FIZINE houdt u op de hoogte van actuele zaken omtrent financiele groei voor profit en non-profit organisaties
F I C A R E
NIEUWSBRIEF NOVEMBER 2015
LEAN SPECIAL:
DE EENVOUD EN KRACHT VAN LEAN
ficare.nl ©2015
1. Lean: logisch! 2. Vijf tips om aan de slag te gaan met Lean 3. Interview: ‘Het is vooral een verandering van mindset’ 4. Succesvol uitgevoerde Lean-projecten
11/15
Lean: logisch!
Bent u tevreden over de efficiëntie van uw organisatie? Of kan het allemaal nog wel wat slimmer en handiger? De Lean filosofie kan helpen om uw organisatie slim en slank in te richten, zodat u van nog meer waarde kunt zijn voor uw klanten.
1.
11/15 Op een verbluffend eenvoudige en toegankelijke manier verbetert u met Lean uw bedrijfsprocessen. Met als resultaat: meer tevreden klanten, een hogere productiviteit, meer betrokken medewerkers en betere bedrijfsresultaten. Klinkt dit te mooi om waar te zijn?
Wat is
Lean?
Lean is een wereldwijd bekend organisatieconcept, dat bekend is geworden door grote productiebedrijven als Ford, Toyota en Scania Production Zwolle. Ook in het MKB en in de gezondheidszorg wordt Lean steeds meer toegepast. Het concept is erop gericht continu waarde te creëren en verspillingen weg te werken. Daarbij wordt voortdurend uitgegaan van de klant, voor wie ingevoerde veranderingen een toegevoegde waarde moeten hebben. Onderdeel van de Lean filosofie is het op de werkvloer beter op elkaar afstemmen en in kleine stapjes verbeteren van processen.
De kern van Lean is: dagelijks bezig zijn met verbeteren. Alles en iedereen (mensen, middelen en processen) stelt de klant centraal en richt zich op het toevoegen van waarde en verwijderen van verspillingen. Het klinkt zo logisch dat je je kunt afvragen of je wel een methode of filosofie nodig hebt en niet gewoon op je eigen boerenverstand kunt varen.
Verspillingen ontstaan vaak sluipend In de praktijk blijkt Lean een manier van denken en werken, die organisaties helpt om stappen te maken die ze anders niet zouden maken. In de loop van de tijd zijn in de processen en teams immers vaak allerlei gewoontes geslopen. Gewoontes die de klant niet altijd dienen. Hierdoor ontstaan verspillingen als voorraden, overbodige handtekeningen en/of controles en dubbele invoer. Ook verkeerde inzet van medewerkers kun je zien als verspilling. Inzet van te hoog geschoolde collega’s kan tot onnodig hoge personeelskosten leiden, inzet van te laag ge-
1.
11/15 schoolde medewerkers tot een beperkt overzicht. Neem je deze verspillingen weg en voeg je uitsluitend waarde toe, dan wordt een proces tenger, slank; ‘lean’ op z’n Engels.
Weg met die paarse krokodil! De meeste verspillingen treden op tussen afdelingen of tussen bedrijven. Als wij met een organisatie aan de slag gaan, besteden we hier veel aandacht aan. We halen de paarse krokodil uit uw organisatie. Weg met de bureaucratie!
Eenvoudig en toegankelijk Het mooist is het als medewerkers in een organisatie er zelf al over nadenken hoe ze de dagelijks gang van zaken kunnen verbeteren. Dat is de ideale voedingsbodem voor een Lean aanpak. Voor medewerkers op de werkvloer is Lean heel toegankelijk en eenvoudig. Verbeteringsprocessen worden niet meer van bovenaf opgelegd, maar komen van gemotiveerde medew erkers. Dat zorgt voor een groot vliegwieleffect. De bottom-up werkwijze vraagt wel een omslag van de manager. Die krijgt een faciliterende rol en moet medewerkers meer ruimte geven om zelfstandig te handelen. Hierbij stelt hij kaders in de vorm van doelstellingen.
Uw organisatie slimmer en slanker Het is onze drive om organisaties efficiënter in te richten. Knelpunten inzichtelijk, concreet en tastbaar maken zit in ons DNA. Binnen de organisaties waarbij wij betrokken zijn, zien we meestal dat er 10-20% beter (efficiënter) kan worden gewerkt. Wij werken graag met Lean, omdat we hiermee een eenvoudige, maar krachtige methode in handen hebben om de efficiëntie van organisaties te verbeteren en gezonde bedrijfsprestaties te bevorderen. Door financiële bewegingsruimte te geven, door het enthousiasme en de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers te vergroten of door kortere doorlooptijden te realiseren. Met als resultaat: waarde creëren voor uw klanten.
1.
Aan de slag met Lean? Lees deze tips!
Vele grote en kleine organisaties hebben Lean inmiddels omarmd. Met deze tips kan ook uw organisatie een efficiëntieslag maken. 1. Wees doelgericht - Lean is geen tijdelijk project, maar een manier van werken aan continue verbetering. Denk erover na wat u wilt bereiken. Leg de focus daarbij op vergroting van bestaande capaciteit van het personeel en de middelen in de organisatie en op vergroten van de klanttevredenheid. Toepassen van de Lean gedachte leidt uiteindelijk tot efficiënter werken; meer doen met minder middelen. Staat het rendement van de organisatie onder druk en moet het roer echt om? Wees dan duidelijk naar uw medewerkers en vertel hen dat Lean wordt ingezet voor de continuïteit en om het vertrouwen van klanten te vergroten. 2. Pak quick wins aan - Zoek in het proces naar overdrachtsmomenten tussen afdelingen. Juist daar ontstaan namelijk veel verspillingen. 3. “Kantel” de organisatie - Maak de omslag van een traditionele organisatie met afdelingen naar een procesgestuurde organisatie. Maak mensen verantwoordelijk voor deze processen door proceseigenaren te benoemen. 4. Geef ruimte - Geef medewerkers/de werkvloer de ruimte om zaken zelf te regelen. De manager stelt kaders en faciliteert medewerkers. 5. Begin klein - Doe ervaringen op. Geef de medewerkers op de werkvloer de tijd om enthousiast te worden. Zijn zij eenmaal gemotiveerd, dan ontstaat door het olievlekprincipe een breed draagvlak voor veranderingen. Bedenk: beter 500 stapjes vooruit op de werkvloer dan één grote in de directiekamer. Een Leancoach kan u helpen om de organisatie gestructureerd en van onderaf te veranderen. P.S. In bepaalde gevallen kunt u zelfs subsidie krijgen voor het werken met Lean, bijvoorbeeld als Lean een middel is om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten.
2.
11/15
11/15
Interview: John Bos
Woonzorg Flevoland
Dat typische bestuurdersgedrag laten we bewust achterwege. Pushen werkt averechts.
3.
11/15 Woonzorg Flevoland is een middelgrote organisatie die vier verpleeghuislocaties heeft en thuiszorg en dagbesteding voor oudere en chronisch zieke mensen verzorgt. Daarnaast vervult de organisatie een belangrijke rol in het WMO-aanbod voor 18+ in Lelystad. Woonzorg Flevoland is gevestigd in de jongste provincie van Nederland. Deze provincie krijgt in de komende tijd te maken met een relatief sterke toename van de vergrijzing. Woonzorg Flevoland benut deze groeikansen door uitbreiding van zorglocaties en een nieuw productportfolio. De ongeveer achthonderd medewerkers en 250 vrijwilligers werken vanuit de visie dat ze zoveel mogelijk afstemmen op de wensen van hun cliënten en dat kwaliteit van leven en welbevinden belangrijk zijn. De managementlaag is relatief smal, de nadruk ligt op taakvolwassenheid en eigen professionaliteit. Ruim een jaar geleden is Woonzorg Flevoland gestart met Lean. Een gesprek met John Bos van de Raad van Bestuur.
Lean als extra bagage ‘Wij willen zoveel mogelijk tijd aan onze cliënten besteden. Daarom willen we zo efficiënt mogelijk werken. Het Lean gedachtengoed past erg goed bij ons, het raakt aan onze genen. Ruim een jaar geleden zijn we met Lean gestart. We waren op zoek naar een interim businesscontroller en liepen tegen Ficare aan. Ficare bracht in de vorm van Ronald Koerhuis niet alleen de benodigde controllersvaardigheden mee, maar ook Lean als extra bagage. Lean en financiële/bedrijfskundige ervaring vormen een mooie, natuurlijke combinatie om organisaties te verbeteren. De samenwerking met Ficare ervaar ik als plezierig. Koerhuis maakt van Lean geen hypelancering, maar kiest voor een low profile, stapsgewijze aanpak. Via hem worden nu enkele mensen intern verder opgeleid in het Lean gedachtengoed, zodat we het nog beter kunnen inbedden.’
Bottom-up ‘Mijn eigen rol met betrekking tot Lean is faciliterend. Ik breng het gedachtengoed onder de aandacht, creëer groepen en plekken, daag mensen uit. Maar de belangrijkste stappen zetten de medewerkers zelf. Het is geen top-downtraject, integendeel! We zijn begonnen met
3.
11/15 de administratieve en ondersteunende processen, met name kleinschalige, overzichtelijke projecten. Je geeft daarbij ruimte aan wat eigenlijk al leeft. Medewerkers voelden zich daardoor gehoord. Hun ideeën zijn welkom, de verbeterpunten die zij al lange tijd aandroegen worden nu echt opgepakt. Dat levert enthousiasme en nieuwe energie op. Een ander prettig bijeffect is dat mensen kritischer gaan kijken naar hun eigen functioneren en naar hun rol in het grotere geheel.’
De waarde van Lean ‘ We zijn pas een jaar bezig. De resultaten zijn niet meteen klinkende munten, het is vooral een verandering van mindset. Intrinsieke bewustwording, het besef dat je invloed hebt op je werkomgeving en werkdruk, verantwoordelijkheid voor je eigen werk, motivatie, reflectie. Ook leveranciers laten we meedenken om de samenwerking in te richten: vereenvoudigde logistiek en een decentraal bestelpunt voor voeding maken de inkoop van voeding Lean. En ook op het gebied van automatisering werken we aan een zorgorganisatie die state-of-the-art wordt. Voor de thuiszorgactiviteiten gaan we de vele handmatige registraties ondersteunen met smartphones en tablets. Met als resultaat: meer tijd voor de klant. Natuurlijk, het effect van een deel van de verbeteringen is een reductie van kosten. Maar ik weiger daar meteen een financiële vertaalslag op te maken. Financiële druk opleggen, meteen resultaten willen binnenhalen, is van dat typische bestuurdersgedrag dat juist tegendraads kan werken in de energie die er ontstaat. Als medewerkers processen beter inrichten en daardoor efficiënter werken, moet je hen als bestuurder de ontstane ruimte gunnen en niet meteen in de formatie gaan snijden, om maar een voorbeeld te noemen. Vrijgekomen (personele) capaciteit gebruiken we om de groei in activiteiten te ondersteunen. Veel belangrijker dan meteen in financiële doelen denken is het, dat mensen in alle hoeken van de organisatie de Lean filosofie ontdekken. Waarom doe ik wat ik doe, hoe kan het anders/beter: dat zijn vragen die het eigen werk leuker maken en waarmee je van meer waarde kunt zijn voor je cliënten.’
Het moet kunnen en dan kan het meestal wel.
3.
11/15
Succesvol afgeronde Lean-projecten door Ficare Slanker declaratieproces voor dienstverlener in Groningen Klant: Zakelijke dienstverlener Opdracht: Vereenvoudigen proces van dienstverlening tot declaratie Resultaat: Zicht op verspillingen in het proces. Vermindering van het aantal schakels in het proces. Controles effectiever ingericht. Vrijgespeelde medewerkers elders in het bedrijf ingezet.
Herinrichting inkoopproces in Gelderland Klant: Jeugdzorginstelling Opdracht: Voeg de inkoopafdelingen samen en richt een nieuw inkoopproces in. Resultaat: Door samenvoegen van overhead is de inkoopfunctie opnieuw vormgegeven. Ficare gebruikte LEAN technieken om het proces efficiënt en effectief in te richten. Rondom de contracten, de bestellingen, de goederenontvangst en de betaling zijn verantwoordelijkheden opnieuw toegewezen. Een proceseigenaar is benoemd. Er is meer bestelgemak, beter beheer van kosten en betere liquiditeitsprognoses.
4.
11/15
Professionaliseringslag bedrijfsprocessen retailer Drenthe Klant: Internet Retailer Opdracht: Verbeter het bedrijfsresultaat door efficiëntere inrichting bedrijfsprocessen Resultaat: Er wordt nu optimaal gebruik gemaakt van automatisering en overbodige en handmatige processtappen zijn verwijderd (inkoop, voorraadbeheer en finance). Direct resultaat: sterke verbetering bedrijfsresultaat, grote reductie aantal FTE , lager werkkapitaal, sneller inzicht in bedrijfsperformance.
Maaltijdbereiding in een verpleegtehuis in Flevoland Klant: Instelling in de verpleeghuiszorg Opdracht: Optimalisatie processen in de keuken Resultaat: Inzicht in de looproutes van medewerkers en bewegingen van fysieke goederen. Decentrale bestelpunten dicht bij het keukenpersoneel gemaakt. Bestelgemak bij leverancier gecreëerd. Betere afstemming tussen vraag naar en aanbod van maaltijden. Aandacht voor portionering en wensen bewoners leidde tot het minder weggooien van maaltijden en lagere voorraden.
Effectievere teams in Overijssel Klant: Organisatie voor gezondheidszorg. Opdracht: Introductie dagstart Resultaat: Overdracht van diensten zijn minder gericht op inhoudelijke dossiers van cliënten maar meer op knelpunten tussen diensten en andere afdelingen. Teamprestaties worden frequenter besproken en er is meer actiegerichtheid voor de dag van morgen. Inzet van Ficare leidde tot betere samenwerking binnen de organisatie zodat er meer tijd en aandacht ontstond voor de cliënt.
4.
11/15
F I C A R E
Pascal 06 24 68 27 50
[email protected]
Ronald 06 20 70 46 59
[email protected]
Het zijn niet de sterkste die overleven en ook niet de meest intelligente, het zijn ondernemingen die het
beste reageren op veranderingen.
Slagvaardige ondernemingen met goed financieel management maken het verschil in deze dynamische tijd. Ons unieke concept maakt het mogelijk een zeer ervaren financieel directeur of controller op parttime basis in te schakelen. Wij geven ondernemers inzicht en slagkracht, zodat zij kunnen groeien en excelleren. Wilt u meer weten over Ficare en onze dienstverlening? Neemt u dan contact met ons op voor een kennismakingsafspraak! www.ficare.nl
[email protected]
ficare.nl ©2015
