Een “inloophuis voor de burger” te Woudrichem
Soort document document
onderzoeksresultaten omvormen gemeentehuis tot MFC
Opdrachtgever
Gemeente Woudrichem
Opgesteld Opgesteld door door
APPM management consultants
Plaatsnaam, Plaatsnaam, datum datum
Hoofddorp, 29 september 2012
Voorwoord In opdracht van de gemeente Woudrichem heeft APPM onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om het huidige gemeentehuis om te vormen tot MFC en het onderbrengen van de gemeentelijke backoffice in het voormalig kantoor van de Rabobank aan de Oude Ban 1 te Woudrichem. Centrale vraag daarbij was: Is het haalbaar om deze stappen te zetten zonder toename van de huidige lasten? In deze rapportage zijn de onderzoeksresultaten gebundeld die betrekking hebben op ruimtelijke en planologische aspecten. Parallel is een vertaalslag gemaakt van huidige lasten van partijen naar beschikbaar budget. Deze vertaalslag en het financieel kader zijn in een aparte bijlage uitgewerkt. De conclusies en aanbevelingen in deze rapportage zijn gebaseerd op alle onderzoeksresultaten, dus ook op de parallel uitgewerkte financiële resultaten. Wanneer de aanbevelingen voor het vervolgtraject ter harte worden genomen, blijven de risico’s beheersbaar.
1
Inhoud •
Inhoudsopgave • Aanleiding en doelstelling • Procesaanpak • Gebouwanalyse • Beoogde partijen • Ruimtebehoefte • bouwkundige aspecten • Bouwfysische aspecten • Planologische aspecten • Juridische aspecten • Financiële aspecten • Resultaten • Risicoparagraaf • Aanbevelingen
2
Aanleiding Diverse ontwikkelingen in de gemeente Woudrichem zijn aanleiding geweest voor dit onderzoek.
Gemeente De Vleet SKO
1. de wens van de gemeente om een organisatieontwikkeling door te voeren De visie op de organisatieontwikkeling kent vele facetten. De gemeente wil graag haar focus meer leggen op het faciliteren van de burger. Maar ook de ontwikkeling van de eigen organisatie heeft de volle aandacht. 2. de samenwerking met de gemeentes Aalburg en Werkendam Er wordt gesproken over diverse vormen van samenwerken. Medio 2013 zal hierover een besluit worden genomen. 3. diverse actuele vastgoedvraagstukken en kansen binnen de gemeente De mogelijkheden van de huidige huisvesting van Stichting De Vleet sluiten niet goed aan op de huisvestingwensen voor de toekomst. De Stichting Kinderopvang Woudrichem is al langere tijd op zoek naar beter geschikte huisvesting. Het voormalige pand van de Rabobank is beschikbaar voor een nieuwe gebruiker. De gemeente is in de gelegenheid gesteld om het aan te kopen. Het idee Het idee van het college is om het gemeentehuis om te vormen tot multifunctionele accommodatie, met daarin gehuisvest Stichting De Vleet en Stichting Kinderopvang Woudrichem, en de backoffice van de gemeente te herhuisvesten in het voormalig kantoor van de Rabobank. Dit idee zou positief kunnen inspelen op alle hierboven genoemde ontwikkelingen. In het gemeentehuis kan een echt “inloophuis voor de burger” gerealiseerd worden, dat bovendien de leefbaarheid van het centrum van Woudrichem voor de toekomst waarborgt. Tevens kan in het pand van de Rabobank, door de structuur van het pand, zonder grote ingrepen een organisatieontwikkeling worden doorgevoerd. 2. Door de nieuwe wijze van huisvesten wordt een sterke basis gelegd voor elke vorm van samenwerken in de toekomst met de gemeentes Aalburg en Werkendam. 3. Actuele huisvestingsvraagstukken van andere partijen kunnen worden opgelost. 1.
3
Procesaanpak Het is onze ervaring dat een goede start van groot belang is bij vraagstukken die bepalend zijn voor de langere termijn. Ook het serieus betrekken van de gebruiker hoort daarbij. In dit geval zijn dat de verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie en de nu elders gehuisveste geïnteresseerde externe partijen. Hun (globale) wensen voor de toekomst en dilemma’s in beeld brengen is de eerste stap. Welke veranderingen spelen er (het nieuwe werken; evt. fusie; groei, krimp), welke ruimtebehoefte heeft men, welke specifieke ruimtelijke eisen heeft men en met welk budget wil men dat realiseren. Ook is het goed vooraf te inventariseren welke verwachtingen er leven (denk aan functionele, organisatorische en financiële aspecten). Naast deze wensen is het belangrijk te weten welke gebruiksmogelijkheden beide panden hebben. Dit hebben we in beeld gebracht door een globale plattengronden studie. De kern van de opgave ligt in de haalbaarheid. Dit betreft zowel de fysieke haalbaarheid als de financiële haalbaarheid. Synergie is daarbij het sleutelwoord. Hier zal tijdens het traject dan ook veel aandacht aan worden besteed. De fysieke haalbaarheid zal in beeld worden gebracht aan de hand van schetsplattegronden. Daaruit zal blijken of (grote) bouwkundige ingrepen nodig zijn. Om de kosten hiervan in beeld te brengen is specifiek bouwkostenadvies ingewonnen. Na de eerste verkennende fase wordt het voorstel opiniërend besproken door de gemeenteraad. Vervolgens vindt er een verfijningsslag plaats waarbij er na overleg met de gebruikers over hun programma wensen gedetailleerder gekeken wordt naar de ruimtelijke inpassing en de financiële gevolgen daarvan. Gelijktijdig zullen verkennende gesprekken gevoerd worden met de nieuwe gebruikers over hun deelname aan het project en zullen zo mogelijk intentieovereenkomsten gesloten worden. Wij hebben aandacht besteed aan kansen (ook op iets langere termijn) en risico’s en hebben deze overzichtelijk in beeld gebracht zodat uiteindelijk een weloverwogen besluit kan worden voorbereid voor het bestuur. Bij de risico’s zullen we ook beheersmaatregelen in beeld brengen.
4
Procesaanpak
Bouwkundige analyse gemeentehuis Gesprekken met beoogde gebruikers
Financiële analyse
Organisatorische afspraken en bestuurlijke verankering
Verfijning bouwkundige analyse Concept rapportage
Opiniërende raadsvergadering
Schetsontwerpen maken met input van gebruikers Financiële varianten opstellen en start intentieovereenkomsten organisatorische afspraken en bestuurlijke verankering
5
Afronden rapportage en advies besluitvorming
Opiniërende raadsvergadering intentieovereenkomsten
Gebouwanalyse Het gemeentehuis in Woudrichem is gebouwd in 1977. De architect is C. Ph Struik. Het gebouw heeft een typische jaren 80 stijl waarbij veel gebruikt gemaakt wordt van baksteen. Er is een opvallende kolomvrije entreehal met vide en mooie lichtinval. Het gebouw is gebouwd op een grid van 2,2-5,5-2,2 X 2,2-5,5-2,2. In 1993 is het gebouw op de begane grond uitgebreid, waarbij is afgeweken van dit grid. De kantoorruimtes hebben een afmeting van tussen de 20 en 40 m2. De kantoorruimtes respecteren het gebouwgrid zo veel mogelijk. Op bepaalde plekken in het gebouw is gebruik gemaakt van lichte scheidingswanden. Het gebouw is bouwtechnisch in een goede staat. Het metselwerk aan binnen- en buitenzijde ziet er goed uit. Het dak is niet geïnspecteerd. De kozijnen zijn van hout en staal met daarin dubbel glas. Ter plaatse van de nieuwbouw zijn kunststof kozijnen toegepast. Het gebouw heeft een klimaatinstallatie uit 1998. Naast de mechanische luchtbehandeling (natuurlijke ventilatie in combinatie met mechanische afzuiging) zijn de kantoren voorzien van radiatoren. In een latere fase zijn op elke kamer individueel regelbare airconditioners geplaatst. In de centrale hal en de raadzaal is er zowel mechanische luchttoevoer als afzuiging. Door de bouwwijze (dragende wanden van baksteen) is het gebouw beperkt flexibel voor functiewijzigingen waarbij een andere indeling noodzakelijk is. Het gebouw heeft een vloeroppervlakte van ruim 3000 m2 verdeeld over 2 verdiepingen. Het gebouw is ruim opgezet en heeft relatief veel verkeersruimte. Kantoorfunctie Vergaderruimte Receptie/gemeentebalie Toiletten Garderobe Raadzaal •
.
6
1133,40 m2 207,72 m2 367,53 m2 57,12 m2 28,66 m2 95,59 m2
Publieke tribune 116,16 m2 Keuken 18,15 m2 Kantine 72,05 m2 Verkeersruimte 599,32 m2 Centrale voorzieningen 308,21 m2
Beoogde partijen Gemeente Woudrichem De gemeente Woudrichem heeft de ambitie om de eigen organisatie toekomstbestendig te maken. Het leegstaande pand van de Rabobank aan de Oude Ban 1 biedt hiertoe een kans. Met het huisvesten van de backoffice van de gemeente in dit pand en de frontoffice + raadzaal in het huidige gemeentehuis kan een “inloophuis voor de burger” gerealiseerd worden. B & W kunnen in beide panden ondergebracht worden. Een definitieve keuze hierover kan volgen als duidelijk is welke organisatieontwikkeling zal worden doorgevoerd, hoe dat gebeurt en hoe snel dat gewenst is. Visie op de organisatie Ten opzichte van 2012 ontwikkelt de gemeentelijke organisatie van Woudrichem zich de komende jaren tot een kwalitatief hoogwaardige, relatief kleine en flexibele organisatie. De strategische rol van het gemeentebestuur wordt daarmee versterkt en de ‘kracht van het dorp’ bij de ontwikkeling van het beleid (beter) benut. Het opdrachtgeverschap bij de uitvoering wordt versterkt, terwijl de uitvoering zelf meer dan nu het geval is wordt opgedragen of overgelaten aan derden. Daarbij dient een juiste balans te worden gevonden ten opzichte van de veronderstelling dat de burgers wel degelijk hechten aan ‘dichtbij’. Visie op bestuurlijke samenwerking De 3 gemeenteraden hebben besloten dat vijf vormen van samenwerking verder worden onderzocht: het netwerkmodel, een shared service centre model (SSC), een matrixmodel, SETAmodel en het centrumgemeentemodel. Door nu in te zetten op flexibele indeelbaarheid van de gemeentelijke huisvesting en door flexibel gebruik mogelijk te maken van het MFC, bereidt de gemeente Woudrichem zich optimaal voor op samenwerking. Bovendien werkt de gemeente toe naar een situatie waarbij er geen sprake meer is van eigendom, wat betreft de eigen huisvesting. Dit is in de samenwerking ook een positief gegeven.
7
Beoogde partijen (2) Stichting Kinderopvang Woudrichem De SKO heeft momenteel twee vestigingen in Woudrichem. Het huurcontract van de vestiging aan de Prins Willem van Oranjestraat (Groenendijk) eindigt in juli 2013. Het contract van de vestiging aan in het Bastion loopt tot december 2012. Dit zou eventueel nog verlengd kunnen worden. Voor kinderopvang gelden speciale gebruiksnormen. Zo moeten er altijd ‘2 paar ogen’ op de kinderen gericht kunnen zijn. Dit betekent voor het kinderdagverblijf een compacte bouw, veel doorzichten en overzichtelijke ruimtes. Er mag geen mogelijkheid zijn dat een begeleider ongezien alleen is met de kinderen en dat de kinderen uit het zicht zijn van begeleiders. Verder geldt dat de SKO in een (gecombineerd) brandcompartiment moet liggen. De groepsruimtes en de slaapvertrekken voor de kinderen zijn een apart sub-brandcompartiment. De ventilatie-eisen zijn zwaar, vooral voor de slaapvertrekken. Dit kan consequenties hebben voor installatie en constructie aanpassingen. Voor de buitenschoolse opvang geldt dat er meer plekken mogen zijn waar kinderen uit het zicht van de begeleiders mogen komen. De SKO heeft aangegeven dat een aparte entree wenselijk is. Daarbij zal er bij een eventuele verbouwing rekening gehouden moeten worden met de geldende bouwvoorschriften (met name brandveiligheid, vluchtwegen). Bij de kinderopvang is buitenspeelruimte vereist. Het ligt daarom voor de hand om de kinderopvang op de begane grond te huisvesten. Met name de groepen met de jongste kinderen moeten op de begane grond liggen, omdat deze kinderen nog niet zelfredzaam zijn in geval van brand.
8
Beoogde partijen (3) Stichting de Vleet Stichting De Vleet is een brede welzijnsinstelling in de gemeente Woudrichem. De Vleet is gehuisvest in een monumentaal pand (De Veste) in de oude vesting van Woudrichem. De Vleet wil graag doorgroeien naar een welzijnsinstelling nieuwe stijl, waarbij aansluiting wordt gezocht bij de behoeftes die passen bij deze tijd. Het huidige pand van De Vleet is hiervoor minder geschikt. Stichting de Vleet heeft aangegeven graag samen te willen werken met de gemeente Woudrichem. De Vleet biedt een gevarieerd programma aan activiteiten voor jong en oud. Sommige activiteiten van Stichting de Vleet vragen om speciale bouwkundige voorzieningen zoals goede akoestische isolatie. Het pand De Veste is in eigendom van Stichting De Vleet. Stichting De Vleet heeft in verkennende gesprekken aangegeven bereid te zijn de opbrengst van de verkoop van het pand in te willen zetten voor de overstap naar het MFC. Stichting Vluchtelingen Werk West- en Oost-Brabant & Bommelerwaard Stichting Vluchtelingen Werk heeft behoefte aan een vaste locatie waar zij met 5 personen kunnen werken. Daarnaast is er behoefte aan een kleine spreekkamer waar zij mensen kunnen ontvangen. Diverse andere kleinere partijen Er is met diverse andere kleinere partijen gesproken. Gedacht kan worden aan de GGD, consultatiebureau, Hoppas, fysiotherapeut en logopedist. Het college wil de bibliotheek graag koppelen aan de nieuw te bouwen brede school voor Giessen en Rijswijk. Ondernemershuis De gemeente Woudrichem is in gesprek met de buurgemeenten en ondernemers om op één centrale locatie in de gemeente een soort ‘ondernemershuis’ te realiseren. Dit zou eventueel in het MFC gevestigd kunnen worden.
9
Sociaal maatschappelijke aspecten MFC De gemeente ziet kansen voor betere huisvesting van Stichting De Vleet en heeft dit in een gesprek aangegeven. Dit wordt beaamd door de Stichting. Het huidige pand is niet optimaal geschikt. Men wil toe naar “welzijnswerk nieuwe stijl”. Laagdrempelig en goed toegankelijk. Men ziet een meerwaarde bij huisvesting onder 1 dak. Samenwerking met Vluchtelingenwerk, de gemeente, en kinderopvang is goed denkbaar. Stichting De Vleet zou de spil van de MFC kunnen worden en daarmee de betekenis van de MFC voor heel Woudrichem kunnen vergroten. Huisvestingssituatie Stichting Kinderopvang Woudrichem(SKW). Er is geen toekomst voor de huidige huisvesting (Groenendijk); de huur van dit voormalige schoolgebouw is al opgezegd (per 1 juli 2013), het gebouw is oud en afgeschreven en het kost teveel geld om het te laten voldoen aan de huidige eisen. De mogelijkheden voor huisvesting in Woudrichem op korte termijn zijn zeer beperkt. Eerdere inspanningen op dit vlak zijn gestrand. Over het huurcontract van de vestiging in het Bastion (het voormalig pand van het Waterschap) is nog onduidelijkheid. Het huidige huurcontract loopt nog tot en met december 2012. Het is nog onduidelijk of dit huurcontract verlengd wordt. Wij merken op dat de SKW opereert in een vrije markt. Zij zijn, en blijven, zelf primair verantwoordelijk voor huisvesting.
10
Ruimtebehoefte Partijen In gesprekken hebben de toekomstige gebruikers van het MFC aangegeven welke ruimtebehoefte zij hebben. Wij hebben onderzocht hoe deze ruimtebehoefte is in te passen in het gemeentehuis van Woudrichem, waarbij de draagconstructie van het gebouw zoveel mogelijk gerespecteerd wordt. Dit scheelt aanzienlijk in verbouwingskosten. Gemeente Woudrichem De frontoffice van de gemeen te Woudrichem bestaat uit de gemeentebalie inclusief kantoor en de raadszaal. Het totaal benodigde oppervlakte hiervoor bedraagt 465 m2. De Vleet Op basis van gesprekken met de Vleet is tot een globale ruimtebehoefte gekomen die aansluit bij de activiteiten die de Vleet wil organiseren. De totale ruimtebehoefte van de Vleet bedraagt: 720 m2 Stichting Kinderopvang Woudrichem Op basis van gesprekken met Stichting Kinderopvang Woudrichem is tot een globale ruimtebehoefte van de SKO gekomen. Hierbij is uitgegaan van in totaal 6 groepen van maximaal 12 kinderen. De totale ruimtebehoefte van de SKO bedraagt 727 m2 Voor de SKO geldt tevens dat er buitenspeelruimte noodzakelijk is. De ruimtebehoefte voor buitenspeelruimte voor de SKO is: 345 m2 Stichting Vluchtelingenwerk Stichting Vluchtelingen werk heeft behoefte aan kantoorruimte voor 5 personen en ruimte om mensen te ontvangen. De totale ruimte behoefte bedraagt 55 m2.
11
Ruimtelijke inpassing toekomstige gebruikers MFC
Op basis van de door de toekomstige gebruikers van het MFC aangegeven ruimtebehoefte is een eerste verkenning gedaan naar de inpasbaarheid van de beoogde gebruikers. Hierbij is rekening gehouden met de draagconstructie van het gebouw en vluchtwegen.
Vleet: 90,20 m2
MFC: 369,22 m2
Gem: 211,75 m2
Gem: 237,05 m2
SKO 727,3 m2
Vleet: 42,35 m2
Frontoffice gemeente Woudrichem Stichting kinderopvang
Stichting De Vleet Gemeenschappelijke (verkeers)ruimte
12
Ruimtelijke inpassing toekomstige gebruikers MFC Uit deze verkenning blijkt dat het goed mogelijk is de verschillende partijen te huisvesten in het pand. Het is nadrukkelijk geen architectonische uitwerking van de visie (een inloophuis voor de burger).
rest: 168,58 m2
rest: 26,4 m2 Gem: 16,5m2 rest: 54,45 m2
Frontoffice gemeente Woudrichem Overige gebruikers
Stichting De Vleet Gemeenschappelijke (verkeers)ruimte Stichting Vluchtelingenwerk 13
MFC: 234,75 m2
SVW: 54,45 m2
rest: 41,42 m2
Vleet: 587,98 m2
Bouwkundige aspecten bij het omvormen Algemeen Om het gebouw geschikt te maken voor meerdere (specifieke) gebruikers, zullen er bouwkundige aanpassingen aan het gebouw gedaan moeten worden (doorbreken van muren, creëren van open ruimtes en specifieke ruimtes , zoals slaapvertrekken etc.). Vooralsnog wordt uitgegaan van 4 gebruikers in het MFC waarbij later andere partijen kunnen participeren. In het bouwbesluit staat opgenomen dat bij de verandering van gebruiksfunctie in een bestaand gebouw, voldaan moet worden aan de voorschriften voor bestaande bouw. Voor bestaande bouw geld een brandcompartimentering van maximaal 2000m2. Er heeft een verkennend gesprek met de brandweer plaatsgevonden.
Aan het kinderdagverblijf worden specifieke eisen gesteld m.b.t. veiligheid en ventilatie. Bij het vervolgonderzoek is met alle specifieke eisen voor zover in dit stadium van belang rekening gehouden. Om de kosten zo laag mogelijk te houden zal tijdens het ontwerpproces onderzocht moeten worden of het mogelijk is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de huidige draagconstructie. Schetsplan door architect Er is in opdracht van de gemeente door Idee-architecten een schetsplan met meerdere modellen gemaakt op basis van de programmawensen van de gebruikers. Twee varianten zijn doorgerekend door een bouwkostenadvies bureau (BBN) en een adviesbureau voor installatietechniek (G-bou).
14
Bouwkundige aspecten Resultaten schetsplan De resultaten van de studie door de architect zijn in een apart boekje gebundeld. Er blijken verrassend goede een leuke mogelijkheden te zijn voor bouwkundige aanpassingen aan het gebouw. Keuzes voor de hoofdopzet en vertaalslag van de visie zullen door de gebruikers gezamenlijk gemaakt moeten worden. Uit de studie blijkt dat het verstandig is enkele ingrepen in het gebouw te doen ter verbetering van de logistieke structuur: •
verruimen van de hal op de begane grond, zodat deze ruimte functioneel ingezet kan worden toevoegen van een trap (en evt lift) in de centrale hal ten gunste van verhuurbaar oppervlak. • eventueel het toevoegen van een extra vluchttrappenhuis • eventueel het verbeteren van de toegankelijkheid van de eerste verdieping door wijzigen van de toiletgroep. •
Ingrepen per gebruiker Bij de bouwkosten is uitgegaan van minimale wijzigingen voor alle gebruikers. Bij de gemeente gaat het om kleine posten voor aanpassingen in balies en wat schilderwerk. Bij stichting De Vleet gaat het in hoofdzaak om enkele aanpassingen in de indeling, een nieuwe keuken geschikt voor gezamenlijk koken en aanpassingen aan de installaties op een redelijk niveau (niet het hoogste comfort–niveau). Bij de kinderopvang zijn meer aanpassingen nodig aan de indeling, worden voorzieningen toegevoegd als peutertoiletten en pantryblokjes en wordt de klimaatinstallatie aangepast op een redelijk niveau. Asbest Er is een asbestinventarisatie type A uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat er op verschillende plekken in het gebouw asbest in gebonden vorm aanwezig is. Bij het ontwerpen dient voorkomen te worden dat er veel asbesthoudende materialen gesloopt moeten worden. Ook is voorafgaand aan de sloop nog een aanvullend asbest onderzoek nodig om te bepalen of er ook op niet direct zichtbare plaatsen asbesttoepassingen aanwezig zijn, zoals op het dak en in de spouwmuren.
15
Bouwfysische aspecten Het gemeentehuis in Woudrichem heeft een centrale klimaatinstallatie die later is aangevuld met individuele airconditioners. Hieruit blijkt dat de installatie onvoldoende capaciteit heeft om het binnenklimaat van het gebouw op peil te houden. Daarbij dateert de installatie uit 1998. De installatiedeskundige heeft aangegeven dat de verwachte levensduur van een klimaatinstallatie 12 jaar is. De transformatie van het gemeentehuis naar een MFC biedt een goede mogelijkheid om de klimaatinstallatie te vervangen en te laten voldoen aan de eisen en wensen van de gebruikers. Daarbij kan bij het vervangen van de klimaatinstallatie gekozen worden voor een duurzame oplossing waardoor de exploitatielasten naar verwachting lager zullen zijn dan in de huidige situatie. Bij de vertaalslag naar de investeringsopgave is hiermee nog geen rekening gehouden. Vooralsnog is uitgegaan van een redelijk kwaliteitsniveau. Dit ligt tussen het huidige niveau van de klimaatinstallaties en de duurzame oplossing (comfortniveau) in.
In deze analyse is een berekening gemaakt op hoofdlijnen van de ingrepen die gedaan moeten worden om de klimaatinstallatie geschikt te maken voor de gebruikers. Nader onderzoek is noodzakelijk bij de definitieve architectonische uitwerking.
16
Planologische aspecten Kijkend naar de gebruikers is het volgende te concluderen:
Bestemming De bestemming ter plaatse van het gemeentehuis is Maatschappelijk. De bestemming Maatschappelijk is een brede bestemming, waarbinnen een breed scala aan doeleinden mogelijk zijn.
Stichting de Vleet
Past binnen bestemming
Kinderopvang
Past binnen bestemming
Fysiotherapie/Logopedie
Past binnen bestemming
Om de niet passende functies te kunnen vestigen zal een planologische procedure doorlopen moeten worden. Gezien het oppervlakte van de functie (kleiner dan 1500 m2) is het mogelijk om een verkorte procedure ex art. 2.12 lid 1 sub 1 onder 2 Wabo juncto artikel 4, lid 9 bijlage II van het Bor (de zogenaamde kruimelregeling) te doorlopen. Deze procedure duurt 8 weken met een mogelijke verlenging met 6 weken, mits compleet ingediend. Tegen de genomen beslissing staan gedurende een termijn van 6 weken bezwaar en beroep open
GGD/ consultatiebureau
Past binnen bestemming
Vluchtelingenwerk
Past binnen bestemming
Baliefunctie gemeente Woudrichem
Past binnen bestemming
Baliefunctie corporatie
Past niet binnen bestemming
Ondernemerskamer
Past niet binnen bestemming
Parkeerbalans Door de verandering van het gebruik van het gemeentehuis moet onderzocht wordt of de parkeerbalans nog voldoet. Hierbij wordt gekeken naar de parkeerbehoefte van de verschillende functies in het gebied. Het gaat hierbij om de behoefte in het MFC, behoefte kantoorgebruik Rabobank en de behoefte van het te realiseren winkelcentrum.
17
Planologische aspecten (2)
Voor de berekening van de parkeernormen is uitgegaan van de ‘Notitie Parkeren, Woudrichem’. Het gebruik van het MFC is divers en heeft verschillende parkeernormen. In totaal is de parkeerbehoefte (op basis van m2) van het MFC 62,6 parkeerplaatsen. De backoffice van de gemeente in het voormalige Rabobank gebouw heeft, op basis van de m2, een parkeerbehoefte van 27,9 parkeerplaatsen. Tegenover het gemeentehuis wordt een appartementencomplex met supermarkt gebouwd. De parkeerbehoefte hiervan bedraagt 225,5 parkeerplaatsen. Bij de berekening van het aantal parkeerplaatsen wordt vaak uitgegaan van het dubbelgebruik van de beschikbare ruimte. De parkeerplekken voor de bewoners zullen overdag vaak leeg zijn en gebruikt kunnen worden voor de kantoorfuncties. Om het minimaal benodigd aantal parkeerplekken te bepalen, wordt gekeken naar de maatgevende gebruik situatie. In het geval van het gebied van het gemeentehuis is de koopavond de maatgevende factor. Hierbij moet het aantal parkeerplekken voldoende zijn voor de bewoners van de appartementen, het winkelend publiek en mogelijk een avondactiviteit in het MFC. Uit de berekeningen blijkt dat op een koopavond 254 parkeerplekken nodig zijn. Parkeerplekken in het plan aanwezig: Bij Rabobank: Garage MCD: Rondom gemeentehuis: Totaal
20 66 174 260
Op basis van bovenstaande lijkt de parkeerbalans te voldoen.
18
Juridische aspecten Juridische aspecten Onderzocht is wat er nodig is om het gebouw in delen te verkopen aan nieuwe gebruikers. Het gemeentehuis van Woudrichem is momenteel één kadastraal perceel. Wanneer het gemeentehuis gebruikt wordt als Multifunctioneel centrum, waarbij ook het eigendom over gaat naar andere partijen, dient het gebouw gesplitst te worden in appartementen. De splitsing van het gebouw dient notarieel geregeld te worden. Hiervoor is een splitsingstekening noodzakelijk. In de splitsingsakte worden alle bepalingen tussen de gebruikers van het -te splitsen- pand vastgelegd. Er zal tevens een VVE worden opgericht en een VVE bestuur worden aangesteld. Na het passeren van de splitsingsakte kunnen de gesplitste delen verkocht worden. De gemeente Woudrichem kent geen huisvestingsverordening. Voor het splitsen van het gemeentehuis hoeft daarom geen vergunningsprocedure doorlopen te worden.
19
Financiële aspecten Eigendom Er is berekend wat splitsing en doorverkopen zou betekenen voor de lasten van de beoogde partijen. De gedeelde conclusie is dat dit geen aantrekkelijk optie is voor alle partijen. De bouwkundige en procesmatige investeringen zijn relatief hoog ten opzichte van een MFC in eigendom van 1 partij. Ook zijn partijen onvoldoende kapitaalkrachtig om naast de aankoop ook nog te kunnen investeren in een verbouwing. Er is daarom gezocht naar een andere eigendomsconstructie, die meer aansluit bij wensen en mogelijkheden van de partijen. De doorverkoop van het pand aan een stichting, die op haar beurt de ruimtes verhuurt aan diverse partijen leidt tot een duurzame en voor alle partijen financieel haalbare oplossing. Subsidie Het is wenselijk om de leefbaarheidssubsidie voor dit project in te zetten. Met de subsidie kan de verbouwing net die meerwaarde krijgen, die beoogt is met het concept “inloophuis voor de burger”. De consequentie hiervan is dat het MFC eind 2013 moet zijn opgeleverd. Investeringen versus jaarlijkse lasten Volgens de huidige ramingen, die gebaseerd zijn op de doorrekeningen van schetsplan A van Ideearchitecten zullen de jaarlijkse huuropbrengsten de investering rechtvaardigen. De verwachting is dat met de beoogde huurders de huisvestingslasten van de gemeente toe zullen nemen met € 0 - € 25.000 per jaar in de periode tussen 2013 – 2016. Wanneer er extra huurders bijkomen zal dit bedrag naar verwachting afnemen.
20
Resultaten Ruimtebehoefte: Gemeentehuis: Het gebouw is mede dankzij de ruimtelijke centrale hal goed geschikt te maken voor het beoogde gebruik als multifunctioneel centrum (MFC). Er is ruimte beschikbaar voor extra huurders, naast het gebruik door de gemeente, stichting De Vleet, Stichting Kinderopvang Woudrichem en Vluchtelingenwerk WOBB. Bij verdere uitwerking kunnen diverse keuzes gemaakt worden met betrekking tot de mate van samenwerking en de beleving van het pand. (is het een echt inloophuis met een centrale entree, of wonen gebruikers onder 1 dak?). Rabobank gebouw: Het is mogelijk om de gemeentelijke backoffice te huisvesten in dit pand.. Bij het huidige personeelsbestand en in de huidige organisatievorm zullen zowel het bestuur als inhuurkrachten en stagiaires (5 fte) gehuisvest moeten worden in het gemeentehuis. Ruimtes voor overleg met meer dan 3 personen moeten in dit geval gezocht worden in het MFC. Nader onderzoek is nodig naar kastruimte en de beste oplossing voor het archief. Het gebouw biedt voldoende functionele ruimte om de invoering van de organisatieontwikkeling gefaseerd te laten plaatsvinden. In de bijlagen zijn verkennende schetsen opgenomen. Mocht het in de tijd gezien niet mogelijk blijken om de uitwerking van de visie op de organisatieontwikkeling niet optimaal af te stemmen op de realisatie van het MFC dan is dat geen belemmering voor de huisvesting van de backoffice in dit pand. (Denk bijvoorbeeld aan verandering in werkprocessen, doorvoeren digitalisering).
Financiële haalbaarheid In eerste instantie is onderzocht of het gebouw kan worden gesplitst en doorverkocht aan de beoogde gebruikers. Gebleken is dat dit in financieel opzicht niet realiseerbaar is. Omdat de gemeente niet beoogd eigen vastgoed te verhuren aan derden, lijkt de beste financiële constructie (haalbaar en wenselijk voor alle partijen) een vorm te zijn waarbij een stichting het pand koopt en doorverhuurt aan de beoogde gebruikers. Groot voordeel van deze vorm is ook dat er flexibiliteit in gebruik en gebruikers mogelijk is. Het is wenselijk, maar niet noodzakelijk dat er een extra partij participeert in het MFC.
21
Resultaten (2)
Voor realisatie van het hele concept (MFC + backoffice in pand Rabobank) is het noodzakelijk dat er naast de gemeente twee hoofdhuurders participeren. Mocht er één huurder afvallen, dan is het ook nog mogelijk om na een verbouwing de hele gemeentelijke organisatie te huisvesten in het pand samen met vluchtelingenwerk WOBB en bijvoorbeeld Stichting De Vleet. Een deel van de synergie en de impuls voor de leefbaarheid die het bestuur nu voor ogen heeft wordt dan wel gemist. De gedachte is dat het pand van de Rabobank wordt aangekocht en verkocht aan een belegger na ingebruikname door de gemeente. Planologisch Het gebruik van het gemeentehuis als MFC past binnen het bestemmingsplan. Indien ook partijen als een woningcorporatie of kleine commerciële instelling van het gebouw gebruik maken zal een verkorte ruimtelijke procedure gevoerd moeten worden. Om de backoffice van de gemeente te huisvesten in het gebouw van de Rabobank zal ook een verkorte planologische procedure gevolgd moeten worden i.v.m. een afwijkende bestemming (woonfunctie op 1 en 2e verdieping). Partijen De beoogde partijen zijn enthousiast om te participeren in het MFC. Bij het onderzoeken van de financiële haalbaarheid is rekening gehouden met de financiële mogelijkheden van alle partijen. Nu er een helder beeld is van ruimtelijke mogelijkheden en het financiële kader kunnen partijen hun intenties vast gaan leggen in een intentieovereenkomst.
22
Resultaten (3) Planning Het is haalbaar om een MFC te realiseren binnen de gestelde termijn van de leefbaarheidssubsidie. (oplevering einde 2013). Het is dan wel zaak om na besluitvorming over realisatie van een MFC zo snel mogelijk helderheid te hebben over de definitieve gebruikers en vervolgens over een definitief programma van eisen. Daarna kunnen (concept)huurovereenkomsten dienen als kader voor de verdere ontwikkeling. Na ondertekening van deze juridisch afdwingbare overeenkomsten kan er definitieve besluitvorming plaatsvinden over herhuisvesting van de gemeentelijke backoffice. De als bijlage in dit rapport opgenomen planning is indicatief. De planning geeft de relevante parallelle trajecten weer. Ook zijn afhankelijkheden weergegeven. Wanneer de definitieve participanten in het MFC bekend zijn kan deze planning worden gedetailleerd en uitgewerkt. Risicoparagraaf In de risicoparagraaf, die als bijlage in dit rapport is opgenomen, zijn allerlei kleinere en grotere risico’s benoemt met het beheersinstrument. Geconcludeerd kan worden, dat het belangrijk is de benodigde stappen in de juiste volgorde te zetten en altijd een alternatief plan achter de hand te hebben.
23
Aanbevelingen Projectmatige aanpak Bij een project als het MFC, waarin de gemeente op meerdere manieren belangen heeft en mogelijk ook risico’s loopt, is het erg belangrijk om projectmatig te werken. Zodra duidelijk is dat het MFC gerealiseerd gaat worden zal gestart moeten worden met een Plan van Aanpak waarin tenminste duidelijk wordt hoe het project georganiseerd wordt, hoe en wanneer de besluitvorming plaatsvindt, welke financiële kaders er zijn, binnen welk tijdspad het project gerealiseerd moet zijn, hoe risico’s en kwaliteit beheerst worden en welk beslag het project heeft op de capaciteit van de gemeentelijke organisatie. Het project raakt de gemeentelijke organisatie op zo mogelijk alle vlakken (ruimtelijke beleid, maatschappelijk en sociaal beleid, ruimtelijke procedures, huisvesting en facilitaire zaken, eigen organisatie en de ontwikkeling daarvan). Wanneer daarover vooraf duidelijkheid bestaat zal het een voor alle betrokkenen plezierig en hanteerbaar proces worden. Een gezamenlijke visie bepalen op MFC Het is belangrijk om na besluitvorming over realisatie van het MFC eerst gezamenlijk met partijen een visie te vormen op de beleving van het gebouw en de wijze van samenwerken (synergie). Na overeenstemming over Programma van Eisen en financiële consequenties kan er een ontwerp gemaakt worden. Afstemming traject organisatieontwikkeling op herhuisvesting gemeentelijke organisatie Wanneer vooraf duidelijk is hoe het traject van de organisatieontwikkeling aansluit op de planning voor realisatie van de MFC kunnen op de juiste momenten de juiste beslissingen worden genomen en zal de gemeentelijke backoffice tijdig en werkbaar gehuisvest zijn. Intentieovereenkomsten Het streven is om voor de besluitvormende bespreking in de gemeenteraad op 30 oktober intentieovereenkomsten te sluiten met de beoogde gebruikers van de MFC. Kenmerk van deze overeenkomsten is dat bedoelingen van partijen over en weer helder zijn. Deze overeenkomsten geven onvoldoende zekerheden voor grote financiële risico’s. Het is verstandig om grote financiële verplichtingen pas aan te gaan als de overeenkomsten met de beoogde gebruikers juridisch afdwingbaar zijn.
24
Bijlagen
• • •
Indicatieve planning Risicoparagraaf Verkennende schetsen pand Rabobank
25
Indicatieve planning
26
Risicoparagraaf
27
Risicoparagraaf
28
archief
archief
4 werkplekken
Expeditie 1 wpl?
magazi jn
server Repro?
Balie 1 wpl
15 werkplekken
2 werkplek ken
archief
9 + 4 = 13 werkplekken
Max aantal werkplekken
15 werkplekken
2 werkplekk en
beg.gr.: 15 1e verd: 30 2e verd: 26 Totaal: 71
2 werkplekk en
Nodig exclusief bestuur: (bij huidige werkwijze) 63 medewerkers + 5 fte inhuur Rest: 3 kleine overlegplekken/ concentratieplekken
4 wpl Kantine/overleg
3 wpl
n.b. frontoffice, backoffice burgerzaken + telefoniste en bestuur in MFC! Kastruimte/ archief nog te beoordelen, evenals specifieke werkplekeisen
