Lijst deontologische code: zorgvuldig omgaan met het elektronisch patiëntendossier (EPD)
Naam student
Afdeling
Discipline/afstudeerrichting Datum
Handtekening
ZORGVULDIG OMGAAN MET HET ELEKTRONISCH PATIENTENDOSSIER (EPD) Alles wat in het Arbeidsreglement en de bijlagen geschreven staat over informatica gebruiksregels en sancties bij ongeoorloofd of onprofessioneel gebruik, geldt ook voor déze toepassing. Wat volgt geldt bijzonder voor het EPD. Het elektronisch patiëntendossier betekent een grote stap voorwaarts in het eigentijds en kwaliteitsvol verzamelen, beheren en ter beschikking stellen van gegevens van opgenomen patiënten, maar deze mogelijkheden vragen een groot gevoel voor verantwoordelijkheid van alle professionals en het in acht nemen van deze deontologische code. Verantwoordelijken van afdelingen en diensten zien er actief op toe dat de leden van het multidisciplinaire team en de dienst deze code kennen en toepassen. Het Psychiatrisch Ziekenhuis ziet het multidisciplinaire team van de afdeling waar een patiënt verblijft als een groep van beroepsbeoefenaars, gebonden door het beroepsgeheim. De keuze om in het elektronisch dossier geen tussenschotten aan te brengen tussen de disciplines is een keuze voor maximale samenwerking in het belang van de patiënt. Hierdoor kan zowel de continuïteit van zorg als de privacy van de patiënt gewaarborgd worden. Het ziekenhuis garandeert daarnaast de veilige bewaring van deze gegevens. Elke geautoriseerde gebruiker van het EPD ontvangt een persoonlijke login en combineert deze met een paswoord. De login en het paswoord zijn strikt persoonlijk en mogen niet doorgegeven worden. De zorg voor het beroepsgeheim houdt de afscherming in van het lokaal en de apparatuur voor gegevensverwerking en de zorgvuldige omgang met login en paswoord zodat derden de gegevens niet kunnen inkijken. Aan- en afmelden en de uitgevoerde acties in het EPD worden door het systeem bijgehouden. Bij vermoeden van ongeoorloofd gebruik kan de directie de systeembeheerder vragen dit gebruik te documenteren waarna zij passende maatregelen kan nemen. Uitdiensttreding wordt onmiddellijk gemeld aan de hiërarchisch verantwoordelijke die de toegang tot de patiëntgegevens doet afsluiten.
Algemeen principe Men is slechts gerechtigd te werken met het dossier van een patiënt waarvoor men op dat ogenblik verantwoordelijkheid draagt. Het zichzelf op een ander tijdstip of om andere redenen toegang verschaffen tot een patiëntendossier is verboden en kan gesanctioneerd worden.
Een patiënt, in volledige of partiële hospitalisatie of in zorg na verblijf (vb. NTR) op afdeling X, is op dàt ogenblik - en slechts op dat ogenblik – een patiënt van het multidisciplinaire team van afdeling X. Daardoor hebben de teamleden het recht te schrijven in het dossier en kennis te nemen van de gegevens die ingebracht worden door hun collega’s van hetzelfde team. Het opnemen van gegevens in het dossier beperkt zich tot strikt relevante gegevens en gebeurt zoveel als mogelijk transparant en met instemming van de betrokken patiënt. Inzagerecht indachtig wordt gebruik gemaakt van toegankelijke en respectvolle taal. Er is één elektronisch dossier per patiënt. Formulieren van vorige opnames staan in het archief van dat dossier. Door een ingreep in de weergave-instellingen is het mogelijk om ook deze formulieren in het archief te raadplegen. Men is daartoe gerechtigd in zover nodig voor de actuele behandeling. Wanneer de patiënt overgeplaatst wordt naar afdeling Y houdt hij op patiënt te zijn van afdeling X. Het team van afdeling X heeft vanaf dat ogenblik geen inzage- of schrijfrecht meer in het dossier. Het is niettemin redelijk dat er nog gedurende één week na transfer tijd gegund wordt om verslagen in het dossier af te werken. Slechts uitzonderlijke omstandigheden (vb. vakantie) kunnen deze termijn verlengen. Uitbreidingen bij het algemeen principe Patiënt De patiënt kan de beroepsbeoefenaar verzoeken inhoud of door hem verstrekte documenten toe te voegen aan zijn dossier. De patiënt kan vragen fouten in het dossier te corrigeren. De patiënt heeft inzagerecht en kan een afschrift opvragen van zijn dossier. (zie verder) Omwille van de bijzondere rol die zij opnemen geldt voor alle onderstaande functies en personen dat zij gerechtigd zijn een dossier te raadplegen of te bewerken. Zij beschikken over een eigen login met specifieke rechten en zijn gebonden aan het beroepsgeheim. Artsen(van wacht), ASO’s, co-ASO’s Artsen, artsen van wacht en achterwacht, artsen in opleiding van het PZ Duffel en van het UZA hebben toegang tot alle patiëntendossier en hebben lees-en schrijfrechten. Medewerkers van de mobiele equipe Deze personen hebben toegang tot alle patiëntendossiers van de afdelingen waarop zij kunnen ingezet worden. Ze hebben lees- en schrijfrechten. Medewerkers ECT Deze personen hebben toegang tot alle patiëntendossiers, zij selecteren daaruit de patiënten waarbij een ECT behandeling loopt. Ze hebben lees- en schrijfrechten. Medisch secretariaat Deze functies en personen hebben toegang tot alle patiëntendossiers en beschikken over leesen schrijfrechten. Personen die intake doen in functie van opname Deze functies en personen hebben toegang tot alle patiëntendossiers en beschikken over leesen schrijfrechten.
Transfer Tijdens het transferproces (van aanvraag tot voleinding van de transfer) hebben beide afdelingen toegang tot het dossier, zowel lees- als schrijfrechten. Na de eigenlijke transfer vervalt het recht van de verwijzende afdeling. Receptie en patiëntenadministratie Deze functies en personen hebben toegang tot alle patiëntendossiers maar hun lees- en schrijfrechten beperken zich tot de administratieve gegevens. Diëtisten Ze hebben in dossiers van hun patiënten toegang tot voor hen noodzakelijke onderdelen zoals ‘voeding’ en ‘lengte en gewicht’. In die formulieren hebben ze lees- en schrijfrechten. Andere formulieren krijgen ze niet te zien. Bewindvoering Wanneer het PZ een verzoek richt tot de vrederechter tot aanstelling van een bewindvoerder komt een onafhankelijke (externe) arts een onderzoek voeren naar de geestelijke gezondheidstoestand van de patiënt. Deze arts heeft een persoonlijke login en paswoord en heeft leesrechten die beperkt zijn tot het betrokken patiëntendossier. Wetenschappelijk onderzoek Onderzoekers die toestemming hebben gekregen van de medisch ethische toetsingscommissie kunnen in het kader van wetenschappelijk onderzoek alle patiëntendossiers (uitgezonderd deze waarvoor de patiënt inzage voor wetenschappelijk onderzoek weigert) onderzoeken op relevante gegevens. De toestemming tot inclusie van een patiënt in een bepaald onderzoek kan slechts gegeven worden door de behandelende arts en gaat gepaard met een informed consent, ondertekend door de patiënt (geïnformeerd en voor akkoord verklaard). De onderzoekers hebben leesrechten. Stagiairs Het psychiatrisch ziekenhuis biedt aan tal van disciplines (o.a. stagiairs geneeskunde, psychologie, verpleegkunde…) de mogelijkheid om de verplichte stage te lopen in het kader van het behalen van een einddiploma en heeft daartoe met meerdere inrichtende machten overeenkomsten afgesloten. De professionele zorgverleners hebben de educatieve taak om de individuele stagiair te begeleiden in het zorgvuldig omgaan met patiënteninformatie. De stagiair wordt daartoe ook gewezen op de inhoud van deze deontologische code. Wat het EPD betreft is de stagiair tijdens zijn stage ‘lid van het team’, met dezelfde rechten en plichten, doch met volgende specifieke regels: - De systeembeheerder voorziet per afdeling in één of meerdere stagiair-logins. - De hoofdverantwoordelijke verbindt een bepaalde login aan een bepaalde stagiair gedurende een bepaalde periode. De identiteit en de handtekening van de stagiairs worden bijgehouden. - De systeembeheerder bewaart de gegevens van de stagiairs per academiejaar. ‘Wet betreffende de rechten van de patiënt’: inzagerecht http://emmausweb/Data/PB_Procedureboeken/PB_PC/Psychiatrisch%20Centrum/inzage%20i n%20patiëntendossier.htm
Inbeslagname Het gevolg geven aan een inbeslagname, op last van een onderzoeksrechter in het kader van gerechtelijk onderzoek, kan slechts na betrokkenheid van de behandelende arts of de hoofdgeneesheer. Er wordt in voorkomend geval voorzien in een kopie op papier of een PDF-versie op Cd-rom, welke door de instanties kan meegenomen worden. CITRIX Artsen die via Citrix-technologie van thuis uit kunnen werken in het EPD dienen er over te waken dat zij tijdens de aangemelde periode als enige gebruiker mogelijkheid tot inzage en schrijven hebben. Na een sessie dient zorgvuldig afgemeld te worden. Bijzondere functies Hoofdgeneesheer en algemeen directeur Projecteigenaar Kwaliteitscoördinator Heeft leesrechten in functie van kwalitatieve en kwantitatieve metingen. Zorgcoördinatoren Hebben leesrecht in functie van het (kwalitatief) correct gebruik van het EPD op inhoudelijk vlak. Projectbeheerder inhoud Heeft verantwoordelijkheid op het vlak van implementatie en verdere uitbouw van het EPD en aanverwante toepassingen. Cel informatica (systeembeheerder) De systeembeheerder heeft een technische- en dataverantwoordelijkheid en dus geen inhoudelijke rechten. Veiligheidsconsulent informatieveiligheid De veiligheidsconsulent informatieveiligheid is verantwoordelijk voor de techniek die het zorgvuldig en veilig bewaren van het patiëntendossier mogelijk maakt. Nuttige verwijzingen Procedure: inzagerecht in het patiëntendossier Wet op patiëntenrechten Documentstatus Bespreking: - stuurgroep kwaliteit EPD: 04/06/2015 - medische staf: 19/06/2015 - groep hoofdverantwoordelijken: 08/06/2015 Beslissing: - stuurgroep kwaliteit: 04/06/2015 - medische staf: 19/06/2015 - directiecomité: 17/06/2015 Voorgelegd ondernemingsraad: 18/06/2015
