebook-campagne ingericht. Ice Entertainment: Adviseerde Stichting Achilles rond beveiliging en faciliteiten. De samenwerking is goed verlopen. Snackwagen: De Snackwagen heeft al het LF14 personeel en vrijwilligers voorzien van eten. In tegenprestatie hebben ze geen pacht hoeven te betalen. Het aanbod was breed en de kwaliteit was goed. Verder was alles qua veiligheid en milieu goed geregeld. De samenwerking verliep goed en die is zeker voor herhaling vatbaar. Rode Kruis: Het Rode Kruis bemande de EHBO-post. Deze samenwerking verliep zoals vorig jaar prima. Zij hebben aangegeven dat ze het dit jaar drukker hadden.

Bezoekers Dit stuk gaat over hoe de bezoekers het evenement hebben ervaren. Dit hebben wij zo veel mogelijk proberen te peilen doormiddel van gesprekken voor, na en tijdens het evenement met (mogelijke) bezoekers. Ook nemen wij de reacties op de social media mee in de evaluatie hoe het LF14 is ontvangen. Wij gaan stapsgewijs de onderdelen die je tegenkomt als bezoeker evalueren. Van de promotie tot aan de klachtafhandeling.


9

Op LF14 waren 761 betalende bezoekers aanwezig. Daarnaast waren met alle gastenlijsten-personen ongeveer 900 bezoekers op het terrein. - Wat vonden ze van de promotie-uitingen? De meeste bezoekers waren enthousiast over de nieuwe uitstraling. Sommige ‘oudbezoekers’ vonden dat het er te commercieel uit zag. - Wat is de reden dat de bezoekers zijn gekomen? Zoals elk jaar zijn er veel mensen aanwezig ‘omdat ik altijd ga’. Toch zagen we veel nieuwe gezichten welke gekomen zijn door de positieve verhalen van het jaar ervoor. - Hoe was de parkeergelegenheid en de logistiek? De auto-parkeergelegenheid hebben we gelijk gehouden aan vorig jaar en dit is bevallen. We hebben dit keer meer en grotere fietsenrekken geplaatst, waardoor dit ook dit jaar goed kwam. - Hoe was de entree? Geleerd van vorig jaar zaten er dit jaar vanaf het begin 2 personen bij de ticketkassa, daardoor is hier geen echte drukte ontstaan. Ook de toegangscontrole verliep snel en vakkundig. Op het piekmoment ontstond er wel een redelijk rij. Door grote banners te plaatsen wist iedereen waar hij of zij naar toe moest. - Hoe waren de horeca-voorzieningen? Vanaf de opening zaten er 2 personen bij de muntenkassa, zodat hier geen extreme drukte is ontstaan. We hebben dit jaar maar 1 bar gebruikt, de binnenbar, en deze is verder naar achteren geplaatst. Met grote schermen en een banner wist iedereen waar de bar was en de bar was goed opgesteld zodat de beveiliging kon meekijken met de alcoholcontrole. Hier is het de hele avond goed gegaan qua drukte. Ook het aanbod sloeg goed aan bij de doelgroep. Dezelfde snackwagen als vorig jaar was ook dit jaar aanwezig en dit is prima bevallen bij zowel de organisatie als de bezoekers. - Hoe waren de facilitaire voorzieningen? Door het ontbreken van de Trekschuit als uitvalsbasis van de organisatie, kwamen we er op de avond zelf achter dat er dus ook geen mindervalidetoilet was. De organisatie heeft de mindervalide bezoekster geholpen met een bezoek aan de reguliere toiletten. Dit werd zeer gewaardeerd. - Voelde de bezoekers zich veilig? Met dezelfde beveiliging als het jaar ervoor hebben we hier geen klachten over gehad. Zelf hebben we de sfeer ook ervaren als veilig. - Hoe was de muziek, de show, de Dj’s, mc’s, licht en geluid?


10

Er was deze avond een goede aansluiting bij de doelgroep en de muziek is erg goed bevallen. 1 artiest, Donnie Darko, sloot niet aan bij de doelgroep. Dit was ook een experiment, welke we gelukkig aan het einde van de avond hadden gepland. Evenals vorige jaren bleef er aan het einde een groepje over van 60 personen die het einde van het feest wilde meemaken. Dit jaar is er als podium gekozen voor een gigantisch bouwwerk van steigers, waardoor er een hele heftige show kon worden gerealiseerd. Het geluid was goed, zowel voor als achterin de zaal. - Hoe was de professionaliteit? Door het gebruik van vele grote banners met informatie kreeg het hele evenement een goede uitstraling. Door ervaren personeel op de juiste plekken had iedereen het gevoel op een volwaardig evenement te zijn. Bij de uitgifte van de bandjes is nog een grote winst te behalen qua professionalisering. Dit wordt volgend jaar een aandachtspunt. - Hoe was het evenement? Wij hebben weinig negatieve reacties ontvangen op het evenement, dus het evenement is inhoudelijk geslaagd.


11

Nazorg Dit stuk gaat over alle zaken die na afloop van het evenement geregeld moesten worden. Na een evenement krijg je altijd te maken met: ‘Gevonden voorwerpen’. Gevonden voorwerpen zijn als gevonden aangemerkt op de veel bezochte Facebook-pagina van het Luilak Festival. Hierdoor kon iedereen wiens spullen waren kwijtgeraakt zijn spullen terugkrijgen na afloop van het evenement (wanneer gevonden).


12

Conclusie In dit stuk behandelen we welke conclusies er getrokken kunnen worden uit de voorgaande informatie. Intern De interne organisatie liep dit jaar veel beter dan vorig jaar, door de duidelijke taakverdeling en extra personen op organiserend niveau is deze editie veel beter en rustiger verlopen. Er blijven aandachtspunten, maar dit zijn geen cruciale punten. Extern Dit jaar waren we weer tevreden met bijna alle leveranciers. De leverancier van de Tent heeft ons teleurgesteld door een andere tent te leveren dan was afgesproken. Deze leverancier wordt volgend jaar vergeleken met minimaal 6 concurrenten. Bezoekers Het bezoekersaantal lag veel te laag, in plaats van de beoogde groei is deze gedaald. Dit kwam voornamelijk doordat Luilak Festival dit jaar veel later viel dan gebruikelijk. Ook is de promotie pas laat op gang gekomen door een laat definitief akkoord over de subsidie (medio 24 April). Financieel Dit jaar is er een verlies geleden van € 993,48, welke meer is dan vorig jaar. Wel is dit gerealiseerd met een daling van € 5000,- aan subsidie. Het alsnog geleden verlies is geen positieve ontwikkeling en we hopen in 2015 toch in de plus te komen.

Op welke manier draagt/dragen deze activiteit(en) bij aan deze maatschappelijke (sub)opgave(n)? -

Aandacht voor emotionele en cognitieve ontwikkeling

Ook dit jaar was er weer een grote groep vrijwilligers die zich hebben kunnen ontwikkelen in het vakgebied Evenementen. -

Borging maatschappelijke inbedding van jongeren

Er is dit jaar 1 MBO-stagaire geweest bij het evenement. Volgend jaar willen we hier meer stagaires bij betrekken. -

Afstemming onderwijs en arbeidsmarkt

Er is dit jaar 1 MBO-stagaire geweest bij het evenement. Volgend jaar willen we hier meer stagaires bij betrekken.


13

-

Voldoende mogelijkheden tot brede ontwikkeling

Alle vrijwilligers hebben ook echt een duidelijke taak met verantwoordelijkheid gekregen. Hierdoor hebben ze geleerd om hier mee om te gaan en verantwoording af te moeten leggen over hun acties. -

Op weg naar werk

Alle vrijwilligers hebben ook echt een duidelijke taak met verantwoordelijkheid gekregen. Hierdoor hebben ze geleerd om hier mee om te gaan en verantwoording af te moeten leggen over hun acties. -

Niemand wordt buitengesloten

Bij de organisatie van Luilak Festival wordt er niemand geweigerd. Discriminatie in welke vorm dan ook is uit den boze en wordt goed gemonitord. Hoe diverser de organisatie van het Luilak Festival is, hoe beter de organisatie loopt!


14

BIJLAGES BIJLAGE 1: Contactpersonen Voorzitter: Ian Hendriks LF14 taken: Programmering, Promotie, Contact gemeente, Inrichting Organisatie, Horeca. E. [email protected] T. +31653150367 Penningmeester: Hylke Woudt LF14 taken: Financiën, Administratie, Secretaris: Richard Kvadsheim LF14 taken: Faciliteiten, Beveiliging, Contact Hulpdiensten, Vice-voorzitter: Ron Vermeeren LF14 taken: Bouw, Facilitaire techniek, Stroomvoorziening, Vergunning. Darryl Mantel: LF14 taken: Promotie, Contact gemeente, Coördinatie vrijwilligers, Sponsors. Mitchell Vriendijk LF14 taken: Relatiemanagement, Eventmanager Ferry Veenman LF14 taken: Showtechniek


15

Bijlage 2: Financiële bijlage

BEGROTING LUILAK 6 JUNI 2014 Door Stichting Achilles

Supported by ILike Events en RBE Licht en Geluid

Uitgaven Aantal Prijs in (€), Ex. Btw

BTW Prijs in (€), Inc. Btw %

Terrein 5.468,75 2.843,75 120,00 400,00 100,00 240,00 87,50 288,23 100,00 -1.125,00 8.523,23

21 21 21 21 21 21 21

-

€ € € € € € € € € € €

Plaskruizen

4

€

Toiletwagen

1

Tent (45x31x13) Alu vloer Oploopplaat Nooddeur (Dichte panelen) Bordje Nooduitgang LED Pagodetent(5x5m) Vloerplaat (2,5x5m) Verzekering Transport Korting verhuur Substotaal Tent

21

€ € € € € € € € € € €

6.617,19 3.440,94 145,20 484,00 121,00 290,40 105,88 288,23 121,00 -1.361,25 10.252,58

400,00

21

€

484,00

€ €

500,00 900,00

21

€

605,00 1.089,00

125 100 3 1 20 1 40

€

3.500,00

21 21 21 21 21 21 21

-

€

3.500,00

21

€ € € € € € € €

1 8 8 8 1 2 1 1

21 21

Toiletten

Subtotaal Toiletten Hekwerk Hekwerk met zeil (zwart) Hekwerk Wielen en klem openingspoort Entrée doorgang Stagebarriers Stagebarriers (deuropening) Dranghek (laag) Subtotaal Hekwerk

-

€

21

Stroom Aggregaat (Licht) 200KVA Krachtkabel (125 Amp) 10m Aggregaat (Geluid) 40KVA Aggregaat (Horeca) 70KVA

1 2 1 1

21 21 21 21

€ € € €

Krachtkabel (63 Amp) 25m Verdeelkast (63 Amp)

5 2

21 21

€

Krachtkabel (32 Amp) 25m Verdeelkast (32 Amp) Aggregaat (Spare)

6 2 1

21 21 21

€

Subtotaal Stroom Verlichting Lichtmastgenerator 4x1000W

-

3

€

-

4.235,00 4.235,00

€

-

€

-

21

€ €

-

21

€

-


16

Bouwlamp 500W Lichtmast 2000W Subtotaal Verlichting

-

21

€ € €

395,55

21 21 0

€ € €

395,55

21

€

478,62

21 21

€ €

21 21 21

€ € €

538,81 121,00

2 1 -

21 21 €

-

Units Kassa Unit (2 pers) Mutverkoop (2 pers) EHBO Subtotaal Units

1 1 -

€ €

395,55

Diverse Biertafels Foldtable

5 10

Heftruck Naheffing Diesel Extra draaiuren

1 365 20

Pagodetent 4x4 Rij platen Prins vouwtent Brandpreventie

2

Subtotaal Units Diensten Transport Event Rental (Opbouw) Transport Event Rental (Afbouw) Subtotaal Diensten Subtotaal Terrein

1 1 -

€ €

445,30 100,00

€ €

600,00 150,00

21 21 21 21

€ € € €

726,00 181,50 -

1.295,30

21

€

1.567,31

21 21

€ € € €

22.258,44

€ € € € € € € € € € €

185,13 337,59 124,63 116,16 356,95 318,00 242,00 55,66 200,00 665,50 2.601,62

€ € € € € € € € € €

1.590,00 353,33 353,33 353,33 150,00 583,00 181,50 159,00 3.723,49

€

3 3 -

-

€ €

18.514,08

21 21

€ € € € € € € € € € €

153,00 279,00 103,00 96,00 295,00 300,00 200,00 46,00 200,00 550,00 2.222,00

21 21 21 21 21 6 21 21

€ € € € € € € € € €

1.500,00 333,33 333,33 333,33 150,00 550,00 150,00 150,00 3.499,99

6 21 6 6 6

Promotie Flyers A6 (10.000) Posters A0 (250) Posters A2 (250) Posters A3 (250) Ontwerp Facebook DJGuide Tickets Fotografie Promofilmpje Subtotaal Promotie

1

21

Programmering Girls Love DJ's Bookings fee Donnie Darko Nachtbrakers Weslo Marlicious Danseressen Bookings fee MC Massive Subtotaal Programmering

21 6

Productie


17

Portofoons Assorti drinken Eten Banners - Huisregels Banners - Podium Bouwtekening (A0) Signing (dranghek) Enveloppen + Papier Brief (herdruk)

40 1 1 2 16 1 5 1 1

Euro Events Consumptiemuntjes Polsbandjes Subtotaal Euro Events

17000 400 -

€ € € € € € € €

€ €

401,50 700,99 125,12 650,00 6,48 116,00 175,92 61,63

281,00 158,50

6 21 21 21 21 21 21

€ € € € € € € € €

485,82 700,99 151,40 786,50 7,84 140,36 212,86 74,57

21 21

€ €

340,01 191,79

21

€

439,50

21

€

531,80

€ €

314,31

0 0

€ €

314,31

€ €

314,31 2.991,45

21 21

€ €

380,32 3.472,45

€ € € € € € € € €

2.650,00 1.210,00 4.235,00 312,18 1.125,00

€

5.297,18

€ € € € € € € €

223,97 119,16

€

343,13

Diverse Onvoorziene kosten Verzekering Subtotaal Diverse Subtotaal Productie

-

Horeca Bar Ijsblokjes Inkoop dranken Inkoop dranken

240 laag hoog Subtotaal Horeca

Diverse Pin apparaten + kassa's Benny

-

3

Subtotaal Personeel

€ € €

2.500,00 1.000,00 3.500,00

€ €

258,00 1.125,00

€

4.883,00

6 6 21 21

21

Personeel Terrein Opbouw Afbouw

21 21 Subtotaal Terrein

Diverse T-shirts Sweaters

Kosten backstage e.d. Subtotaal Personeel

-

€

30 4

€ €

185,10 98,48

€

283,58

-

21

21 21

Beveiliging div diensten

€

-

Subtotaal Beveiliging

€

-

21

€

-

€

-

Techniek


18

Podium

-

Transport Substotaal Podium

-

€ € €

1.500,00 1.500,00

21

€ € €

21 21 21 21 21 21

€ € € € € €

21 21

1.815,00 1.815,00

DJ Gear Booth

1 1 3 1 2 1

CDJ2000 DJM900 D&B Max Monitor Amp Subtotaal DJ Gear Front of House D&B C Set Yamaha Digi Mixer DM1000 Substotaal Front of House

-

1 1 -

€

-

€ €

-

€

21

21 21 21

-

€ € €

-

€ € € €

-

MC D&B Max Monitor Amp Shure Wireless Substotaal MC

2 1 1

21 21 21

-

€

-

21

4

€

-

21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21

€

21

€

21 21 21 21 21

€

21

€

21 21 21 21 21 21

€ € € € € €

Rigging H30V L100 Circel Diameter 8 H30V L300 H30V L200 Handtakel 0,5 baseplate 50x50x1 Scaff clamp Steal 1T Bleu Tent Clamps Ladder Personeel Subtotaal Rigging

10 10 6 8 20 6 10 15 1 -

€

-

€

€ €

-

€ € € €

-

€ €

-

€

-

Diverse Rookmachine Hazer DMX Booster + Splitter Avolite expert + Touch wing Ladder (5m) Subtotaal Rigging

1 2 4 1 1

€

-

€

12 4 8 6 6 4

€ €

-

€

€ €

-

€

-

Licht cls Pixel Bar 36 vesion Mac 350 entour Mac aura wash Robe 300 Martin Atomic Mac 250 Krypton

2.418,00 475,00


2.925,78 574,75 -

19

ACL set aircraft set front 1KW Front bar 500w Dimmer Lasers

4 2 4 6 8

Subtotaal Licht Subtotaal Techniek

-

€ € €

200,00 3.093,00 4.593,00

21 21 21 21 0 21

€ € €

€

€ € €

200,00 3.742,53 5.515,53

€ € € € € € € €

22.258,44 2.601,62 3.723,49 3.472,45 4.235,00 283,58 5.515,53 42.090,11

Totalen € € € € € € € €

Subtotaal Terrein Subtotaal Promotie Subtotaal Programmering Subtotaal Productie Subtotaal Horeca Subtotaal Personeel Subtotaal Techniek Totaal Uitgaven

18.514,08 2.222,00 3.499,99 2.991,45 3.500,00 283,58 4.593,00 35.604,10

21 21 21 21 21 21 21

Omzet Prijs in (€), Ex. Btw

BTW

Prijs in (€), Inc. Btw

%

Toegang Early-bird kaartjes Aantal kaartjes verkocht Subtotaal

€ 71 €

Voorverkoop kaartjes Aantal kaartjes verkocht Subtotaal

€ 187 €

vvk verkopers Aantal kaartjes verkocht Subtotaal

€ 75 €

Deur kaartjes Aantal kaartjes verkocht Subtotaal

€ 428 € €

761 6.155,66

Totaal bezoekers Subtotaal Toegang

4,72

6

334,91

6

7,08

6

1.323,11

6

6,13

6

459,91

6

9,43

6

4.037,73

6

€ 71 € € 187 € € 75 €

5,00 355,00 7,50 1.402,50 6,50 487,50

€ 428 €

10,00 4.280,00

6

€

761 6.525,00

2,35

6

1.057,50

6

€ 450 €

2,35

6

4.700,00

6

1,98

21

3.977,65

21

Horeca Food Aantal munten Subtotaal

€ 450 €

Drank laag Aantal munten Subtotaal

€ 2000 €

Drank hoog Aantal munten Subtotaal

€ 2014 €

€ 2000 € € 2014 €


2,50 1.125,00 2,50 5.000,00 2,50 5.035,00

20

€ 650 € €

Toiletten Aantal munten Subtotaal Subtotaal Horeca

1,42

6

919,81 10.654,96

6 6

€ 650 € €

1,50 975,00 12.135,00

Overige Inkomsten Fondsen Sponsoren ICE Entertainment RBE Licht & Geluid DJSchool Purmerend VVD Preeker Bedrijf 6

€ €

Bedrijf 7 Bedrijf 8 Bedrijf 9 Bedrijf 10 Overheid (Gemeente Purmerend) Subtotaal Overige

€ € €

€ € € € € €

€ €

100,00 100,00 100,00 250,00 250,00 -

-

21 21 21 0 0 21

€ € € € € €

21 21 21 0

€ € € €

0

€ €

17.000,00 17.863,00

121,00 121,00 121,00 250,00 250,00 -

€ €

17.000,00 17.800,00

€ € € €

6.155,66 10.654,96 17.800,00 34.610,62

€ € € €

6.525,00 12.135,00 17.863,00 36.523,00

Totaal Inkomsten Totaal Uitgaven

€ €

34.610,62 35.604,10

€ €

36.523,00 42.090,11

Winst/(Verlies)

€

€

- 5.567,11

Totalen Subtotaal Toegang Subtotaal Horeca Subtotaal Overige Inkomsten Totaal Inkomsten

Uitbetaling - 993,48


21

INHOUDELIJKE EVALUATIE LUILAK FESTIVAL 2014

Recommend Documents