TWEEDE ALGEMENE LEDENVERGADERING AKT-BESTUUR ’13 - ’14 NOTULEN 18 februari 2014
Aanwezig: Tess Smeman, Nina Bos, Diewertje Doggen, Jolijn Timmer, Idellete Buist, Matthijs Meulblok, Lasse Hartman, Jannita, Francine van Beusekom Lisse van Wijnen, Rens van Huijeklom, Gido Broers, Sophie Robat, Joyce Hansson, Bjorn Beijnon, Jeffrey Koppelaar.
Opening Jeffrey opent de vergadering om 20.06.
Vaststellen notulen vorige ALV Pagina 1: Matthijs zijn naam is verkeerd gespeld. Het is het eindsaldo niet de het eindsaldo. Rens zijn achternaam is ook verkeerd gespeeld: het is Huijkelom, en niet Huijlekom. Pagina 2: geen opmerkingen. Pagina 3: weer dubbel T bij Matthijs. Pagina 4: geen opmerkingen. Pagina 5: geen opmerkingen. Pagina 6: geen opmerkingen. Pagina 7: geen opmerkingen. Pagina 8: geen opmerkingen. Pagina 9:er staat kKIT in plaats van KIT. Pagina 10: geen opmerkingen.
Vaststellen Agenda Voor de rondvraag zal er nog wat over het lustrum verteld gaan worden. Dit agendapunt zal tussen GeprAKT en Rondvraag plaatsvinden.
Financieel overzicht 2013 tot nu door Gido De grote reis is al betaald, maar nog niet het geld van alle leden is binnen. Het lidmaatschapsgeld van 1 augustus zit nog niet in het financieel overzicht van Gido, maar er zou een gelijke balans moeten zijn zodra deze wel weer is meegenomen.
KasControleCommissie door KCC 2013 tot heden Rens zal vandaag in zijn eentje de KCC doen, aangezien Daphne en Sonja niet aanwezig kunnen zijn.
Algemene opmerkingen Over het algemeen is alles prima op orde, de balans is positief en er zijn geen onverklaarbare of buitensporige uitgaven gedaan. Goed werk, Gido! Desalniettemin zijn er een aantal administratieve punten die verbeterd kunnen worden, deze verbeterpunten zullen in dit verslag benoemd worden. Voor de iDeal inkomsten moet een overzicht worden geprint zodat duidelijk is wie wat heeft overgemaakt en of dat klopt. Dit overzicht is te vinden bij iDeal order details. Dit gaat de KCC volgende controle voor deze periode ook nog controleren. Doordat deze documenten op dit moment ontbreken kan de KCC de afrekeningen niet controleren. (Het benodigde overzicht voor de periode is te downloaden via Targetpay > Orderdetails > iDeal details. Vervolgens dient de juiste periode opgezocht te worden. Door onderaan de pagina op het Excel logo te klikken kan het uitgebreide overzicht worden gedownload. Bij de volgende KCC controle dient dit overzicht plus alle creditnota’s uitgeprint klaar te liggen.) Op de afschriften staan geen bonnummers genoteerd. Gido schrijft nu de nummers van de bonnetjes op de afschriften zodat de KCC dit kan controleren. Contant geld moet apart in de jaarafrekening worden gezet en niet tussen alle bankuitgaven. Dit moet Gido aanpassen. Een aantal bonnen is Gido vergeten en heeft hij later tussen de bonnen die al ingevoerd zijn moeten documenteren. Hierdoor moet er gewerkt worden met halve bonnummers en ontstaan er bonnummers als 35,5, 35,6, 35,7, 35,8 etcetera, die niet noodzakelijkerwijs met elkaar in verband staan. Hier moet Gido voortaan beter op letten. Juli De inkomsten voor lidmaatschappen etcetera kan Gido in zijn jaarafrekening zetten en staan niet in de jaarafrekening van Rens. Hierdoor gaat de balans waarschijnlijk beter kloppen. Augustus Een aantal bonnetjes dat door Rens is overgemaakt in augustus moet nog worden opgenomen in de jaarafrekening van Gido. Dit is direct gebeurd. Alleen moet Gido nog een kopie maken van de bon voor het introductiekamp, dit krijgt nummer 1,5. De 500 euro die naar de spaarrekening is overgemaakt moet worden opgenomen in de jaarafrekening. September Er was geen bon voor de borg van K-Sjot, dit is aangepast, het gaat om bon 41. Op 20 september zijn er 2 storno’s van 102,50 en 54,50, dit is later wel bijgeschreven.
Oktober Sander Huisman heeft een bonnetje ingeleverd voor wijn die hij heeft gehaald. Toen heeft hij wijn bijgehaald. Hier heeft hij geen bonnetje voor, maar hij heeft het bijgeschreven op de eerdere bon. Hier moet een declaratieformulier voor worden ingevuld. Floor heeft geld voor benzine gedeclareerd. Hier is geen bon of declaratieformulier voor ingevuld. Dit moet nog gebeuren. Ze heeft wel een zeer nette berekening voor de benzinekosten gemaakt. Bon op 15 oktober ontbreekt, die noemen we nu 39,5. Dit is een betaling voor het domein van SVO, wat later in mindering is gebracht op de inleg voor het SVO. Hierover is wel een mail, die moet Gido als bon gebruiken. Bon 40 is kwijt, dit is de factuur van Editoo voor de ReAKTie. Het gaat om 62 euro wat het periodieke bedrag voor Editoo is, minus de BTW want dit heeft Gido per abuis pas later overgemaakt. Voor die BTW is later wél een bon, waar ook het oorspronkelijke bedrag op staat. Dit is bon 47. Gido verwijst nu voor bon 40 naar bon 47. Hierdoor noemen we bon 39,5 nu bon 40. Bon 43 ontbreekt, dit is een factuur voor de kosten van het betalingsverkeer. Deze kosten zijn noodzakelijk, maar voor de volledigheid is een factuur wel nodig. Gido gaat deze factuur nog zoeken en anders kijken of een bewijs via internetbankieren beschikbaar is. Bon 28,5 moet nog in de jaarafrekening worden opgenomen. Het gaat om €131,83. In november is er €399,96 binnen gekomen via TargetPay, dit is een betaling van de iDeal inkomsten uit juni 2013. Dit moet aangepast worden in de jaarafrekening van Gido, want het was onduidelijk waar dit geld vandaan kwam. December Bon 54: Dit betreft een voorschot voor boodschappen aan Joyce, dit was uiteindelijk €0,61 goedkoper en dat heeft zij op 6 januari terug overgemaakt. Officieel mag een voorschot nooit gegeven worden en dit moet in de toekomst dan ook voorkomen worden. Bon 55: Dit betreft een bedrag in euro’s maar op de factuur staat een bedrag in ponden. Hiervoor moet een kopie van Dennis Vermeulens bankafschrift worden bijgevoegd, om er zeker van te zijn dat dit daadwerkelijk het bedrag in euro’s was. De inkomsten voor voorverkoop HAAS en Dance AKT die wel in de kasmap staan genoteerd moeten nog in de jaarafrekening worden opgenomen. De uitgaven voor de kaartjes van HAAS van 51 euro die wel in de kasmap staan genoteerd moeten nog in de jaarafrekening worden opgenomen.
Januari Bon 57 is niet de factuur voor het betaalde bedrag, het is een bevestiging. De factuur hiervoor moet Gido uitprinten en als bon 57 gebruiken. Het betaalde bedrag verschilt met het bevestigde bedrag maar dit komt waarschijnlijk door gedeelde transfer kosten. Bon 59 mist, dit is de aanbetaling voor het introductiekamp 2014 en hiervoor moet Iris Matters nog het contract aan Gido geven. Dit moet zo snel mogelijk. Eigenlijk mag er geen geld overgemaakt worden zonder iets van een factuur gezien te hebben. €37,50 voor bon 63 moet in de jaarafrekening worden gezet. De KCC heeft de administratie tot 28 januari 2014 gecontroleerd. De balans van de jaarafrekening lijkt op dit moment erg negatief. Dit is waarschijnlijk te verklaren doordat er al uitgaven zijn gedaan voor de grote reis, waarvan de inkomsten pas in februari verwerkt worden. Kas Kas volgens kasmap: €2138,60 Kas volgens KCC: €2164,70 Balans: + €26,10 Wij hebben €2164,70 geteld. In de kasmap staat dat er €2138,60 in de kas zou zitten. Na controle blijkt dat dit verschil er waarschijnlijk al was voordat Gido als penningmeester begon. Gido moet een tussenblad maken in de kasmap met het bedrag wat nu daadwerkelijk in de kluis zit geteld door de KCC. Met dat bedrag kan hij vanaf nu verder tellen. Begrotingen/afrekeningen De begrotingen en afrekeningen konden niet gecontroleerd worden, aangezien er geen zicht was op inkomsten uit iDeal zoals eerder benoemd. Bij de volgende controle zal de KCC de begrotingen en afrekeningen voor beide periodes controleren.
Francine zegt dat de afrekening van het HAAS feest nog niet klopt. Jeffrey zegt dat de rekening nu bij Sticky ligt. Joyce vraagt hoe het bedrag van de kas verschilt in de KCC ten opzichte van het verslag van Gido. Dit komt omdat er al uitgaven zijn geweest in de tussentijd van de telling en nu.
KIT Dit wordt opgeheven. Toine kan het alumnibestand niet bijhouden. Sanne Sprenger gaat het gehele alumnibestand overnemen. KIT blijft in zijn essentie bestaan, maar dan in een nieuwe vorm. Er is nog weinig duidelijkheid over de kwestie KIT, maar er gaat geen commissie meer zijn die contact met de alumni onderhoudt. Sanne Sprenger zal de persoon in kwestie zijn die hier nu overgaat. Jannita vraagt wat we nu met KIT doen. Joyce zat als lid in de commissie om een korter lijntje te hebben met de alumni. Toine kan het alumnibestand echter niet meer aan,
en Sanne Sprenger neemt dit klusje over. Sanne Sprenger kwam langs bij het bestuur om te vertellen dat ze het bestand gaat overovermacht. De volgende ALV zal KIT uitgestemd worden, aangezien de commissie ook uitgestemd worden.
Installatie GeprAKT Jeffrey Spoor neemt het beleidsplan van GeprAKT door: Algemeen GeprAKT is de kookcommissie van de studievereniging AKT. De commissie is vooral ter ondersteuning van de Kampcommissie en het AKT Filmfestival van AKTfilm. Tijdens het filmfestival zal GeprAKT het diner verzorgen. Tijdens het introductiekamp zal de kookcommissie verantwoordelijk zijn voor de maaltijden, het schoonmaken en de bardiensten. GeprAKT zal daarnaast de rest van het jaar andere activiteiten organiseren; ongeveer één per blok. Enkele van de activiteiten zijn: een diner verbonden aan een moordspel en een bakwedstrijd, die ‘’Heel AKT Bakt’’ genoemd zal worden. Ook zal er gebruik worden gemaakt van het YouTube kanaal van AKT voor filmpjes genaamd ‘Koken met Sterren’. Financiën Voor de activiteiten die GeprAKT zelf zal gaan organiseren organiseren, zal er qua begroting gehouden worden aan de nul-balans.Voor de samenwerking met AKTfilm en de Kampcie komen de kosten op hun begroting te staan. GeprAKT zal met hun voorzitters en penningmeesters rond de tafel gaan zitten om hier de datails van te bespreken. Voor de eigen activiteiten zal GeprAKT uiteraard een zeer schappelijk bedrag opstellen en dat laten betalen door de deelnemers. Hygiëne GeprAKT heeft hygiëne hoog in het vaandel staan. Daarom moeten standaard de handen gewassen worden en de haren vastgebonden worden voordat er gekookt gaat worden. Ook zal er gekookt worden met schorten voor, wat tevens zal dienen als commissiekleding. De HAZZP heeft een bepaalde hygiëneprocedure staan, waaraan GeprAKT zich graag wil houden. Er zullen ook richtlijnen zijn voor sociale hygiëne, zodat iedereen die meedoet met een activiteit goed behandeld zal worden. Hieronder valt ook de nieuwe alcoholwet van 16 naar 18 jaar en ook drugsgebruik. Ook zal er geen overtollig alcoholgebruik zijn. Speciaal dieet Vegetarisch Eten is voor iedereen. GeprAKT zal zeer zeker rekening houden met vegetariërs. Het is echter wel zaak dat bij GeprAKT bij de grote activiteiten van te voren op de hoogte is van hoeveel personen dit zijn, zodat daar rekening gehouden mee kan worden. Vooral bij het kamp en het filmfestival is dit van belang. Een opmerking zou eventueel geplaatst kunnen worden bij de betaling, die meestal plaatsvindt via de AKT website.
Allergieën Ook de mensen met een allergie verdienen extra aandacht. GeprAKT wil hier rekening mee houden, maar dat zou dan ook van te voren aangegeven moeten worden. Ook hier zou een opmerking eventueel geplaatst kunnen worden bij de betaling, die meestal plaatsvindt via de AKT website.
Lasse vraagt of het niet wettelijk verplicht is dat er een tweede persoon moet zijn met een SVH diploma om achter de bar te staan. Er moeten ook altijd twee personen aanwezig zijn. Gido denkt dat dit is wanneer iemand een bar bezit. Jeffrey antwoordt hierop dat het wellicht klopt. Lisse denkt inderdaad net als Gido dat deze regel geldt als je een bar bezit. De manier waarop GeprAKT drank zal schenken zal in dezelfde mate zijn als dat nu gedaan wordt bij activiteiten. Lasse vindt wel dat we hier naar moeten kijken. Twee personen zullen altijd nuchter zijn, en er zal altijd iemand met een rijbewijs aanwezig zijn, voegt Diewertje nog toe. Wellicht is de BHV die het bestuur gaat volgen wel genoeg voor deze functie, volgens Dennis. Mochten zich problemen voordoen, dan horen we dit wel. Er komt een up-to-date versie van het beleidsplan op de website van AKT te staan, zegt Sophie. Alle aanwezigen stemmen GeprAKT in. Daarnaast promoot Jeffrey de eerste echte activiteit. Deze activitiet zal een moorddiner zijn. Jeffrey is namelijk vermoord, maar wie heeft het gedaan? Voor 10 euro kan iedereen genieten van deze heerlijke avond. Dit zal zijn op donderdag 13 maart met een driegangendiner met drank. Jannita kan helaas niet.
Lustrum AKT bestaat in 2015 35 jaar, dus het 7e lustrum komt eraan. Ieder jaar wordt er 500 euro opzij gelegd voor dit feest. We hebben 2000 voor onze beschikking om dit te gaan vieren. Omdat dit over veel activiteiten gaat, is er door het bestuur nu al over nagedacht. Een werkgroep zal dienen om deze activiteiten te gaan organiseren. Vanaf vandaag is het mogelijk om te solliciteren voor deze commissie. Door een sollicitatiebrief te sturen met een motivatie van 300 woorden naar de bestuursmail, kan je in de lustrumgroep terecht komen. Jannita vraagt of alumni ook welkom zijn. Deze zijn natuurlijk welkom. Rens vraagt of we het hele jaar door activiteiten willen doen. Jeffrey antwoordt dat er verschillende verspreidingen zijn geweest. Volgens Fabian van een vorig bestuur was een week te kort en een maand te lang. Het bestuur neigt meer naar 2 of 3 weken, maar dit staat nog niet zwart op wit. Leuke ideeën kunnen ook altijd gestuurd worden naar de bestuursmail. Lisse denkt dat we beter wat in een leuke avond te steken met gratis bier, in plaats van dat er kleine activiteiten worden georganiseerd.
Rondvraag Matthijs vraagt hoe het er voor staat met de BHV. Dennis weet hier meer over dan het bestuur. Als het kan wil het bestuur een BHV cursus doen, maar dit is erg duur. De faculteitsraad is hier echter mee bezig dat hier subsidie voor komt, maar het idee is er al wel. Volgens Dennis is er voor open dagen ook iemand nodig met een BHV cursus die geen brandweer is. Dit zullen dan bestuursleden worden. Het loopt op dit moment niet heel soepel in de bemiddeling volgens Dennis. Dit jaar zal het echter niet lukken voor dit bestuur,
maar waarschijnlijk zal het wel lukken voor het volgende bestuur, die ze in de zomer kunnen volgen. Jannita vraagt hoe het staat met de zusterverenigingen. Op dit moment is het bestuur bezig met IK en Offscreen een activiteit te organiseren. De inhoud kan nog niet verhuld worden. Het is moeilijk om actiteiten te organiseren met zusjes aangezien we niet dicht bij elkaar zitten. Er zal meer duidelijkheid komen met de tijd. Rens wil weten hoe het met WPC zit. Ieder jaar werd er een symposium georganiseerd. WPC is opgeheven omdat het niet genoeg potentie had. Er is een afspraak met de stichting dat het geld, wat zij in kas hadden om een dergelijke activiteit te ondernemen, in dezelfde trand door AKT georganiseerd gaat worden. Rens en Lisse hebben een vraag over het alcoholbeleid op kamp: hoe kunnen mensen onder de 18 jaar niet drinken op kamp? Op kamp moet er nog een protocol vast gesteld worden. Dit kan door middel van bandjes en stempels. Francine vult aan dat SVcontact nu gebruik maakt van bandjes en hoe AKT dit wil doen voor feestjes. Een onbedrukt bandje kost volgens Rens echter niks. SVcontact heeft op dit moment al bandjes voor de komende drie jaar. AKT zal zich samen met andere verenigingen hierover een compromis in vinden. Jeffrey vertelt dat het bestuur bezig is met een goede oplossing vinden voor het alcoholbeleid door andere besturen te benaderen. Dennis zegt dat we een nieuw boekencontractant zouden opzoeken. Joyce heeft research gedaan naar alle boekenconvernanten. Ze kwam tot de conclusie dat het contract dat we met Roland een goede boekendeal hebben op dit moment. Studieboeken.com is op dit moment een van de beste leveranciers. Er zijn goede afspraken gemaakt over de levering van de boeken. Er is nauw contact tussen Joyce en Roland. Er is weer een contract opgesteld voor drie jaar.
WVTTK Niemand heeft iets ter tafel te brengen.
Afsluiting Jeffrey sluit de vergadering om 20.50.
