ZIN IN EEN ACTIVITEIT IN UW BUURT?
dienst co
dienst informatie en feestelijkheden
Zin in een activiteit in uw buurt? Wil je met je straat of buurt een activiteit organiseren? Dat kan! Het gemeentebestuur Melle helpt je daarbij een handje. Vanaf 2007 kan je nu immers een toelage krijgen voor initiatieven die voor meer samenhorigheid en gezelligheid in je buurt zorgen gedurende het ganse jaar.
Wat is een buurtactiviteit? Sinds kort bestaat er een toelage voor activiteiten in een buurt. Deze moeten georganiseerd worden door een volledige straat of door een buurt. Wat bedoelen we met ‘een volledige straat’ en met ‘een buurt’? Wat een volledige straat is, is duidelijk. Het doet er hier niet toe hoeveel gezinnen er wonen. Wél moeten al deze gezinnen kunnen deelnemen. Een buurt kan een deel van een straat zijn waarin minstens 20 gezinnen wonen. Maar het kan ook gaan om meerdere straten die een zekere organische of traditionele samenhang vertonen en bvb. tot één verkaveling behoren of gegroepeerd zijn rond een pleintje. De buurtactiviteiten zijn er voor de bewoners van de straat of buurt en iedereen van de straat of buurt moet welkom zijn.
Wat is geen buurtactiviteit? Privé-feesten, activiteiten met een winstoogmerk, feesten met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter, buurtkermissen en schoolfeesten hebben geen recht op een toelage. Wanneer men al een andere toelage krijgt – van de gemeente of van derden - heeft men evenmin recht op de toelage voor buurtfeesten. De toelage kan niet aangevraagd worden in het kader van de 11 juli viering.
Wie kan aanvragen? De aanvraag kan gebeuren door een georganiseerde groep, bv. een vereniging of een wijkcomité, die actief is in een bepaalde buurt en nog niet op een andere manier ondersteuning ontvangt van het gemeentebestuur. Een buurtactiviteit kan ook aangevraagd worden door een tijdelijke samenwerking van buurtbewoners. De aanvraag gebeurt door minimum drie meerderjarige initiatiefnemers, van drie verschillende gezinnen (zonder familieband) die in de betrokken straat of buurt wonen.
Wanneer kan je aanvragen? Wil je een buurtactiviteit houden dan dien je de aanvraag in ten laatste één maand vóór de activiteit plaatsvindt.
2
Hoe kan je aanvragen? Heel eenvoudig: vul het aanvraagformulier volledig in dat je hieronder ziet. Lees echter eerst de bijkomende info die je verder in deze folder vindt. Je kan dit formulier uit de brochure halen en terugbezorgen aan het College van Burgemeester en Schepenen (t.a.v. de dienst Info- en feestelijkheden ) Gemeenteplein 1 - 9090 Melle.
Aanvraagformulier toelage buurtactiviteit ORGANISATIECOMITE Initiatiefnemer 1 Voornaam en naam: Adres Tel. GSM E-mail: Initiatiefnemer 2 Voornaam en naam: Adres Tel.: GSM E-mail Initiatiefnemer 3 Voornaam en naam Adres Tel.: GSM: E-mail: BUURTACTIVITEIT Omschrijving van de activiteit:
3
Datum van de activiteit:
Specifiek adres of specifieke plaats waar de activiteit zal plaatsvinden:
Eventuele prijs die per deelnemer betaald dient te worden (inclusief vermelding waarvoor juist moet betaald worden):
Beoogde doelgroep (Kruis aan wat past): volledige straat (de straatnaam vermelden):
buurt (zijnde een deel van een straat met minstens 20 gezinnen – huisnummers vermelden):
buurt (zijnde een aantal straten met een bepaalde samenhang – straatnamen vermelden):
BETALING De toelage kan na afloop van het buurtactiviteit en nadat de nodige bewijsstukken bezorgd werden, gestort worden op volgend rekeningnummer: op naam van: Datum: Handtekening initiatiefnemer 1 Handtekening initiatiefnemer 2 Handtekening initiatiefnemer 3
4
Hoe wordt jouw aanvraag geselecteerd? De aanvragen worden onderzocht door de dienst informatie en feestelijkheden. De aanvragen die haalbaar zijn op het vlak van veiligheid en mobiliteit komen in aanmerking voor ondersteuning. Indien uw activiteit voldoet aan de voorwaarden van dit reglement zal ze ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Wat zijn de extra vereisten? De initiatiefnemers sluiten zelf een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af. Vóór de activiteit plaatsvindt moet er minstens een schriftelijke uitnodiging verstuurd of afgegeven worden aan de inwoners van de straat of buurt voor wie de activiteit ingericht wordt en aan het gemeentebestuur. In alle briefwisseling, promotiemateriaal, uitnodigingen e.d. wordt duidelijk vermeld “met de steun van de gemeente Melle”.
Hoeveel kan je maximum krijgen? Hoeveel kan je voor jouw activiteit als maximumbedrag krijgen? De toelage bedraagt maximum 200,00 EUR per organisatiecomité per buurtactiviteit. Indien éénzelfde straat, buurt of georganiseerde groep meer dan één activiteit organiseert per jaar komen zij maar in aanmerking voor een toelage van maximum 400,00 EUR voor alle door hen georganiseerde buurtactiviteiten in dat jaar (max 2 activiteiten per jaar). Deze ondersteuning kan gebruikt worden om organisatiekosten zoals burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering, huur tent/zaal, optreden muziekgroep, animatie, promotie, sabam,… te dekken. Er wordt geen tussenkomst voorzien in de kosten voor eten en drank. De toelage wordt echter pas na de activiteit betaald. Je moet m.a.w. als organisator eerst zelf de facturen en onkostennota’s betalingsbewijzen betalen.
Hoe en hoeveel word je betaald? Ten laatste drie weken na de activiteit dien je volgende bewijsstukken in om aan te tonen hoeveel de totale effectieve kosten (uitgaven verminderd met eventuele inkomsten) bedragen en dat aan volgende criteria werd voldaan: • Brief, uitnodiging, affiches waaruit blijkt dat de activiteit openstond voor iedereen binnen de straat of buurt • Bewijs dat op het promotiemateriaal de vermelding “met steun van de gemeente Melle” werd opgenomen • Minstens één sfeerfoto van de activiteit • Bewijzen van gemaakte onkosten (onkostennota’s, facturen, betalingsbewijzen, etc.) • Bewijs van burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering.
5
Op basis van deze gegevens zal de uiteindelijke toelage betaald worden. Ook al maak je meer kosten, deze effectieve toelage zal nooit hoger zijn dan 200,00 EUR per organisatiecomité per buurtactiviteit(zie ook ‘Hoeveel kan je maximum krijgen?). Het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie kan aanleiding geven tot de terugvordering van de gehele of een deel van de (toegekende) toelage en/of ertoe leiden dat het betrokken organisatiecomité in de toekomst geen toelage meer krijgt.
Samengevat je wil een activiteit in de buurt organiseren… 1. Dan ga je na of je aan de criteria (zie ‘Wat is een buurtactiviteit?’ en ‘Wat is geen buurtactiviteit?’) voldoet. 2. Vervolgens richt je een ‘organisatiecomité’ op (zie ‘Wie kan aanvragen?’). 3. Samen vullen jullie het aanvraagformulier in (zie ‘Hoe kan je aanvragen?’). 4. Dit moet gebeuren ten laatste één maand voor de activiteit plaatsvindt (zie ‘Wanneer kan je aanvragen?’). 5. Nadat je het formulier opgestuurd hebt, zal beslist worden of je in aanmerking komt voor een toelage (zie ‘Hoe wordt jouw aanvraag geselecteerd?’). Dit wordt jou schriftelijk meegedeeld. 6. JE ORGANISEERT JE FEEST 7. Je betaalt vervolgens eerst zelf alle facturen, onkostennota’s,… 8. Je dient maximum acht weken na je activiteit je bewijsstukken in (zie ‘Hoe en hoeveel word je betaald?’). 9. Je krijgt je toelage (zie ‘Hoe en hoeveel word je betaald?’). Voor meer info en het terugbezorgen van de aanvraagformulieren kan je terecht bij: Gemeentebestuur Melle College van Burgemeester en Schepenen t.a.v. de dienst informatie en feestelijkheden Gemeenteplein 1 9090 Melle tel. 09 272 66 39 of 09 272 66 18 e-mail:
[email protected] Openingsuren: doorlopend: van maandag tot vrijdag van 8.15 tot 11.45 uur dinsdagnamiddag van 14.15 tot 18.45 uur woensdagmiddag van 13.15 tot 16.45 uur V.u. Burgemeester Dirk De Maeseneer, Gemeenteplein 1 - 9090 Melle.
6
