ERSONEELSWIJZER HANDBOEK VOOR DE WONENBRANCHE NIEUW PERSONEEL HUIDIG PERSONEEL VERTREKKEND PERSONEEL ADMINISTRATIE EN BEHEER

E R SON EEL S W I J Z E R

HA NDBO EK

N I E U W H U I D I G

V OOR

W O NE N

DE

W ON E N B R A N C H E

P E R S O N E E L P E R S O N E E L

VERTREKKEND PERSONEEL A D M I N I S T R AT I E E N B E H E E R

PERSONEELSWIJZER IN DE

WONENBRANCHE

Colofon Uitgave: Arboconvenant Wonenbranche Symfonielaan 1, 3438 EW Nieuwegein T. (030) 60 20 170 F. (030) 60 20 179 [email protected] www.woonwerk.org

Oplage: 6.500

Bronvermelding Onderdelen in dit boek zijn een bewerking van: Handboek personeelsbeleid van het Hoofdbedrijfsschap Detailhandel (HBD); Publicatie Arboconvenant Wonenbranche; Model arbeidsovereenkomst en toelichting van de Centralle Branchevereniging Wonen (CBW); Formulier beoordelingsgesprek en exitinterview van Piet Klerkx in Waalwijk; Meldingsformulier bedrijfsongeval van I.C. Improvement in Hedel; ‘Arbothemacahier 4. Opzetten van een beleid persoonlijke beschermingsmiddelen’ van J.A.M. Jongenelen, Sdu uitgevers, Den Haag, 2e herziene druk 2000; Brochure ‘Verzuim door psychische problematiek; Websites waarnaar in de tekst wordt verwezen.

Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aanspakelijk worden gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.

Fotografie • Perscentrum Wonen: Pagina’s 6, 27 en 131 www.perscentrumwonen.nl • WoonWerk www.woonwerk.org

Bewerking, tekst en projectbegeleiding • In opdracht van Commissie Wonen Mevrouw M.G.F. Jeanson-Banning www.jeansonconsultancy.nl • WoonWerk Mevrouw N. Ras www.woonwerk.org

Communicatieconcept en realisatie De Kleuver bedrijfscommunicatie b.v. Veenendaal www.dekleuver.nl 2010

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

nieuw personeel 1. Stap voor stap naar nieuw personeel 2. Een functie omschrijven en waarderen 3. Zoeken, selecteren, kiezen en afschrijven 4. Aangaan arbeidsovereenkomst 5. Introductie en inwerken


WONENBRANCHE

1. Stap voor stap naar nieuw personeel Vacature

Uitzendkracht

Een vacature opvullen kan een behoorlijke klus zijn. Er komt heel wat kijken bij het zoeken en kiezen van een nieuwe werknemer. In dit hoofdstuk helpen we u daar stap voor stap doorheen. Want een goede voorbereiding maakt het allemaal een stuk makkelijker.

U kunt een uitzendbureau inschakelen. Een uitzendkracht blijft in dienst bij het uitzendbureau en wordt aan u ter beschikking gesteld. Het is uw taak om toezicht op de werknemer te houden en hem leiding te geven. U betaalt het uitzendbureau een tarief waarna zij zorgen voor de loonbetaling en afdracht van loonheffing en sociale premies. U kunt met het uitzendbureau afspreken onder welke voorwaarden een uitzendkracht bij u in dienst treedt. Let op: u bent wel aansprakelijk voor bedrijfsongevallen, beroepsziekten en andere vormen van schade die de uitzendkracht tijdens zijn werk kan veroorzaken of oplopen. Check in ieder geval of de uitzendkracht onder uw aansprakelijkheidsverzekering valt.

Welke vorm Voor het vervullen van een vacature zijn meerdere mogelijkheden waaruit u kunt kiezen. U kunt bijvoorbeeld: een arbeidsovereenkomst met de nieuwe werknemer aangaan: • voor bepaalde tijd; • voor onbepaalde tijd; • een uitzendkracht inhuren; • een oproep- of invalkracht inzetten; • een opdracht geven aan een zelfstandige zonder personeel (ZZP).

Arbeidsovereenkomst Als u een arbeidsovereenkomst met een nieuwe werknemer aangaat dan neemt u de werknemer in loondienst en begint u een arbeidsverhouding. U betaalt de werknemer een afgesproken loon en draagt loonheffing en sociale premies af. Als er een CAO is die bindend is verklaard, dan gelden de afspraken uit die CAO. Meer over het maken van een arbeidsovereenkomst leest u in hoofdstuk 4.

Oproepkracht Een oproepkracht werkt alleen als hij door de werkgever wordt opgeroepen omdat er werk voorhanden is. Dat lijkt heel handig, maar in de praktijk is een vorm met veel juridische haken en ogen en risico’s. Laat u dus heel goed voorlichten voordat u voor een oproepcontract kiest.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

ZZP’er

Stap voor stap

Een zelfstandige zonder personeel (ZZP) verricht werkzaamheden vanuit een eenmanszaak of een eenmans-BV. Een ZZP’er is niet economisch afhankelijk van uw bedrijf, want hij werkt voor meer opdrachtgevers. Als een ZZP’er alleen voor u werkt is er sprake van een arbeidsverhouding tussen werkgever en werknemer en is het ontslagrecht van toepassing. Daarom mag u er niet automatisch van uitgaan dat u geen loonbelasting en sociale premies hoeft af te dragen. U verkleint uw risico als de ZZP’er een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) bezit waarin wordt bevestigd dat zijn inkomen als winst uit zijn onder-neming wordt gezien. Verder kunt u het risico ver-kleinen door de ZZP’er voor elke opdracht een schriftelijke offerte te laten maken, een overeenkomst van opdracht (contract) op te maken en door beide partijen te laten ondertekenen. Neem hierin dan een concrete verwijzing in op naar de VAR van de ZZP’er. Als opdrachtgever spreekt u in de overeenkomst schriftelijk met de ZZP’er af hoe het eindresultaat eruit moet zien. De ZZP’er werkt zelfstandig, hoeft zich niet te houden aan uw werkinstructies en bepaalt zelf de werktijden en vakanties. Let op: de opdrachtgever is aansprakelijk voor een bedrijfsongeval, beroepsziekte of andere schade die de ZZP’er tijdens het werk kan oplopen. Zorg er daarom altijd voor dat een ZZP’er onder het bereik van de aansprakelijkheidsverzekering valt. Als u ervoor kiest om een of meer ZZP’er(s) werkzaamheden te laten verrichten, laat u dan vooraf goed voorlichten, bijvoorbeeld door de branchevereniging.

In het schema staan de stappen die horen bij het zoeken naar een nieuwe werknemer. In het vervolg van deze map leest u wat elke stap precies inhoudt en hoe u het aan kunt pakken. Ook zijn handige tips en formulieren opgenomen in de volgende hoofdstukken. Als u gericht wilt zoeken kunt u gebruik maken van de snelzoeker voorin de map.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Vacature

Functieomschrijving

Zelf zoeken

Zoeken uitbesteden

Advertentie

Voorselectie

Sollicitatiegesprekken

Kiezen

Aanstellingsgesprek

Arbeidsovereenkomst

Afschrijven kandidaten

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

2. Een functie omschrijven en waarderen Geen misverstanden

Functie-eisen

De naam van een functie zegt niet precies welke taken en werkzaamheden de werknemer in de praktijk doet, ze kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen. Daarom doet u er goed aan om heel duidelijk te zijn over de inhoud van de functies in uw bedrijf.

Een functie stelt eisen aan de persoon die de functie vervult. De werkgever kan eisen stellen aan: • kennis (uit opleiding of ervaring verkregen); • inzicht; • vaardigheden of competenties; • beroepshouding.

Functieomschrijving Een functieomschrijving dient meerdere doelen: • het helpt om goed voor ogen te hebben wat een (nieuwe) werknemer moet kennen en kunnen; • het helpt de (potentiële) sollicitant om te weten welke functie u te bieden heeft en wat u van hem verwacht; • het helpt om een personeelsadvertentie op te stellen; • het is de basis voor de arbeidsovereen komst met de werknemer die u in dienst gaat nemen; • het is de basis voor de financiële waarde ring van de functie; • het is de basis voor functioneringsen beoordelingsgesprekken.

Competenties

Wat staat erin?

Deze competentieprofielen zijn algemeen erkend en worden door de vakopleidingen in de wonenbranche gebruikt. De inhoud en beschrijving van de competentieprofielen zijn vrij toepasbaar en hier te downloaden.

Een functieomschrijving schetst minimaal: • de taken en werkzaamheden van de werk nemer; • de plaats van de functie in het bedrijf.

Om goed te passen bij de functie-eisen voldoet de werknemer aan een bepaald profiel: een combinatie van competenties, dat wordt ook wel een competentieprofiel wordt genoemd. Vanuit het onderwijs zijn voor de meest voorkomende functies in de wonenbranche standaard competentieprofielen gemaakt: • woningstoffeerder; • badkamer/keukeninstallateur; • all round woningstoffeerder; • verkoopadviseur wonen; • binnenhuisadviseur; • manager wonen; • parketteur; • keukenmonteur.

Daarnaast kan erin worden vermeld: • op welke afdeling/plaats de functie wordt verricht; • van wie de werknemer leiding krijgt; • aan wie de werknemer leiding geeft; • waarvoor de werknemer verantwoordelijk is; • wat de bevoegdheden van de werknemer zijn; • aan welke functie-eisen de werknemer moet voldoen; • welke functiewaarderingsschaal van toepassing is.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Voorbeeld functieomschrijving 1

Voorbeeld functieomschrijving 2

Functienaam

Functienaam

Verkoopadviseur Wonen M/V

Parketlegger M/V

Datum van de omschrijving: CAO: groep/schaal

Datum van de omschrijving: CAO: groep/schaal

Plaats in de organisatie

Plaats in de organisatie

Naam vestiging/afdeling: Krijgt leiding van: Geeft leiding aan:

filiaal binnenstad filiaalleider n.v.t.

Naam vestiging/afdeling: Krijgt leiding van: Geeft leiding aan:

afdeling buitendienst bedrijfsleider n.v.t.

Taken/Werkzaamheden

Taken/Werkzaamheden

• • • •

Verkoopt en adviseert bij verkoop. Verwerkt orders en regisseert de uitvoering. Voert de financiële afhandeling uit. Verzorgt de verkoopruimte en bevordert de verkoop. • Neemt deel aan personeelsvergaderingen en werkoverleg. • Houdt zich aan de bepalingen zoals vastgelegd in het bedrijfsreglement.

• Treft voorbereidingen voor het leggen van vloeren. • Legt vloeren. • Werkt vloeren af. • Onderhoudt en restaureert vloeren. • Neemt deel aan personeelsvergaderingen en werkoverleg. • Houdt zich aan de bepalingen zoals vastgelegd in het bedrijfsreglement.

CAO Wonen: verplichte functiewaardering

Het functieniveau wordt bepaald door:

Bedrijven die onder de CAO wonen vallen zijn verplicht om alle functies in het bedrijf te beschrijven, in te passen in het functiewaarderingssysteem en de werknemers in te schalen in het loongebouw van de CAO. De folder 'Functiewaardering' wijst de weg. Zie voor meer informatie de website www.caowonen.nl of informeer bij de branchevereniging.

meer verantwoordelijkheid leidt tot een hoger functieniveau.

Het systeem van functiewaardering in de CAO Wonen is gebaseerd op het CATS® systeem van De Leeuw Consult en onderscheidt vier functiefamilies: • Commerciële functies; • Logistiek; • Montage/Ambachtelijk; • Administratie.

Er worden 9 functieniveaus onderscheiden die zijn gekoppeld aan de loonschalen. Soms horen werkzaamheden die verschillend zijn in dezelfde loonschaal omdat ze even zwaar zijn. Aanloopschalen zijn daarop een uitzondering, die zijn alleen van toepassing als een nieuwe werknemer nog niet voldoende kennis of ervaring heeft om de functie volledig uit te oefenen.

Verantwoordelijkheid: Complexiteit:

meer ingewikkelde of complexe taken leiden tot een hoger functieniveau.

Zelfstandigheid:

meer zelfstandigheid leidt tot een hoger functieniveau

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Dit is een overzicht van veel voorkomende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die u kunnen helpen om zelf een functieomschrijving te maken. U kunt werkzaamheden die ontbreken aan de checklist toevoegen.

0 opmaken van facturen 0 (laten) ophalen uit magazijn 0 inpakken van het product 0 planning van uit te voeren leveranties 0 opstellen van dagen weekroutes 0 inhuren extra menskracht, hulpmiddelen, extern

transport

0 openen en afsluiten van de winkel 0 adviseren van klanten

0 opmaken van pakbonnen

0 productinformatie aan klanten geven

0 verzamelen van goederen

0 ontwerpen en/of indelen

0 controle op verkoop- en productgegevens

0 verkopen van producten

0 inmeten

0 showen van producten

0 projecten leiden

0 vast leggen van de verkoop

0 (vracht)wagen laden

0 korting geven

0 producten uitladen bij de klant

0 vast leggen klantkenmerken t.b.v. aflevering

0 product monteren, aansluiten en testen bij de klant

0 kassa, pin- en creditkaartautomaat bedienen

0 klant voor ontvangst laten tekenen

0 beheer van kassa, pin- en creditkaartautomaten

0 geld of betaalmiddel na aflevering bij de klant

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

(inloggen, afromen contant geld, kassa opmaken, wisselgeld halen) verzorgen van de inrichting van de winkel schoonmaken invoeren van bestelopdrachten inkoop van goederen of diensten bewaken van bestellingen goederen ontvangen en controleren op kwaliteit en beschadigingen rappelleren bij leveranciers checken van voorradigheid en leverbaarheid van producten verkoopbevordering aannemen en afhandelen van klachten van klanten inwerken nieuwe medewerker personeelsbeheer- en administratie leiding geven voeren van functionerings-, beoordelings- en/of verzuimgesprekken afspraken met de klant maken over - bezorgdag en bezorgtijd - plaatsing, montage, afwerking - meerkosten voor bezorging/plaatsing en aanvullende werkzaamheden - garantie - wijze van betalen - (in)ruil en verwijdering oude producten selecteren van leveranciers

in ontvangst nemen 0 bon en/of factuur uitschrijven voor extra werk 0 inschakelen van een incassobureau voor

openstaande vorderingen 0 product demonteren en innemen voor ruil of 0 0 0 0

0 0 0 0 0

reparatie ruil- en/of innamebon laten tekenen inladen, transporteren en afleveren aan magazijn of leverancier vaststellen van de personeelsplanning, toekennen vrije dagen, vakantie en dergelijke staande houden van klanten/bezoekers die van winkeldiefstal verdacht worden en de politie inschakelen beheer financiële transacties, aanleveren aan (externe) boekhouder facturen van derden (leveranciers e.d.) betalen inspringen bij anderen als dit nodig en mogelijk is het bedrijfsbelang niet schaden bijhouden van vakkennis

0 0 0 0 0 0 0

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

3. Zoeken, selecteren, kiezen en afschrijven Juiste persoon U zoekt een nieuwe werknemer die past bij de vacature en bij uw bedrijf. Dat is een persoon met de juiste combinatie van: • kennis • inzicht • vaardigheden • beroepshouding Maar ook een persoon die past in het team van collega’s en in de formule en de uitstraling van de onderneming.

Voorbereiding Het volgende rijtje vragen helpt u bij de voorbereiding van het zoeken, selecteren en kiezen van de beste werknemer voor uw bedrijf. • Is er een functieomschrijving? - Voor welke taken zoekt u iemand? - Voor welke plaats/vestiging? - Voor hoeveel uren per week? - Op welke werktijden? - Voor tijdelijk of voor onbepaalde duur? - Wat is het competentieprofiel (vereiste kennis, inzicht vaardigheden, houding)? • Per wanneer zoekt u de nieuwe werknemer? - Wat heeft u te bieden? - Contract: bepaalde of onbepaalde tijd? - Proeftijd; - CAO; - Functieniveau en loonschaal; - Secundaire arbeidsvoorwaarden; - Doorgroeimogelijkheden; - Opleiding en ontwikkeling; - Reputatie van het bedrijf - Werksfeer. • Gaat u zelf zoeken of besteedt u het uit? • Via welke kanalen gaat u zoeken? • Hoe wilt u sollicitanten laten reageren? - Brief (handgeschreven of getypt); - Levensbeschrijving of curriculum vitae (CV); - E-mail; - Telefonisch; of een combinatie hiervan.

• Gaat u een sollicitatieformulier gebruiken? • Hoe gaat u een keuze maken? • Wie gaat u bij het maken van een keuze betrekken? - Leidinggevende; - Collega(‘s); - (externe) personeelsadviseur;

Sollicitanten zoeken Het zoeken naar een nieuwe werknemer kan op de volgende manieren: • Via het netwerk van uzelf, collega’s en anderen • Via de gratis WoonWerk vacaturesite www.werkeninwonen.nl. • Op werkeninwonen.nl kunt u ook gemakkelijk doorplaatsen naar: - het bestand van het UWV Werkbedrijf (www.werk.nl); - diverse vacaturesites op internet, tegen sterk gereduceerde tarieven; - huis-aan-huis bladen van Wegener, tegen sterk gereduceerde tarieven. • Door een advertentie te plaatsen in/op: - regionale dagblad; - landelijke dagblad; - vakblad; - het raam van het pand (raamadvertentie); - media van een school voor vakopleiding.

Via welk kanaal? Het kanaal waarvoor u kiest is afhankelijk van de functie en de vraag welke media door geschikte kandidaten worden gelezen of gebruikt. Het medium van uw keuze moet ook passen bij uw budget. De kans is bijvoorbeeld groot dat een aanstaande verkoopadviseur bij u in de buurt of in een naburige gemeente woont. Als er een huis-aan-huisblad is, dan plaatst u daarin uw advertentie. Als u een manager of vakspecialist zoekt moet u gerichter adverteren en dan is een dagblad of een vakblad een goede mogelijkheid.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Steeds vaker worden de speciale vacaturesites op internet gebruikt voor het werven van nieuw personeel, een goed voorbeeld is de vacaturesite www.werkeninwonen.nl. Het is doelgericht, veelal gratis en werkt snel. Ook het UWV Werkbedrijf kan u helpen om een geschikte kandidaat te vinden. Hulp van het UWV Werkbedrijf is gratis. Zie voor meer informatie www.werk.nl.

Adverteren Als u besluit om te adverteren in een krant heeft u de keuze uit een ‘kleintje of rubrieksadvertentie’ of een grote advertentie.

Rubrieksadvertentie In een rubrieksadvertentie wordt kort en krachtig gesteld om welke functie het gaat, wat de eisen zijn en hoe men kan solliciteren. Ondanks dat ze klein en onopvallend lijken, is de ervaring dat er goede kandidaten op reageren. Bekijk altijd wat voorbeelden in de krant voordat u uw advertentie definitief opgeeft.

Grote advertentie Met een grote advertentie positioneert u ook de onderneming. U brengt het imago naar voren en heeft meer ruimte om inhoud en eisen van de functie te benadrukken. Aan een grote advertentie zitten vaak wel hoge kosten, vraag dus altijd eerst de prijs op!

Personeelsadvertentie In een personeelsadvertentie in een dagblad horen onderstaande punten thuis: • bondige informatie over het bedrijf; • het logo of beeldmerk; • de naam van de functie; • korte beschrijving van het werk; • aantal werkuren en werktijden; • de plaats waar het werk wordt verricht; • de belangrijkste eisen waarop u selecteert; • bij wie en hoe men meer informatie kan krij gen; • bij wie en hoe men kan solliciteren; • tot welke datum men kan solliciteren.

Regels voor een correcte sollicitatieprocedure Bij het zoeken en kiezen van een nieuwe werknemer mag geen sprake zijn van discriminatie. Dat is een wettelijke regel, waarop bij overtreding een schadeclaim kan volgen. Een medische aanstellingskeuring is alleen toegestaan als het voor het vervullen van de functie noodzakelijk is dat de werknemer aan bepaalde eisen van medische geschiktheid voldoet, er gelden strikte voorwaarden. Zie voor meer informatie www.aanstellingskeuringen.nl. De werkgever mag in een sollicitatiegesprek alleen vragen stellen die nodig zijn om te kunnen beoordelen of de sollicitant geschikt is voor de functie. Vragen over de gezondheid van de kandidaat of over zijn/haar ziekteverzuim in het verleden mogen niet worden gesteld. Wanneer een buitenlandse werknemer solliciteert, controleert de werkgever of deze kandidaat over de vereiste papieren beschikt in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen. Alle informatie van de sollicitant (brief, CV, aantekeningen) moet vertrouwelijk worden behandeld; ook dient u de privacy van de sollicitant altijd te respecteren. Meer regels voor een correcte sollicitatieprocedure kunt u vinden in de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelbeleid (NVP) op de website www.nvp-plaza.nl.

Inkomende reacties Na publicatie van een personeelsadvertentie of oproep komen er reacties van sollicitanten binnen. Daarmee doet u het volgende: • de reacties verzamelen en behandelen als strikt vertrouwelijk; • een bevestiging van ontvangst sturen; • een herhalingsadvertentie of -oproep plaatsen als u nog meer reacties wenst.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Voorselectie maken

Sollicitant afwijzen

Het kiezen van de meest geschikte kandidaat gebeurt meestal in rondes. U maakt eerst een voorselectie uit de reacties door te kijken welke reacties het beste aan uw eisen voldoen. Deze sollicitanten nodigt u uit voor het eerste gesprek waarin u kennis maakt met de sollicitant en de sollicitant met u.

Met reacties van sollicitanten die niet aan uw eisen voldoen kunt u het volgende doen: • afschrijven (stuur de sollicitant een brief); • opnemen in portefeuille voor een eventueel toekomstige vacature (bevestig dit met een brief aan de sollicitant en vraag hem contact op te nemen als hij dit niet wil).

Kenmerken van een goede sollicitatiebrief:

Eerste sollicitatiegesprek

• Volledige personalia: - naam; - adres; - postcode en plaats; - telefoon; - geboortedatum; - geslacht en burgerlijke staat. • Opleiding, cursussen en bedrijfsinterne trainingen. • Werkervaring en stages. • Argumenten waarom de sollicitant zichzelf geschikt vindt. • Motivatie waarom de sollicitant juist deze baan wil. • Goede, overzichtelijke indeling. • Verzorgd, goed taalgebruik en geen spelfouten.

Sollicitatieformulier Als u met een aantal sollicitanten gaat praten, maakt u het uzelf makkelijk door een sollicitatieformulier te gebruiken. Gelijke sollicitatieformulieren zijn gemakkelijker te beoordelen en vergelijken. U stuurt het sollicitatieformulier mee met de uitnodiging voor het eerste gesprek en vraagt de sollicitant om het in te vullen en mee te brengen.

In het eerste sollicitatiegesprek wilt u een indruk krijgen van de persoon en zijn/haar kwaliteiten. De sollicitant wil zich goed presenteren en uw bedrijf en de functie leren kennen. Een goede gespreksvoering bestaat uit een korte opening en inleiding, dan komt u tot de kern van de zaak en tenslotte rond u het gesprek op een prettige, maar duidelijke manier af.

Opening gesprek • Zorg ervoor dat de sollicitant zich welkom voelt, stel hem/haar op zijn gemak door: - rust en aandacht voor de ontvangst; - iets te drinken aan te bieden. • Vertel hoe het gesprek gaat verlopen, hoe lang het gaat duren en geef aan dat u vragen graag beantwoordt.

Kern In de kern van het sollicitatiegesprek komt u tot waar het om draait: • Vertel wie u bent, vertel over het bedrijf en de vacature. • Vraag de sollicitant om iets over zichzelf te vertellen. • Stel vragen aan de hand van het sollicitatie formulier en de sollicitatiebrief. (controleer of de informatie compleet is) • Vraag wanneer de sollicitant kan beginnen, of hij/zij wil meewerken aan een proef van bekwaamheid en of hij/zij toestemming geeft om referenties na te trekken. • Stel de sollicitant in de gelegenheid om vragen te stellen.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Afronding

Eindkeuze

Bedank de sollicitant aan het einde van het gesprek voor de bereidheid om u te informeren en vertel hem/haar over het vervolg van de procedure. Als de sollicitant van ver komt, kunt u aanbieden om de reiskosten te vergoeden.

Uw eindkeuze bepaalt u door u af te vragen: • wie het beste aan de eisen voldoet? • wie het best in het bedrijf past? • wie het best in het team past? • wie qua loopbaanontwikkeling het beste past? • wie het beste bij de financiële mogelijkheden past? Als geen enkele sollicitant voldoende past bij de gestelde eisen, gaat u opnieuw aan de slag om nieuwe kandidaten te zoeken. Zoek eventueel ondersteuning van een deskundige als u er niet uitkomt of uw twijfels heeft.

Kiezen Nu maakt u een keuze door de kandidaten te beoordelen en te vergelijken. Gebruik alle informatie die u heeft verkregen en gebruik ook het oordeel van de andere gesprekspartners.

Tweede sollicitatiegesprek U nodigt de kandidaat van uw keuze uit voor een tweede sollicitatiegesprek om: • te checken of uw eerste indruk klopt; • de leidinggevende en/of collega’s bij de selectie te betrekken om het teamgevoel te versterken; • meer van de sollicitant te weten te komen door dieper door te vragen; • de vakbekwaamheid te toetsen door een proefopdracht; • verder te praten over arbeidsvoorwaarden, de CAO en andere contractuele zaken. Nodig de sollicitant per brief uit voor het tweede sollicitatiegesprek en leg uit wat de bedoeling van het gesprek is. Zorg weer voor een goede gespreksopbouw: opening - kern - afronding.

Hoe stel ik de geschiktheid van de sollicitant vast? • Een proef van vakbekwaamheid zoals: bedienen van kassa/pinautomaat, enkele hoofdrekensommen, geven van een parket advies aan een denkbeeldige klant of het monteren van een meubel. • Vraag diploma’s en getuigschriften en maak een kopie voor het personeelsdossier. • Vraag de sollicitant een bewijs van goed gedrag mee te brengen (verkrijgbaar bij de gemeente). • Vraag referenties aan de sollicitant, bijvoor beeld een vorige werkgever of docent van school en benader deze persoon. • Vraag de sollicitant om een dag mee te lopen.

Aanstellingsgesprek Tenslotte nodigt u de kandidaat van uw keuze uit voor een aanstellingsgesprek, waarin drie dingen belangrijk zijn: 1. waarom u voor hem/haar heeft gekozen; 2. uw aanbod in concrete termen (contract voor bepaalde of onbepaalde tijd, proeftijd, werktijden, salaris en andere arbeidsvoorwaarden); geef de kandidaat eventueel bedenktijd; 3. regelzaken (datum indiensttreding, inwerk programma, aanvullende persoonlijke gege vens zoals bank- of gironummer, loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs, etcetera.)

Klachten Als werkgever kunt u te maken krijgen met sollicitanten die zich benadeeld of onterecht behandeld voelen die een klacht indienen bij de Klachteninstantie NVP-Sollicitatiecode (www.nvp-plaza.nl). De klachteninstantie neemt in zo’n geval contact met de onderneming op en deze dient binnen een redelijke termijn schriftelijk te reageren.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model ontvangstbevestiging sollicitatiebrief Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats

Datum Geachte heer/mevrouw

,

Uw sollicitatiebrief in verband met de functie van

hebben wij in goede orde ontvangen.

Zodra er meer bekend is, zullen wij u onmiddellijk informeren. Uiterlijk op

ontvangt u van ons een reactie.

Met vriendelijke groet,

naam en functie

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model uitnodiging eerste sollicitatiegesprek Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats


,

Naar aanleiding van uw sollicitatie op de functie van voor een oriënterend gesprek. Het gesprek zal plaatsvinden op

dag

Aan het gesprek wordt deelgenomen door

nodigen wij u bij deze graag uit

om

uur. (namen en functies).

Wij verzoeken u om het volgende mee te nemen: een identificatiebewijs; uw diploma’s en getuigschriften; een ingevuld sollicitatieformulier.

Indien de datum of tijdstip u niet schikt, wilt u dan zo spoedig mogelijk contact opnemen met de heer/mevrouw, telefoonnummer om een andere afspraak te maken.


naam en functie

Bijlage: sollicitatieformulier

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model sollicitatieformulier Persoonlijke gegevens Naam Adres

Postcode en woonplaats

Telefoon overdag

telefoon privé

Geboortedatum Burgerlijke staat

0 alleenstaand 0 samenwonend 0 gehuwd

Werkervaring Waar heeft u tot nu toe gewerkt? (ook tijdelijk werk, vakantiewerk, weekendwerk, vrijwilligerswerk) Naam bedrijf 1 2 3 4

Afdeling

Soort functie/taken

Van/tot

Wat zijn de werkzaamheden/taken van uw huidige functie?

Wat is de opzegtermijn?

Opleiding Welke opleidingen, cursussen, interne trainingen heeft u gevolgd of volgt u op dit moment? Opleiding/cursus 1 2 3 4

school/instituut

Heeft u een diploma voor: EHBO 0 ja, Reanimatie 0 ja BHV 0 ja Preventiemedewerker 0 ja Vaardigheden Rijbewijs

0 nee

geldig tot

van/tot

0 0 0 0

diploma/certificaat

nee nee nee nee

0 ja

welke

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model sollicitatieformulier Werken met computer

0 ja 0 nee

welke programma’s

Werken met specifieke apparatuur/machines: Taalvaardigheid Nederlands Engels Duits Frans Spaans

spreken 0 0 0 0 0 0 0

schrijven 0 0 0 0 0 0 0

Vrije tijd Welke hobby’s of andere activiteiten beoefent u in uw vrije tijd?

Referenties Bij wie mogen wij referenties vragen: Naam Functie

Bedrijf Telefoonnummer

Functie en motivatie Naar aanleiding waarvan solliciteert u?

Wat spreekt u in de functie aan?

Wat spreekt u in de functie minder aan?

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model afwijzingsbrief sollicitant Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats


Wij hebben uw sollicitatiebrief in verband met de functie van

in goede orde ontvangen.

Helaas behoort u niet tot de kandidaten die worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De reden hiervoor is dat (noem de reden). Wij wensen u veel succes bij uw eventuele verdere sollicitaties.


naam en functie

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model brief om sollicitatie in portefeuille te houden Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats


Wij hebben uw sollicitatiebrief in verband met de functie van

in goede orde ontvangen.

Helaas behoort u niet tot de kandidaten die worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De reden hiervoor is dat (noem de reden).

Graag willen wij uw sollicitatiebrief en CV in portefeuille houden voor eventuele latere vacatures in het bedrijf. Zodra zich een passende vacature voordoet zullen wij contact met u opnemen. Als u hiermee niet akkoord gaat, wilt u dan zo vriendelijk zijn om contact met ondergetekende op te nemen.


naam en functie

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model uitnodiging tweede sollicitatiegesprek Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats


,

Naar aanleiding van uw sollicitatie op de functie van voor een tweede gesprek

Het gesprek zal plaatsvinden op

dag

Aan het gesprek wordt deelgenomen door

nodigen wij u bij deze graag uit

om

uur. (namen en functies).

Indien de datum of tijdstip u niet schikt, wilt u dan zo spoedig mogelijk contact opnemen met de heer/mevrouw, telefoonnummer om een nieuwe afspraak te maken.


naam en functie

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist voor een sollicitatiegesprek Deze vragen kunt u gebruiken in sollicitatiegesprekken. Wellicht heeft u ook uw eigen specifieke vragen, u kunt de lijst daarmee desgewenst zelf aanvullen.

Let op: stel nooit meer dan één vraag tegelijk! Opleiding 0 Welke opleiding of cursus hebt u gedaan? 0 Waar was u goed in? Hoe komt dat? 0 Waarom hebt u voor deze opleiding/ cursus gekozen? 0 Welke vakken vond u minder leuk? Waarom? 0 Wat hebt u daar gedaan? 0 Hebt u diploma’s, getuigschriften of certificaten bij u?

0 0 0

Welke vakken hebt u gehad? Waar was u minder goed in? Hoe komt dat? Welke vakken vond u leuk? Waarom?

0 0 0

Hebt u stage gelopen? Waar? Hoe ging dat? Bij welke docent kan ik inlichtingen inwinnen?

Ervaring 0 Vertelt u eens wat meer over uw huidige werk? 0 0

Welke bevoegdheden had u?

0

0

Geef een voorbeeld van wat u in de afgelopen week hebt gedaan? Met wie werkt u samen en kunt u daar iets meer over vertellen? Op welke manier geeft deze persoon leiding aan u? Welke werkzaamheden in uw huidige werk vindt u leuk? Waarom? Welke resultaten hebt u in de afgelopen maand gerealiseerd? Hoe hebt u dat aangepakt? Welke ideeën hebt u over het uitvoeren van de taken? Hoe gaat u die taken uitvoeren?

0

0 0 0 0 0 0

Motivatie 0 Wat zoekt u in een baan? 0 Waarom hebt u dit beroep gekozen? 0 Waarom wilt u juist in dit bedrijf werken? 0 Wat trekt u het minst aan in deze baan?

0 0 0 0 0

0 0 0 0

Ambities 0 Bent u tevreden met het werk dat u tot 0 nu toe hebt gedaan? 0 Vinden de mensen in uw omgeving u ambitieus? 0 0

Bent u van plan op korte termijn een cursus te gaan volgen? Zo ja, welke?

0

Wilt u in het kort vertellen wat uw huidige functie inhoudt? Geef een voorbeeld van wat u gisteren hebt gedaan? Welke problemen hebt u in de afgelopen week opgelost? Van wie krijgt u leiding en kunt u daar iets meer over vertellen? Wat vindt uw leidinggevende van u, denkt u? Welke werkzaamheden in uw huidige werk vindt u minder leuk? Waarom? Met welke werkzaamheden in onze functie hebt u nog geen ervaring? Met welke werkzaamheden hebt u al wel ervaring?

In welke sfeer werkt u het liefst? Wat voor werk wilt u het liefst doen? Wat lijkt u aantrekkelijk in deze baan? Kunt en wilt u eventueel tijdelijk in een ander filiaal/vestiging werken?

Wat hoopt u over een jaar te doen? En over drie jaar? Volgt u op dit moment een cursus? Zo ja welke? Wat verwacht u van ons bedrijf?

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist voor een sollicitatiegesprek Persoonlijkheid 0 Vertelt u eens wat meer over uzelf? 0 Hoe zien uw collega’s u? 0 Wat zijn uw verbeterpunten? 0 Wat gebeurt er als u lange tijd onder druk moet werken? Weg bij huidige werkgever 0 Waarom wilt u weg bij de huidige werkgever? 0 Moet u weg bij uw huidige werkgever? Is er ontslag voor u aangevraagd? 0 Wat vindt u van uw huidige werkgever? 0 Wat zijn volgens u de plichten van een werkgever ten opzichte van u? 0 Weet uw huidige werkgever dat u solliciteert?

0 0 0 0

0 0 0 0

Kunt u een beschrijving geven van uzelf? Wat zijn uw sterke kanten? Krijgt u vaak kritiek op uw werk? Hoe vindt u dat? Wat doet u met kritiek? Hoe wilt u graag ingewerkt worden?

Hebt u een opzegtermijn bij uw huidige werkgever? Zo ja, hoe lang? Hoe is uw relatie met uw huidige werkgever? Wat zijn volgens u uw plichten ten opzichte van de werkgever? Hoe zal uw huidige werkgever reageren als u weggaat?

Salariswensen 0 Valt u bij uw huidige werkgever onder een CAO? Zo ja, welke? 0 Hoe is dit salaris opgebouwd?

0

Wat verdient u bij uw huidige werkgever?

0

0 0

0 0

Is daar een gedeelte variabel van? Welk gedeelte? Hoeveel salaris vindt u uzelf waard? Kent u de CAO van onze sector?

Vindt u dat een redelijk salaris? Hoeveel wilt u bij ons gaan verdienen?

Persoonlijke achtergronden 0 Hoe is uw thuissituatie?

0

0

Wat zijn uw hobby’s?

0

0

Bent u actief in het verenigingsleven? Zo ja, op wat voor manier?

0

Omgang met anderen 0 Wat verstaat u onder samenwerken? 0 Hoe ziet uw ideale leidinggevende eruit? 0 Wat zijn belangrijke afspraken voor de onderlinge samenwerking?

0 0

Zijn er mensen in uw omgeving werkzaam in de wonenbranche? Doet u aan sport? Welke? Wat vindt u er leuk aan? Heeft u nevenwerkzaamheden? Zo ja, vrijwillig of betaald?

Hoe zien uw ideale collega’s eruit? Wat doet u als u het niet eens bent met een opdracht? Is dit wel eens gebeurt?

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist voor een sollicitatiegesprek Marketing en verkoop 0 Wat versta je onder klantenbinding? 0 Wat vindt u van de winkelformule van ons bedrijf? 0 Wat vindt u belangrijker: omzet of marge? 0 Wat doe je als het rustig is in de winkel? 0 Hoe ga je om met lastige klanten? Geef eens een voorbeeld?

0

0

Op welke manieren kun je het koopgedrag van klanten stimuleren? Waar heb je ervaring mee? Hoe presenteert u producten het beste?

0 0

Wanneer begint het verkopen? Hoe spreek je klanten aan?

Overige vragen 0 Hebt u bezwaar tegen het werken op zaterdag, zon- en feestdagen, (extra) koopavonden? 0 Hebt u bezwaar tegen extra uren werken? 0 Hebt u bezwaar tegen invallen op een ander filiaal/vestiging? 0 Wilt u meewerken aan een vakbekwaamheidsproef? 0 Wilt u meewerken aan een psychologische test? 0 Wilt u meewerken aan een aanstellingskeuring (let op de zeer strikte voorwaarden, zie www.aanstellingskeuringen.nl) 0 Wilt u meewerken aan de kledingvoorschriften? 0 Hebt u nog meer sollicitaties lopen? Zo ja, in welk stadium? Afronding 0 Zijn er nog zaken niet aan de orde geweest die wel belangrijk zijn? 0 Wat vond u van dit gesprek?

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model afsprakenformulier nieuwe werknemer Persoongegevens Naam en voornamen Adres Postcode & woonplaats Telefoonnummer Geboortedatum & geboorteplaats Sofi-nummer/BSN Aanstelling Functie Datum indiensttreding Voor Proeftijd Opzegtermijn werknemer Opzegtermijn werkgever

0 bepaalde tijd, tot en met 0 onbepaalde tijd weken/maanden*

Salarisafspraken CAO Brutosalaris per periode/uur* Functiegroep Toeslagen Vakantietoeslag Vakantiedagen ATV ja/nee*

schaal %

Overige afspraken Reiskostenvergoeding 0 nee Opleidingskostencontract 0 nee

0 ja 0 ja

Afspraken over opleiding WIA-gat verzekering Pensioenvoorziening

0 ja 0 ja, eigen bijdrage

0 nee 0 nee

(datum)

Aanvullende informatie Bank/gironummer t.n.v te Opgaaf gegevens 0 ingevuld en ontvangen (is niet verplicht) voor de loonheffing Kopie identiteitsbewijs 0 ontvangen

*doorhalen wat niet van toepassing is.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

4. Aangaan arbeidsovereenkomst Fundament Mondelinge afspraken zijn ook afspraken! Investeren in een goede arbeidsovereenkomst is op de langere termijn echter van groot belang voor werkgever en werknemer. Afspraken zwart op wit zetten kost wat tijd, maar dan is het ook voor iedereen duidelijk wat de afspraken zijn. Als uw bedrijf onder een CAO valt, bent u verplicht om de arbeidsovereenkomst met uw werknemers schriftelijk vast te leggen.

Verbintenis Bij een arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer is er: • sprake van een gezagsverhouding (werkgever - werknemer); • sprake van een vergoeding (loon); • een verplichting om persoonlijk arbeid te verrichten (werknemer moet zelf het werk verrichten). Met andere woorden: een partij (werknemer) verbindt zich in dienst van de ander partij (werk-gever) om tegen loonbetaling gedurende zekere tijd arbeid te verrichten. De werkgever kan en mag de werknemer opdrachten, werkinstructies en voorschriften geven.

Vanaf 16 jaar Jongeren vanaf 16 jaar mogen een arbeidsovereenkomst aan gaan. Een minderjarige van 15 mag dat ook mits de wettelijke vertegenwoordiger daar toestemming voor geeft.

Schriftelijk vastleggen Een arbeidsovereenkomst is een formeel document en het is raadzaam om: • de arbeidsovereenkomst altijd op schrift zetten; • twee originele documenten met beide partij en te ondertekenen; • allebei een origineel te bewaren in personeelsdossier; • latere wijzigingen onmiddellijk vast te leggen.

Zo kunnen er geen misverstanden over ontstaan. Afspraken over de proeftijd, boetebeding en concurrentiebeding zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn vastgelegd.

Minimaal vastleggen: • • • • • • • • • • • •

naam en woonplaats van het bedrijf; naam en woonplaats van de werknemer; plaats(en) waar de arbeid wordt verricht; functienaam; de CAO die van toepassing is; datum van indiensttreding; de duur van het dienstverband; of er een proeftijd is en de duur daarvan; de opzegtermijn voor de werknemer; de opzegtermijn voor de werkgever; functieniveau; loonschaal en het daarbij behorende schaal loon; • wekelijkse arbeidsduur; • of de werknemer deel neemt aan de pensioenregeling van de bedrijfstak; • als er geen CAO is: aanspraak op vakantie of de manier waarop die wordt berekend. Als de werkgever deze afspraken in een arbeidsovereenkomst op schrift stelt, mogen alle overige afspraken ook mondeling worden gemaakt. Aanvullende afspraken: • spaarloon; • auto van de zaak; • opleidingsafspraken; • geheimhouding; • nevenwerkzaamheden; • het bedrijfsreglement; • flexibele werktijden.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Verwijzen naar CAO

Proeftijd

In de wonen- en parketbranche geldt een CAO en is de werkgever verplicht om dit schriftelijk aan de werknemer mee te delen. Voor alle afspraken uit de CAO mag u in de arbeidsovereenkomst volstaan met een verwijzing. Bepalingen mogen niet strijdig zijn met de CAO. Raadpleeg de CAO zelf voor de afspraken, rechten en plichten. Zie voor actuele informatie de website www.cao.startpagina.nl of www.caowonen.nl. Voor het laatste nieuws over CAO’s kunt u ook contact opnemen met uw brancheorganisatie. Als een CAO algemeen verbindend is verklaard, geldt deze altijd, ook voor werknemers die niet bij een vakbond zijn aangesloten.

Volgens de wet mag u maximaal de volgende proeftijd afspreken: • tijdelijk contract, korter dan twee jaar: één maand • tijdelijk contract, zonder vaste einddatum (b.v. vervanging van een zieke collega): één maand • contract voor onbepaalde tijd: twee maanden • tijdelijk contract, langer dan twee jaren: twee maanden. De CAO kan hiervan afwijken, raadpleeg dus altijd de CAO. De CAO Wonen 2008-2009 geeft een proeftijd van 2 maanden aan ongeacht de duur van de overeenkomst.

De werkgever is verplicht te zorgen voor: • schriftelijke arbeidsovereenkomst op minimaal de hiervoor genoemde punten • een kopie van een geldig identificatiebewijs van de werknemer in het personeelsdossier • aanmelding van de werknemer bij: - Belastingdienst (dit geldt alleen voor werkgevers die door de inspecteur zijn aangewezen) - pensioenfonds • verstrekken van een loonstrook bij de loon uitbetaling • bijhouden van een personeelsdossier • bijhouden van de loonadministratie • uren-, verlof- en verzuimregistratie

Contract voortzetten Een contract voor bepaalde tijd kan zonder verdere afspraken worden voortgezet. Een stilzwijgend voortgezet contract kan tegen dezelfde voorwaarden voor nog eens dezelfde periode worden voortgezet met een maximum van een jaar. Er ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd als: • meer dan 3 arbeidsovereenkomsten elkaar opvolgen met tussenpozen van niet meer dan 3 maanden; • de arbeidsovereenkomsten elkaar hebben opgevolgd in een periode van 36 maanden of langer met tussenpozen van niet meer dan 3 maanden. Een contract dat 36 maanden of langer duurt, mag aansluitend maar één keer worden verlengd en niet langer dan maximaal 3 maanden.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Vergoedingen

Identificatieplicht

Het betalen van een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, representatie, telefoonkosten en dergelijke is niet wettelijk verplicht. De CAO kan vergoedingen voorschrijven en als de CAO algemeen verbindend is verklaard dan moet de werkgever zich daaraan houden.

Sinds 1 juni 1994 is de Wet op de Identificatieplicht van kracht. Een nieuwe werknemer dient (net als alle huidige werknemers) een kopie van een identificatiedocument aan de werkgever te overhandigen. Rechtsgeldig identificatiedocumenten zijn: • Nederlands paspoort • Nederlandse identiteitskaart • (jeugd) toeristenkaart • Verblijfsdocumenten (A t/m E) • Nieuw verblijfsdocument (ter vervanging van A t/m E) • Elektronisch W-document • Niet-Nederlands paspoort waarin door de Vreemdelingendienst een ‘vergunning tot verblijf’ is aangetekend • Vluchtelingenpaspoort • Vreemdelingenpaspoort

Ziekte Het moet de werknemer duidelijk zijn wat hij moet doen bij ziekte, arbeidsongeschiktheid en het voor-komen daarvan. Als hij zich niet aan de voorschriften houdt is de werkgever bevoegd om het loon op te schorten totdat de werknemer wel aan de voorschriften voldoet. Als er een verzuimprotocol of bedrijfs-reglement is, dan kan daar in de arbeidsovereenkomst naar worden verwezen.

Concurrentiebeding Ter bescherming van de onderneming kan een concurrentiebeding in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. De werknemer kan hinder van het concurrentiebeding ondervinden als hij van werkkring wil veranderen en wordt belemmerd in de vrijheid van arbeidskeuze. De politiek ziet hierin aanleiding om de regeling van het concurrentiebeding te gaan wijzigen. Daarom verwijzen wij u voor actuele informatie over het concurrentiebeding naar uw brancheorganisatie.

Bedrijfsreglement De werkgever kan belangrijke afspraken voor de goede orde in de onderneming vast leggen in een bedrijfsreglement. Neem in een apart artikel in de arbeidsovereenkomst op welke versie van het bedrijfsreglement ermee verbonden is. Laat de werknemer er apart voor tekenen dat hij het reglement heeft ontvangen en akkoord gaat met de inhoud.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst De ondergetekenden: 1. (naam werkgever), gevestigd te (vestigingsplaats werkgever), aan de ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw hierna te noemen werkgever.

nr , (naam),

en 2. de heer/mevrouw op te

(naam werknemer), geboren te (geboorteplaats werknemer) (geboortedatum), thans wonende (straatnaam) (woonplaats werknemer), hierna te noemen werknemer.

Zijn als volgt overeengekomen:

Artikel 1

Functie en werkzaamheden

3. De werknemer treedt met ingang van

(datum) bij werkgever in dienst in de functie van voor uur per week.

4. De functie houdt de volgende werkzaamheden in:

5. De werkgever kan tijdelijk andere werkzaamheden aan werknemer opdragen indien dit in het bedrijfsbelang noodzakelijk is. Indien werknemer in verband met arbeidsongeschiktheid niet langer in staat is de bij zijn functie behorende werkzaamheden te verrichten is hij gehouden andere passende arbeid te aanvaarden indien deze arbeid hem door de werkgever wordt aangeboden.

Artikel 2

Duur en proeftijd

Let op: alleen bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

6.a De dienstbetrekking vangt aan op (datum) en is aangegaan voor de tijd van maanden*. De dienstbetrekking eindigt van rechtswege op (einddatum), dat wil zeggen zonder dat daartoe opzegging vereist is. De arbeidsovereenkomst wordt aangegaan met een proeftijd van maand(en)**. Zowel werkgever als werknemer hebben het recht binnen de proeftijd de overeenkomst zonder opzegging of inachtneming van de voor opzegging geldende bepalingen te beëindigen. Let op: alleen bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

6.b De arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met een proeftijd van 0, 1 of 2 maanden*. Zowel de werkgever als de werknemer hebben het recht om binnen de proeftijd de overeenkomst zonder opzegging of inachtneming van de voor opzegging geldende bepalingen te beëindigen. 7. Het dienstverband eindigt op de laatste dag van de maand, waarin de werknemer de pensioengerechtigde leeftijd bereikt.

Artikel 3

tussentijdse opzegging

8. Partijen zijn gerechtigd om de arbeidsovereenkomst tussentijds op te zeggen, met inachtneming van een opzeggingstermijn van 1 / 2 / 3* maand(en). Opzegging dient schriftelijk te geschieden voor het einde van de maand. Let op: toevoeging bij de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd:

De tussentijdse opzegging alsmede de opzegtermijn gelden uitsluitend bij tussentijdse beëindiging van het dienstverband door één van partijen en laat de hiervoor gemelde regel, dat het dienstverband van rechtswege eindigt na de periode waarvoor deze arbeidsovereenkomst is aangegaan onverlet.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model arbeidsovereenkomst Artikel 4

Werktijden

9. De werktijden worden, na overleg met de werknemer, door de werkgever vastgesteld. Lunch, koffie en theepauzes gelden niet als werktijd. De werkgever kan, na overleg met de werknemer, de werktijden wijzigen. De voor werknemer geldende vaste werktijden zijn:

Ma Di Wo Do Vr Za Zo

Of er is een flexibel rooster dat als volgt wordt vastgesteld:

Artikel 5

Plaats van werkzaamheden

10. De werkzaamheden worden bij aanvang van de arbeidsovereenkomst uitgevoerd te (plaatsnaam). Zo nodig, en dit ter bepaling door werkgever, zal werknemer zijn werkzaamheden elders verrichten.

Artikel 6

Salaris

11. De functie van werknemer is ingedeeld in functiegroep en wordt gewaardeerd conform loonschaal Werknemer ontvangt bij aanvang van de arbeidsovereenkomst €

Artikel 7

, functieniveau bruto per week / 4 weken / maand*.

Vakantie

12. De werknemer heeft recht op vakantie met behoud van loon van 13. In het jaar van indiensttreding heeft de werknemer recht op

uren / dagen per kalenderjaar. vakantieuren / vakantiedagen*.

14. In de maand mei / juni* ontvangt de werknemer een vakantietoeslag. Deze toeslag wordt per maand opgebouwd door reservering van % van het maandloon. Het jaar waarover de vakantietoeslag wordt berekend loopt van (datum) tot en met (datum).

Artikel 8

Gezondheid, ziekte en reïntegratie

15. Werknemer verklaart dat bij ondertekening van deze overeenkomst hem geen feiten of omstandigheden bekend zijn, die een goede uitoefening van zijn functie in de weg zouden kunnen staan. 16. Als de werknemer wegens ziekte niet in staat is om de bedongen werkzaamheden te verrichten, dient hij zichzelf op de eerstvolgende werkdag voor uur ziek te melden bij zijn leidinggevende. 17. Werknemer dient na de ziekmelding telefonisch bereikbaar te zijn voor de werkgever en voor de arbodienst. Als hij niet op zijn huisadres verblijft, dan dient hij aan te geven op welke plaats en onder welk telefoonnummer hij bereikbaar is. 18. De werknemer is verplicht om medewerking te verlenen aan de door de werkgever of arbodienst aangeboden reïntegratieactiviteiten en zich te houden aan de voorschriften die met het oog op zijn reïntegratie worden verstrekt door de werkgever of de arbodienst.

Artikel 9

Geheimhouding

19. Het is de werknemer niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de werkgever gedurende de looptijd en na afloop van de arbeidsovereenkomst, aan derden of collega’s, informatie te verstrekken betreffende de werkgever, de arbeidsorganisatie of zakelijke relaties van de werkgever. Schade die voorvloeit uit de overtreding, zal door werkgever rechtens worden verhaald.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model arbeidsovereenkomst Artikel 10

Eigendomsvoorbehoud

20. De door werkgever aan werknemer ter beschikking gestelde goederen en/of tekeningen, alsmede de door werknemer in de uitoefening van zijn functie zelf vervaardigde tekeningen voor werkgever, zijn en blijven eigendom van werkgever. Op eerste verzoek c.q. sommatie van werkgever overhandigt werknemer deze goederen en/of tekeningen aan werkgever. Voldoet werknemer niet aan dit verzoek c.q. sommatie, dan verbeurt hij een direct opeisbare boete van € ,- per gebeurtenis en per dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van de werkgever om volledige schadevergoeding te vorderen.

Artikel 11

CAO

21. Op deze arbeidsovereenkomst is van toepassing de CAO

Artikel 12

(naam bedrijfstak of onderneming).

Pensioen

22. De werknemer zal deelnemen aan de bedrijfstakpensioenregeling.

Artikel 13

Bedrijfsreglement

23. Het bedrijfsreglement is onlosmakelijk verbonden aan deze arbeidsovereenkomst.

(versienummer en datum)

De werknemer verklaart van de werkgever te hebben ontvangen: • de tekst van de toepasselijke CAO; • een exemplaar van het protocol ziekteverzuim en reïntegratie • een exemplaar van het bedrijfsreglement

(versienummer en datum); (versienummer en datum).

Deze arbeidsovereenkomst is opgemaakt te

(plaats) op

De werkgever

(datum)

De werknemer (naam werkgever /werknemer)

Handtekening werkgever

Handtekening werknemer

* vermelden wat van toepassing is ** wettelijke proeftijd: 1 maand; de CAO kan hiervan afwijken het is raadzaam altijd de CAO te raadplegen voor de geldende proeftijd

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Oproepcontract

Hulp nodig?

Bij een oproepcontract roept de werkgever de werknemer op als hij werk heeft waarvoor de oproepkracht in aanmerking komt. Er zijn twee varianten: • voorovereenkomst - werknemer is niet verplicht om aan een oproep gehoor te geven; - werkgever is niet verplicht om regelmatig werk aan te bieden; - als er werk is wordt een tijdelijke arbeidsovereenkomst afgesloten, ondertekent door beide partijen, die eindigt als het werk is afgelopen. • arbeidsovereenkomst met uitgestelde prestatieplichten - werkgever betaalt alleen loon over gewerkte uren; - werknemer is beschikbaar voor 0 tot 40 uur per week, maar weet niet wanneer; - werknemer is verplicht om gehoor te geven aan elke oproep van werkgever; - werkgever is verplicht om werknemer op te roepen als er geschikt werk voor hem is; - beschikbaar werk dient verdeelt te worden over de beschikbare oproepkrachten; - de overeenkomst loopt door tot de einddatum of voor onbepaalde tijd. Aan een oproepcontract zitten veel juridische risico’s voor de werkgever. Het is belangrijk dat u zich goed over de consequenties en risico’s laat adviseren voordat u een oproepcontract aan gaat.

Nogmaals attenderen wij u op de juridische haken en ogen die aan een arbeidsovereenkomst, uitzendovereenkomst, voorovereenkomst, arbeidsovereenkomst met uitgestelde prestatieplichten en overeenkomst van opdracht met een ZZP’er kunnen zitten. Ook moet u rekening houden met allerlei concrete omstandigheden (wel of geen CAO, bedrijfskenmerken) en de wijzigingen in weten regelgeving stomen door. Deze wegwijzer geeft u richting, maar kan geen rekening houden met uw specifieke omstandigheden en de laatste wetswijzigingen. Een juridisch deskundige kan u helpen. In de wonenbranche kunt u zich voordelig richten tot de juridisch deskundigen van het CBW (mits u daarbij bent aangesloten).

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model introductieplan Wat en wie

Datum en tijd

1. Wie moeten weten van de komst van de nieuwe collega: a. d. b. e. c. f. 2. De nieuwe collega wordt op de eerste werkdag ontvangen door 3. De contactpersoon en begeleider voor de nieuwe collega gedurende de eerste maand is 4. De nieuwe collega krijgt uitleg over: de geschiedenis van het bedrijf door de klanten door het assortiment en de producten door

de organisatie door door

5. De nieuwe collega krijgt uitleg over de gang van zaken en het bedrijfsreglement door • aannemen en doorverbinden van telefoontjes • sleutels, alarm, beveiliging • begroeten en aanspreken van klanten en leveranciers • taalgebruik • pauzes (wanneer, hoe lang, om de beurt of tegelijk) • bedrijfsauto, bekeuringen • roosters en vakantie • roken en alcohol • fietsenstalling of parkeerplaats • privé bellen op het werk • afspraken over kleding en persoonlijke verzorging • opruimen en schoonmaken • ziekte, arbeidsverzuim en reïntegratie • kleedruimte, kleedkastje 6. De nieuwe collega krijgt instructie van over de plaats van belangrijke dingen: • EHBO doos • beveiligingscamera(‘s)

• brandalarm • blusmiddelen • nooduitgangen

7. De nieuwe collega krijgt instructie van over de beroepsrisico’s, de preventiemedewerker, BHV en het bedrijfsnoodplan, veiligheidsvoorschriften, werking van het brandalarm en de blusmiddelen. 8. De nieuwe collega krijgt voorlichting over verzuim, arbo en milieu aspecten door: • de begeleiding bij ziekte en arbeidsverzuim • persoonlijke beschermingsmiddelen zoals oordoppen, werkschoenen, helm, mondkapje en handschoenen • hulpmiddelen voor het tillen en verplaatsen van goederen en hoe ze moeten worden gebruikt • wat te doen bij agressie en geweld van klanten of bezoekers • wat te doen bij diefstal of criminaliteit • wie de vertrouwenspersoon is en waar die te bereiken is • wat te doen met milieubelastend afval (batterijen, toners, producten met oplosmiddelen, andere chemische stoffen) 9. De personele zaken worden door • CAO • uren, overuren, ATV, vakantiedagen, bijzonder verlof • vergoedingen

met de nieuwe collega doorgenomen. • opleidingen • functioneringsen beoordelingsgesprek

10. De introductieperiode en het introductieplan worden samen met de nieuwe collega geëvalueerd door op de volgende momenten: • na een paar dagen • als de introductie voorbij is • voordat de proeftijd is afgelopen

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

5. Introductie en inwerken Nieuwe collega

Vastleggen

Een nieuwe collega verwacht een warm welkom en een prettig inwerkproces. Iedereen in het bedrijf draagt daar een steentje aan bij. Door even een plannetje te maken en af te spreken wie wat doet pakt u het zorgvuldig aan.

Het wordt steeds belangrijker om bedrijfsrisico’s te beperken. In dat kader is het professioneel om de informatie-overdracht aan een nieuwe werknemer schriftelijk vast te leggen. Daarnaast wordt het steeds meer geaccepteerd om de nieuwe werknemer te laten tekenen voor het feit dat bepaalde voorlichting of overdracht van informatie heeft plaats gevonden. Leg deze documenten vast in het personeelsdossier.

Eerste kennismaking Een nieuwe werknemer verwacht in de eerste dagen hulp en steun bij het kennis maken met: • de nieuwe collega´s; • de onderneming; • de werkplek; • de klanten; • de leveranciers; • de taken waarvoor hij/of zij is aangenomen.

Introductie Vanaf de eerste stap die de nieuwe werknemer op de eerste werkdag over de drempel van uw bedrijf zet, begint de introductieperiode. U zorgt voor een aangename ontvangst en rust voor het opdoen van een eerste indruk van het werk, de werkplek, de collega´s, het bedrijf, het bedrijfsreglement en dergelijke.

Introductieplan Het is handig om van tevoren in een introductieplan vast te leggen hoe de introductie van de nieuwe werknemer eruit gaat zien. Wat gaat er gebeuren, wanneer en bij wie kan de nieuwe werknemer terecht. Het plan kan op de eerste dag samen met de nieuwe werknemer worden doorgenomen.

Inwerken Na de introductietijd volgt een periode van serieus inwerken op de taken. Van u wordt verwacht dat de werknemer: • nauwkeurig leert wat er van hem of haar wordt verwacht; • wordt begeleid bij het (leren) uitvoeren van de taken; • met u in contact kan blijven om zijn/haar ervaringen met u te delen en zich gesteund te voelen.

Instructie geven Het geven van instructie is het verzorgen van een leerproces voor de nieuwe werknemer. Instructies kunnen worden gegeven door: • Stap 1 het eerst zelf voor te doen • Stap 2 dan uit te leggen wat er gedaan moet worden • Stap 3 dan de handeling door de nieuwe collega uit te laten voeren; daarna vertellen wat goed ging en wat nog niet.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Begrip Niet elke werknemer is hetzelfde. Houdt dus rekening met degene aan wie u de instructie geeft en heb er begrip voor dat een nieuwe collega in het begin nog wat terughoudend kan zijn. Doe dingen in overleg en controleer of de nieuwe werknemer het heeft begrepen. U kunt bijvoorbeeld vragen of de werknemer uw boodschap wil herhalen of samenvatten.

Doornemen proeftijd In de proeftijd leren de onderneming en de nieuwe werknemer elkaar beter kennen. Het is belangrijk om goed van elkaar te weten hoe de samenwerking bevalt. Dat geeft de ander de kans om dingen te veranderen en verbeteren. Evalueer het inwerken en het functioneren tenminste enkele dagen voor het einde van de proeftijd en maak samen met de werknemer een kort verslag van de bevindingen en afspraken. Berg dit op in het personeelsdossier.

Einde inwerkperiode Rond de inwerkperiode af in een evaluatiegesprek met de werknemer. Evalueer het inwerken en het functioneren tenminste enkele dagen voor het einde van de proeftijd en maak samen met de werknemer een kort verslag van de bevindingen en afspraken. Berg dit op in het personeelsdossier.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

huidig personeel 6. Het houden van werkoverleg 7. Functioneringsgesprek 8. Beoordelingsgesprek 9. Loopbaanontwikkeling en opleiding 10. Arbeidsvoorwaarden 11. Ziekte, verzuim en reïntegratie 12. Werkomstandigheden 13. Leiding geven 14. Kinderopvang 15. Wijziging arbeidsovereenkomst 16. Medezeggenschap 17. Bedrijfsreglement


WONENBRANCHE

6. Het houden van werkoverleg Overleg

Belang werkgever

Overleggen over het werk gebeurt elke dag, bijvoorbeeld ’s ochtends bij de koffie of tijdens de werkzaamheden. Werkoverleg is iets anders, want het voegt iets toe aan het dagelijkse overleg. Werknemers en leiding gaan er speciaal voor bij elkaar zitten en bespreken dingen die juist niet in de waan van de dag worden besproken. In werkoverleg komen de grote lijnen aan bod.

Voor de leiding is werkoverleg een moment om stil te staan bij belangrijke onderwerpen, er is tijd om te luisteren naar ieders mening en te discussiëren over plannen. Zo krijgt de leiding informatie over wat de werknemers denken en vinden en ontstaat inzicht in wat helpt om het werk (nog) beter te gaan doen.

Doel Het doel van werkoverleg is om buiten de alledaagse dingen in alle rust met elkaar te overleggen over de grote lijnen van het werk, financiën, de planning en arbeidsomstandigheden. Werkoverleg betrekt de werknemers bij het beleid, de aanpak van problemen en het aanbrengen van verbeteringen. Iedereen krijgt dezelfde informatie en kan ervaringen en ideeën uitwisselen. Werkoverleg is ook een prima middel om de leiding te betrekken bij wat er bij de werknemers leeft.

Kenmerken Werkoverleg is: • regelmatig overleg; • tijdens werktijd; • op vooraf geplande momenten; • met het hele team en de leiding; • in een rustige omgeving; • met een agenda vooraf; • en een verslag achteraf.

Belang werknemer Werknemers hebben behoefte aan informatie, ook als zij zich daarover niet uiten. Zij willen graag op de hoogte zijn van wat er speelt om te weten waar zij aan toe zijn. Naast het ontvangen van informatie kunnen werknemers in werkoverleg hun mening kwijt en invloed uitoefenen op de gang van zaken. Dit verhoogt de motivatie en het gevoel dat de klussen samen worden geklaard. Als werkoverleg een vast onderdeel van de werkwijze in het bedrijf wordt, weten werknemers dat de leiding hen niet alleen informeert als het toevallig goed uit komt. Het komt veel serieuzer over als er op vaste tijdstippen informatie wordt uitgewisseld.

Tijdens het werkoverleg wordt informatie tussen de leiding en de werknemers uitgewisseld over bijvoorbeeld: • • • •

beleid van het bedrijf of de afdeling; resultaten (omzet, winst, kosten); knelpunten; ontwikkelingen waarop gereageerd moet worden; • arbeidsomstandigheden; • opvattingen van de deelnemers; • acties uit de vorige bijeenkomst. Het is ook een goed idee om tijdens het werkoverleg eens iemand uit te nodigen die over een bepaald onderwerp veel weet. Bijvoorbeeld de accountant, de salarisadministrateur, een toeleverancier of een vaste klant.

Werkoverleg organiseren Bij het organiseren van werkoverleg moet u aandacht besteden aan drie fasen: • voorbereiding; • het werkoverleg zelf; • na het werkoverleg.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Voorbereiding

Uitvoeren werkoverleg

In de voorbereiding: • stelt de leiding de data voor het werkoverleg vast en worden alle werknemers hierover geïnformeerd; • zorgt de leiding voor een geschikte vergaderruimte; • vraagt de leiding de werknemers welke pun ten zij graag op de agenda voor de volgen de vergadering willen; • stelt de leiding een paar werkdagen van tevoren de agenda op en verspreidt deze zodat de werknemers weten wat er komen gaat; • nodigt de leiding eventueel een gastspreker uit.

Het werkoverleg wordt als volgt opgebouwd: • start met de opening: heet iedereen welkom; • wissel mededelingen uit; • neem het verslag van de vorige keer door om te kijken of het klopt; • neem alle gemaakte afspraken door en kijk of ze uitgevoerd zijn; • bespreek één voor één de agendapunten en rond elk agendapunt af door een korte samenvatting en herhaling van afspraken; • vraag aan ieder afzonderlijk of hij/zij nog iets voor de rondvraag heeft; • stel de datum voor het volgende werkoverleg vast; • sluit het werkoverleg.

Voorzitter

Concrete afspraken

De leidinggevende of ondernemer is voorzitter van het werkoverleg. De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen voldoende ruimte en respect krijgt om een bijdrage te leveren.

Het is belangrijk om een actiepuntenlijst te maken: wat moet er gebeuren, wie gaat het doen en wanneer is het af?

Notulist

Als er punten aan de orde komen die niet op de agenda staan, behandel die dan als laatste of schuif ze door naar de volgende vergadering.

Het maken van de notulen kan door een vaste persoon worden gedaan, maar het notuleren kan ook rouleren. Vraag dan aan het begin van het werkoverleg wie het verslag wil maken of wijs iemand aan als niemand zich aanbiedt.

Eerste keer werkoverleg Als u voor het eerst werkoverleg voert: • leg dan uit wat het doel is; • spreek de spelregels af (bijvoorbeeld res pect voor de mening van een ander, elkaar uit laten praten, een bijdrage van iedereen, op tijd komen en het belang van notuleren uitleggen) en vraag of de werknemers hier mee akkoord gaan; • denk eraan dat werknemers ruimte en tijd nodig hebben om na te denken en te reageren.

Agenda volgen

Na het werkoverleg Na afloop werkt de notulist het verslag uit. Dat mag niet te lang duren zodat collega’s die er niet bij waren, zo snel mogelijk op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken. Als er weinig tijd is, is het handig om alvast een aparte lijst met actiepunten te maken en die te verspreiden.

Tips voor het houden van werkoverleg • • • • • •

Belangrijke onderwerpen eerst. Ga moeilijke onderwerpen niet uit de weg. Besteed aandacht aan zaken die wel goed lopen. Geef achtergrondinformatie bij besluiten. Ruim misverstanden uit de weg. Durf kritiek te ontvangen, zonder in de verdediging te gaan. • Luister met aandacht naar de werknemers. • Laat mensen uitspreken.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist werkoverleg Algemeen De doelstelling van werkoverleg • Het uitwisselen van informatie tussen leidinggeven de/ondernemer en werknemers over beleid, bedrijfsresultaten, knelpunten en opvattingen. • Werknemers de gelegenheid geven bij te dragen aan mogelijke verbeteringen.

Kenmerken van werkoverleg • Alle werknemers uit het team of afdeling doen mee samen met de leidinggevende of ondernemer. • Het is op vaste tijdstippen gepland. • Er is een agenda en er is een verslag voor iedereen. • Het accent ligt op het eigen werk. • De communicatie verloopt in tweerichtingsverkeer.

Per werkoverleg De agenda • Is van tevoren beschikbaar. • Bestaat uit punten die worden aangedragen door de leidinggevende/ondernemer en werknemers. • Geeft informatie over de deelnemers, tijd, plaats, te behandelen onderwerpen, mee te brengen stukken. • Is niet te lang. De deelnemers • Zijn op tijd aanwezig of hebben een geldige reden van verhindering opgegeven. • Hebben zich goed op het overleg voorbereid. • Doen actief mee. • Luisteren naar elkaar en laten elkaar uitpraten. • Zijn bereid tot oplossingen te komen en bij de uitvoering ervan een bijdrage te leveren. De voorzitter • Heeft zich op de vergadering voorbereid, zowel op de inhoud als de procedure. • Bewaakt de afgesproken procedure en agenda. • Stimuleert de deelnemers tot actieve inbreng. • Houdt de tijd in de gaten en verdeelt de spreektijd. • Zorgt dat men naar elkaar luistert. • Regelt conflicten. • Voorkomt afdwalen. • Gebruikt waar nodig hulpmiddelen (flip over, white board, beamer).

De organisatie • Er is een geschikte rustige ruimte. • Er zijn hulpmiddelen zoals een bord, flip over, overheadprojector of beamer. • Er is koffie/thee voor iedereen. • Men wordt tussentijds niet gestoord door telefoon of andere oproepen.

De bespreking De bespreking per onderwerp gaat volgens de stappen: • Doel van het onderwerp, informatie, verkenning, discussie, keuze, besluit, vervolgafspraken.

Het verslag • Er is een notulist. • Het verslag is leesbaar en begrijpelijk. • Het verslag geeft de afspraken duidelijk weer. (actielijst) • Het verslag is kort na het werkoverleg beschikbaar voor iedereen.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model verslag werkoverleg Datum Aanwezig Afwezig Naam notulist

Punt 1 Wat is er besproken?

Wat zijn de standpunten?

Welk besluit is genomen?

Wie wat gaat doen en wanneer is het af?









HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

7. Functioneringsgesprek Wat is dat?

Uitwisseling

Een functioneringsgesprek is een gesprek waarin de werknemer en de leidinggevende open met elkaar van gedachten wisselen over het werk en de loopbaan. Een beoordelingsgesprek is wezenlijk iets anders, dat is namelijk eenrichtingsverkeer en hierover leest u meer in hoofdstuk 8. Het is gebruikelijk om een keer per jaar een functioneringsgesprek te hebben, bijvoorbeeld in het voorjaar. Het is ook gebruikelijk om ieder jaar een keer een beoordelingsgesprek te houden, meestal in het najaar (zie hoofdstuk 8).

Een functioneringsgesprek is vooral zinvol als er rustig en in een open sfeer met elkaar wordt gesproken. De leidinggevende toont oprecht interesse in de beleving en mening van de werknemer zonder gelijk te oordelen en vermijdt elke vorm van gezag of hiërarchie.

Waarom? Een functioneringsgesprek stimuleert de werknemer en de leiding. Het houdt beiden scherp en prikkelt de motivatie. Ook de klanten en de onderneming profiteren daarvan.

Verkennend In een functioneringsgesprek verkent de leiding hoe het met de werknemer gaat, of er knelpunten zijn en welke achtergronden van belang zijn om te weten. Dit voorkomt ziekte, ziekteverzuim of een conflict. Het is geen vrijblijvend gesprek. Het gaat vooral over verbetering van het functioneren en prestaties van de werknemer en leidinggevende. Een functioneringsgesprek is een serieuze zaak.

Ambities Werknemers kunnen hun ervaring met het werk en de omstandigheden bespreken. Ook kan aan de orde komen welke kennis en vaardigheden de werknemer verder wil ontwikkelen en hoe het werk uitdagend blijft.

Belasting

Effect van functioneringsgesprekken • • • •

Duidelijkheid voor de werknemer. Helpt om het beste uit de mens te halen. Prikkelt de motivatie. Gelegenheid om oprechte interesse voor elkaar te tonen. • Inzicht in wat verbeterd kan worden. • Voorkomt ziekteverzuim en conflicten. • Geeft invulling aan persoonlijke ontwikkeling. • Helpt het werk uitdagend te houden. • Afspraken en intenties kunnen worden vast gelegd.

Tweerichtingsverkeer Een functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer: • de leidinggevende en werknemer stellen samen de gesprekspunten op; • luisteren naar elkaar; • stellen elkaar vragen; • maken afspraken. Alle afspraken worden vastgelegd in een verslag en opgeborgen in het personeelsdossier. Bij een volgend functioneringsgesprek kan erop terug gekomen worden.

Afspraak De afspraak voor de datum en plaats wordt bij voorkeur minimaal een week van tevoren gemaakt.

Een functioneringsgesprek biedt daarnaast gelegenheid om de werkbelasting (fysiek en psychisch) en de arbeidsomstandigheden te bespreken. In een sfeer van open gedachtewisseling kunnen signalen en achterliggende problemen makkelijker naar voren komen. Zie het als een eerste stap op weg naar het vinden van oplossingen.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Zoeken, selecteren, kiezen en afschrijven Niet over salaris

Verwachtingen

Als het salaris onderwerp in het functionerings-gesprek wordt, gaat het open karakter snel verloren. Bovendien is een leidinggevende over het algemeen gebonden aan de CAO en zakelijke omstandigheden die grenzen stellen. Functioneringsgesprekken zijn dus geen goed moment om over salaris te praten. De leidinggevende kan dit het best al van tevoren duidelijk aan de werknemer overbrengen.

Houd er rekening mee dat werknemers hun verwachtingen niet altijd gemakkelijk uitspreken terwijl deze het gesprek kunnen beïnvloeden. Werk daarom aan: • veiligheid en vertrouwen Een werknemer wil ervan uit kunnen gaan dat opmerkingen van de leidinggevende gegrond en rechtvaardig zijn, dat zijn opmerkingen worden gehoord en dat zijn vragen worden beantwoord. • steun Werknemers willen ervan uit kunnen gaan dat de leidinggevende hen ondersteunt bij het verwezenlijken van doelstellingen en dat er steun is om zich te ontwikkelen in de onderneming. Steun vermindert bovendien werkstress. • waardering Bevestiging en waardering werkt positief voor de motivatie van werknemer. • nut Werknemers verwachten dat de tijd en inspanning die aan het functioneringsgesprek wordt besteed leiden tot resultaten en dat afspraken ook worden opgevolgd.

De opbouw Het houden van functioneringsgesprekken bestaat uit drie stappen: Voorbereiding

Functioneringsgesprek

Follow up

Voorbereiding De leidinggevende neemt meestal het initiatief voor de afspraak en kiest een moment dat minstens een week verderop ligt. Die tijd is nodig om samen de gesprekspuntenlijst op te stellen en het gesprek voor te bereiden. Plan genoeg tijd om rustig te kunnen praten en reserveer een rustige plek.

Voorbereiden van de onderwerpen Benoem het doel en de onderwerpen die aan de orde moeten komen. De leidinggevende legt zijn lijst met onderwerpen voor aan de werknemer met de vraag om zijn eigen onderwerpen daaraan toe te voegen. Als u het samen eens bent over de gesprekspunten, zet ze dan definitief op papier en geef de werknemer een kopie.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Het functioneringsgesprek

Volgorde

Een logische opbouw houdt het gesprek overzichtelijk en resultaatgericht.

Begin altijd met de punten van de werknemer om te bevestigen dat hij in het gesprek centraal staat. Daarna komen de punten van de leidinggevende aan de orde.

Openen, doel, werkwijze

Gesprekspunten vaststellen

Samenvatten Herhaal alle gesprekspunten met de gemaakte afspraken en acties en schrijf ze op voor het verslag.

Afsluiten Vraag de werknemer hoe hij het gesprek heeft ervaren en rond het gesprek af.

Punten van de werknemer

Punten van de leiding

Samenvatten afspraken

Afsluiten

Openen

Follow up Na het gesprek maakt de leiding een verslag dat wordt voorgelegd aan de werknemer. Als werknemer en leiding het over het verslag eens zijn, tekenen ze beiden voor akkoord en wordt het originele verslag in het personeelsdossier opgeborgen. Uit respect voor de privacy kan dat het best in een gesloten envelop.

Afspraken Zorg ervoor dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd en check een paar weken na het functioneringsgesprek bij elkaar hoe het ermee staat. Pak eventueel het verslag er nog eens bij.

Begin met het op zijn gemak stellen van de werknemer. Maak een praatje, zorg voor koffie, thee of iets fris. De leiding en werknemer benoemen het doel en schrijven dat op voor het verslag.

Gesprekspunten De gesprekspunten zijn van tevoren benoemd, neem de lijst samen door en stel de definitieve gesprekspunten vast. Als de lijst te lang is moeten er prioriteiten worden gesteld. Kies dan bijvoorbeeld allebei voor de drie belangrijkste gesprekspunten.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist functioneringsgesprek 1. Onderwerpen van een functioneringsgesprek • De prestaties van de werknemer. • Werksfeer, werkplezier, samenwerking, ziekte(verzuim). • De werknemer aandacht geven, luisteren naar zijn wensen. • De werknemer stimuleren om de taken goed uit te voeren. • Ontwikkeling en loopbaan van de werknemer. • Opleiding van de werknemer. • Arbeidsomstandigheden. • Overige zaken.

2. Voorbereiding van het gesprek • maken van de afspraak, minimaal een week van tevoren. • plan genoeg tijd. • regel een rustige plek. • samen met de werknemer de gesprekspuntenlijst opstellen. • bedenk wat u wilt bereiken en wat u wilt bespreken. • informeer de werknemer over het doel en werkwijze. • vraag de werknemer wat die wil bespreken. • zet de gesprekspuntenlijst op papier en geef die aan de werknemer .

3. Het functioneringsgesprek zelf • zet (mobiele) telefoons uit. • zorg voor een logische opbouw: opening – kern – afronding. • stel samen met de werknemer het doel vast. • stel samen met de werknemer de gesprekspuntenlijst vast. • bespreek eerst de punten van de werknemer. • probeer achter de dromen, doelen en behoeften van de werknemer te komen en die te bespreken. • evalueer de prestaties en niet de werknemer als persoon. • toon oprechte interesse in de werknemer. • herhaal alle actiepunten. • leg de afspraken vast in het verslag.

4. Follow up na het gesprek • zorg voor een snelle afhandeling van het verslag. • zorg voor een kopie voor de werknemer. • archiveer het originele verslag in het personeelsdossier. • kom gemaakte afspraken na. • toets na enige tijd bij de werknemer hoe het loopt. • laat steun en waardering aan de werknemer blijken.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model verslag functioneringsgesprek Datum Naam en functie werknemer Naam en functie leidinggevende Doel functioneringsgesprek Kerntaken van de functie Plaats in de organisatie Punt 1 Dit is besproken

Punt 2 Dit is besproken

Dit zijn de afspraken


Wie-wat-wanneer af

Wie-wat-wanneer af

Punt 3 Dit is besproken

Zijn er na het gesprek verschillen van inzicht? Zo ja welke? Opmerkingen van de werknemer naar aanleiding van het verslag:


Voor akkoord,

Wie-wat-wanneer af

Werknemer

Leidinggevende

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

8. Beoordelingsgesprek Wat is dat? Een beoordelingsgesprek is een gelegenheid om de werknemer te laten weten hoe zijn functioneren door de leiding wordt ervaren. Dat moet heel zorgvuldig gebeuren, want mensen kunnen heel gevoelig zijn voor de manier waarop zij een oordeel te horen krijgen. Een goed voorbereid beoordelingsgesprek kan echter heel motiverend werken. Het is in veel bedrijven gebruikelijk om functioneringsgesprekken in het voorjaar te houden en in het najaar de beoordelingsgesprekken te voeren.

Waarom?

Het doel en het karakter van een beoordelingsgesprek liggen dus heel anders dan bij een functioneringsgesprek dat is gericht op tweerichtingsverkeer.

Criteria De criteria waarop wordt beoordeeld, kunnen worden vast gesteld aan de hand van de functiebeschrijvingen. Als er een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is moet dat in overleg met hen gebeuren. Het model formulier beoordelingsgesprek kunt u, met eventuele aanpassingen, als basis gebruiken.

Het doel van een beoordelingsgesprek is het bereiken van een goed prestatieniveau van de werknemer. De werkgever zet prestaties en gedrag van de afgelopen periode af tegen de eisen, normen en regels, rekening houdend met de omstandigheden. Een werknemer streeft naar een zo positief mogelijke beoordeling door zijn behoefte aan waardering en een maximale beloning.

Doen

Niet doen

Het zichtbare gedrag van de werknemer beoordelen ten opzichte van de vooraf overeengekomen taken, afspraken, normen en eisen.

Het karakter van de werknemer beoordelen. De werknemer overvallen met nieuwe eisen.

Beoordelen van het functioneren van de werknemer over de hele periode. Beoordeel zowel de positieve als de negatieve punten van het functioneren in duidelijke bewoordingen. Bespreek ook zaken die vanzelfsprekend lijken.

Recente gebeurtenissen of resultaten te zwaar laten wegen. De werknemer met een collega vergelijken. Alleen negatieve zaken benoemen. Geen harde kritiek durven geven.

Goed luisteren naar de argumenten van de werk-nemer.

Geen oog hebben voor bijzondere omstandigheden (zakelijk of privé). Met de werknemer in discussie gaan over de beoordeling.

Berg het beoordelingsformulier op in het personeelsdossier, eventueel in een gesloten envelop.

Alleen mondelinge afspraken maken.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model formulier beoordelingsgesprek Datum gesprek

Naam en functie werknemer

Naam en functie beoordelaar

Beoordelingsperiode van

tot en met

A. Functievervulling Geef zo concreet mogelijk een omschrijving van de belangrijkste werkzaamheden en behaalde resultaten tijdens de beoordelingsperiode. 1.

4.

2.

5.

3.

B. Prestatiebeoordeling 1 = goed

2 = voldoende

Resultaten en competenties Kwaliteit

3 = onvoldoende

1

2

3

n.v.t.

Toelichting

Kwaliteit van verricht werk

Kwantiteit Hoeveelheid werk van aanvaardbaar niveau en/of gerealiseerde omzet

Kennis en (hand)vaardigheid Beschikken over vereiste kennis en (hand)vaardigheid in het werk

Uiterlijk voorkomen Netjes en verzorgd, omstandigheden in aanmerking genomen

Gedrag Bijdrage van het gedrag aan een goede vervulling van de functie en de sfeer op de afdeling

Samenwerking Vermogen om met anderen in het bedrijf samen aan taken te werken

Communicatie Uitwisselen van informatie, rapporteren, luisteren

Klantvriendelijkheid Vriendelijk en correct te woord staan van de klant onder alle omstandigheden

Zelfvertrouwen Vertrouwen op eigen kunnen, toegeven van fouten

Inzet Gedrevenheid om optimale resultaten te bereiken

Betrouwbaarheid Nakomen van verplichtingen van het werk

Flexibiliteit Opgewassen zijn tegen veranderingen en openstaan voor nieuwe ideeën

Verzuimpreventie Als leidinggevende voorkomen en verhelpen van ziekteverzuim op de afdeling

Organisatievermogen Plannen van het werk zodanig dat het gewenste resultaat wordt bereikt

Motiveren Motiveren van medewerkers, verbeteren van prestaties

Teambuilding Vormen van een groep medewerkers tot een doeltreffend samenwerkend geheel

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model formulier beoordelingsgesprek C. Werkomstandigheden Waren er omstandigheden die het werk hebben belemmerd of makkelijker hebben gemaakt? (communicatie, voldoende stimulans, werkdruk etc.)

Hoe is de relatie tussen de werknemer en de leidinggevende?

Eventuele afspraken ter verbetering (indien mogelijk) van de werkomstandigheden:

D. Samenvattend oordeel over het functioneren Omcirkel het oordeel dat op de medewerker van toepassing is. 1 = goed

2 = voldoende

3 = onvoldoende

De volgende punten uit de prestatiebeoordeling hebben de doorslag gegeven

E. Taakafspraken voor de komende periode Geef zo concreet mogelijk een omschrijving van de taakafspraken voor de komende beoordelingsperiode. 1

4

2

5

3

F. Ontwikkelingsplan Gemaakte afspraken ter bevordering van de persoonlijke ontwikkeling:

Wensen ten aanzien van toekomstige positie/taken

Ondertekening Handtekening beoordelaar/leidinggevende


Voor akkoord

voor akkoord/gezien

Datum

Datum

Eventuele opmerkingen van de medewerk(st)er

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

9. Loopbaanontwikkeling en opleiding Unieke loopbaan

Bijblijven

Iedere werknemer heeft een unieke loopbaan waarin kwaliteiten en capaciteiten tot uiting komen. Het is belangrijk om de wensen en behoeften van de werknemers te kennen en er zoveel mogelijk gebruik van te maken. Als u een werknemer aan de onderneming wilt binden en gemotiveerd wilt houden, speelt u in op zijn kwaliteiten, capaciteiten, ambities en levensfase.

Een onderneming ontwikkelt zich als de werknemers en de ondernemer zich ontwikkelen. Bijvoorbeeld om bij te blijven over nieuwe materialen, moderne technieken, bouw en onderhoud van de website, de smaak van de consument en de gevolgen van nieuwe weten regelgeving. Investeren in ontwikkeling van de mensen houdt de onderneming klaar voor de toekomst. Als werknemers zich ontwikkelen blijven ze bij en dat houdt ze flexibel. Werknemers kunnen toe zijn aan het leren van iets nieuws of aan verdieping in het werk. Leren stimuleert en motiveert hen.

Leeftijdsbewust In de wonenbranche werken naar verhouding veel ouderen en dat is een van de redenen waarom verzuim en instroom in WAO relatief hoger liggen. Ook kan een tekort aan vakbekwaam personeel ontstaan als oudere werknemers de wonenbranche verlaten en verruilen voor lichter werk in een andere branche of met pensioen gaan. Hoe kunnen werk-nemers in de wonenbranche met plezier blijven werken ook als zij al een jaartje ouder zijn? Het antwoord is vooral vooruit denken over inzetbaarheid en belastbaarheid van de werknemers door in goed overleg met de werknemer een loopbaanpad uit te stippelen. Invalshoeken zijn bijvoorbeeld: • aanpassen van de te verrichten werkzaam heden; • inzetten van goede hulpmiddelen; • het aannemen en inzetten van extra personeel; • de werknemer betrekken bij de planning; • kennis en ervaring respecteren en benutten; • scholing, training en stage; • de werknemer steunen bij verandering in werk, beroep of werkkring.

Houd voortgangsgesprekken In de CAO Wonen is bijvoorbeeld opgenomen dat werknemers vanaf 45 jaar elk half jaar een voortgangsgesprek met hun direct leidinggevende hebben opdat de werkzaamheden tijdig kunnen worden aangepast om gezondheidsklachten en ziekteverzuim te voorkomen.

De werkgever kan de werknemer verplichten tot scholen (scholingsplicht). Als een werknemer zich wil scholen ter verbetering van zijn functioneren , heeft de werknemer recht op een vergoeding in tijd en geld (scholingsrecht). Zie de CAO Wonen, www.caowonen.nl.

Doorgroeien Ambities kunnen sterk verschillen. Voor sommige mensen is het maken van carrière iets waar zij niet lang genoeg over kunnen praten. Anderen hechten er minder belang aan en zien wel waar zij terecht komen. Om hogerop te komen in de wonenbranche, zijn er bijvoorbeeld de volgende doorgroeimogelijkheden: • van nieuwe medewerker naar assistent; • van assistent naar volwaardig medewerker; • van medewerker naar allround medewerker; • van allround medewerker naar afdelingsmanager; • van medewerker naar specialist.

Stapje terug Een loopbaanstap kan ook inhouden dat de werknemer bewust een stapje terug doet. Voor een oudere werknemer kunnen de laatste jaren van zijn loopbaan een uitstekende gelegenheid zijn om een deel van de taken over te dragen aan een ander en de vrijgekomen tijd te gebruiken voor begeleiding, planning en administratie.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Loopbaanperspectieven: De werknemer kan meer en wil meer Als er loopbaanmogelijkheden zijn: • maak dan concrete, eventueel gefaseerde, afspraken met de werknemer. Als er geen loopbaanmogelijkheden zijn: • steun de werknemer om elders een baan te vinden. Als er beperkte loopbaanmogelijkheden zijn: • maak gebruik van de ambitie en groei van de werknemer door taken aan hem over te dragen.

De werknemer kan meer, maar wil niet meer Als er loopbaanmogelijkheden zijn: • wek zijn interesse en betrek hem bij beslissingen. Als er geen loopbaanmogelijkheden zijn: • respecteer zijn mening, maak er geen probleem van.

De werknemer kan niet meer, maar wil wel meer Als er loopbaanmogelijkheden zijn: • vertel hem het slechte nieuws, laat hem in zijn waarde en geef niet aan zijn wensen toe omdat uw belangen anders liggen. Als er geen loopbaanmogelijkheden zijn: • vertel hem het slechte nieuws en laat hem in zijn waarde. Als de werknemer hier geen vrede mee heeft, steun hem dan om elders een baan te vinden.

De werknemer kan niet meer en wil niet meer

Individueel of samen Er zijn twee soorten behoeften die elk om een andere aanpak vragen: • persoonlijke behoefte van een individuele werknemer; de loopbaanmogelijkheden van een werknemer brengt u in beeld door de volgende zaken op een rij te zetten; - vroegere werkzaamheden; - huidige werkzaamheden; - zijn ontwikkeling tot nu toe; - sterke, minder sterke en zwak ontwikkelde kwaliteiten en capaciteiten; - belemmerende en bevorderende omstandigheden; - bedrijfsomstandigheden. Dit heet een persoonlijk ontwikkelplan. • behoefte van meerdere mensen of groepen in een bedrijf.

Individu opleiden Zorg ervoor dat alle aspecten van de opleiding goed zijn doorgenomen met de werknemer. Doe dat in een persoonlijk gesprek. Denk daarbij aan: • reden waarom de werknemer de opleiding gaat volgen; • of het initiatief van de werknemer of van de werkgever komt; • keuze voor het opleidingsinstituut; • afspraken over het vergoeden van de kosten; • afspraken over studeren in werktijd; • het geleerde delen met collega’s; • het geleerde toepassen in het bedrijf; • promotiemogelijkheden; • tussentijdse evaluaties en gesprekken.

Respecteer zijn mening en biedt de kansen aan andere werknemers: • blijf de werknemer oprecht waarderen en geef hem aandacht.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Groep opleiden

Studieovereenkomst

Door veranderingen in producten, klantenkring, wetgeving of technologie kan het handig zijn om een groep mensen tegelijk op te leiden. In zo’n geval heeft u de volgende mogelijkheden: • cursus, training of seminar door een school of instituut; • instructie of informatieavond met leverancier; • voorlichtingsbijeenkomst door externe partij (accountant, producent, branchevereniging); • de kennis intern overdragen (door de ondernemer zelf of door een collega).

Om verantwoord om te gaan met de kosten kan de werkgever een schriftelijke studieovereenkomst met de werknemer sluiten. Dit gebeurt meestal voor een opleiding die wat langer duurt en een opleiding die de marktwaarde van de werknemer zelf vergroot. De werkgever betaalt de kosten en verbindt daar als voorwaarde aan dat de werknemer de kosten helemaal of deels terug betaalt als: • hij voortijdig met de opleiding stopt; • als hij het bedrijf binnen een afgesproken termijn (1, 2 of 3 jaar) na beëindiging van de opleiding op eigen verzoek verlaat.

Opleiding kiezen

Erkend leerbedrijf

Er zijn veel opleidingen en trainingen met grote verschillen in doelstelling, duur en kosten. Kijken en vergelijken loont. Voor specifieke opleidingen in de wonenbranche zie de Cursuskalender Wonenbranche van WoonWerk (www.lereninwonen.nl). U kunt ook de volgende websites raadplegen: • www.beroepenkrant.nl • www.schoolweb.nl • www.kchandel.nl • www.shm.nl • www.roc.nl

De rol van een bedrijf is van belang voor stages, leerwerktrajecten en beroepspraktijkvorming. Een leerbedrijf neemt de verantwoordelijkheid om een leerling in de praktijk op te leiden. Enerzijds is er aandacht voor dat wat de ‘lerende’ in het bedrijf moet leren en anderzijds wordt er tijd ingeruimd voor de begeleiding. Om als leerbedrijf te worden erkend, moet worden voldaan aan een aantal criteria die in de handelssector waartoe de wonenbranche behoort, worden vastgesteld door het Kenniscentrum Handel (www.kchandel.nl) of de Stichting Hout en Meubel (www.shm.nl). Alle erkende bedrijven zijn opgenomen in een register.

Kosten Het is gebruikelijk dat de werkgever opleidingskosten van opleidingen, die op verzoek van het bedrijf plaats-vinden, volledig vergoed. De kosten van opleidingen op verzoek van de werknemer die wat langer duren, worden meestal deels door de werkgever vergoed.

Subsidie Bedrijven kunnen in aanmerking komen voor een ESF subsidie. Meer informatie hierover is verkrijgbaar bij WoonWerk. Kijk op de website www.woonwerk.org onder de knop ESF subsidie.

Jaarplan maken Als u planmatig met opleiding en training om wilt gaan, kunt u het best elk jaar een plan maken. U krijgt dan overzicht over de werknemers die een opleiding gaan volgen en het geeft u grip op het opleidingsbudget. Zo’n overzicht kan er als volgt uit zien:

HUIDIG PERSONEEL


Jaarplan opleidingen Wie

WONENBRANCHE

Jaar 20 . . Welke opleiding

Periode

Kosten

1 2 3 4 5

Als u gaat werken met een jaarbudget voor opleiding en training moet u rekening houden met de volgende kosten: • kosten van de opleiding zelf • reiskosten • kosten van verblijf (maaltijden, overnachting, onkostenvergoeding) • kosten van loon- en omzetderving (als de werknemer in bedrijfstijd een opleiding volgt, levert hij geen bijdrage aan de omzet) • kosten voor vervanging door een andere werknemer.

Bedrijfsontwikkelingsplan Bedrijven die vallen onder de CAO Wonen maken elk jaar een bedrijfsontwikkelingsplan (in overleg met de OR of PVT). Dit plan past in de bedrijfseconomische en organisatorische ontwikkelingen en houdt rekening met veranderingen in functie en functie-inhoud. In het bedrijfsontwikkelingsplan wordt onder andere aangegeven: • de doelstelling; • het kennis en ervaringsniveau van de werk nemers; • beschikbare budget en faciliteiten. Ieder jaar wordt met iedere werknemer een functioneringsgesprek gevoerd waarin de loopbaan, persoonlijke ontwikkeling en het benodigde budget voor opleiding en training aan de orde komen. De afspraken worden vastgelegd in een verslag dat wordt bewaard in het personeelsdossier.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model studieovereenkomst De ondergetekenden: 1.

(naam werkgever),

gevestigd te

(vestigingsplaats werkgever),

aan de

nr.

,

ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw en 2. de heer/mevrouw

(naam werknemer),

geboren te

(geboorteplaats werknemer)

op

(straatnaam)

(geboortedatum), thans wonende

te

(woonplaats werknemer),

hierna te noemen werknemer. Zijn als volgt overeengekomen. De werknemer komt voor het volgen van de opleiding

(naam opleiding)

aan de (naam school) te in aanmerking voor de volgende studiefaciliteiten:

(plaatsnaam)

Vergoeding kosten De werkgever vergoedt % van de lesgelden (zijnde  ,-) De werkgever vergoedt % van de tentamengelden en examengelden (zijnde  ,-). De examengelden mogen maximaal twee keer worden gedeclareerd. De werkgever vergoedt de kosten die verband houden met de opleiding, zoals boeken, reiskosten en dergelijke op basis van declaratie. Voorwaarden • De werknemer betaalt de vergoeding terug als de studie niet met succes wordt afgerond. Indien de werknemer (op eigen verzoek) voortijdig stopt met de studie, tijdens de studie uit dienst treedt of het diploma binnen redelijke tijd niet behaalt, dient hij/zij de ontvangen vergoedingen terug te betalen. • Indien de medewerker kan aantonen dat hij/zij onverhoopt ten gevolge van bijzondere omstandigheden van persoonlijke of zakelijke aard redelijkerwijze verhinderd is om de studie met succes te voltooien, is ( naam bedrijf) bereid de medewerker geheel of gedeeltelijk te ontslaan van de verplichting om de te ontvangen vergoedingen terug te betalen. • Indien de medewerker binnen 1/2/3* jaar na het behalen van het diploma ontslag neemt bij ( naam bedrijf), moeten studiekosten die vergoed zijn, naar rato worden terugbetaald. Dit wil zeggen dat bij ontslagname binnen één jaar na het betalen van het diploma twee derde van de vergoede kosten moet worden terugbetaald en dat bij ontslagname binnen 1/2/3* jaar na het behalen van het diploma één derde van de vergoede kosten moet worden terugbetaald. *doorhalen wat n.v.t. is De ondergetekenden verklaren zich akkoord met bovenstaande bepalingen, (plaats) De werkgever

De werknemer

Handtekening werkgever


(datum)

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

10. Arbeidsvoorwaarden CAO

Voordeel CAO

De meerderheid van de bedrijven en werknemers in de wonen- en parketbranche valt onder een Collectieve Arbeidsovereenkomst, afgekort CAO. Een CAO bevat afspraken over arbeidsvoorwaarden voor de werknemers in de branche, aangevuld met andere brancheafspraken. Branches kunnen met een CAO een eigen invulling aan arbeidsvoorwaarden geven en steeds vaker kunnen ook per bedrijf keuzes worden gemaakt.

Het voordeel van een CAO is dat de werkgever niet met elke werknemer afzonderlijk hoeft te onderhandelen over zijn arbeidsvoorwaarden. Dat betekent tijdswinst voor werkgever en werknemer en verminderd de kosten van onderhandelen en administratieve lasten bij wijzigingen. Iedereen weet waar hij aan toe is. Ook wordt de onderlinge concurrentie tussen bedrijven verminderd en draagt een CAO bij aan rust en goede arbeidsverhoudingen in de branche.

Inhoud CAO

Totstandkoming

In zijn algemeenheid bevat een CAO afspraken over: • Arbeidsvoorwaarden zoals: - werk en werktijden - loon en vergoedingen - niet werken en toch loon - vrij en vakantie - in en uit dienst • Wederzijdse verplichtingen tussen CAOpartijen (overleg bij reorganisatie, onthouding van stakings-acties tijdens de looptijd) • Gezamenlijk te organiseren en financieren activiteiten (pensioenfonds, scholingsfonds) • Veiligheid en arbeidsomstandigheden • Adviezen, bijvoorbeeld voor de introductie van nieuwe medewerkers

Elke CAO is het resultaat van onderhandelingen tussen de werkgevers(organisaties) en werknemers(organisaties) in een branche. Zij bepalen zelf wie er precies onder de CAO zal gaan vallen. De CAO-partijen kunnen aan de Minister van Sociale Zaken en werkgelegenheid vragen om de bedrijfstak CAO algemeen verbindend te verklaren voor alle werkgevers respectievelijk werknemers in de bedrijfstak. Daarvoor moet wel aan bepaalde inhoudelijke en organisatorische voorwaarden te zijn voldaan. Een arbeidsvoorwaarden CAO kan maximaal voor 2 jaar algemeen verbindend worden verklaard.

CAO Wonen en Parket Op het moment dat deze map wordt geschreven zijn de CAO Wonen en de CAO Parket de twee belangrijkste CAO’s in de wonenbranche. Een CAO heeft altijd een beperkte looptijd en de afspraken kunnen veranderen. Voor de actuele stand rond CAO’s kunt u de website www.cao.startpagina.nl raadplegen.

Naleving De werkgever dient een op zijn onderneming betrekking hebbende CAO verplicht na te leven. De CAO geeft aan wat het minimum is, de werkgever mag op eigen initiatief betere arbeidsvoorwaarden bieden aan de werknemers. Meer en meer wordt de mogelijkheid aan werknemers geboden om zelf hun pakket arbeidsvoorwaarden samen te stellen en binnen bepaalde grenzen eigen keuzen te maken (CAO à la carte).

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Voorlichting

Checklist attenties van de werkgever

De inhoud van een CAO staat in CAO-boekjes (verkrijgbaar bij de branchevereniging), in publicaties op internet (www.szw.nl, www.cao.startpagina.nl, www.caowonen.nl of www.werkeninwonen.nl) en in eigen publicaties van werkgevers- en werknemersorganisaties. Algemene informatie over CAO’s en de totstandkoming is te vinden in de brochure ‘De CAO: wat en hoe?’ die is te downloaden van de website www.stvda.nl van de Stichting van de Arbeid.

Een attentie van de werkgever bij bijzondere gelegenheden en (levens)gebeurtenissen is een blijk van respect en waardering voor de werknemer. De CAO bepaalt soms voor u wat een werknemer bij een jubileum ontvangt, maar dat dekt niet alle gelegenheden. Onderstaande checklist kan u helpen om de werknemers op dit punt gelijk te behandelen.

Gebeurtenis

Attentie

Bijzonderheden

Huwelijk of geregistreerd partnerschap

Cadeau(bon) ter waarde van €

en bloemen

25 en 40 jarig huwelijksjubileum Cadeau(bon) ter waarde van €

en bloemen

Geboorte en adoptie


en bloemen

12,5 jaar in dienst


en bloemen

25 jaar in dienst

Cadeau(bon) ter waarde van € en bloemen Receptie, borrel of etentje met collega’s ter waarde van €

40 jaar in dienst


Vertrek bij pensionering of VUT


Vrijwillig vertrek of eervol ontslag tot 1 jaar. Afscheid stagiaire of uitzendkracht

Bloemen

Vrijwillig vertrek of eervol ontslag vanaf 1 jaar

Per dienstjaar een cadeau(bon) ter waarde van € en bloemen

Ziekenhuisopname

Bloemen of een fruitmand

Na 3 weken ziekte en vervolgens bij volledig ziekteverzuim 1 x per 2 maanden

Bloemen of een fruitmand

Overlijden

Passend bloemstuk

Slagen voor diploma

Bloemen

Wet op privacy verbiedt bijhouden

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

11. Ziekte, verzuim en reïntegratie Ziek zijn is vervelend Wanneer een werknemer ziek is, is dat niet alleen vervelend voor de zieke, maar ook voor de werkgever. Zeker als de werknemer langdurig ziek en/of arbeidsongeschikt is, kan dat nogal wat geld gaan kosten. Voorkom en beperk ziekteverzuim door zo snel mogelijk na een ziekmelding met reïntegratie te beginnen. Reïntegratie begint nog dezelfde dag!

Verzuim = gedrag Ziek zijn en je ziek melden zijn twee verschillende dingen. Niemand kiest ervoor om ziek te zijn: dat overkomt je. Maar of ziekte ook tot ziekteverzuim leidt is in veel gevallen een keuze die de werknemer maakt. De keuze om te verzuimen kan door de werkgever worden beïnvloed waardoor het aantal verzuimgevallen en de verzuimduur verminderen. Verzuim dat wordt gebruikt als oplossing voor privé-problemen zoals bijvoorbeeld het thuis blijven voor een ziek kind is geen echt ziekteverzuim. Ook het ‘dagje uitzieken’ op vrijdag en het bijkomen van het weekend op de maandag zijn beroemde voorbeelden van ongewenst ziekteverzuim. In al deze gevallen is het de werkgever die het gedrag kan veranderen door taboes te doorbreken, het gedrag en het effect van het verzuim bespreekbaar te maken. Daarnaast is het essentieel om werknemers voortdurend te laten merken dat ze ongelooflijk belangrijk zijn voor het bedrijf en dat ze niet gemist kunnen worden. Als het aangenaam is om voor het bedrijf te werken heeft dat een preventieve werking op het verzuim.

Snelle reïntegratie De werkgever is wettelijk verplicht om een arbeidsongeschikte werknemer te laten begeleiden door een gecertificeerde bedrijfsarts. Daarnaast kan de werkgever de werknemer wijzen op de mogelijkheden van behandeling en begeleiding in het reguliere zorgcircuit. Maar het is beter dat de werkgever niet op de stoel van de dokter gaat zitten en zijn begeleiding beperkt tot het benutten van de

mogelijkheden voor het verrichten van werk die de werknemer nog wel heeft. Het doel is om een zieke werknemer zo snel mogelijk te laten reïntegreren.

Wettelijk kader Werkgever en zieke werknemer zijn samen verantwoordelijk voor een zo vroeg mogelijke reïntegratie. Dat betekent dat de werknemer zo spoedig mogelijk op een verantwoorde manier weer aan het werk gaat. Twee wetten vormen hiervoor de basis: Wet Verbetering Poortwachter stelt scherpe eisen aan verzuimbegeleiding en reïntegratie. Doet de werkgever onvoldoende dan riskeert hij om langer dan twee jaar loon tijdens ziekte door te moeten betalen. Werkt de werknemer niet voldoende mee, dan riskeert hij loonopschorting of ontslag. Volgens de Wet Verbetering Poortwachter begint reïntegratie van een zieke werknemer op de eerste ziektedag. Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte die regelt dat de werkgever ook in het tweede jaar loon doorbetaalt. De wet zegt op dit moment dat over ziektejaar 1 en jaar 2 samen maximaal 170% van het laatstverdiende loon doorbetaald mag worden.

CAO Het kan zijn dat er in uw branche afspraken over verzuim en reïntegratie gelden die zijn vastgelegd in de CAO. Raadpleeg daarom bij het maken van een reglement of protocol ook altijd de voor u geldende CAO of bel met uw brancheorganisatie. De CAO Wonen 2008-2009 bepaalt dat in het eerste jaar 100% en in het tweede jaar 70% wordt betaald.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

UWV = Poortwachter

Bij gezondheidsklachten naar aanleiding van zwangerschap, bevalling of orgaandonatie komt de werkgever in aanmerking voor vergoeding van loonkosten door UWV. Dit heet vangnet. De ziekmelding moet daarvoor direct worden doorgegeven aan UWV.

• Vraag naar de oorzaken van het verzuim en achterliggende oorzaken. • Vraag naar de oplossing(en) die de werknemer zelf voorstelt. • Maak gezamenlijk afspraken die u na enige tijd samen evalueert. Vaak hebben werknemers zelf geen idee hoe vaak ze zich ziek melden. Ook hebben mensen vaak geen idee hoeveel last en kosten dat met zich meebrengt. Door het bespreekbaar te maken ontstaat er meer begrip voor elkaar. In een verzuimgesprek kan naar voren komen dat iemand het niet langer naar zijn zin heeft. Dan is het zaak om samen de feiten onder ogen te zien en samen naar oplossingen te zoeken.

Formulieren UWV

Oorzaak: Psychische problemen

Alle formulieren van het UWV die u tijdens de verzuimbegeleiding nodig heeft, zijn te downloaden via internet. Volg de stappen: • ga naar www.uwv.nl; • kies ‘werkgever’; • kies uit de knoppenbalk ‘formulieren’; • kies ‘op onderwerp’; • download het formulier.

Als een werknemer uit balans is en psychische klachten heeft, dan zijn er een paar spelregels die helpen om het verzuim zo kort mogelijk te houden. • Even rust is goed, met rust laten werkt averechts. • Arbeid is vaak het beste medicijn. • Werknemer en werkgever zijn samen verantwoordelijk. • De combinatie van én werken aan herstel én zoeken naar geschikte passende arbeid is effectief. • Verschuilen achter de ander lost niets op. • Een succesvolle oplossing vereist openheid van zaken van werkgever en werknemer. • Psychische arbeidsongeschiktheid wortelt doorgaans in de persoon én in het werk. Handige informatie vindt u in de brochure ‘Verzuim door psychische problemen? De stappen naar een gezonde oplossing’ die kan worden gedownload van de website www.kroonophetwerk.nl. Meer over het oplossen van conflicten kunt u lezen in hoofdstuk 13.

Het UWV is de ‘poortwachter’ van de WIA en WAO en beoordeelt achteraf of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan aan reïntegratie. Als dit niet het geval is legt UWV sancties op. Alleen dat is al voldoende reden om de risico’s zoveel mogelijk te beperken en een reglement of protocol draagt daaraan bij.

Vangnet

Kortdurend verzuim Kortdurend ziekteverzuim dat vaak voorkomt verstoort het werk en leidt vaak ongemerkt tot een negatieve werksfeer. Indien een werknemer zich binnen één jaar meer dan twee keer heeft ziekgemeld of als u een patroon in de ziekmeldingen van een werknemer signaleert (bijvoorbeeld telkens op maandag) is dat aanleiding voor een verzuimgesprek. Dit kunt u als volgt aanpakken: • Maak een afspraak met de werknemer om het over zijn verzuim te hebben. • Leg het patroon dat u in het verzuim heeft ontdekt voor aan de werknemer, zonder daar een oordeel over te geven. Geef aan wat de gevolgen zijn (werkdruk voor anderen, werksfeer, klanten, kosten). • Vraag of de werknemer zich bewust is van dit patroon.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Oorzaak: Lichamelijke klachten Verzuim door zwaar werk komt in de wonenbranche relatief veel voor. Van één op de vier mensen die na zes weken verzuim nog niet is terug gekeerd op het werk, worden de klachten veroorzaakt door fysieke belasting. U kunt het volgende doen: • Zorg voor voldoende afwisseling in rust- en werktijden. • Organiseer het werk zo dat binnen de tilnormen gewerkt kan worden. • Stel ergonomische hulpmiddelen ter beschikking. • Zorg ervoor dat werknemers de hulpmiddelen gebruiken. • Maak medewerkers bewust van risico’s en stimuleer tot een goede werkhouding. • Waak ervoor dat lichamelijke klachten chronisch worden. • Ga direct een gesprek aan met een werknemer die signalen van overbelasting afgeeft. • Maak gebruik van de expertise van de bedrijfsarts om te beoordelen wat de werknemer fysiek nog wel aan kan. • Vraag de bedrijfsarts advies met betrekking tot aanvullende behandeling/begeleiding om herstel te bevorderen en de duur van verzuim te beperken. Vraag een tegemoetkoming in de kosten bij uw verzuimverzekeraar.

Passend werk Als het werken in eigen werk niet meer mogelijk is, zoekt de werkgever aangepast werk, zodat de werknemer in ieder geval zo snel mogelijk weer naar het werk kan terugkeren. De werknemer is verplicht om daaraan mee te werken. De aanpassing kan een stapje terug betekenen: in moeilijkheidsgraad, uren of status. Ook kunnen er financiële consequenties aan verbonden zijn. Denk aan de volgende aandachtspunten: • werkhervatting is onlosmakelijk onderdeel van reïntegratie; • mensen kunnen een drempel ervaren om na een periode van afwezigheid weer op het werk te verschijnen;

• de werknemer moet het werk aankunnen; • zet de werknemer niet gelijk onder druk, maar blijf in gesprek en houdt een vinger aan de pols; • zoek de oplossing eventueel in het aanpassen van werktijden. Als u geschikt tijdelijk werk biedt, maar de werk-nemer kan niet terug naar zijn oude functie, dan zal hij een andere functie in het bedrijf moeten gaan accepteren. Als dat niet mogelijk is, dan komt de werknemer in aanmerking voor outplacement: reïntegratie in een ander bedrijf.

Reïntegratie buiten Werknemers die niet terug kunnen keren in hun eigen functie of een andere functie in hun eigen bedrijf worden gereïntegreerd bij een andere werkgever. De werkgever moet dit faciliteren, door het in schakelen van een reïntegratiebedrijf. De kosten van het reïntegratiebedrijf komen voor rekening van de werkgever. Als de werknemer een andere baan heeft gevonden, blijft de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst met u nog twee jaar in tact, tenzij u anders overeenkomt met de werknemer. Vraag uw verzuimverzekeraar om een tegemoetkoming in de kosten.

Ketenaanpak Arbodiensten, verzekeraars en reïntegratiebedrijven bundelen steeds vaker hun inspanningen voor het bevorderen van reïntegratie en terugbrengen van verzuim in bedrijven en bedrijfstakken. Brancheorganisaties bieden in dat kader vaak scherpe arrangementen aan hun leden aan, zoals het CBW Verzuimloket waar de deskundigen u ondersteunen op het gebied van Arbo en verzuim. Informeer hiernaar bij uw brancheorganisatie.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Keuzewijzer reïntegratiebedrijf

Bedrijfsarts

• Welke specifieke kennis en specialismen heeft men in huis om de medewerker snel aan een andere baan te helpen? • Hoe wordt de financiering geregeld? • Wordt rekening gehouden met de eisen en polisvoorwaarden van uw verzekeraar? • Hoe schat men de kans op een succesvolle plaatsing? • Als plaatsing niet slaagt, wat betaalt u dan? • Waar bevindt het reïntegratiebedrijf zich geografisch; brengt het reiskosten met zich mee en wie betaalt die? • Hoe snel kan het traject starten en hoe lang duurt het? • Als men geen mogelijkheden voor uw werknemer ziet, hoe kan men u dan verder helpen? • Hoe wordt contact met u en met de bedrijfsarts onderhouden?

Voor begeleiding bij ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid is de werkgever verplicht om een bedrijfsarts in te schakelen. In de wonenbranche doen veel bedrijven dat door een contract met een arbodienst. Nadat het bedrijf de zieke werknemer bij de bedrijfsarts of arbodienst heeft aangemeld, krijgt hij een uitnodiging van de bedrijfsarts die hem gaat adviseren en begeleiden bij herstel en het zo snel mogelijk weer oppakken van het eigen of ander werk. Een bedrijfsarts kan de werknemer doorverwijzen naar de huisarts, medisch specialist, bedrijfsmaatschappelijk werk, fysiotherapeut of psycholoog, bijvoorbeeld voor een nadere diagnose en/of verdere behandeling als de werknemer ermee instemt. Die is wettelijk vastgelegd en als het binnen de polis van de werknemer valt vergoedt de ziektekostenverzekeraar gewoon de kosten. Tijdens ziekte en/of verzuim van de werknemer is de bedrijfsarts ook adviseur van de werkgever bij het voldoen aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter, maar de werkgever blijft altijd zelf eindverantwoordelijk. Bedrijfsartsen zijn gehouden aan de gedragsregels van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering van de Geneeskunst (KNMG) en aan de wet op de bescherming van persoonsgegevens (WBP). Meer over de rol en het contracteren van een bedrijfsarts en een arbodienst leest u in het hoofdstuk over arbeidsomstandigheden.

Verhalen loonschade Als een derde partij ziekteverzuim van een van uw werknemers veroorzaakt kunt u de loonschade verhalen op deze derde. Dat is bijvoorbeeld het geval als de werknemer een verkeersongeval treft dat is veroorzaakt door een derde of een bedrijfsongeval plaatsvindt tijdens werktijd bij een tweede werkgever van de werknemer. Dit wordt ‘regres’ genoemd. De werknemer moet altijd eerst zelf de veroorzaker van de schade aansprakelijk stellen voordat de werkgever het loon kan gaan verhalen. Het is wenselijk om juridische ondersteuning in te schakelen, bijvoorbeeld via de branchevereniging.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Rol werknemer Een werknemer heeft ook een eigen verantwoordelijkheid om ziekte en verzuim te voorkomen door op het werk de veiligheidsvoorschriften na te leven, alle persoonlijke beschermingsmiddelen en hulpmiddelen te gebruiken. Als er zich problemen voordoen die tot ziekte en/of verzuim kunnen leiden, is het zaak dat de werknemer contact opneemt met de leidinggevende of de arbodienst en dat er serieus met de signalen wordt omgegaan. Ook de werknemer kan een boete van de arbeidsinspectie krijgen als hij regels niet naleeft.

Bedrijfsspelregels Voor het terugdringen van verzuim en het beperken van de grote financiële risico’s die u op dit gebied loopt heeft u regels in het bedrijf nodig. Het meest voor de hand ligt een schriftelijk reglement of een protocol waar u en uw werknemers op terug kunnen vallen. Als de spelregels duidelijk zijn weten werknemers wat zij wel en niet moeten doen. Het is de taak van de werkgever om de werknemers te houden aan de spelregels. Een reglement of protocol beperkt ook het bedrijfsrisico en maakt het opvolgen van wettelijke eisen makkelijker. Het volgende model verzuimreglement of verzuimprotocol biedt u houvast bij het maken van uw eigen versie. U kunt er ook voor kiezen om de branchevereniging in te schakelen voor het opstellen ervan.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model verzuimprotocol In dit verzuimprotocol staan de regels bij verzuim, arbeidsongeschiktheid en reïntegratie die in ons bedrijf gelden. De werkgever en de werknemer zijn daar samen voor verantwoordelijk. De spelregels geven duidelijkheid over de rechten en plichten. Van de werknemer wordt verwacht dat hij zich aan de spelregels houdt. Als de werknemer zich hier niet aan houdt, kan de werkgever niet aan zijn zorgplicht voldoen, hetgeen kan leiden tot sancties. 1. ziekmelding/aanvraag ziekteverlof Als een werknemer zich door ziekte niet in staat voelt om te werken, dan meldt hij dit voor aanvang van de werktijd zelf, per telefoon bij zijn leidinggevende. De leidinggevende stelt vragen om vast te kunnen stellen of aan de werknemer ziekteverlof kan worden toegekend waardoor recht op loondoorbetaling ontstaat. Deze vragen zijn: • Wat is de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid (bv. ziekte, ongeval, werkomstandigheden)? • Is de werknemer in staat om ander werk te verrichten (of het eigen werk maar dan minder uren of tijdens een aangepaste werktijd)? • Verblijft de werknemer op een verpleegadres (bv het ziekenhuis, bij een familielid)? Zo ja, dan moet de werknemer dat adres doorgeven. • Hoe lang verwacht de werknemer dat het gaat duren? • Welke acties kan de leidinggevende ondernemen om de terugkeer te bevorderen (bv. vervoer, aanpassen werk, aanpassen uren, aanpassen werktijden)? • Moeten er taken worden overgedragen of afspraken afgezegd? • Als de werkgever naar de klachten vraagt, is de werknemer niet verplicht om te antwoorden. De leidinggevende maakt altijd een concrete vervolgafspraak met de werknemer over het volgende contactmoment. Als de leidinggevende akkoord gaat met de verzuimmelding, registreert hij die op de verzuimkaart en geeft hij die door aan de arbodienst/bedrijfsarts. Als sprake is van ziekte in verband met zwangerschap, orgaandonatie of adoptie, geeft hij de melding ook door aan UWV. Als sprake is van een bedrijfsongeval registreert de leidinggevende dat.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model verzuimprotocol 2. activiteiten tijdens arbeidsongeschiktheid • Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om er alles aan te doen om de werknemer vanaf de eerste verzuimdag (gedeeltelijk) te reïntegreren door aangepast werk aan te bieden. Voor de werknemer is het van belang om aangepast werk te accepteren omdat het hem helpt om weer geschikt te worden voor arbeid. • De werknemer moet het voor de leidinggevende of de arbodienst mogelijk maken om contact op te nemen. Daarom blijft de werknemer thuis van 10.00 tot 12.00 uur en van 14.00 tot 16.00 uur. Voor herstel- en reïntegratiebevorderende activiteiten kan hij buitenshuis gaan, altijd in overleg met de leidinggevende. Wanneer de werknemer, zonder aantoonbare reden, niet thuis is aangetroffen, kunnen de kosten van een huisbezoek aan hem worden doorberekend. Omdat dan niet kan worden vastgesteld of de werknemer rechtmatig arbeidsongeschikt is, kan de loondoorbetaling worden opgeschort. • De arbodienst/bedrijfsarts neemt binnen een aantal dagen na ontvangst van de verzuimmelding contact op met de werknemer. Het doel is om vast te stellen of er een gerichte actie, zoals bezoek van het spreekuur, noodzakelijk is. De werknemer is verplicht om elke uitnodiging van de arbodienst/bedrijfsarts op te volgen. Niet verschijnen zonder tijdige annulering en zonder geldige reden kan ertoe leiden dat de kosten bij de werknemer in rekening worden gebracht. • De werknemer kan ook zelf een afspraak maken bij een deskundige (bijvoorbeeld: preventiemedewerker, arbo-arts), als hij mogelijk ziekteverzuim voelt aankomen of de arbeidsomstandigheden wil bespreken. Dit is een vertrouwelijk gesprek. Alleen na expliciete toestemming van de werknemer wordt dit met de werkgever besproken. • De werknemer moet actief meewerken aan zijn herstel en aan de terugkeer naar werk door het opvolgen van adviezen van de arbodienst en van zijn leidinggevende (doorverwijzing naar een specialist, wachtlijstbemiddeling, fysiotherapie, bedrijfsmaatschappelijk werk, leren omgaan met chronische klachten, psychotherapie, mediaton etc.). Bij het belemmeren van herstel kan het loon worden opgeschort of gestopt en kan de werkgever in het uiterste geval overgaan tot ontslag. 3. Reïntegratie en werkhervatting Als de werknemer het werk (gedeeltelijk) hervat, meldt hij zich hersteld voor aanvang van de werktijd bij de leidinggevende. Voor werkhervatting hoeft de werknemer niet te wachten op een volgende afspraak bij de bedrijfsarts. Ook is het niet nodig om te wachten tot het begin van een nieuwe week. Zodra de werknemer zich in staat acht, kan hij weer (gedeeltelijk) gaan werken. 4. Frequent verzuim De leidinggevende voert altijd een verzuimgesprek met een werknemer die binnen 12 maanden drie keer of vaker heeft verzuimd. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt voor het personeelsdossier. 5. Langdurige arbeidsongeschiktheid Als na twee/drie weken blijkt dat de arbeidsongeschiktheid langer (lijkt te) gaat duren, wordt de leidinggevende casemanager en bewaakt en regisseert hij alle activiteiten ten behoeve van de reïntegratie. Bij arbeidsongeschiktheid die langer duurt dan zes maanden, geldt dat slechts verlofdagen worden opgebouwd over de laatste zes maanden van de arbeidsongeschiktheid.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model verzuimprotocol Tijdpad

Wat te doen?

Door wie?

Dag 1

De werkgever houdt vanaf nu een verzuimdossier bij.

Werkgever

Uiterlijk week 6

Arbodienst/bedrijfsarts levert probleemanalyse

Arbodienst/ bedrijfsarts

Uiterlijk week 8

Er wordt een casemanager benoemd.

Werkgever

Werkgever en werknemer stellen samen een plan van aanpak voor de reïntegratie op aan de hand van het formulier van UWV www.uwv.nl en zij tekenen beiden voor akkoord en bewaren beiden een exemplaar in hun dossier.

Werkgever/ werknemer

Een kopie van het door werkgever en werknemer ondertekende plan van aanpak wordt naar de arbodienst/bedrijfsarts gestuurd.

Werkgever

1x per 6 weken of vaker

Werkgever en werknemer evalueren de voortgang van de reïntegratie, maken daarvan Werkgever/ een verslag dat zij ondertekenen en dat zij beiden in hun dossier bewaren. werknemer Eventueel kan de bedrijfsarts in dat overleg aansluiten.

Bedrijfsarts

Week 42

De werkgever geeft de ziekmelding door aan UWV

Werkgever

Week 52

Werkgever en werknemer stellen samen de eerstejaarsevaluatie op aan de hand van het formulier van UWV www.uwv.nl en zij tekenen beiden voor akkoord en bewaren beiden een exemplaar in hun dossier.

Werkgever/ werknemer

Tussen week 52 en week 58

De werkgever vraagt een deskundigenoordeel aan bij UWV met de vraag: ‘doe ik voldoende aan reïntegratie?’ UWV toetst de reïntegratie en adviseert de werkgever wat die nog kan/moet doen.

Werkgever

Week 68

Als de werknemer duurzaam geen benutbare mogelijkheden heeft, kan tot de 68e week een verzoek om vervroegde WIA bij het UWV worden ingediend.

Werknemer, i.s.m. werkgever en arbodienst/ bedrijfsarts

Week 87

Werkgever, arbodienst/bedrijfsarts en werknemer stellen het reïntegratieverslag samen. In dat verslag geeft de werknemer zijn visie op het reïntegratietraject tot dusver en de inspanningen van werkgever en de arbodienst.

Werkgever, werknemer, arbodienst/ bedrijfsarts

Week 91

De werknemer vraagt de WIA aan bij UWV, door het reïntegratieverslag in te dienen.

Werknemer

Week 91-94 De werknemer kan samen met de werkgever uitstel van de WIA-beoordeling aanvragen, bijvoorbeeld omdat de reïntegratie net iets meer als twee jaar gaat duren.

Week 104

Als de werknemer meer dan 35% arbeidsongeschikt wordt verklaard en recht krijgt op een WIA (WGA of IVA) uitkering, dan gaat deze na week 104 van start.

Werknemer, i.s.m. werkgever en arbodienst/ bedrijfsarts UWV

Na één jaar ziekte moet verplicht gezocht gaan worden naar ander werk in het bedrijf (spoor 1b). Als dat er niet is, moet de werknemer werk gaan zoeken bij een andere werkgever (2e spoor). Hiervoor moet een bijgesteld plan van aanpak worden gemaakt aan de hand van het formulier van UWV (zie www.uwv.nl. Na één jaar ziekte is de werkgever verplicht om een extern reïntegratiebedrijf in te schakelen om de werknemer te begeleiden.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model verzuimprotocol 6. Arbeidsongeschiktheid en vakantieverlof • Als de werknemer tijdens ziekteverzuim en reïntegratie op vakantie wil gaan, dan zal hij daarvoor vooraf toestemming aan de werkgever moeten vragen. Als de vakantie het herstel en/of de reïntegratie belemmert, zal de werknemer geen toestemming krijgen. De werkgever kan advies vragen aan de arbodienst/bedrijfsarts. • Als de werknemer op vakantie ziek is geworden, meldt hij dit direct bij de leidinggevende. Van de werknemer wordt verwacht dat hij ter plekke een arts raadpleegt en bij terugkeer een medische verklaring van de geraadpleegde arts overhandigt. 7. Bijzondere omstandigheden Als de werknemer arbeidsongeschikt wordt en er sprake is van één van onderstaande omstandigheden, meldt de werknemer dat bij de verzuimmelding. Onderstaande situaties vragen namelijk aanvullende acties van de werkgever, de arbodienst/bedrijfsarts en van de werknemer zelf. • Arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeval veroorzaakt door derden (bv. een verkeersongeval); • Arbeidsongeschiktheid als gevolg van een bedrijfsongeval of beroepsziekte; • Arbeidsongeschiktheid als gevolg van zwangerschap of bevalling; • Arbeidsongeschiktheid als gevolg van orgaandonatie • Arbeidsongeschiktheid met dezelfde oorzaak als waarvoor WIA-toekenning is gedaan in de afgelopen vijf jaar; • Arbeidsongeschiktheid met een erkenning voor Wajong. Als de werknemer geen medische informatie wenst te verstrekken aan de leidinggevende, geeft hij dat door aan de bedrijfsarts. 8. Zwangerschaps- en bevallingsverlof De werkgever heeft voor het verzuim van een vrouwelijke werknemer met klachten die verband houden met de zwangerschap recht op een vergoeding van loonkosten door UWV (Vangnet). Daarvoor moet de verzuimmelding worden doorgegeven aan UWV middels een formulier dat is te vinden op de website van UWV www.uwv.nl. De zwangere werknemer heeft in verband met (aanstaande) bevalling recht op doorbetaald zwangerschaps- en bevallingsverlof. Het zwangerschapsverlof gaat in vanaf 6 weken, doch uiterlijk 4 weken voor de dag na vermoedelijke bevallingsdatum. Hiervoor dient een verklaring van de arts of verloskundige te worden overlegd aan de werkgever. In geval van een medische indicatie gaat het zwangersverlof in vanaf 6 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum. Het bevallingsverlof gaat in op de dag na de bevalling en bedraagt 10 aaneengesloten weken. Indien de bevalling eerder plaats vindt dan de verwacht, wordt het verlof verlengd tot maximaal 16 weken indien het zwangerschapsverlof (anders dan ziekte) minder heeft geduurd dan 6 weken. Indien een vrouwelijke werknemer ziek is in de periode waarin zij recht had op zwangerschapsverlof en deze nog niet was aangevangen, worden de dagen aangemerkt als zwangerschapsverlof. De werknemer dient de vermoedelijke bevallingsdatum en de datum waarop zij het zwangerschapsverlof wil laten ingaan ruim van tevoren schriftelijk aan de leidinggevende mede te delen met een verklaring van de arts of verloskundige. 9. Sancties In relatie tot verzuim, arbeidsongeschiktheid en reïntegratie kunnen sancties bestaan uit het gedeeltelijk of geheel opschorten of stopzetten van de loondoorbetaling of het niet vergoeden van onnodig gemaakte kosten. In ernstig gevallen, waaronder het weigeren mee te werken aan herstel of werkhervatting, kan eventueel tot ontslag worden overgegaan. Daarnaast kan het UWV (achteraf) sancties oplegen als de werknemer zelf niet of onvoldoende heeft meegewerkt aan zijn herstel en/of reïntegratie. Het UWV gaat dan over tot uitstel van de WIA-beoordeling of tot het afwijzen van een WIA-uitkering. 10. Bezwaren: second opinion en uiteindelijk de kantonrechter De werkgever en de werknemer kunnen tijdens de reïntegratie op elk gewenst moment meer zekerheid verkrijgen door een deskundigenoordeel bij UWV aan te vragen over: • geschiktheid voor werk; • passende arbeid; • inspanningen voor reïntegratie door de werkgever; • inspanningen voor reïntegratie door de werknemer. De vergoeding van de werknemer bedraagt enkele tientjes en ligt lager dan voor de werkgever. Meer informatie staat op de website van UWV www.uwv.nl. De uitspraak van het UWV is zwaarwegend en er is geen beroepmogelijkheid. Blijven partijen het oneens dan resteert alleen een procedure bij de kantonrechter. Inwerkingtreding

Dit verzuimprotocol treedt in werking op ………20..

Vastgesteld te........................op……….20..

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model meldingsformulier bedrijfsongeval Naam en telefoonnummer melder: 0 ongeval met verzuim 0 bijna-ongeval 0 schadegeval

0 ongeval zonder verzuim 0 onveilige handeling/situatie

Bedrijf of project: naam, adres en plaats: telefoon:

leidinggevende: voor akkoord:

Getroffene naam: adres: woonplaats: eigen werknemer? 0 ja 0 nee is werkgever van getroffene (onderaannemer) geïnformeerd? Gebeurtenis datum en tijd: tijdens welke taak: tijdens werktijd:

0 ja

0 nee

telefoon: personeelsnummer: geboortedatum: 0 ja

0 nee

locatie: tijdens welke handeling: tijdens pauze: 0 ja

0 nee

Soort ongeval ziekenhuisopname: 0 binnen 24 uur 0 na 24 uur 0 geen

tijdstip: naam ziekenhuis: telefoon: geraadpleegde arts:

Verzuim (inschatting) 0 verzuim minder dan 1 dag 0 verzuim meer dan 1 dag andere personen betrokken bij ongeval? 1. (naam:)

0 dodelijk ongeval (melden AI) 0 ja 0 nee 2. (naam:)

Letsel 0 tijdelijk letsel 0 blijvend letsel 0 beroepsziekte 0 alleen materiële/milieu schade EHBO verleend 0 ja

plaats letsel: soort letsel :

0 nee

door:

Beschrijving ongeval (mening getroffene): Beschrijving gebeurtenis (mening getuige 1): naam:

telefoonnummer:

adres:

Beschrijving gebeurtenis (mening getuige 2): naam: Direct genomen maatregelen:

telefoonnummer:

adres: Voorstel ter verbetering:

Maak eventueel een situatieschets op een blanco vel papier!

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

12. Werkomstandigheden Investeren loont Mensen worden niet alleen gemotiveerd door het geld dat zij met werken verdienen. Minstens zo belangrijk zijn de werksfeer, veiligheid, stijl van leidinggeven en fysieke werkomstandigheden. Investeren in goede omstandigheden draagt bij aan vermindering van gezondheidsschade, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid, maar ook aan betere kwaliteit, hogere productiviteit en meer bedrijfsrendement.

Arbowet Alle bedrijven in Nederland, inclusief stichtingen en verenigingen, die iemand in loondienst, gedetacheerd of als uitzendkracht ter beschikking gesteld heeft, moeten aan de eisen van de Arbowet voldoen. Daarmee onderstreept de overheid de waarde van goede arbeidsomstandigheden en het voorkomen van ziekte en arbeidsongeschiktheid. Het loont de moeite om u te verdiepen in de eisen van de Arbowet want u kunt verzuim door ziekte of ongeval en de (grote) financiële gevolgen ervan vaker voorkomen dan u denkt. En u voorkomt ook een boete omdat u zich niet aan de wet houdt.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Overzicht wettelijke arboverplichtingen Verplichting

Uitleg en tips

Arbobeleid

Gebruik de route door arbo: RI&E - advies door de arbodienst - plan van aanpak - uitvoeren - evalueren en bijsturen. Bespreek het verzuimbeleid met de werknemers. Schakel eventueel een deskundige in.

Risico Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E)

Inventarisatie van de risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn. • Minder dan 40 uur personeel: RI&E niet verplicht. • Tot 25 werknemers en bij het arboplatform aangemelde branche-RI&E: schriftelijke toets door 1 gecertificeerde deskundige (bedrijfsarts, arbeidshygiënist, arbeids en organisatiedeskundige of veiligheidskundige) resulterend in een advies aan het bedrijf. • Meer dan 25 werknemers en een bij het arboplatform aangemelde branche-RI&E: toetsing op het bedrijf door 1 gecertificeerde deskundige (bedrijfsarts, arbeidshygiënist, arbeids en organisatiedeskundige of veiligheidskundige) resulterend in een advies aan het bedrijf. Verplichte aanpassing/herhaling: eens per 3 à 4 jaar, bij wetswijzigingen en veranderingen in het bedrijf. OR/PVT erbij betrekken.

Plan van aanpak

Op basis van de RI&E en het advies van de arbodienst maakt de werkgever een stappenplan voor het aanpakken van de risico’s met per stap de verantwoordelijke persoon. Als er minder dan 40 uur personeel in dienst is, is een plan van aanpak niet verplicht. OR/PVT erbij betrekken.

Arbodeskundigen

Verplicht contract met een gecertificeerde bedrijfsarts voor verzuimbegeleiding. Andere arbodeskundigen (arbeidshygiënist, arbeidskundige, vertrouwenspersoon, arbeids- en organisatiedeskundige) mogen op afroep worden ingeschakeld. Overleg met werknemers over de keuze voor een arbodienst/bedrijfsarts of andere arbodeskundige.

Verzuimbeleid

Vaststellen in overleg met de werknemers.

Bescherming seksuele intimidatie en agressie/geweld

Inventariseer de risico’s samen met de werknemers in het kader van de RI&E en stel een plan van aanpak op. Als de werknemer slachtoffer van agressie, geweld of ongewenst gedrag is geworden is de werkgever verplicht om voor opvang te zorgen. Schakel indien nodig een deskundige in zoals een beveiligingsexpert of een arbodienst. Kleine bedrijven die vallen onder de CAO Wonen kunnen voor een vertrouwenspersoon contact opnemen met WoonWerk (www.woonwerk.org). Meer informatie en handvatten voor preventie van criminaliteit zijn te vinden op www.hbd.nl onder het kopje ‘criminaliteit’ of www.hetccv.nl.

Melden bedrijfsongeval

Werkgever vult een meldingsformulier in (zie het model in deze map) en meldt het zelf bij de Arbeidsinspectie (www.arbeidsinspectie.nl).

Bedrijfshulpverlening (BHV)

BHV-beleid en -plannen samen met de medewerkers maken. Werknemers een BHV-opleiding (incl. EHBO) laten volgen. Tenminste één keer per jaar de ontruiming oefenen.

PMO Preventief Medisch Onderzoek (voorheen PAGO)

In kaart brengen van mogelijke gezondheidsschade uit verleden en heden om verdere schade in de toekomst te voorkomen. • Individueel onderzoek of groepsonderzoek. • In overleg met de werknemers. • (lichamelijke) Onderzoeken en/of schriftelijke vragenlijsten. • Verplichte inschakeling arbodienst/bedrijfsarts.

Voorlichting werknemers

Zelf organiseren. Eventueel deskundigen inschakelen. Vastleggen dat het is gedaan.

Preventiemedewerker

• •

Een werknemer met arbeidsovereenkomst of bij minder dan 25 werknemers de ondernemer zelf. twee wettelijke taken: 1. meehelpen RI&E; 2. overleg voeren met en advies geven aan de OR of PVT over arbeidsomstandigheden. Meer actuele informatie: bij de brancheorganisatie of www.arbo.nl.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Route door arbo Goede arbeidsomstandigheden bevorderen een veilige en gezonde organisatie van het werk. Het verkleint risico’s voor veiligheid en gezondheid van de medewerkers. In de praktijk kan de ondernemer de volgende route volgen:

RI&E

Plan van aanpak

PMO

Acties uitvoeren

Acties evalueren

RI&E

Beschermingsmiddelen

RI&E is de afkorting voor de RisicoInventarisatie en -Evaluatie. In de RI&E wordt een overzicht en beoordeling gegeven van de risico’s van het werk voor de werknemers van het bedrijf. Het is een document waarover elke werkgever dient te beschikken. De Arbeidsinspectie controleert of bedrijven een RI&E en Plan van aanpak hebben en of zij de afspraken in het Plan van aanpak nakomen.

Voor sommige beroepen en werkzaamheden in de wonenbranche is het nodig om persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken om de kans op letsel en gezondheidsschade voor de werknemer zoveel mogelijk te beperken. Het groeiend bedrijfsrisico en het besef dat de werkgever aansprakelijk is voor kosten en claims dwingen bedrijven om persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) zeer serieus te nemen. Verzekeraars versterken dit door het stellen van steeds strengere voorwaarden. En het is voor de werkgever niet voldoende om PBM’s alleen ter beschikking te stellen, er zijn ook spelregels en toezicht nodig over het gebruik en onderhoud van PBM’s.

Branchespecifieke RI&E Het is steeds gebruikelijker dat branches beschikken over een RI&E die op maat is gemaakt voor de specifieke arbeidsrisico’s in de branche. Het is in feite niet meer dan een standaardvragenlijst die voor het grootste gedeelte van de bedrijven in de branche te gebruiken is. Als een branche-RI&E door sociale partners (werkgevers en werknemers) van een branche is goedgekeurd en formeel is aangemeld bij het Arbo-platform dan zijn de wettelijke toetsingseisen lichter (zie www.rie.nl). oor de wonenbranche is een digitale branchespecifieke RI&E te vinden op www.cbw.org of WoonWerk (www.werkeninwonen.nl). Behoort u tot een andere branche, informeer dan bij uw branche-organisatie of kijk op www.rie.nl.

PBM-spelregels Het doel van PBM-spelregels is om: • iedereen in het bedrijf te laten zien dat de werkgever de PBM-zaken goed heeft gere geld; • iedereen in het bedrijf duidelijkheid te geven over hoe de PBM-zaken zijn geregeld; • mensen buiten het bedrijf (klanten, Arbeidsinspectie en andere belanghebben den) te kunnen laten zien dat gezondheid en veiligheid in het bedrijf goed zijn gere geld en dat aan de wettelijke verplichtingen wordt voldaan.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

PBM en RI&E

Verplichte PBM

In de RI&E worden de niet vermijdbare gevaren op de werkplek beschreven met de wijze waarop de PBM tegen het gevaar beschermd. De werkgever legt erin vast welke middelen worden ingezet, onder welke omstandigheden en waarom. Vervolgens legt de werkgever zijn oordeel over de volgende punten vast: • voldoet de PBM? • ontstaan er nieuwe risico’s door het gebruik (bijv. door persoonlijke gebruikerskenmerken)? • leidt het niet gebruiken van een PBM tot risicovol werknemersgedrag? • wat gebeurt bij onoordeelkundig of oneigenlijk gebruik? • wat gebeurt bij gebruik van meerdere mid delen en/of combinaties van middelen? • vormt de PBM een belemmering of geeft het letselkansen? • doet de PBM afbreuk aan bescherming als meerdere gevaren het gelijktijdig dragen van meer dan één PBM nodig maken?

Sommige PBM’s zijn wettelijk verplicht. De werkgever mag, wanneer de resultaten van de RI&E daar aanleiding toe geven het gebruik van PBM dwingend voorschrijven. De werknemer is op grond van de gezagsverhouding verplicht om de aanwijzingen van de werkgever op te volgen. Het kan werknemers ook worden verboden om ruim zittende kleding te dragen die gegrepen kan worden door bewegende delen van machines. Als in het bedrijf onvoldoende kennis aanwezig is of wanneer er een verschil van mening ontstaat tussen werkgever en werknemer(s) kan een deskundige worden ingeschakeld, bijvoorbeeld iemand van een arbodienst.

Plan van aanpak In het Plan van aanpak bij de RI&E geeft de werkgever de werkwijze aan voor: • de keuze en aanschaf van PBM; • de vereiste documentatie; • de wijze van het in gebruik nemen; • het verzorgen van de gebruikersinstructie; • geven van voorlichting; • wijze waarop toezicht wordt gehouden; • sanctiemogelijkheden; • wijze van evaluatie.

Eisen aan PBM Een goede PBM voldoet aan kwaliteitseisen: • voorzien van CE-markering en gebruiksaanwijzing; • geschikt zonder zelf het risico te vergroten; • voldoet aan arboveiligheidsnormen, ergonomie en arbeidshygiëne (geluid, straling, klimaat, gassen, dampen en stoffen, trillingen en schokken); • past bij de werkomstandigheden; • (na aanpassingen) geschikt zijn voor de drager. Het is aan te bevelen om een PBM altijd eerst aan de werknemers voor te leggen, uit te (laten) proberen en dan pas tot aanschaf over te gaan.

Invoeren PBM Als een PBM in gebruik wordt genomen, geeft de werkgever zijn werknemers goede instructies en eventueel een training voor het gebruik ervan. Het dringend advies is om de werknemers een verklaring van ontvangst te laten ondertekenen en deze op te bergen in de personeelsdossiers. Als u uitzendkrachten inleent, bent u als werkgever verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van PBM’s en niet het uitzendbureau. Laat ook uitzendkrachten altijd een verklaring van ontvangst tekenen.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Onderhoud PBM

PBM en sancties

PBM’s werken alleen als ze in goede staat zijn, regelmatig worden schoon gemaakt, netjes opgeborgen en gecontroleerd. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het periodiek keuren en onderhoud volgens de voorschriften van de leverancier. Eventueel kan hiervoor een onderhoudsboekje worden aangelegd. Als de gebruikstermijn is overschreden of als de PBM kapot is, dient de werkgever voor vervanging te zorgen. De werknemer moet weten wat de vervangingscriteria per PBM zijn. Dit alles kan worden vastgelegd in het bedrijfsreglement.

Disciplinaire maatregelen voor het niet verantwoord handelen door de werknemer kunnen het beste worden opgenomen in het bedrijfsreglement. U kunt denken aan de volgende sancties: • Mondelinge waarschuwing door de direct leiding-gevende. Na een nieuwe overtreding volgt zonodig herhaling. Leg een mondelinge waarschuwing vast in het personeelsdossier. Als na 12 maanden een nieuwe overtreding wordt begaan wordt dit gezien als een eerste overtreding. • Berisping en schriftelijke waarschuwing met de mededeling dat volharding zal leiden tot inhouding van loon en eventueel zelfs tot ontslag. De waarschuwing wordt eerst mon deling overgebracht en daarna schriftelijk bevestigd. De werknemer ondertekent de waarschuwing voor gezien/akkoord. Een kopie wordt opgenomen in het personeelsdossier en het origineel gaat per aangetekende post naar de werknemer. Intrekken van faciliteiten (bijv. bonus, bedrijfsauto) Passeren voor een - niet contractueel of middels CAO bedongen loonsverhoging • Ontslag via het CWI of de kantonrechter. Dit kan alleen als aantoonbaar is dat de werknemer voorheen al vaker waarschuwingen heeft gehad. De bewijslast ligt bij de werkgever. Daarom is het belangrijk om de spelregels in het bedrijfsreglement vast te leggen en waarschuwingen in het personeelsdossier op te nemen.

Voorlichting PBM Informatie en voorlichting aan de werknemers bestaat uit: • inhoud RI&E en Plan van aanpak; • verplichte gebruik PBM; • hoe kiezen we PBM’s; • rol leiding; • rol werknemers; • disciplinaire maatregelen bij het niet gebruiken van PBM’s.

Werknemer en PBM Elke individuele werknemer heeft ook verplichtingen vanuit de arbowet. De wet verwacht ‘verantwoord gedrag’ van de werknemer en dat betekent dat werknemers voorzichtig en zorgvuldig moeten handelen om gevaren voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van zichzelf en anderen te vermijden. Ten aanzien van PBM is de werknemer verplicht om: • ter beschikking gesteld PBM’s te gebruiken; • voorlichting, instructie en training te volgen; • de voorschriften van de PBM op te volgen; • de verstrekte PBM juist te onderhouden en tijdig te vervangen.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Speciale aandacht voor jeugdigen Kinderen (jonger dan 16 jaar) en jongeren (16/17 jaar) mogen alleen onder strenge voorwaarden werken. De regels staan in de Arbeidstijdenwet en het arbeidsomstandighedenbesluit en staan vermeld op de website www.arbeidsinspectie.nl, klik op de knop arbeidstijden en dan op de knop kinderarbeid. Enkele belangrijke regels zijn: • Een kind van 14 jaar mag werk doen in het kader van het volgen van onderwijs. Er moet verplicht een stage-overeenkomst worden gesloten die ook door de ouder of verzorger wordt ondertekend. Er gelden regels voor rust en arbeidstijden, kijk hier voor op de website www.arbeidsinspectie.nl. • Een kind van 15 jaar mag naast het volgen van onderwijs niet-industriële arbeid van lichte aard doen als men zich houdt aan strikte rust en arbeidstijden. Daaronder valt geen kassawerk, dat mag door een 15-jarige niet worden gedaan.

Raadpleeg voor meer informatie de website www.arbeidsinspectie.nl. • Een kind van 16 of 17 jaar mag zonder meer werken, maar is nog wel (gedeeltelijk) leerplichtig. Daarom worden schooluren meegeteld als arbeidsuren. Werkende jongeren van 16 of 17 jaar: - Hebben recht op langere rustperioden dan oudere werknemers - Mogen niet ’s nachts werken - Mogen niet overwerken - Mogen geen oproepdiensten verrichten. Zie voor de regels voor rust- en arbeidstijden voor 16 en 17 jarigen de website www.arbeidsinspectie.nl. Ook op het gebied van arbo gelden strenge verplichtingen voor de werkgever. In de RI&E moet de werkgever speciale aandacht schenken aan de risico’s die jongeren lopen. De website www.arbeidsinspectie.nl gaat hier uitgebreid op in onder de knop ‘kinderarbeid’.

NIEUW PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model verklaring van ontvangst persoonlijke beschermingsmiddelen Ondergetekende: Naam bedrijf: Adres: Postcode / plaats:

verklaart van zijn/haar* werkgever/opdrachtgever* de volgende persoonlijke beschermingsmiddelen te hebben ontvangen: • gehoorbescherming • veiligheidsschoeisel • werkkleding • veiligheidshelm • • • • •

Ondergetekende verklaart dat hij/zij*, zowel mondeling als schriftelijk, op de hoogte is gebracht van de gedragsregels, zoals die zijn vastgelegd in het reglement, zich bekend te maken met de inhoud en zich te houden aan de daarin opgenomen taken, afspraken en voorschriften.

Plaats: Datum:

Handtekening:

Naam: Functie:

* doorhalen wat niet van toepassing is HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Arboconvenant ‘Wat je in een gezonde en veilige werkomgeving investeert, komt als een boomerang terug’ is de boodschap van de sociale partners van de wonenbranche. Investeren in arbeidsomstandigheden verbetert de werksfeer, vermindert werkdruk, vermindert uitval door ziekte enzovoort. Andersom geldt ook: niet investeren in goede arbeidsomstandigheden kost de werkgever en werknemer (en de wonenbranche) op termijn tijd, geld en gezondheid.

Onderwerp: snelle terugkeer bij ziekte Werkgever en werknemer moeten alles in het werk stellen om bij ziekte zo snel mogelijk terug te keren naar het werk. De volgende boekjes helpen om zelf te gaan werken aan het verminderen van verzuim: • aan de slag met verzuim: handreiking voor werkgevers: dit boekje bevat antwoorden op tien veel gestelde vragen over verzuim van werknemers en terugkeer naar werk. • aan de slag met verzuim: praktijkvoorbeelden: collega’s die goede ervaringen hebben delen die met de lezer. De boekjes zijn te downloaden via de website www.werkeninwonen.nl

Onderwerp: verminderen lichamelijke belasting Werk in de wonenbranche is lichamelijk zwaar. Ongeveer de helft van de werknemers in de wonenbranche heeft daardoor een verhoogde kans op onder andere rug-, knie-, schouder- en nekklachten. De belangrijkste risicogroepen zijn de magazijnmedewerkers, woningstoffeerders/vloerenleggers, chauffeurs/meubelmonteurs en keuken- en badkamermonteurs. Een van de doelen van het Arboconvenant is bijvoorbeeld om te bereiken dat één persoon handmatig maximaal 23 kilo mag tillen. Twee personen mogen tezamen handmatig niet meer dan 40 kilo tillen. Op initiatief van sociale partners zijn bestaande hulpmiddelen in kaart gebracht en nieuwe hulpmiddelen (mede) ontwikkeld. U kunt erover lezen in de catalogi: • catalogus voor (til)hulpmiddelen en oplossingen voor de wonenbranche. • praktijksituaties: interviews met medewerkers en woonbedrijven; een boekje goede en slechte ervaringen met fysieke belasting van collega’s. • checklist bezorginformatie: aandachtspunten voor de voorbereiding, om bij de bezorging bij de klant niet voor verrassingen te staan. De boekjes en checklist zijn te downloaden via de website www.werkeninwonen.nl.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Onderwerp: verminderen werkdruk Als iemand zijn werk niet - of alleen met moeite - binnen de beschikbare tijd kan doen, spreken we van een te hoge werkdruk. Te hoge werkdruk kan leiden tot psychische klachten zoals overspannenheid, oververmoeidheid en burnout (het gevoel totaal opgebrand te zijn). 80% van de werknemers in de wonenbranche heeft een verhoogde kans op klachten als gevolg van de werkdruk. De belangrijkste risicogroepen zijn: chauffeurs/monteurs, magazijnmedewerkers, administratief medewerkers, managers en directeuren. In het Arboconvenant is de doelstelling opgenomen om het aantal werknemers met een verhoogd risico op werkdruk te verlagen. Er is een scan ontwikkeld om werkdruk te meten en er zijn werkboeken gemaakt die helpen om werkdruk bij de bron aan te pakken. • werkboek Werkdruk: dit boek is vooral gemaakt voor de leiding van bedrijven in de wonenbranche. Het maakt u op een prakti-sche en aansprekende manier wegwijs in het oppakken van het thema werkdruk. Met informatie, een stappenplan, tips en voorbeelden uit de praktijk kunt u eventuele knelpunten onder de loep gaan nemen. • werkboek Werkoverleg: samen overleggen over het reilen en zijlen van het bedrijf draagt bij aan gemotiveerde mensen, producten van goede kwaliteit, een goede werksfeer en plezier in het werk. Het werk boek biedt u een eenvoudige structuur om het overleg tussen de leiding en de mede werkers te voeren. • werkboek Functioneringsgesprek: dat in de wonenbranche nog niet overal wordt gevoerd, terwijl het van cruciaal belang is. In dit werkboek leest u hoe u snel en makkelijk functioneringsgesprekken op kunt opstarten. • werkboek Introductie nieuwe medewerker(s): een goede introductie zorgt voor een goede start van een nieuwe medewerker. Met het werkboek stelt u snel en makkelijk een inwerkprogramma op.

• werkdrukscan Wonen: met de digitale Werkdrukscan Wonen komt u snel en gemakkelijk te weten of er binnen uw bedrijf sprake is van werkdruk. Als dit het geval is geeft de Werkdrukscan Wonen de omvang en oorzaken aan en krijgt u direct tips en suggesties voor verbetering. De scan is geschikt voor de kleine bedrijven en ook voor de grote. - U voert de werkdrukscan in een aantal stap-pen uit: één persoon in het bedrijf wordt coördinator de coördinator logt vervolgens in op de werkdruk-scan via de website www.werkeninwonen.nl en vult de algemene bedrijfsgegevens in. - Vervolgens worden alle medewerkers gevraagd om de vragen te beantwoorden via de computer of op een print (de coördinator voert de gegevens dan in). - Tenslotte draait de coördinator met één druk op de knop een overzichtelijk rapport uit en informeert de medewerkers over de resultaten. De Werkdrukscan Wonen en de boekjes zijn te downloaden via de website www.werkeninwonen.nl.

Onderwerp: goede lijmen en lakken In lijmen en lakken worden oplosmiddelen gebruikt. Dat zijn makkelijk verdampende stoffen waarin andere stoffen oplossen, bijvoorbeeld vetoplossers. Bij gebruik komen de oplosmiddelen vrij en de medewerker ademt de schadelijke dampen in of ze komen via de huid in het lichaam. Werknemers kunnen klachten krijgen zoals: OPS, misselijkheid, eczeem en irritatie aan de huid, ogen en luchtwegen. In de Wonenbranche lopen woningstoffeerders en parketleggers het meeste gevaar. Vaak wordt het risico dat zij lopen niet serieus genomen en worden hun klachten onvoldoende onderkend. In januari 2000 is de wettelijke vervangingsplicht voor vluchtige organische stoffen (VOS) in werking getreden.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

De regelgeving heeft als doel om OPS terug te dringen. Werkgever en werknemer zijn verplicht om te werken aan preventie. De medewerker is verplicht om tijdens het werk de persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken. In sommige bedrijven gaat preventie goed, andere bedrijven lopen nog achter. De sociale partners van de wonenbranche hebben de volgende boekjes ontwikkeld om werkgevers en werknemers te informeren: • Knelpunten en tips voor parketleggers en woningstoffeerders. • Tips voor parketleggers en woningstoffeerders De boekjes zijn te downloaden via de website www.werkeninwonen.nl.

Preventiemedewerker Elk bedrijf moet een preventiemedewerker hebben. Dit moet iemand zijn met een arbeidsovereenkomst met het bedrijf. Als het bedrijf minder dan 25 werknemers heeft, mag het de ondernemer zelf zijn. Het mag geen persoon van buiten zijn die door het bedrijf wordt ingehuurd. De preventiemedewerker heeft twee wettelijke taken: • meehelpen aan het uitvoeren van de RI&E; • overleg voeren met en advies geven aan de OR of Personeelsvertegenwoordiging over o.a. de te nemen en genomen maatregelen op het gebied van de arbeidsomstandigheden. De RI&E geeft een compleet beeld van de arborisico’s in het bedrijf en is dus bij uitstek het middel om te bepalen wat de preventiemedewerker moet kennen en kunnen. In een bedrijf met fysieke belasting of oplosmiddelen ligt het voor de hand dat de preventie-medewerker hier kennis van heeft. In de RI&E moet beschreven worden wat het niveau en de inhoud van de interne ondersteuning door de preventiemedewerker is. Meer informatie kunt u vinden via de website www.arbo.nl of bij uw branche-organisatie.

Calamiteiten Altijd bestaat er een kans op een calamiteit: een brand, ongeluk, bommelding of een overval. De wet verplicht de ondernemer om door middel van bedrijfshulpverlening (BHV) de werknemers en klanten te beschermen tegen ernstige gevolgen van calamiteiten. De maatregelen en afspraken dienen te worden vastgelegd in een bedrijfshulpverleningsplan. Doel is dat binnen enkele minuten hulp kan worden geboden totdat externe hulpverleners, zoals de ambulancedienst of brandweer, ter plaatse zijn. Als u in een winkelstraat of winkelcentrum gevestigd bent, heeft u ook daarvoor een BHV-verplichting. Hiervoor heeft het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD) de zogenoemde BHV-scan ontwikkeld. Deze scan is een praktisch handvat voor zowel de individuele detaillist als samenwerkende detaillisten en vormt een prima basis voor het samen regelen van de bedrijfshulpverlening. De scan brengt alle risico’s, voorzorgsmaatregelen en voorzieningen in kaart en bestaat uit een collectief en een individueel gedeelte. U kunt de BHV-scan gratis downloaden van de website www.hbd.nl.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

BHV-plan Een BHV-plan voor een individuele onderneming bestaat uit drie delen:

Deel 1 organisatie In deel 1 beschrijft u hoe u de eerste momenten na de calamiteit organiseert met: • centraal meldpunt; • de bedrijfshulpverleners; • de EHBO’ers; • de ondernemer; • overlegmomenten.

Deel 2: draaiboeken Voorts maakt u aparte draaiboeken voor: • brand; • ongevallen; • bommelding en overige calamiteiten.

Deel 3: bijlagen Tenslotte legt u in de bijlagen het volgende vast: • algemene gegevens van het bedrijf; • plattegrond(en); • logboek opfrissen bedrijfshulpverlening; • BHV-evaluaties; • EHBO-evaluaties; • instructies voor het personeel; • lijst van personeel; • lijst wie gewaarschuwd moet worden.

Verplicht opleiden Als in een bedrijf één of meer werknemers werken moet altijd minstens één werknemer aanwezig zijn met een opleiding voor BHV. Een BHV’er is iemand die door opleiding en ervaring eerste hulp kan verlenen als het onverhoopt mis gaat. In een bedrijf dat groter dan 50 werknemers is zullen er meer BHV’ers moeten zijn. Meer informatie over opleidingen en cursussen en het onderhouden van de kennis en vaardigheden vindt u op www.lereninwonen.nl en vervolgens kiest u cursuskalender/arbeidsomstandigheden.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist noodvoorzieningen Welke risico’s zijn in het gebouw aanwezig? • Brand • Explosiegevaar • Giftige stoffen • Gevaarlijke werkzaamheden of situaties • Gas(fles)opslag • Asbest houdende materialen In welke ruimten geldt een verhoogd risico? Is er een ontruimingsalarm? Zo ja welke? Zijn er vluchtwegaanduidingen in het gebouw? Zijn er instructies op de werkplekken die aangeven wat bij brand, ongeval of ontruiming moet gebeuren? Zijn alle vluchtwegen en nooduitgangen vrij van obstakels? Draaien alle deuren van vluchtwegen en nooduitgangen in de richting van de uitgang? Kunnen de nooduitgangen altijd geopend worden? Zijn alle (nood)uitgangen voorzien van de groene aanduiding met noodverlichting en doen die het ook? Waar bevinden zich de EHBO-middelen? Worden ze elk jaar gecontroleerd en aangevuld? Welke blusmiddelen zijn aanwezig? Zijn ze bereikbaar? Worden ze elk jaar gecontroleerd? Zijn er brandwerende wanden en deuren? Zijn er brandmelders? Is er een sprinklerinstallatie? Waar zit het water voor de brandweer?

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Arbodienst Arbodiensten zijn private ondernemingen die werk-gevers, werknemers en OR/PVT adviseren over werkomstandigheden, reïntegratie en het voorkomen van verzuim. Zij verzorgen de administratieve processen die nodig zijn om de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) goed uit te voeren. Ook leggen zij contacten met uitkeringsinstellingen en verzekeraars en kunnen zij de werkgever in contact brengen met een passend reïntegratiebedrijf. Arbodiensten hebben vele (gecertificeerde) deskundigen onder één dak zoals: • bedrijfsartsen; • arbeidshygiënisten; • arbeids- en organisatiedeskundigen; • veiligheidskundigen; • arbeidsdeskundigen; • ergonomen; • bemiddelaars; • bedrijfsmaatschappelijk werkers. Werknemers met (aanstaande) problemen kunnen zelf het initiatief nemen om dit aan te kaarten en een afspraak maken voor het arbeidsomstandighedenspreekuur van de arbodienst. Hier kunnen werknemers terecht met vragen over gezondheidsklachten die mogelijk iets met het werk te maken hebben. Het doel is om door snel ingrijpen verzuim te voorkomen. De privacy van de werknemer is strikt geregeld. De arbodienst is leverancier van een vitaal product voor uw bedrijf. Kies dus met zorg de leverancier die bij u past, met een scherp contract en evalueer de dienstverlening.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist kiezen arbo-leverancier Bedrijf/inkoper • Wat zijn uw doelen als het gaat om arbeidsomstandigheden of verzuim (welke problemen zijn er, hoe gaat u daarmee om, wat is het budget)? • Wat zijn de doelen van de OR of PVT (knelpunten, contact met de arboleverancier)? • Welke visie moet uw dienstverlener hebben (m.b.t. verzuimgedrag) • Aan welke eisen moet deskundige ondersteuning voldoen? • Welke kennis heeft u zelf in huis (registratie, preventiemedewerker)? • Hoe gaat u de leverancier aansturen en prestaties volgen (cijfers, kosten, opbrengsten, SMT, communicatie)? • Hoe gaat u met verzuimende werknemers om en wat verwacht u van de leverancier (melding, controle, begeleiding, werkhervatting)? • Wie moet de regie in handen hebben (casemanager, initiatiefnemer (wettelijke) taken)?

Arbodienstverlener/leverancier • Welke visie hebben de arbodienstverleners die u op het oog heeft en waaruit blijkt dat? • Zijn er branche-afspraken? • Welke diensten kan de leverancier leveren? • Heeft de leverancier ervaring met de branche? • Welke samenwerkingsafspraken heeft de arbodienst (verzekeraars, reïntegratiebedrijven)? • Welke visie heeft de arbodienst op conflicten, controle, relatie werk/privé, samenwerking met de OR/PVT? • Wie wordt het aanspreekpunt? • Hoe is de bereikbaarheid? • Hoe wordt vervanging geregeld? • Is er een beroepsprocedure voor klachten?

Zie voor meer informatie de brochure ‘Stappenplan zelfstandig inkopen van arbodienstverlening’ van het Arboconvenant wonenbranche dat is te downloaden via de website www.werkeninwonen.nl.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Arbeidsinspectie

Vertrouwenspersoon

De Arbeidsinspectie controleert namens het Ministerie van Sociale Zaken of werkgevers zich aan de Arbowet houden. De Arbeidsinspectie mag inspecties uitvoeren op alle plaatsen waar wordt gewerkt. Na een bedrijfsongeval onderzoekt de Arbeidsinspectie de toedracht en maakt daarvan rapport op. Als een werkgever één of meerdere regels uit de Arbowet niet naleeft, dan kan de Arbeidsinspectie boetes opleggen en een ‘eis tot naleving’ aan de werkgever stellen. In situaties met ernstig gevaar voor personen mag de Arbeidsinspectie besluiten tot ‘acute stillegging van het werk’, het uitschrijven van een ‘proces verbaal’ en een werkgever voor de rechter brengen.

Als een werknemer last heeft van ongewenst gedrag moet hem de mogelijkheid worden geboden om hiertegen stappen te ondernemen. In eerste instantie is het belangrijk dat de werknemer zijn verhaal kwijt kan aan een persoon die hij kan vertrouwen. De werkgever is verplicht om hiervoor een vertrouwenspersoon in te schakelen. WoonWerk heeft voor de wonenbranche een speciale regeling getroffen. Ondernemers kunnen contact opnemen met WoonWerk voor het inschakelen van de vertrouwenspersoon (www.woonwerk.org of telefoon 030-6020170)

Risico op kosten Naast een risico op boetes loopt u een hoger risico op arbeidsongeschiktheid van uw werknemers en de hoge kosten die daarmee gepaard kunnen gaan.

Indicatie boetes Arbeidsinspectie

Ontbreken van

Boetenorm 2009 in 

Opmerking

Arbobeleid

1.800

Bij ontbreken van een of meerdere onderdelen.

• • • • •

1.800 450 540 450 900

Ontbreken één of meerdere onderdelen leidt tot boetes die kunnen oplopen tot wel € 4.500,-. Verzekeraars checken voor het afsluiten van aansprakelijkheidsverzekeringen vaak de RI&E en het Plan van aanpak.

Contract arbodienst/bedrijfsarts

900

Ook hier stellen verzekeraars eisen aan het contract met een arbodienst voor verzekering ziekterisico.

Verzuim & reïntegratiebeleid

1.800

Eigen risico werkgever bij loondoorbetaling kan oplopen tot twaalf maal het jaarsalaris.

Bescherming tegen: • seksuele intimidatie • agressie en geweld

540

Melding bedrijfsongeval

4.500

Bedrijfshulpverlening

1.800

Voorlichting werknemers

540-5.480

RI&E plan van aanpak jaarverslag over aanpak actualisatie RI&E opsturen naar uitzendbureau

Afhankelijk van ontbrekende elementen en het belang ervan.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist arbo, verzuim en reïntegratiebeleid voor de OR/PVT Tip 3. afstemming werkgever

Deze checklist helpt vakbondskaderleden, contactpersonen, ondernemingsraden en VGW(M)-commissies bij het toetsen van het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid in het bedrijf. Met de uitkomsten kunt u in overleg treden met de werkgever.

Als ook de werkgever de checklist invult, kunnen OR/PVT en werkgever samen de resultaten doornemen. De checklist is dan een leidraad geworden om constructief met elkaar in gesprek gaan en vorm te geven aan het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid van de toekomst. Denk in dat geval ook eens aan de bijdrage die een onafhankelijke arbeidsdeskundige of arbeid- en organisatieadviseur aan dat overleg kan leveren.

De checklist bestaat uit vragen die u met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoordt. Kruis het meest geldige antwoord aan. ‘Ja’ staat voor een positieve situatie, terwijl ‘nee’ wijst op te verbeteren aspecten. Bij elke vraag is ruimte voor opmerkingen, nuancering of voorbeelden. Schrijf uw gedachten onmiddellijk op, want dat is nuttig, bijvoorbeeld voor latere overlegsituaties. De vragen zijn ingedeeld in 10 thema’s. Aan het einde van elk thema kunt u de scores totaliseren. Zo kunt u zien welke de sterke en de minder sterke onderwerpen in het beleid zijn. Alle vragen tellen even zwaar mee. Als u bepaalde thema’s belangrijker vindt dan andere, kunt u zelf een wegingsfactor aanbrengen.

Tip 1. rapportcijfer berekenen U verkrijgt voor elk thema een rapportcijfer door het percentage vragen met ‘ja’ te berekenen. Als u vervolgens het gemiddelde van de 10 thema’s bepaalt en dat door 10 deelt, verkrijgt u het rapportcijfer van het geheel.

Tip 2. thema’s beïnvloeden Bepaal wat de succesfactoren van het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid zijn en wat er nodig is om dat in de toekomst zo te houden. Hoe kan de OR/PVT daar aan bijdragen? Op welke factoren scoort het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid laag? Onderzoek dan hoe ernstig het knelpunt is, hoe vaak het voorkomt, analyseer achterliggende oorzaken en bepaal wie er invloed op kan hebben. Wat kan de OR/PVT bijdragen?

80

HUIDIG PERSONEEL


Thema 1

WONENBRANCHE

algemeen

ja

nee

toelichting

Is er een arbo, verzuimen reïntegratiebeleid in het bedrijf?

Is het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid schriftelijk vastgelegd?

Bestaat het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid uit méér van alleen een verzuimprotocol?

Bestaat het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid uit: • Uitgangspunten, visie, doelstellingen • Organisatie, betrokkenen en overleg • Arbeidsrisico’s • Preventie • Verzuim • Reïntegratie • Rechtsbescherming/privacy werknemer

Zijn er feitelijke doelstellingen, schriftelijk vastgelegd, voor de hoogte van het verzuim?

Wordt er jaarlijks een plan van aanpak gemaakt voor het realiseren van doelstellingen voor arbo, verzuimen reïntegratie?

Wordt het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld?

81

HUIDIG PERSONEEL


Thema 2

WONENBRANCHE

uitgangspunten, visie en doelstellingen

ja

nee

toelichting

Erkent de directie het belang van arbo, verzuimen reïntegatiebeleid? • bijvoorbeeld in een intentieverklaring

Zijn de uitgangspunten benoemd? • Arbowet • Wet Verbetering Poortwachter • Wet Verlenging Loon bij ziekte • CAO • Wet Bescherming Persoonsgegevens • WOR

Is de visie beschreven? • Missie van het bedrijf • Belang van gezondheid, veiligheid, welzijn • Verzuim = gedrag • Koppeling personeelsbeleid

Zijn er doelstellingen vastgelegd? • Goede arbeidsomstandigheden • Goed werkgeverschap/zorgplicht • Huidige verzuimpercentage ten opzichte van een aanvaardbaar niveau (norm) • Huidige verzuimfrequentie ten opzichte van een aanvaardbaar niveau (norm)

82

HUIDIG PERSONEEL


Thema 3

WONENBRANCHE

organisatie, betrokkenen en overleg

ja

nee

toelichting

Is vastgelegd wie eindverantwoordelijk is voor arbo, verzuimen reïntegratie en in het bijzonder voor een correcte implementatie van het beleid (op alle locaties)?

Is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het arbo-, verzuimen reïntegratiebeleid?

Is vastgelegd wie de preventiemedewerker van het bedrijf is?

Is vastgelegd wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de preventiemedewerker in het bedrijf zijn?

Is vastgelegd wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de werknemers in het bedrijf zijn?

Is vastgelegd wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leidinggevenden in het bedrijf zijn?

Is vastgelegd wat de rol van de OR/PVT in arbo, verzuimen reïntegratie is?

Is vastgelegd door welke (externe) deskundigen het bedrijf wordt ondersteund en wat hun rol inhoudt? Bijvoorbeeld: • arbocoördinator • bedrijfsarts • arboverpleegkundige • arbeidsdeskundige • veiligheidskundige • vertrouwenspersoon • bedrijfsmaatschappelijk werker

83

HUIDIG PERSONEEL


Thema 4

WONENBRANCHE

arbeidsrisico’s

ja

nee

toelichting

Zijn de belangrijkste arbeidsrisico’s vastgelegd als speerpunten in het beleid? Bijvoorbeeld: • fysieke belasting • werkdruk • psychosociale impact (bv. door agressie) • blootstelling aan oplosmiddelen

Wordt elk speerpunt uitgewerkt in: • omschrijving huidige situatie • structurele aanpak om het op orde te houden • beschrijving verdere ontwikkelingen • concreet einddoel

Wordt beschreven wat wordt gedaan aan voorlichting, instructie en training?

Worden de speciale risicogroepen benoemd en wordt beschreven wat voor deze doelgroepen wordt gedaan?

Wordt de arbeidshygiënische strategie gebruikt? (Dat wil zeggen: het werk aanpassen aan de medewerker; problemen bestrijden door de bron aan te pakken; als dat onmogelijk is maatregelen op groepsniveau treffen en als dat ook niet kan, maatregelen nemen op individueel niveau.)

84

HUIDIG PERSONEEL


Thema 5

WONENBRANCHE

preventie

ja

nee

toelichting

Is er een actuele Risico Inventarisatie en –Evaluatie (RI&E)?

Is er een plan van aanpak behorend bij de RI&E?

Wordt het plan van aanpak van de RI&E jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld?

Worden nieuwe werknemers voorgelicht over de inhoud van de RI&E en het plan van aanpak?

Worden verzuimcijfers gebruikt voor het opsporen van oorzaken binnen groepen werknemers of in de gehele organisatie?

Worden (bijna) ongevallen gebruikt om de oorzaken van onvoldoende veiligheid op te sporen en aan te pakken?

Wordt in de jaarlijkse evaluatie en verslaglegging aandacht besteed aan verzuim en arbeidsongeschiktheid als gevolg van het werk en hoe dit in de toekomst wordt aangepakt?

Wordt in de jaarlijkse evaluatie en verslaglegging aandacht besteed aan verzuim en arbeidsongeschiktheid die samen hangt met minder tastbare arbeidsomstandigheden (werkdruk, slechte sfeer, agressie, pesten) en hoe dit in de toekomst wordt aangepakt?

Wordt bij preventie de koers gevolgd dat het werk zoveel mogelijk wordt aangepast aan de werknemer?

Is preventie een vast onderwerp in werkoverleg, stafoverleg en MT?

85

HUIDIG PERSONEEL


Thema 6

WONENBRANCHE

verzuim

ja

nee

toelichting

Is er een verzuimprotocol met afspraken over: • melding verzuim/aanvraag ziekteverlof • activiteiten tijdens arbeidsongeschiktheid • reïntegratie en werkhervatting • frequent verzuim • langdurige arbeidsongeschiktheid • vakantieverlof • bijzondere omstandigheden • zwangerschaps- en bevallingsverlof • sancties • bezwaren

Maakt de casemanager een gedegen plan van aanpak, samen met de zieke werknemer? Wordt er door de leidinggevende contact gehouden met de zieke werknemer? Wordt er door collega’s contact gehouden met de zieke werknemer? Is de aandacht voor de zieke werknemer, een logische en positieve voortzetting van de aandacht die men op de afdeling in het dagelijks werk ook voor de werknemers heeft? Is er aandacht bij de leidinggevende voor oorzaken van arbeidsongeschiktheid en het realiseren van verbeteringen? Voert de leidinggevende verzuimgesprekken? Is er periodiek een overleg van het Sociaal Medisch Team (SMT), bestaand uit leidinggevenden, bedrijfsarts en andere betrokkenen bij de begeleiding van langdurig arbeidsongeschikten? Heeft de werknemer het recht om een vertrouwenspersoon aan te wijzen die hem vertegenwoordigt in het SMT? Is er een goede registratie van verzuim? • verzuimduur • oorzaakcategoriën / werkgerelateerd • ongevallen Worden de verzuimcijfers regelmatig verwerkt tot een rapportage? Wordt de verzuimrapportage door MT en leidinggevende geanalyseerd en leidt het tot maatregelen?

86

HUIDIG PERSONEEL


Thema 7

WONENBRANCHE

reïntegratie

ja

nee

toelichting

Wordt in het bedrijf actief gewerkt aan het opnieuw aan het werk helpen van langdurig arbeidsongeschikte werknemers?

Levert de bedrijfsarts een gedegen probleemanalyse? • Wat kan de werknemer nog wel? • Is er een medische noodzaak om te verzuimen? • Wordt de werknemer voldoende behandeld? Wat kan de werkgever aanvullend doen om herstel en/of werkhervatting te stimuleren? • Welke aanpassingen in het werk adviseert de bedrijfsarts? • Wat is de prognose? Wanneer kan de werknemer terug in eigen werk?

Onderneemt de werkgever de juiste acties als de werknemer niet meer terug kan in het eigen werk? • bijstellen plan van aanpak • advies arbeidsdeskundige • reïntegratiebedrijf inschakelen

Vindt er regelmatig een evaluatiegesprek tussen casemanager en arbeidsongeschikte werknemer plaats? • minimaal 1 x per 6 weken • bij voorkeur met een verslag dat door beiden wordt ondertekend

Is er regelmatig contact tussen de arbeidsongeschikte werknemer en collega’s?

Wordt de arbeidsongeschikte werknemer op de hoogte gehouden van ontwikkelingen in het bedrijf?

Is er aandacht voor instroom van arbeidsgehandicapten van buiten het bedrijf? (bv. WGA, WSW, Wajong)

87

HUIDIG PERSONEEL


Thema 8

WONENBRANCHE

deskundige ondersteuning

ja

nee

toelichting

Is er een arbodienst of bedrijfsarts gecontracteerd?

Treedt de arbodienst of bedrijfsarts in de praktijk op als adviseur van de directie?

Legt de arbodienst of bedrijfsarts een actief verband tussen het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid en het aanpakken van de arbeidsomstandigheden?

Heeft de arbodienst of bedrijfsarts voldoende kennis van het bedrijf om goed te kunnen adviseren?

Stelt de arbodienst of bedrijfsarts zich voldoende onafhankelijk van de werkgever op?

Heeft de arbodienst of bedrijfsarts regelmatig overleg met de OR/ PVT en/of VGW(M)-commissie?

Heeft de arbodienst of bedrijfsarts voldoende vertrouwen van de werknemers?

Worden andere deskundigen direct ingeschakeld als dat nodig is? (bedrijfsmaatschappelijk werker, veiligheidskundige, arbeidshygiënist, arbeidsdeskundige, ergonoom, arbeid en organisatieadviseur, etc.)

Is er een beroepsmogelijkheid bij de gecontracteerde arbodienst, bedrijfsarts, reïntegratiebedrijf of andere deskundige?

88

HUIDIG PERSONEEL


Thema 9

WONENBRANCHE

rechtsbescherming / privacy

ja

nee

toelichting

Wordt de privacy van de arbeidsongeschikte werknemer gerespecteerd door de leidinggevende?

Worden gegevens over de werknemer (medische gegevens en/of oorzaken en achtergronden) alleen met de werkgever besproken na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de werknemer?

Houdt de arbodienst of bedrijfsarts zich aan de wettelijke eisen van privacy van de werknemer?

Is het recht op second opinion (deskundigenoordeel van het UWV) bekend gemaakt aan de werknemers?

Wijst de arbodienst of bedrijfsarts de medewerker op het recht van second opinion?

Is er in het bedrijf een klachtenprocedure waar de werknemer met klachten over de begeleiding van verzuimen reïntegratie terecht kan?

Kan de werknemer zonder voorafgaande toestemming van de werkgever/leidinggevende het spreekuur van de bedrijfsarts bezoeken?

89

HUIDIG PERSONEEL


Thema 10

WONENBRANCHE

overleg met werknemers en OR/PVT

ja

nee

toelichting

Is het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid geformuleerd in overleg met de OR/PVT of VGW(M)-commissie?

Heeft de OR/PVT of VGW(M)-commissie ingestemd met het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid?

Heeft de OR/PVT of VGW(M)-commissie ook zelf voorstellen voor het te voeren arbo, verzuimen reïntegratiebeleid gedaan?

Wordt de inhoud van het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid minstens 1 x per jaar door de werkgever met de OR/PVT of VGW(M)-commissie doorgesproken?

Zijn opmerkingen en voorstellen van de OR/PVT of VGW(M) commissie in het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid verwerkt?

Is het te voeren arbo-, verzuimen reïntegratiebeleid vooraf besproken met de werknemers, bijvoorbeeld in het werkoverleg?

Wordt het effect van het arbo, verzuimen reïntegratiebeleid gemeten aan de eerder overeengekomen doelstellingen?

Worden beleidsaanpassingen of –aanscherpingen ter instemming aan de OR/PVT voorgelegd?

90

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

13. Leiding geven Stijl van leidinggeven De manier waarop het personeel leiding krijgt is heel erg bepalend voor het enthousiasme waarmee men het werk doet en de voldoening die men ervaart. Daarom is het belangrijk om af en toe even stil te staan bij de stijl waarmee u leiding geeft. In de tijd ontstaan er patronen en het is goed om u af te vragen of uw patronen nog wel functioneel zijn.

Motiveren Om uw kracht om te motiveren te beïnvloeden is het van belang dat u van uzelf weet hoe u naar mensen kijkt: Pessimistisch: u denkt dat mensen werken vermijden en moeten worden gedwongen en gecontroleerd; Optimistisch: u denkt dat werken een natuurlijk gegeven is; in de juiste omstandigheden accepteren mensen verantwoordelijkheid en gebruiken zij creativiteit en eigen initiatief om problemen op te lossen. De manier waarop u naar mensen kijkt werkt door in uw gedrag en in de reactie van de medewerker(s).

Bij motiveren hoort het gebruik van prikkels, stimulans, aanmoedigen en belonen. De volgende 10 adviezen helpen om mensen te motiveren. 1. Zie de mogelijkheden van iedere werknemer: benut en ontwikkel de sterke kanten en verbeter de zwakke kanten. 2. Zorg ervoor dat u zelf gemotiveerd bent en blijft. 3. Laat fouten en falen toe, zoek geen schuldigen maar bespreek wat er is gebeurd en hoe het zover is gekomen. 4. Draag bij aan een prettige en vrolijke sfeer. 5. Geef mensen een duwtje door een compliment te geven. 6. Erkenning voor prestatie door rechtvaar dige beloning en arbeidsvoorwaarden, extraatjes afgestemd op degene die de beloning krijgt. 7. Afwisseling in het werk. 8. Duidelijke instructies en opdrachten. 9. Vrije tijd voor herstel na een piek. 10. Steun van leiding en collega’s als het even wat minder gaat.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Stijl van leidinggeven

Stijl 4: participatie

Het gedrag van de leidinggevende wordt ook wel de stijl van leidinggeven genoemd. Er zijn vier stijlen die hierna worden beschreven. De manier waarop de stijlen in de praktijk tot uitdrukking kunnen komen hangt samen met de rol die de werknemers aan (kunnen) nemen.

Het werk wordt door de leidinggevende als een gezamenlijke verantwoordelijkheid gezien. Problemen lossen de werknemer en leidinggevende samen op. Beslissingen worden in overleg genomen. De leidinggevende luistert en toont begrip, vooral voor de persoon van de werknemer. Hij benadrukt niet continu de regels, taken en resultaten. De leidinggevende heeft het niet steeds over de richtlijnen, adviezen of zijn eigen mening.

Stijl 1: delegeren De leidinggevende laat de werknemer een of meer taken zelfstandig uitvoeren. Hij laat de werknemer vrij en toont interesse voor zijn activiteiten. De leidinggevende luistert naar de werknemer en heeft begrip voor zijn situatie. Hij helpt de werknemer om knelpunten goed te verwoorden en vraagt de werknemer naar oplossingen voor problemen.

Stijl 2: opdracht geven De leidinggevende die opdrachten geeft, schrijft de werknemer voor hoe, wanneer en waar het werk gedaan moet worden. Er is éénrichtingsverkeer vanuit de leidinggevende. De opdracht is precies. De leidinggevende controleert en stuurt waar nodig bij. De leidinggevende hanteert duidelijke regels en verwacht de werknemer zich daaraan houdt

Stijl 3: overtuigen De leidinggevende is sturend, maar probeert tweerichtingsverkeer tot stand te brengen. Dat doet hij door te verklaren en uit te leggen waarom iets op een bepaalde manier gedaan moet worden. Hij motiveert de werknemer door de bedoeling te laten zien. De leidinggevende is meer betrokken bij de werknemer, luistert, toont begrip en staat open voor ideeën. De leidinggevende is vooral taakgericht en heeft een begeleidende (in plaats van voorschrijvende) rol.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Test leiderschapsstijl Past goed

past

past gedeeltelijk

niet

1. Voor discussies maak ik geen tijd vrij, ik beslis. 2. Werknemers met goede voorstellen of ideeën geef ik de ruimte 3. Door werknemers eigen verantwoordelijkheid te geven worden hun capaciteiten

beter benut 4. Wanneer het nodig is informeer ik de werknemers over de planning, de acties, de

veranderingen en wat er beter moet 5. Ik vind het moeilijk om én de zaak goed draaiende te houden én tegelijkertijd

6. 7.

8. 9.

10. 11. 12.

13. 14.

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

specifieke taken uit te voeren. Een aantal taken kan ik gelukkig toevertrouwen aan een of meer van mijn werknemers. Problemen tussen werknemers moeten we niet hebben. In zulke situaties zoek ik samen met de werknemers oplossingen om het conflict te sussen. Wij hanteren een aantal afspraken over de manier waarop wij met elkaar willen omgaan, samenwerken en elkaar feedback geven. Daarbij gelden voor mij dezelfde regels als voor mijn werknemers. Ik geef elke werknemer passende taken en eigen verantwoordelijkheden en bespreek regelmatig met een werknemer hoe hij functioneert. Elke vaste werknemer heeft zijn eigen taken of afdeling. Daar is hij ook verantwoordelijk voor. Ik geef ze daarbij de mogelijkheid om eigen ideeën over het assortiment, de inrichting en de presentatie in de praktijk te brengen. Elke werknemer wordt anders ingewerkt, al naar gelang de beschikbare tijd en de achtergrond en de ervaring van de werknemer. Ik besteed veel zorg aan de begeleiding en opleiding. Ik geef alle werknemers de persoonlijke aandacht en ondersteuning die nodig is. Ook voer ik regelmatig met iedereen een gesprek om te weten of ze het nog naar hun zin hebben. De zaak en de klanten staan voorop. Toch geef ik de werknemers de nodige persoonlijke aandacht. Daar is soms behoefte aan. Eigen initiatieven van de werknemers moedig ik aan. Maar om te voorkomen dat ze onverstandige dingen doen, wil ik dat ze hun ideeën en oplossingen altijd eerst met mij bespreken. Ik wil geen Pietje Precies zijn die alles controleert. Ik verwacht van mijn werknemers dat ze zelfstandig werken. Als er problemen zijn, hoor ik het wel. Ik vind het belangrijk dat er een goede sfeer is waarin iedereen zich flexibel opstelt en elkaar indien nodig helpt. Als ik de zaak binnenkom zie ik meteen wat er fout gaat en ik kom dan gelijk in actie. Over een belangrijke beslissing informeer ik werknemers uitgebreid; ik beargumenteer waarom de beslissing wordt genomen. Nieuwe werknemers geef ik duidelijke instructies. Aan verjaardagen en andere bijzondere gebeurtenissen van werknemers besteden we altijd speciale aandacht. Mijn lijfspreuk is: “er kan maar één kapitein op een schip zijn”. Ik delegeer bewust aan de werknemers die dat aankunnen. Ook als ik afwezig ben moet de zaak goed draaien. Instructie voor de uitwerking Omcirkel hieronder in de rechterkolom de nummers van de uitspraken waar u ‘past goed’ heeft genoteerd. Let op: sommige nummers komen twee keer voor! Stijl Opdracht Overtuigen Partipatie Delegeren

‘Past goed’ genoteerd bij 1, 4, 17, 19, 21 2, 10, 11, 13, 14, 18 6, 7, 8, 12, 15, 16, 20 3, 5, 8, 9, 22

De stijl waarvan u de meeste uitspraken hebt omcirkeld is de stijl van leidinggeven die u (meestal) gebruikt. Dat hoeft niet de stijl te zijn, die u het liefst zou hebben. Als u liever een andere stijl zou hebben, dan zult u moeten werken aan een gedragsverandering. Een cursus leidinggeven kan u ondersteunen om dat te doen.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Situatiegericht Het effect van een bepaalde stijl van leidinggeven kan per situatie verschillen. Het is effectief om de stijl van leidinggeven aan te passen aan de werksituatie en aan de bekwaamheid van de medewerker. Dit heet situatiegericht leidinggeven. Effectief leidinggeven vraagt dus veel flexibiliteit.

Bekwaamheid De bekwaamheid van de werknemer wordt bepaald door: • deskundigheid: kennis en vaardigheden; • motivatie en verantwoordelijkheidsgevoel. U bent het meest effectief als uw stijl van leidinggeven aansluit bij de bekwaamheid van de werknemer zoals in het schema aangegeven.

Bekwaamheid werknemer Niet deskundig Niet gemotiveerd Nog onzeker Niet deskundig Wel gemotiveerd Deskundig Nog onzeker Niet gemotiveerd Deskundig Gemotiveerd

Effectieve leiderschapsstijl Overtuigen of participatie

Opdracht of delegeren Participatie

Delegeren

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Werksituatie Ook de werksituatie speelt een rol. Er kunnen bijvoorbeeld verschillen zijn in: • de frequentie waarmee u en de werknemers informatie uit moeten wisselen om de taken goed uit te voeren; • tijd die u als leidinggevende nodig hebt om in een werksituatie in te grijpen; • de complexiteit van de werksituatie. Wat dat betekent voor de leiderschapsstijl staat in onderstaand schema.

Werksituatie Er is veel interactie nodig voor een taak of Er is veel tijd nodig voor het nemen van beslissingen of Het gaat om een complexe activiteit Er is weinig interactie nodig voor een taak of Er is weinig tijd voor het nemen van beslissingen of De activiteit is niet complex

Effectieve leiderschapsstijl Overtuigen of participatie

Opdracht of delegeren

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist : wanneer welke leiderschapsstijl? Stijl van opdrachten geven bij: • Nieuwe taken voor (nieuwe) werknemers die onzeker zijn en weinig ervaring hebben. • Werknemers die niet zelfstandig kunnen werken of zich onverantwoord gedragen. • (Nieuwe) taken voor werknemers die wel willen maar het nog niet echt kunnen; die ervaring missen om een zelfstandig uit te voeren of niet de bevoegdheid hebben om zelfstandig beslissingen te nemen. • Als er veel aanwijzingen nodig zijn. • Wanneer er snel beslissingen moeten worden genomen en inbreng van de werknemer niet van belang is voor die beslissing. • In situaties waarin zich veel niet-geplande en onvoorziene gebeurtenissen voordoen.

Stijl van overtuigen bij: • Verandering en vernieuwing, waarbij de werknemer beslissingen vaak als opgelegd ervaart. • Werknemers die geen zin hebben om bepaalde taken te verrichten die toch uitgevoerd moeten worden. • Situaties waarin intensieve interactie is vereist. • Probleemsituaties waarin meer dan één effectieve oplossing mogelijk is en interactie nodig is om goede beslissingen te kunnen nemen.

Stijl van participatie bij: • Situaties die creativiteit en technische vaardigheden van de werknemer vereisen. • Situaties die grote betrokkenheid van de werknemer vraagt. • Werknemers die zelf de werkmethode, middelen of benaderingen kunnen kiezen.

Stijl van delegeren bij: • Werknemers die bereid en in staat zijn om een taak zelfstandig uit te voeren. • Situaties waarin het meer op denken dan doen aankomt. • Eenvoudig uit te voeren taken waarbij de werknemer zelf kan bepalen of hij de taken goed uitvoert. • Werk en methode volgens een vaste procedure lopen. • Werknemers die initiatief willen ontplooien.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Lastige mensen Iedereen heeft een eigen idee over wat lastig gedrag is en wat niet. De manier waarop u op een ander reageert, houdt het gedrag van die ander vaak in stand.

Maak om te beginnen een onderscheid tussen het lastige gedrag en de persoon zelf. Realiseer u dat de ander zich pas meer coöperatief zal gedragen als u de ander anders tegemoet gaat treden. Bent u daartoe bereid?

Type

Kenmerken

Tips

Autoritair heerser

Een autoritair heerser is dominant en schroomt er niet voor om anderen te kleineren en te vernederen om zelf invloed uit te oefenen. Energiek, ongeduldig, onvoorspelbaar en licht ontvlambaar. De behoefte aan controle is groot. Ze gaan niet snel akkoord met plannen die in strijd zijn met hun eigen plannen. Ze houden van duidelijkheid en hebben een hekel aan veranderingen die ze niet zelf hebben bedacht.

Laat hem uitrazen en ga er niet tegenin. Geef de medewerker het gevoel dat u luistert en open staat voor zijn mening. Vat belangrijke punten samen. Stel u niet nederig op en blijf rustig. Stel vragen om hem op een ander spoor te krijgen.

Betweter

De betweter gedraagt zich alsof hij overal verstand van heeft, in de hoop daardoor bewonderd te worden. Betweters weten erg veel of juist erg weinig. Ze gedragen zich arrogant, koppig, maken mensen die het niet met hen eens zijn belachelijk. Ze luisteren slecht. Hun gedrag is niet bevorderlijk voor samenwerking.

Voel u nooit aangevallen op uw eigen terrein. Hoor de betweter rustig aan en laat merken dat u zijn kennis waardeert. De betweter geniet ervan als u hem om hulp vraagt. Vraag hem b.v. om de agenda voor het werkoverleg op te stellen. Negeer de betweter niet.

Intrigant

De intrigant speelt een politiek spel: hij schuift met regels en afspraken om er zelf beter van te worden. Meestal opereert hij met steken onder water, kletsen en stoken. Deze medewerker heeft vaak een grote invloed op collega’s. Die nemen het ruzien over en daarbij vallen slachtoffers die zich machteloos voelen omdat feiten worden verdraaid en daarmee heeft de intrigant zijn doel bereikt.

Laat merken dat u de werknemer door hebt. Praat openlijk over de verhalen en geruchten die worden rondgebazuind. Vraag de intrigant wat hij bedoeld en laat u niet afschepen. Zet alle afspraken met een intrigant altijd op papier en verwijs hem naar het huisreglement.

Klager

Klagers hebben altijd wel iets te mopperen en schuiven werkzaamheden af omdat ze bang zijn voor de verantwoordelijkheid. Het zijn niet de meest productieve mensen in een team en ze kunnen de sfeer aardig verzieken.

Vertel ze dat ze altijd bij u terecht kunnen met hun klachten om ze daarmee de mond te snoeren. Het kan goed helpen als u de klager vraagt om zelf met de oplossing te komen.

Pessimist

Een pessimist ziet altijd alleen maar de negatieve kanten. Hun gedrag is erop gericht om niets te hoeven doen. Het wordt toch niets, waarom zou je je inspannen. Bovendien zou het wel eens fout kunnen gaan. Als een pessimist veel invloed in het team heeft, loopt niemand meer warm voor ideeën.

Dien de pessimist van repliek! Laat hem en de collega’s zien dat u voor elk bezwaar een oplossing hebt. Snoer de pessimist de mond, bijvoorbeeld met: ‘ik heb je commentaar genoteerd en nu ga ik vertellen hoe ik het zie’.

Twijfelaar

Een twijfelaar wil door iedereen aardig gevonden worden. Twijfelaars nemen niet snel beslissingen en laten hun mening vaak in het midden. Omdat ze vaak erg aardig zijn, duurt het vaak lang voor u ontdekt dat u met een twijfelaar te maken hebt. Ze kunnen werkzaamheden erg vertragen. Zijn mening is vaak veel te positief want hij wil graag aardig gevonden worden.

Bescherm een twijfelaar tegen zichzelf door niet teveel werk bij hem neer te leggen. Spreek een deadline af. Vraag hem duidelijk wat hij niet goed vindt, dat geeft hem toestemming om kritiek te spuien. Na verloop van tijd zal hij dan meer risico’s durven nemen. Hij wordt dan sterker en stelt zich kritischer op.

Zwijger

Een zwijger houdt zijn mond omdat hij niet openlijk wil praten (niet omdat hij niet durft). Hij is kortaf en komt ongeïnteresseerd over. Om de stilte te vullen begint u vanzelf te praten. Ondertussen volhardt de zwijger in het zwijgen.

Betrek de zwijger er bewust bij. Stel hem vragen. Probeer met hem te bespreken waarom de conversatie zo moeizaam verloopt. Laat stiltes gewoon vallen ook al duren ze lang. Val de zwijger vooral niet af, dan trekt hij zich nog verder terug.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Conflicten

Fase 1: tegenstellingen

Conflicten op het werk kunnen veel schade berokkenen, bijvoorbeeld langdurig ziekteverzuim. Veel leed kan worden voorkomen als een conflict in een vroeg stadium wordt herkend. Maar conflicten zijn niet altijd negatief. Een conflict over de taken kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat er eindelijk betere afspraken worden gemaakt. Langslepende kwesties worden bijvoorbeeld eindelijk vlot getrokken.

Het potentieel voor het conflict is aanwezig: er zijn verschillende doelen, opvattingen of belangen, maar er is nog geen conflict. Men weet nog niet bewust dat de tegenstellingen bestaan.

Basis = tegenstellingen

Fase 3: stelling nemen

Als tegenstellingen lang voortbestaan ontstaat een conflict. Mensen voelen zich belemmerd door de andere partij en lijken er alleen nog maar naar te streven om de ander te laten verliezen. Het wij-gevoel verdwijnt en er wordt op de persoon gespeeld. Wat je waarneemt is niet meer het conflict, maar emotionele uitingen als gevolg van het conflict.

In deze fase ontwikkelen partijen het beeld waarmee zij tegen het probleem aankijken. Er wordt stelling genomen tegenover de andere partij. Ook ontstaan negatieve gevoelens tegenover de andere partij. De communicatie wordt minder, het vertrouwen wordt opgezegd en het beeld van de ander wordt naar buiten toe negatief neergezet. Een oplossing zonder ingrijpen is in deze fase zeer moeilijk geworden.

3 soorten conflicten Er zijn drie soorten conflicten die in de matrix hieronder worden uitgelegd. In de praktijk gaat het meestal om een mix van deze drie

Groeien van conflict Een conflict groeit door verschillende fasen. Voor het oplossen is het belangrijk om te onderkennen in welke fase het conflict zit. Er zijn vier fasen.

Fase 2: onderkenning Partijen worden zich ervan bewust dat er strijdigheden (lijken te) zijn. In deze fase ontstaat het probleem.

Fase 4: openlijk conflict Beide partijen hebben zich verschanst in hun mening en nu komt het conflict openlijk tot uiting. Dit kan gebeuren door passief verzet (opmerkingen maken, bewust afspraken niet nakomen) of door openlijke agressie (op de persoon spelen, ruzie maken, fysieke agressie).

Soort

Kenmerken

Oplossingen

Instrumenteel conflict

• Gaat over doelen en beleid • Rationeel, zakelijk en taakgericht

• • • • •

Sociaal emotioneel conflict

• Botsing van karakters, normen en waarden • Gevoelens en emoties voeren de boventoon

• Begrip laten ontstaan voor verschillen tussen mensen • Inleven in elkaars situatie • Geven van feedback • Open communicatie • Zaken uitpraten

Belangenconflict

• Verdeling van beperkte middelen en mogelijkheden

• Compromissen sluiten • Openlijk erkennen van tegenstellingen • Onderhandelen

Maak een goede analyse Verduidelijk de taakverdeling Verhelder de besluitvorming Maak een beleidsplan Open communicatie

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Oplossen Bij het hanteren van een conflict wordt een afweging gemaakt tussen: • De kwestie waar het conflict over gaat; • De relatie tussen betrokkenen. Er zijn vijf manieren om een conflict te hanteren en die worden hierna beschreven.

Reactie op conflict

Kenmerken

Vechten

De kwestie is erg belangrijk en de relatie onbelangrijk. Deze strategie wordt gebruikt bij het doorvoeren van impopulaire of opgelegde maatregelen.

Aanpassen

De relatie is belangrijker dan de kwestie. Iemand die zich aanpast verwaarloost zijn eigen belangen om die van een ander te bevredigen. Er zit een element van zelfopoffering in. Deze strategie is bijvoorbeeld van belang als je bij nader inzien ongelijk hebt en een beter voorstel de kans wilt geven of als de kwestie voor de ander belangrijker is dan voor jezelf.

Vermijden

Noch de kwestie, noch de relatie is van belang. Men gaat het conflict niet aan omdat het niet nodig wordt geacht. Vermijden kan een vorm van diplomatiek ontlopen van een conflict zijn. Deze strategie is over het algemeen niet aan te raden.

Samenwerken

Zowel de kwestie als de relatie tot de ander zijn belangrijk. Er wordt een poging gedaan om samen met de ander te werken aan het vinden van een oplossing die de belangen van beide personen volledig bevredigd. Samenwerken is een goede strategie als men commitment van betrokken partijen nodig heeft om tot goede resultaten te komen.

Onderhandelen

Onderhandelen hecht enig belang aan de kwestie en aan de relatie. Het doel is om een geschikte, wederzijds acceptabele oplossing te vinden die beide partijen gedeeltelijk bevredigd. Het houdt het midden tussen vechten en aanpassen. Onderhandelen is bijvoorbeeld van belang om onder tijdsdruk een passende oplossing te vinden.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Escalatie

Oorzaken weerstand

Als een conflict is geëscaleerd en beide partijen veel schade hebben aangericht kan het zijn dat men niet meer verder kan. Overplaatsing naar een andere afdeling of een andere onderneming kan dan aan de orde zijn. Betrokkene richt zich dan op zijn loopbaanmogelijkheden en kan daarbij geholpen worden door een van de vele loopbaanadviesbureau’s of een reïntegratiebedrijf. In sommige gevallen loopt een conflict uit in een juridische zaak en moet de rechter de knoop doorhakken. Dan is juridische bijstand voor zowel werkgever als werknemer een vereiste geworden. Een juridisch deskundige vindt u bij de brancheorganisatie of (vaak wel duurder) bij een advocatenkantoor of rechtsbijstandverzekering.

Het is ook belangrijk om te weten wat kan eiden tot weerstand. Hierna volgt een overzicht: • te weinig informatie en uitleg over de reden waarom de verandering moet worden uitgevoerd; • angst om zijn baan te verliezen; • angst voor overplaatsing en verlaten van het team; • angst dat het werk minder leuk zal worden; • angst dat de status lager zal worden; • angst om niet goed genoeg te zijn; • woede omdat hij zich gepasseerd voelt; • onenigheid over het doel van de verandering; • onenigheid over de manier waarop de verandering zal gaan.

Veranderingen

Taak leidinggevende

Vernieuwen en veranderen horen bij het leven en zijn ook noodzakelijk voor een onderneming. Het is vaak moeilijk en kan een pijnlijk proces zijn. Daarom is het belangrijk om vernieuwingen zo positief mogelijk te beleven en ze als uitdaging te zien.

Gevoelens van weerstand horen bij elk veranderingsproces. Weerstand kan worden verminderd door de leidinggevende, bijvoorbeeld door het volgende te doen: • weerstand toe laten, accepteren en er openlijk over praten met elkaar; • open te zijn over alles wat u weet; • een grote verandering opdelen in kleine stappen; • steun en hulp bieden, bereid zijn om met medewerkers over hun moeilijkheden te praten; • geef mensen de tijd om aan de verandering te wennen; • breng slecht nieuws onmiddellijk en stel dit niet uit; • wees duidelijk over eisen en verwachtingen, wind er geen doekjes om; • geef de gelegenheid om nostalgie en rouw over het verleden naar voren te laten komen en spreek over ‘het oude’; • enthousiasmeer mensen voor de toekomst en de verandering; • gebruik medezeggenschap om mensen inspraak te geven.

Weerstand Zelfs de kleinste veranderingen brengen bij mensen al reacties teweeg. Het is belangrijk om de mensen goed voor te bereiden door hen te informeren, gelegenheid te geven om te reageren en ieder individu te steunen.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Slecht nieuws brengen

Sancties

Als u slecht nieuws voor de werknemer heeft, brengt u dat naar voren in een persoonlijk gesprek. Stel zo’n gesprek nooit uit, doe het zo snel mogelijk. Onderwerp van een slecht nieuwsgesprek is bijvoorbeeld: beëindiging van het dienstverband of contract, sluiting of inkrimping van het bedrijf of een negatieve verandering in de functie. Begin direct met het slechte nieuws, draai er niet omheen. Geef de werknemer tijd om uw boodschap te verwerken. Laat gerust een stilte vallen en blijf rustig. Geef de werknemer rustig de ruimte om zich te uiten en te reageren. Herkent hij het, erkent hij de redenen en zo ja, wat zijn volgens hem de oorzaken. Wellicht geeft de reactie van de werknemer u aanleiding om uw (voorgenomen) besluit te veranderen. Ga in op de argumenten en maak duidelijke afspraken. Als u van tevoren verwacht dat het gesprek communicatieproblemen gaat geven, vraag dan een derde persoon om bij het gesprek aanwezig te zijn.

De werkgever mag op grond van de gezagsverhouding disciplinaire maatregelen nemen tegenover een werknemer die zijn verplichtingen niet of maar gedeeltelijk nakomt. Hiervoor moet wel een goede reden zijn. Een berisping of waarschuwing wordt eerst mondeling aan de werknemer medegedeeld en vervolgens altijd schriftelijk bevestigd. Een kopie van de brief wordt opgenomen in het personeelsdossier. Zwaardere sancties zijn loon-opschorting of looninhouding en die moeten altijd met duidelijke vermelding van de reden, onmiddellijk schriftelijk (aangetekend) aan de wernemer worden medegedeeld. Ook hiervan kan het beste een kopie in het personeelsdossier worden bewaard.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model brief berisping / waarschuwing Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum

Geachte heer/mevrouw

,

Hierbij bevestigen wij het gesprek dat wij op (datum) met u voerden over uw functioneren. In het gesprek hebben wij vast gesteld dat u onvoldoende functioneert op de volgende punten:

Wij spraken af dat u uw functioneren op deze punten met onmiddellijke ingang gaat verbeteren. Om dit samen met u te evalueren en beoordelen zullen wij op (datum) opnieuw een gesprek voeren. Mocht u dan nog steeds onvoldoende functioneren dan zullen wij verdergaande maatregelen in overweging nemen. U ontvangt deze brief in tweevoud, met het verzoek één exemplaar voor akkoord te tekenen en deze te retourneren aan ondergetekende.

Hoogachtend,

Naam en handtekening werkgever

Voor akkoord / voor gezien

Naam en handtekening werknemer

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

14. Kinderopvang Het goed regelen van kinderopvang maakt het voor mannen en vrouwen gemakkelijker om arbeid en zorgtaken met elkaar te combineren. De wet regelt een kinderopvangtoeslag. Dit is een bijdrage van de overheid en van uw werkgever die u ontvangt via de belastingdienst

Proefberekening Wilt u weten of u in aanmerking komt voor kinderopvangtoeslag? Dan kunt u een proefberekening maken op www.vergoedingkinderopvang.nl.

Aanvraag Uw aanvraag voor kinderopvangtoeslag dient u in bij de belastingdienst (www.toeslagen.nl).

103

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

15. Wijziging arbeidsovereenkomst Vastleggen van wijzigingen in de arbeidsovereenkomst kan heel eenvoudig door middel van een brief die door werkgever en werknemer wordt ondertekend. In sommige gevallen zit er wat meer aan vast en dat wordt hierna beschreven.

Verzoek werkgever Bij verandering van een arbeidsvoorwaarde (bijvoorbeeld de vergoeding voor reiskosten) onderneemt de werkgever een aantal stappen. De werkgever: • treedt eerst in overleg met de betrokken werknemer(s); • legt duidelijk uit wat de reden van de wijziging is en waarom de wijziging nodig is; • gaat na welke nadelen de wijziging voor de werknemer(s) heeft; • treft een goede overgangsregeling om de nadelen op te vangen bijvoorbeeld een afbouwregeling waardoor aan de wijziging kan worden gewend; • legt de verandering voor aan de OR of PVT met het verzoek om in te stemmen met het voorstel; • legt de nieuwe regeling na akkoord van de OR/PVT voor aan de werknemers en vraagt of ze de regeling willen ondertekenen; • gaat na hoe bezwaren kunnen worden opgelost als werknemer(s) niet willen tekenen; • legt de zaak voor aan de rechter als werkgever en werknemers niet tot overeenstem ming komen.

Wetswijziging Bij een wetswijziging, bijvoorbeeld een wijziging van de Arbeidstijdenwet dient de werkgever de verandering goed voor te bereiden: • de werkgever voert overleg met alle betrokkenen over de wijziging; • de werkgever stelt werknemers in de gele genheid om hun wensen te uiten; • de werkgever confronteert dwarsliggende werknemers met de gevolgen van het weigeren de wet door te voeren; • de werkgever kan overwegen om een afbouwregeling aan te bieden of (tijdelijke) compensatie; • de werkgever heeft oog voor de nadelige gevolgen van de wijziging en doet werknemer(s) indien mogelijk alternatieven aan de hand.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Verzoek werknemer

Aanhangsel

Op grond van de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA) is een werkgever met tien werknemers of meer in beginsel verplicht om een verzoek tot vermindering of vermeerdering van de arbeidsduur in te willigen. Werkgevers met minder dan 10 werknemers moeten zelf een regeling treffen inzake het recht van werknemers om de arbeidsduur aan te passen. De werkgever is niet verplicht om het verzoek in te willigen als het bedrijf in grote problemen wordt gebracht. De werkgever moet dit goed gemotiveerd kunnen aantonen. Van een goed werkgever mag worden verwacht dat hij serieus ingaat op het verzoek van de werknemer en dat hij eerst op zoek gaat naar oplossingen voor eventuele problemen.

Eenvoudige wijzigingen zoals werktijden, functiebenaming of salaris kunnen in een aanhangsel bij de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. Dat is een brief waarin wordt verwezen naar de arbeidsovereenkomst waarin duidelijk wordt aangegeven wat er is gewijzigd, aangevuld met de opmerking dat alle overige bepalingen ongewijzigd in stand blijven. Het aanhangsel wordt door werkgever en werknemer ondertekend en opgenomen in het personeelsdossier.

Nieuw contract Ingrijpende wijzigingen kunnen het beste in een nieuw contract worden vastgelegd.

Vastleggen Het is altijd raadzaam om elke verandering schriftelijk vast te leggen. Neem dit op in het personeelsdossier. Niet elke wijziging hoeft in een nieuwe arbeidsovereenkomst of formeel aanhangsel te worden opgenomen. De wet schrijft voor dat de werkgever binnen een maand na wijziging van contractsbepalingen, een wijziging schriftelijk doorgeeft aan de werknemer.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model wijziging arbeidsovereenkomst Overeenkomst, houdende wijziging arbeidsovereenkomst

De ondergetekenden: 1.

(naam werkgever),

gevestigd te

(vestigingsplaats werkgever),

aan de

nr

,

ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw

(naam),

hierna te noemen werkgever. en 2. de heer/mevrouw

(naam werknemer),

geboren te

(geboorteplaats werknemer)

op

(geboortedatum), thans wonende

(straatnaam)

te nationaliteit

(woonplaats werknemer), ,

hierna te noemen werknemer. Verklaren hierbij in de tussen hen op

(datum oorspronkelijke arbeidsovereenkomst)

gedateerde arbeidsovereenkomst de volgende wijziging vanaf

(datum ingang wijziging)

te zijn overeengekomen: Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend: Datum:

Datum:

Te:

Te:

De werkgever:

De werknemer:

Handtekening werkgever:

Handtekening werknemer:

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

16. Medezeggenschap Positief effect Werknemers die invloed mogen uitoefenen op de gang van zaken in het bedrijf waarin ze werken voelen zich beter. Dat vertaalt zich in een positieve houding en meer welbevinden. Een ondernemer plukt dus de vruchten als hij aandacht aan medezeggenschap besteed en werknemers stimuleert om hun stem te laten horen.

De wet Regels voor het organiseren van medezeggenschap staan in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en de Arbowet. De regels zijn bedoeld om belangen van werknemers en de werkgever evenwichtig te verdelen. Raadpleeg voor actuele informatie www.or.nl, www.szw.nl of de websites van de vakbonden (zie het onderdeel ‘organisaties, adressen en websites’ achterin deze map).

De werkgever is verplicht om werknemers te informeren over: • algemene gang van zaken van de werkzaamheden • resultaten van het afgelopen jaar • verwachtingen voor het komende jaar • ontwikkelingen in het aantal arbeidsplaatsen • arbeidsomstandigheden (risico-inventarisatie en -evaluatie, ziekteverzuim, veilig werken, bedrijfshulpverlening, vertrouwenspersoon, preventiemedewerker) • scholing (budget en mogelijkheden) • nieuwe (mogelijk schadelijke) producten en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) De werkgever is verplicht om werknemers om advies te vragen over: • verlies van arbeidsplaatsen • veranderingen in de werkzaamheden • reorganisatie en verhuizing • collectieve regelingen: werktijden, vakantie dagen en pensioenvoorzieningen Bij de vraag om advies legt u de redenen van het besluit uit, de verwachte gevolgen en maatregelen die u denkt te nemen.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Vormen

Personeelsvergadering

Er zijn vier vormen van overleg gericht op medezeggenschap: • werkoverleg • de personeelsvergadering • de personeelsvertegenwoordiging (PVT) • de ondernemingsraad (OR) Wat verplicht is hangt af van de grootte van de onderneming.

De personeelsvergadering is een bijeenkomst van de werkgever met alle medewerkers. De werkgever informeert de werknemers over belangrijke zaken en vraagt advies over belangrijke beslissingen die de medewerkers direct aangaan en over collectieve regelingen. De vraag om advies moet de werkgever tijdig indienen zodat werknemers bedenktijd hebben en het besluit daadwerkelijk kunnen beïnvloeden. Alle aanwezigen mogen hun standpunt geven en voorstellen doen. De personeelsvergadering hoeft niet aan regels of richtlijnen te voldoen en is de meest vrijblijvende vorm van medezeggenschap. In principe vindt de vergadering plaats in werktijd en worden de werknemers doorbetaald.

Aantal medewerkers

Vorm medezeggenschap

10 of minder

Regelmatig werkoverleg PVT: niet wettelijk verplicht, verplicht als de directie het initiatief neemt

10-50

Regelmatig werkoverleg Personeelsvergadering: ten minste 2 x per jaar verplicht als er geen PVT is; vaker als minstens een kwart van de medewerkers daarom vraagt. PVT: verplicht als directie het initiatief neemt of als de helft van de medewerkers erom vraagt. OR: niet wettelijk verplicht, maar mag wel.

50 of meer

Regelmatig werkoverleg OR: wettelijk verplicht.


WONENBRANCHE

Checklist personeelsvergadering 1. Voorbereidingen • spreek datum en tijdstip af • zorg voor een geschikte ruimte • plan niet teveel onderwerpen voor één vergadering • verspreid de agenda vooraf • deel indien nodig extra informatie uit bij de agenda • bepaal vooraf uw eigen standpunt • zorg eventueel voor hulpmiddelen zoals een beamer of flip-over en test deze

2. Tijdens de vergadering • zorg ervoor dat telefoons uit staan • leg het doel van de vergadering uit • wijs een notulist aan • leid de vergadering zelf • bespreek kort het verslag van de vorige keer • bespreek de agendapunten één voor één • rond elk agendapunt af door het kort samen te vatten • behandel punten die niet in de agenda staan niet of aan het eind • houd een rondvraag • sluit duidelijk af

3. Na de vergadering • spreek met de notulist af wanneer het verslag klaar is • controleer de inhoud van het verslag voordat het verspreid wordt • deel het verslag zo snel mogelijk uit aan de medewerkers (denk ook diegenen die niet aanwezig konden zijn) • check wat de medewerkers van de vergadering vonden • bedenk welke onderwerpen volgende keer aan bod kunnen komen

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

PVT

Ondernemer en PVT

De personeelsvertegenwoordiging (PVT) bestaat uit rechtstreeks uit de werknemers gekozen vertegenwoordiging, minimaal drie. De stemming is geheim en schriftelijk. De PVT overlegt regelmatig en volgens vaste afspraken met de werkgever over de gang van zaken in de onderneming. De PVT heeft adviesrecht over besluiten die belangrijke gevolgen kunnen hebben voor de werknemers zoals zaken die kunnen leiden tot verlies van arbeidsplaatsen en wijzigingen in arbeidsvoorwaarden. De werkgever is verplicht om het advies te vragen, maar niet om het op te volgen. Verder heeft de PVT instemmingsrecht voor het vaststellen of veranderen van regelingen voor werktijden en - in sommige gevallen - veiligheid, gezondheid, welzijn en ziekteverzuim. Een huishoudelijk reglement voor de PVT is handig, maar niet verplicht. Het volgende kan erin worden vast gelegd: • hoe vaak vergaderen; • minimale aantal aanwezigen om de vergadering te laten doorgaan; • organisatie van het stemrecht; • wie secretariaatswerk verzorgd; • wie de agenda bepaalt; • hoe lang van tevoren de agenda bekend is; • hoe lang van tevoren vergaderstukken beschikbaar zijn; • hoe een verkiezing bekend wordt gemaakt; • welke medewerkers kiesgerechtigd zijn; • wie zich kandidaat kunnen stellen; • waar de verkiezing is; • hoeveel stemmen nodig zijn.

De ondernemer is verplicht: • op verzoek van de PVT inlichtingen te geven die noodzakelijk zijn om het werk goed te doen; • gelegenheid bieden voor onderling beraad, overleg met anderen en kennisneming van arbeidsomstandigheden; • gelegenheid te scheppen voor scholing en vorming; • ervoor te zorgen dat medewerkers die bij de PVT betrokken zijn, door hun PVTactiviteiten geen nadeel ondervinden in hun positie in de onderneming of ontslagen worden; • kosten voor overleg voor zijn rekening te nemen; • bij 10 of meer werknemers eens per jaar de algemene gang van zaken met de PVT te bespreken.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist organiseren van een PVT • De eerste keer organiseert de werkgever de verkiezingen, eventueel in samenwerking met de werknemers. • Parttimers en fulltimers met een arbeidsovereenkomst en medewerkers die tenminste twee jaar in het bedrijf werkzaam zijn via een uitzendbureau • Het minimaal aantal leden is 3, er is geen maximum • Drie jaar is een gangbare zittingstermijn • Een huishoudelijk reglement voorkomt misverstanden. • Zoek bij geschillen eerst samen naar een oplossing, schakel pas daarna een bemiddellaar in.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

OR De ondernemingsraad (OR) bestaat uit een aantal gekozen OR-leden die namens het personeel overleg voeren met de directie over het beleid van de onderneming en over personeelsbelangen. De OR komt op voor de belangen van de werknemers en kent bevoegdheden waardoor zij invloed heeft op de bedrijfsvoering. In sommige situaties heeft de OR adviesrecht, in andere situaties instemmingsrecht. De OR kan ook zelf initiatief nemen. Tenminste twee maal per jaar dient de ondernemer de OR te informeren over alle besluiten die hij in voorbereiding heeft en die in een later stadium advies- of instemmingsplichtig zijn. Tijdens dat overleg worden afspraken gemaakt over wanneer en op welke wijze de OR in de besluitvorming betrokken wordt. Een adviesaanvraag van de ondernemer moet altijd schriftelijk en tijdig bij de OR ingediend worden. De OR moet daadwerkelijk invloed uit kunnen oefenen. Op verzoek van de OR verschaft de ondernemer alle informatie die nodig is om het werk van de OR goed te laten verlopen. De OR ontvangt ongevraagd het jaarverslag, het sociaal jaarverslag en alle beleidsplannen. Kosten zijn voor rekening van de ondernemer.

Rechten van de OR De OR heeft: • adviesrecht, bijvoorbeeld bij belangrijke financieel-economische of organisatorische besluiten; • instemmingsrecht, bijvoorbeeld bij wijziging van sociaal beleid of arbeidsomstandigheden; • initiatiefrecht bij sociale, financiële, economische of organisatorische onderwerpen. OR-leden hebben recht op scholing en het recht om bij belangrijke kwesties de achterban te raadplegen.

Aantal medewerkers

Aantal OR leden

50-100

5

100-200

7

200-400

9

400-600

11

600-1000

13 Voor iedere 1000 werknemers komen er 2 OR-leden bij tot een maximum van 25 leden.

Organisatie van de OR Het aantal OR leden hangt af van het aantal werk-nemers in de onderneming (zie het schema). De OR werkt volgens een reglement met de verkiezings- en vergaderprocedure en de bevoegd-heden. Alleen werknemers die langer dan een jaar in de onderneming hebben gewerkt mogen zich beschikbaar stellen. De zittingsduur is twee, drie of vier jaar. De OR kan een of meer commissies instellen. De taak, samenstelling en bevoegdheden moeten worden beschreven in een instellingsbesluit dat aan de ondernemer moet worden voorgelegd.

Oprichten OR De ondernemer dient zelf het initiatief te nemen tot het oprichten van een OR volgens onderstaande checklist oprichten OR. De werkgever kan daarbij desgewenst worden ondersteund door een van de vakbonden. Zie voor meer informatie de website www.ser.nl, de websites van de vakbonden of www.or.nl.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist oprichten OR Voorlopig reglement opstellen

Voorlopig reglement voorleggen aan de vakbond

Voorlopig reglement vaststellen

Voorlopig reglement naar bedrijfscommissie SER sturen

Verkie zingen organ iseren

Definitief reglement vaststellen & OR installeren

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

PVT en OR kunnen aanspraak maken op: • gebruik van voorzieningen in het bedrijf (telefoon, vergaderruimte, e-mail, fax, koffie etc.); • vergaderen in werktijd met behoud van loon; • raadplegen van de achterban in werktijd; • volgen van scholing binnen werktijd; • instellen van commissies; • uitnodigen van deskundigen.

Conflicten Bij meningsverschillen zullen ondernemer en OR samen tot een oplossing moeten komen. Als de OR het niet eens is met de plannen van de werkgever, dan moet de werkgever in het geval van adviesrecht, de uitvoering van de plannen opschorten. De OR kan dan de zaak voorleggen aan de Ondernemingskamer van het gerechtshof in Amsterdam. Deze kan de werkgever eventueel verplichten het besluit in te trekken of de gevolgen ervan ongedaan te maken. Zover hoeft het meestal niet te komen. Bemiddeling kan worden gevraagd aan een (NMI-gecertificeerde) mediator, de branchevereniging of de vakbond.

Meer informatie over medezeggenschap is verkrijgbaar bij: • FNV, onder andere voor een voorbeeld reglement (www.fnv.nl); • SER, waar tegen betaling een informatie pakket over de PVT of OR kan worden besteld met onder andere: modelreglementen, taken en bevoegdheden, rechtspositie en dergelijke (www.ser.nl); • het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (www.szw.nl) waar de vol gende brochures te downloaden zijn: - ‘De Ondernemingsraad. Medezeggenschap in ondernemingen met minstens 50 werknemers’ - ‘Medezeggenschap in ondernemingen met minder dan 50 werknemers’; • de Infodesk van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (www.hbd.nl) waar de volgen de twee gratis brochures over medezeggenschap in de winkel te downloaden zijn: - ‘de stem van de medewerker’ - ‘parlement voor de detaillist’.

Arbeidsinspectie Als de Arbeidsinspectie een inspectiebezoek aan het bedrijf brengt heeft de OR of PVT het recht om de ambtenaar te vergezellen en hem desgewenst onder vier ogen te spreken. Ook heeft de OR/PVT recht op toezending van het inspectierapport. Als een vakorganisatie, een OR of PVT bij de Arbeidsinspectie een verzoek tot nader onderzoek indient, dient de Arbeidsinspectie daar zo spoedig mogelijk gehoor aan te geven. Ook individuele werknemers mogen klagen of vragen om een nader onderzoek door de Arbeidsinspectie. Als de Arbeidsinspectie een eis tot naleving aan de werkgever stelt of het werk stillegt vanwege een gevaarlijke situatie, dan dient de werkgever de OR of PVT daar zo spoedig mogelijk over te informeren (evenals de werknemers en de arbodienst). Als de werkgever bij de Arbeidsinspectie ontheffing vraagt voor wettelijke verplichtingen dient hij de OR of PVT een afschrift te sturen van dit ontheffingsverzoek.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

17. Bedrijfsreglement Duidelijke afspraken In een bedrijfsreglement ligt vast hoe we in het bedrijf met zaken omgaan. Alle afspraken samen vormen een bedrijfsreglement. Vaak zijn er wel afspraken maar staan ze niet op papier. En soms staan de afspraken al wel op papier, maar maakt het reglement nog geen deel uit van de arbeidsovereenkomsten. Als dit bij u het geval is, wordt het tijd om actie te ondernemen. Wat u te doen staat leest u hierna.

Naslagwerk Het bedrijfsreglement is een leidraad en zo compleet mogelijk naslagwerk voor de werknemers. Het geeft houvast voor het geval het ooit eens tot een conflict komt. De werkgever kan zelf bepalen wat hij in het bedrijfsreglement opneemt. De checklist geeft slechts aan wat de mogelijkheden zijn.

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Checklist bedrijfsreglement • Gedrag - Welke gedragsregels gelden binnen het bedrijf - Roken - Alcohol en drugs - Bezoek aan dokter en tandarts - Mobiele telefoon - Internet en e-mail

• Administratieve zaken - Melden van wijzigingen in de persoonlijke situatie

• Werk- en rusttijden - Werk- en rusttijden van het bedrijf - Aanvragen van een vrije dag - Aanvragen vakantie - Rooster

• Bedrijfshulpverlening - Wat houdt het bedrijfsnoodplan in? - Welke afspraken zijn er in het winkelgebied? - Waar hangen instructiekaarten

• Orde en netheid: wat wordt van de werknemer en van een leidinggevende verwacht? - Opgeruimde werkplek - Gescheiden afval - Chemisch afval • Bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen - Visie op beschikbaarheid en gebruik van bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen - Beschikbaarheid en hoe verkrijgt de medewerker ze - Wie zorgt voor het schoonhouden - Wie zorgt voor onderhoud en tijdige vervanging • Hulpmiddelen - Visie op beschikbaarheid en gebruik van (til)hulpmiddelen - Welke hulpmiddelen zijn beschikbaar en hoe moeten ze worden gebruikt - Bij wie kan de werknemer zich melden als hij signaleert dat er hulpmiddelen moeten worden aangeschaft - Wie zorgt voor het inplannen van hulpmiddelen - Wie zorgt voor het schoonhouden, onderhoud en tijdige vervanging van hulpmiddelen • Verzuim en reïntegratie - Protocol (zie hoofdstuk 11) - Contract met arbodienst/bedrijfsarts - Arbeidsomstandighedenspreekuur - Schade en aansprakelijkheid - Administratieve zaken - Regelingen van het personeel • Schade en aansprakelijkheid - Wat wordt van de werknemer verwacht als er sprake is van schade - Welke verzekeringen zijn afgesloten

• Regelingen voor het personeel - Regelingen en procedures die specifiek zijn voor het bedrijf

• Omgaan met klanten - Hoe moet de werknemer handelen - Wie moet worden ingeschakeld als het uit de hand dreigt te lopen - Welke middelen kunnen worden gebruikt om anderen in te seinen en wat is de vervolgprocedure • Criminaliteit - Wat is de visie van het bedrijf - Welke afspraken gelden ingeval van criminaliteit • Ongewenste omgangsvormen - Wat is de visie van het bedrijf - Wie de vertrouwenspersoon en waar is die te bereiken • Onveilige situaties of defecten - Wat wordt van de werknemer verwacht als hij onveilige situaties of defecten signaleert • Werken met gevaarlijke stoffen - Hoe moet worden omgegaan met gevaarlijke stoffen • Werkoverleg - Visie op werkoverleg - Hoe vaak en hoe gaat het in zijn werk • Functionerings- en beoordelingsgesprekken - Hoe vaak en hoe gaat het in zijn werk • Nieuwe collega’s, stagiaires en zaterdaghulpen - Introductie - Inwerkprogramma - Stagiaires begeleiden • Combineren arbeid en zorg (zie eventueel de website www.verlofwijzer.szw.nl).

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

Formaliseren De werkgever kan het bedrijfsreglement het beste formaliseren door in een apart artikel in de arbeidsovereenkomst op te nemen dat de werknemer het bedrijfsreglement heeft ontvangen dat van hem wordt verwacht dat hij de bepalingen kent en zich eraan houdt. Vermeld altijd duidelijk het versienummer en de datum van het bedrijfsreglement. Laat de werknemer apart tekenen voor akkoord met de inhoud en ontvangst van het bedrijfsreglement.

Wijzigen reglement Een bedrijfsreglement mag niet eenzijdig door de werkgever worden veranderd. Hij heeft daarvoor toestemming van de werknemers en/of de OR of PVT nodig. Als het bedrijfsreglement wijzigt is het verstandig om de werknemers opnieuw voor ontvangst en akkoord te laten tekenen.

Hulp nodig? Het maken van een bedrijfsreglement kost tijd en aandacht. Het is meestal een éénmalige aangelegenheid die u gemakkelijk tegen een redelijke vergoeding kunt uitbesteden. Bijvoorbeeld aan de juristen van de brancheorganisatie. Het CBW heeft voor leden een voorbeeldreglement (www.cbw.org).

HUIDIG PERSONEEL


WONENBRANCHE

vertrekkend personeel 18. Beëindigen van een dienstverband 19. Evalueren van het dienstverband 20. Het maken van een getuigschrift


WONENBRANCHE

18. Beëindigen van een dienstverband Zorgvuldigheid

Van rechtswege

Als het dienstverband met een werknemer stopt, zijn er enkele acties te nemen om de zaken zorgvuldig en zo positief mogelijk af te sluiten. Bij het beëindigen van een dienstverband kan juridische ondersteuning wenselijk zijn. Bedenk dat situaties sterk uiteen lopen, dat er soms overgangsrecht van toepassing is en dat blunders in een ontslagproces het bedrijf veel geld kunnen kosten. Juridische steun kan worden gezocht bij de brancheorganisatie of bij reguliere advocatenkantoren.

Beëindiging van rechtswege houdt in dat werkgever en werknemer beiden niets hoeven te ondernemen om het dienstverband te beëindigen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij: • Einde arbeidscontract voor bepaalde tijd; • Overlijden van de medewerker; • Bereiken van de AOW-leeftijd.

Mogelijkheden Beëindiging van een dienstverband kan op de volgende manieren: • Beëindiging van rechtswege; • Werknemer zegt op; • Werkgever zegt op; • In de proeftijd; • Op staande voet; • Met ontslagvergunning CWI; • Ontbinding door de kantonrechter; • Ontbinding na twee jaar ziekte zonder reïntegratiemogelijkheden in eigen bedrijf of bij derden.

Herinneren Bij het eindigen van een contract voor bepaalde tijd of het bereiken van de AOW-leeftijd kan de werkgever aan de werknemer enige tijd van tevoren een brief sturen om hem aan het binnenkort eindigen van het dienstverband te herinneren.

VERTREKKEND PERSONEEL


WONENBRANCHE

Model brief beëindiging arbeidsovereenkomst bepaalde tijd of bereiken AOW - leeftijd Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum


,

Naar aanleiding van het feit dat u binnenkort de AOW-leeftijd gaat bereiken bevestigen wij dat de arbeidsovereenkomst die wij met u zijn aangegaan van rechtswege eindigt op (datum).

Uw laatste werkdag zal dus zijn op

(datum).

(Voor de AOW-uitkering dient u zelf contact op te nemen met het districtskantoor van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Indien u recht hebt op een aanvullende pensioenregeling ontvang u hierover bericht van het pensioenfonds).

Na afloop van het dienstverband zullen wij de eindafrekening opstellen en eventueel resterende verlofuren aan u uitbetalen.

Wij zullen binnenkort met u overleggen over een passend afscheid. Wij danken u hartelijk voor al uw inspanningen voor ons bedrijf en wensen u veel succes in de toekomst.


Naam en functie



WONENBRANCHE

Overlijden

Wederzijds goedvinden

Als een werknemer overlijdt betaalt de werkgever de loonaanspraken uit aan de nabestaanden. Nabestaanden zijn de echtgenoot of de partner waar de overledene officieel mee samen woonde. Als die er niet zijn, zijn de nabestaanden de eventuele minderjarige kinderen met wie overledene samenwoonde en waarvan de overledene in het levens-onderhoud voorzag. De nabestaanden hebben ook recht op het loon over de periode die loopt vanaf de dag van overlijden tot en met de laatste dag van de maand van het overlijden. CAO’s verplichten de werkgever soms om meer te doen, zie daarvoor de CAO die voor u van toepassing is (www.cao.startpagina.nl).

Ontslag met wederzijds goedvinden wil zeggen dat u en uw werknemer na rijp beraad besluiten om het dienstverband per een bepaalde datum te beëindigen. Om problemen achteraf te voorkomen is het verstandig om een schriftelijke verklaring op te stellen, door beide partijen ondertekend waaruit duidelijk blijkt dat er sprake is van wederzijds goedvinden. Dit heet een vaststellingsovereenkomst. Het is verstandig om daarbij een jurist te betrekken, vooral als de overeenkomst zodanig moet worden opgesteld dat de werknemer zijn WW-rechten behoudt.

Medewerker zegt op Als de werknemer ontslag neemt, dient hij rekening te houden met de afgesproken opzegtermijn. Als de werknemer het ontslag heeft genomen terwijl er sprake was van dwaling (bijv. ziekte of een psychische stoornis), misbruik van omstandigheden, bedrog of bedreiging kan de ontslagname achteraf ongeldig worden verklaard.

Werkgever zegt op Als de werkgever een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd opzegt moet hij rekening houden met de opzegtermijn en in het bezit zijn van een ontslagvergunning van het UWV Werkbedrijf of toestemming van de rechter. Verstuur een aanvraag aan het UWV Werkbedrijf aangetekend

Als de werknemer door het nemen van ontslag of aanvaarden van ontslag met wederzijds goedvinden in een zeer nadelige positie terecht komt en zich daarvan mogelijk niet volledig bewust is, kan de werkgever het volgende doen: • Een onderzoek instellen om na te gaan of de werknemer de consequenties overziet; • De werknemer een week bedenktijd geven; • De werknemer adviseren om juridische of fiscale hulp te zoeken; • De werknemer vragen om de opzegging in een duidelijke en ondubbelzinnige verklaring op papier te zetten en deze te ondertekenen; • Een voorwaardelijke ontbinding bij de kantonrechter vragen (schakel hiervoor juridische ondersteuning in).



WONENBRANCHE

Model brief bevestiging ontslagname werknemer

Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum


,

Naar aanleiding van uw verzoek om het dienstverband te beëindigen bevestigen wij hierbij akkoord te gaan met uw ontslagname per (datum). Uw laatste werkdag zal dus zijn op (datum).

Na afloop van het dienstverband zullen wij de eindafrekening opstellen en eventueel resterende verlofuren aan u uitbetalen.

Wij verzoeken u om bedrijfseigendommen uiterlijk op de laatste werkdag in te leveren bij

(naam).

Wij danken u voor uw inspanning voor ons bedrijf en wensen u veel succes voor de toekomst.


Naam en functie



WONENBRANCHE

Model brief bevestiging ontslag in proeftijd



In vervolg op het gesprek dat wij hadden op dienstverband is beëindigd per

,

(datum) bevestigen wij hiermee dat het (datum).

Wij zullen de eindafrekening opstellen en eventueel resterende verlofuren aan u uitbetalen. Wilt u zo vriendelijk zijn om bedrijfseigendommen per omgaande in te leveren bij

(naam).

Wij wensen u veel succes voor de toekomst.


Naam en functie



WONENBRANCHE

Model brief ontslag met wederzijds goedvinden



,

Hiermee bevestigen wij het gesprek dat wij op (datum) met u voerden en waarin wij overeenkwamen het dienstverband met wederzijds goedvinden te beëindigen per (datum).

Wij verzoeken daartoe de bijgevoegde beëindigingovereenkomst in tweevoud voor akkoord te ondertekenen en één kopie aan ons terug te zenden. Na ontvangst van uw akkoord zullen wij alle administratieve en financiële verplichtingen en zaken die samenhangen met uw dienstverband met ons bedrijf afwikkelen en met u afrekenen. Wij danken u hierbij reeds voor uw inzet en wensen u veel succes in uw verdere loopbaan.


Naam en functie

Bijlage: overeenkomst.



WONENBRANCHE

Model beëindigingsovereenkomst met wederzijds goedvinden De ondergetekenden, Werkgever

,

Gevestigd te En werknemer Geboren op

, en wonende te

Verklaren hierbij te zijn overeengekomen om het dienstverband dat werd aangegaan Op (datum) met wederzijds goedvinden te beëindigen per

(datum)

Werknemer verklaart zich op de hoogte gesteld te hebben van de consequenties die uit deze beëindiging voortvloeien en zich te hebben beraden op de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met het bedrijf.

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en getekend te (plaats) op

(naam) Werkgever

(naam) Werknemer

Handtekening

Handtekening

(datum)



WONENBRANCHE

Ontslag bij ziekte

Ontslagvergunning

Na twee jaar ziekte, zonder uiteindelijke reïntegratie mag de werkgever een ontslagvergunning bij het UWV Werkbedrijf aanvragen. Als de werkgever eigen risicodrager is, blijft hij nog tien jaar verantwoordelijk voor de reïntegratie. Als de werkgever alles heeft gedaan om een zieke werknemer tot reïntegratie te bewegen, maar de werknemer aanhoudend niet aan reïntegratie meewerkt, is eenzijdige ontbinding van de arbeidsovereenkomst een optie als daaraan voorafgaand het loon is opgeschort en een second opinion is aangevraagd bij UWV Werkbedrijf. Niet meewerken door de medewerker wil zeggen: • geen gevolg geven aan redelijke voorschrif ten of maatregelen die de werknemer in staat stellen om eigen of andere arbeid te verrichten; • weigeren om passende arbeid te verrichten; • weigeren om mee te werken aan het opstel len, evalueren en bijstellen van het Plan van aanpak. Weigeren om ander werk te zoeken of (tijdelijk) ander werk te accepteren. Het is verstandig om vooraf met de bedrijfsarts en met het UWV te overleggen. Juridische ondersteuning in een dergelijk proces is onontbeerlijk. Zoek die bij de brancheorganisatie of een regulier advokatenkantoor.

Om een arbeidsovereenkomst op te zeggen moet de werkgever een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV Werkbedrijf). De ontslagaanvraag moet goed worden onderbouwd, bij voorkeur met alle relevante documenten en bevestigingen. Een ontslagvergunning kan worden afgegeven op grond van: • onvoldoende functioneren; • een verstoorde arbeidsrelatie; • langdurige arbeidsongeschiktheid of veelvuldig ziekteverzuim; • bedrijfseconomische redenen; • bedrijfsbeëindiging of overlijden van de ondernemer. Na de aanvraag van de ontslagvergunning krijgt de werknemer binnen twee weken van het UWV Werkbedrijf bericht en wordt hij in de gelegenheid gesteld om verweer te voeren tegen het ontslag. Meer informatie treft u aan op www.werk.nl



WONENBRANCHE

Model brief aanvraag ontslagvergunning CWI

UWV Werkbedrijf afd. Juridische Zaken Adres Woonplaats Datum


(indien bekend) ,

Hierbij verzoeken wij u ons toestemming te verlenen om het dienstverband van onze werknemer te beëindigen Naam Adres Geboortedatum Datum in dienst Functie(s) Salaris per maand excl. vakantietoeslag De reden van de aanvraag blijkt uit het onderstaande:

(Voeg uitgebreide argumentatie toe, het personeelsdossier en eventuele financiële jaarstukken van het bedrijf.) Vanzelfsprekend zijn wij te allen tijde bereid om de aanvraag nader toe te lichten.

Hoogachtend,

naam en functie naam bedrijf

Bijlagen:



WONENBRANCHE

Model brief aanvraag ontslagvergunning medewerker



,

Hiermee bevestigen wij het gesprek waarin wij aankondigden dat wij voor u een ontslagvergunning hebben aangevraagd bij de directeur van het UWV Werkbedrijf te

Wij hebben de aanvraag vandaag verstuurd. Een kopie van de aanvraag is bijgevoegd. Wij vertrouwen erop dat u uw werkzaamheden vooralsnog voortzet.

Hoogachtend,

naam en functie



WONENBRANCHE

Model brief opzegging na verkregen ontslagvergunning Aan de heer/mevrouw Adres Woonplaats Datum


Het UWV Werkbedrijf heeft ons toestemming gegeven het dienstverband met u te beëindigen. Gebruik makend van deze ontslagvergunning, delen wij u dan ook mee dat uw dienstverband met inachtneming van de opzegtermijn op (datum) zal eindigen. Wij adviseren u om u zo snel mogelijk in te schrijven bij het UWV Werkbedrijf en een aanvraag in te dienen voor een WW-uitkering. Alle administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheid zullen wij afwikkelen. Binnenkort ontvangt u een eindafrekening.


naam en functie



WONENBRANCHE

Op staande voet

Kantonrechterformule

In zwaarwegende omstandigheden mag de werkgever de werknemer op staande voet ontslaan. Er moet sprake zijn van een dringende of ernstige reden. Als u denkt dat er sprake is van een dringende reden kunt u het beste onmiddellijk een deskundige (personeelsadviseur of jurist) raadplegen. Als u besluit tot ontslag op staande voet, dan dient u de reden direct aan de medewerker mede te delen. Zorg dat er twee of meer onafhankelijke getuigen bij aanwezig zijn om de bewijskracht te vergroten. Leg het ontslag direct schriftelijk vast met de reden ervan. De kans is groot dat een werknemer ontslag op staande voet zal aanvechten en herstel van het dienstverband eist bij de kantonrechter. Ontslag op staande voet wordt gezien als het uiterste middel en daarom is het zaak om zeer terughoudend te zijn en onmiddellijk deskundige hulp in te schakelen. Overleg altijd met de OR/PVT als die er is.

Kantonrechters hanteren doorgaans de ‘kantonrechterformule’. De vergoeding wordt gebaseerd op:

Kantonrechter De werkgever kan de kantonrechter verzoeken om als er sprake is van een ‘gewichtige reden’ de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Een gewichtige reden is: • dringende reden die aanleiding kan zijn voor het geven van ontslag op staande voet (als u het risico van het ontslag op staande voet niet durft of wilt nemen); • veranderingen in de omstandigheden die zodanig zijn dat het dienstverband billijkheidshalve dadelijk of na korte tijd hoort te eindigen (bijvoorbeeld een ernstige verstoring in de arbeidsverhouding of ingrijpende wijziging van bedrijfsactiviteiten). Een werkgever kan zelf ontslag aanvragen bij de kantonrechter. Juridische ondersteuning wordt met klem aangeraden.

het aantal gewogen dienstjaren (A) X de beloning (bruto maandsalaris en vaste overeengekomen looncomponenten) (B) X een correctiefactor (C).

Op 1 januari 2009 is de kantonrechterformules op de volgende punten aangepast: • Weging aantal dienstjaren: - ½ maandsalaris voor elk gewerkt jaar onder de leeftijd van 35 jaar; - 1 maandsalaris voor elk gewerkt jaren in de leeftijd van 35 – 45 jaar; - 1½ maandsalaris voor elk gewerkt jaar in de leeftijd van 45 – 55 jaar; - 2 maandsalarissen voor elk gewerkt jaar boven de leeftijd van 55 jaar. • Meer aandacht voor bijzondere omstandig heden: - door wie zijn de verhoudingen verstoord; - is de werknemer niet gereïntegreerd omdat hij niet wilde of omdat de werkgever onmogelijke eisen stelde; - heeft de werknemer al (zicht op) een baan; - arbeidsmarktpositie werknemer; - financiële positie werkgever. • Meer maatwerk voor werknemers die tegen hun pensioen zitten • Toepassing kantonrechterformule bij korte dienstverbanden



WONENBRANCHE

19. Evalueren van het dienstverband Terugblikken De werkgever kan veel leren uit de ervaringen van een werknemer die gaat vertrekken. Een werknemer voelt zich vaak wat vrijer om zijn ervaringen prijs te geven als het dienstverband toch bijna is afgelopen. De ondernemer kan uit deze ervaringen lering trekken. Hierna volgt een voorbeeld van een vragenlijst bij uitdiensttreding. Het is ook mogelijk om het in de vorm van een gesprek te doen (een exit-interview).



WONENBRANCHE

Model vragenlijst bij uitdiensttreding Wij vinden het nuttig om te weten wat u als prettig, minder prettig of onprettig heeft ervaren in uw functie en in het bedrijf. Daarom vragen wij u deze vragenlijst zo eerlijk mogelijk in te vullen. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking. De door u verstrekte gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Naam Functie Datum uit dienst Nieuwe werkgever S.v.p. aankruisen wat van toepassing is zeer slecht

slecht

voldoende

goed

zeer goed

Arbeidsomstandigheden (werkplek) Arbeidsvoorwaarden (salaris, toeslag, vrije dagen) Sociaal beleid (medezeggenschap, verzuimbeleid) Stijl van leidinggeven (van uw leidinggevende) Werksfeer (collegialiteit, werkrelaties) Communicatie met collega’s Communicatie met leidinggevende Loopbaanmogelijkheden Opleidingsmogelijkheden Hoeveelheid werk en werkdruk Aard van uw werk Bevoegdheden Verantwoordelijkheden

Wat vond u het prettigst van uw baan: Wat vond u het meest onplezierig van uw baan:

Naam Datum Handtekening



WONENBRANCHE

20. Het maken van een getuigschrift Verzoek Met een getuigschrift kan de ex-werknemer later aantonen dat hij bij u gewerkt heeft. U geeft daarmee ook een visitekaartje van uw bedrijf af, want de ex-werknemer gaat er mogelijk mee op pad naar andere bedrijven.

Inhoud Het getuigschrift moet tenminste informatie geven over: • de werkzaamheden; • de periode van het dienstverband met begin- en einddatum. Als de werknemer erom vraagt ook: • de manier waarop de werknemer het werk uitvoerde; • de wijze waarop het dienstverband is geëindigd.

Schadevergoeding Als u strikt persoonlijke of onjuiste informatie over een ex-werknemer afgeeft die de ex-werknemer benadelen, dan kan de ex-werknemer een vergoeding voor de schade vorderen. Dat kan ook als de afgifte van het getuigschrift wordt geweigerd.



WONENBRANCHE

Model Getuigschrift

Plaats: Datum:

Hierbij delen wij mede dat

(naam)

geboortedatum

,

van

(datum in dienst) tot

(datum uit dienst)

in dienst is geweest van ons bedrijf.

Hij/zij was werkzaam in de volgende functie(s): Van

tot

in de functie van

Van

tot

in de functie van

Gedurende die periode hebben wij hem/haar leren kennen als (waardevolle, plezierige, energieke) medewerker.

Hij/zij heeft de hem/haar opgedragen werkzaamheden steeds tot volle tevredenheid verricht. Hij/zij heeft het bedrijf op zijn/haar/ons verzoek verlaten.

Hoogachtend,

naam en functie



WONENBRANCHE

administratie en beheer 21. Het personeelsdossier 22. Privacy van de werknemer 23. Aanwezigheidskaart 24. Organisatie en adressen 25. Overige websites


WONENBRANCHE

21. Het personeelsdossier Peiler De personeelsdossiers zijn peilers van uw bedrijf. Bij onverwachte tegenstellingen, conflicten of een ongeval moet u namelijk met de bewijzen komen en die komen vaak uit het personeelsdossier. Jammer voor u, maar gebrekkige dossieropbouw kan u veel geld en tijd kosten. Voorkom dus dat u mis grijpt door zaken vast te leggen en te archiveren in het personeelsdossier.

Inhoud Documenten die thuis horen in het personeelsdossier zijn bijvoorbeeld: • Sollicitatieformulier. • Afsprakenformulier bij indiensttreding. • Arbeidsovereenkomst. • Wijzigingen op de arbeidsovereenkomst. • Kopieën van diploma’s en getuigschriften. • Kopie legitimatiebewijs. • Verslagen van functioneringsen beoordelingsgesprekken. • Bij ziekteverzuim: Plan van aanpak, verslagen van evaluatiegesprekken, jaarevaluatie, reïntegratiedossier en alle andere documenten en correspondentie. • Studiecontract. • Aanwezigheidskaart van vorige jaren. • Ontvangstverklaring PBM’s. • Mondelinge en/of schriftelijke waarschuwing, berisping, opgelegde sanctie. • Mutaties voor salarisadministratie, pensioenen. • Afspraken spaarloonregeling. • Overigen.

Privacy Alle personeelsdossiers horen achter slot en grendel in een brandwerende kast. De informatie in personeels-dossiers vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (zie ook hoofdstuk 23). Laat een dossier dus nooit slingeren!

Recht op inzage De werknemer heeft het wettelijk recht om zijn personeelsdossier in te zien.

ADMINISTRATIE EN BEHEER


WONENBRANCHE

Bewaartermijnen

Voor bepaalde informatie geldt een verplichte bewaartermijn van zeven jaar, bijvoorbeeld voor de loonadministratie en andere formele overheidsdocumenten. Als een werknemer al jaren in dienst is, raakt het personeelsdossier echter ook steeds voller met conceptbrieven, adreswijzigingen, aantekeningen, geboortekaartjes en andere correspondentie en die wordt nog vaak te lang bewaard. Voor de algemene gegevens geldt dat twee jaar bewaren lang genoeg is. Zaken die zijn afgerond of niet meer relevant zijn kunnen bijvoorbeeld één keer per jaar uit de dossiers worden verwijderd.

Dossiers van ex-werknemers

Ook als een werknemer niet meer in dienst is, geldt voor verschillende gegevens een bewaarplicht. de volgende gegevens moet u tot zeven jaar na het einde van het dienstverband bewaren: persoonlijke gegevens zoals: • naam; • adres; • woonplaats; • burgerlijke staat; • datum van indiensttreding; • salarisadministratie.

de volgende papieren moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren: • loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe); • kopie identiteitsbewijs; • bijlagen studenten- en scholierenregeling; • reïntegratiedossier i.v.m. ziekte van de werk nemer. tot twee jaar na beëindiging van het dienstverband moet u bewaren: • arbeidsovereenkomst; • wijzigingen in de arbeidsovereenkomst ; • correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag etc.; • afspraken i.v.m. VUT-regeling; • kopie van het getuigschrift; • afspraken i.v.m. OR-lidmaatschap; • verslagen functioneringsgesprekken; • correspondentie over (problematisch) functioneren. tot een jaar na beëindiging van het dienstverband moet u bewaren: • sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift); • gegevens uit psychologisch onderzoek.



WONENBRANCHE

22. Privacy van de werknemer Iedere werkgever legt gegevens van personeel vast en heeft daarom te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Wettelijk kader De WBP regelt het rechtmatig, behoorlijk en zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden als: • het doel vooraf nauwkeurig is omschreven; • het verzamelen het doel rechtvaardigt; • niet meer gegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk is; • de gegevens nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering.

Rechten Iedere burger heeft door de Wet Bescherming Persoonsgegevens een aantal rechten en een werkgever, maar ook de arbodienst/bedrijfsarts dienen daarmee rekening te houden. Rechten zijn: • recht op inzage en correctie (een werknemer mag zijn personeelsdossier inzien); • recht op motivatie (de werknemer heeft het recht op uitleg waarom een bepaalde beslissing is genomen); • recht op verzet (de werknemer kan bezwaar maken tegen verwerking van zijn gegevens door een bepaalde organisatie, bijvoorbeeld de arbodienst).

Vastleggen of communiceren van persoonsgegevens mag alleen als er een goede reden voor is of als de betrokkene daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Dat is bijvoorbeeld het geval als de bedrijfarts medische gegevens op wil vragen bij een specialist of behandelaar. Dat kan alleen als de werknemer daar schriftelijk mee akkoord gaat. Ook geeft een arbodienst of bedrijfsarts nooit medische informatie aan de werkgever. De werknemer kan zelf bepalen wat hij doorgeeft, maar is daartoe niet verplicht en een sollicitant hoeft alleen relevante informatie aan de mogelijk nieuwe werkgever over te brengen.

Persoonsgegevens Persoonsgegevens die informatie geven over een identificeerbare individu (geboortedatum, adres, naam, geslacht, waardering, salaris, winst van de onderneming, godsdienst, gezondheid, strafrechtelijke persoonsgegevens) vallen onder de WBP.



WONENBRANCHE

Informatieplicht Alle organisaties die persoonsgegevens gebruiken hebben een informatieplicht. Zij moeten de personen op wie de gegevens betrekking hebben laten weten wat ze met de informatie doen.

Taak werkgever De werkgever moet aandacht besteden aan het beveiligen van privacygevoelige informatie. De werkgever is verplicht om de informatie geheim te houden voor onbevoegden en personen die niets met de verwerking van doen hebben. In de praktijk betekent dat: • Personeelsdossiers achter slot en alleen toegankelijk voor de ondernemer of de met personeelszaken belaste medewerker (bij voorkeur brandwerende kast); • Aan collega’s of derden worden geen telefoonnummers van medewerkers doorgegeven. U benadert zelf de gezochte persoon en vraagt hem/haar te bellen met degene die contact met hem/haar zoekt; • In verzuimoverzichten mag de werkgever geen medische gegevens opnemen die herleidbaar zijn naar personen; • De werkgever mag geen vragen aan een sollicitant stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden; • De werkgever dient administratieve per soons-egevens te bewaren tot twee jaar na het einde van het dienstverband; • Een reïntegratiedossier in verband met ziek te van een werknemer dient vier jaar na het einde van het dienstverband te worden ver nietigd.

Meer informatie Informatie over de Wet Bescherming Persoonsgegevens en alle praktische consequenties van de uitvoering van de deze wet vindt u op de website van het College Bescherming Persoonsgegevens: www.cbpweb.nl



WONENBRANCHE

23. Aanwezigheidskaart Overzicht Als u voor iedere werknemer een aanwezigheidskaart bijhoudt, dan ziet u in één oogopslag het patroon van ziekte, verlof en andere bijzonderheden in de aan- en afwezigheid van de werknemers.

Modelkaart De kaart in deze wegwijzer kunt u kopiëren en gebruiken voor uw werknemers. Met behulp van een code geeft u aan met welke reden de werknemer op bepaalde data niet aanwezig was. In een oogopslag worden patronen zichtbaar.

Tip Gebruik de aanwezigheidskaart in gesprekken met de werknemer. Het helpt om patronen bespreekbaar te maken.



WONENBRANCHE

Aanwezigheidskaart jaar 20.. Naam Functie

December

November

Oktober

September

Augustus

Juli

Juni

Mei

April

Maart

Februari

Z = ziekteverzuim V = vakantie A = ATV B = bijzonder verlof S = studieverlof

Januari

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Datum in dienst



WONENBRANCHE

24. Organisatie en adressen CBW • Mitex Postbus 762 3700 AT Zeist Telefoon (030) 697 31 00 Fax (030) 691 97 51 www.cbwmitex.nl

CNV Dienstenbond Polarisavenue 175 Postbus 3135 2130 KC Hoofddorp Telefoon (023) 565 10 52 Fax (023) 565 01 50 www.cnvdienstenbond.nl

FNV Bondgenoten Varrolaan 100 Postbus 9208 3506 GE Utrecht Telefoon (0900) 96 90 Fax (030) 273 89 15 www.fnvbondgenoten.nl

HBD Commissie Wonen Nieuwe Parklaan 72-74 Postbus 90703 2509 LS Den Haag Telefoon (070) 338 56 66 Fax (070) 338 57 11 www.hbd.nl

WoonWerk Symfonielaan 1 3438 EW Nieuwegein Telefoon (030) 602 01 70 Fax (030) 602 01 79 www.woonwerk.org



WONENBRANCHE

25. Overige websites www.aanstellingskeuringen.nl

www.hetwerkendperspectief.nl

www.arbeidsinspectie.nl

www.justitie.nl/themas/meer/wet_bescherming_persoonsgegevens.asp

www.arbo.nl www.kchandel.nl www.arbo-advies.nl www.kinderopvang.nl www.arboconvenanten.szw.nl www.nmi-mediation.nl www.arbo.mkb.nl www.nvb-bhv.nl www.arbo.pagina.nl www.nvp-plaza.nl www.belastingdienst.nl www.overheid.nl www.bedrijfshulpverlening.pagina.nl www.rie.nl www.beroepenkrant.nl www.roc.nl www.beroepsrisico.nl www.schoolweb.nl www.boaplein.nl www.shm.nl www.cao.nl www.stvda.nl www.cao.pagina.nl www.uwv.nl www.caowonen.nl www.vacatureoverzicht.nl www.cwi.nl www.vakbond.pagina.nl www.cwinet.nl www.verlofwijzer.szw.nl www.ehbo.nl www.werk.nl www.hbd.nl



WONENBRANCHE

www.cbwmitex.nl

www.cnvdienstenbond.nl

www.fnvbondgenoten.nl

www.hbd.nl

www.woonwerk.org

ERSONEELSWIJZER HANDBOEK VOOR DE WONENBRANCHE NIEUW PERSONEEL HUIDIG PERSONEEL VERTREKKEND PERSONEEL ADMINISTRATIE EN BEHEER

Recommend Documents