Draaiboek ESF-Tendering

Draaiboek ESF-Tendering TENDERING COMPETENTIEVERSTERKING VAN DE WERKZOEKENDEN BEHORENDE TOT DE 4 PRIORITAIRE KANSENGROEPEN

Versie 11-02-2011

Draaiboek ESF-CV 20110211

1

Voorwoord

De confrontatie met een veranderende arbeidsmarkt is groot. De VDAB speelt hier flexibel op in ondermeer door partnerschappen af te sluiten om gezamenlijk de beleidsdoelstellingen te halen. Daarom doet VDAB als arbeidsmarktregisseur door middel van tenders een beroep op niet-commerciële en commerciële begeleidingsorganisaties voor sommige aspecten van de begeleiding en opleiding. De ESF-tender is een partnerschap dat kadert binnen de prioriteit 1 Talentenactivering en duurzame integratie op de arbeidsmarkt van het Europees Sociaal Fonds (ESF) doelstelling 2, met de bedoeling projecten te financieren die zich prioritair richten naar de kansengroepen. We spreken van partnerschappen, wat betekent dat we als partners de doelstellingen dienen te behalen. Het tenderteam, als arbeidsmarktregisseur, wil dan ook alle partnerorganisaties die actief zijn binnen de ESF tender zo goed mogelijk ondersteunen en begeleiden in hun toegewezen opdracht. Een van de instrumenten die we u aanbieden als ondersteuning is dit draaiboek. Hiermee willen wij u als organisatie een praktische handleiding ter beschikking stellen die net die informatie bevat die in het bestek nog niet werd gekoppeld aan de realiteit van het werkveld. Dit draaiboek is een gids die u doorheen de praktijk van de ESF-tender loodst. Het document vullen we aan en werken we bij indien nodig. Aanpassingen aan het draaiboek, beschikbaar op het internet (www.vdab.be/esftendering), melden we u steeds via e-mail. Even benadrukken dat dit draaiboek geen vervanging is van het bestek “trajectbegeleiding en competentieversterking van werkzoekenden behorende tot de 4 prioritaire kansengroepen” en evenmin van de “Vragen en antwoorden” die integraal deel uitmaken van dit bestek. De bepalingen opgenomen in het bestek en de vragen & antwoorden, samen met de door uw organisatie ingediende offerte, blijven gedurende de ganse looptijd van de ESFtender van kracht! Hebt u nog vragen, dienen er regionale afspraken bijgestuurd of zijn er hiaten in het draaiboek, dan kan u uiteraard altijd terecht bij de VDAB projectmedewerker van het tenderteam.

Brussel, 25 januari 2008 Gregory Verhaeghe Tenderteam


2

Documenten en links Op het internet staan heel wat documenten die rechtstreeks of onrechtstreeks relevant zijn voor de praktische uitvoering van dit project. Over het ESF-tenderproject zelf: http://partners.vdab.be/esftendering// ⇒ De offerteaanvraag (of het bestek), inclusief de vragen & antwoorden: http://partners.vdab.be/esftendering/documenten.shtml Een samenvattende fiche over het projecte met vermelding van administratieve gegevens.http://partners.vdab.be/cvs/projecten.shtml Over de toegang tot en werking van de Opleidingenmanager: www.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml - Handleiding VDAB-Opleidingenmanager Over de toegang tot en werking van het Cliëntvolgsysteem: http://partners.vdab.be/cvs/ De oorspronkelijke handleiding CVS is intussen erg geëvolueerd. Teneinde het gebruik ervan klantvriendelijk te houden werd deze in verschillende zelfstandige onderdelen verdeeld. Deze zijn te vinden op: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml ⇒ Toegang tot het klantendossier: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_klanttoegang.shtml ⇒ Over CVS-opleidingen voor aanbieders http://partners.vdab.be/cvs/cvs_opleidingen.shtml ⇒ Inloggen en raadplegen van het klantendossier: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/Inloggen%20en%20opzoeken.doc Over de betaling van cursisten: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_betaling.shtml U vindt steeds de meest up-to-date informatie over de wijzigingen op: http://partners.vdab.be/cvs/vergoedingen.shtml Beheer van de klantengegevens: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/CVShandleiding%20beheer%20klantengegevens.doc Over de competentierapporten: http://www.vdab.be/cobra en aanpassing van de competenties na een opleiding of actie: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/CVS-handleiding%20competenties.doc Over tewerkstellingsmaatregelen: www.aandeslag.be Over publicitaire verplichtingen ivm ESF: www.esf-agentschap.be/Templates/Content.aspx?id=234 Over interregionale mobiliteit: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml)


3

Inhoudstafel DEEL 1:

OPDRACHTOMSCHRIJVING (2.4 BESTEK) ..................................................... 6

1.1. NOOT VOORAF .......................................................................................................... 6 1.2. REKRUTERING (2.4.2.1 BESTEK) ................................................................................ 7 1.2.1. Vlaanderen (niet-social-profit) .......................................................................... 7 1.2.2. Vlaanderen (social-profit) ................................................................................. 7 1.2.3. Brussels Hoofdstedelijk Gewest (niet-social-profit)........................................... 7 1.2.4. Brussels Hoofdstedelijk Gewest (social-profit).................................................. 9 VÓÓR DE START VAN DE OPLEIDING (INZAGERECHT) ................................................... 9 1.3. 1.4. BIJ DE START EN VERLOOP VAN DE OPLEIDING ...........................................................10 1.4.1. CVS-registratie................................................................................................10 1.4.2. Medisch onderzoek .........................................................................................10 1.5. BIJ EINDE OPLEIDING ................................................................................................12 1.5.1. Communicatie na opleiding .............................................................................12 1.5.2. Vroegtijdige beëindiging van de opleidingsovereenkomst (bestek punt 2.4.3.3.) 13 DEEL 2:

CURSISTENVOORDELEN ................................................................................14

2.1. KOSTELOOSHEID VAN DE BEGELEIDING EN DE OPLEIDING (BESTEK PUNT 2.4.3.2).........14 2.1.1. Verplaatsingsvergoeding.................................................................................14 2.1.2. Kinderopvangvergoeding ................................................................................14 2.1.3. De 1 euro-stimulanspremie ...........................................................................155 2.1.4. Reductie op een treinticket om te gaan solliciteren..........................................15 DEEL 3:

MONITORING EN RAPPORTERING ...............................................................177

3.1. ALGEMEEN ............................................................................................................177 3.2. RAPPORTEN VOOR DE AANBIEDER ...........................................................................177 3.3. KWALITATIEVE MONITORING ....................................................................................177 3.3.1. Monitoringbezoek..........................................................................................188 3.3.2. Periodieke controle van de CVS-registraties .................................................188 DEEL 4: 4.1. 4.2. DEEL 5:

ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN (ZIE BESTEK 2.5 EN 2.7.2) ............199 ONDERLIGGENDE REGISTRATIES VAN DE CVS-INVOER .............................................199 ARCHIVERING VAN DOCUMENTEN ............................................................................199 MEDEWERKING VAN DE WERKZOEKENDE EN TRANSMISSIE (2.6 BESTEK) 211

5.1. TRANSMISSIE .........................................................................................................211 5.1.1. Niet ingaan op een uitnodiging ......................................................................211 5.1.2. Weigeren van een werkaanbod of passende dienstbetrekking ......................222 5.1.3. Weigering ondertekenen van trajectovereenkomst........................................233 5.1.4. Weigering uitvoering trajectovereenkomst.....................................................233 5.1.5. Weigering beroepsopleiding. .........................................................................233 5.1.6. Stopzetting beroepsopleiding ........................................................................244 DEEL 6: 6.1. 6.2. DEEL 7:

KLACHTENPROCEDURE VOOR DE WERKZOEKENDE (2.9 BESTEK) .......255 PRINCIPES .............................................................................................................255 RAPPORTERING OVER ONTVANGEN KLACHTEN .........................................................255 VDAB BASISDIENSTVERLENING ..................................................................266

7.1. (HER) INSCHRIJVING ...............................................................................................266 7.1.1. Kanalen.........................................................................................................266 7.1.2. Basisprincipes bij de inschrijvingen ...............................................................266 7.1.3. Inschrijvingsbewijs ........................................................................................266 Draaiboek ESF-CV 20110211

4

7.1.4. Wanneer (her)inschrijven? ............................................................................277 7.2. UITSCHRIJVEN .......................................................................................................277 7.2.1. Kanalen.........................................................................................................277 7.2.2. Wanneer uitschrijven?...................................................................................288 7.3. ADMINISTRATIEVE FORMALITEITEN ............................................................................30 DEEL 8:

VACATURES .....................................................................................................31

DEEL 9:

BETALINGEN ( 1.2.17 BESTEK ) ......................................................................31

DEEL 10:

BIJLAGEN......................................................................................................32

Bijlage 1: Praktische afspraken Opleidingenmanager ………………………………………….32 Bijlage 2: Privacy ………………………………………………………………………………..…..34


5

DEEL 1: OPDRACHTOMSCHRIJVING (2.4 bestek) In dit draaiboek wordt de titelstructuur van het bestek grotendeels gevolgd. Dit heeft als bedoeling om makkelijker verbanden te kunnen leggen tussen de informatie uit dit document met het bestek. In de inhoudsopgave wordt telkens verwezen naar de overeenkomstige nummering in het bestek.

1.1.

Noot vooraf

Enkel deelnemers die in Vlaanderen of Brussel wonen bij de start van de actie komen in aanmerking voor de ESF-tender. Vooraleer de potentiële cursisten aan de selectie te onderwerpen kan het nuttig zijn na te gaan of:

betrokkene behoort tot een categorie werkzoekende die toegelaten wordt tot de ESF-tender

betrokkene behoort tot een van de 4 prioritaire kansengroepen en tot welke kansengroep

reeds in trajectbegeleiding is of niet en zo ja, bij wie. Het bestek benadrukt immers het belang van de inbedding van competentieversterkende acties in de trajectbegeleiding van de klant. Dus enkel werkzoekenden in trajectbegeleiding kunnen opgenomen worden in deze competentieversterkende acties. Hiertoe dient minstens 2 weken voor de start van de compententieversterking contact genomen te worden met de lokale VDAB.

Voor waar en bij wie u terecht kunt om deze informatie op te vragen verwijzen we naar de afspraken die gemaakt zijn met de lokale VDAB. Indien het werkzoekenden betreft die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wonen zie ook verder bij punt 1.2.3. en punt 1.2.4.

Ook al is het geen verplichting, is het in dit tenderproject noodzakelijk de opleiding niet enkel te registreren maar eveneens te publiceren in Opleidingenmanager. Zo kunnen spontane kandidaturen ontstaan en zijn trajectbegeleiders en doorverwijzers geïnformeerd over het bestaan van deze opleidingsmogelijkheden. Trajectbegeleiders van getenderde trajectbegeleiding moeten hun akkoord geven met de opleidingsactie, door de opleiding aan te vragen in het dossier van de klant. Dit kan enkel als de cursus gepubliceerd staat. Zie ook bijlage 1. Het volledige programma zoals door de aanbieder beschreven in de offerte dient als 1 opleiding geregistreerd te worden. Er kan dus niet gebruik gemaakt worden van aparte onderdelen zoals attitudetraining, sollicitatietraining enz.… Dit betekent dat per finaliteitsopleiding en per aanbieder 1 onwijzigbare opleidingscode (E-code) gebruikt wordt voor de duur van de ESF-tender. De partner die de opleiding verzorgt en de administratie in CVS ervan beheert, dient deze opleiding zelf te registreren en te publiceren in opleidingenmanager. Het uitbestedingsnummer is het nummer dat door de VDAB per perceel werd toegekend. Aansprakelijkheid (bestek punt 2.4.3.1.) Draaiboek ESF-CV 20110211

6

De VDAB is niet aansprakelijk voor de schade die de werkzoekende eventueel veroorzaakt aan de aanbieder of aan derden. De aanbieder en zijn verzekeraar verzaken aan ieder verhaal dat zij tegen de werkzoekende of de VDAB kunnen uitoefenen. De VDAB is verantwoordelijk voor de ongevallenverzekering van de werkzoekenden die bij een derde aanbieder een gegunde actie binnen deze ESF-tender volgen. De polis is ook van toepassing op de kandidaat-cursisten tijdens de profielbepalingen. Een aanbieder sluit voor de werkzoekenden in opleiding best een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. De verzekering tegen burgerlijke aansprakelijkheid kan dezelfde zijn als voor de eigen personeelsleden. Publicitaire verplichtingen (bestek punt 2.14) Zowel de verplichtingen opgelegd door de VDAB als door ESF dienen nageleefd te worden zoals beschreven in het bestek en op de ESF-website.

1.2.

Rekrutering (2.4.2.1 bestek)

1.2.1. Vlaanderen (niet-social-profit) De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor de rekrutering van nieuwe cursisten. Voor de rekrutering kunnen afspraken gemaakt worden met de regionale VDAB. Werkzoekenden kunnen zich ook spontaan kandidaat stellen bijvoorbeeld naar aanleiding van de publicatie van de cursus in Opleidingenmanager. Ook trajectbegeleiders kunnen o.a. via deze weg kandidaten doorverwijzen. Indien een werkzoekende uit een ander gewest (Waals gewest, Duitstalige gemeenschap) een opleiding wenst te volgen, dient de procedure rond interregionale mobiliteit gevolgd te worden. De procedure staat beschreven in de handleiding die u kan terugvinden op de vdab website (http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml)

1.2.2. Vlaanderen (social-profit) De rekrutering van de kandidaten gebeurt in samenwerking met de regionale VDAB.

1.2.3. Brussels Hoofdstedelijk Gewest (niet-social-profit) a) Voor de Brusselse werkzoekenden dient de inbedding in het traject als volgt te gebeuren: Voor elke werkzoekende worden systematisch (verplicht) 2 contactmomenten voorzien bij ACTIRIS (Brusselse tegenhanger van VDAB) met de dienst ‘BegeleidingActief Zoeken naar Werk’ (B-AZW): één vóór de start van de opleiding en één bij afloop van de opleiding. Vóór de start van de opleiding: ORIENTERENDE FASE Minimaal een individueel gesprek met de werkzoekende, waarin volgende aspecten aan bod komen: Beroepsverleden Begeleiding binnen Actiris Draaiboek ESF-CV 20110211

7

Persoonlijkheid Motivatie Elementen die kunnen bijdragen tot labeling doelgroep Eventueel aangevuld met een of meerdere psychotechnische testen indien relevant. Terugkoppeling van de resultaten van deze oriënterende fase naar de inrichter van de opleiding: uitgebreide mondelinge toelichting tijdens vergadering + beknopte schriftelijk feedback. Eindbeslissing met betrekking tot deelname van de werkzoekende aan de opleidingsactie: advies van Actiris is doorslaggevend. Voor het tweede gesprek, bij afloop van de opleiding, zie punt 1.4.2.2. ‘Bij einde van de opleiding’. De aanbieder moet voor iedere inwoner van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest tijdig een afspraak maken met de dienst “Begeleiding – actief zoeken naar werk” (B-AZW) van Actiris. Dit gebeurt via Rina Panchasara ([email protected]). Pas wanneer deze dienst zijn fiat geeft, zal de betrokken cursist gefinancierd worden. OPMERKINGEN IVM LABELING DOELGROEPEN: NWP-partners (Netwerk voor Plaatselijke Werkgelegenheidsplatforms) kunnen zelf bepaalde aanduidingen in het dossier van de werkzoekende in functie van de labeling nagaan. Niet-NWP-partners kunnen dit navragen via de dienst B-AZW Rina Panchasara - tel 02/505.15.11 - [email protected]. OPGELET! Actiris hanteert geen ‘allochtoon-label’ in de dossiers van de werkzoekende. Bij overdracht van het Brussels werkzoekendendossier naar het Cliëntvolgsysteem van VDAB labelt CVS als allochtoon: iedereen die een nationaliteit of een herkomst heeft die niet behoort tot de verzameling van de EU-landen (27) + IJsland, Noorwegen, Lichtenstein en Zwitserland. De herkomst wordt bepaald aan de hand van de historiek van nationaliteiten uit de kruispuntdatabank. Gezien de koppeling met de kruispuntdatabank noodzakelijk is, betekent dit dat het een 3-tal weken kan duren vooraleer de labeling in het dossier in orde is. b) De toeleiding van Brusselse werkzoekenden kan in samenwerking met ACTIRIS op 2 manieren: COLLECTIEF Er is de mogelijkheid tot het organiseren van infosessies. Werkzoekenden met het Nederlands als taalrol worden op basis van een aantal parameters geselecteerd in de databank werkzoekenden en uitgenodigd voor een collectieve infosessie. Neem hiertoe contact met Viviane De Backer ([email protected]). INDIVIDUEEL ACTIRIS-consulenten kunnen werkzoekenden in begeleiding doorverwijzen naar opleidingen die passen in het kader van zijn beroepsobjectief en –project. De Draaiboek ESF-CV 20110211

8

consulenten kunnen zowel Nederlandstalige werkzoekenden als werkzoekenden met voldoende kennis Nederlands informeren over compentieversterkende mogelijkheden. Info over opleidingen is te bezorgen aan: Rina Panchasara - [email protected] Jessica Schouwenaars – [email protected] Deze personen verspreiden de info binnen ACTIRIS. Indien beschikbaar kan ook info bezorgd worden in beide landstalen (dit vergemakkelijkt de verspreiding naar Franstalige consulenten). Ook voor de Brusselse werkzoekenden blijft de aanbieder zelf verantwoordelijk voor de toeleiding.

1.2.4. Brussels Hoofdstedelijk Gewest (social-profit) De rekrutering van de kandidaten gebeurt in samenwerking met de regionale VDAB. Zie verder punt 1.1.3.2. NOOT: BIJ GEBRUIK PUBLICATIES ZOALS FOLDERS, ADVERTENTIES, AFFICHES,… HOUDT REKENING MET DE PUBLICITAIRE VERPLICHTINGEN (bestek punt 2.14 PUBLICITEIT)

1.3.

VÓÓR de start van de opleiding (inzagerecht)

De acties worden verplicht geregistreerd in het Cliëntvolgsysteem (CVS). Hiertoe moet de aanbieder inzagerecht krijgen in het dossier van de werkzoekende. Gezien de wet op de privacy dient de werkzoekende zijn akkoord te verlenen. De trajectbegeleider van de werkzoekende oordeelt of de actie past in het traject van de kandidaat cursist. Indien de werkzoekende in begeleiding is bij een VDAB-consulent zal deze zijn akkoord betuigen door inzagerecht te verlenen aan de opleidingsverstrekker. Indien de kandidaat cursist in een getenderde trajectbegeleiding is (dus bij een door VDAB erkende derde) betuigt deze zijn akkoord door de opleidingsactie op aanvraag te zetten in het dossier van de werkzoekende en door inzagerecht aan te vragen bij de VDAB. In het laatste geval zet de opleidingsaanbieder bij start van de opleiding de aanvraag op bezig. De procedure voor het overmaken van de documenten voor inzagerecht verschilt al naar gelang de regio. Zie hiervoor de regionale werkafspraken met de VDAB. De werkwijze vindt u in het bestek bij punt 2.7.3. Inzageverlening - 2.7.3.2. Competentieversterking: 2.7.3.2.1. Werkwijze voor de aanbieders die werken met werkzoekenden die in Vlaanderen wonen 2.7.3.2.2. Werkwijze voor niet-Brusselse aanbieders die werken met Nederlandstalige Brusselse werkzoekenden 2.7.3.2.3. Werkwijze voor Brusselse aanbieders met toegang tot IBIS (het informaticasysteem van ACTIRIS) 2.7.3.2.4. Werkwijze voor Brusselse aanbieders die nog geen toegang hebben tot IBIS (het informaticasysteem van ACTIRIS) Zie ook ‘Toegang tot het klantendossier’ http://partners.vdab.be/cvs/cvs_klanttoegang.shtml


9

1.4.

Bij de start en verloop van de opleiding

1.4.1. CVS-registratie De competentieversterkende actie moet geregistreerd worden in CVS via ‘stappen naar werk’ – ‘Opleiding starten’ of op ‘bezig’ zetten. Deze stap (opleiding) omvat alle modules zoals opgegeven in de offerte die deel uitmaken van de competentieversterkende actie. Dit wil zeggen dat er geen aparte registraties zijn voor ‘persoonsgerichte vorming’, ‘sollicitatietraining’ enzovoorts. Verder moet de opleidingsovereenkomst bij de start van de opleidingen vanuit CVS afgedrukt, ondertekend en aan de deelnemer bezorgd worden. Ook bij de start van eventuele stages wordt de stageovereenkomst vanuit CVS afgedrukt. De aanwezigheden worden tijdig geregistreerd via het veld ‘prestaties registreren’. De deelnemer krijgt het maandelijkse aanwezigheidsattest (C98) en het attest einde opleiding (C91). Beide attesten zijn in CVS beschikbaar. Handleidingen voor registratie van acties ( Handleiding opleiding, handleiding prestaties, Handleiding stages) te vinden op http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml De wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992 is van toepassing op de registraties in CVS maar ook op alle persoonsgegevens, onder welke vorm dan ook, die door de aanbieders worden verzameld en bijgehouden. De aanbieder dient de werkzoekende te informeren indien deze laatste persoonlijke gegevens registreert in eigen databestanden. Zie bijlage 2 voor meer informatie i.v.m. privacy.

1.4.2. Medisch onderzoek a) Soorten risico’s en gedifferentieerde aanpak Vanuit de welzijnswet heeft VDAB een aantal zaken geconcretiseerd (aanvankelijk ifv aanpak voor eigen personeel en cursisten). Niet elke opleiding kan op dezelfde wijze worden aangepakt: er is speciale aandacht vereist bij opleidingen die te maken hebben met voeding, met heffen/ tillen en gebruik van machines, bij veiligheidsfuncties. Het betreft hier een eerder kort lijstje: zie document “Werkpostenrooster met prioriteit”. Voor dergelijke opleidingen is een MO absoluut vereist vóór de blootstelling aan het risico. Voor andere opleidingen is ook een MO vereist, maar de regelgeving bepaalt dat de MO’en dienen uitgevoerd uiterlijk binnen de 30 dagen vanaf de start van de opleiding. Het gaat hier om alle opleidingen uit het uitgebreide “Algemeen Werkpostenrooster cursisten” (maar die niet voorkomen op het ‘prioritaire werkpostenrooster’). Uiteraard dienen cursisten steeds vóór het beëindigen van de opleiding in orde te zijn met de vereiste onderzoeken. Het kan dus voorkomen dat een cursist start vooraleer medisch gekeurd te zijn. Wanneer een cursist na de start van de opleiding medisch ongeschikt bevonden wordt, dan is dit voor het Tenderteam in principe een doorslaggevend argument om de klant uit de tender te halen. Eens uit de tender gehaald kan een andere cursist voor de financiering meetellen.


10

b) Analyse van het voorziene opleidingsaanbod VDAB wenst de inzet van Medische Onderzoeken voor kandidaat-cursisten consequent en gestructureerd te laten verlopen. Hiertoe is voor elke opleiding een analyse nodig van de veiligheidsrisico’s die ermee gepaard gaan. De vragenlijst “Werkpostfiche opleiding of stage RAWPF” is hiertoe een hulpmiddel. VDAB zal, op basis van de aangeleverde informatie, adviseren welke praktische werkwijze best gehanteerd wordt om de aanvragen van onderzoeken vlot en correct te laten verlopen. Doel van een oriënterend opleidingsonderdeel of oriënterende stage. VDAB wil geen MO organiseren voor klanten voor wie nog niet uitgemaakt is of zij wel in een of andere finaliteit zullen opgeleid worden. In de praktijk is de finaliteit niet altijd gekend vóór de start van de opleiding, bijvoorbeeld in de B0 of “generalistische” percelen of in percelen met maatwerk. Het komt er dan op neer om erover te waken dat de cursisten in de oriënterende fase van de CV niet aan risico’s uit de prioritaire lijst blootgesteld worden. Concrete werkwijze staat beschreven onder “Veiligheidsrisico's voorafgaand aan bepaling finaliteiten”. Van zodra de finaliteit vast ligt, dient het MO asap te worden uitgevoerd. Voor klanten die dan medisch ongeschikt zouden worden bevonden, dient in de eerste plaats binnen de opgestarte CV naar een andere, beter passende finaliteit te worden gezocht. Maatwerk en stages in bedrijven Wanneer het opleidingsaanbod uit verschillende optionele modules en/of stages bestaat, kan het zijn dat per onderdeel een afzonderlijke analyse nodig is. Dit is zo in het geval cursisten maatwerk krijgen en dus heel verschillende taken krijgen of met geheel andere risicosituaties geconfronteerd worden. Zo is de situatie doorgaans per stagebedrijf en bovendien afhankelijk van de taken die een bepaalde cursist tijdens zijn stage uitvoert. Een nieuwe of bijkomende risicoanalyse, inclusief taken en duur van het opleidingsonderdeel, worden liefst per mail aan de projectmedewerker van het Tenderteam bezorgd (Kopie naar [email protected]). Ook hier zal VDAB adviseren welke werkwijze en/of MO dient gebruikt te worden. c) Planning aantallen en concrete aanvragen voor MO Eens (na punt 2) duidelijk is voor welke opleiding, een medisch onderzoek is vereist, kan de aanbieder in overleg met de regionale VDAB (contactpersoon voor aanvragen MO) een realistische planning opzetten. Stap 1: LT-inschatting van aantallen De aanbieder geeft asap en minstens 3 maanden op voorhand een inschatting van de nodige aantallen MO door ifv de geraamde rekrutering. In deze fase is er in principe geen beperking van het beschikbare potentieel ifv ESF-T CV. VDAB bestelt voor onze aanbieders per maand de nodige halve dagen bij de arbeidsgeneesheer. De data voor deze (halve) dagen zijn lang van op voorhand gekend. Stap 2: KT, namen cursisten en aard onderzoek Binnen de afgesproken aantallen geeft de partner 14 dagen vóór de ingeplande dagen, de namen van de cursisten en de betrokken opleiding/risico’s door. Wanneer op dat moment blijkt dat de ingeplande aantallen voor die maand niet helemaal opgebruikt worden, kan VDAB de afspraken met de arbeidsgeneesheer nog bijsturen.


11

d) Doel van een oriënterend opleidingsonderdeel of oriënterende stage. VDAB wil geen MO organiseren voor klanten voor wie nog niet uitgemaakt is of zij wel in een of andere finaliteit zullen opgeleid worden. In de praktijk is de finaliteit niet altijd gekend vóór de start van de opleiding, bijvoorbeeld in de B0 of “generalistische” percelen of in percelen met maatwerk. Het komt er dan op neer om erover te waken dat de cursisten in de oriënterende fase van de CV niet aan risico’s uit de prioritaire lijst blootgesteld worden. Concrete werkwijze staat beschreven onder “Veiligheidsrisico's voorafgaand aan bepaling finaliteiten”. Van zodra de finaliteit vast ligt, dient het MO asap te worden uitgevoerd. Voor klanten die dan medisch ongeschikt zouden worden bevonden, dient in de eerste plaats binnen de opgestarte CV naar een andere, beter passende finaliteit te worden gezocht.

e) Samengevat: MO ifv ESF-T CV VDAB (IDPB) analyseert risico’s voor het opleidingsaanbod op basis van een uitgewerkt opleidingsprogramma (inhoud & tijdsduur) en de “werkpostfiche opleiding of stage”. Hierdoor kan elke opleiding afzonderlijk en adequaat opgevolgd worden ifv aanvragen MO. Het WP-rooster is een leidraad ter toetsing. MO wordt enkel aangevraagd ifv de definitief gekozen finaliteit. Streefdoel blijft dat een verplicht MO vóór start de CV plaats vindt. Door een LT-planning en KT-invulling van aanvragen voor MO moet wachttijden kunnen vermeden worden. Let op! Medische geschiktheid voor het volgen van een opleiding biedt geen waterdichte garantie ifv medische geschiktheid voor het uitvoeren van de job die daaruit volgt. De risico’s en de mate waarmee iemand ermee wordt geconfronteerd kunnen verschillend zijn voor enerzijds de opleiding en anderzijds de job. Het verplicht MO ifv een opleiding houdt enkel rekening met de risico’s verbonden aan de opleiding. VDAB verzorgt in principe ook die MO’en die nodig zijn ifv een specifieke stageplaats (stage-inhoud, duurtijd en werkpostfiche dienen ingevuld).

1.5.

Bij einde opleiding

De cursisten die de opleiding met succes beëindigen ontvangen een getuigschrift van de aanbieder (punt 2.12 bestek). Houdt rekening met de publicitaire verplichtingen (bestek punt 2.14 publiciteit)

1.5.1. Communicatie na opleiding a) Cursisten die in Vlaanderen wonen Na een opleiding dient een werkzoekendendossier correct weer te geven welke competenties de klant verworven heeft tijdens de opleiding. Zo kan de wekelijkse automatische matching, verwijzingen op vacatures en de trajectbegeleiding beter afgestemd worden op de capaciteiten van de klant.


12

In de loop van de laatste maanden van de opleiding, ten laatste binnen de maand na het beëindigen van de opleiding, dienen de competenties aangepast te zijn in het werkzoekendendossier. De competenties dienen door de opleidingsverstrekker zelf aangepast. De ‘Handleiding aanpassing van competenties na opleiding/screening is te vinden op: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml b) Cursisten die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wonen i.

Communicatie van de resultaten van de opleiding bezorgt u aan de dienst B-AZW. Concrete afspraken hieromtrent kunnen verschillen van partner tot partner (schriftelijk, mondeling, gesprek met de werkzoekende en/of info rond CBP voor de verdere begeleiding…). De werkzoekenden kunnen ook verder begeleid en opgevolgd worden door de diensten van Actiris.

ii.

Aanpassen beroepencode na de opleiding: De werkzoekende kan zijn beroepscode zelf aanpassen via ‘mijn Actiris’ Voor NWP-partners: de resultaten worden via het netwerk doorgegeven aan Actiris en de beroepencode wordt op die manier automatisch aangepast in het dossier van de werkzoekende Voor niet- NWP-partners: B-AZW kan zorgen voor de aanpassing van de beroepencode

1.5.2. Vroegtijdige beëindiging van de opleidingsovereenkomst (bestek punt 2.4.3.3.) De cursist kan de opleidingsovereenkomst zonder opzegging beëindigen bij het vinden van een job. De aanbieder kan de overeenkomst in samenspraak met de trajectbegeleider van de cursist beëindigen: zonder opzegging, indien de cursist valse stukken of verklaringen gebruikte om toegelaten te worden tot de actie; (zie ook punt 6 Medewerking van de werkzoekende) zonder opzegging, indien de cursist ernstig tekort komt aan verplichtingen beschreven in de rechten en plichten van de werkzoekende; (zie ook punt 6 Medewerking van de werkzoekende) mits een opzegging van 7 kalenderdagen, als de cursist niet geschikt is om met goed gevolg de actie te doorlopen; zonder opzegging, indien schorsing van de overeenkomst - ingevolge ziekte of ongeval - een dusdanige duur bereikt dat de re-integratie van de cursist in de actie niet zonder moeilijkheden kan gebeuren.


13

DEEL 2: CURSISTENVOORDELEN (zie ook handleiding cursistenvergoedingen http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml)

2.1. Kosteloosheid van de begeleiding en de opleiding (bestek punt 2.4.3.2) Het volgen van competentieversterkende acties is kosteloos voor de werkzoekenden, d.w.z. dat onder geen enkele voorwaarde aan de werkzoekende enige financiële tussenkomst mag worden gevraagd. Dit houdt in dat de aanbieder de nodige gereedschappen, materialen en hulpmiddelen ter beschikking stelt van de cursist. Bij specifieke trajectacties zoals vaktechnische opleidingen heeft de werkzoekende, voor zover voldaan aan de voorwaarden, recht op dezelfde vergoedingen als VDAB cursisten. Deze vergoedingen zijn ten laste van de VDAB. De aanbieder is ervoor verantwoordelijk dat deze acties degelijk en onmiddellijk ingevoerd worden in CVS zodat de rechthebbenden tijdig de vergoedingen uitbetaald krijgen.

2.1.1. Verplaatsingsvergoeding De kosten voor de verplaatsing naar het opleidingscentrum en de stageplaats vormen voor sommige werkzoekenden een struikelblok voor deelname aan een opleiding. De VDAB wil met de nieuwe regeling een vergoeding aanbieden die de effectief gemaakte kost volledig dekt. De werkzoekende in opleiding kan kiezen tussen een gratis busabonnement van De Lijn of een forfaitaire vergoeding van 0,15 euro per kilometer ongeacht het vervoermiddel en vanaf de eerste kilometer. Voor Lijnabonnementen geldt dat er in eerste instantie een maandabonnement wordt toegekend. Dit maandabonnement kan naargelang de noodzaak verlengd worden met een abonnement van één, drie of twaalf maanden. De duur van het tweede abonnement wordt bepaald door de voorziene resterende duur van de opleiding. Het Lijnabonnement kan volgens de gangbare procedure aangevraagd worden in CVS. Zie ook: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/CVS-handleidingDeLijn.doc

2.1.2. Kinderopvangvergoeding Uit onderzoek blijkt dat werkzoekenden met (jonge) kinderen minder deelnemen aan een opleiding. Voor deze werkzoekenden weegt de kost voor kinderopvang te zwaar tijdens de opleidingsperiode. Daarom zal de VDAB vanaf 1 januari 2008 de werkelijk gemaakte kosten voor kinderopvang terugbetalen. Werkzoekenden in opleiding krijgen de reële kosten voor voltijdse kinderopvang terugbetaald tot de kinderen naar school kunnen gaan. Voor schoolgaande kinderen in het kleuter- en basisonderwijs worden de kosten voor buitenschoolse kinderopvang vergoed. De gemaakte kosten moeten bewezen worden aan de hand van een onkostennota. De opvang moet gebeuren in een erkende instelling.


14

2.1.3. De 1 euro-stimulanspremie Met de stimulanspremie wil de VDAB de meeste kwetsbare doelgroepen een extra vergoeding geven om ze te stimuleren deel te nemen aan een opleiding en zo hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Volgende werkzoekenden komen hiervoor in aanmerking: uitkeringsgerechtigde werklozen die bij de start van de opleiding meer dan één jaar ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende met personen ten laste; leefloongerechtigden met personen ten laste; rechthebbenden op steunverlening met personen ten laste; niet-werkende werkzoekenden met een arbeidshandicap die een inkomensvervangende tegemoetkoming ontvangen met personen ten laste; niet-werkende werkzoekenden met een arbeidshandicap die een invaliditeitsuitkering ontvangen met personen ten laste. De stimulanspremie wordt toegekend voor opleidingen die: minstens 24 uren per week bedragen; de totale opleidingsduur bedraagt minstens 150 uur. De werkzoekende moet aan de hand van een attest van de RVA, het OCMW, de FOD Sociale Zekerheid of de instelling die instaat voor de betaling van de invaliditeitsuitkering bewijzen dat hij / zij tot één van deze categorieën behoort. De aanbieder dient deze attesten te bewaren bij zijn cursistenadministratie. Voor registratie hiervan zie “Handleiding cursistenvergoedingen” http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml)

2.1.4. Reductie op een treinticket om te gaan solliciteren Niet werkende werkzoekenden die gaan solliciteren, kunnen een reductie op een treinticket bekomen. Voor welke vacatures? De werkzoekende kan een reductie op een treinticket bekomen wanneer hij/zij: -

ingaat op een vacature verspreid via de vacaturebank van de VDAB;

-

ingaat op een vacature die hij zelf gevonden heeft via krant, tijdschrift of internet;

-

zich met een uitnodigingsbrief voor een examen van Selor aanbiedt;

-

een proef gaat afleggen voor een openbaar bestuur of zich moet aanmelden voor vacatures van een wervings- of selectiekantoor/interim-kantoor en zich met de trein verplaatst.

Praktische werkwijze De werkzoekende dient dit ticket af te halen bij VDAB, maar moet wel een uitnodigingsbrief met concrete afspraak (eventueel aangevuld met het vacaturenummer als het over een VDAB vacature gaat) kunnen voorleggen. Draaiboek ESF-CV 20110211

15

De werkzoekende gaat bij VDAB langs en krijgt een reductieattest mee, dit bestaat uit twee luiken. Eén attest van de twee wordt afgegeven aan de loketbediende van de NMBS. Op basis van dit attest bekomt de niet-werkende werkzoekende het treinticket. De nietwerkende werkzoekende betaalt 1 euro voor een enkele reis en 2 euro voor een heen- en terugreis 2de klas. Het tweede attest moet de niet-werkende werkzoekende meenemen tijdens de treinreis en moet getoond worden op elk verzoek van de treinbegeleider samen met het treinticket. Het treinticket is geldig gedurende één kalenderdag. De reis moet beëindigd zijn voor de nachtelijke onderbreking van de treindienst.


16

DEEL 3: MONITORING EN RAPPORTERING 3.1. Algemeen De monitoring van het project ESF-tendering competentieversterking geschiedt op basis van de CVS-gegevens, maar ook op basis van gegevens die door de aanbieder zelf bijgehouden dienen te worden. De CVS-invoer geeft aan de opdrachtgever (VDAB) enerzijds voldoende informatie betreffende de werkzoekende zelf en anderzijds een zicht op het verloop van de uit te voeren en uitgevoerde acties. Er is m.b.t. deze gegevens geen eigen, noch ander registratiesysteem vereist of nodig. De CVS-registratie laat de VDAB toe eenduidig te rapporteren over het aantal werkzoekenden dat gevat wordt door deze tendering en over de bereikte resultaten. De aan- en afwezigheden van de gevolgde acties dienen te worden geregistreerd inclusief reden van afwezigheid en bewijsstukken van zowel de klant als de instructeur (zowel voor de aanbieder als voor diens onderaannemers). Het bewijs van aanwezigheid wordt geleverd door een handtekening van de klant.

3.2. Rapporten voor de aanbieder Maandelijks zal de VDAB monitoringstabellen ter beschikking stellen van de penhouder. Deze tabellen zijn de weerspiegeling van de CVS-registraties. Het is dus belangrijk dat de registraties tijdig en correct gebeuren. De aanbieder (penhouder) krijgt maandelijks per project (gedefinieerd door het uitbestedingsnummer) volgende gegevens gerapporteerd: • • • • • •

Gunningsjaar: kalenderjaar van de opgestarte opleidingen. Klantgegevens: naam+voornaam klant / rijksregisternummer / klantnummer Kansengroepen: arbeidsgehandicapt / kortgeschoold / allochtoon / oudere Gegevens over de competentieversterking: omschrijving / opleidingscode / startdatum opleiding / einddatum opleiding / toestandscode opleidingslijn / aantal opleidingsuren / minimumduur / naam opleidingsverstrekker / OE uitvoerder Uitstroomresultaat (meting positief of negatief) Financiële gegevens: aantal schijven inspanningsfinanciering / recht op resultaatsfinanciering

3.3. Kwalitatieve monitoring Dit is het geheel van activiteiten voor de opvolging van een kwaliteitvolle dienstverlening. Ook de opvolging van de administratieve verplichtingen behoort tot de kwalitatieve monitoring.


17

3.3.1. Monitoringbezoek De projectmedewerker van het Tenderteam zal op geregelde tijdstippen de aanbieders bezoeken om samen met hen een aantal items te bespreken die van belang zijn bij de uitvoering van de opdracht. De opvolging kan ook gedeeltelijk bestaan uit telefonische en/of schriftelijke ondersteuning aan de uitvoerders. De kwalitatieve monitoring heeft tot doel na te gaan in welke mate de effectieve realisatie van het project beantwoordt aan de engagementen en praktische afspraken aangegaan voor dit project. Deze bezoeken worden steeds op voorhand aangekondigd met een opgave van de items en klantendossiers die zullen besproken worden.

3.3.2. Periodieke controle van de CVS-registraties Op regelmatige tijdstippen worden onregelmatigheden in de CVS-registraties gemeld aan de aanbieder. Rapportering: De bevindingen van de monitoring worden teruggekoppeld naar de aanbieder en verder besproken.


18

DEEL 4: ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN (ZIE BESTEK 2.5 EN 2.7.2) 4.1.

Onderliggende registraties van de CVS-invoer

Zowel voor de VDAB (o.a. de facturatie, betaling van premies e.d.) als voor het ESFAgentschap en diens diverse controle-instanties moeten de in CVS ingevoerde gegevens steeds aantoonbaar zijn door onderliggende registraties die de effectieve aanwezigheid van de persoon in begeleiding of opleiding en diens begeleider en/of opleider aantonen. In concreto betekent dit dat voor de competentieversterkende acties moet aangetoond worden dat de cursisten de acties effectief hebben bijgewoond en dat de lesgevers effectief aan de in CVS geregistreerde cursisten opleiding hebben verstrekt. Dit wil zeggen: De aan- en afwezigheidsregistratie (inclusief reden van afwezigheid en bewijsstukken) van -de persoon in opleiding. Dit is ook van belang met betrekking tot de invoer in CVS van de cursistenprestaties en voorziene vergoedingen: van de ingevoerde uren, verplaatsingskosten, … dient er een bewijsstuk te zijn -diens opleider of lesgever, met specificatie van de effectieve inzet voor deze opdracht. Een getekende overeenkomst tussen de aanbieder en de klant met de wederzijdse engagementen (opleidingsovereenkomst, stageovereenkomst, …) Een individueel dossier per klant dat bewijst dat de acties effectief werden uitgevoerd conform bovenvermelde overeenkomst. Vanaf 1 januari 2011 dienen alle aan- en afwezigheden tijdens VDAB-erkende opleidingen verplicht genoteerd te worden op standaardaanwezigheidslijsten. Deze standaardaanwezigheidslijsten zijn beschikbaar op de CVS-handleidingenpagina: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/Handleiding%20Aanwezigheidslijsten%20voor%20c ursisten.doc De wijze van bewijsvoering hieromtrent is de verantwoordelijkheid van de aanbieder.

4.2.

Archivering van documenten

De bewaarduur van de stukken loopt tot drie jaar na de laatste betaling van de EC aan de vzw ESF-Agentschap voor het programma 2007-2013. Momenteel wordt deze termijn ingeschat tot eind 2021. Te archiveren documenten ikv uitbesteding: interne klachten (alle documenten dienaangaande) klachtenprocedure bewijzen van aangetekende zending naar de werkzoekenden alle attesten afgeleverd door de werkzoekende


19

opleidingsovereenkomsten zowel bij partners als bij de onderaannemer-uitvoerder voltooiingsstagecontracten zowel bij partners als bij de onderaannemer-uitvoerder alterneringsstagecontracten zowel bij partners als bij de onderaannemer-uitvoerder aanwezigheidslijsten zowel bij partners als bij de onderaannemer-uitvoerder document voor sociale prestaties zowel bij partners als bij de onderaannemeruitvoerder documenten, verslagen, ... trajectbegeleiding en/of opleiding (indien een eigen registratiesysteem) financiële documenten (creditnota's, facturen, schuldbevestingsstaten...) tav de VDAB screeningsrapporten (psychologische onderzoeken,..) contract CVS voor erkende promotoren


20

DEEL 5: MEDEWERKING VAN DE WERKZOEKENDE EN TRANSMISSIE (2.6 bestek) 5.1.

Transmissie

Zoals aangegeven in het bestek dient de VDAB ingevolge de samenwerkingsovereenkomst van 30/04/2004 uitwisseling van gegevens (=transmissie) te doen naar de RVA. De aanbieder kan zelf geen informatie over zijn klant aan de RVA overmaken. Hij kan wel vragen aan de VDAB om een klant uit te nodigen met het oog op mogelijke transmissie. Indien de VDAB, op vraag van de aanbieder, bemiddelend optreedt, heeft dit geen invloed op het moment waarop het traject wordt afgesloten. Het wettelijke kader van RVA bepaalt volgende redenen waarvoor RVA een werkzoekende kan sanctioneren: 1. niet ingaan op een uitnodiging 2. weigeren van een werkaanbod of passende dienstbetrekking (werkweigering) 3. weigering ondertekenen van de trajectovereenkomst (nvt binnen competentieversterking) 4. weigering uitvoering trajectovereenkomst (nvt binnen competentieversterking) 5. weigering beroepsopleiding 6. stopzetting beroepsopleiding 7. weigering positieve medewerking Bij iedere transmissie moet door de VDAB vermeld worden waarom de RVA zou moeten sanctioneren en naar aanleiding van welke actie. Het is daarom belangrijk dat de aanbieder de nodige documenten bijhoudt om eventueel aan de VDAB te bezorgen ingeval de transmissieprocedure opgestart wordt.

5.1.1. Niet ingaan op een uitnodiging Hiermee wordt bedoeld iedere afspraak die als doel heeft de werkzoekende te helpen bij zijn (her)inschakeling op de arbeidsmarkt of voor de verbetering van zijn beroepskwalificatie door opleiding. Als de werkzoekende per brief wordt uitgenodigd dient deze volgende clausule te vermelden: “als u een uitkering ontvangt of in wachttijd bent, dan bent u verplicht op deze uitnodiging in te gaan. Zoniet kan uw recht op een uitkering in het gedrang komen” Indien de werkzoekende niet reageert op een uitnodiging moet eerst nagegaan worden: - of betrokkene nog werkloos was (via nakijken van het dossier) op de dag van de afspraak - of het adres van de werkzoekende intussen niet gewijzigd is (navragen bij VDAB) Er wordt via een telefonisch contact gepeild naar de reden voor het niet opdagen en eventueel wordt een nieuwe afspraak gemaakt. Als de werkzoekende niet reageert kan een verwittiging gestuurd worden i.v.m. zijn afwezigheid. Deze “kennisgeving van afwezigheid” gebeurt aangetekend en ondertekend door de trajectbegeleider.


21

Indien de werkzoekende geen gevolg geeft aan de aangetekende verwittiging of een ongeldige reden aanvoert voor laattijdigheid of afwezigheid kan aan de VDAB gevraagd worden de transmissieprocedure op te starten. Bij een aangetekende brief krijgt de werkzoekende 18 kalenderdagen de kans om te reageren. Indien de uitnodiging of aangetekende brief terugkomt (retourpost) wegens verkeerd adres kan dit ook gemeld worden aan de VDAB die hiervoor een apart document (A9 RTP) naar de RVA gebruikt. Het is dus belangrijk dat de aanbieder de retourenveloppe bijhoudt. Hierna wordt een overzicht toegevoegd met de “geldige redenen voor niet-aanmelding bij een uitnodiging” a) Geldige redenen met attest Voor volgende redenen moet de werkzoekende een attest voorleggen: ziekte; de redenen van het zogenaamd “klein verlet” (huwelijk, geboorte, overlijden binnen de familie); verlof op datum van uitnodiging (controleerbaar op stempelkaart); redenen zoals omschreven in de CAO nr.45 van 19-12-1989 houdende de invoering van een verlof om dwingende reden (ziekte, ongeval of hospitalisatie van echtgenoot, ascendant of descendant, ernstige materiële beschadiging van de bezittingen door brand of natuurramp, bevel tot verschijning als partij in een rechtzitting); aanvraag RVA-vrijstelling van inschrijving als werkzoekende aangevraagd (bijv. studeren (cat.97), leeftijd (cat.95), vrijstelling sociale en familiale redenen (cat.96). aanvraag tot RVA-vrijstelling om als zelfstandige te beginnen tewerkstelling in de toekomst: getekend arbeidscontract voorleggen b) Andere geldige redenen zonder attest Voor deze redenen moet de werkzoekende geen attest voorleggen: andere sollicitatie(s) naar aanleiding van een verwijzing op de afspraakdag; indien er een tijdsverloop is van minder dan 2 dagen tussen de ontvangst van de uitnodiging en het initiatief (om regeling kinderopvang e.d. mogelijk te maken); indien er een tijdsverloop van 2 dagen of minder is tussen de datum van verzending en het initiatief; verschillende uitnodigingen op dezelfde dag; werkt deeltijds en voorgesteld afspraakmoment past niet ingevolge werkschema; Alle redenen die een werkzoekende aanhaalt, en die niet in deze lijst opgenomen zijn, worden als ongeldig beschouwd!

5.1.2. Weigeren van een werkaanbod of passende dienstbetrekking1 Principe: elke werkzoekende is verplicht in te gaan op een passend jobaanbod. Een passende werkaanbieding is niet beperkt tot de vacatures die de VDAB zelf beheert maar omvat alle gepubliceerde vacatures uit de VDAB-databank; 1

Op http://www.rva.fgov.be/ staat beschreven hoe RVA een ‘passende dienstbetrekking’ definieert en toepast. Draaiboek ESF-CV 20110211

22

Volgende gevallen kunnen zich voordoen: de werkzoekende weigert een passende werkaanbieding en de trajectbegeleider oordeelt dat de aangehaalde reden niet geldig is; niet aangeboden bij een werkgever: de werkzoekende krijgt tijdens een bemiddelingsgesprek een werkaanbieding die hij aanvaardt, maar hij biedt zich niet aan bij de werkgever; de trajectbegeleider nodigt klant uit om te praten over de nietaanmelding; indien de trajectbegeleider oordeelt dat de werkzoekende geen geldige reden opgeeft, kan hij de VDAB daarvan in kennis stellen bij een werkgever: de werkzoekende krijgt tijdens een bemiddelingsgesprek een werkaanbieding die hij aanvaardt. Hij biedt zich aan bij de werkgever en wordt niet aanvaard om redenen die te wijten zijn aan de werkzoekende. De trajectbegeleider nodigt klant uit om te praten over de reden van de niet-aanvaarding; indien de trajectbegeleider oordeelt dat de werkzoekende geen geldige reden opgeeft, kan hij de VDAB daarvan in kennis stellen

5.1.3. Weigering ondertekenen van trajectovereenkomst De werkzoekende weigert de voorgelegde trajectovereenkomst te ondertekenen; In de trajectovereenkomst moeten alle verschillende acties en stappen vermeld zijn die belangrijk zijn voor de activering van de werkzoekende; alle gewenste acties (zowel arbeidsmarktgerelateerde als niet arbeidsmarktgerelateerde) moeten opgenomen worden en gemotiveerd zijn. Een kopie van de overeenkomst moet aan de VDAB overgemaakt worden.

5.1.4. Weigering uitvoering trajectovereenkomst De werkzoekende wil één of meerdere stappen uit de trajectovereenkomst niet uitvoeren; Alle gewenste acties moeten opgenomen worden en gemotiveerd zijn. Objectieve feiten over de niet-uitvoering moeten opgesomd worden. Geef een duidelijk overzicht van de stappen die reeds uitgevoerd werden en welke stappen de werkzoekende nog moet of weigert uit te voeren; Alleen de stappen die opgenomen zijn in de trajectovereenkomst en niet uitgevoerd worden kunnen aanleiding geven tot transmissie; als er nieuwe acties moeten worden toegevoegd wordt er een update van de trajectovereenkomst gemaakt.

5.1.5. Weigering beroepsopleiding. Principe: als een klant zich engageert voor het volgen van een opleiding en bereid is de selectieprocedure te doorlopen, maar alsnog afzegt met een ongeldige reden of niet reageert op een brief, kan transmissie ontstaan. Geldige redenen bij weigering aanvatten opleiding: werkt deeltijds. is verhuisd en de opleidingsplaats is voor hem niet/moeilijk bereikbaar. In dit geval wordt een andere opleidingsplaats gezocht.


23

5.1.6. Stopzetting beroepsopleiding Principe: als de klant de opleiding stopzet wegens ongeldige reden of als de opleidingsverstrekker de opleiding wegens orde en tucht (na 2 verwittigingen) stopzet. Het betreft zowel beroepsgerichte opleidingen als persoonsgerichte vorming en sollicitatietraining, …. Bij stopzetting wegens orde en tucht worden voorafgaandelijk twee verwittigingbrieven opgemaakt. Het is belangrijk dat de registratie in CVS van de opleidingslijnen correct gebeurt: -

stopzetting wegens ongeldige reden: stopzetting door klant, de reden wordt ook ingevuld op de C91

-

stopzetting wegens orde en tucht: de reden wordt aangevuld op de C91.

Geldige redenen bij stopzetting opleiding: de cursist heeft werk gevonden. tewerkstelling: de cursist mag pas met de opleiding stoppen als hij een ondertekend contract kan voorleggen. de cursist heeft tijdelijk werk gevonden: in samenspraak met de opleidingsverantwoordelijke wordt beslist of deze baan combineerbaar is met het opleidingsregime. de cursist begint daadwerkelijk met een zelfstandige activiteit. medische ongeschiktheid: de cursist moet onmiddellijk een medisch attest opsturen en bereid zijn zich te laten onderzoeken door een door de VDAB aangeduide dokter. De opleidingsverantwoordelijke bepaalt o.a. op basis van de duurtijd van de medische ongeschiktheid of de opleiding definitief moet gestopt worden of na een onderbreking verder kan afgemaakt worden. in geval van verhuis en de opleidingsplaats is voor hem niet/moeilijk bereikbaar. In dit geval wordt een andere opleidingsplaats gezocht. Alle redenen die een werkzoekende aanhaalt, en die niet in deze lijst opgenomen zijn, worden als ongeldig beschouwd! "De aanbieder dient dergelijke gevallen door te geven aan VDAB of Actiris via een gemotiveerd verslag van de feiten. De VDAB of Actiris oordelen over de gerapporteerde feiten en beslissen of er al dan niet overgegaan wordt tot transmissie. Enkel en alleen de VDAB of Actiris zullen deze gegevens doorgeven aan de RVA. Indien de RVA bijkomende informatie vraagt gebeurt dit via de contactpersoon transmissie.


24

DEEL 6: KLACHTENPROCEDURE VOOR DE WERKZOEKENDE (2.9 bestek) 6.1.

Principes

De werkzoekende heeft keuzevrijheid waar hij klacht indient. Bij start van de competentieversterking geeft de aanbieder toelichting over de klachtenprocedure. De klant krijgt de klachtenprocedure schriftelijk mee van de aanbieder. Het volstaat niet om de klachtenbehandeling op een zichtbare plaats in het kantoor op te hangen. De klant dient een schriftelijke kopie te ontvangen. Klachtenbehandeling bij VDAB gebeurt door het Tenderteam. VDAB beslist binnen de 7 werkdagen wie de klacht zal behandelen en brengt de klager hiervan op de hoogte. Het Tenderteam beslist binnen de 20 werkdagen en brengt de klager op de hoogte. VDAB richt een formeel schrijven naar de klager waarin de bemiddelingsacties en het voorstel opgenomen zijn. Het Tenderteam bezorgt aan de aanbieder in kwestie een kopie van dit schrijven, samen met een persoonlijke toelichting.

6.2.

Rapportering over ontvangen klachten

Teneinde de evaluatie en de eraan gekoppelde rapportering te kunnen baseren op objectieve data, bezorgt de aanbieder aan de VDAB jaarlijks een overzicht dat minimaal onderstaande aspecten bevat: het aantal ontvangen klachten in de betreffende rapporteringperiode, aantal per maand, verdeeld volgens:

meldingsmedium (fax, telefoon, online, schriftelijk, contact, andere)

kanaal (via vakbond of mutualiteit, via Vlaamse ombudsdienst, via een ander kanaal, rechtstreeks)

ontvankelijk/niet ontvankelijk (redenen van niet-ontvankelijkheid kunnen zijn: een rechtzaak lopende, transmissie, reeds behandeld, regelgeving, niet bevoegd…)

het aantal (unieke) personen die klacht indienden de duurtijd van de ontvangstmelding (hoeveel ontvangstmeldingen zijn binnen de wettelijke termijn van 7 dagen verstuurd, hoeveel later?) de aard van de ontvankelijke klachten het aantal openstaande (ontvankelijke) klachten op het einde van de rapporteringperiode de duurtijd van de oplossingsmelding (hoeveel tijd verstrijkt tussen het ontvangen van de klacht en het versturen van de uiteindelijke antwoordbrief na afronding van de klachtenbehandeling?) het aantal afgeronde (ontvankelijke) klachten in betreffende periode

overzicht mate van oplossing/type oplossing

duur van behandeling (hoe lang staan klachten open)


25

DEEL 7: VDAB-BASISDIENSTVERLENING 7.1.

(her) Inschrijving

7.1.1. Kanalen a) De klant kan dit zelf doen

via Internet: www.vdab.be; met een persoonlijke login rechtstreeks in Dossiermanager;

via de Servicelijn: 0800 30 700;

op een Zelfbedieningscomputer van de VDAB;

bij een VDAB-consulent.

b) De trajectbegeleider kan dit doen door de lokale VDAB te contacteren met de vraag om het dossier aan te passen.

7.1.2. Basisprincipes bij de inschrijvingen De datum van inschrijving als werkzoekende is gelijk aan de datum van aanbieding voor inschrijving. Al de gevraagde gegevens bij de inschrijvingsmodule zijn noodzakelijk voor de vacature-matching en voor een correcte begeleiding. Om de kwaliteit te garanderen moeten alle gegevens die in Dossiermanager aangeduid zijn met een rood sterretje (*) ingevuld worden. De uitstroommeting maar ook de werkloosheidstatistieken worden samengesteld op basis van de dossiergegevens. De toestand van de werkzoekende heeft dus een belangrijke waarde.

7.1.3. Inschrijvingsbewijs Het inschrijvingsbewijs kan de werkzoekende aanvragen via de servicelijn of de Werkwinkel, of hij kan het zelf afdrukken via internet. De geprinte versie van het inschrijvingsbewijs A23.1 uit Dossiermanager is geldig als bewijs van inschrijving. De werkzoekenden die een uitkeringsaanvraag willen doen geven dit document aan hun uitbetalingsinstelling. De vrije werkzoekenden krijgen een inschrijvingsbewijs met een beperkte geldigheidsduur (3 maanden) en moeten dus om de drie maanden hun inschrijving verlengen.


26

7.1.4. Wanneer (her)inschrijven? a) Een (her)inschrijving moet onmiddellijk worden aangepast in het klantendossier Een uitkeringsgerechtigde werkzoekende is verplicht zich opnieuw in te schrijven als de uitkeringen gedurende 28 of meer kalenderdagen werden onderbroken voor om het even welke reden (ten gevolge van werkhervatting als loontrekkende, ten gevolge van een periode ten laste van het ziekenfonds, vakantie…). Indien de werkzoekende na deze periode van minimum 28 kalenderdagen opnieuw een uitkering wil genieten, moet hij zich bij de VDAB als werkzoekende inschrijven en moet hij bij de uitbetalinginstelling een uitkering aanvragen. b) Automatische (her)inschrijving op basis van tewerkstellingsberichten via DIMONA Indien de tewerkstelling minder dan 28 dagen duurde, wordt de werkzoekende automatisch terug ingeschreven op basis van een tewerkstellingsbericht via DIMONA in de categorie die men had vóór de tewerkstelling. Duurt een tewerkstelling meer dan 28 dagen dan is er geen automatische aanpassing van het dossier. Een werkzoekende dient zich zelf bij VDAB te melden voor een inschrijving als werkzoekende (zoals voorgeschreven in de werkloosheidsreglementering). Uitkeringsgerechtigde werkzoekenden hebben hiervoor 8 dagen de tijd. c) Herinschrijving na een ziekteperiode Na een periode van ziekte moet de werkzoekende zich opnieuw inschrijven bij VDAB als uitkeringsgerechtigd volledig werkloze. Hij moet opnieuw een aanvraag tot werkloosheidsuitkering indienen bij de uitbetalingsinstelling. d) Herinschrijving na een sanctieperiode Na een sanctieperiode moet een werkzoekende zich opnieuw inschrijven bij VDAB als uitkeringsgerechtigd volledig werkloze. Hij moet opnieuw een aanvraag tot werkloosheidsuitkeringen indienen bij de uitbetalingsinstelling.

7.2.

Uitschrijven

7.2.1. Kanalen a) De klant kan dit zelf doen

via Internet: www.vdab.be; met een persoonlijke login rechtstreeks in Dossiermanager

via de Servicelijn: 0800 30 700

op een Zelfbedieningscomputer van de VDAB

bij een VDAB-consulent

b) De trajectbegeleider kan dit doen door de lokale VDAB te contacteren met de vraag om het dossier aan te passen.


27

c) Op basis van loopbaangegevens De Dimona-gegevens worden 2 x per week verzonden naar de VDAB. De situatie van werkzoekenden met in hun dossier een door Dimona opgegeven tewerkstellingsperiode, waaraan een einde is gekomen, wordt - indien van toepassing - pas gewijzigd bij de eerstvolgende Dimona-uitwisseling na deze tewerkstellingsperiode. Via Dimona worden alleen de tewerkstellingen in loondienst genoteerd die ressorteren onder RSZ in België. Zelfstandige activiteit Arbeidsongeschiktheid

7.2.2. Wanneer uitschrijven? In functie van de uitstroommeting is het belangrijk dat een uitschrijving als uitkeringsgerechtigde werkzoekende onmiddellijk wordt aangepast in het klantendossier. a) Een klant heeft werk gevonden Indien een klant werk gevonden heeft, moet hij zich onmiddellijk uitschrijven bij VDAB. Indien hij nog op zoek is naar een andere job kan hij zich eventueel inschrijven als vrije werkzoekende. Naast de uitschrijving moet ook het klantendossier worden aangevuld met gegevens over de nieuwe tewerkstelling. Volgende zaken moeten hierbij worden geregistreerd: voltijds of deeltijds werk startdatum contract contract bepaalde of onbepaalde duur welke functie naam van het bedrijf welke sector b) Een klant doet gelegenheidswerk Indien de klant af en toe, op onregelmatige basis, enkele uren werkt in de maand of in de week, moet hij ingeschreven blijven als uitkeringsgerechtigde (tenzij hij geen werkloosheidsvergoeding meer wenst). De dagen dat de klant heeft gewerkt, maakt hij zwart op de stempelkaart (zelfs als de activiteit uitgeoefend wordt op een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag). Opgelet, de uitkeringen worden met één eenheid verminderd per dag activiteit (ongeacht de duur van de arbeidsprestatie en de opbrengst ervan). De directeur van het werkloosheidsbureau kan beslissen dat de activiteit niet occasioneel is, maar als een bijberoep moet beschouwd worden. Dit kan een grote invloed hebben op de uitkering van de betrokkene. c) Een klant is ziek Een werkzoekende die ziek is, heeft geen recht op werkloosheidsuitkering, maar wel op ziekte-uitkering. De wijziging van de toestand werkzoekende van een actieve categorie naar een passieve categorie gebeurt automatisch op basis van de gegevens die VDAB bereiken via de KSZ (Kruispuntbank Sociale Zekerheid). Het kan Draaiboek ESF-CV 20110211

28

echter enkele weken duren vooraleer dit automatisch wordt geregistreerd. Een periode van ziekte dient onmiddellijk geregistreerd te worden in het klantendossier. Om een ziekte-uitkering aan te vragen moet de klant binnen de 48 uur het ziekenfonds op de hoogte brengen met het formulier “Getuigschrift van arbeidsongeschiktheid” en een inlichtingenblad (dat hij bij het ziekenfonds kan verkrijgen) laten invullen door de uitbetalinginstelling. Op basis van deze gegevens kan het ziektegeld worden geïnd bij de mutualiteit. Deze procedure moet gevolgd worden vanaf één dag ziekte. Laattijdige aangifte kan een verlies van uitkering betekenen. Melding van onbeschikbaarheid wegens ziekte door de aanbieder: De aanbieder kan de VDAB informeren ivm de onbeschikbaarheid omwille van ziekte van de klant: De aanbieder verwittigt de VDAB met vermelding van : begin ziekteperiode einde ziekteperiode (indien reeds gekend) De aanbieder informeert de werkzoekende dat: hij uitgeschreven wordt als werkzoekende bij de VDAB voor de duur van de onbeschikbaarheid omwille van ziekte hij geen recht heeft op werkloosheidsvergoeding voor de ziekteperiode en een ziekte-uitkering kan aanvragen bij het ziekenfonds. Na het einde van de periode van onbeschikbaarheid omwille van ziekte, moet de klant zich herinschrijven als werkzoekende bij de VDAB indien de totale periode van ziekte 28 kalenderdagen of meer bedraagt, of indien het einde van de ziekteperiode niet gekend was bij de melding van de onbeschikbaarheid omwille van ziekte aan de VDAB. d) Klant ziet af van werkloosheidsuitkering en wenst niet verder ingeschreven te blijven De aanbieder verwittigt VDAB die de werkzoekende zal uitnodigen en de nodige informatie zal overmaken. (zie ook onder punt 2.3.2 en 2.3.3)


29

7.3.

Administratieve formaliteiten

Wijzigingen (laten) aanbrengen in het klantendossier Rechtstreeks via internet, of via de servicelijn of de locale werkwinkel kunnen de gegevens in de volgende tabbladen in Dossiermanager worden aangepast : basisdossier

adreswijziging

categorie werkzoekende (inschrijving, herinschrijving, uitschrijving)

uitgebreid dossier (competenties aanpassen bv bij beëindiging competentieversterking…) betalingsgegevens; deze gegevens zijn van belang voor een correcte uitbetaling van de vergoedingen in kader van een opleidingsactie.


30

DEEL 8: VACATURES De werkzoekende cursisten worden zonder uitzondering meegenomen voor alle vacatureselecties en selecties voor specifieke acties of jobaanbiedingen. De werkzoekende cursist beslist, bij voorkeur in overleg met de trajectbegeleider, over het ingaan op het aanbod. De werkzoekende cursist kan door de VDAB verwezen worden op vacatures mits akkoord van de trajectbegeleider.

DEEL 9: BETALINGEN ( 1.2.17 bestek ) In kader van de administratieve vereenvoudiging wordt voor de ESF tender “trajectbegeleiding en competentieversterking van werkzoekenden behorende tot de 4 prioritaire kansengroepen” artikel 1.3.6.2. De facturatie en betaalopdracht, bestek 07/1012, als volgt in de praktijk gebracht: De opdrachtgever zal binnen de 50 kalenderdagen, na het bezorgen van de schuldbevestigingsstaat aan de aanbieder, overgaan tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de aanbieder. Zonder dat de opdrachtgever hiervoor een factuur heeft ontvangen. Dit betekent dat: Maandelijks de VDAB een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat aan de aanbieder bezorgt. Maandelijks het bedrag op basis van de schuldbevestigingsstaat zal gestort worden op het rekeningnummer opgegeven in de offerte. Het niet nodig is een factuur op te maken. Indien zich problemen voordoen met de schuldbevestigingsstaten of betalingen kan u steeds terecht bij de projectmedewerker van het tenderteam.


31

DEEL 10: BIJLAGEN BIJLAGE 1: Praktische afspraken Opleidingenmanager

Praktische afspraken bij het gebruik van de Opleidingenmanager voor deze ESFtender

In het kader van de ESF-tender is het aangewezen om opleidingen ook publiek bekend te maken via de VDAB-Opleidingengids. De Opleidingengids is een vrij toegankelijke databank waarmee iedereen, dus ook potentiële cursisten mag werken. Bij het publiek maken of dus publiceren van cursussen dienen enkele minimumvereisten in acht genomen te worden. De publicatie van cursussen die niet aan deze vereisten voldoen kan door VDAB ongedaan worden gemaakt. Algemeen De potentiële cursist die voor zichzelf op zoek is naar een opleiding wenst een concreet antwoord op volgende vragen: • • • • • • • •

Wat houdt de opleiding in? Kom ik daarvoor in aanmerking? Wanneer start de opleiding of wanneer kan ik starten in de opleiding? Hoe lang duurt de opleiding? Wanneer gaat de opleiding door: over dag? ‘s avonds? Eén avond per week of… Waar gaat de opleiding door? (Hoeveel kost de opleiding? : gratis voor werkzoekenden) Hoe kan ik mij inschrijven? (In onze opleidingendatabank is er bij elke opleiding een knop ‘schrijf je in’ toegevoegd. Van daaruit vertrekt een mail naar de door jouw gekozen contactpersoon. Als dit niet volstaat voor jouw organisatie moet dit in vrije tekst aangegeven worden.)

Maak gebruik van de 'je'-vorm. Hierdoor voelt de klant zich aangesproken. Vandaar ook het belang van een volledige en gemakkelijk begrijpbare beschrijving van de essentiële informatie over deze opleidingen en cursussen. Meer hierover lees je in de Handleiding VDAB-opleidingenmanager voor CVS-gebruiker op http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml. ‘Naam’ Sta even stil om de best passende ‘Naam’ voor de opleiding te kiezen. De woorden 'Tender', ‘opleiding’ of het uitbestedingsnummer hebben geen betekenis voor een leek of zijn op deze plaats gewoon niet relevant. Draaiboek ESF-CV 20110211

32

De naam van een gevolgde opleiding wordt op verschillende plaatsen in het klantendossier overgenomen en kan ongewild een stigmatiserend effect hebben. Deze naam komt immers ook op het cursistencontract te staan. Geef opleiding een zo specifiek mogelijke naam die verwijst naar het aan te leren beroep op de sectorspecifieke finaliteit waarin de cursist zich kan bekwamen. CVS-gegevens Vul de Sectie (sector + omschrijving) in volgens de gegevens die door het Tenderteam zijn opgegeven. Deze data is vooral van belang voor de rapportering van het project en processen achter de schermen. Vakgebied De vakgebieden helpen de potentiële cursist bij het vinden van de door hen gewenste opleiding. Hier geef je dus zelf de best passende inhoudelijke invulling aan. Planning en organisatie (datum en duur) Geef zo gedetailleerd mogelijk informatie over: • • • • • •

De duur: uitdrukken in dagen/weken/maanden. Het lesmoment: overdag, 's avonds, in het weekend Indien stage: verplicht of niet; duurtijd stage. De wijze van instappen: permanent of op vaste startdatum met opgave van de startdata. Indien relevant: uiterste datum van inschrijving of instap Informatie over het aantal opleidingssessies per jaar

Voorwaarden toelating en inschrijving • • • • •

Detailgegevens over de beoogde doelgroep. Lichamelijke vereisten, medische geschiktheid Vereiste diploma’s, certificaten of getuigschriften Welke kennis moet de cursist hebben om te kunnen starten? Behoren tot een kansengroep…

Publicatie(datum) In dit tenderproject is het noodzakelijk de opleiding te publiceren. Trajectbegeleiders van getenderde trajectbegeleiding moeten immers hun akkoord geven met de opleidingsactie van hun klant, door de opleiding aan te vragen in het dossier van deze werkzoekende. Dit kan enkel als de cursus gepubliceerd staat. Indien het cursussen betreft met vaste startdata kan je de einddatum van publicatie voorzien bij de start van de opleiding, wat niet nodig is bij cursussen met permanente instapmogelijkheid. Twee dagen voor het verstrijken van de publicatie ontvang je een mail om je daarop attent te maken. Je kan onmiddellijk de publicatie verlengen na aanpassing van de volgende startdatum.


33

BIJLAGE 2: Privacy

1. Inleiding Voor wie is deze onderrichting? Deze onderrichting over privacy en het noteren van persoonsgegevens in het dossier van de klant is bedoeld voor iedereen die werkt met dossiers en informatie over klanten uitwisselt met anderen. Met klanten bedoelen we hier werkzoekenden, onafhankelijk van de categorie, en werknemers.

2. Wat verstaan we onder privacy? Wat bedoelen we met privacy? Als we het hebben over privacy spreken we over twee dingen: 1. de bescherming van de privacy; 2. de verwerking van persoonsgegevens. Bescherming van de privacy Bescherming van de privacy gaat over het recht op eerbiediging en bescherming van het privéleven. Alle mensenrechtenverdragen waarborgen dit recht. Om het privéleven van klanten te beschermen, begint alles met respect voor de klant en eerbied voor zijn persoonlijke levenssfeer. Verwerking van persoonsgegevens Verwerking van persoonsgegevens omvat: 1. het verzamelen van de gegevens; 2. het noteren van die gegevens op een systematische manier, zowel in het dossier van de klant als in een mailbericht of op papier; 3. het doorgeven van die gegevens aan anderen. Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee we een persoon kunnen herkennen. Dit gaat niet alleen over het individueel klantnummer en rijksregisternummer of naam en adresgegevens, maar ook over alle andere elementen die kenmerkend zijn voor iemands fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit. En daarmee bedoelen we letterlijk alle kenmerken: uiterlijk, familiebanden, plaatsen waar iemand gewerkt heeft, activiteiten in de vrije tijd, raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging e.d.

Bescherming van de klant Om de klant te beschermen bepaalt de wetgever dat persoonsgegevens slechts mogen genoteerd worden wanneer aan de drie volgende voorwaarden is voldaan:


34

1. je hebt die gegevens nodig om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding en of opleiding te kunnen aanbieden EN 2. de klant heeft zijn toestemming gegeven dat je gegevens noteert EN 3. de klant weet wat je noteert (maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat je noteert)

3. Verzamelen en noteren van persoonsgegevens Noodzakelijk voor bemiddeling, begeleiding en / of opleiding Het is evident dat je de klant enkel bevraagt over de onderwerpen die je nodig hebt voor het uitvoeren van je opdracht. We kunnen geen lijst geven van wat je wel en niet mag vragen, omdat zo’n lijst nooit volledig kan zijn. Wat je nodig hebt is afhankelijk van de klant zelf en van de beroepen waarin hij wil werken of opleiding wil krijgen. We kunnen je wel volgende tips geven: •

•

Stel jezelf steeds de volgende drie vragen: - Waarom zou ik dit noteren? - Wat is het doel van de informatie? - Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening? Leg de klant duidelijk uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Gebruik geen vage termen (“om je beter te helpen”) maar wees zo concreet mogelijk.

Toestemming van de klant De klant geeft aan de tenderpartner zijn akkoord voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in het Cliëntvolgsysteem (Dossiermanager) d.m.v. de trajectbepaling die hij ondertekent op het moment van de toeleiding. Medische gegevens Wanneer een klant zich inschrijft bij VDAB wordt hem een infodocument voorgelegd waarin o.a. staat dat VDAB gezondheidsgegevens kan noteren indien dit belangrijk is i.f.v. tewerkstelling. Gezien de klant dit infodocument ondertekent, geldt dit als toestemming om medische gegevens te noteren. Deze toestemming geldt ook voor de tenderpartners. Gerechtelijke gegevens Gerechtelijke gegevens mogen we nooit noteren. Dit houdt o.a. in: geschillen voor de rechtbank, misdrijven waarvan personen worden verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld, straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (= bewijs van goed gedrag en zeden), … We mogen ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar gerechtelijke gegevens. Bv. Bij “klant heeft geen rijbewijs” tijdelijk schrijven.


35

De klant weet wat je noteert Een belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen noteren is dat de klant weet wat je noteert. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij moet akkoord zijn met wat je noteert. Probeer gezamenlijk tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord, schrijf dan je eigen visie op en noteer ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat. De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. Het is toegelaten dit te noteren in het dossier op voorwaarde dat er expliciet bij wordt vermeld dat de werkzoekende niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt. Noteer steeds in neutrale bewoordingen, geef geen waardeoordeel. Je mag enkel observaties noteren die je in je werk zelf hebt waargenomen of gegevens die uit het gesprek met de klant naar voor komen. Je noteert dus niet wat je weet “van horen zeggen”. Inzagerecht De klant heeft steeds het recht zijn volledige dossier in te kijken en indien gewenst correcties aan te vragen. Hij heeft ook recht op een afschrift als hij er om vraagt. Let er dan wel op dat je persoonsgegevens van anderen, die eventueel in het dossier genoteerd staan, moet verbergen.

4. Meedelen van gegevens aan anderen Garantie op vertrouwelijkheid Alle informatie die de klant meedeelt moet op vertrouwelijke wijze behandeld worden Meedelen van gegevens aan derden Het principe is dat je persoonsgegevens nooit mag meedelen aan anderen. De uitzondering hierop is dat je wel persoonsgegevens mag meedelen aan anderen als dit is opgelegd door een wettelijke bepaling of als de klant hiervoor zijn schriftelijke toestemming heeft gegeven. Aan wie mag je informatie meedelen? Je mag persoonsgegevens meedelen aan: • •

• •

collega’s, maar enkel in functie van de dienstverlening personen of instellingen die over een wettelijke basis beschikken bv. arbeidsauditeurs, een officier van de gerechtelijke politie met een bevelschrift van een onderzoeksrechter, officiële inspectiediensten (bv. sociale inspectie werk en sociale economie), kinderbijslagfondsen voorlopige bewindvoerders personen met een schriftelijk mandaat van de klant met de vermelding om welke gegevens het exact gaat

Hoe mag je informatie meedelen?


36

In principe delen we via de telefoon geen informatie mee. We doen dit ofwel schriftelijk of mondeling ter plaatse. Zorg ervoor dat je zeker bent over de identiteit van de vrager. Personen die over een wettelijke machtiging beschikken moeten die voorleggen. Dat hoeft niet noodzakelijk ter plaatse maar mag ook per mail, brief of fax.


37

Draaiboek ESF-Tendering

Recommend Documents