RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (SIE) DATA KOPERASI SIMPAN PINJAM (KSP) (Studi Kasus : Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tasikmalaya) Edwin Indrawan, Pebi Pebriadi, Heni Sulastri Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email :
[email protected] ABSTRACT Executive information systems (EIS/SIE) is a computer based system that provides for the Executive (has a functional Office) in accessing internal and external information. Have a goal to help executives are there in Department of industry and trade Cooperative to deal with problems in deciding the issue. The goal for the provides convenience and to improve the performance of the Agency's Office in an effort to manage data the credit union on the issue of membership, the business and financing. Prototype is one of the methods used to have a life cycle system based on the concept of a working model. Application created using the PHP programming language. On the basis of the methods used so produces application information in the form ofdashboards and charts and reports as a basis for customized documentation. So it can help to provide recommendations to the Executive in the decision-making process concerning the data the credit union. Keywords : EIS, PHP (Hypertext Preprocessor), Prototype, Report. ABSTRAK Sistem Informasi Eksekutif (SIE/EIS) adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan kemudahan bagi eksekutif (memiliki jabatan fungsional) dalam mengakses informasi internal dan eksternal. Memiliki tujuan untuk membantu para eksekutif yang ada di Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan menangani permasalahan dalam memutuskan masalah. Tujuannya untuk memberikan kemudahan serta meningkatkan kinerja Kantor Dinas dalam upaya mengelola data koperasi simpan pinjam pada permasalahan keanggotaan, usaha dan pembiayaan. Prototype adalah salah satu metode yang digunakan memiliki siklus hidup sistem yang didasarkan pada konsep model kerja. Aplikasi yang dibuat menggunakan bahasa pemograman PHP. Berdasarkan dari metode yang digunakan maka aplikasi menghasilkan informasi dalam bentuk dashboard dan grafik serta terdapat laporan sebagai bahan dokumentasi untuk disesuaikan. Sehingga dapat membantu memberikan rekomendasi untuk pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan mengenai data koperasi simpan pinjam. Kata kunci : EIS, PHP (Hypertext Preprocessor), Prototype, Laporan. I. Pendahuluan A. Latar Belakang Masalah Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi memberikan dampak perubahan pada setiap bidang disekelilingnya terutama di sebuah instansi. Dalam hal ini, instansi tersebut memerlukan peningkatan mutu dan kualitas pelayanan yang lebih baik, untuk menghasilkan kualitas kinerja yang lebih baik dari sebelumnya sehingga membuat suatu pekerjaan menjadi lebih efektif dan lebih efisien. Oleh karena itu seorang eksekutif dituntut untuk mampu menyelesaikan permasalahan dan memberikan sebuah keputusan yang bermanfaat untuk proses kinerja berikutnya.Maka, EIS adalah suatu sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan informasi top executive. Menyediakan akses yang cepat berupa informasi yang tepat waktu dan langsung mengakses laporan manajemen. EIS sangat userfriendly, didukung oleh grafik-grafik dan menyediakan laporan-laporan dengan kemampuan drill-down (lengkap, detil dan menyeluruh) [Turban, 1996]. Sehingga dengan menggunakan EIS dapat memudahkan eksekutif dalam mengolah laporan dan mengambil keputusan.
B. Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Kasus pembahasan mengenai koperasi yang berjenis Koperasi Simpan Pinjam (KSP) yang ada di Kantor Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tasikmalaya. 2. Data yang dikelola hanya koperasi yang berjenis Koperasi Simpan Pinjam (KSP) bukan koperasi keseluruhan. 3. Menampilkan informasi untuk eksekutif dalam bentuk dashboard dan grafik disertai laporan bila digunakan untuk dokumentasi. 4. Aplikasi ini dapat memberikan laporan yang diberikan oleh petugas koperasi sesuai dengan data laporan pertangungjawaban pengurus (hasil RAT). 5. Aplikasi ini memiliki hak akses berdasarkan inisial dari nomor badan hukum. 6. Aplikasi ini memberikan informasi berupa grafik seputar jumlah koperasi, keaggotaan dan pembiayaan.
1
2
C.Tujuan Penelitian Suatu penelitian pastinya memiliki tujuan yang ingin dicapai, adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Membangun aplikasi Koperasi Simpan Pinjam (KSP) yaitu untuk membantu dalam kelancaran proses pelaksanaan kegiatan koperasi simpan pinjam di Kabupaten Tasikmalaya. 2. Mengatasi permasalahan yang timbul dalam penyampaian informasi yang didapat kurang jelas. 3. Menghasilkan aplikasi yang dapat dipergunakan oleh seorang eksekutif di kantor dinas (memiliki jabatan fungsional) untuk menghasilkan keputusan untuk menindak lanjut dari setiap koperasi yang telah didirikan. 4. Menerapkan penggunaan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) untuk membantu seorang eksekutif Kantor Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan (kepala bidang koperasi) menghasilkan sebuah keputusan. II. Landasan Teori A. Koperasi Definisi koperasi menurut Arifinal Chaniago : Koperasi sebagai suatu perkumpulan yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum, yang memberikan kebebasan kepada anggota untuk masuk dan keluar dengan bekerjasama secara kekeluargaan menjalankan usaha untuk mempertinggi kesejahteraan para anggotanya. B. Simpan Pinjam Simpan adalah suatu proses perjanjian untuk mengelola asset seseorang dimana pihak pengelola akan memberikan sejumlah return kepada pemilik asset. Tingkat return yang diberikan sesuai dengan perjanjian yang telah ditentukan antara pihak pemberi asset dengan pihak pengelola. Pinjaman adalah suatu perjanjian antara orang yang meminjam dengan badan/orang yang memberi pinjaman. Adanya perjanjian ini bukan berarti setiap pengajuan pinjaman pasti dapat diperoleh, tetapi ada syarat-syarat yang harus dipenuhi. Misalnya peminjam harus melengkapi setiap surat pengajuan maupun pencairan pinjaman. C. SIE/EIS (Sistem Informasi Eksekutif) Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan informasi top executive. SIE menyediakan akses yang cepat berupa informasi yang tepat waktu dan langsung mengakses laporan manajemen. SIE dangan user friendly, didukung oleh grafik-grafik, dan menyediakan laporanlaporan dengan kemampuan drill down (lengkap, detil, menyeluruh). SIE juga mudah dihubungkan
dengan layanan informasi on line dan elektronik mail (Turban, 1996). III.Metodologi Model pengembangan sistem yang digunakan adalah model Prototyping. Menurut Pressman (2010), salah satu metode pengembangan piranti lunak adalah dengan menggunakan metode prototyping. Model ini biasanya digunakan jika customer hanya memberikan tujuan pembuatan piranti lunak secara umum, tidak mendifinisikan masukan, proses, dan output secara detail.
Gambar 1.Prototyping Model (Pressman, 2010) A. Communication Tahapan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam pembangunan sebuah sistem, diantaranya : 1. Metode Pengumpulan Data Data yang terkumpul didapatkan berdasarkan penggunaan beberapa metode pengumpulan data yaitu berdasarkan sumber data primer (wawancara dan observasi) dan sumber data sekunder (dokumentasi dengan mengumpulkan data tertulis dengan mempelajari dokumen atau catatan yang ada). 2. Metode Pendekatan Sistem Dilakukan dengan cara bagaimana menggunakan alat-alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapantahapan pengembangan sistem tersebut. B. Planning 1. Arsitektur Aplikasi Pada penelitian ini menggambarkan proses interaksi antara pengguna dengan aplikasi SIE Data Koperasi Simpan Pinjam dan database. Pengguna memberikan masukan kedalam aplikasi SIE Data Koperasi Simpan Pinjam. Kemudian aplikasi meneruskan ke dalam database sebagai tempat penyimpanan data. Hasil dari interaksi yang dikeluarkan dari database tersebut berupa rekaman data dan diolah oleh aplikasi SIE Data Koperasi Simpan Pinjam yang kemudian diterima oleh pengguna sebagai informasi. Berikut ini merupakan rancangan arsitektur aplikasi dari penelitian ini :
3
3 4
Gambar 2. Arsitektur Aplikasi C. Modeling 1. Analisis Masalah a. Identifikasi Masalah Merumuskan masalah dengan cara merancang sebuah perangkat lunak untuk memudahkan eksekutif memberikan sebuah keputusan terhadap data koperasi yang ada di wilayah Kabupaten Tasikmalaya yang dikelola masih dengan cara pembukuan dan direkomendasikan dengan menggunakan aplikasi web. b. Identifikasi Titik Keputusan Akan dibangun aplikasi untuk mempermudah pengambilan keputusan bagi seorang eksekutif dalam mengelola data koperasi yang disajikan dalam aplikasi berbasis web dengan fitur berupa grafik dan dashboard yang ditujukan untuk mempermudah eksekutif. 2. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis dari kebutuhan sistem yang diperlukan adalah informasi yang bersangkutan dengan aplikasi yang akan dibangun. Adapun hasil analisis kebutuhan sistem meliputi kebutuhan masukan, kebutuhan keluaran serta spesifikasi perangkat keras dan spesifikasi perangkat lunak. a. Kebutuhan Masukan 1) Data Eksekutif 2) Data Koperasi 3) Data Petugas 4) Data Anggota 5) Data Simpanan 6) Data Pinjaman 7) Data Pengeluaran 8) Data Tunggakan 9) Data Kecamatan b. Kebutuhan Keluaran Kebutuhan keluaran yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Eksekutif Data Koperasi Simpan Pinjam adalah informasi mengenai Login, data koperasi simpan pinjam, kepengurusan koperasi, eksekutif dan hasil keputusan dari seorang eksekutif c. Spesifikasi Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras yang digunakan antaralain sebagai berikut : Tabel 1. Spesifikasi Perangkat Keras yang Digunakan Dalam Merancang Aplikasi No Nama Spesifikasi Komponen 1 Processor Intel Core 2 Duo 2 Memory 2 GB
VGA Card On-Board Optical CD/CD-RW/DVD/DVDDrive RW 5 Hardisk 500 GB 6 Keyboard Standar 7 Mouse Standar 8 Monitor 14 inch d. Spesifikasi Perangkat Lunak Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan antaralain sebagai berikut : Tabel 2. Spesifikasi Perangkat Lunak yang Digunakan Dalam Merancang Aplikasi. No Nama Spesifikasi Komponen 1 Sistem Microsoft Windows 7 Operasi Ultimate 2 Aplikasi Hypertext Pemrograman Preprocessing (PHP) 3 Aplikasi Basis MySQL 5.0.22 Data 3. Pemodelan Data a. Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut gambar dari ERD penelitian ini :
Gambar 3. Entity Relationship Diagram b. Kamus Data 1) User = *username, password, level. 2) Admin =*id_admin, **username, nm_lengkap, no_tlpn, email. 3) Eksekutif =*nip, **username, nm_eksekutif, jabatan, periode_jabatan, alamat. 4) Petugas =*nik, **username, **no_koperasi, nm_petugas, jabatan, alamat. 5) Koperasi =*no_koperasi, **kode_kecamatan, bdn_hukum, tahun, nm_koperasi, alamat, ketua, sekretaris, bendahara, simpanan_wajib, status. 6) Anggota =*id_anggota, **username, **no_koperasi, nm_anggota, alamat, tgl_lahir, jenkel, agama, umur, pekerjaan, tgl_masuk, status. 7) Pengeluaran =*kd_pengeluaran, **no_koperasi, jns_pengeluaran, tgl_pengeluaran.
4
8) Simpanan =*kd_simpanan, **id_anggota, **no_koperasi, jns_simpanan, jmlh_simpanan, tgl_simpanan. 9) Pinjaman =*kd_pinjaman, **id_anggota, **no_koperasi, jns_pinjaman, jmlh_pinjaman, tgl_pinjaman. 10) Tunggakan =*id_anggota **id_anggota,**no_koperasi, saldo_pinjaman. 11)Kecamatan = *kode_kecamatan, nama_kecamatan. 4. Pemodelan Fungsional Pendekatan yang digunakan dalam membangun aplikasi ini yaitu lebih difokuskan pada perancangan aplikasi. Penjelasan dari pemodelan fungsional disusun dalam masing-masing diagram.
dilakukan pada semua aspek perangkat lunak meliputi masukan dan keluaran. IV.Hasil dan Pembahasan Aplikasi SIE ini membantu dalam pengolahan data koperasi terutama data mengenai koperasi simpan pinjam yang didalamnya terdapat laporan dari petugas koperasi serta anggota koperasi. Data tersebut dikelola sehingga menghasilkan sebuah laporan yang akurat dan efisien untuk eksekutif karena disajikan juga dalam bentuk grafik dan dashboard. A. Implementasi Perangkat Lunak 1. Halaman Utama
a. Diagram Konteks
Gambar 4. Diagram Konteks
Gambar 6. Halaman Utama 2. Halaman Admin
b. DFD Level 1
Gambar 7. Halaman Admin 3. Halaman Eksekutif
Gambar 5. DFD Level 1 D. Construction Pada tahapan construction, dilakukan dengan menerjemahkan hasil perancangan yang sudah dilakukan kedalam bahasa pemrograman yang dimengerti oleh komputer. Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu bahasa pemrograman berbasis web. Hasil akhir dari tahapan ini yaitu sebuah perangkat lunak yang siap dievaluasi. E. Deployment Pada tahapan ini dilakukan evaluasi perangkat lunak dilakukan dengan cara melakukan pengujian menggunakan metode Black-Box. Pengujian
Gambar 8. Halaman Eksekutif
5
4. Halaman Petugas
Gambar 9. Halaman Petugas 5. Halaman Anggota
Gambar 10. Halaman Anggota B. Pengujian Perangkat Lunak Metode yang digunakan pada tahap pengujan dalam penelitian ini adalah black-box, dimana metode ini berfokus pada seluruh aspek dari perangkat lunak yang berkaitan langsung dengan pengguna yaitu mulai dari antarmuka, masukan dan keluaran. C. Kelebihan dan Kekurangan Berikut ini adalah kelebihan dari sistem informasi eksekutif data koperasi simpan pinjam yang sudah dibangun, yaitu : 1. Aplikasi menghasilkan informasi dalam bentuk laporan berdasarkan hasil dari RAT dan menampilkan dashboard serta grafik, sehingga dapat membantu untuk pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan mengenai koperasi simpan pinjam. 2. Aplikasi berbasis web sehingga dapat diakses darimana saja dengan menggunakan akses internet dengan tujuan memudahkan perubahan data. Adapun kekurangan dari sistem informasi eksekutif data koperasi simpan pinjam yang sudah dibangun, yaitu : 1. Jenis koperasi yang diolah hanya Koperasi Simpan Pinjam (KSP) bukan koperasi keseluruhan. 2. Hanya menampilkan hasil perhitungan /tahun berdasarkan laporan Rapat Anggota Koperasi (RAT) dari petugas koperasi masing-masing. 3. Untuk rincian biaya mengenai simpan, pinjam, dan tunggakan hanya diolah oleh koperasi
masing-masing sehingga pada aplikasi SIE ini hanya menampilkan jumlah akhir. 4. Tidak adanya keamanan website yang lebih rinci. V. Kesimpulan Dan Saran A. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan maka disimpulkan bahwa : 1. Telah dirancang dan dibangunnya sistem informasi untuk menunjang kinerja Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tasikmalaya dalam mengolah data koperasi terutama mengenai koperasi simpan pinjam. 2. Adanya aplikasi ini dapat memberikan kemudahan dalam penyampaian informasi secara jelas. 3. Aplikasi ini bisa digunakan oleh eksekutif (memiliki jabatan fungsional) untuk memutuskan masalah pada pembiayaan koperasi. 4. Aplikasi dapat membantu seorang eksekutif dalam proses mengambil keputusan untuk membantu para petugas koperasi dalam hal pemberdayaan atau pengembangan mengenai koperasi yang telah didirikan oleh petugas tersebut. Sehingga eksekutif dapat mengambil keputusan secara efisien untuk memperbaharui dari kinerja koperasi yang telah didirikan. B. Saran Dalam sistem yang telah dibangun masih terdapat banyak kekurangan sehingga diperlukan pengembangan yang lebih baik dan disarankan dapat dikembangkan lagi seperti pada pengolahan jenis koperasi keseluruhan yang terdaftar pada Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tasikmalaya. Serta pembaharuan sistem apabila terdapat ketidaksesuaian pembangunan ditahap awal bisa diperbaiki. DAFTAR PUSTAKA Direktori File. Universitas Pendidikan Indonesia; Sistem Informasi Eksekutif, (diakses pada tanggal 28 Oktober 2014) Nilawati, A. Ramadona. Universitas Gunadarma ; Sistem Informasi Eksekutif (http://rama.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/fi les/34493/Definisi+Sistem+Informasi+Eksekuti f.pptx, diakses pada tanggal 28 Oktober 2014). Pemerintah Provinsi Jawa Barat Dinas Koperasi Usaha Mikro, Kecil dan Menengah. 2009. Standar Operasional Prosedur Koperasi Simpan Pinjam. Bandung. Pressman, Roger S. 2010. Software Engineering : A Practitioner’s Approach — 7th ed. The McGraw-Hill Companies, Inc. Turban, Efraim. (1996). DSS and Intelligence System, Sixth Ediition, Prentice Hall, Inc., New Jersey.
