Ref. Ares(2015)1912187 - 06/05/2015
EUROPESE COMMISSIE DG COMMUNICATIE Europese Commissie Vertegenwoordiging in Nederland
Den Haag, 06/05/2015
Geachte mevrouw, geachte heer, Betreft: "Het verlenen van diensten aan de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland in het kader van haar voorlichtings- en communicatieactiviteiten aanbesteding No. PO/2015-11/LAH
1.
De Europese Commissie heeft de intentie een contract te sluiten voor de bovengenoemde opdracht.
2.
Mocht u belangstelling hebben voor deze opdracht, dan kunt u een inschrijving indienen in een van de officiële talen van de Europese Unie. De inschrijving geschiedt door het insturen van een origineel en drie kopieën van uw offerte, op een van de volgende manieren: - per post of per koerierdienst uiterlijk op 15 juni 2015 naar het in punt 3 vermeld adres. De datum van de poststempel of de datum van het afgiftebewijs van de koerierdienst geldt als bewijs van tijdig indienen; - door persoonlijke afgifte, uiterlijk op 15 juni 2015 om 17:30 uur, op onderstaand adres: Europese Commissie Vertegnwoordiging in Nederland T.a.v. Hoofd Administratie Korte Vijverberg 5-6 2513 AB Den Haag Nederland In dit geval wordt als bewijs van afgifte een ondertekend en gedateerd ontvangstbewijs verstrekt door de ambtenaar van de postkamer van de vertegenwoordiging die de stukken in ontvangst heeft genomen. De vertegenwoordiging is open van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.30 uur, en is gesloten op zaterdag en zondag en op feestdagen van de Commissie.
3.
Ongeacht de gekozen wijze van indiening, moet de inschrijving uit twee gesloten enveloppen bestaan. Op de enveloppen moeten de volgende teksten worden vermeld: - buitenste envelop: moet het volgende adres ongewijzigd vermelden: Europese Commissie Vertegnwoordiging in Nederland T.a.v. Hoofd Administratie Korte Vijverberg 5-6 25IS AB Den Haag Nederland
- binnenste envelop: moet de volgende tekst ongewijzigd vermelden: Europese Commission Vertegenwoordiging in Nederland T.a.v. Hoofd Administratie AANBESTEDING NO. PO/2015-11/LAH MAG NĪET DOOR DE POSTKAMER OF SECRETĂ RTĂA Τ WORDEN GEOPEND
Zelfklevende enveloppen moeten worden gesloten met plakband, waarover de afzender zijn handtekening moet plaatsen. De binnenste envelop moet op zijn beurt twee gesloten enveloppen bevatten: een met het technische gedeelte en de andere met het financiële gedeelte van de offerte. Op deze enveloppen moet duidelijk de inhoud ervan worden aangegeven ("Technisch gedeelte" en "Financieel gedeelte"). 4.
Het bestek en de ontwerpovereenkomst kunnen worden gedownload via de volgende link: http://ec.europa.eu/netherlands/business-funding/procurement/ongoing tenders nl.htm In het bestek wordt tevens een lijst vermeld met alle stukken die bij de inschrijving moeten worden ingediend, met inbegrip van de bewijsstukken betreffende de economische, financiële, technische en professionele capaciteit.
5.
Elke inschrijving moet: - door een gemachtigd vertegenwoordiger van de inschrijver zijn ondertekend (ten minste de begeleidende brief en een paraaf op elke pagina van de financiële offerte); - duidelijk leesbaar zijn, om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten; - in overeenstemming met de in standaardinschrijvingsformulieren zijn opgesteld.
het
bestek
opgenomen
De kosten voor het opstellen en indienen van een inschrijving komen ten laste van de inschrijver en worden niet vergoed.
2
6.
De gestanddoeningstermijn, gedurende welke de inschrijver de voorwaarden van zijn inschrijving moet handhaven, is 6 maanden vanaf de uiterste datum voor de indiening van de inschrijving, zoals vermeld in punt 2.
7.
Het indienen van een inschrijving impliceert dat de inschrijver instemt met alle voorwaarden van deze uitnodiging tot inschrijving, het bestek en de ontwerpovereenkomst, en dat hij afziet van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, is tijdens de uitvoering van het contract aan zijn inschrijving gebonden.
8.
Tijdens de hele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst en inschrijvers verboden, behalve in uitzonderlijke gevallen en alleen onder de volgende voorwaarden: -
Vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen: a) Op verzoek van de inschrijver kan de aanbestedende dienst aanvullende inlichtingen verstrekken die enkel tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken. Een verzoek om aanvullende inlichtingen kan alleen schriftelijk worden gedaan, geadresseerd aan het Hoofd Administratie, waarbij de volgende referentie duidelijk moet worden vermeld: "Aanbesteding No PO/2015-11/LAH" - per brief verstuurd naar het in punt 3 vermelde adres; - per E-mail verstuurd naar COMM-NL-administratie@ec.ешopa.eu Op verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan vijf werkdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen worden ontvangen, wordt niet geantwoord. b) De aanbestedende dienst kan op eigen initiatief de betrokkenen op de hoogte brengen van eventuele fouten, onduidelijkheden, weglatingen of andere schrijffouten in de aanbestedingsstukken. De aanvullende inlichtingen, waaronder bovengenoemde, zullen op het volgende internet adres worden gepubliceerd; http://ec.europa.eu/netherlands/businessfunding/procurement/ongomg tenders nl.htm
- Na de opening van de inschrijvingen Indien een inschrijving moet worden verduidelijkt of indien kennelijke schrijffouten in de tekst van de inschrijving moeten worden verbeterd, mag de aanbestedende dienst contact opnemen met de inschrijver, wat echter niet tot een wijziging van de inschrijvingsvoorwaarden mag leiden 9.
Deze uitnodiging tot inschrijving houdt voor de aanbestedende dienst geen enkele verbintenis in. De contractuele verplichtingen van de aanbestedende dienst gaan pas in bij ondertekening van het contract met de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund. Tot aan de ondertekening van het contract kan de aanbestedende dienst van de opdracht afzien of de aanbestedingsprocedure annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op schadeloosstelling. In dat geval moet dit 3
besluit worden gemotiveerd en ter kennis van de gegadigden of inschrijvers worden gebracht. 10.
Inschrijvers zullen in kennis worden gesteld aanbestedingsprocedure.
van het resultaat van de
11.
Zodra de aanbestedende dienst de inschrijving heeft geopend, wordt het document zijn eigendom en wordt het vertrouwelijk behandeld.
12.
Wanneer uw offerte enige vorm van uitbesteding voorziet, is het aanbevolen dat geschillen met derden door middel van de mediatiemethode worden geregeld. Deze geschillenbeslechtingsmethode dient derhalve in het uitbestedingscontract opgenomen te worden.
13. Indien voor de follow-up van uw antwoord op de uitnodiging tot inschrijving persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) moeten worden geregistreerd en verwerkt, zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders is vermeld, zijn uw antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk ter beoordeling van uw inschrijving overeenkomstig het bestek en worden ze uitsluitend voor dat doel verwerkt door de Hoofd van de Europese Commissie Vertegenwoordiging in Nederland. Voor nadere bijzonderheden betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u de privacyverklaring raadplegen op: http://ec.europa.eii/datai3rotectionofficer/privacvstatement publicprocurement en.pdf 14. Uw persoonsgegevens kunnen door de rekenplichtige van de Commissie in het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS), dan wel in zowel het EWS als de centrale gegevensbank van uitsluitingen (CED) worden geregistreerd, indien u in een van de situaties verkeert als genoemd in: - Besluit 2008/969/EG, Euratom van de Commissie van 16 december 2008 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: http://ec.europa.eii/budget/contracts grants/info contracts/legal entities/legal entities cn.cf ш),
4
of - Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van de Commissie van 17 december 2008 over de centrale gegevensbank van uitsluitingen (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: http://ec.eiiropa.eu/budget/exDlained/management/protecting/protect en.cfm#BDCEi,
Andy Klom Hoofd van de vertegenwoordiging
Bijlagen: /. IL IIL IV V VI.
Bestek Financiële offerte formulier Ontwerpovereenkomst voor diensten Verklaring op erewoord betreffende de uitsluitingscriteria Referentietabellen betreffende de selectiecriteria Tabellen betreffende de financiële draagkracht
5
