Elszámolható költségek Czigányné Fullér Mónika programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Pécs 2011. június 23.
Elszámolhatóság általános szabályai •
ténylegesen felmerültek, jogalapjuk szerződéssel/megrendeléssel alátámasztott, pénzügyi teljesítésük hiteles számviteli bizonylattal igazolható,
•
közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy megvalósításához, szerepelnek a jóváhagyott költségvetésben, annak hatályos módosításában, illetve arányos hozzáadott értéket képviselnek,
•
támogatásra jogosult területen és időben merültek fel,
•
nem szerepelnek a nem elszámolható költségek között,
•
összhangban vannak a nemzeti és közösségi szabályozással,
•
a költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják,
•
nem haladják meg a szokásos piaci árszintet,
•
hatékonyság, gazdaságosság, arányosság, célszerűség jellemző rájuk.
Nem elszámolható költségek • visszaigényelhető és levonható ÁFA, • bírságok, kötbérek, jogi és igazgatási díjak költségei, • alkohol, • hitelkamatok, • ki nem fizetett részszámla, • köztisztviselők/kormánytisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás,ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz (pl. Főállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerződés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat.), • reprezentációs költségek (virág, alkohol, csokoládé, ajándék), • vám költségek, import vámköltség
Számlákkal kapcsolatos követelmények 1. Belföldi számla esetében a 2007. évi CXXVII. Törvény 2. Külföldön kiállított számla esetében az adott ország szabályozásával összhangban, de legalább •
számla sorszáma
•
számla kibocsátója
•
vevő megnevezése
•
termék vagy szolgáltatásnyújtatás megnevezése
•
számla kibocsátásának és teljesítésének kelte
Számla megjelenési formája 1. Papír alapon kiállított számla • eredeti példányban 2. Elektronikus úton kiállított számla • Partneri jelentésben elektronikusan is szükséges csatolni, • továbbá a jelentésben nyomtatott formában, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: „Eredetivel megegyező hiteles másolat”.
Költségtípusok 1. Előkészítési költségek (Preparation costs) 2. Személyi költségek (Staff cost) 3. Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation) 4. Szolgáltatások (Service) 5. Eszközbeszerzések (Equipment/Supply) 6. Beruházások (Investment/Works) 7. Adminisztrációs költségek (Administrative costs)
Előkészítési költségek •
2007. január 01. és a projekt kezdő dátuma között merültek fel,
•
az 1. előrehaladási jelentéssel együtt megtörténik az elszámolása, később a költség nem elszámolható,
•
a költségek olyan tevékenységekhez kapcsolódnak, amelyeket a jogosult programterületen valósítottak meg, a jóváhagyott projekttel közvetlen kapcsolatot igazolnak, valamint szerepelnek pályázatban,
•
ide sorolhatók pl: előzetes tanulmányok, tervdokumentációk, feltételes Prag eljárás és szakértő költségei, kötelező engedélyek, angol-magyar-horvát fordítás, találkozók költségei, partnerek közti megbeszélések költségei (utazás, szállás, napidíj), amelyek a projekt előkészítéséhez kapcsolódnak,
•
Az előkészítési költségek aránya nem haladhatja meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10 %-át, valamint a projekt összetettségével arányosnak kell lennie.
Személyi költségek •
Partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó, munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni a következő feltételek mellett,
•
van jogalapjuk, azaz érvényes munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkeznek (munkaidejük teljes egészében vagy egy részében végzik a projekttel kapcsolatos feladatukat),
•
a Partner közvetlen alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés NEM köthető!!!
•
kizárólag a bruttó bér és az azt terhelő adók, járulékok számolhatók el a projektre fordított munkaidő arányában (fizetett szabadság és betegszabadság a projektre fordított munkaidő arányában elszámolható),
•
egyéb a munkaszerződésben szereplő személyi jellegű juttatások kizárólag a projektre és az adott jelentési időszakra arányosítva számolhatók el, amennyiben az a projekttel kapcsolatban merültek fel,
•
természetbeni juttatások nem számolhatók el,
Személyi költségek •
a projekttel kapcsolatos napidíjakat az „Utazások és szállásköltségek” költségvetési soron kell elszámolni,
•
az elvégzendő feladat és a projektre fordított munkaidő aránya a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban szerepel,
•
a közalkalmazottak és köztisztviselők bére akkor elszámolható, ha az a projekttevékenységekhez, és nem a munkavállaló jogszabályi kötelezettségeihez, szokásos napi irányítási feladataihoz kapcsolódik,
•
a személyi költségek kiszámításánál alkalmazott módszert az elszámoláshoz csatolni kell, és azt dokumentumokkal kell bizonyítani,
•
a teljes, szoros értelemben vett projekt menedzsment költség (2.1 Salary of staff (direct management) és a 4.6 Services related to project management költségvetési sorokon együttesen elszámolt személyi költség) nem haladhatja meg a projekt partner összes jogosult költségének 10%-át.
Személyi költségek Benyújtandó dokumentumok: • „Segédtábla a bérek elszámolásához” című dokumentum, • Munkabér kifizetését igazoló bizonylatok (csoportos átutalás esetében nyilatkozat, hogy a kifizetés az adott munkavállaló nettó bérét is tartalmazza), • Munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok befizetését igazoló bizonylatok (csoportos átutalás esetében nyilatkozat, hogy a kifizetés az adott munkavállaló közterheit is tartalmazza), • Munkaidő kimutatás, • Munkaszerződés/kinevezés, • Munkaköri leírás, • Projektben résztvevő személyek listája, • Bérszámfejtő lap
Utazás- és szállásköltségek • • • • •
a Partnernél közvetlenül alkalmazásban álló munkavállalók részére, a nemzeti szabályozásokkal összhangban számolhatók el, az utazási költségeket az elszámolásban személyenként és kiküldetésenként/ utazásonként kell feltüntetni, mindig az utazás leggazdaságosabb módját kell választani, programterületen kívüli utazás nem elszámolható, módja lehet: a. saját autóval, b. vonattal (másodosztályú vonatjegy), c. egyéb pl.: repülővel 400 km távolságtól, turistaosztályon, d. helyi közlekedés: busz, taxi, metró, stb.
Utazás- és szállásköltségek •
külső szakértő utazási költsége beleértendő a vállalkozói szerződésbe, külső szolgáltatások között kell szerepeltetni, ezen a költségvetési soron nem elszámolható,
•
a NAPIDÍJAK nem haladhatják meg az Európai Bizottság által (http://ec.europa.eu) publikált értéket, fizethető a külföldön töltött éjszaka után, ill. ha a munkavállaló 1 napnál több időt tölt távol a szokásos székhelytől. Napidíj esetén az elszámolható napok száma az esemény napok számával megegyező lehet + 1-1 nappal az esemény előtti és utáni nappal,
•
elszámolás 3 lehetséges módszere:
•
EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit,
•
belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés. Egyéb költségek nem elszámolhatóak!
•
ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés költsége számolható el.
•
szállás: háromcsillagos szállodai szolgáltatásnak megfelelő ellenértékű számla számolható el, de nem haladhatja meg az EB által publikált értékeket. Csak abban az esetben elszámolható, ha a magyar partner belső szabályozása szerinti napidíj került kifizetésre, vagy nem biztosítottak külföldi napidíjat
Utazás- és szállásköltségek Benyújtandó dokumentumok: • Eredeti számla, kiküldetési rendelvény, napidíj számfejtése • Kifizetést igazoló bizonylatok, • Közterhek befizetését igazoló bankszámlakivonat. Csoportos átutalás esetén a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket, • Kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívók, napirend, emlékeztetők), • Vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya, stb., • Úti jelentés, projekt menedzser által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is csatolni kell), • Bruttó 100 EUR alatti utazási költségeket a 13. sz összesítő táblában kell feltüntetni, az eredeti számlákat, kiküldetési rendelvényeket nem kell benyújtani.
Külső szolgáltatások • • • •
projekthez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások, melyek megvalósítására harmadik felekkel szerződést kötnek, a projekt kezdési időpontja után merülnek fel, igénybevételük elengedhetetlen, arányos a szakértő képzettségével, az elvégzendő szolgáltatás minőségével, kiválasztásuk a PraG rendelkezéseinek megfelelően történik, kategóriák: a.) külső menedzsment szolgáltatás – ha a Partner nem rendelkezik a projekt irányításához szükséges, megfelelő képzettségű szakemberrel (10 %os korlát!), b.) külső szakértő (tanulmányok készítése, kutatások, fordítás, stb.) díja, beleértve az esetleges járulékos költségeket is (utazás, szállás), c.) technikai és pénzügyi szakértő (pl. közbeszerzési szakértő), d.) rendezvényszervezés (konferenciák, szemináriumok, workshop-ok, stb.), e.) rendezvényeken való részvétel (konferenciák, szemináriumok, képzések, stb.), f.) információs és nyilvánossággal összefüggő tevékenységek (pl. hírlevél, weblab), g.) egyéb szolgáltatások (a tevékenységeket pontosan definiálni kell pl.: közbeszerzés költségei), h.) műszaki ellenőrzés költségei, fordítói- és tolmácsszolgáltatások.
Külső szolgáltatások Benyújtandó dokumentumok: • Eredeti számla/Külső szakértő bérjegyzéke, • Kifizetést igazoló bizonylata, • Megbízási díj esetén külső szakértői költség bérével kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása, bér- vagy fizetési - jegyzékkel történő elszámolás esetén (bankszámla-kivonat másolata. Csoportos átutalás esetén a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott külső szakértővel kapcsolatos közterheket), • teljesítés igazolás, • szerződés/megrendelő, • piaci ár igazolása/Prag dokumentáció, • bruttó 1000 eurót meghaladó beszerzés esetében Nyilatkozat a piaci ár igazolásához, • szolgáltatás végterméke ( köteles példány (arculati elemekkel ellátva, bekötött, nyomdai úton előállított eredeti változat) bruttó 1000 EUR felett; alatta elegendő másolati példány; nyilatkozat amelyben a szakértő deklarálja, hogy az általa készített tanulmány más Európai Uniós vagy hazai finanszírozásból megvalósított pályázatban nem került elszámolásra; elektronikus változat (20 oldal felett)
Eszközbeszerzés •
azok az irodai (pl. irodabútor, számítógép) és tartalomhoz kapcsolódó eszközök költsége jogosult, amelyek elengedhetetlenek a projekt megvalósításához, továbbá a jóváhagyott költségvetésben szerepelnek,
•
a szállítók kiválasztását a PraG eljárás vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően kell lebonyolítani, (amennyiben a szerződés becsült értéke 1.000 € alatt van, nem szükséges összehasonlító árajánlat, e felett legalább 3 árajánlat szükséges),
•
csak olyan eszközök számolhatók el, amelyek: - más Közösségi/hazai pályázatban nem kerültek elszámolásra - nem volt még értékcsökkenésük - más költségsoron (pl. adminisztratív) nem kerültek elszámolásra - a jóváhagyott pályázatban nevesítve voltak a Pályázati Űrlap 15.2 Beszerzések meghatározása (eszközök) munkalapján,
•
a megvásárolt eszközöket, bútorokat a program- és a projekt nevét tartalmazó azonosítóval kell ellátni, amely a helyszíni szemle során kerül ellenőrzésre,
•
használt eszközök beszerzése nem jogosult költség.
Eszközbeszerzés Benyújtandó dokumentumok: • Eredeti számla, • Kifizetési igazoló bizonylatok, • Teljesítés igazolás, •Szerződés/Megrendelő, • Piaci ár igazolás/ Prag dokumentáció, • Garanciák, biztosítákok iratanyaga, • Nyilatkozat a Számviteli politikában rögzített értékcsökkenésről vagy nyilvántartásba vételi bizonylat, • Fényképek, • Bruttó 1000 EUR-t meghaló beszerzés esetében Nyilatkozat a piaci ár igazolásához, • Nettó 5000 EUR alatt a szállító nyilatkozata a termék eredetéről, • Nettó 5000 EUR felett kamarai eredetigazolás
Beruházási költségek Fajtái: 1. Földvásárlás • elengedhetetlen a projekt megvalósításához, • költsége nem haladhatja meg a partner szintű teljes jogosult projektköltség 10 %-át, • független értékbecslő értékbecslése, amely 6 hónapnál nem régebbi, • a bekerülési ár nem haladhatja meg az értékbecslésben szereplő árat, • nem vásárolható földterület a projektben résztvevő bármely partner szervezettől, 2. Épületek, létesítmények építése, felújítása, bővítése • közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához, • olyan költségek számolhatók el, amelyek a meglévő épület megváltoztatásához, felújításához bővítéséhez, vagy új épület építéséhez szükségesek, • a kivitelezés az építkezésekre, higiéniára, biztonságra vonatkozó jogi szabályozással összhangban kell, hogy történjen, • használatba vételhez szükséges dokumentáció rendelkezésre kell, hogy álljon, • a kivitelezők kiválasztásánál a PraG szabályai az irányadóak, • az építési munkálatok elvégzésére szerződés nem köthető a projektben résztvevő bármely partner szervezettel.
Beruházási költségek Benyújtandó dokumentumok: • Eredeti számla, • Kifizetési igazoló bizonylatok, • Teljesítés igazolás, •Szerződés/Megrendelő, • Piaci ár igazolás/ Prag eljárás dokumentációja, • Nyilatkozat a Számviteli politikában rögzített értékcsökkenésről vagy nyilvántartásba vételi bizonylat, • Fényképek, • Építési napló, mérnök nyilatkozata, átadás-átvételi dokumentáció, építési engedély, használatbavételi engedély, stb. • Vásárlás esetén tulajdoni lap (legkésőbb a projekt befejezésének időpontjáig)
Adminisztratív költségek Az adminisztratív költségek nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségvetésének 10%-át, a rezsi költségek pedig nem haladhatják meg a projekt partner teljes jogosult költségének 5%-át, valamint a Személyi költségek 25%-át. A következő adminisztratív költségek számolhatók el: - iroda bérleti díja (szerződéssel alátámasztva, hogy a projekttel kapcsolatos), - közüzemi (rezsi) költségek (rezsiköltségeket akkor lehet elszámolható költségnek tekinteni, amennyiben azok a projekt tevékenységhez kötődő valóságos költségen alapulnak, és megfelelően igazolt módszer szerint, arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük), - a kötelezően nyitandó elkülönített bankszámlához kapcsolódó banki szolgáltatások (számlavezetés) díja, amennyiben az elkülönített bankszámla használata kötelező, - karbantartási és állagmegóvási költségek, - postaköltség, telefon, fax, internet, másolás, sokszorosítás költségei, - írószerek, kis értékű irodaszerek.
Adminisztratív költségek • •
az első beszámolás során alkalmazott elszámolási módszeren a projekt életciklusa alatt nem lehet változtatni. A közvetett (részben elszámolt) adminisztratív költségek esetében arányosítani kizárólag az alábbi módszer szerint lehet: – projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma, – a projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a partner alkalmazásában állók száma, – a projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe/ a partner rendelkezésére álló összes munkaterület.
Adminisztratív költségek Benyújtandó dokumentumok: Projektre 100%-ban vagy részben elszámolt költségek esetében: • eredeti számlák, • Kifizetést igazoló bizonylat, • Kapcsolódó szerződés Projektre arányosan elszámolt költségek esetében: • Adminisztratív költségösszesítő Jogi/közjegyzői költségekhez továbbá szükséges még (lásd külső szolgáltatások sor): • Teljesítésigazolás, • Piaci ár igazolás/PraG eljárás dokumentációja, • Szolgáltatás eredményeképpen létrehozott dokumentáció
Bevételek •
Amennyiben a Partnernek a projekttel kapcsolatban bevétele származik, vagy a projekt keretében megvalósult „termékek” révén képződik bevétel, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor.
•
A bevételeket a Főszerződés megkötése előtt, de legkésőbb a projekt befejezésének időpontjában teljes összegükben vagy arányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből.
Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Czigányné Fullér Mónika programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Tel.: +36/92/511-074 E-mail:
[email protected]
