ZAKELIJKE COMMUNICATIE
Schriftelijk Handleiding competentiegerichte assessments
Diddo van Zand
Inleiding Schriftelijk communiceren is en blijft een belangrijke competentie voor alle hogere beroepsgroepen. Het is daarom belangrijk deze competentie in het hoger onderwijs te ontwikkelen en te toetsen. Dit kunt u doen met de assessments die op deze cd-rom zijn aangeleverd. Het onderwijs werkt tegenwoordig competentiegericht. Het accent ligt op het aanleren van concrete vaardigheden waarmee men effectief kan handelen in de praktijksituatie in plaats van op het aanleren van kennis. Dit betekent ook dat de ontwikkeling en de prestaties van studenten steeds meer onderworpen worden aan een assessment. Assessment betekent feitelijk ‘beoordeling’ en dit heeft in de praktijk vele vormen gekregen, variërend van een korte vragenlijst tot uitgebreide praktijkopdrachten. Oorspronkelijk komt het woord assessment van het Engelse ‘assessment center’, waarmee praktijkopdrachten of werksimulaties bedoeld worden. Door vooral sollicitanten te onderwerpen aan een simulatie van de beroepspraktijk, probeerde men tot een goede beoordeling van de competenties van de kandidaat te komen. Deze methodiek sluit goed aan bij het competentiegericht onderwijs en krijgt de laatste jaren steeds meer aandacht in het onderwijs, vooral bij het hoger en beroepsonderwijs. De uitgave Zakelijke communicatie - Schriftelijk wil het competentiegerichte onderwijs ondersteunen door in het boek een groot aantal opdrachten te geven. Deze kunt u als docent in de klas gebruiken om het leerproces te bevorderen. Daarnaast zijn zes assessments ontwikkeld, waarmee u het schriftelijke deel van de generieke hbo-competentie Sociaalcommunicatieve bekwaamheid kunt toetsen. Deze competentie is als volgt gedefinieerd: Sociaalcommunicatieve bekwaamheid: het communiceren en samenwerken met anderen in een multiculturele, internationale en/of multidisciplinaire omgeving en het voldoen aan de eisen die het participeren in een arbeidsorganisatie stelt. Zakelijke communicatie - Schriftelijk gaat vooral in op de schriftelijke kant van de competentie sociaalcommunicatieve bekwaamheid. Samen met Zakelijke communicatie Mondeling is de generieke hbo-competentie volledig te ontwikkelen en te beoordelen.
1
Werken met de assessments Werken met assessments is spannend, maar vooral leuk. Het haalt de praktijksituatie naar binnen in de opleiding en sluit aan bij de verwachtingen van de huidige generatie studenten. Het doel van een assessment is een relevante praktijkopdracht aan te bieden, waarmee de competentie goed zichtbaar en meetbaar wordt. De competentie is objectief te beoordelen door het gebruik van feedbackformulieren waarop criteria staan geformuleerd. De assessments die bij schriftelijke communicatie horen zijn individuele schrijfopdrachten, met uitzondering van assessment 5, waar ook een groepsinterview is opgenomen. De werkwijze is als volgt. Eerst deelt u het assessment uit aan de studenten. Deze kunnen de opdracht individueel of in tweetallen gaan maken. Schrijven is in principe een individuele aangelegenheid, maar in de praktijk komt het steeds vaker voor dat projectgroepen samen verantwoordelijk zijn voor een tekst. Aan u dus de keuze of u het assessment als individuele of als groepsopdracht wilt geven. De opdracht kan in de klassituatie gemaakt worden, maar kan ook als ‘huiswerk’opdracht meegegeven worden. Bij ieder assessment wordt een tijdsindicatie gegeven. De meeste opdrachten vragen tussen een uur en een half uur. Een tekst is een eindresultaat van een denk- en schrijfproces. Bij de opdrachten wordt telkens gevraagd de tussenstappen op te schrijven. Bij de instructie is het belangrijk te benadrukken dat deze belangrijk zijn, zodat de assessor kan zien hoe de tekst tot stand is gekomen. De feedbackformulieren worden gebruikt om de tekst en de tussenliggende stappen te beoordelen. Als het assessment als een toets wordt gebruikt zult u dit vaak zelf doen, maar als het ontwikkelingsgericht wordt gebruikt, is het aan te raden studenten elkaar te laten beoordelen. Allereerst scheelt u dat werk, maar ook didactisch is dit zeer verantwoord. Het gestructureerd beoordelen van teksten is een onderdeel van de competentie. Bovendien leert men zo van elkaar door goede en minder goede voorbeelden te zien. Het gebruiken van de criteria als beoordelaar, maakt ook dat deze beter onthouden worden, omdat je er actief mee werkt. De ‘droge’ stof wordt daarmee een bruikbare toetssteen. Vervolgens organiseert u de feedback. Dat kan op verschillende manieren. U kunt de feedbackformulieren weer bij de schrijver terugbezorgen, en deze laten samenvatten. En plenair enkele uitlichten om de belangrijkste leerpunten toe te lichten. Een andere manier is groepen van vier of vijf studenten te formeren en hen elkaar feedback te laten geven. De feedback kan dan in subgroepen besproken worden, waarbij ieder achtereenvolgens aan bod komt. Het verdient aanbeveling de assessoren (medestudenten) feedback te geven op hun assessment. Zien zij het goed, missen ze zaken, kunnen ze teksten beoordelen? Dat is immers een belangrijk aspect van de competentie schrijfvaardigheid. Voorbereiding Uitdelen Beoordelen Feedback organiseren
Bepalen welke assessments geschikt zijn. Informeren en instrueren van de studenten en de observatoren. Toelichten van het doel van het assessment en de werkwijze. Het zelf of laten beoordelen van de resultaten door middel van feedback formulieren. Het gebruiken van de feedback om ontwikkeling te stimuleren en de competentie te toetsen.
2
Materialen Bij ieder assessment hoort een opdracht voor de student en een feedbackformulier voor de assessoren. Deze treft u aan op deze cd-rom. De student wordt bij het assessment telkens gevraagd de tussenstappen bij het schrijfproces te noteren. Zo wordt inzichtelijk hoe de student aan het eindproduct is gekomen. Het is aan te bevelen de feedbackformulieren al aan de studenten te laten zien, voordat ze het assessment maken. Dit is transparant, maar bovendien leidt het tot betere schrijfproducten en wordt het leereffect versterkt. Deze materialen behoeven weinig toelichting, wel is het zinvol aan te geven hoe u van plan bent te gaan werken, individueel of groepsgericht, in de klas of als huiswerkopdracht. Geef ook aan wat u verwacht van de beoordelaars en hoe u wenst om te gaan met de feedbackformulieren.
Didactische aanbevelingen Zakelijke communicatie - Schriftelijk biedt u als docent een scala van didactische mogelijkheden. Het boek, de opdrachten en de assessments kunt u naar believen inzetten om tot een effectieve didactische mix voor uw groepen te komen. De modules in deze uitgave kunt u als huiswerk meegeven en in de klas kort bespreken. In de klas kunt u de opdrachten en discussievragen uit het boek gebruiken. De assessments op de cd-rom kunt u gedurende de cursus toepassen, om de competentie tussentijds te toetsen en verder te ontwikkelen. Een alternatief is dat u een aantal assessments aan het einde van de cursus gebruikt om het eindniveau te toetsen. Een mix van deze twee is ook mogelijk. U zou bijvoorbeeld vier assessments gedurende de cursus ontwikkelingsgericht kunnen gebruiken, als lesmateriaal, om aan het einde twee assessments te gebruiken om het eindniveau te toesten. De feedbackformulieren kunt u zelf gebruiken, maar het scheelt u natuurlijk tijd als u uw studenten elkaar laat beoordelen. Dit dient niet alleen het gemak van de docent, ook didactisch is dit zeer verantwoord. Door het beoordelen van de teksten van anderen leert de student zwakke en sterke punten in een tekst te onderkennen, wat leidt tot betere schrijfvaardigheid. Door het toepassen van de beoordelingscriteria leert de student ze actief toe te passen.
Ontwikkelingsgerichte assessments De assessments toetsen gezamenlijk alle criteria van de competentie schriftelijk communiceren. Ze zijn echter niet direct gekoppeld aan een bepaald hoofdstuk. Indien u de assessments ontwikkelingsgericht wenst te gebruiken – accent op leren in plaats van toetsen – dan bevelen we deze volgorde aan: Module 1: Zakelijk schrijven Assessment 1. Artikel in nieuwsbrief EMI Module 2: Zakelijke correspondentie Assessment 2. Behandeling van een klacht (Auping-bed) Module 3: Commercieel schrijven Assessment 3. Zakelijke e-mail sturen aan een abonnee Assessment 4. Een offerte schrijven (bureaustoelen) 3
Module 4: Zakelijke verslaglegging Assessment 5. Interviewen, notuleren en rapporteren Module 5: ‘Nieuwe’ media Assessment 6. Direct mail voor klanten van T-Mobile
Toetsende assessments Indien u de assessments toetsend wenst te gebruiken, en de opdrachten en discussievragen gedurende de cursus, dan kunnen twee of drie assessments volstaan om de volledige competentie te toetsen. Voor de volledigheid geven we per assessment aan welke hoofdstukken relevant zijn: Assessment 1. Artikel in nieuwsbrief EMI - Module 1, alle hoofdstukken - Module 3, Hoofdstuk 9. Commercieel schrijven – de basis - Module 3, Hoofdstuk 12. Commerciële relatiebrieven - Module 5, Hoofdstuk 16. Zakelijk e-mailen - Module 5, Hoofdstuk 17. Schrijven voor websites Assessment 2. Behandeling van een klacht (Auping-bed) - Module 1, alle hoofdstukken - Module 2, Hoofdstuk 6. Zakelijke correspondentie – de basis - Module 2, Hoofdstuk 7. ‘Moeilijke’ brieven - Module 3, Hoofdstuk 9. Commercieel schrijven – de basis - Module 3, Hoofdstuk 12. Commerciële relatiebrieven Assessment 3. Zakelijke e-mail sturen aan een abonnee - Module 1, alle hoofdstukken - Module 2, Hoofdstuk 6 Zakelijke correspondentie – de basis - Module 3, Hoofdstuk 9. Commercieel schrijven – de basis - Module 3, Hoofdstuk 10. Direct mail - Module 3, Hoofdstuk 12. Commerciële relatiebrieven - Module 5, Hoofdstuk 16. Zakelijk e-mailen Assessment 4. Een offerte schrijven (bureaustoelen) - Module 1, alle hoofdstukken - Module 2, Hoofdstuk 6. Zakelijke correspondentie – de basis - Module 3, Hoofdstuk 9. Commercieel schrijven – de basis - Module 3, Hoofdstuk 11. Offertes schrijven - Module 3, Hoofdstuk 12. Commerciële relatiebrieven Assessment 5. Interviewen, notuleren en rapporteren - Module 1, alle hoofdstukken - Module 4, Hoofdstuk 13. Zakelijke verslaglegging – de basis
4
-
Module 4, Hoofdstuk 14. Vergaderingen notuleren Module 4, Hoofdstuk 15. Memo’s en beleidsnota’s schrijven
Assessment 6. Direct mail voor klanten van T-Mobile - Module 1, alle hoofdstukken - Module 2, Hoofdstuk 6. Zakelijke correspondentie – de basis - Module 5, Hoofdstuk 16. Zakelijk e-mailen - Module 5, Hoofdstuk 17. Schrijven voor websites Afhankelijk van de opleiding, kunt u met twee of drie assessments het grootste deel van de competentie schriftelijk communiceren toetsen. Voor commercieel getinte opleidingen zou u 3, 4 en 6 kunnen gebruiken. Voor meer beleidsmatige opleidingen zou u juist kunnen kiezen voor 1, 5 en 6. Zo kunt u die assessments gebruiken die relevant zijn voor de opleiding. Wij wensen u veel didactische genoegens met deze assessments!
5
