ZAKELIJKE COMMUNICATIE DEEL I De wolf en de drie biggetjes Een heel oud kindersprookje vertelt het verhaal over de drie biggetjes die een huisje bouwen. Het eerste biggetje is lui en bouwt het huisje in een mum van tijd van stro. Het tweede biggetje is iets actiever en bouwt een houten huisje. Het derde biggetje is ijverig en wil graag iets perfects construeren. Hij gaat aan de slag en metselt een solide stenen huis. Een hongerige wolf komt langs. Hij haalt adem en blaast het strooien huis in een zucht weg. Het luie biggetje consumeert hij vervolgens: heerlijk zo’n vette hap. Eenmaal uitgebuikt gaat hij naar zijn volgende prooi. Na het nodige duwtrek en blaaswerk is het houten huisje om en eet hij ook het tweede biggetje op. Ditmaal buikt hij wat sneller uit – het hapje was immers minder vettig. Rap zet hij koers naar big nummer drie. Hoe hij ook duwt, bonkt trekt en blaast het stenen huisje gaat niet om. Sterk vermagerd door de inspanningen en de honger wurmt de wolf zich door de schoorsteen. Het bijdehante biggetje rekent daarop en plaatst op het haardvuur een ketel kokend water. Wolfie valt in het water. Het biggetje gooit de deksel op de ketel. Even koken, snufje zout et voilà: een heerlijk hapje wolf. Weer eens wat anders dan varkensvlees. Ook in Word bouwen mensen vaak een document van stro of hout. Op het eerste gezicht ziet het er goed uit, maar zodra er een aanpassing verricht wordt, valt het bouwwerkje in elkaar: woorden en afbeeldingen verschuiven, verwijzingen naar pagina’s of hoofdstukken kloppen niet meer, lettertypen veranderen. In de meeste gevallen gaat de vergelijking met de huisjes van de biggetjes goed op. Het feit dat velen – ook de meeste personen binnen het bedrijfsleven – met stro of hout aan de slag gaan, komt meestal echter niet omdat ze lui zijn, maar niet weten hoe je metselt. In deze cursus leer je metselen. Uiteindelijk levert dit metselen je ook nog tijdwinst op. Vergeet niet dat je met een computer werkt. Een computer moet taken voor je automatiseren. Moet je op een computer vaak dezelfde handelingen verrichten, dan is er bijna altijd een manier om deze handelingen te automatiseren.
Pagina-instelling Op het tabblad Pagina-indeling vind je de groep Pagina-instelling. In deze groep staan opties waarmee je ondermeer de marges, het papierformaat en de pagina-indeling kunt veranderen. In deze cursus krijg je alle tools aangereikt om grote documenten eenvoudig en goed in te delen en op te maken. Tijdens het maken van de bijdehandjes en opdrachten krijg je telkens de documenten aangeleverd. Mocht je zelf een document moeten typen en opmaken, hou je dan aan de volgende volgorde: 1. Stel de pagina-instelling in. 2. Typ de platte tekst. Gebruik tijdens het typen eventueel al koppen voor de hoofdstukken en paragaaftitels. 3. Voeg afbeeldingen en/of tabellen in en gebruik stijlen om het document verder op te maken. 4. Voeg de overige elementen in, zoals een voorblad inhoudsopgave, bibliografie en index. 5. Controleer de spelling. 6. Selecteer je gehele document en werk alle velden bij. Sommige termen uit het stappenplan hierboven zeggen je waarschijnlijk nog niets. Aan het einde van deze module zal het allemaal duidelijk zijn.
Papierformaat De reden om te beginnen met het instellen van je pagina’s is dat als je dit achteraf doet, het je veel extra werk en frustraties kan opleveren. De problemen ontstaan vooral als je het papierformaat verandert. In het volgende bijdehandje ervaar je dit zelf. De opties voor pagina-instelling vind je op het tabblad Pagina-indeling in de groep Pagina-instelling.
Figuur 1. De groep Pagina-instelling.
Bijdehand In een bijdehandje word je bij het handje genomen. Je hoeft de bijdehandjes niet op te slaan. Stap voor stap leer je nu werken met pagina-instelling. Je opent het bestand Formaat 000. De oefenbestanden van Word staan op de website hitisit.nl onder Word. 1. Open het bestand Formaat 000. In het document is uitgezoomd tot 30%. Dit is gedaan zodat je een overzicht hebt van de pagina-indeling. 2. Klik op het tabblad Pagina-indeling. 3. Klik in de groep Pagina-instelling op Formaat. 4. Merk op dat het huidige papierformaat A4 is. 5. Selecteer in de keuzelijst A5. Aangezien je voor een kleiner papierformaat hebt gekozen, bestaat het document nu uit meer pagina’s. Een aantal elementen zoals de inhoudsopgave en de afbeeldingen zijn niet automatisch geschaald: je moet ze aan de nieuwe situatie aanpassen.
In- en uitzoomen In Word, Excel, PowerPoint maar ook op Internet kun je met behulp van het scrolwieltje op de muis in- en uitzoomen. Als je de CTRL-toets vasthoudt, terwijl je naar boven scrolt, zoom je in op een pagina. Door met ingedrukte CTRL-toets naar beneden te scrollen, zoom je uit op een pagina. In alle genoemde programma’s kan uiteraard ook op een andere manier gezoomd worden. De zojuist omschreven methode werkt echter overal.
Boekje Als je een document als boekje laat afdrukken, moet ook alle tekst en de overige elementen opnieuw geschaald worden. Je kunt in het venster Pagina-instelling van Word aangeven dat je een katern (boekje) maakt. Ook als je de pagina-instelling verandert in katern worden niet alle elementen automatisch geschaald. Hoe je een document instelt als katern beschrijf ik hier niet. De reden is dat bij printers die dubbelzijdig afdrukken ondersteunen, je veel beter in het venster Printereigenschappen kunt aangeven dat een document als boekje afgedrukt moet worden. Je hebt dan zekerheid dat jouw opdracht correct wordt uitgevoerd. Bedenk wel dat bij het afdrukken als boekje 2 pagina’s op een A4 naast elkaar komen te staan. Hiertoe wordt alles geschaald en ongeveer 30% kleiner. Dit betekent bijvoorbeeld dat letters die
de tekengrootte 10 punten hebben op een A4-tje dan in het boekje worden afgedrukt met een tekengrootte van 7 punten.
Figuur 2. Een A5 is ongeveer 30% kleiner dan een A4.
Als je het venster Printereigenschappen wilt openen, doe je het volgende: Druk op CTRL+P.
Klik op Printereigenschappen (2010).
Klik op Eigenschappen (2007)
Het afdrukken als boekje vind je vervolgens in een van de tabbladen van het venster Printereigenschappen. Aangezien elk merk en type printer een eigen venster heeft, kan ik hier niet aangeven waar de optie bij jouw printer exact staat.
Figuur 3. Bij deze Canon printer is afdrukken als boekje beschikbaar.
Marges Elke pagina in een boek heeft marges. Dit is de witruimte die standaard om de pagina staat. In figuur 4 zie je de optie Marges. Deze vind je net als de optie Formaat in de groep Pagina-instelling.
Figuur 4. Rondom een pagina staan marges.
Via Marges stel je de marges in. Als een bedrijf voorbedrukt papier gebruikt met daarop bijvoorbeeld een logo dan kan het voorkomen dat de bovenmarge van het papier aangepast moet worden. Om ruimte te besparen kun je de marges kleiner maken. Bedenk wel dat de meeste huis-, tuin- en keukenprinters niet kunnen omgaan met documenten met te kleine marges. Over het algemeen krijg je overigens een melding als de marges te klein zijn bij afdrukken. Als je van een document een boekje wilt maken, kan het handig zijn de marges te spiegelen. In figuur 5 een voorbeeld. In de afbeelding zie je dat de linker- en rechtermarge zijn vervangen door Binnenkant en Buitenkant. In het voorbeeld is de marge van de binnenkant groter daar er bij het binden van een boekje meer ruimte aan de binnenkant nodig is. Het venster waarbinnen je zelf de marges kunt aangeven heet Paginainstelling. Als je dit venster wilt openen, doen je het volgende: Klik op het startpictogram van de groep Pagina-instelling.
Klik in het venster Pagina-instelling zo nodig op het tabblad Paginainstelling.
Figuur 5. De marges zijn gespiegeld.
Ook de marges kun je het beste instellen voordat je de tekst gaat typen. In het volgende bijdehandje, zie je waarom dit zo is.
Bijdehand Stap voor stap leer je nu werken met marges. 1. Open het bestand Marges 000. In het document is uitgezoomd tot 30%. Dit is gedaan zodat je een overzicht hebt van de pagina-indeling. 2. Klik op het tabblad Pagina-indeling. 3. Klik op de keuzelijst van Marges. 4. Selecteer onderin de keuzelijst Aangepaste marges. 5. Stel de linker- en rechtermarge in op 5 cm. Aangezien je de marges hebt vergroot, past er minder op een pagina. Een aantal elementen zoals de inhoudsopgave en de afbeeldingen zijn niet automatisch geschaald: je moet ze aan de nieuwe situatie aanpassen.
Afdrukstand Via de optie Afdrukstand kun je de afdrukstand van staand in liggend veranderen. Voor grote documenten is dit ongebruikelijk. Liggend wordt nogal eens gekozen als een tabel moet worden afgedrukt. Maak de pagina die je liggend wilt afdrukken deel uit van een groot document, dan zul je de ‘liggende’ pagina in een eigen sectie moeten plaatsen. In het volgende bijdehandje zie je hoe dit moet.
Bijdehand Je deelt het document in secties (gebieden). 1. Open het bestand Afdrukstand 000. In het document is uitgezoomd tot 60%. Dit is gedaan zodat je een overzicht hebt van de pagina-indeling. 2. Klik zo nodig op het tabblad Start. 3. Klik in de groep Alinea op . 4. Klik met je muis in de tabel voor het eerste woord. De invoegpositie knippert nu voor “Afrikaanse olifant”. 5. Klik op het tabblad Pagina-indeling. 6. Klik in de groep Pagina-instelling op Eindemarkering. 7. Klik in de keuzelijst op Volgende pagina. 8. Plaats de invoegpositie nu voor de eerste alinea onder de tabel “De Indische of Zuidoost …..ondersoort.” 9. Klik in de groep Pagina-instelling op Eindemarkering. 10. Klik in de keuzelijst op Volgende pagina. De pagina met de tabel staat nu in een eigen sectie.
Bijdehand Je maakt de pagina met de tabel liggend. 1. Zorg ervoor dat de invoegpositie knippert in de pagina met de tabel. 2. Klik in de groep Pagina-instelling op Afdrukstand. 3. Selecteer Liggend in de keuzelijst.
Opdrachten Word Start Alle onderdelen worden afgesloten met een aantal opdrachten. De uitwerking van de opdrachten vind je terug in filmpjes op de website. Ga daartoe op de website naar het onderdeel Word en navigeer vervolgens naar de uitwerkingen. Naast gewone opdrachten zijn er over veel onderwerpen expertopdrachten opgenomen. Deze opdrachten vormen een goede uitdaging voor degene die al kennis heeft over een onderwerp.
Opdracht 1 Je maakt een map om jouw uitwerkingen in te bewaren. Deze map maak je in de map (mijn) documenten. 1. Navigeer naar de map (mijn) documenten. 2.
Klik op Nieuwe map.
3.
Noem de map: Word uitwerkingen.
4.
Klik onderin het venster op Opslaan.
Opdracht 2 Je downloadt de oefenbestanden van Word en pakt deze uit. De oefenbestanden vind je op de website op de hoofdpagina van Word. 1. Ga naar www.hitisit.nl 2.
Log in op de site.
3.
Ga naar Word.
4.
Klik op Oefenbestanden Word.
5.
Klik op Openen.
6.
Selecteer de map die nu wordt getoond.
7.
Kopieer de map (CTRL+C).
8.
Navigeer naar de map (mijn) documenten.
9.
Plak de map (CTRL +V).
Opdrachten Pagina-instelling Opdracht 1 1.
Open het bestand Pagina-instelling 001.
Zoals je ziet is dit een leeg document. Logisch als je bedenkt dat je de pagina’s eerst instelt voordat je gaat typen. 2. Stel het papierformaat in op A5.
3. Stel de boven- en ondermarge in op 2 cm. 4. Spiegel de marges. 5. Stel de marge van de buitenkant nu in op 1,5. 6. Typ =rand() 7. Druk op ENTER 8. Typ nogmaals =rand() 9. Druk op ENTER Je hebt nu twee pagina’s met tekst. Het papierformaat is A5 en de marges zijn gespiegeld. 10. Sla het bestand op in de map Word uitwerkingen.
Opdracht 2 1.
Open het bestand Pagina-instelling 002.
2.
Zorg ervoor dat de tabel met het onderschrift op één liggende pagina komt te staan. De overige pagina’s moeten staand zijn.
3.
Sla het bestand op in de map Word uitwerkingen.
