APLIKASI PENGUKURAN KINERJA DENGAN METODE BSC DI JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS XYZ Azzy Nugraha1, R. Reza El Akbar2, dan Rohmat Gunawan3 Jurusan Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email :
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRACT Performance measurement of an organization either profit or non-profit have to be accomplished, it was used as an evaluation against predetermined targets. Performance measurement could be measured using several tools such as Performance Prism, SMART (Strategic Measurement Analysis and Reporting Technique), MBCFPE (Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence) and BSC (Balanced Scorecard). This study was suggested to conduct performance measurement in the Department of Informatics by using the Balanced Scorecard method. The results of this study showed that in the form of performance measurement applications made based on Balanced Scorecard method. For the performance measurement, the value of each indicator derived from the data that has been processed through online questionnaire. The values of these indicators were displayed in graph form so that the Department could determine indicators need to be repaired, improved and maintained. Key words: Balanced Scorecard, Key Performance Indicator ( KPI ), Performance
ABSTRAK Pengukuran kinerja suatu organisasi yang bersifat profit ataupun non profit sangat perlu dilakukan, sebagai bahan evaluasi terhadap target yang telah ditentukan. Pengukuran kinerja dapat diukur dengan menggunakan beberapa tools pengukuran kinerja seperti Performance Prism, SMART (Strategic Measurement Analysis and Reporting Technique), MBCFPE(Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence) dan BSC (Balanced Scorecard). Pada penelitian diusulkan untuk melakukan pengukuran kinerja di Jurusan Teknik Infomatika menggunakan metode Balanced Scorecard. Hasil dari penelitian ini yaitu berupa aplikasi pengukuran kinerja yang dibuat berdasarkan pada metode Balanced Scorecard. Untuk pengukuran kinerja, nilai dari masing-masing indikator didapat dari data yang sudah diolah melalui kuesioner online. Nilai-nilai indikator ini ditampilkan dalam bentuk grafik yang menunjukan indikator mana yang perlu diperbaiki, perlu ditingkatkan dan perlu dipertahankan. Kata Kunci : Balanced Scorecard, Key Performance Indicator ( KPI ), Kinerja
I.
PENDAHULUAN Pengukuran kinerja suatu organisasi yang bersifat profit ataupun non profit sangat perlu dilakukan, sebagai bahan evaluasi terhadap target yang telah ditentukan. Kinerja merupakan keberhasilan personil, tim atau unit organisasi dalam mewujudkan sasaran strategis yang telah ditetapkan sebelumnya dengan perilaku yang diharapkan (Mulyadi, 2007). Jurusan Teknik Informatika merupakan salah satu Jurusan di lingkungan Fakultas Teknik Universitas XYZ, untuk selanjutnya pada penelitian ini disebut dengan Jurusan. Jurusan saat ini tengah berupaya meningkatkan kualitas layanan bagi semua pihak terkait di lingkungan Fakultas Teknik maupun di lingkungan Universitas XYZ. Pencapaian yang sudah dilakukan oleh Jurusan tidak lepas dari rencana-rencana srategis yang sudah dibuat namun hasilnya belum mencapai target yang ditentukan. Strategi yang dijalankan oleh Jurusan untuk mewujudkan visi dan misi diperlukan beberapa
langkah termasuk pengukuran kinerja. Metode Balanced Scorecard dipilih dikarenakan memiliki beberapa aspek pengukuran yang dapat digunakan sebagai indikator dalam perencanaan strategis. Dengan banyaknya aspek yang bisa diukur kinerjanya, indikator yang didapat pun akan bermacam-macam, dengan begitu Jurusan Teknik Informatika dapat mengetahui hal-hal mana yang segera diperbaiki, ditingkatkan dan dipertahankan yang dijabarkan dalam Key Performance Indicator (KPI). Hal tersebut dibuat sesuai kebutuhan rencana strategis guna meningkatkan kualitas layanan bagi semua pihak terkait di lingkungan Jurusan. Guna memenuhi segala aspek yang dibutuhkan, dalam penelitian ini diusulkan untuk merancang suatu aplikasi pengukuran kinerja dengan menerapkan metode Balanced Scorecard untuk menentukan indikator kinerja yang sejalan dengan visi, misi, dan strategi Jurusan Teknik Informatika. Berdasarkan hal tersebut maka penelitian ini diambil dengan judul “Aplikasi
1
Pengukuran Kinerja dengan Metode Balanced Scorecard di Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas XYZ”. Adapun tujuan dari penelitian adalah mengkaji dan mencari KPI yang ada di Jurusan dengan menggunakan metode Balanced Scorecard, membuat aplikasi pengukuran kinerja serta melakukan pengukuran kinerja di Jurusan. II. LANDASAN TEORI 2.1. Perguruan Tinggi Perguruan Tinggi merupakan kelanjutan pendidikan menengah yang diselenggarakan untuk mempersiapkan didik untuk menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademis dan profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan menciptakan ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian (UU No. 2 Tahun 1989, pasal 16, ayat (1)). 2.2. Kinerja Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan sesorang secara keseluruhan selama periode tertentu dalam melaksakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu telah disepakati bersama (Rivai dan Basri, 2005). 2.3. Balanced Scorecard Konsep BSC dikembangkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton yang berawal dari studi tentang pengukuran kinerja di sektor bisnis pada tahun 1990. Balanced Scorecard terdiri dari dua kata: (1) kartu skor (scorecard) dan (2) berimbang (balanced). Kartu skor adalah kartu yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja seseorang yang nantinya digunakan untuk membandingkan dengan hasil kinerja yang sesungguhnya. Hasil perbandingan ini digunakan untuk melakukan evaluasi atas kinerja organisasi/individu yang bersangkutan. Kata berimbang dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa kinerja organisasi/individu diukur secara berimbang dari dua aspek: keuangan dan non keuangan, jangka pendek dan jangka panjang, internal dan eksternal (Kaplan dan Norton, 1996). Dalam setiap perkembangan konsep BSC yang dijelaskan, Kaplan dan Norton selalu menggunakan empat standar perspektif BSC, yaitu financial, customer, internal business process, dan learning and growth. Dari keempat perspektif tersebut dapat dilihat bahwa BSC mencoba untuk menciptakan suatu gabungan pengukuran strategis, pengukuran finansial dan non finansial serta pengukuran ekstern dan intern. 2.4. Rational Unified Process RUP (Rational Unified Process) adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan secara berulang-ulang (iterative), fokus pada arsitektur (architecture-centric), lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus (use case driven). RUP merupakan proses rekayasa perangkat
lunak dengan pendefinisian yang baik (well defined) dan penstrukturan yang baik (well structured). RUP menyediakan pendefinisian struktur yang baik untuk alur hidup proyek perangkat lunak. RUP adalah sebuah produk proses perangkat lunak yang dikembangkan oleh Rational Software yang diakuisisi oleh IBM di bulan Februari 2003. 2.5. Ulasan Penelitian Terkait Beberapa penelitian terdahulu mengenai aplikasi pengukuran kinerja menggunakan metode Balanced Scorecard maupun metode Balanced Scorecard diantaranya : Dalam penelitian yang dilakukan oleh Ali dan Hanoum (2012), mengemukakan tentang masalah perumusan rencana strategis yang tidak sesuai dengan sistem pendidikan yang digunakan. Untuk mengatasi masalah tersebut digunakan metode Balanced Scorecard. Hasil dari penelitian tersebut terbukti metode Balanced Scorecard dapat memberikan hasil yang baik. Dalam penelitian yang dilakukan oleh Herlina dan Anityasari (2014) juga, mengemukakan tentang masalah mengenai perancangan suatu sistem pengukuran kinerja guna mendukung tercapainya UPT Perpustakaan ITS sebagai international recognition. Untuk mengatasi masaalah tersebut, digunakan metode Balanced Scorecard. Dan hasil dari penelitian terbukti metode Balanced Scorecard dapat memberikan hasil sesuai yang diharapkan. III. METODOLOGI Secara garis besar penelitian ini terdiri dari 5 tahap, yaitu pra penelitian, penentuan KPI dengan Balanced Scorecard, perancangan sistem Rational Unified Process, pengambilan data dan pengukuran kinerja, dan pembahasan, kesimpulan dan saran penelitian lanjutan.
2
Mulai
Metode Pra Penelitian
Studi Pendahuluan Pengumpulan Data Awal
d.
Penentuan KPI dengan Balanced Scorecard
Penjabaran Visi, Misi, Tujuan ke dalam Sasaran Strategis Pengelompokan Sasaran sesuai perspektif Balanced Scorecard Menentukan KPI sesuai Sasaran yang telah dikelompokan.
Metode Perancangan Sistem Rational Unified Process
Inception Elaboration Construction Transition
Metode Pengambilan Data dan Pengukuran Kinerja
Penentuan Jumlah Responden Pengumpulan data lanjutan menggunakan Google Form Pengukuran Kinerja dengan Aplikasi Pengukuran Kinerja
Pembahasan, Kesimpulan dan Saran Penelitian Lanjutan
Selesai
Gambar 1. a.
b.
c.
A. KEUANGAN B. PELANGGAN
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Setelah tahap perencanaan strategi dan KPI terbentuk, langkah selanjutnya yaitu dengan merancang aplikasi pengukuran kinerja dimulai dari membuat perencanaan arsitektur sistem dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) berdasarkan konsep RUP untuk membuat use case diagram, class diagram, dan activity diagram. Kemudian dilakukan pengkodean sehingga rancangan aplikasi dapat digunakan. Tahap selanjutnya membuat sebuah form kuesioner online menggunakan Google Form dan membagikannya ke responden untuk tahap pengambilan data. Nilai dari data kuesioner yang di dapat kemudian diolah dalam Google Spreadsheet dan dikembalikan ke aplikasi sehingga dapat diubah ke bentuk grafik.
Tahapan penelitian
Pra penelitian, dimulai dengan melakukan studi pendahuluan untuk mengidentifikasi masalah yang ada, studi pustaka, dan pengumpulan data. Penentuan KPI dengan Balanced Scorecard terdiri dari penjabaran visi, misi dan strategi ke dalam sasaran strategis, pengelompokan sasaran sesuai perspektif Balanced Scorecard, menentukan indikator sasaran yang relevan pada empat perspektif Balanced Scorecard. Metode perancangan sistem dengan menggunakan metode Rational Unified Process dimulai dengan pemodelan proses
PERSPEKTIF
e.
bisnis dan pendefinisian kebutuhan, perencanaan arsitektur sistem, implementasi coding dari rancangan yang sudah dibuat, dan pengujian sistem yang sudah dibuat. Pengambilan data dan pengukuran kinerja, tahap ini dimulai dengan menentukan jumlah responden untuk pengisian kuesioner, mengumpulkan data lanjutan menggunakan kuesioner online dan dibagikan kepada responden, dan mengukur kinerja dari nilai yang didapat dari data kuesioner yang diisi oleh responden. Pembahasan, kesimpulan dan saran penelitian lanjutan, tahapan ini untuk membahas hasil dari penelitian yang sudah dilakukan untuk mengetahui manfaat dari penelitian yang dilakukan, memberikan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan memberi saran agar dapat digunakan untuk penelitian selanjutanya.
Gambar 2.
Peta Strategi Jurusan Teknik Informatika
Tabel 1. Indikator atau KPI masing-masing perspektif SASARAN STRATEGIS KPI Tingkat kesesuaian antara Perencanaan anggaran dan pelaksanaan kegiatan rencana dan pelaksanaan yang optimal kegiatan di jurusan Tingkat kepuasan mahasiswa Peningkatan kepuasan mahasiswa
3
Tingkat kesesuaian antara pedoman tertulis dengan penyelenggaraan kegiatan akademik sesuai dengan kenyatan di lapangan. Tingkat kesesuaian antara pedoman tertulis dengan kegiatan kemahasiswa sesuai dengan kenyataan di lapangan
Peningkatan kualitas layanan akademik
Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif Kehadiran mahasiswa Materi kuliah Sarana Prasarana Kehadiran dosen Penyesuaian kurikulum dengan perkembangan iptek dan kebutuhan
Terciptanya lulusan yang berkualitas
Meningkatkan proses belajar mengajar C. PROSES BISNIS INTERNAL Memperbaharui kurikulum yang ada
Jumlah dosen tetap Jumlah dosen tetap S2 Jumlah penelitian Tingkat kepuasan dosen Kerja sama dengan pihak eksternal
Pengembangan staf akademik
D. PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN
Menciptakan iklim kerja yang baik Meningkatkan jaringan informasi
Lihat Dashboard
Lihat Pengguna
Tambah Pengguna
Dashboard
Manajemen Pengguna Login
Hapus Pengguna
Edit Pengguna <
>
<>
Admin Lihat Pencapaian
Login
<>
Pencapaian
Dashboard
Sasaran Strategis
KPI
Pencapaian
Manajemen Pengguna
Kajur Edit Pencapaian <>
Asessor
Lihat Sasaran
<>
Tambah Sasaran
Lihat KPI
Tambah KPI Logout
Sasaran
KPI
Hapus Sasaran
Edit Sasaran
Gambar 3.
Hapus KPI
Edit KPI
Gambar 5.
Activity Diagram Aplikasi Pengukuran Kinerja
Gambar 6.
Tampilan Login Aplikasi Pengukuran Kinerja
Use Case Diagram Aplikasi Pengukuran Kinerja 1..*
data_kpi
1..*
data_ss -id -sasaran -id_pers -querycreateSS() -queryupdateSS() -querydeleteSS() -queryviewPers() -querygetID() -querydataview() -querydataArray()
1..*
data_admin
data_pencapaian
-id -kpi -id_ss -querycreateKPI() -queryupdateKPI() -querydeleteKPI() -querylihatKPI() -querygetID() -querydataview() -querydataArray()
user_baru
-id -id_kpi -past -present -future -queryupdatePen() -querygetID() -querydataview() -querydataArray()
1..* 1
1..* 1..*
1 1
-id -username -password -id_level -querycreateUser() -queryupdateUser() -querygetID() -querydeleteUser() -querydataview() -querydataArray() -querylogin()
1..*
1
-id -nama -jk -tmpt_l -tgl_l -id_user -querycreateUser() -queryupdateUser() -querygetID() -querydeleteUser() -querydataview() -querydataArray()
1..*
1
1
1 1
crudKPI
crudPen
1..* 1
-createKPI() -updateKPI() -deleteKPI() -lihatKPI() -getID() -dataview() -dataArray()
1
-updatePen() -getID() -dataview() -dataArray()
1
1
1..*
1
data_level 1
crudUser 1
data_pers
1
1
1 1..*
1
-id -perspektif
1
-createUser() -updateUser() -getID() -deleteUser() -dataview() -dataArray()
1..*
data_menu
1
1
-id -menu -icon -link -sub
1 Database 1
1 1
1
1
-host -name -user -pass -conn -getConnection()
1 1
1
1
crudSS
1
1
1
1
crudChart -dataView() -dataArray()
1
-createSS() -updateSS() -deleteSS() -viewPers() -getID() -dataview() -dataArray()
1
1
1
1
1
Antarmuka
1
1
-tampilDashboard() -formSasaran() -formKPI() -formPencapaian() -formUser()
1
1
Login data_log
1 1 1
1..*
-login() -isLoggedin() -redirect() -logout()
1
Gambar 4.
1..*
1 1
1
-id -hak_akses -menu -querycreateLevel() -queryupdateLevel() -querygetID() -querydeleteLevel() -querydataview() -querydataArray()
-id -id_level -tgl_in -jam_in -tgl_out -jam_out
Class Diagram Aplikasi Pengukuran Kinerja
4
Gambar 7.
Tampilan Dashboard
Gambar 13. Tampilan Form Kuesioner Dosen
V.
Gambar 8.
Gambar 9.
Tampilan Menu Sasaran Strategis
Tampilan Menu KPI
KESIMPULAN Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah dibuat maka dapat disimpulkan bahwa : a. Telah diterapkan metode Balanced Scorecard untuk mengkaji dan mencari KPI yang ada di Jurusan Teknik Informatika b. Telah dibuat aplikasi pengukuran kinerja dan melakukan pengukuran kinerja di Jurusan. Hasil dari penelitian ini pula disarankan demi penelitian selanjutnya sebagai berikut : a. Pengintegrasian antara data yang diperoleh dari hasil kuesioner online dengan aplikasi yang dibuat. b. Aplikasi pengukuran kinerja yang dibangun belum tersedia fitur cetak laporan untuk pengukuran kinerja.
DAFTAR PUSTAKA
Gambar 10. Tampilan Menu Pencapaian
Indriartiningtias, Retno & Ainul Mufid, Titim. 2011. Pengukuran Kinerja Program Studi Teknik Industri Universitas Trunojoyo. Jurnal, tidak diterbitkan. Jakarta : Fakultas Teknik Industri Universitas Trisakti. Taman, Agus. 2012. Model Pengukuran Kinerja Perusahaan dengan Metode SMART SYSTEM (Studi Kasus Pada UKM CV. Batara Elektrindo). Skripsi, tidak diterbitkan. Jakarta : Universitas Gunadarma.
Gambar 11. Tampilan Menu Manajemen Pengguna
Gambar 12. Tampilan Form Kuesioner Mahasiswa
Fikri, Dede Ahmad., Harsono, Ambar & Arijanto, Sugih. 2014. Pengukuran Performansi berdasarkan MBFCPE pada Kategori Proses Fokus Pelanggan dan Kategori Hasil Item Fokus Pelanggan di Perguruan Tinggi X. Skripsi, tidak diterbitkan. Bandung : Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Nasional (ITENAS), Bandung. Ali, A.Z. & Hanoum, Syarifa. 2012. Perancangan dan Pengukuran Kinerja Rencana Strategis SMA Khadijah dengan Metode Balanced Scorecard. Skripsi, tidak diterbitkan. Surabaya : Fakultas Teknologi Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember.
5
Republik Indonesia. 1989. Undang-Undang No. 2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Lembaran Negara RI Tahun 1989, Sekretariat Negara. Jakarta. Mulyadi. 2007. Sistem Perencanaan Dan Pengendalian Manajemen. Salemba Empat. Jakarta Kaplan, Robert S. & Norton, David P. The Balanced Scorecard : Translating Strategy into Action. United States of America Herlina, Amalia & Anityasari, Maria. 2014. Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja UPT Perpustakaan ITS dengan Metode Balanced Scorecard. Makalah disampaikan pada Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI, Jurusan Magister Manajemen Teknologi dan Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Surabaya. Sutopo, Wahyudi., Liquiddanu, Eko., Sulistyowati, Endah. 2005. Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja pada Perguruan Tinggi Swasta XYZ Dengan Metode Balanced Scorecard. Surakarta : Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret.
6
