DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013
1
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 INHOUD 1. DE KW-CUP 2012-2013 2. EEN KW-CUP ORGANISEREN 1. Toernooi of ontmoeting? 2. Financieel 3. Doe agenda 4. Opmaak inschrijfformulier 5. Versturen van het formulier
3. HET KW-PROGRAMMA (EXCEL) 1. Wedstrijdblad 2. Lottrekking en samenstelling van de poules a. b. c.
Voor de regels voor het samenstellen van de poules zie: reglementering KW-cup (8.) Lottrekking enkelspel Lottrekking dubbelspel
4. PLANNING VAN HET TOERNOOI. 1. Het aantal wedstrijden 2. Opmaken van de uurregeling 3 Terugsturen van de uurregeling
5. Enkele praktische punten: 1.Te regelen vooraf. 2. De toernooidag
6. NA DE KW-CUP 1. De Pers. 2. Het KW secretariaat a. b.
Evaluatiefiche De uitslagen
2
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 1. DE KW-CUP 2012-2013
Beste organisator De KW-cup gaat zijn 13de seizoen in. De belangstelling bij de spelers blijft groeien. Wat het aantal organisaties betreft hebben we ongeveer het maximum bereikt. Blijft ons dus vooral de organisatie te verbeteren, ten gunste van de spelers. Het opzet van de KW-cup is om onze West-Vlaamse jeugd zoveel mogelijk speelkansen te bieden, elk op zijn niveau. Voor een vlotte organisatie is dit draaiboek zeker een goede leidraad. Behalve Wat de layout betreft zijn aan deze versie nauwelijks veranderingen aangebracht. Toch blijft het belangrijk dat elke organisator dit draaiboek nog eens doorneemt. Let vooral op het gebruikt van de juiste sponsorlogo’s en de juiste teksten voor wat de reglementering betreft. Van jullie kant vragen we jullie zoveel mogelijk tips door te sturen die dit draaiboek kunnen aanvullen en zo de organisaties zullen verbeteren. Met dank voor de medewerking. De KW commissie
Christoph Vanmullem Rik Vanbelle Erika Maes Frans Maes …….graag aangevuld met nog enkele vrijwilligers
Contactadres:
[email protected]
3
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 2. EEN KW-CUP ORGANISEREN 1.Toernooi of ontmoeting? Alle KW-toernooien van de laatste jaren (en ook van het lopende seizoen) vallen onder de noemer “ontmoeting”. Het zijn toernooien die volgens een vast stramien worden georganiseerd, maar niet op de officiële VBL-kalender staan. De aanvraag gebeurt jaarlijks bij de KW-cupcommissie. (Hiervoor ontvang je tijdig het passend formulier.) Voor het nieuwe seizoen is dat dus al gebeurd. Het is echter wel zo dat de ontmoeting best gemeld wordt aan de VBL. Op die manier is de organisator in orde met de verzekering voor het geval er iets gebeurt. In principe moeten immers alle activiteiten die buiten de normale speelmomenten van de club vallen, worden gemeld. Ter informatie: Een officieel jeugdtoernooi dient bij de VBL te worden aangevraagd voor 28 februari van het lopende seizoen, voor een organisatie van het daarop volgend seizoen. - Officiële toernooien maken gebruik van toernooi.nl - Hebben een referee (extra kosten) die assisteert bij de loting, en de organisatie op de dag zelf in goede banen leidt.
2.Financieel Hieronder een voorbeeld van opmaak van de brgroting voor je KW-cup IN Inschrijvingen
OUT
Aantal x 5,00 €
Zaalhuur
------ x aantal uur = -----,-
Hoofdscheidsrechter
Niet van toepassing
Trofeeën
------
Administratie: drukwerk, postzegels, boekje, wedstrijdbladen.
------
Drank
-Eventuele samenwerking met -drank en broodjes voor de de bar medewerkers. -Broodjes, taart, andere
TOTAAL De ervaring leert dat zo’n toernooi ongeveer zelf dekkend is. Er is waarschijnlijk eerder een licht overschot te verwachten.
4
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 3. Doe agenda TOERNOOIDAG – 6 weken: TOERNOOIDAG – 3 weken: TOERNOOIDAG – 10 dagen: TOERNOOIDAG – 1 week: TOERNOOIDAG – 1 week:
Versturen van de inschrijvingsformulieren. (zie bijlage) Afsluiten van de inschrijvingen. Lottrekking (zie verder) Terugsturen van de uurregeling (zie verder) Doorsturen van een verslag (aankondiging) van het toernooi naar de pers
[email protected] en in duplicaat naar
[email protected]
TOERNOOIDAG ’s avonds:
Versturen van de finale-uitslagen naar de pers. (zie verder)
TOERNOOIDAG ’s avonds:
Versturen van de behaalde punten en alle uitslagen naar
[email protected] voor de verwerking van de KWtussenstanden. (zie verder) Versturen evaluatiefiche met namen afwezige spelers naar
[email protected]
15/04/2013 (ongeveer):
Aanvraag toernooidatum voor het volgende seizoen VIA MAIL naar
[email protected]
4. Opmaak inschrijfformulier Het inschrijfformulier bestaat uit één EXCEL bestand met drie werkbladen. -Een werkblad bevat alle inlichtingen over het toernooi -Een tweede werkblad is het eigenlijke inschrijfformulier. -Een derde bevat een de hoofdpunten van het reglement Gebruik het voorbeeld formulier. Dan hoef je alleen je eigen clubgegevens aan te passen, eventueel reeksen te schrappen… en het formulier is klaar. Zo heb je zeker alle actuele sponsor logo’s. Je vindt het op: op www.wvbf.be Voor alle toernooien moet hetzelfde formulier worden gebruikt. Belangrijk hierbij is dat de verschillende gegevens van de spelers in dezelfde volgorde worden geplaatst en dat bovendien dezelfde afkortingen worden gebruikt (BV: 13BME). In het standaard formulier zijn de kolommen afgestemd op het gebruikte programma, zodat de verwerking heel gemakkelijk kan gebeuren. Vergeet niet op de inschrijvingsformulieren en alle andere briefwisseling het logo van de sponsors te vermelden. Voor het lopende seizoen zijn dat. De Krant van West-Vlaanderen, Yonex, Deleye en de Provincie West-Vlaanderen.
5
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 5. Versturen van het formulier De inschrijvingsformulieren worden verstuurd ca. 6 weken voor het toernooi. Houd rekening met mogelijke vakanties waarin de jeugd in vele clubs niet traint. In zo’n geval best 2 weken extra vroeger versturen. De inschrijfformulieren worden bij voorkeur verstuurd naar de jeugdverantwoordelijken, maar het zeker ook geen kwaad alle secretarissen te mailen. Alles gebeurt per e-mail. Elektronische verzending bespaart heel wat postzegels, is sneller en maakt de verwerking achteraf veel simpeler. Daartoe is het belangrijk dat de adressen juist zijn. Wil dan ook elke adreswijziging doorsturen zodat het bestand blijft kloppen. Je vindt de lijst van alle mailadressen op www.wvbf.be “lijst Jeugdverantwoordelijken.” Gebruik zeker alle adressen uit de kolom “jeugdverantwoordelijken”. We proberen de lijst zo goed mogelijk te actualiseren.
3. HET KW-PROGRAMMA (EXCEL) De verwerking van een KW-cup gebeurt met een excel programma dat door de WVBF ter beschikking wordt gesteld. Al een aantal jaren wordt voor de organisatie van de KW-cups een Excel gebruikt (gemaakt door Johan Deceuninck) die het de organisatoren gemakkelijk maakt. Het bestaat (kort samengevat) uit een bestand met heel wat werkbladen. Het bevat naast een werkblad basisgegevens en werkblad voor de inschrijvingen en alle benodigde poule-formulieren en tabellen. (Afzonderlijk voor de A en de B-reeks). De werkbladen voor enkelspel zijn genummerd van 1 tot 99 en voor dubbel van 100 en verder. De naam van deze werkbladen mag niet veranderd worden. Eens de inschrijvingen ingegeven zijn, worden op een gemakkelijke manier de lijsten voor de loting gemaakt en ook voor de opmaak van de uren wordt gezorgd. Eens alle uitslagen ingevuld zijn wordt per poule de winnaar berekend, en op het einde van het toernooi worden ook de KW-punten in een tabel gezet. Het is niet de bedoeling hieronder in detail de werking van dit programma te omschrijven. Wie voor het eerst een KW-cup organiseert, loopt eigen het best een toernooi dag stage bij een ervaren organisator. Dat is de beste garantie voor een vlot verloop. Anderzijds is een basiskennis van Excel voldoende om met het programma te werken. Hieronder vind je alleen wat voorbeelden uit het programma, in functie van de lottrekking, het versturen van de uurregeling. Zie voorbeeld wedstrijdblad hieronder.
6
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 1. Wedstrijdblad Jeugdtornooi Bc Torhout 5 mei 2012
Reeks
Enk4A
Poule
125
Terrein
Alle wedstrijden worden gespeeld naar 1 set van 21 punten. Gebruikelijke verlengingen (2 punten verschil, einde bij 30).
Deelnemers aan de poule VBL-nr
Naam Club
1
2
1
3 0
2
0
3
0
0
4
0
0
Wedstrijdvolgorde: Winnaar omcirkelen
4
ptn
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Uitslag
1-4 2-3 1-2 3-4 2-4 1-3
Samenvatting: In te vullen door de organisatie
Saldo
Winst
+4
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
KW-Ptn
7
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 2. Lottrekking en samenstelling van de poules a. Voor de regels voor het samenstellen van de poules zie: reglementering KW-cup (8.) b. Lottrekking enkelspel Het programma zorgt voor een lijst per reeks. Plaats eerst de reekshoofden in hun juiste poule. Begin bij de lottrekking met de spelers uit de clubs met het grootste aantal deelnemers. Verdeel deze spelers over zoveel mogelijk verschillende poules. Ga daarna verder met de club met het tweede grootste aantal deelnemers, en zo verder. Zo bekom je een pouleverdeling waar best spelers van dezelfde club niet tegen elkaar uitkomen. Lijst deelnemers voor de lottrekking. Volgnr
VBL-nr
Code enk
12
50110489
11JE
De Pessemier Noë
Naam DZ99
Club
Klass D
Aantal 17
24
50105613
11JE
Robbe Kerkaert
Gitse BC
D
17
29
50109427
11JE
Vandenberghe Aaron
Westhoek
D
17
30
50104967
11JE
Vandevyvere Emiel
Gitse BC
D
17
31
50102174
11JE
Dewaele Lars
Gitse BC
D
17
33
50105570
11JE
SchaepThomas
BC Torhout
D
17
34
50103482
11JE
Plyson Simon
BC Torhout
D
17
37
50113912
11JE
Lu Nicolas
Waregem
D
17
47
50416588
11JE
Segaert Arthur
BCTielt
D
17
48
50143719
11JE
Blockeel Edward
BCTielt
D
17
58
50105987
11JE
Coudenys Arne
BCO
D
17
84
50113754
11JE
Ombecq Martijn
BBC
D
17
107
50101705
11JE
Brandt Anakin
Damme
D
17
125
50115245
11JE
Desitter Oliver
OBTC
D
17
189
50114316
11JE
Hennion Arne
Bc Smasj
D
17
198
50108032
11JE
Delue Wout
IBC
D
17
203
50110183
11JE
Durnez Colin
IBC
D
17
c. Lottrekking dubbelspel Ga voor de loting van het dubbelspel op dezelfde manier tewerk als voor het enkelespel. Vermijd (indien mogelijk) dat koppels uit dezelfde club in dezelfde poule moeten starten, en pas dit eventueel ook toe op spelers uit “samengestelde koppels”. Nr 16 54 74 87 91 107 118 136 143 146 175
VBL-nr 50096625 50104431 50108575 50105472 50100784 50101705 50106393 50101086 50087209 50109725 50107111
Codub 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD 13BJD
Naam Buysschaert Jasper Maertens Simon De Troyer Nathan Ombecq Mathieu Holvoet Kobe Brandt Anakin Anneessens Antoine Top Jef Spiessens Tibo Pattyn Robbe Bekemans Lars
Club Gitse BC IZBA Lebad BBC BBC Damme OBTC Brugse BC BCTielt BCTielt VBC_
Partner Rune Creyf Devos Stan Vanden Bilcke Jasper Dehens Dylan Desmet Robin Verleye Mathias Desitter Oliver Tack Ruben Deschepper Bart Coysman Tore Rombaut Ward
Club BC Sportif BCTielt Brugse BC BBC BBC BCO OBTC BC Torhout BCTielt BCTielt VBC_
Aantal 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11
8
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 4. PLANNING VAN HET TOERNOOI. 1. Het aantal wedstrijden Hierbij staat of valt het succes van het toernooi. Een goed voorbereid toernooi staat garant voor een vlotte afloop de dag zelf. De traditie wil dat het toernooi aanvangt met de enkelwedstrijden. Het is waarschijnlijk ook wel de meest aangegeven start omdat op de wedstrijddag zelf de (onvermijdelijke) aanpassingen aan de poules overzichtelijker kunnen gebeuren. Bovendien kan men dan, eens het toernooi gestart is, in alle rust de weggevallen spelers vervangen in het dubbelspel. Het is belangrijk dat de categorie met de meeste deelnemers eerst start omdat later op de dag waarschijnlijk nog ¼ en ½ finales moeten afgewerkt worden. Bij drukke bezetting kan men voor het spelen van de eindwedstrijden beter terugvallen op het knock-out systeem om wedstrijden uit te sparen. Bovendien kan men die eventuele ¼ en ½ finales makkelijk ergens tussen andere wedstrijden plannen. Het vergt dan aan de wedstrijdtafel uiterste concentratie om geen wedstrijden uit het oog te verliezen. De algemene regel voor de planning is dat een wedstrijd 12 minuten duurt. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de duur van de poules: Aantal wedstrijden
Duur 21 pt
Duur 2x15pt
Poule van 3
3
36 min
3 x 25 min
Poule van 4
6
1.12 uur
6 x 25 min
Poule van 5
10
2.00 uur
10 x 25 min
Ik wil hier opmerken dat 2 poules van 3 (indien het echt niet anders kan) beter afwisselend op één zelfde veld worden afgewerkt om op die manier te verhinderen dat een speler 2 wedstrijden achter elkaar moet spelen. Zo gaat er dus geen tijd verloren bij de opvolging van de wedstrijden. Een poule van 5 spelers wordt het best op 2 naast elkaar liggende velden gepland, omdat zo’n poule heel lang duurt. Het dient tevens opgemerkt dat de poules in de B-categorie sneller afgewerkt worden dan in de A-categorie. In de B komen uitslagen als 21-5 nog voor. In de A is dit quasi uitgesloten. Dit betekent dat een poule van 4 in de B wel eens snel kan afgelopen zijn. Laat de spelers van de volgende poules dan ook wat vroeger komen. Het totale aantal wedstrijden dat kan gespeeld worden op 1 dag kan afgelezen worden op onderstaande tabel. Dit aantal is uiteraard afhankelijk van het aantal beschikbare velden. We gaan er bovendien van uit dat het toernooi best afgewerkt is tegen 18.00 uur op zondag en tegen 19.00 uur op zaterdag.
9
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 ALLE WEDSTRIJDEN IN DE B-REEKS WORDEN GESPEELD IN één SET TOT 21 PUNTEN met verlengingen tot ten hoogste 30.
NIEUW VOOR 2012-2013 Voor de A-REEKS wordt als volgt gespeeld. In de voorrondes wordt gewoon gespeeld in één set van 21 punten … met verlengingen. (tenzij er maar één poule is) Na de poules (eindtabel of finalepoule), of indien er maar één poule is wordt overgeschakeld naar 2 WINNENDE SETS VAN 15 PUNTEN zonder verlengingen. (wie het eerst 15 haalt wint). We gaan ervan uit dat hiervoor best 20 à 25 minuten per wedstrijd gepland wordt. Indien in de A-reeks slechts 3 deelnemers zijn, dan wordt gespeeld naar 2 gewonnen sets van 21 punten met gewone verlengingen (2 punten verschil)
Aantal velden 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Zaterdag 230 265 290 325 360 395 430 465 490 525 560
Zondag 210 240 270 300 330 360 390 420 450 480 510
VOORZIE MEER TIJD VOOR DE EEINDRONDES IN DE A-REEKS (20 minuten!)
10
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 2. Opmaken van de uurregling Het is best een overzichtelijk schema te maken in Excel. Je zorgt voor verschillende kleuren voor diverse reeksen, en zo kan je gemakkelijk het verloop van je organisatie volgen. Hieronder een voorbeeld uit de planning van Torhout van 2012.
9.00 u. 9.12 u. 9.24 u. 9.36 u. 9.48 u. 10.00 u. 10.12 u. 10.24 u. 10.36 u. 10.48 u. 11.00 u. 11.12 u. 11.24 u. 11.36 u. 11.48 u. 12.00 u. 12.12 u. 12.24 u. 12.36 u. 12.48 u. 13.00 u. 13.12 u. 13.24 u. 13.36 u. 13.48 u. 14.00 u. 14.12 u. 14.24 u. 14.36 u. 14.48 u. 15.00 u.
1
2
3
4
9E A
B
C
D
6W
6W
6W
6W
9E 1/2 F
9E 1/2 F
13 AJE A
6W
A zaal 5
6
7
8
9
10
11
11 JE D
A
13 BJE A
13 BJE B
C
D
E
10 W
6W
10W
6W
6W
6W
6W
11JE
13 AJE C
9E FIN
3W
9D FP
11 ME
6W
B
F
G
H
C
6W
6W
6W
6W
6W
19BME
15AME
11 ME 13BJE 1/4 A
B
6W
10W
11 JE FIN
FP
FP 19BJE 1/2
11 JE1/2
11 JD
15 AME
15 BME
13BJE 1/4 11 JE1/2
11JE
11 JE
B
6W
13BJE
A
B
C
C
10W
6W
6W
6W
6W
19 BJD
13BJD
19BJE 1/2 10W
19BJE FIN
15 BJD
15BME
FP
FP
6W 11ME FIN
A
13 BME
15AME
FP
FP
13 BMD
15 AMD
15 AMD
13AMD
FP
A
B
FP
6W
3W
19 AJD
15 BMD
11 MD
FP
FP
A
B
FP
A
10W
10W
10W
6W
13BJD FP
10W
3W 19 AMD
19 AJDFIN
FP
11
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 3 Terugsturen van de uurregeling Eens je bovenstaande planning gemaakt hebt, vul je in het werkblad “gegevens” van het toernooiprogramma het aanvangsuur van de poule in naast de juiste reeks en je krijgt de hele uurregeling van je toernooi in het werkblad “uren”. Lijst uurregeling en betalingen Hieronder een de lijst die automatisch door het programma wordt gemaakt eens je in het werkblad gegevens je planning hebt inggegeven.
Club
Naam
VBL-nr
Codenk
Uur
DZ99
Dewaele Emile
50102377
13AJE
10:12
Coddub
Uur
Partner
EUR
Gitse BC
Dewaele Lars
50102174
11JE
9:00
IBC
Dewancker Yani
50110188
19BME
11:00
Waregem
Dewitte Sven
50101341
19BJE
9:00
IBC
Durnez Colin
50110183
11JE
9:00
BBC Wielsbeekse BC
Durnez Laura
50104823
15AME
Duyck Gianni
50107460
VBC_
Dykmans Bieke
50092769
VBC_
Dykmans Dries
50092770
15BJE
VBC_
Eecloo Klaas
50082692
19AJE
9:00
19AJD
12:36
Minne Brecht
5
BC Sportif
Fleur Seynaeve
50101115
13BME
11:00
15BMD
13:36
Justine Ingelbrecht
5
OBTC
François Sander
50114390
15BJE
9:00
15BJD
12:12
Vancoppenolle Gerran
5
Brugse BC
Gadeyne Anton
50096540
19AJE
9:00
19AJD
12:36
Verkouille Kevin
5
Brugse BC
Gadeyne Emma
50096539
13AME
11:00
13AMD
14:00
Hamers Julie
5
VBC_
Geeraers Joren
50082689
15AJE
9:00
15AJD
12:12
Labeeuw Lander
5
Damme
Ghesquière Baptiste
50090874
13AJE
10:12
13AJD
12:48
Vanhoutte Vic
5
OBTC
Goegebeur Carl
50111493
19BJE
9:00
19AJD
12:36
Stemgée Wouter
5
4 11JD
12:48
Vandevyvere Emiel
5
19BJD
12:36
Adam Arthur
11:00
15AMD
14:00
Bohez Melanie
5
13AJE
10:12
13AJD
12:48
Devos Bram
5
15BME
11:24
4
9:00
4
4 5 4
Na de planning moet de uurregeling naar de jeugdverantwoordelijken worden teruggestuurd. Het is aan te raden om die uurregeling zo uitgebreid mogelijk te doen. Dit houdt in dat je meldt wanneer de speler zijn/haar eerste enkel speelt en in welke categorie. Daarnaast wordt ook het uur van de eerste dubbelwedstrijd vermeld. Ook nu weer met vermelding van de categorie en de naam van de partner. Als je dit op die manier doet, bouw je als organisator een dubbele controle in. De clubverantwoordelijken zien nog eens wat en met wie hun speler speelt. Als er fouten zijn, zullen die opgemerkt worden en kan je nog ingrijpen voor het toernooi. Een voorbeeld van uurregeling in bijlage. De uren van alle spelers worden ook nog eens naar KW-verantwoordelijke doorgestuurd zodat die op de website kunnen geplaatst worden.
12
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 5. Enkele praktische punten: 1.Te regelen vooraf. *Trofeeën: Per gespeelde categorie zijn er 12 trofeeën nodig, voor zowel de winnaar als de finalist. Niet vergeten dat in het dubbelspel 2 winnaars en 2 verliezers zijn. De voorkeur gaat uit naar bekers of trofeeën i.p.v. medailles, omdat de spelers dit het meest appreciëren. *Pers: Vergeet niet een voorbeschouwing te maken in Word en door te sturen naar de pers en naar
[email protected] *De sporthal: Klaar zetten zaal: Indien mogelijk wordt dit best op de vooravond van het toernooi gedaan. Zo krijg je een overzicht van wat nog moet voorzien worden. De regel is: hoe duidelijker alles in de zaal is aangeduid, hoe minder vragen aan de wedstrijdtafel, hoe rustiger er kan gewerkt worden. Wedstrijdtafel voorzien. Ontvangsttafel waar de aankomende spelers zich dienen te melden en waar de deelnemers betalen. Stoelen en/of banken voor de supporters. Uithangen van de wedstrijdbladen en de toernooiplanning zodat spelers en begeleiders vlot kunnen volgen. Nummering van de velden. Voldoende balpennen voorzien op de velden. Handig is het om die vast te maken aan de paaltjes die de netten ondersteunen, want gewild of ongewild verdwijnen er heel wat op zo’n dag. Klank installatie testen. Vlaggen of borden van de sponsors uithangen. Aanduiden van de kleedkamers. Ophangen van sponsormateriaal. Dit krijg je telkens van de vorige organisator ofwel de dag zelf ofwel bij het einde van het vorige toernooi. Praktisch
Voorzie enkele blanco wedstrijdformulieren. Het is soms sneller om bij de start van het toernooi aanpassingen handmatig door te voeren en pas nadien met de computer te verwerken. Zorg voor klein knutselmateriaal: schaar; kleefband; dikke stift; koord; post-it klevertjes Zorg eventueel voor een reserve pc en zeker voor een reserve inktpatroon. Shuttles die te koop worden aangeboden voor de vergeetachtige spelers.
13
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 2. De toernooidag De start van het toernooi is misschien wel het allerbelangrijkste. Een slechte start betekent immers druk op de planning vanaf het eerste moment en achterstand die niet meer in te halen is. Bij de start moet men voorbereid zijn om wijzigingen aan te brengen. Het werken met jeugd hangt blijkbaar samen met heel wat afmeldingen. Communicatie tussen de ontvangsttafel en de wedstrijdtafel is bijgevolg heel belangrijk. De afwezigen worden immers het eerst gemeld bij de ontvangst. Van daar moeten die namen nog bij de wedstrijdtafel geraken, zodat de nodige aanpassingen snel kunnen doorgevoerd worden. Dus een extra persoon die op en af loopt is geen overbodige luxe. Aan die ontvangsttafel gebeuren de betalingen. Daar moet dus een lijst liggen met de aanwezigen en het te vereffenen bedrag (4 EURO voor de eerste discipline en 1 EURO voor de tweede). Voorzie het nodige wisselgeld. Het kan nuttig zijn de aangemelde spelers 2 keer aan te duiden. 1 x op de lijst van de betalingen en een tweede keer op de lijst van de discipline waarin ze uitkomen. Zo heb je meteen inzicht op poules die eventueel moeten veranderd worden. Enkele blanco wedstrijdformulieren (BV. in bijlage) kunnen goed van pas komen om bij de start de wijzigingen manueel in te vullen. Als de poules dan eenmaal gestart zijn, heeft men aan de wedstrijdtafel even rust (=anderhalf uur) om alles op een rijtje te zetten en eventueel reeds vooruit te kijken naar de wijzigingen in het dubbelspel. Eens het toernooi gestart is, is de opvolging van de te spelen wedstrijden heel belangrijk. De spelende jeugd maakt zich daar helemaal geen zorgen rond, zodat het voorvalt dat velden soms lang onbespeeld blijven liggen. Vandaar dat het nodig is dat enkele mensen beschikbaar zijn, die controle uitvoeren op het verloop van de poulewedstrijden en eventueel aandringen bij de spelers (of via de wedstrijdtafel) om verder te spelen. Het valt eveneens voor dat na het beëindigen van een poule het wedstrijdblad niet bij de wedstrijdtafel terugkomt. Ook hier kunnen die ‘loopjongens’ de nodige opvolging verzorgen. Indien het einde van een poule te verwachten is, kan de organisatie reeds de spelers voor de volgende poule aan de tafel roepen en naar het veld leiden zodat ook hier geen tijd verloren gaat. Bedenk dat als ieder veld na elke match een 2-tal minuten onbespeeld blijft, dit tegen de avond een behoorlijke achterstand tot gevolg heeft. Samenvatting van het aantal medewerkers: -2 vaste mensen aan de wedstrijdtafel. -2 mensen aan de ontvangsttafel in de voormiddag. In de namiddag valt die taak weg. -2 mensen die rondlopen in de zaal voor de opvolging van de wedstrijden. -Voldoende medewerkers om na het toernooi de zaal op te ruimen.
14
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013 6. NA DE KW-CUP 1. De Pers. Het is belangrijk dat de uitslagen van de gespeelde finales nog dezelfde avond naar de pers worden doorgestuurd. Dit is in de eerste plaatse de Krant van West-Vlaanderen zelf
[email protected] Tom Vanhoutte, Meiboomlaan 33, 8800 Roeselare). Uiteraard zijn andere contacten bij de pers ook welkom. Hoe meer vermeldingen in de kranten, hoe meer bekendheid. In het programma zit een werkblad waar je na elke afgewerkte finale de winnaar en de finalist kan invullen. Kopieer dit blad naar een afzonderlijk bestand en stuur het door naar de pers.
2. Het KW secretariaat c. De uitslagen De verantwoordelijke voor de KW-cup verwacht de uitslagen zo snel mogelijk. De verdiende KW-punten worden door de organisatie samengeteld en doorgestuurd naar
[email protected] Aangezien de verwerking gebeurt met het gekende computerprogramma mag het hele bestand met alle uitslagen doorgestuurd worden. De verdeling van de punten vind je verder bij “reglementen” d.
Evaluatiefiche
Verder dient een evaluatiefiche ingevuld te worden en eveneens onmiddellijk na het toernooi naar HET KW SECRETARIAAT te worden doorgestuurd. (
[email protected]) Die fiche wordt telkens naar de organisator opgestuurd van zodra de inschrijvingsformulieren worden doorgestuurd. Zie www.wvbf.be
15
DRAAIBOEK KW-CUP 2012-2013
16
