Wijs met uw bibliotheek. Fysiek en digitaal: altijd in de buurt

Wijs met uw bibliotheek Fysiek en digitaal: altijd in de buurt

Ondernemingsplan 2011-2014

Samenvatting Op verzoek van de gemeente Twenterand heeft de openbare bibliotheek Twenterand in de afgelopen maanden een ondernemingsplan 2011-2014 opgesteld. Hierbij zijn de uitgangspunten van de gemeente meegenomen, zoals: • Bibliotheekvernieuwing op basis van het meerjarenprogramma van het Overijssels netwerk van bibliotheken • Aansluiting bij de kulturhusgedachte • Behoud van vier fysieke vestigingen • Uitbouw van digitale dienstverlening • Samenwerking met andere organisaties Op basis van de analyse van de externe en interne ontwikkelingen, alsmede de uitkomsten van een zelfreflectie, ziet de bibliotheek onderstaande hoofdlijnen voor het toekomstig meerjarenbeleid: • Focus op primaire kerntaken • warenhuis voor kennis en informatie • inspiratiebron voor lezen en literatuur • centrum voor educatie en ontwikkeling • Intensieve samenwerking met provinciaal netwerk • bestuurlijk • productontwikkeling • serviceorganisatie • Klantengroei en vergroten aantal uitleningen/ diensten • implementatie bibliotheekwinkelconcept • centraal collectiebeleid • klantgerichte serviceattitude medewerkers • adequate pr & communicatie • Behoud lokale toegankelijkheid • gezamenlijke huisvesting met bijbehorende partners • Lokaal maatschappelijk ondernemerschap • naar onderwijs, sociaal culturele veld, gemeente en middenstand In de uitwerking hiervan is gebleken dat de samenwerking met/vanuit het Overijssels netwerk van bibliotheken en met name de implementatie van onder andere het bibliotheekwinkelconcept en het centraal collectiebeleid van cruciaal belang is voor het succes en daarmee de legitimiteit van de bibliotheek in de komende jaren. Bij voorkeur vanuit een vestiging in alle vier kernen, mede gelet op omvang en kwaliteit van de programma’s in het kader van het onderwijsachterstandenbeleid. In de financiële uitwerking blijkt (opnieuw), dat de huidige bijdrage van de gemeente Twenterand met het laagste subsidiebedrag (€ 17,70) per inwoner in de provincie Overijssel, volstrekt onvoldoende is voor de vereiste financiële dekking van dit plan. Daarvoor is een ophoging noodzakelijk naar plm. € 19,50 per inwoner in 2011 tot plm. € 20,50 per inwoner in 2014 (exclusief huurlasten en subsidie OAB). Dan nog blijft men onder het gemiddelde in Overijssel (€ 24,50). Indien de gemeente hiertoe niet beslist, zal de beperking van de financiële middelen leiden tot een dramatische vermindering van de bibliotheekdiensten, dan wel sluiting van één of meer vestigingen. Op dit moment staat de gemeente Twenterand voor de invulling van de bezuinigingsopgave voor de komende jaren, maar heeft ze nog geen zicht op omvang en de invulling hiervan.

Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

2

Men ervaart zich midden in het spanningsveld tussen de politieke wens om het gemiddeld subsidiebedrag voor bibliotheekdiensten meer richting het Overijssels gemiddelde te brengen versus de financiële spankracht. Verder is er behoefte meer zicht te krijgen op vergroting van (onderlinge) doelmatigheid van de verschillende sociaal-culturele en maatschappelijk organisaties. Hoe kan het effect van het totaal aan maatschappelijke voorzieningen meer leidend worden bij de beleidsoverwegingen en –beslissingen en daarmee het zogenaamde social return on investment worden vergroot? De openbare bibliotheek staat aan de vooravond van het implementeren van het bibliotheekwinkelconcept en het centraal collectiebeleid. Het innoveren met de Brede School onder één dak moet nog zijn beslag krijgen en er moet meer zicht komen op de toekomstige huisvesting in Vriezenveen, alvorens verder te investeren. Ook heeft de bibliotheek dringend behoefte aan politieke duidelijkheid omtrent het toekomstig subsidieniveau ter besluitvorming voor de omvang van de dienstverlening en het locatiebeleid voor de komende jaren. Ten slotte is men bereid zich – ter verhoging van doelmatigheid – te oriënteren op de mogelijkheden voor samenwerking met één of meerdere van de naburige bibliotheken. Zowel bij de gemeente als bij de bibliotheek zijn op dit moment nog niet alle relevante aspecten afdoende in beeld om verantwoord een beslissing te nemen over een meerjarenbeleid en meerjarensubsidie voor de bibliotheekdiensten. Daarom is het advies om onderscheid te maken tussen de korte termijn en de periode hierna. Op basis hiervan is het voorstel dat de gemeente voor 2011 de bijdrage vaststelt op het niveau van bijgaand ondernemingsplan. Dat komt neer op een bedrag van € 687.300,-- (exclusief de jaarlijkse OABgelden; voor 2011 geschat op € 39.000,--). Hiermee ontstaat een adequate dekking voor het werkplan 2011 van de bibliotheek inclusief inzet op onderwijsachterstandenbeleid. Het werkplan 2011 kan tevens als basis worden gebruikt voor het zogenaamde schaduwdraaien van Beleidsgestuurde contractfinanciering. Tevens ontstaat tijd om gericht de huidige openstaande vraagpunten van beide partijen te beantwoorden ten behoeve van een verantwoord integraal meerjarenbeleid 2012-2014. Natuurlijk blijft de sense of urgency groot. Daarom bepleiten wij dat het benodigde huiswerk door partijen binnen zes maanden is afgerond, zodat de gemeenteraad in staat wordt gesteld voor 1 juli 2011 besluiten te nemen c.q. keuzes te maken voor het beleid en financiering van bibliotheekdiensten over 2012-2014. Ten slotte wordt geadviseerd om in het proces van toekomstige besluitvorming zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen om misverstanden te vermijden. Dit vereist een open en frequente communicatie zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau tussen de leiding van de bibliotheek en de gemeente.

Harry Groeneveld MBA, projectleider

Vriezenveen, 30 september 2010


3

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding ………………………………………………………………………… 2. Externe ontwikkelingen ……………………………..……………….…… 2.1 Maatschappelijk 2.2 Overheid 2.3 Onderwijs 2.4 Cultuur & Toerisme 2.5 Zorg & bedrijfsleven 3. Interne ontwikkelingen …………………………………………….…... 3.1 Landelijk 3.2 Provinciaal 3.3 Lokaal 4. Swot-analyse …………………………………………………………..…… 4.1 Swot 4.2 Confrontatiematrix 5. Strategie …………………………………………………………………..….. 5.1 Bevindingen externe en interne ontwikkelingen 5.2 Uitkomsten swot-analyse 5.3 Visie en missie 5.4 Strategische doelgroepen 6. Hoofdlijnen voor meerjarenbeleid ……………………………..…….. 6.1 Kerntaken 6.2 Netwerk van bibliotheken 6.3 Groei klanten en uitleningen 6.4 Behoud lokale toegankelijkheid 6.5 Lokaal maatschapelijk ondernemerschap 7. Maatwerk dienstverlening op locatie ………………………………… 8. Programmalijnen voor beleid …………………………………………… 8.1 Informatie & kennis 8.2 Lezen & Literatuur 8.3 Ontwikkeling & Educatie 8.4 Klantengroei en verhoging aantal uitleningen 8.5 Locatiebeleid 8.6 Lokaal maatschappelijk ondernemerschap 9. Kwaliteit …………………………………………………………………..…… 10.Personeel & Organisatie …………………………………………..…….. 11.Finance & Control ………………………………………………….……..… 11.1 Financieel kader 11.2 Meerjarenprognose 12.Werkplan 2011 ………………………………………………………………. 13.Overwegingen ……………………………………………………………….. 14.Advies ……………………………………………………………………….….. 15.Alternatieven ……………………………………………………………….… Bijlagen


4

5 6

7

8

10

13

16 19

29 29 30

33 33 34 35

1. INLEIDING In het Unescostatuut van 1994 staat de algemene doelstelling van de openbare bibliotheken duidelijk verwoord. Het komt erop neer, dat de (plaatselijke) openbare bibliotheek voor de burgers een plaatselijke toegangspoort voor kennis biedt en daardoor een essentiële voorwaarde schept voor levenslang leren, voor het stimuleren van onafhankelijke besluitvorming en voor het bevorderen van de culturele ontwikkeling van individuen en maatschappelijke groeperingen. In de afgelopen jaren is deze doelstelling niet veranderd, maar wel de wijze waarop en de omstandigheden waaronder deze moet worden gerealiseerd. De ontwikkeling van diverse digitale poorten naar andere mediabronnen bijvoorbeeld heeft een forse impact op de rol en positie van de openbare bibliotheek in de samenleving. Dit leidt tot aanscherping van de primaire kerntaken van de bibliotheek. Daarnaast speelt onder andere de bezuinigingsopgave van de overheid. Die heeft een sterke invloed op de wijze waarop de openbare bibliotheek haar kerntaken in de samenleving kan realiseren. Hierdoor ontstaat een groeiend spanningsveld tussen de inhoud van de diensten van de bibliotheek en de spreiding van de voorzieningen qua financiering. Omdat de laatstgenoemde ontwikkeling ook op lokaal niveau speelt in Twenterand heeft het College van B&W gevraagd om een herzien ondernemingsplan voor de openbare bibliotheek voor de komende jaren op te stellen. Enerzijds bezien vanuit een adequate en eigentijdse invulling van de kerntaken alsmede de bijbehorende bibliotheekvernieuwing en anderszijds rekeninghoudend met de financiële middelen van de gemeente als opdrachtgever. Daarbij is aangegeven dat er uiteraard sprake hoort te zijn van een gecertificeerde openbare bibliotheek, zulks in lijn met de charter van de VNG. Het College van B&W heeft Harry Groeneveld – partner bij Pool Management & Organisatie - de opdracht verstrekt om het herzien ondernemingsplan samen met de bibliotheek op te stellen. Vanuit een uitgebreide externe en interne verkenning is – in combinatie met de uitkomsten van de SWOT-analyse – een meerjarenbeleid geformuleerd. De deelname aan het provinciale bibliotheeknetwerk en de inzet van gezamenlijke producten, diensten en/of formules spelen een dominante rol in de doorontwikkeling van de openbare bibliotheek in Twenterand. Ook wordt ingegaan op het bestaansrecht van de onderscheiden vestigingen en de wijze waarop deze in de toekomst optimaal kunnen worden ingevuld in een mix van maatschappelijk en economisch rendement. De uitkomsten hiervan vinden hun weerslag in het ondernemingsplan voor de komende jaren, alsmede in een financiële paragraaf. Uit oogmerk van bestuurlijke consistentie en continuïteit voor de bedrijfsvoering is het noodzakelijk hieromtrent meerjarenafspraken met de gemeente Twenterand te maken. Op basis hiervan kan een uitwerking worden gemaakt tussen de periodieke activiteitenplannen van de bibliotheek met Beleidsgestuurde contractfinanciering van de gemeente. Alleen dan kan de openbare bibliotheek Twenterand op een professionele en eigentijdse wijze haar diensten en service - zowel fysiek als digitaal - blijven aanbieden. Marijke Spoor-Oonk Directeur Stichting Openbare Bibliotheek Twenterand Vriezenveen, september 2010 Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

5

2. EXTERNE ONTWIKKELINGEN 2.1 Maatschappelijk • Snelle digitalisering informatievoorziening, educatie en literatuur • Opkomst digitale poorten, maar ook behoud fysieke poorten • Tempoversnelling in de samenleving • Vergrijzing (nb. digibetisme bij vele senioren) en ontgroening • Middelbare scholieren moeilijker bereikbaar vanwege o.a. internet • Toename vrije tijd en korte trips in eigen land • Toename werkloosheid met pro en contra voor bibliotheek • Trend naar value for money 2.2 Overheid • Bezuinigingsopgave overheden • Prestatiecontracten en monitoring ervan bij subsidies • Inzet Min. OC&W gericht op leesbevordering, mediawijsheid en infrastructuur • Provincie Overijssel stimuleert bibliotheekvernieuwing en subsidieert bibliotheek netwerkvorming en is ook nodig voor netwerkafspraken • Kanteling (lokale) overheid naar regiefunctie • Complexiteit van lokale overheid leidt tot weinig specifieke branchekennis • Invulling Kulturhus meer vanuit stenen dan vanuit inhoud • Subsidiebijdrage Twenterand ligt onder gemiddelde per inwoner Overijssel 2.3 Onderwijs • Bezuinigingsopgave overheden en onderwijs • Continue veranderingen; zowel p.o. (brede school) als v.o. • Digitalisering leesmaterialen en werkmethoden (mediatheek plus) • Wijziging diverse geldstromen van (lokale) overheid naar onderwijs • Wijzigingen samenwerkingen voorschoolse en naschoolse en Kinderopvang • Lange traditie lokale samenwerking met voorschools (Peuterspeelgroep, Dreumesgroep, ) en p.o. met goede educatieve agenda • Complexiteit samenwerking ROC van Twente vanwege bovenlokale schaal 2.4 Cultuur & Toerisme • Bezuinigingsopgave overheid raakt ook culturele instellingen • Hierdoor meer samenwerkingen noodzakelijk • Ontwikkeling regionale cultuur en toeristische initiatieven Twente • Lokaal cultuurplatform operationeel; beleidslijn niet goed zichtbaar • Inhoudelijke afstemming met cultuurmakelaar is goed; beleidsmatig niet • Complexiteit van lokale kunstenaars en gemeentelijke bibliotheek enerzijds en regionale Stichting Twenterand Cultuur anderzijds • Toerisme in eigen land en in de regio wordt belangrijker • Directeurenoverleg en VVV werken aan provinciale afstemming • Op lokaal niveau nauwelijks invulling met bibliotheek 2.5 Zorg & Bedrijfsleven • Bezuinigingsopgave overheid raakt ook zorginstellingen • Toenemende vergrijzing biedt mogelijkheden voor meer dienstverlening in de instellingen alsook bij mensen thuis • OBD verzorgt wisselcollecties in verzorgingshuizen • Lokale samenwerking in het zorgsegment is beperkt • Idem met lokaal bedrijfsleven • Biedt wel mogelijkheden voor vriendenclub en/of sponsoring


6

3. INTERNE ONTWIKKELINGEN 3.1 Landelijk • • • • • • • •

Gemeenschappelijk beeldmerk en retailformule Landelijke ICT-infrastructuur en digitale poorten Ontwikkeling franchise-concept Gemeenschappelijk Collectiebeleid Introductie nationale bibliotheekpas Onderscheid primaire en secundaire kerntaken Actualisering certificeringsnormen 2011-2014 Belangenbehartiging en lobby

3.2 Provinciaal • • • • • • • •

Interactieve beleidsvorming met landelijke organisatie Multiservices Overijssel en Gelderland (OBD/ Blauwe Brug) Support op uitrol winkelformule (huisstijl, inrichting, organisatie etc.) Centrale backoffice voor productontwikkeling (multimediale) collectie, HRM en versterking digitale poort Van netwerk naar coöperatieve vereniging Actualisering meerjarenbeleid Samenwerking bibliotheken en onderwijsinstellingen goed ontwikkeld Met andere segmenten divers beeld

3.3 Lokaal • • • • • • • • • • • •

Discrepantie meerjarenbeleid bibliotheek en gemeentelijke subsidie Uitrol bibliotheekwinkelformule financieel niet of nauwelijks mogelijk Samenwerking met onderwijs t/m p.o. goed Mogelijkheden met voortgezet onderwijs zijn beperkter Samenwerking met andere (culturele) segmenten nu nog beperkt Landelijk beeldmerk invoeren en (externe) communicatie kan beter Onderscheid primaire en secundaire kerntaken nader bezien Idem afstemming winkelformule en filosofie Kulturhus Idem potentiële differentiatie dienstverlening per locatie Ledental blijft achter bij beleidsdoelstelling Benchmark-info meer gebruiken; MTO en KTO wordt toegepast Aandacht voor wijzigingen vastgoed en voorwaarden herinvestering


7

4. SWOT-ANALYSE 4.1.1 Kansen • Landelijk/ provinciaal/lokaal bibliotheeknetwerk/beeldmerk en exposure (Ned. Leest/(Kinder)boekenweek, Week van Alfabetisering) • Financiële druk biedt ruimte voor vernieuwing processen, activiteiten etc. • Extern netwerk/samenwerkingspartners (om dingen samen te doen) • Digitale poort (vergroot entree met leden en publiek) en E-books • Sociale media (vergroot interactie met publiek en leden) • Vergrijzing (service naar thuiszorg/verzorgingshuizen) • Brede school (o.a. mediacoach/combifuncties) • Laaggeletterdheid binnen Twenterand (leesbevordering, mediawijsheid) • Onderwijs ( o.a. mediatheken/biebsearch) • Nieuwe lokale partners en activiteiten die meer (digitale) traffic genereren • Recreatie (VVV/reisbureau, gemeente, hotel, B&B-fast) (nb. provinciaal) 4.1.2 Bedreigingen • Bezuinigingen Overheid (landelijk/provinciaal en lokaal) • Daling uitleningen (jeugd door computing en gaming alsmede jong volwassenen: minder informatieve boeken) • Andere media; zoals internet/Google; sociale media etc. • Demografische ontwikkelingen/scheve leeftijdspiramide leden • Bezuinigingen onderwijs en verschuiving prioriteiten in het onderwijs • Brede school (o.a. mediacoach/combifuncties) • Hogere huurlasten (indien niet gedekt door financiering gemeente) • Onzekerheid politieke context/beleid sociaal cultureel en maatschappelijk werk • Snelheid van externe ontwikkelingen 4.1.3 Sterktes • Klantcontacten (persoonlijke inzet en contact) • Actieve klantbenadering (proactief en met een serviceattitude) • Spreiding locaties en vaste vestigingen in plaats van bibliobus • Aanhaken op netwerk van provinciaal beleid en activiteiten • Positieve attitude, absorptievermogen, draagvlak en innovatievermogen • Goede teamgeest en collegialiteit • Duurzame borging en continuering relevante activiteiten/projecten • Digitale diensten met website, browser e.d. • Vakinhoudelijke kennis • Goede naamsbekendheid • Laagdrempelig en ruime openingstijden • Kennis lokale ontwikkelingen en sleutelmensen • Contributievrij lidmaatschap tot 18 jaar • Plaats op de lokale educatieve agenda en in programma’s laaggeletterdheid

4.1.4 Zwaktes • Ontmoetingsfunctie beperkt (boeken, internetcursus, schrijvers) • Nieuwe klanten binnenhalen • Weinig verandering in type (vaste) activiteiten/diensten • Te veel doorbouwen op bestaande succesformules • PR en communicatie kan beter (o.a. rondom producten en diensten) • Onvoldoende profilering • Traag inspelen op externe veranderingen • Te weinig financiële mogelijkheden; m.n. voor bibliotheekvernieuwing • Lokaal ondernemerschap kan beter • Scheve opbouw van leeftijd en dienstverband personeel Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

8

4.2 Confrontatiematrix

Kenmerk

Net werk

Dig. poort

Onderwijs & Educatie

Toegankelijkheid

3

Service aan klant

Vergrijzing

Bez. Ovhd

Daling Uitlen.

5

1

Digitale diensten

5

S-score Kwdr 1/2

29

1

Demografie

Andere media

3

3

3

Contact Onderw.

Bez. Onderwijs

3

5

Het Netwerk

Nw kl. halen

Lokale Part.

5

5

5

1

5

5

1

1

31

3

3

Fin. tekort

3

5

1

1

3

1

Profilering PR&Com.

3

1

1

Aanbod inspelen

Lokaal ondersch.

S-score Kwdr. 3/4

5

16

14

Legenda: zie bijlage 1


9

5. STRATEGIE 5.1 Bevindingen externe en interne ontwikkelingen • • • • • • • • • •

Digitalisering informatie / communicatie raakt positie en rol bibliotheken Bezuinigingsopgave overheid dwingt tot andere prijs / prestatie-ratio’s Focus op primaire kerntaken wordt belangrijker Landelijk en provinciaal beleid en formules versterken lokale bibliotheek in basisdiensten en bibliotheekvernieuwing Idem op bestuurlijke doorontwikkeling Lokaal maatschappelijk ondernemerschap versterken (franchise-formule?) Afstemming bibliotheekwinkelconcept en Kulturhus / Brede school optimaliseren Meerjarenbeleid en meerjarensubsidie met gemeente realiseren Differentiatie dienstverlening per locatie onderzoeken Proeftuin voor verandering stimuleren

5.2 Uitkomsten swot-analyse •

De kwadranten 1 en 2 scoren aanmerkelijk hoger dan 3 en 4

•

Dit vereist een pro-actieve en assertieve strategie om de belangrijkste kwaliteiten in te zetten om kansen te benutten en bedreigingen te pareren, zoals De producten, diensten en formules van het landelijk en provinciaal netwerk van bibliotheken (score 19) Behoud en uitbouw van de fysieke toegankelijkheid (score 14) De contacten/activiteiten naar/voor het onderwijs (score 12)

•

Verder is er een aantal zaken dat drastisch moet worden versterkt, met als belangrijkste: • Het binnenhalen van nieuwe klanten (score 15)

•

Belangrijk is om ook stevig in te zetten op een aantal ondersteunende activiteiten ter versterking van de doelstelling van de instelling: Verbeteren van PR & Communicatie ter versterking van de profilering en uitstraling (score 9) Continueren & uitbouwen service-attitude aan de klant (score 8) Het verder inzetten van digitale diensten (score 7)

•

Dit geheel zal moeten leiden tot verruiming van financiële middelen door de gemeente en/of vanuit het onderwijs en versterking van presentatie en dienstverlening aan de klant.


10

5.3 Visie en missie 5.3.1 Visie Onze samenleving wordt meer en meer een informatiemaatschappij. De voortdurende beschikbaarheid van informatie en het gebruik van een breed scala aan informatie- en communicatiemiddelen worden als vanzelfsprekend beschouwd. Een informatie-intensieve sector als het biblotheekwezen wordt hierdoor sterk geraakt. Maar ook andere maatschappelijke ontwikkelingen spelen mee, zoals de veranderende samenstelling van de bevolking, de toenemende eisen van de gebruikers, het steeds hogere tempo van trends. In deze complexe samenleving wil de openbare bibliotheek haar dienstverlening aan leden en burgers continueren en vernieuwen om aan de veranderende vraag te kunnen voldoen. Dit doet een enorm appèl op het innovatieve vermogen en de investeringscapaciteit van bibliotheken. Ondanks een proces van schaalvergroting in de afgelopen jaren is deze innovatiekracht niet voor een stand-alone bibliotheek op te brengen. Naast lokaal ondernemerschap is de krachtenbundeling op provinciaal en landelijke niveau een absolute vereiste. Alsdan kan de openbare bibliotheek fysiek en digitaal vrije toegang blijven bieden tot informatie, kennis en cultuur, zodat de burgers zich bewust, kritisch en actief kunnen bewegen in de maatschappij. De bibliotheek vervult daarmee – als onafhankelijk instituut - een unieke rol in de samenleving. Door selectie van betrouwbare en betekenisvolle informatie biedt zij mensen houvast in de dagelijkse overvloed van informatie en media-uitingen. Tevens neemt de bibliotheek als ontmoetingsplaats, als huiskamer van de samenleving, een steeds belangrijker plaats in de lokale samenleving in. Door het Overijssels bibliotheeknetwerk is een strategie uitgewerkt waarmee de verschillende programmalijnen en strategische lijnen een samenhangend geheel vormen en de gewenste doelen en effecten kunnen worden bereikt. Deze uitvoeringsstrategie is gebaseerd op de Long Tail van Chris Anderson. De marketingstrategie van de Long Tail kent een kop en een staart. In de kop bevinden zich de lokale bibliotheken die omgebouwd worden naar winkels volgens een aantal formules. In de staart bevindt zich de netwerkcollectie. Bundeling van collecties en diensten op netwerkniveau maakt het mogelijk om ook nichemarkten te benaderen. Tevens wordt de profilering en de wervende functie van de bibliotheek versterkt. Dit concept wordt binnen het bibbliotheeknetwerk uitgewerkt in diverse (ondersteunende) programmalijnen. De kernfuncties van de bibliotheek zijn: • Warenhuis voor kennis en informatie • Centrum voor educatie en ontwikkeling • Inspiratiebron voor lezen en literatuur • Encyclopedie voor kunst en cultuur • Podium voor ontmoeting en debat De eerste drie zien we tegenwoordig als de primaire kernfuncties die de legitimatie van de openbare bibliotheek vormen. Op deze functies wordt ook landelijk ingezet. De invulling van de beide andere kernfuncties is meer afhankelijk van de lokale omstandigheden, de behoefte van de gemeente als opdrachtgever en de middelen die zij hiervoor beschikbaar stelt.


11

5.3.2 Missie De missie van de Bibliotheek Twenterand is:

Kennis, Ontwikkeling en Verbeelding voor individu en samenleving Kennis omvat een laagdrempelige fysieke en/of digitale toegang tot bronnen van informatie en de mogelijkheden voor het individu of voor groepen zich te bekwamen in het omzetten van informatie naar kennis. Ontwikkeling stimuleert de groei van individu en samenleving. Voor een goede participatie in onze huidige kennisintensieve maatschappij is het nodig dat burgers continu doorleren en zichzelf en hun omgeving verder ontwikkelen. Verbeelding omvat de toegang tot een breed scala aan bronnen op het gebied van literatuur, kunst, cultuur en ontspanning.

5.4 Strategische doelgroepen Uiteraard geldt dat alle burgers van Twenterand gerekend kunnen worden tot de doelgroep van de bibliotheek. Echter, voor de uitvoering en realisatie van het meerjarenprogramma is marketing leidend. Uit een klantonderzoek volgens de Mosaïc methode blijkt dat de ‘traditionele gezinnen’ een belangrijke doelgroep zijn voor de Overijsselse bibliotheken c.q. Bibliotheek Twenterand (zie bijlage 2). We richten ons met voorrang op deze strategische doelgroep, maar ook kijken we welke klantsegmenten in mindere mate aanwezig zijn in de bibliotheek en hoe we deze kunnen benaderen. De Long Tail strategie is een bedrijfsmatige strategie. Echter, bibliotheken hebben van oudsher een maatschappelijke opdracht. In het kader daarvan zetten we tevens in op doelgroepen zoals het onderwijs. Hierbij moet gedacht worden aan organisaties die het onderwijs bedienen en waarmee samengewerkt kan worden: leerkrachten en uiteraard leerlingen. In de komende jaren wordt een groei van 1% per jaar in de categorie volwassen leden beoogd. Om dit te bereiken worden verschillende instrumenten ingezet, zoals: • Het professioneel inzetten van het bibliotheekwinkelconcept • Het adequaat toepassen van het collectiebeleid (long-tail strategie) op de belangrijkste doelgroep • Markt- en klantonderzoek om goed zicht te hebben op de (veranderende) behoefte van de strategische klantengroepen • Selectieve promotie en marktbewerking op de onderscheiden doelgroepen en de opzet van een bijbehorend CRM/Marketing beleid • Het gericht inzetten van online marketing en online communicatie Naast de maatschappelijke doelstelling kan de bibliotheek zich op deze wijze ook goed profileren in de lokale samenleving.


12

6. HOOFDLIJNEN VOOR MEERJARENBELEID 6.1 Kerntaken Primaire kerntaken Door de snelle ontwikkelingen in de kennisintensieve samenleving enerzijds en de financiële druk anderzijds is het belangrijk de huidige en toekomstige expertise te focussen op de primaire kerntaken: • • •

Informatie & Kennis Lezen & Literatuur Ontwikkeling & Educatie

De personele inzet, de infrastructuur - waaronder de fysieke vestigingen en de financiële middelen - zullen primair gericht zijn op succesvolle activiteiten en vernieuwing op deze deelgebieden. Gelet op locatiespecifieke kenmerken is er in het bijzonder sprake van inzet op de jeugd respectievelijk het (voorschoolse) onderwijs middels specifieke dienstverlening (o.a. leesbevordering en mediawijsheid). Ook wordt bezien of – samen met het provinciaal netwerk – de samenwerking met het voortgezet onderwijs kan worden uitgebouwd. Secundaire kerntaken • Kunst & Cultuur • Ontmoeting & Debat Dit zijn eveneens kernfuncties van de bibliotheek en de bibliotheek zet hiervoor menskracht en infrastructuur in, maar zij ziet zichzelf minder initiërend op deze velden dan op de primaire kerntaken, m.u.v. de literaire component. Deze secundaire taken vormen wel een onlosmakelijk geheel met de primaire kerntaken. Lokale/regionale allianties met andere cultuurinstellingen zijn hierbij van belang. 6.2 Netwerk van bibliotheken Wat expertise en menskracht betreft en in financieel opzicht is het niet mogelijk om de ambities als stand-alone bibliotheek op lokaal niveau te realiseren. In de afgelopen jaren is zowel landelijk als provinciaal de samenwerking geïntensiveerd, gericht op: • Modernisering en realisering van een centrale digitale infrastructuur voor de particuliere en institutionele klanten van de bibliotheken in Nederland. Hierdoor wordt naast de fysieke poort vol ingezet op de (door)ontwikkeling van de digitale poort. Hiervoor zijn al meerdere producten en diensten ontwikkeld, zoals AquaBrowser, Zoek & Boek. Voor de onderwijssector zijn er Biebwijz en Biebsearch. • Het verbeteren, verbreden en uitdiepen van de fysieke dienstverlening aan particuliere klanten, zoals het bibliotheekwinkelconcept, centraal collectiebeleid, uniformering abonnementen en uitleenreglementen voor interlokale dienstverlening in andere bibliotheken. Voor de openbare bibliotheek in Twenterand is de intensivering van deze samenwerking cruciaal voor het succesvol realiseren van het meerjarenbeleid. Hierbij gaat het om de inzet van de uitkomsten van gebundelde expertise van het netwerk van de Overijsselse bibliotheken, alsmede de support van de serviceorganisatie. In de komende jaren gaat het daarbij met name om support bij de implementatie van diverse (nieuwe) diensten en formules en service op het gebied van HRM, organisatie, ICT (digitaal beheer) en (financiële)


13

managementinformatie. Bestuurlijk wordt in Overijssel toegewerkt naar een coöperatieve vereniging. 6.3 Groei klanten en uitleningen Primair is behoud van de bestaande klanten van groot belang, maar tegelijk ook de uitbouw ervan, die nu nog achterwege blijft op geformuleerde doelstellingen. Een goede uitvoering van diverse activiteiten om de onder 5.4 geformuleerde doelstellingen te bereiken is cruciaal, o.a. middels: • • • • • •

een pro-actieve en klantgerichte attitude van de medewerkers ruime openingstijden met gebruik van zelfbedieningsystemen in een mix van bemenste en onbemenste uren het implementeren van de bibliotheekwinkelformule en doorontwikkelen van het centraal collectiebeleid verder inzicht krijgen in en analyseren van markt- en klantinformatie hierop inspelen met toegesneden aanbod van producten en diensten het verbeteren van PR & Communicatie.

De implementatie van de winkelformule (op maat per locatie) is van cruciaal belang. Hiermee kan meer en beter worden ingespeeld op de (latente) vraag van de klant. Uit ervaringen elders is gebleken, dat dit eveneens leidt tot het binnenhalen van nieuwe klanten en het verhogen van het aantal uitleningen. Dit vergroot de legitimatie van de bibliotheek. In samenhang hiermee is de doorontwikkeling van het provinciaal/lokaal collectiebeleid eveneens van groot belang. Hiermee kan een beter evenwicht worden gerealiseerd tussen de basiscollectie en lokaal-specifieke aanvullingen, dan wel snelle leveringen op afroep. Ook hiermee wordt dan meer en beter ingespeeld op de (latente) behoefte van de klant, hetgeen tevens de klantentrouwheid kan vergroten. 6.4. Behoud lokale toegankelijkheid Gelet op de schaal van de kernen binnen de gemeente Twenterand en de maatschappelijke relevantie van de bibliotheek wordt een fysieke aanwezigheid in elke autonome kern noodzakelijk geacht. Anders is het niet mogelijk de primaire kerntaken op die locatie uit te voeren. Uit oogmerk van effectiviteit en doelmatigheid heeft invulling hiervan met aanpalende partners onder één dak de voorkeur. Cruciaal daarbij is dat het instanties betreffen, die van elkaars diensten / expertise gebruik kunnen maken, dan wel elkaars functie kunnen versterken. Voor de bibliotheek is de samenwerking met voorschoolse instellingen en het basisonderwijs derhalve van groot belang. Dit biedt mogelijkheden om meer gebruik te maken van elkaars ruimte en wellicht ook tot combi-functies in personele zin, bijvoorbeeld bij taal- en leesprogramma’s. Eén van de speerpunten van de bibliotheek voor de komende jaren zal zijn om de invulling hiervan binnen de Brede school zoveel mogelijk op maat per locatie in te vullen. Daarnaast zal – samen met het provinciaal netwerk – moeten worden bezien of de huidige samenwerking met het voortgezet onderwijs, met name in Vroomshoop en Vriezenveen, kan worden uitgebouwd. Vanuit een integraal perspectief bezien, is het voor de komende jaren gewenst dat verschillende instanties op gebied van kunst, cultuur, onderwijs, welzijn en wellicht ook zorg samen met de bibliotheek door de gemeente worden gestimuleerd met elkaar verdere samenwerking te realiseren en onderlinge efficiency te vergroten. Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

14

Er is voorkeur voor locaties waar veel natuurlijke aanloop is, zodat de invulling van het bibliotheekwinkelconcept zoveel mogelijk vruchten afwerpt. Tevens biedt het mogelijkheden om informatiepunt voor diverse instanties te kunnen zijn. Samenwerking met natuurlijke partners onder één dak biedt voor de bibliotheek tevens de mogelijkheid de openingstijden voor de klanten op een flexibele wijze in te vullen. Met onderlinge support kan het zelfbedieningssysteem met bijbehorende voorzieningen ruimer ingezet worden, waardoor – ondanks reductie van het aantal bemenste uren - de dienstverlening naar de klanten op een goed peil gehouden kan worden en daarmee de lokale presentie blijvend waargemaakt kan worden. 6.5 Lokaal maatschappelijk ondernemerschap Binnen de vereniging van openbare bibliotheken (VOB) is een – door het Ministerie van OC&W ondersteund – initiatief genomen tot de ontwikkeling van een franchiseorganisatie voor openbare bibliotheken. De bibliotheekorganisatie Overijssel is hier ook nauw bij betrokken. Met dit initiatief wil men de klantwaarde voor de bibliotheken verhogen en de kosten van de dienstverlening verlagen door samenwerking, gelet op: • Verschuiving in de maatschappij van aanbod- naar vraagsturing • Van productgedreven naar klantgedreven • Van klantvriendelijk via klantgericht naar klantsturing • Van ‘supply-chain-management’ naar ‘demand-chain-management’ • De noodzaak goedkoper te leveren, mede gelet de op bezuinigingsopgave bij de overheid Voornoemd initiatief sluit aan bij de intensivering van de samenwerking van de bibliotheken in Overijssel op het gebied van innovatie, organisatie en backoffice. Het is ook in lijn met het beleid van de openbare bibliotheek Twenterand om volop gebruik te maken van deze samenwerking in de provincie en het inzetten van de verschillende centrale diensten en producten. De implementatie van het franchise-concept van VOB bij onze bibliotheek biedt dan volop de mogelijkheid om: • De rol en functie van de openbare bibliotheek eenduidig met één beeldmerk (fysiek en digitaal) uit te dragen in de gemeente • Professioneel, doelmatig en effectief de centrale diensten en producten van de openbare bibliotheek naar de diverse vestigingen in Twenterand op maat in te vullen • Optimaal gebruik te maken van de provinciale backoffice, waaronder de HRM-functie, alsmede support bij beleidsvorming en bedrijfsvoering Hierdoor ontstaat ruimte voor doorontwikkeling van maatschappelijk ondernemerschap in de lokale samenleving en intensivering van samenwerking met de gemeente en verschillende partners op het terrein van informatievoorziening, educatie, cultuur etc., zoals de Coördinator Brede School, Cultuurmakelaar en anderen. Ook kan de binding naar het lokale bedrijfsleven worden versterkt.


15

7. MAATWERK DIENSTVERLENING OP LOCATIE In de locatiegebonden activiteiten staan met name centraal: • Informatie & Kennis: • met uitlening, raadpleging en vraagbemiddeling • Lezen & Literatuur: • met o.a. Makkelijke Lezen Punt (MLP), stimuleringsprojecten, displays, thema’s en schrijversavonden • Ontwikkeling & Educatie: • met o.a. (specifieke) groepsbezoeken, klassikaal ruilen, internetcursussen Op de functies Kunst & Cultuur, alsmede Ontmoeting & Debat is sprake van een bescheiden invulling middels o.a. tentoonstellingen, schrijfavond Amnesty International e.d. Daarnaast vindt er een fors aantal niet locatiegebonden activiteiten plaats, die ook voor de komende jaren wordt voorzien, zoals • Informatie & Kennis: • website, thuisfuncties digitale bibliotheek • Lezen & Literatuur: • wisselcollecties, voorleeswedstrijden, schrijversbezoeken etc. • Ontwikkeling & Educatie: • diverse OAB-activiteiten in combi met Biebwijz/mediawijsheid aanbod Brede School, projectcollecties voor scholen en instellingen e.d. • Kunst & Cultuur: • Twenteranddictee, dorpsdichter Twenterand, gedichtenwedstrijd In de verkenning naar de toekomstige dienstverlening in de diverse locaties zijn onderstaande hoofdpunten voor beleid geïdentificeerd: • Goede toegankelijkheid is een belangrijke voorwaarde voor de bibliotheekfunctie • De kerntaken Informatie & Kennis en Lezen & literatuur plus aanpalende diensten zijn zeer belangrijke activiteiten in elke vestiging, waarop moeilijk valt te minimaliseren • De kerntaak Ontwikkeling & Educatie is eveneens zeer belangrijk in de locaties, waardoor jonge kinderen en ouders wegwijs kunnen worden gemaakt in de mogelijkheden van de lokale bibliotheek, o.a. • voorschoolse activiteiten • Biebwijz voor kinderen basisonderwijs in de school • combi van media en onderwijsfunctie in/naar (Brede) basisschool • Actieve invulling van taalachterstandprogramma’s voor kind en thuissysteem • De kerntaken Informatie & Kennis en Ontwikkeling & Educatie zullen vooral in combinatie met de digitale poort worden (door)ontwikkeld • Kleinschalige activiteiten zullen kritisch worden bezien op een mix van maatschappelijk/economisch nut en offer • Ter kostenbesparing is met anderen onder één dak beter, mits de kerntaken goed kunnen worden uitgevoerd en er goede synergie is met de andere partners en de bibliotheek


16

Onderstaand wordt ingegaan op de specifieke ontwikkelingen per locatie: Den Ham De bibliotheek gaat participeren in de Brede School, samen met Kinderopvang De Cirkel. De gunning voor de bouw heeft recent plaatsgevonden; de oplevering staat gepland voor ultimo mei 2012. In deze constellatie is de invulling van de (voor)schoolse activiteiten zeer belangrijk. In gezamenlijk overleg zullen creatieve en waar mogelijk gecombineerde invullingen moeten worden gerealiseerd om een gekwalificeerd aanbod kostenefficiënt te realiseren en daarmee de infrastructuur optimaal te benutten (ruimte/internetplekken). Naast taal- en leesprogramma’s, klassikaal ruilen etc. valt te denken aan het gebruikmaken van gezamenlijke ruimte voor mediatheek en van elkaars deskundigheid. Flexibilisering van openingstijden (met o.a. zelfbediening) met bemenste en onbemenste uren, het professioneel op schaal implemeteren van de zogenaamde winkel-dorpsformule met – waar mogelijk – personele inzet in combi-functies met onderwijs zijn speerpunten voor de komende jaren. Dit alles moet ook een hoger aantal leden en een groter aantal uitleningen gaan opleveren (fysiek en digitaal). Vroomshoop Het (toekomstig) profiel van Vroomshoop is vergelijkbaar met Den Ham. Het verschil is het tempo waarin het activiteitencentrum fasegewijs wordt ontwikkeld in de komende tien jaar. Hierbij is de realisatie van de nieuwbouw voor de bibliotheek en de brede school in fase 2 gepland c.q. in de periode 2014-2019. Vanuit het perspectief van de bibliotheek is het belangrijk met de gemeente te bezien of hierop een versnelling mogelijk is, waardoor desinvesteringen in de huidige accommodatie in Vroomshoop kunnen worden vermeden. Afhankelijk van de uitkomst hiervan zal het huisvestingsinvesteringsbeleid voor de komende jaren worden bepaald. In ieder geval wordt de displaytechniek ingezet. Verder is het belangrijk de huidige samenwerking met voor- en naschoolse instanties, alsmede het basisonderwijs in Vroomshoop volop voort te zetten. In het kader van onderwijsachterstandenbeleid geeft de bibliotheek invulling aan specifieke programma’s op het gebied van taal en lezen. Tevens zal (samen met het provinciaal netwerk) onderzocht worden of het mogelijk is meer te kunnen doen in de samenwerking met het voorgezet onderwijs (CSG Het Noordik). Zeker wanneer naast de VMBO-opleiding wellicht een HAVO-lijn in deze plaats wordt ontwikkeld Westerhaar De huidige (fysieke) combinatie in ‘De Klaampe’ wordt niet als ideaal ervaren, omdat de onderlinge synergie met sport/horeca beperkt is. Bovendien genereert deze infrastructuur hoge (huur)lasten voor de bibliotheek. Daarnaast vraagt de schaal (aantal inwoners/aantal leden/aantal uitleningen) in combinatie met de budgettaire druk om een kritische bezinning. Hierbij is de samenwerking met het basisonderwijs inzake lees- en taalprogramma’s erg belangrijk voor de populatie. Om dit verder te kunnen versterken zou de bibliotheek graag een fysieke samenwerking zien met de te ontwikkelen Brede School in Westerhaar. Daarbij onderkennen we dat de gemeente alsdan een nieuwe gebruiker voor de leegloop in het Kulturhus zou moeten vinden. Voor de komende jaren ziet Bibliotheek Twenterand de volgende opties: Variant 1 Voortzetting van de huidige locatie De huidige infrastructuur blijft in essentie dezelfde. Het is de bedoeling om de bibliotheekwinkeldorpsformule op maat te implementeren. De samenwerking met het basisonderwijs wordt voortgezet. De bemenste openingsuren worden deels Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

17

ingewisseld tegen onbemenste uren. Hierbij is support nodig van één van de andere partners voor het zelfbedieningssyteem en de nog aan te schaffen betaalautomaat en detectiepoort. De uitwerking van deze variant kan alleen als deze door de gemeente als subsidiabel wordt betiteld. Variant 2 Samenwerking met Brede School Ook in Westerhaar zijn er plannen voor de realisering van een Brede School in de naaste toekomst. De bibliotheek heeft voorkeur om – naar analogie van de invulling in de andere dorpen – de samenwerking in hetzelfde gebouw als het basisonderwijs voort te zetten en uit te bouwen. Zowel programmatisch als in bemensing en ruimte wordt meer synergie voorzien dan nu. Deze variant is alleen mogelijk indien de gemeente een alternatief ziet voor de invulling van leegloop in De Klaampe en bereid is de voorbereidingsplannen met de Brede School te herzien. Variant 3 Omvorming naar een servicepunt Gelet op de huidige schaal en de daaraan verbonden kosten wordt de toekomstige functie van de bibliotheek in Westerhaar ingevuld met een servicepunt. Het aantal bemenste openingsuren wordt teruggebracht van 21 naar plm. 10 per week. Door het zelfbedieningsysteem is het mogelijk aanvullend onbemenst open te zijn, mits er een betaalautomaat en detectiepoort wordt aangeschaft en afspraken voor toezicht en bediening van het systeem worden gemaakt met bijvoorbeeld de horecavoorziening. Afhankelijk van de hoogte van de subsidie van de gemeente kan invulling worden gegeven aan specifieke lees-/taalprogramma’s binnen het OAB-beleid. Vriezenveen In de komende jaren is het belangrijk de functie en de uitstraling van deze bibliotheek te versterken. Het professioneel implementeren van het bibliotheekwinkelconcept is een must, evenals het doorontwikkelen van de digitale functie en internetplekken. Ook in Vriezenveen heeft het de voorkeur om met aanpalende instanties samen te werken onder één dak en/of samenwerkingen met derden aan te gaan, waarmee de zogenaamde winkelformule nog meer effect kan opleveren. Daarom is het van belang te weten welke investeringen gedaan zullen worden op welke locatie. Het is dus noodzakelijk om op basis van de uitgangspunten van dit beleids-/ ondernemingsplan criteria voor toekomstige huisvesting te ontwikkelen. Op grond daarvan kunnen drie, maximaal vier mogelijke varianten voor toekomstige huisvesting onderzocht worden, op basis waarvan in het voorjaar 2011 een beslissing kan worden genomen. Overigens is het zonder meer de moeite waard om de bestaande samenwerking met het basisonderwijs in Vriezenveen verder uit te bouwen, bijvoorbeeld door klassikaal ruilen en meer gebruik te maken van mediawijsheid en Biebwijz. Idem met het voortgezet onderwijs (CSG Het Noordik), zoals eveneens vermeld onder de locatie Vroomshoop. Het organiseren, dan wel faciliteren van activiteiten/events op het gebied van Kunst & Cultuur en in mindere mate op het gebied van Ontmoeting & Debat blijft de komende jaren op deze locatie in stand. Ook zal opnieuw bezien worden of en zo ja voor welke partners er nog meer als informatiedistributiepunt gefungeerd kan worden.


18

8. PROGRAMMALIJNEN VOOR BELEID 8.1 Informatie & Kennis Virtuele Bibliotheek De hybride bibliotheek krijgt steeds duidelijker vorm. De (drie primaire) kernfuncties krijgen hun toepassing in de fysieke én digitale bibliotheek. Er ontstaat naast de fysieke bibliotheek een levendige virtuele plek voor ontspanning, recreatie, cultuur, informatie en ontmoeting. De virtuele bibliotheek vergroot niet alleen het gebruikersgemak, het biedt ook vernieuwende digitale producten en diensten. De bibliotheek kan bovendien objectieve informatie aanleveren. Het kan niet genoeg benadrukt worden, hoe belangrijk de onafhankelijke positie is die de bibliotheek inneemt. Dit blijft een belangrijk onderscheidend kenmerk ten opzichte van andere informatieaanbieders, zoals Google. Door de gezamenlijke Overijsselse bibliotheken zijn de ‘ideale’ website en een publieksvriendelijke zoekmachine - de Aquabrowser- ontwikkeld. Ideale website De ideale website is een door de gezamenlijke Overijsselse bibliotheken ontwikkelde site waarin lay-out, content, merkindentiteit, look & feel en alle diensten en services zijn ingericht op de wensen en behoeften van de klanten. Het is een digitale winkel voor de fysieke bibliotheek, maar ook steeds meer voor digitale producten en diensten die via internet gebruikt kunnen worden. De lokale digitale winkel bevat in toenemende mate alles wat de bibliotheek op lokaal, provinciaal en landelijk netwerkniveau heeft weten te regelen. Aquabrowser De Aquabrowser is een ‘associatieve’ zoekmachine waarmee tegelijkertijd verschillende fysieke en digitale informatiebronnen uit de netwerkcollectie Nederland kunnen worden gezocht, gevonden en geraadpleegd. De pas van de eigen bibliotheek maakt bestellen en raadplegen via internet mogelijk door Zoek & boek. Het bestelsysteem Zoek & boek regelt de levering vanuit de juiste plek in het samenwerkingsnetwerk van bibliotheken en hun partners in het publieke domein of de – externe – leveranciers, waarmee licentieovereenkomsten zijn afgesloten. Digitale collectie De bibliotheek biedt het landelijk basispakket digitale content: een belangrijke collectie digitale bronnen die voldoet aan de criteria van de openbare bibliotheek. Daarnaast liften de Overijsselse bibliotheken mee met de ontwikkelingen die SAB (Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek) heeft ingezet in de digitale ontsluiting van Bronnen (databanken). Het collectieplan voor digitale informatiebronnen maakt onderdeel uit van het provinciale collectieplan, waarbij de landelijke ontwikkelingen worden gevolgd. Thuisgebruik Op dit moment zijn de digitale bronnen alleen in de fysieke bibliotheek te raadplegen. Belangrijk voor de digitale bibliotheek is thuisgebruik in die zin, dat de content op elk gewenst moment en op elke gewenste plaats door leden van de bibliotheek geraadpleegd kan worden. ‘Thuisgebruik’, is een essentiële voorwaarde voor de landelijke inkoopcommissie bij de onderhandelingen over het aangaan van nieuwe contracten. Participeren in virtuele communities Het idee dat de klant alleen maar de digitale informatie komt halen, raakt steeds meer achterhaald. Het delen van links, foto’s, contacten, lijstjes, persoonlijke voorkeuren, documenten enz. is steeds populairder aan het worden. Zo ontstaan steeds meer virtuele communities. Dit gebeurt al binnen het onderwijs. Er zijn ook Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

19

voorbeelden op het gebied van erfgoed. Bibliotheek Twenterand wil haar gebruikers betrekken bij de bibliotheek en het verzamelen en uitbouwen van informatie op diverse gebieden. Zo ontstaan communities van kinderen en volwassenen die dezelfde belangstelling delen voor bijvoorbeeld erfgoed, lezen, letterkunde, film, muziek. De virtuele communities laten zich goed combineren met activiteitenprogramma’s in de fysieke bibliotheek. Voor bibliotheken is het belangrijk dat zij actief deelnemen in virtuele ontmoetingplaatsen van en voor hun klanten (virtual communities). Dat betekent andere producten en een andere manier van aanbieden. (Door-)ontwikkeling Vanuit Overijssel is er een optimale afstemming met de landelijke ontwikkelingen. Voor doorontwikkeling en borging van de virtuele bibliotheek zoeken de Overijsselse bibliotheken aansluiting bij de onlangs opgerichte landelijke Stichting Bibliotheek.nl, die daarin gestimuleerd wordt door het Ministerie van OCW. Bibliotheek.nl. levert een bijdrage aan uitbreiding en beheer van de landelijke digitale bibliotheek door: • een gezamenlijke infrastructuur • een gezamenlijke portal op internet: bibliotheek.nl • een white label website en een widgetstore • ontwikkelen en implementeren van digitale producten en diensten •

het verwerven van een strategische positie voor openbare bibliotheken in de markt voor E-books

• •

ondersteuning van de inkoopcommissie van digitale content CRM en klantinformatie

Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Bedrijfsplan Bibliotheek.nl en bedrijfsplan centrale backoffice Bibliotheek.nl en centrale backoffice Landelijk, netwerk en reguliere lokale middelen (inzet personeel)

Uitbreiden en verbeteren van de informatiedienstverlening Internet is een zeer laagdrempelig, democratisch medium. Iedereen kan er de rol van informatieleverancier aannemen. Dat heeft een voortdurend uitdijende overvloed aan informatie tot gevolg. Hoe meer informatie, hoe meer moeite mensen hebben de relevante en betrouwbare gegevens eruit te filteren. Bovendien wordt de informatie veelal gefragmenteerd opgediend. De bibliotheken maken mensen zelfredzaam in informatieland. Wie zijn weg niet zelf kan vinden, wordt geholpen en wegwijs gemaakt. De ‘Tom Tom’ van de kennissamenleving, zo noemde oud-minister Plasterk deze functie. Voor nieuwe informatieproducten adopteert het netwerk landelijke productontwikkelingen. Daarnaast wordt deze dienstverlening uitgebreid en verbeterd: • In de komende jaren zal het collectieonderdeel van de informatiepunten een plaats krijgen in het bibliotheekwinkelconcept, om het tot meer succes te brengen. Het Makkelijk Lezen Punt en het Aangepast Lezen Punt zijn succesvol en worden voortgezet. • Een programma-aanbod op het gebied van mediawijsheid: programma’s gericht op diverse doelgroepen, zo veel mogelijk in samenwerking met educatieve en andere partners. • Elke klant in staat te stellen met zijn bibliotheekpas overal via internet in alle relevante geselecteerde databanken te zoeken en de gevonden digitale bronnen te raadplegen.


20

Resultaten in 2011 • Het aantal bezoekers van de website is met 10% gegroeid van plm. 40.000 naar 45.000 • Het aantal volwassen deelnemers aan cursussen op het gebied van mediawijsheid stijgt met 50% van 45 naar 65 Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Bedrijfsplan Bibliotheek.nl, bedrijfsplan centrale backoffice, programma mediawijsheid centrale backoffice, lokaal Landelijk, netwerk en reguliere lokale middelen (inzet personeel)

Resultaten in 2014 • Het aantal bezoekers van de website is met 40% gegroeid naar 58.000 • Het aantal volwassen deelnemers aan cursussen op het gebied van mediawijsheid is met 100% gestegen naar 90 Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Bedrijfsplan Bibliotheek.nl, bedrijfsplan centrale backoffice, programma mediawijsheid centrale backoffice, lokaal Landelijk, netwerk en reguliere lokale middelen (inzet personeel)

8.2 Lezen & Literatuur Lezen en literatuur zijn de belangrijke peilers onder het bibliotheekwerk. Met lezen prikkelt en voedt men de verbeelding. Met literatuur verrijkt men de gedachten. Met lezen wordt de algemene ontwikkeling gestimuleerd en is men in staat in bredere kaders te denken. De bibliotheek wil een inspiratiebron voor het lezen zijn, ook voor degenen die niet of slechts met moeite kunnen lezen. Om volwaardig te kunnen deelnemen aan de geletterde en digitale samenleving is lezen, als sleutel tot informatie en cultuur, essentieel ( niet – kunnen - lezen leidt tot sociale segregatie; het dichterbij brengen van leesmogelijkheden en leesondersteuning versterkt de samenleving, waardoor sprake is van minder uitval en daardoor minder beroep op maatschappelijke ondersteuning) Deze dienstverlening wordt verbeterd en meer toegesneden door: • Een fysieke collectie, die is afgestemd op de wensen van de inwoners van de verschillende kernen, met behulp van het centraal collectiebeleid • Extra aandacht voor de collecties voor inwoners met een informatieachterstand of groepen met weinig of geen informatievaardigheid. Romans en leesboeken De collectie romans en (jeugd)leesboeken vormt in alle vestigingen het best lopende onderdeel van de uitleenbibliotheek. Dit onderdeel van het aanbod krijgt meer ruimte door: • meer actuele titels die sneller verkrijgbaar zijn • een betere presentatie middels het bibliotheekwinkelconcept Makkelijk Lezen Plein (MLP) Kinderen met leesproblemen vormen een specifieke doelgroep met behoefte aan een laagdrempelige, overzichtelijke voorziening. Een MLP biedt spannende boeken, luisterboeken, dvd’s, daisy-roms, cd-roms, informatie over hulpmiddelen


21

en ondersteuning, speciaal bedoeld voor kinderen met leesproblemen, hun ouders en leerkrachten. Aangepast Lezen Punt (ALP) Blinden en slechtzienden kunnen alleen met aanpassingen gebruik maken van boeken. De bibliotheken kennen een dienstverlening met grootletterboeken en een beperkte collectie luisterboeken. Ondersteund met landelijke subsidie wordt in Overijssel deze dienstverlening verder uitgebreid. Er is een Aangepast Lezen Punt ingericht in Vroomshoop en Vriezenveen met o.a. luisterboeken, daisy-roms, leeshulpmiddelen. De doelgroep wordt gevormd door: • mensen met een visuele handicap • mensen met visuele beperkingen • mensen met (fysieke) leesproblemen (zoals dyslexie, afasie) • mensen met een handfunctiebeperking Laaggeletterden Deze punten worden uitgebreid met materialen en activiteiten, die geschikt zijn voor laaggeletterden en ingebed in programma’s van onderwijsachterstandenbeleid, dan wel andere programma’s voor laaggeletterden, eventueel met derden. Collectiebeleid Voor het collectiebeleid gebruikt Bibliotheek Twenterand onderstaand beeld op de collectie. Dit beeld gaat uit van een integrale benadering van de eigen en de netwerkcollectie en van gedrukte en digitale media. Dit geheel noemen we de collectie.

Digitaal

Basispakket Bibliotheek.nl

Gespecialiseerde toegang

Zelf

Netwerk-

hebben

collectie

Traditionele collectie

Netwerkcollectie

Fysiek

Onder de paragraaf van Kennis & informatie/de virtuele bibliotheek is al ingegaan op de digitale collectie. Nu schetsen we wat wordt gedaan voor de fysieke collectie •

•

Lokale collectie Om beter aan te kunnen sluiten bij de behoeften van de gebruikers en de mogelijkheden van het samenwerkend bibliotheeknetwerk, wordt een collectieprogramma uitgevoerd dat zich kenmerkt door: • Collectieprofielen op basis van klant- marktsegmenten • Presentatie volgens winkelconcept (dorp)met werelden/ thema’s • Meer aandacht voor (frontale) presentatie middels displaytechniek, waar het winkelconcept beperkt is ingevoerd (Vroomshoop/Westerhaar) Netwerkcollectie Het provinciaal collectiebeleid is in 2007 geformuleerd en in 2011 gereed. Het provinciaal collectieplan wordt opgebouwd op basis van lokale collectieprofielen, die weer samenhangen met de marketingstrategieën van Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

22

•

de afzonderlijke bibliotheken (bibliotheekvestigingen). De gezamenlijke provinciale collectie is niet een opeenstapeling van lokale collecties. Op basis van de collectieprofielen kan, in combinatie met klanteninformatie, gericht worden gekeken waar efficiency mogelijk is. Daarbij wordt de opbouw van de provinciale collectie ook bekeken in relatie tot de landelijke collectie. Gezamenlijke backoffice Mediabeleid De bibliotheken in Overijssel hebben in 2012 hun taken op het gebied van collectievorming geclusterd in een provinciale backoffice. De processen en kwaliteitsborging zijn hierop aangepast, in het netwerk en in de bibliotheken. Bibliotheek Twenterand participeert in dit project.

Resultaten in 2011 • Het aantal gebruikers is gestegen van 25% naar 26% van het aantal inwoners • Het aantal uitleningen is met 1% gestegen van 386.000 naar 390.000 • Voor 95% van alle mediatitels in Nederland wordt via het netwerk een levering gegarandeerd Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Provinciaal collectieplan gereed Alle punten gereed Netwerk en backoffice bibliotheek Netwerk plus reguliere lokale middelen

Resultaten in 2014 • Het aantal gebruikers is met 4% gestegen naar 29% van het aantal inwoners • Het aantal uitleningen is met 4% gestegen naar 400.000 • Voor 95% van alle mediatitels in Nederland wordt via het netwerk een levering gegarandeerd Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Centraal collectiebeleid werkt in alle vestigingen Winkelconcept geïmplementeerd, waarvan een display versie in Vroomshoop en Westerhaar Centrale backoffice bibliotheek en lokaal (Groten)deels reguliere en eenmalige lokale middelen

8.3 Ontwikkeling & Educatie De bibliotheek wil de dienstverlening naar de klantgroepen in het onderwijs versterken, zeker nu met de Brede School onder één dak gegaan wordt. De jeugd is één van de belangrijkste doelgroepen van Bibliotheek Twenterand. Van oudsher zijn er, mede door het onderwijsachterstandenbeleid, nauwe samenwerkingsverbanden met het basisonderwijs. Dit is de afgelopen jaren verbreed naar de voor- en vroegschoolse educatie. In de komende jaren zal samen met de voornoemde instellingen gezocht moeten worden naar verdergaande vernieuwende samenwerking op het gebied van informatieuitwisseling, fysieke ruimtes en personele combinaties waar mogelijk, in het bijzonder met de Brede Scholen. In het voortgezet onderwijs kan de positie versterkt worden op het terrein van cultuurparticipatie en mediawijsheid. Dit dient te gebeuren op een manier die past bij de belevingswereld van jongeren. Met het provinciaal netwerk samen zullen de mogelijkheden van uitbouw van service voor de mediatheek etc. onderzocht moeten worden. Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

23

Lokaal Educatieve Agenda Jaarlijks wordt de Lokaal Educatieve Agenda uitgewerkt in het Activiteitenplan Onderwijsachterstandenbeleid. Het activiteitenprogramma van de bibliotheek is gericht op de onderwijsachterstandendoelstelling: ‘Beheersen van de Nederlandse taal’. Educatieve functie voor volwassenen De gemeente ontwikkelt periodiek een onderwijsnota, waarin het belang van educatie voor volwassenen wordt benadrukt. Een verdere stap hierin wordt gezet door het ‘Aanvalsplan Laaggeletterdheid’. De bibliotheek en het ROC van Twente werken mee aan de verdere uitvoering van het aanvalsplan. Resultaten in 2011 • Het marktaandeel in het onderwijsveld blijft behouden. Met de dienstverlening wordt 100% van de instellingen voor voorschoolse educatie en de scholen voor basisonderwijs en voortgezet onderwijs bereikt. • Het aantal volwassen deelnemers aan cursussen op het gebied van mediawijsheid is met 50% gestegen van 45 naar 65 • De bibliotheek is samenwerkingspartner van de uitvoerders van de Lokaal Educatieve Agenda, de Brede Schoolvisie en het Aanvalsplan Laaggeletterdheid Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Lokale Educatieve agenda, Brede Schoolvisie en Aanvalsplan laaggeletterdheid Lokaal met lokale partners Netwerk (programma mediawijsheid en Biebwijz) Grotendeels reguliere lokale middelen (jeugd en volw.) OAB-budget: Lokaal educatieve agenda Aanvullende lokale middelen: personele inzet Aanvalsplan laaggeletterdheid

Resultaten in 2014 • Het marktaandeel in het onderwijsveld blijft behouden. Met de dienstverlening wordt 100% van de instellingen voor voorschoolse educatie en de scholen voor basisonderwijs en voortgezet onderwijs bereikt, met een bredere dienstverlening dan in 2011, met name in de Brede School. • Het aantal volwassen deelnemers aan cursussen op het gebied van mediawijsheid is gestegen met 100% naar 90 • De bibliotheek is belangrijke partner en mede uitvoerder van de Lokale Educatieve agenda Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Lokale Educatieve agenda, Brede Schoolvisie en Aanvalsplan laaggeletterdheid Lokaal met lokale partners Netwerk (programma mediawijsheid en Biebwijz) Grotendeels reguliere lokale middelen (jeugd en volw.) OAB-budget: Lokaal educatieve agenda Aanvullende lokale middelen: personele inzet op Aanvalsplan laaggeletterdheid


24

8.4 Klantengroei en verhoging aantal uitleningen Particuliere klanten Enkele jaren geleden heeft de bibliotheek een profielanalyse laten uitvoeren naar de opbouw van de samenleving in de gemeente en het ledenbestand met behulp van het marketingsysteem MOSAIC. Op basis van demografische en economische kenmerken zijn zowel binnen de gemeente als voor de bibliotheek drie belangrijke klantengroepen gebleken, namelijk: behouden medioren, agrarische gezinnen en welvarende genieters. Het beleid in de komende jaren is zowel gericht op behoud, maar nog meer op vergroting van het marktaandeel. Streven is om jaarlijks met minimaal 1% betalende leden te groeien. Om deze doelstelling te bereiken, wordt gewerkt aan de zogenoemde ideale bibliotheek. De ideale bibliotheek is een totaalconcept waarin bereikbaarheid, toegankelijkheid en een aantrekkelijk aanbod met een aansprekende uitstraling, dat voorziet in de wensen van klanten, centraal staat. Het concept wordt vertaald naar een fysiek inrichtingsconcept, de collectie, de website, de huisstijl en merkindentiteit, de klanten werkprocessen, kortom de hele organisatie. Hiervoor zijn formules ontwikkeld die landelijk ingevoerd gaan worden. Institutionele klanten Onderwijsinstellingen Verder blijft de doelgroep jeugd, met name in de categorie voorschools en basisonderwijs een strategische klantengroep. Zowel zelfstandig als in combinatie met bijvoorbeeld Peuterspeelzalen, Kinderopvang en Basisscholen biedt de bibliotheek specifieke expertise in diverse lees-en taalprogramma’s. Bij gebruik van hetzelfde gebouw kunnen zeer vermoedelijk ruimtes gezamenlijk worden gebruikt en wellicht personele combifuncties worden ingevuld Ook zal – samen met het provinciaal netwerk – worden ingezet op uitbouw van samenwerking met het voortgezet onderwijs (CSG Het Noordik). Dit kan een extra dimensie krijgen wanneer tevens een HAVO-lijn in Vroomshoop/Vriezenveen wordt ontwikkeld. Zorginstellingen • Wisselcollecties • Aan huis bezorgen Overige partners • Distributie voor informatie van derden • VVV Resultaten in 2011 • Het aantal gebruikers is met 1% gestegen van 25% naar 26% van het aantal inwoners • Het aantal uitleningen stijgt met 1% naar 390.000 Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Klantensegmentering gereed en bezig met aansluiting met het landelijk (CRM) monitoringsysteem Winkelformule op onderdelen opgestart Lokaal en (landelijk) Netwerk Netwerk en Reguliere lokale middelen Indien mogelijk co-financiering implementatie winkelformules uit opbrengst verkoop vastgoed Investering dichten ‘kloofanalyse’


25

Resultaten in 2014 • Het winkelconcept is in 4 vestigingen op maat ingevoerd • Zowel digitaal als fysiek wordt vraaggestuurd gewerkt • Het aantal gebruikers is met 4% gestegen naar 29% van het aantal inwoners • Het aantal uitleningen is met 4% gestegen naar 400.000 • Uitbouw van diensten naar en met het onderwijs Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie

Financiën

Wat en door wie Winkelconcept werkend Vraaggestuurd werken op basis van het monitoringsysteem Lokaal Netwerk Serviceorganisatie Grotendeels reguliere lokale (verhoogde) middelen Co-financiering implementatie winkelconcept (uit vastgoed) Aanvullende derde geldstroom vanuit onderwijs

8.5 Locatiebeleid Voor een goede uitoefening van de drie primaire kernfuncties is het voor een bibliotheek van belang dichtbij bevolkingsconcentraties te zijn gevestigd, waardoor de ontwikkeling van de digitale en fysieke poortfunctie elkaar kunnen versterken. Het nauw samenwerken met de primaire onderwijsvoorzieningen versterkt voornoemde behoefte aan lokale vestigingen. Gelet op de spreiding van de bevolking binnen de gemeente Twenterand en de schaal van de kernen heeft de bibliotheek voorkeur voor vestigingen in alle autonome kernen, ervan uitgaande dat dit financieel haalbaar blijft. Mocht dit onverhoopt niet het geval zijn, zal op onderdelen naar next best oplossingen moeten worden gezocht. Uit oogmerk van effectiviteit en efficiency verdient het – gelet op het profiel van de kernen – de voorkeur met aanpalende partners in één pand te huisvesten. Voor nu ziet het plaatje er als volgt uit: • Den Ham gaat bouwkundig samen met de Brede School; oplevering 2012. • Vriezenveen heeft aanvullend huisvestingsonderzoek nodig voor de juiste keuze in het toekomstig investeringsbeleid. Dit moet begin 2011 duidelijkheid opleveren, zodat hierna een huisvestingstrategie kan worden opgesteld en in de huidige planningsperiode kan worden gerealiseerd. • Vroomshoop is in oriëntatie op de tweede fase van het activiteitencentrum, samen met de Brede School. In de loop van deze planperiode moet hiervoor een programma van eisen gereed zijn. • Westerhaar bij voorkeur samen met de te ontwikkelen Brede School onder één dak. Indien dit niet haalbaar is, dan voortzetting in het Kulturhus, met – indien financieel noodzakelijk – voortzetting in de vorm van een groot servicepunt. Het locatiebeleid en de bijbehorende inzet op de wijzigingen in de bestaande huisvesting in de komende jaren doet een extra appèl op de personele, creatieve inzet van de bibliotheek en de inzet van management. Temeer omdat in deze planperiode er een aantal unieke momenten komen, waarop vormgeving en inrichting vanuit nieuwe bibliotheekconcepten kunnen worden ingevuld, maar ook door met de partners gezamenlijk te streven naar een meer optimaal gebruik en uitwisselbaarheid van elkaars ruimtes. Het lijkt logisch hiervoor specifieke projectsupport te organiseren.


26

Resultaten in 2011 • Diverse voorbereidingen en uitwerkingen voor gecombineerde nieuwbouw in Den Ham • Concept programma van eisen toekomstige huisvesting Vroomshoop • Resultaten huisvestingsonderzoek en –strategie Vriezenveen • Helderheid over de toekomst en continuïteit van de vestiging in Westerhaar • Bibliotheekvernieuwing is ook in de huisvestingsplannen meegenomen Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Uitwerkingen Den Ham, oriëntatie Vroomshoop, huisvestingsstrategie Vriezenveen en continuïteit dienstverlening in Westerhaar Lokaal Gemeente Financiering huisvestingslasten door gemeente Indien mogelijk co-financiering implementatie winkelformules Eénmalige subsidie of support projectmanagement

Resultaten in 2014 • Definitieve huisvesting Den Ham en Vriezenveen gerealiseerd • Toekomstige huisvesting Vroomshoop in voorontwerp gereed • Dienstverlening locatie Westerhaar stabiel • Nieuwe huisvesting stimuleert bibliotheekvernieuwing en heeft aanzuigende werking op (nieuwe) leden en is met 4% gestegen van 25% naar 29% van het aantal inwoners. Onderdeel Planning en activiteiten Organisatie Financiën

Wat en door wie Nieuwe huisvesting gerealiseerd, dan wel in ontwikkeling en dienstverlening Westerhaar stabiel Lokaal Gemeente Financiering huisvestingslasten door gemeente Indien mogelijk co-financiering implementatie winkelformules Eénmalige subsidie of support projectmanagement

8.6 Lokaal maatschappelijk ondernemerschap Binnen de vereniging van openbare bibliotheken (VOB) is een – door het Ministerie van O&W ondersteund – initiatief genomen tot de ontwikkeling van een franchiseorganisatie voor openbare bibliotheken. De bibliotheekorganisatie Overijssel is hier ook nauw bij betrokken. Met dit initiatief wil men de klantwaarde voor de bibliotheken verhogen en de kosten van de dienstverlening verlagen. Voornoemd initiatief sluit aan bij de intensivering van de samenwerking van de bibliotheken in Overijssel op het gebied van innovatie, organisatie en backoffice. Het is ook in lijn met het beleid van de openbare bibliotheek Twenterand om volop gebruik te maken van deze samenwerking in de provincie en het inzetten van de verschillende centrale diensten en producten. De implementatie van het franchise-concept van VOB bij de bibliotheek biedt dan volop de mogelijkheid voor doorontwikkeling van maatschappelijk ondernemerschap in de lokale samenleving en intensivering van samenwerking met de gemeente en verschillende partners op het terrein van informatievoorziening, educatie, cultuur etc.


27

Ook wordt de binding met het lokale bedrijfsleven versterkt. Met andere woorden: de leiding van de bibliotheek zit als een spin in lokale contacten en in het lokale netwerk. De directeur participeert in en is scharnierpunt met het provinciale netwerk en werkt nauw samen met de serviceorganisatie. Resultaten in 2011 • Periodiek overleg met de gemeente verloopt naar wederzijdse tevredenheid • Doorontwikkeling overleg en ideevorming met Coördinator Brede School en Cultuurmakelaar • Opstart contact potentiële (nieuwe) partners op aanpalende terreinen en het bedrijfsleven • Oriëntatie op franchise-concept


Wat en door wie Optimaal ambtelijk en bestuurlijk overleg Nieuwe impulsen in contacten met derden Lokaal met lokale partners en gemeente Reguliere lokale middelen Potentiële projectsubsidies

Resultaten in 2014 • Periodiek overleg met de gemeente verloopt naar wederzijdse tevredenheid • Inspirerende samenwerking met meerdere andere lokale partners op divers gebied • Succesvol lokaal netwerken naar middenstand/bedrijfsleven • Voorbereiding Implementatie franchise-concept


Wat en door wie Optimaal ambtelijk en bestuurlijk overleg Succesvolle samenwerking met meerdere partijen Lokaal met lokale partners en gemeente Reguliere lokale middelen Potentiële projectsubsidies


28

9. KWALITEIT Medio 2010 heeft de ledenvergadering van de Vereniging van Openbare Bibliotheken de certificeringsnormen 2010-2013 vastgesteld. Uiteraard zijn deze in lijn met de normering vanuit de voorgaande periode, die vooral de kwaliteit van de bedrijfsvoering bewaakte. Er zijn echter aanvullingen ingevoerd die de kwaliteit van dienstverlening moeten waarborgen. De door de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken opgestelde normering is opgebouwd volgens de indeling van het zogenaamde INK-(management)model en vormt het kwaliteitskader voor de bibliotheken. Dit wordt eveneens door de centrale overheid onderschreven, die het voldoen hieraan als voorwaarde heeft gedefinieerd voor het verstrekken van gelden aan de lagere overheid ter subsidiëring van de plaatselijke bibliotheken. Uiteraard heeft ook de gemeente Twenterand dit onderschreven. Afgeleid van het INK-model zijn er eisen vastgesteld op organisatiegebieden: leiderschap, strategie en beleid, management en medewerkers, management en middelen, management en processen. Tevens bestaan er eisen met betrekking tot de resultaatgebieden: tevredenheid van klanten en partners, tevredenheid van medewerkers, tevredenheid van subsidiegevers. Certificering heeft dus betrekking op omvang en kwaliteit van dienstverlening, openingsuren, personeel en organisatie en kan daarmee dus niet geïsoleerd op een van de onderdelen (zoals openingsuren) worden bezien. De huidige certificering van de Bibliotheek Twenterand loopt in het voorjaar van 2011 af. Voor begin 2011 is een re-audit gepland. Verder hanteert de bibliotheek het PDCA-model in samenwerking met de provinciale serviceorganisatie. De planning- en control cyclus bestaat uit de cyclus van het meerjaren ondernemingsplan, jaarlijkse werkplannen en de bijbehorende financiële paragrafen. De serviceorganisatie levert periodiek managementinformatie, die de leiding van de bibliotheek als stuurinstrument gebruikt voor zowel interne afstemming en bijsturing, als ook voor externe verantwoording naar de subsidiegever. In het kader van de (door)ontwikkeling van de verschillende nieuwe formules is de verwachting voornoemde managementinformatie en bijbehorende (landelijke en provinciale) benchmarkinformatie te updaten. Daarnaast zullen ook bij de invulling van het BCF-traject met de gemeente afspraken moeten worden gemaakt over de invulling van de informatieparagraaf. 10. PERSONEEL EN ORGANISATIE (ontwikkeling) In lijn met de huidige begroting komt de huidige totale formatie over de vier vestigingen voor 2011 uit op 265 uren per week (zie bijlage 3). Dit is gebaseerd op het huidige aantal openingsuren. In de komende periode is de implementatie van het bibliotheekwinkelconcept en het centraal collectiebeleid van enorm belang voor het toekomstig succes van onze bibliotheek. Voor de uitrol en de borging daarvan is de inzet van de huidige personeelsformatie noodzakelijk. De eerste ervaringen op andere locaties in de provincie tonen aan, dat men ongeveer dezelfde personele omvang nodig heeft. Verhoging van doelmatigheid en de daarbij te behalen efficiencywinst is nodig om ingezet te worden bij de realisering van het winkelconcept. Daarnaast speelt de doorontwikkeling van de provinciale serviceorganisatie. Dit zal in de komende jaren een herschikking met zich meebrengen van functies, waarbij een deel van de backoffice provinciaal zal worden geconcentreerd. Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

29

Tegelijk zal de front- en midofficefunctie op lokaal niveau moeten worden versterkt om het hiervoor genoemde winkelconcept en collectiebeleid succesvol te implementeren. Beide bewegingen bevinden zich volop in een leercurve, waardoor nu nog niet valt te zeggen hoe de formatie en de structuur van de organisatie er in 2014 uit zullen zien. 11. FINANCE & CONTROL 11.1 Financieel kader Gemeente Twenterand Tussen de bibbliotheek en de gemeente Twenteraand worden meerjarenafspraken gemaakt over het te voeren beleid, de bijbehorende financiering en subsidie en de ruimte voor een egalisatiereserve. De gemeente verleent een structurele financiële bijdrage op de volgende onderdelen: ▪ financiering van de huurlasten ▪ vergoeding van de salariskosten op basis van vastgestelde formatie en CAO-ontwikkelingen ▪ subsidie in een vast bedrag voor de overige kosten Indexering is van toepassing op het laatstgenoemde onderdeel. De gemeente financiert de huurlasten van de bibliotheek, hetzij jaarlijks, hetzij in een lumpsum financiering. Dit laatste kan bijvoorbeeld ingeval de bibliotheek wisselt van eigen onroerend goed naar een huurpand (veelal van de gemeente of woningstichting). Daarbij wordt ervan uit gegegaan dat eventuele vrijval van een stille reserve door de bibliotheek wordt ingezet voor financiering van bibliotheekvernieuwing. Daarnaast zal sprake zijn van (eenmalige) specifieke financiële bijdragen of specifieke projectsubsidie, zoals bijvoorbeeld voor het onderwijsachterstandenbeleid. Voorzover nog niet van toepassing, valt het aan te bevelen dat de bibliotheek de ruimte krijgt tot het vormen van een egalisatiereserve tot bijvoorbeeld maximaal 10% van de jaarlijkse subsidie. Uitgaande van een stelsel van meerjarensubsidie is de bibliotheek zelf in staat om jaarlijkse exploitatieafwijkingen in de planperiode op te vangen. Dit sluit ook wel aan bij de filosofie van lokaal maatschappelijk ondernemerschap. Budgetten van derden Dit betreft veelal incidentele gelden op specifieke ontwikkelingen en/of speerpunten die door derden worden gesponsord, zoals de provincie (via het netwerk), fondsen en samenwerking met (informatie)partners. Inkomsten van gebruikers De jeugdleden tot 18 jaar betalen geen abonnementsgelden en het beleid is erop gericht dit ook zo te houden, zodat de dienstverlening voor deze belangrijke doelgroep laagdrempelig blijft. De volwassen leden betalen abonnementsgeld. In Overijssel wordt met ingang van 2011 een uniform uitleenreglement met uniforme tarieven ingevoerd. Deelnemende bibliotheken moeten hierop binnen drie jaar zijn overgegaan. Op langere termijn is het de bedoeling dit op nationale schaal te harmoniseren. Sponsoring Dit kunnen eenmalige geldelijke opbrengsten zijn van acties van particulieren of organisaties. Ook is het denkbaar dat een initiatief wordt genomen voor een donateursclub, die jaarlijks een donatie aan de bibliotheek doet, dan wel aan de hieraan gerelateerde stichting. Gelet op de signatuur met particuliere leden ligt het voor de hand dit richting middenstand en/of bedrijfsleven te ontwikkelen. Herzien Ondernemingsplan Bibliotheek Twenterand

30

11.2 Meerjarenprognose Bij de opstelling van deze prognose is – in aanvulling op de begroting 2011 – uitgegaan van: • Een geplande klantengroei van 1% per jaar • De bijdrage voor GPS/centrale backoffice stijgt jaarlijks met € 0,10 per inwoner • Een verhoging van het jaarlijkse budget voor PR & Communicatie (€ 500,-) • Een jaarlijkse verhoging van het collectievormingsbedrag naar het niveau van de collectieformule. Dit betreft een jaarlijkse bedrag van € 13.000,-. Hiermee wordt tevens de uitkomst van de ‘kloofanalyse’ weggewerkt. • Een investering van het bibliotheekwinkelconcept op maat (€ 70.000,-) alsmede in zelfbediening (€ 15.000,-), betaalautomaat en detectiepoort (€ 15.000,-) in Den Ham in 2012 • Een reductie in de personeelsformatie in Den Ham ad. 0,25 FTE vanaf 2013 (besparing € 9.000,- per jaar) • Een eventuele meeropbrengst van de verkoop van het onroerende goed in Den Ham is nog niet bekend en is daarmee voorlopig op € 0,- gesteld • De subsidie OAB is voor de hele planperiode meegenomen • De kosten en de uitkomsten van het huisvestingsonderzoek in Vriezenveen zijn nog niet verwerkt. Wel is een aanname voor investering in het winkelconcept in het huidige pand opgenomen ad. € 100.000,• Een investering van displaytechniek in Vroomshoop (€ 8.000,-) en Westerhaar (€ 3.000,-) in 2011 • De vestiging in Westerhaar wordt vanaf 2012 één middag gesloten ( jaarlijkse besparing € 4.500,-) • Een jaarlijkse indexering van 2% • Voor de investering zijn de reguliere afschrijvingsbedragen in de exploitatie opgenomen Voorlopige Exploitatiebegroting 2011-2014 Rubrieken

2011

2012

2013

2014

142.150

146.100

150.100

154.200

300

300

300

300

9.000

9.100

7.200

7.300

Projectsubsidie OAB

39.500

40.300

41.100

41.900

Financiering huurlasten

34.500

52.000

69.500

69.500

652.800

684.800

680.050

699.250

878.250

932.600

948.250

971.950

Baten Inkomsten gebruikers Specifieke dienstverlening Diverse baten

Bijdrage gemeente

Totaal van de baten


31

Voorlopige Exploitatiebegroting 2011-2014 Rubrieken

2011

2012

2013

2014

11.300

11.500

11.700

11.900

Huisvestingskosten*

124.150

145.900

160.550

162.650

Personeelskosten

395.000

402.100

404.900

416.700

33.800

34.500

35.200

35.900

4.000

4.100

4.200

4.300

80.200

96.800

88.000

88.800

188.300

195.400

202.600

209.800

2.000

2.000

0

0

Specifieke kosten OAB

39.500

40.300

41.100

41.900

Totaal van de lasten

878.250

932.600

948.250

971.950

Lasten Bestuur- organisatiekosten

Administratiekosten Transportkosten Automatiseringskosten Collectie- en mediakosten Specifieke kosten Infopunt

* Exclusief wijziging huisvesting Vriezenveen

Meerjaren becijferingen 2011-2014 Rubrieken

2011

2012

2013

2014

Totaal van de lasten* ; excl. OAB

838.750

892.300

907.150

930.050

Bijdrage gemeente obv. HerzienOndernemingsplan 2011-2014

687.300

736.800

749.550

768.250

0

0

0

0

662.700

676.000

689.500

703.300

- 24.600

-60.800

-60.050

-64.950

Bijdrage niveau 2010 plus index 2%

651.100

664.100

677.400

690.900

Tekort

-36.200

-72.700

-72.150

-77.350

Bijdrage op niveau 2010 ongewijzigd

638.300

638.300

638.300

638.300

Tekort

-49.000

-98.500

-111.250

-129.950

Tekort

Bijdrage gemeente op niveau 2011 + index 2% Tekort

* Exclusief wijziging huisvesting Vriezenveen


32

Uit bovengenoemde opstelling blijkt, dat met de doorontwikkeling van de functies het – in lijn met het meerjarenprogramma van het Overijssels netwerk van bibliotheken – realiseren van een vernieuwend aanbod in de vier fysieke vestigingen, een substantiële verhoging van de gemeentelijke subsidie vereist. Het huidig subsidiebedrag (exclusief huisvestingslasten) in de gemeente Twenterand ad. € 17,70 (niveau begroting 2009) is al vele jaren de laagste in de provincie en zal dus omhoog moeten: van plm. € 19,50 per inwoner in 2011 naar plm. € 20,50 per inwoner in 2014 (exclusief huurlasten en subsidie OAB). Dit is dan nog steeds onder het gemiddelde subsidiebedrag per inwoner binnen de provincie Overijssel ad. € 24,50 (niveau 2009). Indien de gemeenteraad besluit dit niet te doen, zal – afhankelijk van het gekozen subsidieniveau – de dienstverlening van de bibliotheek drastisch moeten worden verminderd en/of is sluiting van vestiging(en) aan de orde. Op basis van de uitkomst hiervan kunnen uiteindelijk inhoudelijk en financieel afspraken in het kader van BCF worden gemaakt in 2012.

12. WERKPLAN 2011 Op basis van dit ondernemingsplan kan na afstemming met de gemeente de verdere invulling van het werkplan 2011 plaatsvinden. De Bibliotheek Twenterand heeft hiervoor een format, dat ook de voorgaande jaren is gehanteerd. Dit format biedt voldoende aanknopingspunten voor afstemming met de gemeente voor invulling van Beleidsgestuurde contractfinanciering. Overigens is de gemeente nog bezig hiervoor een format te ontwikkelen. 13.OVERWEGINGEN Op dit moment staat de gemeente Twenterand aan de vooravond van de invulling van de bezuinigingsopgave voor de komende jaren, maar heeft ze nog geen zicht op omvang en de invulling hiervan. Men ervaart zich midden in het spanningsveld tussen de politieke wens om het gemiddeld subsidiebedrag voor bibliotheekdiensten meer richting het Overijssels gemiddelde te brengen versus de financiële spankracht. Verder is er behoefte om meer zicht te krijgen op vergroting van (onderlinge) doelmatigheid van de verschillende sociaal-culturele en maatschappelijk organisaties. Hoe kan het effect van het totaal aan maatschappelijke voorzieningen meer leidend worden bij de beleidsoverwegingen en –beslissingen en daarmee het zogenaamde social return on investment worden vergroot? De openbare bibliotheek staat aan de vooravond van het implementeren van het bibliotheekwinkelconcept en centraal collectiebeleid. Het innoveren met de Brede School onder één dak moet nog zijn beslag krijgen. Daarnaast moet er meer zicht komen op de toekomstige huisvesting in Vriezenveen alvorens verder te investeren. Ook heeft de bibliotheek dringend behoefte aan politieke duidelijkheid omtrent het toekomstig subsidieniveau ter besluitvorming voor de omvang van de dienstverlening en het locatiebeleid voor de komende jaren. Ten slotte is men bereid zich – ter verhoging van doelmatigheid – te oriënteren op de mogelijkheden voor samenwerking met één of meerdere van de naburige bibliotheken.


33

14. ADVIES In de kern is er – terecht – van zowel de zijde van de bibliotheek, als van de zijde van de gemeente, behoefte aan concrete invulling van meerjarenbeleid en meerjarensubsidie van de bibliotheekdiensten. Dit vraagt om keuzes maken, maar deze duidelijkheid kan op dit moment nog onvoldoende worden gegeven. Daarom het advies om onderscheid te maken tussen de korte termijn en de periode hierna. Voor 2011 worden de bibliotheekdiensten en de noodzakelijke vernieuwing hiervan veilig gesteld door bijdrage ad. € 687.300,- (exclusief financiering huurlasten en projectsubsidie OAB) van de gemeente behorende bij het herziene ondernemingsplan 2011-2014. Hiermee ontstaat een adequate dekking voor het werkplan 2011 van de bibliotheek, inclusief inzet op onderwijsachterstandenbeleid. Het werkplan 2011 kan tevens als basis worden gebruikt voor het zogenaamde schaduwdraaien van Beleidsgestuurde contractfinanciering. Tevens biedt het tijd om gericht de huidige openstaande vraagpunten van beide partijen te beantwoorden ten behoeve van een verantwoord integraal meerjarenbeleid 2012-2014. Natuurlijk blijft de sense of urgency groot. Daarom bepleiten wij dat het benodigde huiswerk door partijen binnen zes maanden is afgerond voor besluitvorming, zodat in de verdere besluitvorming in de gemeenteraad voor 1 juli 2011 besluiten zijn genomen c.q. keuzes zijn gemaakt voor het beleid en financiering bibliotheekdiensten 2012-2014. Hiertoe: •

• • • • •

Levert de bibliotheek een uitwerking samen met Brede school, basisonderwijs en kinderopvang waar en hoe nog meer kan worden samengewerkt, zeker in geval men onder één dak zit Kent de bibliotheek de uitkomsten van het huisvestingsonderzoek Heeft de bibliotheek inzicht in het samenwerkingspotentieel met naburige bibliotheken Helpt de gemeente om de onderwijsinstellingen te motiveren de samenwerking met de bibliotheek te intensiveren c.q. mee te bekostigen Kent de gemeente de uitkomsten omtrent integrale aanpak en uitwerking met diverse sociaal-culturele en maatschappelijke organisaties. Heeft de gemeente een kader voor de invulling van de bezuinigingsopgave


34

15. ALTERNATIEVEN Ingeval de gemeenteraad besluit om het subsidiebedrag voor de bibliotheekdiensten op het – te indexeren – niveau van 2011 te houden of zelfs daaronder, dan zijn drastische maatregelen onvermijdelijk, zoals omzettingen van vestigingen naar servicepunten en/of sluiting van vestiging(en). Onderstaand zijn daartoe enkele alternatieven ontwikkeld. De hierin genoemde potentiële bezuinigingen zijn gebaseerd op een integrale calculatie vanuit het perspectief van de bibliotheek. Variant 1: het satelliet-model Gelet op de schaal van plaatsen en de samenhang met diverse onderwijsvoorzieningen behouden Vroomshoop en Vriezenveen een volwaardige vestiging. De vestigingen Den Ham (indien nog mogelijk) en Westerhaar worden omgevormd naar servicepunten. Hiermee komt een aanzienlijk deel van het lokatiegebonden deel van het educatieve programma in deze plaatsen te vervallen, zoals: klassikaal lenen, groepsbezoeken etc. Geschat bezuinigingspotentieel op termijn van € 40.000,- à € 50.000,- per jaar. Uiteraard moet rekening worden gehouden met de kosten van een sociale paragraaf. Deze zijn uiteraard nog niet berekend. Variant 2: sluiting van een vestiging Binnen de beperking van de gemeentelijke subsidie is het niet mogelijk vier fysieke vestigingen op een verantwoord niveau te handhaven. Gelet op de schaal van de plaatsen komen de vestigingen Den Ham en Westerhaar voor sluiting in beeld. Voor Den Ham geldt de complexiteit van de recente gunning van de nieuwbouw met de Brede School. Geschat bezuinigingspotentieel op termijn van sluiting van een vestiging is tussen € 85.000,- (Den Ham) à € 95.000,- (Westerhaar) per jaar. Daarmee komt het educatieve programma in de desbetreffende plaats te vervallen. In de genoemde bedragen is geen rekening gehouden met de eenmalige kosten van een sociale paragraaf.


35

BIJLAGEN Bijlage 1 Legenda confrontatiematrix

Score Score Score Score

•

Kansen: Het Bibliotheeknetwerk en activiteiten, Digitale poort, Onderwijs & Educatie, lokale partners en Vergrijzing

•

Bedreigingen: Bezuinigingen overheid, Daling uitleningen, Bezuinigingen onderwijs, Demografie, Andere media

•

Sterktes: Goede toegankelijkheid, (pro-)actieve service naar klanten

•

Het Netwerk (producten en formules), Contacten/ activiteiten in/ naar het onderwijs, Digitale diensten

•

Zwaktes: Nieuwe klanten binnenhalen, Financieel budget, PR & Communicatie c.q. profilering, Weinig variatie in aanbod c.q. traag inspelen op veranderingen, lokaal ondernemerschap kan beter

subkwadrant subkwadrant subkwadrant subkwadrant

1 2 3 4

(Aanvallen) (Verdedigen) (Versterken) (Afstoten of radicaal veranderen)


29 31 16 14

36

Bijlage 2 Klantsegmentatie Onderstaande tabel geeft de verdeling in 2007 weer van alle volwassen leden van Bibliotheek Twenterand over de hoofdgroepen en subgroepen, in vergelijking met huishoudens in het werkgebied.


37

Bijlage 3 Personeelsformatie 2011 (uren per week) Den Ham Teamleider Bibliotheekmedewerker Huishoudelijk medewerker Subtotaal

20.25 17.00 05.00 42.25

Vriezenveen Teamleider Bibliotheekmedewerkers Subtotaal

26.00 uur 35.50 uur 61.50 uur

Vroomshoop Teamleider Bibliotheekmedewerkers Huishoudelijk medewerker Subtotaal

29.50 23.75 08.00 61.25

Westerhaar Teamleider Bibliotheekmedewerker

20.00 uur 06.00 uur

Subtotaal

26.00 uur

Interne invalpool Bibliotheekmedewerker

03.50 uur

uur uur uur uur

uur uur uur uur

Backoffice stichting Bibliothecaris specialist Bibliothecaris collectievorming Bibliothecaris jeugd Medewerker PR/cultuur Subtotaal

24.00 06.00 06.00 12.00 48.00

uur uur uur uur uur

Management stichting Directeur Administratief medewerker Totaal

24.00 uur 01.50 uur 265 uur


38

Wijs met uw bibliotheek. Fysiek en digitaal: altijd in de buurt

Recommend Documents