Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional Ernita Siambaton Staf Pengajar Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta

35

Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional Ernita Siambaton Staf Pengajar Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta

Abstrak Profesi merupakan suatu jabatan atau pekerjaan yang menuntut keahlian atau keterampilan dari pelakunya. Sebutan “profesi” biasanya selalu dikaitkan dengan pekerjaan atau jabatan yang dipegang/diemban oleh seseorang. Profesi ialah suatu jenis pekerjaan yang karena sifatnya menuntut pengetahuan yang tinggi, khusus dan latihan yang istimewa, termasuk dokter, pengacara, akuntansi, dosen, arsitek, sekretaris dan profesi lainnya. Seseorang yang mengawali karir sebagai seorang sekretaris tidak serta merta langsung menjadi sekretaris profesional, tetapi harus melewati tahap-tahap yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses. Pada umumnya, persyaratan formal yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kompetensi dalam bidang kesekretarisan yang biasa dibuktikan dengan pernah mengikuti pendidikan formal setingkat diploma (D-I – D-IV). Namun tidak ada jaminan seseorang memiliki ijasah dalam bidang kesekretarisan dapat berhasil dalam meniti karir sebagai sekretaris profesional. Terkadang ditemui seseorang dalam meniti karirnya sebagai sekretaris justru tidak memiliki sama sekali pendidikan formal dalam bidang kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk dalam kategori sebagai sekretaris profesional. Terpenting dari semua, profesi sekretaris profesional selalu menjunjung tinggi kode etik profesi sekretaris yang tentu lebih mengedepankan etika dan etiket dalam meniti karir sebagai seorang sekretaris profesional. Profil seorang sekretaris profesional tidak hanya mengindikasikan adanya kompetensi teknis yang tinggi yang didukung cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi juga harus menjiwai dan mencintai profesinya.

kata kunci : Etika, Etiket, Sekretaris, Profesi, Profesional Abstract Profession is a position or a job that requires the expertise or skills of the perpetrators. The term "profession" is usually always associated with the job or position held/carried by someone. Profession is a type of work which by its nature requires a high knowledge, specialized and special training, including doctors, lawyers, accounting, professors, architects, secretaries and other professions. Someone who started his career as a secretary is not necessarily directly into a professional secretary, but must go through stages which sometimes requires a long period of time in the process. In general, the formal requirements needed to become a secretary is to have competence in the field of the usual secretarial evidenced by the never attended formal education diploma (DI - D-IV). But there is no guarantee of a person having diploma in secretarial field can be successful in a career as a professional secretary. Sometimes encountered someone in his career as a secretary at all just do not have formal training in secretarial, but can be successful in the category as a professional secretary. Most important of all, the profession of professional secretary always uphold professional ethics secretary of course emphasizes ethics and etiquette in holding career as a professional secretary. Profile of a professional secretary not only indicate the presence of high technical competence backed dress neat and attractive, but also to inspire and to love his/her profession.

Keywords : Ethics, Etiquette, Secretary, Profession, Professional

_____________________________________________________________________________________________________

Epigram Vol. 12 No. 1 April 2015

36

PENDAHULUAN Profesi merupakan suatu jabatan atau pekerjaan yang menuntut keahlian atau keterampilan dari pelakunya. Sebutan “profesi” biasanya selalu dikaitkan dengan pekerjaan atau jabatan yang dipegang/diemban oleh seseorang. Namum tidak semua pekerjaan atau jabatan dapat disebut profesi karena profesi menuntut keahlian bagi para pemangkunya. Dengan demikian, suatu pekerjaan atau jabatan yang disebut profesi tidak dapat dipegang oleh sembarang orang, akan tetapi memerlukan suatu persiapan khusus melalui pendidikan dan pelatihan yang dikembangkan khusus untuk profesi tersebut. Oleh karena itu, pekerjaan tidak sama dengan profesi. Istilah profesi telah dimengerti oleh banyak orang bahwa suatu jabatan yang berkaitan dengan suatu bidang pekerjaan yang sangat dipengaruhi oleh pendidikan dan keahlian, sehingga banyak orang yang bekerja tetap sesuai dengan profesi masing-masing. Namum berbekal keahlian saja yang diperoleh dari pendidikan kejuruan, juga belum cukup disebut profesi. Perlu penguasaan teori sistematis yang mendasari praktek pelaksanaan, dan hubungan antara teori dan penerapan dalam praktek. Telah diketahui umum penggunaan istilah profesi untuk bidangbidang pekerjaan seperti kedokteran, guru, dosen, militer, pengacara, dan bahkan telah meluas sampai mencakup berbagai bidang seperti manajer, wartawan, pelukis, penyanyi, artis, sekretaris dan lain sebagainya. Istilah yang mudah dimengerti oleh masyarakat awam adalah sebuah profesi sudah pasti menjadi sebuah pekerjaan, namun sebuah pekerjaan belum tentu menjadi sebuah profesi. Profesi memiliki mekanisme serta aturan yang harus dipenuhi sebagai suatu ketentuan, sedangkan kebalikannya, pekerjaan tidak memiliki aturan yang rumit seperti itu. Sudah diketahui umum bahwa profesi

merupakan suatu jabatan yang harus dibarengi dengan keahlian dan etika. Meskipun sudah ada aturan yang mengatur tentang kode etik profesi, namun hingga saat ini masih sangat banyak terjadi pelanggaran-pelanggaran ataupun penyalah-gunaan profesi. Tulisan ini membahas etika dan etiket profesi sekretaris profesional. Pengertian Profesi dan Ruang Lingkup Profesi Pengertian profesi dan lingkupnya selalu beragam. The Collins COBUILD English Dictionary” (1987: 1146) mendefinisikan profesi atau “Profession is a type of job that requires special training and that brings a fairly high status” – ‘Profesi adalah suatu tipe jabatan yang membutuhkan pelatihan khusus dan menghasilkan suatu status yang tinggi’. Menurut Tedjosaputro (2003: 35-36), pengertian profesi dapat dipahami sebagai berikut: 1. Profesi adalah pekerjaan dengan menggunakan keahlian khusus sebagai mata pencaharian tetap. Pemain profesional dapat diartikan sebagai pemain bayaran, lawannya amatir. 2. Profesi ialah suatu jenis pekerjaan yang karena sifatnya menuntut pengetahuan yang tinggi, khusus dan latihan yang istimewa, termasuk dokter, pengacara, akuntansi, dosen, arsitek, sekretaris dan profesi lainnya. Pekerjaan profesional (profesional job) ialah suatu tugas, pekerjaan atau jabatan yang memerlukan standar kualifikasi keahlian dan perilaku tertentu. Jabatan sebagai guru, dosen, dokter, hakim, pengacara, notaries, sekretaris dan peneliti adalah beberapa contoh pekerjaan profesional.

_____________________________________________________________________________________________________

Ernita Siambaton Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional

37

Dari kedua pengertian ini dapat ditarik kesimpuan bahwa profesionalisme memiliki unsur-unsur, meliputi: (1). Suatu pekerjaan yang memerlukan keahlian; (2). Perlu mendapatkan pelatihan khusus; dan (3). Memperoleh penghasilan tetap dari padanya. Ciri-ciri Profesi Ciri-ciri profesi seperti yang telah dirangkum oleh Tedjosaputro (2003: 3536), meliputi: 1. Memerlukan persyaratan berupa pelatihan ekstensif (“extensive training”) untuk dapat berpraktik secara profesional; 2. Pelatihan ini harus mengandung apa yang dinamakan “a significant intellectual component” atau unsur ilmiah yang sesuai, tidak sekadar berupa pelatihan keterampilan semata; 3. Pentingya kesadaran untuk mengabdikan segala kemampuan di atas untuk pelayanan terhadap masyarakat yang semakin kompleks sebagai akibat adanya proses modernisasi. 4. Setiap profesi cenderung memiliki tiga ciri sebagai berikut: a. Menggunakan serangkaian pengetahuan akademis, baik yang bersifat teoritis maupun terapan di dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat; b. Lebih mengutamakan pemakaian standar-standar teoritis dalam upayanya mengukur keberhasilan suatu profesi; c. Memiliki suatu sistem pengawasan terhadap praktik para pengemban profesi dengan menetapkan kode etik sebagai salah satu standar perilaku para pengemban profesi. Etika Profesi Etika profesi berkaitan erat dengan pekerjaan seseorang. Etika ini berlaku dalam suatu kerangka yang diterima oleh

semua orang yang memiliki jenis pekerjaan sama yang secara hukum atau moral mengikat mereka dalam suatu kelompok profesi. Etika profesi dikembangkan dan dilembagakan dalam bentuk “kode etik”, seperti kode etik dokter, hakim, pengacara, pegawai negeri, guru, sekretaris dan sebagainya (Alemina, 2004: 44). Menurut Peraturan Pemerintah No. 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil, Pasal 3, Butir b: “Yang dimaksud dengan etika profesi adalah norma-norma atau kaidah-kaidah yang ditetapkan oleh disiplin ilmu pengetahuan dan organisasi profesi yang harus dipatuhi oleh pejabat fungsional di dalam melaksanakan tugas dan tanggung-jawabnya. Organisasi profesi dibentuk dan menjadi wadah bagi para pejabat fungsional sesuai dengan rumpun jabatan fungsional yang bersangkutan”. Sedangkan, rumpun jabatan adalah kelompok-kelompok jabatan yang erat hubungannya bila dipandang dari sudut kewajiban-kewajiban, tanggungjawabtanggungjawab, kecakapan-kecakapan, atau unsur jabatan yang lain. Misalnya, jabatan jurutulis, pengetik, jurutulispengetik, pegawai pengolah kata-kata, dan sekretaris, membentuk suatu rumpun jabatan. Pada umumnya, etika profesi berhubungan erat dengan kelompok-kelompok masyarakat yang membentuk organisasi profesi mereka demi suatu pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat umum. Adanya etika profesi di Indonesia, dibutuhkan untuk menciptakan ketenangan, ketenteraman, keselarasan, keseimbangan dan terjalinnya hidup gotong-royong sesuai dengan falsafah Pancasila. Untuk men-jamin suasana tersebut dapat berjalan dengan baik, maka perlu adanya aturan-aturan secara tertulis maupun tidak tertulis. Aturanaturan tersebut dipergunakan sebagai pedoman dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

_____________________________________________________________________________________________________


38

Etika Sekretaris Ditinjau dari segi etimologi (asal-usul kata), “etika” berasal dari bahasa Yunani kuno. Kata Yunani “ethos” dalam bentuk tunggal mempunyai banyak arti: tempat tinggal yang biasa; padang rumput; kebiasaan, adat; akhlak, watak; perasaan, sikap, cara berpikir. Dalam bentuk jamak (“ta etha”), berarti: adat kebiasaan. Dan arti jamak inilah yang menjadi latar belakang terbentuknya kata “etika”. Kata “etis” berasal dari bahasa Belanda, “ethisch”, artinya: termasuk dalam bidang baik dan buruk. Dengan demikian menurut pengertiannya yang asli, sesuatu yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kemudian lambat laun, pengertian ini berubah, etika adalah suatu bidang ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik, atau sebaliknya. Sedangkan, kata sekretaris berasal dari kata Inggris, yaitu “secret” yang artinya rahasia. Jadi tugastugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugastugasnya. Sekretaris memegang peranan penting dalam membantu pimpinan menjalankan tugasnya dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikitnya banyak rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya. Peranan suara hati nurani sekretaris Hati nurani berasal dari bahasa Latin, “conscientia”. Kata ini berasal dari kata kerja “scire”, artinya: ‘mengetahui’ dan awalan “con-”, berarti: ‘bersama dengan, turut’. Jadi hati nurani sesuai kata “conscientia”, berarti ‘turut mengetahui’. Hati nurani berkaitan erat dengan kenyataan bahwa manusia mempunyai kesadaran. Kenyataan ini

tampak jelas dalam kata bahasa Inggris, “consciousness”, berarti ‘kesadaran’ dan “conscience”, berarti ‘hati nurani’. Dalam bahasa Perancis, misalnya, kata yang sama, “conscience”, berarti : ‘kesadaran’ atau ‘hati nurani’. Dalam kedua kamus baku bahasa Indonesia, (1) “Kamus Besar Bahasa Indonesia” (Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1996 : 344) dan (2) “Kamus Umum Bahasa Indonesia” (W.J.S. Poerwadarminta, 1996 : 350), sama-sama mendefinikan suara hati nurani atau kata hati sebagai : (1) “hati yang telah mendapat cahaya atau terang dari Tuhan; dan (2) “perasaan hati yang murni dan yang sedalamdalamnya.” Pada kenyataannya, suara hati nurani seorang sekretaris merupakan petunjuk dari Tuhan, agar ia selalu berpihak pada hal-hal yang benar dan memberi petunjuk kepadanya tentang baik dan buruknya sesuatu tindakan yang akan dilakukannya. Suara hati nurani selalu menunjukkan jalan kebaikan dan bilamana ternyata tindakan seorang sekretaris tidak sesuai dengan suara hati nuraninya, maka ia akan mengalami konflik batin. Adapun peranan suara hati nurani seorang sekretaris dapat dikemukakan, sebagai berikut: (a). Bahwa ada kesadaran tentang baik dan buruk dalam diri setiap orang yang berprofesi sekretaris; (b). Setiap sekretaris bertindak secara etis artinya melakukan tindakan nyata secara sadar kemudian dinilai oleh kata hatinya apakah yang telah dilakukannya itu baik atau buruk; (c). Setelah ada pilihan kemudian menentukan sikap bahwa tindakannya itu baik atau buruk. Etika Profesi Sekretaris Etika profesi sekretaris akan memberi arah dan petunjuk untuk membentuk kepribadian seorang

_____________________________________________________________________________________________________


39

sekretaris sesuai dengan bidang profesinya. Etika profesi sekretaris menjiwai seorang sekretaris dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga menyelesaikannya dengan seksama untuk memperoleh hasil kerja yang memuaskan. Di samping itu, etika profesi sekretaris dapat membentuk pribadi seorang sekretaris menjadi lebih mantap. Ciriciri seorang sekretaris sesuai dengan etika profesinya, harus memiliki beberapa sikap yang baik berikut: (a). Mau menyelami perasaan orang lain dan tidak egoistis; (b). Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa; (c). Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain; (d). Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan berupaya mengambil sisi positif dari semua penilaian yang diterimanya; (e). Mau mengakui dan memaafkan kesalahan yang telah dilakukannya terhadap orang lain; (f). Menghindarkan diri dari perbuatan yang tercela misalnya senang mengumpat, senang mencaci maki, senang ngobrol, gosip, dan mengeluh serta perbuatan lain yang dianggap kurang terpuji; (g). Sanggup dan mampu menahan diri (emosi) apabila dihadapkan pada hal-hal yang dapat menyebabkan ia marah; (h). Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasinya tanpa merugikan orang lain; (i). Dapat menyesuaikan diri dengan segala situasi; (j). Dapat dan pandai mengatur atau menempatkan diri sehingga ia dihormati oleh orang lain; (k). Selalu memberikan saran yang positif dan selalu memperhatikan kepentingan orang lain;

(l). Mampu menciptakan suasana yang menggembirakan dalam pergaulan hidup sehari-hari yang tidak memberi celaan dalam bentuk apapun; (m). Merasa senang atas keberhasilan atau keberuntungan orang lain dengan memberi salam serta menyampaikan ucapan : “Proficiat” atau “Selamat Sukses”; (n). Mengetahui aturan-aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain; (o). Selalu berpikir sehat dan menunjukkan kesungguhan, artinya tidak berpura-pura atau basa-basi dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan sebagai seorang sekretaris. Kode Etik Profesi Sekretaris Telah ketahui umum bahwa dibentuknya kode etik oleh suatu organisasi profesi, karena adanya latar belakang pendidikan yang sama diantara para anggota dan mereka secara bersama-sama memiliki keahlian khusus jika dibandingkan dengan orang lain. Dengan demikian, profesi dalam kelompok masyarakat tersebut mempunyai kekuasaan tersendiri, karena mempunyai tanggung jawab khusus. Khusus profesi sekretaris, kode etik yang telah disepakati bersama oleh para anggotanya, guna mengatur tingkah laku setiap anggota sesama profesi sekretaris, meliputi: (a). Menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan serta nama baik profesi sekretaris. (b). Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah laku, baik dalam melaksanakan tugas maupun melayani di luar lingkungan kerja dan masyarakat; (c). Menjaga kerahasiaan segala informasi demi kepentingan pribadi; (d). Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan atau kerja sama dengan

_____________________________________________________________________________________________________


40

rekan-rekan seprofesi baik pada tingkat nasional maupun internasional; (e). Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi, baik di dalam maupun di luar lingkungan pekerjaan. Etiket Sekretaris Kata “etiket” berasal dari bahasa Perancis, “etiquette”, berarti kartu undangan, yang lazim dipakai oleh raja-raja di Perancis apabila mengadakan pesta. Dalam perkembangan selanjutnya, kata etiket berubah bukan lagi berarti kartu undangan, tetapi lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun di kantor serta sopan santun lainnya, sehingga “etiket” adalah “aturan sopan santun dalam pergaulan”. Menurut W.J.S. Poerwadarminta (1996:278) dan DEPDIKBUD (1996:271), etiket dapat diartikan sebagai: (1) secarik kertas yang dilekatkan pada botol atau kemasan barang dagangan; dan (2) aturan sopan santun dalam pergaulan yang mengatur hubungan baik antara sesama manusia. Selain mematuhi etika dan kode etik sekretaris, seorang sekretaris tentu perlu juga memahami dengan baik etiket sekretaris, yaitu: sekumpulan norma dan sikap dalam pergaulan antar manusia. Etiket ini dapat diterjemahkan sebagai tata krama atau sopan santun. Inti dari adanya etiket sekretaris adalah menjunjung tinggi aturan dan tata nilai yang menjamin keselarasan kerja sama untuk meningkatkan semangat kerja dalam melaksanakan tugas sekretaris. Adapun etiket yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, meliputi: (a). Rajin bekerja, datang ke kantor/tempat kerja lebih awal dari pada pimpinan dan bila tidak masuk kantor/tempat kerja, memberi tahu pimpinan dengan

memberi alasan yang tepat dan logis; (b). Menghindari pinjam-meminjam uang atau perlengkapan dari rekan sekerja kecuali dalam keadaan gawat atau terpaksa; (c). Tidak mengulur-ulur waktu jam makan yang telah ditetapkan, sehingga menunda pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan tepat waktu; (d). Tidak perlu mengeluh karena tidak akan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi; (e). Memegang teguh rahasia perusahaan tempat ia bekerja dan oleh karena itu ia hanya bicara seperlunya saja; (f). Ramah yang tulus tanpa dibuatbuat, dan tegur sapa tidak sekedar basa-basi; (g). Menghindari obrolan ditempat kerja; (h). Bila memberi saran atau kritik kepada kolega atau bawahannya jangan dilakukan di depan karyawan lainnya; (i). Menghindari pemakaian telepon untuk urusan pribadi yang berlebihan , kecuali bila sangat perlu; (j). Menghindari terlalu sering menerima tamu pribadi. Dalam kaitan dengan hubungan masyarakat atau tata pergaulan, maka seorang sekretaris perlu memiliki kepribadian yang mantap, meliputi: 1. Perilaku: Dalam berperilaku hendaknya berorientasi pada tugas pokok sebagai sekretaris bukan pada kepentingan pribadinya. Sikap yang perlu dimiliki adalah kebijaksanaan, tenang, tulus ikhlas, jujur, kreatif, dan percaya diri. Percaya diri adalah ciri kepribadian yang dapat membantu seorang sekretaris untuk memotivasi diri dan memperoleh kepercayaan dari orang lain.

_____________________________________________________________________________________________________


41

2. Penampilan: Sikap jasmani yang baik disertai penampilan yang rapi mencerminkan pribadi yang anggun. Memiliki kecakapan atau kemampuan, pengertian, kebijaksanaan, kewaspadaan, dan kecermatan yang dapat diandalkan. 3. Keterbukaan: Keterbukaan akan menghilangkan rasa curiga dan menumbuhkan saling percaya, sehingga segala pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. Dengan bersikap terbuka, semua tamu yang datang mendapat kesan yang baik dan menyenangkan. 4. Kemampuan daya tangkap dan pemahaman: Keberhasilan dan kegagalan seorang sekretaris seringkali ditentukan oleh kemampuannya dalam menangani tamu, apakah tamu tersebut perlu dipertemukan dengan pimpinan, disalurkan kepada bagian lain, atau cukup ditangani sendiri. Ia harus cepat tanggap dalam segala situasi yang menguntungkan. Apa yang diinginkan oleh pimpinan harus dapat segera dicerna dan dilaksanakan secepat mungkin dengan sebaik-baiknya. Hal inilah yang menunjang keberhasilan dalam kariernya. 5. Menyenangkan orang lain: Menyenangkan orang lain melalui saling menghargai dan menghormati dalam suatu kantor/perusahaan sehingga meningkatkan gairah kerja. Perilaku seorang sekretaris yang menyenangkan adalah selalu menyapa dengan ramah, menyebut dan menulis nama orang dengan benar. Menawarkan pelayanan khusus seperti memesan taksi, mengatakan atau mengucapkan kata-kata selamat berpisah kepada seorang tamu yang akan

meninggalkan ruangan tempat ia bekerja. 6. Kemampuan untuk memahami perasaan orang lain: Kemampuan ini dimulai dari introspeksi pada diri sendiri. Pada waktu seorang sekretaris menyampaikan pesan dari pimpinan kepada orang lain, ia harus menunjukkan kesan bahwa ia telah berusaha sedapat mungkin untuk memahami dan memaklumi. Bila harus menyampaikan pesan pimpinan untuk menolak seorang tamu, maka sikapnya harus jujur dan menunjukkan rasa ikut kecewa, namun penolakan tersebut perlu disampaikan kepada yang bersangkutan. Sebaliknya, ia bersikap lugas dan jujur tetapi tegas dari pada bersikap berpurapura. 7. Keterusterangan: Seorang sekretaris dituntut perlu memiliki jiwa besar, yaitu mengakui kesalahan-kesalahan atau kekeliruan yang telah dilakukannya dan berusaha untuk memperbaiki agar tidak terulang lagi di kemudian hari. Bersedia menerima saran dan kritik demi kemajuan dan pengembangan pribadinya. Tidak perlu menutupi kekurangan yang telah ia lakukan. Dengan demikian, ia tidak perlu mencari kompensasi untuk menutupi kekurangannya. 8. Kegembiraan: Menunjukkan roman muka yang ceria dan gembira agar orang lain juga ikut bergembira. Senang membantu atau menolong orang lain tanpa pamrih. Berusaha membuat orang lain senang, sehingga beban berat yang mungkin diderita orang lain akan menjadi ringan dan malah bisa hilang serta mungkin akan tercipta suatu suasana hidup yang dinamis.

_____________________________________________________________________________________________________


42

9. Kemampuan untuk memberi perhatian: Dalam hal ini seorang sekretaris perlu belajar menjadi pendengar yang baik, agar dapat menangkap apa yang dikatakan oleh lawan bicara. Segala sesuatu yang dirasa kurang cocok yang telah dilakukan oleh orang lain, ia perlu memberitahukan yang kurang cocok tersebut dengan ramah, sehingga orang tersebut akan berterima kasih atas perhatiannya. 10. Kemampuan Berkomunikasi: Kemampuan untuk berkomunikasi yang efektif, yaitu kemampuan menyampaikan pesan langsung pada maksudnya, tanpa basa-basi dengan berbagai alasan yang dibuat. Bicara perlahan-lahan, tetapi mantap dan jelas, sehingga lawan bicara cepat memahami pesan yang disampaikan. Profil Sekretaris Profesional Pertanyaan penting yang perlu dicari jawabannya disini, bagaimanakah sebenarnya profil seorang sekretaris profesional itu? Telah diketahui umum bahwa istilah profesional tidak hanya berkaitan dengan masalah kompetensi, tetapi juga sikap. Istilah profesional sudah pasti mengisyaratkan adanya suatu kebanggaan pada pekerjaan, komitmen pada kualitas, dedikasi pada kepentingan pelanggaran/ nasabah, dan keinginan tulus untuk membantu. Konsep dan makna inilah kiranya dapat diterapkan pada konsep dan makna sekretaris profesional. Profil seorang sekretaris profesional tidak hanya mengindikasikan adanya kompetensi teknis yang tinggi yang didukung cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi juga harus menjiwai dan mencintai profesinya. Wujud rasa cinta pada profesi tersebut antara lain ditandai dengan yang bersangkutan merasa bangga terhadap pekerjaannya sebagai seorang sekretaris. Ia juga harus menunjukkan komitmen pribadi yang tinggi pada

kualitas, mendengarkan kebutuhan orangorang yang dilayani, jujur, bisa dipercaya dan setia. Sekretaris profesional harus mampu bertindak proaktif. Ia harus mampu merencanakan dan melakukan tugastugasnya, tidak harus menunggu perintah dari bosnya. Ia juga harus tanggap terhadap situasi yang ada, tidak hanya bertahan pada peran yang telah diterapkan baginya, atau puas dengan asal selesai tugas atau pekerjaannya tanpa ada kreativitas. Misalnya, dalam pembuatan surat ia tidak hanya dituntut mampu membuat surat dengan bahasa yang baik dan benar, sopan dan menarik. Sebagai contoh, dalam pembuatan surat-surat penolakan pesan-pesanan ataupun penagihan, ia harus mampu membuat rumusan yang tidak menyinggung perasaan penerima surat, relasi, atau klien. Sikap semacam ini juga harus ditampilkan ketika ia menerima tamu atau bertelepon. Sebaiknya ia tidak hanya mencari tahu kepentingan tamu dan mengantarkannya pada pimpinan ataupun menerima dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Begitu juga dalam mengelola arsip ataupun tugas-tugas kesekretarisan yang lain, ia tidak hanya dituntut mampu melakukan dan menuntaskan tugastugasnya sebagai sekretaris, tetapi yang terpenting selama proses penyelesaian tugas-tugas tersebut, ia dituntut menyelesaikan semua tugasnya secara efektif dan efisien, dengan segala upaya dan kreativitas. Sebagai seorang sekretaris profesional, ia juga perlu memiliki pikiran dan sikap mental yang positif sehingga ia dengan tulus memberikan pelayanan secara total pada bos, organisasi, atau pihak-pihak lain yang ia layani. Seorang sekretaris profesional dituntut mampu mengunakan pikiranya untuk memecahkan masalah yang dihadapinya. Rasanya tidak layak seseorang disebut sekretaris profesional, jika setiap kali menemui kesulitan dalam melaksanakan tugas-tugasnya sebagai sekretaris langsung bertanya pada

_____________________________________________________________________________________________________


43

pimpinan tanpa terlebih dahulu berusaha sendiri untuk memecahkannya. Sekretaris semacam ini tergolong malas untuk berpikir, mudah menyerah dan menyerahkan pekerjaan dan kesulitannya pada pimpinannya. Dengan demikian, seorang sekretaris profesional tidak hanya dituntut sebagai pekerja keras (hard worker), tetapi juga sebagai pekerja cerdas (smart worker). Oleh karena itu, seorang sekretaris profesional harus senantiasa memiliki pengetahuan yang luas dan belajar terus, termasuk belajar dari kegagalan masa lalu yang pernah dialaminya. Ia suka akan hal-hal yang baru dan selalu mengikuti perkembangan terkini dalam berbagai aspek kehidupan di media massa maupun media elektronik, termasuk media internet. Hal-hal inilah yang membedakan sekretaris profesional dengan sekretaris amatir yang hanya memiliki keterampilan mengetik, lebih betah duduk dibelakang meja menunggu perintah pimpinan tanpa memiliki inisiatif untuk melakukan tugas-tugas yang mendukung kelancaran pekerjaan pimpinannya. Sebutan yang paling tepat diberikan kepada sekretaris profesional bukan lagi membutuhkan bos, tetapi sebaliknya, boslah yang selalu tergantung padanya. Hal ini mudah dipahami karena bos membutuhkan seorang sekretaris yang handal, dalam arti seorang sekretaris yang tidak perlu diarah dan didikte terusmenerus. Ia harus tahu kapan mulai dan selesai bekerja, tanggap terhadap kelancaran tugas pimpinan, dan mampu meringankan beban pikiran bos. Ia harus dapat menjadi rekan kerja yang mampu memecahkan masalah bila bos menemui kesulitan, dan mampu memahami jalan pikiran bos. Profil sekretaris ini adalah profil sekretaris pimpinan yang profesional, dalam arti sekretaris yang membantu pribadi pimpinan di perusahaan. Dalam kondisi ini tidak berarti sekretaris tersebut lepas dari perusahaan. Sekretaris dan bosnya tetap menjadi karyawan suatu

perusahaan, dan termasuk digaji oleh perusahaan. Syarat-Syarat Menjadi Sekretaris Profesional Sudah dapat dipastikan bahwa mengawali karir sebagai seorang sekretaris tidak serta merta langsung menjadi sekretaris profesional, tetapi harus melewati tahap-tahap yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama. Pada umumnya, persyaratan formal yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kompetensi dalam bidang kesekretarisan yang biasa dibuktikan dengan pernah mengikuti pendidikan formal setingkat diploma (D-I – D-IV). Namun tidak ada jaminan seseorang memiliki ijasah dalam bidang kesekretarisan dapat berhasil dalam meniti karir sebagai sekretaris profesional. Terkadang ditemui seseorang dalam meniti karirnya sebagai sekretaris justru tidak memiliki sama sekali pendidikan formal dalam bidang kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk dalam kategori sebagai sekretaris profesional. Bila seorang sekretaris sudah melewati banyak tahap dan memiliki pengalaman sebagai seorang sekretaris profesional, maka keberadaannya dalam suatu perusahaan justru menjadi tumpuan keberhasilan pimpinan dalam menjalankan fungsi managerialnya. Bahkan perannya menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan. Dengan demikian, pengembangan diri sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan yang terusmenerus dan berkesinambungan menuju sekretaris yang profesional. Upaya pengembangan diri seorang sekretaris tidak hanya menyangkut peningkatan dan pengembangan kompetensi sekretaris, tetapi juga harus menyangkut kepribadian dan sikap mental. Dalam upaya pengembangan sekretaris yang terusmenerus dan berkesinambungan tersebut akan diperoleh sekretaris yang mampu memahami profesinya, semakin menjiwai

_____________________________________________________________________________________________________


44

perannya, semakin bertanggungjawab terhadap fungsinya, dan ingin selalu maju dan berkembang, serta semakin memiliki kepribadian yang matang dan memiliki kenerja yang prima.

DAFTAR PUSTAKA

KESIMPULAN

Alemina. 2009. Etika Profesi dan Profesi Sekretaris. Penerbit PT Grafika Timor Idaman, Kupang.

Mengawali karir sebagai seorang sekretaris tidak serta merta langsung menjadi sekretaris profesional, tetapi harus melewati tahap-tahap yang terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama. Pada umumnya, persyaratan formal yang dibutuhkan untuk menjadi seorang sekretaris adalah memiliki kompetensi dalam bidang kesekretarisan yang biasa dibuktikan dengan pernah mengikuti pendidikan formal setingkat diploma (D-I – D-IV). Namun tidak ada jaminan seseorang memiliki ijasah dalam bidang kesekretarisan dapat berhasil dalam meniti karir sebagai sekretaris profesional. Terkadang ditemui seseorang dalam meniti karirnya sebagai sekretaris justru tidak memiliki sama sekali pendidikan formal dalam bidang kesekretarisan, tetapi bisa berhasil masuk dalam kategori sebagai sekretaris profesional. Terpenting dari semua, profesi sekretaris profesional selalu menjunjung tinggi kode etik profesi sekretaris yang lebih mengedepankan etika dan etiket dalam meniti karir sebagai seorang sekretaris profesional. Profil seorang sekretaris profesional tidak hanya mengindikasikan adanya kompetensi teknis yang tinggi yang didukung cara berpakaian yang rapi dan menarik, tetapi juga harus menjiwai dan mencintai profesinya.

Alemina, 2004. Pentingnya etika dalam birokrasi. MITRA (ISSN: 08522553), April (Nomor 1): 43 – 45.

Bertens, K. 1997. Etika. Cetakan Ketiga, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Bratawidjaya, T.W. 1994. Sekretaris Profesional. Cetakan Kedua. Penerbit PT Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. Julanan, J. (Ed.), 1992. Peranan Sekretaris - Hasil Wawancara Dengan Beberapa Sekretaris Profesional. Cetakan Pertama. Penerbit Arcan, Jakarta. Moekijat, 1995. Asas-Asas Etika. Cetakan I. Penerbit CV Mandar Maju, Bandung. Ria Pembangunan, 1997. Aturan Sopan Santun Dalam Pergaulan. Cetakan Kedua. Penerbit Mutiara Sumber Widya, Jakarta. Sumarto, R.H. dan Dwiantara, L. 2000. Sekretaris Profesional. Penerbit Kanisius, Yogyakarta. Tedjosaputro, L. 2003. Etika Profesi dan Profesi Hukum. Penerbit Aneka Ilmu, Semarang. Waworuntu, T. 1995. Manajemen Untuk Sekretaris. Cetakan Kelima. Penerbit PT Gramedia, Jakarta. Wursanto, I. 1987. Etika Komunikasi Kantor. Cetakan Pertama. Penerbit Kanisius, Yogyakarta.

_____________________________________________________________________________________________________


Etika dan Etiket Profesi Sekretaris Profesional Ernita Siambaton Staf Pengajar Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Jakarta

Recommend Documents