EUROPESE COMMISSIE BUREAU INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK BRUSSEL

EUROPESE COMMISSIE BUREAU INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK – BRUSSEL Afdeling DR – Middelen OIB.DR.2 – Financiën en overheidsopdrachten

Handleiding voor inschrijvers

"Inschrijven op een door het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel (OIB) gepubliceerde overheidsopdracht"

Europese Commissie - 1049 Brussel – België - Telefoon: (32-2) 299.11.11 Kamer: CSM1 05-094 - Telefoon: doorkiesnummer (32-2) 296.04 06 - Fax: (32-2) 296.05.70 E-mail: [email protected]

INHOUDSOPGAVE 1.

AANBESTEDINGEN DOOR OIB............................................................................. 6 1.1. OIB in het algemeen .......................................................................................... 6 1.1.1. Wie zijn wij?........................................................................................ 6 1.1.2. Wat is onze taak? ................................................................................. 6 1.1.3. Welk type opdrachten hebben wij in beheer?...................................... 7 1.2. Hoe wordt u op de hoogte gebracht van aanbestedingen door OIB? ................ 7 1.2.1. Algemeen ............................................................................................. 7 1.2.2. Hoe weet u wat de reikwijdte van een door OIB geplaatste overheidsopdracht is? .......................................................................... 8 1.2.2.1. Omvang van de opdracht ..................................................... 8 1.2.2.2. Percelen ............................................................................... 8 1.2.2.3. Varianten ............................................................................. 9 1.3. Welke procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten en welke contracten worden met name door OIB gebruikt? .................................. 9 1.3.1. De standaardprocedures..................................................................... 10 1.3.1.1. Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde van € 60 000 of minder ......... 10 1.3.1.2. Niet-openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU ...................... 11 1.3.1.3. Niet-openbare procedures na publicatie van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling (AMI/CEI) .................................................. 12 1.3.1.4. Openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU ...................... 13 1.3.2. Andere soorten procedures ................................................................ 13 1.3.2.1. Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde van meer dan € 60 000 .......... 13 1.3.2.2. Concurrentiegerichte dialoog ............................................ 14 1.3.2.3. Prijsvragen ......................................................................... 14 1.3.2.4. Onderhandelingsprocedures voor onroerendgoedopdrachten ................................................. 14 1.3.3. Welk type contracten kan OIB met economische subjecten sluiten? ............................................................................................... 15 1.4. Bijzonderheden van de door OIB geplaatste opdrachten ................................ 15 1.4.1. Deelname van andere instellingen, uitvoerende agentschappen of andere organen aan een overheidsopdracht van OIB ............................................................................................. 15 1.4.2. Gebruikte talen .................................................................................. 16 1.4.3. Vrijstelling van btw ........................................................................... 16

2

2.

DEELNEMEN AAN EEN DOOR OIB GEPLAATSTE OVERHEIDSOPDRACHT ....................................................................................... 16 2.1. Wie mag deelnemen aan een procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht? .......................................................................................... 16 2.1.1. Algemeen ........................................................................................... 16 2.1.2. Combinaties van economische subjecten .......................................... 17 2.1.3. Uitbesteding ....................................................................................... 17 2.2. Aanmelding ..................................................................................................... 18 2.2.1. Opstellen en indienen van uw aanmelding ........................................ 18 2.2.1.1. Algemeen ........................................................................... 18 2.2.1.2. Bijlagen bij de aanmelding ................................................ 19 2.2.2. Het verkrijgen van aanvullende informatie ....................................... 19 2.2.3. Hoe worden de aanmeldingen beoordeeld? ....................................... 20 2.2.3.1. Commissie voor opening van de aanmeldingen/evaluatiecomité .......................................... 20 2.2.3.2. Beoordeling van de uitsluitingscriteria .............................. 20 2.2.3.3. Beoordeling van de selectiecriteria ................................... 21 2.2.3.4. Beoordeling van de economische en financiële geschiktheid ....................................................................... 22 2.2.3.5. Beoordeling van de technische en beroepsmatige geschiktheid ....................................................................... 22 2.3. Inschrijving ...................................................................................................... 23 2.3.1. Hoe moet de inschrijving worden ingediend? ................................... 23 2.3.2. Inschrijvingsdocumenten ................................................................... 24 2.3.2.1. Uitnodigingsbrief............................................................... 24 2.3.2.2. Bestek ................................................................................ 24 2.3.2.3. Ontwerpcontract ................................................................ 24 2.3.2.4. Uitvoeringsgarantie ........................................................... 25 2.3.3. Hoe moet de inschrijving worden opgesteld? ................................... 25 2.3.3.1. Formele aspecten ............................................................... 25 2.3.3.2. Inschrijvingsformulier(en) voor technische conformiteit ....................................................................... 26 2.3.3.3. Inschrijvingsformulier(en) voor technische kwaliteit ............................................................................. 26 2.3.3.4. Financiële inschrijvingsformulier(en) ............................... 27 2.3.3.5. Overige documenten die bij de inschrijving moeten worden gevoegd ................................................................ 27 2.3.4. Hoe moet de inschrijving worden toegezonden?............................... 27 2.3.4.1. Vormvereisten voor de inschrijving .................................. 27 2.3.4.2. Wijze van indiening van de inschrijving ........................... 28 2.3.5. Hoe worden de inschrijvingen beoordeeld? ...................................... 29 2.3.5.1. Commissie voor opening van de inschrijvingen ............... 29 2.3.5.2. Evaluatiecomité ................................................................. 29 2.3.5.3. Beoordeling van de uitsluitingscriteria .............................. 29 3

2.3.5.4. Beoordeling van de selectiecriteria ................................... 29 2.3.5.5. Beoordeling van de inschrijvingen .................................... 30 2.3.6. Toelichting op de inschrijvingen ....................................................... 31 2.4. Resultaat van de inschrijvingsprocedure ......................................................... 32 2.4.1. Gunningsbesluit ................................................................................. 32 2.4.2. Informatie aan de inschrijvers ........................................................... 32 2.4.3. Ondertekening van het contract ......................................................... 33 2.4.4. Aanvullende bekendmaking .............................................................. 33 3.

BIJLAGEN ................................................................................................................ 34 3.1. Belangrijkste wettelijke referentiebepalingen ................................................. 34 3.2. Internetadressen ............................................................................................... 36

4

VOORWOORD Wanneer u als deelnemer aan het economisch verkeer wilt inschrijven op een door het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel (OIB) gepubliceerde overheidsopdracht, raden wij u aan – vooral indien u voor de eerste keer aan een dergelijke procedure deelneemt – deze beknopte handleiding door te nemen. Wij hopen u hiermee te helpen bij het voorbereiden en indienen van uw aanmelding of inschrijving. In deze handleiding wordt uiteraard niet uitgebreid ingegaan op alle vragen die in het kader van een procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten kunnen rijzen. Gezien het grote aantal overheidsopdrachten en de verschillende aard daarvan, roepen deze procedures namelijk zeer specifieke vragen op die niet allemaal kunnen worden beantwoord in een handleiding die voor algemeen gebruik is bedoeld. DISCLAIMER: Deze tekst is uitsluitend bedoeld als leidraad en houdt geen enkele verplichting vanwege OIB of enige andere Europese instelling of enig ander Europees agentschap in. Derden kunnen geen enkel recht aan deze handleiding ontlenen, noch kan deze handleiding dienen ter vervanging of wijziging van de wettelijke verplichtingen die op grond van de geldende wetgeving rusten op economische subjecten, de Europese instellingen of andere partijen.

Europese Commissie - 1049 Brussel – België - Telefoon: (32-2) 299.11.11 Kamer: CSM1 05-094 - Telefoon: doorkiesnummer (32-2) 296.04 06 - Fax: (32-2) 296.05.70 E-mail: [email protected]

1.

AANBESTEDINGEN DOOR OIB 1.1.

OIB in het algemeen 1.1.1. Wie zijn wij? Het Bureau voor Infrastructuur en Logistiek in Brussel (hierna "OIB" genoemd) maakt integraal onderdeel uit van de Europese Commissie en heeft tot taak alle activiteiten uit te voeren die verband houden met de huisvesting van het personeel, het beheer van de sociale infrastructuur en de logistiek van de Commissie in Brussel, alsmede het beheer van de sociale infrastructuur van de vestiging van de Commissie in Ispra, in Italië. OIB heeft tot taak alle personeelsleden van de Commissie een functionele, veilige en aangename werkomgeving te bieden en ondersteuning en kwalitatief hoogwaardige diensten te verlenen op het gebied van welzijn. Daarbij is zowel aandacht voor de gebruiker als voor het milieu en de wijze van aanwending van de beschikbare middelen. 1.1.2. Wat is onze taak? In het kader van zijn functie is OIB in het bijzonder verantwoordelijk voor 

het beheer inzake aankoop, huur en onderhoud van de roerende en onroerende goederen van de Commissie, het bijhouden van de inventarislijsten alsmede btw-aangelegenheden;



het organiseren van de verhuizingen en het beheer van ruimten;



het beheer op de volgende gebieden:

– de dienstverlening inzake vervoer van personeel en materieel voor interne doeleinden; – de ontvangst en verzending van post en de interne verspreiding van documenten voor de directoraten-generaal van de Commissie en voor andere departementen; – drukken; – kantoorbenodigdheden; – historische archieven; 

het beheer van de sociale voorzieningen voor het personeel van de Europese instellingen, inclusief restaurants, zelfbedieningskantines, sportcentra, enz.;



het verlenen van diensten aan de instellingen zoals crèches, naschoolse opvang en openluchtopvang;



het zorgen voor gezonde en veilige werkomstandigheden in de gebouwen voor het personeel van de Commissie door het nemen van de juiste preventie- en beschermingsmaatregelen. 6

Kortom, OIB is belast met het beheer van overheidsopdrachten van de Europese instellingen, waarbij zij de rol van aanbestedende dienst heeft. In de onderstaande tekst wordt met de benamingen "OIB" en "Europese Commissie" tevens de aanbestedende dienst bedoeld. 1.1.3. Welk type opdrachten hebben wij in beheer? De door OIB geplaatste overheidsopdrachten in het kader van de hierboven genoemde activiteiten kunnen verschillende vormen aannemen: – opdrachten voor diensten, die betrekking hebben op alle andere intellectuele en niet-intellectuele diensten dan die waarop de opdrachten voor leveringen, werken en vastgoed betrekking hebben; deze diensten zijn genoemd in de bijlagen II A en II B bij Richtlijn 2004/18/EG; – opdrachten voor leveringen, die betrekking hebben op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Deze opdrachten kunnen ook de plaatsing, installatie en het onderhoud omvatten; – opdrachten voor werken, die betrekking hebben op de uitvoering of op het ontwerp en de uitvoering gezamenlijk van werken betreffende een van de in bijlage I bij Richtlijn 2004/18/EG genoemde activiteiten, dan wel op het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Een "werk" is het product van bouw- of wegen- en waterbouwkundige werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen; – onroerendgoedopdrachten, die betrekking hebben op de aankoop, het vruchtgebruik, de erfpacht, leasing en huur- of huurkoop, met of zonder koopoptie, van gronden, bestaande gebouwen of andere onroerende goederen. Ter zake van deze opdrachten worden specifieke prospectienota’s voor gebouwen gepubliceerd. Meer informatie over dit onderwerp is te vinden op de website van OIB: http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.htm 1.2.

Hoe wordt u op de hoogte gebracht van aanbestedingen door OIB? 1.2.1. Algemeen Alle door OIB geplaatste overheidsopdrachten maar ook die van andere diensten van de Europese Commissie en de andere instellingen en entiteiten van de Europese Unie worden gepubliceerd in de S-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie (PbEU) en kunnen worden geraadpleegd via de databank TED (Tenders Electronic Daily), de onlineversie van het "Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie", bestemd voor Europese overheidsopdrachten (http://ted.europa.eu). Informatie over de overheidsopdrachten van OIB zijn daarnaast te vinden op de website van OIB (http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.htm). Ter informatie is als bijlage II bij deze handleiding een lijst met nuttige internetadressen gevoegd. 7

1.2.2. Hoe weet u wat de reikwijdte van een door OIB geplaatste overheidsopdracht is? Het doel van de aankondiging van een opdracht is om u ervan op de hoogte te brengen dat een opdracht daadwerkelijk wordt aanbesteed. In de aankondiging van een opdracht, die in het Publicatieblad wordt gepubliceerd, zijn de belangrijkste gegevens over de opdracht opgenomen en wordt alle informatie gegeven die u nodig hebt om te kunnen deelnemen. U kunt deze vinden in de databank TED (Tenders Electronic Daily), op http://ted.europa.eu. Daarnaast vindt u hier nadere gegevens over de geschatte omvang, de vraag of er een direct contract of een raamcontract moet worden opgesteld en wat de duur daarvan is, of de opdracht bestaat uit percelen (eventueel met een beknopte omschrijving van elk perceel), of er varianten zijn toegestaan, of het gaat om een interinstitutionele procedure, of er een garantie wordt verlangd, of er een openbare opening zal plaatsvinden, enz. U vindt hier de voorwaarden voor deelneming (de zogenaamde selectiecriteria) en de wijze waarop de opdracht zal worden gegund (de zogenaamde gunningscriteria). Het spreekt voor zich dat gedetailleerde informatie over de opdracht zelf nader wordt omschreven in het bestek. Het is van groot belang dat u zich houdt aan de in de aankondiging van de opdracht genoemde uiterste datum waarop verzoeken tot deelname of inschrijvingen in ontvangst worden genomen. Wanneer deze uiterste datum niet in acht wordt genomen, wordt uw aanmelding of inschrijving niet-ontvankelijk verklaard. Om een beter begrip te krijgen van de reikwijdte van een opdracht vindt u hieronder enige toelichting over bepaalde aspecten van een opdracht. 1.2.2.1.Omvang van de opdracht Om u bij de voorbereiding van uw inschrijving enig inzicht te geven en u de mogelijkheid te bieden om vast te stellen of u over de benodigde capaciteit beschikt om aan de in de opdracht gestelde eisen te voldoen, worden in de aankondiging een aantal indicaties gegeven over de geschatte omvang van de opdracht. Het gaat hier echter om een – weliswaar zo realistisch mogelijke –schatting, die uitsluitend ter informatie wordt gegeven en de Europese Commissie niet bindt voor wat betreft toekomstige opdrachten die in het kader van die overheidsopdracht zullen worden verstrekt. 1.2.2.2.Percelen Indien het om een zeer omvangrijke opdracht gaat of om een opdracht die bestaat uit een geheel van gelijksoortige producten of diensten met een soortgelijk doel en voor een totaalbedrag dat zo hoog is dat er maar weinig deelnemers zijn die aan alle eisen zouden kunnen voldoen, kan de opdracht worden opgesplitst in percelen. Dit leidt tot meer concurrentie en geeft kleine en middelgrote ondernemingen meer gelegenheid ook deel te nemen.

8

In dat geval kunt u – behoudens andersluidende bepalingen in de aankondiging van de opdracht – inschrijven op hetzij een enkel perceel, hetzij een aantal percelen, hetzij alle percelen. Elk afzonderlijk perceel wordt in zijn totaliteit beoordeeld. Zo kunt u niet inschrijven op slechts een deel van een perceel of aangeven dat de inschrijving afhankelijk is van de vraag of een ander perceel van de opdracht al dan niet aan u wordt gegund. 1.2.2.3.Varianten Indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving, moet in de aankondiging van de opdracht worden aangegeven of varianten al dan niet zijn toegestaan. Indien hiervan geen melding wordt gemaakt, zijn varianten niet toegestaan. Een "variant" is een technisch of economisch gelijkwaardig alternatief voor de bij de aanbestedende dienst bekende standaardoplossing. Varianten kunnen betrekking hebben op de opdracht in zijn geheel of bepaalde onderdelen of aspecten daarvan. Varianten moeten als zodanig worden aangeduid en afzonderlijk worden ingediend. Indien varianten worden toegelaten, worden de minimumeisen en het beoordelingskader dat zal worden gebruikt om de standaardoplossing en de variant te vergelijken, in het bestek (en in de technische bijlagen daarbij) omschreven. 1.3.

Welke procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten en welke contracten worden met name door OIB gebruikt? OIB maakt bij het plaatsen van zijn overheidsopdrachten gebruik van de volgende procedures: – onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een geringe waarde (€ 60 000 of minder); – niet-openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU; – niet-openbare procedures na publicatie van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling (AMI/CEI) die heeft geleid tot de opstelling van een lijst van voorgeselecteerde gegadigden of een lijst van potentiële inschrijvers; – openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU. Naast de hierboven genoemde standaardprocedures voorziet de geldende regelgeving nog in andere soorten procedures, te weten: – de onderhandelingsprocedure met of zonder publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU. Deze procedure wordt in uitzonderlijke en strikt gereglementeerde gevallen gebruikt; – het dynamisch aankoopsysteem (nog niet van toepassing bij de Commissie); 9

– concurrentiegerichte dialoog – de prijsvraag; – onderhandelingsprocedures voor onroerendgoedopdrachten. De zogenaamde openbare, niet-openbare en onderhandelingsprocedures (inclusief de procedures met betrekking tot onroerendgoedopdrachten) zijn de drie belangrijkste soorten procedures die OIB gebruikt. Het staat OIB vrij te kiezen voor een openbare of een niet-openbare procedure, maar alleen in zeer specifieke gevallen of in het kader van een onroerendgoedopdracht kan gebruik worden gemaakt van de onderhandelingsprocedure. In dit laatste geval is het mogelijk een onderhandelingsprocedure zonder publicatie van een aankondiging van de opdracht te starten nadat een onderzoek van de plaatselijke markt heeft plaatsgevonden. OIB kent hiervoor een specifieke procedure (zie punt1.3.2.4). Bij al deze opdrachten dienen de algemene beginselen van transparantie, evenredigheid, gelijke behandeling, non-discriminatie en daadwerkelijke openstelling voor concurrentie in acht te worden genomen. 1.3.1. De standaardprocedures 1.3.1.1.Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde van € 60 000 of minder Deze procedures hebben betrekking op opdrachten die worden beschouwd als opdrachten met een geringe waarde. Het is hierbij niet nodig een aankondiging van de opdracht te publiceren. Er bestaan drie drempelwaarden voor opdrachten met een geringe waarde: – € 60 000 - € 15 000,01 (procedure waarvoor ten minste 3 gegadigden worden uitgenodigd na de voorafgaande publicatie); – € 15 000 - € 1 000,01 (procedure waarvoor ten minste 1 gegadigde wordt uitgenodigd); – € 1 000 - € 0,01 (betaling op eenvoudig vertoon van een factuur).

Indien OIB van mening is dat de ingediende inschrijvingen moeten worden verbeterd, worden er onderhandelingen gevoerd met alle betrokken inschrijvers onder gelijke voorwaarden, opdat de beste technische en financiële voorwaarden worden verkregen. Bij verzoeken om dienstverlening, leveringen of werken kan de bestelling ook plaatsvinden via "aankooporders", die worden gelijkgesteld met een contract. Voor deze opdrachten van geringe waarde is de onderhandelingsprocedure eenvoudiger en sneller dan voor procedures die een omvangrijker bedrag 10

vertegenwoordigen. In deze handleiding zal dan ook niet nader op deze procedures worden ingegaan. 1.3.1.2.Niet-openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU Deze procedure wordt regelmatig door OIB gebruikt voor opdrachten die een waarde van meer dan € 60 000 vertegenwoordigen. Niet-openbare procedures zijn in twee fasen verdeeld. In de eerste fase wordt alleen gekeken of aan de uitsluitings- en selectiecriteria is voldaan; de gunningscriteria komen in de tweede fase aan bod. Elk economisch subject kan een aanvraag tot deelname aan deze procedure indienen, maar alleen zij die aan het einde van de eerste fase geselecteerd zijn, zullen tot inschrijven worden uitgenodigd, welke inschrijving in de tweede fase zal worden beoordeeld. Eerste fase: voorselectie van de gegadigden In de door OIB in de S-reeks van het PbEU gepubliceerde aankondiging van de opdracht wordt een gedetailleerde beschrijving van de opdracht gegeven, het voorwerp van de opdracht, de wijze waarop de procedure zal verlopen en de manier waarop verzoeken tot deelname zullen worden beoordeeld (uitsluitings- en selectiecriteria), alsmede de termijn waarbinnen de aanmelding moet worden ingediend. Bovendien wordt aangegeven of er in de selectiecriteria een minimumcapaciteit is opgenomen, of varianten zijn toegestaan en of het al dan niet om een interinstitutionele procedure gaat. De voorschriften met betrekking tot de in de aankondiging van de opdracht verlangde documenten en de termijn waarbinnen de aanmelding moet worden ingediend, moeten stipt worden nagekomen. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, wordt uw aanmelding niet-ontvankelijk of ondeugdelijk verklaard. Na het verstrijken van de indieningstermijn worden de aanmeldingen beoordeeld en worden de geselecteerde gegadigden tot inschrijven uitgenodigd. Elk economisch subject kan een aanvraag tot deelname indienen en moet alle vereiste documentatie bijvoegen zoals omschreven in de aankondiging van de opdracht. In het bijzonder moet informatie worden verstrekt over het statuut en de economische, financiële, technische en beroepsmatige geschiktheid van de gegadigde met betrekking tot de vastgestelde criteria. De gegadigden worden van het verdere verloop van de procedure op de hoogte gehouden. Tweede fase: indienen van de inschrijvingen Alleen de op deze wijze geselecteerde gegadigden, dat wil zeggen zij die alle documentatie en de vereiste bewijsstukken hebben ingediend die in de aankondiging van de opdracht zijn gespecificeerd en die aan de vastgestelde criteria blijken te voldoen, ontvangen het bestek (de inschrijvingsdocumenten met alle informatie over de opdracht, inclusief de 11

voor het indienen van de inschrijving vereiste formulieren) en kunnen hun inschrijving binnen de aangegeven termijn indienen.

1.3.1.3.Niet-openbare procedures na publicatie van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling (AMI/CEI) OIB kan in het kader van zijn activiteiten in het PbEU een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling publiceren. Hierin worden gegadigden uitgenodigd zich aan te melden of hun belangstelling kenbaar te maken voor een bepaald gebied en dat met het oog op de latere plaatsing van verschillende terugkerende overheidsopdrachten, voor leveringen en diensten met een waarde van € 60 000 tot € 134 0001 of –

voor werken met een waarde van € 60 000 tot € 5 186 000.

Een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling (hierna "AMI" genoemd) leidt tot een van de twee volgende gevallen: 1) er wordt een beperkte "AMI"-lijst van voorgeselecteerde gegadigden opgesteld op basis van de criteria die worden genoemd in de AMI/CEI (Appel à manifestation d’intérêt/Call for expression of interest). De voorgeselecteerde gegadigden kunnen vervolgens worden uitgenodigd een inschrijving in te dienen op basis van de inschrijvingsdocumenten die hen worden toegezonden naar aanleiding van de plaatsing van een opdracht via een niet-openbare procedure, op het (de) in de AMI genoemde gebied(en). De aanmeldingen kunnen tot drie maanden vóór het verstrijken van de geldigheidsduur van de AMI (in beginsel drie jaar) worden ingediend; 2) er wordt een lijst van potentiële inschrijvers die hun belangstelling kenbaar hebben gemaakt, opgesteld; die inschrijvers worden vervolgens uitgenodigd een verzoek tot deelname of een inschrijving in te dienen. De blijken van belangstelling kunnen tot drie maanden vóór het verstrijken van de geldigheidsduur van de AMI (in beginsel vijf jaar) worden ingediend. Met behulp van deze lijst van potentiële inschrijvers kan de aanbestedende dienst kiezen voor een procedure in een of twee fasen: a) de procedure in een fase verloopt als een openbare procedure: de inschrijvingsdocumenten (inclusief de uitsluitings-, selectieen gunningscriteria) worden toegezonden aan alle potentiële inschrijvers op de lijst. Alle ontvangen inschrijvingen worden

1

Van € 60 000 tot € 207 000 voor de opdrachten die onder bijlage IIB bij Richtlijn 2004/18/EG vallen of die betrekking hebben op onderzoek en ontwikkeling (categorie 8) of telecommunicatiediensten (categorie 5) van bijlage IIA bij Richtlijn 2004/18/EG. 12

beoordeeld op grond van de in de inschrijvingsdocumenten opgenomen criteria; b) de procedure in twee fasen verloopt als een niet-openbare procedure: in de eerste fase wordt aan alle potentiële inschrijvers op de bovenbedoelde lijst informatie toegezonden over het voorwerp van de opdracht en over de wijze waarop de verzoeken tot deelname zullen worden beoordeeld (uitsluitings- en selectiecriteria). De geïnteresseerde potentiële inschrijvers kunnen zich aanmelden. Alleen de gegadigden die op grond van de uitsluitings- en selectiecriteria zijn geselecteerd, worden in een tweede fase uitgenodigd om een inschrijving in te dienen. 1.3.1.4.Openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU Deze procedure wordt eveneens door OIB gebruikt voor opdrachten met een waarde van meer dan € 60 000, en begint met de publicatie door OIB in de S-reeks van het PbEU van een aankondiging van de opdracht. Hierin wordt onder meer informatie gegeven over het voorwerp van de opdracht, de wijze waarop de procedure zal verlopen en de inschrijvingen zullen worden beoordeeld (uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria), de manier waarop de inschrijvingsdocumenten (bestek) kunnen worden verkregen, alsmede de termijn waarbinnen een inschrijving moet worden ingediend en de datum waarop de openbare opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden. In deze aankondiging kan zo nodig ook nadere informatie worden gegeven over de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid die inschrijvers op grond van de selectiecriteria minimaal moeten bezitten, over de toegelaten varianten en over het al of niet interinstitutionele karakter van de procedure. Elk economisch subject kan OIB verzoeken om toezending van de inschrijvingsdocumenten. De voorschriften met betrekking tot de in de aankondiging van de opdracht verlangde documenten en de termijn waarbinnen de inschrijving moet worden ingediend, moeten stipt worden nagekomen. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, wordt uw aanmelding niet-ontvankelijk of ondeugdelijk verklaard. Deze procedure bestaat dus, in tegenstelling tot de niet-openbare procedure, uit een enkele fase. 1.3.2. Andere soorten procedures 1.3.2.1.Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde van meer dan € 60 000 Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde van meer dan € 60 000 zijn slechts in een beperkt aantal, in de geldende regelgeving genoemde gevallen toegestaan (zie bijlage I "Belangrijkste 13

wettelijke referentiebepalingen"). Op deze opdrachten zijn bijzondere voorwaarden van toepassing en ze kunnen al dan niet worden voorafgegaan door publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU. Bij onderhandelingsprocedures zonder publicatie van een aankondiging van de opdracht nodigt OIB elke in aanmerking genomen gegadigde uit tot inschrijving. Na ontvangst van de inschrijvingen voert OIB hierover onderhandelingen om deze af te stemmen op de in het bestek aangegeven eisen en om vast te stellen welke inschrijving de voordeligste is, waarbij alle inschrijvers gelijk zullen worden behandeld. De onderhandelingen kunnen zowel op de technische als op de financiële inschrijving betrekking hebben, maar betreffen niet de technische of administratieve specificaties waaraan op grond van de toegezonden inschrijvingsdocumenten minimaal moet worden voldaan (verplichte specificaties). Bij de onderhandelingsprocedure na publicatie van een aankondiging van de opdracht in de S-reeks van het PbEU nodigt OIB elke gegadigde die naar aanleiding van de ingediende aanmeldingen in aanmerking is genomen en is geselecteerd, uit tot inschrijving. Vervolgens wordt over de inschrijvingen onderhandeld om deze af te stemmen op de eisen die zijn genoemd in de aankondiging van de opdracht of het bestek en in de eventuele aanvullende documenten, en om vast te stellen welke inschrijving de voordeligste is. 1.3.2.2.Concurrentiegerichte dialoog Van de concurrentiegerichte dialoog kan gebruik worden gemaakt wanneer sprake is van bijzonder complexe opdrachten, mits rechtstreekse toepassing van openbare procedures of van de voorwaarden voor niet-openbare procedures het niet mogelijk maken de opdracht aan de economisch voordeligste inschrijving te gunnen. 1.3.2.3.Prijsvragen Het organiseren van een prijsvraag geeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid, in het bijzonder op het gebied van architectuur, techniek of gegevensverwerking, een plan of een ontwerp te verkrijgen dat op basis van mededinging door een jury wordt voorgesteld, al dan niet met toekenning van prijzen. Indien OIB een prijsvraag uitschrijft en u wilt hieraan deelnemen, dan zullen u de voor de te organiseren prijsvraag geldende regels worden toegezonden. 1.3.2.4.Onderhandelingsprocedures voor onroerendgoedopdrachten De door OIB gepubliceerde onroerendgoedopdrachten hebben betrekking op de aankoop, de erfpacht, het vruchtgebruik, leasing en huur- of huurkoop, met of zonder koopoptie, van gronden, bestaande gebouwen of andere onroerende goederen. Voor dit type opdracht kan gebruik worden gemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande publicatie van een aankondiging van de opdracht, nadat een onderzoek van de plaatselijke markt heeft plaatsgevonden. Meer informatie over dit onderwerp is te vinden op de website van OIB: http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.htm 14

1.3.3. Welk type contracten kan OIB met economische subjecten sluiten? OIB maakt hoofdzakelijk gebruik van twee typen contracten: het directe contract en het raamcontract. In het directe contract zijn het voorwerp, de beloning en de uitvoeringstermijn vastgelegd. Na ondertekening van het contract door beide partijen kan het dan ook zonder verdere formaliteiten worden uitgevoerd. Het raamcontract wordt daarentegen voor een bepaalde periode gesloten (meestal vier jaar). In het raamcontract zijn de wettelijke, financiële, technische en administratieve bepalingen opgenomen en is de relatie tussen de contractpartijen gedurende de geldigheidsduur van het contract neergelegd. De eigenlijke opdrachten worden na ondertekening en inwerkingtreding van het raamcontract geplaatst, via "bestelbonnen" of "specifieke contracten" die ter uitvoering van het raamcontract worden gesloten. In een aantal specifieke gevallen vindt de gunning van de opdracht plaats in de vorm van een getrapt meervoudig raamcontract. Dit moet dan wel in de aankondiging van de opdracht worden aangegeven. Van een getrapt meervoudig raamcontract is sprake wanneer tussen de Europese Commissie en verschillende ondernemers, leveranciers of dienstverleners een afzonderlijk raamcontract wordt gesloten, maar onder identieke voorwaarden, om ervoor te zorgen dat de uitvoering van een opdracht bij ontstentenis van de eerste daartoe verplichte contractant op opeenvolgende wijze door een van de andere contractanten kan worden uitgevoerd. Na evaluatie van de in aanmerking genomen inschrijvingen stelt OIB een lijst van inschrijvers in dalende volgorde op. Op het moment dat een opdracht wordt geplaatst, worden inschrijvers in deze volgorde benaderd. Ingeval de eerste ondernemer van de lijst niet beschikbaar is, mag OIB zich wenden tot degene die als tweede op de lijst is geplaatst, en zo nodig volgens dezelfde procedure tot de derde van de lijst. 1.4.

Bijzonderheden van de door OIB geplaatste opdrachten 1.4.1. Deelname van andere instellingen, uitvoerende agentschappen of andere organen aan een overheidsopdracht van OIB Het kan voorkomen dat een door OIB uit te schrijven overheidsopdracht voor verschillende instellingen, uitvoerende agentschappen of andere organen van belang is. OIB zal in dergelijke gevallen een interinstitutionele procedure starten. In de aankondiging van de opdracht en in het bestek wordt hiervan uitdrukkelijk melding gemaakt en wordt aangegeven welke instellingen en andere entiteiten van de Europese Unie (communautaire agentschappen, uitvoerende agentschappen, enz.) aan de procedure deelnemen. Het interinstitutionele aspect kan belangrijke gevolgen hebben voor met name de totale omvang van de opdracht en de plaats(en) van uitvoering of levering. 15

Deze interinstitutionele/gemeenschappelijke procedures worden met name ingegeven door het streven zo bewust en economisch mogelijk om te gaan met de aan de instellingen en andere entiteiten van de EU ter beschikking gestelde middelen. 1.4.2. Gebruikte talen Uw aanmelding of inschrijving mag in een van de officiële talen van de Europese Unie worden opgesteld. 1.4.3. Vrijstelling van btw Het is van belang erop te wijzen dat de instellingen van de Europese Unie op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie van 18 april 1965 zijn vrijgesteld van btw voor wat betreft omvangrijke officiële aankopen. Dit betekent dat u zelf verantwoordelijk bent voor de naleving van de van toepassing zijnde belastingwetgeving. U dient dan ook bij de bevoegde autoriteiten de nodige stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat vrijstelling wordt verleend van de rechten en belastingen, in het bijzonder de btw, over de in het kader van de uitvoering van het contract benodigde goederen en diensten. 2.

DEELNEMEN AAN OVERHEIDSOPDRACHT 2.1.

EEN

DOOR

OIB

GEPLAATSTE

Wie mag deelnemen aan een procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht? 2.1.1. Algemeen Alle in de Europese Unie geregistreerde economische subjecten en alle burgers van de Europese Unie mogen deelnemen aan een procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht van de Europese Commissie. Economische subjecten uit landen die geen lid zijn van de Europese Unie mogen eveneens deelnemen, voor zover: – er een bijzondere overeenkomst op het gebied van overheidsopdrachten tussen deze landen en de Europese Unie is gesloten; – deze landen de multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten van de Wereldhandelsorganisatie (WTO) hebben geratificeerd, mits aan bepaalde beperkende voorwaarden is voldaan. Indien u belangstelling hebt voor een overheidsopdracht en u denkt zowel over voldoende economische en financiële capaciteit te beschikken als over de benodigde technische en beroepsmatige geschiktheid om het toekomstige contract uit te voeren, kunt u zich aanmelden (in het kader van een nietopenbare procedure) of inschrijven (in het kader van een openbare of onderhandelingsprocedure) op de wijze en binnen de termijn zoals aangegeven in de aankondiging van de opdracht of de uitnodiging tot inschrijving.

16

U dient aan alle in de aankondiging van de opdracht vermelde en nader omschreven eisen te voldoen om ervoor te zorgen dat uw aanmelding of inschrijving in aanmerking wordt genomen. Het is van groot belang dat u zich houdt aan de in de aankondiging van de opdracht genoemde uiterste datum waarop verzoeken tot deelname of inschrijvingen in ontvangst worden genomen. Wanneer deze uiterste datum niet in acht wordt genomen, wordt uw aanmelding of inschrijving nietontvankelijk verklaard. 2.1.2. Combinaties van economische subjecten Het is mogelijk zich met meerdere economische subjecten gezamenlijk voor een overheidsopdracht aan te melden of daarop in te schrijven. Indien u voornemens bent dit te doen en indien u daartoe reeds een consortium of een gelijksoortige entiteit heb opgericht, behoeft u hier slechts melding van te maken in uw aanmelding/inschrijving en alle daartoe van belang zijnde informatie bij te voegen. Er moet duidelijk worden aangegeven wie de leider van het consortium of de entiteit is. Let op: de partners zijn wel gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht indien deze aan hen wordt gegund. Wanneer sprake is van een combinatie van economische subjecten, dan worden de uitsluitings- en selectiecriteria met betrekking tot de economische en financiële geschiktheid voor elk lid van de combinatie onderzocht. Mocht er voor wat betreft de economische en financiële geschiktheid en/of de technische en beroepsmatige geschiktheid echter een bepaalde drempelwaarde worden genoemd, dan zal daarvoor de desbetreffende geschiktheid van de combinatie in haar geheel in aanmerking worden genomen. Indien de opdracht aan u gegund wordt, kan de Europese Commissie verlangen dat u voorafgaand aan de ondertekening van het contract een officiële vorm aan de voorgestelde samenwerking geeft. Dit kan geschieden in de vorm van het oprichten van een in de lidstaten erkende entiteit met rechtspersoonlijkheid dan wel het oprichten van een consortium of verband van tijdelijke aard dat geen rechtspersoonlijkheid bezit, maar wel voldoende garantie biedt dat de belangen van de Europese Commissie voor wat betreft de uitvoering van het contract worden beschermd. U dient tevens schriftelijk mee te delen wie voor de combinatie als geheel gevolmachtigd is het contract te ondertekenen (naam en hoedanigheid), onder bijvoeging van een schriftelijke instemming daarmee van alle leden van de combinatie. 2.1.3. Uitbesteding Bepaalde in het contract opgenomen taken kunnen, na officiële goedkeuring daarvan door de Europese Commissie, aan – subcontractanten worden uitbesteed, waarbij de hoofdcontractant (die het contract heeft ondertekend) evenwel volledig aansprakelijk blijft voor de uitvoering van de opdracht als geheel. De Commissie zal dan ook voor alle contractuele zaken uitsluitend met de hoofdcontractant contact opnemen, ongeacht of de taken al dan niet door een 17

subcontractant zijn uitgevoerd, aangezien er geen sprake is van een rechtstreekse rechtsverhouding tussen de Europese Commissie en de subcontractant(en). Bij het indienen van uw aanmelding en/of inschrijving moet u in een verklaring aangeven of u voornemens bent een deel van de opdracht uit te besteden en zo ja, op welk deel van de opdracht dit betrekking heeft en wie de subcontractant(en) is (zijn). Indien een relatief belangrijk deel van de opdracht wordt uitbesteed, kan de Europese Commissie verlangen dat de subcontractant eveneens alle van de gegadigden en inschrijvers verlangde informatie en documenten verstrekt voordat zij al dan niet officieel akkoord gaat met de voorgestelde subcontractant. 2.2.

Aanmelding 2.2.1. Opstellen en indienen van uw aanmelding 2.2.1.1.Algemeen Bij een niet-openbare procedure bestaande uit twee fasen vindt tijdens de eerste fase door middel van een beoordeling van de uitsluitings- en selectiecriteria een voorselectie van de gegadigden plaats. Alleen de geselecteerde gegadigden worden uitgenodigd tot inschrijven (zie punt 2.3). Bij een openbare procedure wordt u direct uitgenodigd in te schrijven (zie punt 2.3). Deze procedure bestaat dus een enkele fase waarbij zowel de uitsluitings- en selectiecriteria als de gunningscriteria worden beoordeeld. De wijze waarop uw aanmelding moet worden toegezonden, wordt gedetailleerd omschreven in de aankondiging van de opdracht. De aanmelding dient absoluut vóór het verstrijken van de in de aankondiging van de opdracht genoemde termijn per brief aan het in de aankondiging vermelde adres te worden toegezonden. De zending moet in een dubbele enveloppe worden toegezonden of afgegeven. Beide enveloppen moeten gesloten zijn; op de binnenste enveloppe moet behalve de naam van de aanbestedende dienst het nummer van de procedure waaraan u wilt deelnemen en de volgende tekst worden vermeld: "Overheidsopdracht nr. …(van de procedure) …. Aanmelding van (naam van de gegadigde) MAG NIET DOOR DE POSTKAMER WORDEN GEOPEND" Zelfklevende enveloppen moeten worden gesloten met plakband, waarover de handtekening van de afzender wordt geplaatst. Aanmeldingen moeten: (1)

hetzij per post worden verstuurd naar het officiële adres dat in punt I.1 van de aankondiging van de opdracht is vermeld; 18

(2)

hetzij persoonlijk of door een door de inschrijver gemachtigd persoon (inclusief koerierdienst) worden afgegeven bij de centrale postkamer van de Europese Commissie op het volgende adres: Bourgetlaan 13, 1140 Brussel. De centrale postkamer is open van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur, behalve op feestdagen;

waarbij het poststempel of de datum van de ontvangstbevestiging als bewijs van indiening geldt. Aanmeldingen die per fax of per e-mail zijn verzonden, dienen absoluut vóór het verstrijken van de in de aankondiging van de opdracht genoemde termijn per brief te worden bevestigd. 2.2.1.2.Bijlagen bij de aanmelding In de aankondiging van de opdracht wordt aangegeven welke documenten bij de aanmelding moeten worden gevoegd. Het is dus van belang deze aanwijzingen strikt na te leven. Het gaat hierbij onder andere om algemene informatie over de gegadigde en zijn of haar juridisch statuut, en om informatie over de economische, financiële, technische en beroepsmatige geschiktheid en eventueel om gegevens over de subcontractant(en). Tevens wordt gevraagd een verklaring op erewoord bij te voegen dat de gegadigde zich niet in een van de situaties bevindt waarin hij uitgesloten zou zijn van deelname aan de procedure. Ook aan subcontractanten kan worden gevraagd om dat te doen. 2.2.2. Het verkrijgen van aanvullende informatie Voor opdrachten met een waarde van meer dan € 60 000 dienen gegadigden en inschrijvers zich uitsluitend te wenden tot de eenheid OIB.DR.2 "Financiën en overheidsopdrachten" van OIB. De contactgegevens luiden als volgt:

Europese Commissie Bureau infrastructuur en logistiek - Brussel Eenheid "Financiën en overheidsopdrachten" (OIB.DR.2) Telefoon: +32-2 298 69 89 Fax: +32-2 296 05 70 E-mail: [email protected] Het is niet toegestaan personeelsleden van de Europese Commissie rechtstreeks te benaderen of trachten te benaderen om informatie in te winnen over een geplaatste of te plaatsen overheidsopdracht. Overeenkomstig het beginsel van gelijke behandeling moeten alle gegadigden of inschrijvers namelijk op hetzelfde moment over dezelfde informatie kunnen beschikken.

19

2.2.3. Hoe worden de aanmeldingen beoordeeld? 2.2.3.1.Commissie voor opening van de aanmeldingen/evaluatiecomité Een commissie voor de opening van de aanmeldingen bestaande uit ten minste drie daartoe benoemde personen is belast met de opening van de aanmeldingen. De commissieleden behandelen de aanmeldingen vertrouwelijk en hebben van tevoren te kennen gegeven in hun hoedanigheid van lid van deze commissie geen enkel belangenconflict te hebben. De commissie gaat met name na of de aanmeldingen binnen de vastgestelde termijn in een dubbele enveloppe zijn ingediend. Een aanmelding die niet binnen de vastgestelde termijn is ingediend, wordt ondeugdelijk verklaard en niet in behandeling genomen. Een evaluatiecomité bestaande uit ten minste drie daartoe benoemde personen die de aanmeldingen vertrouwelijk behandelen en van tevoren te kennen hebben gegeven in hun hoedanigheid van lid van dit comité geen enkel belangenconflict te hebben, beoordeelt de aanmeldingen waarvan uitsluitend op basis van de in de aankondiging van de opdracht opgenomen uitsluitings- en selectiecriteria is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen. Aanmeldingen die niet alle in de aankondiging van de opdracht vereiste essentiële elementen bevatten of die niet voldoen aan de specifieke eisen die daarin zijn vastgesteld, worden uitgesloten. Het evaluatiecomité kan de gegadigde evenwel uitnodigen de bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitings- of selectiecriteria aan te vullen of toe te lichten, waarbij zij een termijn vaststelt waarbinnen de desbetreffende gegadigde dient te reageren. 2.2.3.2.Beoordeling van de uitsluitingscriteria Van deelname aan een procedure voor het plaatsen van overheidsopdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die:

een

(a)

in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeren of wier faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, dan wel die hun werkzaamheden hebben gestaakt of in een overeenkomstige toestand verkeren als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;

(b)

bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor een delict dat hun beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

(c)

in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken;

(d)

niet hebben voldaan aan hun verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij zijn gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd; 20

(e)

bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaadt;

(f)

na de procedure voor de plaatsing van een andere opdracht of de procedure voor de toekenning van een subsidie uit de communautaire begroting ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen.

Van gunning van een opdracht worden eveneens uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die naar aanleiding van de procedure voor het plaatsen van de overheidsopdracht: – in een belangenconflict verkeren; – valse verklaringen hebben afgelegd in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan de opdracht, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt. Indien de Europese Commissie hierom verzoekt, dient de gegadigde of inschrijver de volgende stukken te kunnen overleggen: a) wanneer de gegadigde of inschrijver een rechtspersoon is, informatie over de eigendom of de vertegenwoordigings-, beslissings- en controlebevoegdheid van de juridische entiteit; b) wanneer naar verwachting gebruik zal worden gemaakt van een subcontractant, een verklaring dat de subcontractant zich niet in een van de hierboven bedoelde uitsluitingssituaties bevindt. In eerste instantie wordt u slechts gevraagd een verklaring op erewoord bij te voegen, waarin u verklaart dat u niet in een van de hierboven genoemde uitsluitingssituaties verkeert. Deze verklaring dient strikt de volledige tekst te bevatten van het model dat te vinden is op de website: http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.htm Wanneer sprake is van een combinatie van economische subjecten, dan dienen de verklaring op erewoord en de verlangde informatie en bewijsstukken door elk lid van de combinatie afzonderlijk te worden overgelegd. Alleen de inschrijver aan wie de opdracht mogelijk wordt gegund, dient de bewijsstukken ter zake van zijn verklaring op erewoord over te leggen, en wel vóór ondertekening van het contract. Ook aan subcontractanten kan worden gevraagd om dat te doen. 2.2.3.3.Beoordeling van de selectiecriteria Tevens wordt onderzocht of uw aanmelding aan de selectiecriteria voldoet. Deze criteria worden genoemd in de aankondiging van de opdracht en hebben uitsluitend tot doel te bepalen of u beschikt over de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid om de opdracht uit te voeren. De criteria zijn afhankelijk van de aard van de aankoop, de 21

waarde daarvan en van eventuele andere omstandigheden. Er wordt een minimumcapaciteit vastgesteld voor een of meer criteria. Wanneer deze minimumcapaciteit niet voorhanden is, wordt de contractant geacht niet in staat te zijn de opdracht uit te voeren. 2.2.3.4.Beoordeling van de economische en financiële geschiktheid Om te beoordelen of u over voldoende economische en financiële capaciteit beschikt, zullen wij meestal vragen ons over de laatste drie boekjaren gegevens te verstrekken over de jaarwinst vóór aftrek van belastingen, de totale jaaromzet en de jaaromzet met betrekking tot een specifiek gebied waarop de betrokken opdracht ziet. Daarnaast zullen wij om toezending van kopieën van de balansen en resultaatrekeningen over de laatste drie boekjaren verzoeken. Indien de opdracht is opgesplitst in percelen, kan dit zo nodig gevraagd worden voor elk perceel waaraan u wilt deelnemen. 2.2.3.5.Beoordeling van de technische en beroepsmatige geschiktheid Aan de hand van de selectiecriteria met betrekking tot de technische en beroepsmatige geschiktheid moeten wij kunnen beoordelen of u geschikt moet worden geacht de betrokken opdracht uit te voeren. Afhankelijk van het type opdracht kunnen wij u onder andere vragen : – een lijst te verstrekken van de belangrijkste goederen of diensten die in de laatste drie jaar zijn verstrekt, of van de werken die in de laatste vijf jaar zijn uitgevoerd, onder vermelding van de bedragen, data en gegevens van de afnemers (publieke dan wel particuliere sector); – gegevens te verstrekken betreffende behaalde diploma’s en bewijzen van vakbekwaamheid; – een omschrijving te geven van de voor de uitvoering van een opdracht voor diensten of werken te gebruiken technische voorzieningen, uitrusting en materialen; – eventueel monsters toe te zenden; – een verklaring te geven betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar; – aan te geven welke maatregelen inzake milieubeheer worden genomen. Tevens zult u worden gevraagd een verklaring bij te voegen waarin u aangeeft of u voornemens bent een deel van de opdracht uit te besteden en zo ja, op welk deel van de opdracht deze uitbesteding betrekking zal hebben. Let op: ook voor het deel van de opdracht dat u uitbesteedt, blijft u volledig aansprakelijk.

22

2.3.

Inschrijving 2.3.1. Hoe moet de inschrijving worden ingediend? Voor deelname aan: – openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het Publicatieblad; – alle vormen van niet-openbare procedures (met publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU of na publicatie van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling); ontvangt u tijdens de procedure uitgebreide inschrijvingsdocumenten. Voor onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde tussen € 15 000,01 en € 60 000,00 kunnen vereenvoudigde of verkorte inschrijvingsdocumenten worden gebruikt. Bij een niet-openbare procedure ontvangen alleen de gegadigden die aan het einde van de eerste fase zijn geselecteerd (zie punt 1.3.1.2) de inschrijvingsdocumenten en een uitnodiging tot inschrijving. Indien er sprake is van een openbare procedure, kan elk geïnteresseerd economisch subject een inschrijving indienen. Er is een nieuwe inschrijvingsprocedure (e-aanbestedingen) beschikbaar: het bestek en de aanvullende documenten (inclusief de vragen en antwoorden) zijn beschikbaar op het opgegeven internetadres (bv. https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId388). Indien zij dat wensen, kunnen belanghebbenden zich via de website registreren. Op die manier zullen zij via het systeem van e-aanbestedingen op de hoogte worden gebracht van eventuele bijwerkingen van de aanbesteding. Niet-geregistreerde partijen wordt gevraagd deze website regelmatig te raadplegen. Bij de concurrentiegerichte dialoog wordt niet met een bestek gewerkt maar met een beschrijvend document waarin de behoeften en eisen van de aanbestedende dienst worden omschreven. In de bijbehorende aankondiging van de opdracht wordt aangegeven waarop de opdracht betrekking heeft; er wordt onder meer informatie gegeven over het voorwerp van de opdracht, de wijze waarop de procedure zal verlopen en de inschrijvingen zullen worden beoordeeld (uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria), de manier waarop de inschrijvingsdocumenten kunnen worden verkregen, alsmede de termijn waarbinnen de inschrijving moet worden ingediend en de datum waarop de openbare opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden. Er kan eventueel ook nadere informatie worden gegeven over de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid die inschrijvers op grond van de selectiecriteria minimaal moeten bezitten, over de toegelaten varianten en over het al dan niet interinstitutionele karakter van de procedure. Deze procedure bestaat dus uit een enkele fase waarbij zowel de uitsluitings- en selectiecriteria (gelijk aan de hierboven genoemde punten 2.2.3.2 en 2.2.3.3) als de gunningscriteria worden beoordeeld. Hetzelfde geldt voor 23

onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde van meer dan € 60 000. In al deze gevallen, dus bij zowel de openbare, de niet-openbare als de onderhandelingsprocedure, bestaan de inschrijvingsdocumenten onder andere uit een uitnodiging tot inschrijving, het eigenlijke bestek (hoofdzakelijk de technische specificaties en het technisch en het financieel inschrijvingsformulier die u dient in te vullen en te retourneren) en het ontwerpcontract. De inschrijvingsdocumenten moeten als een geheel worden beschouwd, omdat de verschillende elementen daarvan elkaar onderling aanvullen. De belangrijkste inschrijvingsdocumenten worden in de volgende paragraaf beschreven. 2.3.2. Inschrijvingsdocumenten 2.3.2.1.Uitnodigingsbrief In de uitnodiging tot inschrijving die u ontvangt, wordt aangegeven op welke datum de inschrijving uiterlijk ingediend moet worden. Daarnaast wordt veel nuttige informatie gegeven over de wijze van indiening van de inschrijving en het verdere verloop van de procedure. 2.3.2.2.Bestek In de in het bestek opgenomen technische specificaties wordt zeer gedetailleerd aangegeven welke technische voorschriften voor de verschillende te verstrekken goederen of diensten of uit te voeren werken gelden, wordt ten behoeve van de financiële beoordeling een indicatie gegeven van de te leveren hoeveelheden, wordt eventueel vermeld welke monsters moeten worden geleverd en worden de gunnings- en beoordelingscriteria voor de technische en financiële inschrijving vastgesteld. Verder worden alle handelingen en regels omschreven die met de uitvoering van dit contract te maken hebben. Bij het invullen van het technisch en het financieel inschrijvingsformulier die bij het bestek zijn gevoegd, mogen geen wijzigingen in deze inschrijvingsformulieren worden aangebracht. Een onvolledige inschrijving of een inschrijving die op een gewijzigd formulier is ingevuld, wordt niet in behandeling genomen. Bovendien kan in geval van gunning aan de inschrijving met de laagste prijs een inschrijvingsformulier voor technische conformiteit worden verlangd. Deze dient dan bij het financieel inschrijvingsformulier te worden gevoegd. 2.3.2.3.Ontwerpcontract Bij de inschrijvingsdocumenten is een ontwerpcontract gevoegd met alle elementen van het te zijner tijd te ondertekenen contract. Hiermee kunnen inschrijvers zich een volledig beeld vormen van de opdracht in kwestie. Het ontwerpcontract bestaat uit twee delen: een deel met bijzondere voorwaarden en een deel met algemene voorwaarden. 24

De bijzondere voorwaarden van een contract hebben onder andere betrekking op het voorwerp en de duur van het contract, de prijzen en de uitvoeringsvoorwaarden (de bestel- en betalingstermijnen, enz.). Ook wordt aangegeven of de toekomstige contractant een uitvoeringsgarantie moet overleggen om een goede uitvoering van het contract te garanderen. Algemene voorwaarden zijn voorwaarden die van toepassing zijn op alle contracten van hetzelfde type, tenzij de bijzondere voorwaarden daarvan afwijken. 2.3.2.4.Uitvoeringsgarantie Bij opdrachten van geringe waarde (< € 60 000) wordt geen garantie gevraagd. Voor andere opdrachten kan de aanbestedende dienst, indien dit passend en evenredig wordt geacht, per geval en na een risico-analyse een garantie van de contractanten verlangen. Voorbeeld: bij opdrachten voor werken kan een uitvoeringsgarantie worden verlangd om ten behoeve van de Commissie de goede uitvoering van de opdracht te garanderen na de voorlopige aanvaarding en de eindbetaling en in afwachting van de definitieve oplevering van de werken.

Na definitieve oplevering van de opdracht wordt de uitvoeringsgarantie vrijgegeven, tenzij de opdracht niet, niet naar behoren of niet tijdig is uitgevoerd. In dat geval zal de garantie naar evenredigheid van de geleden schade worden aangesproken, en wel op eerste verzoek daartoe van de Commissie. Indien de waarde van de geleden schade groter is dan de waarde van de verstrekte zekerheid, zal deze integraal worden aangesproken. 2.3.3. Hoe moet de inschrijving worden opgesteld? 2.3.3.1.Formele aspecten Er dient bijzondere aandacht te worden besteed aan de wijze waarop u de inschrijving opstelt. Deze dient duidelijk, beknopt en goed leesbaar te zijn, om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten. De inschrijving moet zijn gedateerd en ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger. Bij de inschrijving moet een begeleidende brief zijn gevoegd die ondertekend door de perso(o)n(en) die naar behoren is/zijn gemachtigd inschrijver (de onderneming, de combinatie of het consortium) voor ondertekening van het contract te vertegenwoordigen en te verbinden geval de opdracht aan u zal worden gegund.

is de de in

Uw inschrijving moet zijn opgesteld met behulp van de bij het bestek gevoegde inschrijvingsformulieren. Wanneer u een formulier op een elektronische drager overneemt, moet u erop letten dat de bewoordingen van het origineel niet worden gewijzigd. Let op: alleen de gedateerde en ondertekende papieren versie van de inschrijving wordt aanvaard en dient als bewijsstuk. 25

Bij de inschrijvingsformulieren moeten alle gevraagde documenten worden gevoegd. De inschrijver kan tevens op aparte bladen informatie verstrekken indien hij dit nuttig acht om de kwaliteitsaspecten van zijn inschrijving toe te lichten. Uw inschrijving kan in een van de officiële talen van de Europese Unie worden opgesteld. Tevens is het van belang dat u zich realiseert dat inschrijving impliceert: – dat u de voorwaarden van de uitnodiging tot inschrijving en van het bestek en de bijlagen daarbij, inclusief het ontwerpcontract, aanvaardt; – dat u afziet van uw eigen algemene of bijzondere voorwaarden; – dat u, als de opdracht aan u wordt gegund, tijdens de uitvoering van het contract aan uw inschrijving bent gebonden. Tenzij anders aangegeven, is de gestanddoeningstermijn gedurende welke u alle voorwaarden van uw inschrijving moet handhaven, negen (9) maanden te rekenen vanaf de in de aankondiging van de opdracht of de uitnodigingsbrief bij het bestek genoemde uiterste datum voor de indiening van de inschrijvingen. 2.3.3.2.Inschrijvingsformulier(en) voor technische conformiteit Indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijving die onder de deugdelijke en overeenkomstig de eisen ingediende inschrijvingen de laagste prijs biedt (aanbesteding), zal alleen de prijs als gunningscriterium worden gehanteerd. In dat geval zal er dus geen beoordeling van de kwaliteit van uw inschrijving plaatsvinden, maar zal alleen worden gekeken of uw technische inschrijving aan alle eisen voldoet. Daartoe kunnen wij u vragen het inschrijvingsformulier voor technische conformiteit naar behoren in te vullen en te retourneren. Deze zal dus uitsluitend worden gebruikt om te controleren of uw inschrijving aan de technische vereisten voldoet. Indien u niet alle vragen van het inschrijvingsformulier voor technische conformiteit bevestigend kunt beantwoorden, of indien u niet alle vereiste documenten en bewijsstukken kunt verstrekken, heeft het geen nut een inschrijving in te dienen, omdat deze dan als ondeugdelijk zal worden aangemerkt en niet in behandeling kan worden genomen. 2.3.3.3.Inschrijvingsformulier(en) voor technische kwaliteit Wanneer de opdracht wordt gegund aan de economisch voordeligste inschrijving, worden de inschrijvingen uit technisch en financieel oogpunt met elkaar vergeleken. In het inschrijvingsformulier voor technische kwaliteit wordt een nadere beschrijving gegeven van de technische criteria die worden gebruikt om het kwaliteitsniveau van uw inschrijving met betrekking tot de in het bestek genoemde eisen te beoordelen. 26

In het bestek wordt aangegeven welk gewicht wordt toegekend aan elk van de criteria die zijn gekozen om de economisch voordeligste inschrijving te bepalen. 2.3.3.4.Financiële inschrijvingsformulier(en) Het is verplicht de prijzen door middel van de financiële inschrijvingsformulieren in te dienen. De prijzen zijn nettoprijzen (alles inbegrepen) en moeten worden uitgedrukt in euro’s, exclusief btw. Meestal wordt in deze formulieren ook een indicatie van de omvang gegeven. De prijzen worden berekend met vrijstelling van belastingen, heffingen en rechten aangezien de Europese Commissie krachtens het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, dat als bijlage aan het Verdrag van 8 april 1965 tot instelling van één Raad en één Commissie van de Europese Unie is gehecht, vrijgesteld is van alle rechten, belastingen en heffingen (zie bijlage I, punt II). Er wordt op gewezen dat de kosten die inschrijvers moeten maken voor het voorbereiden en indienen van hun inschrijving, volledig voor rekening van de inschrijvers komen en niet zullen worden vergoed. 2.3.3.5.Overige documenten die bij de inschrijving moeten worden gevoegd Bij de inschrijving moet een ingevuld en ondertekend "formulier juridische entiteit" worden gevoegd, met een kopie van een officieel document (bv. Belgisch Staatsblad, uittreksel uit het handelsregister, enz.) waaruit de naam van de inschrijvende onderneming, het adres van het hoofdkantoor en het registratienummer bij de nationale autoriteiten blijkt, alsmede een kopie van een bewijsstuk betreffende btw-plichtigheid indien het btw-nummer niet op de kopie van het officiële document staat vermeld. De inschrijver kan dit formulier rechtstreeks downloaden van de volgende website: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm Tevens moet bij de inschrijving een door de inschrijver ingevuld en ondertekend formulier "financiële-identificatiegegevens" worden gevoegd, samen met een recent bankafschrift. Bij gebrek aan een recent bankafschrift moet het formulier financiële-identificatiegegevens worden ingevuld, door de bank van een stempel worden voorzien en door een vertegenwoordiger van de bank en door de inschrijver zelf worden ondertekend. De inschrijver kan dit formulier rechtstreeks downloaden van de volgende website: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm

2.3.4. Hoe moet de inschrijving worden toegezonden? 2.3.4.1.Vormvereisten voor de inschrijving De inschrijving moet in drievoud worden opgesteld (één origineel en twee kopieën); de vermeldingen "origineel" en "kopie" worden duidelijk op de buitenzijde van de desbetreffende enveloppe aangebracht en elk exemplaar moet in een dubbele enveloppe worden toegezonden of afgegeven. 27

Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, moeten deze worden gesloten met plakband, waarover de handtekening van de afzender wordt geplaatst. Beide enveloppen moeten gesloten zijn; op de binnenste enveloppe moet behalve de naam van de aanbestedende dienst de volgende tekst worden aangebracht: "Aanbesteding nr. Inschrijving van de onderneming ………………………… MAG NIET DOOR DE POSTKAMER WORDEN GEOPEND" Behalve bij gunning aan de inschrijving met de laagste prijs, waarbij er geen technische inschrijving is, moet de bovengenoemde binnenste enveloppe zelf twee afzonderlijke, dichtgeplakte enveloppen bevatten, waarop duidelijk het volgende wordt vermeld: – de enveloppe met de technische inschrijving, waarop "technische inschrijving voor overheidsopdracht nr. …..." wordt vermeld (het technisch inschrijvingsformulier); en – de andere enveloppe met de financiële inschrijving, waarop "financiële inschrijving voor overheidsopdracht nr. ……" wordt vermeld (het financieel inschrijvingsformulier). 2.3.4.2.Wijze van indiening van de inschrijving Wanneer uw inschrijving gereed is, hoeft u deze alleen nog binnen de in het bestek of in de aankondiging van de opdracht vastgestelde termijn in te dienen. Dit kan plaatsvinden: – hetzij per post of per koerierdienst op het officiële postadres van de Europese Commissie dat in de uitnodigingsbrief wordt genoemd; – hetzij door afgifte, persoonlijk of door een door de inschrijver gemachtigd persoon, bij de centrale postkamer van de Europese Commissie. Als bewijs van afgifte van de inschrijving wordt een gedateerd ontvangstbewijs verstrekt door de centrale postkamer van de Europese Commissie. Het adres van de centrale postkamer van de Europese Commissie luidt: Centrale postkamer van de Europese Commissie Bourgetlaan 1-3 1140 Brussel BELGIË De centrale postkamer is open van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur, behalve op feestdagen. Het poststempel of de datum van de ontvangstbevestiging geldt als bewijs van indiening. 28

2.3.5. Hoe worden de inschrijvingen beoordeeld? 2.3.5.1.Commissie voor opening van de inschrijvingen Een commissie voor de opening van de inschrijvingen bestaande uit ten minste drie personen is belast met de opening van de inschrijvingen. De commissieleden behandelen de inschrijvingen vertrouwelijk en hebben van tevoren te kennen gegeven als lid van deze commissie geen enkel belangenconflict te hebben. De commissie gaat met name na of de inschrijvingen binnen de vastgestelde termijn zijn ingediend. Bij een niet-openbare of onderhandelingsprocedure wordt iedere inschrijving van een inschrijver die geen uitnodiging tot inschrijving heeft ontvangen, als ondeugdelijk aangemerkt. Bij een openbare procedure wordt in de aankondiging van de opdracht aangegeven wanneer de openbare zitting plaatsvindt tijdens welke de inschrijvingen worden geopend. Bij deze zitting mogen de vertegenwoordigers van de inschrijvers aanwezig zijn. De voorwaarden voor het bijwonen van deze zitting en de wijze waarop het openen van de inschrijvingen verloopt, worden gedetailleerd in de uitnodigingsbrief beschreven. 2.3.5.2.Evaluatiecomité Een evaluatiecomité bestaande uit ten minste drie personen die de inschrijvingen vertrouwelijk behandelen en van tevoren te kennen hebben gegeven als lid van dit comité geen enkel belangenconflict te hebben, beoordeelt alle inschrijvingen waarvan na de opening is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen. Daarbij neemt het comité de beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie in acht. Dit comité kan uit dezelfde personen zijn samengesteld als de commissie voor opening van de inschrijvingen. De beoordeling vindt uitsluitend plaats op basis van de in het bestek genoemde criteria. 2.3.5.3.Beoordeling van de uitsluitingscriteria Alleen bij een openbare of onderhandelingsprocedure worden de criteria voor uitsluiting van deelname aan een procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht bij het indienen van de inschrijvingen onderzocht. Dit onderzoek vindt onder de voorwaarden plaats die zijn omschreven in punt 2.3.3.2. 2.3.5.4.Beoordeling van de selectiecriteria Alleen bij een openbare of onderhandelingsprocedure worden de selectiecriteria (economische en financiële geschiktheid en technische en beroepsmatige geschiktheid) bij het indienen van de inschrijvingen onderzocht. Dit onderzoek vindt onder de voorwaarden plaats die zijn omschreven in punt 2.2.3.2.

29

2.3.5.5.Beoordeling van de inschrijvingen a) Gunningscriteria Het doel van de gunningscriteria die zijn opgenomen in de aankondiging van de opdracht, het bestek of het beschrijvend document (concurrentiegerichte dialoog), is enkel te bepalen welke inschrijving onder de inschrijvingen die aan alle van tevoren vastgestelde selectie- en uitsluitingscriteria voldoen, als beste naar voren komt. Aan de hand van deze gunningscriteria kunt u heel duidelijk bepalen welke aspecten het belangrijkste zijn en op welke wijze uw inschrijving zal worden beoordeeld. De gunningscriteria geven u de mogelijkheid inzicht te krijgen in de manier waarop de opdracht zal worden gegund. In het algemeen bestaan er twee mogelijkheden: – hetzij bij aanbesteding, in welk geval de opdracht wordt gegund aan de inschrijving met de laagste prijs onder alle inschrijvingen die deugdelijk zijn bevonden en aan alle in het bestek genoemde voorwaarden voldoen; – hetzij door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving, in welk geval de opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit biedt. De inschrijvingen worden dus onderling vergeleken, waarbij de inschrijvingen zowel vanuit technisch als vanuit financieel oogpunt worden beoordeeld. b) Technische beoordeling van de inschrijving Indien de opdracht wordt gegund aan de economisch voordeligste inschrijving, vormen de van tevoren in de aankondiging van de opdracht en/of het bestek vastgestelde criteria de basis voor de technische beoordeling van de inschrijvingen. Bovendien kan de Commissie naast de technische beoordelingscriteria  een drempelwaarde vaststellen voor de technische kwaliteit (bv. 50% of 65% van het maximumaantal punten) ten behoeve van de beoordeling van de kwaliteit als geheel en eventueel drempelwaarden voor elk van de technische criteria. In dat geval worden de inschrijvers die deze drempelwaarde niet bereiken, uitgesloten;  op de inschrijvingen die boven de drempelwaarde scoren, een indicator voor de economisch voordeligste inschrijving toepassen, waarbij elk criterium wordt gewogen. Ten behoeve van de technische beoordeling krijgt elke inschrijving een algemene score betreffende de technische kwaliteit. c) Financiële beoordeling van de inschrijving Bij de financiële beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgegaan van de door de inschrijvers in hun financiële inschrijvingsformulieren aangegeven eenheidsprijzen, eventueel met inachtneming van de geschatte omvang voor elke eenheidsprijs volgens het vooraf opgestelde scenario. 30

Ten behoeve van de financiële beoordeling zal de prijs van elke inschrijving worden vastgesteld. Het gaat dan om: – hetzij een totaalprijs per inschrijving voor de gehele duur van het contract; – hetzij een totaalprijs volgens een vooraf opgesteld scenario, waarmee de inschrijvingen echter wel onderling vergeleken kunnen worden. d) Eindbeoordeling van de inschrijving 1) Aanbesteding Bij gunning van de opdracht bij aanbesteding wordt het contract gegund aan de inschrijving met de laagste prijs onder alle inschrijvingen die deugdelijk zijn bevonden en aan alle in het bestek genoemde voorwaarden voldoen. 2) Prijs-kwaliteitverhouding Indien de opdracht echter wordt gegund aan de economisch voordeligste inschrijving, dan zal het contract worden gegund aan de inschrijver die de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit biedt. In het algemeen gebruikt OIB de volgende formule om vast te stellen welke van alle inschrijvingen die de eindbeoordelingsfase hebben bereikt, de economisch voordeligste is:

Score van inschrijving X

=

laagste prijs * prijs van inschrijving X

Totale score voor de kwaliteit (op 100) voor alle criteria van inschrijving X

Deze formule levert een score op 100 op. De inschrijving die na de eindbeoordeling het hoogste aantal punten scoort (afgerond op twee decimalen) wordt beschouwd als de economisch voordeligste inschrijving. 2.3.6. Toelichting op de inschrijvingen Tijdens de gehele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers verboden, behalve in uitzonderlijke gevallen en alleen onder de volgende voorwaarden: Vóór de uiterste datum voor indiening van de inschrijvingen: – op verzoek van de inschrijver kan de aanbestedende dienst aanvullende inlichtingen verstrekken die enkel tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken; – een verzoek om aanvullende inlichtingen moet schriftelijk worden gedaan en worden verstuurd naar het in de uitnodigingsbrief vermelde adres. Verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan vijf werkdagen vóór de uiterste datum voor indiening van de inschrijvingen worden ontvangen, worden echter niet beantwoord; 31

– de aanbestedende dienst kan op eigen initiatief de betrokkenen op de hoogte brengen van eventuele fouten, onduidelijkheden, weglatingen of andere schrijffouten in de inschrijvingsdocumenten; – om gelijke behandeling van alle inschrijvers te garanderen, worden de bovengenoemde informatie en aanvullende inlichtingen op dezelfde datum aan alle gegadigden verstrekt die zijn uitgenodigd om deel te nemen. Na opening van de inschrijvingen: Indien een inschrijving moet worden verduidelijkt of indien kennelijke schrijffouten in de tekst van de inschrijving moeten worden verbeterd, mag de aanbestedende dienst contact opnemen met de inschrijver. Indien nodig kunt u dus worden gevraagd bepaalde aspecten van uw inschrijving te verduidelijken of de daarin gedane toezeggingen te bevestigen Een dergelijk verzoek om nadere toelichting, waarop doorgaans op zeer korte termijn moet worden gereageerd, mag echter niet tot een wijziging van uw oorspronkelijke inschrijving leiden en mag alleen betrekking hebben op informatie die reeds in uw oorspronkelijke inschrijving was opgenomen. Bovendien is het voor wat betreft financiële aspecten niet toegestaan prijzen te wijzigen of nieuwe prijzen toe te voegen. U mag slechts een toelichting geven op de samenstelling van de prijzen op basis van de informatie die reeds in uw oorspronkelijke inschrijving was opgenomen. Indien u zich niet houdt aan hetgeen hierboven is bepaald, worden uw antwoorden mogelijk genegeerd dan wel wordt u van verdere deelname uitgesloten. 2.4.

Resultaat van de inschrijvingsprocedure 2.4.1. Gunningsbesluit Nadat de beoordelingsfase is afgerond, besluit OIB aan welke inschrijver de opdracht zal worden gegund. Het feit dat er een procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht is gestart, verplicht de Europese Commissie echter niet de opdracht aan een inschrijver te gunnen om de eenvoudige reden dat hij aan alle vereiste criteria voldoet. De Europese Commissie kan besluiten de opdracht aan geen van de inschrijvers te gunnen. In dat geval is de Europese Commissie niet gehouden enige vorm van schadevergoeding aan de inschrijvers te betalen. 2.4.2. Informatie aan de inschrijvers Zodra het gunningsbesluit is genomen, wordt hiervan een kennisgeving gestuurd aan de niet-geselecteerde inschrijvers. Tegelijkertijd wordt degene aan wie de opdracht is gegund, hiervan op de hoogte gebracht.

32

De niet-geselecteerde inschrijvers kunnen OIB schriftelijk verzoeken aan te geven waarom hun inschrijving niet is geselecteerd, alsmede aan welke inschrijver het contract wel is gegund. 2.4.3. Ondertekening van het contract De in het gunningsbesluit aangewezen inschrijver (dat wil zeggen degene aan wie de opdracht is gegund) dient voorafgaand aan de ondertekening van het contract alle originele bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitingscriteria (zie punt 2.2.3.2) en eventueel een bankgarantie (zie punt 2.3.2.4) over te leggen. De Commissie zal het contract pas ondertekenen na een termijn van ten minste 14 kalenderdagen na de gelijktijdige toezending per e-mail van de kennisgevingen aan de niet-geselecteerde inschrijvers en aan degene aan wie de opdracht is gegund of van ten minste 10 kalenderdagen na de elektronische toezending van de afwijzende en positieve kennisgevingen. Deze termijn gaat in op de dag na de toezending van deze kennisgevingen (de zogenaamde "stand still"-procedure). In alle gevallen kan de Commissie tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht afzien of de procedure voor het plaatsen van de opdracht annuleren, zonder dat degene aan wie de opdracht is gegund aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling. 2.4.4. Aanvullende bekendmaking Voor alle procedures ter zake waarvan een voorafgaande publicatie in het PbEU heeft plaatsgevonden, geldt dat OIB het resultaat van de desbetreffende procedure eveneens in het PbEU bekendmaakt.

33

3.

BIJLAGEN 3.1.

Belangrijkste wettelijke referentiebepalingen

In dit onderdeel vindt u de belangrijkste wettelijke referentiebepalingen die van toepassing zijn op de door OIB geplaatste procedures voor het plaatsen van een overheidsopdracht. I. Procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten I.A. Regelgeving Voor de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor de instellingen, instanties en andere organen van de Europese Unie geldt onder andere de volgende regelgeving: (1) Deel 1, Titel V, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002, zoals laatstelijk gewijzigd (het Financieel Reglement); (2) Deel I, Titel V, van gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, zoals laatstelijk gewijzigd; (3) de multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten van de Wereldhandelsorganisatie (WTO), waartoe de Europese Unie is toegetreden krachtens het besluit van de Raad van 16 november 1987 betreffende de sluiting van het Protocol tot wijziging van de GATT-Overeenkomst inzake overheidsopdrachten. I.B. Overige bepalingen Naast de hierboven genoemde wetgeving is het volgende van toepassing: – de Europese Commissie is gehouden aan de beginselen voortvloeiend uit de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie op het gebied van het plaatsen van overheidsopdrachten; – het personeel van de Europese Commissie is gebonden aan een "bestuurlijke gedragscode" bij de contacten met het publiek. Hieronder valt ook het beheer van overheidsopdrachten, onder voorbehoud van de in de hierboven genoemde wettelijke bepalingen genoemde beperkingen. II. Belastingvrijstelling De Europese Commissie is vrijgesteld van alle belastingen, heffingen en rechten, overeenkomstig

Europese Commissie - 1049 Brussel – België - Telefoon: (32-2) 299.11.11 Kamer: CSM1 05-094 - Telefoon: doorkiesnummer (32-2) 296.04 06 - Fax: (32-2) 296.05.70 E-mail: [email protected]

– de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, als bijlage gehecht aan het Verdrag van 8 april 1965 tot instelling van één Raad en één Commissie van de Europese Unie.

Deze vrijstelling wordt door de regeringen van de lidstaten verleend hetzij door middel van restitutie op vertoon van bewijsstukken, hetzij door rechtstreekse vrijstelling, De Europese Commissie zal de geselecteerde inschrijver hierover instrueren. III. Contracten voortvloeiend uit een overheidsopdracht Behoudens andersluidende bepalingen in het bestek is op de contracten die voortvloeien uit een door het Bureau voor Logistiek en Infrastructuur in Brussel geplaatste overheidsopdracht het recht van de Europese Unie van toepassing, aangevuld met het Belgisch recht indien de Europese Unie voor een bepaalde juridische kwestie niet in regelgeving voorziet. IV. Bescherming van persoonsgegevens In bepaalde gevallen is het voor de follow-up van uw antwoord op de geplaatste overheidsopdracht nodig uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres en cv van natuurlijke personen) te registreren en verder te verwerken. Deze gegevens zullen worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1). Hiernaar wordt uitdrukkelijk verwezen in het ontwerpcontract dat bij de uitnodigingsbrief is gevoegd. U vindt hier voorts overige informatie betreffende persoonsgegevens. Met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Unie kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan de interne-auditdiensten, de Rekenkamer, de Instantie voor financiële onregelmatigheden en/of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). De gegevens van de ondernemingen die in een van de in artikel 106, artikel 107, artikel 109, lid 1, onder b), en artikel 109, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement genoemde situaties verkeren, kunnen in een centrale databank worden opgenomen en worden meegedeeld aan personen die zijn aangewezen door de Commissie, de andere instellingen, de agentschappen en de autoriteiten en organen als bedoeld in artikel 108, leden 1 en 2, van het Financieel Reglement. Dit is ook van toepassing op de personen die bij bovenbedoelde ondernemingen vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheden hebben. Alle in de gegevensbank opgenomen betrokkenen hebben het recht te worden geïnformeerd over de op hen betrekking hebbende gegevens, na daartoe een verzoek aan de rekenplichtige van de Commissie te hebben gedaan.

35

3.2.

Internetadressen

Op het moment dat deze handleiding werd opgesteld, was de in deze handleiding genoemde of de in dit kader relevante informatie te vinden op de hieronder genoemde internetadressen: Naam of eigenaar van URL de website Europese Commissie – http://ec.europa.eu/oib/procurement_fr.htm Bureau voor Infrastructuur en Logistiek in Brussel

Europa

http://europa.eu/institutions/index_nl.htm

Europese Commissie

http://ec.europa.eu/transparency/code/index_fr.htm

Europese Commissie – http://ec.europa.eu/contact/index_nl.htm Contactpagina

Hoofdsite van de http://ec.europa.eu Europese Commissie SIMAP

http://simap.europa.eu

TED (Tenders http://ted.europa.eu Electronic Daily) EUR-LEX http://eur-lex.europa.eu Hof van Justitie van de http://curia.europa.eu Europese Gemeenschappen Europese Ombudsman http://ombudsman.europa.eu Wereldhandelsorganisatie (WTO)

http://www.wto.org

Financieel Reglement

http://europa.eu/legislation_summaries/budget/l34015_nl. htm

36

Belangrijkste informatie die op de website te vinden is Informatieberichten Aankondigingen van oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling Aankondigingen van prospectienota’s voor gebouwen Overzicht lopende overheidsopdrachten Model garantieverklaring van de garantieverstrekker aan de Europese Commissie Model verklaring op erewoord die in het kader van de beoordeling van de uitsluitingscriteria moet worden ingevuld en geretourneerd Lijst van contractanten Lijst van de instellingen, instanties en andere organen van de Europese Unie. Officiële talen van de EU Algemene contactgegevens Bestuurlijke gedragscode Algemene informatie over de Europese Commissie Richtlijnen over het plaatsen van overheidsopdrachten Volledige informatie over het plaatsen van overheidsopdrachten in Europa In het PbEU gepubliceerde aankondigingen Recht van de Europese Unie Elektronische versie van het "Supplement op het PbEU", bestemd voor Europese overheidsopdrachten Recht van de Europese Unie Jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie Besluiten van de Europese Ombudsman Overeenkomst inzake overheidsopdrachten van de Wereldhandelsorganisatie Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen

37