Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Katedra informačních technologií Studijní program: Aplikovaná informatika Obor: Informační systémy a technologie
Diplomant: Bc. Jiří Jakoubek Vedoucí diplomové práce: doc. Ing. Jan Pour, CSc. Oponent diplomové práce: Ing. Ján Zajíc
Implementace Microsoft SharePoint Serveru 2010 do malé společnosti
školní rok 2010/2011
Prohlášení
Prohlašuji, ţe jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a ţe jsem uvedl všechny pouţité prameny a literaturu, ze kterých jsem čerpal.
V Praze dne 30.6.2011 ………………………………. podpis
Poděkování
Na tomto místě bych rád poděkoval doc. Ing. Janu Pourovi, CSc. za odborné vedení a uţitečné připomínky. Dále bych chtěl poděkovat všem zástupcům společnosti Clever Decision, spol. s r.o., kteří mi poskytli technické zázemí při psaní praktické části diplomové práce.
Abstrakt V současném světě, který je globálně propojen pomocí nejrůznějších IT technologií, existuje nepřeberné mnoţství informací. Výhodu získává ten, kdo je schopen s informacemi efektivně a rychle pracovat. Proto vznikají nejrůznější produkty s cílem tento proces zjednodušit, zrychlit ale také zpříjemnit. Jedním z těchto produktů je i Microsoft SharePoint Server 2010. Práce se zabývá moţnostmi vyuţití této portálové technologie a způsobem její implementace do malé společnosti. V úvodu jsou zmíněny základní důvody, proč vůbec o zavedení portálu uvaţovat. Velký prostor je věnován popisu funkcionality, která je rozdělena do šesti funkčních celků. Pro lepší ilustraci jsou zahrnuty také praktické ukázky. Druhá polovina textu se zaměřuje na jednotlivé fáze procesu implementace SharePoint Serveru 2010 do firemního prostředí včetně ukázky konkrétní instalace. Součástí práce je také návrh struktury projektového webu, který vychází z poţadavků konkrétní společnosti. V jednotlivých kapitolách se čtenář postupně dozví o moţnostech praktického vyuţití jednotlivých funkcí SharePointu, ale také o průběhu implementace tohoto softwaru do firemního prostředí. Obě části čerpají z praktických zkušeností autora při práci s touto technologií v reálném prostředí.
Klíčová slova: SharePoint Server 2010, spolupráce, správa obsahu, správa dokumentů, webový portál
Abstract Today’s world is globally connected by various IT or ICT technologies. There is a plenty of information around the world. People that are able to work effectively with the information have really big advantage. This is mainly the reason why many products are being made only with one purpose – to make this process more effective, easier and faster. One of them is Microsoft SharePoint Server 2010. The work is all about this product and its implementation into a small company. An introduction discusses basic reasons that can lead to implement SharePoint. The first logical part of the work describes functionality of the portal and is divided into six groups of functions. For better illustration, there are also examples based on real scenarios. The second part of the text focuses on individual phases of the process of implementation of SharePoint Server 2010 into the company and it also includes an example of real installation. The last part of the work is focused on design of the project collaboration web for the specific company. In individual chapters, the reader gradually learns about the possibilities of practical use of SharePoint functionality and also about the implementation of this software into the company environment. In both parts author uses his practical experience which he gained by working with the technology in a real environment.
Key words: SharePoint Server 2010, Collaboration, Content Management, Document, Web Portal
Obsah 1
2
3
Úvod ................................................................................................................................... 9 1.1
Vymezení práce a důvod výběru tématu ...................................................................... 9
1.2
Současný stav problémové oblasti ............................................................................... 9
1.3
Cíle práce a způsob jejich dosaţení ........................................................................... 10
1.4
Očekávané vlastní přínosy ......................................................................................... 10
1.5
Předpoklady a omezení práce, komu je práce určena ................................................ 11
Microsoft SharePoint Server 2010 ................................................................................... 12 2.1
Nabízené edice ........................................................................................................... 13
2.2
Licencování ................................................................................................................ 15
2.3
Závěr kapitoly ............................................................................................................ 16
Funkcionalita a novinky ve verzi 2010............................................................................. 17 3.1
Sites ............................................................................................................................ 19
3.1.1
Základní infrastruktura webu na SharePoint Serveru 2010 ................................ 19
3.1.2
Kolekce webů (Site Collection) .......................................................................... 21
3.1.3
Web (Site) ........................................................................................................... 24
3.1.4
Řízení zabezpečení ............................................................................................. 25
3.2
Communities .............................................................................................................. 27
3.2.1
Wikiweby ........................................................................................................... 29
3.2.2
Blogy .................................................................................................................. 29
3.2.3
Osobní web ......................................................................................................... 29
3.2.4
Týmové weby ..................................................................................................... 33
3.2.5
Vyhledávání ........................................................................................................ 35
3.2.6
Spoluautorství dokumentů Microsoft Office ...................................................... 35
3.2.7
Microsoft Lync ................................................................................................... 36
3.2.8
Alerting ............................................................................................................... 36
3.2.9
Integrace s dalšími produkty .............................................................................. 37
3.3
Composites................................................................................................................. 37
3.4
Content ....................................................................................................................... 39
3.4.1
Správa obsahu v SharePoint Serveru 2010 ......................................................... 39
3.4.2
Metadata ............................................................................................................. 40
3.4.3
Historie verzí ...................................................................................................... 44
3.4.4
Rezervace a vrácení se změnami (Check out / check in) ................................... 44
3.4.5
Schvalování obsahu (Approval) ......................................................................... 44
3.4.6
Pracovní postupy (Workflows)........................................................................... 45
3.4.7
Lokalizace, vícejazyčnost, pravidla .................................................................... 45
3.4.8
Doplnění funkcionality v oblasti řízení obsahu .................................................. 45
3.5
4
Insights ....................................................................................................................... 46
3.5.1
Sluţba Excel Services ......................................................................................... 47
3.5.2
Sluţba Visio Services ......................................................................................... 48
3.5.3
Sluţba PerformancePoint Services (PPS)........................................................... 48
3.5.4
Integrace s SQL Server Reporting Services ....................................................... 50
3.5.5
PowerPivot ......................................................................................................... 52
3.5.6
Sluţba Business Connectivity Services (BCS) ................................................... 53
3.6
Vyhledávání ............................................................................................................... 54
3.7
Vyzdvihnutí některých novinek ................................................................................. 54
3.8
Závěr kapitoly ............................................................................................................ 55
Proces zavedení SharePoint Serveru 2010 do společnosti ............................................... 56 4.1
Popis procesu ............................................................................................................. 57
4.2
Identifikace potřeb ..................................................................................................... 58
4.2.1
Nahrazení stávajícího systému pro správu projektových dat ............................. 58
4.2.2
Vytvořit místo pro spolupráci na projektech ...................................................... 58
4.2.3
Získat trvalou moţnost testování technologie .................................................... 59
4.2.4
Vytvořit prostředí pro přístup a aktualizaci firemního know-how ..................... 59
4.3
Rozhodnutí ................................................................................................................. 59
4.4
Volba topologie .......................................................................................................... 60
4.5
Realizace .................................................................................................................... 61
4.5.1
Volba topologie .................................................................................................. 62
4.5.2
Poţadavky na HW .............................................................................................. 63
4.5.3
Poţadavky na SW ............................................................................................... 64
4.5.4
Servisní účty ....................................................................................................... 65
4.5.5
Instalace .............................................................................................................. 66
4.6
Provoz ........................................................................................................................ 97
4.7
Vyhodnocení .............................................................................................................. 97
4.8
Závěr kapitoly ............................................................................................................ 97
5
Návrh struktury projektového webu ................................................................................. 98
6
Závěr ............................................................................................................................... 101
7
Zdroje ............................................................................................................................. 102
8
7.1
Kniţní zdroje............................................................................................................ 102
7.2
Internetové zdroje .................................................................................................... 102
Terminologický slovník .................................................................................................. 106
1
Úvod
V uplynulém desetiletí jsme byli svědky obrovského rozmachu šíření informací. Vděčíme za to především rychlému vývoji nových technologií, díky nimţ se k nám tak rychle a v takovém mnoţství informace dostávají. Ačkoli byla v dřívějších dobách o informace nouze, dnes jsme jimi doslova přehlceni. Výhodu mají ti, kteří jsou s nimi schopni efektivně pracovat. Díky tomuto vývoji vznikají celé vědní obory, vyučují se předměty a také existují subjekty, ať uţ soukromé s cílem hromadit zisk nebo veřejné slouţící společenskému zájmu, které se snaţí v různých oblastech s informacemi pracovat. V procesu práce s informacemi se spousta firem či jednotlivců soustřeďuje na vytváření efektivních nástrojů, které by tento proces zjednodušili, zefektivnili a zpříjemnili. Jedním z těchto nástrojů je i Microsoft SharePoint Server 2010, který bude hlavním tématem této diplomové práce.
1.1 Vymezení práce a důvod výběru tématu Téma týkající se produktu Microsoft SharePoint Server 2010 jsem si nevybral náhodou. Jiţ delší dobu brigádně pracuji pro společnost Clever Decision, spol. s r.o., která při své činnosti vyuţívá stěţejně technologie zaloţené na platformě Microsoft. V této společnosti vznikl poţadavek na konsolidaci informací získávaných a spravovaných při práci na jednotlivých projektech, coţ byl první impuls vedoucí ke zvolenému tématu. Druhým impulsem bylo samotné představení Microsoft SharePoint Serveru 2010, produktu, který disponuje obrovským mnoţstvím moţností a novinek oproti svým předchůdcům. Oba tyto důvody budou v práci zohledněny. Zaměřím se tedy jak na popis novinek a moţností vyuţití této technologie, tak i na její samotnou implementaci a praktické vyuţití v prostředí konkrétní firmy.
1.2 Současný stav problémové oblasti Přibliţně v polovině května roku 2010 1 byl uvolněn SharePoint Server 2010 k prodeji koncovým zákazníkům. Společně s tímto produktem uvolnil Microsoft také kancelářský balík Microsoft Office 2010. Není náhodou, ţe oba nástroje byly představeny společně. Oba jsou totiţ vzájemně do veliké míry integrovány, a to dosti zásadním způsobem. Dokumenty programu Word, Excel nebo PowerPoint, mohou být díky nové technologii Office Web Apps prohlíţeny i editovány online v okně internetového prohlíţeče. Novinek je daleko více, a proto se jimi budu v práci také zabývat. 1
Viz např. [Novinky 1] nebo [Ihned 1]
9
Aktuální systém udrţování informací o projektech ve společnosti Clever Decision, spol. s r.o. je dostatečný, avšak jeho moţnosti jsou omezené. Jelikoţ pracovníci fluktuují z projektu na projekt, musí existovat jednotné úloţiště projektových dat. K tomuto účelu se vţdy vyuţíval software s moţností práce offline a pozdější synchronizací dat. Nejdříve to byla platforma Microsoft Groove později Live Mesh Beta a v současnosti se pokračuje ve vyuţívání sluţby Windows Live Mesh. Systém Groove ani Windows Live Mesh Beta neumoţňovaly práci na jednom dokumentu současně. Vţdy došlo k uzamčení daného souboru a v případě jeho otevření dalším uţivatelem, se vytvořila kopie, coţ znemoţnilo uloţení dat obou uţivatelů. Windows Live Mesh ve spolupráci s balíkem Office 2010 jiţ tuto víceuţivatelskou spolupráci umoţňuje, ale pouze tehdy, je-li vyuţíváno online úloţiště dat tzv. SkyDrive. Stále jde však pouze o sdílení dokumentů. Novým poţadavkem je sdruţovat nejen projektové dokumenty, ale také další informace jako oficiální komunikaci pracovníků, jejich projektové poznámky a další informace vztahující se k projektům. Dále také umoţnit přístup zákazníkovi k některým projektovým informacím. To vše na přehlednějším místě neţ je hierarchická struktura adresářů.
1.3 Cíle práce a způsob jejich dosažení Z výše uvedeného vyplývá několik cílů, které si v této práci kladu. Jedním z nich je představení samotného produktu Microsoft SharePoint Server 2010 a vyzdvihnutí novinek, poukázání na moţnosti uplatnění produktu v reálné kaţdodenní praxi. V této části budu vyuţívat zejména webové a kniţní zdroje ale i vlastní zkušenosti z praxe. Hlavním cílem je příprava implementace SharePoint Serveru 2010 do konkrétní společnosti a návrh prostředí pro správu projektových informací. Tohoto cíle dosáhnu praktickou instalací technologie do testovacího prostředí firemní infrastruktury.
1.4 Očekávané vlastní přínosy Představením a popsáním technologie poskytnu jasný přehled moţností jejího vyuţití v praxi. Vyzdvihnu přínosy a také vyčíslím náklady na jednotlivá řešení. Dokument tedy můţe poslouţit jak běţným uţivatelům, tak i správcům aplikací, kteří uvaţují o moţnosti zavedení tohoto nástroje. V praktické části popíši způsob a postup implementace produktu do firemní infrastruktury, dále také navrhnu a vytvořím intranetový web pro správu projektových informací.
10
1.5 Předpoklady a omezení práce, komu je práce určena Jisté omezení práce vidím v tom, ţe technologie nebude v době psaní diplomové práce implementována přímo do produkčního prostředí společnosti a práce bude tedy ochuzena o zkušenosti z reálného provozu. Bude však vyuţito plnohodnotné testovací prostředí virtuálních serverů postavené na technologii Hyper-V. Práce je určena všem, kteří se o technologii Microsoft SharePoint Server 2010 zajímají, zejména potom studentům informatických oborů, ale i pracovníkům z komerční sféry.
11
2
Microsoft SharePoint Server 2010
Představme si klasický scénář, který popisuje [Husman 2010 s. 1]: Anna vytvořila 50 stránkový report v aplikaci Microsoft Word. Nyní potřebuje, aby jej posoudilo a případně doplnilo dalších 25 pracovníků. Anna tedy pošle všem dokument emailem a poţádá je o posouzení a případnou úpravu dokumentu. Po 14 dnech a několika připomenutích dostane všech 25 nových verzí dokumentu emailem zpět. Nyní musí sjednotit dokumenty do jedné verze, pravděpodobně postupným porovnáváním všech 25 obdrţených verzí. Kdyby náhodou více lidí upravilo stejnou sekci, musela by je Anna ještě znovu kontaktovat a domluvit další postup. Dokončení výsledného dokumentu by zabralo moţná i několik týdnů. S pouţitím technologie Microsoft SharePoint Server 2010 a Office 2010 můţe Anna místo této sloţité procedury jednoduše dokument sdílet v reálném čase s pouţitím spoluautorství – nové funkcionality SharePointu. Tato funkcionalita umoţní pozvat všech 25 účastníků ke sdílení stejného dokumentu, který mohou všichni najednou nebo v čase, který se jim hodí nejlépe, upravovat. Anna tak bude mít neustálý přehled nad změnami dokumentu. Podobně, jako je popsáno v tomto scénáři, potřebují všichni nějaký systém, který jim bude pomáhat udrţovat, sdílet a hledat informace nehledě na typ, zdroj nebo lokalitu. Takový systém by neměl postrádat zabezpečený přístup k informacím s vyuţitím různých zařízení či aplikací. Tyto poţadavky SharePoint Server 2010 splňuje. SharePoint pomáhá hledat, spravovat a pracovat s informacemi nehledě na jejich typ. Můţe jít o dokumenty balíku Microsoft Office, PDF dokumenty, obrázky či soubory jiných formátů. Mohou to být také informace, které jsou běţně uloţené v jiných typech aplikací jako kontakty, týmové kalendáře, produktové databáze, projektové plánování a další. SharePoint pomáhá tyto informace vyhledat podle jejich obsahu nebo vlastností, dokonce i kdyţ nevíme, kde jsou uloţeny. Pomáhá také při sledování změn. Například, kdyţ jiný uţivatel aktualizuje dokument, na kterém pracujeme. SharePoint tedy nenabízí nové typy informací, ale je spíše místem, které dokáţe existující informace najít s co nejniţší ztrátou času. Dokáţe tyto informace sdílet s ostatními uţivateli, jako jsou jednotliví kolegové, projektové týmy, firemní oddělení nebo i celá organizace. SharePoint také umoţňuje vytváření rozmanitě zaměřených webů. Hlavním cílem je nechat běţného uţivatele vytvářet webové stránky pro projekt či jiné aktivity bez jakékoli podpory administrátora – jde o koncept tzv. samoobsluhy (self-service). Hlavní funkce, které SharePoint umoţňuje vyuţívat, zmiňuje [Husman 2010 s. 4]. Jsou to: 12
Intranetový portál organizace i kaţdého oddělení
Veřejně přístupné intranetové stránky
Extranet pro zákazníky a partnery
Týmové stránky pro jednotlivá oddělení
Projektové stránky pro vývojové týmy
Systém správy firemního obsahu, který vyhovuje standardům SOX2 a ISO-9000
Osobní stránka kaţdého uţivatele, na které můţe uchovávat osobní data a najít odkazy na týmové a další stránky
Stránky s prezentační vrstvou Business Intelligence jako jsou nejrůznější grafické reporty, KPI3 či dashboardy, ať uţ prostřednictvím sluţby Reporting Services nebo přímo SharePointu 2010 v podobě PerformancePoint Services ale i Excel Services, PowerPivot aj.
Prostor pro bezpečné uloţení informací
Místo pro vyhledání jakéhokoli typu informace a další
2.1 Nabízené edice Microsoft nabízí SharePoint ve třech edicích, coţ se projevuje i v licencování produktu, které bude zmíněno v následující sekci. Edice jsou 3 – Foundation, Standard a Enterprise. Microsoft SharePoint Foundation 2010 je v podstatě nástupcem Microsoft SharePoint Services 3.0 (také známé pod označením WSS 3.0). Licence je součástí Windows Serveru 2008 nebo 2008 R2. Zahrnuje sadu základní funkcionality, která je v dalších edicích SharePointu rozšiřována. Pro ukázku uvádím přehled jednotlivých funkcí, avšak ne zcela detailně, neboť funkcionality je opravdu mnoho. Detailní přehled lze nalézt na [Microsoft 1]. Tabulka 1: Přehled edic Microsoft SharePoint Server 2010 (Zdroj: [Microsoft 1])
Foundation Aplikace SharePoint Workspace
Standard Federované vyhledávání
Enterprise Business Intelligence Indexing Connector
Architektura služeb SharePoint Service
Fonetické vyhledávání
Centrum Business Intelligence
Architektura vysoké dostupnosti
Hledání osob
Hledání v rozsáhlém měřítku
Balíčky řešení
Jedinečná ID dokumentů
Integrace obchodních dat s klientem systému Office
Blogy
Ladění relevance
Knihovna datových připojení
Datové kanály REST a ATOM
Mobilní vyhledávání
Kontextové vyhledávání
2 3
Sarbanes–Oxley Act Key Performance Indicator
13
Foundation
Standard
Enterprise
Diskuze
Můj obsah
Miniatury a náhledy
Externí seznamy
Můj profil
Podobné výsledky vyhledávání
Fotografie a přítomnost
Navigace řízená metadaty
Rozsáhlé indexování webu
Modely pracovních postupů
Návrhy dotazů: „Nechtěli jste zadat?“
Rozšířitelná vyhledávací platforma
Možnosti mobilního připojení
Návrhy klíčových slov
Služba Excel Services
Pás karet sužby SharePoint
Návrhy kolegů
Služba PowerPivot pro SharePoint
Podpora aplikací Office Web
Nedávno vytvořený obsah
Služba InfoPath Forms Services
Podpora mezi prohlížeči
Organizátor obsahu
Služba Visio Services
Podpora systému Windows 7
Podnikové wikiweby
Služba Web Analytics
Pracovní postup (Workflow)
Poslední aktivity
Služby Access Services
Prostředí Windows PowerShell
Prohlížeč organizační struktury
Služby PerformancePoint
Průvodci konfigurací
Ptejte se
Vypočtené klíčové ukazatele podniku
Připojení k serverům Office Lync
Relevantnost prostřednictvím kliknutí
Server a Exchange Připojení ke klientům systému
Rozsáhlá správa médií
Microsoft Office Rozsáhlá škálovatelnost a správa
Služba spravovaných metadat
seznamů Seznamy služby SharePoint SharePoint Designer Služba připojení obchodních dat Správa oprávnění Spravované účty Vícejazyčné uživatelské rozhraní Vyhledávání na aktuálním webu Webová část Silverlight Webové části Wikiweby Zjednodušená centrální správa
ZAHRNUJE VŠECHNY FUNKCE
ZAHRNUJE VŠECHNY FUNKCE
FOUNDATION
FOUNDATION A STANDARD
V podstatě se dá shrnout, ţe verze Foundation zahrnuje naprostou většinu funkcionality spojenou s vytvářením a správou webů, dokumentů a také podporuje některé funkce z části tzv. komunit. Jsou to například blogy, diskuze nebo wiki. Funkce vyhledávání funguje pouze na jednotlivých stránkách. Foundation podporuje také Office Web Apps, workflow, napojení do externích systémů, datové zdroje REST/ATOM, práci v SharePoint Designeru a další.
14
Hlavní přidanou hodnotou edice Standard je plná podpora správy obsahu, podnikových wikiwebů, organizační struktury a profilů jednotlivých uţivatelů. Je zde také o několik řádů lepší vyhledávání. Nejobsáhlejší verze Enterprise má oproti předchozím vylepšené vyhledávání, navíc je k této verzi moţné doinstalovat další aplikaci tzv. Fast Search Server, který vyhledávání ještě o třídu vylepší. Jako jediná edice obsahuje prvky funkčního bloku s názvem Insights, který zahrnuje Business Intelligence centrum, kalkulované KPI, webové části s grafy, dashboardy, sluţby Excel Services, PowerPivot, PerformancePoint Services a sluţby pro aplikaci Visio, dále také podporuje sluţby aplikací Access a InfoPath.
2.2 Licencování Licencování se řídí podle několika kritérií. Cena se liší u jednotlivých edic Standard a Enterprise. Dalším důleţitým kritériem je pouţití a to, zda půjde o intranet případně extranet, kde lze identifikovat a hlavě kvantifikovat počet uţivatelů a zařízení, která budou k SharePoint Serveru přistupovat, nebo internet s anonymním přístupem, kdy je nutné licencovat pouze serverovou instanci. Licencuje se tedy počet serverů, na kterých je SharePoint naistalován a uţivatelské přístupy CAL4. Existují dva druhy licence pro uţivatele a zařízení:
Standard
Enterprise
Licence Enterprise lze přikoupit, pokud je jiţ nakoupena licence Standard. Pokud firma koupí více licencí například i jiných produktů Microsoft, můţe se zařadit do licenčních programů a získat lepší ceny. Pro malé a střední firmy jsou určeny programy Open License, OpenValue a OpenValue Subscription. Podmínkou je první nákup alespoň 5 licencí, včetně klientských přístupových licencí CAL. Rozdíl mezi jednotlivými programy je například v délce trvání smlouvy, rozloţení plateb, vlastnictví licence a dalších kritériích, které si lze podrobněji prohlédnout na [Microsoft 2]. U Open License firma licence kupuje do vlastnictví, Open Value zahrnuje pronájem licencí stejně jako její varianta Open Value Subscription, ve které jsou ještě specifické odlišnosti. Následující tabulka
popisuje orientační ceny.
4
Client Access License
15
Tabulka 2: Porovnání licenčních programů (Výběr ze zdrojů: [Microsoft 2], [Microsoft 3], [Microsoft 4])
Situace
SharePoint Server
Standard CAL
Enterprise CAL
Open License licence Open License podpora Open License licence s podporou 5 Open Value podpora Open Value licence 6 s podporou Open Value Subscription licence Open Value Subscription licence s podporou
91500,45700,137200,-
1750,830,2460,-
1450,725,2160,-
63190,147400,-
X X
1062,2495,-
58000/období
X
991,-/období
33170,-/rok
X
566,-/rok
Zde je nutné dodat, a vyplývá to i z dalších kapitol, ţe SharePoint Server 2010 funguje pouze při vyuţití dalšího podpůrného softwaru, kterým je primárně SQL Server a doménové prostředí zaloţené na serverovém operačním systému Windows Server 2008 (R2). Pokud tento software firma nevlastní, je nutné licenční náklady zahrnout do pořizovací ceny.
2.3 Závěr kapitoly V této kapitole nastiňuji některé důvody, které mohou vést k potřebě zavedení portálu SharePoint Server 2010 do společnosti. Zmiňuji základní funkce SharePointu a také rozdíly mezi jednotlivými edicemi. Závěrem popisuji licenční pravidla a orientační ceny.
5
Platba v prvním roce při trvání smlouvy 3 roky (Platbu lze rozloţit do tří let a platit jednou ročně, částka se kaţdý rok zvyšuje a dosáhne větší celkové výše. Můţe být však výhodné pro ty, kteří nechtějí platit celkovou částku najednou.) 6 Platí předchozí poznámka
16
3
Funkcionalita a novinky ve verzi 2010
Funkcionalita SharePoint Serveru 2010 je velice rozsáhlá a její detailní popsání by pravděpodobně vystačilo na více neţ samostatnou knihu. Já se pokusím základní funkce včetně novinek přiblíţit v následující kapitole. Oficiální prezentaci funkcionality společností Microsoft můţeme vidět na obrázku 1. Funkcionalita je zde rozdělena do šesti samostatných bloků, které budou v této kapitole detailněji popsány. Jsou to:
Sites
Communities
Composites
Content
Insights
Search
17
Obrázek 1: Oficiální prezentace produktu společností (Zdroj: [Microsoft 5])
3.1 Sites Sites, v jednoduchém překladu webové stránky, znamenají moţnost tvorby nejrůznějších typů webů pro koncové uţivatele a to na mnoha úrovních. Neţ budu popisovat, co vše lze prostřednictvím této funkcionality vytvářet, představím základní strukturu webu SharePoint Serveru pomocí následujícího modelu. 3.1.1 Základní infrastruktura webu na SharePoint Serveru 2010
Obrázek 2: Microsoft SharePoint 2010 Web Server (Zdroj: Model aplikace Visio: Autor)
V pozadí celého webu stojí webová aplikace. Tu je moţné individuálně nakonfigurovat. Obecně ale platí, ţe kaţdá webová aplikace má následující nastavení: 19
Databáze (Databases) – úloţiště dat v Microsoft SQL Serveru, do kterého jsou ukládána konfigurační nastavení a pokud není určeno jinak i obsah webu
Číslo portu (Port Number) – kaţdá webová aplikace můţe běţet na jiném portu. Standardní číslo http portu je 80 a při pouţití šifrované komunikace (SSL7) 443
URL (Uniform Resource Locator) – dle [Wikipedia 3] jde o řetězec znaků s definovanou strukturou, který slouţí k přesné specifikaci umístění zdrojů informací a způsobu jejích získání, například: o http://example.org:80 o mailto:
[email protected]
Aplikační pool (Application Pool) – slouţí k oddělení pracovního procesu sluţby IIS (Internet Information Service), která je základním poţadavkem pro provoz webových stránek na platformě Microsoft .NET. Toto oddělení se provádí zejména z důvodu zajištění vyšší bezpečnosti, spolehlivosti, dostupnosti a výkonnosti sluţby. Pouţití více aplikačních poolů na druhé straně spotřebovává více zdrojů, zejména operační paměti
IIS Web Site – pokud vezmeme fakt, ţe webová aplikace je součástí SharePoint Serveru, můţeme IIS Web Site povaţovat za nadřazený prvek webové aplikace, který je vytvořen na úrovni sluţby Internet Information Services (IIS) Windows Serveru 2008 resp. 2008 R2. Jde o vyčleněný prostor (adresa, softwarové prostředky, zdroje) webového serveru, do kterého bude webová aplikace připojena
Poskytovatel autentifikace (Authentication provider) – kaţdé webové aplikaci je nutné určit způsob, jakým má autentifikovat (rozpoznat) uţivatele, který ke stránkám webové aplikace přistupuje. Existuje několik moţností, nejčastěji se pouţívá Classic Windows Authentication s vyuţitím protokolů NTLM 8 nebo Kerberos. Oba tyto autentifikační protokoly podporují automatickou identifikaci uţivatele na základě jeho přihlášení do domény. Prakticky tak stačí pouze jedno přihlášení do firemní sítě a dále uţivatele identifikují i další sluţby včetně Microsoft SharePoint Serveru 2010 bez nutnosti dalšího zadávání přihlašovacích údajů
Nastavení zabezpečení (Security configuration) – úzce souvisí s předchozím bodem a kromě nastavení volby autentifikace se zde ještě volí moţnost pouţití SSL tedy šifrovaného https spojení a dále moţnost anonymního přístupu, která slouţí spíše pro internetové prostředí
7 8
Secure Socket Layer NT LAN Manager
20
Propojení na servisní aplikace (Service Application Connections) – tzv. servisní aplikace jsou hlavní a převratnou novinkou v SharePoint Serveru 2010. V podstatě se jedná o balíčky funkcí, které lze pro danou webovou aplikaci aktivovat. Servisních aplikací je v základní instalaci několik – záleţí také na typu licence. Pro příklad jsou to: o Access Services Service Application o Excel Services Service Application o Search Service Application o
User Profile Service Application
o PerformancePoint Services Service Application Kaţdá servisní aplikace zajišťuje určitou funkcionalitu a podle toho, jaké funkce chceme pro danou webovou aplikaci vyuţívat, volíme propojení na servisní aplikace, přičemţ jedna servisní aplikace můţe obsluhovat více webových aplikací. To vše dává SharePoint Serveru 2010 značnou škálovatelnost a flexibilitu při vyuţití zdrojů
Server vyhledávání (Search Server) – pro úspěšné vyhledání budoucího obsahu webové aplikace slouţí systém vyhledávání. Ten je automaticky nastaven na výchozí sluţbu SharePoint Server Search
Správně vytvořená a nakonfigurovaná webová aplikace můţe hostovat libovolné 9 mnoţství tzv. kolekcí webů. Kolekce webů je nejvyšší moţná úroveň webového obsahu na SharePoint Serveru. Kaţdá webová aplikace můţe mít pouze jednu hlavní webovou kolekci a libovolné mnoţství webových kolekcí na dalších úrovních, coţ je také znázorněno na Obrázku 2. Ve standardním nastavení je povoleno maximálně 15000 webů na jednu databázi obsahu (Content Database). 3.1.2 Kolekce webů (Site Collection) Webová kolekce je základní struktura, první web, který lze po instalaci SharePoint Serveru vytvořit a nadále rozvíjet. Předpokládá se, ţe v rámci webové kolekce vznikne ještě několik dalších webů (Sites), proto se také nazývá kolekcí. Tvorba webu nemusí začínat na nule. Autoři SharePoint Serveru jiţ v jeho předchozích verzích zavedli šablony, které proces značně zjednodušují. V následujících tabulkách rozdělených dle účelu pouţití webu popíši dostupné šablony a jejich základní pouţití. Pro lepší formátování tabulek jsou v posledních sloupcích pouţity zkratky F, S a E, které představují první písmeno edice Foundation, Standard a 9
Počet kolekcí webů má samozřejmě vliv na výpočetní zdroje a v určité výši začne být přílišný počet webů v jedné webové aplikace neúnosný, proto je nutné při implementaci správně dimenzovat
21
Enterprise. V těchto sloupcích se čtenář dozví, jaké šablony podporuje daná edice SharePoint Serveru 2010. Informace jsou převzaty přímo z funkční instalace. Tabulka 3: Šablony pro spolupráci (Zdroj: Instalace SharePoint Serveru 2010)
Název
Popis
F
S
E
Týmový web (Team Site)
Web umožňující týmu rychle uspořádávat, vytvářet a sdílet informace. Nabízí knihovnu dokumentů a seznamy pro správu oznámení, položek kalendáře, úkolů a diskuzí. Prázdný web, který lze přizpůsobit vlastním požadavkům.
X
X
X
X
X
X
Web umožňující týmům rychle uspořádávat, vytvářet a sdílet informace. Nabízí knihovnu dokumentů a seznamy pro správu oznámení, položek kalendáře, úkolů a diskusí. Web pro osobu nebo tým za účelem vystavování nápadů, pozorování a zkušeností, ke kterým mohou návštěvníci webu zadat komentář. Tato šablona poskytuje groupwarové řešení, které týmům umožňuje snadno a rychle vytvářet, uspořádávat a sdílet informace. Zahrnuje kalendář skupiny, oběžníky, poznámky k telefonním hovorům, knihovny dokumentů a další základní seznamy. Web pro týmy, určený pro rychlé zobrazení, sdílení a ukládání diagramů procesů aplikace Visio. Poskytuje knihovnu dokumentů se správou verzí pro ukládání diagramů procesů a zobrazuje seznamy pro správu oznámení, úkolů a revize diskusí.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Prázdný web (Blank Site) Pracovní prostor dokumentů (Document Workspace) Webový deník (Blog) Pracovní web skupiny (Group Work Site)
Úložiště procesů aplikace Visio (Visio Process Repository)
X
Tabulka 4: Šablony schůzek (Zdroj: Instalace SharePoint Server 2010)
Název
Popis
F
S
E
Základní centrum schůzek (Basic Meeting Workspace)
Web umožňující plánovat, uspořádávat a zachycovat výsledky schůzky. Poskytuje seznamy pro správu programu schůzky, účastníků schůzky a dokumentů. Prázdný web schůzek, který můžete přizpůsobit svým požadavkům
X
X
X
X
X
X
Web pro schůzky ke sledování stavu nebo rozhodování. Nabízí seznamy pro vytváření úkolů, ukládání dokumentů a zaznamenávání rozhodnutí.
X
X
X
Web sloužící k plánování společenských událostí. Poskytuje seznamy pro sledování účastníků a pokyny a umožňuje ukládat fotografie pro událost. Web umožňující plánovat, uspořádávat a zachycovat výsledky schůzky. Poskytuje seznamy pro správu programu schůzky a účastníků schůzky a obsahuje také dvě prázdné stránky, které můžete přizpůsobit svým požadavkům.
X
X
X
X
X
X
F
S
E
X
X
Prázdné centrum schůzek (Blank Meeting Workspace) Rozhodovací centrum schůzek (Decision Meeting Workspace) Společenské centrum schůzek (Social Meeting Workspace) Vícestránkové centrum schůzek (Multipage Meeting Workspace)
Tabulka 5: Podnikové šablony (Zdroj: Instalace SharePoint Server 2010)
Název
Popis
Centrum dokumentů (Document Center)
Web pro centrální správu dokumentů v organizaci
22
F
Název
Popis
Centrum záznamů (Records Center)
Tato šablona vytvoří web určený pro správu záznamů. Správci záznamů mohou nakonfigurovat tabulku směrování tak, aby byly příchozí soubory směrovány do konkrétních umístění. Web také umožňuje určit, zda lze záznamy po přidání do úložiště odstranit nebo změnit. Web, který slouží jako hostitel vysílání aplikace PowerPoint. Předvádějící se mohou k tomuto webu připojit a vytvořit propojení pro vzdálené diváky, aby mohli prezentaci sledovat ve webovém prohlížeči. Web k prezentaci centra Business Intelligence
Web všesměrového vysílání aplikace PowerPoint (PowerPoint Broadcast Site) Centrum Business Intelligence (Business Intelligence Center) Podnikové centrum vyhledávání (Enterprise Search Center)
Hostitel osobních webů (My Site Host)
Základní centrum vyhledávání (Basic Search Center) Centrum vyhledávání pomocí služby Fast Search (Fast Search Center)
S
E X
X
X
X
X
Web poskytující možnosti hledání. Úvodní stránka obsahuje vyhledávací pole se dvěma kartami: jednou pro obecné hledání a druhou pro hledání informací o osobách. Karty můžete přidávat a přizpůsobovat, a zaměřit se tak na další obory vyhledávání nebo typy výsledků. Web, který slouží jako hostitel osobních webů a veřejné stránky profilů osob. Tuto šablonu stačí zřídit pro každou aplikaci Služby profilů uživatelů pouze jednou. Podrobné informace naleznete v dokumentaci. Tento web poskytuje funkce hledání; zahrnuje stránky výsledků hledání a rozšířeného vyhledávání.
X
X
X
X
X
X
Tento web poskytuje funkce vyhledávání pomocí služby FAST Search. Úvodní stránka obsahuje vyhledávací pole se dvěma kartami: jednu pro obecná hledání a druhou pro vyhledávání informací o osobách. Chcete-li se zaměřit na jiné obory vyhledávání nebo typy výsledků, můžete karty přidat nebo upravit.
X
Tabulka 6: Šablony publikování (Zdroj: Instalace SharePoint Server 2010) F
Název
Popis
Portál publikování (Publishing Portal)
Počáteční hierarchie webů pro web zveřejněný v Internetu nebo rozsáhlý intranetový portál. Tento web lze snadno upravit použitím výrazné charakteristické značky. Zahrnuje domovskou stránku, ukázkový dílčí web tiskových zpráv, centrum vyhledávání a přihlašovací stránku. Tento web má obvykle mnohem více čtenářů než přispěvatelů jako čtenářů a slouží k publikování webových stránek s pracovními postupy schválení. Web pro publikování znalostí, jež získáte a chcete sdílet v rámci organizace. Poskytuje na jednom místě možnosti pro snadné úpravy obsahu, diskusí a správy projektu, jež jsou vytvářeny více autory.
Podnikový wikiweb (Enterprise Wiki)
S
E
X
X
X
X
Pro jasnější představu si lze většinu šablon prohlédnout prostřednictvím videa na webu office.microsoft.com [Microsoft 6]. Jednotlivé šablony se samozřejmě dají dále upravovat dle vlastní potřeby. Pokud ani jedna ze šablon nevyhovuje potřebám poţadavků, lze pouţít šablonu prázdného webu a začít tak prakticky od nuly. 23
3.1.3 Web (Site) Dle [Husman 2010 s. 40] je web v pojetí SharePointu v podstatě kontejnerem jednoho a více seznamů (Lists). Tyto seznamy obsahují informace jako například kontakty, poloţky kalendáře, úkoly ale i jednotlivé stránky webu. Některé seznamy se nazývají Týmová diskuze jiné Průzkumy a další například Knihovny. Knihovny se od klasických seznamů liší podporou jiné funkcionality. Tak například:
Knihovna dokumentů (Document Library) dovoluje uţivateli provést rezervaci (Check-out) dokumentu a tím si zajistit, ţe nikdo jiný nebude moci v danou chvíli dokument upravovat – bude dostupný pouze pro čtení. Tuto funkci seznamy nemají
Knihovna obrázků (Picture Library) obsahuje funkcionalitu prezentace obrázku (Slideshow), seznamy tuto funkci nepodporují
Knihovna prostředků webu (Site Asset Library) zase umoţňuje náhled obrázků, audio či video souborů, coţ seznamy opět nepodporují
Obrázek 3: Ukázka listů a knihoven na stránce Veškerý obsah webu (Zdroj: Screenshot: Autor)
SharePoint organizuje prostřednictvím konceptu seznamů vše. Veškerý obsah na webu je uloţen v seznamech a ty jsou zase uloţeny v databázích SQL Serveru. Pokud na hlavní stránce webu klikneme v levém spodním menu na odkaz Veškerý obsah webu, dostaneme se na stránku se všemi seznamy a knihovnami, kde si můţeme jednotlivé poloţky podrobněji
24
prozkoumat, jak ukazuje Obrázek 3. Detailní seznam knihoven a listů uvádí např. [Husman 2010 s. 42], následující tabulka předkládá alespoň základní přehled. Tabulka 7: Základní přehled seznamů a knihoven SharePoint Serveru 2010 (Zdroj: [Husman 2010 s. 42])
Název
Popis
F
S
E
Knihovna dokumentů (Document Library)
Zajišťuje uložení a správu jakýchkoli typů souborů a dokumentů, které SharePoint Server podporuje. Hlavní funkce (rezervace dokumentu pro editaci, historie dokumentů, metadata aj.) Obsahuje formuláře aplikace Microsoft InfoPath založené na technologii XML. Slouží jako úložiště stránek wikiwebu.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Úložiště pro obrázky. Podporuje rezervaci souborů, historii verzí, metadata a další. Slouží pro ukládání prezentací vytvořených v aplikaci PowerPoint a dalších kompatibilních prezentačních aplikacích Úložiště webových stránek, dokumentů a reportů používaných s klíčovými ukazateli výkonnosti (Key Performance Indicators - KPIs) ke sledování metrik, cílů a Business Intelligence informací. Místo pro sdílení souborů, které obsahují informace o externích datových připojeních. Seznam osob například zákazníků, partnerů, kolegů. Seznamy osob lze synchronizovat s aplikací Microsoft Outlook nebo jinými kompatibilními programy. Místo pro diskuse ve stylu diskusních skupin. Diskusní vývěsky usnadňují správu diskusních vláken a lze je nakonfigurovat tak, aby bylo vyžadováno schválení u všech příspěvků. Kalendář nadcházejících událostí, termínů nebo jiných událostí. Informace kalendáře lze synchronizovat s aplikací Microsoft Outlook nebo jinými kompatibilními programy. Úložiště osobních nebo týmových úkolů.
X
X
X
X
X
Místo pro týmové nebo osobní úkoly. Seznamy úkolů aplikace Project poskytují zobrazení Ganttova diagramu a lze je otevřít pomocí aplikace Microsoft Project nebo jiných kompatibilních programů. Seznam otázek, na které mají uživatelé odpovídat. Průzkumy umožňují rychle vytvářet dotazy a zobrazovat grafické souhrny odpovědí. Prázdný seznam, do kterého můžeme přidávat vlastní sloupce a zobrazení. Tento seznam lze použít, pokud žádný z předdefinovaných typů seznamu nevypadá jako seznam, který bychom chtěli použít.
Knihovna formulářů (Forms Library) Knihovna stránek wikiwebu (Wiki Page Library) Knihovna obrázků (Picture Library) Knihovna snímků (Slide Library) Knihovna sestav (Report Library) Knihovna datových připojení (Data Connection Library) Kontakty (Contacts) Diskusní vývěska (Discussion Board) Kalendář (Calendar) Úkoly (Tasks) Úkoly projektu (Project Tasks)
Průzkumy (Surveys) Vlastní seznam (Custom List)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3.1.4 Řízení zabezpečení Schéma na obrázku 4 zobrazuje, jakým způsobem se na SharePoint Serveru 2010 nastavují oprávnění. Na úrovni nejniţší granularity se nachází tzv. seznam oprávnění (List of Permissions). Jedná se v podstatě o sadu jednotlivých oprávnění, která je moţné přiřadit do specifických úrovní (Permission Levels). Libovolný počet těchto úrovní je sdruţován do
25
skupin (SharePoint Groups) a teprve do těchto skupin se přiřazují konkrétní uţivatelé respektive skupiny z Active Directory.
Seznam oprávnění
Úrovně oprávnění
SharePoint skupiny
Uživatelé / skupiny Active Directory
Obrázek 4: Řízení zabezpečení Zdroj: Autor
SharePoint disponuje jiţ přednastavenými hodnotami jednotlivých úrovní. Následující tabulka popisuje úrovně zabezpečení standardní pro týmový web, přičemţ poloţky jsou řazeny od úrovně s nejvyššími právy k poloţce s nejniţšími. Úrovně Návrh a Omezený přístup nejsou ve standardním nastavení přiřazeny do ţádné skupiny. Tabulka 8: Skupiny a úrovně povolení pro týmový web (Zdroj: Microsoft SharePoint Server 2010)
SharePoint skupiny
Úroveň oprávnění
Popis
Vlastníci (Owners)
Úplné řízení (Full Control) Návrh (Design)
Má plnou kontrolu.
Členové (Members)
Přispívání (Contribute)
Návštěvníci (Visitors)
Čtení (Read) Omezený přístup (Limited Access)
Uživatelé s oprávněním k prohlížení (Viewers)
Pouze prohlížet (View Only)
Může prohlížet, přidávat, upravovat, mazat, schvalovat a customizovat. Může prohlížet, přidávat, upravovat a mazat položky seznamu a dokumenty. Může prohlížet stránky a položky seznamu a může také stahovat dokumenty. Může prohlížet specifické seznamy, knihovny dokumentů, položky seznamu, adresáře nebo dokumenty, pokud bylo k těmto položkám přiřazeno povolení. Může prohlížet stránky, položky seznamu a dokumenty. Dokumenty zobrazitelné na portálu mohou být prohlíženy v internetovém prohlížeči, ale nemohou být staženy.
26
3.2 Communities Oblast funkcí, která je zahrnuta do tzv. komunit, představuje integrovanou platformu pro spolupráci. Pro většinu organizací není spolupráce „pouze“ důleţitá, ale spíše zásadní. Práce v týmech, se stávajícími i novými kolegy je samozřejmostí. Způsob spolupráce se však rapidně mění. Mění se demografické rozloţení pracovníků, pracovní skupiny se stávají globálnějšími, rozšiřují se v podstatě na úroveň celého světa. Lidé jsou více mobilní a pracovní prostředí je přetvářeno také novými nástroji spolupráce. V dnešních organizacích jsou informace rozloţeny mezi mnoho lidí. Společnosti budují dokumentová úloţiště ke sdílení informací. Emaily a instant messaging urychlují přenos informací, ale stále platí, ţe vyřešit určitý problém znamená zpravidla najít člověka, který zná odpověď. Jednoduše identifikovat toho pravého člověka můţe znamenat zdlouhavý proces – vyhledávání, kontaktování kolegů, kteří znají další kolegy, kteří znají člověka, který zná onu osobu, se kterou potřebujeme mluvit, se můţe značně prodlouţit a také prodraţit. S vyuţitím portálových technologií je tento proces řádově jednodušší – místo aby pracovník volal, zjišťoval, ptal se, můţe sednout k počítači a pomocí vyhledávání na korporátním webu informace od povolaného člověka získat. Ukázku získávání informací (obrázek 4) nastiňuje situace, kdy Todd má získat informace o projektu, na který byl nově přidělen, od Terry. Ta se projektu jiţ déle účastní. [Microsoft 7]
27
Obrázek 5: Způsob hledání odpovědi (Zdroj: Přeložený obrázek: [Microsoft 7, s. 5])
V procesu spolupráce a získávání informací lze pouţít různá řešení. SharePoint poskytuje známé a jednoduše pouţitelné nástroje. Hlavní z nich budou v této kapitole představeny. Jsou to:
Wikiweby
Blogy
Osobní web
Týmové weby
Centrum schůzek
Vyhledávání
Spoluautorství dokumentů Microsoft Office
Komunikátor Lync
Alerting 28
3.2.1 Wikiweby Tak jako Wikipedie slouţí ke sdílení znalostí napříč vědními obory, wikiweby SharePoint Serveru mohou slouţit ke sdílení firemních znalostí. Nabízí se i další moţné vyuţití např. pro záznamy pracovních debat, týmovou spolupráci či k pouhému zápisu denních informací ve snadno přístupném a upravitelném formátu. Vţdy bude záleţet, s jakým cílem daný wikiweb vytváříme. Zda jde o lokální wikiweb v rámci týmového webu nebo například o celopodnikovou platformu pro sdílení znalostí. Princip struktury a tvorby wikiwebu funguje přibliţně stejně, jako u známé Wikipedie. 3.2.2 Blogy Termín blog je v podstatě zkratka fráze Web Log a představovala od svého vzniku web, na kterém uţivatel publikoval své logy o něčem, s čím měl zkušenosti. První blog na světě byl vytvořen Justinem Hallem v roce 1994 a okolo roku 2000 se blogy staly velice populární. Co dělá blogy tak zajímavými je moţnost oboustranné komunikace. Čtenář blogu můţe zanechat komentář k danému článku a být tak v interakci s jeho autorem či jinými čtenáři, coţ je důleţitý koncept v oblosti sociální komunikace na webu. Organizace si začínají uvědomovat, ţe je tento koncept důleţitý i pro ně, ţe je důleţité motivovat pracovníky k tomu, aby dávali zpětnou vazbu a komentovali aktuální dění v organizaci. SharePoint Server 2010 podporuje následující moţnosti v oblasti blogů:
Kontrolovat, kdo můţe blogy vytvářet a kde
Povolit nebo zakázat komentáře
Nastavit proces schvalování příspěvků do blogu
Nastavit proces schvalování komentářů k příspěvkům
Plná podpora blogů je zahrnuta ve všech edicích SharePointu. 3.2.3 Osobní web Osobní web (v originále My Site) je jednou z dalších velice zajímavých moţností, pro komunikaci a spolupráci mezi pracovníky organizace. Kaţdý uţivatel SharePoint Serveru 2010 získá vlastní webový prostor pro svůj osobní web. Ten se dělí na tři podkategorie: 1. Můj informační kanál (My Newsfeed) 2. Můj obsah (My Content) 3. Můj profil (My Profile)
29
Můj informační kanál zobrazuje novinky, které si přejeme sledovat. Jde například o zájmy, emailová oznámení (o zanechání poznámky na profilu, kdyţ si uţivatele někdo přidá jako kolegu atd.) a sledované aktivity (hodnocení, příspěvky v poznámkové oblasti, nový kolega, narozeniny a mnoho dalších). Díky této funkcionalitě můţe být pracovník aktuálně informován o dění v jeho firemním okolí. Můj obsah umoţňuje spravovat jak osobní, tak sdílené dokumenty s veškerými výhodami správy dokumentů10. Kromě knihoven dokumentů obsahuje také knihovnu obrázků a funkce pro psaní osobního blogu. Můj profil je asi nejzajímavější část osobního webu. Je to místo, kde se s troškou nadsázky dozvíte o svém kolegovi vše, co v rámci pracovních vztahů potřebujete. Kaţdého pracovníka na první pohled identifikuje jeho profilová fotka. Kromě fotky jsou v této oblasti základní údaje o zaměstnanci (pracovní pozice, oddělení, kontakt). Rozkliknutím odkazu Další informace je moţné zobrazit podrobné údaje o daném zaměstnanci (minulé projekty, dovednosti, vzdělání, narozeniny či zájmy). Zajímavější je ovšem spodní část profilu, kde jsou v jednotlivých záloţkách seskupeny další uţitečné údaje. V přehledu, jak je patrné z obrázku 6, se nachází sekce Zeptejte se mě na. Tato sekce obsahuje oblasti specializace pracovníka, ve kterých můţe ostatním kolegům pomoci. Kliknutím na jeden z odkazů se zobrazí šablona dotazu do poznámkové oblasti a tazateli jiţ stačí pouze doplnit text. Dotazovanému uţivateli je poté poslána automatická notifikace emailem či sms o vzniklém příspěvku na jeho osobním profilu. V případě, ţe chce tazatel kolegu kontaktovat napřímo, lze jednoduše zjistit kontaktní informace v horní části profilu uţivatele.
10
Správa dokumentů (Document Management System) je jednou z hlavních funkcí SharePointu, která je popsána v kapitole Content
30
Obrázek 6: Osobní web - Jiří Jakoubek z pohledu jiného kolegy (Zdroj: Screenshot: Autor)
V dalších sekcích můţeme vidět organizační diagram pracovníka, a pokud se koukáme na profil někoho z kolegů, zobrazí se nám společné charakteristiky (společní nadřízený, společní kolegové nebo členství ve skupinách a webech). Za zmínku určitě ještě stojí záloţka Organizace, která obsahuje interaktivní prohlíţeč struktur organizačního diagramu firmy. Ukázka tohoto prvku je vyobrazena v horní části obrázku 7. Vţdy po kliknutí na konkrétního zaměstnance se s pomocí animace přeskupí do podoby organizační struktury dle vybraného zaměstnance. Záloţka Kolegové, jejíţ výseč ukazuje obrázek 7 ve spodní části, zahrnuje komplexní seznam kolegů řazený dle skupin.
31
Obrázek 7: V horní části interaktivní prohlížeč organizační struktury (dva pohledy) a vespod seznam kolegů dle skupin (Zdroj: Kompozice Screenshotů: Autor)
Půvab profilů není pouze ve spoustě uţitečných informací o zaměstnancích, v moţnostech vyhledávat, spolupracovat a komunikovat mezi kolegy, ale také v tom, ţe většina důleţitých vlastností profilu je synchronizována s Active Directory (AD). Tato synchronizace zajistí aktuálnost nejdůleţitějších údajů, jako jsou jména, kontakty, organizační struktura a další. Parametry, které se s AD synchronizují lze průběţně měnit, zavádět nové a dokonce lze synchronizaci nastavit opačným směrem – to znamená synchronizovat AD informacemi z SharePoint Server profilů. Tento scénář lze například vyuţít pro transfer fotek z profilů do Active Directory a následně do dalších systémů, které se s AD synchronizují. Příkladem můţe být Microsoft Lync Server 2010, který umí tyto fotky vyuţít. Navíc, integrací tohoto komunikačního serveru s SharePoint Serverem 2010 získají profily nový rozměr – u jednotlivých zaměstnanců bude moţné sledovat jejich online stav, kontaktovat je prostřednictvím IP telefonie nebo Instant Messagingu. Toto téma je však jiţ mimo rozsah diplomové práce a nebude podrobněji probíráno. 32
3.2.4 Týmové weby Celý podnikový portál SharePoint je v podstatě zaměřen na efektivní spolupráci. Jedním z dalších pilířů, které v této oblasti vyuţívá, je týmový web. Základní nastavení lze zajistit pouhým výběrem šablony při vytváření nového webu. Pro lepší ilustraci pouţiji konkrétní ukázku týmového webu, který vznikl za účelem spolupráce na projektu Implementace Microsoft SharePoint Serveru 2010. Ukázku webu si lze prohlédnout na obrázku 8. Týmový web má obvyklou základní strukturu – nalevo hlavní lišta s odkazy na stránky, seznamy a knihovny webu. Nahoře se nachází navigační lišta a ribbon (také známý jako pás karet), který nabízí různé moţnosti práce s jednotlivými objekty webu. Hlavní prvky, které z webu dělají týmový, jsou společný projektový kalendář, knihovna sdílených dokumentů, projektové úkoly a seznam členů týmu. To vše je integrováno na úvodní stránce do tzv. webových částí. K těmto prvkům lze také přistupovat přímo například prostřednictvím odkazů v hlavní liště. Web také dále obsahuje projektovou wiki, týmovou diskusi a podporu pro případné rozšíření o další prvky spolupráce jako je například blog.
33
Obrázek 8: Týmový web - Implementace SharePoint Serveru 2010 (Zdroj: Screenshot: Autor)
34
3.2.5 Vyhledávání V základní edici SharePoint Foundation 2010, která je součástí licence Windows Server 2008 nebo 2008 R2 funguje vyhledávání vţdy pouze v rámci jednoho webu. Edice SharePoint Server Standard disponuje jiţ propracovanějším vyhledáváním v rámci celého SharePoint Serveru nebo v administrátorem zvolených oblastech. Vyhledávání v edici Standard například zahrnuje:
Zohledňování relevance podle počtu kliků na vyhledaný odkaz jinými uţivateli
Federované vyhledávání – moţnost zahrnout jiné vyhledávací zdroje (Bing, Google, Wikipedie atd.) a výsledky zobrazit na jedné stránce
Podporu vyhledávání v rámci mobilních zařízení
Vyhledávání osob
Návrhy formulace vyhledávání „Měli jste na mysli?“
Definice rozsahu vyhledávání – například na konkrétní webové adrese
Napojení vyhledávání na operační systém Windows 7 – moţnost vyhledávat obsah SharePointu přímo z pracovní plochy
Edice SharePoint Server Enterprise zahrnuje ještě o třídu lepší funkcionalitu v této oblasti. Jde o všechny funkce niţších edicí a navíc například
Propracovanější vyuţívání metadat dokumentů při vyhledávání
Kontextové vyhledávání – bere v potaz vlastnosti uţivatele
Podpora vyhledávání větších počtů dokumentů (řádově miliardy) oproti edici standard (řádově miliony)
Vylepšené indexování vyhledávaných informací
Podpora podobných výsledků
Náhledy vyhledaného obsahu
Edice Enterprise můţe navíc vyuţívat pro vyhledávání specializovaný avšak samostatně licencovaný Fast Search Server 2010. Tento vyhledávací server disponuje o další třídu lepším vyhledáváním a funkcionalitou s vyhledáváním spojenou. 3.2.6 Spoluautorství dokumentů Microsoft Office Spoluautorství jiţ bylo zmíněno v úvodu druhé kapitoly. Jde o dosti převratnou technologii, kterou Microsoft sleduje aktuální trendy v oblasti týmové spolupráce na společných dokumentech. Pro uţivatele tzv. Google Docs není tato funkce ţádnou novinkou. Společnost 35
Google provozuje podobný systém jiţ několik let zdarma a uţivatelé sluţby tak jiţ mají s touto technologií zkušenosti. Microsoft zahrnul podporu online spolupráce do balíku produktů 2010 (jde hlavně o Microsoft SharePoint Server 2010 a Microsoft Office 2010) a poprvé tak umoţnil editovat dokumenty v okně internetového prohlíţeče. Na takto editovaných dokumentech můţe spolupracovat více lidí najednou a změny jsou prováděny prakticky online. SharePoint tuto funkcionalitu podporuje ve všech svých edicích prostřednictvím tzv. Office Web Apps, coţ je aplikace, která je nutná pro podporu této funkcionality do SharePoint Serveru doinstalovat. Při editování dokumentů online lze pouţít dva přístupy. Prvním způsobem je přistupovat k dokumentu prostřednictvím webového prohlíţeče (uţivatel nepotřebuje mít nainstalovaný kancelářský balík Microsoft Office). Tento způsob však zahrnuje určitá omezení – nelze totiţ vyuţít veškerou funkcionalitu, která je běţná při pouţití klientských nástrojů, coţ je do jisté míry pochopitelné. Microsoft se tímto způsobem pravděpodobně snaţí zachovat motivaci pro koupi licencí na klientskou verzi Microsoft Office. Druhý způsob je otevřít si dokument pro editaci pomocí klientského nástroje přímo z knihovny webu SharePointu. Tím lze dosáhnout online spolupráce na jednom dokumentu při zachování maximální funkcionality pro práci s dokumentem. Pro zajímavost bych zde rád zmínil, ţe online spolupráci na dokumentech Microsoft podporuje i prostřednictvím webu pro běţné uţivatele. Je k tomu potřeba zřídit si účet sluţby Windows Live. Tím uţivatel získá přístup k dokumentovému úloţišti SkyDrive, kde lze jiţ dokumenty online editovat. 3.2.7 Microsoft Lync Lync je v podstatě nový název pro předchozí verzi produktu Office Communicator. Tento nástroj usnadňuje spolupráci mezi lidmi. Hlavní funkce, které přináší, jsou moţnost IP telefonie včetně konferenčních hovorů, Instant Messaging, organizování schůzek a sledování statusu uţivatele (přítomen, nepřítomen, zaneprázdněn a další). Integrací s SharePoint Serverem je tato funkcionalita zahrnuta do všech součástí webu, ve kterých se zobrazuje uţivatel, ať uţ jako kolega, autor, editor či člen určité skupiny. 3.2.8 Alerting Jde o funkcionalitu, kterou nabízí všechny edice SharePointu. Alert je v podstatě ţádost, kterou lze vytvořit v SharePointu, aby byl uţivatel notifikován emailem nebo textovou zprávou na mobil, pokud dojde ke změně obsahu, který se uţivatele týká (například kdyţ 36
dojde k aktualizaci dokumentu, vymazání kontaktu nebo vytvoření nové poloţky). Pouţívání alertů zajistí uţivateli neustále aktuální informace o změnách důleţitých údajů. Následuje několik příkladů poloţek, které mohou být monitorovány pomocí alertů
Dokumentová knihovna nebo individuální dokument
Knihovna obrázků nebo individuální obrázek
Seznam kontaktů nebo individuální kontakt
Seznam novinek nebo individuální poloţka novinek
Seznam událostí nebo individuální událost a další
3.2.9 Integrace s dalšími produkty Pro zvýšení moţnosti spolupráce nabízí SharePoint moţnost integrace s dalšími produkty například
Microsoft Office Aplikace
Microsoft Exchange Server
Microsoft Team Foundation Server
Microsoft Lync Server
Microsoft SQL Server
Microsoft BizTalk
Microsoft Project Server
Microsoft Dynamics
3.3 Composites Tato funkční část SharePoint Serveru 2010 je zaměřena na moţnost vytvářet obchodní řešení bez pouţití kódu a tedy bez nutnosti vytíţení zdrojů IT oddělení. SharePoint se tak snaţí reagovat na problémy firem, kde není vţdy moţné ze strany IT podpořit všechny projekty navrhované byznysem. Jedna z nejdůleţitějších rozhodnutí, která musí být prováděna IT oddělením firmy, se často zakládá na čtyřech slovech: více poţadavků, méně zdrojů. IT nemůţe vyhovět všem potřebám obchodních a dalších oddělení a musí dle určitých priorit rozhodnout, které poţadavky budou do podpory zahrnuty a které nikoliv. Projekty, o kterých se rozhodne, ţe nebudou realizovány, skončí většinou tak, ţe si je oddělení zajistí v méně profesionální formě sami, a ve chvíli, kdy se tato řešení rozvinou do té míry, ţe jsou pro chod firmy důleţitá, rozhodne se o jejich začlenění pod IT. Díky způsobu vzniku však tato řešení trpí zpravidla určitými nedostatky 37
například v zabezpečení, reportingu, škálovatelnosti či moţnostech správy. Tím vzniká určité napětí mezi IT a obchodními odděleními. Obě strany by se rády chopili všech projektů, ale paradoxem je, ţe jedna strana ţádá zvýšení kapacit, od druhé je vyţadována naopak jejich rozumná udrţitelnost, dále kontrola nad infrastrukturou a zajištění dostupnosti. SharePoint Server se snaţí funkcionalitou composites na tento stav reagovat a nabízí moţnost tvorby obchodních řešení pro spolupráci, které si budou schopny obchodní oddělení sami spravovat, aniţ by museli psát kód. IT, na druhé straně, bude mít moţnost tato řešení kontrolovat z pohledu bezpečnosti a přiřazených zdrojů. [Microsoft 8] Součástí obchodních řešení mohou být funkce popsané v předchozích kapitolách ale také funkce z dalších oblastí, které ještě nebyly zmíněny (Content, Insights a Search). Hlavní pilíře však tvoří
Visio Services
Access Services
InfoPath Forms Services
Excel Services
Business Connectivity Services
Workflows
SharePoint Designer
Sandboxed solutions
Principiálně se většina obchodních řešení zakládá na podnikových datech. Ta mohou být předem předpřipravena do určité formy například souboru Microsoft Excel nebo databáze Microsoft Access. Můţe jít o databáze aplikace Access, které spravují nejrůznější typy dat přímo v databázi uloţené na SharePointu. Druhou variantou je načítání dat přímo ze zdrojových systémů (ERP, CRM atd.), které zprostředkovává sluţba Business Connectivity Services. Pro tato data jsou následně vytvořeny externí seznamy, ve kterých lze s daty pracovat obdobně jako v klasických seznamech SharePointu včetně moţnosti propojení s aplikacemi Microsoft Word, Outlook a Workspace. Pomocí Microsoft Workspace lze s daty pracovat offline a po připojení k síti upravený obsah aktualizovat na SharePoint. Sluţba InfoPath Forms Services umoţňuje nad daty tvořit interaktivní formuláře všem uţivatelům. Tyto formuláře lze bez sloţitého programování navrhnout tak, aby byly uţivatelsky přívětivé. Visio Services zajistí vizualizaci připravených firemních dat na 38
webových stránkách SharePointu. Jakékoli vytvořené diagramy v programu Microsoft Visio lze napojit na data tak, aby zobrazovaly stále aktuální hodnoty. Celé obchodní řešení lze z pohledu IT při jeho zavádění jednoduše spravovat v rámci tzv. sandboxed solutions. V podstatě se jedná o vyčlenění prostoru na SharePointu, specificky nastavenou kolekci webů, která je vyhrazena pro dané obchodní řešení. Tento web má přesně definovaná omezení z pohledu vyuţití lokálních a síťových zdrojů. Navíc je částečně oddělen od produkčních webů SharePointu, aby se předešlo případným problémům při implementaci nových obchodních řešení. Z technického pohledu by se sandboxed solution dalo nazvat jako produkčně-testovací prostředí. Výhodou je moţnost spravovat toto řešení na úrovni administrátora kolekce webů, administrátor celého SharePoint Serveru je vyţadován pouze pro vytvoření takto nastavené kolekce. Naproti tomu existují i některé nevýhody v podobě aktivit, které nelze při vyuţití sandboxed solutions vykonávat:
Nelze přistupovat ke zdrojům na úrovni jiné kolekce webů
Není moţné se připojit přímo do databáze
Lze se připojit pouze ke zdrojům, které se nachází na lokálním serveru
Nelze zapisovat na disk
Jako součást obchodních řešení na SharePointu lze pouţít také funkce, které jsou obsaţeny v rámci samostatného bloku Insights. Tento blok bude popsán v samostatné části.
3.4 Content Hlavní náplní této funkcionality SharePointu je správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management). Spojuje v sobě tradiční správu obsahu, sociální funkce a výkonné vyhledávání. Správa obsahu v SharePointu pomáhá organizaci udrţet kontrolu nad veškerým digitálním obsahem, jako jsou dokumenty, soubory nebo webový obsah [Microsoft 9]. 3.4.1 Správa obsahu v SharePoint Serveru 2010 Správa obsahu v prostředí SharePoint Serveru je primárně zaměřena na organizaci souborů, dokumentů a webového obsahu. Cílem je jednoduchý přístup se zajištěním poţadovaného zabezpečení. Ţivotní cyklus obsahu (souboru, dokumentu atd.) zahrnuje následující fáze:
Vytvoření
Úprava
Publikování
Archivace 39
Odstranění
Kdo je zodpovědný, za jakou fázi ţivotního cyklu, vţdy záleţí na typu obsahu a na politice kaţdé organizace. V malých firmách můţe být za všechny fáze odpovědná jedna osoba, zatímco velké organizace mohou mít pro kaţdou fázi vyčleněného jiného pracovníka. Při správě obsahu na SharePointu se obvykle definují následující role:
Autor obsahu – uţivatel, který vytvoří a upravuje obsah
Editor obsahu – uţivatel, který je za obsah odpovědný, například osoba, která povolila publikaci obsahu v jeho aktuální podobě včetně lokalizace a jazykové verze
Vydavatel obsahu (Publisher) – uţivatel, který je odpovědný za zpřístupnění obsahu ostatním uţivatelům
Administrátor – uţivatel, který je odpovědný za zabezpečení a řízení přístupu k obsahu
Příjemce – uţivatel, který informaci přijímá, zobrazuje, případně kopíruje
K takto navrţeným rolím je přizpůsobena i bezpečnostní politika SharePointu, která je na principu rolí zaloţena. Implementace organizovaného procesu řízení obsahu není tedy nijak sloţitá. 3.4.2 Metadata Na tradičním dokumentovém serveru jsou data popisována pouze pomocí hierarchie souborů a sloţek. Systém správy obsahu by měl umoţnit uţivateli přiřadit k obsahu také popisné informace tzv. metadata. Jak bylo jiţ zmíněno v kapitole zabývající se weby, veškerý obsah SharePointu je v podstatě uloţen v seznamech. Seznamem jsou například i knihovny dokumentů či webových stránek. V těchto seznamech jsou data mimo jiné identifikována pomocí sloupců metadat. Ty se dělí způsobem, který je popsaný v následující tabulce. Tabulka 9: Typy sloupců s metadaty v SharePointu (Zdroj: [HAUSMAN 2010, s. 93])
Typ sloupce
Popis
F
S
E
Systémový
Jde o standardně používané vlastnosti dokumentů například nadpis, autor, velikost, autor změny, datum změny. Uživatelem vytvořené sloupce pro sledování vlastností jako zabezpečení, typ dokumentu atd. Také nazýván jako značky (tags). Tento sloupec je zvláštní tím, že nemůže být vytvořen, ale je již zabudován v seznamu a lze ho pouze povolit nebo zakázat. Funkčně se přibližuje sloupci spravovaných metadat. Tento sloupec využívá hierarchické taxonomie služby Managed Metadata Services – propracované technologii pro správu metadat podnikového obsahu.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Individuální Sloupec podnikových klíčových slov (Enterprise Keywords Column) Sloupec spravovaných metadat (Managed Metadata)
40
Na SharePointu tedy existuje více úrovní spravovaných metadat. Základní taxonomii dokumentů a ostatního obsahu zajišťují systémové sloupce. Uţivateli je ponechána moţnost vytvářet také sloupce pro sledování individuálních vlastností dokumentů. Pro seznam hodnot sloupců lze pouţít různé moţnosti výběru dat (rozevírací nabídka, přepínače nebo zaškrtávací políčka). Hodnoty lze načítat i z externích dat (např. seznam zákazníků). Nejdůleţitějším a nejpropracovanějším systémem je správa metadat pomocí sluţby Managed Metadata Services. Ta spravuje 1. Podniková klíčová metadata, která se sbírají od uţivatelů několika různými cestami, jako jsou například sloupce Podniková klíčová slova (Enterprise Keywords), tzv. Značky a poznámky (Tags and Notes), informace z profilů jednotlivých uţivatelů a další. Ve chvíli, kdy dojde k uloţení podnikových klíčových slov do databáze sluţby Managed Metadata Services, jsou tato slova ostatním uţivatelům při práci s metadaty automaticky nabízeny v podobě návrhů. Samozřejmostí je pouţití těchto kategorií klíčových slov při vyhledávání obsahu pomocí portálu vyhledávání
Obrázek 9: Návrhy (Zdroj: Screenshot: Autor)
2. Spravovaná metadata (Managed metadata), která fungují na podobném principu jako podniková klíčová slova. Zásadně se však odlišují v několika směrech. Spravovaná 41
metadata obsahují seznam předdefinovaných klíčových slov v hierarchických strukturách. V tomto případě je nutné při vyplňovaní sloupců metadaty vybrat z předdefinovaných struktur. Pokud hodnota v dané struktuře chybí, musí ji doplnit administrátor, který danou oblast metadat spravuje. Existuje také moţnost povolit vyplňování nových termínů uţivatelům do tzv. otevřené sady termínů. Ukázku provázání spravovaných metadat z nástroje správy úloţiště termínů do konkrétní knihovny sdílených dokumentů ukazuje obrázek 10 Metadata jsou na SharePointu vyuţívána v mnoha oblastech. Asi nejčastěji při vyhledávání obsahu pomocí portálu vyhledávání. Vstupují jako kritéria do vyhledávacího procesu ale i do podmínek při filtrování výsledků. Proces pouţití metadat při filtrování výsledků ilustruje obrázek 11.
Obrázek 10: Nástroj správy úložiště termínů (Term Store Management Tool) a jeho propojení na metadata sdílených dokumentů (Zdroj: Kompozice screenshotů: Autor)
42
Obrázek 11: Porovnání výsledků vyhledávání s použitím a bez použití filtrování výsledků pomocí metadat (Zdroj: Kompozice screenshotů: Autor)
Na zadané slovo Implementace bylo v rámci testovacího portálu vyhledáno přibliţně 50 výsledků (obrázek 11 vpravo). Z kategorií metadat byl následně jako filtr pouţit konkrétní název projektu, kterého se vyhledávaný obsah týkal. Po aplikaci tohoto filtru (obrázek 11 vlevo) je patrné, ţe nalezeny byly jiţ jen dva záznamy. Tímto způsobem je uţivatel portálu SharePoint schopen opravdu rychle vyhledat potřebný obsah. Při představě existence statisíců či milionů poloţek obsahu, je pouţívání metadat prakticky nezbytné. Další metadata jsou získávána pomocí interakce uţivatele s obsahem. Jde hlavně o
Značky – funkce, která umoţňuje k jakémukoli typu obsahu přiřadit klíčová slova, coţ dává uţivateli i jeho kolegům větší moţnost se v obsahu dobře orientovat
Komentáře – nabízí moţnost okomentovat obsah (oboustranná interakce autor – příjemce)
Hodnocení – pomocí této funkce uţivatel hodnotí obsah
Metadata mohou slouţit i dalším způsobem, například při vytváření pohledů na knihovny dokumentů nebo seznamy. Pohledy jsou v podstatě dynamickými prezentacemi obsahu v daném seznamu či knihovně. Lze tak například vytvořit pohled na knihovnu, ve kterém se zobrazí dokumenty pouze určitého autora, datumového rozmezí, názvu zákazníka a podobně. 43
3.4.3 Historie verzí Kdykoli je obsah SharePointu (např. webová stránka, dokument Microsoft Word atd.) aktualizován a zároveň je zapnuta funkce správy verzí, dochází automaticky k zaznamenávání historie provedených změn tohoto obsahu. Tím je zajištěna moţnost navrácení zpět k jakékoli z předchozích verzí dokumentu. Zároveň je také moţné sledovat, jak se obsah dokumentu vyvíjel v čase a kteří uţivatelé dokument postupně upravovali.
Obrázek 12: Historie verzí (Zdroj: Screenshot: Autor)
3.4.4 Rezervace a vrácení se změnami (Check out / check in) V rámci portálu musí mít uţivatel moţnost veřejně upravit obsah bez nutnosti kopírování tohoto obsahu na jiné místo. Aby bylo moţné tohoto docílit bez ovlivnění stávajícího obsahu jeho aktuálních konzumentů, musí systém vytvořit dvě verze: jednu pro aktuální uţivatele (konzumenty) a druhou pro samotného autora. Systém musí být také schopný zajistit, aby ten samý obsah nebyl editován ve stejnou chvíli více neţ jedním autorem. Toto všechno na SharePointu zajišťuje funkcionalita Rezervace. Ve chvíli, kdy je obsah upraven, lze jeho starou verzi nahradit verzí novou, coţ zajistí funkce Vrátit se změnami. 3.4.5 Schvalování obsahu (Approval) Obsah musí být v určitých případech před jeho samotnou publikací schválen jinou osobou, neţ je samotný autor. Například v některých organizacích musí být schváleny novinky, které budou zveřejněny na firemním intranetu. Autorem můţe být pracovník oddělení marketingu a schvalovatelem jeho nadřízený. Schvalovatel by měl být o článku, který je určen k zveřejnění, co nejdříve informován. SharePoint zahrnuje tři moţnosti, jak pracovat se schvalováním.
44
1. Není vyţadováno ţádné schválení – autoři obsahu mohou veškerý nový obsah zveřejnit dle jejich vlastní vůle 2. Není vyţadováno schválení, ale autor obsahu můţe o schválení poţádat – jedná se v podstatě o upravenou první variantu 3. Schválení je vyţadováno – veškerý nový obsah musí být před zveřejněním schválen 3.4.6 Pracovní postupy (Workflows) Na základě úprav specifického obsahu nebo jeho metadat, můţe být vhodné spustit určitou aktivitu nebo proces. Například pokaţdé, kdyţ je vloţen nový záznam do seznamu zákazníků, měli by být informováni zástupci obchodního oddělení. Jiný příklad můţe nastat, kdyţ dojde ke sníţení hodnoty metadat u produktů skladem. V tomto případě by mělo dojít k automatickému odeslání objednávky na doplnění tohoto produktu na sklad. Jde o typické příklady pracovních postupů, které mohou spustit přednastavený proces na základě určité události (vloţení dokumentu, změna metadat atd.). Pracovní postup můţe být spuštěn také manuálně. Typickým příkladem je situace, kdy autor obsahu chce informovat své kolegy o aktualizaci dokumentu s poţadavkem o komentáře. 3.4.7 Lokalizace, vícejazyčnost, pravidla Lokalizace obsahu umoţňuje nahlíţet na daný obsah v kontextu osoby, místa, jazyka. Čech by měl vidět informace v češtině, německý uţivatel v němčině atd. SharePoint Server 2010 podporuje vícejazyčné prostředí a jeho interaktivní přepínání. SharePoint podporuje také pravidla, která částečně automatizují ţivotní cyklus obsahu. Například lze s jejich pomocí nastavit, ţe se obsah po určité době nečinnosti přesune k archivaci a později vymaţe. 3.4.8 Doplnění funkcionality v oblasti řízení obsahu Existuje mnoho dalších dílčích funkcí, které doplňují ty jiţ popsané. V následujícím výčtu se pokusím zmínit ty nejzajímavější.
ID dokumentu – jde o funkci, která zajistí jednoznačnou identifikaci dokumentu v podobě statické URL adresy nehledě na to, kde se dokument na SharePointu aktuálně nachází
Centrum záznamů (Records Center) – slouţí jako úloţiště pro důleţité firemní dokumenty.
Umoţňuje uplatnění
vícero bezpečnostních politik, pohled na
hierarchickou strukturu sloţek a další funkce
45
Moţnost úpravy metadat přímo v aplikacích Microsoft Office – toto je jeden z důvodů, proč byly produkty SharePoint Server 2010 a Office 2010 představeny společně. Aplikace Office 2010 jsou do velké míry propojené a jedním z důkazů je právě moţnost vyplnit informace týkající se metadat dokumentu přímo v menu aplikací Office
Práce offline pomocí Outlook nebo Workspace – obě aplikace umoţňují synchronizaci obsahu s SharePointem a podporují tak práci v offline reţimu
Organizátor obsahu (Content organizer) - funkcionalita zaloţená na pravidlech, které automaticky třídí obsah na základě typů obsahu a vlastnostech metadat
3.5 Insights Tato část SharePoint Serveru 2010 je z mého pohledu jedna z nejzajímavějších. Zahrnuje v sobě funkce, které uţivatelům přinášejí bohaté moţnosti práce s nástroji Business Intelligence (BI). Vlajkovou lodí Microsoftu v oblasti BI je SQL Server (nyní ve verzi 2008 R2). Ačkoli není předmětem této diplomové práce, je kriticky důleţitou součástí při vývoji Business Intelligence na platformě Microsoft a proto zde zmíním alespoň jeho základní architekturu. Ta zahrnuje několik funkčních úrovní
Databázová instance (Database Engine) – SQL Server slouţí primárně jako úloţiště dat. SharePoint samotný sem ukládá veškerá konfigurační i obsahová data. Kromě aplikačních dat se zde v případě vývoje Business Intelligence řešení nachází datový sklad (Data Warehouse)
Integrační sluţby (Integration Services) – zastupují funkci spojenou s načítáním a transformací dat – tzv. ETL (Extraction, Transformation, Loading) proces. Data se pomocí tohoto procesu upravují a importují do datového skladu
Analytické sluţby (Analysis Services) – tvoří analytickou vrstvu SQL Serveru, jejíţ hlavním cílem je připravit struktury analytických databází a tzv. OLAP kostek. Tato vrstva je primárním zdrojem pro analýzy a tvorbu grafických sestav a reportů, které jsou určeny koncovým uţivatelům
Reportovací sluţby (Reporting Services) – tato funkční úroveň zajišťuje prezentaci dat prostřednictvím webových reportů. Jako zdroj slouţí data relační i analytická. Ve standardním módu má sluţba vlastní webový portál, ve kterém se sdruţují jednotlivé reporty ve sloţkách. Velkou výhodou je však moţnost integrace sluţby
46
s SharePoint Serverem. Výsledkem integrace jsou reporty zobrazované v prostředí portálu a doplněné o podporovanou funkcionalitu SharePointu V přípravě dat pro BI, hraje SQL Server hlavní roli. Existují moţnosti pouţít i jiné datové zdroje například technologii PowerPivot pro Excel, ale ta se řadí jiţ spíše do kategorie tzv. Self Service BI. Pro obě tyto technologie je SharePoint jistým zastřešením a zároveň prezentační vrstvou. Oblast Insights sdruţuje mnoho funkcionality i technologií v jeden výsledný celek, vyuţitelný jak pro malé firmy tak i nadnárodní korporace. Hlavní funkční součásti této oblasti jsou popsány v následujících kapitolách. 3.5.1 Služba Excel Services Existují dvě sluţby, které dokáţí zobrazit dokument aplikace Excel v SharePointu. S pomocí první, Microsoft Web Apps, můţe uţivatel vytvářet a spolupracovat na dokumentech online. Druhá sluţba, Excel Services, slouţí pouze pro jejich zobrazení, interakci a vyuţití nastavené funkcionality. Pokud například vytvoříme grafický report s kontingenční tabulkou a grafem, který získává data připojením na OLAP kostku, můţeme jej zobrazit a aktivně s ním pracovat pomocí webového prohlíţeče a sluţby Excel Services na SharePointu. Pokud je report napojen na externí data, můţe do nich pohlíţet přímo prostřednictvím datových připojení (Data Connections). Lze tak sledovat stále aktuální hodnoty. Obrázek 13 ilustruje moţnost vyuţití sluţby Excel Services pro tabulkové i grafické analýzy.
47
Obrázek 13: Zobrazení reportů aplikace Excel v prohlížeči (Zdroj: Kompozice screenshotů: Stanislav Chaloupecký, 2010)
3.5.2 Služba Visio Services Tato sluţba přidává moţnost vizualizace průběhu obchodních procesů, vývojových diagramů, nejrůznějších výkonnostních map a dalších grafických zobrazení, které lze s nástrojem Visio navrhnout. Šablony vytvořené pomocí této aplikace lze také pouţít jako vstup do grafických dashboardů tzv. strategických map PerformancePoint Services (PPS). Strategické mapy navrhnuté v aplikaci Visio jsou pomocí sluţby PPS napojeny na klíčové ukazatele výkonnosti a podle hodnoty plnění stanovených podmínek se zobrazují barevně i jednotlivé oblasti strategických map. 3.5.3 Služba PerformancePoint Services (PPS) Jde o jeden ze základních kamenů Business Intelligence na SharePointu. PPS sluţba existovala ještě v předchozí verzi jako samostatný produkt PerformancePoint Server 2007. Microsoft se jej však rozhodl integrovat do SharePointu jako sluţbu a nyní jde tedy o součást SharePoint Serveru 2010. Podporu této sluţby lze zajistit dvěma způsoby: 1. Vytvořit kolekci webů pomocí šablony Business Intelligence
48
2. Povolit na úrovni existující kolekce webů i konkrétního webu tzv. funkci webů sluţeb PerformancePoint (PerformancePoint Services Site Features) PerformancePoint Services slouţí k vytváření interaktivních dashboardů. Dashboard je zastřešující prvek do češtiny dosti krkolomně překládaný jako řídící panel, který obsahuje jednotlivé zobrazovací komponenty. Ty mohou mít různou podobu, například:
Scorecard (přehled výkonnostních metrik)
Analytický graf
Analytická tabulka
Strategická mapa
Klíčový ukazatel výkonnosti (KPI)
Filtr
Ukazatel
Reporting Services report
Obrázek 14: Dashboardu služby PerformancePoint, vlevo nahoře dekompoziční strom (Zdroj: Kompozice screenshotů: Autor)
Data do těchto komponent lze načítat z různých zdrojů včetně OLAP kostky, relační databáze, souboru Excel, SharePoint seznamu a dalších. Obrovská výhoda PPS je v interaktivitě, kterou 49
můţe uţivatel při práci s dasboardem vyuţít. Grafy i další reporty lze interaktivně přepínat přes jednotlivé úrovně (dimenze) prostřednictvím funkcionality drill-up, drill-down. Tuto funkci graficky znázorňuje ukázka na obrázku 14 v pravé spodní části. V rámci reportů je moţné také filtrovat a řadit data. Sledované hodnoty lze zobrazit pomocí tzv. dekompozičního stromu, na obrázku 14 v levé horní části. Veškerá podkladová data včetně výsledných dashboardů jsou ukládána do seznamů a knihoven na SharePointu. Vše tedy zůstává pod kontrolou administrátora webu. Tuto technologii lze navíc kombinovat i s Reporting Services. 3.5.4 Integrace s SQL Server Reporting Services Reporting Services jsou jednou ze součástí SQL Serveru a zároveň také základním pilířem prezentační části Business Intelligence na platformě Microsoft. Umoţňují vytvářet grafické reporty s moţností parametrizace. Pomocí parametrů si uţivatel omezí dle svých potřeb rozsah dat, který chce zobrazit. Reporty je moţné vzájemně provazovat včetně předávání parametrů. Tím lze zajistit větší interaktivitu např. proklik na detail, otevření odkazu do zdrojového systému pro ověření informací atd. Další velice vyuţívanou funkcí je moţnost pravidelného zasílání reportů emailem. Tzv. subskripce lze do velké míry automatizovat a řídit a tím také zajistit zasílání adresných reportů těm, kdo je opravdu potřebují. Report se musí před odesláním automaticky spustit, coţ zajišťuje aktuálnost údajů. Na obrázku 15 je pro ilustraci vyobrazeno několik reportů vytvořených pomocí této technologie. Ukázky jsou pouţity z reálné praxe a zahrnují různé zobrazovací prvky v podobě grafů, tabulek či výkonnostních budíků, které se pro reporting pouţívají. V pravé horní části je potom moţné vidět filtry, které představují zmiňované moţnosti parametrizace.
50
Obrázek 15: Ukázka integrace reportů Reporting Services do SharePoint Serveru 2010 (Zdroj: Kompozice screenshotů: Autor)
Vývoj reportů zpravidla provádí zkušenější analytici nebo přímo vývojáři na objednávku zadavatele. Ve srovnání s reporty v aplikaci Excel jde tedy spíše o standardizované reporty, které mají zpravidla stejný firemní vzhled. Reporting Services jsou soběstačné a ve své standardní instalaci zahrnují webový portál, na který se reporty publikují. Moţnost integrace zobrazení reportů do SharePoint Serveru 2010 však dodá této prezentační vrstvě o třídu vyšší moţnosti. Hlavní výhodou je samotná existence reportů na jednom místě společně s ostatním podnikovým obsahem v rámci prostředí SharePointu, které uţivatelé jiţ znají a nemusí zvlášť přistupovat k jinému portálu. Zároveň lze na jednotlivé reporty uplatňovat všechna pravidla a funkce, které se na SharePointu vyuţívají i pro ostatní obsah (zabezpečení dle rolí, alerting, historie verzí atd.).
51
3.5.5 PowerPivot Technologie PowerPivot je nový směr, kterým se společnost Microsoft vydala v oblasti Business Intelligence. Tento směr se dá charakterizovat jako tzv. Self Service Business Intelligence. Cílem je umoţnit běţnému uţivateli analyzovat data z širokého spektra zdrojů jako jsou různé platformy relačních databází, analytická databáze SQL Serveru, report Reporting Services, soubory aplikace Excel, textové soubory, internetové zdroje a další. Technologie se dělí na dvě části: 1. PowerPivot pro Excel 2010 2. PowerPivot pro SharePoint 2010 PowerPivot pro Excel 2010 je v podstatě volně staţitelný ad-in do aplikace Excel, který umoţňuje analyzovat aţ stamiliony záznamů. Vše v rámci jednoho dokumentu Excel 2010. Aby bylo moţné technicky dosáhnout analýz tak rozsáhlého mnoţství dat, pouţívá PowerPivot operační paměť (in-memory analýzy) a při analýze i následném uloţení dat komprimační technologii VertiPaq. Tato technologie zpracovává data na základě sloupcové komprese. Částečně počítá s tím, ţe uloţená data v rámci jednoho sloupce se do velké míry podobají. Ideálním příkladem je sloupec zaznamenávající informaci o pohlaví. Pro všechny záznamy nabývá jedné ze dvou hodnot. Čím více se však jednotlivé záznamy liší, tím ztrácí tato komprimace na efektivitě. V rámci sešitu Excel existuje samostatné grafické PowerPivot rozhraní, ve kterém je moţné nad těmito daty provádět nejrůznější agregace pomocí jazyka DAX11. Výsledkem analýz je grafický report s kombinací kontingenčních tabulek a grafů. Součástí PowerPivot reportu je také nový filtrovací prvek tzv. slicer, který zobrazuje filtry v podobě grafických tlačítek. Proces tvorby reportu v aplikaci Excel zachycuje v pravé části obrázek 16.
11
Data Analysis Expressions
52
Obrázek 16: Ukázka postupu vzniku reportu PowerPivot (Zdroj: Kompozice screenshotů: Autor)
PowerPivot pro SharePoint 2010 je technologie, která umoţňuje výsledné PowerPivot reporty aplikace Excel publikovat na SharePoint. To je zajištěno integrací Analytických sluţby SQL Serveru 2008 R2 s SharePoint Serverem 2010 podobně, jako je tomu při integraci Reporting Services. Integrace umoţní nejen s reporty pracovat, aplikovat jednotlivé filtry na data, ale také je pravidelně o nová data ze zdrojových systémů aktualizovat. Navíc se publikovaný PowerPivot report chová jako analytická databáze a je pouţitelný jako datový zdroj, tedy vstup do dalších reportovacích technologií, například Reporting Services nebo PPS. Publikovaný report na SharePoint Serveru 2010 znázorňuje levá část obrázku 16. 3.5.6 Služba Business Connectivity Services (BCS) Princip této sluţby je zaloţen na zprostředkování konektivity SharePoint Serveru 2010 s datovými zdroji mimo samotný SharePoint. V reálném prostředí firmy vzniká často poţadavek na práci s externími daty z nejrůznějších zdrojů, jako jsou produkční systémy, datový sklad, samostatně udrţované databáze atd. Toto propojení umoţňuje nejen čtení těchto dat, ale také jejich úpravu přímo ve zdrojových systémech. Pro vývojáře obchodních řešení na SharePoint Serveru 2010 znamená tato funkcionalita ulehčení práce. Nemusí pro kaţdé jednotlivé řešení vymýšlet specifický způsob, jak se k externím datovým zdrojům připojovat a místo toho mohou pouţít jiţ existující rozhraní sluţby BCS.
53
Typickým případem vyuţití technologie, které uvádí [Microsoft 10], můţe být propojení s aplikací Help desk. Společnost zavede systém podpory uţivatelů. Následně je vytvořeno řešení na SharePoint Serveru, které vyuţívá BCS propojení na zdrojové systémy aplikace. Toto řešení zobrazuje poţadavky podpory ze systému i znalostní databázi, která vzniká na základě řešení jednotlivých případů. Pracovníci podpory mohou vyuţít řešení ke sledování jejich aktuálních úkolů přímo na SharePointu nebo s vyuţitím aplikace Outlook či Workspace 2010. Manaţeři zase mohou sledovat reporty, které vyhodnocují data help desku a tak mít vše aktuálně pod kontrolou. Typicky se jedná o aktuální přiřazení poţadavků na specialistu nebo seznam nejkritičtějších poţadavků, které je nutné do určité doby vyřešit, sledovat lze také počet vyřešených incidentů na specialistu či celý tým za určitou časovou periodu a další.
3.6 Vyhledávání Vyhledávání bylo jiţ v předchozím textu několikrát popisováno, proto bude cílem zde spíše shrnout dosavadní text týkající se této části SharePointu. Je pochopitelné, ţe se v rámci jednotlivých edic podporovaná funkcionalita vyhledávání liší. SharePoint Foundation zahrnuje pouze základní vyhledání obsahu v rámci konkrétního webu či webové stránky. Od verze SharePoint Server 2010 Standard jiţ vyhledávání funguje jako samostatná sluţba v rámci celého portálu. Verze Standard podporuje také vyhledávání pomocí metadat, federované vyhledávání, třídění výsledků a další zajímavé funkce. Edice Enterprise je opět o něco výš neţ předchozí verze, podporuje větší rozsah, návrhy podobných výsledků, náhledy či moţnost napojení na Fast Search Server 2010. Podrobnější porovnání si lze prohlédnout na produktové stránce SharePointu [Microsoft 11]. Obrovskou výhodou a zároveň i moţným rizikem je dle mého názoru propojení vyhledávání se spravovanými a systémovými metadaty. Dobře plánovaná a efektivně spravovaná metadata mohou znamenat rychlé, snadné a na zdroje méně náročné vyhledávání. Z výhod tak mohou čerpat jak koncoví uţivatelé, tak investoři infrastruktury. Naopak nevyuţívaná či neefektivně spravovaná metadata mohou znamenat naprostý opak, tedy větší vytíţení zdrojových systémů a delší cestu k vyhledávaným informacím. Obecně lze však konstatovat, ţe nastavení i výkonnost je oproti předchozí verzi 2007 na daleko vyšší úrovni, coţ také odpovídá současným poţadavkům.
3.7 Vyzdvihnutí některých novinek SharePoint Server 2010 je v mnoha věcech oproti svému předchůdci převratný. V této podkapitole bych se rád zmínil o těch, které povaţuji za nejzásadnější. 54
Komplexní změna vzhledu – oproti verzi 2007 došlo k úplnému přepracování vzhledu uţivatelského rozhraní. Zahrnut byl sjednocující grafický prvek tzv. ribbon do češtiny překládaný jako pás karet, který byl poprvé představen v operačním systému Windows Vista a kancelářském balíku Office 2007
Social Computing – SharePoint Server 2010 nově zahrnuje osobní weby, sociální obsah jako blogy, wikipedie, diskuzní vlákna, hodnocení poloţek či moţnost pouţití tlačítka „Líbí se mi“
Podpora webových částí zaloţených na technologii Silverlight – tato technologie umoţnila zavést do SharePointu interaktivní prvky vizualizace
Centrální Administrace, hlavní nástroj pro správu SharePointu, prošla celkovým přepracováním pro zjednodušení orientace při správě portálu
Zásadní změna se dotkla také podpory funkcí jednotlivých webových aplikací. Funkcionalita byla ve většině převedena do tzv. aplikačních sluţeb, které mohou být pouţívány napříč webovými aplikacemi ale i celými farmami. Oproti verzi 2007 tak byl nahrazen a komplexně přebudován systém sdílených sluţeb tzv. Shared Service Provider
Při vydání SharePoint Serveru 2010 a kancelářského balíku Office 2010 byla představena funkce Office Web Apps. Pro Microsoft jde o převratnou novinku, která umoţňuje společnou práci více uţivatelů na jednom dokumentu online a navíc prostřednictvím internetového prohlíţeče
Spravovaná metadata – jde o systém správy metadat v rámci celého portálu, který významným způsobem ovlivňuje a pomáhá při vyhledávání a organizaci obsahu
Integrace Performance Point Services – tato sluţba v minulosti existovala jako samostatný produkt. Nyní se stala funkční i licenční součástí SharePoint Serveru 2010
Podpora jiţ pouze 64 bit – SharePoint Server můţe být nyní instalován jiţ pouze na 64 bitové serverové operační systémy Windows Server 2008 a 2008 R2. Stejně tak můţe vyuţívat pouze 64 bitové databázové SQL Servery pro ukládání svých dat
Podrobněji o novinkách se lze dočíst například na [Microsoft 12] nebo [Microsoft 13].
3.8 Závěr kapitoly Účelem této kapitoly je poskytnout čtenáři základní přehled o funkcích SharePoint Serveru 2010 a moţností jejich vyuţití. Jiţ ve svém základu Foundation, obsahuje SharePoint širokou škálu moţností. Verze Standard a Enterprise pak tento výčet dále rozšiřují. Zavedením této 55
technologie získává firma komplexní nástroj pro správu obsahu a spolupráci. Je pouze na odpovědných lidech, jaké funkce budou nakonec v prostředí konkrétního podniku vyuţity. Některým firmám můţe stačit propracovaná správa dokumentů a webového obsahu, ale jiné budou poţadovat celopodniková obchodní řešení či reporting a další komponenty Business Intelligence. I z těchto důvodů je důleţité stanovení priorit a kladení důrazu na postupné zavádění jednotlivých funkčních celků do pouţívání. Jako vhodný postup při rozhodování o zavedení SharePointu do malé společnosti vidím moţnost implementovat nejprve licenčně výhodnou verzi Foundation a na základě vyhodnocení této varianty postupovat dále, buď koupí lepších licencí Standard či Enterprise, nebo revizí potřeb firmy a provedením patřičných kroků jiným směrem.
4
Proces zavedení SharePoint Serveru 2010 do společnosti
V této kapitole se zaměřuji na samotný proces zavedení SharePoint Serveru 2010 do firemního prostředí. Text by měl slouţit jako orientační návod, který v základních intencích popisuje celý průběh procesu včetně ukázky instalace. Obsah vychází primárně z vlastních dosavadních zkušeností autora a také z určitých předpokladů. Prvním, jak jiţ napovídá samotný název diplomové práce, je zohlednění potřeb spíše malých a středních firem. Druhý předpoklad je rozhodnutí firmy zavést právě SharePoint Server 2010. Na trhu samozřejmě existuje mnoho dalších produktů s více či méně podobnou funkcionalitou. Práce si však neklade za cíl je jakýmkoli způsobem porovnávat. Třetím předpokladem je implementace technologie vlastními zdroji. Firma si můţe zvolit, kterou cestou půjde. Je moţné vše nechat na externím dodavateli, či dokonce vyuţít sluţeb tzv. SaaS12 poskytovatelů SharePointu 2010. Primárním východiskem této kapitoly je implementace pomocí interních zdrojů.
12
Software as a Service
56
4.1 Popis procesu
Potřeba
Vyhodnocení
Rozhodnutí
Provoz
Volba topologie
Realizace Obrázek 17: Proces zavedení SharePoint Serveru 2010 do společnosti (Zdroj: Autor)
Celý proces lze znázornit pomocí několika dílčích procesů. Jak ukazuje obrázek 17, na začátku je identifikována určitá potřeba. Jde hlavně o poţadavky z nitra firmy (zaměstnanci, organizační sloţky, vedení) ale i z vnějšího okolí (zákazníci, potenciální zákazníci, konkurence apod.). Pokud tyto potřeby dosáhnou určité intenzity, dojde k jejich zahrnutí do firemní strategie, vedení firmy si je osvojí. V této fázi si vedení nechá vypracovat analýzy potřebné pro provedení rozhodnutí (analýza obchodního případu – business case aj.). Na základě rozhodnutí se realizační tým začne zabývat volbou nejvhodnější topologie pro poţadované řešení. Vše bude záleţet na potřebách firmy a vyčleněných finančních prostředcích. Ve chvíli, kdy je navrţena topologie a dokumenty se základními scénáři instalace, lze přistoupit k realizaci. Průběh instalace modelového případu je součástí kapitoly Realizace. Je-li instalace úspěšná, přichází fáze provozu. V této části je důleţité zaměřit se hlavně na koncové uţivatele. Ačkoli je systém práce v portálu SharePoint vcelku jednoduchý a intuitivní, je vţdy důleţité, aby byl správně vyuţíván co nejvíce uţivateli. Pouze tak lze zajistit slibované efekty. Posledním a neméně důleţitým procesem je sledování provozu a 57
následné vyhodnocení. Po určité době od zavedení SharePointu, dochází ke vzniku nových potřeb. Pokud firma roste a je prokazatelné, ţe vyuţití technologie napomáhá při plnění firemních cílů, celý proces se opakuje a stávající řešení můţe být rozšířeno o další funkce v rámci jednotlivých edic či o integraci s dalšími produkty, které umoţní reagovat na jiné potřeby společnosti.
4.2 Identifikace potřeb Poţadavek na zavedení nebo rozšíření systému se vţdy zakládá na nových či jiţ existujících potřebách. Jak jiţ bylo zmíněno v úvodu této kapitoly, vznikají tyto potřeby uvnitř i vně firmy. Pro firmu samotnou je důleţité potřeby zachytit a správně identifikovat. Jedině tak lze zajistit jejich uspokojení. Následující část je věnována ukázce potřeb, které vedly k rozhodnutí o zavedení SharePoint Serveru 2010 ve společnosti Clever Decision, spol. s r.o. 4.2.1 Nahrazení stávajícího systému pro správu projektových dat Společnost vyuţívala pro uchování dat pouze adresářový systém firemních síťových disků, v lepším případě nástroje pro sdílení a synchronizaci obsahu, například Microsoft Groove 2007, Windows Live Mesh aj. Tento způsob je však z pohledu spolupracujících uţivatelů nedostatečný – nelze si například rezervovat dokument tak, aby jej ostatní uţivatelé nemohli v době úprav editovat, ale zároveň jej měli k dispozici pro čtení, nelze evidovat změny v dokumentu – sledovat historii změn, pouţívat schvalovací procesy, upozorňování na změny atd. Primárně z těchto důvodů vznikl poţadavek na zavedení systému pro správu dokumentů (DMS13), který by zmíněnými moţnostmi disponoval. Systém pro správu obsahu je součástí SharePointu 2010, dokonce jiţ v edici Foundation. 4.2.2 Vytvořit místo pro spolupráci na projektech Konzultanti společnosti často fluktuují z projektu na projekt. Pro zachování kontinuity a všech znalostí o projektu vznikl poţadavek na sdruţování informací, nejen v podobě dokumentů, ale i ostatních typů informací. Těmi jsou zejména:
13
Seznam členů projektu
Seznam úkolů
Časový harmonogram projektu
Důleţité kontakty
Milníky projektu
Výsledky dosavadních pracovních schůzek
Document Management System
58
Emailová komunikace
Obecné informace o projektu a další
Tento blok poţadavků byl vyhodnocen jako potřeba zavedení projektových webů. Návrhem tohoto webu se zabývá kapitola 5. 4.2.3 Získat trvalou možnost testování technologie Společnost Clever Decision je primárně zaměřena na vývoj Business Intelligence na platformě Microsoft a jak jiţ víme z kapitoly Insights, SharePoint 2010 je jednou z hlavních prezentačních vrstev Business Intelligence. Díky tomuto zaměření se konzultanti často s technologií setkávají v praxi. Většinou, kdyţ je nutné v rámci SharePointu otestovat scénář pro zákazníka, je vytvořena nová instalace v testovacím prostředí. Z tohoto důvodu vznikla potřeba trvalé moţnosti testování. 4.2.4 Vytvořit prostředí pro přístup a aktualizaci firemního know-how V současné době probíhá ve spolupráci se studenty Vysoké školy ekonomické v Praze práce na interní metodice pro oblast vývoje Business Intelligence. Zároveň na kaţdém projektu, kterého se společnost účastní, vznikají určité znalosti (know-how). Cílem firmy je tyto znalosti zachovat pro stávající i budoucí zaměstnance a to v co nejvhodnější formě. Zde se pro uspokojení těchto potřeb nabízí vyuţití SharePoint wiki. Všechny tyto potřeby lze zobecnit do jedné – moţnost soustředit firemní obsah na jednom přehledném místě, na kterém lze zároveň spolupracovat s ostatními kolegy.
4.3 Rozhodnutí Pokud firma dospěje k rozhodnutí implementovat SharePoint Server 2010, mělo by obsahovat několik důleţitých rovin:
Odůvodnění rozhodnutí – rozhodnutí by nemělo být zaloţeno pouze na interních potřebách. Vhodné je zpracování např. tzv. business case, dokument, který popíše aktuální stav, potřeby a cílový stav, ale který také poukáţe na ekonomický pohled (přínosy, rizika a náklady), definuje osoby včetně rolí, kterých se toto rozhodnutí týká a dopady na konečné uţivatele
Podmínky rozhodnutí – rozhodnutí nejsou černobílá. Důleţitou součástí by měl být rozsah, který bude moţné realizovat. Menší firma si zpravidla nemůţe dovolit větší investici najednou. Je důleţité stanovit priority a promítnout je do fáze realizace. V první fázi tak můţe například dojít k zavedení pouze SharePoint Foundation 2010 a 59
teprve v další fázi ke koupi licencí pro verzi Standard či Enterprise. Měli by být také určeny odpovědné osoby a realizační tým
Dopady rozhodnutí – firma by měla být připravena na plánované změny, proto je důleţité informovat všechny zúčastněné osoby o dopadech rozhodnutí. Připravit je také na nutnost dodrţování důsledků tohoto rozhodnutí. V našem případě například povinnost sdílet projektové informace na projektových webech apod.
4.4 Volba topologie Dle [Pyles 2011, s. 34] v zásadě z hlediska architektury SharePoint Serveru 2010 nezáleţí, zda bude instalace probíhat pouze na jednom serveru nebo na mnoha serverové farmě. Základní architektura pouţívá vţdy tři serverové role:
Roli webového serveru – tento server hostuje weby, webové stránky, webové sluţby, webové části, poskytuje obsah uţivatelům prostřednictvím dokumentů HTML 14 , kaskádových stylů a zdrojového kódu jako je JavaScript, obrázků a dalšího obsahu. SharePoint je webovým rozhraním a webové sluţby vyuţívá pro přístup ke sluţbám aplikačním
Roli aplikačního serveru – tato role hostuje aplikační sluţby, které byly popsány v jednotlivých částech kapitoly zabývající se funkcionalitou SharePointu (Excel Services, Visio Services, User Profile Services atd.)
Roli databázového serveru – tento server zajišťuje veškeré databázové sluţby pro provoz SharePointu. Zahrnuty jsou konfigurační databáze, databáze servisních aplikací a obsahové databáze
Jednotlivé role mohou být zastoupeny na jednom serveru, ale také rozděleny do mnoha serverové farmy pro zajištění vyšší výkonnosti. Pro účely malých a středních společností postačí jeden, maximálně dva servery splňující základní hardwarové poţadavky, které jsou podrobněji specifikovány v kapitole Realizace. Výhodou této technologie je moţnost farmu dále rozšiřovat, aniţ by byl negativně zasaţen stávající provoz. Dle [Pyles 2011 s. 37] dokáţe z hlediska technického zázemí jeden server uspokojit maximálně 100 uţivatelů. Topologie farmy o dvou serverech, kdy jeden zajišťuje roli aplikační i webovou a druhý roli databázovou, dokáţe obslouţit aţ 10 000 uţivatelů. Jednotlivé topologie si lze prohlédnout na obrázku 18. 14
Hyper Text Markup Language
60
Do 100 uživatelů Webový server Aplikační server Databázový server
Do 10 000 uživatelů
Webový server Aplikační server
Databázový server
10 000 – 20 000 uživatelů
Webový server
Aplikační server
Databázový server
Obrázek 18: Topologie farmy pro malé a střední společnosti (Zdroj: Překreslený model pomocí aplikace Visio: [Pyles 2011 s. 37])
Výsledkem volby topologie není pouze zvolená architektura ale také určení odpovědných osob, detailní popis a vyčlenění technické infrastruktury a dokumenty postupů, dle kterých se realizace bude řídit. Tyto postupy by měly vycházet z ověřených zdrojů. Společnost Microsoft věnuje velké úsilí tomu, aby byla udrţována aktuální online dokumentace. Tu lze nalézt primárně na webech http://technet.microsoft.com/ a http://msdn.microsoft.com/. Díky těmto obsáhlým zdrojům lze dle mého názoru implementaci úspěšně uskutečnit.
4.5 Realizace Hlavním cílem či výstupem procesu realizace je nainstalovaný a nakonfigurovaný SharePoint Server 2010 dle zvolené topologie a dalších specifických poţadavků. Součástí této kapitoly je ilustrace a detailní popis procesu instalace SharePoint Serveru 2010. Tato ukázka můţe slouţit i jako částečný návod. Zde bych rád zdůraznil několik doporučení. Před samotnou instalací je důleţité věnovat hodně času přípravě. Architektura SharePoint Serveru 2010 vyţaduje oproti svému předchůdci detailnější plánování a konfiguraci jednotlivých komponent. Vše souvisí s novým přístupem, 61
kdy jsou funkce SharePoint Serveru 2010 přeneseny do aplikačních sluţeb. Tyto sluţby mohou být sdíleny jednak více webovými aplikacemi ale také jednotlivými SharePoint farmami. Z těchto důvodů je důleţité věnovat větší pozornost plánování zabezpečení a zejména vhodných servisních účtů a jejich nastavení. Celá implementace SharePoint Serveru 2010 by se dala výstiţně shrnout do českého pořekadla: „Dvakrát měř, jednou řeţ.“ Větší důraz při plánování a přípravě instalace znamená spolehlivější postup při její realizaci a následném provozu. Pokud SharePoint špatně nakonfigurujeme, můţe se snadno stát, ţe jej bude nutné instalovat znovu na zelené louce. 4.5.1 Volba topologie Pro účely instalace jsem zvolil třívrstvou architekturu. Kaţdá vrstva bude zastoupena jedním samostatným virtuálním serverem. Jako specifický poţadavek je do instalované topologie zahrnuta integrace s komponentou SQL Server 2008 R2 Reporting Services. Tato integrace znamená rozšíření o další prvek Business Intelligence, tedy webové reporty tvořené nad relačními daty i OLAP kostkou. Obrázek 16 znázorňuje zvolenou topologii.
SPWFE01
Webový server Webové aplikace Jednotlivé weby
SPAPP01
Aplikační server Centrální Administrace Aplikační služby Správa pro vyhledávání Report Server
SPDB01
Databázový server Konfigurační databáze Obsahové databáze Databáze aplikačních služeb Databáze Report Serveru
Obrázek 19: Struktura instalace z pohledu architektury vrstev (Zdroj: Model aplikace Visio: Autor)
Server SPWFE01 hostuje webové aplikace a kolekce webů. Tento server adresují uţivatelé, kteří pracují prostřednictvím internetového prohlíţeče na jednotlivých webech. SPAPP01 zajišťuje zdroje pro aplikační sluţby. Hostuje také centrální administraci, prostřednictvím které se spravuje farma. Navíc obsahuje Report Server – aplikační vrstvu SQL Server 2008 R2 Reporting Services. Databázový server se stará o obsluhu dat celé farmy. To zahrnuje konfigurační a obsahové databáze SharePointu, databáze aplikačních sluţeb a Report Serveru. Na webový server SPWFE01 bude v rámci instalace nutné kromě operačního systému nainstalovat SharePoint Object Model také nazýván Web Frontend, coţ spočívá v kompletní 62
instalaci SharePointu s tím, ţe se ponechají v provozu pouze sluţby zajišťující hostování webových aplikací. Na aplikační server SPAPP01 bude instalován SharePoint Server 2010 a SQL Server 2008 R2 Reporting Services. Databázový server SPDB01 bude zahrnovat pouze komponentu SQL Server 2008 R2 Database Engine. Předpokladem je začlenění všech tří virtuálních serverů do jedné domény a funkční propojení s vyuţitím standardních sluţeb síťové infrastruktury klient-server. Základní pohled na infrastrukturu instalace zachycuje obrázek 20. storm.local SPWFE01
SPAPP01
Webový server
Aplikační server
Windows Server 2008 R2 SharePoint Server 2010 Web Frontend
Windows Server 2008 R2 SQL Server 2008 R2 Reporting Services SharePoint Server 2010
SPDB01
Databázový server Windows Server 2008 R2 SQL Server 2008 R2 Database Engine
Obrázek 20: Struktura instalace z pohledu instalovaných komponent (Zdroj: Model aplikace Visio: Autor)
4.5.2 Požadavky na HW Minimální hardwarové poţadavky, které uvádí společnost Microsoft ve své online dokumentaci na [TechNet HW&SW] a které se vztahují na kaţdý jednotlivý server farmy, ať uţ se jedná o instalaci pouze jednoho či více fyzických či virtuálních serverů, jsou následující:
64 bitový čtyř-jádrový procesor
4 GB pro testovací a 8 GB RAM pro produkční prostředí
80 GB na disku, přičemţ je nutné počítat s dalším místem pro kaţdodenní provoz
Dle mého názoru nemusí být vţdy hardwarové prostředky přesně podle specifikací. Záleţet bude na konkrétních podmínkách a topologii instalace. Pokud se SharePoint zavádí do velké banky, je splnění všech doporučených poţadavků samozřejmostí. V případě malé firmy si však lze dovolit trochu experimentování. Například konfigurace, která byla pouţita pro demonstraci ukázky, zdaleka nesplňovala minimální poţadavky. Pro virtuální servery jsem měl k dispozici celkem 70 GB diskové paměti 5GB paměti RAM a vţdy po jednom virtuálním procesoru. Virtualizace můţe být výhodou. Jednoduchým přidáním dalších
63
technických prostředků lze například ověřit potenciální zlepšení výkonnosti přímo v testovacím provozu. 4.5.3 Požadavky na SW SharePoint Server 2010 musí být v jakékoli své verzi instalován pouze na 64 bitový operační systém a to:
Windows Server 2008 SP215 nebo
Windows Server 2008 R2.
Dalším nezbytným poţadavkem je databázový systém SQL Server. Ten je moţné pouţít v následujících 64 bitových verzích:
SQL Server 2005 SP3
SQL Server 2008 SP1
SQL Server 2008 R2
SLQ Server je samozřejmě licencovaný software. Existuje i varianta nainstalovat SharePoint Server 2010 v módu samostatného serveru s vestavěnou databází tak, aby nebylo nutné za databázový software platit. Tento způsob instalace vyuţívá SQL Server 2008 R2 Express, zdarma šířený software, který je však limitovaný maximální velikostí databáze do 4 GB. Například pro testovací účely však můţe bohatě postačit. Poslední ze základních SW poţadavků je samotný SharePoint 2010, ten existuje ve třech základních edicích: Foundation, Standard a Enterprise. Konkrétní licenční podmínky jsou popsány ve druhé kapitole. Kromě zmíněného základního softwaru je pro SharePoint důleţité také nainstalovat tzv. prerekvizity. Ty zahrnují například:
Application Server Role Web Server (IIS)
Microsoft SQL Server 2008 Native Client
Microsoft Chart Controls for Microsoft .NET Framework 3.5 a další
Prerekvizity se zpravidla instalují před začátkem samotné instalace SharePoint Serveru 2010. Nutné je v této fázi zajistit připojení k internetu, aby instalační průvodce mohl pouţít nejnovější software. Základní softwarové poţadavky demonstrativní instalace ukazuje obrázek 20.
15
Service Pack 2
64
4.5.4 Servisní účty Příprava servisních účtů je jeden z dalších důleţitých faktorů instalace. V základu lze rozdělit servisní účty dle instalovaného softwaru. Potřebné je vytvořit servisní účet databázové instance SQL Serveru ale také instance SQL Server Reporting Services. Nejvíce servisních účtů se však připravuje v souvislosti s instalací a konfigurací samotného SharePointu. Výčet servisních účtů pro ukázkovou instalaci včetně práv a popisu zachycuje následující tabulka. Tabulka 10: Seznam servisních účtů (Zdroj: Autor)
Účet
Účel
Požadavky
storm\svcSP_Admin
Instalační účet
Doménový účet Člen skupiny Administrators na každém serveru, kde se spouští instalace Práva na SQL serveru:
storm\svcSP_Farm
Účet farmy. Vyplňuje se do položky Database
securityadmin dbcreator Doménový účet
Access Account při instalaci
Automaticky nastavená práva na SQL Serveru:
storm\svcSP_App
Servisní účet aplikačních služeb automaticky
dbcreator securityadmin db_owner Doménový účet
nastavovaných pomocí SharePoint Farm Wizard storm \svcSP_WebApp
Servisní účet webové aplikace
Doménový účet
storm \svcSP_DBE
Servisní účet SQL Server data enginu na SPDB01
Doménový účet
storm \svcSP_SSRS
Servisní účet SQL Server Reporting Services na
Doménový účet
SPAPP01 storm\svcSP_SQLAgent
Servisní účet SQL Server Agenta na SPDB01.
Doménový účet
Tento účet zajišťuje spouštění automatických databázových procedur a další funkce.
Tabulka zahrnuje opravdu minimální výčet účtů, které se pro základní instalaci připravují. Účet storm\svcSP_App, který je momentálně určen pro veškeré servisní aplikace, bývá v reálné praxi, a záleţí opět na typu instalace, rozdělen do několika účtů dílčích. Klasickým příkladem můţe být samostatný účet pro sluţby PerformancePoint Services či Excel Services, u kterých často vzniká poţadavek na oddělení identity. Jednotlivé servisní účty se nastavují na úrovni doménového řadiče. Pokud je vše připravené, tedy zejména technická infrastruktura, potřebný software a servisní účty, můţeme spustit instalaci.
65
4.5.5 Instalace Cílem této kapitoly je detailně provést čtenáře průběhem ukázkové instalace pomocí slovních popisů, ale také ilustrativních screenshotů zachycených v průběhu reálné instalace. Pro větší přehlednost je celý průběh rozdělen do čtyř základních celků:
Instalace databázového serveru
Instalace aplikačního serveru
Instalace webového serveru
Konfigurace SharePoint farmy
Pro zjednodušení dokumentu a zároveň omezení rozsahu této ukázky jsou v podobě screenshotů pouze důleţité kroky instalace. V ostatních případech funguje předpoklad řídit se primárně instrukcemi průvodce. 4.5.5.1 Instalace databázového serveru SPDB01 Instalace databázového serveru začíná přihlášením k serveru SPDB01 pod účtem lokálního administrátora a spuštěním průvodce instalací SQL Server 2008 R2 Enterprise. Po zobrazení dialogového okna instalace vybereme v levém sloupci Installation a následně New Installation or add features to an existing installation.
Obrázek 21: Instalace SPDB01 – úvodní nabídka instalace (Zdroj: Screenshot: Autor)
Postupujeme potvrzením OK a instalací souborů, které si průvodce vyţádal. Další důleţitou informací je obrazovka Setup Support Rules, která upozorňuje na potenciální problémy. Pokud je nějaký identifikován, je nutné jej před dalším pokračováním instalace odstranit.
66
Obrázek 22:Instalace SPDB01 – kontrola potenciálních problémů (Zdroj: Screenshot: Autor)
V případě varování u sluţby Windows Firewall jde pouze o informativní doporučení zpřístupnit port, na kterém SQL Server komunikuje, ostatním zdrojům v rámci domény. Tento krok bude popsán později. Instalační průvodce nabízí v levém panelu moţnost sledovat průběh instalace. Nyní tedy přeskočíme dvě obrazovky, ve kterých se zadává licenční klíč, a odsouhlasují licenční podmínky. Dostaneme se k volbě rolí. Zde zvolíme SQL Server Feature Installation, protoţe naším záměrem je nainstalovat pouze databázovou instanci.
67
Obrázek 23: Instalace SPDB01 - Volba role (Zdroj: Screenshot: Autor)
Nyní je na řadě volba komponent, které chceme nainstalovat. Zvolíme tedy Database Engine Services a pro moţnost uţivatelského přístupu a přímou správu databáze zahrneme ještě Management Tools. Ve spodní části obrazovky se dále nabízí volba změny místa pro uloţení sdílených komponent. Zde zachováme původní hodnotu.
68
Obrázek 24: Instalace SPDB01 - Volba komponent (Zdroj: Screenshot: Autor)
Následující obrazovka umoţňuje změnit jméno a adresářovou cestu k instanci. Ponecháme standardní nastavení.
Obrázek 25: Instalace SPDB01 – nastavení databázové instance (Zdroj: Screenshot: Autor)
V části Server Configuration pouţijeme první servisní účty - účet databázových sluţeb storm\svcSP_DBE a SQL Server Agenta storm\svcSP_SLQAgent. SQL Server Agent je standardní součástí databázové instance. Jde o komponentu, která zajišťuje spouštění automatických procesů zajišťujících pravidelnou údrţbu a správu databází.
69
Obrázek 26:Instalace SPDB01 – nastavení servisních účtů (Zdroj: Screenshot: Autor)
V části Database Engine Configuration je důleţité zvolit účty, které budou na SQL Serveru administrátory (v pojetí SQL Serveru budou členy role sysadmin). Zvolíme Add Current User tedy účet lokálního administrátora a pro případ, ţe by na server potřeboval přistupovat ještě někdo v rámci domény, můţeme zvolit doménové administrátory.
Obrázek 27: Instalace SPDB01 - nastavení SQL Server administrátorů (Zdroj: Screenshot: Autor)
70
Tímto skončila základní instalace databázové instance SQL Serveru. Ostatní kroky jsou jiţ jen formální. Stačí se tedy „proklikat“ k samotné instalaci a zbývá jen počkat na zprávu s oznámením, ţe instalace proběhla úspěšně.
Obrázek 28: Instalace SPDB01 - oznámení o úspěšné instalaci (Zdroj: Screenshot: Autor)
Abychom mohli prohlásit instalaci databázového serveru za hotovou, je nutné ještě provést několik nastavení. V první řadě přiřadíme práva na databázovém serveru dle kapitoly 4.5.3 instalačnímu účtu storm\svcSP_Admin. V nabídce Start najdeme v programech Microsoft SQL Server 2008 R2 a klikneme na SQL Server Management Studio. Po spuštění se zobrazí dialogové okno Connect to Server. Do pole Server Name napíšeme localhost nebo jen tečku a klikneme na Connect.
71
Obrázek 29: Instalace SPDB01 - připojení k instanci databáze (Zdroj: Screenshot: Autor)
Po otevření Management Studia rozklikneme poloţku Security, pravým tlačítkem klikneme na Logins a zvolíme New Login.
Obrázek 30: Instalace SPDB01 - přidání nového loginu (Zdroj: Screenshot: Autor)
72
V okně nového loginu vyplníme celý název účtu STORM\svcSP_Admin. Poté klikneme v levém panelu na poloţku Server Roles a v seznamu zaškrtneme poţadované role dbcreater a securityadmin.
Obrázek 31: Instalace SPDB01 - nastavení loginu storm\svcSP_Admin (Zdroj: Screenshot: Autor)
Obrázek 32:Instalace SPDB01 – nastavení rolí loginu storm\svcSP_Admin (Zdroj: Screenshot: Autor)
Potvrdíme nastavení a tím je přiřazení potřebných práv hotové. Následuje konfigurace sluţby Windows Firewall. Pro povolení komunikace databázové instance SQL Serveru v rámci domény je nutné nastavit pravidlo pro příchozí i odchozí komunikaci. V nabídce Start zvolíme moţnost Administrative Tools a dále Windows Firewall with Advanced Security. Nejprve nastavíme pravidlo příchozí komunikace. Pravým tlačítkem klikneme na Inbound Rules a New Rule. V následujícím okně zvolíme moţnost Custom a klikneme na Next.
73
Obrázek 33: Instalace SPDB01 - nové pravidlo pro Windows Firewall (Zdroj: Screenshot: Autor)
Na následující obrazovce vybereme moţnost Customize. Zobrazí se nové dialogové okno, ve kterém zvolíme Apply to this service, najdeme sluţbu SQL Server (MSSQLSERVER) a potvrdíme.
Obrázek 34: Instalace SPDB01 - nalezení služby SQL Server (Zdroj: Screenshot: Autor)
74
Poté můţeme průvodce dokončit potvrzením všech následujících obrazovek. Stejné pravidlo nastavíme pro odchozí komunikaci Outbound Rules. Jediný rozdíl oproti předchozímu nastavení je na obrazovce Action. Standardně je zde nastavena hodnota Block the connection, kterou musíme změnit na Allow the connection.
Obrázek 35: Instalace SPDB01 - povolení odchozí komunikace (Zdroj: Screenshot: Autor)
Tímto je instalace a konfigurace databázového serveru hotová. 4.5.5.2 Instalace aplikačního serveru SPAPP01 Na tento server se instalují dvě komponenty SQL Server 2008 R2 Reporting Services a SharePoint Server 2010 Enterprise. Tomu odpovídá také struktura podkapitoly. Instalace Reporting Services bude probíhat pod účtem lokálního administrátora, naopak pro SharePoint 2010 je nutné pouţít doménový účet storm\svcSP_Admin. 4.5.5.2.1 SQL Server 2008 R2 Reporting Services Reporting Services jsou jednou z komponent SQL Serveru. Proto je postup instalace v zásadě stejný jako při instalaci databázové instance. V této sekci popíši zásadní části instalace, ve kterých se jednotlivé postupy liší.
75
Po spuštění instalace a postupu pomocí instalačního průvodce se dostaneme k volbě instalovaných komponent. Zde zvolíme Reporting Services a opět také Management Tools pro usnadnění přístupu k administraci.
Obrázek 36: Instalace SPAPP01 - výběr komponent SQL Serveru (Zdroj: Screenshot: Autor)
Poté jsou kroky opět stejné, jako při instalaci databázové instance, aţ k nastavení servisních účtů. Při nastavení pouţijeme připravený doménový účet storm\svcSP_SSRS.
Obrázek 37: Instalace SPAPP01 – nastavení servisního účtu (Zdroj: Screenshot: Autor)
Na následující obrazovce potvrdíme nastavení Install, but do not configure the report server a pokračujeme v instalaci. Konfiguraci provedeme v následující části manuálně. 76
Obrázek 38: Instalace SPAPP01 - konfigurace Reporting Services (Zdroj: Screenshot: Autor)
Po „odklikání“ dalších obrazovek bychom měli počkat na úspěšné dokončení instalace. Nyní je nutné instalaci Reporting Services nakonfigurovat. Spustíme nabídku Start, v programech vybereme poloţku Microsoft SQL Server 2008 R2 dále pak Configuration Tools a klikneme na Reporting Services Configuration Manager. Zobrazí se následující dialogové okno vyzývající k připojení k instanci Reporting Services. Klikneme na Connect.
Obrázek 39: Instalace SPAPP01 – připojení k instanci Reporting Services (Zdroj: Screenshot: Autor)
77
Tím dojde k plnému zobrazení konfiguračního nástroje. V této chvíli je nutné nastavit Web Services URL a databázi. Web Service URL je v podstatě webová sluţba, která slouţí pro propojení Reporting Services a SharePoint Serveru 2010. Nastavení provedeme prostým kliknutím na tlačítko Apply v pravém dolním rohu okna. Následující obrazovka zachycuje stav po provedení této konfigurace.
Obrázek 40: Instalace SPAPP01 - konfigurace Web Service URL (Zdroj: Screenshot: Autor)
Reporting Services fungují ve dvou módech – v nativním nebo integrovaném. Nativní mód vyuţívá své vlastní webové rozhraní pro přístup k vytvořeným reportům. Toto rozhraní se nastavuje v poloţce Report Manager URL. V případě integrovaného módu webové rozhraní nahrazuje web SharePoint Serveru 2010 a Report Manager neexistuje. Celá odlišnost nastavení spočívá v podstatě pouze ve způsobu konfigurace Report Server databáze, kterou nastavíme v následujícím kroku. V levém panelu klikneme na Database a poté v pravé části na Change Database. Tím se spustí následující průvodce, ve kterém potvrdíme volbu vytvořit novou Report Server databázi.
78
Obrázek 41: Instalace SPAPP01 - konfigurace Report Server databáze (krok 1) (Zdroj: Screenshot: Autor)
V dalším kroku je důleţité správně zvolit název databázového serveru. Do pole Server Name vyplníme SPDB01 a pokročíme k další obrazovce.
Obrázek 42: Instalace SPAPP01 - konfigurace Report Server databáze (krok 2) (Zdroj: Screenshot: Autor)
79
Nyní dochází k volbě módu, ve kterém bude Report Server pracovat. Vybereme SharePoint Integrated Mode. V další fázi průvodce provede potřebná nastavení a tím je konfigurace Reporting Services prozatím hotová.
Obrázek 43:Instalace SPAPP01 – konfigurace Report Server databáze (krok 3) (Zdroj: Screenshot: Autor)
Obrázek 44: Instalace SPAPP01 – konfigurace Report Server databáze (krok 4) (Zdroj: Screenshot: Autor)
80
4.5.5.2.2 SharePoint Server 2010 Nyní můţeme začít s instalací SharePoint Serveru 2010 na aplikační server SPAPP01. Před samotným spuštěním ještě ověříme, zda jsme přihlášeni pod instalačním účtem storm\svcSP_Admin a spustíme instalačního průvodce.
Obrázek 45:Instalace SPAPP01 – průvodce instalací SharePoint Serveru 2010 (Zdroj: Screenshot: Autor)
Nejdříve je nutné nainstalovat tzv. prerekvizity. Zvolíme tedy moţnost Install software prerequisites. Po dokončení tohoto procesu vybereme moţnost Install SharePoint Server. Zadáme produktový klíč a odsouhlasíme licenční podmínky. Následuje volba typu instalace, ve které zvolíme moţnost Server Farm.
Obrázek 46: Instalace SPAPP01 – výběr typu instalace – Server Farm (Zdroj: Screenshot: Autor)
81
Podobně postupujeme v následujícím kroku, kde vybereme typ instalace Complete. Tyto dvě volby jsou důleţité z pohledu poţadované architektury. Pokud bychom zvolili Standalone, instalace i konfigurace SharePoint Serveru by jiţ proběhla dle předem předpřipraveného scénáře. Tato volba do značné míry omezuje moţnost dalších specifických nastavení a pouţívá se spíše pro testovací účely.
Obrázek 47: Instalace SPAPP01 – výběr typu instalace – Complete (Zdroj: Screenshot: Autor)
V další fázi jiţ proběhne samotná instalace jednotlivých komponent SharePoint Serveru 2010.
Obrázek 48: Instalace SPAPP01 – proces instalace SharePoint Serveru 2010 (Zdroj: Screenshot: Autor)
82
Pokud máme splněné všechny předpoklady (nainstalovaný databázový server, připraveny servisní účty atd.), můţeme spustit průvodce konfigurací (SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard).
Obrázek 49: Instalace SPAPP01 - spuštění konfiguračního průvodce SharePoint Serveru 2010 (Zdroj: Screenshot: Autor)
V této fázi, kdy se nastavuje první server farmy, navíc hostující Centrální Administraci, zvolíme moţnost vytvořit novou serverovou farmu (Create a new server farm).
Obrázek 50: Instalace SPAPP01 - vytvoření nové farmy (Zdroj: Screenshot: Autor)
Na další obrazovce je nutné nastavit databázový server, název konfigurační databáze a doménový servisní účet pro komunikaci SharePoint Serveru s databází. Databázový server je 83
jiţ připraven a stačí tedy pouze zadat jeho název SPDB01. Připraven je i servisní účet storm\svcSP_Farm. Vyplníme jej do pole Username a napíšeme heslo.
Obrázek 51: Instalace SPAPP01 - nastavení databázového serveru a servisního účtu (Zdroj: Screenshot: Autor)
Nyní si instalační průvodce vyţádá vyplnění tzv. Passphrase. Jde o bezpečnostní prvek, který je nutné zadávat při kaţdé změně topologie farmy. Jeho pouţití uvidíme jiţ při připojování webového serveru do farmy. Znakový řetězec musí splňovat standardní podmínky pro zadávání hesla (minimálně 8 znaků, které zahrnují velká i malá písmena, čísla a případně některý ze specifických znaků např. @, #, $, %, &, *)
Obrázek 52: Instalace SPAPP01 – zadání passphrase (Zdroj: Screenshot: Autor)
84
Posledním krokem před dokončením konfigurace je nastavení portu pro webovou aplikaci Centrální Administrace. Toto administrační rozhraní má vţdy samostatnou webovou aplikaci a nelze na něm vytvářet další weby. Průvodce standardně nabízí náhodně vygenerované číslo v určitém rozsahu. Zaškrtnutím kolonky Specify port number můţeme vyplnit vlastní číslo portu, které si budeme v budoucnosti lépe pamatovat. Ve spodní části obrazovky lze ještě zvolit poskytovatele autentifikace. Zde ponecháme původní nastavení NTLM. Problematiku autentifikace na SharePoint Serveru podrobněji probírá například [Wisnowski 2010].
Obrázek 53: Instalace SPAPP01 - nastavení centrální administrace (Zdroj: Screenshot: Autor)
Následuje informativní obrazovka shrnující informace o dosavadním nastavení a poté instalátor provede potřebné konfigurační kroky a spustí web Centrální Administrace. Zde zatím neprovádíme řádná nastavení a přejdeme ke kroku instalace webového serveru SPWFE01.
85
4.5.5.3 Instalace Webového serveru SPWFE01 V procesu instalace webového serveru postupujeme naprosto totoţně, jako při instalaci SharePointu na aplikační server. První zásadní rozdíl nastane aţ po spuštění konfiguračního průvodce. Na následující obrazovce vybereme moţnost Connect to an existing server farm.
Obrázek 54: Instalace SPWFE01 – připojení do farmy (Zdroj: Screenshot: Autor)
Konfigurační průvodce si následně vyţádá název databázového serveru, na kterém se nachází konfigurační databáze jiţ nastaveného aplikačního serveru. Do poloţky Database name napíšeme jméno konfigurační databáze a pokud toto jméno neznáme, stačí kliknout na tlačítko Retrieve Database Names.
Obrázek 55: Instalace SPWFE01 – připojení ke konfigurační databázi farmy (Zdroj: Screenshot: Autor)
V dalším kroku je nutné zadat Passphrase, kterou jsme vyplňovali při konfiguraci SharePointu na aplikačním serveru.
86
Obrázek 56: Instalace SPWFE01 – passphrase (Zdroj: Screenshot: Autor)
Nyní konfigurační průvodce dokončí potřebná nastavení a farma je připravena.
Obrázek 57: Instalace SPWFE01 – dokončení instalace SharePoint Serveru 2010 (Zdroj: Screenshot: Autor)
4.5.5.4 Konfigurace farmy V rámci konfigurace farmy zde ukáţi nejjednodušší postup, který vyuţívá moţnosti konfiguračního průvodce. Pomocí průvodce lze v základu nastavit všechny aplikační sluţby. Sluţbám, které jsou zahrnuty v rámci průvodce, je přiřazen jeden servisní účet a jeden aplikační pool, coţ je sice dobrý způsob z hlediska úspory zdrojů technické infrastruktury, ne však z pohledu bezpečnosti a budoucí flexibility. Best practice, kterou společnost Microsoft doporučuje je pro kaţdou aplikační sluţbu vyhradit vlastní servisní účet i aplikační pool. Ideální stav můţe být někde uprostřed. Vţdy záleţí na konkrétních podmínkách a poţadavcích dané společnosti. Postup pouţitý v této ukázce tak spíše slouţí pro demonstrativní účely a pro praxi není tím nejvhodnějším postupem. Pro konfiguraci SharePoint farmy se pouţívají dva základní nástroje. Je to webové rozhraní Centrální Administrace a příkazový řádek Windows PowerShell. Existuje ještě třetí moţnost, 87
často pouţívaná při správě SharePoint Serveru 2007 – příkaz stsadm.exe. Tento příkaz však umoţňuje pouze některá nastavení a byl jiţ téměř nahrazen konzolí Windows PowerShell. V ukázce bude pouţito pouze webové rozhraní Centrální Administrace, které lze spustit v zásadě dvěma způsoby. 1. V nabídce Start vybereme v programech sloţku Microsoft SharePoint 2010 Products a následně klikneme na SharePoint 2010 Central Administration. 2. Spustím internetový prohlíţeč a do pole pro zadání adresy napíšeme název serveru, který hostuje Centrální Administraci následovaný dvojtečkou a číslem portu, který byl nastaven v průběhu instalace aplikačního serveru tedy: ”spapp01:55555“
Obrázek 58: Konfigurace farmy – Centrální Administrace (Zdroj: Screenshot: Autor)
4.5.5.5 Nastavení spravovaných účtů (Managed Accounts) Abychom mohli vyuţít připravené servisní účty, je třeba je nejprve zaregistrovat v Centrální Administraci prostřednictvím sluţby Managed Accounts. V levém panelu zvolíme poloţku Security a pod skupinou General Security vybereme Configure Managed Accounts.
88
Obrázek 59: Konfigurace farmy – nastavení spravovaných účtů (krok 1) (Zdroj: Screenshot: Autor)
Dále klikneme na Register Managed Accounts a postupně zadáme připravené účty storm\svcSP_WebApp a storm\svcSP_App. Výsledek by měl vypadat následovně.
Obrázek 60: Konfigurace farmy – nastavení spravovaných účtů (krok 2) (Zdroj: Screenshot: Autor)
4.5.5.5.1 Konfigurační průvodce Nyní v Centrální Administraci klikneme v levém panelu na Configuration Wizards a následně Lunch the Farm Configuration Wizard. Poté zvolíme tlačítko Start the Wizard.
89
Obrázek 61: Konfigurace farmy – spuštění konfiguračního průvodce (Zdroj: Screenshot: Autor)
Na následující obrazovce jsme vyzváni k volbě jiţ dříve zmíněného servisního účtu, který bude
pro
všechny
konfigurované
sluţby
stejný.
Vybereme
předpřipravený
účet
storm\svcSP_App.
Obrázek 62: Konfigurace farmy – nastavení účtu aplikačních služeb konfigurovaných pomocí průvodce (Zdroj: Screenshot: Autor)
Následuje výběr jednotlivých servisních aplikací, které chceme konfigurovat pomocí průvodce. Zde bych chtěl zdůraznit, ţe není nutné všechny servisní aplikace ihned konfigurovat. Pokud víte, ţe vyuţití dané sluţby je pro firmu kritické, lze si nechat čas na nastudování problematiky a vybrané servisní aplikace nastavit později. Princip, kterým se přidávají do jednotlivých webových aplikací, je totiţ obousměrný a sluţbu lze tedy přidat i později. Pro ukázku nyní zvolíme, například pouze State Service a Secure Store Service.
Obrázek 63: Konfigurace farmy – výběr aplikačních služeb konfigurovaných pomocí průvodce (Zdroj: Screenshot: Autor)
90
Kdyţ konfigurační průvodce dokončí nastavení, zjistíme, ţe zároveň vytvořil i webovou aplikaci. Tu ale na aplikačním serveru nechceme, protoţe jsme v topologii určili, ţe webové aplikace a web samotný bude hostovat webový server SPWFE01. Smazání webové aplikace provedeme jednoduše. V Centrální Administraci klikneme v levém panelu na Application Management a v sekci Web Applications zvolíme Manage web applications.
Obrázek 64: Konfigurace farmy – přístup k webové aplikaci (Zdroj: Screenshot: Autor)
Klikneme na webovou aplikaci SharePoint – 80 a v levém horním rohu na Delete.
Obrázek 65: Konfigurace farmy – odstranění webové aplikace z aplikačního serveru (Zdroj: Screenshot: Autor)
V následujícím dialogu zvolíme v obou případech moţnost Yes. Tím dojde ke smazání obsahové databáze i URL adresy ze sluţby IIS.
91
Obrázek 66: Konfigurace farmy – odstranění databáze a URL adresy z IIS (Zdroj: Screenshot: Autor)
4.5.5.5.2 Vytvoření webové aplikace Nyní vytvoříme na webovém serveru SPWFE01 webovou aplikaci a základní kolekci webů. V postupu můţeme pokračovat v podstatě tam, kde jsme skončili. Na stránce Web Applications klikneme v levém horním rohu na New. V dialogovém okně Create New Web Application ponecháme defaultní hodnoty, pouze změníme URL adresu tak, aby obsahovala název webového serveru SPWFE01 a také změníme servisní účet aplikačního poolu na jiţ předpřipravený storm\svcSP_WebApp. Následující obrázek také dobře ilustruje zvolenou topologii zastoupenou třemi rolemi v podobě tří serverů. Nastavení nové webové aplikace provádíme v Centrální Administraci na aplikačním serveru SPAPP01. Samotnou webovou aplikaci hostuje webový server SPWFE01 (lze vidět v poli URL) a databázové sluţby webové aplikace zajišťuje server SPDB01, jehoţ napojení lze vidět v poli Database Server.
92
Obrázek 67: Konfigurace farmy – vytvoření nové webové aplikace (Zdroj: Screenshot: Autor)
Ve spodní části nastavení nové webové aplikace je moţné připojit aplikační sluţby, které byly nastaveny pomocí konfiguračního průvodce. Volbou hodnoty custom aktivujeme moţnost editace tohoto připojení. Potvrzením nastavení dojde k vytvoření nové webové aplikace na serveru SPWFE01.
Obrázek 68: Konfigurace farmy – připojení aplikačních služeb k webové aplikaci (Zdroj: Screenshot: Autor)
93
4.5.5.5.3 Vytvoření kolekce webů Nyní máme jiţ prostor pro vytvoření první webové kolekce. Vrátíme se do sekce Application Management a zvolíme Create Site Collection v sekci Site Collections. Na následující stránce napíšeme název a vybereme šablonu Team Site. Zvolíme administrátory webové kolekce a potvrdíme nastavení.
Obrázek 69: Konfigurace farmy – vytvoření první kolekce webů (Zdroj: Screenshot: Autor)
Tímto jsme vytvořily první kolekci webů, kterou můţeme pouţít pro další testování.
94
Obrázek 70: Konfigurace farmy – první webová kolekce (Zdroj: Screenshot: Autor)
4.5.5.5.4 Integrace Reporting Services Aby byl zcela dodrţen scénář, který byl pro tuto instalaci naplánován, je ještě potřeba nastavit integraci SharePointu s Reporting Services. To provedeme následujícím způsobem. V Centrální Administraci vybereme v levém panelu General Application Settings. V sekci Reporting Services klikneme na Reporting Services Integration. Do pole Report Server Web Services URL vyplníme URL adresu, kterou jsme nastavovali při konfiguraci Reporting Services
(http://SPAPP01.storm.local/ReportServer)
na
aplikačním
serveru.
V části
Authentication Mode zvolíme Trusted Account, čímţ zajistíme přístup k datovým zdrojům reportů prostřednictvím servisního účtu Reporting Services (storm\svcSP_SSRS). Pokud bychom chtěli pouţít Windows Authentication tedy delegování identity přihlášeného uţivatele, bylo by nutné nakonfigurovat SharePoint Server tak, aby byl pouţit poskytovatel autentifikace Kerberos. Detaily tohoto nastavení popisuje dokument KerberosGuide [Wisnowski 2010]. Pro dokončení konfigurace ještě vyplníme přihlašovací údaje do sekce Credentials. Pouţijeme servisní účet storm\svcSP_Admin a potvrdíme nastavení.
95
Obrázek 71: Konfigurace farmy – nastavení integrace s Reporting Services (Zdroj: Screenshot: Autor)
V následujícím okně by mělo dojít k úspěšnému potvrzení přiřazení potřebných práv servisnímu účtu Reporting Services a aktivaci této integrace na existujících webových kolekcích a webech.
Obrázek 72: Konfigurace farmy – výsledek integrace Reporting Services (Zdroj: Screenshot: Autor)
96
4.6 Provoz Ve fázi provozu je důleţité se snaţit o co největší rozšíření pouţívání technologie koncovými uţivateli. Tím bude zajištěno naplnění cílů, se kterými se zavedení technologie provádělo a zároveň také zpětná vazba uţivatelů, kteří jsou hlavními subjekty při práci s jednotlivými funkcemi SharePointu. Protoţe je SharePoint z velké části samoobsluţný webový portál, je v této fázi také důleţité zvolit odpovídající role uţivatelů. V menší společnosti bude pravděpodobně jeden administrátor, který zastává i další role např. správce webových kolekcí a webů. Pokud je však ve firmě jiţ více zaměstnanců, je namístě definovat a oddělit jednotlivé role. Oddělením rolí dosáhneme také oddělení odpovědností. Výsledkem můţe být například jeden zaměstnanec odpovědný za vytváření a správu webových kolekcí, další zaměstnanci např. projektoví manaţeři odpovědní za tvorbu a správu projektových webů a zbylí zaměstnanci mohou být jiţ jen členy jednotlivých webů, na které je jejich nadřízení přiřadí. SharePoint Server 2010 nabízí jiţ předdefinované role ale také moţnost tvorby rolí vlastních.
4.7 Vyhodnocení Vyhodnocení je poslední fází procesu. Jde v podstatě o neustálý sběr a vyhodnocování informací aktuálního provozu a vyuţívání sluţeb SharePoint Serveru 2010. Jako podklady pro vyhodnocení lze pouţít několik zdrojů. Můţe jít o analytické výstupy samotného SharePointu v podobě reportů o přístupu k webovým stránkám, vyuţití celofiremních dokumentů nebo statistiky vyhledávání. To je spíše technická stránka vyhodnocení. Důleţitý je ale i sociální aspekt věci, tedy jak je technologie vnímána mezi jednotlivými uţivateli, zda jsou spokojeni, co jim chybí a co naopak nevyuţívají. V některých případech můţe mít podoba zpětné vazby formu například poţadavků oddělení o rozšíření určité funkcionality, coţ je samo o sobě dobrým znamením. Pokud je SharePoint Server 2010 hodně vyuţíván, mohou vzrůst poţadavky na zavedení další funkcionality. Tím se dostáváme opět na začátek celého procesu, kdy je třeba identifikovat nové potřeby.
4.8 Závěr kapitoly Kapitola popisuje zavedení SharePoint Serveru 2010 do společnosti jako opakující se proces, který nekončí pouhou instalací a provozem, ale bere v potaz také nové potřeby, které v podniku neustále vznikají. Tento proces je spíše dlouhodobý. Pokud se firma rozhodne
97
zavést SharePoint Server 2010, můţe se tak sice stát v relativně krátké době. Na základě provozu a pouţívání však bude postupně docházet ke vzniku nových potřeb, které mohou vyústit v tlak na zavedení technologie nové či vylepšení stávající. Součástí kapitoly je také detailní ukázka praktické instalace ve tří vrstvé architektuře.
5
Návrh struktury projektového webu
Jedním z cílů této práce je navrhnout strukturu projektového webu. Tento web by měl obsahovat veškeré projektové informace, které je nutné z pohledu práce na projektu sdílet mezi jednotlivými členy projektového týmu. Jde zejména o:
Obecné informace o projektu jako název, popis, cíle projektu
Seznam členů projektu a jejich rolí
Harmonogram s hlavními milníky projektu
Podrobný task list
Projektový kalendář
Sdílené dokumenty
Projektové schůzky a jejich výsledky
Další informace (informace osobního charakteru, komunikace mezi jednotlivými členy týmu, emailová komunikace atd.)
Ve třetí kapitole, která popisuje funkcionalitu, jsme se dozvěděli, ţe SharePoint Server 2010 všechny tyto funkční poţadavky na obsah splňuje a ţe tedy lze tyto poloţky do projektového webu zahrnout. Dalším důleţitým poţadavkem je snadná dostupnost a přehledná struktura. Uţivatel by měl být schopen web rychle najít a dobře a snadno se zde zorientovat. Většinu této problematiky jiţ za nás vyřešili designeři SharePointu. Jakmile se například staneme členy určitého webu, jsme o této události automaticky informováni emailem a navíc se informace (ve verzi Standard a Enterprise) projeví na stránkách osobního webu. Stačí tedy pouţít osobní web jako určitý rozcestník, pomocí kterého nás SharePoint jiţ automaticky nasměruje. Co se týče struktury, pouţívá SharePoint systém popsaný v kapitole 3.1 Sites. Na tvůrci projektového webu zůstává design jednotlivých webových stránek a případná úprava navigace. Následující obrázek vyobrazuje návrh struktury projektového webu.
98
Celofiremní úroveň
Zákaznická úroveň
Projektová úroveň Projekt 1
Zákazník 1 Projekt 2
Projektový web (rozcestník) Zákazník 2
Projekt 1
Obrázek 73: Znázornění hierarchické struktury projektového weby (Zdroj: Model aplikace Visio: Autor)
Projektový web na celofiremní úrovni slouţí jako jakýsi rozcestník. Obsahuje odkazy na weby s projekty jednotlivých zákazníků a případně novinky, které se za poslední dobu odehrály na dílčích projektových webech. Web na zákaznické úrovni sdruţuje projektové weby a slouţí k základní identifikaci zákazníka. V případě potřeby by mohl být tento prostor zpřístupněn v omezené míře i vyčleněným pracovníkům zákazníka. Projektové weby, které jsou na nejniţší úrovni, obsahují veškeré informace vztahující se k danému projektu. Po vytvoření webové kolekce pomocí šablony týmového webu v Centrální Administraci (1. úroveň), uţ není tvorba ostatních úrovní nijak sloţitá. V rámci kaţdé vytváříme tolik webů, kolik jich pro účely firmy potřebujeme. Zajímavá je spíše úprava webu třetí úrovně, tedy pro účely konkrétního projektu. Tuto úpravu znázorňuje obrázek 74. Na úvodní stránce je základní popis projektu, loga zúčastněných firem, dále pak sdílené dokumenty, základní projektový harmonogram v podobě Ganttova diagramu, kalendář, seznam úkolů a týmová diskuze. Všechny tyto prvky kromě statických textů a obrázků v podstatě zprostředkovávají pohled na skutečné seznamy kalendáře, úkolů, dokumentů či týmové diskuze, které jsou umístěny ve strukturách tohoto webu.
99
Obrázek 74: Ukázka projektového webu (Zdroj: Screenshot: Autor)
Ve chvíli, kdy jsou dokončeny všechny fáze implementace SharePoint Serveru 2010 do společnosti včetně konfigurace pro běţný provoz a kdy je jasné, které prvky z balíku funkcionalit chceme vyuţít, není jiţ sloţité vytvářet funkčně zaměřené weby. Tato kapitola shrnuje základní kroky, které je nutné provést při tvorbě projektového webu včetně návrhu jeho struktury a praktické ukázky.
100
6
Závěr
Práce se zaměřuje na aspekty implementace Microsoft SharePoint Serveru 2010 do malé společnosti. V úvodu nastiňuji spíše obecnější důvody, které mohou vést k potřebě zavedení SharePoint Serveru do společnosti, a zmiňuji také základní licenční podmínky. Následuje popis rozsáhlé funkcionality rozdělený do šesti funkčních celků. Tato kapitola je v některých částech obohacena praktickými ukázkami, jejichţ cílem bylo detailněji proniknout do moţností technologie a zároveň zlepšení schopnosti prezentace této funkcionality čtenáři. Kapitola zabývající se funkcionalitou by měla zároveň odpovědět na otázky související s poţadavky, které firmy od tohoto produktu očekávají. Druhá polovina se věnuje praktické stránce zavedení SharePoint Serveru 2010 do společnosti. Tato činnost je charakterizována jako opakující se proces, jehoţ dílčí části jsou v textu podrobněji rozebrány. Zmiňuji zde také důvody, které vedly k rozhodnutí o zavedení technologie v prostředí konkrétní firmy. Asi největší část je věnována demonstraci reálné instalace SharePoint Serveru do prostředí třívrstvé architektury. Celý průběh je doprovázen ilustrativními screenshoty s detailním popisem a můţe tak poslouţit jako praktický návod při vlastní implementaci, coţ bylo jedním z hlavních cílů práce. V závěru navrhuji způsob správy projektových informací v podobě struktury projektového webu. Představením funkcionality SharePoint Serveru 2010 a také uvedením konkrétních praktických ukázek jsem demonstroval moţnosti vyuţití technologie v reálné praxi. Popisem procesu zavedení SharePoint Serveru 2010 do společnosti a ukázkou reálné instalace v testovacím prostředí jsem připravil metodický návod pro vlastní implementaci. To byly základní cíle, které povaţuji za splněné. V celé práci jsem čerpal převáţně ze zdrojů psaných v angličtině, ať uţ se jednalo o zdroje kniţní či internetové. Velkou část funkcí SharePointu jsem otestoval a předvedl v reálném prostředí včetně samotné instalace. Vlastní přínos spatřuji zejména v souhrnném zpracování a praktickém ověření zjištěných informací. Tato práce by měla být přínosem také při plánované implementaci SharePoint Serveru 2010 do společnost Clever Decision, spol. s r.o.
101
7
Zdroje
7.1 Knižní zdroje [Gála 2006] Gála, Libor; Pour, Jan; TOMAN, Prokop. Podniková informatika. Praha : Grada Publishing, a.s., 2006. 482 s. ISBN 80-247-1278-4. [Husman 2010] Husman, Göran; Stahl, Christian. Beginning SharePoint 2010 Administration. Indianapolis : Wiley Publishing, Inc, 2010. 650 s. ISBN 978-0-470-59712-5. [Pyles 2011] Pyles, James. MCTS Microsoft SharePoint 2010 Configuration Study Guide. Indianapolis : Wiley Publishing, Inc, 2011. 585 s. ISBN 978-0-470-62701-3.
7.2 Internetové zdroje [Ihned 1] Česká tisková kancelář. Nový Office jde do prodeje od května, v Česku od září [online]. 19.4.2010 [cit. 2011-01-19]. Ihned.cz. Dostupné z WWW:
. [Microsoft 1] Microsoft Corporation. Porovnání edicí služby SharePoint [online]. 2011 [cit. 2011-01-22]. Microsoft SharePoint 2010. Dostupné z WWW: . [Microsoft 2] Microsoft Corporation. Licensing Options for Small and Midsize Organizations [online]. 2011 [cit. 2011-01-25]. Microsoft Volume Licensing. Dostupné z WWW: . [Microsoft 3] Microsoft Corporation. Microsoft License Advisor [online]. 2011 [cit. 2011-01-25]. Volume Licensing. Dostupné z WWW: .
102
[Microsoft 4] Microsoft Corporation. Multilicenční programy [online]. 2011 [cit. 2011-01-25]. Volume Licensing. Dostupné z WWW: . [Microsoft 5] Microsoft Corporation. Přehled produktu [online]. 2011 [cit. 2011-01-28]. Microsoft SharePoint 2010. Dostupné z WWW: . [Microsoft 6] Microsoft Corporation. A preview of the SharePoint Server 2010 site templates [online]. 2011 [cit. 2011-05-20]. Microsoft Office. Dostupné z WWW: . [Microsoft 7] Microsoft Corporation. Microsoft : People working together drive business results [online]. 2009 [cit. 2011-06-06]. Microsoft SharePoint 2010. Dostupné z WWW: . [Microsoft 8] Microsoft Corporation. SharePoint Composites : Do-It-Yourself SharePoint Solutions [online]. 2010 [cit. 2011-06-10]. Microsoft SharePoint 2010. Dostupné z WWW: . [Microsoft 9] Microsoft Corporation. SharePoint 2010 Content: Nástroj ECM pro všechny [online]. 2011 [cit. 2011-06-11]. Microsoft SharePoint 2010. Dostupné z WWW: . [Microsoft 10] Microsoft Corporation. Business Connectivity Services in SharePoint Server 2010 [online]. 2011 [cit. 2011-06-18].TechNet. Dostupné z WWW: .
103
[Microsoft 11] Microsoft Corporation. Compare SharePoint Editions : Search [online]. 2011 [cit. 2011-0620]. Microsoft SharePoint 2010. Dostupné z WWW: . [Microsoft 12] Microsoft Corporation. What's New in Microsoft SharePoint Server 2010 [online]. 2011 [cit. 2011-06-20]. TechNet. Dostupné z WWW: . [Microsoft 13] Microsoft Corporation. What's New in Microsoft SharePoint Server 2010 [online]. 2011 [cit. 2011-06-20]. MSDN. Dostupné z WWW: < http://msdn.microsoft.com/enus/library/ee557323.aspx>. [Microsoft 14] Microsoft Corporation. Hardware and software requirements (SharePoint Server 2010) [online]. 2011 [cit. 2011-06-18]. TechNet. Dostupné z WWW: . [Novinky 1] FIŠER, Miloslav. Novinky.cz [online]. 13.5.2010 [cit. 2011-01-19]. Microsoft začal prodávat Office 2010, čeští uţivatelé si počkají aţ do září. Dostupné z WWW: . [Wikipedia 1] Hyper-V [online]. 2007 [cit. 2011-05-22]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . [Wikipedia 2] Sarbanes–Oxley Act [online]. 2002 [cit. 2011-05-22]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . [Wikipedia 3] Uniform Resource Locator [online]. 2004 [cit. 2011-04-25]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . 104
[Wikipedia 4] Active Directory [online]. 2005 [cit. 2011-06-08]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . [Wikipedia 5] Log [online]. 2005 [cit. 2011-06-27]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . [Wikipedia 6] Web Portal Atom (standard) [online]. 2005 [cit. 2011-06-27]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . [Wikipedia 7] HTML [online]. 2005 [cit. 2011-06-27]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . [Wikipedia 8] SSL [online]. 2005 [cit. 2011-06-27]. Wikipedia. Dostupné z WWW: . [Wisnowski 2010] Wisnowski, Tom. Configuring Kerberos Authentication for Microsoft SharePoint 2010 Products [online]. United States of America : Microsoft Corporation, 2010, 25.10.2010 [cit. 2011-06-20]. Dostupné z WWW: .
105
8
Terminologický slovník
Termín
Zkratka Význam [zdroj]
Active Directory
AD
Active Directory je implementace adresářových služeb LDAP firmou Microsoft pro použití v prostředí systému Microsoft Windows. [Wikipedia 4]
Atom Syndication Format
ATOM
Webový standard pro publikování syndikovaného obsahu. Jde o nástupce formátu RSS. [Wikipedia 6]
Best Practice
Výraz používaný pro označení nejvhodnějšího způsobu řešení, který je doporučován výrobcem. [Autor]
Business Intelligence
BI
Sada procesů, aplikací a technologií, jejichž cílem je účinně a účelně podporovat řídící aktivity ve firmě. Podporují analytické a plánovací činnosti organizací a jsou postaveny na principech multidimenzionálních pohledů na podniková data. *GÁLA, 2005, str. 13+
Customer Relationship Management
CRM
Komplex aplikačního základního software, technických prostředků, podnikových procesů a personálních zdrojů, určených pro řízení a průběžné zajišťování vztahů se zákazníky firmy, a to v oblastech podpory obchodních činností, zejména prodeje, marketingu a zákaznických potřeb *Gála 2006, s. 165+
Dashboard
Grafický prezentační prvek, zpravidla umístěný na webu, který je složen z několika dílčích částí. [Autor]
Data Analysis Expressions
DAX
Syntaktický jazyk vyvinutý společností Microsoft, který je určen pro práci s daty. Jeho hlavní doménou jsou datové agregace a kalkulace. [Autor]
Document Management System
DMS
Nástroj, který slouží k zajištění správy, sdílení a zpracování dokumentů. [Gála 2006, s. 180]
Enterprise Content Management
ECM
Technologie, která poskytuje prostředky pro vytváření/sběr, správu/zabezpečení, ukládání/uchovávání/likvidaci, publikování/distribuci, prohledávání, personalizaci a prezentaci/prohlížení/tisk veškerého digitálního obsahu [Gála 2006, s. 175]
Enterprise Resource Planning
ERP
Extranet
Typ aplikačního software, který umožňuje řízení a koordinaci všech disponibilních podnikových zdrojů a aktivit. Mezi hlavní vlastnosti ERP patří schopnost automatizovat a integrovat klíčové podnikové procesy, funkce a data v rámci celé firmy. *Gála 2006, s. 64] Specifický případ aplikace mechanismů, přístupů a protokolů uplatňovaných v internetu (a intranetu) na množinu spolupracujících ekonomických subjektů. Za typické uživatele jsou považováni partneři ekonomického subjektu. Přístup ke zdrojům extranetu je řízen a kontrolován. Zdroje extranetu jsou využívány k zefektivnění procesů, které mezi ekonomickým subjektem a partnery probíhají. [Gála 2006, s. 315]
Help-desk Hyper Text Markup Language Hyper-V
Aplikační software, který nabízí služby podpory uživatelů informačního systému ale i technické infrastruktury[Autor] HTML
Je jedním z jazyků pro vytváření stránek v systému World Wide Web, který umožňuje publikaci dokumentů na Internetu. [Wikipedia 7] Microsoft Hyper-V také známo jako Windows Server Virtualization je
106
Termín
Zkratka Význam [zdroj] virtualizační systém pro 32 a 64 bitové systémy. *Wikipedia 1+ Tento systém umožňuje provozovat na jednom fyzickém serveru několik serverů virtuálních, které se v rámci síťové infrastruktury tváří jako servery fyzické [Autor]
Internet Information Services
IIS
Intranet
Key Performance Indicator
Jde o aplikaci a rozšiřující funkční moduly webového serveru fungujícího na platformě Microsoft Windows. Základní funkcí této aplikace je hostovat webové stránky. [Autor] Specifický případ aplikace mechanizmů, přístupů a protokolů uplatňovaných v internetu na privátní prostředí ekonomického subjektu, tj. počítačové sítě ohraničené vlastnictvím ekonomického subjektu. Za oprávněné uživatele intranetu jsou považováni pracovníci ekonomického subjektu. Důraz v aplikacích je kladen na zajištění přístupu k informacím, podporu rozhodování, podporu spolupráce, řízení znalostí atd. [Gála 2006, s. 315]
KPI
V českém překladu klíčový ukazatel výkonnosti. Tyto ukazatele jsou používány pro ohodnocení úspěšnosti měřené aktivity. Základním požadavkem je určení cílové hodnoty, které má být dosaženo a to je základ pro vyhodnocení hodnoty měřené. [Autor]
Log
Log nebo také žurnál je název pro záznam nebo soubor záznamů. [Wikipedia 5]
Metadata
Metadata jsou data o datech. Jsou důležitou součástí procesu ukládání a opětovného vyhledávání informací. Jejich cílem je zařadit ukládaná data dle jasných a snadno dohledatelných kategorií. [Autor]
NT-Lan Manager
NTLM
Office Web Apps
Sada bezpečnostních protokolů společnosti Microsoft, které poskytují autentifikaci uživatelům. [Autor] Sada aplikací společnosti Microsoft, která umožňuje editovat dokumenty balíku Microsoft Office v internetovém prohlížeči. [Autor]
On-Line Analytical Processing
OLAP
Informační technologie založená především na koncepci multidimenzionálních databází. Jejím hlavním principem je několikadimenzionální tabulka umožňující rychle a pružně měnit jednotlivé dimenze a měnit tak pohledy uživatele na modelovanou ekonomickou realitu. [Gála 2006, s. 93]
Sarbanes–Oxley Act
SOX
Zákon federální vlády Spojených států z roku 2002, který zavedl nové standardy na ochranu investorů. [Wikipedia 2]
Scorecard Secure Socket Layer
Scorecard je souhrn klíčových ukazatelů (KPI) do jednoho celku. [Autor] SSL
Service Pack
Uniform Resource Locator
Šifrovací protokol, který zajišťuje bezpečnou síťovou komunikaci. [Wikipedia 8] Souhrnná aktualizace individuálního softwaru společnosti Microsoft, která zpravidla zahrnuje všechny dosavadní bezpečnostní i funkční aktualizace. [Autor]
URL
Řetězec znaků s definovanou strukturou, který slouží k přesné specifikaci umístění zdrojů informací a způsobu jejích získání [Wikipedia 3]
VertiPaq
Technologie komprese a ukládání relačních dat. Nepoužívá klasický řádkový systém ale sloupcový, který uchovává informace o všech záznamech tabulky v údajích o sloupci a jeho hodnotách.
107
108
