Vragen en antwoorden over aanlevering gegevens voor Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein

Vragen en antwoorden over aanlevering gegevens voor Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein Tijdens werkbijeenkomsten, pilots en presentaties in het land zijn vragen verzameld van gemeenten over de gemeentelijke monitor Sociaal Domein en specifiek over de aanlevering van de gegevens over het eerste kwartaal (Q1) van 2015. Deze vragen hebben wij voor u gebundeld in een overzicht. Met de publicatie van deze vragen en antwoorden hopen we ook u te helpen bij de eerste gegevensaanlevering. De vragen zijn gerangschikt op drie niveaus: 1. Technische vragen: deze behandelen zaken over het aanleverprotocol en (definities van de) indicatoren 2. Procedurele vragen: deze beantwoorden vragen over tijdlijnen, procedures en de rol van de contactpersoon 3. Inhoudelijke vragen: deze vragen gaan in op de inzichten en resultaten die u op waarstaatjegemeente.nl kunt gebruiken De meeste vragen hopen we zo voor u snel en helder te beantwoorden. Mocht u toch nog vragen hebben, dan kunt u deze stellen via de mail. We hanteren hiervoor twee mailadressen.  

Voor inhoudelijke vragen (bijvoorbeeld over het dashboard en wat u kunt doen met de indicatoren) kunt u uw vragen stellen via: [email protected] Voor technische vragen (bijvoorbeeld over de definities van de indicatoren, het aanleverprotocol en de gegevensaanlevering) kunt u uw vraag richten aan: [email protected]

Overzicht veelgestelde vragen Technische vragen .................................................................................................................................... 5 We kunnen op dit moment niet alle data, maar wel een groot deel daarvan aanleveren. Kan ik dan wel gewoon het grootste deel van de data aanleveren? ................................................................................ 5 Wat als mijn gegevens nog niet 1-op-1 aansluiten met de gegevens die worden uitgevraagd? ............. 5 Mijn gegevens over de (Wmo-)startdatum sluiten niet helemaal aan. Mag ik dan toch de gegevens aanleveren die bij ons bekend zijn? .......................................................................................................... 5 In het aanleverprotocol zijn codelijsten opgenomen. Waarom zitten niet alle codes uit de aanleverprotocol in het voorbeeldbestand op ......................................................................................... 6 In onze gemeente hebben we voor sommige producten een prijsafspraak per 4 weken (of per maand). Hoe kunnen we de velden ‘volume’ en ‘eenheid’ vullen? Bij de geleverde eenheid ontbreekt namelijk de optie per 4 weken (of per maand)? ..................................................................................................... 6 Kan ik als gemeente zelf een query ontwikkelen en uitvoeren? .............................................................. 6

1

Moet er ook een query voor Jeugd ontwikkeld worden? Of geldt dit alleen voor de Wmo? .................. 6 Houdt het CBS bij de berekening van cijfers op wijkniveau rekening met het woonplaatsbeginsel?...... 7 Wat te doen met indicaties die al wel zijn afgegeven in de lopende periode, maar eigenlijk pas starten in de periode daarna? ............................................................................................................................... 7 De datum ‘start rechtsgeldigheid ondersteuning’ moet liggen voor 31 maart 2015. Hoe zit dit precies? .................................................................................................................................................................. 7 Mag de datum ‘start rechtsgeldigheid ondersteuning’ voor 2015 liggen? .............................................. 7 De gevraagde informatie betreft zowel Zorg in Natura (ZIN) als Persoonsgebonden Budget (PGB). Voor PGB-cliënten hebben wij niet alle informatie, zoals bijvoorbeeld het type instelling. Als er informatie ontbreekt, mogen die velden dan leeg gelaten worden?......................................................................... 7 Voor de Jeugdvoorzieningen wordt een aparte indeling gevraagd. Deze indeling kan afwijken van de indeling die gemeenten hanteren. Hoe kan ik hiermee het beste omgaan? ........................................... 7 Volgens het aanleverprotocol is het ‘type instelling’ een verplicht gegeven. Bij PGB heb je die vaak niet. Wat vul ik dan in? ............................................................................................................................. 7 Ik heb de ‘oude’ WMO-cliënt nog niet aan de nieuwe productcategorieën gehangen. Wat moet ik doen? ........................................................................................................................................................ 8 Moet ik de informatie over de eigen bijdrage aanleveren? ..................................................................... 8 Mag één BSN op meerdere regels voorkomen? ....................................................................................... 8 Hoe wordt zorggebruik toegerekend? ...................................................................................................... 8 Komt er op iedere regel van ieder bestand een aanmaakdatum en een gemeentecode? ...................... 8 Is het mogelijk om meerdere productcategorieën per BSN op te nemen? .............................................. 8 Moeten alle cellen in het bestand gevuld zijn? ........................................................................................ 9 Levert de gemeente zowel informatie over pgb’s als over zorg in natura aan? ...................................... 9 Levert de gemeente ook informatie over hulpmiddelen aan, ondanks dat deze informatie niet via het berichtenverkeer gaat? ............................................................................................................................. 9 Wanneer gaat Centric queries leveren? ................................................................................................... 9 Ondersteunt de query van Centric ook het systeem GWS4all?................................................................ 9 Procedurele vragen .................................................................................................................................. 9 Mag ik voor meerdere gemeenten aanleveren? ...................................................................................... 9 Wie is verantwoordelijk voor de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen gemeenten en het CBS? ........................................................................................................................................................ 10 Hoeveel gemeenten hebben zich inmiddels aangemeld bij het CBS? .................................................... 10 De functie van coördinator is door iemand anders overgenomen. Hoe kan ik deze wijziging doorgeven? ............................................................................................................................................. 10 Wat als het niet lukt om de gegevens voor 17 april aan te leveren? ..................................................... 10

2

Door fusie van gemeenten (en de daarbij behorende ICT-uitdagingen) kunnen we niet op tijd de goede gegevens uit onze systemen halen. Wat als we de gegevens van het eerste kwartaal gelijk leveren met die van het tweede kwartaal (in juli)? ................................................................................ 10 Hoe lang duurt publicatie van onze gegevens? ...................................................................................... 10 Hoe weten we wanneer onze gegevens op het dashboard in waarstaatjegemeente.nl zijn ................. 11 Wanneer zijn de cijfers over heel 2015 – in verband met de Planning & Control-cyclus – beschikbaar op waarstaatjegemeente.nl? .................................................................................................................. 11 Betrekt KING softwareleveranciers bij de (door)ontwikkeling van de gemeentelijke monitor sociaal domein? .................................................................................................................................................. 11 Wat is de “opt-in” functie? ..................................................................................................................... 11 Wat moet ik regelen om de opt-in uit te voeren? .................................................................................. 11 Is de gegevensaanlevering verplicht? ..................................................................................................... 12 Mijn gemeenteraad zou graag nog gedetailleerder informatie uit waarstaatjegemeente.nl willen halen. Kan dat? ....................................................................................................................................... 12 Kan ik mijn softwareleverancier benaderen voor een query voor alle drie de bestanden? .................. 12 Ik wil alleen met de basisset aan de slag. Kan dat? ................................................................................ 12 Ik ben mijn inlogcode kwijt, wat moet ik doen? ..................................................................................... 12 Hoe upload ik data? ................................................................................................................................ 13 Welke naam geef ik aan mijn bestanden? .............................................................................................. 13 De gevraagde gegevens zijn niet beschikbaar via de Wmo-kantoren. Hoe daarmee om te gaan als gemeente? .............................................................................................................................................. 13 Mijn gegevens voor Jeugd zijn beschikbaar op regionaal niveau. Hoe lever ik deze aan? ..................... 13 Als contactpersoon van een regio heb ik zes inlogcodes toegestuurd gekregen. Hoe ga ik hiermee om? ................................................................................................................................................................ 13 Wanneer komt de handreiking van de plausibiliteitstoets beschikbaar? .............................................. 14 Ik heb nog geen inlogcodes ontvangen, kan ik de inlogcodes krijgen? .................................................. 14 Moeten wij de bestanden over Wmo, Jeugd en Sociale Basisondersteuning in één keer uploaden of kunnen wij de drie bestanden ook in afzonderlijke uploads sturen? ..................................................... 14 Inhoudelijke vragen................................................................................................................................ 14 Is er een planning bekend over de doorontwikkeling van de monitor? ................................................. 14 De gemeentelijke monitor geeft feiten en cijfers. Hoe kun je die cijfers nuanceren? Of interpreteren? ................................................................................................................................................................ 15 Kunnen we (een deel van) onze eigen monitor linken aan de gemeentelijke monitor sociaal domein? ................................................................................................................................................................ 15 Kunnen we ook gegevens op buurtniveau te krijgen?............................................................................ 15 Hoe gaat waarstaatjegemeente.nl om met veranderende wijkindelingen? .......................................... 15 3

Welke wijkindeling wordt meegenomen voor de publicatie in augustus?............................................. 15 Is het ook mogelijk om regionale selecties te maken, bijvoorbeeld voor zorginkoop? ......................... 16 Komen beschermd wonen en opvang terug in de gemeentelijke monitor? .......................................... 16 Hoe wordt de privacy van gegevens gewaarborgd? ............................................................................... 16 Mijn gemeente financiert sommige zaken alleen op geaggregeerd niveau. Ik heb dus niet altijd alle kosten op persoonsniveau beschikbaar. Welke gegevens moet ik op individueel niveau en welke op geaggregeerd niveau aanleveren? .......................................................................................................... 16 Kan bij lumpsum financiering een kwart van de jaarlijkse kosten worden opgegeven voor Q1? .......... 16 Hoe kan ik mijn gegevens vertalen naar inzichten in het sociaal domein? ............................................ 16 Waarom wordt bij Wmo gevraagd naar de gedeclareerde kosten, terwijl bij Jeugd wordt gevraagd naar de beschikte (verwachte) kosten? .................................................................................................. 17

4

Technische vragen We kunnen op dit moment niet alle data, maar wel een groot deel daarvan aanleveren. Kan ik dan wel gewoon het grootste deel van de data aanleveren? Lever zo veel mogelijk gegevens aan. De gemeentelijke monitor is gebaat bij een goede vulling, zodat u gebruik kunt maken van de vergelijkingsfunctie. Mocht u gegevens niet hebben, dan kunt de desbetreffende cellen in het aanleverbestand leeg laten. Dus lever aan wat u wel hebt, en laat de cellen/vakken leeg waar u geen gegevens over hebt. U kunt gebruik maken van de correctielevering (naar aanleiding van de plausibiliteitstoets) om de ontbrekende data in een later stadium alsnog aan te leveren.

Wat als mijn gegevens nog niet 1-op-1 aansluiten met de gegevens die worden uitgevraagd? Wanneer uw gegevens over bijvoorbeeld bestaande cliënten in de ‘oude’ Wmo nog niet zijn omgezet naar de productcategorieën, kunt u deze gegevens niet aanleveren. Maar de gegevens waar u wél over beschikt, kunt u natuurlijk wél aanleveren. Hoe meer goede gegevens, hoe beter. Probeer de gegevens daarom zo veel mogelijk te laten aansluiten op de gevraagde gegevens. Ook hier geldt dat u, indien u eind mei wel over deze gegevens beschikt, ze in de correctielevering alsnog aan kunt leveren. Een voorbeeld om uw gegevens aan te laten sluiten op de gegevens volgens het aanleverprotocol is die van de Wmo-startdatum. Sommige gemeenten hanteren als startdatum de datum waarop de beschikking is afgegeven. Volgens het aanleverprotocol is de startdatum voor Wmomaatwerkarrangementen de datum waarop de zorg daadwerkelijk wordt gestart. Voor ‘oude’ Wmocliënten (die al voor 1-1-2015 een Wmo-maatwerkarrangement ontvingen), is doorgaans alleen de beschikkingsdatum bekend. Geef in dit geval dan ook de beschikkingsdatum (datum waarop die is afgegeven) door. Aan de startdatum en het product is te zien dat het een maatwerkarrangement betreft dat conform de oude Wmo is verstrekt. Hieruit kan het CBS opmaken dat de startdata niet per definitie de daadwerkelijke startdata betreffen.

Mijn gegevens over de (Wmo-)startdatum sluiten niet helemaal aan. Mag ik dan toch de gegevens aanleveren die bij ons bekend zijn? Ja, dat kan. Maar vul zo veel mogelijk in volgens de definitie van het aanleverprotocol: de startdatum is de datum waarop de zorg daadwerkelijk wordt gestart. Voor nieuwe cliënten (dus cliënten van >2015) is deze informatie in principe beschikbaar. Als alternatief voor nieuwe cliënten, geldt het gebruiken van de beoogde startdatum Van oude Wmo-cliënten (cliënten die al <2015 worden ondersteund) geldt dat als de echte startdatum niet bekend is, de datum waarop de beschikking is afgegeven, kan worden ingevuld (zie ook “wat als mijn gegevens nog niet 1-op-1 worden aansluiten met het aanleverprotocol?”).

5

In het aanleverprotocol zijn codelijsten opgenomen. Waarom zitten niet alle codes uit de aanleverprotocol in het voorbeeldbestand op www.visd.nl/beleidsinformatie? In het voorbeeldbestand hebben we slechts 5 regels als voorbeeld gegeven – daarom zie je daar slechts 5 codes terug komen. Het aanleverprotocol is leidend!

In onze gemeente hebben we voor sommige producten een prijsafspraak per 4 weken (of per maand). Hoe kunnen we de velden ‘volume’ en ‘eenheid’ vullen? Bij de geleverde eenheid ontbreekt namelijk de optie per 4 weken (of per maand)? Bij dergelijke prijsafspraken is het uitgangspunt dat het volume minder relevant is. Daarom is het niet relevant om dit gegeven om te rekenen. Er zijn in dit geval twee mogelijkheden: 1 Gebruik de code 81 (“benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk”) in het veld ‘geleverde eenheid’ (dus niet het veld ‘beschikte eenheid’). Het veld ‘volume’ kan dan niet worden ingevuld. Dat geeft het signaal af dat het niet de keuze van de gemeente is om het niet in te vullen, maar dat het product tijdsonafhankelijk wordt geleverd. Het bedrag over de betreffende periode wordt berekend op basis van het betaalde bedrag voor de betreffende regel. Die informatie kan dus meegenomen worden. De intensiteit per week zal niet inzichtelijk gemaakt kunnen worden. 2 Levert de aanbieder aanvullende informatie op in de declaratie of wordt een verantwoording op daadwerkelijk geleverde inzet gevraagd? Als dit het geval is, kan deze informatie gebruikt worden om alsnog inzicht in de intensiteit te geven. De gegevens moeten dan natuurlijk wel aansluiten bij de definities zoals die in het aanleverprotocol staan.

Kan ik als gemeente zelf een query ontwikkelen en uitvoeren? De softwareleveranciers die hebben deelgenomen aan de testgegevensaanlevering en het ontwikkelen van de bijbehorende queries, hebben die queries reeds. Ze stellen deze queries dan ook beschikbaar aan hun klanten. De softwareleveranciers die niet hebben deelgenomen, zijn geïnformeerd over het aanleverprotocol. Wilt u als gemeente een query draaien, dan kunt u het beste uw Wmo softwareleverancier benaderen hoe het met de mogelijkheid van het draaien van een query staat.

Moet er ook een query voor Jeugd ontwikkeld worden? Of geldt dit alleen voor de Wmo? Er wordt door softwareleveranciers geen query ontwikkeld voor de gevraagde informatie over Jeugd. Dat heeft ermee te maken dat deze informatie op geaggregeerd niveau wordt uitgevraagd en daar waar geen informatie beschikbaar is over gedeclareerde kosten, bevoorschotte kosten kunnen worden meegenomen. Softwareleveranciers beschikken niet (altijd) over die informatie. Hoewel het CBS al over veel gegevens van Jeugd beschikt, zullen wij nog wel de kosten van jeugdzorg op geaggregeerd niveau uitvragen bij gemeenten. Het is de bedoeling dat gemeenten deze gegevens zelf uit hun systemen halen.

6

Houdt het CBS bij de berekening van cijfers op wijkniveau rekening met het woonplaatsbeginsel? Als cijfers op wijkniveau worden berekend, gaan we hierbij altijd uit van het woonplaatsbeginsel en niet van de plaats waar de zorg verleend wordt of de instelling is gevestigd.

Wat te doen met indicaties die al wel zijn afgegeven in de lopende periode, maar eigenlijk pas starten in de periode daarna? Alle gegevens met een startdatum die in of voor het eerste kwartaal ligt (voor 1 april 2015 dus) kunnen worden aangeleverd. Ligt de startdatum op of na 1 april 2015? Dan levert u de gegevens pas aan in juli, wanneer de tweede gegevensaanlevering gaat lopen.

De datum ‘start rechtsgeldigheid ondersteuning’ moet liggen voor 31 maart 2015. Hoe zit dit precies? De datum ligt voor óf op 31 maart 2015, aangezien 31 maart nog deel uitmaakt van het eerste kwartaal.

Mag de datum ‘start rechtsgeldigheid ondersteuning’ voor 2015 liggen? Ja, de datum ‘start rechtsgeldigheid ondersteuning’ mag voor 2015 liggen. Ook ‘oude’ cliënten kunnen dus mee in de aanlevering.

De gevraagde informatie betreft zowel Zorg in Natura (ZIN) als Persoonsgebonden Budget (PGB). Voor PGB-cliënten hebben wij niet alle informatie, zoals bijvoorbeeld het type instelling. Als er informatie ontbreekt, mogen die velden dan leeg gelaten worden? Ja, die velden kunnen dan leeg blijven. Voor ZIN en PGB is het type instelling bijvoorbeeld niet altijd bekend.

Voor de Jeugdvoorzieningen wordt een aparte indeling gevraagd. Deze indeling kan afwijken van de indeling die gemeenten hanteren. Hoe kan ik hiermee het beste omgaan? In het aanleverprotocol kunt u zien dat er al een vertaling is gemaakt van de categorieën Beleidsinformatie Jeugd naar de IJW-productcategorieën. Voor de definitie van het type individuele voorziening gebruikt u het informatieprotocol van Beleidsinformatie Jeugd. Daarin vindt u de juiste definities.

Volgens het aanleverprotocol is het ‘type instelling’ een verplicht gegeven. Bij PGB heb je die vaak niet. Wat vul ik dan in? Bij PGB hoeft u dit niet in te vullen. De cellen voor de type instelling voor PGB mag u dus leeg laten. 7

Ik heb de ‘oude’ WMO-cliënt nog niet aan de nieuwe productcategorieën gehangen. Wat moet ik doen? Lever het bestand aan zonder die ‘oude’ cliënten. Probeer dan in de correctielevering de ‘oude’ cliënten wel met de nieuwe productcategorieën aan te leveren.

Moet ik de informatie over de eigen bijdrage aanleveren? Nee, die informatie levert het CAK aan bij het CBS. Deze gegevens worden meegenomen in de gemeentelijke monitor sociaal domein.

Mag één BSN op meerdere regels voorkomen? Wanneer sprake is van meerdere voorzieningen en declaraties per persoon, komt het BSN van een persoon op meerdere regels voor. Het is mogelijk om meerdere regels aan te leveren waarop hetzelfde BSN voorkomt. Indien meerdere declaraties van dezelfde persoon over verschillende regels voorkomen, wordt aan de hand van het BSN, het type maatwerkarrangement en de begindatum van ondersteuning bepaald of de gegevens samengevoegd dienen te worden om de totalen per cliënt te berekenen.

Hoe wordt zorggebruik toegerekend? Zorggebruik wordt toegerekend aan een periode, aan de hand van de daadwerkelijke start- en einddatum en niet aan de hand van bijvoorbeeld een declaratiedatum. Indicatoren worden niet per definitie slechts getoond over de aangeleverde periode. Wanneer bijvoorbeeld informatie over een geheel jaar beschikbaar is, wordt per indicator de meest passende rapportageperiode bepaald.

Komt er op iedere regel van ieder bestand een aanmaakdatum en een gemeentecode? Ja, op iedere regel komen beide gegevens terug. Dit om altijd de meest recente aanlevering en de desbetreffende gemeente te kunnen filteren en de mogelijkheid te bieden om in één bestand voor meerdere gemeenten aan te leveren.

Is het mogelijk om meerdere productcategorieën per BSN op te nemen? Ja, er is geen restrictie op het aantal productcategorieën per persoon. Indien een persoon meerdere typen ondersteuning ontvangt, zullen meerdere regels ontstaan. Net als dat dit gebeurt wanneer meerdere declaraties hebben plaatsgevonden.

8

Moeten alle cellen in het bestand gevuld zijn? Nee, dat is niet verplicht. Het bestand mag aangeleverd worden met witte cellen daar waar informatie ontbreekt. Een aantal gegevens is conform de basisset verplicht: BSN, type maatwerkarrangement, type instelling en daadwerkelijke begin- en einddatum of beschikte begin- en einddatum (indien beschikbaar: daadwerkelijke gegevens, bij ontbreken daarvan vult u de beschikte gegevens in)

Levert de gemeente zowel informatie over pgb’s als over zorg in natura aan? Ja, de gevraagde informatie betreft zowel ZIN als pgb. In het geval van pgb zal informatie ontbreken, zoals bijvoorbeeld de informatie over intensiteit. In het bestand wordt de beschikbare pgb-informatie meegenomen. Daar waar informatie ontbreekt mag de cel leeg gelaten worden.

Levert de gemeente ook informatie over hulpmiddelen aan, ondanks dat deze informatie niet via het berichtenverkeer gaat? Ja, de gevraagde informatie over Wmo betreft zowel de ‘nieuwe’ Wmo-taken (die onderdeel zijn van het berichtenverkeer) als de ‘oude’ Wmo-taken, zoals hulpmiddelen (die geen onderdeel zijn van het berichtenverkeer). Niet het berichtenverkeer, maar de informatie in de back office van de gemeente is leidend. De koppeling van de gevraagde informatie met iWmo is slechts een hulpmiddel om gelijke bestandsdefinities te hanteren.

Wanneer gaat Centric queries leveren? Centric heeft een query ontwikkeld en getest. Deze query moet inmiddels beschikbaar zijn. Neem contact op met Centric voor de laatste stand van zaken.

Ondersteunt de query van Centric ook het systeem GWS4all? Ja, GWS4all is het systeem waarin Centric de Wmo-gegevens verwerkt. Met de query ontwikkeld door Centric kunnen deze gegevens uit het systeem worden gehaald.

Procedurele vragen Mag ik voor meerdere gemeenten aanleveren? Ja, het is toegestaan om voor meerdere gemeenten de gegevensbestanden aan te leveren. Geef voor iedere gemeente de juiste gemeentecode aan op de regels in het aanleverbestand. Wel blijven de drie aanleverbestanden (wmo, sbo, jeugd) los van elkaar – deze dienen niet geïntegreerd te worden.

9

Wie is verantwoordelijk voor de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen gemeenten en het CBS? De gemeente is verantwoordelijk voor de beveiliging tot het moment dat de gegevens bij het CBS binnen zijn. Het aanleveren van gegevens moet altijd via een beveiligde omgeving en dus niet via een openbaar (WIFI) netwerk gebeuren. Vanaf het moment dat de gegevens bij het CBS zijn binnengekomen, is de beveiliging daarvan de verantwoordelijkheid van het CBS. De gegevens die u ontvangt in het kader van de plausibiliteitstoets worden via beveiligde portals voor u klaargezet. De CBS-wet voorziet in geldende wet- en regelgeving op het gebied van data-uitwisseling en privacy.

Hoeveel gemeenten hebben zich inmiddels aangemeld bij het CBS? Begin april hebben zo’n 200 gemeenten zich aangemeld.

De functie van coördinator is door iemand anders overgenomen. Hoe kan ik deze wijziging doorgeven? U kunt een email sturen naar [email protected]. Uw wijziging wordt door het CBS verwerkt.

Wat als het niet lukt om de gegevens voor 17 april aan te leveren? Gemeenten die voor 17 april de gegevens aanleveren, kunnen meedoen aan de correctielevering die medio mei plaatsvindt. Let op dat deze levering bedoeld is als correctiemogelijkheid naar aanleiding van de plausibiliteitstoets. Gezien het kortere tijdspad bij een latere aanlevering, is het dan niet meer mogelijk om nóg een correctielevering te doen. Gegevens die na 5 juni worden aangeleverd kunnen niet meer worden meegenomen in de publicatie van augustus 2015.

Door fusie van gemeenten (en de daarbij behorende ICT-uitdagingen) kunnen we niet op tijd de goede gegevens uit onze systemen halen. Wat als we de gegevens van het eerste kwartaal gelijk leveren met die van het tweede kwartaal (in juli)? De aanlevering van het eerste kwartaal is dan te laat voor de publicatie in augustus, die de gegevens over het eerste kwartaal van 2015 laat zien. Natuurlijk kunnen deze gegevens wel worden verwerkt in de publicatie over de eerste helft van 2015 (uiterlijk november 2015). U kunt ook een deel van de gevraagde gegevens die al wel bij u beschikbaar zijn, aanleveren in april. Het is dus niet nodig de hele gegevensaanlevering uit te stellen!

Hoe lang duurt publicatie van onze gegevens? Uiterlijk binnen 5 maanden na aanlevering van gegevens worden de inzichten gepubliceerd op waarstaatjegemeente.nl. Uiteraard publiceren we al eerder als dat mogelijk is! Die mogelijkheden onderzoeken we met het CBS en zijn afhankelijk van de kwaliteit van de aangeleverde data.

10

Hoe weten we wanneer onze gegevens op het dashboard in waarstaatjegemeente.nl zijn gepubliceerd? Uw gemeentelijke coördinator krijgt een bericht als de gegevens van uw gemeente op waarstaatjegemeente.nl staan. Uiteraard kunt u af en toe kijken op waarstaatjegemeente.nl, bijvoorbeeld naar de dashboards en gegevens van de andere gemeenten, nieuwsberichten, enzovoort.

Wanneer zijn de cijfers over heel 2015 – in verband met de Planning & Control-cyclus – beschikbaar op waarstaatjegemeente.nl? Uiterlijk 5 maanden na de aanlevering van gegevens, worden deze gepubliceerd op waarstaatjegemeente.nl. Dat betekent dat de gegevens die in januari over heel 2015 worden aangeleverd, uiterlijk in mei 2016 beschikbaar komen. Dat betekent dat u deze informatie niet kunt gebruiken voor uw P&C-cyclus – u kunt natuurlijk wel de eerder gepubliceerde halfjaarcijfers gebruiken ten behoeve van trends en ontwikkelingen.

Betrekt KING softwareleveranciers bij de (door)ontwikkeling van de gemeentelijke monitor sociaal domein? KING werkt intensief samen met de meeste (grotere) softwareleveranciers, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen en toetsen van het aanleverprotocol. Zo hebben we bij pilots en tests met verschillende gemeenten ook softwareleveranciers betrokken. Op de website www.depilotstarter.vng.nl zijn de resultaten tips en tricks van gemeenten gepubliceerd. Uiteraard zijn de relevante bevindingen verwerkt in het aanleverprotocol.

Wat is de “opt-in” functie? De gegevens die u aanlevert sluiten qua definities aan bij de standaarden iWmo. De mate waarin dit in systemen is geïntegreerd, is nog niet optimaal. Daarom is het van belang dat alleen data die de plausibiliteitstoets doorstaan, worden gepubliceerd. We vragen u daarom altijd akkoord te geven voordat de aangeleverde data werkelijk worden gepubliceerd; de zogenaamde ‘opt-in’. Voordat u de ‘opt-in’ functie gebruikt ontvangt u van het CBS alle informatie voor het uitvoeren van deze plausibilteitstoets. Als u de data van onvoldoende kwaliteit vindt, kunt u een correctielevering doen.

Wat moet ik regelen om de opt-in uit te voeren? Als coördinator verzorgt u de plausibiliteitstoets in uw gemeente. Stem dan ook in uw gemeente af hoe u hier mee om wil gaan. Als u de opt-in onderdeel wilt maken van een besluitvormingsproces, dan is het belangrijk te weten tijdens welke vergadering en wanneer hierover een besluit kan worden genomen. Zorg dan ook dat de opt-in op de agenda van die vergadering komt.

11

Is de gegevensaanlevering verplicht? In juni 2014 hebben alle gemeenten zich gecommitteerd aan deelname aan de gemeentelijke monitor. Meer gegevens van zo veel mogelijk gemeenten maakt dit instrument waardevoller. U kunt dan immers de vergelijkingsmogelijkheden volop benutten Bijkomend voordeel is dat ministeries deze cijfers kunnen hergebruiken en dus niet (opnieuw) bij gemeenten hoeven aan te kloppen voor informatie. Hoewel de gegevensaanlevering geen wettelijke verplichting is, is het wel een onderlinge afspraak tussen en van gemeenten.

Mijn gemeenteraad zou graag nog gedetailleerder informatie uit waarstaatjegemeente.nl willen halen. Kan dat? De informatie op waarstaatjegemeente.nl betreft beleidsinformatie. Deze informatie is geaggregeerd en niet herleidbaar naar individuen. Hoe gedetailleerder de gevraagde informatie (denk aan informatie over cliënten naar leeftijd, geslacht, op wijkniveau etc.), hoe groter het risico op onthulling (herleidbaarheid van gegevens naar een individu). In verband met de privacy wil en kan het CBS in de soms niet zo gedetailleerd zijn als een gemeente(raad) zou willen. In de publicatie van indicatoren op waarstaatjegemeente.nl wordt hier altijd rekening mee gehouden. U kunt altijd een individueel maatwerkverzoek bij het CBS indienen om alsnog gedetailleerder informatie te krijgen.

Kan ik mijn softwareleverancier benaderen voor een query voor alle drie de bestanden? De verwachting is dat uw softwareleverancier met name van hulp kan zijn met betrekking tot het bestand specialistische ondersteuning Wmo. Dit omdat deze gegevens over het algemeen uit hetzelfde pakket komen en leveranciers geen informatie over de geaggregeerde kosten voor Jeugd en de sociale basisondersteuning in de pakketten ondersteunen.

Ik wil alleen met de basisset aan de slag. Kan dat? Ja dat kan. U kunt bij de opt-in er voor kiezen alleen de basisset te publiceren. Ook kunt u vooraf een selectie maken. Dit levert u echter wel meer werk op. Dit omdat om de gehele gegevensset aan te leveren, slechts één query en dus minder werk vereist is – splitsen vraagt meer werk van u als gemeente. Daarom krijgt u de mogelijkheid om bij de plausibiliteitscontrole (opt-in) de gehele set of een deel van de set, bijvoorbeeld de basisset, goed te keuren.

Ik ben mijn inlogcode kwijt, wat moet ik doen? Stuur een verzoek naar [email protected] voor de inlogcode. Het CBS stuurt vervolgens per e-mail (upload) of per post (download) opnieuw de inlogcode naar het adres van de coördinator van uw gemeente.

12

Hoe upload ik data? Via het uploadportaal van het CBS. Eind maart ontvangt de coördinator van uw gemeente een e-mail met daarin de benodigde inloggegevens en een instructie voor het aanleveren.

Welke naam geef ik aan mijn bestanden? De gegevensset bestaat uit drie aparte bestanden voor de verschillende onderdelen:  Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)  Gegevensset sociale basisondersteuning  Gegevensset Jeugdwet De drie bestanden worden opgeslagen als .csv. Het te hanteren scheidingsteken is een ; (puntkomma). De naam van de bestanden begint met een vaste tekst, met daarna de code van de uitvraag (deze code wordt vermeld in de email van het CBS aan de coördinator bij het verstrekken van de inloggegevens voor het uploadportaal). Eventueel kunt u na deze code gescheiden door een underscore zelf nog tekst toevoegen: - Bestandsnaam 1: WMO_[code uitvraag].CSV - Bestandsnaam 2: SBO_[code uitvraag].CSV - Bestandsnaam 3: JEUGD_[code uitvraag].CSV Bijvoorbeeld: “WMO_Q12015_gestuurd door Henk.CS

De gevraagde gegevens zijn niet beschikbaar via de Wmo-kantoren. Hoe daarmee om te gaan als gemeente? Als (een deel van) de gevraagde Wmo-gegevens nog niet beschikbaar zijn, lever dan de gegevens aan waarover uw gemeente wel beschikt (bijvoorbeeld de overige Wmo-gegevens of de gegevens voor Jeugd en de Sociale Basisondersteuning). Op die manier kan uw gemeente toch deelnemen aan de eerste gegevensaanlevering en ervaring opdoen met dit proces. Het CBS kan dan een technische check en een plausibliteitstoets uitvoeren op de door uw aangeleverde data. Vraag daarnaast na bij uw Wmokantoor wanneer de betreffende Wmo-gegevens wel beschikbaar zullen zijn.

Mijn gegevens voor Jeugd zijn beschikbaar op regionaal niveau. Hoe lever ik deze aan? De gegevens voor Jeugd worden op geaggregeerd niveau, per gemeente uitgevraagd. Als het niet mogelijk blijkt om de gegevens op gemeenteniveau op te halen, dan verzoeken wij u de gegevens op regionaal niveau terug te rekenen naar de verschillende gemeenten.

Als contactpersoon van een regio heb ik zes inlogcodes toegestuurd gekregen. Hoe ga ik hiermee om? Per gemeente ontvangt u één inlogcode. Waarschijnlijk heeft uw regio voor zes gemeenten een inlogcode ontvangen. U kunt één van de inlogcodes gebruiken om voor alle gemeenten binnen Drechtsteden aan te leveren. Het CBS zal de resultaten van zowel de technische check als de plausibiliteitstoets wel per gemeente terugkoppelen. 13

Wanneer komt de handreiking van de plausibiliteitstoets beschikbaar? De handreiking wordt ter beschikking gesteld zodra de resultaten van de plausibiliteitstoets klaar staan (begin mei). Als er behoefte is tot eerdere inzage, geef het dan bij ons aan. Dan kijken wij naar een mogelijkheid om de handreiking eerder beschikbaar te maken.

Ik heb nog geen inlogcodes ontvangen, kan ik de inlogcodes krijgen? Als u geen inlogcodes heeft ontvangen, dan bent u waarschijnlijk niet geregistreerd als coördinator bij het CBS. Ga na wie er namens uw gemeente als coördinator staat geregistreerd bij het CBS, deze krijgt de inlogcodes toegestuurd. Heeft uw gemeenten nog geen coördinator bij het CBS geregistreerd dan kunt u dat doen via het registratieformulier. Als u wel als coördinator bij het CBS bent geregistreerd, maar u heeft nog geen inlogcodes ontvangen, dan kunt u een mail sturen naar [email protected].

Moeten wij de bestanden over Wmo, Jeugd en Sociale Basisondersteuning in één keer uploaden of kunnen wij de drie bestanden ook in afzonderlijke uploads sturen? Het is mogelijk de bestanden in afzonderlijke uploads naar het CBS te sturen. U kunt hiervoor steeds de toegestuurde inlogcodes gebruiken. U kunt echter per upload maar één bestand tegelijkertijd sturen. Als u de bestanden van Wmo, Jeugd en/of Sociale Basisondersteuning tegelijkertijd wilt toesturen, dan kunt u deze bestanden samen in een zipbestand zetten en dit in een upload toesturen.

Inhoudelijke vragen Is er een planning bekend over de doorontwikkeling van de monitor? GGD GHOR Nederland ontwikkelt aan de hand van haar vierjaarlijkse onderzoeken indicatoren voor de zelfredzaamheid, samenredzaamheid, leefstijl, sociale leefomgeving en mentale gezondheid. In 2015 worden deze indicatoren beschikbaar gesteld voor de gemeentelijke monitor sociaal domein. De indicatoren geven informatie op gemeenteniveau. Daarnaast wordt door middel van een pilot (zie depilotstarter.vng.nl) onderzocht of het haalbaar is om resultaatindicatoren sociaal domein te ontwikkelen en deze voor alle gemeenten ter beschikking te stellen. Dit staat op de ontwikkelagenda voor 2016. Mocht dit haalbaar blijken dan onderzoeken we de mogelijkheden resultaatindicatoren op te nemen in de monitor. De gegevensuitvraag over resultaatindicatoren verwachten we op z’n vroegst medio 2016. In 2015 wordt onderzocht of de gegevens uit het cliëntervaringsonderzoek Wmo en de outcomecriteria Jeugd, ook opgenomen kunnen worden in de monitor.

14

De gemeentelijke monitor geeft feiten en cijfers. Hoe kun je die cijfers nuanceren? Of interpreteren? De gemeentelijke monitor laat verschillende lagen van informatie zien. Zo toont het dashboard een selectie van relevante indicatoren. U kunt ook altijd een gedetailleerder rapportage downloaden en zelf informatie samenstellen in de database van gegevens. Het is bij de interpretatie van gegevens van belang om deze te zien als een indicatie van een ontwikkeling en niet een definitief antwoord. In de nieuwe context van het sociaal domein zien we verschillende uitvoeringskeuzes, die van belang zijn bij de interpretatie van de cijfers. Samen met gemeenten ontwikkelen we de rapportages, inclusief toelichting ten behoeve van interpretatie waar dat nodig is. Bovendien vermeldt een ‘disclaimer’ op het dashboard dat alle cijfers altijd in de lokale context moeten worden geplaatst.

Kunnen we (een deel van) onze eigen monitor linken aan de gemeentelijke monitor sociaal domein? Alle informatie uit het dashboard van waarstaatjegemeente.nl kunt u integreren in uw eigen, lokale monitor. Andersom kunt geen informatie uit uw eigen monitor aan de Gemeentelijke Monitor toevoegen.

Kunnen we ook gegevens op buurtniveau te krijgen? Omdat de meeste gemeenten te weinig gegevens kunnen aanleveren over de indicatoren op buurtniveau, wordt niet ‘dieper’ gegaan dan wijkniveau. Dit in verband met de celvulling – hoe kleiner de wijk of buurt, hoe minder cliënten er zullen wonen en hoe groter het risico op onthulling. Als we als alle gezamenlijke gemeenten te weinig cellen kunnen vullen, dan kunnen we daar ook geen vergelijkbare en waardevolle informatie en inzichten meer uithalen.

Hoe gaat waarstaatjegemeente.nl om met veranderende wijkindelingen? Gemeenten bepalen zelf hoe hun wijkindeling eruit ziet. Gemeenten kunnen jaarlijks hun gewenste wijkindeling doorgeven aan het CBS. Om de verandering in uw wijkindeling ook in de gemeentelijke monitor sociaal domein te laten doorrekenen, is het van belang dat het CBS die nieuwe wijkindeling ook kent.

Welke wijkindeling wordt meegenomen voor de publicatie in augustus? De publicatie van augustus toont de gemeentelijke indeling van 2015, maar de wijkindeling van 2014. Dit omdat de nieuwe wijkindeling pas medio 2015 bekend gemaakt wordt. Naar verwachting wordt de wijkindeling 2015 in de volgende publicatie wel al verwerkt.

15

Is het ook mogelijk om regionale selecties te maken, bijvoorbeeld voor zorginkoop? Ja, het is mogelijk om op waarstaatjegemeente.nl eigen selecties te maken.

Komen beschermd wonen en opvang terug in de gemeentelijke monitor? Ja, centrumgemeenten kunnen deze informatie aanleveren. Deze informatie is opgenomen in de gegevensindicatoren als maatwerkarrangement. Als deze informatie ook op BSN-niveau beschikbaar is, kunnen gegevens over beschermd wonen en opvang ook aan een individuele gemeente worden toegekend. Het kan voorkomen dat er op dit onderwerp geen informatie op BSN-niveau beschikbaar is.

Hoe wordt de privacy van gegevens gewaarborgd? De Wet op het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) voorziet in geldende wet- en regelgeving op het gebied van data-uitwisseling en privacy. Voor verwerking door het CBS worden alle persoonsgegevens versleuteld, zodat zij niet meer herleidbaar zijn naar individuen. Zowel bij terugkoppeling naar uw gemeente als bij uiteindelijke publicatie wordt nooit op persoonsniveau gerapporteerd.

Mijn gemeente financiert sommige zaken alleen op geaggregeerd niveau. Ik heb dus niet altijd alle kosten op persoonsniveau beschikbaar. Welke gegevens moet ik op individueel niveau en welke op geaggregeerd niveau aanleveren? Voor Wmo worden de gegevens op individueel niveau uitgevraagd. Voor Jeugd en sociale basisondersteuning kunnen de kosten worden aangeleverd op geaggregeerd niveau.

Kan bij lumpsum financiering een kwart van de jaarlijkse kosten worden opgegeven voor Q1? Ja dat kan, verreken dan de kosten naar het desbetreffende kwartaal.

Hoe kan ik mijn gegevens vertalen naar inzichten in het sociaal domein? In samenwerking met de accountmanagers zullen er regionale werkateliers worden georganiseerd, welke gemeenten ondersteuning moeten bieden bij de duiding van de cijfers die in augustus worden gepubliceerd op wsjg.nl. Meer informatie hierover kunt u binnenkort verwachten op de website visd.nl/beleidsinformatie.

16

Waarom wordt bij Wmo gevraagd naar de gedeclareerde kosten, terwijl bij Jeugd wordt gevraagd naar de beschikte (verwachte) kosten? Dat heeft te maken met de beschikbaarheid van gegevens. Bij Wmo vragen we informatie uit op BSN niveau en daar wordt veelal gefinancierd volgens een ‘P x Q’-systematiek. De informatie die je dan krijgt zijn de definitief betaalde bedragen voor een voorziening die op dat moment is afgelopen. Bij Jeugd is er veelal sprake van een andere manier van inkoop. Jeugd wordt veelal lumpsum gefinancierd. Om die reden wordt er voor Jeugd gekeken naar de beschikte (verwachte) kosten.

17

18