EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PROSES PEMBERIAN KREDIT MIKRO PADA PT. BANK DKI Febriana Marcha Universitas Bina Nusantara , Jl. Kebon jeruk Raya No 27, Telp: (021) 53696969 Email:
[email protected] Dosen Pembimbing: Drs. Hery Gunawan, MM
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memahami pengendalian internal atas proses pemberian kredit mikro, untuk mengetahui apakah pengendalian internal terhadap proses pemberian kredit mikro sudah berjalan dengan efektif dan efisien. Selain itu, penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal terhadap proses pemberian kredit mikro. Metoda penelitian yang digunakan penulis adalah penelitian deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan adalah data primer, seperti melakukan wawancara, kuisioner, melakukan observasi langsung, dan melakukan dokumentasi. Penulis melakukan penelitian pada PT. Bank DKI yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perbankan dan jasa keuangan. Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa pengendalian internal terhadap proses pemberian kredit mikro pada PT. Bank DKI sudah berjalan dengan efektif. Namun, masih terdapat kelemahan-kelemahan seperti auditor internal tidak dilibatkan dalam penilaian risiko dalam proses pemberian kredit dan Bank DKI tidak melakukan tukar menukar informasi tentang debitur dengan bank lain. (FM) Kata Kunci : Pengendalian Internal, Pemberian Kredit, Kredit Mikro.
PENDAHULUAN Dalam beberapa tahun terakhir, terutama setelah terjadi krisis perbankan, perhatian pemerintah di berbagai negara termasuk Indonesia, terhadap kebijakan dan pengawasan bank semakin besar. Perhatian tersebut antara lain karena semakin disadari arti penting dan peran strategis sektor perbankan dalam suatu perekonomian. Hal itu terjadi karena fungsi utama perbankan adalah sebagai penghimpun dan penyalur dana masyarakat. Hubungan antara bank dan masyarakat seperti simbiosis mutualisme yang saling menguntungkan, karena masyarakat merupakan sumber operasi bank dan memperoleh keuntungan dari kegiatan menyimpan uang, sedangkan dana yang disimpan dari masyarakat dapat dijadikan dana kredit oleh bank. Masyarakat yang merupakan penerima kredit juga mendapatkan keuntungan karena mendapatkan modal untuk mengembangkan usahanya. Oleh karena itu, diperlukan pengawasan yang ketat dalam kegiatan perbankan untuk menjaga kepercayaan masyarakat terhadap perbankan agar masyarakat mau menyimpan uangnya di bank dan meminjam uang kepada bank. Karena bank memiliki tugas pokok yaitu menghimpun dana dari masyarakat dan menyalurkannya kembali dana tersebut kepada masyarakat/pengusaha yang memerlukannya Dengan demikian, peranan kredit dalam operasi bank sangat besar/penting, di samping sebagaian besar bank masih mengandalkan sumber pendapatan utamanya dari operasi perkreditan sehingga untuk mendapatkan margin yang baik diperlukan pengelolaan perkreditan secara efektif dan efisien.
Sektor usaha mikro di Indonesia telah berkembang pesat. Selain itu usaha mikro juga merupakan sektor usaha yang memiliki daya tahan yang baik dari berbagai macam krisis, seperti krisis moneter maupun krisis keuangan lainnya. Oleh karena itu, banyak masyarakat yang melakukan kegiatan usaha mandiri sebagai salah satu mata pencaharian mereka. Faktanya banyak pengusaha mikro yang masih sulit berkembang karena kekurangan modal. Salah satu cara untuk memperoleh dana untuk kegiatan opersional usaha adalah dengan melakukan pinjaman ke bank. Cara ini tampak mudah dilakukan, namun tidak demikian keadaan yang sebenarnya. Bank sebagai pihak kreditur tidak secara mudah meminjamkan uang kepada debitur. Kreditur mempunyai beberapa kriteria penilaian terhadap debitur, yang paling utama adalah kreditur memiliki kepercayaan bahwa debitur dapat mengembalikan hutang mereka. Penilaian-penilaian tersebut dilakukan oleh pihak bank agar tidak timbulnya masalah di kemudian hari setelah transaksi hutang piutang selesai dilakukan dengan debitur. Karena dalam kegiatan pemberian kredit tersebut mengandung risiko yang sangat besar, maka untuk menghindari terjadi masalah di kemudian hari dengan kredit yang di berikan oleh bank, bank harus memiliki pengendalian internal yang baik terhadap setiap kegiatan operasionalnya. Terselenggaranya sistem pengendalian internal bank yang handal dan efektif menjadi tanggung jawab dari para pengurus dan para pejabat bank. Selain itu, pengurus bank juga berkewajiban untuk meningkatkan risk culture yang efektif pada organisasi bank dan memastikan hal tersebut melekat di setiap jenjang organiasi.. Sistem pengendalian internal yang efektif dapat membantu pengurus bank menjaga aset bank, menjamin tersedianya laporan keuangan dan manajerial yang dapat dipercaya, meningkatkan kepatuhan bank terhadap ketentuan dan peraturan perundang-perundangan yang berlaku, Maka dari pada itu, pengendalian internal merupakan komponen penting dalam manajemen bank dan menjadi dasar bagi kegiatan operasional bank yang sehat dan aman serta mengurangi risiko terjadinya kerugian, penyimpangan dan pelanggaran aspek kehati-hatian. Melihat peran penting pengendalian internal pada masalah perkreditan suatu bank, maka dilakukan pembahasan pengendalian internal di PT. Bank DKI dengan judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PROSES PEMBERIAN KREDIT MIKRO PADA PT. BANK DKI.” Dalam penulisan skripsi ini, masalah yang di teliti adalah sebagai berikut: 1. Pengendalian internal apa yang dilakukan oleh Bank DKI dalam proses pemberian kredit mikro? 2. Apakah pengendalian internal tersebut telah memadai untuk proses pemberian kredit mikro? 3. Apakah pengendalian internal yang diterapkan telah efektif dan efisien? Penelitian ini memiliki beberapa tujuan, antara lain: 1. Memahami pengendalian internal atas proses pemberian kredit mikro pada PT. Bank DKI. 2. Untuk mengetahui sistem pengendalian internal yang diterapkan telah efektif dalam proses pemberian kredit mikro pada PT. Bank DKI. 3. Mengevaluasi sistem pengendalian internal terhadap proses pemberian kredit mikro pada PT Bank DKI.
METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan adalah analisis kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian Kepustakaan Penelitian kepustakaan dilakukan dengan membaca dan mengambil beberapa teori dari buku yang berkaitan dan diperlukan dalam penulisan skripsi ini 2. Penelitian Lapangan Penelitian ini dilakukan dengan melihat langsung dan meminta data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Cara-cara yang dilakukan: a. Wawancara Yaitu melakukan tanya jawab secara langsung dengan kepala bagian atau staf yang bersangkutan guna memperoleh data-data yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti. b. Observasi Yaitu mengadakan pengamatan langsung tentang kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan. c. Kuesioner Yaitu berupa daftar pernyataan untuk dijawab oleh bagian yang bersangkutan agar diperoleh data yang lengkap.
d.
Dokumen Penulis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung yang berkaitan dengan kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan pemberian kredit mikro.
HASIL DAN BAHASAN A. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajemen entitas mengenai pentingnya pengendalian internal entitas. Efektivitas infromasi dan komunikasi serta aktivitas pengendalian sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan oleh lingkungan pengendalian. Oleh karena itu lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Dalam lingkungan pengendalian terdapat berbagai faktor yang membentuk pengendalian dalam suatu entitas yaitu: 1. Integritas dan nilai etika Tanggung jawab manajemen adalah menjunjung tinggi nilai integritas, yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau telah menjadi komitmennya. Selain itu, dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, manajer dituntut untuk mendasarkan pada etika bisnis. Nilai integritas dan etika bisnis tersebut dapat dikomunikasikan oleh manajer melaui personal behavior dan operational behavior. Integritas dan nilai etika yang terdapat pada Bank DKI adalah: a. Terdapat Pokok-pokok Code of Conduct Bank DKI yang mengatur hal-hal sebagai berikut: b. Bank DKI memiliki pedoman (manual of operation) di bidang perkreditan c. Karyawan Bank DKI selalu patuh dan disiplin terhadap kebijakan yang berlaku d. Tidak terdapatnya conflict of interest dalam proses pemberian kredit e. Konsisten dalam menjalankan prinsip kehati-hatian f. Menerapkan prinsip four-eyes principle dalam proses pemberian kredit g. Mengenal debitur dengan baik (know your customer) 2. Komitmen terhadap kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, personel di setiap tingkat organisasi harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan paduan antara kecerdasan, pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi. Tenaga kerja yang di rekrut oleh Bank DKI merupakan tenaga kerja profesional (pro hire) yang berasal dari latar belakang pendidikan yang berbeda-beda. Bank DKI memiliki syarat bagi karyawannya yang berada di divisi kredit mikro yaitu mempunyai pengalaman minimal 2 tahun di bidang risiko jadi yang di rekrut oleh Bank DKI memang merupakan orang-orang yang kompeten dan sudah berpengalaman di bidang mikro. Bank DKI juga memberikan pelatihan kepada karyawannya. Ketika pertama kali masuk karyawan diberikan pelatihan berupa induction training, di dalam pelatihan tersebut akan dijelaskan mengenai visi misi Bank DKI, pencapaian apa yang ingin di raih oleh Bank DKI, ini dilakukan karena setiap bank memiliki tujuan dan target pencapaian yang berbeda-beda. Lalu, setiap akan melakukan penilaian risiko, karyawan akan diberikan pelatihan terlebih dahulu agar dapat menjalankan tugasnya secara maksimal. Selain itu, terdapat evaluasi secara rutin mengenai kinerja karyawan Bank DKI sehingga jika hasil evaluasi terdapat kinerja karyawan yang kurang baik karena di sebabkan oleh keterbatasan pengetahuan atau keterampilan maka akan diberikan pelatihan untuk meningkatkan kinerja karyawan tersebut. 3. Dewan komisaris dan komite audit Dalam proses pemberian kredit mikro, dewan komisaris tidak ikut berpartisipasi untuk memutuskan kredit dikarenakan limit kredit mikro maksimal hanya Rp. 500.000.000 sehinga jenjang keputusan kredit tidak sampai kepada dewan komisaris. Dewan komisaris hanya melakukan review terhadap kinerja divisi kredit mikro. Dewan komisaris akan mengundang divisi kredit mikro untuk melaporkan perkembangan dan kendala-kendala apa saja yang ada dalam pemberian kredit, lalu dewan komisaris akan memberikan arahan-arahan kepada divisi kredit mikro terkait dengan kendalakendala yang dihadapi. 4. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dilakukan dan tidak dikerjakan oleh perusahaan. Sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan. Filosofi yang dimiliki Bank DKI dalam proses pemberian kredit mikro adalah memberikan pelayanan kepada debitur secara profesional dan proporsional. Artinya adalah dalam proses
pemberian kredit, Bank DKI selalu menjunjung tinggi nilai profesionalisme, dan selalu memberikan jumlah kredit secara proporsional sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditetapkan dan juga berdasarkan kondisi kenyataan yang ada, dan juga setiap karyawan Bank DKI harus memiliki kompetensi dan integritas yang tinggi, serta mendahulukan kepentingan perusahaan di atas kepentingan pribadi. 5. Struktur organisasi Struktur organisasi memberikan rerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas perusahaan. Bank DKI telah memiliki struktur organisasi yang menggambarkan hubungan antara bagian yang saling terkait serta telah terdapat deskripsi tugas dan wewenang secara rinci dan tertulis baik untuk struktur organisasi Bank DKI kantor pusat dan divisi kredit mikro. Sehingga penilaian evaluasi dalam struktur organisasi sudah memadai karena fungsi dan tanggung jawab telah tercantum di buku pedoman perkreditan mikro. 6. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Dari sekian banyak sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Sumber daya manusia (SDM) merupakan sumber daya yang sangat penting. Memiliki SDM yang berkualitas sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum. Dalam hal kebijakan dan praktik sumber daya manusia Bank DKI memiliki kebijakan dan prosedur kepegawaian dalam rangka mendapatkan SDM yang jujur dan kompeten terhadap tugasnya dan juga tidak segan untuk melakukan tindakan terhadap karyawan yang berbuat penyimpangan. Bank DKI juga memiliki aturan dan sanski tertulis untuk setiap pelanggaran yang dilakukan karyawannya. Manajamen akan melakukan tindakan secara intensif untuk mengurangi tindakan pegawai yang tidak jujur atau melakukan perbuatan menyimpang. Seperti diberikannya surat teguran, surat peringatan 1, 2, sampai 3 jika tindakan tersebut tidak dapat mengatasi perilaku karyawan yang tidak jujur maka Bank DKI akan melakukan pemecatan terhadap karyawan tersebut. Hal ini dibuktikan dengan baru berjalannya divisi kredit mikro selama 1,5 tahun tapi sudah terdapat 10 unit mikro yang di cut karena melakukan perbuatan menyimpang. Pada bagian kredit mikro juga dilakukan rotasi karyawan dalam jangka waktu tertentu dan bersifat situasional. Ini menunjukan bahwa evaluasi pengendalian internal atas kebijakan dan praktik sumber daya manusia telah memadai. B. Penaksiran Risiko Penaksiran risiko merupakan suatu serangkaian tindakan yang dilaksanakan oleh direksi dalam rangka identifikasi, analisis dan menilai risiko yang dihadapi bank untuk mencapai sasaran usaha yang ditetapkan. Suatu sistem pengendalian internal yang efektif mengharuskan bank secara terus menerus mengidentifikasi dan menilai risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran. Bank DKI melakukan penilaian risiko dengan cara scoring yang mencakup analisa kuantitatif (yang dapat diukur) dan analisa kualitatif (yang tidak dapat diukur). Analisa kuantitatif diukur menggunakan rasio-rasio seperti repayment capacity, current ratio, dan profitability ratio. Sedangkan dalam analisa kualitatif yang di analisa adalah karakter, manajemen, kondisi lingkungan usaha, fasilitas dan agunan. Untuk sistem penilaian risiko Bank DKI menggunakan sarana yang bernama credit application system. Cara kerja dari credit application system tersebut adalah dengan memasukan omset debitur lalu biaya usaha dan biaya rumah tangga, setelah itu barulah didapatkan berapa keuntungan usaha debitur, dan jika debitur mempunyai cicilan lain (kartu kredit, KPR, dan lain-lain) harus dimasukan lagi sebagai sistem sebagai pengurang maka akan mendapatkan disposable income. Setelah itu melakukan analisa Installment to Dispossible Income Ratio (IDIR) dan IDIR yang dipersyaratkan adalah 80%. Lalu dilakukan analisa Repayment Capacity (RPC) dengan mengkalikan keuntungan usaha dengan rasio maksimal 75%, Bank DKI memiliki aturan bahwa nilai angsuran debitur harus di atas 2 kali repayment capacity. Terakhir dilakukan scoring dan akan keluar hasil perhitungan apakah termasuk low risk, medium risk atau high risk. Jika tingkat hasil scoring menunjukan high risk maka proses kredit tidak dapat dilanjutkan, tapi jika medium risk dan low risk maka proses kredit boleh dilanjutkan. Bank DKI juga senantiasa meningkatakan Risk Awareness dalam penerapan budaya sadar risiko terus diimplementasikan kepada seluruh karyawan Bank DKI pada setiap tingkatan dan pada setiap pelaksanaan aktivitas operasional dan non operasional perbankan. Salah satunya adalah Bank DKI telah memiliki pedoman manajemen risiko dan buku pedoman perusahaan kredit mikro yang harus di mengerti oleh setiap karyawan Bank DKI. Untuk meningkatkan kesadaran karyawan Bank DKI terhadap manajemen risiko, maka Bank DKI melakukan sosialisasi dengan cara melakukan training mengenai manajemen risiko tersebut, kemudian dengan melakukan coaching kepada setiap
unit mikro dengan cara studi kasus langsung terjun ke lapangan dan juga dilakukan pendampingan terhadap unit-unit mikro tersebut. Selain itu Bank DKI di dalam melakukan pengelolaan risikonya menerapkan 8 (delapan) jenis risiko sesuai dengan ketentuan Bank Indonesia, yaitu: Risiko Kredit, Risiko Pasar, Risiko Operasional, Risiko Likuiditas, Risiko Hukum, Risiko Kepatuhan, Risiko Reputasi dan Risiko Strategis. Bank DKI juga mengevaluasi penilaian risiko-risiko setiap 6 bulan atau 1 tahun sekali. Pegendalian internal terhadap penilaian risiko cukup baik, ini terlihat dari profil risiko Bank DKI tahun 2012 yang berada pada posisi “rendah ke sedang”, namun masih terdapat kelemahan. Kelemahan yang terdapat dalam penaksiran risiko proses pemberian kredit adalah: 1. Grup Audit Internal tidak dilibatkan dalam penilaian risiko dalam proses pemberian kredit. Grup Audit Internal terlibat ketika kredit tersebut telah dicairkan. Perannya adalah mengontrol apakah proses pemberian kredit sudah sesuai dengan aturan yang ada dan apakah benar terdapat nasabah tersebut. C. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Terdapat 4 tipe dalam aktivitas pengendalian, yaitu: 1. Pengendalian pengolahan informasi Bank melaksanakan verifikasi terhadap akurasi dan kelengkapan transaksi dan melaksanakan prosedur otorisasi, sesuai dengan ketentuan internal. Kegiatan pengendalian sistem informasi dapat digolongkan dalam dua kriteria, yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. a. Pengendalian umum Unsur pengendalian umum meliputi: organisasi pusat pengelolaan, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasional fasilitas pengolahan data. Dalam hal ini Bank DKI menggunakan core banking system berupa bank vision untuk memproses loan, saving, customer information file hingga berbagai layanan perbankan lainnya. Selain itu Bank DKI baru mempunyai MIS (Management Information System) yaitu petugas yang bertugas khusus mengelola data untuk di laporkan ke seluruh cabang. Laporan tersebut dikirim setiap hari pada jam 11 siang dan berisi mengenai posisi Bank DKI, nasabah, kualitas, dan juga pencapaian divisi kredit mikro. Pengendalian umum Bank DKI termasuk memadai karena sudah terdapat petugas khusus yang melakukan pengelolaan data dan selalu mengupdate laporan kepada seluruh cabang. b. Pengendalian aplikasi Pengendalian aplikasi diterapkan terhadap program yang digunakan Bank dalam mengolah transaksi dan untuk memastikan bahwa semua transaksi adalah benar, akurat dan telah di otorisasi secara benar. Pengendalian aplikasi dikelompokkan menjadi: 1) Prosedur otorisasi yang memadai Proses autorisasi sebuah kredit dimulai ketika credit reviewer atau area credit reviewer melakukan pemeriksaan dokumen (identitas, agunan, dan lainnya) serta evaluasi terhadap seluruh rincian data pengajuan kredit dan memberikan rekomendasi di Memorandum Analisa Kredit sebelum meneruskan proses persetujuan kredit kepada micro unit head atau micro area head. Setelah itu, micro unit head atau micro area head wajib membaca dan mempelajari rekomendasi yang disampaikan oleh marketing dan credit reviewer atau area credit reviewer beserta dokumen-dokumen pendukungnya, juga melakukan pengecekan karakter dan tujuan kredit debitur. Setelah menandatangani memorandum analisa kredit, credit reviewer, area credit reviewer, dan micro unit head atau micro area head bertanggung jawab sepenuhnya terhadap semua informasi yang telah di verifikasi dan tercantum di dokumen kredit. Setelah itu dilakukan pengambilan keputusan atas kredit, yang melakukan persetujuan atas kredit telah ditetapkan oleh Bank DKI sesuai dengan limit kewenangannya dan besarnya plafon kredit tersebut, yaitu: 1. Plafond kredit Rp. 5.000.000 s/d Rp/ 50.000.000: maka credit reviewer sebagai pemberi rekomendasi dan micro unit head sebagai pemutus kredit. 2. Plafond kredit Rp. 50.000.000 s/d Rp/ 100.000.000: maka area credit reviewer sebagai pemberi rekomendasi dan micro area head sebagai pemutus kredit.
3.
2.
Plafond kredit Rp. 100.000.000 s/d Rp/ 150.000.000: maka risk officer sebagai pemberi rekomendasi dan sales and distribution manager sebagai pemutus kredit. 4. Plafond kredit Rp. 150.000.000 s/d Rp/ 500.000.000: maka risk manager sebagai pemberi rekomendasi dan pemimpin divisi kredit mikro sebagai pemutus kredit. Untuk mendapatkan informasi mengenai debitur saat melakukan penilaian kredit yang tercantum dalam laporan kunjungan debitur dan memorandum analisa kredit, Bank DKI melakukan tindakan sebagai berikut: 1. Wawancara Wawancara dilakukan untuk memperoleh keterangan mengenai debitur dan apakah data yang terima bank sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Yang bertugas untuk melakukan wawancara adalah marketing, credit reviewer 2. Kunjungan ke lokasi usaha (on the spot) Kunjungan langusng ke tempat debitur untuk menggali informasi mengenai akvititas usaha debitur dan juga untuk memastikan secara fisik mengenai kebenaran data permohonan kredit. Kunjungan ini bisa bersifat terencana dan bersifat dadakan. Prosedur otorisasi Bank DKI sudah memadai karena terdapat lebih dari satu orang yang melakukan proses otorisasi kredit. Dan sudah di atur jelas mengenai tugas dan tanggung jawab pemutus kredit, juga siapa yang berhak melakukan pemutusan kredit di dalam buku pedoman perkreditan mikro, selain itu semua pihak yang terlibat dalam pemberian kredit mikro menyertakan tanda tangannya sebagai bentuk tanggung jawab terhadap hasil penilaian kredit tersebut. 2) Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup Bank sekurang-kurangnya memformalkan dan mendokumentasikan kebijakan, prosedur, sistem dan standar akutansi serta proses audit secara memadai. Dokumen tersebut harus diperbarui secara berkala guna kegiatan operasional bank secara aktual, dan harus di informasikan kepada pejabat dan pegawai. Pengendalian dalam perancangan dokumen dan catatan sudah memadai. Karena Bank DKI telah memiliki buku pedoman perkreditan mikro yang berisi tentang kebijakan perusahaan, prosedur pemberian kredit, sistem yang digunakan dalam perusahaan dan standar akuntansi yang digunakan dalam proses audit. Dan dokumen pemberian kredit telah bernomor urut dan tercetak, serta ikatan perjanjian kredit selalu dibuatkan secara lengkap oleh karyawan Bank DKI. Selain itu, terdapat beberapa rangkap bukti pemberian kredit yang di distribusikan kepada bagian yang berbeda untuk kepentingan pengawasan internal. Dan Bank DKI selalu mengupdate perjanjian kredit yang ada sehingga perjanjian kredit yang akan jatuh tempo segera di proses agar tidak terjadinya overdue. Pemisahan fungsi yang memadai Pemisahan fungsi memiliki tujuan agar setiap orang dalam jabatannya tidak memiliki peluang untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan operasional. Bank harus mematuhi prinsip pemisahan fungsi ini,yang dikenal sebagai “Four-eyes principle”. Bank DKI telah menerapkan four-eyes principle dalam proses pemberian kredit. Ini dapat dilihat dari adanya pemisahan antara lini bisnis, lini analis dan lini collection. Pemisahan fungsi yang diterapkan oleh Bank DKI adalah sebagai berikut: a. Lini Bisnis Dalam pemberian kredit mikro lini bisnis dijalankan oleh marketing, micro unit head, micro area head, business support officer, sales management officer dan sales and distribution manager. b. Lini Analis Divisi yang terdapat dalam lini analis/reviewer adalah credit reviewer, area credit reviewer, risk management and reviewer officer, dan risk management and reviewer manager. c. Lini Collection Untuk lini collection terdiri dari relationship and collection, area collection head, relationship and collection officer, dan relationship and collection manager.
3.
4.
Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan Pengendalian aset fisik dilaksanakan untuk menjamin terselenggaranya pengamanan fisik terhadap aset bank. Kegiatan ini meliputi pengamanan aset, catatan dan akses terbatas terhadap program komputer dan file data. Bank DKI telah memiliki pengendalian aset fisik yang memadai karena seluruh dokumen penting telah disimpan di tempat yang aman terhadap pencurian, api, dan-lain-lain. Tempat tersebut berada di unit mikro dan berada ditempat yang terbebas dari bencana, dan juga yang memiliki akses ke dokumen tersebut adalah dari mulai kepala unit sampai credit administrasion dan pada saat penyerahan dokumen ke unit mikro menggunakan tanda terima. Review atas kinerja Kegiatan pengendalian diterapkan pada semua tingkatan fungsional sesuai struktur organisasi bank, yang sekurang-kurangnya meliputi: a. Kaji Ulang Manajemen (Top Level Reviews) Direksi bank secara berkala meminta penjelasan dan laporan kinerja operasional dari pejabat dan staf sehingga memungkinkan untuk mengkaji ulang hasil kemajuan (realisasi) dibandingkan dengan target yang akan dicapai. Evaluasi yang dilakukan Bank DKI dapat dikatakan baik, karena jajaran direksi melakukan review terhadap pemberian kredit dengan cara mengumpulkan unit-unit kerja lalu melakukan laporan mengenai pencapaian dan rencana kedepan unit mikro. Direksi juga meminta divisi mikro untuk membuat laporan selama 6 bulan sekali dan mulai dari sekarang laporan di minta untuk di buat setiap minggu. Dengan adanya laporan tersebut, direksi akan segera mendeteksi permasalahan seperti kelemahan pengendalian, kesalahan laporan keuangan atau penyimpangan lainnya. b. Kaji Ulang Kinerja Operasional (Functional Review) Kaji ulang kinerja operasional dilaksanakan oleh Satuan Kerja Audit Internal dengan frekuensi yang lebih tinggi, baik kaji ulang secara harian, mingguan maupun bulanan. Dalam prakteknya Bank DKI mempunyai Grup Audit Internal yang secara berkala melakukan audit terhadap proses pemberian kredit. Audit yang dilakukan oleh Grup Audit Internal bisa sudah di rencanakan sebelumnya dan juga dapat berupa audit surprise jika ada sesuatu yang mengkhawatirkan. Setelah dilakukan kaji ulang manajemen maupun kaji ulang operasional maka akan di terbitkan laporan mengenai hasil kaji ulang tersebut. Laporan tersebut akan di bagikan kepada setiap grup dan unit. Lalu grup dan unit akan melakukan tindakan-tindakan berdasarkan laporan tersebut.
D. Informasi dan Komunikasi Sistem akuntansi, informasi dan komunikasi dalam suatu perusahaan haruslah memadai, hal ini dimaksudkan agar mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dan digunakan sebagai sarana tukar menukar informasi dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya masingmasing. Evaluasi pengendalian internal untuk komponen informasi dan komunikasi dinyatakan sudah memadai. Hal ini ditunjukan Bank DKI dengan adanya Management Information System sebagai pengelola data, dan mendistribusikan laporan kepada unit-unit mikro. Juga dilakukannya rekonsiliasi secara berkala antara data akunting dan sistem informasi manajemen. Dalam mencari informasi mengenai debitur, Bank DKI melakukan BI Checking. BI Checking adalah proses pengecekan oleh lembaga keuangan baik bank maupun non-bank, kepada suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Debitur (SID) yang dikelola Bank Indonesia. Selain itu, Bank DKI juga menggali informasi melalui pihak ketiga seperti dari supplier, buyer atau lingkungan di sekitar tempat usaha debitur. Bank DKI mengamankan seluruh informasi data perkreditan melalui sistem back up data, dengan membentuk hot/mirroring Disaster Recovery Center. Sistem keamanan berteknologi tinggi ini berfungsi menjaga kelangsungan kinerja perusahaan dan meminimalisasi dampak dari gangguan sistem, bencana alam dan kerusakan data yang disebabkan tanpa atau dengan sengaja oleh karyawan maupun pihak luar. Selain itu, Bank DKI juga menyebarkan secara berkala tentang informasi mengenai kegiatan dan aktivitas kinerja perusahaan. Bank DKI menggunakan website sebagai media untuk menyediakan laporan keuangan publikasi triwulanan dan bulanan bank umum serta laporan tertentu yang disampaikan kepada Bank Indonesia. Laporan yang ditampilkan didalam website Bank DKI adalah sebagai berikut:
1. Laporan keuangan publikasi triwulan 2. Laporan keuangan publikasi tahunan 3. Laporan tahunan 4. Laporan tata kelola perusahaan Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, Bank DKI juga menciptakan komunikasi dua arah antara manajemen dengan karyawan melalui cara berikut: 1. Pertemuan rutin antara manajemen dengan karyawan Pertemuan rutin dilakukan dengan cara kunjungan direksi ke kantor cabang, cabang pembantu, dan kantor kas Bank DKI. 2. Employee gathering Employee gathering dengan karyawan yang dilakukan setiap 6 bulan atau 1 tahun sekali. Hal ini dilakukan agar karyawan saling mengetahui mengenai satu sama lain untuk terciptanya komunikasi internal yang baik. Dalam sistem komunikasi dan informasi untuk proses pemberian kredit mikro, masih terdapat kelemahan yaitu: 1. Bank DKI tidak melakukan tukar menukar informasi tentang debitur dengan bank lain. Dalam melakukan penilaian debitur sebelum terjadinya persetujuan kredit, Bank DKI hanya melakukan BI Checking dan juga menggali informasi mengenai debitur melalui pihak ketiga. E. Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian internal beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian internal tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan. Pemantauan harus dilaksanakan secara terus menerus terhadap efektivitas keseluruhan pelaksanaan pengendalian internal. Pada proses pemberian kredit mikro di Bank DKI, pemantauan tetap dilakukan setelah kredit dicairkan. Bagian yang melakukan pemantauan terhadap debitur yang telah di cairkan kreditnya adalah relationship and collection dan Grup Audit Internal. Relationship and collection melakukan pemantauan dengan cara melakukan kunjungan berkala kepada debitur untuk mengetahui informasi mengenai keadaan usaha debitur dan apakah kredit yang diberikan digunakan sesuai dengan tujuan dari kredit tersebut. Sedangkan audior internal bertugas untuk mengontrol apakah sudah proses pemberian kredit sudah sesuai dengan aturan yang ada dan apakah benar terdapat nasabah tersebut. Selain itu Grup Audit Internal juga memiliki tugas untuk memantau keefektivitasan sistem pengendalian internal Bank DKI. Manajemen juga melakukan aktivitas pemantauan untuk menilai keefektivitas rancangan dan operasi pengendalian internal pemberian kredit, salah satunya dengan melakukan pertemuan khusus untuk membahas keefektivitasan sistem pengendalian yang dilakukan 2 minggu sekali di unit-unit mikro dan 1 bulan sekali untuk rapat secara keseluruhan.
SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan Setelah melakukan penelitian terhadap evaluasi sistem pengendalian internal terhadap proses pemberian kredit mikro pada PT. Bank DKI dengan melakukan wawancara, penyebaran kuesioner serta mengumpulkan informasi mengenai sistem pengendalian internal terhadap proses pemberian kredit, dapat dikatakan bahwa pengendalian internal yang terdapat pada PT. Bank telah memadai dan berjalan secara efektif. Kesimpulan tersebut dikarenakan evaluasi pengendalian internal pada proses pemberian kredit mikro pada PT. Bank DKI adalah sebagai berikut: 1. Dalam lingkungan pengendalian di Bank DKI sudah dapat dikatakan memadai karena, memiliki code of conduct yang merupakan pedoman etika dan menjadi pirnsip yang memadu hubungan antara manajemen dan karyawan, telah terdapat buku pedoman perkreditan mikro, memiliki SDM yang merupakan tenaga kerja professional, konsisten dalam menjalankan prinsip kehati-hatian, dan menerapkan four-eyes principles dalam proses pemberian kredit. 2. Untuk penaksiran risiko Bank DKI juga dapat dikatakan memadai karena telah memiliki tools tersendiri dalam menilai risiko pemberian kredit yaitu berupa credit application system dan manajemen senantiasa meningkatkan risk awareness dalam penerapan budaya sadar risiko yang
3.
4.
5.
terus di implementasikan kepada seluruh karyawan Bank DKI. Namun masih terdapat kelemahan yaitu: a. Grup Audit Internal tidak dilibatkan dalam penilaian risiko dalam proses pemberian kredit. Grup Audit Internal terlibat ketika kredit tersebut telah dicairkan. Peran Grup Audit Internal pada proses pemberian kredit di Bank DKI adalah mengontrol apakah sudah proses pemberian kredit sudah sesuai dengan aturan yang ada dan apakah benar terdapat nasabah tersebut. Bank DKI juga memiliki pengendalian internal yang memadai dalam aktivitas pengendaliannya, ini dapat terlihat dari adanya Management Information System untuk melakukan pengeloalan data dan membuat dalam bentuk laporan, adanya pemisahan fungsi dan terdapat proses otorisasi yang memadai dalam proses pemberian kredit, juga memiliki tempat khusus untuk melindungi dokumen-dokumen penting Bank DKI, dan selalu melakukan review atas kinerjanya. Dalam informasi dan komunikasi di Bank DKI telah memiliki pengendalian internal yang memadai dikarenakan adanya Management Information System untuk mengolah data perkreditan, lalu terdapat Disaster Recovery Center sebagai back up data perkreditan. Bank DKI juga melakukan BI Checking dan menggali informasi debitur melalui pihak ketiga. Untuk penyebaran informasi kepada pihak eksternal Bank DKI menggunakan website sedangkan kepada pihak internal dilakukannya pertemuan rutin juga employee gathering. Namun memiliki kelemahan berupa: a. Bank DKI tidak melakukan tukar menukar informasi tentang debitur dengan bank lain. Dalam melakukan penilaian debitur sebelum terjadinya persetujuan kredit, Bank DKI hanya melakukan BI Checking dan juga menggali informasi mengenai debitur melalui pihak ketiga. Pengendalian internal yang dilakukan oleh Bank DKI dalam hal monitoring dapat dikatakan telah memadai, hal ini dikarenakan pemantauan tidak hanya dilakukan sebelum kredit di berikan tapi juga setelah kredit di cairkan.
B. Saran Berdasarkan evaluasi tersebut masih terdapat kelemahan-kelemahan dari kesimpulan yang telah diuraikan diatas. Saran yang dapat di berikan kepada PT. Bank DKI agar perusahaan dapat meningkatkan keefktivitasan dari sistem pengendalian internal. Maka saran atau rekomendasi yang dapat diberikan adalah sebagai berikut: 1. Grup Audit Internal sebaiknya juga terlibat dalam analisis dan penilaian risiko terhadap proses pemberian kredit mikro sehingga cakupan audit yang dilakukan lebih luas dan menyeluruh. 2. Sebaiknya, Bank DKI melakukan tukar informasi tentang debitur dalam rangka memperlancar dan mengamankan kegiatan usaha bank, antara lain untuk menghindari risiko apabila debitur ternyata memiliki reputasi yang kurang baik, dan juga supaya penilaian risiko Bank DKI menjadi lebih akurat. 3. Tidak ada sistem pengendalian internal yang mampu memberikan jaminan mutlak bahwa penyimpangan atau penyelewengan pasti tidak akan terjadi, oleh karena itu sistem pengendalian internal harus selalu di evaluasi secara terus menerus untuk memastikan bahwa pelaksanaannya sesuai dengan apa yang telah ditetapkan.
REFERENSI Arens, Alvin A., Elder & Beasley. (2012). Auditing and Assurance Service: An Intergrated Approach (14th ed.). New Jersey: Prentice Hall International, Inc. Fauziah, Liza. (2005). Evaluasi Pengendalian Internal atas Pemberian Kredit pada PT. Bank Rakyat Indonesia (PERSERO) Tbk. Jakarta: Universitas Pancasila. Ismail. (2011). Manajemen Perbankan: dari Teori Menuju Aplikasi. Jakarta: Kencana Kasmir. (2012). Manajemen Perbankan. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Lestari, Diyah Puji., Darminto., Topowijono. (2013). Analisis Sistem dan Prosedur Pemberian Kredit Multiguna Dalam Upaya Meningkatkan Pengendalian Kredit (Studi Pada PT. Bank Pembangunan Daerah Jawa Timur Cabang Madiun). Malang: Universitas Brawijaya Malang. Mulyadi. (2013) Auditing. Jakarta : Salemba Empat
Munawaroh. (2011). Peranan Pengendalian Internal dalam Menunjang Efektivitas Sistem Pemberian Kredit Usaha Kecil dan Menengah (Studi Kasus di Koperasi Pegawai BRI Cabang Kediri). Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan, Vol. 13, No. 1, Maret 2011: 76-82. Octavia, Evi., Yuliati R. (2011). Role of Internal Audit in Supporting Effectiveness of Internal Control Micro Credit. International Seminar on Business and Management Improving Business Competitiveness Through Integrated System, diakses 27 Mei 2014 dari http://repository.widyatama.ac.id. Peraturan Bank Indonesia No. 11/25/PBI/2009 Rivai V., Basir S., Sudarto S., Veithzal A.P. (2013). Commercial Bank Management: Manajemen Perbankan dari Teori ke Praktik. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Rivai V., Veithzal A.P., & Veithzal A.P. (2013). Credit Management Handbook Manajemen Perkreditan Cara Mudah Menganalisis Kredit: Teori, Konsep, Prosedur, Aplikasi serta Panduan Praktis Bankir, Mahasiswa, dan Nasabah. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Surat Edaran Bank Indonesia No. 5/22/DPNP tanggal 29 September 2003 Surat Edaran Bank Indonesia No. 13/23/DPNP tanggal 25 Oktober 2011 Suparmono, Gatot. (2009). Perbankan dan Masalah Kredit : Suatu Tinjauan di Bidang Yuridis. Jakarta: Rineka Cipta Supriyono, Maryanto. (2011). Buku Pintar Perbankan. Yogyakarta : Penerbit Andi
RIWAYAT PENULIS Febriana Marcha, lahir di kota Jakarta, 18 Februari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2014.
