EPD Epic
(Inbare) Baten met het nieuwe EPD
Agenda 1. De baten in de business Case 2. Voorbereiding realisatie gedurende implementatie Epic
Business Case Epic MCL Opdracht: werk een business case integraal uit voor de aanschaf, implementatie en exploitatie van Epic. Dit als vervolg op het in oktober 2013 genomen directiebesluit om Epic uit te stellen i.v.m. de onzekere financiële situatie veroorzaakt door het bod van de zorgverzekeraars.
Business case Epic MCL
De aanpak Projectbegroting Epic (oktober 2013)
Wat zijn de “key goals” met Epic en welke verandering brengt Epic? Integrale business case
Business case EPD Epic
Business Case •Accent op logistieke verbetering en effectieve inzet van menskracht •Geen financiële vertaling van zorginhoudelijke verbeteringen
Business case EPD Epic
Business Case Stappen •Werkgroep met hoge zorginbreng •Walking through day EPIC •Onderzoek naar werkprocessen en FTE’s
Veel workarounds inefficiëntie!
Business case EPD Epic
Werkprocessen en FTE’s Tijdmeting AdMova: 1. Tijdregistratie per medewerker gekoppeld aan taken 2. Koppeling taken aan functies per centrum 3. Besparingen gedefinieerd en geverifieerd per taak bij gebruik Epic 4. Besparingen per functie per centrum doorgerekend Apotheek, radiologie en algemene ondersteuning bepaald o.b.v. inschatting walk around
Bron: HCC metingen flexplan
Bron: HCC metingen flexplan
Business case EPD Epic
Impact Epic op functies
Besparing fluctueert per poli van 3,8% tot 12%.
Business case EPD Epic
Impact Epic op functies
Business case EPD Epic
Impact Epic op functies Functie
Besparing
Medische secretaresse
36%
Doktersassistente
35%
Teamleider
14%
Poli verpleegkundige
15%
Medisch specialist
5%
Business case EPD Epic Besparingen personele ondersteuning Functies Teamleider Medisch secretaresse Poli verpleegkundige Apotheek Radiologie Totaal Werkplekken (ICT/huisvesting) Ondersteunende diensten (kwaliteit/dia) Medisch archief Hemrik Totaal
FTE's (huidig) 24,9 157,9 96,3 26,8 12,2 318,1
% 14% 36% 15%
FTE's 4,1 56,3 14,1 5,0 2,0 81,4
Waarde (x € 1.000,‐)
2. Voorbereiding realisatie tijdens implementatie De lijnorganisatie is verantwoordelijk voor het innen van de baten! (Niet het project)
Waar in het implementatieproces
Activiteiten fase 2
Inrichting Epic systeem (project EPIC): 1. Validatie (workflows) 2. Applicatie Scope vraagstukken 3. Datastructuur (Her-)Inrichten MCL: organisatie verandermanagement: 1. Procesanalyses/-optimalisatie!! 2. Aanpassing organisatie 3. Mensen/middelen
Aanpak in 3 stappen 1. Workshop met Lijnmanagement 2. Focus op 8 thema’s: ‘MCL 8’ 3. Readiness programma
1. Workshop • • • •
Onafhankelijke (D&A) als begeleider Toelichting 15 thema’s voorbereid Doel: – Focus: 8 thema’s overhouden – Eigenaarschap – Concrete vervolgstappen
Keuze 8 MCL thema`s Nummer Poster van het proces 1 Borgen resultaten BC 2 Integrale klinische planning 3 Verbeteren doorstroming SEH 4 Stroomlijnen poliklinisch proces 5 Stroomlijnen klinisch proces 6 Verbeteren volledigheid, kwaliteit en tijdigheid van de DBC‐registratie, ook SEH 7 Stroomlijnen proces aanvragen en uitslagen diagnostiek 8 Closed loop medicatieproces Per proces is een werkgroep geformeerd Het benoemen van deze werkgroepleden gebeurt tussen de opdrachtnemer en de procesbegeleide Per proces is een klankbord geformeerd
Start RVE structuur per 2015 + Epic implementatie • Processen veranderen…… • Rollen/verantwoordelijkheden/taken veranderen en schuiven….. • Sommige taken verdwijnen…. • Er komen andere voor terug…. • Wijze van samenwerken verandert….. • De werkomgeving verandert…. • Uniformiteit neemt toe….
Hoe? Geïntegreerde benadering
Hoe?
2. Start MCL8 project 1. Directie is opdrachtgever voor alle thema’s 2. Per thema 1 opdrachtnemer 3. 1 op 1 afstemming tussen opdrachtnemer en projectleider Epic 4. Werkgroep per thema 5. Klankbordgroep per thema 6. Ondersteuning van DIA/Kwaliteit/P&O (afh. van onderwerp) 7. Vertaling naar concrete lijndoelstelling(en) en borging verantwoordelijkheid realisatie in RVE’s
8 MCL brede thema`s en Epic Lijnorganisatie / RVE’s verantwoordelijk voor:
Epic projectorganisatie verantwoordelijk voor:
• •
•
• • •
Valideren nieuwe werkprocessen Organiseren nieuwe werkprocessen incl. consequenties (veranderinspanning!) Start nieuwe werkprocessen bij GoLive (of eerder waar mogelijk) Daadwerkelijk realiseren doelen en baten “Landen” in jaarplannen en begroting 2016
• • • •
Voorstellen voor procesinrichting o.b.v. Best Practices Epic Documenteren nieuwe procesinrichting Inrichting Epic software Benodigde hardware Training en Opleiding gebruikers
Directie MCL
EPIC programmanager
Regisseur
opdracht nemer Lijn organisatie
opdracht gever
opdracht nemer
opdracht gever
opdracht nemer
opdracht nemer
opdracht nemer
opdracht nemer
opdracht nemer
opdracht nemer
opdracht gever
opdracht gever
opdracht gever
opdracht gever
opdracht gever
opdracht gever
werkgroep klankbord groep
werkgroep klankbord groep
werkgroep klankbord groep
werkgroep klankbord groep
Proces begeleider
Proces begeleider
Proces begeleider
Proces begeleider
werkgroep werkgroep werkgroep werkgroep klankbord werkgroep klankbord werkgroep klankbord klankbord groep groep groep groep EPIC team
Proces begeleider
Proces begeleider
Proces begeleider
Proces begeleider
Projectorganisatie 8 MCL brede onderwerpen
Inrichting processen op basis van • • • •
Uitgewerkte thema’s in workshop Epic uitgangspunten Epic besluiten (key-scope vraagstukken) ‘First time right’ principe (voorkomen verspilling) + Toets fte besparing
Ontwerpfase MCL8: dynamiek • Spannend: verandering, ook uitdaging • Functies veranderen/ verdwijnen, dat is niet niks • Verantwoordelijkheid door ontwerpteams voor werk van collega wordt gevoeld • Welk scenario moet het worden • Soms tegengestelde belangen • Standaardisatie belangrijk • Houden aan afspraken is punt van zorg • Onrust begint…blijft mijn baan • Gaat men wel doen wat is afgesproken • Roze wolk is niet ieders roze wolk
Resultaat: vanuit patiënt beschreven
Vervolg 1. Opdracht aan Epic projectorganisatie: • Epic conform blauwdrukken inrichten 2. Start Readiness met opdracht aan lijn: • Vertaal blauwdruk naar RVE’s • Vertaal nieuw proces naar FTEbesparingen
Resultaten Readiness programma tot heden • • • • • •
RVE’s hebben nieuwe (poli-)klinische processen o.b.v. blauwdruk opgeleverd Reductie: 86 fte lijkt haalbaar Geen gedwongen ontslagen Awareness neemt toe bij personeel Demodagen Epic geweest en weer gepland laten zien hoe het wordt Breed gedragen weerstanden nemen af en geloof begint te komen; commitment hoog!
De cultuuromslag begint op 1-4-2016 1-4-2016
Vragen
