Esettanulmány: Dolgozói ötletrendszerek Lean infrastruktúrája

Esettanulmány: Dolgozói ötletrendszerek Lean infrastruktúrája Lean-klub NI Hungary Kft.

2016.06.28. Gergely Judit A.A. Stádium Kft.

2016.06.30.

A.A. Stádium Diagnosztikai és Menedzsment Kft. - www.aastadium.hu

Melyek az ötletrendszerek működtetésének tipikus hibái?

2016.06.30.


Hogyan lehet ezeket elkerülni?

Információ közzé tétel Megosztás Beavatkozás Egyértelmű szerepek Forrás: This is Lean 2016.06.30.


Tartalom Esettanulmány • Kiinduló állapot   

5W2H a probléma leírására Halszálka – gyökérokok Fejlesztési terv

• Folyamat • Infrastruktúra   

Szereplők, háttér támogatás Eszközök és feladatok Marketing

• Elért eredmények • További lehetőségek

Hét

START - Ötlet felmerülése

0.1. Ötlet egyeztetése az adott terület vetetőjével

0.2. Ötletlap kitöltése , előkalkulációhoz szükséges alapadatok megadása

0. 1. Javaslatok eljuttatása az ötletládákba vagy az xxx e-mail címre

2. Öltetládák ürítése, Ötlet rögzítése az ötleláda.xls-ben, új ötletekről, Kooridnátor értesítése (e-mail) nem

Kitöltlés megfelelő? igen

3. visszejelzés az ötletelőnek az ötletlap beérkezéséről, javításáról

4. Öltet egyeztetése a területi szakemberekkel

nem

1.

Ötlet megvalósítható? (most)

igen

Ötlet várható megtakarítása x érték feletti vagy beruházás igényes?

nem

igen

5. Ötlet továbbítása Kontrolling felé

2 3.

6. Megtakarítási kalkulációk elkészítése, jelzés az Ötletláda felelősnek

Ötl et megva l ósítható? (döntés: előzetes juta l om)

nem

4. igen

7. Visszajelzés az ötletelőnek az ötlet elbírálásáról


3. Előzetes jutalom kifizetése

3. Jutalom átadása

8. Ötlet megvalósítása : Kivitelezés és eredmények ellenőrzése (Lean projekt folyamat alapján)

5-

9. Megtakarítási utókalkulációk elkészítése, jelzés a Koodinátornak és a szakmai vezetőnek a kifizethető jutalom összegéről

10. Projekt lezárása, (adminisztrációja) eredméynek széleskörű kommunikációja.

11. Megtakarítás arányos jutalom kifizetése a projekt csapatnak

2016.06.30.


VÉGE

KIINDULÓ ÁLLAPOT

2016.06.30.


5W2H

Minden probléma jellemzésekor! Mi?

Mi az esemény/probléma, mi történt?

Nem működik az ötletrendszer Miért?

Miért jelent problémát?

Nem alkalmas a dolgozók motiválására, fejlesztési ötletek generálására Hol?

Hol történt az esemény/probléma?

A gyár minden területén Ki?

Ki érintett az eseménnyel/problémával?

Dolgozók, vezetők, ötletláda felelős, Lean csapat Mikor?

Mikor történt az esemény/probléma?

Az ötletrendszer bevezetés 1-6 hónapjában Hogyan?

Hogyan, miből tudjuk, hogy probléma van (mit észlelünk)?

Dolgozói, vezetői visszajelzések Mennyi?

Milyen gyakorisággal tapasztaljuk a problémát, (mekkora a veszteség)?

Ötletrendszer mutatószámok 2016.06.30.


6

Ötletrendszer státusz a 12. hónapban • Működés:     

4 terület – 4 db láda 1 felelős (HR) 1 igazgatói hirdetmény 10-20 e-mail / ötlet Jutalmazás vs. elvárás

• Eredmények: Összes javaslat (db) Lezárási arány (% ) Átlag átfutási idő (nap) Átlag várakozás (nap)

2016.06.30.

1. terület

2. terület

3. terület

4. terület

Összesen

2

1

3

28

100% 130 0

0% 0 364

100% 91 0

54% 57 314

34 59% 69 170


Problémafeltárás – 6M

2016.06.30.


Top problémák 1. Folyamat: Feladatok, felelősségek, határidők Jutalmazás Lean kapcsolat 2. Eszközök fejlesztése: Adatbázis Ötlet lap – kalkuláció Beszámoló

2016.06.30.

3. Kommunikáció: Oktatások Eredmények


Bevezetési terv Projekt neve:

Ötletláda folyamat fejlesztése

Projekt vezető: Projekt csapat tagok:

Ugray Nikolett Bessenyei Zsolt, Némethné Pálfy Marianna, Gergely Judit

Projekt rövid leírása:

hét 42 43 k Csapattagok meghatározása k Csapattagok értesítése k Mérőszámok, bázis meghatározása k Cél meghatározása (átfutási idő, leadott ötletek, megtakarítások) t Akcióterv összeállítása t Ötletláda folyamat és jutalmazási javaslat összeállítása k t

A jelenleg működő ötletláda rendszer átfutási idejének csökkentése, folyamatosan működő ötletrendszer k

44 45 46 47 48 49 50 51 52 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120

1 Projekt megnyitása T E R V

2 3 4 5 6 7

M E G V A L Ó S Í T Á S

8 Ötletláda folyamat és jutalmazási javaslathoz prezentáció készítése Ötletláda folyamat és jutalmazási javaslat bemutatása a vezetői 9 értekezleten - Döntés

t

t

t

t t t

10 Ötletláda szabályzat módosítása 11 Ötlet felelősök toborzása, kiválasztása 12 Hírverés (TV, információs tábla, hírlevél, dolgozói beszélgetések...) 13 Ötlet felelősök oktatása, az új rendszerről és feladataikról 14

t t t t

Széleskörű dolgozói oktatások az új ötletláda folyamatról minden telephelyen

15 Új ötletrendszer indítása

t

t t

t t

t t

t

t

t t

t

t t

16 Ötletrendszer széles körű ismétlő oktatása

t

17 18 19 E L L .

20

Ötletrendszer mérőszámok rendszeres bemutatása a vezetői értekezleten

t

21 Visszaellenőrzés, beavatkozás

2016.06.30.


t

t

t

t

ÖTLET FOLYAMAT

2016.06.30.


A folyamat- 0. hét

Hét

Felelős

Segítő

Ötletgazda

3-4-5. szintű vezető


Ötletgazda

Ötlet felelős

1. Javaslatok eljuttatása az ötletládákba vagy az xxx e-mail címre

Ötletgazda

Ötlet felelős

2. Öltetládák ürítése, Ötlet rögzítése az ötleláda.xls-ben, új ötletekről, Kooridnátor értesítése (e-mail)

HR

Koordinátor

Dokumentáció, Kommunikáció



Javaslat gyűjtő lap Kontrolling kalkulációs alapadatok

0.

nem

2016.06.30.


Ötletláda.xls

A folyamat- 1. hét Felelős

Segítő

Koordinátor

Ötlet felelős


nem



Ötlet felelős


nem

1.


Koordinátor

Telephelyi Lean mérnökök, 3-5 szintű vezetők

Ötletláda.xls

igen


nem

igen


2016.06.30.

Kooridnátor (Heti 1 megbeszélést tart az ötletek állásáról)

Kooridnátor

Kontrolling


Sztenderd megtakarítás kalkulációs dokumentum

A folyamat- 2-4. hét Felelős

2 3.


Ötl et megva l ósítható? (döntés: előzetes jutal om)

Kontrolling

nem

2. szintű vezető

4. igen


2016.06.30.


Ötlet felelős

Segítő


Koordinátor


Az elsődleges véleményező az ötlet Projekt lap megvalósulási helyének 2. (Kidolgozott Javaslat szintű vezetője, ő hív gyűjtő lap+ meg további megtakarítás véleményezőket a előkalkulációk) döntéshez. Koordinátor

Koordinátor


Ötletláda.xls

A folyamat- 5-x. hét 3. Előzetes jutalom kifizetése


5-



Felelős

Segítő


HR

Koordinátor

Ötletláda.xls

Projektvezető (ötletgazda)

Koordinátor

Projekt lap

Kontrolling

Koordinátor, Szakmai vezetők


Koordinátor

Telephelyi Lean mérnök, HR, Oktatási és kommunikációs csapat

HR

Koordinátor

Projekt prezentációs lap



VÉGE

2016.06.30.


Üzemi Lean táblákra és öltözőkbe kiplakátolni Minden negyedéves újságba 1 cikk

Ötletláda.xls

INFRASTRUKTÚRA

2016.06.30.


Eszközök - 0. hét

Hét

Felelős

Segítő

Ötletgazda

3-4-5. szintű vezető


Ötletgazda

Ötlet felelős

1. Javaslatok eljuttatása az ötletládákba vagy az xxx e-mail címre

Ötletgazda

Ötlet felelős

2. Öltetládák ürítése, Ötlet rögzítése az ötleláda.xls-ben, új ötletekről, Kooridnátor értesítése (e-mail)

HR

Koordinátor




Javaslat gyűjtő lap Kontrolling kalkulációs alapadatok

0.

nem

2016.06.30.


Ötletláda.xls

Ötlet lap helyes kitöltése • • • • •

Dolgozó adatai Ötlet típus Ötlet leírása Várható megtakarítás típusa Alap adatok az előkalkulációhoz

Előszűrés

• Honnan fogja tudni a dolgozó?

Öltet felelősök

2016.06.30.


Veszteségek = megtakarítás lehetőségek Anyag

• • • • • • • •

2016.06.30.

Segédanyag

Túltermelés Készletek Várakozás Felesleges mozgás/mozgatás Nem ergonomikus munkavégzés Felesleges tevékenység Energia Hiba, utómunka Kihasználatlan emberi tudás


Munkaóra

Készlet

Kalkulációs alapadatok (példa) Megnevezés Összeg Mértékegység Anyag_x csoport a Ft/kg Anyag_y csoport b Ft/db Anyag_z csoport c Ft/m Munkabér d Ft/óra Energia_gáz e Ft/m3 Energia_villamos energia f Ft/kWh Energia_víz g Ft/m3 Készlet_Fix h Ft/kg Készlet_Változó i Ft/kg

2016.06.30.


Eszközök - 1. hét Felelős

Segítő

Koordinátor

Ötlet felelős


nem



Ötlet felelős


nem

1.


Koordinátor

Telephelyi Lean mérnökök, 3-5 szintű vezetők

Ötletláda.xls

igen


nem

igen


2016.06.30.

Kooridnátor (Heti 1 megbeszélést tart az ötletek állásáról)

Kooridnátor

Kontrolling



Feladatok követése Ötletláda HR tölti ki Sorszám

1

Ötletgazda

Kovács Béla

Telephely

4. terület

Ötlet felelős tölti ki

Függvény

Határidő tény

Késés

Koordinátortölti ki

Rögzítés dátuma

Ötlet leírása vagy link

2015.07.03

Az ebédlőbe szeretnénk egy órát, hogy tudjuk, mennyi időnk maradt a szünetből, ezzel csökenthető a késések mértéke.

Ötlet típus Munkakörülmények, Lean

Meglévő Megvalósítható Lean /nem projekt? valósítható meg Nem

Igen

Döntés jelzése a dolgozónak Felelős

Határidó terv

1. hét

XY műszakvezető

2015.07.10

2015.07.14

• Minden fontos információ egy közös táblázatban • Struktúra: 

A folyamatnak megfelelően

• Határidők tartásának követése 

2016.06.30.

Beszámoló input adata (átfutási idő, várakozás ideje)


4

Eszközök - 2-4. hét Felelős

2 3.


Ötl et megva l ósítható? (döntés: előzetes jutal om)

Kontrolling

nem

2. szintű vezető

4. igen



Ötlet felelős

Segítő


Koordinátor


Az elsődleges véleményező az ötlet Projekt lap megvalósulási helyének 2. (Kidolgozott Javaslat szintű vezetője, ő hív gyűjtő lap+ meg további megtakarítás véleményezőket a előkalkulációk) döntéshez. Koordinátor

Koordinátor

Ötletláda.xls

Cél: az ötletgazda a beadástól számított 1 hónapon belül kapjon információt a jutalomról 2016.06.30.


Megtakarítás kalkulációk Kitöltési útmutató: Hol követhető a mérőszám, heti, havi alakulása pl:

Kinek a feladata?

Mérőszám elérhetősége? vállalaitrányatási rendszer modulja, OEE kimutatás stb. Cikkszám/üzem/energia? Anyag, segédanyag, készlet, karbantartási anyag esetén az érintett

Projektvezető tölti ki Kontroller tölti ki

anyag(ok) cikkszáma a munkóra esetén pedig az üzem neve, ahol a megtakarítás jelentkezni fog, energi esetén az energia típusa (villamos, földgáz, hidegvíz, melegvíz, szennyvíz, gőz, hűtés, sűrített levegő)

Melyik kategóriába tartozhat a megtakarítás? Kategória Mértékegység Anyag db, kg, m Segédanyag áregység (ft/db, m, kg...) Munkaóra óra Készlet db, kg, m, kg, áregység Karbantartási költség áregység (ft/db, m, kg...) Energia

Mértékegység?

Leírás Példa Kevesebb anyag felhasználásával, selejttel állítjuk elő a terméket Kevesebb segédanyag felhasználásával, selejttel állítjuk elő a terméket Ugyanazt a feladatot rövidebb idő alatt hajtjuk végre Kisebb alapanyag vagy folyamatközi készletre van szükség A berendezések karbantartás igényét csökkentjük (kopó alkatrészek)

kWh, m3, m3 és °C, t, GJ Kevesebb energiát használunk fel egy munkafolyamathoz Az egyes kategóriák mellett látható mértékegységben adjátok meg a mennyiségeket. Az áregység az adott segédanyag van karbantartási anyag beszerzési egységét jelenti, tehát pl.: egy fólia esetén a terkercset, kés esetén a darabot. Energia esetén: kWh (villamos energia) , m 3 (földgáz, hidegvíz, szennyvíz, sűrített

Követés gyakorisága?

2016.06.30.

levegő), m3 és °C (melegvíz), t (gőz), GJ (hűtés) Heti vagy havi szinten kapunk friss információt a mérőszám változásáról?


Sztenderd adatlap Projekt indításának dátuma: 1. Projekt mérőszám: 1. Mérőszám bázis: 1. Mérőszám Cél: 2. Projekt mérőszám: 2. Mérőszám bázis: 2. Mérőszám Cél: Követő kalkuláció kezdete: Követő kalkuláció vége

Erőforrás felhasználás a bázis időszakban

Projekt mérőszám követés (bázis): Mérőszámok ABC alapanyag felhasználás

2016.06.30.

Mérőszám elérhetősége:

xy kimutatás

Kategória

Cikkszám / Üzem

havi/heti Mértékegység

Alapanyag Készletérték

kg kg

Segédanyag

db

Munkaóra

óra

Követés gyakorisága

naturália

Ft

naturália

Ft

naturália

Ft

1

1

2

2

Bázis időszaki átlag

heti


na

Eszközök 5-x. hét 3. Előzetes jutalom kifizetése


5-



Felelős

Segítő


HR

Koordinátor

Ötletláda.xls

Projektvezető (ötletgazda)

Koordinátor

Projekt lap

Kontrolling

Koordinátor, Szakmai vezetők


Koordinátor

Telephelyi Lean mérnök, HR, Oktatási és kommunikációs csapat

HR

Koordinátor

Projekt prezentációs lap



VÉGE

2016.06.30.


Üzemi Lean táblákra és öltözőkbe kiplakátolni Minden negyedéves újságba 1 cikk

Ötletláda.xls

A3 problémamegoldó lap CÍm: Felelős: Problémamegoldó projekt neve: Segítő:

Felelős 2. Team:

Tárgy : Szakértők:

Analízis, gyökérok

TERVEZÉS

Háttér / a jelen állapot

Indítás dátuma: Módosítás dátuma: Módosítás verziószáma:

MEGVALÓSÍTÁS

Gyökérokok elleni intézkedések

VIZSGÁLAT

TERV

Vizsgálat (tervezett és a tényleges eredmények összehasonlítása)

A probléma leírása

Célok

Résztvevők

aláírása: 2016.06.30.

INTÉZKEDÉS

Intézkedés a tapasztalatok alapján


Jutalmazás • Munkaköri elvárás-e a fejlesztés?  

Műszakvezetők felett nincs jutalmazás Műszakvezetők: 1 projekt/év felett jár a jutalom

• Megtakarítás korlát 100 000 HUF/év felett • Előzetes: 

Tárgyi vagy pénzjutalom a várható megtakarítástól függően

• A megvalósítás után: 

2016.06.30.

A megtakarítás 10%-a a csapatnak arányosan elosztva

Igen

A folyamatos fejlesztés munkaköri elvárás?

Jutalmazás az éves tejelsítmény értékelési rendszeren keresztül

Nem

Az ötlet megvalósítása várhatóan eredményez-e 100 E Ft. feletti megtakarítást (12 hónapos időtávra kalkulálva)

Igen

Jutalmazás az Ötletláda jutalmazási rendszere szerint Előzetes jutalom az öltetgazdának : A várható megtakarítás arányában 5 000, 10 000, 15 000 HUF

Nem Az ötlet eredményesen megvalósult?

Tárgyjutalom Nem

Nincs további jutalom


Igen A kontrolling által visszaigazolt 1 éves megtakarítás értékének 10%-a a megvalósító csapatnak

Ötletrendszer státusz a fejlesztések után • Működés:  

 

4 terület – 4 db láda + információs anyagok a folyamatról 1 koordinátor – 4 Lean támogató + szakterületenként ötletláda felelősök ~40 fő 1 átlátható folyamat 1 közös adatbázis

• Eredmények: Összes javaslat (db) Lezárási arány (% ) Átlag átfutási idő (nap) Átlag várakozás (nap)

Összes javaslat (db) Lezárási arány (% ) Átlag átfutási idő (nap) Átlag várakozás (nap) 2016.06.30.

1. terület

2. terület

3. terület

4. terület

Összesen

2

1

3

28

100% 130 0

0% 0 364

100% 91 0

54% 57 314

34 59% 69 170

1. terület

2. terület

3. terület

4. terület

Összesen

19 84% 44 51

17 71% 62 87

28 79% 25 15

65 75% 32 22

129 77% 41 44


Kitekintés, következő lépések • Adminisztráció automatizálása 

Workflow

• Jutalmazási rendszer továbbfejlesztése 

Szorzók o Kiterjeszthetőség o Ötletgazda a csapatvezető / tag

• Best practice napok • Beszámolási rend és mérőszámok finomítása 

Ötletrendszer aktivitás o Ötlet leadás o Projekt részvétel

 

2016.06.30.

Elért megtakarítások Trendek


Emlékeztetőül

Folyamat Szervezet Adatbázis Kalkulációs és jutalmazási szabályok Forrás: This is Lean 2016.06.30.


KÖSZÖNÖM A MEGTISZTELŐ FIGYELMET! 2016.06.30.


Esettanulmány: Dolgozói ötletrendszerek Lean infrastruktúrája

Recommend Documents