EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL LANDBOUW EN PLATTELANDSONTWIKKELING

Ares(2014)2316563

EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL LANDBOUW EN PLATTELANDSONTWIKKELING Directoraat B. Multilaterale betrekkingen, kwaliteitsbeleid B.5. Afzetbevordering

HANDBOEK VOOR DE PROGRAMMA'S TER BEVORDERING VAN DE AFZET VAN LANDBOUWPRODUCTEN IN HET KADER VAN VERORDENING (EG) NR. 3/2008 VAN DE RAAD EN VERORDENING (EG) NR. 501/2008 VAN DE COMMISSIE

Versie 7.7.2014

1. Achtergrondinformatie, richtsnoeren, definities voor de beoordeling en het beheer van programma's ter bevordering van de afzet van landbouwproducten in het kader van Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad ................................................................................ 3 1.1. Algemene informatie ................................................................................................... 3 1.2. Doelstellingen.............................................................................................................. 3 1.3. Definities ..................................................................................................................... 4 1.4. Indienen van programma's op nationaal niveau .......................................................... 4 1.5. Uitvoeringsorganen ..................................................................................................... 6 1.6. Voorrang voor bepaalde programma's......................................................................... 9 1.7. Het sluiten van het contract en het stellen van de zekerheid ....................................... 9 1.8. Financiële bijdragen .................................................................................................... 9 1.9. Voorschotten en tussentijdse betalingen.................................................................... 10 1.10. Betaling van het saldo............................................................................................ 10 1.11. De toezichtgroep .................................................................................................... 10 1.12. Controles ................................................................................................................ 11 1.13. Verlagingen, terugvorderingen en sancties............................................................ 11 2. Voorbereiding van een aanvraag...................................................................................... 12 2.1. Titel van het programma............................................................................................ 12 2.2. Indienende organisaties ............................................................................................. 12 2.3. Uitvoeringsorganen ................................................................................................... 12 2.4. Details van het programma........................................................................................ 12 2.5. Beschrijving van het programma............................................................................... 13 2.5.1. Algemene achtergrond – marktsituatie en vraag .......................................... 14 2.5.2. Doelstelling(en) ................................................................................................. 15 2.5.3. Strategie van het programma.......................................................................... 15 2.5.4. Doelgroep(en).................................................................................................... 16 2.5.5. Te behandelen thema's en belangrijkste over te brengen boodschappen ... 16 2.5.6. Acties ................................................................................................................. 17 2.6. Verwachte impact/evaluatie ...................................................................................... 18 2.7. EU-dimensie van het programma .............................................................................. 18 2.8. Begroting ................................................................................................................... 19 2.9. Financieringsplan....................................................................................................... 22 2.10. Overige relevante informatie ................................................................................. 22 3. Meest voorkomende redenen voor afwijzing van programma's....................................... 23 4. Bijlage .............................................................................................................................. 25

2

1.

ACHTERGRONDINFORMATIE, RICHTSNOEREN, DEFINITIES VOOR DE BEOORDELING EN HET BEHEER VAN PROGRAMMA'S TER BEVORDERING VAN DE AFZET VAN LANDBOUWPRODUCTEN IN HET KADER VAN VERORDENING (EG) NR. 3/2008 VAN DE RAAD 1.1.

Algemene informatie

Beroeps- en bedrijfskolomorganisaties kunnen financiële steun ontvangen voor afzetbevorderingsprogramma's in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad en Verordening (EG) nr. 501/2008 van de Commissie, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1085/2011 van de Commissie van 27 oktober 2011. Deze programma's moeten voldoen aan de in bovengenoemde verordeningen vastgestelde eisen. De aanvragen voor financiële steun worden slechts in aanmerking genomen indien de programma's worden ingediend volgens een welbepaald model dat te vinden is op het in de bijlage bij dit handboek vermelde internetadres. Deze aanvragen worden ingediend binnen de vooropgestelde termijnen die vastgesteld zijn in artikel 8, lid 1, tweede alinea, en artikel 11, lid 1, van Verordening (EG) nr. 501/2008 van de Commissie. De aanvragen worden ingediend bij een van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (zie de lijst van bevoegde autoriteiten in de bijlage). De regeling ter bevordering van de afzet van landbouwproducten maakt deel uit van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en wordt gefinancierd in het kader van het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF), waarmee marktmaatregelen worden gefinancierd. De Verordening van de Raad betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid is Verordening (EG) nr. 1290/2005. Om de financiële belangen van de Europese Unie doeltreffend te beschermen, verplicht deze verordening de lidstaten er onder andere toe: voor deze ELGF-regeling alle nodige wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen vast te stellen, en -

een doeltreffend beheers- en controlesysteem in te voeren. Aldus worden Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad en Verordening (EG) nr. 501/2008 van de Commissie inzake voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de interne markt en in derde landen ten uitvoer gelegd volgens het bestuursrechtelijke en financiële beheerskader dat is vastgesteld in bovenvermelde verordening betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid.

-

De lidstaten dienen zich ook te houden aan de door de Commissie beschikbaar gestelde standaardcontracten voor de bevordering van de afzet van landbouwproducten op de interne markt en in derde landen. De bevoegde nationale instanties kunnen evenwel, indien zij dat dienstig achten, andere clausules aan het standaardcontract toevoegen. 1.2.

Doelstellingen

Het belangrijkste doel van deze regeling is de door de lidstaten uitgevoerde initiatieven te versterken en aan te vullen door middel van voorlichtings- en afzetbevorderingsacties om de aandacht te vestigen op de intrinsieke eigenschappen en de voordelen van de producten van de Europese Unie, met name met betrekking tot kwaliteit, voedselveiligheid, bijzondere productiemethoden, voedings- en gezondheidsaspecten, etikettering, dierenwelzijn en milieuzorg (artikel 2 van Verordening (EG) nr. 3/2008).

3

Deze richtsnoeren hebben ten doel de bevoegde nationale instanties en de representatieve beroepsorganisaties de kans te geven afzetbevorderingsprogramma's in te dienen, deze zo objectief mogelijk te evalueren op basis van een uniforme methodologische aanpak en de programma's ook van het begin tot het einde te beheren. 1.3.

Definities

Programma = een geheel van coherente acties met een reikwijdte die groot genoeg is om de voorlichting over de betrokken producten en de afzet ervan te helpen bevorderen (artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 501/2008). Representatieve beroepsorganisatie = te omschrijven door de betrokken lidstaat overeenkomstig het nationale recht en de doelstellingen van de EU-regelgeving, met name de doelstellingen die per sector worden vermeld in de richtsnoeren in bijlage I bij Verordening (EG) nr. 501/2008 (artikelen 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). Acties = voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten en de productiewijze ervan, en voor levensmiddelen. De acties mogen niet op handelsmerken worden afgestemd (artikel 1 van Verordening (EG) nr. 3/2008). 1.4.

Indienen van programma's op nationaal niveau

De bevoegde nationale instanties maken voor de onder hun bevoegdheid vallende sector(en) uitnodigingen tot het indienen van voorstellen bekend, onder opgave van met name de prioritaire thema's, de markten en de soorten acties, alsmede de uiterste termijnen voor het inzenden van de programmavoorstellen en de financieringsaanvragen en de voorlopige startdatum van de acties (artikel 7 van Verordening (EG) nr. 3/2008). Een uitnodiging tot het indienen van voorstellen kan betrekking hebben op alle programma's of op één of meer markten, thema's of soorten acties. Met het oog op een goede coördinatie tussen de programma's voor verscheidene producten en verscheidene lidstaten kunnen gemeenschappelijke uitnodigingen tot het indienen van voorstellen worden opgesteld. Deze uitnodigingen tot het indienen van voorstellen worden ter kennis gebracht van: - de representatieve beroepsorganisaties; - de bevoegde instanties van de andere lidstaten van de Europese Unie. In antwoord op de uitnodigingen tot het indienen van voorstellen dienen de betrokken beroepsorganisaties de programmavoorstellen bij de bevoegde instanties in binnen de in artikel 8 van Verordening (EG) nr. 501/2008 vastgestelde termijn. De programmavoorstellen moeten: - ondertekend en gedateerd door de voor het programma verantwoordelijke persoon naar de bevoegde nationale instanties worden gestuurd, - worden opgesteld in één van de officiële talen van de Europese Unie. Er mag een beknopte beschrijving van het voorstel in andere officiële talen van de Europese Unie worden bijgevoegd. Naast het naar behoren ingevulde informatieformulier over de indienende organisatie moet een strategie- en marketinganalyse worden ingediend, samen met een beschrijving van de algemene context van het voorgestelde programma. Meerlandenprogramma's moeten de onderstaande informatie bevatten. Er moet een coördinator worden aangeduid onder de deelnemende organisaties en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten. Deze coördinerende lidstaat neemt de volgende taken op zich: 4

– verslaglegging (eventueel gedelegeerd door andere lidstaten die ook bij het programma betrokken zijn), – onderzoek van het materiaal (eventueel gedelegeerd door andere lidstaten die ook bij het programma betrokken zijn), – indien mogelijk, betalingen (gedefinieerd tijdens bijeenkomsten van de deelnemende organisaties en gedelegeerd door andere lidstaten die ook bij het programma betrokken zijn), – organisatie van de bijeenkomsten van de toezichtgroep. Voorstellen voor programma's moeten de volgende algemene informatie bevatten: - de deelnemende lidstaten en organisaties; - de doelmarkten (landen van bestemming) en de doelgroepen, met name die welke in de richtsnoeren van Verordening (EG) nr. 501/2008 zijn vermeld. Het voorstel mag één of meer doellanden betreffen, maar moet uitgesplitst per land worden ingediend. Indien voor een groep markten dezelfde strategie, dezelfde doelgroepen en/of dezelfde oplossingen worden voorgesteld, moet dit in het programmavoorstel duidelijk worden toegelicht; - de identificatie van de markten. Voor elk doelland en voor het/de betrokken thema('s) of product(en) stelt de aanvrager een beknopte marktanalyse op om de geschiktheid van het voorgestelde programma en van de beoogde communicatiestrategie te beoordelen; - een beschrijving van de doelstellingen van het programma en de link met de voorgestelde acties; - een beschrijving van de ingezette middelen, onder vermelding van de naam van de met de uitvoering van de programma's belaste organisaties (communicatiebureaus, ontwerpbureaus, persagentschappen, studie- en enquêtebureaus enz.), of de wijze waarop zij zullen worden geselecteerd; - een gedetailleerde beschrijving van het project per soort actie (mediacampagnes, "below-the-line"-campagnes, seminars, conferenties, deelname aan (vak)beurzen of tentoonstellingen, campagnes voor contacten met de pers, enz.), waarbij, indien mogelijk, het uitvoeringsorgaan wordt vermeld dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van elke actie. De gedetailleerde omschrijving van een actie kan evenwel worden gewijzigd, hetzij aan de hand van een aanhangsel dat door de bevoegde nationale instantie is gevalideerd op grond van de evaluatie van de resultaten van reeds uitgevoerde acties, hetzij in verband met een belangrijke gebeurtenis die zich heeft voorgedaan nadat het contract reeds was ondertekend; - een gedetailleerd tijdschema voor de uitvoering van het programma. De voorgestelde programma's mogen maximaal drie jaar duren. De programmavoorstellen moeten worden aangevuld met een begroting die: - voldoende gedetailleerd is om de identificatie, de opvolging en de controle van het voorgestelde actieprogramma mogelijk te maken, met vermelding van de soorten uitgaven die in de bijlage bij het standaardcontract zijn opgenomen; - aan de ontvangstenzijde melding maakt van: a) de rechtstreekse bijdrage van de indienende organisatie(s); b) bijzonderheden over de bijdragen van eventuele andere geldverschaffers; 5

c) alle eventuele inkomsten die door het project worden gegenereerd, in voorkomend geval met inbegrip van de vergoedingen die de deelnemers aan bepaalde acties worden aangerekend; d) de financiële bijdragen die bij de Commissie en bij één of meer lidstaten zijn aangevraagd; e) de indienende organisaties moeten zich ertoe verbinden om, indien hun programma in aanmerking wordt genomen voor financiering, geen andere bijdragen of steun van de lidstaten of de Europese Unie te ontvangen voor de uitvoering van het voorgestelde programma. Met betrekking tot de financiële draagkracht van de indienende organisaties worden de volgende documenten aan de programmavoorstellen toegevoegd: - de statuten; - financiële informatie, de balansen en de jaarrekeningen over de laatste drie boekjaren; - alle andere documenten die een beoordeling van de financiële draagkracht en de technische en professionele capaciteiten van de indienende organisaties mogelijk maken, in voorkomend geval; - een beschrijving van soortgelijke acties die de laatste twee jaar zijn ondernomen, in voorkomend geval. 1.5.

Uitvoeringsorganen

1.5.1 De inschrijvingsprocedure In antwoord op de uitnodiging tot het indienen van voorstellen dienen de beroepsorganisaties hun programmavoorstellen in. Om de strategie en de inhoud van het uitvoeringsprogramma te bepalen, kunnen zij eventueel een beroep doen op één of meer uitvoeringsorganen die door middel van een inschrijvingsprocedure worden geselecteerd. De indienende organisaties doen voor de gedeeltelijke of gehele uitvoering van het actieprogramma een beroep op één of meer dienstverrichters, hierna "uitvoeringsorganen" genoemd, die door middel van een inschrijvingsprocedure moeten worden geselecteerd overeenkomstig de artikelen 6 en 9 van Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad. Overeenkomstig de artikelen 8 en 12 van Verordening (EG) nr. 501/2008 mag de selectie van de uitvoeringsorganen plaatsvinden na de indiening van het dossier bij de lidstaat, maar in elk geval vóór de ondertekening van het contract. De programma's moeten dermate worden uitgewerkt dat hun conformiteit aan de toepasselijke regelgeving en de kosten-batenverhouding kunnen worden beoordeeld (de artikelen 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). Indien de indienende organisatie een publiekrechtelijke instelling is overeenkomstig artikel 13, lid 2, van Verordening (EG) nr. 501/2008 van de Commissie, in de zin van artikel 1, lid 9, van Richtlijn 2004/18/EG, dienen de in deze wetgeving beschreven regels inzake het plaatsen van overheidsopdrachten te worden nageleefd, en met name de artikelen 2, 28, 7, en artikel 35, lid 2, en bijlage VIII bij Richtlijn 2004/18/EG. Daarnaast treffen de lidstaten de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat de

6

aanbestedende diensten de naleving van de bepalingen van deze richtlijn en de desbetreffende nationale wetgeving afdwingen. Alle beschikbare informatie over de selectie van de uitvoeringsorganen door de indienende organisaties dient aan de bevoegde autoriteit van de lidstaat te worden toegezonden. 1.5.2 De inschrijvingsprocedure moet voldoen aan het non-discriminatiebeginsel. Dit beginsel brengt een transparantieverplichting met zich mee, die inhoudt dat overeenkomstig de geldende voorschriften een zodanige openbaarheid wordt gegarandeerd dat de dienstenmarkt openstaat voor mededinging en dat de onpartijdigheid van de procedure kan worden gecontroleerd. Dit houdt ook in dat het beginsel van gelijke behandeling van de inschrijvers in alle stadia van de gunningsprocedure in acht moet worden genomen, zodat zij bij het formuleren van hun offerte allen dezelfde kansen hebben. Daarom moet de door de beroeps- en bedrijfskolomorganisaties aan de geraadpleegde uitvoeringsorganen opgelegde termijn voor het indienen van de offertes zijn aangepast aan de moeilijkheidsgraad van het dossier en moeten de uitvoeringsorganen in de gelegenheid worden gesteld om hun offerte naar behoren op te stellen. Voor de afzetbevorderingsregeling geldt de inschrijvingsprocedure als bedoeld in artikel 8, lid 3, artikel 12 en artikel 13, lid 2, van Verordening (EG) nr. 501/2008, waarin is vastgesteld dat de nationale regelgeving dient te worden toegepast. Aangezien de Europese Rekenkamer in het verleden een aantal problemen met de inschrijvingsvoorschriften in het kader van door de Commissie goedgekeurde afzetbevorderingsprogramma's aan het licht heeft gebracht, zij nogmaals gewezen op het belang van de naleving van die voorschriften. Om de bevoegde autoriteiten te helpen omschrijven welke minimumnorm in acht moet worden genomen, adviseren de diensten van de Commissie uit te gaan van de voorschriften van het Financieel Reglement (EU, Euratom) nr. 966/2012, waarin het volgende is bepaald. 1. De uitnodiging tot het indienen van voorstellen moet worden bekendgemaakt in een relevant medium dat nationaal wordt verspreid. 2. Voor de selectie van uitvoeringsorganen voorziet het Financieel Reglement van de Europese Commissie in het volgende: - van 0 € tot 1000 €: een enkele betaling tegen voorlegging van een factuur zonder inschrijvingsprocedure, - van 1000 € tot 15 000 €: een procedure van gunning door onderhandelingen met op zijn minst één offerte, - van 15 000 € tot 60 000 €: een procedure van gunning door onderhandelingen met op zijn minst drie kandidaten, - van 60 000 € tot 134 000 €: een procedure van uitnodiging tot het indienen van blijken van belangstelling, - vanaf 134 000 € wordt aanbevolen gebruik te maken van een open procedure of, indien de marktdeelnemers bekend zijn en beperkt in aantal, een beperkte procedure met op zijn minst 5 kandidaten.

7

Vóór het begin van de procedure moeten objectieve selectiecriteria worden vastgesteld en moeten deze aan de geraadpleegde instanties worden meegedeeld in de tot hen gerichte uitnodiging tot inschrijving. De indienende organisaties verifiëren tijdens deze inschrijvingsprocedure de economische en financiële draagkracht en de technische capaciteiten van de uitvoeringsorganen en de dienstverrichters, en met name de hierna genoemde elementen. 1.5.2.1 De indienende organisaties mogen gebruikmaken van hun eigen middelen om sommige delen van hun programma zelf uit te voeren, onder de volgende voorwaarden: a) het uitvoeringsvoorstel voldoet aan artikel 11 van Verordening (EG) nr. 3/2008; b) de indienende organisatie beschikt over ten minste vijf jaar ervaring met de uitvoering van soortgelijke acties (artikel 13 van Verordening (EG) nr. 501/2008); c) de kosten voor het door de indienende organisatie uit te voeren gedeelte bedragen niet meer dan 50 % van de totale kosten van het programma, behalve in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen en na schriftelijke toestemming van de Commissie; d) de indienende organisatie vergewist zich ervan dat de kostprijs van de door haar uit te voeren actie niet hoger ligt dan de gebruikelijke markttarieven. Deze voorwaarden worden gecontroleerd door de bevoegde instantie. 1.5.2.2 Algemene toelatingsvoorwaarden voor de uitvoeringsorganen De door de indienende organisaties geselecteerde uitvoeringsorganen moeten informatie verschaffen waaruit blijkt dat hun onderneming financieel gezond is en beschikt over de noodzakelijke infrastructuur en over personeel met de juiste ervaring om de acties uit te voeren. 1.5.2.3 Financiële en economische draagkracht Voor de beoordeling van de financiële en economische draagkracht van de uitvoeringsorganen dienen de volgende referenties te worden overgelegd: a) een korte beschrijving van de economische activiteit van de onderneming op het gebied van de voor het beoogde programma vereiste diensten en verrichtingen die aan deze onderneming zouden worden toevertrouwd; b) balansen of balansuittreksels, voor zover de publicatie van de balansen is voorgeschreven door het vennootschapsrecht van het land waar de dienstverrichter is gevestigd. 1.5.2.4 Technische capaciteiten en geschiktheid van het personeel De uitvoeringsorganen dienen de volgende informatie te verschaffen: a) een beschrijving van de professionele vaardigheden van het personeel; b) de voornaamste in het verleden verrichte diensten; c) kennis van de situatie in het/de bij het programma betrokken landen(en) op het door het programma bestreken gebied; d) algemene kennis van de betrokken producten of onderwerpen, en werkervaring met andere beroeps- of bedrijfskolomorganisaties en/of ondernemingen in de agrarische of de agrovoedingssector en/of instellingen in de openbare sector. 8

1.5.2.5 Criteria voor de uitsluiting voor uitvoeringsorganen De uitvoeringsorganen moeten door de indienende organisaties automatisch worden uitgesloten indien zich één of meer van de volgende situaties voordoen: a) zij verkeren in staat van faillissement, liquidatie of beëindiging of opschorting van zakelijke activiteiten, staan onder curatele, hebben een gerechtelijk akkoord of surseance van betaling (of een vergelijkbare regeling) getroffen, of zijn het voorwerp van gerechtelijke procedures dienaangaande; b) zij zijn onomstotelijk schuldig bevonden aan een misdrijf; c) zij hebben een achterstand bij de betaling van sociale lasten, belastingen en schulden. 1.5.3 Bij de bevoegde instanties in te dienen informatie De indienende organisaties bewaren alle documenten waarmee de selectie van de uitvoeringsorganen kan worden gerechtvaardigd met het oog op de controles die zijn voorgeschreven in artikel 25 van Verordening (EG) 501/2008. 1.6.

Voorrang voor bepaalde programma's

Programma's die worden ingediend door meer dan één lidstaat of die voorzien in acties in meer dan één lidstaat of in meer dan één derde land, krijgen voorrang (artikel 8 van Verordening (EG) nr. 3/2008). 1.7.

Het sluiten van het contract en het stellen van de zekerheid

Overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EG) nr. 501/2008 sluiten de lidstaten contracten met de gekozen representatieve beroepsorganisaties binnen een termijn van negentig kalenderdagen na de kennisgeving van het besluit van de Commissie. Hiertoe gebruiken standaardcontracten.

de

lidstaten

de

door

de

Commissie

beschikbaar

gestelde

Bij het voorbereiden van het contract wordt gebruikgemaakt van de begrotingscijfers die zijn opgenomen in de bijlage bij het besluit van de Commissie inzake de goedkeuring van voor cofinanciering goedgekeurde programma's. Vóór het sluiten van het contract stelt de indienende organisatie ten gunste van de nationale autoriteiten (betaalorganen) een zekerheid die gelijk is aan 15 % van de maximale jaarlijkse bijdrage van de Europese Unie en van de betrokken lidstaat/lidstaten. Is de contractsluitende organisatie een publiekrechtelijke instelling, dan is een schriftelijke garantie van de desbetreffende toezichthoudende instelling toegestaan. Indien de aangegane verplichtingen niet naar behoren worden nageleefd, moet worden verwezen naar artikel 20 van Verordening (EEG) nr. 2220/85, waarin het begrip "primaire eis" is gedefinieerd. 1.8.

Financiële bijdragen

De financiële bijdrage van de Europese Unie mag niet meer dan 50 % van de totale kosten van het programma bedragen. De indienende organisaties leveren een bijdrage in de financiering die ten minste 20 % van de werkelijke kosten van het programma bedraagt. Het 9

resterende gedeelte van de financiële middelen komt voor rekening van de lidstaat/lidstaten (artikel 3 van Verordening (EG) nr. 3/2008). Voor de omrekening van uitgaven die, voorafgaand aan de declaratie bij de Commissie, zijn gedaan door de uitvoeringsorganen, door de contractant of door de bevoegde nationale autoriteit, bepaalt de bevoegde autoriteit de wisselkoers overeenkomstig de nationale voorschriften en met inachtneming van de maximumbedragen als vastgesteld in artikel 3.

1.9.

Voorschotten en tussentijdse betalingen

Binnen dertig dagen na het begin van elke periode van twaalf maanden kan een voorschot van maximaal 30 % van het totaalbedrag van de bijdrage van de Europese Unie en die van de lidstaat worden aangevraagd. Het voorschot wordt slechts betaald als de contractsluitende organisatie ten gunste van de lidstaat een zekerheid heeft gesteld die gelijk is aan 110 % van dit voorschot. Aanvragen voor tussentijdse betalingen moeten worden ingediend vóór het einde van de kalendermaand die volgt op het einde van elk kwartaal, waarbij de berekening van de kwartalen ingaat op de datum van ondertekening van het contract (artikel 18 van Verordening (EG) nr. 501/2008). De betalingen worden verricht binnen 60 dagen. Deze termijn kan echter met ten hoogste 30 dagen worden verlengd als aanvullende informatie vereist is van de contractsluitende organisatie (artikel 20 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 1.10. Betaling van het saldo De aanvraag tot betaling van het saldo wordt door de indienende organisatie ingediend binnen vier maanden na de datum waarop de acties voor het betrokken jaar zijn voltooid. Deze aanvraag moet vergezeld gaan van een verslag dat uit de volgende elementen bestaat: a) een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden; b) een evaluatie van de bereikte resultaten; c) een financieel overzicht van alle geplande en gedane uitgaven; d) bewijsstukken die betrekking hebben op de verrichte betalingen die volledig moeten worden geverifieerd voordat het saldo mag worden overgemaakt (artikel 19 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 1.11. De toezichtgroep De toezichtgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de Commissie, van de betrokken lidstaten en van de indienende organisaties. De groep ziet toe op een goede uitvoering van de programma's door middel van: a) toezicht op de programma's en op het tijdschema; b) toezicht op de betalingen;

10

c) toezicht op de conformiteit van het voorlichtings- en afzetbevorderingsmateriaal; d) toezicht op de kwartaal- en de jaarverslagen; e) toezicht op de controleresultaten; f) toezicht op de opvolging van de aanbevelingen in de tussentijdse en definitieve evaluatierapporten, indien het programma voor een nieuwe periode van drie jaar wordt voortgezet (artikel 24 van Verordening (EG) nr. 501/2008). g) naar aanleiding van elke bijeenkomst van de toezichtgroep voor elk programma moeten notulen worden opgesteld en deze moeten worden bezorgd aan elke deelnemer (namelijk de bevoegde autoriteiten van de lidstaten, de Commissie en de indienende organisaties). Deze notulen moeten worden opgesteld door de bevoegde autoriteit van de lidstaat die de bijeenkomst van de groep heeft georganiseerd (voor meerlandenprogramma's is dat de coördinator); h) de toezichtgroep moet ten minste eens per jaar samenkomen voor elk programma. 1.12. Controles De lidstaten voeren jaarlijks controles uit. De steekproef die voor die controle wordt genomen, wordt gebaseerd op een risicobeoordeling. Deze controles worden verricht bij de contractsluitende organisaties en bij de uitvoeringsorganen om onder meer te verifiëren: a) of de verstrekte gegevens en de vermeldingen in de overgelegde bewijsstukken juist zijn; b) of alle verplichtingen van het contract zijn nagekomen. Op grond van Verordening (EG) nr. 1848/2006 moeten alle onregelmatigheden bij de Commissie worden gemeld. De Commissie kan op ieder moment deelnemen aan de controles. De bevoegde nationale autoriteiten verstrekken de Commissie, ten minste dertig dagen vóór de controles, een voorlopig tijdsschema van de controles (artikel 25 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 1.13. Verlagingen, terugvorderingen en sancties Wanneer de aanvraag tot een tussentijdse betaling of tot betaling van het saldo te laat wordt ingediend, wordt de betrokken betaling verlaagd met 3 % per maand vertraging na de vastgestelde termijn (artikelen 18 en 19 van Verordening (EG) nr. 501/2008). In geval van onverschuldigde betaling betaalt de begunstigde het bedrag terug, vermeerderd met een bedrag aan rente dat wordt berekend over de periode tussen de betaling van het betrokken bedrag en de terugbetaling ervan (artikel 26 van Verordening (EG) nr. 501/2008). Indien sprake is van fraude of ernstige nalatigheid, betaalt de indienende organisatie het dubbel van het verschil tussen het oorspronkelijk betaalde bedrag en het daadwerkelijk verschuldigde bedrag terug (artikel 27 van Verordening (EG) nr. 501/2008).

11

2.

VOORBEREIDING VAN EEN AANVRAAG 2.1.

Titel van het programma

Geef de titel van het programma. 2.2.

Indienende organisaties

Geef informatie over de representativiteit van de indienende organisaties op nationaal en/of Europees niveau voor de betrokken sectoren (bijvoorbeeld aan de hand van het marktaandeel, de betrokken producten en/of gebieden). Bevestig voor elke organisatie dat zij over de nodige technische en financiële middelen beschikken om de acties doeltreffend te kunnen uitvoeren. De lidstaat dringt in dit verband aan op overlegging van de documenten die zijns inziens daartoe vereist zijn, zoals kopieën van financiële staten en/of jaarverslagen over de laatste 3 jaren. Beschrijf ervaringen met de uitvoering van vergelijkbare nationale of regionale programma’s. 2.3.

Uitvoeringsorganen

Indien de uitvoeringsorganen al zijn geselecteerd Geef een nauwkeurige beschrijving van het verloop van de inschrijvingsprocedure en verantwoord de keuze van de voorgestelde organen. Voeg de offerte van de geselecteerde organen bij het aanvraagformulier. NB: De uitvoeringsorganen moeten onafhankelijk zijn van de indienende organisaties. Bewijs dat de geselecteerde uitvoeringsorgaan technisch en financieel in staat zijn om de betreffende werkzaamheden uit te voeren, en dat hun financiële middelen in verhouding staan tot de omvang van het programma. Verstrek gegevens over de omvang en de aard van eventuele partnerschappen. Indien de uitvoeringsorganen nog niet zijn geselecteerd Geef het voorlopige tijdschema en de voor de selectie geplande inschrijvingsprocedure aan. De selectie dient in elk geval vóór de ondertekening van het contract plaats te vinden. Zodra de uitvoeringsorganen geselecteerd zijn, moet de in punten 3.2 en 3.3 van het aanvraagformulier vermelde informatie meteen worden verstrekt. Indien de indienende organisatie besluit een deel van het programma uit te voeren De indienende organisatie mag bepaalde delen van het programma uitvoeren mits de voorwaarden van artikel 13 van Verordening (EG) nr. 501/2008 van de Commissie1 worden nageleefd. 2.4.

Details van het programma

De in aanmerking komende producten zijn vermeld in bijlage I.A en bijlage II bij Verordening (EG) nr. 501/2008. Afzetbevordering voor merkproducten komt niet in aanmerking voor EU-cofinanciering. Elke verwijzing naar de oorsprong van de producten moet ondergeschikt zijn aan de hoofdboodschap; voor producten met een benaming in het

1

PB L 147 van 6.6.2008, blz. 34.

12

kader van de EU-wetgeving (BOB-, BGA- en GTS-producten en producten uit de ultraperifere gebieden) mag de oorsprong echter wel worden vermeld. De producten waarvan de afzet wordt bevorderd, moeten worden omschreven om mogelijke verwarring met andere soortgelijke producten te voorkomen. Deze omschrijvingen moeten worden gerespecteerd voor de marktanalyse. Vermeld of het programma hoofdzakelijk betrekking heeft op voorlichting of op afzetbevordering, dan wel op beide. Indien een programma door meer dan één organisatie in meer dan één lidstaat wordt ingediend, dient elke deelnemende lidstaat toestemming te geven voor zijn deel van het programma. De lijst van markten die in aanmerking komen voor de uitvoering van programma's in derde landen is opgenomen in bijlage II.B bij Verordening (EG) nr. 501/2008. Voor de interne markt bestemde programma's mogen slechts gericht zijn op lidstaten van de EU. De minimumlooptijd van een programma bedraagt 12 maanden en de maximumlooptijd 36 maanden (24 maanden voor eieren en pluimvee). Het programma moet in fasen van twaalf maanden zijn opgesplitst. Indien het voorstel betrekking heeft op de verlenging van een of meer vorige programma's of indien soortgelijke programma's lopen of recent zijn afgerond, vermeld dan: a) titel, looptijd en doelmarkten van de vorige programma's, b) de bereikte resultaten, voor zover die op het ogenblik van de indiening van het programma bekend zijn. Om de diensten van de Commissie in staat te stellen een voorstel tot verlenging van een lopend programma te evalueren en de kosten-batenverhouding van het voorgestelde programma te beoordelen, dient dat programma vergezeld te gaan van een onderbouwde evaluatie van het effect van het vorige programma of de vorige programma's, alsmede van ter zake relevante marktstudies, omvattende informatie over het investeringsrendement in het geval van afzetbevorderingsprogramma's, en een degelijke motivering voor het voortzetten van de EU-financiering. 2.5. Beschrijving van het programma Dit deel van het document bevat de gegevens die nodig zijn voor het opstellen van een afzetbevorderingsprogramma. De representatieve beroepsorganisaties vinden hierin aanwijzingen en denkpistes over hoe zij hun afzetbevorderingsprogramma's kunnen opstellen. Dit deel kan met name als methodologische ondersteuning dienen bij het concipiëren, plannen, uitvoeren en opvolgen van de programmavoorstellen die aan de lidstaten en vervolgens aan de Commissie worden toegestuurd. De onderstaande punten zijn de kernvragen waarmee rekening moet worden gehouden en die door de vijf onderstaande criteria worden weergegeven: a) samenhang tussen de uitgevoerde acties en de doelstellingen van de verordening; b) acties, gebruikte voorlichtingskanalen en de kosteneffectiviteit daarvan; c) toepassingsgebied en inhoud van de programma's; d) impact en doeltreffendheid van de acties, en e) complementariteit tussen door de lidstaten en door de beroepsorganisaties ingediende programma's. 13

Voor elk van deze criteria worden vragen geformuleerd en mogelijke denkpistes aangereikt om het opstellen van afzetbevorderingsprogramma's te vergemakkelijken. Op deze vragen en denkpistes hoeft niet met "ja" of "neen" te worden geantwoord; zij zijn bedoeld als leidraad bij het opstellen. 2.5.1.

Algemene achtergrond – marktsituatie en vraag

Geef de motivering voor de indiening van het voorstel, bijvoorbeeld aan de hand van de marktsituatie, de vraag naar de betrokken producten of de noodzaak om via het programma informatie te verspreiden. Gebruik actuele statistische gegevens en houd rekening met de omschrijving van het bevorderde product (zie ook punt 4). Een motivering kan bijvoorbeeld zijn: a) afnemende consumptie (op de interne markt en in derde landen), b) potentieel voor een toenemende consumptie (vooral in derde landen), c) overproductie + potentieel voor een toenemende consumptie, d) het product wordt onvoldoende aanvaard, e) de consument kent het product onvoldoende. Voorts moet rekening worden gehouden met het volgende: – betreffende de samenhang tussen de uitgevoerde acties en de doelstellingen van de verordening a) In welk opzicht beantwoorden de voorgestelde acties aan de doelstellingen van de verordening en aan de aanwezige troeven, zwakke punten, kansen en risico's? b) Is duidelijk aangegeven dat het programma niet bedoeld is om een bepaald handelsmerk te promoten en dat het evenmin de bedoeling is de specifieke oorsprong van een product als argument te gebruiken om de consumptie ervan te bevorderen? c) Wat is structureel gezien de inzet van de productpromotie? – betreffende het toepassingsgebied en de inhoud van de programma's a) Hoe wordt in het programma rekening gehouden met de specifieke kenmerken van de doelmarkten: nabijheid, omvang, beperkingen, concurrentie, mogelijke positionering van het product? – betreffende de impact en doeltreffendheid van de acties a) Is het programma, op het gebied van het identificeren van de behoeften van de doelgroepen/doellanden, zo ontworpen dat de beoogde doelstellingen kunnen worden gehaald ? Waarom? b) Worden er statistische gegevens verstrekt over de ontwikkeling van de vraag naar en de verkoop en consumptie van het betrokken product in de landen waarvoor het programma wordt opgezet? Voor 5.2 tot en met 5.7 moet rekening worden gehouden met het feit dat de doelstellingen, doelgroepen, thema's en boodschappen van een programma een coherent geheel moeten vormen.

14

2.5.2.

Doelstelling(en)

Preciseer de doelstellingen van het programma aan de hand van concrete, gekwantificeerde doelen. Maak eventueel een onderscheid naar doelgroep en/of doelmarkt. Wat de samenhang tussen de uitgevoerde acties en de doelstellingen van de verordening betreft, moet rekening worden gehouden met de volgende punten: -

Zijn de doelstellingen van de programma's verenigbaar met die van de verordening?

-

Zijn de doelstellingen geselecteerd op basis van een eerder uitgevoerd programma?

-

Zijn de doelstellingen aangepast aan de behoeften van de doelgroepen/de doellanden?

-

Zijn de objectieven SMART? (specific, measurable, achievable, relevant and time-bound: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden). a) Specifiek: de doelstellingen moeten precies zijn, zodat ze ondubbelzinnig worden begrepen; b) Meetbaar: het bereiken van de doelstellingen moet kunnen worden aangegeven aan de hand van indicatoren; c) Haalbaar: de doelstellingen moeten realistisch zijn; d) Relevant: de doelstellingen moeten aan de opzet van het programma beantwoorden; e) Tijdgebonden: de doelstellingen moeten binnen de looptijd van het programma kunnen worden gehaald. 2.5.3.

Strategie van het programma

De programma's moeten worden ingediend en beoordeeld aan de hand van de volgende elementen: a) samenhang tussen de gefinancierde acties en de doelstellingen. Hiervoor hoeven niet alle doelstellingen van de richtsnoeren in bijlage I bij Verordening (EG) nr. 501/2008 te worden overgenomen. Veeleer moeten de doelstellingen worden gekozen in het belang van de efficiëntie en de doelmatigheid van de afzetbevorderingsstrategie; b) de uitvoering van de afzetbevorderingsprogramma's moet worden voorafgegaan door diepgaande marktonderzoeken om het concept van het voorgestelde initiatief te rechtvaardigen. Dit maakt het mogelijk de doelgroepen, de locaties van uitvoering voor de acties en de verschillende soorten in het kader van de programma's te gebruiken materiaal vooraf te omschrijven en een systematische benadering te ontwikkelen; c) de complementariteit tussen de door de lidstaten gefinancierde programma's, de programma's van de privésector en de door de Europese Unie gecofinancierde programma's moet worden verduidelijkt om de synergie tussen de verschillende programma's te bevorderen en ervoor te zorgen dat deze elkaar doeltreffend versterken. Zorg ervoor dat, met betrekking tot de voorstellen voor de interne markt, de strategie en de belangrijkste acties en instrumenten van het programma overeenstemmen met de richtsnoeren in Verordening (EG) nr. 501/2008. Bij alle voorstellen moet aandacht worden geschonken aan het volgende punt:

15

– betreffende de samenhang tussen de uitgevoerde acties en de doelstellingen van de verordening a) Omvat het programma een duidelijke strategie die gebaseerd is op de doelstellingen, de uitdagingen, de duur van de afzetbevordering en de betrokken financiële en menselijke hulpbronnen? Doelstellingen, strategie en doelgroepen van een programma moeten een coherent geheel vormen. Met betrekking tot de programma's voor de interne markt bevatten de richtsnoeren in bijlage I bij Verordening (EG) nr. 501/2008 informatie over de doelgroepen die voor de verschillende sectoren worden aanbevolen (artikelen 1, 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 2.5.4.

Doelgroep(en)

Met betrekking tot de programma's voor de interne markt bevatten de richtsnoeren in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 501/2008 informatie over de doelgroepen die voor de verschillende sectoren worden aanbevolen. Voorts moet rekening worden gehouden met het volgende: – betreffende de samenhang tussen de uitgevoerde acties en de doelstellingen van de verordening a) Hoe is het gekozen programma op maat gesneden van de landen of geografische gebieden? b) Op basis waarvan zijn de doelgroepen gekozen? – betreffende de impact en doeltreffendheid van de acties a) Werd, voordat de actie werd uitgevoerd, voldoende cijfermateriaal verzameld over de doelgroepen/doellanden? b) Is rekening gehouden met de plaatselijke gebruiken of beperkingen? c) Wat is de positie van het product op de markt: leider, buitenstaander of nieuwkomer? 2.5.5.

Te behandelen thema's en belangrijkste over te brengen boodschappen

Met betrekking tot de samenhang tussen de uitgevoerde acties en de doelstellingen van de verordening moet rekening worden gehouden met de volgende elementen: a) Wat zijn de thema's en de boodschappen en van welke kanalen wordt het vaakst gebruik gemaakt? b) Is grondig nagegaan of de combinatie van communicatiekanalen, boodschappen en doelgroepen/doellanden goed afgestemd is op de doelstellingen? Leg uit. Bij verwijzingen naar het gezondheidseffect of de voedingswaarde van een product moet worden aangegeven op welke wetenschappelijke basis dergelijke beweringen berusten. Bovendien moeten dergelijke verwijzingen in overeenstemming zijn met de gezondheidsvoorschriften van de lidstaten en van de EU. Voor programma's betreffende de interne markt moet materiaal dat gezondheidsbeweringen bevat, door de bevoegde nationale autoriteiten worden goedgekeurd. Verwijzingen naar het land of gebied van oorsprong van het product moeten ondergeschikt zijn aan de hoofdboodschap over de kenmerken en kwaliteiten van het product.

16

Wanneer het programma's in derde landen betreft, moet de indienende organisatie bevestigen dat de tot consumenten en andere doelgroepen gerichte informatieboodschappen en/of boodschappen ter bevordering van de afzet in overeenstemming zijn met de wetgeving die in de doellanden van toepassing is. Het is belangrijk om nadruk te leggen op de Europese dimensie van het programma. Deze parameter is een belangrijk voordeel voor het programma. 2.5.6.

Acties

Opgemerkt zij dat onder "programma" wordt verstaan: een coherent geheel van acties (d.w.z. meer dan één enkele actie). Geef ter verantwoording van de voorgestelde begroting voldoende informatie over de acties en over de instrumenten die zullen worden gebruikt voor de uitvoering ervan, met inbegrip van aantal, volume en/of dimensies van de acties, alsook de geraamde kosten per eenheid. De acties moeten in overeenstemming zijn met de doelstellingen van de verordening. Voor elke actie in het programma moet een duidelijke beschrijving van de samenstelling van de daaraan verbonden kosten worden gegeven. Enkele voorbeelden: Actie X "Deelname aan tentoonstelling AAA" Huur van de locatie

€/m²

Totale kosten

Bouw van de stand

€/m²

Totale kosten

Personeel voor de stand

€/persoon/dag

Totale kosten

Overige kosten (maaltijden, vervoer enz.)

€/deelnemer

Totale kosten

…

…

…

Indien het echter een groot aantal vergelijkbare acties betreft (zoals acties bij verkooppunten) volstaat een beschrijving van de kostenstructuur van één van deze acties. De acties moeten van die aard zijn dat zij de thema's en boodschappen kunnen overbrengen en de beoogde doelstellingen kunnen bereiken. Zij moeten in overeenstemming zijn met artikel 2 van Verordening (EG) nr. 3/2008 en de richtsnoeren in bijlage I bij Verordening (EG) nr. 501/2008. Hierbij dient erop te worden gelet dat elke verwijzing naar de oorsprong van de producten (land of gebied van oorsprong) ondergeschikt moet zijn aan de hoofdboodschap (kenmerken en intrinsieke kwaliteiten) van de campagne. Het voorstel dient een voorlopig tijdschema voor de uitvoering van de verschillende acties te bevatten. De locatie van de acties moet worden aangegeven (de stad, of in uitzonderlijke gevallen, de regio; de vermelding "Verenigde Staten" is bijvoorbeeld te vaag). Met betrekking tot media-acties dient een voorlopig mediaprogramma te worden bijgevoegd. De kosten voor zendtijd of advertentieruimte moeten apart worden vermeld.

17

In de beschrijving van de acties moet dezelfde structuur (titel/categorie) en dezelfde volgorde (nummering) worden gevolgd als bij de presentatie van de begrotingstabel (zie punt 8 hieronder). Voorts moet bij de voorstellen rekening worden gehouden met het volgende: – betreffende de acties, de gebruikte voorlichtingskanalen en de kosteneffectiviteit daarvan: a) Welke acties zijn het efficiëntst op het vlak van voorlichting en afzetbevordering voor de betrokken sector? b) Biedt het programma voldoende informatie over elke gekozen actie? – betreffende het toepassingsgebied en de inhoud van de programma's a) Op basis waarvan zijn de acties gekozen teneinde de kosten zo laag mogelijk te houden en een zo groot mogelijk effect/zo groot mogelijke impact te verkrijgen? b) Zijn de acties ontworpen met de specifieke kenmerken van elke doelgroep/elk doelland voor ogen? c) Zijn er ramingen opgesteld van de kosten van de acties in vergelijking met het verwachte effect/de verwachte impact op de gekozen doelgroepen/doellanden? – betreffende de impact en doeltreffendheid van de acties a) Vormt de marktsituatie/het marktonderzoek die/dat als uitgangspunt voor dit voorstel heeft gediend, een voldoende sterke basis voor de evaluatie van de SMART-doelen? b) Zijn er statistische gegevens over de beoordeling van de vraag naar en de verkoop en consumptie van het betrokken product in de landen waarop het programma is gericht? c) Aan de hand van welke elementen zal kunnen worden bevestigd dat het programma doeltreffend is? 2.6.

Verwachte impact/evaluatie

Preciseer de verwachte impact van het programma op het gebied van de vraag naar het product, de bekendheid en/of het imago van het product en/of enig ander aspect dat betrekking heeft op de doelstellingen. Becijfer zo goed mogelijk de resultaten die van de uitvoering van het programma worden verwacht. Geef een beschrijving van de methode(n) die elk jaar zal/zullen worden gebruikt om de impact te meten. Streef een evaluatie na die zo veel mogelijk op cijfers en op kwaliteit berust. De evaluatie moet geen betrekking hebben op de goede uitvoering van de acties maar moet aangeven in hoeverre de SMART-doelen zijn bereikt. Geef aan wanneer de evaluatie zal plaatsvinden. Aan het einde van elke fase? Aan het einde van het programma? 2.7.

EU-dimensie van het programma

Beschrijf de voordelen die het programma op EU-niveau kan opleveren en die cofinanciering door de EU rechtvaardigen. Wat is de EU-dimensie van het programma uit het oogpunt van: de verspreiding van de Europese productienormen, de synergie tussen de organisaties en de autoriteiten van verschillende lidstaten, de bevordering van het imago van de Europese producten op de internationale markten, de kwaliteit en de veiligheid van de Europese levensmiddelen, de toegenomen kennis van de Europese producten bij het grote publiek en bij de vaklui, de verspreiding van de Europese eetgewoonten en eetcultuur enz.?

18

2.8.

Begroting

De begroting moet worden gepresenteerd in de vorm van een overzichtstabel met vermelding van alle in het kader van het programma geplande acties en de jaarlijkse en totale kosten daarvan. De kosten moeten worden opgesplitst per actie, per jaar en per doelland. Er moet op worden toegezien dat de kostprijs van de acties niet hoger ligt dan de gebruikelijke markttarieven. Wanneer meerdere landen en/of indienende organisaties bij het programma betrokken zijn, moet één gecoördineerde begroting voor het hele programma worden ingediend. Voor de presentatie van de begroting (in euro) moeten de structuur (titel/categorie) en de volgorde (nummering) van de lijst van acties worden overgenomen. Heeft het programma betrekking op meerdere landen, dan moeten de kosten per land en per actie worden gespecificeerd. Vergoedingen van de uitvoeringsorganen moeten apart worden opgevoerd. Wanneer bepaalde geplande acties bijna of helemaal identiek blijken te zijn, dient een duidelijke, gedetailleerde en gestructureerde begroting voor de onderdelen van de zogenaamde "modelactie" te worden bijgevoegd. Indien de vergoedingen van het uitvoeringsorgaan als een forfaitair bedrag worden gepresenteerd, mag dat bedrag niet meer bedragen dan 13 % van de werkelijke kosten van de uitvoering van de acties wanneer het door één lidstaat voorgestelde programma's betreft, en niet meer dan 15 % wanneer het door meerdere lidstaten voorgestelde programma's betreft. Indien men van plan is de vergoedingen van het uitvoeringsorgaan op basis van de werkelijk uitgevoerde werkzaamheden in rekening te brengen, moet in het voorstel een raming worden opgenomen van het aantal vereiste uren en de kosten per eenheid voor dit soort werk. De vergoeding van de uitvoeringsorganen voor de aankoop van mediaruimte (aankoop tegen optimale tarieven van optimale mediaruimte op radio, internet, tv, in gedrukte media enz.) mag niet meer dan 5 % van de totale in begrotingspost 1 A opgevoerde kosten voor zendtijd/advertentieruimte bedragen. Let hierbij vooral op uitgaven die niet in aanmerking komen voor cofinanciering door de EU (zie bijlage III van het standaardcontract). Overzichtstabel van de begroting in euro (€): deze tabellen mogen, voor zover dit nodig is, worden aangepast aan het betrokken programma, de aard van de verschillende acties en het indelingsniveau dat de betrokken lidstaten noodzakelijk achten. De begrotingscijfers worden opgegeven zonder decimalen.

19

ACTIES

JAAR 1

(voor elk doelland)

JAAR 2

JAAR 3

TOTAA L

Actie 1* Actie 2* Actie N* Totale kosten voor zendtijd/advertentieruimte (1A) Totaal voor de acties exclusief de kosten voor zendtijd/advertentieruimte (1B) Totaal voor de acties (1)** Kosten ter waarborging van de goede uitvoering Vergoedingen van het uitvoeringsorgaan voor de aankoop van mediaruimte (max. 5 % van (1A), bijlage III, punt B.1.2 van het contract) Vergoedingen van het uitvoeringsorgaan (max. 13/15 % van (1B), bijlage III, punt B.1.2 van het contract) Meting van de resultaten van de acties (max. 3 % van (1), bijlage III, punt C.5 van het contract)*** Totale rechtstreekse kosten van het programma (2) Algemene kosten (max. [3 / 5 interne markt][4 /6 derde landen] % van (2), bijlage III, punt A.2 van het contract) TOTAAL VOOR HET PROGRAMMA

* Met inbegrip van de vergoedingen die op basis van een uurtarief in rekening worden gebracht (bijlage III, punt B.1.1 van het contract). ** Enkel in te vullen indien de vergoedingen op basis van een forfait worden berekend. *** 3 % voor de jaarlijkse evaluatie, 5 % voor de evaluatie van de slotfase, met inbegrip van een evaluatie van het programma in zijn geheel.

Kosteneffectiviteit 1. De kosteneffectiviteit wordt beoordeeld op basis van de voorgestelde begroting. De begroting moet voldoende gedetailleerd zijn om de identificatie, monitoring en controle van de voorgestelde acties mogelijk te maken. 2. Voor een goede kosten/batenverhouding van het programma zijn onder meer de volgende criteria van belang: a) de totale kostprijs; 20

b) de voor elke post en subpost vermelde kosten; c) het evenwicht tussen de verschillende uitgavenposten; d) het bereik van de doelgroepen (dekkingsgraad); e) de betrokkenheid van de beroepsgroepen en tussenhandelaars; f) een imagoverbetering van de betrokken product; g) een betere kennis bij de consumenten; h) de ontwikkeling van nieuwe afzetmogelijkheden; i) de marktontwikkeling uit een oogpunt van kwaliteit en kwantiteit; j) geringere kosten en/of snellere werkwijze.

Als de indienende organisatie een deel van het programma uitvoert, moeten de kosten die daarop betrekking hebben, als volgt worden weergeven: ACTIES

JAAR 1

JAAR 2

JAAR 3

Totaal

(voor elk doelland) Actie 1* Actie 2* Actie N* Totaal voor de acties Totaal voor het programma Deel (in %) dat door de indienende organisatie wordt gefinancierd

* Met inbegrip van de vergoedingen die op basis van een uurtarief in rekening worden gebracht (bijlage III, punt B.1.1 van het contract). Om de coherentie tussen de uitgevoerde acties en de doelstellingen van de verordening te waarborgen, moet rekening worden gehouden met de volgende punten: a) Wordt de begroting per jaar en per land ingediend? b) Worden de kosten per actie weergegeven? c) Zijn de eenheidsprijzen voor elke actie gecontroleerd? d) Zou dit voorlichtings- en afzetbevorderingsprogramma zijn uitgevoerd zonder EUfinanciering? Indien ja, waarom? Hoe? e) Biedt de cofinanciering door de EU enige toegevoegde waarde voor dit voorlichtingsen afzetbevorderingsprogramma? Hoe? Waarom?

21

2.9.

Financieringsplan

De financiële bijdrage van de EU beloopt niet meer dan 50 % van de reële jaarlijkse kosten van het programma. De indienende organisatie moet ten minste 20 % van de reële kosten van het programma op zich nemen; het resterende deel van de financiering moet worden gedragen door de betrokken lidstaat. De bijdrage van de lidstaat kan variëren tussen 0 % en 30 %, maar zelfs wanneer de lidstaat niet financieel bijdraagt aan het programma, moet hij het aanvaarden en indienen bij de Commissie. De financiële bijdrage van de beroepsorganisaties en de lidstaten mag afkomstig zijn uit belastinginkomsten of verplichte bijdragen. De in de eerste alinea vermelde financiële bijdrage van de EU bedraagt 60 % voor acties ter bevordering van de consumptie van groenten en fruit die specifiek zijn gericht op kinderen in scholen van de EU. De in de eerste alinea vermelde financiële bijdrage van de EU bedraagt 60 % voor in de EU uitgevoerde acties inzake voorlichting over verantwoorde drinkpatronen en de schade die gepaard gaat met riskant alcoholgebruik. Is het programma gezamenlijk door meerdere beroepsorganisaties en lidstaten ingediend, dan moeten de respectieve financiële bijdragen duidelijk worden vastgesteld vóór het programma bij de Commissie wordt ingediend. ¾

FINANCIËLE BIJDRAGE Europese Unie

JAAR 1

JAAR 2

JAAR 3

TOTAAL

€

€

€

€

%

%

%

%

(maximaal 50 % of 60 %)

Lidstaat (maximaal 30%)

Indienende organisatie (minimaal 20 %)

TOTAAL

100

100

100

100

De afzetbevorderings- en voorlichtingsacties waarvoor steun wordt verleend op grond van Verordening (EG) nr. 1698/2005, komen niet in aanmerking voor cofinanciering in het kader van Verordening (EG) nr. 501/2008 (artikel 15 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 2.10. Overige relevante informatie Alle andere gegevens waar de lidstaat om verzoekt of die door de indienende organisatie relevant worden geacht, mogen onder dit punt worden vermeld. http://europa.eu.int/comm/agriculture/prom/index_nl.htm

22

3.

MEEST VOORKOMENDE REDENEN VOOR AFWIJZING VAN PROGRAMMA'S 1) De doelstellingen van het programma zijn niet SMART (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden). De doelstellingen van het programma dienen in overeenstemming te zijn met die criteria. 2) De indienende organisatie is niet representatief: soms zijn de indienende organisaties maar representatief voor een zeer klein deel van de sector of tellen zij slechts een beperkt aantal leden. Het bestaan van andere voldoende representatieve organisaties uit dezelfde sectoren vormt een indicatie in dit verband. Representativiteit hangt samen met het product en met de algemene organisatie van de nationale markten. De lidstaten moeten de representativiteit verifiëren vóór zij programma's naar de Commissie zenden. Op grond van artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad en artikel 8, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 501/2008 van de Commissie moeten indienende beroeps- of bedrijfskolomorganisaties representatief zijn voor de sector van het product waarvoor de afzetbevorderingscampagne opgesteld is. 3) Er is geen relevant/nauwkeurig marktonderzoek: een marktonderzoek moet een stevige basis vormen die de investeringen in de campagne rechtvaardigt. In het marktonderzoek moet worden aangegeven hoe groot de behoefte is aan het ontwikkelen van de voorgestelde campagne, om zo het goedkeuren van de financiële steun voor de campagne te rechtvaardigen. 4) De acties vormen geen coherent geheel: onder "programma" in de zin van artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 501/2008 wordt verstaan: een geheel van coherente acties met een reikwijdte die groot genoeg is om de voorlichting over de betrokken producten en de afzet ervan te helpen bevorderen. Het geheel van geselecteerde acties dient overeen te komen met de doelstellingen van het programma, en de doelgroepen en het producttype waarvoor het bedoeld is, en de acties voor eenzelfde doelmarkt moeten zo veel mogelijk op elkaar afgestemd zijn. 5) De acties hebben geen betrekking op de doelgroep: het komt de coherentie niet ten goede wanneer de acties gericht zijn op andere doelgroepen dan degene waar het programma zelf op gericht is. Een programma dat bijvoorbeeld gericht is op consumenten kan geen deelname omvatten aan evenementen waar uitsluitend distributeurs aan deelnemen zonder dat er een verband met de consumenten of iets vergelijkbaars wordt aangegeven. 6) Het programma is maar op één stad gericht: acties die gericht zijn op één markt, moeten een groot gedeelte van die markt omvatten en mogen niet beperkt zijn tot een zeer klein deel ervan – bijvoorbeeld tot één kleine stad van een heel land en de gehele nationale bevolking. 7) De acties worden niet nauwkeurig genoeg beschreven: een programma is pas aanvaardbaar als de acties die het programma omvat, nauwkeurig beschreven zijn; ook de verschillende kosten voor het programma moeten worden verklaard en gerechtvaardigd. Overeenkomstig artikel 8, lid 2, onder c), van Verordening (EG) nr. 501/2008 moeten de programma's voldoende zijn uitgewerkt om te kunnen worden getoetst aan de geldende regelgeving en te worden beoordeeld op het gebied van prijs-kwaliteitverhouding. 8) De acties van het programma zijn niet voldoende kosteneffectief: het is noodzakelijk dat de voorgestelde kosten realistisch en doelmatig zijn, en een goede prijs23

kwaliteitverhouding hebben. In overeenstemming met artikel 7, lid 1, en artikel 9 van Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad voeren de betrokken lidstaten controles uit om na te gaan of het programma een goede prijs-kwaliteitverhouding heeft. Voorts is in artikel 7, lid 2, van Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad bepaald dat de diensten van de Commissie moeten kunnen nagaan of het programmavoorstel voldoende scoort qua prijs-kwaliteitverhouding. Voor bijvoorbeeld reclame moeten realistische prijzen worden gegeven, waarbij rekening gehouden wordt met kortingen. 9) De beoordeling van vorige programma's ontbreekt (indien van toepassing): het is belangrijk dat de resultaten van het beëindigde programma van een organisatie voor beoordeling worden ingediend. Een organisatie die bijvoorbeeld een campagne hield waarbij er door zwakke punten een reeks problemen is gerezen, zal hiervoor aansprakelijk zijn. Met deze zwakke punten en met de efficiëntie zal rekening worden gehouden. 10) Er zijn gebreken in de procedure voor de selectie van het uitvoeringsorgaan: het is belangrijk dat het uitvoeringsorgaan geselecteerd is door middel van een inschrijvingsprocedure die geverifieerd wordt door de lidstaat. In overeenstemming met artikel 8, lid 3, selecteert elke indienende organisatie na een passende inschrijvingsprocedure die geverifieerd is door de betreffende lidstaat, één of meerdere uitvoeringsorganen die met de tenuitvoerlegging van haar programma's worden belast. In overeenstemming met artikel 9, lid 2, onder e), onderzoeken de lidstaten de technische capaciteiten en de garanties op het vlak van doeltreffendheid van het voorgestelde uitvoeringsorgaan. De vereiste documentatie moet steeds worden verschaft bij de aanvraag als garantie dat aan de hiervoor genoemde artikelen voldaan is. 11) De begroting van de acties is niet voldoende uitgewerkt en voorbeelden van problemen in dit verband (artikel 8, lid 2, onder c), van Verordening (EG) nr. 501/2008 van de Commissie): de begroting van de voorgestelde activiteiten is niet voldoende uitgewerkt, waardoor het moeilijk is om te beoordelen of de voorgestelde acties goed scoren qua prijs-kwaliteitverhouding: a) de acties worden vaag voorgesteld en er is slechts een algemene begroting ingediend; b) de beschrijving is niet voldoende uitgewerkt om de betrokken kosten te rechtvaardigen en de beoordeling van de kosten door de lidstaat en de diensten van de Commissie mogelijk te maken.

24

4.

BIJLAGE

De geactualiseerde documentatie (aanvraagformulier, standaardcontract, lijst van bevoegde autoriteiten en handboek) die nodig is voor het indienen van een aanvraag voor financiële steun ten behoeve van een afzetbevorderings- en/of voorlichtingsprogramma is online te vinden op het volgende adres: http://ec.europa.eu/agriculture/promotion/procedure/index_en.htm

25