EERSTE ALGEMENE LEDENVERGADERING AKT ‘12 - ‘13 NOTULEN 22 oktober 2012 Aanwezig: Anne Pouw, Daphne van der Plicht, Dennis Vermeulen, Iris Matters, Julia Ham, Kayan Lam, Liselot Jacobs, Lisse van Wijnen, Luc Willems, Rens van Huijkelom, Sonja Hermans en Xanthe Sluijs. Opening Lisse opent de Algemene Ledenvergadering om 20.10 uur. Ze bedankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid. Vaststellen van de agenda Geen van de aanwezigen heeft iets toe te voegen aan de agenda. De agenda wordt dus in originele staat vastgesteld. Financieel overzicht van ’11 - ’12 door Daphne Daphne begint met het feit dat haar eindbalans, de balans aan het eind van haar boekjaar, een redelijk groot bedrag in de min betreft. Later geeft ze hier nog uitleg over. Eerst behandelt ze per maand de inkomsten en uitgaven: Augustus Inkomsten: inschrijfgeld nieuwe leden, betalingen introkamp Uitgaven: kamp, bestuurskleding, notaris vanwege de wijziging van de statuten, die het oud-bestuur heeft doorgevoerd September Inkomsten: tweede gedeelte inschrijfgeld, betalingen voor kamp Uitgaven: facultaire introductie (maar dat is een voorschot; dat kreeg ze later weer terug van de universiteit) Oktober Weinig inkomsten Uitgaven: de winst van Let’s Go Tropical moest overgemaakt worden naar het SVO (terwijl de inkomsten in het vorig boekjaar waren binnengekomen), avondeten eerste dag facultaire introductie, constitutieborrel (à 600 euro) November Inkomsten: inschrijfgeld van enkele nieuwe leden, UFonds AFF 2011 Uitgaven: hostel liftwedstrijd December Inkomsten: betalingen liftwedstrijd, sponsoring Stadsgenoot Uitgaven: aanbetalingen Madrid Januari Inkomsten: betalingen Madrid en wintersport, teruggave borg liftwedstrijd Uitgaven: wintersport, aanbetaling kamplocatie 2012, aanbetaling Madrid Februari Inkomsten: wintersport, Madrid, sponsoring meeloopdag van de universiteit Uitgaven: tickets Madrid, bioscoopzaal voor intro, wintersport, aanbetaling zomerkamplocatie
Maart Inkomsten: betalingen Madrid, betalingen wintersport Uitgaven: hostel Madrid April Inkomsten: sponsoring Studieboeken.com, teruggave SVO-inleg Uitgaven: Madrid Mei Inkomsten: Feestje Forbidden Fruits, AKT-truien Uitgaven: Forbidden Fruits, locatie zomerkamp, nieuwe muntjes, AKT-truien Juni Inkomsten: UFonds voor Rome 2011, sponsoring Romaans Filmfestival voor AFF 2012, sponsoring Stadsgenoot, sponsoring van Sundays AlmanAKT, AKT-truien Uitgaven: AFF, AlmanAKT, zomerkamp, We Play Culture, catering speeddate, AKT-truien Juli Inkomsten: UFonds Madrid, zomerkamp, AlmanAKT Uitgaven: Bus introkamp, AlmanAKT, zomerkamp, AFF, Forbidden Fruits (nog enkele bonnetjes) Al met al, zegt Daphne, dat er het grote negatieve eindbedrag verschillende oorzaken heeft: zo horen de 2500 euro van Let’s Go Tropical eigenlijk niet in Daphne’s boekjaar thuis, net als de kosten die gemaakt zijn om de statuten te herzien. Ook had ze pech bij de facultaire introductie: eerst was het namelijk zo dat AKT per groepje en per student een bepaald bedrag van de universiteit kreeg, alleen de mevrouw die dat deed, had dat nooit mogen doen. Er mocht alleen geld per groepje gegeven worden. Hierdoor is er met te veel geld inbegroot en is er dus ook te veel geld uitgegeven. Hierdoor kende de facultaire introductie een verlies van veertienhonderd euro. Dat verlies is gelijk verdeeld tussen de universiteit en AKT. Als je dat allemaal eruit haalt, is er een klein verlies. Daphne is daar best blij mee, omdat haar bestuur het jaar slecht begonnen is met het verlies op de facultaire introductie en het introductiekamp (omdat de overdracht tussen Fabian en Daphne slecht is gegaan wat betreft de begroting van het introductiekamp). KasControleCommissie Lisse leest het verslag van Fabian Pikula en Eva Geurdes voor wat betreft de KCC. Er missen inkomsten voor de AKT-truien, wat ongeveer 61 euro betreft. Sonja Hermans declareert veel via declaratieformulieren zonder bonnetjes en dat mag eigenlijk niet; met een bonnetje is met een bonnetje. Verder klopt alles wat Daphne gedaan heeft. Sonja is boos over de bonnetjesaffaire, omdat ze naar eigen zeggen maar twee keer op deze manier iets gedeclareerd heeft. Daphne zegt dat Fabian en Eva dit erin hebben gezet, omdat ze willen benadrukken dat het kan zijn dat Daphne haar bestuursgenootjes voortrok in het declareren zonder bonnetjes. Dat moet vermeden worden. Daphne heeft verder als opmerking dat in het verslag staat dat de kasmap ook in het jaarverslag terug moet komen; dit weet ze, alleen naar haar idee had ze dit allemaal al gedaan voor de KCC. Dit was niet het geval, dus heeft de KCC daar een opmerking over gemaakt.
Financieel overzicht van ’12 tot nu toe door Rens Rens behandelt normaal gesproken alleen afgesloten maanden. Nu zit oktober er ook tot nu toe bij, omdat anders alleen augustus en september in dit verslag zouden staan. AKT heeft veel geld van de universiteit gekregen. Dit geld is voor een gedeelte ook nog voor de facultaire introductie van 2011, aangezien de universiteit besloten heeft het verlies te delen. Mentordag Omdat het bestuur een beetje wil bezuinigen, is ervoor gekozen om de mentordag door leden te laten betalen. Niemand had daar bezwaar tegen. Wel heeft het bestuur alle leden getrakteerd op een gratis drankje. Introductieweek Het inschrijfgeld van de leden en de betalingen voor het introductiekamp zijn binnengekomen. Het kamp heeft heel goed gedraaid; al met al is er een verlies van 45 euro. AFF Er is subsidie voor het AFF 2012 binnengekomen en er zijn facturen voor datzelfde AFF betaald. Hillywood De leden hebben deze AKTiviteit betaald en dat geld is er ook meteen weer uitgegaan. Vakpassen De nieuwe eerstejaars en Danique Derksen en Dennis Vermeulen hebben hiervoor geld aan AKT betaald. Dit is ook meteen weer uitgegeven. Twee leden hebben nog niet betaald en daar gaat Rens achteraan. Representatiekosten Het kopen en laten bedrukken van de bestuurskleding heeft ongeveer 480 euro gekost. Aan de constitutieborrel heeft het bestuur ongeveer 230 euro uitgegeven. Al met al is dat erg goedkoop, zegt Rens. Feestje One Night in Vegas Er was verlies inbegroot, maar uiteindelijk heeft het feestje heel goed gedraaid en zich afgesloten met een winst van ongeveer 250 euro. Overige kosten Verder heeft het bestuur kosten gemaakt voor de website, de ReAKTie, de jaarlijkse bijdrage aan VIDIUS, het zomerkamp en de betaling voor het hostel van de liftwedstrijd. Al met al, zegt Rens, is er na deze periode een bedrag op de balans van ongeveer 6500 euro in de plus. Sonja vraagt of Daphne geld moet overmaken naar de spaarrekening en Daphne antwoordt dat ze dit al gedaan heeft. Elk jaar wordt er namelijk vijfhonderd euro overgemaakt naar de spaarrekening om te sparen voor het lustrum. Presentatie beleidsplan door Lisse Lisse behandelt aan de hand van de genoemde puntjes op het plan het beleidsplan.
Aanwezigheid Het bestuur wil, zoals elk jaar, op elke AKTiviteit aanwezig zijn. Ook wil het bestuur graag nieuwe en nog niet AKTieve AKT-leden AKTief maken. Liselot merkt op dat dat bij deze ALV al zeker gelukt is Nuchterheid Sowieso moet er, vindt het bestuur, op elke AKTiviteit minstens één nuchter bestuurslid zijn. Het alcoholgebruik van de rest moet binnen de perken blijven. Julia merkt op dat haar bestuur daar niet zo goed in was. Sonja was dan wel weer een goede compensatie, vindt Sonja zelf. Net kantoor Het bestuur heeft het kantoor van de zomer opgeruimd en dat willen ze graag zo houden; het werkt fijner en het is fijner voor de bezoekers. Nieuwe e-mailomgeving AKT is overgestapt op een nieuw e-mailadres en een nieuwe e-mailomgeving binnen Gmail. Dit vindt het bestuur nu al fijner werken en ze hebben ook al goede reacties hierover gekregen. Elke commissie heeft ook zijn eigen e-mailadres binnen dit domein gekregen. Het bestuur gaat ervoor zorgen dat deze e-mailadressen geruime tijd zullen blijven bestaan en dat het niet zo gaat zijn dat er volgend jaar weer een nieuwe e-mailomgeving in gebruik wordt genomen. Website Vorig jaar heeft Danique, met behulp van Mathijs, een hele nieuwe AKT-site opgezet. Xanthe gaat ervoor zorgen dat de site net zo overzichtelijk en mooi blijft als-ie al is. Verder gaat ze ervoor zorgen dat de site geen reclamebord wordt. Kayan vraagt of er geen agenda bestaat om AKTiviteiten te promoten. Die bestaat al, zegt Lisse - die staat namelijk al op de site - maar ze bedoelt dat het bestuur niet al het andere aan reclame wat ze binnenkrijgen (wat dus niet van AKT is) allemaal op de site gaan zetten. Forum Xanthe heeft met hulp van Dennis een nieuw forum gemaakt. Dit was nodig, omdat het oude forum erg traag en lelijk was en volstond met dingen die er niet toe deden. Nu is ze alles van het oude forum aan het lezen, om te kijken wat overgezet moet worden naar het nieuwe forum. Luc vraagt of het oude forum in de lucht blijft. Xanthe antwoordt dat dat een tijdje zo blijft, maar op den duur verdwijnt het. Het forum neemt namelijk heel veel ruimte van de site in beslag, waardoor nu de site af en toe uitvalt. Facebookbeleid Het bestuur houdt dit beleid hetzelfde als vorig jaar, echter gedogen zij een Facebookgroep voor een commissie op de voorwaarde dat de OB’er hier ook aan toegelaten moet worden. Ze snappen dat er dan nog een groep gemaakt kan worden waarin de OB’er niet zit, maar hun argument is, dat ze niet alles kunnen tegengaan.
Liselot vraagt wie de OB’er van WinterAKT is. Dat is Rens. Luc vraagt hoe het bestuur het forumgebruik willen blijven stimuleren, omdat als ze Facebook gedogen alles daarlangs gaat. Xanthe antwoordt dat het bestuur verplicht is om een forum te hebben, omdat mensen die geen Facebook hebben ook online met de rest moeten kunnen communiceren. Verder vraagt Luc of het verplicht wordt om de OB’er toe te voegen. Dat is zo. Hierop vraagt hij waarom er dan OB’ers in de Facebookgroep moeten. Sonja snapt niet waarom je als commissie je OB’er niet toe zou laten in een Facebookgroep. Julia zegt dat ze vorig jaar als OB’er niet graag in een Facebookgroep wilde zitten; haar is het vorig jaar slecht bevallen om in zo’n groep te zitten, omdat Facebook informeel is en je als OB’er snel te kijk gezet wordt. Daphne zegt dat je als commissie een plek moet hebben om onzin te zeggen. Dit kun je als OB’er in een Facebookgroep niet onderscheiden van de nuttige informatie. Julia antwoordt daarop dat de verstrekking van belangrijke informatie misschien wel sneller gebeurt via een Facebookgroep. Rens zegt dat het was kiezen tussen helemaal geen of te veel informatie en dan heeft het bestuur liever te veel. Lisse zegt dat het bestuur wel het forumgebruik blijft stimuleren, omdat je dan dus geen Facebookgroep nodig hebt. Daphne oppert om wel in de groep te gaan, maar niets erin te zetten; dat de OB’er zich niet in de gesprekken van de commissieleden mengt. Iris zegt dat ze vindt dat Facebook geen communicatiemiddel binnen de vereniging moet worden. Luc vraagt of het bestuur al gekeken heeft naar de mogelijkheden om Facebook te integreren in het forum: je kunt dan met je Facebookaccount inloggen op het forum. Xanthe heeft hier nog niet naar gekeken, maar ze gaat dit uitzoeken. Het forum draait op phpBB en volgens Luc moet dit lukken. Declaratie van bonnetjes Rens gaat strenger toezien op de regel dat bonnetjes binnen twee weken ingeleverd moeten zijn en er anders niets meer gedeclareerd kan worden. Anne vraagt of het bestuur dan niet bang is dat mensen niets meer willen voorschieten, bijvoorbeeld grote bedragen. Daphne zegt dat Rens altijd mee kan met de AKT-pinpas om te betalen. Rens zegt ook nog dat, mocht er een factuur niet binnen twee weken binnenkomen, dat hij verwacht dat dat binnen twee weken gemeld wordt en datie dan coulant kan zijn. Luc vraagt of het rechtsgeldig is om iemand dan zijn geld niet terug te geven. Dat weet Rens niet, maar hij werkt in goed vertrouwen. Rens benadrukt nog een keer om het in zo’n geval te melden dat je te laat bent. Sponsoring Het bestuur zet het zoeken naar nieuwe sponsoren voort. Ze gaan op zoek naar een nieuw contract met een stamkroeg, omdat AKT nu een beetje een lullig contractje heeft met de Stadsgenoot; daar valt meer uit te halen. Eigenlijk is dat iets voor het volgende bestuur, maar het huidige bestuur kan hier alvast wel op zoek naar gaan. Rens en Xanthe hebben nu al een gesprek gehad met DressMe Clothing,
waar AKT haar commissiekleding en bestuurskleding kan laten drukken. Leden krijgen dan tien procent korting (en het is sowieso goedkoper dan bij de YourStyle) en het bestuur krijgt vijf procent provisie. Ook is de kwaliteit beter, heeft Rens gehoord. Verder zitten AKT nergens aan vast; er zit een laagsteprijsgarantie in het contract. Mocht er dus ergens anders een goedkopere drukker rondlopen, dan mag AKT daarnaartoe gaan. Sonja vraagt of we ook een drukker voor de AlmanAKT en de ReAKTie gaan zoeken. Dat is zo, zegt Lisse. OnderwijsAKTiviteiten Vorig jaar heeft Julia geprobeerd een onderwijscommissie op te zetten. Dat is helaas mislukt, dus gaat Iris dat nu proberen te doen in de vorm van een werkgroep. Deze werkgroep kan Iris helpen onderwijsgerelateerde AKTiviteiten zoals symposia of speeddates met alumni te organiseren. Iris vertelt wat een werkgroep precies inhoudt: een werkgroep is vergelijkbaar met een commissie, maar Iris staat aan het hoofd. Mocht dat heel goed werken, dan is er een mogelijkheid om die werkgroep volgend jaar om te zetten in een commissie, maar dan moeten de werkgroepleden hiervoor een plan schrijven en dat in de ALV presenteren. Daphne vraagt of het bestuur bij de commissiewerving hier al aandacht aan heeft geschonken. Dat is niet het geval. Julia vraagt of dat bewust is gedaan. Iris antwoordt dat dat niet heel bewust gebeurd is. Luc vraagt of er plannen zijn om iets met de opleidingscommissie te doen. Samenwerking is altijd handig, zegt Iris, dus die kan opgezocht worden. Samenwerking met andere verenigingen Deze samenwerkingen gaat het bestuur doorzetten, aangezien er al een heleboel hierin bereikt is. Een nieuw leuk feitje: A5 wordt A6, aangezien Albion er weer bij komt. Albion is de studievereniging van Engels. Het contract is inmiddels door Iris getekend. Ook wil het bestuur meer samenwerking tijdens feestjes om meer winst te behalen. AKT kan het in haar eentje namelijk moeilijk af om winst op een feestje te behalen, hoewel het vorige feestje wel winst heeft gemaakt. Lisse vult aan dat verenigingen van elkaar kunnen leren en samen mooie dingen kunnen organiseren. Veiligheid Vorig jaar heeft het bestuur geprobeerd om een BHV- of EHBO-cursus te doen, maar dit is niet gelukt; het was namelijk veel te duur. Via VIDIUS heeft het huidige bestuur nu gehoord dat het mogelijk is om via geneeskundestudenten of de universiteit goedkopere cursussen te krijgen. Het bestuur vindt het namelijk nog steeds een erg goed idee om zo’n cursus te doen. Samenwerking met culturele instellingen Voor de zomervakantie is er met Wolff afgesproken dat er een geldigheidsdatum voor de Wolffkorting op de AKT-pasjes komt te staan. Wolff had namelijk het idee dat er geen gebruik van werd gemaakt, maar toen bracht het bestuur in dat veel Wolffmedewerkers niet van de korting wisten. Die geldigheidsdatum moest er van Wolff op, omdat het pasje anders voor altijd gebruikt kan worden. Eerstejaars
hebben al een geldigheidsdatum op hun nieuwe pasje staan en ouderejaars krijgen dat begin volgend jaar. Het oude pasje kan dan ingeruild worden voor een nieuw pasje dat zolang je studeert geldig is, ook tijdens je master. Luc vraagt welke masters het bestuur tot TFT-masters rekent. Dit zijn sowieso Kunstbeleid en -management, Film- en televisiewetenschap, Theaterwetenschap en Gender. De rest kunnen we per geval bekijken, zegt Xanthe. Anne vraagt of het ons geld kost om een contract met Wolff op te maken. Dat is niet zo, zegt Rens. Luc vraagt nog of het bestuur aangekaart heeft dat er geen knop op de Wolffkassa zit om de AKT-korting aan te slaan. Medewerkers weten vaak ook niet wat AKT is. Rens antwoordt dat wij een contract met het hoofdkantoor hebben, maar dat het hoofdkantoor niet zo’n kassaknop kan maken. Dat moeten de bedrijfsleiders doen, maar daar hebben wij geen contract mee. Het is dus erg moeilijk om hier iets aan te doen. Feedback Het bestuur wil op de hoogte blijven van wat de leden van hen vinden. Een plek die daar nu al voor bestaat is de ALV. Ook waren er altijd AKT-panels op kantoor, maar die werden nooit bezocht. Vorig jaar is in plaats van die panels een online enquête opgesteld. Die was echter ook niet van groot nut, omdat de enquête alleen uit ja- en neevragen bestond. Xanthe gaat deze enquête nu aanpassen, zodat degene die die enquête invult een uitleg bij zijn of haar antwoord moet geven. Ook wil het bestuur de leden blijven aanspreken en om hun mening vragen. Luc merkt op dat het AKT-panel iets met de opleidingscommissie kan doen. Dat vindt Lisse een goed idee. Ten behoeve van de aanwezigheid van de opleidingscommissie kan die dan leuk bij zo’n AKT-panel zijn. Julia merkt op dat er vorig jaar helemaal niets met de opleidingscommissie gebeurd is. Dat is jammer. Luc zegt dat dat kwam omdat Eva Geurdes een halfjaar in het buitenland zat. Dit jaar zal het in ieder geval beter gaan. Julia oppert om langs colleges te gaan als opleidingscommissie. Luc wist niet dat er een AKT-panel was. Daphne legt uit dat het eerst zo was dat er - bijvoorbeeld - eerst een filmvertoning was, waarna dan het AKT-panel plaatsvond. Kayan vraagt of de opleidingscommissie überhaupt aan de eerstejaars bekend is gemaakt. Dat was zo, in de bioscoop, maar daar was zoveel informatie, dat het logisch is dat ze niet alles meegekregen heeft. Julia merkt in het algemeen op dat ze het beleidsplan heel goed vindt. Liselot vindt het een heel net plan, netter dan het beleidsplan van het vorige bestuur. Rondvraag Niemand heeft verder iets te melden. WVTTK Er is verder niets ter tafel gekomen. Afsluiting Lisse sluit de Algemene Ledenvergadering om 21.10 uur. Ze bedankt alle aanwezigen nogmaals voor hun aanwezigheid.
