DRAAIBOEK ACTIECOÖRDINATOR
FIETSEN SCOORT Kousteensedijk 7 4331 JE Middelburg Telefoon l 0118 682580 e-mail l
[email protected] Website l www.fietsenscoort.nl
WELKOM Welkom bij Fietsen Scoort! Fietsen Scoort is een landelijke campagne die op actieve wijze het fietsen naar het werk stimuleert. De campagne bestaat al vanaf 1992 en is inmiddels uitgegroeid tot de grootste fietscampagne van Nederland. Belangrijkste doelen zijn het bijdragen aan CO2-reductie en het tegengaan van klimaatverandering wereldwijd. Bovendien is fietsen gezond en daalt het ziekteverzuim aantoonbaar, zo blijkt uit TNOonderzoek. Iedere organisatie die meedoet, stelt een campagnecoördinator aan. Deze persoon is de spil van de campagne. In dit geval bent u aangesteld. Wij zijn blij u te mogen verwelkomen. In dit draaiboek schetsen wij uw rol als campagnecoördinator, bieden wij u een campagnemodel en geven een overzicht van de (gratis) materialen. De werklast is beperkt. Bij een middelgrote organisatie is de coördinator in de gehele campagneperiode slechts zo’n 4 tot 8 uur in touw. Uiteraard staan wij altijd voor u klaar voor vragen, advies of andere ondersteuning. Aarzel niet om contact op te nemen. Bel gerust, wij helpen u graag. Veel plezier bij het uitvoeren van uw campagne! Inge Verhage en Imke Elstak Campagneteam Fietsen Scoort
CAMPAGNECOÖRDINATOR ALGEMEEN Rol campagnecoördinator Binnen uw organisatie bent u de spil van de campagne. Dit betekent dat u met uw enthousiasme en inzet zo veel mogelijk medewerkers stimuleert om aan Fietsen Scoort deel te nemen. Ook fungeert u als contactpersoon (tussenpersoon), voor zowel de deelnemers uit uw organisatie, als het campagneteam van Fietsen Scoort. Het succes van Fietsen Scoort is sterk afhankelijk van uw enthousiasme en inzet. Maar ook anderen in uw organisatie kunnen een belangrijke rol spelen. Bijvoorbeeld de afdeling Personeel & Organisatie en het HR-Management. De collega’s die met vervoersmanagement, milieu- en/of kwaliteitszorg bezig zijn. De bedrijfsarts van de Arbo-dienst voor wie de gezondheid van de werknemers telt. Fietsen Scoort past prima binnen het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) op uw werk. Betrek zo veel mogelijk van deze afdelingen bij de uitvoering. Basistaken van de campagnecoördinator Uw bedrijf, instelling of gemeente voor de campagne aanmelden. Campagnematerialen bestellen (posters, wervingsfolders, enzovoort). Deelnemers in het bedrijf werven. Deelnemers erop wijzen dat ze zich online via de website kunnen inschrijven. Deelnemers en werkgever informeren over verloop en resultaten van de fietscampagne. Externe communicatie over de resultaten van de fietscampagne. Sponsoring door de werkgever regelen. Contacten onderhouden met het landelijk Campagnebureau.
De werving Een van de belangrijkste taak voor u als coördinator is de werving. Persoonlijke benadering is een goede strategie, maar er zijn in elke organisatie tal van mogelijkheden om medewerkers te bereiken, bijvoorbeeld via intranet, personeelsbladen, e-mail, sociale media of andere media. U kunt ook flyeren op de parkeerplaats of in het fietsenhok. Uit ervaring blijkt dat vooral interne e-mail met een verwijzing naar www.fietsenscoort.nl goed werkt.| Deelname staat open voor iedereen: mensen die altijd al op de fiets gaan, mensen die zo nu en dan eens op de fiets gaan en natuurlijk mensen bij wie het gebruik van de auto als een gewoonte is ingesleten. De ervaring leert dat collega's elkaar onderling stimuleren om meer op de fiets naar het werk te gaan. De gemiddelde woon-werkafstand voor Nederland is ongeveer acht kilometer, een halfuurtje fietsen. Het aantal fietsende werknemers kan dus nog flink omhoog. Wij bieden graag zoveel mogelijk mensen de kans om deel te nemen aan de campagne. Daarom kunnen ook werknemers van uw bedrijf deelnemen: A. die alleen een deel van de route op de fiets afleggen, bijvoorbeeld van en/of naar bus, trein of carpoolplaats. B. die gebruik maken van een elektrische fiets (e-bike).
CAMPAGNEMODEL Fietsen Scoort heeft een campagnemodel ontwikkeld waarmee bedrijven en organisaties op een eenvoudige manier en gemakkelijk van start kunnen gaan. 1) Aanmelding werkgever Uw bedrijf/instelling/gemeente is al aangemeld via de website van Fietsen Scoort. Via de button ‘registreren bedrijf’ heeft u uw werkgever aangemeld. Controleer voor de zekerheid of alle gegevens (bedrijfsnaam, adres, naam campagnecoördinator, sponsorbedrag per km) correct zijn. Via het registratieformulier heeft u zelf uw inloggegevens bepaald. Vanaf nu heeft u een eigen account waarop u kunt zien welke collega’s zich hebben aangemeld, plus e-mailadres, en u kunt de fietsprestaties volgen. Uiteraard kunt u op deze account ook zelf fietskilometers registreren in de registratiekalender bij ‘dashboard’. U logt in op de website bij de button ‘mijn fietsen scoort’ en gebruikt hiervoor de gegevens (e-mailadres en wachtwoord) die u heeft opgegeven tijdens de registratie. 2) Sponsoring regelen Deelnemers kunnen met de eigen fietskilometers geld verdienen voor projecten in ontwikkelingslanden. Werkgevers kunnen een additioneel bedrag per kilometer sponsoren. Dit is niet verplicht. Ervaring leert wel dat dit een goede stimulans is voor deelnemers om de fiets te pakken en de kilometers te registreren. Uiteraard kan er ook een plafondbedrag worden vastgesteld. 3) Bekendmaking campagne en werving deelnemers Op de website kunt u de algemene campagneposter en ander promotiemateriaal bestellen. De campagneposter is een belangrijk middel om in een bedrijf de aandacht op de campagne te vestigen. Tijdens de aanmelding van uw bedrijf of
via de website bij meedoen/campagnematerialen kunt u zo veel posters bestellen als nodig is om alle prikborden en andere ‘plakplaatsen’ van posters te voorzien. Denk ook aan de parkeergarage, de deur van de kantine, de fietsenstalling. Er is op de website ook een PDF bestand te downloaden genaamd ‘Tien smoezen’. Hier worden de tien smoezen om niet te fietsen nog eens onder de loep genomen en uiteraard weerlegt. Een leuk bestand om eens naar uw collega’s te e-mailen, inclusief de aanmeldinstructie, die ook te downloaden valt EXTRA tips voor werving en bekendheid Fietsen Scoort: Een startactiviteit en een afsluiting van de campagne organiseren. Werknemers die enthousiast meedoen in het `zonnetje` zetten. Deelnemers in de communicatiemedia van het bedrijf portretteren. Regelingen en maatregelen initiëren om het fietsen verder te stimuleren. Het initiatief nemen voor een fietsbeleid, los van de jaarlijkse campagne. Extra prijzen voor deelnemers binnen het eigen bedrijf regelen. 4) Aanmelden deelnemers U kunt de deelnemers erop wijzen dat ze zich (kostenloos) kunnen aanmelden op de website www.fietsenscoort.nl onder de button ‘registreren deelnemer’. Er verschijnt een online registratieformulier, zodra alle gegevens zijn ingevuld en het formulier is opgeslagen kan uw collega gelijk beginnen met het registreren van de fietskilometers. BELANGRIJK: Aanmelden is alleen nodig voor NIEUWE deelnemers! Wanneer een deelnemer in het voorgaande jaar aan de campagne meedeed, is opnieuw aanmelden niet nodig. Het is in ieder geval altijd van belang dat bij registratie uw bedrijf geselecteerd wordt als werkgever door (nieuwe) deelnemers.
CAMPAGNEMODEL 5) Deelnemers informeren over het verloop en de resultaten Op de resultatenpagina is te volgen hoeveel woon-werk kilometers alle deelnemers gezamenlijk hebben geregistreerd bij uw bedrijf. Het totaal aantal deelnemers en de totale CO2 reductie staan ook vermeld. Op de resultatenpagina vindt u ook de resultaten van andere organisaties. Deelnemers kunnen ook zelf deze informatie raadplegen op de website. De ervaring leert dat het goed is om hier af en toe op te wijzen, het werkt stimulerend als men zich bewust is van de behaalde resultaten als groep. Het werkt goed om in uw communicatie een competitie-element op te nemen. Hoe zijn de resultaten van uw organisatie ten opzichte van andere organisaties? Daarnaast worden er regelmatig nieuwsberichten en klimaattips op de website van Fietsen Scoort geplaatst. Hier komen leuke wetenswaardigheden voorbij, zoals informatie over evenementen, fietsnieuwtjes, ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, situaties in ontwikkelingslanden, etc. Pik er af en toe eens iets uit en wijs uw collega’s hierop, dan komt de campagne weer even onder de aandacht. Daarnaast houdt het campagneteam alle deelnemers op de hoogte van de vorderingen van de campagne middels een nieuwsbrief die driemaandelijks verstuurd wordt. Fietsen Scoort is ook te vinden op Facebook, Linkedin en Twitter. Het is van belang (potentiële) deelnemers te wijzen op de mogelijkheid om de campagne te volgen via sociale media. Dit versterkt de betrokkenheid! 5) Einde van het jaar Aan het eind van ieder jaar maakt het campagneteam van Fietsen Scoort de balans op. Via de nieuwsbrief, sociale media en nieuwsberichten op de website wordt gecommuniceerd over de resultaten van de hele Fietsen Scoort community. Daarbij
gaat het om de positieve effecten op ecologisch gebied en een vergelijking van de resultaten tussen organisaties onderling. Uw bedrijf ontvangt aan het eind van het jaar een 5 euro nota. Dit is de bijdrage voor de campagne van vijf euro per geregistreerde deelnemer. Indien uw bedrijf sponsort ontvangt u in de maand februari een sponsornota. 6) Prijzen Onder alle deelnemers die hun kilometers registreren worden aan het eind van het jaar, jaarlijks meer dan 300 prijzen verloot. Het prijzenpakket wordt in de loop van het jaar samengesteld en kan jaarlijks wisselen. In de maanden voorafgaand aan december wordt het prijzenpakket bekendgemaakt op de website. Hoofdprijs is altijd een nieuwe fiets! We hopen dat dit prijzenpakket als stimulans werkt om zo veel mogelijk fietskilometers, voor het goede doel, te registreren.
CAMPAGNEMATERIALEN Het landelijke Campagnebureau biedt ondersteuning en service. De website Op fietsenscoort.nl vindt u informatie over de campagne, de sponsorprojecten, de mogelijkheid van aanmelding en de resultaten. Verwijs bij de werving van deelnemers altijd naar deze website. Fietsen scoort biedt u offline en online campagnematerialen die u in kunt zetten. Al het campagnemateriaal is in pdf te downloaden op: www.fietsenscoort.nl/meedoen/campagnematerialen. Voor de offline instrumenten geldt dat u via de website een voorbeeld kunt downloaden in PDF bestand. Vervolgens kunt u het online bestelformulier invullen. Dit komt automatisch bij Fietsen Scoort terecht en de aangevraagde middelen worden zo spoedig mogelijk naar u toegezonden. Offline campagnemiddelen Algemene campagne poster (A4 formaat) Reflectiebanden.. Als u zelf een actie wilt organiseren tijdens het campagnejaar, dan kunt u een mail sturen naar
[email protected]. Online campagnemiddelen Werkgeversbrochure Fietsen Scoort Aanmeldinstructie en wervingsbrief nieuwe deelnemers Fietsen Scoort logo 10 smoezen brief
