ESF Projectplan ''dagindeling": Telewerk experiment RIO Amsterdam
Bijlage 1. Projectplan
1.1. Aanleiding voor het experiment; 1.1.1. Het reduceren van werkdruk bij taakcombineerders 1.1.2. Welk probleem lost dit experiment op
…….
2
1.2. Doelstelling; 1.2.1. Wat is het doel van project 1.2.2. Aan welke oplossing wordt gewerkt / vraagstelling 1.2.2.1. Afbakening domein 1.2.2.2. Begripsafbakening 1.2.3. Welke activiteiten worden ondernomen
……
3
1.3. Output en resultaat; 1.3.1. Producten
……
6
1.4. Projectuitvoering; 1.4.1. Samenwerkende organisaties 1.4.2. De uitvoeringsstructuur
……
8
1.5. Fasering en tijdpad
……
8
1.6. Implementatie; …… 8 1.6.1. Voor wie is het project interessant 1.6.2. Toepasbaarheid, verspreiding en overdracht van onderzoeksgegevens
Versie d.d. 30-6-03
1
1. Projectplan 1. 1. Aanleiding voor het telewerk experiment De Stichting Nederlands TelewerkForum houdt zich al jaren bezig met onderzoek, voorlichting en de promotie van telewerken binnen Nederland. Op basis van de opgebouwde kennis omtrent de effecten van telewerken, is één van regelmatig gemeten effecten, dat de arbeidssatisfactie bij medewerkers stijgt op het moment dat zij de mogelijkheid tot telewerk hebben. Op basis van dit gegeven poneren wij de aanname dat telewerken een significante rol kan spelen in het reduceren van werkdruk bij taakcombineerders, omdat immers meer medewerkers- autonomie ontstaat op het gebied van invulling van werktijden en locatie. Hieruit is de behoefte voortgekomen dit op gestructureerde wijze nader te onderzoeken.
1.1.1. Het reduceren van werkdruk als invalshoek Als TelewerkForum zijn wij er van overtuigd dat wijzigingen/ uitbreidingen van bestaande werkvormen, slechts op commitment kunnen rekenen, indien er voor alle betrokken partijen 'íets valt te halen'; de zgn., win- win situatie. Van taakcombineerders is bekend dat hun zorgverplichtingen niet altijd parallel lopen met hun professionele verplichtingen (denk aan schooltijden, ziekenhuisbezoeken, etc), hetgeen regelmatig leidt tot het ervaren van werkdruk en stress. Door het constante zoeken naar de balans tussen beide, worden oplossingen vaak gezocht in: parttime werken, ziekmelding, zorgverlof of in uiterste gevallen, vertrek bij de werkgever. Het zijn met name de 'noodscenario's' van de taakcombineerders, die op organisatieniveau problemen opleveren. Ziekteverzuim, "grijs zorgverlof " of vertrek van medewerkers leveren voor werkgevers ernstige problemen op m.b.t. de continuïteit en bereikbaarheid van de organisatie, maar zijn eveneens zeer kostbaar voor de werkgever. Wij zijn van mening dat systematisch, gestructureerd onderzoek naar dit onderwerp, maatschappelijk relevante informatie kan opleveren, zowel op organisatieniveau m.n. voor werkgevers, als op medewerkersniveau, terwijl eveneens bij het aantreffen van positieve effecten, de promotie van telewerken, als werkvorm wordt gestimuleerd.
1.1.2. Welk probleem lost dit experiment op? Vanuit de eerder gestelde aanname hebben wij gezocht naar een organisatie die daadwerkelijk geconfronteerd wordt met bovengestelde problemen. Het Regionaal Indicatie Orgaan Amsterdam (RIO), werkend onder de naam Stichting Tot en Met, heeft als taak AWBZ en WVG toekenningen te indiceren. Zij doen dit door te beoordelen of een aanvrager in aanmerking komt voor voorzieningen op het gebied van zorg, vervoer, of wonen. Bij de organisatie werken ongeveer 180 medewerkers, waarvan 120 indicatie- adviseurs HBO / WO niveau, Waarvan 90 % vrouw, Veel (parttime) taakcombineerders. Dit leidt tot enkele beperkingen op organisatie - en facilitair niveau. Op basis van een door Commit ARBO uitgevoerde risico- inventarisatie bij dit RIO, is gebleken dat de binnen de organisatie gemeten werkdruk, met risicofactor 1 wordt aangemerkt. D.w.z. dat de ervaren werkdruk onder de medewerkers, zodanig hoog is dat het een ernstige situatie oplevert. Dit is reeds zichtbaar in de ziekteverzuimcijfers. Versie d.d. 30-6-03
2
Het management van de organisatie heroriënteert zich nu op de wijze waarop de organisatie is ingericht en functioneert, de wijze waarop zij het werkgeverschap nu invult, en welke maatregelen zij kan treffen ter verlaging van de werkdruk. Om te anticiperen op eventuele hiermee samenhangende problemen, wil het RIO een telewerkexperiment uitvoeren om te kijken of die methode van werken een mogelijke oplossing c.q. betere beheersbaarheid biedt. Omdat er een 20 tal collega RIO's in het land opereren, kunnen de onderzoeksgegevens ook daar worden verspreid en benut.
1.2. Doelstelling van het experiment De organisatie heeft een aantal behoeften gedefinieerd die impliciet of expliciet moeten worden meegenomen in het telewerkexperiment. Deze behoeftes kunnen worden onderverdeeld in een tweetal categorieën: Verwachte effecten op medewerkersniveau Verminderen van de werkdruk: door meer autonomie en flexibiliteit t.a.v. invulling van werktijden, door meer autonomie en flexibiliteit t.a.v. de locatie van werk. Vergroting van het "gevoel van vrijheid", Beheersing van ziekteverzuim en absenteïsme, Preventief beïnvloeden van verloop / uitstroom van personeel. Verwachte effecten op organisatieniveau Flexibilisering van de bereikbaarheid, ook buiten kantoortijden, Beïnvloeden van het bezettingsprobleem: Bereikbaarheid van de organisatie: de meeste medewerkers werken op dezelfde dagen Facilitair: beheersing van de huisvestingskosten; nu bijna evenveel werkplekken als (parttime)medewerkers
1.2.1. Doelstelling De doelstelling van dit experiment is als volgt: Het primaire doel voor het RIO is, door middel van systematische implementatie en toetsing van telewerk in de praktijk, inzicht te krijgen in de effecten van telewerken op het veraangenamen van het leven van taakcombineerders. Door met behulp van telewerken meer autonomie en flexibiliteit in de werktijden en werklocatie aan te brengen is het streven de binnen de organisatie gemeten werkdrukbelasting te reduceren en een betere balans tussen werk - en privé leven voor de medewerkers te creëren. Het experiment moet valide en betrouwbare, maatschappelijk relevante, informatie opleveren m.b.t. de effecten van telewerken als bruikbaar instrument ter verbetering van de balans tussen privé en werk. Hierbij gaat het m.n. om generalisaties die van toepassing kunnen zijn op vergelijkbare organisaties.
1.2.2. Aan welke oplossing wordt gewerkt: vraagstelling De vraag is: heeft telewerken een positieve invloed op de medewerkerssatisfactie; ervaren zij minder werkdruk als zij meer mogelijkheden tot autonome taakinvulling hebben? De interesse gaat uit naar effecten van telewerken op het functioneren van de medewerkers en de organisatie, waarbij in dit onderzoek vooral de aandacht gelegd zal worden op de centrale vraagstelling: " Kan het RIO door gebruik te maken van telewerken, hiermee het leven van taakcombineerders veraangenamen? " Met andere woorden: onderzocht dient te worden of er een relatie bestaat tussen telewerken en Versie d.d. 30-6-03
3
personele satisfactie, en de mate waarin dit voordeel te meten is. . 1.2.2.1. Afbakening domein
Het is de bedoeling tijdens het experiment een aantal aspecten aan bod te laten komen die relevant zijn voor dit onderzoek. Allereerst met betrekking tot het onderwerp medewerkerssatisfactie;
Vraagstelling 1: a) Welke (situationele) factoren zijn van invloed op de medewerkerssatisfactie van taakcombineerders? b) Op welke wijze kan telewerken worden ingezet om die factoren positief te beïnvloeden?
Het doel is te onderzoeken welke factoren de medewerkerssatisfactie m.n bij taakcombineerders beïnvloeden, en of telewerken deze factoren kan beïnvloeden. Hierbij gaat het er vooral om, de mogelijke positieve bijdrage van telewerken in kaart te brengen.
Vraagstelling 2: Welke effecten kan het RIO verwachten bij invoering van telewerken?
1.2.2.2. Begripsafbakening
Uitgangspunt in dit experiment De definitie van telewerken is als volgt; " telewerken betreft arbeid, waarbij de te verrichten arbeid wordt verricht in of vanuit de woning van de werknemer, waarbij de geografische afstand naar het moederbedrijf wordt overbrugd door het aanwenden van informatie - en communicatietechnologie. De werkzaamheden maken onderdeel uit van een gerichte planning van activiteiten." Zoals uit de definitie blijkt, worden een aantal centrale begrippen overgenomen; het betreft de begripsvorming rondom locatie en technologie. Ten aanzien van organisatie, is gekozen voor de uitgangspunten van specifieke tijdsduur en planning van activiteiten. In het onderstaande zullen de begrippen nader worden toegelicht. Locatie: Telewerk dat in de eigen woning wordt verricht. Telewerk dat vanuit de eigen woning wordt verricht; te denken valt aan telewerkers die klanten bezoeken, bijvoorbeeld adviseurs, bemiddelaars, etc.
Versie d.d. 30-6-03
4
Organisatie: In de eerder genoemde definitie is duidelijk sprake van de keuze van de telewerker om thuis te kunnen werken. Dit onderzoek zal zich vooral richten op telewerken als onderdeel van de ondernemingsstrategie, als een bestuurlijke beslissing, waarbij de keuze tot telewerken op organisatieniveau of afdelingsniveau, is ingegeven vanuit een totaal van, vooraf, geplande activiteiten; Werknemers wordt de mogelijkheid geboden structureel thuis te werken. Werknemers worden verplicht een belangrijk deel van de arbeidstijd in of vanuit huis te werken. Taakcombineerders: Medewerkers die naast hun professionele taken, zorgtaken voor kinderen hebben, Medewerkers die naast hun professionele taken, zorgtaken voor familie of verwanten hebben; zgn. mantelzorgers. Technologie: De geografische afstand tussen werkplek en organisatie wordt met behulp van informatie - en communicatie middelen overbrugd. Hierbij valt te denken aan het telefoonnet, maar ook aan computer, modemverbinding en fax. Voor dit experiment geldt, dat een telewerker minimaal door middel van een computerverbinding in contact moet kunnen treden met de organisatie.
!.2.3. Welke activiteiten worden ondernomen? Het is de bedoeling de effecten van Telewerken op de medewerkerssatisfactie van taakcombineerders empirisch te toetsen in de praktijk van het RIO Amsterdam. Dit moet gebeuren door uitvoering en evaluatie van een telewerkexperiment, gebaseerd op experimenteel, verklarend onderzoek. Het telewerkexperiment betreft 20 -25 indicatie-adviseurs, taakcombineerders, die gedurende een jaar gecontroleerd gaan telewerken; ontwikkelingen gedurende het experiment worden gevolgd. Daarnaast een controlegroep waarmee, t.b.v. de betrouwbaarheid van het onderzoek, synchronische vergelijking plaatsvindt; d.w.z. een controlegroep bestaande uit collega's die dezelfde werkzaamheden als de experimentgroep verrichten, maar deze in de oorspronkelijke werkvorm hebben uitgevoerd. Hun leidinggevenden Voorafgaand aan het experiment zal een zgn. nulmeting worden verricht, waardoor vergelijking mogelijk wordt. Eind toetsing zal plaatsvinden door middel van gestandaardiseerde vragenlijsten, die onder de respondenten zal worden afgenomen.
Versie d.d. 30-6-03
5
1.3. De output Het experiment moet betrouwbare informatie opleveren m.b.t. de vraag welke factoren de medewerkerssatisfactie m.n bij taakcombineerders beïnvloeden, en of telewerken deze factoren kan beïnvloeden. Hierbij gaat het er vooral om, de mogelijke positieve bijdrage van telewerken in kaart te brengen. Hiervoor worden gestructureerde vragenlijsten ontwikkeld die o.a. de volgende indicatoren meten. Operationalisering Effect op medewerkers niveau
Dimensie
1. Werkdruk
Indicator
Kwalitatief : oordeel medewerker Kwantitatief : Risicoanalyse Commit ARBO
2. Verzuim
Kwalitatief: oordeel medewerker Kwantitatief: ziekteverzuim%
3. Afwezigheid
Kwalitatief: oordeel medewerker Kwantitatief: - afwezigheidregistratie - zorgverlof
Medewerkerssatisfactie
4. Personeelsverloop
5. Vrijheidsgevoel
Kwantitatief : verloop %
Kwalitatief: oordeel medewerker
Figuur 1: dimensies van medewerkerssatisfactie
Effect op organisatieniveau
Dimensie
Indicator
Afdelingsflexibiliteit:
1. Volume
Mogelijkheid wisselende hoeveelheden te verwerken
Afdelingsflexibiliteit:
2. Bereikbaarheid
Afdelingsflexibiliteit:
3. Personele bezetting
Mogelijkheid wisselende werktijden te hanteren
-
Bezettingsgraad
4. Werkplek bezetting
Mogelijkheid personeel flexibel in te zetten Mogelijkheid meerwerk te verrichten
Kwantitatief
Figuur 2: dimensies op organisatieniveau
Versie d.d. 30-6-03
6
1.3.1. Producten Bij afronding van het project zal uitgebreide rapportage van de onderzoeksresultaten plaatsvinden. Deze resultaten leveren waardevolle maatschappelijke informatie voor taakcombineerders, werkgevers en het Telewerkforum omtrent de vraag of telewerk een bruikbaar instrument is t.b.v. werkdrukreductie bij taakcombineerders.
Dagindeling oude stijl
Dagindeling met telewerken
8.15
Kinderen wegbrengen KDV / school
8.15
Kind ziek Doorgeven telewerkdag
8.30
Kantoor: - Inloggen - planning workload - maken afspraken - beoordelen vd aanvragen
9.00
Thuiswerken: - Inloggen - planning workload - maken afspraken - beoordelen vd aanvragen
11.45
pauze: - kinderen halen - lunchen - kinderen school brengen
10.15
Met kind naar dokter
11.00
Hervatten werkzaamheden
12.30
pauze
13.00
Kantoor: - Idem
13.00
Thuiswerken: - Idem
14.00
Huisbezoek
15.00
Voorlezen/ spelen kind
15.30
Naar kantoor; Administratie
16.00
Hervatten werkzaamheden
17.30
Boodschappen, etc
17.30
Naar huis: Boodschappen, etc
19.30 tot 22.00
Huisbezoek & Hervatten werkzaamheden
Verwachte wijziging bij autonome dagindeling
Versie d.d. 30-6-03
7
1.4. Projectuitvoering 1.4.1. De samenwerkende organisaties Het project zal worden uitgevoerd door de volgende samenwerkende organisaties: -
Stichting Nederlands TelewerkForum, Pompmolenlaan 10A, 3440 GK Woerden Regionaal Indicatie Orgaan Amsterdam (Stichting Tot en Met), Raadhuistraat 15, Amsterdam
1.4.2. De uitvoeringsstructuur Het projectmanagement en het financieel beheer van het project zijn in handen van het TelewerkForum. De uitvoering van het experiment geschiedt onder verantwoordelijkheid van een te formeren telewerkprojectgroep. Hierin hebben, naast de externe projectmanager/ onderzoeksleider van het TelewerkForum, een projectmanager van het RIO (d.w.z. de verantwoordelijke namens het RIO), deskundigen vanuit het RIO zitting (o.a. Human Resources, Manager Informatie en Automatisering, Manager Facility en Beheer, iemand namens de OR, etc.)
1.5. Fasering en tijdpad Initiële fase:
juni - juli 2003: definiëren kaders en globale opzet van het experiment.
Definitiefase:
augustus - december 2003: invulling projectplan, technische voorbereiding, ontwikkelen vragenlijst nulmeting, nulmeting.
Uitvoeringsfase:
1 januari 2004 - 1 januari 2005
Evaluatiefase:
januari- februari- maart 2005,
1.6. Implementatie 1.6.1. voor wie is het project interessant? Uiteraard moet het experiment voldoende relevante uitkomsten opleveren t.a.v. de vraag of telewerken een bruikbaar instrument is om het leven van de taakcombineerder te veraangenamen. Indien de centrale vraagstelling een positief antwoord oplevert, zullen zowel taakcombineerders maar ook de werkgevers hiermee hun voordeel kunnen doen (de reeds genoemde win-win situatie). Daarnaast is het op maatschappelijk niveau zeer relevant omdat: - Vanuit emancipatoir oogpunt hiermee een prikkel kan worden afgegeven aan mannelijke professionals om frequenter zorgtaken op zich te nemen en eveneens taakcombineerder te worden. - Vanuit oogpunt van terugdringing en beheersing van ziekteverzuim mogelijkheden worden geschapen.
Versie d.d. 30-6-03
8
1.6.2. Toepasbaarheid, verspreiding en overdracht van de onderzoeksgegevens Het spreekt voor zich dat het TelewerkForum de gegevens, nationaal en internationaal, intensief zal gebruiken voor publicatie, promotie en voordrachten. De eindrapportage moet voldoende inzicht bieden in de bruikbaarheid van het instrument en kan binnen vergelijkbare organisaties worden benut voor soortgelijke invoeringsdoelstellingen. Kijkend naar de onderzoekspopulatie, dan zijn er alleen al tenminste 20 RIO's in Nederland operationeel, die hun voordeel kunnen doen met dit onderzoek. Daarnaast zijn er vele vergelijkbare organisaties te benoemen die profijt kunnen hebben van dit onderzoek, bv. thuiszorginstellingen.
Versie d.d. 30-6-03
9
