AANLEVERPROTOCOL GEMEENTELIJKE MONITOR SOCIAAL DOMEIN 2015

AANLEVERPROTOCOL GEMEENTELIJKE MONITOR SOCIAAL DOMEIN 2015

Doel van dit document Dit document bevalt de bestandsspecificaties en aanleverrichtlijnen behorend bij de gegevensaanlevering voor de gemeentelijke monitor sociaal domein. Dit protocol heeft alleen betrekking op de gegevens die door gemeenten worden aangeleverd aan het CBS. Het protocol beschrijft gedetailleerd welke definities worden gehanteerd bij aanlevering van de gegevens en hoe de gegevens zijn opgebouwd. Versie 13 maart 2015

1

INHOUDSOPGAVE 1.

Inleiding ............................................................................................................................................ 4 1.1.

Toelichting op het protocol ..................................................................................................... 4

1.2.

Wijzigingen ten opzichte van de versie van 28 november 2014 ............................................ 5

1.3.

Doel en beheer......................................................................................................................... 6

1.4.

Opbouw aanleverprotocol ...................................................................................................... 7

DEEL I: AANLEVERRICHTLIJNEN.................................................................................................................... 8 Niveau uitvraag gegevens ..................................................................................................................... 8 Definities aan te leveren bestanden ..................................................................................................... 8 Restricties t.b.v. het selecteren van de aan te leveren data ................................................................ 8 Leeswijzer.............................................................................................................................................. 9 2.

Wet maatschappelijke ondersteuning – specialistisch ................................................................. 10 2.1.

Samenvatting bestandsspecificaties WMO.CSV ................................................................... 11

2.2.

Aanmaakdatum bestand ....................................................................................................... 12

2.3.

Gemeentecode....................................................................................................................... 12

2.4.

Burgerservicenummer (BSN) ................................................................................................. 12

2.5.

Type maatwerkarrangement (productcategorie) ................................................................. 12

2.6.

Type instelling/aanbieder ..................................................................................................... 13

2.7.

Datum start rechtsgeldigheid ondersteuning (ingangsdatum) ............................................ 13

2.8.

Datum einde rechtsgeldigheid ondersteuning ..................................................................... 14

2.9.

Leveringsvorm (toewijzing) ................................................................................................... 14

2.10.

Datum start daadwerkelijke ondersteuning ......................................................................... 15

2.11.

Einddatum ondersteuning ..................................................................................................... 15

2.12.

Intensiteit van ondersteuning ............................................................................................... 15

2.13.

Definitief betaald bedrag (kosten specialistische ondersteuning Wmo) ............................ 17

2.14.

Reden beëindiging ondersteuning ........................................................................................ 17

3.

Sociale basisondersteuning............................................................................................................ 19

4.

Jeugd ............................................................................................................................................... 20

DEEL II. AANLEVERPROCES ......................................................................................................................... 23 Aanlevertermijnen .............................................................................................................................. 23 2

Aanleverproces: rol coördinator en uploadportaal ............................................................................ 23 Aanleverproces: tijdslijn en stappen................................................................................................... 24 Veelgestelde vragen ................................................................................................................................... 27

3

1. Inleiding 1.1. Toelichting op het protocol Gemeenten staan voor een grote veranderopgave om met minder middelen, kwalitatief goede zorg en ondersteuning te organiseren. Goede informatievoorziening is noodzakelijk voor het slagen van de decentralisaties. Adequate beleidsinformatie past binnen de maatschappelijke trend om naar de resultaten van zorg en ondersteuning te kijken. Voor dit doel is de gemeentelijke monitor sociaal domein ontwikkeld. Wat is de gemeentelijke monitor sociaal domein? De gemeentelijke monitor sociaal domein helpt gemeenten om beleidsinformatie voor het sociaal domein (Jeugd, Wmo en Participatiewet) inzichtelijk te maken. De monitor biedt op termijn inzicht in de effecten van het beleid en in het antwoord op de vraag of de gestelde doelen zijn gehaald. In 2015 biedt de monitor inzicht in indicatoren over gebruik en kosten van voorzieningen in het sociaal domein, aangevuld met een wijkprofiel en early warning items 1. Tegelijk worden de indicatoren met gemeenten en andere stakeholders doorontwikkeld. Veel informatie is bij het CBS reeds beschikbaar. Voor informatie over de Participatiewet en de Jeugdwet wordt gebruik gemaakt van de gegevens die gemeenten, respectievelijk jeugdaanbieders al leveren aan het CBS. Dit aanleverprotocol richt zich alleen op de gegevens over de specialistische ondersteuning Wmo, de kosten per voorziening voor Jeugd en de sociale basisondersteuning. Dit wordt onderstaand nader toegelicht. Koppeling van gegevens aan beschikbare informatie: verrijking vermindert administratieve lasten Gemeenten leveren de benodigde gegevens vermeld in dit protocol aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Het CBS verzamelt de gegevens, maakt waar mogelijk de koppeling met gegevens uit hun eigen database (verrijking), anonimiseert deze en stelt deze geaggregeerd beschikbaar via www.waarstaatjegemeente.nl. Dit betekent dat gemeenten slechts een gedeelte van de gegevens aanleveren, en door middel van aanvulling door het CBS meer en verrijkte informatie ter beschikking krijgen, bijvoorbeeld over early warning items en een gemeente/wijkprofiel. Op de website www.waarstaatjegemeente.nl en op www.cbs.nl worden de resultaten van de monitor openbaar beschikbaar gesteld. De gegevens zullen nooit herleidbaar zijn naar personen en zijn in lijn met relevante regelgeving op het gebied van privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Aansluiting monitor op bestaande infrastructuur gegevensuitwisseling Om de registratielast voor gemeenten en aanbieders zoveel mogelijk te beperken zoekt de monitor aansluiting bij de bestaande infrastructuur rondom informatievoorziening. Om die reden wordt er voor de Participatiewet gebruik gemaakt van de gegevens die reeds worden aangeleverd aan het CBS (SRG en BUS). Voor de Jeugdwet zal hoofdzakelijk gebruik worden gemaakt van de gegevens die door instellingen worden geleverd aan het CBS voor de monitor beleidsinformatie Jeugd 2. Alleen met betrekking tot kosten wordt op totaalniveau (van voorzieningen) een aanvullende uitvraag bij gemeenten gedaan. De gegevens betreffende Wmo-ondersteuning sluiten aan bij de iWmostandaarden 3. De gegevens die direct bij gemeenten worden uitgevraagd betreffen daarom alleen de volgende onderwerpen: Voor een volledig overzicht van de doelstellingen en indicatoren van de monitor, zie www.visd.nl/beleidsinformatie Deze gegevensaanlevering is een wettelijke verplichting 3 Voor meer informatie over de iWmo-standaarden en berichten kunt u terecht op de website www.istandaarden.nl 1

2

4

•

• •

Specialistische ondersteuning in het kader van de Wmo (op BSN-niveau uitgevraagd). Bij het bepalen van de voor de monitor benodigde gegevens is aansluiting gezocht bij de standaarden iWmo. Het gebruik van de iWmo-standaarden vergemakkelijkt het aanleveren van gegevens voor de monitor. Specialistische ondersteuning Jeugd (op voorzieningenniveau en dus niet op persoonsniveau): informatie betreffende de kosten. Sociale basisondersteuning (aansluiting met IV3-informatie en dus niet op persoonsniveau): informatie betreffende de kosten. Deze gegevens worden reeds door gemeenten aan het CBS geleverd. Deze informatie wordt apart aangeleverd, omdat er bij de reguliere aanlevering van IV3 geen besluitmoment bestaat voor publicatie (“opt-in”: zie onder voor een toelichting). Omdat het financiële gegevens betreft wordt het van groot belang geacht gemeenten om akkoord op publicatie te vragen. Daarom is sprake van een aanvullende levering van 2 codes.

Kwaliteit data en publicatie: door middel van “opt-in” kwaliteitscontrole door gemeenten De “opt-in” kwaliteitscontrole betekent dat gemeenten altijd om toestemming wordt gevraagd alvorens de resultaten van de gegevens uitgevraagd middels dit protocol, te publiceren. Waar de term “opt-in” wordt gebruikt in dit protocol, wordt dit akkoord op publicatie bedoeld. Zonder akkoord worden deze gegevens niet gepubliceerd. Indien aangeleverde data van onvoldoende kwaliteit zijn kan besloten worden niet te publiceren. Deze beslissing kan zowel door het CBS als door de gemeente worden genomen. Het CBS zal gemeenten, voorafgaand aan de publicatie, een eerste inzicht geven in de resultaten inclusief een vergelijking met een anonieme gemeente van vergelijkbare grootte. Gemeenten zullen hierbij de mogelijkheid krijgen om een nieuwe aanlevering van gegevens te doen. Daarnaast kunnen gemeenten die zich niet herkennen in het beeld aan het CBS aangeven dat zij niet tot publicatie over willen gaan. Het CBS kan op haar beurt ook besluiten om data niet te publiceren, indien het er niet van overtuigd is dat de data van voldoende kwaliteit zijn. Daarbij wordt de kwaliteit van de dataset in delen beoordeeld; indien het CBS van oordeel is dat een deel van de dataset van onvoldoende kwaliteit is, zal zij in eerste instantie alleen dat deel van de dataset niet publiceren. In deel II wordt het proces van aanlevering tot publicatie verder toegelicht, evenals de “opt-in” keuze voor gemeenten. Ontwikkeling monitor Dit aanleverprotocol heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over 2015 en dus op de aanlevering in april 2015 (Q1), juli 2015 (Q1 & Q2) en januari 2016 (Q1 t/m Q4 2015). De verwachting is dat in 2016 en de daaropvolgende jaren ontwikkelingen zullen plaatsvinden in de opzet van de monitor. Het aanleverprotocol zal aan de hand van deze ontwikkelingen worden aangepast. 1.2. Wijzigingen ten opzichte van de versie van 28 november 2014 Op 28 november is de eerste versie van dit aanleverprotocol gepubliceerd. Daarin is aangegeven dat naar aanleiding van doorontwikkeling van de gegevensaanlevering, wijzigingen kunnen plaatsvinden. Onderstaand vindt u een overzicht van alle gemaakte wijzigingen. •

Restricties aan te leveren data: in de versie van 28 november is opgenomen dat alleen data worden aangeleverd wanneer sprake is van een goedgekeurde declaratie. Omdat variatie in de uitvoeringspraktijk over het tijdstip van goedkeuren van declaraties te verschillend blijkt, wordt ervoor gekozen deze restrictie als volgt aan te passen:

5

Wmo: het aanwezig zijn van een datum vóór 31-03-2015 voor het gegeven ‘datum start rechtsgeldigheid ondersteuning’ (veldnaam ingangsdatum, iWmo-specificaties: 301/1514). o SBO: Geboekte posten IV3 over Q1 2015. o Jeugd: het aanwezig zijn van een startdatum vóór 31-03-2015 (NB: startdatum hoeft niet aangeleverd te worden: alleen de totale kosten per voorziening worden aangeleverd. Gebruik dit gegeven voor het opstellen van het totaal van individuen). Bij het ontbreken van een goedgekeurde declaratie kunnen overige gegevens wel worden meegenomen in de analyse. Omdat gemeenten altijd toestemming geven alvorens tot publicatie over te gaan en de mogelijkheid tot een correctielevering krijgen (opt-in) wordt altijd nog een kwalitatieve toets gedaan op de juistheid van de data. Explicitering van het hergebruik van de gegevensdefinities in iWmo: voor ieder gevraagd gegeven met betrekking tot de specialistische ondersteuning Wmo, wordt het gevraagde veld gedefinieerd in aansluiting met de iWmo-specificaties. Dit om helderheid in definities te creëren. Vergemakkelijking aanlevering gegevens specialistische ondersteuning iWmo: met softwareleveranciers heeft overleg plaatsgevonden over het automatiseren van de gegevensaanlevering door middel van een query. De leveranciers ontwikkelen een query op basis van de definities van gevraagde gegevens conform iWmo-specificaties. Dit vergemakkelijkt de aanlevering aanzienlijk. Neem contact op met uw eigen leverancier voor de stand van zaken. Aanlevering vindt plaats in .CSV-formaat en in drie aparte bestanden. De keuze is gemaakt om met .csv bestanden te werken. Dit om het werken met een query te vergemakkelijken. Zie de voorbeeldbestanden op de website voor de specificaties van de .csv-bestanden. Onderscheid tussen basis- en facultatieve set is onderdeel van de “opt-in” keuze door gemeenten. In de gegevensset wordt onderscheid gemaakt tussen de basisset en de facultatieve set. Omdat door middel van een query gegevens worden aangeleverd, is het minder overzichtelijk (en geeft het hogere administratieve lasten) om met 2 queries (basis en facultatief) te werken. Daarom wordt de keuze tot het gebruik van alleen de basis- of ook de facultatieve gegevensset, onderdeel van de “opt-in” keuze: u levert alle gegevens aan door middel van één query. U ontvangt van het CBS de resultaten van uw aanlevering, inclusief spiegelinformatie om de kwaliteit daarvan te bepalen. U kunt aangeven of u alle gegevens, een gedeelte daarvan (bijvoorbeeld de basisset) of niet wil publiceren (hierover meer in het aanleverproces/deel II van dit protocol). Mocht u er alsnog voor willen kiezen alleen de basisset aan te leveren, dan kan dat ook. U vult dan alleen de desbetreffende kolommen. In hoofdstuk 2 van dit protocol is aangegeven welke gegevens het betreft. Categorieën voorzieningen Jeugd gelinkt aan de IJW-specificaties. De gehanteerde typelijst voor de voorzieningen Jeugd, zijn waar mogelijk gekoppeld aan de IJW-productcategorieën. Deze vertaaltabel is toegevoegd. Verwijdering van het gegeven doel/perspectief. In overleg met gemeenten en leveranciers blijkt dat informatie over het doel/perspectief van de ondersteuning (ook wel perspectief/prognose genoemd) niet wordt geregistreerd door gemeenten. Om geen nieuwe administratieve lasten te veroorzaken is dit gegeven komen te vervallen. Aantallen jeugdhulp is uit de tabel in 1.2. verwijderd. Dit gegeven wordt niet uitgevraagd. Informatie over de eigen bijdrage wordt (conform eerdere verwachting) opgevraagd bij het CAK en valt daarom niet meer onder deze gegevensuitvraag. o

• •

• •

• •

• •

1.3. Doel en beheer Het doel van dit aanleverprotocol is het verstrekken van een eenduidige toelichting op de bestandsspecificaties en het aanleverproces. Het aanleverprotocol heeft alleen betrekking op de gegevens die door gemeenten worden aangeleverd aan het CBS. Het protocol beschrijft gedetailleerd 6

welke definities worden gehanteerd bij aanlevering van de gegevens en hoe de gegevens zijn opgebouwd. Het aanleverprotocol wordt beheerd en ge-update door KING. Dit document betreft de definitieve specificaties voor de eerste gegevensaanlevering over Q1 (april 2015). Dit document kan aangepast worden ten behoeve van verbetering van de kwaliteit van de aanlevering. Ook wordt het document waar nodig aangepast ten gevolge van de inhoudelijke doorontwikkeling van de monitor (vanaf 2016). U vindt de laatste versie van het protocol altijd op de website van KING onder het thema gemeentelijke monitor sociaal domein. 1.4. Opbouw aanleverprotocol Het aanleverprotocol bestaat uit drie delen: • Deel I bevat de aanleverrichtlijnen, de daarbij horende definities en de opbouw van de gegevens. Het deel is opgesplitst in drie afzonderlijke hoofdstukken: o Hoofdstuk 2 heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over de specialistische ondersteuning binnen de Wmo. o Hoofdstuk 3 heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over de sociale basisondersteuning. o Hoofdstuk 4 heeft betrekking op de aanlevering van gegevens over de Jeugdwet. • Deel II bevat een beschrijving van de stappen die gemeenten zetten in het proces voorafgaand aan de data-aanlevering. Ook is een overzicht van de aanlevertermijnen opgenomen. Tevens bevat dit deel de praktische informatie met betrekking tot de gegevensaanlevering aan het CBS.

7

DEEL I: AANLEVERRICHTLIJNEN

Niveau uitvraag gegevens Voor de uitvraag over specialistische ondersteuning binnen de Wmo worden gegevens over cliënten uitgevraagd op persoonsniveau. Voor de identificatie van personen wordt gebruik gemaakt van het Burgerservicenummer (hierna: BSN). Op basis van dit nummer kan stapeling van gebruik van voorzieningen worden geïdentificeerd, kunnen andere persoonsgegevens worden opgehaald en kunnen de gegevens worden gekoppeld aan informatie over de wijk en gemeente waarin diegene is ingeschreven. Gegevens worden nooit op BSN-niveau gepubliceerd en zijn in de publicatie nooit herleidbaar naar individuen. Voor de sociale basisondersteuning en de Jeugdwet worden gegevens niet aangeleverd op persoonsniveau maar op gemeenteniveau.

Definities aan te leveren bestanden De gegevensset bestaat uit drie aparte bestanden voor de verschillende onderdelen: o Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) – niveau BSN o Gegevensset sociale basisondersteuning – niveau gemeente o Gegevensset Jeugdwet – niveau gemeente De drie bestanden worden opgeslagen als .csv. Het te hanteren scheidingsteken is een ; (puntkomma). De naam van de bestanden begint met een vaste tekst, met daarna de code van de uitvraag (deze code wordt vermeld in de email bij de uitvraag, die u van het CBS ontvangt). Eventueel kunt u na deze code gescheiden door een underscore zelf tekst toevoegen: o Bestandsnaam 1: WMO_[code uitvraag]_[vrije tekst].CSV o Bestandsnaam 2: SBO_[code uitvraag]_[vrije tekst].CSV o Bestandsnaam 3: JEUGD_[code uitvraag]_vrije tekst].CSV Bijvoorbeeld: “WMO_Q12015_gestuurd door Henk.CSV” De code uitvraag vult u dus altijd in. Het is niet nodig de gemeentecode of –naam op te nemen in de bestandsnaam, deze is onderdeel van het aanleverbestand zelf. Levert u een bestand aan voor meerdere gemeenten? Dan onderscheidt het CBS de gegevens door middel van de gemeentecode in het bestand. De drie bestanden bevatten kolomkoppen/veldnamen. In iedere bestandslevering worden de aan te leveren bestanden gezipt naar één zip-bestand met de naam MSD.ZIP. Een praktische reden hiervoor is dat per upload slechts één bestand tegelijk geüpload kan worden. Dit is overigens niet verplicht: u kunt ook de verschillende bestanden apart uploaden in meerdere uploadsessies.

Restricties t.b.v. het selecteren van de aan te leveren data •

Wmo: het aanwezig zijn van een datum vóór 31-03-2015 voor het veld ‘datum start rechtsgeldigheid ondersteuning’ (veldnaam ingangsdatum, link met iWmo: 301/1514). Dit geldt voor de levering in april over Q1. Voor de volgende leveringen geldt: o Levering Q1 + Q2 (juli 2015): ingangsdatum vóór 30-06-2015 o Levering Q1 t/m Q4 (januari 2016): ingangsdatum vóór 31-12-2015 8

•

•

SBO: Geboekte posten IV3 over Q1 2015. Dit geldt voor de levering in april over Q1. Voor de volgende leveringen geldt: o Levering Q1 + Q2 (juli 2015): geboekte posten IV3 over Q1 + Q2 2015 o Levering Q1 t/m Q4 (januari 2016): geboekte posten IV3 over Q1t/m Q4 2015 Jeugd: het aanwezig zijn van een ingangsdatum vóór 31-03-2015 (NB: startdatum wordt niet aangeleverd: gebruik deze restrictie om de kosten op basis van individuele gegevens op te tellen en lever het totaal per voorziening op gemeenteniveau aan). Het betreft de datum waarop de zorg daadwerkelijk is gestart (ingangsdatum). Dit geldt voor de levering in april over Q1. Voor de volgende leveringen geldt: o Levering Q1 + Q2 (juli 2015): ingangsdatum vóór 30-06-2015 o Levering Q1 t/m Q4 (januari 2016): ingangsdatum vóór 31-12-2015

Zie voor een nadere toelichting op de restricties en de gehanteerde data, de toelichting in hoofdstuk 2, 3 en 4. Voor alle bestanden geldt dat bij het ontbreken van informatie, een cel leeg gelaten mag worden.

Leeswijzer • •

Opbouw gegeven Onder dit kopje wordt de opzet en opbouw van het gegeven beschreven. Ook is een tabel opgenomen waarin de volgende kolommen zijn opgenomen: o Type data o In deze kolom staat het type data beschreven. In de dataset wordt alleen gebruik gemaakt van numerieke data. Deze vormen van data zijn enkel opgebouwd uit getallen. o Aantal tekens o Deze kolom geeft de standaard voor het aantal tekens waaruit het betreffende gegeven is opgebouwd. Het aantal tekens is altijd gelijk; gegevens worden aangevuld met voorloopnullen. Velden zonder waardes blijven leeg 4. o Opbouw gegevens o Deze kolom geeft de opbouw van het gegeven weer. • N: staat voor een cijfer tussen 0 en 9. • EEJJMMDD: dit is de standaard opbouw voor data. Bijvoorbeeld: 2 januari 2015 wordt weergegeven als 20150102. Voor een aantal gegevens wordt ook UUMM toegevoegd: dit staat voor uren en minuten. o Aansluiting iWmo: bericht en aansluiting iWmo: veld Deze kolom geeft de aansluiting met de specificatie in iWmo weer waar van toepassing. Gebruik deze informatie (in samenhang met het veld) voor de exacte definitie.

In de iWmo-standaarden hebben velden zonder waardes ook nullen. Voor de gegevensaanlevering conform dit aanleverprotocol is het uitvullen van lege cellen met nullen niet nodig.

4

9

2.

Wet maatschappelijke ondersteuning – specialistisch Onder de Wmo specialistische ondersteuning vallen alle vormen van ondersteuning die op grond van de Wmo verstrekt worden waarvoor in die gemeente een toegangsbesluit vereist is. De bestandsdefinitie van WMO.CSV is via het veldnummer en de berichtcode direct gekoppeld aan de iWmo-standaard. Het veldnummer en de berichtcode worden niet als veld opgenomen in het databestand, maar dienen als hulpmiddel voor u als gemeente en uw softwareleverancier om de gewenste bestanden samen te stellen. Voor de duidelijkheid is ook de Wmo-veldnaam opgenomen in de bestandsspecificatie. Let op 1: het is niet zo dat het berichtenverkeer of een aansluiting op het GGK als bron wordt gehanteerd. De bron blijft de gemeente (gegevens geregistreerd in de back office/financieel systeem). Om de definitie van de gevraagde informatie te vergemakkelijken, maken wij expliciet inzichtelijk dat wij dezelfde informatie opvragen als die wordt gebruikt voor het berichtenverkeer iWmo. Let op 2: de gevraagde informatie betreft zowel ZIN als PGB. In het geval van PGB zal informatie ontbreken, zoals het aantal geleverde producten. In het bestand wordt de beschikbare PGB-informatie meegenomen. Daar waar informatie ontbreekt, mag het desbetreffende veld leeg gelaten worden. Let op 3: de gevraagde informatie over Wmo betreft zowel de ‘nieuwe’ Wmo-taken (die onderdeel zijn van het berichtenverkeer) als de ‘oude’ Wmo-taken, zoals hulpmiddelen (die geen onderdeel zijn van het berichtenverkeer). Niet het berichtenverkeer, maar de informatie in de back office van de gemeente is leidend. De koppeling van de gevraagde informatie met iWmo is slechts een hulpmiddel om dezelfde taal te spreken. Er wordt dus expliciet óók informatie over hulpmiddelen uitgevraagd. In alle drie de databestanden is een extra veld “Aanmaakdatum bestand” als veld opgenomen. Geef hier de datum en het tijdstip in waarop het bestand is aangemaakt. Dit veld wordt gebruikt door het CBS om gegevens van verschillende leveringen (door dezelfde gemeente) te allen tijde te kunnen onderscheiden.

10

2.1. Samenvatting bestandsspecificaties WMO.CSV Veldnaam Wmo Veld Veldnaam

nummer n.v.t. 0105 0203

Bericht code n.v.t. 301 301

Type

Aantal tekens 12 4 9

Specificatie

Aanmaakdatum bestand* n.v.t. Num EEJJMMDDUUMM Gemeentecode* Gemeentecode Num NNNN BSN* BSN Num NNNNNNNNN Type Productcategorie maatwerkarrangement 1507 301 Num 2 NN (toewijzing) (toewijzing) 5** Type aanbieder/instelling* WMO aanbieder 0106 301 Num 8 NNNNNNNN Datum start rechtsgeldigheid Ingangsdatum 1514 301 Num 8 EEJJMMDD ondersteuning** Datum einde rechtsgeldigheid Einddatum 1515 301 Num 8 EEJJMMDD ondersteuning** Leveringsvorm Leveringsvorm 0915 301 Num 1 N (toewijzing) (toewijzing) Type Productcategorie maatwerkarrangement 0412 303 Num 2 NN (declaratie) (declaratie) Datum start Begindatum daadwerkelijke 0414 303 Num 8 EEJJMMDD product ondersteuning* Einddatum Einddatum 0415 303 Num 8 EEJJMMDD ondersteuning* product Intensiteit van ondersteuning (beschikt Volume 1517 301 Num 8 NNNNNNNN volume) Intensiteit van ondersteuning (beschikte Eenheid 1518 301 Num 2 NN eenheid) Intensiteit van Tijdseenheid ondersteuning (geleverde 0419 303 Num 2 NN zorgperiode eenheid) Intensiteit van Aantal ondersteuning (geleverd uitgevoerde 0418 303 Num 4 NNNN volume) producten Definitief betaald bedrag 6 N.v.t. n.v.t. n.v.t. Num 8 NNNNNNNN Reden beëindiging Mutatiecode 0612 307 Num 2 NN Reden intrekking Reden intrekking 1516 301 Num 1 N * Verplicht (onderdeel van de basisset) ** Verplicht wanneer een vergelijkbaar veld ontbreekt (zie de bestandsspecificaties van de velden voor een nadere toelichting)

Daar waar dit hulpmiddelen (zoals woningaanpassingen, rolstoelen e.d.) betreft, is dit expliciet ook onderdeel van de gevraagde informatie. 6 Het definitief betaalde bedrag kent geen equivalent in de iWmo-berichten. Het betreft de daadwerkelijke kosten die zijn gemaakt voor de hele “regel”: dus voor de productcategorie die de cliënt heeft ontvangen in de genoemde tijdsperiode. 5

11

2.2. Aanmaakdatum bestand De datum en het tijdstip waarop het bestand is aangemaakt door de gemeente. Het CBS gebruikt deze informatie om meerdere leveringen van elkaar te onderscheiden. Dit gegeven komt op iedere regel terug. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegeven

Numeriek

12

EEJJMMDDUUMM

Aansluiting iWmo: bericht n.v.t.

Aansluiting iWmo: veld n.v.t.

2.3. Gemeentecode De gemeentecode voor iedere gemeente. Het CBS gebruikt deze informatie om de aangeleverde informatie te koppelen aan de desbetreffende gemeente. Het is mogelijk om in één bestand meerdere gemeentecodes te hanteren indien u voor meerdere gemeenten aanlevert. De gemeentecode komt op iedere regel terug. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegeven

Numeriek

4

NNNN

Aansluiting iWmo: bericht 301

Aansluiting iWmo: veld 0105

2.4. Burgerservicenummer (BSN) Het unieke persoonsnummer waarmee de ontvanger van ondersteuning staat ingeschreven in de Basisregistratie personen (BRP). Opbouw gegeven Het gegeven is opgebouwd uit het BSN van de cliënt. Type data Aantal tekens Opbouw gegeven Numeriek

9

NNNNNNNNN



2.5. Type maatwerkarrangement (productcategorie) Betreft het type ondersteuning dat de cliënt ontvangt. De typen maatwerkarrangementen zijn gelijk aan de productcategorieën die worden gehanteerd in de iWmo-standaarden. Opbouw gegeven Voor de specialistische ondersteuning die in het kader van de Wmo geleverd wordt, worden de typen maatwerkarrangementen onderscheiden, zoals die ook in de onderstaande tabel zijn opgenomen. De type maatwerkarrangementen zijn gelijk aan de productcategorieën in iWmo. Categoriecode 01 02 03 04

Type maatwerkarrangement (productcategorieën iWmo) Hulp bij het huishouden Begeleiding Persoonlijke verzorging Kortdurend verblijf 12

05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Woondiensten Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin Dagbesteding Vervoersdiensten Overige groepsgerichte ondersteuning Overige maatwerkarrangementen Rolstoelen Vervoervoorzieningen Woonvoorzieningen Overige hulpmiddelen Beschermd wonen Opvang Spoedopvang Overige bescherm wonen en opvang

Het betreft informatie over de toegewezen productcategorie (en niet de beschikte productcategorie) en de gedeclareerde productcategorie. De gedeclareerde categorie is leidend (waar beiden beschikbaar zijn, wordt gekeken naar ‘gedeclareerd’). Daar waar nog geen informatie over declaraties beschikbaar is, wordt ‘toegewezen’ gehanteerd. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegevens

Numeriek

2

Gedeclareerd Numeriek

2

Toegewezen

Aansluiting iWmo: veld

NN


NN

303

0412

1507

2.6. Type instelling/aanbieder Betreft het type instelling of aanbieder dat het maatwerkarrangement levert. Het gegeven betreft de gehele AGB-code. Aan de hand hiervan worden aanbieders ingedeeld naar een typelijst. Deze typelijst wordt bepaald na de eerste gegevensaanlevering om de meest voorkomende typen te destilleren. Opbouw gegeven Het gegeven is opgebouwd uit de AGB-code van de aanbieder die de ondersteuning levert. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegevens

Numeriek

8

NNNNNNNN



2.7. Datum start rechtsgeldigheid ondersteuning (ingangsdatum) Betreft de datum van de beoogde start van zorg; ook wel de dag dat ondersteuning voor de eerste keer geleverd mag worden. Dit is dus niet de datum waarop de beschikking is afgegeven maar de datum waarop de zorg daadwerkelijk zal starten.

13

Opbouw gegeven De datum wordt weergegeven zonder streepjes en is als volgt opgebouwd: jaar-maand-dag. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegevens

Numeriek

8

EEJJMMDD



2.8. Datum einde rechtsgeldigheid ondersteuning De datum die aangeeft op welke dag de ondersteuning af dient te lopen en de ondersteuning voor de laatste keer geleverd dient te worden (beoogde einddatum). Dit is dus niet per definitie gelijk aan de datum waarop de ondersteuning daadwerkelijk voor de laatste keer wordt geleverd (zie voor die informatie “einddatum ondersteuning”). Voor de volgende typen maatwerkarrangementen is de einddatum niet relevant wegens het materiële karakter. Voor deze typen ondersteuning hoeft dus geen einddatum te worden aangeleverd: • Categorie 11: Rolstoelen • Categorie 12: Vervoersvoorzieningen • Categorie 13: Woonvoorzieningen • Categorie 14: Overige hulpmiddelen Opbouw gegeven Er worden geen tussenstreepjes gebruikt en de volgorde jaar-maand-dag wordt gehanteerd. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegevens

Numeriek

8

EEJJMMDD



2.9. Leveringsvorm (toewijzing) Betreft de leveringsvorm (ZIN dan wel pgb) waaronder het maatwerkarrangement wordt verleend. Het betreft de toegewezen leveringsvorm. Opbouw gegeven De codelijst conform iWmo standaarden wordt gehanteerd. Het betreft de volgende codelijst: • •

2: persoonsgebonden budget (PGB) 4: zorg in natura (ZIN) Type data

Aantal tekens

Opbouw gegevens

Numeriek

1

N



14

2.10. Datum start daadwerkelijke ondersteuning Betreft de datum van de daadwerkelijke start van zorg; ook wel de dag dat ondersteuning voor de eerste keer geleverd is. Dit is dus niet de datum waarop de beschikking is afgegeven of de beoogde startdatum maar de datum waarop de zorg daadwerkelijk is gestart. Opbouw gegeven De datum wordt weergegeven zonder streepjes en is als volgt opgebouwd: jaar-maand-dag. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegevens

Numeriek

8

EEJJMMDD



2.11. Einddatum ondersteuning De datum die aangeeft op welke dag de ondersteuning af is gelopen en de ondersteuning voor de laatste keer geleverd is (daadwerkelijke einddatum en niet de beoogde of beschikte einddatum). Voor de volgende typen maatwerkarrangementen is de einddatum niet relevant wegens het materiële karakter. Voor deze typen ondersteuning hoeft dus geen einddatum te worden aangeleverd (het veld mag leeg gelaten worden): • Categorie 11: Rolstoelen • Categorie 12: Vervoersvoorzieningen • Categorie 13: Woonvoorzieningen • Categorie 14: Overige hulpmiddelen Opbouw gegeven Er worden geen tussenstreepjes gebruikt en de volgorde jaar-maand-dag wordt gehanteerd. Type data

Aantal tekens

Opbouw gegevens

Numeriek

8

EEJJMMDD



2.12. Intensiteit van ondersteuning Betreft het aantal keren of uren dat ondersteuning gegeven wordt. Om de intensiteit te berekenen, zijn de volgende gegevens nodig: • Begin- en einddatum periode (daadwerkelijke data) • De tijdseenheid waarin de ondersteuning is geleverd (bijvoorbeeld in uren) • Het aantal keer dat de ondersteuning is geleverd (bijvoorbeeld 10) Een voorbeeld voor individuele begeleiding: de ondersteuning is daadwerkelijk geleverd tussen 1 januari 2015 en 31 maart 2015. De tijdseenheid zorgproduct is “uren” en het aantal keer dat de ondersteuning is geleverd is “150”. Dat betekent dat 150 uur individuele begeleiding is geleverd in een periode van 14 weken. Dat betekent dat gemiddeld ongeveer 10,5 uur individuele begeleiding per week is geleverd. 15

Dit gegeven wordt alleen berekend over ondersteuning die is beëindigd zodat alle benodigde gegevens beschikbaar zijn en niet meer bijgesteld worden. Voor de volgende typen maatwerkarrangementen is de intensiteit van ondersteuning wegens het materiële karakter niet relevant. Voor deze typen mogen de desbetreffende velden dus leeg gelaten worden: • Categorie 11: Rolstoelen • Categorie 12: Vervoersvoorzieningen • Categorie 13: Woonvoorzieningen • Categorie 14: Overige hulpmiddelen Opbouw gegeven Omdat de intensiteit berekend dient te worden, worden een aantal gegevens uitgevraagd. Het betreft de volgende gegevens. Er wordt zowel naar beschikte als naar geleverde informatie gevraagd. Bij voorkeur wordt de geleverde informatie gebruikt. Indien deze informatie niet voorhanden is of niet in tijdseenheden maar in euro’s 7 is uitgedrukt, wordt de beschikte informatie gebruikt. Type data Beschikt volume

Numeriek

Aantal tekens 8

Opbouw gegevens NNNNNNNN



Beschikte eenheid

Numeriek

2

NN

301

1518

Geleverd volume

Numeriek

4

NNNN

303

0418

Geleverde eenheid

Numeriek

2

NN

303

0419

Onderstaand zijn de benodigde codelijsten opgenomen. Codelijst toegestane waarden “beschikte eenheid” Code Betekenis

Codelijst toegestane waarden “geleverde eenheid” Code Betekenis

03 04 05 06 07 08 09 10 11

14 16 81 00

01 02

12

Minuten per week Uren per week

Dagdelen per week Dagen per week Etmalen per week Minuten per maand Uren per maand Dagdelen per maand Dagen per maand Etmalen per maand Minuten totaal binnen geldigheidsduur beschikking Uren totaal binnen geldigheidsduur beschikking

01 04

Minuut Uur

Etmaal (24 uur) Dagdeel (4 uur) Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk Niet van toepassing

Het is mogelijk om euro’s aan te geven in deze velden (zie codelijsten). De intensiteit wordt alleen in tijd en niet in euro’s uitgedrukt.

7

16

13 14 15 16 17 18

Dagdelen totaal binnen geldigheidsduur beschikking Dagen totaal binnen geldigheidsduur beschikking Etmalen totaal binnen geldigheidsduur beschikking Stuks/aantal Euro’s Interval (klasse)

2.13. Definitief betaald bedrag (kosten specialistische ondersteuning Wmo) Betreft de kosten die gemaakt worden voor de specialistische ondersteuning op persoonsniveau. Het zijn de kosten zoals deze daadwerkelijk zijn betaald door de gemeenten aan degene die ondersteuning leveren. Onder de kosten vallen niet de uitvoeringskosten: de kosten die door gemeenten worden gemaakt voor de organisatie van ondersteuning, zoals kosten verbonden aan de toegang. Het definitief betaalde bedrag kent geen equivalent in de iWmospecificaties. Het betreft de daadwerkelijke kosten die zijn gemaakt voor de hele “regel”: dus voor de productcategorie die de cliënt heeft ontvangen in de desbetreffende tijdsperiode die in de regel staat aangegeven. Opbouw gegeven Dit gegeven is opgebouwd uit de kosten zoals deze door de gemeente zijn betaald aan de aanbieder die de ondersteuning heeft geleverd. Het bedrag wordt uitgedrukt in eurocenten. Bijvoorbeeld: 00010000 = tienduizend eurocent; dit is 100 Euro. Type data Numeriek

Aantal tekens 8

Opbouw gegevens NNNNNNNN

Aansluiting iWmo: bericht n.v.t.

Aansluiting iWmo: veld n.v.t.

2.14. Reden beëindiging ondersteuning De reden van een beëindiging van de Wmo-ondersteuning bij cliënt. Dit gegeven kan op twee momenten ontstaan: bij beëindiging conform registratie bij de gemeente en beëindiging conform registratie bij de aanbieder. De tweede variant wordt op dit moment nog niet ondersteund door het berichtenverkeer en zal daarom veelal nog niet beschikbaar zijn bij gemeenten. Daarom worden twee velden opgenomen: reden intrekking en reden beëindiging. Indien reden beëindiging beschikbaar is, wordt dit veld meegenomen in de analyse. Opbouw gegeven Dit gegeven is opgebouwd uit de code die hoort bij de reden van beëindiging van ondersteuning en de reden intrekking. Type data Reden intrekking

Numeriek

Aantal tekens 1

Reden beëindiging

Numeriek

2

Opbouw gegevens N



NN

307

0612

17

In de onderstaande codelijst zijn de verschillende redenen van beëindiging en intrekking en de bijbehorende codes opgenomen: Codelijst toegestane waarden “reden beëindiging” Code Betekenis

02

Codelijst toegestane waarden “reden intrekking” Code Betekenis

Overlijden 1 Cliënt overleden Cliënt wil nu de zorg en/of 2 Negatief indicatiebesluit 12 ondersteuning (nog) niet 3 Herindicatie Overplaatsing (er is een melding aanvang 17 ondersteuning) 4 Overplaatsing Aanbieder kan nu de zorg en/of 18 ondersteuning nog niet leveren 5 Wijziging leveringsvorm Levering zorg en/of ondersteuning is 19 beëindigd - toewijzing sluiten 6 Uitstroom Levering zorg en/of ondersteuning is 20 beëindigd - toewijzing aanhouden Overdracht toewijzing (er is geen 21 melding aanvang ondersteuning) 31 Verhuizing naar andere gemeente Voortzetting ondersteuning in sociale 32* basisondersteuning 33* Voortzetting in Zvw 34* Voortzetting in Wlz * deze codes zijn nog niet opgenomen in de bestaande codelijst en komen naar verwachting pas bij een volgende release beschikbaar

18

3.

Sociale basisondersteuning Onder sociale basisondersteuning vallen alle vormen van ondersteuning waarvoor geen toegangsbesluit vereist is. Binnen de sociale basisondersteuning worden binnen deze monitor geen typen ondersteuning onderscheiden. Wel wordt een onderscheid gemaakt tussen de IV3-categorieën Sociale basisondersteuning algemene voorziening Wmo en Jeugd (671) en Sociale basisondersteuning eerstelijnsloket Wmo en Jeugd (670) 8. Voor beide IV3- categorieën worden de gemaakte kosten uitgevraagd. Er wordt vooralsnog geen onderscheid gemaakt naar kostencategorieën. Nader onderzoek (met gebruikmaking van reeds bij het CBS bekende informatie) kan uitsluitsel geven over de wenselijkheid dit in de toekomst te doen. Echter, omdat de IV3-codes recent zijn gewijzigd en naar verwachting het komend jaar wederom wijzigen, wordt er nu voor gekozen alle posten op de genoemde codes mee te nemen. Gemeenten met meer dan 20.000 inwoners leveren de gevraagde informatie al verplicht 4 keer per jaar aan het CBS. Alleen voor gemeenten met minder dan 20.000 inwoners is dit niet verplicht. Er is voor gekozen deze informatie alsnog uit te vragen bij alle gemeenten om twee redenen: 1. Het verkrijgen van gegevens van gemeenten kleiner dan 20.000 inwoners 2. Het verkrijgen van de mogelijkheid om deze informatie mee te nemen in de “opt-in”, waarbij dus nooit informatie wordt gepubliceerd zonder expliciete toestemming van de gemeente. Bij niet opnieuw opvragen van deze informatie is de opt-in variant niet mogelijk. Omdat kosten contextgevoelige informatie bevat, is het van belang de opt-in in te zetten. Opbouw gegeven De bestandsdefinities voor het bestand SBO.CSV zijn als volgt: Veldnaam Aanmaakdatum bestand Gemeentecode IV3code Kosten

Type Num Num Num Num

Max. # tekens* 12 4 3 8

* Het is niet verplicht met voorloopnullen te werken

Specificatie EEJJMMDDUUMM NNNN NNN NNNNNNNN

Let op: de kosten sociale basisondersteuning worden aangeleverd in een los aanleverbestand. Het kostenveld is opgebouwd uit de kosten in hele euro’s die de gemeente heeft gemaakt over de betreffende periode en is gekoppeld aan de IV3-codelijst. Codelijst IV3: - 670 Sociale basisondersteuning algemene voorziening Wmo en Jeugd - 671 Sociale basisondersteuning eerstelijnsloket Wmo en Jeugd)

8

De definities van deze gegevens sluiten aan bij de Meicirculaire 2014

19

4.

Jeugd

Informatie over ondersteuning in het kader van Jeugdwet wordt slechts beperkt opgevraagd bij gemeenten. De monitor maakt namelijk gebruik van de gegevens die jeugdaanbieders reeds aan het CBS aanleveren in het kader van beleidsinformatie jeugd 9. Voor de gemeentelijke monitor sociaal domein worden alleen gegevens betreffende de kosten uitgevraagd. Dit wordt gedaan op een geaggregeerd niveau per type ondersteuning (en dus niet op persoonsniveau). Wel kunt u de gegevens samenstellen op basis van individuele gegevens. 4.2. Kosten per type ondersteuning Het betreft de totale gedeclareerde kosten in een gegeven per periode, per type voorzieningen zoals die ook voor de beleidsinformatie Jeugd worden onderscheiden. De kosten zijn de kosten die gemaakt worden ten behoeve van het primaire proces, hier buiten vallen de uitvoeringskosten (bedrijfsmatige kosten die door gemeenten worden gemaakt t.b.v. de uitvoering van de ondersteuningstaken). Opbouw gegeven Dit gegeven is opgebouwd uit de code die behoort bij het type voorziening waar de kosten (2.2.2.) betrekking op hebben. In de onderstaande tabel zijn de verschillende typen voorzieningen en de bijbehorende codes opgenomen. Deze typelijst wordt gebruikt voor de gegevensaanlevering van aanbieders aan het CBS (Beleidsinformatie Jeugd). Omdat alle overige informatie over Jeugd wordt hergebruikt uit die informatieset, wordt aangesloten bij deze typelijst. Er is dus sprake van hergebruik van veel informatie die via Beleidsinformatie Jeugd door het CBS bij aanbieders wordt opgevraagd. Om hier bij aan te sluiten, wordt deze codelijst hergebruikt. In de codelijst op de volgende pagina vindt u de vertaaltabel met de productcategorieën IJW. Voor deze producten zal vaak sprake zijn van een samenwerkingsverband met verschillende gemeenten. Daarom is het niet mogelijk een query op te stellen t.b.v. de gegevensuitvraag. Het invullen van de gevraagde gegevens zal enig handmatig werk vragen van de gemeente. U kunt overigens voor meerdere gemeenten in één bestand de gegevens opnemen. Let op: de kosten voor Jeugd worden aangeleverd in een los aanleverbestand. De bestandsdefinities voor het bestand JEUGD.CSV zijn als volgt: Veldnaam Aanmaakdatum bestand Gemeentecode Type ondersteuning Kosten

Type Num Num Num Num

Max. # tekens* 12 4 2 8

* Het is niet verplicht met voorloopnullen te werken

Specificatie EEJJMMDDUUMM NNNN NN NNNNNNNN

Opbouw kosten Het kostenveld betreft de geaggregeerde kosten (geaggregeerd over alle cliënten die gestart zijn met een voorziening) behorend bij de periode vóór 31-03-2015. U neemt dus niet de volledige toegewezen 9

Deze gegevensaanlevering is wettelijk verplicht.

20

kosten voor een traject mee maar alleen de kosten die behoren bij de periode vóór 31 maart 2015 (Q1 voor de eerste levering). Het betreft niet de gedeclareerde kosten, maar de verwachte kosten. Dit omdat veelal met bevoorschotting wordt gewerkt en informatie over daadwerkelijke, gedeclareerde kosten nog niet beschikbaar zijn. U dient dus zelf de beschikte/verwachte kosten van een traject naar de juiste looptijd te verdisconteren. Een voorbeeld: Een cliënt ontvangt vanaf 1 januari 2015 jeugdhulp met een toegangsbesluit met een looptijd van 1 jaar. Conform het toegangsbesluit zijn de kosten voor het gehele traject 12.000 euro. Voor januari, februari en maart zijn de verdisconteerde kosten dus (12.000/12 maanden)*3 maanden = 3.000 euro. Codelijst Jeugd inclusief vertaaltabel Code Type individuele voorziening Jeugdhulp zonder verblijf- geleverd door het wijkteam 21 Geleverd door het wijkteam Jeugdhulp zonder verblijf- niet geleverd door het wijkteam 22 Jeugdhulp zonder verblijf – algemeen * 23 Ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 24

Daghulp op locatie van de aanbieder

25

Jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige

Jeugdhulp met verblijf 26 Pleegzorg 27 Gezinsgericht 28 Gesloten plaatsing 29 Verblijf bij een jeugdhulpaanbieder, anders dan bovenstaand verblijf Kinderbeschermingsmaatregelen 30 Kinderbeschermingsmaatregelen algemeen* 31 Voogdij 32 Voorlopige voogdij 33 Tijdelijke voogdij 34 Ondertoezichtstelling 35 Voorlopige ondertoezichtstelling Jeugdreclassering 36 Jeugdreclassering algemeen* 37 Toezicht en begeleiding: gedwongen kader 38 Toezicht en begeleiding: vrijwillig 39 Individuele trajectbegeleiding Harde Kern 40 Individuele trajectbegeleiding Criem 41 Scholings- en trainingsprogramma 42 Gedragsbeïnvloedende maatregel

IJW-productcategorie 31 - Zonder verblijf: uitgevoerd door wijk- of buurtteam 32 - Zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 33 - Zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder 34 - zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige 35 - Met verblijf: pleegzorg 36 - Met verblijf: gezinsgericht 37 - Met verblijf: gesloten plaatsing 38 - Met verblijf: overig residentieel

21

43

Voorbereiding gedragsbeïnvloedende maatregel, voorwaardelijke sepot, schorsing voorlopige hechtenis, voorwaardelijke invrijheidsstelling Activiteiten in het preventief justitieel kader 44 Activiteiten in het preventief justitieel kader * U kunt de algemene codes gebruiken wanneer het niet mogelijk is om informatie nader op te splitsen. In het geval van jeugdreclassering bijvoorbeeld, komen kleine aantallen voor. Daarom kunt u er ook voor kiezen de algemene code te hanteren.

22

DEEL II. AANLEVERPROCES Aanlevertermijnen De aanlevertermijnen zijn weergegeven in de onderstaande tabel: Periode Aanlevering Toelichting Q1 2015 April 2015 Eerste data-aanlevering; eenmalig in april Q1 en Q2 2015 Juli 2015 Eerste aanlevering over half jaar Q1, Q2, Q3 en Q4 2015 Januari 2016 Start reguliere cyclus Q4 2015, Q1 en Q2 2016 Juli 2016 Regulier Q2, Q3 en Q4 2016 Januari 2017 Regulier

Aanleverproces: rol coördinator en uploadportaal Voor het zo veilig mogelijk uploaden en downloaden van gegevens over uw gemeente en het nemen van beslissingen omtrent publicatie is het belangrijk dat het CBS beschikt over de contactgegevens van een coördinator. Deze coördinator is namens uw gemeente verantwoordelijk/gemachtigd voor: • • •

Het aanleveren van een functioneel, niet-persoonsgebonden e-mailadres (bijvoorbeeld [email protected]) Het aanleveren van de juiste gegevens aan het CBS Het verlenen van toestemming voor publicatie van de gegevens door CBS en www.waarstaatjegemeente.nl (zie “aanleverproces” verderop)

Dat betekent overigens niet dat deze coördinator al deze activiteiten ook daadwerkelijk zelf uit dient te voeren. Hij of zij is wel aanspreekpunt voor het CBS voor deze drie punten; alle informatie-uitwisseling zal via deze coördinator verlopen. Per gemeente kan bij het CBS maar één coördinator aangemeld worden. Dit omdat er één aanspreekpunt per gemeente dient te zijn t.b.v. het verkrijgen van toestemming voor publicatie. Het is mogelijk dat de gegevensaanlevering voor meerdere gemeenten door één contactpersoon en in dezelfde bestanden plaatsvindt. Het CBS verzoekt alle gemeenten hun coördinator door te geven. Indien u dit nog niet heeft gedaan, dan kunt u een email sturen naar [email protected] waarin u aangeeft contactpersoon te zijn. U ontvangt dan een registratieformulier. De coördinator ontvangt van het CBS de inloggegevens voor het up- en downloadportaal. Er worden 2 portalen ingericht: een uploadportaal waar de gemeente de gegevensaanlevering richting het CBS mee verzorgt en een downloadportaal. Dit is de omgeving waarin het CBS de spiegelinformatie klaarzet voor u om te downloaden (de informatie op basis waarvan u uw keuze voor publicatie baseert, zie “aanleverproces” voor meer informatie). Zodra er gegevens van het CBS voor gemeenten klaar staan ontvangt de gemeente hierover een e-mail met instructies om deze gegevens op te halen. De inlogcode voor het ophalen van gegevens ontvangt de coördinator tijdig per post. Wij raden alle coördinatoren aan om met een functioneel emailadres te werken. Een functioneel emailadres is niet persoonsgebonden en kan gebruikt blijven worden als in de toekomst iemand anders de rol van coördinator overneemt. Daarnaast kan de inbox van dit e-mailadres met meerdere personen 23

worden gedeeld. Een voorbeeld van een functioneel emailadres is [email protected]. Waarschijnlijk zal dit e-mailadres nog aangemaakt moeten worden binnen uw organisatie. Alle communicatie over de gegevensverzameling van uw gemeente wordt gericht aan de coördinator die u aan het CBS doorgeeft. Daarom is het belangrijk dat u hier de juiste contactgegevens invult en eventuele toekomstige wijzigingen tijdig doorgeeft via [email protected]. Het CBS communiceert eind maart over de inloggegevens voor het uploadportaal aan de door u doorgegeven coördinator.

Aanleverproces: tijdslijn en stappen Op de volgende pagina is het aanleverproces visueel weergegeven. De te doorlopen stappen worden onderstaand toegelicht. De genoemde data gelden voor de aanlevering over Q1. Voor de daarop volgende gegevensaanleveringen gelden dezelfde stappen. De tijdslijn hiervoor wordt door het CBS in een later stadium gecommuniceerd. Eerste gegevensaanlevering over Q1 • 7 – 17 april: de gemeente levert via het uploadportaal van het CBS gegevens aan over Q1 2015 (dit gebeurt met 3 aparte bestanden: specialistische ondersteuning Wmo, sociale basisondersteuning en kosten Jeugd). Het is mogelijk om voor meerdere gemeenten in één bestand de gegevens aan te leveren (bijvoorbeeld voor 5 gemeenten één bestand m.b.t. kosten Jeugd). In geval van samenwerkingsverbanden kan dit praktisch zijn. Het CBS onderscheidt gegevens op basis van de gemeentecode. • Uiterlijk 24 april: de gemeente ontvangt een technische terugkoppeling van het CBS die betrekking heeft op de technische juistheid van de aangeleverde gegevens (denk aan een controle op het bestandsformat en het juiste aantal tekens in kolommen). De terugkoppeling vindt altijd plaats naar een unieke gemeente, ook wanneer door een samenwerkingsverband is aangeleverd. De terugkoppeling vindt per email plaats geadresseerd aan de coördinator via het functionele emailadres. Indien sprake is van een foutieve upload kan direct een nieuwe aanlevering worden gedaan tot en met 1 mei. • 11 – 15 mei: “opt-in”. De gemeente ontvangt inhoudelijke spiegelinformatie ten behoeve van de plausibiliteitscontrole op de kwaliteit en juistheid van de aangeleverde gegevens. Dit betreft dus een plausibiliteit op de getoonde resultaten. Het CBS geeft u eerste inzichten in resultaten en zet dit af tegen o.a. informatie van het CAK en informatie van gemeenten van een vergelijkbare grootte. Aan de hand van deze informatie kiest u uit 3 opties: o De voorlopige resultaten lijken niet plausibel, niet opnieuw aanleveren. De gegevens worden niet gepubliceerd. o De voorlopige resultaten lijken plausibel, publicatie toegestaan (opt-in). De gemeente kan ook een deel van de gegevensset goedkeuren. Hier komt het onderscheid tussen de basisset en de facultatieve set terug. Keurt u de hele set goed? Dan publiceert het CBS de reeds bekende gegevens. Keurt u alleen een deel goed? Dan vraagt het CBS u om alleen de goedgekeurde gegevens nogmaals aan te leveren. Dit om het risico op het publiceren van foutieve informatie te verkleinen. o De voorlopige resultaten lijken nog niet plausibel, de gemeente doet een correctielevering. In dat geval geldt de tijdslijn voor de correctielevering. • Uiterlijk 29 mei: de coördinator koppelt de resultaten van de plausibiliteitstoets (de keuze al dan niet te publiceren of een correctielevering te doen) terug aan het CBS door middel van een email

24

•

vanuit het functionele emailadres naar [email protected]. U heeft 2 weken de tijd (van 15 mei t/m 29 mei) om te bepalen of akkoord wordt gegeven op de publicatie. Na het verkrijgen van toestemming voor publicatie start het CBS met verrijken van de gegevens en het berekenen van de indicatoren voor publicatie. Publicatie vindt zo snel mogelijk en uiterlijk in augustus 2015 plaats.

Correctielevering over Q1 • Tot en met 5 juni mag de gemeente de correctielevering over Q1 aanleveren (dit mag dus ook al bijvoorbeeld half mei als direct tot een correctielevering wordt besloten). • Uiterlijk 12 juni: de gemeente ontvangt een technische terugkoppeling van het CBS die betrekking heeft op de technische juistheid van de aangeleverde gegevens. Indien sprake is van een foutieve upload kan direct een nieuwe aanlevering worden gedaan tot en met 19 juni. • 29 juni t/m 3 juli: “opt-in”. De gemeente ontvangt inhoudelijke spiegelinformatie ten behoeve van de plausibiliteitscontrole op de kwaliteit en juistheid van de aangeleverde gegevens. Dit betreft dus een plausibiliteit op de getoonde resultaten. Het CBS geeft u eerste inzichten in resultaten en zet dit af tegen o.a. informatie van het CAK en informatie van gemeenten van een vergelijkbare grootte. Aan de hand van deze informatie kiest u uit 2 opties (de mogelijkheid tot een 2e correctielevering bestaat vooralsnog niet): o De voorlopige resultaten lijken niet plausibel, publicatie niet toegestaan o De voorlopige resultaten lijken plausibel, publicatie toegestaan (opt-in). De gemeente kan ook een deel van de gegevensset goedkeuren. Hier komt het onderscheid tussen de basisset en de facultatieve set terug. Keurt u de hele set goed? Dan publiceert het CBS de reeds bekende gegevens. Keurt u alleen een deel goed? Dan vraagt het CBS u om alleen de goedgekeurde gegevens nogmaals aan te leveren. Dit om het risico op het publiceren van foutieve informatie te verkleinen. • Uiterlijk 10 juli de coördinator koppelt de resultaten van de plausibiliteitstoets (de keuze al dan niet te publiceren) terug aan het CBS door middel van een email vanuit het functionele emailadres naar [email protected]. Hier is dus 1 week (van 3 t/m 10 juli) voor goedkeuring van publicatie. • Na het verkrijgen van toestemming voor publicatie start het CBS met verrijken van de gegevens en het berekenen van de indicatoren voor publicatie. Publicatie vindt zo snel mogelijk en uiterlijk in augustus 2015 plaats.

25

26

Veelgestelde vragen Onderstaand vindt u een overzicht van veelgestelde vragen met betrekking tot zowel de gegevens als het aanleverproces. Mag één BSN op meerdere regels voorkomen? Wanneer sprake is van meerdere voorzieningen en declaraties per persoon, komt het BSN van een persoon op meerdere regels voor. Het is mogelijk om meerdere regels aan te leveren waarop hetzelfde BSN voorkomt. Indien meerdere declaraties van dezelfde persoon over verschillende regels voorkomen, wordt aan de hand van het BSN, het type maatwerkarrangement en de begindatum van ondersteuning bepaald of de gegevens samengevoegd dienen te worden om de totalen per cliënt te berekenen. Hoe wordt zorggebruik toegerekend? Zorggebruik wordt toegerekend aan een periode, aan de hand van de daadwerkelijke starten einddatum en niet aan de hand van bijvoorbeeld een declaratiedatum. Indicatoren worden niet per definitie slechts getoond over de aangeleverde periode. Wanneer bijvoorbeeld informatie over een geheel jaar beschikbaar is, wordt per indicator de meest passende rapportageperiode bepaald. Mag ik voor meerdere gemeenten aanleveren? Ja, het is toegestaan om voor meerdere gemeenten de gegevensbestanden aan te leveren. Geef voor iedere gemeente de juiste gemeentecode aan op de regels in het aanleverbestand. Wel blijven de drie aanleverbestanden (wmo, sbo, jeugd) los van elkaar – deze dienen niet geïntegreerd te worden. Kan ik mijn softwareleverancier benaderen voor een query voor alle drie de bestanden? De verwachting is dat uw softwareleverancier met name van hulp kan zijn met betrekking tot het bestand specialistische ondersteuning Wmo. Dit omdat deze gegevens over het algemeen uit hetzelfde pakket komen en leveranciers geen informatie over de geaggregeerde kosten voor Jeugd en de sociale basisondersteuning in de pakketten ondersteunen. Ik wil alleen met de basisset aan de slag. Kan dat? Ja dat kan. U kunt bij de opt-in er voor kiezen alleen de basisset te publiceren. Ook kunt u vooraf een selectie maken. Dit levert u echter wel meer werk op. Dit omdat om de gehele gegevensset aan te leveren, slechts één query en dus minder werk vereist is – splitsen vraagt meer werk van u als gemeente. Daarom krijgt u de mogelijkheid om bij de plausibiliteitscontrole (opt-in) de gehele set of een deel van de set, bijvoorbeeld de basisset, goed te keuren. Komt er op iedere regel van ieder bestand een aanmaakdatum en een gemeentecode? Ja, op iedere regel komen beide gegevens terug. Dit om altijd de meest recente aanlevering en de desbetreffende gemeente te kunnen filteren en de mogelijkheid te bieden om in één bestand voor meerdere gemeenten aan te leveren.

27

Is het mogelijk om meerdere productcategorieën per BSN op te nemen? Ja, er is geen restrictie op het aantal productcategorieën per persoon. Indien een persoon meerdere typen ondersteuning ontvangt, zullen meerdere regels ontstaan. Net als dat dit gebeurt wanneer meerdere declaraties hebben plaatsgevonden. Moeten alle cellen in het bestand gevuld zijn? Nee, dat is niet verplicht. Het bestand mag aangeleverd worden met witte cellen daar waar informatie ontbreekt. Een aantal gegevens is conform de basisset verplicht: BSN, type maatwerkarrangement, type instelling en daadwerkelijke begin- en einddatum of beschikte begin- en einddatum (indien beschikbaar: daadwerkelijke gegevens, bij ontbreken daarvan vult u de beschikte gegevens in). Levert de gemeente zowel informatie over pgb’s als over zorg in natura aan? Ja, de gevraagde informatie betreft zowel ZIN als pgb. In het geval van pgb zal informatie ontbreken, zoals bijvoorbeeld de informatie over intensiteit. In het bestand wordt de beschikbare pgb-informatie meegenomen. Daar waar informatie ontbreekt mag de cel leeg gelaten worden. Levert de gemeente ook informatie over hulpmiddelen aan, ondanks dat deze informatie niet via het berichtenverkeer gaat? Ja, de gevraagde informatie over Wmo betreft zowel de ‘nieuwe’ Wmo-taken (die onderdeel zijn van het berichtenverkeer) als de ‘oude’ Wmo-taken, zoals hulpmiddelen (die geen onderdeel zijn van het berichtenverkeer). Niet het berichtenverkeer, maar de informatie in de back office van de gemeente is leidend. De koppeling van de gevraagde informatie met iWmo is slechts een hulpmiddel om gelijke bestandsdefinities te hanteren. Ik ben mijn inlogcode kwijt, wat moet ik doen? Stuur een verzoek naar [email protected] voor de inlogcode. Het CBS stuurt vervolgens per e-mail (upload) of per post (download) opnieuw de inlogcode naar het adres van de coördinator van uw gemeente. Hoe upload ik data? Via het uploadportaal van het CBS. Eind maart ontvangt de coördinator van uw gemeente een e-mail met daarin de benodigde inloggegevens en een instructie voor het aanleveren. Welke naam geef ik aan mijn bestanden? De gegevensset bestaat uit drie aparte bestanden voor de verschillende onderdelen: • Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) • Gegevensset sociale basisondersteuning • Gegevensset Jeugdwet De drie bestanden worden opgeslagen als .csv. Het te hanteren scheidingsteken is een ; (puntkomma). De naam van de bestanden begint met een vaste tekst, met daarna de code van de uitvraag (deze code wordt vermeld in de email van het CBS aan de coördinator bij het verstrekken van de inloggegevens voor het uploadportaal). Eventueel kunt u na deze code gescheiden door een underscore zelf nog tekst toevoegen: • Bestandsnaam 1: WMO_[code uitvraag].CSV • Bestandsnaam 2: SBO_[code uitvraag].CSV

28

• Bestandsnaam 3: JEUGD_[code uitvraag].CSV Bijvoorbeeld: “WMO_Q12015_gestuurd door Henk.CSV” Hoe is de privacy en beveiliging geregeld? Uw dataset wordt via een beveiligd uploadportaal door het CBS binnengehaald. De gemeente is verantwoordelijk voor het beveiligen van de gegevensverwerking tot het moment dat uw dataset bij het CBS is aangeleverd. Let er op dat u uw data-aanlevering niet via bijvoorbeeld een openbaar wifinetwerk verzendt. Voor verdere verwerking door het CBS worden alle persoonsgegevens versleuteld zodat zij niet meer herleidbaar zijn naar individuen. Zowel bij terugkoppeling naar uw gemeente als bij uiteindelijke publicatie wordt nooit op persoonsniveau gerapporteerd. De functie van coördinator is door iemand anders overgenomen. Hoe kan ik deze wijziging doorgeven? U kunt een email sturen naar [email protected]. Uw wijziging wordt door het CBS verwerkt. Mijn vraag staat er niet tussen. Waar kan ik terecht voor meer informatie? Heeft u vragen over het aanleveren van gegevens bij het CBS? Stuur dan een e-mail naar [email protected]. Voor alle overige vragen over de monitor kunt u de inhoudelijke FAQ over de monitor bekijken. Staat uw vraag daar niet tussen? Dan kunt u terecht bij [email protected]

29

AANLEVERPROTOCOL GEMEENTELIJKE MONITOR SOCIAAL DOMEIN 2015

Recommend Documents