Evaluatie Monitor 2014 Verwijsindex Haaglanden
www.verwijsindexhaaglanden.nl
Verwijsindex Haaglanden, mei 2015
Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Proces/aanpak 3. Respons 4. Uitkomsten/respons monitorvragen 4.1 Informeren van ouders/jeugdige 4.2 Match binnen/buiten eigen netwerk 4.3 Toestemming vragen om gegevens te mogen uitwisselen 4.4 Samenwerking na het ontstaan van een match 4.5 Toegevoegde waarde 5. Conclusie 6. Vooruitblik 7. Aanbeveling Bijlage 1 Respons monitorvragen incl. samenvatting opmerkingen vrije tekstvelden Bijlage 2 Tekst nieuwsbrief/bijlage bij mails
1. Inleiding De verwijsindex is een digitaal hulpmiddel waarin professionals een signaal kunnen afgeven wanneer ze zich zorgen maken om een jeugdige. Er wordt geen inhoudelijke informatie gemeld, enkel de algemene gegevens van de jeugdige worden opgenomen. Bij een tweede signaal over dezelfde jeugdige door een professional van een andere organisatie, ontstaat een match. Beide professionals ontvangen dan een e-mail met daarin elkaars contactgegevens. Zij zijn vervolgens verplicht om de hulp aan de jeugdige op elkaar af te stemmen. Doel van de verwijsindex is een sluitende aanpak te realiseren tussen de betrokken professionals in de jeugdgezondheidszorg, jeugdzorg, onderwijs en justitiële organisaties. Relatiebeheer Verwijsindex Haaglanden wil graag inzicht krijgen in de ervaringen van gebruikers van de verwijsindex. Daarom is besloten dit in 2014 te monitoren met behulp van een digitale vragenlijst. 2. Proces/aanpak In de eerste helft van 2014 is maandelijks een selectie gemaakt van de matches. Aan de hand van deze selectie ontvingen de betrokken professionals een mail met daarin een link naar een vragenlijst. Na twee weken is een herinnering verstuurd en gebeld. Tevens is in nieuwsbrieven en mails aandacht gevraagd voor de monitor. Om het de geselecteerde professionals gemakkelijker te maken en de respons te verhogen werd een extra uitleg als bijlage bij de mails gevoegd (zie bijlage 2). Hierin werd uitleg gegeven over wat men moet doen met de vragenlijst, met name in geval men signaleert via een koppeling en/of via een secretariaat. Om de respons op de monitor in de tweede helft van 2014 te vergroten, zijn de betrokken professionals eerst gebeld met het verzoek om de vragenlijst in te vullen. Daarna is de mail, met de link naar de vragenlijst, verstuurd. Bij organisaties die signaleren via een secretariaat is gevraagd wie de betrokken professional is en gevraagd naar zijn/haar contactgegevens. Ook deze professional is eerst gebeld en vervolgens pas gemaild. 3. Respons De vragenlijst is in 2014 toegestuurd aan 61 matches (betrokken professionals), afkomstig uit 136 organisaties. Van de toegestuurde vragenlijsten zijn er 40 retour gekomen. Dit is een respons van bijna 30 procent. Tabel: Geselecteerden matches, organisaties en respons in 2014 Maand
Aantal matches
Januari/Februari Maart/April Mei/Juni
9 6 9
1e half jaar: Subtotaal Juli Augustus September Oktober November December
Aantal betrokken organisaties 21 14 22
24 7 6 6 6 6 6
2e half jaar: Subtotaal Totalen 2014
Respons 10 1 2
57 15 13 12 12 12 15
13 4 3 5 5 3 7
37
79
27
61
136
40
De respons op de vragenlijst was vooral in de eerste helft van 2014 lager dan verwacht. Er zijn verschillende oorzaken aan te wijzen voor de lage respons. Organisaties uit de jeugdketen zaten en zitten nog volop in de transitie en andere organisaties hadden te maken met reorganisaties. Hierdoor had het invullen van de vragenlijst geen hoge prioriteit. Organisaties die aangesloten zijn via een koppeling en/of signaleren via een secretariaat hebben over het algemeen een lage respons gegeven. Ook feestdagen en vakantieperioden kunnen een rol hebben gespeeld. Hieronder presenteren we de uitkomsten van de monitor 2014 (zie ook bijlage 1).
4. Uitkomsten/respons monitorvragen 4.1 Informeren van ouders/jeugdige Van de 40 professionals die de vragenlijst hebben ingevuld zeggen 27 de ouders/jeugdige geïnformeerd te hebben over het plaatsen van een signaal in de verwijsindex. Daarvan deden 20 professionals dit schriftelijk en 8 deden dit mondeling. Deze vraag is door 12 professionals niet beantwoord. Het informeren van ouders/jeugdige over het plaatsen van een signaal in de verwijsindex is door 23 professionals als positief ervaren. 4.2 Match binnen/buiten eigen netwerk De matches die ontstonden vielen 27 keer binnen het eigen netwerk en 12 keer buiten het eigen netwerk. Op de vraag of er al contact is opgenomen met de andere organisaties uit de match antwoordden 20 professionals dat zij met alle andere betrokkenen contact hebben opgenomen en 9 professionals met een deel van de match. Verder hebben 9 professionals zelf geen contact gezocht met de andere organisatie. Mogelijke oorzaak kan zijn dat zij zelf gebeld zijn door de andere partij of dat het de Raad van de Kinderbescherming betrof. Zij bellen zelf nooit naar de matchende organisatie(s), zij sturen een e-mail met een telefoonnummer. Wie heeft met wie contact opgenomen? Op deze vraag geven 22 professionals aan dat zij met de andere partij contact hebben opgenomen en 8 professionals geven aan dat zij gebeld zijn door een andere partij. Of er binnen vijf werkdagen contact is opgenomen met de andere partij(en) geven 18 professionals aan dat dit het geval is en 12 dat dit niet binnen vijf werkdagen is gebeurd. 4.3 Toestemming vragen om gegevens te mogen uitwisselen Er is door 20 professionals toestemming gevraagd aan ouders/jeugdige voor gegevensuitwisseling. In alle 20 gevallen is toestemming verkregen. Door 8 professionals is geen toestemming gevraagd. Mogelijke redenen voor het niet vragen van toestemming kunnen zijn: dat één professional namens de andere bij de match betrokken professionals de ouders/jeugdige toestemming heeft gevraagd en/of de betrokken organisaties werken met een intakeformulier waarin het geven van toestemming voor gegevensuitwisseling is opgenomen. Deze organisaties hoeven niet nogmaals toestemming te vragen bij het ontstaan van een match. Belangrijke redenen die zijn gegeven voor het vragen van toestemming voor gegevensuitwisseling richten zich op: transparant zijn naar ouders bijvoorbeeld over hoe er met andere professionals wordt samengewerkt, het belang voor ouders benadrukken dat het voor hen ook van het grootste belang is dat instellingen niet langs elkaar heen werken en dat het erom gaat dat er op een adequate manier hulp kan worden geboden aan het gezin en de jeugdige. 4.4 Samenwerking na het ontstaan van een match Er zijn door 16 professionals afspraken gemaakt over de hulpverlening aan de jeugdige/gezin, 8 professionals hebben dit niet gedaan en 6 professionals hebben hun hulp/zorg aangepast. Bijna alle professionals hebben de samenwerking als positief ervaren. 4.5 Toegevoegde waarde Er zijn 17 professionals die aangeven ook zonder de verwijsindex contact te hebben gehad met de andere partijen uit de match. Bij 5 professionals was dit niet het geval geweest. De verwijsindex heeft voor 8 professionals toegevoegde waarde gehad. Aangegeven verbeterpunten/wensen voor de verwijsindex: 1. De wens om voorafgaand aan het indicatiegesprek te kunnen kijken welke organisaties al betrokken zijn. 2. Niet alleen match op naam, maar ook op adres zou handig zijn. Naar aanleiding van punt 1. De verwijsindex is een signaleringssysteem en biedt dus geen inhoudelijke informatie (wet bescherming persoonsgegevens). Om zicht te krijgen of andere professionals betrokken zijn bij hetzelfde kind/jeugdige moeten professionals hun eigen zorgen kenbaar maken middels het plaatsen van een signaal. Naar aanleiding van punt 2. In de nieuwe Jeugdwet die op 1 januari 2015 van kracht is, is de adres- en gezinsmatch opgenomen. De gezinsfunctionaliteit zal technisch (in het programma van de verwijsindex) medio 2015 mogelijk zijn. Meer informatie hierover volgt in nieuwsbrieven, website etc. Op de vraag of de match als geanonimiseerd verhaal in de nieuwsbrief mag worden opgenomen hebben 31 professionals aangegeven dit niet te willen.
5. Conclusie Naar aanleiding van de gegeven respons is de conclusie dat: Er veel professionals zijn die niet alle vragen hebben ingevuld. Op basis van de beschikbare gegevens gezegd kan worden dat: Men elkaar al weet te vinden. Men elkaar al kent als ketenpartner en daardoor ook al contact heeft. Men het informeren niet als probleem ervaart. Men het toestemming vragen voor gegevensuitwisseling niet als een probleem ervaart. We weten dit niet zeker, omdat niet iedereen deze vragen heeft ingevuld. Men het contact zoeken met elkaar na het ontstaan van een match niet als probleem ervaart. De vraag over het opnemen van het matchverhaal (anoniem) in de nieuwsbrief is door weinig respondenten met “ja” beantwoord. Deze respondenten maken samen geen deel uit van één en dezelfde match. Ketenpartners binnen het eigen netwerk vallen waardoor geen verrassende match ontstaat. Dat voor matches waar BJZ en de Raad voor de Kinderbescherming bij betrokken zijn de vragenlijst niet is ingevuld. 6. Vooruitblik Per 1 januari 2015 is in de Jeugdwet de verwijsindex uitgebreid met een extra voorziening, de gezinsfunctionaliteit (artikel 7.1.2.3. van de Jeugdwet). De gezinsfunctionaliteit zorgt ervoor dat de verwijsindex professionals met elkaar in verbinding brengt die betrokken zijn bij jeugdigen met overeenkomende ouder(s) en/of jeugdigen woonachtig op hetzelfde adres (adres- en gezinsmatch). Op deze manier kunnen professionals meer gezinsgeoriënteerd werken en hulpverlening bieden in het kader van één gezin, één plan, één regisseur. Men zal, indien men een signaal afgeeft in de verwijsindex, niet alleen matchen met een andere professional, die zich bezighoudt met dezelfde jeugdige. Er kunnen ook eventuele broertjes/zusjes uit hetzelfde gezin en/of op hetzelfde adres en/of met één overeenkomende ouder matchen. Om gebruikers van de verwijsindex te informeren over deze belangrijke uitbreiding heeft relatiebeheer een aantal acties gepland namelijk: Regiobijeenkomsten presentatie/instructie (februari/maart 2015). Aanpassen folders “IK” en “Mijn Kind” (maart 2015). Verspreiden nieuwe folders naar de aangesloten organisaties (medio 2015). Nieuwe folder voor gebruikers van de verwijsindex (maart 2015). Aanpassen van de aansluitprofielen van de aangesloten organisaties (medio 2015). Aanpassen van alle documentatie zoals FAQ t.b.v. de informatie- en gebruikersmap (medio 2015). Met bovenstaande is het nog belangrijker dat organisaties/professionals signaleren in de verwijsindex en bij een match nauw samenwerken. Door uitbreiding van de verwijsindex met de gezinsfunctionaliteit wordt ook de meerwaarde van de verwijsindex uitgebreid. 7. Aanbeveling Niet iedere professional die benaderd is, heeft de monitorvragen ingevuld. Derhalve volgt een voorzichtige aanbeveling voor professionals, teamleiders van de aangesloten organisaties en beleidsmedewerkers van de gemeenten. Professional (meldingsbevoegde) Gezien de conclusie dat men elkaar al weet te vinden, is het toch belangrijk een signaal te plaatsen in de verwijsindex. Het gaat namelijk om de eigen professionele afweging. De geconstateerde zorgen van de ene professional hoeven niet dezelfde te zijn als die van een andere professional. Zeker met de komst van de gezinsfunctionaliteit, de onverwachte matches en mogelijkheid om landelijk te matchen, is zelf signaleren in de verwijsindex nog belangrijker. Voor een goede afstemming van de hulpverlening in het kader van één plan, één gezin, één regisseur, is het van belang te weten wie betrokken zijn bij de jeugdige, gezin en/of hetzelfde adres. Teamleider aangesloten organisatie Gezien de conclusies onder punt 5, is het van belang dat de teamleiders van de aangesloten organisaties het belang van het signaleren in de verwijsindex uitdragen binnen de eigen organisatie. De teamleider krijgt regelmatig een rapportage met daarin het aantal afgegeven signalen en ontstane matches. Teamleiders kunnen
dit gebruiken om het signaleren in de verwijsindex te sturen. Zet het werken met de verwijsindex regelmatig op de agenda en teamdagen, inventariseer de onduidelijkheden en de bevindingen van professionals. Relatiebeheer van de Verwijsindex Haaglanden is altijd bereid vragen te beantwoorden (schriftelijk/telefonisch) en/of een presentatie (opfris) en instructie te komen geven. Beleidsmedewerker van de gemeenten: Onbekend is onbemind. Ook voor beleidsmedewerkers is het belangrijk dat zij het gebruik en het belang van de verwijsindex uitdragen in hun contacten met instellingen die met jeugd en gezinnen werken. Zeker in het licht van de adres- en gezinsmatch is het nog belangrijker dat ook binnen de gemeenten de verwijsindex gepromoot wordt. Laat bijvoorbeeld de verwijsindex onderdeel uitmaken van een themadag, evenement of andere bijeenkomst waar professionals uit de jeugdzorg samenkomen.
Bijlage 1 Respons monitorvragen 2014 Ja Informeren Heb je ouders/jeugdige geïnformeerd over het plaatsen van het signaal in de verwijsindex? Hoe heb je het informeren van de ouders/jeugdige ervaren? *1 Match Er is een match gevonden. Is er een organisatie die buiten jouw netwerk valt? *2 Heb je al contact gehad met andere organisaties uit de match? Ja, met alle andere Ja, met een deel Nee Wie heeft met wie contact opgenomen na de match? Mijn organisatie met de andere De andere met mijn organisatie Is er binnen vijf werkdagen contact geweest met elkaar naar aanleiding van deze match? Toestemming vragen Is aan de ouders/jeugdige toestemming gevraagd voor gegevensuitwisseling? Ja, ouders/jeugdige geven toestemming Ja, ouders/jeugdige geven geen toestemming Licht toe hoe dit ging of wat de afspraken hierover zijn. Heb je tips voor anderen hoe ze het beste toestemming kunnen vragen aan ouders/jeugdige over gegevensuitwisseling? *3 Samenwerking Heb je met de organisaties uit de match afspraken gemaakt over de hulpverlening aan de jeugdige/het gezin? Heb je op basis van de samenwerking met de andere organisaties uit de match de hulp/zorg aangepast? Hoe heb je de samenwerking met de organisaties uit de match ervaren? *4 Toegevoegde waarde Zou je ook zonder de verwijsindex contact hebben gehad met deze organisatie(s) over deze casus? *5 Heeft de verwijsindex volgens jou een toegevoegde waarde gehad in deze casus? Heb je verbeterpunten voor de verwijsindex? *6 Mogen we n.a.v. deze match contact met je opnemen over het eventueel plaatsen van een geanonimiseerd verhaal in de nieuwsbrief van de verwijsindex?
Nee
27
12
Mondeling
20
Schriftelijk
Niets ingevuld 8
Goed
12 17
12
27
23
1 2
20 9 9 10 22 8 18
12
10
8
11
14
7
7 19
16
8
16
6
18
16
20
25
17
5
18
8
14
18
8 9
30 31
2
*1 Informeren van ouders/jeugdige Over het algemeen ervaart men het informeren niet als lastig. Het hoort gewoon bij het werk en de procedure van informeren (mondeling/schriftelijk) is opgenomen in het werkproces. Het belang van het plaatsen van een signaal in de verwijsindex is bekend en wordt uitgedragen naar ouders/jeugdige. De folders “IK” en “Mijn Kind” worden daarbij als waardevolle aanvullende informatie gezien. *2 Match binnen/buiten eigen netwerk De meeste professionals geven aan dat de matchcombinatie bestaat uit organisaties uit het eigen netwerk, waarbij de verwijsindex geen toegevoegde waarde heeft. Vaak was er al contact met elkaar voor het ontstaan van de match. Indien men deel uit maakt van een matchcombinatie die buiten het netwerk valt, wordt de verwijsindex als waardevol beschouwd. Vooral de directe contactgegevens van de andere hulpverlener zorgen voor snellere gegevensuitwisseling. De organisaties die buiten het netwerk vallen, zijn vooral organisaties uit andere regio’s bijvoorbeeld Drenthe, Emmen (BJZ, Jeugdformaat, Jutters en soms een onbekende organisatie).
15
*3 Toestemming vragen om gegevens te mogen uitwisseling De meeste professionals ervaren het toestemming vragen aan ouders/jeugdige positief. Zij erkennen het belang van samenwerken. Zij geven ook duidelijk aan waarom het plaatsen van een signaal belangrijk is. Eerlijk, open en transparant zijn richting ouders/jeugdige staat daarbij voorop. Er zijn ook veel organisaties die werken met een toestemmingsformulier. Dat maakt het vragen om toestemming/vermelden dat er een match is gemakkelijker. *4 Samenwerken na het ontstaan van een match De meeste professionals ervaren de samenwerking na het ontstaan van een match als positief, prettig, snel en accuraat. Dit betreft dan niet alleen de samenwerking met professionals die binnen het eigen netwerk vallen, maar ook de professionals/organisaties buiten het eigen netwerk/regio. Ook geeft men aan dat de samenwerking over het algemeen prima verloopt, maar dat dit niet afhankelijk is van het ontstaan van een match in de verwijsindex. Een professional geeft aan dat de afspraak om op de hoogte gehouden te worden wordt nagekomen en dit als zeer prettig en waardevol ervaart. Een enkele professional was teleurgesteld omdat er geen reactie kwam na de contactpoging. Na de ondernomen contactpogingen, is de informatie door de professional zelf direct doorgestuurd. *5 Toegevoegde waarde Een aantal professionals geeft aan dat betrokkenheid van bepaalde organisaties bij de jeugdige hen niet bekend was, maar door de verwijsindex in beeld kwam. Door deze extra informatie kon men het advies beter vormgeven. Ook het zelf verstrekken van informatie wordt als waardevol ervaren. Tevens bij verhuizing van jeugdige buiten de regio wordt de meerwaarde van de verwijsindex erkend, het gezin/jeugdige blijft in beeld. De meeste professionals geven aan dat de contacten met de andere organisaties ook tot stand zouden zijn gekomen zonder gebruik van de verwijsindex. Als dit niet zo was geweest dan had de verwijsindex meer waarde gehad. Een professional geeft aan niet veel ervaring met de verwijsindex te hebben, maar vanuit de verwijsindex goede ondersteuning/medewerking te krijgen. *6 Tips van professionals uit de monitor vragenlijst/vrije tekstvelden Makkelijker als hoofdregisseur bekend gemaakt wordt in de verwijsindex. Dit is straks, bij de inwerkingtreding van de gezinsfunctionaliteit, mogelijk. Voorafgaand aan gesprek zou het handig zijn om in de verwijsindex te kunnen kijken wie nog meer betrokken zijn. De verwijsindex is geen inkijksysteem, het is je eigen professionele afweging om een signaal te plaatsen (zie ook 4.5) . Niet alleen matches op naam, maar ook op adres zou handig zijn. Met de invoering van de gezinsfunctionaliteit wordt het mogelijk te matchen op adres (zie ook 4.5).
Bijlage 2 Tekst nieuwsbrief en extra bijlage bij mails AANDACHT VOOR MONITOR VERWIJSINDEX !! In de nieuwsbrief van maart 2014 heb je kunnen lezen dat in diezelfde maand de monitor verwijsindex is gestart om inzicht te krijgen in ervaringen van gebruikers en de onderlinge samenwerking. De monitor wordt gedaan aan de hand van een vragenlijst. Om de respons te vergroten vraagt Verwijsindex Haaglanden nogmaals jouw aandacht voor het invullen van de vragenlijst als je hiervoor een uitnodiging krijgt. Het invullen duurt 3 à 5 minuten en je hebt twee weken de tijd om de vragenlijst te versturen. Het is mogelijk dat één van de relatiebeheerders n.a.v. de ingevulde vragenlijst contact met u opneemt. Voorlopig zal deze monitor gedurende één jaar uitgevoerd worden. De tussenresultaten en de eindconclusie worden gepubliceerd op de website www.verwijsindexhaaglanden.nl en in de nieuwsbrief van de verwijsindex. Wat te doen met de mail/vragenlijst? In maart 2014 zijn de eerste vragenlijsten verzonden. Het is jammer dat wij niet van iedereen een respons hebben ontvangen. Bij navraag is gebleken dat soms niet duidelijk was welke stappen genomen moesten worden. Daarom geven we hieronder een korte instructie. Je krijgt een mail, omdat je deel uit maakt van een matchcombinatie. In de mail staat een matchnummer genoemd en een link naar de vragenlijst. Door op de link te klikken kom je direct in de vragenlijst. [ link ] Hoe zoek je op matchnummer in de verwijsindex? Je gaat naar www.verwijsindexhaaglanden.nl en logt in via je account. Ga naar matches en vul het matchnummer in dat in de mail genoemd staat. Klik op [zoek]. Nu verschijnen de gegevens van cliënt. Als je op dit veld gaat staan en klikt op [zoek], dan verschijnen de gegevens van de contactpersonen uit de match. Wie is contactpersoon/professional van cliënt? De digitale vragenlijst wordt gestuurd naar degene die het signaal heeft geplaatst in de verwijsindex en naar de andere betrokkene(n) bij de match. De persoon die het signaal heeft geplaatst, staat als contactpersoon in de verwijsindex. Als de naam van de contactpersoon niet correct is, kan je dit zelf aanpassen in de verwijsindex. Als dit niet lukt, stuur dan een mail naar functioneel beheer van de verwijsindex via
[email protected]. In sommige gevallen is de contactpersoon die in de verwijsindex staat genoemd niet de professional zelf, maar iemand die namens de professional het signaal heeft geplaatst. In dit geval verzoeken we je de vragenlijst direct door te sturen naar de aan de cliënt gekoppelde professional. AANDACHT VOOR MONITOR VERWIJSINDEX !!
Wie doen er mee? De gemeenten in regio Haaglanden willen graag dat zoveel mogelijk organisaties werken met de verwijsindex. Want hoe meer organisaties met elkaar samenwerken, hoe beter de hulp voor kinderen en jongeren kan worden georganiseerd. Voorbeelden van organisaties die werken met de verwijsindex zijn: Jeugdgezondheidszorg, Leerlingzaken, Halt Hollands Midden Haaglanden, Algemeen Maatschappelijk Werk, Jongerenwerk, De Jutters, Jeugdbescherming West, William Schrikker Groep, Stichting MEE, Kwadraad, Brijder en scholen. Een actuele lijst van aangesloten organisaties is te vinden op www.verwijsindexhaaglanden.nl Deelnemende gemeenten in Haaglanden Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland, Zoetermeer Contactgegevens Verwijsindex Haaglanden Koningin Sophiestraat 122 2595 TM Den Haag 070 – 353 71 32 Website: www.verwijsindexhaaglanden.nl
Mailadres:
[email protected]
