EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP FASILITAS PEMBERIAN KREDIT KEPADA USAHA KECIL PADA PT BP Nilasari Puspita Nengsi Tiven, Ahmad Adri Binus University, Jln. Kebon Jeruk Raya No. 9, Jakarta Barat 11480, +628510954585,
[email protected]
ABSTRACT This study aims to assess whether internal controls over lending to small businesses in the PT. BP is adequate and to assess whether the implementation of the provision of credit to small businesses in the PT. BP has met the internal controls established by the company. The methodology used in this study is a qualitative research method in which the techniques used are interview techniques, field observation techniques and books literature. Research object selected is PT BP's internal control system. The results showed that the control environment is good PT BP but the lack of incentive in maintaining employee competence. Other results also showed that the risk assessment, control activities and information and communication that existed at PT BP is good, but for the supervision of the PT BP credit activity is still lacking. The author suggests PT BP should provide training to employees on a regular basis, eliminating tolerance for non-formal engagement because it is not witnessed by a public notary, an evaluation procedure with a shorter period of time as well as to evaluate the transactions that occur daily. ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menilai apakah pengendalian internal terhadap pemberian kredit kepada usaha kecil pada PT. BP sudah memadai dan Untuk menilai apakah pelaksanaan pemberian kredit kepada usaha kecil pada PT. BP telah memenuhi pengendalian intern yang ditetapkan oleh perusahaan. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif dimana teknik yang digunakan adalah teknik wawancara, teknik observasi lapangan dan teknik studi pustaka. Objek penelitian yang dipilih adalah sistem pengendalian intern PT BP. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Lingkungan pengendalian PT BP sudah baik namun kurangnya insentif dalam menjaga kompetensi karyawan. Hasil lainnya juga menunjukkan bahwa Penilaian resiko, aktifitas pengendalian dan informasi dan komunikasi yang ada pada PT BP sudah baik, namun untuk Pengawasan PT BP terhadap kegiatan kredit masih kurang. Penulis menyarankan PT BP sebaiknya memberikan pelatihan kepada karyawan secara rutin, menghilangkan toleransi atas perikatan dibawah tangan atau tidak formal karena tidak di saksikan oleh notaris, melakukan evaluasi prosedur dengan jangka waktu yang lebih pendek serta melakukan evaluasi harian atas transaksi yang terjadi.
PENDAHULUAN Indonesia dewasa ini merupakan negara yang berkembang. Hal tersebut ditandai dengan meningkatkanya perkembangan sektor industri secara signifikan. Dalam rangka pengingkatan serta pemerataan taraf hidup masyarakat Indonesia, sektor usaha kecil dan menengah merupakan salah satu cara yang dapat di tempuh untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk mendirikan usaha kecil atau menengah tak terhindarkan dari adanya sejumlah hambatan. Hambatan utama yang di hadapi oleh para pelaku usaha pada umumnya adalah jumlah modal yang terbatas untuk terus menjaga kestabilan usahanya dan menjaga eksistensi diantara kompetitornya. Fasilitas pemberian kredit dari bank merupakan salah satu produk bank yang memiliki peranan penting dalam memajukan sektor industri. Dalam hal ini pemberian kredit disertai dengan adanya risiko risiko bawaan, seperti bahaya yang timbul dari kredit tak tertagih. Kredit tak tertagih adalah tidak terbayarnya kembali kredit tersebut, baik sebagian maupun seluruhnya. Kredit tak tertagih banyak terjadi sebagai akibat analisis pemberian persetujuan kredit yang tidak begitu ketat, sehingga pengelolaan dan pengawasan pemberian kredit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang memadai demi keamanan. Setelah melalui beberapa pertimbangan, pemilihan PT BP sebagai objek penelitian dikarenakan PT BP mempunyai jaringan yang luas serta merupakan hasil merger dari 5 Bank yang saat ini telah efektif beroperasi selama kurun waktu 11 tahun namun sudah menjadi salah satu dari sepuluh bank terbaik di Republik Indonesia. Selain itu PT BP selalu menjaga komitmennya untuk mendukung pengembangan sektor Usaha Kecil dan Menengah seiring dengan kontribusinya yang berarti terhadap perekonomian Indonesia. Sejak tahun 2007, PT. BP secara aktif memberikan kredit modal kerja dan investasi ke segmen UKM. Berdasarkan uraian di atas, jelas bahwa dalam melakukan penilaian pemberian kredit kepada usaha kecil dan mikro dibutuhkan penerapan sistem pengendalian intern dalam prosesnya. Maka penulis akan membahas mengenai : “EVALUASI PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP FASILITAS PEMBERIAN KREDIT KEPADA USAHA KECIL PADA PT BP”
IDENTIFIKASI MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka yang menjadi masalah utama dalam penelitian ini adalah : 1.
Apakah sistem pengendalian internal terhadap prosedur pemberian kredit usaha kecil pada PT. BP sudah memadai?
2.
Apakah pelaksanaan pemberian kredit kepada usaha kecil pada PT. BP telah memenuhi pengendalian intern yang ditetapkan?
METODOLOGI PENELITIAN Dalam penelitian ini, peneliti menganalisis sistem pengendalian intern PT BP pada prosedur pemberian Kredit usaha kecil. Karakteristik riset ini adalah sebagai berikut: 1. Jenis riset adalah riset kualitatif 2. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder 3. Metode pengumpulan data adalah dengan meminta dokumen prosedur pemberian kredit, mengajukan pertanyaan mengenai prosedur, melakukan observasi, dan dari hasil studi pustaka. Lingkungan Riset adalah lingkungan rill (field research) Unit analisis adalah Pengendalian Intern atas fasilitas pemberian kredit yang di berikan oleh PT BP.
HASIL DAN BAHASAN Analisis Sistem Pengendalian Intern Kredit Usaha Kecil Berdasarkan COSO Sistem pengendalian intern merupakan hal yang sangat krusial pada seluruh proses pelaksanaan kegiatan bank, mengingat risiko yang ditimbulkan sangatlah beragam. Maka dari itu sistem pengendalian intern membutuhkan perhatian yang lebih untuk mengurangi kemungkinan terjadinya risiko tersebut. Dalam bab ini, penulis akan menganalisis dan mengevaluasi penerapan sistem pengendalian intern dalam pemberian kredit kepada usaha kecil dan mikro pada PT. BP Tbk berdasarkan Committee of Sponsoring Organization of Treadway Commission (COSO) yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian dan pemantauan. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Menurut COSO Lingkungan pengendalian memiliki 5 komponen dasar, Berikut adalah penguraian dari 5 komponen tersebut yang telah diimplementasikan oleh PT BP : 1.
Integritas dan Nilai Etika Intergritas adalah suatu konsep yang menunjukan konsistensi antara tindakan dengan nilai dan prinsip. PT. BP memiliki peraturan kode etik secara tertulis yang dijadikan pedoman dalam bekerja seluruh karyawan, tak terkecuali karyawan bagian kredit. Peraturan kode etik PT. BP terdapat 15 point kode etik yang wajib dipatuhi oleh karyawan PT. BP. Tersedianya peraturan mengenai kode etik serta adanya sanksi sanksi yang secara tegas diberlakukan tidak dapat menghindarkan PT. BP dari terjadinya pelanggaran pelanggaran. Pada bagian kredit secara umum karyawan telah mematuhi kode etik yang berlaku.
2.
Partisipasi Dewan Direksi dan Audit Komite Pada PT. BP, Dewan direksi mempunyai tugas dan wewenang dalam membuat persetujuan atas kredit UKM yang diajukan oleh nasabah PT. BP. Ini membuktikan bahwa PT. BP telah menerapkan aturan dari Bank Indonesia dalam dalam proses pemberian kredit UKM dengan mengembangkan prosedur untuk mengidentifikasi, mengukur, memantau, dan mengendalikan risiko yang dihadapi Bank, dalam hal ini risiko yang di hadapi adalah risiko kredit. Selain itu juga PT. BP memastikan bahwa pendelegasian wewenang berjalan secara efektif yang didukung oleh penerapan akuntabilitas yang konsisten, dengan adanya pendelegasian tugas dan wewenangnya atas persetujuan kredit kepada manajemen apabila direksi sedang berhalangan untuk melakukan tugasnya. Namun dalam mendelegasikan tugas tersebut PT. BP mempunyai kriteria tertentu mengenai tugas yang dapat dan tidak dapat di delegasikan kepada manajemen. Dewan direksi dan komisaris PT. BP secara rutin melakukan evaluasi kinerja bagian kredit. PT. BP mempunyai komite audit atau audit internal yang disebut dengan CIA (Corporate Internal Audit). Tugas dari CIA adalah mengaudit kinerja seluruh departemen. Dalam pelaksanaan program kredit UKM, CIA tidak mempunyai tugas dan wewenang apapun dalam proses pemberian kredit UKM PT. BP.
3.
Filosofi manajemen dan gaya operasi Manajemen senior dan dewan direksi menetapkan struktur organisasi dan garis pelaporan yang diperlukan untuk merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan secara berkala menilai kegiatan entitas. Bagian kredit PT. BP mempunyai panduan struktur serta jalur pelaporan dan tanggung jawab dengan jelas, sehingga karyawan tahu harus memberikan laporan serta tanggung jawab dalam pekerjaannya kepada pihak pihak tertentu sesuai dengan posisi jabatannya.
4.
Komitmen dan kompetensi Pada bagian kredit PT. BP belum ada ketentuan atau syarat kriteria tertentu dalam mempekerjakan karyawannya. Selain itu untuk mempertahankan kompetensi karyawannya PT. BP memberikan pelatihan secara berkelanjutan bagi karyawan bagian kredit. Pelatihan yang diberikan berupa materi tentang produk. Pelatihan itu sendiri dapat berupa kelas besar ataupun sharing session. Namun walaupun berkelanjutan PT. BP belum menetapkan intensitas jadwal pelatihan tetap. Untuk memacu kinerja karyawan, PT. BP memberikan reward/penghargaan bagi keryawan bagian kredit yang memenuhi target yang diberikan.
5.
Sumber daya manusia Pada bagian kredit PT. BP, sanksi dan reward yang berlaku sudah berlajan sesuai aturan yang ada. Walaupun aturan dan sanksinya selalu diberlakukan namun tetap saja ada pelanggaran yang terjadi. Sedangkan untuk reward, ternyata sangat mempengaruhi kinerja karyawannya, terbukti dengan jam bekerja karyawan bagian kredit sering kali melampaui batas jam kerja normal dan apabila ada pekerjaan yang harus di selesaikan, karyawan bagian kredit tidak keberatan untuk memakai jam istirahat siang untuk bekerja..
Penilaian Risiko (Risk assessment) Menurut peraturan Bank Indonesia No 11/25/PBI/2009 tentang penerapan manajemen risiko, terdapat 8 jenis risiko yang wajib dikelola atau di pertimbangkan oleh bank umum. Jenis risiko perbankan menurut bank BI yaitu : 1.
Risiko Pasar Risiko yang timbul karena adanya pergerakan variabel pasar (adverse movement) dari portofolio yang dimiliki oleh Bank, yang dapat merugikan Bank. Variabel pasar antara lain adalah suku bunga dan nilai tukar. Untuk menghindari terjadinya risiko pasar atas suku bunga kredit, PT. BP mempunyai divisi khusus yang bertugas untuk menghitung bunga yang diberikan kepada nasabah dan yang didapatkan dari nasabah atau pihak ketiga, agar bank tidak mengalami kerugian. Divisi tersebut disebut dengan ALCO. Selama PT. BP beroperasi divisi tersebut dapat dikatakan efektif karena belum ada peristiwa atau kejadian yang menyebabkan kerugian PT. BP dikarenakan kesalahan dalam menjaga suku bunga. Risiko pasar lainnya adalah akibat nilai tukar. Untuk menghadapi hal tersebut ada beberapa hal yang dapat di lakukan bank pada umumnya, seperti mengatur simpanannya dalam bentuk SBI, hedging, dan lainnya. 2.
Risiko Kredit Risiko yang timbul sebagai akibat kegagalan pihak debitur memenuhi kewajibannya. Untuk mengurangi risiko kredit, PT. BP mempunyai prosedur pemberian kredit UKM yang dirancang sedemikian rupa agar tidak terjadi kredit macet. Dalam menilai dan mempertimbangkan permohonan kredit yang diajukan oleh debitur, PT. BP memiliki sistem aplikasi untuk menilai kelayakan dari permohonan kredit tersebut. Dalam penilaian permohonan kredit yang dilakukan PT. BP, PT. BP telah menerapkan four eyes principles. four eyes principles adalah pengambilan keputusan penting yang disetujui oleh setidaknya dua orang, biasanya CEO (Chief Executive Officer) dan CFO (Chief Financial Officer) perusahaan. Hal tersebut sudah diterapkan oleh PT. BP dengan adanya persetujuan atas kredit yang memerlukan tingkatan level manajemen yang berbeda beda dalam pengambilan keputusan, sesuai dengan jumlah kredit yang diajukan. Apabila nilai dari kredit yang diajukan sangat besar maka harus sampai persetujuan direktur utama, namun untuk persetujuan kredit UKM di sesuaikan dengan nominalnya. Untuk mengurangi adanya risiko kredit, sebelum data dimasukkan ke bagian Data Checking & Verification dan bagian Collateral valuation untuk dicek, diverifikasi dan dinilai agunannya. Tindakan yang dilakukan PT. BP apabila terjadi risiko kredit yaitu kredit macet adalah restrukturisasi kredit.. 3.
Risiko Likuiditas Risiko yang antara lain disebabkan Bank tidak mampu memenuhi kewajiban yang telah jatuh waktu. Selama beroperasi, PT. BP menjalankan bisnisnya dengan sehat serta alur perputarannya lancar, sehingga sampai saat ini PT. BP berhasil bersaing di industri perbankan. Dengan demikian disimpulkan bahwa PT. BP dapat mengendalikan risiko likuiditas dengan baik. 4.
Risiko Operasional Risiko yang antara lain disebabkan adanya ketidakcukupan dan atau tidak berfungsinya proses internal, kesalahan manusia, kegagalan sistem, atau adanya problem eksternal yang mempengaruhi operasional Bank. Pada proses pemberian kredit risiko opersional yang terdapat dari segi proses internal adalah risiko kesalahan dalam penilaian agunan yang dilakukan collateral unit dan kesalahan dalam pemeriksaan dan verifikasi data yang dilakukan oleh data checking & verification unit. Untuk mencegah terjadinya risiko kesalahan pada penilaian agunan, PT. BP menerapkan dual control dalam satu unit yaitu, pemeriksaan hasil penilaian agunan dilakukan oleh dua orang dengan level yang berbeda dalam satu unit.
Selain itu dalam menilai agunan PT. BP bekerja sama dengan pihak eksternal dalam bidang jasa penilai, yang kemudian hasil laporan dari jasa penilai tersebut yang di periksa oleh collateral unit dengan dual control. Selain itu agar data yang dajukan bersifat dapat dipercaya maka PT. BP menggunakan call visit untuk memastikan kebenaran identitas serta agunan yang diajukan dan khusus untuk kredit UKM PT. BP melakukan IDI Checking. IDI checking adalah proses verifikasi data dengan mengakses database di sistem Bank Indonesia, dan melakukan IDPB checking yaitu mengakses informasi mengenai debitur yang terdapat pada sistem PT BP jika ada. 5.
Risiko Hukum Risiko yang disebabkan oleh adanya kelemahan aspek yuridis. Kelemahan aspek yuridis antara lain disebabkan adanya tuntutan hukum, ketiadaan peraturan perundang-undangan yang mendukung atau kelemahan perikatan seperti tidak dipenuhinya syarat sah kontrak. Dalam Pemberian kredit risiko hukum yang dihadapi adalah apabila dalam proses perikatan antar bank dengan debitur lemah. Perikatan dapat dikatakan lemah apabila kekurangan saksi dan dokumen kontrak perjanjian mempunyai kelemahan pada pasal pasalnya. Pada saat perikatan kredit PT. BP menghadirkan notaris. Notaris tersebut adalah notaris yang bekerja sama dengan PT. BP atau di tunjuk langsung oleh PT. BP. Namun terkadang masih saja ada praktek perikatan “dibawah tangan”, maksudnya adalah perikatan tidak di saksikan oleh notaris. Apabila perikatan “dibawah tangan” terjadi maka secara hukum perikatan tersebut tidak formal atau dengan kata lain lemah secara hukum . Sehingga apabila dabitur melanggar perjanjian perikatan maka bank menjadi pihak yang lalai dalam melakukan perikatan. 6.
Risiko Reputasi Risiko yang antara lain disebabkan adanya publikasi negatif yang terkait dengan kegiatan usaha Bank atau persepsi negatif terhadap Bank. Selama PT. BP beroperasi, PT. BP tidak mengalami pemberitaan yang buruk yang berkaitan dengan operasi PT. BP, baik yang berkaitan dengan operasi bank itu sendiri ataupun terbawa pemberitaan negatif akibat nasabah yang korupsi dan memakai jasa PT. BP. Selain itu dalam kode etik PT BP terdapat aturan yang mengatakan bahwa karyawan PT BP harus menjaga prilakunya. Karena Prilaku karyawan mewakili reputasi PT BP. Sehingga sampai saat ini reputasi yang dimiliki oleh PT. BP adalah sangat baik. 7.
Risiko strategik Risiko strategik disebabkan adanya penetapan dan pelaksanaan strategi Bank yang tidak tepat pengambilan keputusan bisnis yang tidak tepat atau kurang responsifnya bank terhadap perubahan eksternal. Pada praktiknya PT. BP selalu menetapkan perencanaan di awal tahun. Untuk bagian kredit, manajemen menetapkan target kredit UKM dan juga mempertimbangkan apakah sumber daya yang ada dapat di maksimalkan untuk mencapai target. Namun apabila pertimbangannya tidak dapat mencapai target maka manajemen akan memutuskan untuk menambah sumber daya bagian kredit. Sejauh ini setiap tahunnya bagian kredit selalu melampaui target yang di tetapkan oleh manajemen.. 8.
Risiko Kepatuhan Risiko yang disebabkan Bank tidak mematuhi atau tidak melaksanakan peraturan perundangundangan dan ketentuan lain yang berlaku. Pada PT. BP aturan lain yang dijadikan pedoman adalah aturan Bank Indonesia, pajak serta bapepam. BI merupakan regulator dari seluruh bank di Indonesia. Kewajiban yang harus dipenuhi oleh PT. BP adalah melaporkan seluruh aktifitas PT. BP secara rutin. Bank Indonesia juga melakukan pengawasan secara rutin kepada PT. BP. Aktifitas Pengendalian (Control Activity) Aktifitas pengendalian secara umum menurut COSO yang dibahas dalam Arens, Elder, Beasley (2012:314) memiliki lima tipe berikut: 1.
Pemisahan tugas dan tanggung jawab Pemisahan tugas dan tangung jawab bagian kredit pada PT. BP sudah sangat jelas. Selain itu PT. BP juga memiliki job description secara tertulis untuk karyawannya. Sehingga karyawan PT. BP memiliki pemahaman yang mendalam mengenai tugas tugas apa saja yang harus dilakukan. Tidak ada perlakuan atau pengendalian khusus yang dari manajemen untuk bagian tertentu pada divisi kredit. Semua mendapatkan perhatian atau fokus dari manajemen secara merata. Bagian kredit memiliki alur pelaporan tanggung jawab yang jelas. Sehingga pengendalian atas aktifitas yang dilakukan karyawan
mudah dikontrol. Pada prosedur kredut UKM terlihat dengan jelas tugas dan tanggung jawab yang dimiliki setiap unit. 2.
Otorisasi transaksi dan aktivitas Setiap transaksi harus diotorisasi dengan benar untuk memenuhi tujuan pengendalian. Pada prosedur kredit PT. BP, informasi yang dihasilkan dari satu unit dan akan diberikan ke unit lain harus di otorisasi minimal 2 orang yang berbeda. Hal ini di terapkan agar setiap orang tidak memiliki peluang untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan atau melakukan penyimpangan dalam pelaksanaan tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan operasional. Sehingga dapat disimpulkan PT. BP telah menerapkan prinsip four eye principles dalam setiap prosedurnya untuk menghindari terjadinya kecurangan atau kesalahan yang tidak di sengaja.
3.
Dokumentasi dan pencatatan Dokumen dan pencatatan merupakan catatan yang memuat transaksi. Pada proses pemberian kredit dokumen – dokumen yang dibutuhkan adalah surat permohonan resmi, akte pendirian perusahaan, penjelasan rencana bisnis, laporan studi kelayakan proyek, laporan keuangan perusahaan, dokumen agunan, dokumen identitas, dan informasi lainnya. yang pada umumnya untuk usaha kecil kesulitan untuk melengkapi dokumen dokumen tersebut. Karena keterbatasan bisnis yang dijalankan. Sedangkan PT BP mempunyai syarat syarat yang wajib di penuhi oleh debitur. Selain karena alas an untuk mengendalikan risiko kredit namun berkaitan pula dengan kepatuhan PT BP dengan aturan dari regulator, yaitu Bank Indonesia. Data - data dari dokumen akan di masukkan kedalam sistem.
4.
Pengawasan fisik atas aset dan pencatatan Dalam proses kredit pada PT. BP aset dari debitur yang wajib di jaga adalah dokumen agunan, apabila dokumen tersebut hilang maka akan merugikan PT. BP. Dokumen agunan tersebut di simpan oleh custody unit. Untuk menjaga keamanan dari dokumen tersebut PT. BP menyimpannya pada ruangan yang dilengkapi dengan sistem keamanan yang menggunakan finger scan yang kemudian didalamnya masih terdapat berangkas yang menggunakan password, kemudian dilengkapi dengan CCTV. Pencatatan dalam proses kredit dilakukan secara sistematisasi / Softcopy dan ada hardcopy. Agar data yang ada dapat dipercaya, akurat dan aman. Sehingga tidak mengganggu proses akuntansi dan operasi bisnis PT. BP.
5.
Independent check pada pekerjaan Pemeriksaan di setiap bagian dilakukan untuk memastikan bahwa setiap prosedur telah dilaksanakan dengan baik. Pada proses pemberian kredit pada PT. BP diberlakukan independent check atas dokumen. Setiap perpindahan data atau informasi dari satu unit ke unit lain berlaku sistem checklist. Checklist Dokumen adalah formulir standar yang antara lain berisi daftar dokumen Debitur dan/atau Penjamin, dokumen kredit, dokumen agunan serta dokumen pendukung lainnya sesuai masing-masing produk, yang dapat digunakan sebagai Tanda Terima dokumen (selain PPKD atau Covenant) antar satuan kerja terkait.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Sistem informasi dan komunikasi akuntansi berguna untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi entitas dan menjaga akuntabilitas aset yang bersangkutan. Menurut COSO information and communication di bagi menjadi 3 prinsip dasar atau principles, yaitu: 1.
Menggunakan informasi yang relevan Proses data checking & verification merupakan bagian dimana data-data dokumen serta informasi mengenai identitas yang diberikan oleh debitur dipastikan kebenarannya. Selama PT. BP beroperasi, proses data checking & verification sudah efektif untuk mendapatkan informasi yang relevan dan dapat dipercaya. Hal tersebut karena proses pengecekan dan verifikasi data dilakukan dengan sumber penyedia data yang dapat dipercaya kebenaran serta keakuratannya. Proses data checking & verification memiliki 3 bagian pengecekan yaitu Bank alert checking, IDI checking, dan IDPB checking.
2.
Komunikasi secara internal Untuk proses pemberian kredit sendiri komunikasi antar unit sudah berjalan dengan lancar, namun masih ada beberapa kejadian pada kesalahan komunikasi. Letak kesalahan yang terjadi adalah dalam bentuk kesalahan pahaman informasi yang disampaikan. Agar menjaga jangka waktu proses kredit, PT. BP memberikan jangka waktu kepada setiap unitnya untuk memproses tugas yang diberikan. Namun jangka waktu tersebut berbeda beda setiap unitnya.
3.
Komunikasi secara eksternal Pada proses pemberian kredit UKM komunikasi kepada pihak eksternal adalah hanya kepada debitur, kantor penilai jaminan, notaris, dan Bank Indonesia. Komunikasi PT. BP dengan debitur adalah dalam hal ini mengenai proses pembukaan fasilitas kredit yang diajukan oleh debitur, khususnya kredit UKM. Komunikasi antara PT. BP dengan kantor penilai jaminan adalah dalam proses penilaian agunan yang diajukan oleh debitur. Komunikasi antara PT. BP dengan notaris adalah dalam rangka pengikatan perjanjian kredit. Komunikasi anatara PT. BP dengan bank Indonesia adalah dalam rangka memberikan laporan serta untuk data checking & verification atas dokumen dan identitas yang diserahkan oleh debitur. Bagian kredit PT. BP memilki 2 bagian khusus yang melayani keluhan debitur. Untuk debitur yang berkepentingan dalam berjumlah besar layanan keluhannya dilayanin oleh CSG (customer service group) sedangkan untuk debitur dengan jumlah kecil, keluhannya dilayani oleh call center.
Pengawasan (Monitoring) Menurut COSO yang dibahas dalam Arens, Elder, Beasley (2012:314), Pemantauan adalah aktivitas pengawasan berkaitan dengan penilaian baik secara terus menerus maupun secara periodik terhadap kualitas pengendalian internal yang dilakukan manajemen untuk menentukan apakah pengendalian berjalan sesuai yang direncanakan dan dimodifikasi untuk menyesuaikan dengan keadaan secara benar. COSO membagi aktivitas pemantauan menjadi dua, yaitu melakukan evaluasi dan mengkomunikasikan hasilnya. 1.
Melakukan Evaluasi Metode pemantauan dari PT. BP terbagi menjadi dua, yatitu ongoing evaluation dan separate evaluation. Separate evaluation pada PT. BP dilakukan dengan cara evaluasi rutin yang dilakukan oleh manajemen, internal audit serta eksternal audit secara rutin. Ongoing evaluation yang dilakukan PT. BP bersifat sistemik, maksudnya adalah dalam penginputan data data, sistem tersebut sudah di desain agar data yang dimasukkan sesuai dengan kriteria tertentu, sehingga karyawan bagian kredit tidak melakukan kesalahan dalam penginputan data. Separate evaluation yang dilakukan PT. BP adalah dengan mengadakan evaluasi untuk prosedur kredit secara rutin dengan jangka waktu 2 tahun sekali. Namun apabila ada perubahan yang mendesak maka PT. BP akan melakukan evaluasi sesegera mungkin. Perubahan yang mendesek contohnya ada perubahan peraturan PT. BP, sehingga harus sesegera mungkin mengubah prosedur kredit. Persetujuan atas prosedur kredit baru, memiliki jenjang persetujuan tertentu sesuai approval matriks.
2.
Mengkomunikasikan Hasil Evaluasi Hasil evaluasi atas bagian kredit akan ditinjau oleh dewan direksi. Internal audit PT. BP atau yang disebut dengan CIA merupakan unit yang berdiri sendiri dan jalur pelaporannya langsung kepada dewan direksi. Sehingga hasil temuan temuan akan langsung dilaporkan kepada dewan direksi. Laporan tersebut juga akan disampaikan kepada kepala unit manajemen unit terkait. Setelah melakukan tindakan koreksi yang harus di lakukan sebelum tanggal jatuh tempo penyelesaian yang diberikan oleh internal audit, tidak ada monitoring berkelanjutan untuk memastikan ke efektifan dari tindakan koreksi tersebut.
Analisis Prosedur Kredit PT BP Prosedur kredit menurut Menurut Irmayanto (2011:89) secara umum prosedur pemberian kredit dapat melalui 7 tahap, yaitu permohonan kredit, analisis kredit, persetujuan kredit, perjanjian kredit, pencairan kredit, pengawasan kredit, pelunasan kredit. Berikut adalah penjelasan mengenai prosedur kredit UKM yang telah diterapkan oleh PT BP.
Permohonan Kredit Permohonan diajukan calon nasabah kepada bank dengan menyampaikan dokumen yang berisi surat permohonan resmi, akte pendirian perusahaan, penjelasan rencana bisnis, laporan studi kelayakan proyek, laporan keuangan perusahaan dan informasi lainnya seperti NPWP, keterangan domisili perusahaan, surat – surat ijin yang sudah diperoleh, rekening perusahaan pada beberapa bank. Dalam permohonan tersebut, biasanya calon nasabah diminta mengisi formulir buku yang sudah disusun bank yang bersangkutan. Dokumen – dokumen yang dibutuhkan untuk mengajukan kredit pinjaman berbeda beda untuk setiap jenis instansinya. PT BP sudah mempunyai panduan prosedur mengenai dokumen yang harus dilengkapi oleh debitur ketika akan melakukan permohonan. Analisis kredit Kepala bagian kredit (account officer) melakukan analisis kredit berdasarkan pedoman yang sudah ditentukan bank. Secara umum analisis kredit dilakukan melalui penilaian 5C (Character, Capacity, Capital, Collateral, and Condition of economy). Pada pelaksanaannya analisis yang diterapkan PT BP berdasarkan 5C. Persetujuan Kredit Laporan analisis yang ada pada PT BP adalah laporan analisis kredit yang terdiri dari Analisis kuantitatif dan kualitatif, Analisis kelayakan, Analisis terhadap Hasil Data Checking, Analisis Internal Fraud. Laporan analisis kredit harus di analisis oleh RM (Relationship Manager) dengan prinsip kehati – hatian. Kemudian RM akan membuat proposal kredit yang merupakan rangkuman atau laporan hasil analisis permohonan kredit. Proposal kredit harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang dalam pengambilan keputusan sesuai ketentuan wewenang kredit yang diatur oleh Risk Management. Karena tingkatan persetujuan untuk kredit berbeda beda tergantung dengan jumlah permohonan kredit yang diajukan. Perjanjian Kredit Pengikatan kredit dan jaminan PT. BP dapat dilakukan secara Notariil maupun Unnotariil. Notaris yang menjadi saksi merupakan notaris yang menjadi partner dengan PT BP. Pengikatan kredit dan jaminan dilakukan apabila kelengkapan persyaratan dokumen pengikatan (sesuai Kebijakan Dokumen yang dikeluarkan oleh Risk Management) telah dipenuhi oleh Calon Debitur/Debitur. Pejabat Bank yang berhak mewakili Bank dalam proses pengikatan adalah Signing Officer. Secara risiko hukum apabila terjadi perjanjian unnotariil / ”dibawah tangan” secara hukum perjanjiat tersebut tidak kuat. Karena tidak adanya saksi lain. Hal ini merupakan kelemahan yang terjadi pada perjanjian kredit PT BP. Pencairan Kredit
Sistem Auto Grap Fund merupakan nilai positif dari penarikan dan juga report sistem. Namun PT BP masih mempunyai kekurangan pada evaluasi laporan berkala debitur, kunjungan ke tempat bisnis debitur, konsultasi terprogram antara debitur dengan PT BP. Pelunasan Kredit Pelunasan dan penutupan fasilitas dilakukan berdasarkan Memo Marketing/Memo Pemasaran yang telah ditandatangani oleh Pejabat Business yang berwenang. Dalam Memo pelunasan dan penutupan fasilitas harus dicantumkan informasi, antara lain nama debitur, nomor loan yang akan dilunasi, nomor rekening debitur, tanggal efektif pelunasan, penalti (jika ada). Seluruh biaya-biaya/kewajiban lainnya yang masih harus dibayar oleh Debitur harus diselesaikan/dibebankan pada saat pelunasan dilakukan. Rekomendasi Flowchart Prosedur Kredit Flowchart prosedur kredit yang terdapat pada PT. BP belum sesuai dengan aturan simbol pada sistem informasi akuntansi yang berlaku. Berikut merupakan rekomendasi flowchart prosedur kredit:
Gambar 4.1 : Rekomendasi Flowchart Prosedur Kredit
SIMPULAN DAN SARAN Pengendalian internal terhadap pemberian kredit kepada usaha kecil pada PT. BP sudah memadai, hanya saja masih ada kelemahan pada beberapa elemen serta pelaksanaan pemberian kredit kepada usaha kecil pada PT. BP telah memenuhi pengendalian intern yang ditetapkan oleh perusahaan. PT. BP masih terbilang kurang dalam menjaga kompetensi karyawannya. Dalam menerima karyawan baru bagian kredit, PT. BP tidak mempunyai kriteria spesifik. Masih ada perikatan kredit yang tidak disaksikan oleh notaris. Kurangnya evaluasi atas prosedur kredit, karena hanya dilakukan 2 tahun sekali. Tidak adanya tindakan pengawasan lebih lanjut apabila tindakan koreksi atas suatu isu telah dilaksanakan. Pengawasan atas kredit UKM juga terbilang lemah, karena PT BP tidak meminta laporan keuangan debitur secara rutin, tidak melakukan kunjungan pada bidang usaha debitur, tidak menjadwalkan debitur untuk konsultasi progress atas usaha yang dilakukan debitur sehingga risiko atas kredit macet bertambah besar. PT. BP sebaiknya menetapkan jadwal pelatihan /training secara rutin untuk pengembangan karyawan agar kompetensinya selalu terjaga. Memberikan pelatihan untuk karyawan baru secepatnya sejak karyawan tersebut bergabung menjadi bagian PT. BP dan menetapkan syarat tertentu untuk penerimaan karyawan baru. Menghilangkan toleransi atas perikatan non-notaris. Mengevaluasi prosedur kredit sebaiknya 3 kali dalam setahun. Melakukan evaluasi transaksi kredit yang terjadi setiap hari. Melakukan tindakan pemantauan setelah tindakan koreksi atas isu yang terjadi dalam jangka waktu tertentu. Mengawasi kredit UKM dengan meminta laporan keuangan debitur secara regular / rutin, mengunjungi proyek yang di danai oleh PT. BP, dan melakukan sharing session / konsultasi dari debitur kepada PT. BP
REFERENSI Arens, A.A., Elder, R.J., Beasley, M.S. (2012). Auditing and Assurance Service An Integrated Approach (14th edition) Global Edition. Pearson Education International. Baidaie, M.Chatim, (2005). Corporate Governance dan Kebijakan Audit.Edisi Revisi. Yayasan Pendidikan Internal Audit, Institut Pendidikan dan Pelatihan Audit dan Manajemen, Jakarta. Bank Indonesia. (2008). Pedoman Akuntansi Perbankan Indonesia. Jakarta: Bank Indonesia. Boynton, C. William, Johnson, N. Raymond (2007). Modern Auditing, Assurance Services and Integrity of Financial Reporting (8th edition). John Wiley & Sons, Inc. Dendawijaya, Lukman (2009). Manajemen Perbankan Edisi Kedua. Bogor: Ghalia Indonesia. Gondodiyoto, Sanyoto (2009). Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi. Jakarta: Nitra Wacana Media. Hasibuan, Malayu S.P (2006). Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. Edisi Revisi. Jakarta : Bumi Aksara. Irmayanto (2011). Bank dan Lembaga Keuangan. Jakarta: Program Pascasarjana Universitas Trisakti. Kasmir. (2008). Bank dan Lembaga Keuangan Lainnya. Jakarta: PT. Rajagrapindo Persada. Moscove, Stephen A. ; Simkin, Mark G. ; Bagnaroff, Nancy A. (2001). Core Concepts of Accounting Information System. 7th edition. USA: John Wiley and Son. Novianty, Theresia (2012). Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern Terhadap Pemberian Kredit Kepada Usaha Kecil dan Mikro Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (PERSERO) Tbk. Jakarta: Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara.
Romney, Marshall B. And Paul John Steinbart (2011). Accounting Information System (12th Edition). New Jersey: Pearson Education International. Susilo, Budisantoso Totok, Triandaru Sigit., 2006. Bank dan Lembaga Keuangan Lain. Jakarta : Salemba Empat. Bank Indonesia. 2003. Pedoman Standar Sistem Pengendalian Intern Bank Umum. Lamp. SE No.5/22/DPNP, diakses 28 Mei 2013. http://www.bi.go.id/biweb/utama/peraturan/lampiran-se-52203-dpnp.pdf Bank Indonesia. 2009. Penerapan Manajemen Resiko Bagi Bank Umum. No.11/25/PBI/2009, diakses 29 Mei 2013. http//www.bi.go.id/web/id/Peraturan/Perbankan/pbi_112509.htm Committee Of Sponsoring Organization Of Treadway Commision. 2013. Guidance on Internal Control. Internal Control – Integrated Framework, diakses 20 Mei 2013 http://coso.org.IC.htm
RIWAYAT PENULIS Nilasari Puspita Nengsi Tiven lahir di kota Jakarta pada 03 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi peminatan Auditing pada tahun 2013.
