ELO-BMW rapportage 2009

ELO-BMW rapportage 2009 Verslag ELO-BMW, NUP aanpassingen

Opgesteld door:

Johan Niemeijer (EGEM i-teams)

Opdrachtgever:

Gemeenten Bedum, De Marne, Winsum EGEM-i-teams

Opdrachtnemer: e-Adviseur:

Stuurgroep ELO-BMW Johan Niemeijer

Documentnaam: Datum: Versie:

ELO_BMW rapportage 2009 28-01-2010 02

Jaarverslag ELO-BMW 2009

1.

VERSIEBEHEER._____________________________________________________________________________ 2

2.

INLEIDING __________________________________________________________________________________ 3 2.1.

3.

STAND VAN ZAKEN ELO-BMW _______________________________________________________________ 5 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

4.

ICT SAMENWERKING ________________________________________________________________________ 9

PROGRAMMAPLAN _________________________________________________________________________ DIENSTVERLENING EN ORGANISATIE ___________________________________________________________ ICT ONTWIKKELINGEN ______________________________________________________________________ PLANMATIG WERKEN _______________________________________________________________________

11 12 12 13

PROJECTEN ________________________________________________________________________________ 14 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13.

7.

5 5 6 6 7 7

AANPAK ___________________________________________________________________________________ 10 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

6.

BASISREGISTRATIE ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) _______________________________________________ BASISREGISTRATIE PERSONEN _________________________________________________________________ BURGERSERVICENUMMER (BSN) _______________________________________________________________ E-LOKET _________________________________________________________________________________ WABO __________________________________________________________________________________ WET KENBAARHEID PUBLIEKRECHTELIJKE BEPERKINGEN (WKPB) ______________________________________

NUP EN OVERIGE ONTWIKKELINGEN ________________________________________________________ 8 4.1.

5.

LEESWIJZER _______________________________________________________________________________ 4

DIENSTVERLENINGSCONCEPT _________________________________________________________________ ONTWIKKELING KCC_______________________________________________________________________ ZAAKGERICHT WERKEN _____________________________________________________________________ NUP VOORBEELDPROJECTEN _________________________________________________________________ ICT ORGANISATIE _________________________________________________________________________ A-INTEGRATIE ____________________________________________________________________________ OPEN SOURCE WERKPLEK ___________________________________________________________________ LEGACY SYSTEMEN ________________________________________________________________________ E-DIENSTVERLENING _______________________________________________________________________ BASISREGISTRATIES ________________________________________________________________________ DOCUMENTMANAGEMENT ___________________________________________________________________ OVERIGE NUP ONTWIKKELINGEN _____________________________________________________________ OPEN STANDAARDEN EN OPEN SOURCE _________________________________________________________

14 14 14 15 16 16 17 17 17 18 18 18 19

FINANCIËN ________________________________________________________________________________ 19 7.1. 7.2. 7.3.

ELO-BMW ______________________________________________________________________________ 19 ICT SAMENWERKING _______________________________________________________________________ 19 FRONT EN MID-OFFICE _____________________________________________________________________ 20

Bijlagen:

Financieel overzicht ELO-BMW 2009;

28 January 2010 ELO-BMW RAPPORTAGE 2009 VERSIE 02

Pagina 1


1.

Versiebeheer.

Versie 01

Datum 15-01-2010

Status concept

02

28-01-2009

concept

Verspreid aan I&A Overleg Hoofdenmiddelen Stuurgroep ELO-BMW Stuurgroep ELO-BMW

Omschrijving Eerste versie

Aanpassingen n.a.v. overleg en afstemming


Pagina 2


2.

Inleiding Dit rapport is enerzijds bedoeld om de status van het traject ELO-BMW, dat in 2007 gestart is, terug te koppelen en anderzijds om een doorkijk te maken naar toekomstige ontwikkelingen. In 2007 zijn namelijk de BMW gemeenten gestart met het invullen van een aantal van de zogenaamde e-Overheid bouwstenen. In hoofdstuk 4 wordt de status van de in ELO-BMW opgenomen onderdelen toegelicht en aangegeven wat succesvol is afgerond en welke onderdelen in 2010 verder doorlopen. Nu we een aantal jaren verder zijn, blijkt echter dat de e-Overheid zich verder ontwikkelt en dat er weer nieuwe uitdagingen op de gemeente af komen. Eind 2008 heeft de VNG het zogenaamde Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) vastgesteld, waar extra e-overheid bouwstenen in zijn opgenomen. Daarnaast zijn in het NUP een aantal voorbeeldprojecten opgenomen, die bedoeld zijn om die e-overheid bouwstenen in de praktijk toe te passen. In dit rapport is aangegeven hoe de BMW gemeenten hier invulling aan willen geven. Naast de e-Overheid bouwstenen, die vooral bedoeld zijn om betere dienstverlening mogelijk te maken, wordt van de gemeente verwacht dat het in 2015 invulling geeft aan het programma Antwoord ©. Het programma Antwoord © geeft de visie op overheidsdienstverlening weer. Hierbij wordt van de gemeente verwacht dat het richting 2015 stap voor stap een zogenaamde Klant Contact Centrum (KCC) ontwikkelt. Vanuit het KCC worden 80% van alle vragen aan de overheid in één keer beantwoord. Daarnaast wordt van het KCC verwacht dat relatief eenvoudige aanvragen ook in één keer worden afgehandeld. In het programmaplan ELO-BMW (deel 2) is de dienstverlening vanuit een KCC verder inhoudelijk toegelicht. Het werken vanuit een KCC vraagt van de gemeentelijke organisatie een andere kijk op hoe het georganiseerd is. Er wordt namelijk meer vanuit de klantvraag gewerkt en minder vanuit het vakgebied waar de medewerkers deskundig in zijn. Daarnaast moeten de mogelijkheden van ICT beter benut worden, zodat het werkproces vereenvoudigd kan worden en het KCC informatie ter beschikking heeft om haar klanten snel een efficiënt te bedienen. Verder zal het management beter in staat zijn om op de voortgang van klantprocessen te sturen. Met ELO-BMW is een eerste stap gezet naar I&A samenwerking tussen Bedum, De Marne en Winsum. Dit heeft plaatsgevonden op een projectmatige basis, zodat bepaalde werkzaamheden en deskundigheid één keer uitgevoerd en ingezet hoeft te worden. Met ELO-BMW en de nieuwe uitdagingen, is duidelijk geworden dat de moderniseringslag niet een eenmalige actie is, maar dat het structurele veranderingen vraagt. Ook is duidelijk geworden dat de inzet van ICT een grotere rol speelt en dat op dat gebied nog veel werk in het verschiet ligt. Daarom is er een traject gestart om de I&A afdelingen van de drie gemeenten samen te voegen en te herstructureren. De bedoeling daarbij is dat door de bundeling van krachten en middelen de automatisering professioneler wordt opgezet. Hiermee moet het beter en sneller op toekomstige ontwikkelingen kunnen inspringen. Daarnaast wordt van de I&A medewerker een andere rol verwacht. Bovengenoemde ontwikkelingen hebben namelijk vrijwel allemaal een ICT component, maar hebben daarnaast vooral gevolgen voor de manier waarop de gemeente haar processen heeft georganiseerd. Daarom wordt van “de nieuwe” I&A medewerker verwacht dat het weet welke mogelijkheden en onmogelijkheden de moderne ICT kent en dat het de organisatie kan helpen om de gewenste veranderingen door te voeren.


Pagina 3


De ICT samenwerking is wat dat betreft geen maatregel om te besparen op ICT kosten, maar een strategische samenwerking waarmee de gemeenten beter in staat zullen zijn om op ontwikkelingen in te springen. Hierbij wordt door de gemeenten overigens onderkend dat zelfs een schaal van samen circa 35 duizend inwoners, nog aan de krappe kant is. Vandaar dat alle opties open worden gehouden om de samenwerking verder uit te breiden of bij andere samenwerkingsverbanden aan te sluiten. 2.1.

Leeswijzer In hoofdstuk 4 wordt ingezoomd op de resultaten van het oorspronkelijke ELO-BMW programma. In 2007 zijn er namelijk een aantal doelstellingen afgesproken en de raden van de drie gemeenten hebben opdracht verleend en middelen beschikbaar gesteld om die doelen te realiseren. In hoofdstuk 5 wordt een doorkijk gemaakt naar de ontwikkelingen die zich de afgelopen jaren, naast ELO-BMW, hebben aangediend. De ontwikkelingen worden kort benoemd en voor achtergrond informatie hierover wordt verwezen naar het I&A beleid en het nieuwe ELO-BMW programma dat door de gemeenten is opgesteld. In hoofdstuk 6 en 7 wordt globaal beschreven hoe de gemeenten de nieuwe ontwikkelingen willen aanpakken. Ook hiervoor geldt dat wordt verwezen naar het I&A beleid en het nieuwe ELO-BMW programmaplan, voor meer inhoudelijke informatie. Tot slot wordt in hoofdstuk 8 ingezoomd op de financiële verantwoording van het ELO-BMW programma en wordt een doorkijk gegeven op de financiering van de toekomstige ontwikkelingen. Hiervoor geldt overigens dat er in 2010 een traject doorlopen zal worden om de ambities van de gemeenten te verkennen en deze te toetsen aan de organisatorische en financiële mogelijkheden. Op basis daarvan zullen de gemeenten in 2010 concrete voorstellen ontwikkelen. In hoofdstuk 6 wordt aangegeven dat het zogenaamde Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) in het leven is geroepen. Het NUP kent een aantal punten die gerealiseerd moeten worden en waarvan een groot aantal ook voor de gemeente van belang zijn. Verder kent het NUP een aantal voorbeeld projecten, waarbij de e-overheid bouwstenen in de praktijk worden toegepast. In dit rapport is niet het NUP als leidraad genomen maar het ELO-BMW programma. Daarom is in de linkerkantlijn aangegeven welk NUP onderdeel van toepassing is.


Pagina 4


3.

Stand van zaken ELO-BMW In 2007 zijn op basis van het programma andere overheid een aantal initiatieven ontwikkeld om zogenaamde e-Overheid bouwstenen te realiseren. Deze e-Overheid bouwstenen zijn bedoeld als basisvoorzieningen waarmee het op een latere termijn mogelijk is om de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De onderdelen die in het ELO-BMW programma zijn opgenomen zijn: -

Ontwikkeling basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG); Basisregistratie Personen (GBA); Invoering van het Burger Servicenummer (BSN); Invoering van het E-Loket met DigiD en minimaal 10 elektronische producten; Invoering van de WABO, of ook wel de omgevingsvergunning genoemd; Invoering van de Wet Kenbaarheid Publiek Rechtelijke beperkingen (WKBP deel 1).

In dit hoofdstuk is van elk genoemde onderdeel aangegeven wat de stand van zaken is en welke activiteiten nog moeten worden uitgevoerd. 3.1. NUP 13

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) De ontwikkeling van de BAG bestaat uit de volgende onderdelen: - Het ontwikkelen van een referentiebestand dat voldoet aan de wettelijke eisen; - Het implementeren van ICT systemen waarmee de gegevens beheerd kunnen worden, maar vooral ook door de organisatie gebruikt kunnen worden; - Het koppelen van deze systemen aan de landelijke voorziening, zodat het mogelijk wordt om de basisgegevens landelijk uit te wisselen; - Het aanpassen van de werkprocedures om de gegevens te beheren en het aanpassen van werkprocedures om de gegevens te gaan gebruiken. Binnen de BMW gemeenten is in 2007 gestart met het opbouwen van de BAG vanuit de bestaande geografische informatie systemen. Gaandeweg is echter gebleken dat hiermee de aansluiting op administratieve systemen niet ideaal is en daarom heeft er aanpassing in het project plaatsgevonden. De planning was dat de BMW gemeenten op 1 juli 2010 de aansluiting op de landelijke voorziening hebben gerealiseerd. Door technische problemen en een gebrek aan overzicht van nog uit te voeren activiteiten, is echter de verwachting dat dit niet gehaald wordt. Er is een onderzoek gestart naar de stand van zaken en dit zal tot ene nieuwe planning leiden.

3.2. NUP 10

Basisregistratie Personen Met de invoering van de basisregistratie personen wordt de gemeente verplicht om bij invulling van publiekrechtelijke taken, de GBA gegevens te gebruiken. Hiermee moet voorkomen worden dat onnodig informatie aan klanten wordt gevraagd en/of dat er onnodig fouten worden gemaakt. De invoering van de basisregistratie personen bestaat uit de volgende onderdelen: - GBA gegevens koppelen aan kernapplicaties die voor publiekrechtelijke taken gebruikt worden; - Toegang verschaffen tot de landelijke GBA voorziening (GBA-V), zodat de gemeente ook toegang heeft tot persoonsgegevens van klanten van buiten de eigen gemeente; - De werkprocessen aanpassen zodat bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken gebruik gemaakt wordt van de GBA gegevens en dat wanneer er fouten geconstateerd worden, deze aan de bron worden teruggemeld;


Pagina 5


De planning was dat de BMW gemeenten op 1 januari 2010 bij het uitvoeren van de publiekrechtelijke taken gebruik maken van binnengemeentelijke persoonsgegevens. De gemeenten zijn inmiddels aangesloten om de landelijke voorziening GBA-V, maar hebben dit nog maar deels geïmplementeerd. In het eerste kwartaal van 2010 zullen ook de organisatorische acties genomen zijn om helemaal aan de wet te voldoen. In 2010 worden vervolgens de technische voorzieningen (makelaar gegevens) op orde gebracht zodat de zogenaamde kernapplicatie ook automatische gebruik kunnen maken van buitengemeentelijke gegevens. 3.3.

Burgerservicenummer (BSN)

NUP 9

In 2008 is het BSN ingevoerd, hiermee zijn de mogelijkheden van dit persoonsnummer uitgebreid en is het mogelijk geworden om het ook voor de verbetering van dienstverlening in te zetten. Het gebruiken van DigiD voor het e-loket is een mooi voorbeeld waar het BSN wordt toegepast. De BMW gemeenten hebben de uitgifte van de BSN succesvol geïmplementeerd. Verder heeft er een inventarisatie plaatsgevonden waarmee in beeld is gebracht waar het BSN in systemen gebruikt wordt, of gebruikt zou moeten worden. Deze informatie kan later gebruikt worden om persoonsgegevens te koppelen zodat informatie voor bijvoorbeeld een KCC beschikbaar gesteld kan worden. Dit onderdeel van ELO-BMW is succesvol afgerond.

3.4.

E-loket

NUP 6

Doelstelling van ELO-BMW was om een e-loket te ontwikkelen waarmee minimaal 10 producten digitaal aangevraagd kunnen worden. Voor de identificatie van klanten moest DigiD worden geïmplementeerd. In eerste instantie was het de bedoeling dat de BMW gemeenten gebruik zouden maken van systemen, die vanuit het samenwerkingsverband GovUnited aangeboden zouden worden. Aangezien dit een langdurig traject leek te worden, is besloten om voor het E-Loket al eerder actie te ondernemen. Dit heeft geresulteerd in een internet gemeentewinkel voor elk van de drie gemeenten. Via de internet gemeentewinkel kunnen klanten via het internet, inmiddels 16 veel gevraagde producten afnemen. Er wordt gebruik gemaakt van DigiD en ook het betalen van producten gaat via de zogenaamde Ogone internetkassa op een veilige en snelle manier. De elektronische formulieren kennen zogenaamde intelligentie waarmee ze op een vraaggerichte manier worden ingezet. Dat wil zeggen dat door middel van een aantal vragen alleen die gegevens worden gevraagd die voor het afgeven van het product nodig zijn.

NUP 2

Verder is de internet gemeentewinkel aangesloten op samenwerkende catalogi, waarmee producten ook via andere overheden te vinden zijn. Dit onderdeel van ELO-BMW is succesvol afgerond. Hoewel hiermee 100% aan de doelstellingen van ELO-BMW is voldaan, is het niet de bedoeling om stil te zitten. In het vervolgtraject zal worden gewerkt aan het realiseren van de zogenaamde pre-fill, zodat het niet meer nodig is om bekende gegevens nogmaals in te voeren. Ook zal worden aangesloten op MijnOverheid.nl zodat de klanten ook toegang krijgen tot gegevens van andere overheden.


Pagina 6


3.5.

WABO

VP 1

Met de invoering van de WABO worden een groot aantal omgevingsgebonden vergunningen samengevoegd tot één omgevingsvergunning. Dit betekent dat de klant niet meer zelf moet nadenken over welke vergunningen hij nodig heeft om bijvoorbeeld een huis te bouwen, maar dat hij nog maar één traject hoeft te doorlopen en ook één vergunning krijgt. Voor de WABO moet veel wetgeving worden aangepast en ook wordt er een landelijke voorziening ontwikkeld waarmee elektronisch een aanvraag kan worden ingediend. De invoering van de WABO betekent voor de gemeenten een aanpassing van lokale regelgeving (verordeningen), aanpassingen in het werkproces en ICT systemen. Inmiddels is de invoeringsdatum diverse keren uitgesteld, waardoor het nog niet mogelijk is geweest om dit project af te ronden. De huidige planning is dat de wet 1 juli 2010 ingevoerd zal worden en dat de gemeente dan nog 3 maanden heeft om het in te voeren. Op dit moment werken de BMW gemeenten aan het voorbereiden van de invoering, zodat op het moment de wetgeving van kracht wordt de WABO kan worden ingevoerd. Deze voorbereidingen lopen op schema.

3.6.

Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB) Voor de WKPB moeten objecten, waar een publiekrechtelijke beperking aan wordt toegekend, aan een landelijke voorziening worden aangemeld. Hiervoor zijn technische aanpassingen doorgevoerd en is het werkproces aangepast. Dit traject is voor de BMW gemeenten afgerond. Dit onderdeel van ELO-BMW is succesvol afgerond.


Pagina 7


4.

NUP en overige ontwikkelingen Eind 2008 is door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), via een ledenraadpleging het nationaal uitvoeringsprogramma (NUP) vastgesteld. Hiermee hebben alle gemeenten zich verbonden aan het programma, dat tot doel heeft de eOverheid bouwstenen te realiseren. Daarnaast zijn een aantal voorbeeldprojecten benoemd waarmee de bouwstenen ook daadwerkelijk in de praktijk worden toegepast. Een aantal van de NUP onderdelen waren al in het oorspronkelijke ELO-BMW programma opgenomen, een aantal zijn nieuw en vragen om extra inspanning. Ook zijn er een aantal bouwstenen die (nog) niet voor de BMW gemeenten van toepassing zijn of een minimale inspanning vragen. In dit rapport is in de linkerkantlijn aangegeven welke NUP onderdeel of voorbeeldproject van toepassing is. NUP1 NUP2 NUP3 NUP4 NUP5 NUP6 NUP7 NUP8

NUP17 NUP18 NUP19

Het toepassen van de Webrichtlijnen voor de website Invoering Samenwerkende catalogi Invoering Antwoord voor bedrijven Aansluiten op Mijnoverheid.nl Invoering Antwoord © (KCC) Toepassen DigID burger Toepassen DigID bedrijven Aansluiten op Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) Het toepassen van Burger Service Nummer (BSN) Invoeren Gemeentelijke basisregistratie personen (GBA) Het invoeren van Registratie niet ingezetenen (RNI) Het invoeren van Nieuw Handelsregister (NHR); Het ontwikkelen en invoeren van Basisregistratie Adressen en Gebouwen Het invoeren en gebruiken van Topografie Het invoeren en gebruiken van Kadaster Basiskaart Grootschalige Topografie (BGT, ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland GBKN) Aansluiten op de Overheidsservicebus (OSB) Het aansluiten op Terugmeldfaciliteit (TMF) Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB)

VBP1 VBP2 VBP3 VBP4 VBP5 VBP6

Omgevingsloket (WABO) Digitaal Klantdossier (DKD) Landelijke digitaal loket Schoolverlaten WMO/Regelhulp Verwijsindex risico Jongeren Dienstenloket van de dienstenrichtlijn

NUP9 NUP10 NUP11 NUP12 NUP13 NUP14 NUP15 NUP16

NUP onderdelen en Voorbeeldprojecten. Naast het NUP wordt de gemeente geconfronteerd met de ontwikkeling van een Klant Contact Centrum (KCC). In 2015 wil de Nederlandse Overheid namelijk de gemeente als “eerste” overheid positioneren en dan zal elke gemeenten een KCC moeten hebben waar klanten met vragen aan de overheid terecht kunnen. Voor de ontwikkeling van het KCC is het programma Antwoord© ontwikkeld, dat tot doel heeft, dat het voor klanten duidelijk is waar men met vragen aan de overheid terecht kan. Ook heeft Antwoord© tot doel dat de gemeente vanuit haar KCC klanten op een snelle en efficiënte manier bedient. Als uitgangspunt wordt daarbij gehanteerd dat de gemeente in 2015 in staat moet zijn om 80% van alle vragen en alle relatief eenvoudige aanvragen in één keer af te handelen.


Pagina 8


4.1.

ICT samenwerking Voor de BMW gemeenten is inmiddels duidelijk dat ELO-BMW geen eenmalige programma was, maar dat de modernisering van de overheid een structurele professionalisering van de informatievoorziening vraagt. Uit ELO-BMW is duidelijk naar voren gekomen dat het voor gemeenten als Bedum, De Marne en Winsum moeilijk en misschien zelfs wel onmogelijk is, om met de beperkte menskracht en middelen zich voldoende voor de modernisering toe te rusten. Daarom is er voor gekozen om de krachten op het gebied van I&A te bundelen en één I&A organisatie te vormen. Voor deze samenvoeging is een project opgezet, dat tot doel heeft om uiterlijk 01-012012 vanuit één BMW I&A organisatie te werken. Deze organisatie verzorgt de automatisering voor de drie gemeenten, maar moet ook beter in staat zijn om eOverheid projecten zelfstandig uit te kunnen voeren.

PERSONEEL

BEDUM

BEDUM

JURIDISCH I&A

ORGANISATORISCH FINANCIEEL

DE MARNE

DE MARNE ARCHITECTUUR TECHNIEK

I&A

BMW-BO ondersteuning

IMPLEMENTATIE ELO-BMW WINSUM

WINSUM ELO-BMW

I&A

GIS-BB

GIS-BB BMW I&A

Schematische weergave I&A samenvoeging. Hoewel de I&A samenwerking ook tot efficiëntie moet leiden, is kostenbesparing niet het primaire doel van de samenwerking. Het is namelijk meer een strategische samenwerking om in staat te zijn de uitdagingen die op de gemeente af komen uit te kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van (dure) externe expertise. Uit ELO-BMW is tevens gebleken dat de techniek nog te vaak een vertragende factor is binnen e-Overheid projecten. Daarom willen de BMW gemeenten met deze organisatorische samenvoeging ook een betere technische infrastructuur ontwikkelen, dat is voorbereid op de modernisering van de overheid. In 2010 zal de basisinfrastructuur worden aangepast en zal inzichtelijk worden gemaakt wat nodig (inspanning en kosten) is om een professionele I&A organisatie neer te zetten en de informatievoorziening te verbeteren.


Pagina 9


5.

Aanpak Net als bij de start van ELO-BMW hebben de gemeenten gebruik kunnen maken van ondersteuning door EGEM i-teams. Er heeft een zogenaamde Quick Scan plaatsgevonden om te kijken wat de stand van zaken rond e-Overheid binnen de BMW gemeenten is. De resultaten van deze scan zijn in het programmaplan opgenomen. Uit de scan zijn de volgende adviezen naar voren gekomen: - Zorg er voor dat er een duidelijke bestuurlijke opdracht is, waarin de randvoorwaarden en kaders voor de uitvoering zijn opgenomen; - Zorg er voor dat de het bestuur en de gemeenteraden beter geïnformeerd worden over toekomstige ontwikkelingen en daarmee beter toegerust om bestuurlijke keuzes te maken; - Ontwikkel een realisatieplan voor de NUP en KCC ontwikkelingen. Met aandacht voor: a. gewenste niveauʼs van dienstverlening (gelet op lokale prioriteiten) b. inpassen, plannen en invoeren van de NUP-bouwstenen c. vereiste ontwikkelingen op de aspectgebieden (organisatieontwikkeling) d. inventarisatie van kosten, baten en mogelijkheden voor dekking e. verandervermogen van de organisaties (kennis, capaciteit en draagvlak) f. projecten geprioriteerd en in samenhang met doelen, activiteiten en toedeling van capaciteit en middelen g. kiezen van een veranderaanpak en communicatiestrategie h. bestuurlijke verankering Deze adviezen zijn in het programmaplan ELO-BMW (deel 2) uitgewerkt. Verder in dit hoofdstuk is beschreven welke activiteiten inmiddels in gang zijn gezet en wat de planning is voor de realisatie.


Pagina 10


5.1.

Programmaplan ELO-BMW (deel 1) was met name gericht op het ontwikkelen van de e-overheid bouwstenen, die randvoorwaardelijk zijn voor het verbeteren van de dienstverlening. Deel 2 richt zich meer op het verbeteren van de dienstverlening zelf. Daarom bestaat het programma uit 2 sporen. Één deel op het verbeteren van de dienstverlening en één deel op het professionaliseren van de I&A functie en implementeren van de e-Overheid bouwstenen.

BESTUUR

STUURGROEP

PROJECTGROEP DIENSTVERLENING

PROJECTGROEP I&A INTEGRATIE

Ontwikkelen dienstverleningsconcept

Ontwikkelen projectplan I&A integratie

Bepalen gevolgen en aanpak

Projectplan I&A integratie + herdefiniëren ELO-BMW projecten

Gezamenlijk realisatieplan ontwikkeling KCC en e-Overheid

Bestuurlijke besluitvorming

Regie op samenwerking

Bestuursopdracht

Bestuurlijke besluitvorming Realisatie

Realisatie

Er is inmiddels een bestuursopdracht geschreven, met de portefeuillehouders van de drie gemeenten afgestemd en aan de colleges van de drie gemeenten aangeboden.


Pagina 11


5.2.

Dienstverlening en Organisatie Het gaan werken vanuit het concept Antwoord© vraagt van de gemeente om op een andere manier tegen dienstverlening aan te gaan kijken. Om daar een beeld van te kunnen vormen wordt er met een vertegenwoordiging van de drie gemeenten een dienstverleningsconcept ontwikkeld. Het dienstverleningsconcept geeft aan hoe de BMW gemeenten in 2015 hun klanten willen bedienen. Het geeft daarmee een richting, de randvoorwaarden en ook de ambitie weer. De planning is dat het dienstverleningsconcept in februari 2010 klaar is en dat het daarmee de basis vormt om tot een realisatieplan KCC te komen. Bij het ontwikkelen van dit realisatieplan wordt o.a. gekeken naar de volgende aandachtsgebieden: -

Dienstverlening (concept); Organisatie; Processen; ICT en informatie; Regelgeving; Verandermanagement en communicatie.

De planning is dat de stuurgroep, die opdrachtnemer is voor dit traject, voor de zomer van 2010 een realisatieplan presenteert. Hierin is aangegeven hoe de BMW gemeenten de dienstverlening in 2015 willen aanbieden, en welk traject doorlopen zal worden om dat te realiseren. Voor het ontwikkelen van een dergelijk realisatieplan, maakt het een groot verschil of er moet worden uitgegaan van 3 gemeenten, die elk 10 tot 14 duizend inwoners bedienen, of van drie samenwerkende gemeenten met samen 34 duizend inwoners. Daarom is het voor dit traject een belangrijke randvoorwaarde dat er op korte termijn duidelijkheid komt omtrent de samenwerkingsplannen van de BMW gemeenten. 5.3.

ICT ontwikkelingen Tot nu toe hebben de ICT ontwikkelingen binnen de BMW gemeenten zich beperkt tot hetgeen echt moet. De ontwikkelingen zijn vooral geïnitieerd door enerzijds vragen uit de vakafdelingen en anderzijds door wettelijke verplichtingen. Wil de gemeente echter gaan werken vanuit een Klant Contact Centrum, dan speelt het op orde hebben van informatie en deze digitaal beschikbaar kunnen stellen een belangrijke rol. Het is namelijk de bedoeling dat een KCC snel, correct en zonder onnodige handelingen, de klanten kan bedienen. Dit is alleen mogelijk als de medewerkers van het KCC over de juiste informatie beschikken. Dit betekent dat ook de BMW gemeenten meer aandacht moeten schenken aan het op orde krijgen van de informatiesystemen. In het I&A beleidsplan, dat door de colleges is vastgesteld, is geschetst welke ontwikkelingen dit betreft. 2010 zal worden gebruikt om te bepalen welke ambitie en mogelijkheden de BMW gemeenten hebben. Er zullen vervolgens projectplannen ontwikkeld worden zodat in 2011 gestart kan worden met de uitvoering. Bij de ontwikkelingen van de plannen zal steeds gekeken worden naar de mogelijkheden die voorhanden zijn. Zelfs wanneer de samenwerking optimaal benut wordt, vormen de BMW gemeenten namelijk een kleine gemeente met beperkte mogelijkheden.


Pagina 12


5.4.

Planmatig werken Uit de EGEM scan is naar voren gekomen dat alle drie de BMW gemeenten niet gewend zijn om echt planmatig te werken. Dit is overigens kenmerkend voor kleinere gemeenten en maakt dat deze organisaties ook snel en pragmatisch op veranderingen kunnen inspringen. Echter op het moment dat er sprake is van lange termijn ontwikkelingen als het ontwikkelen van een KCC. Of wanneer er, zoals met ELO-BMW gebeurt, samen aan projecten wordt gewerkt, is het van cruciaal belang dat er een plan opgesteld wordt en dat ook op de uitvoering van dat plan gestuurd wordt. Wanneer zonder plannen gewerkt wordt, of er te vaak van het plan afgeweken wordt, zal dat er toe leiden dat de mensen die de plannen moeten uitvoeren onzeker en afwachtend worden. Met het eerste deel van ELO-BMW is gewerkt met een programmaplan en projecten die projectmatig zijn aangepakt. Echter gaandeweg is gebleken dat van plannen wordt afgeweken en dat wordt teruggevallen op de pragmatische en korte termijnaanpak. Dit heeft tot gevolg dat er onduidelijkheid ontstaat over de status van een project en wie welke rol bij de realisatie speelt. Ook voor een stuurgroep wordt het dan lastig om op de voortgang van het project te sturen. Ook voor ELO-BMW (deel 2) wordt weer gewerkt met een programmaplan en projecten. Echter nu zal er meer aandacht zijn voor projectmatig werken en moet duidelijk zijn wie welke rol heeft en wat er van die rol verwacht wordt. Zo wordt van de stuurgroep verwacht duidelijkheid te geven over de lange termijn ontwikkelingen (strategie) en zal men er op moeten sturen dat het programmaplan conform afspraken wordt uitgevoerd. Van projectleiders wordt verwacht dat ze (samen met anderen) er over nadenken wat het doel is van een project, wat er daadwerkelijk opgeleverd moet worden en in welke stappen dat zal worden uitgevoerd. Ook zal de projectleider voor de start van het project zeker moeten stellen dat de randvoorwaarden, zoals het beschikbaar hebben van capaciteit en middelen, zijn ingevuld. Voor het BMW traject is een eenvoudige methode van projectmatig werken ontwikkeld. Het betreft een sterk vereenvoudigde vorm van het opzetten van projecten, waarbij binnen elk project wordt gedefinieerd welke resultaten opgeleverd moeten worden. Vervolgens zal worden gestuurd op het opleveren van die resultaten en minder op de activiteiten die nodig zijn om dit voor elkaar te krijgen.


Pagina 13


6.

Projecten In het programmaplan zijn een aantal projecten benoemd. Een aantal van deze projecten zijn inmiddels in gang gezet en een aantal worden later opgestart. In dit hoofdstuk is per project in het kort aangegeven wat het doel van het project is en wat op dit moment de status en planning is.

6.1.

Dienstverleningsconcept Er is een werkgroep samengesteld met daarin vertegenwoordiging van de drie gemeenten. Deze werkgroep heeft zich verdiept in de ontwikkelingen zoals die momenteel binnen de overheid plaatsvinden en hebben samen nagedacht over hoe ze voor de BMW gemeenten tot één dienstverleningsconcept kunnen komen. De werkgroep heeft bedacht dat het belangrijk is dat het dienstverleningsconcept begrepen en gedragen wordt. Daarom moet het geen uitgebreid rapport worden waar allerlei details in zijn vastgelegd, maar meer iets dat de visie en ambitie van de drie gemeenten uitbeeldt en dat vooral ook inspireert. De planning is dat er in februari 2010 een (concept) dienstverleningsconcept klaar is. In het voorjaar van 2010 worden 2 bijeenkomsten gepland. Één waarin de colleges en raden worden voorgelicht over dienstverlening en de lopende ontwikkelingen. De andere bijeenkomst zal zich meer richten op de interne organisatie. Tijdens deze twee bijeenkomsten zal vooral dienstverlening aan de orde komen en zal ook worden getoetst hoe de bestuurders en de raad tegen dienstverlening aankijken. Daarnaast zal worden bekeken hoe de interne organisatie dienstverlening beleeft.

6.2. NUP 5

Ontwikkeling KCC Het ontwikkelen van een KCC is heel duidelijke een organisatievraagstuk. Op basis van het dienstverleningsconcept zullen de drie organisatie (apart of samen) bepalen wat er georganiseerd moet worden om in 2015 volgens het dienstverleningsconcept te gaan werken. De planning is dat er voor de zomer van 2010 een plan is opgesteld waarin in hoofdlijnen de richting is aangegeven hoe de gemeenten zich willen gaan ontwikkelen en welke acties in gang worden gezet om dit in 2015 te realiseren.

6.3.

Zaakgericht werken Één van de elementen die naar voren komt bij het werken vanuit een KCC, is het kunnen sturen op processen. Dat wil zeggen dat er afspraken (kwaliteitshandvest) met een klant worden gemaakt over de manier waarop en hoe snel bepaalde aanvragen afgehand worden. Nu is het de taak van een KCC om of een product in één keer zelf af te handelen, of wanneer het een meer complexe situatie betreft en het door een vakspecialist wordt uitgevoerd, de voortgang van de afhandeling te bewaken. Om dat te kunnen doen wordt zaakgericht werken geïntroduceerd. Hierbij ligt er een sterke relatie met documenten en het digitaliseren van documentstromen. Dit omdat een document binnen de gemeentelijke organisatie wordt gebruikt om processen te sturen. In 2010 zal er een gezamenlijk plan worden ontwikkeld waarin is beschreven of, wanneer en hoe de BMW gemeenten zaakgericht werken willen introduceren.


Pagina 14


6.4.

NUP voorbeeldprojecten In het NUP zijn een aantal voorbeeld projecten beschreven. In dit hoofdstuk is per onderwerp beschreven hoe de BMW gemeenten hier mee omgaan:

VP 1

Omgevingloket (WABO) Op dit moment loopt er een traject waarmee de BMW gemeenten zich voorbereiden op de invoering van de WABO. Er is een werkgroep dat deze voorbereidingen samen uitvoert. De verwachting is dat de WABO (wetgeving) per 01-07-2010 wordt ingevoerd en dat de gemeenten dan nog 3 maanden hebben om het daadwerkelijk in te voeren (uitvoering). De BMW gemeenten liggen wat voorbereiding betreft op schema.

VP 2

Digitaal Klant Dossier De gemeente Bedum heeft alle activiteiten om aan te sluiten op het DKD technisch gezien uitgevoerd. Voor de gemeenten Winsum en De Marne geldt dat dit nog niet helemaal op orde is. Hierbij speelt dat de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Winsum ook de taken van de Marne uitvoert en dat men vanuit een apart gebouw werkt. Vervolgens wordt de ICT door de gemeente De Marne verzorgt. Dit heeft geresulteerd in een situatie waarin de samenwerking tussen de SoZa organisatie en de ICT ondersteuning vanuit de gemeenten niet optimaal is. Naast het op orde brengen van de technische voorzieningen wordt er het komend jaar aandacht besteed aan het gebruiken van het DKD en het verder verminderen van de administratieve lasten binnen het sociale domein. Hiervoor wordt ook gebruik gemaakt van hetzelfde dienstverleningsconcept dat voor de drie gemeenten wordt opgesteld. De gemeente Bedum pakt dit zelfstandig op. Landelijk Loket Schoolverlaten

VP 3

Dit onderdeel staat gepland om in december 2009 geïmplementeerd te worden. VP 4

WMO/Regelhulp De gemeenten hebben zich georiënteerd op dit onderwerp. Er wordt voor gekozen om in eerste instantie in een lichte vorm aan te sluiten op www.regelhulp.nl. De uitvoering is in het e- dienstverlening projectplan opgenomen.

VP 5

Verwijsindex risicojongeren In januari 2010 is de verwijsindex jongeren voor jeugd Groningen van start gegaan. Hiermee is dit onderdeel van het NUP geïmplementeerd.

VP 6 NUP 3

Dienstenloket van de dienstenrichtlijn De gemeenten hebben zich met de internet gemeentewinkel aangesloten op samenwerkende catalogi, waarmee één deel voor het aansluiten op de dienstenrichtlijn is ingevuld. Het aanmelden voor de berichtenbox en het screenen van de regelgeving is per gemeente individueel opgepakt. Dit onderdeel is in 2009 afgerond en daarmee wordt aan de Europese regelgeving voldaan.


Pagina 15


6.5.

ICT organisatie Dit project heeft tot doel om uiterlijk 01-01-2012 één I&A organisatie te vormen voor de drie BMW gemeenten. Er is voor dit traject een projectplan opgesteld waarin staat welke stappen genomen worden. Er is een bestuursopdracht geschreven waarmee bestuurlijk het traject zal worden verankerd. Dit wordt eind 2009 aan het college van de drie gemeenten aangeboden. Aangezien een samenvoeging van I&A activiteiten volledige transparantie op het gebied van financiën vraagt, is een traject gestart om de ICT kosten van de drie gemeenten in beeld te brengen. Hierbij is een standaardmodel gehanteerd in plaats van te kijken naar feitelijke uitgaven. Hiermee is het beter mogelijk om de drie gemeenten te vergelijken en tot een begroting te komen dat overeenkomt met het huidige kostenniveau. De ICT 0-meting is inmiddels uitgevoerd en deze wordt nu vertaald naar een gezamenlijke BMW begroting. Hierbij wordt niet alleen naar exploitatiekosten gekeken, maar worden ook de investeringen, die nodig zijn om de ICT infrastructuur samen te voegen, in de berekening meegenomen. In 2010 zal er een nieuwe begroting zijn, waarmee duidelijk wordt wat een gezamenlijk I&A organisatie en de samenvoeging van de ICT infrastructuur zal gaan kosten. Hierbij wordt overigens niet alleen van het bestaande één systeem gemaakt, maar er wordt ook kwaliteitsverbetering doorgevoerd. Tevens wordt van de gelegenheid gebruik gemaakt om Open Source systemen te implementeren. (zie projecten 7.6, 7.7 en 7.8).

6.6.

A-Integratie In het gemeentehuis van de Marne wordt een nieuw rekencentrum ingericht dat geschikt is om de drie BMW gemeenten van goede en betrouwbare ICT systemen te voorzien. Dit nieuwe rekencentrum wordt stap voor stap ingericht en ook de gemeenten zullen in fases hierop worden aangesloten. De planning is als volgt: Fase Fase Fase Fase

0: 1: 2: 3:

Basisinfrastructuur op orde, 2009 Gemeente de Marne op het nieuwe rekencentrum, 1e helft 2010 Gemeente Winsum op het nieuwe rekencentrum, 2e helft 2010 Gemeente Bedum op het nieuwe rekencentrum, 1e helft 2011

Nadat alle gemeenten op het nieuwe rekencentrum zijn aangesloten, zal het rekencentrum van de gemeente Bedum als uitwijk worden ingericht. Hiermee zal de bedrijfszekerheid van de ICT worden vergroot en is het mogelijk om kostbare uitwijkvoorzieningen te verminderen. Met het gefaseerd invoeren van het nieuwe rekencentrum zal ook het beheer (1e en 2e lijns) worden gecentraliseerd.


Pagina 16


6.7.

Open Source werkplek De gemeenten De Marne en Winsum moeten, om aan te kunnen sluiten op de modernisering van systemen, in 2010 de overstap maken naar een nieuwe Office versie (tekstverwerking e.d.) . Dit is een uitstekende gelegenheid om het gebruik van dure microsoft producten ter discussie te stellen en te bekijken of het gebruik van Open Source een oplossing is. Er heeft een onderzoek plaatsgevonden op basis waarvan besloten is de overstap naar Open Source te maken. De overgang vraagt echter wel een investering in het verbeteren en aanpassen van sjablonen en ook de werkstations moeten worden vervangen. Hierbij moet overigens worden opgemerkt dat dit ook bij een overgang naar de volgende microsoft versie het geval zou zijn. Uiteindelijk zal het overstappen naar Open Source op de lange termijn een besparing opleveren. Voor de gemeente Bedum geldt dat pas in 2012 een vervanging van het Office pakket was voorzien. Om echter bij de BMW gemeenten in de pas te blijven lopen, doet Bedum in het vervangingstraject mee en zal het in 2011 aansluiten.

6.8.

Legacy systemen

NUP 10

Voor het realiseren van de basisregistraties is het noodzakelijk dat de zogenaamde Legacy systemen (zoals GBA, WOZ en dergelijke) aangesloten worden op de landelijke voorzieningen. Verder moeten de kernapplicaties, die hierop draaien met elkaar worden verbonden zodat de basisgegevens worden uitgewisseld en in het werkproces kunnen worden toegepast. Verder worden de systemen geschikt gemaakt om gebruik te kunnen maken van ontwikkelingen als de Overheid Service Bus (OSB) en terugmeld faciliteiten (TMF).

NUP 17 NUP 18

Om dit te kunnen realiseren moeten de systemen worden aangepast en nieuwe software worden geïnstalleerd (o.a. makelaargegevens). Aangezien deze aanpassingen investeringen vragen, is van de gelegenheid gebruik gemaakt om de systemen van de drie gemeenten op elkaar af stemmen en op één fysieke machine onder te brengen. Deze zal tevens in het nieuwe BMW rekencentrum in Leens worden ondergebracht. Dit project zal begin 2010 worden uitgevoerd, zodat de gemeenten in de loop van 2010 helemaal kunnen voldoen aan de invoering van wet basisregistratie personen. Tot die tijd zal dat alleen gelden voor de eigen inwoners (zie 4.2). 6.9. NUP 1 NUP 2 NUP 4 NUP 6

E-Dienstverlening In het eerste deel van ELO-BMW is met de implementatie van de internet gemeentewinkel een goede stap gemaakt richting het elektronisch aanbieden van producten en diensten. Voor de verdere ontwikkeling wordt een nieuw plan opgesteld. Hierbij wordt breder naar de internet dienstverlening gekeken en wordt ook gekeken naar systemen die nodig zijn om klanten vanuit een KCC te bedienen. Zo wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met de webrichtlijnen en het ontsluiten van gemeentelijke informatie via het zogenaamde standaard Internet Publicatie Model (IPM). Met dit project wordt niet alleen naar de NUP onderdelen gekeken, maar meer naar de manier waarop de BMW gemeenten het internet willen gaan gebruiken om klanten te informeren en in het proces te betrekken. Daarbij richten de gemeenten zich niet alleen op inwoners, maar ook op bijvoorbeeld raadsleden.


Pagina 17


6.10.

Basisregistraties

NUP 9

In het eerste deel van ELO-BMW is de ontwikkeling van de basisregistraties adressen en gebouwen en personen al opgenomen. In 2010 moeten deze trajecten worden afgerond.

NUP 10 NUP 11 NUP 13

NUP 12 NUP 16

Echter het gebruik van deze basisregistraties en nieuwe basisregistraties die er in de toekomst nog bij komen, vragen van de gemeenten een actief gegevensbeheer. Met het vormen van één I&A organisatie zal daar extra aandacht aan besteed worden. Dit staat gepland voor eind 2010 of begin 2011. Daarnaast zullen er de komende jaren nieuwe basisregistraties op de gemeente af komen. Dat betreft bijvoorbeeld het Nieuw Handelsregister (NHR), Wet Onroerende Zaken (WOZ), Basiskaart Grootschalige Topografie (BGT, ook bekend als GBKN). De BMW gemeenten hebben er voor gekozen om deze ontwikkelingen te volgen en zodra meer duidelijk is over wetgeving en/of gevolgen actie te ondernemen.

NUP 14 NUP 15

Het invoeren en gebruiken van topografie en gegevens van het kadaster hebben de BMW gemeenten via hun GEO informatie systeem geregeld.

6.11.

Documentmanagement Voor toekomstige ontwikkelingen als het werken vanuit een KCC en het sturen op processen, is het digitaal beschikbaar hebben van informatie belangrijk. Veel informatie binnen de gemeente wordt nu nog in de vorm van documenten gebruikt. Hierbij is het document niet alleen bedoeld om gegevens op vast te leggen, maar ook om processen mee aan te sturen. Zo is bijvoorbeeld een aanvraagformulier voor een medewerker ook een teken om actie te ondernemen. Met het digitaliseren van documentstromen kan een overgang worden gemaakt naar zaakgericht werken. Verder vraagt een digitaliseringtraject er om dat processen goed beschreven en op orde zijn. Daarom worden dergelijke trajecten vaak gekoppeld aan het verbeteren van de werkprocessen. Ook de BMW gemeenten hebben aangegeven met het digitalisering van documentstromen aan de slag te willen. Aangezien dit omvangrijke trajecten zijn die vooral het een en ander voor de organisatie betekent, is het belangrijk om voor de start van een dergelijk traject goed te weten of en hoe de gemeenten op het gebied van bedrijfsvoering willen samenwerken. Voor 2010 staat een onderzoek naar de mogelijkheden van documentmanagement gepland en in de 2e helft van 2010 of begin 2011 zal er een project worden uitgevoerd.

6.12. NUP 7 NUP 8

Overige NUP ontwikkelingen Op dit moment zijn vrijwel alle NUP onderdelen in het traject van BMW benoemd. Voor de andere NUP onderdelen geldt dat de gemeente er op dit moment nog geen concrete acties op kan nemen of dat ze niet voor de BMW gemeenten van toepassing zijn. Zo zijn bijvoorbeeld een aantal gemeenten in Nederland aangewezen voor de registratie van Niet Ingezetenen. Hiervoor lopen speciale acties bij die gemeenten die dat betreft. Ook zijn er onderdelen waar de gemeente op dit moment nog geen actie op hoeft te nemen. Zo is DigiD voor bedrijven nog in ontwikkeling en ook het ontwikkelen van een gemeenschappelijke machtigingsvoorziening is voor de gemeente op dit moment nog niet van belang.


Pagina 18


6.13.

Open standaarden en Open Source In het NUP is tevens aangegeven wat het belang is van het toepassen van Open Standaarden en Open Source. De BMW gemeenten geven daar actief invulling aan door bij alle nieuwe ontwikkelingen te zoeken naar de mogelijkheid om openstandaarden en open source toe te passen. Pas als blijkt dat dit niet mogelijk is, zal er gemotiveerd van dit uitgangspunt worden afgeweken. Zo wordt er in 2010 een project gestart om de Office omgeving van de BMW gemeenten om te zetten naar Open Office en zal er ook gebruik worden gemaakt van een Open Source mailprogramma. Hiermee wordt ook de stap gemaakt naar het toepassen van open standaard document formaten als PDF en ODF. Hierbij is overigens wel van belang dat de BMW gemeenten niet in staat zijn op dit gebied te pionieren. Ook bij het toepassen van Open Source en Open Standaarden zal altijd worden gekeken of er sprake is van bewezen technologie.

7.

Financiën In 2007 is het programma ELO-BMW gestart en hebben de drie gemeenten middelen ter beschikking gesteld voor de realisatie ervan. In bijlage financieel overzicht ELOBMW 2009, is het financiële resultaat tot 1 december 2009 weergegeven. Daarnaast wordt op dit moment ook onderzocht welke gevolgen het NUP en de invoering van het KCC in financiële zin hebben. In dit rapport wordt in algemene termen hierover iets gezegd. In 2010 zullen de toekomstige ontwikkelingen verder worden geconcretiseerd en worden getoetst aan de ambities en mogelijkheden van de BMW gemeenten. Op basis hiervan zal met de begroting 2011 voorstellen aan de gemeenteraden worden aangeboden.

7.1.

ELO-BMW In het financieel overzicht is te zien dat het programma een aanloopfase heeft gekend en er relatief gezien weinig uitgaven zijn gedaan. In 2009 zijn de projecten echter goed op gang gekomen en ook voor 2010 zijn veel activiteiten gepland. Op basis van de huidige stand van zaken hebben de gemeenten Winsum en De Marne nog budgetruimte heeft om extra capaciteit in te zetten bij de uitvoering van de projecten. Voor de gemeente Bedum geldt dat de beschikbare ruimte is gebruikt of voor 2010 is “geclaimd”.

7.2.

ICT samenwerking Er heeft een ICT 0-meting plaatsgevonden waarmee de kosten van de ICT infrastructuur (dus geen specifieke software en dergelijke), volgens een standaard methode is bepaald. Hieruit is naar voren gekomen dat het kostenverschil tussen de drie gemeenten niet groot is en uitkomt op circa € 2400,- per standaard werkplek per jaar. Voor de samenwerking zal nu een gezamenlijke begroting opgesteld moeten worden waarin is vastgelegd welke onderdelen vanuit de samenwerking worden aangeboden en dus ook binnen de begroting vallen. Aangezien het hierbij belangrijk is om goed helder te definiëren hoe de drie gemeenten de gezamenlijke I&A organisatie zien en wat deze voor de drie gemeenten moet gaan betekenen, zal hier eerst aandacht aan besteed worden. In Januari wordt met de opdrachtgever (de burgemeesters) en de opdrachtnemers (de secretarissen) hiervoor een speciale sessie georganiseerd.


Pagina 19


In de praktijk is wel al gebleken dat de ICT begroting van de drie gemeenten sterk verweven is met taakspecifieke activiteiten. Zo komt het bijvoorbeeld voor dat projecten, waar extra hardware voor nodig is, dit uit een projectbudget of afdelingsbudget wordt gefinancierd. In de loop van 2010 zal hiervoor een oplossing gezocht moeten worden. 7.3.

Front en MID-Office Met de ontwikkeling van het KCC wil de gemeente klanten snel en efficiënt helpen. Om dit te kunnen doen is informatie nodig over de klanten, over lopende of afgewerkte aanvragen, over beleid en regelgeving en zo voort. Een dergelijke informatievoorziening vraagt een andere opzet van de ICT. Dan is er sprake van een zogenaamde Back- Mid en Front office. Hoewel de ontwikkelingen voor BMW nog getoetst moeten worden aan de ambities en mogelijkheden van de gemeenten, moet op basis van andere samenwerkingstrajecten met vergelijkbare gemeenten, vanaf 2011 rekening worden gehouden met structurele kosten van circa € 5,- / inwoner. In 2010 worden de plannen uitgewerkt en verder geconcretiseerd. In het I&A beleid is inhoudelijk uitgewerkt wat de Front- en MID office inhoudt.


Pagina 20

ELO-BMW rapportage 2009

Recommend Documents