Partneri Jelentés készítése Gálosi Gábor VÁTI Nonprofit Kft. Dél-dunántúli Területi Iroda Pécs Pécs, 2011. június 23.
Az első szintű ellenőrzés folyamata Hazai vezető partner/ partner részéről partneri jelentés benyújtása a VÁTI Nonprofit Kft –hez (IMIR rendszeren keresztül) Jelentés iktatása, regisztrálása Partneri jelentés ellenőrzése a VÁTI Központi Ellenőrzési Iroda által Formai ellenőrzés Tartalmi ellenőrzés Hiánypótlás Döntés az elszámolható költségek összegéről Költségek jóváhagyása az IMIR 2007-2013ban Hitelesítési nyilatkozat kiadása
Helyszíni ellenőrzés
Jelentés elutasítása
Időkeretek (jelentési időszak vége + 90 nap) Partneri jelentések készítése
15 naptári nap Költségek hitelesítése a kontrollerek részéről
45 naptári nap Közös projektjelentés elkészítése és benyújtása a JTS felé a Vezető Kedvezményezett részéről
30 naptári nap
PARTNERI JELENTÉS Minden magyar partner Partneri Jelentést készít a saját projektrészére vonatkozóan. Amennyiben az adott időszakban nincs elszámolni kívánt költség, erről nyilatkozatot kell benyújtani. A Partneri Jelentés részei: – Activity report (szakmai rész) – Financial report (pénzügyi rész) A Partneri Jelentés nyelve: ANGOL
PARTNERI JELENTÉS Borítékon fel kell tüntetni: • ACRONYM – projekt rövid neve • Projektrész azonosítója • Jelentéstételi időszak •
Amennyiben lehetséges gyűrűs mappában, a jelentésben – költségvetési sorok szerint – szereplő sorrendben, az elszámolási útmutatóban szereplő felsorolásnak megfelelően: számla, kifizetés bizonylatai, teljesítésigazolás, szerződés vagy megrendelés, 3 árajánlat, szolgáltatás végterméke, nyilatkozat (tanulmányoknál), elektronikus változat (tanulmányoknál 20 oldal felett)
Partneri jelentés kötelező elemei minden jelentéshez benyújtandóak • • • • •
•
Előrehaladási jelentés (Partner Progress Report) Előleg elszámolás összesítő (Pre-financing settlement – state contribution report) ÁFA nyilatkozat – VÁTI által kiadott formanyomtatványon Számlák – eredeti példányban Alátámasztó dokumentumok (számlák, indikátorok, elvégzett tevékenységek) – Az első szintű ellenőrzés magyar partnerek számára c. elszámolási útmutató alapján Partneri checklist
Partneri jelentés kötelező elemei csak az első jelentéshez benyújtandó
• Projektrész tevékenységek leírása – A magyar partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása (magyar nyelven) a projekt teljes időszakára vonatkozóan • VÁTI által meghatározott formanyomtatványon
SZAKMAI JELENTÉS (ACTIVITY REPORT) • • • •
• • •
adott időszak tevékenységeinek szöveges bemutatása teljesített indikátorok számának jelölése az indikátortáblában horizontális célok teljesülése megvalósított tevékenységek,kezdő és végdátum, státusz (completed, in progress, not started yet), tevékenység leírása röviden, elért eredmények (outputs), helyszín változások a projektrészben (változás bejelentés benyújtása, elfogadása) nyilvánosság kapcsán végzett tevékenységek közbeszerzések adatai (single tender és a nagyobb értékű közbeszerzések)
PÉNZÜGYI JELENTÉS • • • • • •
a projekthez kapcsolódó, az adott beszámolási időszakban felmerült és kifizetett költségeket tartalmazza a beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni KIVÉTEL: zárójelentés – projekt záró dátuma után 30 nap van a számlák kifizetésére Területi hatály: Programterületen felmerült költségek elszámolhatóak kötelező a meghatározott formátumban benyújtani a jelentést a Projekt Partner cégszerű aláírásával és bélyegzőjével kell ellátni (két helyen kell aláírni a jelentést!)
PÉNZÜGYI JELENTÉS • • • • •
táblázatos formátumban tartalmazza a költségeket tételesen, és összesíti költségkategóriánként az adatokat euróban – benyújtáskor érvényes EU Bizottság által megállapított euró árfolyam – kell feltüntetni eredeti számlákat szükséges benyújtani, amit pecsételés után visszaküldünk alátámasztó dokumentumok PPR benyújtása előtt javasolt a dokumentáció teljességének ellenőrzése (Checklist)
PPR BENYÚJTÁSA •
•
Papír alapon: 1 db eredeti + másolati példány azon dokumentumokból, melyből az eredeti a partner tulajdonát képezi - jelentés (szakmai és pénzügyi): a PP által cégszerűen aláírt, lebélyegzett eredeti dokumentum - számlák és/vagy azzal egyenértékű számviteli bizonylatok: eredeti példány - alátámasztó dokumentumok: hitelesített másolat a PP törvényes képviselőjének hitelesítésével Elektronikusan: IMIR 2007-2013 rendszer Front Office felületén keresztül
JELENTÉSTÉTELI HATÁRIDŐK •
a projekt kezdő dátumához képest 4 havonta kell jelentést benyújtani
•
a beszámolási időszak végétől számított 15 naptári napon belül (kivéve zárójelentés, amit 30 naptári napon - csak 2. kiírásban belül kell benyújtani)
•
a határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére csak a következő beszámolási időszakban kerülhet sor
HIÁNYPÓTLÁS •
maximum 2 alkalom / partneri jelentés
•
első alkalom: a hiánypótló levél (e-mail vagy fax!!) kiküldésének napjától számított 8 naptári napon belül
•
második alkalom: legfeljebb 7 naptári nap, de a két esetben max. 15 naptári nap
HIÁNYPÓTLÁS •
a VÁTI Nonprofit Kft. rövidebb hiánypótlási határidőt is szabhat, amennyiben a Hitelesítési Nyilatkozat kiadásának határideje ezt szükségessé teszi
•
sikertelen hiánypótlás következménye: - PPR elutasítása - elfogadás a nem megfelelő tételek levonása után (a nem elfogadott költségek kizárólag a következő PPR-ben számolhatók el, későbbiben nem)
PPR ELFOGADÁSA • • •
a VÁTI Nonprofit Kft.megállapítja az elszámolható költség összegét kiállítja a Hitelesítési Nyilatkozatot (Declaration on Validation of Expenditure) a partneri jelentés papír alapú benyújtásától számított 45 naptári napon belül
PIACI ÁR IGAZOLÁSA •
1000 EUR (bruttó) feletti beszerzések esetén: 3 összehasonlítható árajánlat - legalacsonyabb ár - összességében legkedvezőbb ajánlat (indoklást szükséges benyújtani) árajánlatok nem lehetnek a megrendeléstől számítva 3 hónapnál régebbiek - 3 beérkezett ajánlat szükséges (pl. 3 ajánlatkérés, és csak 2 beérkezett ajánlat nem megfelelő, illetve csak nagyon speciális, indokolt esetben elfogadható)
PIACI ÁR IGAZOLÁSA • Negotiation report for single tenders – PraG honlapjáról letölthető formanyomtatvány • Nyilatkozat piaci ár igazolásához – VÁTI által meghatározott formanyomtatvány • Nem alkalmas piaci ár igazolására az az ajánlat, amelyet olyan személy adott, akiben a Partnernek tulajdoni részesedése van vagy azok Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vezető tisztségviselő, vagy felügyelő bizottsági tag.
ÁFA •
a nem visszaigényelhető ÁFA számolható el
•
Partner ÁFA státuszát ellenőrizzük minden jelentésnél
•
Kötelező formanyomtatvány kitöltése minden jelentésnél
ÁRFOLYAM • • • •
Támogatási Szerződés: euróban kerülnek megkötésre a felmerült költségeket a PPR-ben az eredeti devizanemben kell feltüntetni nem euróban felmerült költségek átváltása szükséges! Átváltás: A partneri jelentés papír alapon történő benyújtásának havában érvényes Európai Bizottság által meghatározott havi átlagárfolyam.
Helyszíni ellenőrzés •
A projekt időtartama során a helyszíni ellenőrzések gyakorisága alapvetően a kockázatelemzés eredményétől függ – 200 ezer EUR > partner költségvetése: zárás előtt, kockázat elemzés szerint – 1 millió EUR > partner költségvetése >200 ezer EUR: legalább két alkalommal – Partner költségvetése > 1 millió EUR: minden partneri jelentéskor
Helyszíni ellenőrzés • Minden egyes projekt-rész legalább egyszer, legkésőbb a zárás előtt átesik helyszíni ellenőrzésen, amelyet a VÁTI Nonprofit Kft. munkatársai és/vagy megbízott külső szakértők végzik • Projektrész átfogó szakmai, pénzügyi ellenőrzése történik meg (pl. vállalt tevékenységek, indikátorok, elkülönített nyilvántartás, közbeszerzés dokumentumai, beszerzett eszközök, infrastrukturális beruházás, arculati elemek, jelentésben csak másolatban benyújtott dokumentumok eredeti példányának ellenőrzése)
Helyszíni ellenőrzés • A helyszíni ellenőrzések során minden esetben jegyzőkönyv készül, amely rögzíti a projekt-rész állapotát, és amelyet a kijelölt kapcsolattartó az aláírásával hitelesít. • Amennyiben a helyszíni ellenőrzés során olyan hiányosságra derül fény, amely pótolható, az a jegyzőkönyvben rögzítésre kerül. Egy ellenőrzés akkor tekinthető lezártnak és a hitelesítési jelentés akkor állítható ki helyszíni ellenőrzés szempontjából, ha a jegyzőkönyv nem tartalmaz javasolt intézkedést, vagy amennyiben tartalmaz, akkor azok pótlása megtörtént.
KÖSZÖNÖM FIGYELMÜKET! SIKERES PROJEKTMEGVALÓSÍTÁST KÍVÁNOK! Gálosi Gábor programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft. Dél-dunántúli Területi Iroda Pécs E-mail:
[email protected] Telefon: 06-72-513-450
