ZIN IN EEN ACTIVITEIT IN JE BUURT?
dienst co
dienst informatie en feestelijkheden
Zin in een activiteit in je buurt? Wil je met je straat of buurt een activiteit organiseren? Dat kan! Het gemeentebestuur Melle helpt je daarbij een handje. Vanaf 2007 kan je nu immers een toelage krijgen voor initiatieven die voor meer samenhorigheid en gezelligheid in je buurt zorgen gedurende het ganse jaar.
Wat is een buurtactiviteit? Sinds kort bestaat er een toelage voor activiteiten in een buurt. Deze moeten georganiseerd worden door een volledige straat of door een buurt. Wat bedoelen we met ‘een volledige straat’ en met ‘een buurt’? Wat een volledige straat is, is duidelijk. Het doet er hier niet toe hoeveel gezinnen er wonen. Wél moeten al deze gezinnen kunnen deelnemen. Een buurt kan een deel van een straat zijn waarin minstens 20 gezinnen wonen. Maar het kan ook gaan om meerdere straten die een zekere organische of traditionele samenhang vertonen en bvb. tot één verkaveling behoren of gegroepeerd zijn rond een pleintje. De buurtactiviteiten zijn er voor de bewoners van de straat of buurt en iedereen van de straat of buurt moet welkom zijn.
Wat is geen buurtactiviteit? Privé-feesten, activiteiten met een winstoogmerk, feesten met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter, buurtkermissen en schoolfeesten hebben geen recht op een toelage. Wanneer men al een andere toelage krijgt – van de gemeente of van derden - heeft men evenmin recht op de toelage voor buurtfeesten. De toelage kan niet aangevraagd worden in het kader van de 11 juli viering.
Wie kan aanvragen? De aanvraag kan gebeuren door een georganiseerde groep, bv. een vereniging of een wijkcomité, die actief is in een bepaalde buurt en nog niet op een andere manier ondersteuning ontvangt van het gemeentebestuur. Een buurtactiviteit kan ook aangevraagd worden door een tijdelijke samenwerking van buurtbewoners. De aanvraag gebeurt door minimum drie meerderjarige initiatiefnemers, van drie verschillende gezinnen (zonder familieband) die in de betrokken straat of buurt wonen.
Wanneer kan je aanvragen? Wil je een buurtactiviteit houden dan dien je de aanvraag in ten laatste één maand vóór de activiteit plaatsvindt. 2 editie december 2009
Hoe kan je aanvragen? Heel eenvoudig: vul het aanvraagformulier volledig in dat je hieronder ziet. Lees echter eerst de bijkomende info die je verder in deze folder vindt. Je kan dit formulier uit de brochure halen en terugbezorgen aan het College van Burgemeester en Schepenen (t.a.v. de dienst Info- en feestelijkheden ) Gemeenteplein 1 - 9090 Melle.
Aanvraagformulier toelage buurtactiviteit ORGANISATIECOMITE Initiatiefnemer 1 Voornaam en naam: Adres Tel. GSM E-mail: Initiatiefnemer 2 Voornaam en naam: Adres Tel.: GSM E-mail Initiatiefnemer 3 Voornaam en naam Adres Tel.: GSM: E-mail: BUURTACTIVITEIT Omschrijving van de activiteit:
3 editie december 2009
Datum van de activiteit:
Specifiek adres of specifieke plaats waar de activiteit zal plaatsvinden:
Eventuele prijs die per deelnemer betaald dient te worden (inclusief vermelding waarvoor juist moet betaald worden):
Beoogde doelgroep (Kruis aan wat past): volledige straat (de straatnaam vermelden):
buurt (zijnde een deel van een straat met minstens 20 gezinnen – huisnummers vermelden):
buurt (zijnde een aantal straten met een bepaalde samenhang – straatnamen vermelden):
BETALING De toelage kan na afloop van het buurtactiviteit en nadat de nodige bewijsstukken bezorgd werden, gestort worden op volgend rekeningnummer: op naam van: Datum: Handtekening initiatiefnemer 1 Handtekening initiatiefnemer 2 Handtekening initiatiefnemer 3 4 editie december 2009
Hoe wordt jouw aanvraag geselecteerd? De aanvragen worden onderzocht door de dienst informatie en feestelijkheden. Enkel de aanvragen die haalbaar zijn op het vlak van veiligheid en mobiliteit komen in aanmerking voor ondersteuning. Hiervoor vul je een evenementenformulier in dat je samen met het aanvraagformulier aan de dienst info en feestelijkheden bezorgt. Indien uw activiteit voldoet aan de voorwaarden van dit reglement zal ze ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Wat zijn de extra vereisten? -De initiatiefnemers sluiten zelf een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af. De provincie Oost-Vlaanderen biedt een gratis verzekering voor vrijwilligers aan, het aanvraagformulier vind je op www.melle.be -Vóór de activiteit plaatsvindt moet er minstens een schriftelijke uitnodiging verstuurd of afgegeven worden aan de inwoners van de straat of buurt voor wie de activiteit ingericht wordt en aan het gemeentebestuur. In alle briefwisseling, promotiemateriaal, uitnodigingen e.d. wordt duidelijk vermeld “met de steun van de gemeente Melle”.
Hoeveel kan je maximum krijgen? Hoeveel kan je voor jouw activiteit als maximumbedrag krijgen? De toelage bedraagt maximum 200,00 EUR per organisatiecomité per buurtactiviteit. Indien éénzelfde straat, buurt of georganiseerde groep meer dan één activiteit organiseert per jaar komen zij maar in aanmerking voor een toelage van maximum 400,00 EUR voor alle door hen georganiseerde buurtactiviteiten in dat jaar (max 2 activiteiten per jaar). Deze ondersteuning kan gebruikt worden om organisatiekosten zoals burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering, huur tent/zaal, optreden muziekgroep, animatie, promotie, sabam,… te dekken. De toelage wordt echter pas na de activiteit betaald. Je moet m.a.w. als organisator eerst zelf de facturen en onkostennota’s betalingsbewijzen betalen.
Hoe en hoeveel word je betaald? Ten laatste acht weken na de activiteit dien je volgende bewijsstukken in teneinde de kosten aan te tonen, alsook dat aan volgende criteria werd voldaan: • Brief, uitnodiging, affiches waaruit blijkt dat de activiteit openstond voor iedereen binnen de straat of buurt • Bewijs dat op het promotiemateriaal de vermelding “met steun van de gemeente Melle” werd opgenomen • Minstens één sfeerfoto van de activiteit • Bewijzen van gemaakte onkosten (onkostennota’s, facturen, betalingsbewijzen, etc.) 5 editie december 2009
• Bewijs van burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering. Op basis van deze gegevens zal de uiteindelijke toelage betaald worden. Ook al maak je meer kosten, deze effectieve toelage zal nooit hoger zijn dan 200,00 EUR per organisatiecomité per buurtactiviteit (zie ook ‘Hoeveel kan je maximum krijgen?). Het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie kan aanleiding geven tot de terugvordering van de gehele of een deel van de (toegekende) toelage en/of ertoe leiden dat het betrokken organisatiecomité in de toekomst geen toelage meer krijgt.
Samengevat Je wil een activiteit in de buurt organiseren… 1. Dan ga je na of je aan de criteria (zie ‘Wat is een buurtactiviteit?’ en ‘Wat is geen buurtactiviteit?’) voldoet. 2. Vervolgens richt je een ‘organisatiecomité’ op (zie ‘Wie kan aanvragen?’). 3. Samen vullen jullie het aanvraagformulier, het evenementenformulier en eventueel het aanvraagformulier voor de gratris vrijwilligersverzekering in (zie ‘Hoe kan je aanvragen?’). 4. Dit moet gebeuren ten laatste één maand voor de activiteit plaatsvindt (zie ‘Wanneer kan je aanvragen?’). 5. Nadat je de vereiste documenten opgestuurd hebt, zal beslist worden of je in aanmerking komt voor een toelage (zie ‘Hoe wordt jouw aanvraag geselecteerd?’). Dit wordt jou schriftelijk meegedeeld. 6. JE ORGANISEERT JE FEEST 7. Je betaalt vervolgens eerst zelf alle facturen, onkostennota’s,… 8. Je dient maximum acht weken na je activiteit je bewijsstukken in (zie ‘Hoe en hoeveel word je betaald?’). 9. Je krijgt je toelage (zie ‘Hoe en hoeveel word je betaald?’). Voor meer info en het terugbezorgen van de aanvraagformulieren kan je terecht bij: Gemeentebestuur Melle College van Burgemeester en Schepenen t.a.v. de dienst informatie en feestelijkheden Gemeenteplein 1 9090 Melle tel. 09 272 66 39 of 09 272 66 18 e-mail:
[email protected] Openingsuren: doorlopend: van maandag tot vrijdag van 8.15 tot 11.45 uur dinsdagnamiddag van 14.15 tot 18.45 uur woensdagmiddag van 13.15 tot 16.45 uur
V.u. Burgemeester Dirk De Maeseneer, Gemeenteplein 1 - 9090 Melle.
6 editie december 2009
MELDFORMULIER EVENEMENT Naam evenement Korte omschrijving
Locatie Specifiëring
Straat/plein: openbaar domein
privaat domein
indoor
outdoor
Omschrijving Tijdsvenster evenement
Organisator
Aanvangsdatum:
uur:
Einddatum:
uur:
rechtspersoon
privé-persoon
Naam van de organisatie Contactgegevens
1. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: Tel: Fax: GSM: E-mail:
2. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: Tel: Fax: GSM: E-mail:
3. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente:
4. Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente:
1-12-2009
Uw veiligheid, onze opdracht !
www.pzrhodeschelde.be
MELDFORMULIER EVENEMENT Deelnemers / Aanwezigen Verwacht aantal Doelgroep Gegiste drank / Sterke drank Schenken
JA
NEEN
Omschrijf: Geluid Elektronisch versterkte muziek
JA
NEEN
Geluidsbegrenzing
JA
NEEN
Andere muziek
JA
NEEN
Geldige milieuvergunning
JA
NEEN
JA
NEEN
Type Geldigheidsdatum Erkende bewakingsonderneming Organisatie / firma
Naam: Adres:
Aantal ingezette personen
Verantwoordelijke
Naam + voornaam: Straat + nr : Postcode + gemeente: Tel: Fax: GSM: E-mail:
Eigen security / interne medewerkers
JA
NEEN
Persoonscontrole
JA
NEEN
Verkeersbegeleiding
JA
NEEN
Aanvraag machtiging aan burgemeester
JA
NEEN
Optocht / Stoet
JA
NEEN
Aantal deelnemers Aantal voertuigen
1-12-2009
Uw veiligheid, onze opdracht !
www.pzrhodeschelde.be
MELDFORMULIER EVENEMENT Parcours Verzekeringen
Brandverzekering: Objectieve aansprakelijkheidsverzekering: Burgerrechtelijke aansprakelijkheid:
Geneeskundige organisatie Naam Adres
Hulppost
JA
NEEN
JA
NEEN
Hinder voor “openbaar vervoer”
JA
NEEN
Parkeerverbod
JA
NEEN
Aantal verzorgers
Ziekenwagens Hoeveel
Andere voorzieningen Verkeer
Straat / plein :
Andere verkeersmaatregelen
Aanvangsdatum:
uur:
Einddatum :
uur:
JA
NEEN
Straat / plein: Omschrijving: Brandweerinfo Contacten met de brandweer
JA
NEEN
Speciale acts
JA
NEEN
Bekleding / versiering
JA
NEEN
Energie- / warmtebronnen
JA
NEEN
Plaatsen van tent(en)
1-12-2009
JA NEEN Zo ja, keuringsattesten
Uw veiligheid, onze opdracht !
JA
NEEN
www.pzrhodeschelde.be
MELDFORMULIER EVENEMENT Situatieplan / Inplantingsplan
JA
NEEN
Indien JA: bij te voegen aan deze melding (met gegevens over aard/afmetingen van de te plaatsen materialen / constructies / infrastructuur) Datering Naamtekening
1-12-2009
Datum: Handtekening:
Uw veiligheid, onze opdracht !
www.pzrhodeschelde.be
Aanvraag tot erkenning als vrijwilligersorganisatie
Provinciebestuur Oost-Vlaanderen Directie Welzijn, Gezondheid, Wonen, Jeugd en Ontwikkelingssamenwerking Dienst Maatschappelijke Participatie Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk PAC 'Het Zuid' W. Wilsonplein 2 9000 GENT tel. 09 267 75 89 – fax 09 267 75 99 e-mail:
[email protected]
In te vullen door de behandelende dienst
indieningsdatum
Welke regelgeving vormt de grondslag van het formulier? Dit formulier is een toepassing van het provinciaal reglement betreffende de provinciale collectieve verzekering vrijwilligerswerk van 14 juni 2007. Het besluit is digitaal beschikbaar via http://www.oostvlaanderen.be/docs/nl/xv/3280reglementenvrijwilligersverzekeringpr140607.pdf.
Welke organisaties komen in aanmerking voor erkenning? Elke vrijwilligersorganisatie die in Oost-Vlaanderen gevestigd is en niet door een openbaar bestuur wordt ingericht. Aan wie bezorgt u dit formulier? Heeft uw gemeentebestuur een lokaal loket vrijwilligersverzekering, dan kan u daar terecht met uw aanvraag. Om te weten of dit het geval is, kijkt u op www.oost-vlaanderen.be/vrijwilligerswerk, rubriek verzekeringen, of u contacteert het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk. Slechts indien uw gemeentebestuur geen lokaal loket vrijwilligersverzekering heeft ingericht, stuurt u de aanvraag rechtstreeks naar het provinciaal steunpunt vrijwilligerswerk. Wat is een 'vrijwilligersdag'? Een vrijwilligersdag geldt voor één vrijwilliger op één dag (tot middernacht). Voor twee vrijwilligers die op één zondagnamiddag werken voor uw organisatie heeft u dus twee vrijwilligersdagen nodig. Eén vrijwilliger die op vrijdag, zaterdag en zondag bijspringt, 'kost' u drie vrijwilligersdagen. Hoeveel vrijwilligersdagen worden per organisatie toegekend? De deputatie besliste om aan elke erkende organisatie 100 vrijwilligersdagen per jaar toe te kennen.
In te vullen door de aanvrager Gegevens van de aanvrager 1 Vul hieronder de contactgegevens van de organisatie in. Vzw's vermelden hier het adres van de maatschappelijke zetel, afdelingen van koepels vermelden hun lokale, Oost-Vlaamse contactgegevens.
1
naam organisatie naam contactpersoon functie telefoonnummer straat en nummer postnummer en gemeente e-mailadres website Bijkomende informatie over de organisatie 2 Kruis aan welke rechtsvorm de organisatie heeft Een feitelijke vereniging (bijv. buurtcomité, benefietgroep, speelstraat,…) Een feitelijke vereniging die deel uitmaakt van een koepel (bijv. een plaatselijke afdeling van Gezinsbond, Chiro, Willemsfonds, seniorenafdeling van mutualiteit, … Een vzw. De statuten van de vzw verschenen in het Belgisch Staatsblad op dag
maand
jaar
3 Welk doel heeft uw organisatie? Bijv. organiseren ontmoetingsactiviteiten, acties rond verkeersveiligheid, natuurbehoud, sportactiviteiten, ….
4 Welk soort organisatie is het? Bijv. sport, senioren, cultureel, socio-cultureel, milieu, jeugd, gezondheid, feestcomité, politiek, ….
5 Welk soort activiteiten wil de organisatie verzekeren? Bijv. de organisatie van ontmoetingsfeesten of wandeltochten, bomen knotten, …
Ondertekening 6 Vul onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid zijn ingevuld.
2
Ik verklaar dat mijn vereniging geen publieke rechtspersoon is.
datum
dag
maand
jaar
handtekening
voornaam en naam functie Hoe gaat het nu verder met uw aanvraag? 7 Het gemeentebestuur waar u de aanvraag indient, geeft haar advies (indien de gemeente van aanvraag geen lokaal loket heeft, is dit advies niet nodig) aan het provinciebestuur. De deputatie beslist of u al dan niet erkend wordt. U ontvangt een erkenningsnummer of bericht met de reden waarom uw organisatie geen erkenningsnummer krijgt. Met dat erkenningsnummer kan u terecht bij de verzekeraar (Dexia) om de activiteiten aan te geven waarvoor u de gratis vrijwilligersverzekering wenst te gebruiken.
In te vullen door het gemeentebestuur met een lokaal loket vrijwilligersverzekering 8 Kruis aan of de organisatie al dan niet in aanmerking komt voor erkenning als vrijwilligersorganisatie in het kader van de vrijwilligersverzekering. ja nee. Reden:
datum
dag
maand
jaar
handtekening en/ of stempel
Privacyclausule 9 In het kader van de vervulling van onze wettelijke opdracht nemen wij uw relevante persoonlijke gegevens op in onze bestanden. U kunt deze inzien en verbeteren conform de Wet Verwerking Persoonsgegevens van 8 december 1992.
3
