RANCANG BANGUN APLIKASI TEMPORARY SIMAK-BMN SESUAI DENGAN PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 27 TAHUN 2014 TENTANG PENGELOLAAAN BARANG MILIK NEGARA/DAERAH (Studi Kasus : Kecamatan Kawalu Kota Tasikmalaya)
Elga Tri Utama, Eka Wahyu, Nurul Hiron Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email : elga_3utama@ student.unsil.ac.id ABSTRACT In the process to conduct Procurement and inventory of goods in Kecamatan Kawalu is done by the Sub Division of General Kecamatan Kawalu. In its activity report inventory data collection, Sub Division General Kecamatan Kawalu has not implemented computerized system optimally. So in producing all reports accurately and properly requires a relatively long time or even less full report produced. Designed an information system inventory procurement Kecamatan Kawalu. This system is able to help simplify and speed up the process of inventory and procurement Kecamatan Kawalu. Computer coding technology using Apache web server version 2.5 and Xampp control panel, programming the database: MySQL version 5.1. Inventory of information system development method of procurement is using waterfall system development method or often also called the SDLC. The end result of this research is an information system inventory intranet-based procurement that simplify and accelerate the process of inventory and procurement in Kecamatan Kawalu. This information system provides a choice of inventory of goods, demand for goods and reporting. This application runs on an Intranet environment for easy operation. With this inventory of information systems to provide ease of inventory and procurement activity in Kecamatan Kawalu, as well as accuracy in making statements. Keywords: Inventory, Procurement, Commodity, PHP, MySQL. ABSTRAK Kegiatan pengadaan dan inventarisasi barang di Kecamatan Kawalu dilakukan oleh Sub Bagian Umum. Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan inventaris barang, Sub Bagian Umum belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat membutuhkan waktu yang relatif lama atau bahkan kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Dirancanglah suatu sistem informasi inventaris pengelolaan barang. Sistem ini mampu membantu mempermudah dan mempercepat proses inventarisasi dan pengelolaan barang. Teknologi pengkodean computer menggunakan web server Apache versi 2.5 dan control panel Xampp, pemrograman basis data MySQL versi 5.1. Temporary SIMAK BMN ini menggunakan metode pengembangan sistem waterfall atau sering juga disebut dengan SDLC. Hasil akhir dari penelitian ini adalah suatu Temporary SIMAK BMN atau penyimpanan sementara yang mempermudah dan mempercepat proses inventaris dan pengadaan barang di Kecamatan Kawalu. Sistem informasi ini menyajikan pilihan inventaris barang, permintaan barang dan pelaporan. Aplikasi ini berjalan pada lingkungan Intranet agar mudah dioperasikan. Temporary SIMAK BMN ini dapat memberikan kemudahan dalam melakukan kegiatan inventaris dan pengadaan barang di Kecamatan Kawalu,serta ketelitian dalam membuat laporan. Kata kunci: Inventaris, Pengadaan, Barang, PHP, MySQL. teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat. Salah satu kegiatan dalam pemerintahan khususnya pemerintah daerah adalah pengelolaan barang daerah. Sistem pengelolaan barang daerah yang merupakan salah satu dari sistem manajemen pemerintah daerah juga termasuk sistem yang dikembangkan dalam E-Government. Barang daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan harus dikelola dengan baik dan benar yang akhirnya dapat diwujudkan pengelolaan barang daerah yang memenuhi akuntabilitas. Untuk mewujudkan tertib administrasi barang dalam penyelenggaraan pemerintahan di daerah perlu disusun sistem dan prosedur pengelolaan
I. Pendahuluan Pengembangan E-Government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan pemerintahaan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan E-Government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja serta perubahan etos kerja dilingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas utama yaitu: 1) pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronik; 2) pemanfaatan kemajuan 1
barang daerah yang berpedoman pada peraturanperaturan yang berlaku. Salah satu aplikasi yang dijadikan objek penelitian adalah aplikasi SIMAK-BMN yang digunakan untuk mengelola Barang Milik Negara atau untuk mengelola asset. Aplikasi ini aplikasi yang disediakan oleh Kementerian Keuangan untuk mempermudah pencatatan dan pengawasan keuangan di daerah atau disetiap satuan kerja. Untuk mengatasi permasalahan ini, perlu dibuat suatu aplikasi temporary di tingkat Satker untuk mencatat setiap data barang yang akan di input kedalam SIMAK-BMN meskipun barang tersebut belum memiliki kelengkapan data sebagaimana yang di inginkan oleh SIMAK-BMN. Untuk membatasi pokok penelitian maka permasalahan akan dibatasi sebagai berikut : 1. Bagaimana meningkatkan tertib administrasi pengelolaan barang/asset daerah secara umum menggunakan aplikasi SIMAK-BMN. 2. Bagaimana melakukan persiapan terhadap kesiapan data barang/asset untuk di input kedalam SIMAK-BMN. Adapun tujuan dari penelitian sebagai berikut : 1. Meningkatkan tertib administrasi pengelolaan barang/asset daerah secara umum melalui penggunaan aplikasi SIMAK-BMN. 2. Meningkatkan pengawasan atas penggunaan barang daerah melalui penyediaan data dan informasi dengan pasti, cepat dan akurat mengenai data barang daerah yang siap dan valid untuk di input kedalam aplikasi SIMAK-BMN dengan cara membuat aplikasi Temporary SIMAK-BMN.
b) barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari perjanjian/kontrak; c) barang yang diperoleh sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; atau d) barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap. C. SIMAK-BMN Sistem Informasi Akuntasi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) adalah subsistem dari Sistem Akuntansi Instansi yang merupakan rangkaian prosedur yang saling berhubungan untuk mengolah dokumen sumber dalam rangka menghasilkan informasi untuk penyusunan neraca dan laporan Barang Milik Negara serta laporan manajerial lainnya sesuai ketentuan yang berlaku. D. Pemodelan Data 1. Entity Relationship Diagram (ER-D) ER-Model berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari “dunia nyata” dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ER-D). Data dictionary adalah data tempat penyimpanan informasi yang mengambarkan data dalam database. Data Dictionary dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow Diagram). Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka Data Dictionary harus memuat hal-hal berikut : Nama arus data, alias, bantuk data, arus data, penjelasan, periode, volume, struktur data. 2. Data Object Description (DOD) Merupakan deskripsi atribut dari setiap objek data. Data Object Description (DOD) menyimpan semua attribut entitas dan relasi yang muncul ada Entity Relationship Diagram (ERD). 3. Struktur Tabel Struktur tabel berisikan nama-nama field, tipe field, dan ukurannya. Dalam menentukan struktur tabel khususnya penetapan tipe data dan feature tambahan untuk setiap field kita akan sering dihadapkan pada pilihan-pilihan seperti: a. Data angka : numeric atau alfanumerik b. Data numeric : bilangan bulat (integer) atau bilangan nyata (real) c. Data uang d. Data teks.
II. Landasan Teori A. Sistem Informasi Sistem informasi merupakan prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. B. Barang Milik Negara/Daerah Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Barang Milik Daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Barang Milik Negara/Daerah meliputi: 1. barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/Daerah; dan 2. barang yang berasal dari perolehan lainnya yang sah. Barang sebagaimana dimaksud di atas meliputi: a) barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau yang sejenis;
E. Pemodelan Fungsional 1. Context diagram Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol.
2
2. Data Flow Diagram (DFD) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika. Empat simbol dasar yang digunakan dalam DFD 3. Specification Process Tujuan membuat spesifikasi proses : Mengurangi makna ganda dari proses tersebut; Agar memperoleh deskripsi yang tepat mengenai apa yang dicapai; Untuk memvalidasi sistem disain. 4. Pseudo Code Kode Pseudo (Pseudo-code) adalah sebuah kode yang digunakan untuk menulis sebuah algoritma dengan cara yang bebas yang tidak terikat dengan bahasa pemrograman tertentu. Pseudo-code berisikan langkah-langkah untuk menyelesaikan suatu permasalahan [hampir sama dengan algoritma], hanya saja bentuknya sedikit berbeda dari algoritma.
1. PHP PHP merupakan kepanjangan dari PHP Hypertext preprocessor yang merupakan bahasa pemrograman yang berjalan pada sisi server (server side scripting), PHP membutuhkan web server untuk menjalankannya karena menyatu dengan HTML yang berfungsi untuk membuat web yang dinamis (Saputra, 2009). 2. Javascript Javascript adalah bahasa pemrograman berbasis prototipe yang berjalan disisi klien dalam konteks web, sederhananya kita dapat memahami javascript sebagai bahasa pemrograman yang berjalan di browser, javascript dipanggil untuk memberikan fungsi pada halaman web dengan meletakannya secara internal pada halaman HTML (Ana Maria, 2007). 3. HTML HTML adalah, (HyperText Markup Language) sebuah bahasa standar yang digunakan oleh web browser untuk membuat halaman dan dokumen pada sebuah Web yang kemudian dapat diakses dan dibaca layaknya sebuah artikel. 4. MySQL Untuk membuat web service yang terhubung dengan database, diperlukan database server maka digunakan MySQL yang merupakan software sistem manajemen database (Database Management SystemDBMS) yang sangat populer di kalangan pemrogram web. MySQL adalah database yang menghubungkan script PHP menggunakan perintah query dan escape character yang sama dengan PHP. 5. XAMPP XAMPP merupakan salah satu paket installasi Apache, PHP dan MySQL instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut dan yang terpenting XAMPP bersifat free atau gratis.
F. Perancangan Tahap perancangan meliputi (O‟ Brein, 2005): 1. Perancangan Data yaitu mentransformasikan model data yang dihasilkan oleh proses analisis menjadi truktur data yang dibutuhkan pada saat pembuatan program (Coding). Selain itu juga akan dilakukan desain terhadap struktur basis data yang akan dipakai. 2. Perancangan Proses/Fungsi yaitu Perancangan Proses/Fungsi akan melakukan perancangan seperti desain program dan prosedur. 3. Perancangan antar muka yaitu mendefinisikan bagaimana pengguna dan perangkat lunak berkomunikasi dalam menjalankan fungsional perangkat lunak. Perancangan antar muka disesuaikan dengan business process yang telah didapatkan. G. Dialog Layar Rancangan dialog layar merupakan rancang bangun dari percakapan atau interaksi antara pemakai sistem dengan komputer, percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau keduanya. Simbol dialog layar yang digunakan dalam penelitian ini adalah: Keterangan :
III Metodologi A. Pengumpulan Data 1. Sumber Data Primer (wawancara,observasi) a. Penelitian lapangan (Observasi). Metode ini dilakukan dengan cara mengamati secara langsung keadaan dan kegiatan pengelolaan barang milik negara atau daerah guna mendapatkan keterangan yang akurat. b. Wawancara (interview). Wawancara merupakan pengumpulan data atau informasi yang dilakukan dengan menggunakan pertanyaan yang disampaikan langsung kepada sumber informasi dalam hal ini staf kantor Kecamatan Kawalu Kota Tasikmalaya.
1 : Nomor layar dialog 2 : Nama layar dialog 3 : Nomor layar dialog sebelumnya yang akan dituju
2. Sumber Data Sekunder (dokumen) Data Sekunder merupakan data primer yang sudah diolah lebih lanjut dan disajikan oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram.
Gambar symbol dialog layar H. Bahasa Pemrograman Bahasa Pemrograman (prgramming language) merupakan sekumpulan instruksi yang merupakan penyelesaian masalah. 3
aplikasi menyelesaikan apa yang harus di selesaikan. Pada tahap ini dilakukan pembuatan model dari aplikasi. Maksud dari pembuatan model ini adalah untuk memperoleh pengetian yang lebih baik terhadap aliran data dan control, proses-proses fungsional, tingkah laku operasi dan informasi-informasi yang terkandung di dalamnya. Proses ini meliputi beberapa hal, yaitu : Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Specification Process (SP) dan Pemodelan datanya menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), Data Dictionary (DD), Data Object Description (DOD), dan Struktur Tabel.
B. Pengembangan Perangkat lunak 1. Metode Pendekatan Sistem Menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM,MBA,Akt. (2010:53) dalam bukunya Analisis & Desain, menjelaskan bahwa: Pendekatan terstruktur ini dimulai ari awal tahun 1970. pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat- alat dan teknik -teknik yang dibutukan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. 2. Metode Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto H.M (2010:59) dalam bukunya Analisis & Desain, menjelaskan bahwa “Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan, dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi”. Model air terjun (waterfall) Biasa juga disebut siklus hidup perangkat lunak Mengambil kegiatan dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian dan seterusnya. Metode pengembangan sistem waterfall .
3) Coding (implementasi), pengkodean yang mengimplementasikan hasil desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin komputer dengan menggunakan bahasa pemprograman tertentu. Pada Tahap ini akan dilakukan ddeklarasi Pseudo code dari hasil process specification. Karena Pseudo-code menggunakan bahasa yang hampir menyerupai bahasa pemrograman. Selain itu biasanya pseudo-code menggunakan bahasa yang mudah dipahami secara universal dan juga lebih ringkas dari pada algoritma. 4) Testing (pengujian), pada tahap ini dilakukan pengujian masing-masing fitur dan fungsi untuk mengetahui apakah dapat bekerja dengan semestinya. Pengujian dilakukan dengan menguji coba aplikasi secara mandiri dan dilapangan. Penulis melakukan testing apakah fitur-fitur aplikasi sudah berjalan dengan semestinya atau tidak. Pengujian yang penulis lakukan dengan menggunakan metode pendekatan blackbox testing, uji coba blackbock digunakan untuk mendemontrasikan fungsi software yang dioperasikan.
Rekayasa perangkat lunak (system enginerring), melakukan pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen system. Perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua elemen sistem dan mengalokasikan keperangkat lunak dengan memeperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database. Indentifikasi pengumpulan data dilakukan dengan : 1) Requirements analysis, melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performsi dan interfacing. Pada tahapan analisis kebutuhan dimulai dengan mengindentifikasi, mengumpulkan studi literature mengenai perangkat lunak yang akan dibangun, analisis harus memahami domain dan lingkup perangkat lunak yang akan dibangun, termasuk didalamnya fungsi, tingkah laku perangkat lunak, performansi, dan antarmuka. Kebutuhan sistem dan perangkat lunak didokumentasikan dan dikonfirmasikan dengan pengguna dan meminta usulan prosedur yang harus diperbaiki dalam menggunakan Aplikasi Temporary Simak-BMN yang akan dibanggun.
5) Maintenance (perawatan), pada tahapan ini, merupakam tahap yang perlu dijalankan delam melakukan pemeliharaan dengan meng-update aplikasi dan melakukan maintenance secara berkala agar aplikasi dapat terpelihara dengan baik.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Pemodelan (modelimg) 1. Analisis (Analysis) Pada tahap ini, peneliti membuat hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan serta menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam perancangan aplikasi yang diusulkan.
2) Design, menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak, fungi dan interfacing. Tahap ini adalah perancangan, pada tahap ini penulis mulai melakukan pemodelan berdasarkan hasil analisis. Perancangan menentukan bagaimana suatu 4
2.
Desain Perancangan Sistem a. Data Flow Diagram (DFD)
Admin
B. Penyebaran (Deployment) Tahap penyebaran merupakan tahapan paling akhir dari model waterfall. Penyebaran meliputi pengiriman (delivery), utility pendukung (support), umpan balik (feedback). Dalam penelitian ini penulis tidak melakukan tahapan penyebaran (construction), karena pembuatan sistem ini bukan untuk diproduksi akan tetapi hanya untuk penelitian.
Akses Login Akses Kelola User Akses Pengadaan Barang Akses Data Barang Ajses Data Pegawai Akses Laporan
Login Lihat User Input Pengadaan Barang Lihat Data Barang Lihat Data Pegawai Lihat Laporan
1 SIMAK BMN
C. Tampilan Antar Muka
Login Lihat Laporan
Akses Login Akses Laporan
1.
Tampilan Menu Utama
2.
Tampilan Administrator
3.
Tampilan Input Barang
4.
Tampilan Kelola Barang
User
3. Pembuatan (Construction) Pembuatan merupakan tahap pengalihan dari perancangan ke dalam bahasa pemrograman. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam peneliatan ini adalah PHP dan menggunakan basisdata MySQL. Dalam pembuatan ini ada dua aspek yaitu kode (coding) dan test (testing). 1) Pengkodean (Coding) Peneliti menggunakan beberapa tools yang berbasis web (hypertext) dalam pengembangan ini yaitu: Notepad, Edit+, Dreamweaver, Ultraedit. Sedangkan database-nya disesuaikan dengan kebutuhan sistem yaitu dengan menggunakan basis data MySQL versi 5.1.41 dengan alasan tingkat keamanannya cukup tinggi, waktu eksekusi yang lebih cepat dibandingkan dengan bahasa pemograman web lainnya yang berorientasi pada server-side scripting. 2) Pengujian (Testing) Setelah dilakukan tahap pemrograman, tahap berikutnya yaitu pengujian system secara keseluruhan dari sistem informasi inventaris pengadaan barang berbasis intranet yang telah dibuat. Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode: a. Pengujian Mandiri Yaitu dengan cara metode Black Box berfokus pada domain informasi dari perangkat lunak, dengan melakukan test case. Metode black box dilakukan tanpa melihat source code program dan dijalankan oleh user untuk mengamati apakah program telah menerima input, memproses dan menghasilkan output dengan benar. b. Pengujian Lapangan dan Kuisioner Ujicoba lapangan dilakukan dengan memberi kesempatan kepada calon user untuk mencoba sendiri sistem yang telah dirancang serta memberikan kuisioner seputar aplikaksi yang ditawarkan, ini dimaksudkan untuk mencari tahu sejauh mana sistem dapat dimengerti dan diaplikasikan oleh calon user.
5
V. Kesimpulan dan Saran
DAFTAR PUSTAKA
A. Kesimpulan Dari uraian di atas antara lain sebagai berikut: dengan di buatnya aplikasi temporary di tingkat Satker untuk mencatat setiap data barang yang akan di input kedalam SIMAK-BMN meskipun barang tersebut belum memiliki kelengkapan data sebagaimana yang di inginkan oleh SIMAK-BMN. Dapat membantu dan mempermudah kegiatan Sub Bagian Umum dalam proses pendataan inventaris barang, permintaan-permintaan barang, serta pengajuan pengadaan barang serta peloporanpelaporannya kepada pimpinan, dan Sub Bagian dapat mengetahui aset apa saja yang dimilikinya sehingga akan muncul rasa tanggung jawab untuk merawatnya.
Erl, Thomas. 2005. Service-Oriented Architecture: Concepts, Technology, and Design. Prentice Hall PTR. Kalakota, Ravi & Whinston, Andrew B. 1997. Electronic Commerce: A Manager's Guide. Addison-Wesley. Kristanto, Harianto. 2000. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Penerbit Andi. Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P. 1998. Sistem Informasi Manajemen Edisi Ke-8. Yogyakarta: Andi Publisher. Lucky. 2008. XML Web Service: Aplikasi Desktop, Internet & Handphone. Jakarta: Jasakom. Perry, William E. 2006. Effective Methods for Software Testing: Includes Complete Guidelines, Checklists, and Templates. John Wiley & Sons, Inc. Pressman, Roger S. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku 1. Yogyakarta: Andi Publisher. Sidik, Betha. 2005. MySQL Untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembang Aplikasi Web. Bandung: Penerbit Informatika.
B. Saran Untuk pengembangan lebih lanjut yaitu, dikarenakan aset barang yang semakin bertambah banyak maka perlu diadakan pengembangan sistem lebih lanjut dengan penambahan fungsi sistem barcode sehingga penomoran barang dan manajemen data asset.
6
