Voorwoord. Pagina 3 van 79

Personeelshandboek ARS Traffic & Transport Technology Services B.V.

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Den Haag, 1 november 2009 - versie 3.0

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek

Titel Datum Document ID Samengesteld door Versie Bestandsnaam

Contactadres

Personeelshandboek ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. 1 november 2009 PRC-0001 Hans Kuis, ARS Services 3.0 C:\Users\Hans\Desktop\Documents\ARS Services\Administratie\ISO\ARS Services Personeelshandboek nov 2009.doc ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Oude Middenweg 231-C 2491 AG DEN HAAG Tel: (070) 3018524

Pagina 2 van 79


Voorwoord Werkgever ARS Traffic & Transport Technology Services B.V., hierna verder ook aangeduid als “ARS SERVICES” verstrekt bij het aangaan van de dienstbetrekking een op schrift gestelde arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst wordt verwezen naar de toepasselijkheid van de Regeling Arbeidsvoorwaarden ARS Traffic & Transport Technology Services B.V., waarin diverse (aanvullende) arbeidsvoorwaarden zijn opgenomen. De algemene arbeidsvoorwaarden worden ook wel personeelsvoorwaarden of personeelsgids genoemd. Wijzigingen van welke aard ook, zullen kenbaar worden gemaakt per email. Indien een medewerker vragen en/ of opmerkingen heeft over de Regeling Arbeidsvoorwaarden ARS Traffic & Transport Technology Services B.V., kan de werknemer zich tot de werkgever wenden.

Pagina 3 van 79


Inhoudsopgave Voorwoord

3

Inhoudsopgave

4

1

Algemeen

8

1.1 1.2 1.3 1.4

8 8 8 9

Werkgever Medewerker Werktijden Levenspartner

2

Arbeidsovereenkomst

10

3

Functies

11

4

Vakantieregeling, verlof en buitengewoon verlof

13

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

13 13 13 13 13 13

5

6

7

8 9

Vakantieregeling Ziekte tijdens opgenomen verlof Verlof tijdens arbeidsongeschiktheid Collectieve verlofdagen Officiële vrije dagen Buitengewoon verlof

Salaris en toeslagen

15

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

15 15 15 15 15 16 16 16

Salaris Overwerk Emolumenten Bedrijfsauto Reisafstandenregeling Snelheidsovertredingen en parkeerboetes Resources Vergoeding overige onkosten

Regeling gebruik mobiele telefoon

17

6.1 Algemeen gebruik 6.2 ARS SERVICES mobiele telefoon

17 17

WIA-verzekering en WIA-Excedent verzekering

18

7.1 Excedent-arbeidsongeschiktheidsverzekering 7.2 Eigen bijdrage

18 18

Spaarloonregeling

19

8.1 Deelnemen aan de spaarloonregeling

19

Levensloopregeling

20

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

20 20 20 20 20 21

Fiscale consequenties Spaarloonregeling versus Levensloopregeling Opname van verlof Uitvoerder van de levensloopregeling Collectieve levensloopregeling Deelnemen aan levensloopregeling

Pagina 4 van 79


10 Pensioenregeling

22

10.1 Pensioenpremie 10.2 Beleggen 10.3 Eigen bijdrage 10.4 Aanvullende stortingen 10.5 Aanmeldingsformulier 10.6 Premiebetaling bij arbeidsongeschiktheid 10.7 Nabestaanden pensioen 10.8 Wezenpensioen 10.9 Pensioen- en Spaarfondsenwet

11 ANW-verzekering

22 22 22 22 23 23 23 23 23

24

11.1 Verzekering 11.2 Verzekerd bedrag 11.3 Eigen bijdrage

24 24 24

12 Collectieve ongevallen-verzekering 12.1 Verzekering 12.2 Verzekerd bedrag 12.3 Eigen bijdrage

25 25 25 25

13 Bonusregeling

26

14 Diversen

27

14.1 Vertrouwelijkheid en geheimhouding 14.2 Gebruik PC’s en Internet 14.3 Procuratie 14.4 Huisregels 14.5 Urenregistratie

15 Autobeleid

27 27 27 27 27

28

15.1 Algemeen 15.2 Gevolgen van privé-gebruik bedrijfsauto’s 15.3 Beleid ARS SERVICES

16 Computer-, Internet en e-mailbeleid 16.1 Algemeen 16.2 Gebruik computers 16.3 Gebruik Internet 16.4 Gebruik e-mail 16.5 Toezicht en sancties

28 28 29

31 31 31 31 31 32

17 Inkoopbeleid

33

17.1 Algemeen 17.2 Inkopen 17.3 Herhalende aankopen 17.4 Veiligheidsinformatieblad(en) (VIB)

18 Klantenbeleid

33 33 33 33

34

18.1 Algemeen 18.2 Omgang met de klant 18.3 Omgaan met klachten 18.4 Omgaan met boze klanten

34 34 34 34

Pagina 5 van 79


19 Kwaliteits- en VGM-beleid

36

19.1 Algemeen 19.2 Het kwaliteitsbeleid 19.3 Veiligheids-, gezondheids en milieubeleid

20 Kwetsbare medewerkersbeleid

36 36 37

40

20.1 Algemeen 20.2 Zwangere werkneemsters 20.3 Oudere werknemers 20.4 Jongere werknemers (jonger dan 18)

21 Omgangsbeleid

40 40 41 41

42

21.1 Algemeen 21.2 Ongewenste gedragsvormen 21.3 Vertrouwenspersoon 21.4 Preventiemaatregelen

42 42 42 42

22 PBM- en werkkledingbeleid

44

22.1 Algemeen 22.2 Werkkleding 22.3 PBM

44 44 44

23 Rook-, alcohol- en drugsbeleid ARS SERVICES 23.1 Algemeen 23.2 Rookbeleid 23.3 Alcoholbeleid 23.4 Drugsbeleid 23.5 Medicijnenbeleid 23.6 Herkennen van een verslaving

24 Schadebeleid

45 45 45 45 45 46 46

47

24.1 Algemeen 24.2 Wat te doen bij schade

47 47

25 Strafbeleid ARS SERVICES

48

25.1 Algemeen 25.2 Waarschuwingen 25.3 Schorsing 25.4 Ontslag 25.5 Uitzonderingen 25.6 Geldboetes

48 48 48 48 48 48

26 Ziektebeleid

51

26.1 Algemeen 26.2 Verzuimreglement

51 51

27 VGM-werkinstructies

55

27.1 Fysieke belasting 27.2 Schadelijk geluid 27.3 Werken met elektriciteit 27.4 Werken met (elektrische) handgereedschappen 27.5 Weersomstandigheden (koude, hitte, neerslag en uv-straling) 27.6 Veilig werken op hoogte (ladders, steigers en hoogwerkers)

Pagina 6 van 79

55 55 56 56 57 58

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 27.7 Gevaarlijke stoffen 27.8 Alleen werken 27.9 Bedrijfshulpverleningsorganisatie 27.10 Ontruimingsplan 27.11 Ongevalsprocedure 27.12 Procedure in geval van brand

28 BIJLAGE Schadeformulier

59 60 60 63 64 66

69

29 BIJLAGE Informatieblad werkhouding. 29.1 Inleiding 29.2 Klachten en oorzaken 29.3 De wettelijke verplichtingen 29.4 Apparatuur 29.5 Werkplekopstelling 29.6 Oefeningen

70 70 71 72 73 74 77

30 BIJLAGE Klachtenformulier

78

31 BIJLAGE Declaratieformulier

79

Pagina 7 van 79


1 ALGEMEEN Met de inwerkingtreding van deze Regeling Arbeidsvoorwaarden ARS SERVICES Traffic & Transport Technology Services B.V, hierna verder te noemen “de Regeling” vervallen alle tot dan toe bestaande vergoedingsregelingen, met betrekking tot de medewerk(st)ers van ARS SERVICES Traffic & Transport Technology Services B.V.. Alle bepalingen in de Regeling zijn gebaseerd op een arbeidsovereenkomst van 40 uur. Deze Regeling Arbeidsvoorwaarden treedt in werking op 1 januari 2008. De Regeling is van toepassing op alle medewerkers van ARS SERVICES Traffic & Transport Technology Services B.V. met uitzondering van medewerkers met één van de volgende aanstellingen: studentmedewerker, stagiair of afstudeerder. Indien een bepaling uit de Regeling slechts betrekking heeft op een bepaalde groep medewerkers binnen de organisatie dan zal dat expliciet in de betreffende regeling worden vermeld. Daarnaast kunnen werkgever en medewerker bijzondere afspraken maken die afwijken van hetgeen in deze arbeidsvoorwaarden is vermeld. In dat geval zal de bijzondere afspraak schriftelijk worden overeengekomen, al dan niet in de arbeidsovereenkomst. Indien de Regeling niet voorziet in een bepaalde situatie, kunnen de werkgever en medewerker daarover schriftelijk nadere afspraken maken. ARS SERVICES is gerechtigd om, in overeenstemming met artikel 7: 613 van het Burgerlijk Wetboek, één of meer bepalingen uit de Regeling éénzijdig te wijzigen. ARS SERVICES zal haar medewerkers tijdig informeren over dergelijke wijzigingen. Naast deze Regeling is er binnen ARS SERVICES het Handboek ARS SERVICES hierin zijn diverse regels en afspraken opgenomen. Dit handboek is ook van toepassing op alle medewerkers van ARS SERVICES Traffic & Transport Technology Services B.V.. 1.1

Werkgever

ARS SERVICES verplicht zich alle uit de Regeling en de individuele arbeidsovereenkomsten voortvloeiende verplichtingen na te komen. De werkgever dient ervoor te zorgen dat de medewerker een exemplaar (eventueel in digitale vorm) van de Regeling ontvangt. Bij wijziging van de Regeling zal de medewerker een nieuw exemplaar ontvangen of een aanvulling op de arbeidsvoorwaarden met een duidelijke verwijzing naar de versie van de arbeidsvoorwaarden. Met inachtneming van objectiviteit aan de functie verbonden eisen en van een evenwichtige samenstelling van het personeelsbestand zal het beleid van de werkgever erop gericht zijn, aan gelijkwaardige medewerkers gelijke kansen op arbeid en gelijke kansen in de arbeidsorganisatie niet te onthouden op grond van leeftijd, sekse, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, levens- of geloofsovertuiging, huidskleur, ras of etnische afkomst, nationaliteit of politieke keuze. 1.2

Medewerker

Een bij de werkgever werkzaam persoon. Voor zover in deze tekst de woorden hij, hem en zijn worden gebruikt, en daarmede personen worden aangeduid, wordt daaronder tevens de vrouwelijke medewerker begrepen. De medewerker verplicht zich tot nakoming van alle voor hem geldende verplichtingen krachtens de Regeling en zijn individuele arbeidsovereenkomst. De medewerker is geheimhouding opgelegd van alle zaken betreffende of verband houdende met het bedrijf van werkgever . 1.3

Werktijden

De starttijd ligt tussen 08.00 uur en 09.30 uur. Per werkdag dienen minimaal 8 werkuren gemaakt te worden. De werktijd kent een onderbreking van 30 minuten lunchpauze naar eigen inzicht te gebruiken tussen 12.00 uur en 13.30 uur. De lunchtijd wordt niet aangemerkt als werktijd. De directie is gerechtigd om de werktijden nader in te vullen indien de functie en/ of de werkzaamheden van de werknemer dit noodzakelijk maken.

Pagina 8 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 1.4

Levenspartner

De levenspartner is de persoon met wie de medewerker duurzaam samenleeft, maar niet personen die in rechte lijn of tot en met de tweede graad van de zijlijn aan de medewerker verwant zijn. In artikel 3.6 worden rechten verleend ter zake van gebeurtenissen, die verband houden met de levenspartner van de medewerker. Aanspraak op deze rechten kan slechts geldend worden gemaakt met ingang van de dag, volgend op die waarop de medewerker en de levenspartner hun relatie aan de werkgever hebben kenbaar gemaakt door de invulling, ondertekening en overhandiging van een daartoe strekkende verklaring. Voor gehuwden is dit de trouwakte, voor geregistreerde partners is dit de akte geregistreerd partnerschap. Voor samenwonenden volstaat een notarieel samenlevingscontract of een ondertekende verklaring van de medewerker. De verantwoordelijkheid voor het kenbaar maken, de ondertekening en het overhandigen van de betreffende bescheiden ligt uitsluitend bij de werknemer. Na beëindiging van de relatie c.q. de duurzame samenleving kan aan artikel 3.6 van de Regeling geen rechten meer worden ontleend.

Pagina 9 van 79


2 ARBEIDSOVEREENKOMST De werkgever verstrekt bij het aangaan van de dienstbetrekking een op schrift gestelde arbeidsovereenkomst, welke door beide partijen dient te worden ondertekend.. In de arbeidsovereenkomst en/of een schriftelijke allonge op een bestaande arbeidsovereenkomst worden in ieder geval de volgende onderwerpen vastgelegd: • Aanwezigheid van de Regeling Arbeidsvoorwaarden ARS SERVICES Traffic & Transport Technology Services B.V.. • Datum van indiensttreding bij ARS SERVICES Traffic & Transport Technology Services B.V.. • Aard van de overeenkomst: bepaalde of onbepaalde tijd. • Duur van de proeftijd. • Functiebenaming. • Brutosalaris per maand. • Overeengekomen aantal contracturen. • Aantal vakantiedagen. Wanneer de werkgever en medewerker instemmen met beëindiging van de arbeidsovereenkomst, wordt dit schriftelijk vastgelegd en door beiden partijen ondertekend. Daarbij wordt ook de datum van de uitdiensttreding vermeld.

Pagina 10 van 79


3 FUNCTIES ARS SERVICES kent de volgende functies: • • • • • • •

Algemeen directeur Projecleider V&G functionaris Voorman Installatiemedewerker Magazijnbeheerder Onderhoudsmedewerker

Functie Verantwoordelijkheden c.q. taakstellingen

Bevoegdheden

Opleidingen


Bevoegdheden

Opleidingen

Algemeen directeur De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsresultaten en. Hieruit voortvloeend zijn taken en verantwoordelijkheden: • Het opstellen van het bedrijfsbeleid met betrekking tot kwaliteit van producten en diensten en personeelsbeheer; • Het mede werven en selecteren van personeel; • Het uitdragen van het beleid, zowel intern als extern; • Het opstellen van budgetten; • Het ontwerpen, bepalen en overdragen van strategische beslissingen ten aanzien van de producten en diensten van ARS SERVICES T & TT Services in relatie tot de markt(en) en afnemer(s); • Het vaststellen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functietyperingen; • Het wettelijk vertegenwoordigen van ARS SERVICES T & TT Services; • Het realiseren van verplichtingen van het bedrijf; • Inkoop: zie kwaliteitshandboek; • Beheer kwaliteitsdocumentatie: zie kwaliteitshandboek; • Periodieke beoordeling kwaliteitssysteem: zie kwaliteitshandboek; • Interne kwaliteitsaudits: zie kwaliteitshandboek; • Personeelsbeheer: zie kwaliteitshandboek; • Opleidingen: zie kwaliteitshandboek; • Offreren: zie kwaliteitshandboek. De vastlegging van het beleid en de uitvoeringswijze geschiedt in het operationeel plan van het lopende jaar. Het operationeel plan geldt tevens als de meetindicator voor de realisatie en wordt tweemaandelijks besproken in het AVA en vastgelegd in de notulen. Tot alle handelingen en (strategische) beslissingen die invloed hebben op de gelden, middelen, activa en de algehele bedrijfsvoering (inclusief projectuitvoering). Academisch werken denkniveau

V&G functionaris Het opstellen en formuleren van het V&G beleid; Het rapporteren aan en adviseren van de directie aangaande V&G activiteiten; Het beheren en uitgeven van V&G plannen; Het beoordelen en bewaken van de verschillende V&G plannen van projecten; Het verstrekken van inlichtingen en adviezen aangaande V&G aan het personeel van ARS SERVICES T & TT Services; Periodieke beoordeling V&G activiteiten en plannen; Is bevoegd om binnen de verantwoordelijkheden zoals hierboven weergegeven zelfstandig beslissingen te nemen; Stopzetten van werkzaamheden Schorsen van personeel HBO werken denkniveau

Pagina 11 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek VCA VOL certificaat


Kwaliteits functionaris Het opstellen en formuleren van het kwaliteits beleid; Het rapporteren aan en adviseren van de directie aangaande kwaliteit Uitvoeren van werkplekinspecties Het verstrekken van inlichtingen en adviezen aangaande kwaliteit aan het personeel van ARS SERVICES T & TT Services;

Bevoegdheden

Is bevoegd om binnen de verantwoordelijkheden zoals hierboven weergegeven zelfstandig beslissingen te nemen; Stopzetten van werkzaamheden HBO werken denkniveau Rijbewijs VCA certificaat

Opleidingen


Bevoegdheden Opleidingen

Functie Verantwoordelijkheden c.q. taakstellingen Bevoegdheden Opleidingen



Projectleider Het organiseren en plannen van installatieprojecten Het aansturen van voormannen en installatiemedewerkers Het zorgen voor het veilig uitvoeren van werkzaamheden Het installeren en repararen van apparatuur Is bevoegd om binnen de verantwoordelijkheden zoals hierboven weergegeven zelfstandig beslissingen te nemen; MBO+ werken denkniveau Rijbewijs VCA VOL certificaat

Voorman Het aansturen van installatiemedewerkers Het zorgen voor het veilig uitvoeren van werkzaamheden Het installeren en repararen van apparatuur Is bevoegd om binnen de verantwoordelijkheden zoals hierboven weergegeven zelfstandig beslissingen te nemen; MBO+ werken denkniveau Rijbewijs VCA certificaat Installatiemedewerker Het installeren en repararen van apparatuur Geen MBO werken denkniveau Rijbewijs VCA certificaat Magazijnmedewerker Het innemen, registreren, opslaan en uitgeven van apparatuur en hulpmiddelen uit het magazijn van ARS SERVICES Services Geen MBO werken denkniveau Rijbewijs VCA certificaat

Pagina 12 van 79


4 VAKANTIEREGELING, VERLOF EN BUITENGEWOON VERLOF 4.1

Vakantieregeling

Een medewerker heeft met behoud van salaris per kalenderjaar recht op 24 vakantiedagen. In het algemeen dient de medewerker tenminste één maal per jaar tien dagen van zijn tegoed aan vakantiedagen aaneengesloten te genieten. De medewerker heeft, als zijn werk dit toelaat, recht op maximaal vijftien aaneengesloten vakantiedagen per jaar. Een opname van meer dan vijftien aaneengesloten vakantiedagen is slechts in bijzondere gevallen en bij wijze van hoge uitzondering mogelijk. In voorkomend geval zal de werkgever er zich van vergewissen of er sprake is van een bijzondere situatie en of de geplande dan wel te plannen werkzaamheden van werknemer een dergelijke lange afwezigheid toelaten. De vakantie dient tijdig door de medewerker in overleg met de werkgever te worden vastgesteld. Vakantie dient te worden aangevraagd bij de medewerker personeelszaken en dient afgestemd te zijn met de projectleider. Indien de medewerker werkzaam is in een team waarin het belangrijk is dat er gedurende het gehele jaar een voldoende sterke bezetting is, dient vooraf afstemming plaats te vinden tussen de betreffende teamleden. Zij zullen een vakantieschema moeten overeenkomen dat acceptabel is voor de projectleider van het team. Dit schema dient daarnaast goedgekeurd te worden door de werkgever. Pas nadat het vakantieschema definitief is, en aldus schriftelijk is goedgekeurd door de werkgever, kan de medewerker ervan uitgaan dat hij de overeengekomen dagen vakantie kan krijgen. In geval van een bijzondere gelegenheid, en na overleg met de werkgever, kan de medewerker toestemming worden verleend om maximaal 5 dagen op te nemen van het nieuwe kalenderjaar. Uiteraard wordt dat aantal dagen in mindering gebracht op het aantal dagen van het volgende jaar. 4.2

Ziekte tijdens opgenomen verlof

Indien een werknemer tijdens opgenomen verlof ziek wordt en zich conform de bij de werkgever geldende procedure ziek meldt dan hebben de dagen afwezigheid na de ziekmelding te gelden als ziektedagen. De werknemer dient zich alsdan beschikbaar te houden voor de werkgever en de aanwijzingen van de werkgever op te volgen.. 4.3

Verlof tijdens arbeidsongeschiktheid

Het opnemen van verlofdagen tijdens (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid is in principe niet toegestaan. Dit geldt ook in een situatie waarbij de medewerker op basis van arbeidstherapie werkzaam is. Bij een periode van langdurige arbeidsongeschiktheid, welke voortduurt in de zomerperiode, kan door de medewerker een verzoek worden ingediend om toch op vakantie te mogen. Het al dan niet honoreren van dit verzoek is voorbehouden aan de werkgever. De werkgever zal hiertoe contact opnemen met de controlerend arts en de leidinggevende van de betrokken medewerker. 4.4

Collectieve verlofdagen

De werkgever heeft het recht per kalenderjaar twee dagen, buiten de in artikel 4.5 genoemde dagen, als verplichte collectieve verlofdagen aan te wijzen. 4.5

Officiële vrije dagen

Onderstaande dagen worden door de werkgever als officiële vrije dagen beschouwd: • Nieuwjaarsdag • 2e Paasdag • Koninginnedag • Bevrijdingsdag (eens per 5 jaar, ingaande in het jaar 2000) • Hemelvaartsdag • 2e Pinksterdag • 1e en 2e Kerstdag 4.6

Buitengewoon verlof

Onverminderd het bepaalde in artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek ten opzichte van hieronder niet genoemde zaken van verzuim, wordt buitengewoon verlof met behoud van salaris verleend: a. Bij huwelijk van de medewerker: de huwelijksdag en de dag erna.

Pagina 13 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek b.

c. d.

e. f.

g. h. i. j.

Bij huwelijk van één der ouders (onder wie begrepen pleeg- en stiefouders), schoonouders, grootouders, broers, zusters, zwagers, schoonzusters, eigen kinderen, stief- of pleegkinderen en kleinkinderen van de medewerkers: de dag van het huwelijk, mits dit voor de werknemer een werkdag is. Bij bevalling van de levenspartner: de dag van de bevalling en de dag erna. Bij overlijden van echtgenoot, echtgenote of levenspartner dan wel een tot het huishouden van de medewerker behorend kind, pleegkind of stiefkind van de dag van overlijden tot en met de dag van de uitvaart, na voorafgaande goedkeuring van de werkgever. Bij overlijden van ouders (onder wie begrepen schoon, stief- of pleegouders), broers, zusters, schoonzusters, zwagers en grootouders: de dag van de uitvaart. Bij ernstige ziekte van levenspartner, één der ouders (onder wie begrepen schoon, stief-, of pleegouders), broer/zus of een kind (onder wie begrepen een stief- of pleegkind): door de werkgever vast te stellen. Bij 25- of 40-jarig ambtsjubileum van de medewerker: één dag. Bij 25-, 40-, 50- of 60-jarig huwelijk van een medewerker, zijn/haar kinderen, ouders, schoonouders of grootouders: de dag van de viering, mits dit een werkdag is. Voor het afleggen van vakexamens, welke door de werkgever gefinancierd worden; voor de duur van het examen. Dokter- of polikliniekbezoek, overige bezoeken voor medische doeleinden waarvoor een verwijskaart overlegd kan worden: voor de duur van het bezoek

De werkgever zal in andere dan de hierboven genoemde gevallen te zijner beoordeling buitengewoon verlof kunnen toekennen in gevallen, waarbij de afwezigheid van de medewerker buiten zijn schuld noodzakelijk is en in redelijkheid niet van hem kan worden gevergd hiervoor vakantiedagen op te nemen. De medewerker is verplicht bij gebruikmaking van deze verlofregeling dit zo mogelijk zo vroeg mogelijk schriftelijk kenbaar te maken bij de werkgever.

Pagina 14 van 79


5 SALARIS EN TOESLAGEN 5.1

Salaris

De medewerker ontvangt twaalf maal per jaar salaris, berekend over een tijdvak van één kalendermaand. Indien het dienstverband tijdens het kalenderjaar start of eindigt, ontvangt de medewerker in dat jaar salaris naar rato van het aantal kalendermaanden dienstverband. Het salaris wordt gebaseerd op de wekelijks verplichte urenregistratie van de medewerker. Indien de urenregistratie onvolledig is kan de salarisadministratie niet vaststellen of de medewerker al dan niet ongeoorloofd verlof heeft opgenomen. In dat geval kan ARS SERVICES na een tijdige waarschuwing aan de werknemer besluiten de uitbetaling van niet geregistreerde uren op te schorten totdat de urenregistratie compleet is. Het salaris wordt iedere maand op de 5e werkdag voor het einde van de maand overgemaakt naar de bankrekening van de medewerker. Op deze regeling worden geen uitzonderingen gemaakt. 5.2

Overwerk

Incidenteel overwerk Overuren worden als volgt berekend: na 22.00 uur en op zaterdag voor 150%, op zondag voor 200%, alle overige uren voor 100%. Structureel afwijkende werktijden In individuele gevallen zijn afwijkende werktijden mogelijk. Hiervoor is vooraf een akkoord van de directie nodig.

5.3

Emolumenten

Per medewerker zal, afhankelijk van de functie bij indiensttreding, of bij functiewijziging en afhankelijk van fiscaal toegelaten mogelijkheden, worden medegedeeld welke vergoedingen van toepassing zijn. De • • •

directie behoudt zich het recht voor de vergoedingen te wijzigen of in te trekken indien: De medewerker een andere functie aanvaardt. Bij opzegging van de arbeidsovereenkomst. Het fiscaal niet meer mogelijk is om één of meerdere onderdelen van de onkosten netto te vergoeden. Wijzigingen of intrekkingen zullen per brief van de directie aan de werknemer kenbaar worden gemaakt.

5.4

Bedrijfsauto

Medewerkers kunnen in aanmerking komen voor een bedrijfsauto. Deze auto is strikt voor zakelijk gebruik. Van de medewerker wordt goed huisvaderschap verwacht ten opzichte van de bedrijfsauto. De kosten van de bedrijsauto worden gedragen door ARS SERVICES. Bij een bedrijfsauto wordt een brandstofpas beschikbaar gesteld die ook strikt gebruikt mag worden voor zakelijke toepassingen. De bedrijfsautoregeling is te vinden verderop in het perosneelshandboek.

5.5

Reisafstandenregeling

Medewerkers die niet in aanmerking komen voor een bedrijfsauto, kunnen of mogen hun privé auto in overleg met de directie ook zakelijk gebruiken. De vergoeding voor zakelijke gereden kilometers is vastgesteld op € 0,19 per kilometer. De werkgever is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook, die ontstaat door zakelijk gebruik van de privé auto van de medewerker. Na invulling van de standaard kostendeclaratie wordt het bedrag maandelijks achteraf op het bank- of giro rekeningnummer overgemaakt. Hetzelfde geldt voor het afleggen van zakelijke kilometers per openbaar vervoer. Na inlevering van het tweede klasse plaatsbewijs worden deze onkosten netto vergoed. De medewerker kan kosten declareren tot maximaal twee maanden terug.

Pagina 15 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 5.6

Snelheidsovertredingen en parkeerboetes

De werkgever is niet verantwoordelijk voor boetes als gevolg van snelheidsovertredingen, fout parkeren dan wel anderszins welke de werknemer oploopt gedurende diensttijd tijdens de uitvoering van zijn werkzaamheden. De werknemer draagt zelf de kosten van de veroorzaakte boetes. 5.7

Resources

De resources, die de werkgever aan medewerkers ter beschikking stelt, zijn voor zakelijk gebruik bestemd. Onder resources valt het gebruik van e-mail, webtoegang, telefoon, GSM, laptop etc. Naast het puur noodzakelijke gebruik stelt het beleid van de werkgever dat deze resources ook, binnen normale grenzen, voor privé-doeleinden gebruikt kunnen worden. De werkgever blijft te allen tijde eigenaar van de resources. Indien noodzakelijk kan het dus zijn dat een collega tijdelijk gebruik dient te maken van één van de aanwezige GSM’s, laptops. Daarnaast is de werkgever gerechtigd om het gebruik van resources te loggen (het gebruik in aantal, NIET de inhoud van berichten). Indien de werkgever een serieuze overtreding constateert, zal in eerste instantie een waarschuwing worden gegeven, indien de medewerker hieraan geen gehoor geeft, kunnen verdere maatregelen worden getroffen welke uiteindelijk kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband. 5.8

Vergoeding overige onkosten

Voor alle overige onkosten, dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan de directie. Kosten welke zonder toestemming zijn gemaakt, worden niet vergoed. De medewerker ontvangt na inlevering van het kostendeclaratieformulier (zie bijlage) en betalingsbewijs, het gedeclareerde bedrag van de werkgever op het, bij de werkgever bekende, giro- of bankrekeningnummer van de medewerker. Het gedeclareerde bedrag wordt in de opvolgende maand van de declaratie verwerkt. De medewerker kan kosten declareren tot maximaal twee maanden terug, tenzij daarover vooraf specifieke afwijkende afspraken zijn gemaakt. De werkgever is gerechtigd kosten die in een eerder stadium werden vergoed, na een bepaald moment niet te vergoeden. Indien de werkgever dat beslist, zal dit vooraf aan de medewerker worden gecommuniceerd.

Pagina 16 van 79


6 REGELING GEBRUIK MOBIELE TELEFOON Omtrent het gebruik van mobiele telefoons zijn de volgende gebruikssituaties te onderscheiden: A. Algemeen gebruik B. ARS SERVICES mobiele telefoon 6.1

Algemeen gebruik

Voor het algemeen gebruik van mobiele telefoons wordt verwezen naar 5.7 resources. 6.2

ARS SERVICES mobiele telefoon

De werkgever kan aan de medewerker een mobiele telefoon beschikbaar stellen voor gesprekken die in dienst staan van werkzaamheden bij en voor de werkgever. In incidentele gevallen mag de telefoon gebruikt worden voor privé gesprekken. Indien de medewerker buitensporig gebruik maakt van de ARS SERVICES mobiele telefoon voor privé doeleinden dan kunnen de privé kosten (abonnementskosten en gesprekskosten) doorbelast worden aan de medewerker. De werkgever is in dat geval gerechtigd de privé kosten in te houden van het netto salaris van de medewerker. De mobiele telefoon blijft eigendom van de werkgever. Kosten bij zakelijk gebruik (vaste kosten, gesprekskosten) en administratie komen geheel voor rekening van de werkgever. Tijdens het gebruik van de mobiele telefoon, is de gebruiker eindverantwoordelijk voor de telefoon. Bij schade, verlies of diefstal, dient de betrokken manager direct op de hoogte gesteld te worden. Het is niet toegestaan de SIM-kaarten te verwisselen, zonder toestemming van de werkgever. Het is verplicht de PUK codes en overige pincodes bekend te maken bij de werkgever. Het is tevens niet toegestaan de telefoon onderling uit te wisselen zonder de werkgever daarvan op de hoogte te stellen. In overleg met de werkgever kan van bovengenoemde voorwaarden worden afgeweken. De werkgever is te allen tijde gerechtigd de ARS SERVICES mobiele telefoon terug te nemen van de werknemer indien zakelijk gezien de telefoon niet meer noodzakelijk is. Daarnaast kan de werkgever de mobiele telefoon tijdelijk terugvorderen in geval van ziekte van de medewerker.

Pagina 17 van 79


7

WIA-VERZEKERING EN WIA-EXCEDENT VERZEKERING

Voor het geval van arbeidsongeschiktheid is door de werkgever in een aanvulling op de sociale arbeidsongeschiktheidsvoorzieningen voorzien. Daartoe is een WGA-aanvulling verzekering afgesloten bij Aegon Schadeverzekeringen en een Excedent-arbeidsongeschiktheidsverzekering bij Zwitserleven. 7.1

Excedent-arbeidsongeschiktheidsverzekering

Voor medewerkers met een salaris boven het maximum SV-loon (€ 45.017,- voor 2007)wordt voorzien in een aanvullende excedent arbeidsongeschiktheidsverzekering. De arbeidsongeschiktheidsuitkering wordt gesteld op 70% van het salaris verminderd met de maximale uitkering van overheidswege. De uitkering is WIA-volgend. 7.2

Eigen bijdrage

Met betrekking tot de te betalen premies geldt een eigen bijdrage van 50%. De eigen bijdrage wordt in maandelijkse termijnen met het bruto salaris (via de loonstrook) verrekend.

Pagina 18 van 79


8 SPAARLOONREGELING Bij spaarloonregeling houdt de werkgever op verzoek van de medewerker een bepaald bedrag in op het brutoloon. Het ingehouden bedrag wordt op de spaarloonrekening gezet of wordt besteed voor één van de erkende bestedingsdoelen. De gespaarde bedragen moeten tenminste vier volle kalenderjaren op een geblokkeerde rekening blijven staan. Vervolgens komt steeds het bedrag vrij dat vier jaar heeft vastgestaan. Omdat het brutoloon wordt verlaagd met het gespaarde bedrag, is het gespaarde bedrag vrijgesteld van belasting en premies volks- en medewerkerverzekeringen. Het belastingvrije spaarloonbedrag is gemaximeerd door de overheid. Voor 2007 is dit bedrag € 613,00. De medewerker mag in een aantal – hieronder genoemde – gevallen beschikken over het tegoed op de geblokkeerde spaarloonrekening: Premies van bepaalde levensverzekeringen en vrijwillig te betalen pensioenpremies om een pensioenachterstand weg te werken. Aankoop van eigen woning als hoofdverblijf. Einde dienstbetrekking, overlijden medewerker. Starten onderneming. Scholingsuitgaven van de medewerker zelf. De medewerker heeft de mogelijkheid om na zijn proefperiode gebruik te maken van de spaarloonregeling. Indien de medewerker wil deelnemen aan de spaarloonregeling, dan moet worden voldaan aan de volgende twee voorwaarden: De werknemer was reeds op de eerste dag van het betreffende kalenderjaar bij de werkgever in dienst. De werkgever past ten aanzien van de medewerker op en vanaf de eerste dag van het kalenderjaar de algemene heffingskorting toe. De werknemer mag slechts bij één werkgever deelnemen aan de spaarloonregeling. 8.1

Deelnemen aan de spaarloonregeling

De werkgever heeft een spaarloon overeenkomst bij de ABN AMRO bank. Het initiatief om deel te nemen aan de spaarloonregeling ligt bij de medewerker. Deze dient hiertoe een formulier aan te vragen bij de administratie. Middels dit formulier wordt een geblokkeerde rekening bij de ABN AMRO aangevraagd, waarop het gespaarde bedrag zal worden gestort.

Pagina 19 van 79


9 LEVENSLOOPREGELING Op 1 januari 2006 deed de levensloopregeling zijn intrede. De levensloopregeling is een vrijwillige regeling die medewerkers de mogelijkheid biedt om op fiscaal vriendelijke wijze een kapitaal op te bouwen. De levensloopregeling geeft de mogelijkheid om ten laste van het brutosalaris kapitaal op te bouwen dat kan worden aangewend ter financiering van onbetaald verlof (bijvoorbeeld ouderschapsverlof, zorgverlof of een sabbatical). Daarnaast kunnen medewerkers ervoor kiezen om het opgebouwde kapitaal aan te wenden om eerder te stoppen met werken. Jaarlijks kan maximaal 12% van hun bruto jaarsalaris worden gespaard. Aan het totaal op te bouwen kapitaal is een maximum gesteld van 210% van het bruto jaarsalaris. Het gespaarde bedrag kan op een daartoe geschikte spaarrekening of een beleggingsrekening worden ondergebracht. Op de levensloopregeling is de zogenaamde omkeerregeling van toepassing. Dit houdt in dat het bedrag dat de medewerkers sparen ten laste komt van hun bruto-inkomen, terwijl over de opnames te zijner tijd loonbelasting is verschuldigd. 9.1

Fiscale consequenties

Momenteel zijn de fiscale consequenties van sparen met de levensloopregeling: Rente/beleggingsresultaat over het brutobedrag dat is gespaard; Loonbelasting betalen op het moment dat het verlof wordt opgenomen in de dan geldende tariefschijf; Per gespaard jaar een levensloopverlofkorting van € 185 (2007 )bij de opname van het verlof; Het levensloopsaldo wordt niet als vermogen gezien en hoeft dus ook niet via box 3 belast te worden; Bij opname van ouderschapsverlof geldt een heffingskorting van 50%; 9.2

Spaarloonregeling versus Levensloopregeling

Naast de levensloopregeling blijft de spaarloonregeling gewoon van kracht. Medewerkers kunnen echter niet gelijktijdig in beide regelingen sparen. Jaarlijks dient de medewerker een keuze te maken of hij wil deelnemen aan de levensloopregeling. 9.3

Opname van verlof

Het deelnemen aan de levensloopregeling is een wettelijk recht. Dit houdt in dat medewerkers zelf bepalen of zij mee doen aan de levensloopregeling of niet. Het opnemen van verlof (tijd en duur) kan pas plaatsvinden na goedkeuring van de werkgever. De opnames die gedurende een verlofperiode van de levenslooprekening worden gedaan, mogen niet meer bedragen dan het salaris dat de medewerker ontving in de periode direct voorafgaand aan zijn verlof. Heeft de medewerker bijvoorbeeld een salaris van 2.000 euro bruto per maand, dan mag de maandelijkse opname van de levenslooprekening niet meer bedragen dan 2.000 euro. Na de verlofperiode kan vervolgens weer tot het maximum (210% van het salaris) worden doorgespaard.

9.4

Uitvoerder van de levensloopregeling

Het staat de medewerker vrij om de levensloopregeling bij de instelling van zijn keuze af te sluiten. De medewerker kan deelnemen aan de collectieve regeling van Werkgever, of hij kan voor een andere levensloopregeling kiezen. 9.5

Collectieve levensloopregeling

Werkgever heeft een collectieve levensloopregeling geopend bij Delta Lloyd. Enkele voordelen zijn: Alles wordt online geregeld met altijd een actueel overzicht van het opgebouwde kapitaal; Werkgever wordt jaarlijks rechtstreeks door de Delta Lloyd geïnformeerd over het opgebouwde kapitaal, zodat zij weet wanneer het totaal opgebouwde kapitaal het maximum overstijgt (indien een andere aanbieder wordt gekozen, dan moet de medewerker op eigen initiatief de werkgever over het opgebouwde kapitaal informeren); Lage kosten; Ruime fondskeuze bij beleggen; Op verzoek professioneel beleggingsadvies.

Pagina 20 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek De collectieve Delta Lloyd Levenslooprekening is volledig ontsloten via internet, zodat men altijd zicht heeft op de ontwikkelingen van de portefeuille. Voor overige informatie betreffende deze regeling: www.deltalloyd.nl/levensloop. 9.6

Deelnemen aan levensloopregeling

Het initiatief om deel te nemen aan de levensloopregeling ligt bij de medewerker. Deze dient: 1. 2. 3.

4.

een eventuele spaarloonregeling te staken en dit door te geven aan de administratie., te bepalen hoeveel men wil sparen (maximaal 12% brutoloon) te bepalen bij wie de levensloopregeling wordt ondergebracht a) Indien de medewerker het bij de hierboven geschreven regeling van DeltaLloyd wenst onder te brengen, dan kan het bedrag worden doorgegeven aan de administratie. De spaar/beleggingsrekening dient de medewerker zelf aan te vragen op www.deltalloyd.nl/levensloop. Het daartoe benodigde Werkgeversnummer (W nummer) is W0000290010. b) Indien de medewerker het verkiest om levensloopregeling bij een andere aanbieder onder te brengen dan dient de medewerker aan de administratie. de naam, het rekeningnummer en de referentie van de regeling door te geven, tezamen met een afschrift van de afgesloten regeling (waaruit blijkt dat dit een goedgekeurde levensloopregeling is). Zodra de werkgever een bevestiging van de verzekeraar/bank heeft waaruit blijkt: wat het Spaarbedrag is; dat de rekening geschikt is voor de levensloopregeling; wat het rekeningnummer is; onder welke omschrijving de betaling plaats dient te vinden; dan zal de werkgever het spaarbedrag verwerken in de salarisadministratie en doorstorten op de levenslooprekening.

Pagina 21 van 79


10 PENSIOENREGELING Werkgever heeft voor haar medewerkers een pensioenregeling afgesloten bij Zwitserleven. De regeling betreft een zogenaamde beschikbare premieregeling. Dit houdt in dat aan de medewerker per maand een premie beschikbaar wordt gesteld die door de medewerker belegd dient te worden in een pensioen depot bij Zwitserleven. De beschikbare premie is afhankelijk van het salaris en de leeftijd van de medewerker. Iedere medewerker komt in aanmerking voor de pensioenregeling, tenzij werkgever en medewerker uitdrukkelijk anders overeen zijn gekomen. Hieronder volgende de hoofdzaken van de pensioenregeling. De volledige pensioenregeling ligt ter inzage bij de werkgever. 10.1 Pensioenpremie De premie wordt berekend door het percentage uit onderstaande premietabel te vermenigvuldigen met het pensioengevend salaris. Het pensioengevend salaris is het bruto jaarsalaris inclusief vakantiegeld per 1 januari van het jaar waarvoor de premie wordt bepaald, vermindert met de zogenaamde franchise (in 2007 bedraagt deze € 11.872). Over de franchise hoeft geen pensioen te worden opgebouwd aangezien bij 65-jarige leeftijd naast het pensioen ook een AOW uitkering wordt ontvangen van de overheid. De franchise wordt per jaar bepaald en is gekoppeld aan de hoogte van de AOW. De premietabel is als volgt: 25 tot en met 29 jaar: 6,99% 30 tot en met 34 jaar: 7,81% 35 tot en met 39 jaar: 8,64% 40 tot en met 44 jaar: 9,56% 45 tot en met 49 jaar: 10,66% 50 tot en met 54 jaar: 11,95% 55 tot en met 59 jaar: 13,42% 60 jaar en ouder: 15,26% 10.2 Beleggen Het is voor de medewerkers individueel mogelijk om te bepalen hoe de ingelegde premies worden belegd. Het is mogelijk te kiezen voor (een mix van) 6 beleggingsfondsen van Zwitserleven met een verschillend risicoprofiel. In zijn algemeenheid is hierover te stellen dat naarmate de pensioendatum verder weg is gekozen kan worden voor een samenstelling met een hoger risico. De keuze kan te allen tijde gewijzigd worden. Hieronder volgt een opsomming van de betreffende fondsen inclusief een beknopte omschrijving van het profiel. Meer informatie kan worden verkregen op www.zwitserleven.nl . Obligatiefonds: Aandelen Fonds: Euro Aandelenfonds: Geldmarkt Fonds: Mix Fonds: Maatschappijfonds:

belegt voornamelijk in Nederlandsevastrentende waarden belegt wereldwijd in aandelen; belegt in aandelen binnen Europa; belegt uitsluitend in deposito’s met een looptijd korter dan één jaar belegt binnen vastgestelde bandbreedtes in aandelen, obligaties, vastgoed en liquiditeiten; deelnemen aan het bedrijfsresultaat van Zwisterleven. Het garantierendement bedraagt 3%.

10.3 Eigen bijdrage De medewerker betaalt een eigen bijdrage van 50% van de pensioenpremie. Voor bijvoorbeeld een medewerker die op 1 januari in een bepaald jaar 32 jaar oud is, betaalt werkgever 3,905% premie van het pensioengevend salaris en de medewerker 3,905%. Tesamen is dit de totale premie van 7,81% zoals vermeld in de tabel. De eigen bijdrage wordt in maandelijkse termijnen met het bruto salaris (via de loonstrook) verrekend. 10.4 Aanvullende stortingen De medewerker kan kiezen voor een extra storting in de pensioenpolis. Deze extra storting wordt volledig als eigen bijdrage aangemerkt. De minimale extra storting bedraagt € 1.361,34.

Pagina 22 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 10.5 Aanmeldingsformulier Bij het in dienst treden van de medewerker zal hij/zij een formulier moeten invullen voor de aanmelding bij de pensioenverzekeraar. Middels dit formulier zal medewerker een keuze moeten maken in welke fondsen de pensioenpremie belegd moet worden. Indien het formulier niet binnen twee (2) weken geretourneerd is aan werkgever, zal werkgever een voorlopige aanmelding doen bij de pensioenverzekeraar waarbij werkgever aan de pensioenverzekeraar aangeeft de premie voor de de medewerker voorlopig te storten in het maatschappijfonds (het zogenaamde banksparen, met een garantierendement). 10.6 Premiebetaling bij arbeidsongeschiktheid Vrijstelling van premiebetaling bij arbeidsongeschiktheid is meeverzekerd. Hiermee wordt bereikt dat in geval van arbeidsongeschiktheid de premiebetalingen (gedeeltelijk) wegvallen. De verzekering en de opbouw van het pensioen worden echter ongewijzigd voortgezet. Voor de vaststelling van de mate van arbeidsongeschiktheid wordt het oordeel van de bedrijfsvereniging gevolgd. 10.7 Nabestaanden pensioen Er wordt voorzien in een levenslang nabestaandenpensioen (bij overlijden vóór de pensioendatum) van 1,225% van de pensioengrondslag per dienstjaar. Bij 40 dienstjaren is hiermee een maximumdekking van 50% van de pensioengrondslag bepaald. De premie voor het nabestaandenpensioen is begrepen in de beschikbare premie. Door afstand te doen van het nabestaandenpensioen kan de deelnemer een hoger ouderdomspensioen verkrijgen. 10.8 Wezenpensioen Bij overlijden vóór de pensioendatum wordt een wezenpensioen aan nabestaande kinderen uitgekeerd van 20% van het volgens bovenstaande methode berekende nabestaandenpensioen. Het wezenpensioen wordt uitgekeerd tot leeftijd 18. 10.9 Pensioen- en Spaarfondsenwet Met betrekking tot de toezegging door werkgever van pensioen aan de werknemers, zijn de bepalingen van de Pensioen en Spaarfondsenwet (P.S.W.) van toepassing. Deze wet geeft voorschriften over de uitvoering van een pensioenregeling met als doel de pensioentoezegging zeker te stellen.

Pagina 23 van 79


11 ANW-VERZEKERING Werkgever biedt de medewerkers de mogelijkheid om deel te nemen aan de collectieve ANWverzekering die de werkgever heeft afgesloten bij Zwitserleven. 11.1 Verzekering De ANW-verzekering zorgt voor de uitkering van een nabestaanden overbruggingspensioen die in gaat na het overlijden van de deelnemer voor de pensioendatum en wordt uitgekeerd zolang de partner leeft en uiterlijk tot de eerste dag van de maand waarin de partner 65 jaar wordt. 11.2 Verzekerd bedrag De hoogte van het jaarlijkse nabestaanden overbruggingspensioen wordt (zolang de uitkering daarvan nog niet is ingegaan) jaarlijks aangepast op de peildatum aan de wijziging van de uitkeringen van de Algemene Nabestaandenwet (ANW). In 2007 bedraagt de jaarlijkse hoogte die is verzekerd € 12.990,72. 11.3 Eigen bijdrage Met betrekking tot de te betalen premies geldt een eigen bijdrage van 50%. De eigen bijdrage wordt in maandelijkse termijnen met het bruto salaris (via de loonstrook) verrekend.

Pagina 24 van 79


12 COLLECTIEVE ONGEVALLEN-VERZEKERING Werkgever verzekert alle medewerkers in een collectieve ongevallenverzekering 12.1 Verzekering De collectieve ongevallen-verzekering zorgt voor uitkering in het geval van een ongeval bij Fortis ASR. 12.2 Verzekerd bedrag Rubriek A : uitkering ingeval van overlijden ten gevolge van een ongeval. Deze uitkering bedraagt maximaal 1 maal het jaarsalaris Rubriek B : maximum uitkering ingeval van algehele blijvende invaliditeit ten gevolge van een ongeval. Deze uitkering bedraagt maximaal 2 maal het jaarsalaris. 12.3 Eigen bijdrage Geen

Pagina 25 van 79


13 BONUSREGELING De werkgever kan in bepaalde gevallen een bonus aan medewerkers toekennen. De bonus is een incidentele beloning op project- of individueel niveau. De bonus is bedoeld om individuen of projectteams te belonen voor de extra inspanningen, die zij gedurende langere tijd hebben geleverd, te compenseren. De structurele inspanningen die door de medewerker worden geleverd, worden immers vergoed via het vaste salaris. De bonus wordt bruto uitgekeerd, via de salarisadministratie van de werkgever. De werkgever bepaalt wanneer en aan wie, welke bonus wordt uitgekeerd. In de bonussen zit geen regelmaat. Het jaarlijkse bedrag dat wordt besteed aan bonussen kan variëren. De directie zal jaarlijks een mededeling doen aan de medewerkers die in aanmerking komen voor een bonus.

Pagina 26 van 79


14 DIVERSEN 14.1 Vertrouwelijkheid en geheimhouding Binnen ARS SERVICES is vertrouwelijke informatie aanwezig van ARS SERVICES en van haar relaties. De medewerkers worden geacht hier op een professionele wijze mee om te gaan. Alle informatie die kennelijk is bedoeld voor communicatie tussen en met de werknemers zal niet ter beschikking worden gesteld aan niet-werknemers, inclusief dit handboek. Al het informatiemateriaal wordt zodanig opgeborgen dat het niet door derden is te verkrijgen of in te zien. Medewerkers zijn strikte geheimhouding verschuldigd jegens ARS SERVICES en alle interne informatie die beschikbaar is binnen ARS SERVICES, of informatie die afkomstig is van relaties of klanten van ARS SERVICES en waarover de medewerker kan beschikken. Indien over de vertrouwelijkheid van informatie twijfel is kan de medewerker hierover helderheid laten verschaffen door het verantwoordelijke management. 14.2 Gebruik PC’s en Internet Aan oneigenlijk gebruik van PC’s en Internet kunnen grote risico’s verbonden zijn zoals: het commerciële nadeel doordat werktijd niet als zodanig wordt gebruikt, de beschadiging van computers c.q. netwerken ten gevolge van virussen, vergroting van de mogelijkheden tot ‘hacken’, het uitlekken bedrijfsinformatie, het in diskrediet brengen van de goede naam van ARS SERVICES, inbreuken op auteursrechten. Vuistregel bij gebruik van PC’s en Internet faciliteiten is dat alle online activiteiten op het Internet op een zelfde wijze beoordeeld zullen worden als vergelijkbare offline activiteiten buiten het Internet. Bij het gebruik van internet gelden vergelijkbare richtlijnen als voor het gebruik van de telefoon en de fax. Ter vergelijking: het aannemen van een privételefoontje is normaal en toegestaan, echter langdurige privégesprekken voeren per telefoon is dat niet. 14.3 Procuratie De vertegenwoordiging van ARS SERVICES bij het aangaan van rechten en verplichtingen is wettelijk geregeld. De wettelijke vertegenwoordiger(s) van ARS SERVICES (procuratiehouders) zijn geregistreerd bij de kamer van koophandel in Den Haag. Werknemers dienen zich te vergewissen van de actuele procuratieregels die van toepassing zijn bij het aangaan van verplichtingen jegens derden. Indien de werknemer namens ARS SERVICES verplichtingen aangaat dient deze werknemer zich te verzekeren van de schriftelijke goedkeuring van de procuratiehouders voor het aangaan van deze verplichting en deze verkregen goedkeuring ook te melden aan de derden. 14.4 Huisregels De directie van ARS SERVICES bepaalt de huisregels en kan aan medewerkers instructies geven over de wijze van schriftelijke en persoonlijke communicatie tussen medewerkers en jegens derden en representatie van medewerkers van ARS SERVICES en de kantoorfaciliteiten van ARS SERVICES. Deze instructies dienen te worden opgevolgd. Per vestiging kunnen door of namens de werkgever aanvullende huisregels worden opgesteld. Deze zijn bedoeld ter bevordering van de goede gang van zaken rond de werkzaamheden, de goede orde of veiligheid.

14.5 Urenregistratie Iedere medewerker van ARS SERVICES is verplicht een urenregistratie bij te houden. Deze moet iedere week worden ingevuld voor de week ervoor. Urenformulieren worden ingevuld op www.arsservices.nl, waar ook een uitgebreide instructie beschikbaar is. Het niet (op tijd) invullen van de urenregistratie kan leiden tot sancties: 1. Bij één overtreding volgt een waarschuwing 2. Bij een tweede overtreding volgt een officiele waarschuwing 3. Bij een derde overtreding volgt uitstel van salarisbetaling 4. Bij een vierde overtreding volgt een schorsing of ontslag Het opzettelijk foutief invullen van het urenformulier wordt gezien als fraude.

Pagina 27 van 79


15

AUTOBELEID

15.1 Algemeen Het beleid van de directie van ARS SERVICES houdt in om het privé-gebruik van bedrijfswagens te verbieden. Vanwege de financiële gevolgen die het privé-gebruik van bedrijfswagens met zich meebrengt zijn er enkele maatregelen genomen waar de werknemer zich aan dient te houden.

15.2 Gevolgen van privé-gebruik bedrijfsauto’s De volgende informatie is rechtstreeks overgenomen van de website van de belastingdienst*:

Als u de auto van de onderneming ook privé gebruikt, bijvoorbeeld voor vakantieritten, boodschappen of familiebezoek, dan heeft u daar zelf voordeel van. Dit wordt het 'privégebruik van de auto van uw onderneming' genoemd. Dit privé-gebruik moet u met de autokosten van uw onderneming verrekenen. Ook voor de BTW moet u rekening houden met het privé-gebruik van de auto. Als u een auto van uw onderneming ook privé gebruikt, moet u voor dat privé-gebruik een bedrag verrekenen met de autokosten van de onderneming. Dit bedrag is maximaal het bedrag van de autokosten. Het bedrag dat u verrekent met uw autokosten, hangt af van de waarde van de auto. U moet minimaal 22% van de waarde van de auto verrekenen met de autokosten. Alleen als u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft u niets te verrekenen. De kilometers van woon-werkverkeer worden daarbij als zakelijke kilometers beschouwd. U moet dit wel aantonen met bijvoorbeeld een rittenregistratie. Let op! Als u ondernemer bent met een BV of NV, dan wordt u als werknemer van uw bedrijf gezien. Waarde van de auto

De waarde van de auto is inclusief de accessoires die door de dealer en/of de importeur vóór de kentekenstelling zijn aangebracht. De waarde is: - Bij een personenauto: de oorspronkelijke catalogusprijs inclusief BTW en bpm (belasting van personenauto's en motorrijwielen); - Bij een bestelauto: de oorspronkelijke catalogusprijs inclusief BTW en vanaf 1 juli 2005 ook bpm. Bepalend voor de waarde is de officiële nieuwprijs van de auto op de datum dat deel 1 van het kenteken is afgegeven. Uitzondering

Als een personenauto of bestelauto ouder is dan 15 jaar, geldt vanaf dat moment de waarde in het economische verkeer (dagwaarde). Als een auto bijvoorbeeld op 1 mei 2007 15 jaar oud wordt, gaat u de eerste 4 maanden uit van de catalogusprijs inclusief BTW en bpm en de overige maanden van de waarde in het economische verkeer. Let op! De regels voor privé-gebruik van de auto gelden zowel voor personenauto's als voor bijna alle bestelauto's. Gebruikt u echter een bestelauto die bijna uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen, dan moet u de werkelijke waarde van uw privé-gebruik berekenen. Dit doet u door het aantal gereden privé-kilometers te vermenigvuldigen met de werkelijk gemaakte kosten per kilometer. Dit bedrag verrekent u met de autokosten. Het gaat hier bijvoorbeeld om een bestelauto die alleen een bestuurdersstoel heeft en waarvan de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast.

Pagina 28 van 79


Als uw werknemer in een auto van uw onderneming rijdt, dan is het voordeel dat hij heeft bij het privé-gebruik van de auto belast als loon in natura, als hij meer dan 500 kilometer per jaar rijdt. Wanneer u ondernemer bent met een NV of BV, dan bent u zelf ook werknemer voor de loonbelasting. Dit betekent dat het voordeel dat u heeft van het privé-gebruik van de auto, ook bij u als loon wordt aangemerkt. Wanneer hierna over een werknemer wordt geschreven, dan geldt dit ook voor u. U rekent tenminste 22% van de waarde van de auto tot het loon van uw werknemer (de zogenoemde regeling voor privé-gebruik auto, zie privé-gebruik van een auto. Een eigen bijdrage van uw werknemer voor het privé-gebruik van de auto mag u hierop in mindering brengen. Is deze vergoeding hoger dan de bijtelling, dan wordt de bijtelling nul. De kosten die de werknemer zelf voor de auto heeft betaald, zoals brandstofkosten, mag u niet aftrekken van het bedrag van de bijtelling. Over het saldo houdt u loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) in. U bent over het voordeel geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. De ingehouden bijdrage Zvw moet u vergoeden aan uw werknemer. U mag de bijtelling alleen achterwege laten als er overtuigend bewijs is dat de werknemer niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Dit overtuigende bewijs kan op verschillende manieren geleverd worden: - Uw werknemer zorgt voor een sluitende rittenregistratie, die door u wordt gecontroleerd (de rittenregistratie behoort tot de administratie van uw bedrijf). - Uw werknemer heeft een schriftelijk verbod op privé-gebruik van de auto. U moet daarop controleren. Als uw werknemer zich hier niet aan houdt, moet u hiervoor een passende sanctie opleggen. - Uw werknemer heeft een 'Verklaring geen privé-gebruik auto' aangevraagd bij de Belastingdienst. Als uw werknemer een kopie van de verklaring aan u geeft, mag u de bijtelling wegens privé-gebruik van de auto niet meer bij het loon van uw werknemer tellen. Als bij controle blijkt dat uw werknemer meer dan 500 kilometer voor privégebruik heeft gereden met de auto, dan moet deze alsnog belasting betalen voor dit gebruik.

15.3 Beleid ARS SERVICES De directie van ARS SERVICES heeft met het oog op de financiële veranderingen besloten het privé-gebruik van bedrijfsauto’s door personeel te verbieden. Dit wordt bewerkstelligd door het laten ondertekenen van een verbod op het privé-gebruik van de auto. Een versie van dit verbod is te vinden in de bijlagen van dit personeelshandboek. Daarnaast komt er een controle op de kilometerstanden en het brandstofverbruik. De bestuurder van iedere auto houdt voor elke rit een kilometeradministratie bij die elke kilometer van de auto verantwoord. Op deze manier kan de werkgever goed zicht houden op het aantal verreden kilometers en of dit strookt met het benzineverbruik en de bezochte adressen van die dag. Ook om fiscale redenen is het van belang de kilometers nauwkeurig bij te houden. Het opzettelijk foutief invullen van de kilometeradministratie wordt gezien als fraude. Mocht de werkgever tóch constateren dat een werknemer toch privé-gebruik maakt van de bedrijfsauto, zullen er boetes volgen en na herhaaldelijke overtreding van het verbod andere disciplinaire maatregelen worden getroffen, waaronder eventueel ontslag. Daarnaast dienen de chauffeurs op een verantwoorde manier om te gaan met de voor hen tot beschikking gestelde bedrijfsauto’s. Probeer als een “goed huisvader” te rijden met de kinderen achterin. Dit houdt in dat chauffeurs te allen tijde zich houden aan de verkeersregels- en aanwijzingen. Er mag dus niet te hard gereden worden, niet handheld bellen tijdens het rijden, niet door rood licht rijden enzovoorts. De werknemer heeft ook te allen tijde zijn rijbewijs en legitimatie bij zich. De werkgever verhaalt in principe de door een werknemer verzamelde boetes op het nettoloon van de werknemer. Voor snelheidsovertredingen van minder dan 10 kilometer per uur

Pagina 29 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek (na correctie) is er vanwege een uitspraak van de Hoge Raad een uitzondering. De eerste twee dergelijke overtredingen in een kalenderjaar van deze klasse komen voor rekening van werkgever. De reden hiervoor is dat de Hoge Raad een snelheidsovertreding van minder dan 10 kilometer per uur niet als bewust roekeloos rijgedrag beschouwd. De derde en alle daarop volgende bekeuringen van deze orde zijn echter wél voor rekening van de werknemer. Er is dan geen sprake meer van een toevallige snelheidsovertreding, maar de directie van ARS SERVICES beschouwt dit dan als een consequente te snelle rijstijl. Alle overige boetes, bijvoorbeeld voor rechts inhalen, snelheidsovertredingen van meer dan 10 kilometer per uur, het overschrijden van een doorgetrokken streep enzovoorts, zijn direct voor rekening van de werknemer. Dit soort boetes zijn het gevolg van een niet correcte manier van rijden van de werknemer. De boetes voor de werknemer worden van het nettoloon afgetrokken. Naast een normale rijstijl wordt van de chauffeurs verwacht dat zij hun auto schoon en ordelijk houden. Zowel het interieur als de laadruimte dient opgeruimd te zijn en moeten zo weinig mogelijk losse onderdelen bevatten. Onder het onderhouden van de bedrijfsauto valt ook het zorg dragen voor voldoende brandstof. De uitgereikte tankpassen worden hiervoor gebruikt. Deze passen mogen uitsluitend worden gebruikt voor het tanken van de auto. Ieder ander gebruik wordt niet getolereerd. De bedrijfsauto dient eenmaal per twee weken aan de buitenkant te worden schoongemaakt. In de nabije omgeving van het bedrijfspand van ARS SERVICES zijn er voldoende mogelijkheden om hun auto te wassen. Ook draagt de chauffeur de verantwoordelijkheid om onderhoud en mankementen te melden aan de leidinggevende. Als de bedrijfsauto een onderhoudsbeurt staat te wachten, geeft de chauffeur dit tijdig door aan zijn of haar leidinggevende, die daarop een afspraak kan maken met een vakgarage. Ook als de auto mankementen vertoont, dient de chauffeur dit direct aan de leidinggevende te melden, zeker als het mankement is veroorzaakt door de chauffeur zelf. Doorrijden met een mankement aan de auto is niet alleen gevaarlijk maar beschadigt de auto nog verder. Omwille van de veiligheid van de chauffeurs en de andere weggebruikers dienen zij alle veranderingen in het rijgedrag van de auto per direct te melden. Mocht het voorkomen dat een chauffeur een ongeluk of schade veroorzaakt, dient er direct en op de plek van het ongeval een Europees Schadeformulier ingevuld te worden. Door het invullen van zo’n schadeformulier bekent niet een van de partijen direct schuld, maar je geeft de situatie goed weer. Dit maakt de zaak voor de verzekeringsmaatschappij en eventueel de politie een stuk gemakkelijker. Een voorbeeld van een Europees schadeformulier is te vinden in de bijlagen. Ook als je wel schade rijdt maar waar geen ander motorvoertuig (bijvoorbeeld tegen paaltje aanrijden) bij aanwezig was moet je dit formulier invullen! Het hierboven omschreven autobeleid zal bij het wijzigen van de financiële verslaggeving betreffende bedrijfsauto’s van de Belastingdienst worden herzien, of indien geen wijzigingen plaatsvinden, minimaal driejaarlijks.

Pagina 30 van 79


16

COMPUTER-, INTERNET EN E-MAILBELEID

16.1 Algemeen Sinds de massale opkomst van de informatietechnologie in de afgelopen jaren is het gebruik van computers, e-mail en Internet in de wereld haast niet meer weg te denken. Ook bij ARS SERVICES wordt er dagelijks veelvuldig gebruikt gemaakt van computers en Internet. Deze vooruitgang van de technologie is een grote stap voorwaarts, en heeft het werk, communicatie en informatievoorziening een stuk gemakkelijker en sneller gemaakt, maar er zit ook een keerzijde aan deze medaille. Het Internet en e-mail is ook een grote bron voor dingen die werknemers ontzettend van het werk afleiden. Ook kan de computer die tot beschikking is gesteld door ARS SERVICES gebruikt worden voor privé-doeleinden. De directie van ARS SERVICES verwacht van zijn medewerkers dan ook slechts zakelijk gebruik van de voorzieningen. Dit beleid schrijft het gebruik van Internet en e-mail voor, alsmede het gebruik van de computer, en de sancties bij onrechtmatig gebruik. 16.2 Gebruik computers Iedere kantoormedewerker heeft op zijn werkplek beschikking over een computer. Het onderhouden en aanschaffen van deze computers is allesbehalve gratis, dus verwacht de directie van ARS SERVICES dat de werknemers goed en verstandig omgaan met hun computers. Dit houdt onder andere in dat de gebruikers niet zonder een goede reden aan de instellingen van de computers gaan zitten. Mocht zich een probleem voordoen bij het gebruik van de computer dient de medewerker dit te melden aan de leidinggevende. Ga in ieder geval niet zelf proberen om de problemen op te lossen. De leidinggevende kan de technische hulpdienst om advies of hulp vragen om het probleem op te lossen. Het is de werknemer ook niet toegestaan om zonder expliciete toestemming van de werkgever programma’s of hardware te installeren op de computer. Informeer eerst bij de leidinggevende, die hierop kan beslissen of de gewenste programma’s of hardware daadwerkelijk iets toevoegen aan het werkpakket van de werknemer. Iedere werknemer dient zich er van bewust te zijn dat een computer in deze tijden erg belangrijk, dan wel onmisbaar, is bij het uitvoeren van kantoorwerkzaamheden. Behandel je computer dan ook alsof je hem zelf had moeten aanschaffen en onderhouden. 16.3 Gebruik Internet Iedere computer is ook aangesloten op het Internet. Het Internet is een enorme bron van informatie en uitleg. Werknemers mogen daarom ook gebruik maken van het Internet voor zaken die betrekking hebben op hun werk. Bij hoge uitzondering mogen werknemers incidenteel en voor korte tijd gebruik maken van Internet voor persoonlijke doeleinden, mits dit niet storend is voor de werkzaamheden. Vraag eerst toestemming aan je leidinggevende als je dringende privé-zaken hebt die je via Internet dient te regelen. Het spreekt vanzelf dat werknemers Internet niet gebruiken voor zaken die niets met de werkzaamheden te maken hebben. Iedere werknemer kan zich hierbij ongetwijfeld voorstellen wat allemaal niet met het werk te maken heeft. Het bezoeken van porno- en erotische sites, chatboxen, weblogs enzovoorts. Daarnaast is het ook niet toegestaan om (porno-)films, muziek etc. te downloaden. Behalve dat het auteursrecht kan worden geschonden heeft het downloaden van films en muziek niets met de werkzaamheden te maken. 16.4 Gebruik e-mail E-mail is de laatste jaren gegroeid tot een vorm van communicatie die zijn weerga niet kent. Met een druk op de knop heeft een persoon aan de andere kant van de wereld binnen een oogwenk een boodschap ontvangen. Bedrijfskundig heeft het ook veel voordelen meegebracht. Het staat werknemers dan ook vrij om e-mail te gebruiken voor hun werkzaamheden. Bij hoge uitzondering

Pagina 31 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek mag incidenteel en kort het e-mailsysteem gebruikt worden voor privé-aangelegenheden, mits dit niet storend is voor de werkzaamheden. Het versturen van e-mail moet de juiste en volledige bedrijfsgegevens bevatten. Vermeld bij het sturen van een e-mail daarom ook altijd je naam, functie en de naam ARS SERVICES Bij bekende klanten die meer prijs stellen op een snelle reactie dan een mooi aangeklede e-mail mag dit gerust achterwege worden gelaten. Ook bij interne e-mail is dit natuurlijk overbodig. Het is niet toegestaan om e-mail te versturen die het belang van ARS SERVICES kunnen schaden. Hierbij valt te denken aan e-mail met pornografische of discriminerende inhoud die terecht komt bij een klant of kennis van ARS SERVICES Interne ‘leuke’ e-mail is daarom ook niet toegestaan, zulks leidt de werknemers af van de werkzaamheden. 16.5 Toezicht en sancties In de eerste plaats spreekt ARS SERVICES de werknemers aan op hun professionaliteit. Buiten werktijd om mag de werknemer doen met Internet en e-mail wat hij wil. De werkgever stelt vertrouwen in de werknemer door hem een uitgeruste computer ter beschikking te stellen met toegang tot Internet en e-mail. De directie verwacht dan ook dat de werknemers professioneel en volwassen genoeg zijn om zich tijdens werktijd bezig te houden met hun werkzaamheden. Om op een professionele werkhouding toe te zien heeft de werkgever c.q. systeembeheerder toegang tot de Internet- en e-mailgegevens van de werknemer. De werkgever betuigt respect voor de privacy voor de werknemer en zal alleen de e-mail en Internetgegevens onderzoeken in het kader van naleving van dit beleid. De werkgever zal steekproefsgewijs controle houden op de gegevens van de werknemer. Mocht de werkgever door deze steekproef of op andere wijze een gegronde reden vinden, heeft hij het recht op nadere controle. In eerste instantie zal e-mail niet daadwerkelijk gelezen worden, maar wordt de herkomst onderzocht. Mocht de herkomst aanleiding geven tot daadwerkelijke tekstcontrole van de e-mail, kan de werkgever dit doen. Ook kan de surfgeschiedenis van de werknemer worden bekeken, evenals eventuele download bezigheden. Werknemers van wie is geconstateerd dat zij zich niet aan de regels houden, zullen hierop zo snel mogelijk worden aangesproken door de directie. Mocht de werknemer na te zijn aangesproken geen verbetering tonen en zich alsnog niet houdt en aan de regeling, ontvangt de werknemer een officiële waarschuwing. Als het misbruik van Internet en email aanhoudt, kan de werkgever besluiten tot het geven van geldboetes tot ontslag op staande voet. E-mailberichten van huisartsen, vertrouwenspersonen of geestelijke verzorgers (dominee, imam etc.) zijn in principe uitgesloten van tekstcontrole. Dit geldt niet voor controle voor herkomst van deze e-mail. Het bovenstaande computer-, Internet en e-mailbeleid zal minimaal driejaarlijks worden herzien, en indien nodig, worden aangepast.

Pagina 32 van 79


17

INKOOPBELEID

17.1 Algemeen Om het werk te kunnen uitvoeren zijn er allerlei hulpmiddelen nodig: gereedschappen, kleine materialen en ga zo maar door. Dit inkoopbeleid zal alleen voorschriften over hulpmiddelen bevatten, omdat ARS SERVICES wil dat deze ‘kleine’ aanschaffen zo efficiënt mogelijk verlopen. Van de werknemers wordt hierbij verwacht dat zij hierbij een hand helpen. 17.2 Inkopen De werknemers van ARS SERVICES zijn in principe gemachtigd om goederen die nodig zijn voor het uitvoeren van hun werkzaamheden voor de rekening van ARS SERVICES aan te schaffen na het verlenen van toestemming door de projectleider. Dit moet uiteraard wel een gegronde regel hebben, en de ingekochte goederen moeten wel een bepaald nut hebben. Het is werknemers dus niet toegestaan een gettoblaster te kopen op naam van ARS SERVICES om ‘de werkzaamheden wat op te vrolijken’. Verder hecht ARS SERVICES veel waarde aan gemaakte prijsafspraken. Als met een leverancier een bepaalde prijs is afgesproken, en de leverancier besluit na verloop van tijd de prijzen te verhogen, dan stuurt ARS SERVICES standaard een protestbrief.

17.3 Herhalende aankopen Het kan zijn dat een bepaald product met een bepaalde regelmaat dient te worden aangeschaft omdat het een gebruikelijk product is geworden. Als er om de twee weken een doosje bepaalde schroeven wordt gekocht, is het duidelijk dat dit product een gebruikelijke aanschaf is geworden. Als de werknemer een bepaald product gebruikt, dient hij dit door te geven aan de leidinggevende. Deze kan er dan voor zorgen dat dit product centraal wordt ingekocht. Dit levert niet alleen tijdsvoordeel op (de werknemer hoeft niet meer iedere keer langs de groothandel te rijden) maar vaak ook inkoopkorting. Het streven van de directie van ARS SERVICES is zoveel mogelijk producten centraal in te kopen, en alleen uitzonderlijke producten voor een specifiek doel apart in te moeten kopen! 17.4 Veiligheidsinformatieblad(en) (VIB) Bij de aanschaf van een potentieel gevaarlijke stof of preparaat haal je een nieuw risico in huis. Als je een nieuw product koopt, vraag dan om het VIB of vraag waar je deze kan opvragen. Op deze manier worden de risico’s die gepaard gaan met het werken met gevaarlijke stoffen ingedamd omdat men weet hoe er mee om moet worden gegaan. Het bovenstaande inkoopbeleid zal minimaal driejaarlijks worden herzien, en indien nodig, worden aangepast.

Pagina 33 van 79


18

KLANTENBELEID

18.1 Algemeen Dat de klant koning is, wordt door vrijwel iedere onderneming erkend. ARS SERVICES beseft dat klanten van levensbelang zijn voor het voortbestaan van de organisatie, dus dient de klant goed behandeld te worden. Helaas zijn er ook klanten die, ondanks alle mogelijke inspanningen van de werknemers van ARS SERVICES, ontevreden zijn. Sommige klanten kunnen dan overgaan op intimidatie of andere ongewenste acties. Dit beleid geeft de werknemers van ARS SERVICES een leidraad voor de behandeling van (on-)tevreden klanten en het afhandelen van klachten. 18.2 Omgang met de klant Van de werknemers van ARS SERVICES wordt verwacht dat zij de klanten op een correcte manier behandelen. Voor een onderneming is het altijd stukken moeilijker om klanten te werven dan ze te behouden, dus de bestaande klanten moeten de behandeling van het personeel geen aanleiding vinden om op te stappen. Iedere klant heeft zijn eigen voorkeuren, dus kan er moeilijk een exacte richtlijn zijn wat betreft de omgang met klanten. Wel zijn de volgende regels voor iedere klant van belang: Spreek een klant altijd aan met ‘u’, tenzij de klant duidelijk aangeeft dat dit niet nodig is (begin hier niet zelf mee!), Probeer voor zover mogelijk de wensen van de klanten altijd te vervullen, Besteed altijd ruim voldoende tijd en aandacht aan een klant; hij moet zich niet verwaarloost voelen, Probeer je aan te passen aan de klant, probeer op één lijn te komen. Zorg dat je weet waarvoor de klant zich interesseert en prikkel deze interesses. Door je aan deze regels te houden, zorg je ervoor dat de klant zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt bij ARS SERVICES Pas je als werknemer aan naar de klant, en zorg dat hij zich thuis voelt bij ARS SERVICES Vergeet nooit dat klanten meer zijn dan bankbiljetten in de vorm van mensen, maar mensen van vlees en bloed met hun eigen specifieke wensen en eisen. 18.3 Omgaan met klachten Het kan toch gebeuren dat, ondanks de moeite die wordt gedaan om de klanten tevreden te houden, klanten klachten hebben. Klachten zijn natuurlijk niet goed, maar het is wel een goede vorm van feedback. Volgens onderzoeken blijkt zelfs dat 50% van de klantenloyaliteit wordt veroorzaakt door klachtenmanagement. Met andere woorden; een goede omgang met klachten is voor een klant al 50% van zijn beslissing om bij ARS SERVICES te blijven kopen. Een juiste afhandeling van een klacht zorgt er zelfs voor dat de klant meer tevreden is dan vóór het indienen van de klacht. Ook wat betreft de maatschappij is het omgaan met klachten cruciaal. Consumentenprogramma’s als Radar roepen wekelijks ondernemingen op het matje als klagende klanten buitenspel worden gezet. Om alle nuttige informatie uit een klacht te halen én een tevreden klant over te houden is er een standaard klachten formulier opgesteld waarop je alle informatie over de klacht kwijt kan, zodat eventueel belangrijke informatie niet verloren gaat. Een kopie van dit formulier is te vinden in de bijlagen. Als een klant een klacht indient –telefonisch of persoonlijk-, dient dit formulier te worden ingevuld. Luister goed naar wat de klant vertelt en haal daar de feiten uit. Probeer je in te denken in de situatie van de klant en stel je zijn reactie voor. Stel open vragen als iets niet duidelijk is, laat de klant te allen tijde uitpraten en vat wat gezegd is samen voor de klant, om zicht te houden op wat het probleem is. Formuleer samen met de klant een oplossing, die realiseerbaar is en de klant tevreden stelt. De werknemers leveren de ingevulde klachtenformulieren in bij de leidinggevende. Het is aan de leidinggevenden van ARS SERVICES om lering te trekken uit de klachtenformulieren en aan de hand hiervan eventuele verbetermaatregelen in te voeren. 18.4 Omgaan met boze klanten

Pagina 34 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek Soms is het invullen van een klachtenformulier niet genoeg voor een ontevreden klant. Zelfs als een klacht correct en beleefd wordt afgehandeld kunnen sommige personen woedend worden. In iedere business kan het gebeuren dat klanten agressief of bedreigend worden tegen de werknemers. Ook bij ARS SERVICES moeten de werknemers voorbereid zijn op een eventuele woedende reactie. Daarbij zijn er meerdere media waarover de klant zijn ongenoegen kan verspreiden, die ieder een aparte aanpak vereisen. Belangrijkste regel bij het behandelen van woedende klanten is altijd kalm en beleefd blijven. Telefonisch Het grote probleem van het omgaan met woedende klanten via de telefoon is het feit dat er geen visueel contact is. Het herkennen van woede moet gebeuren aan de stem. In sommige gevallen is dit vrij gemakkelijk, als de klant loopt te razen en te tieren over de telefoon. Sommige mensen blijven echter rustig praten terwijl ze koken van woede. Bij het behandelen van boze klanten via de telefoon moet je de volgende regels onthouden: 1. Erken de woede. Zonder begrip geen oplossing. 2. Praat iets langzamer en zachter dan de ruziemaker, wat je wilt is kalmering. 3. Vraag wat de woede op kan lossen. En herhaal de gewenste oplossing in je eigen woorden. 4. Los niet alleen het probleem op, maar doe meer. 5. Ga niet in overleg en weerleg de problemen niet. Met een boze klant valt niet te overleggen. Mocht de klant zo ontevreden zijn dat een normaal gesprek niet mogelijk is, vraag dan of u hem zo spoedig mogelijk terug kunt bellen. Verzin een smoes als een “belangrijk gesprek met de directie”, of zeg dat je het met de leidinggevende zal overleggen. Kap het gesprek kort maar beleefd af en bel de klant na ongeveer 15 minuten weer op, die ondertussen tijd heeft gekregen om af te koelen. Probeer dan om alsnog de klacht van de klant te noteren. E-mail / Schriftelijk Het behandelen van een boze klant via de e-mail of via een brief is erg moeilijk. De klant heeft zijn woede blijkbaar nog voldoende in de hand om te schrijven naar ARS SERVICES, maar vaak is de klacht slecht of onduidelijk overgebracht. Aanvullende informatie over de klacht en de oorzaak is noodzakelijk om een passende oplossing te maken. Stuur de boze klant een klachtenformulier op, via e-mail, of bel hem op en probeer zo het klachtenformulier in te vullen. Persoonlijk Het in levenden lijve omgaan met een boze klant is doorgaans het moeilijkst en vergt veel van de werknemer. De kans dat een klant buiten zinnen van woede binnenkomt is klein, maar het is beter om voorbereid te zijn. Probeer de klant op zijn gemak te stellen, en volg de vijf punten zoals omschreven bij het telefonische gedeelte. Blijf zelf kalm, maar ga niet in discussie met de klant. Als de klant niet wil kalmeren, probeer hem dan weg te werken. Het heeft geen nut om tegen een klant te praten die van woede niet wil luisteren. Zulke emotionele klanten willen in de eerste instantie alleen hun ding kwijt en daarna pas luisteren naar een eventuele oplossing. Vraag eerst of hij zijn probleem wil bespreken met een directielid, en stel een datum voor waarop dit kan. Als hij direct een gesprek met de directie wil, vertel hem dan dat dit op het moment niet mogelijk is. Wijs hem er niet op dat hij eerst moet afkoelen, maar verzin een smoes als “de beide heren van Reenen hebben vanmiddag een vergadering”. Probeer de klant beleefd en vriendelijk weg te werken, maar vergeet niet daadwerkelijk een afspraak te maken, want, ondanks zijn woede, is het een klant en daarnaar wordt geluisterd. Wat te doen bij agressie In heel extreme gevallen kan het uit de hand lopen en wordt de klant dreigend en agressief. Dit kan zich uiten in schelden en beledigen, tot het dreigen met fysiek geweld en het daadwerkelijk gebruiken hiervan. Onderbreek de klant niet in zijn tirades –dat zorgt voor nog meer woede- maar blijf zelf kalm en spreek op rustige en zachte toon. Zorg bij agressie altijd voor voldoende veiligheid. Zorg bij fysieke dreiging altijd voor minimaal 1 meter afstand tussen jezelf en de boze klant. Zeg op ferme toon tegen de klant dat hij zich misdraagt en dat de politie wordt ingeschakeld als hij niet kalmeert. Neem geen risico’s als de klant dreigend overkomt, schakel dan tijdig de politie in als je vreest dat de klant fysiek geweld gaat gebruiken. Neem nooit onnodig risico, maar blijf altijd kalm. Bij omgang met agressieve klanten is je eigen veiligheid en die van je collega’s van het grootste belang! Het bovenstaande omgeschreven klantenbeleid wordt minimaal driejaarlijks herzien, en indien nodig, aangepast.

Pagina 35 van 79


19

KWALITEITS- EN VGM-BELEID

19.1 Algemeen Het beleid van de directie van ARS SERVICES is er op gericht de werkzaamheden op een veilige, effectieve en economisch verantwoorde wijze uitgevoerd worden. Het beleid wordt ondersteund door het opstellen van jaarlijkse kwaliteitsdoelstellingen die voldoen aan de volgende criteria: -

Doelstellingen moeten meetbaar zijn; Gericht op continue verbetering van product, processen en organisatie; Vastgesteld voor relevante functies en niveaus binnen de organisatie.

Uitgangspunt is dat op elk moment kan worden voldaan aan de met de opdrachtgever overeengekomen eisen en zijn vanzelfsprekende verwachtingen. Om dit te bereiken is een kwaliteits- en veiligheidsbeheerssysteem opgezet conform de uitgangspunten, zoals vermeld in de VCA-checklist. Alle medewerk(st)ers zijn op de hoogte gebracht van het kwaliteits- en VGM-beleid en de daaruit voortvloeiende, voor hen relevante, doelstellingen. 19.2 Het kwaliteitsbeleid Voor de uitvoering van dit kwaliteitsbeleid zijn door de directie de volgende algemene doelstellingen geformuleerd: 1. De directie zal actief zijn om begrip en betrokkenheid van het kwaliteitsbeleid bij iedere werknemer te realiseren, alsmede de vorderingen t.a.v. de certificatie mede te delen. Bijeenkomsten, het werkoverleg en het ter beschikking stellen van informatie zijn de middelen die de directie zal toepassen om dit te bereiken. 2. De directie zal waar mogelijk en/of noodzakelijk ook opdrachtgevers in dit kwaliteitstraject betrekken middels overleg omtrent criteria en behoeften die voor hen van belang zijn. 3. De directie zal waar mogelijk en/of noodzakelijk ook toeleveranciers in dit kwaliteitstraject betrekken middels overleg over de door hun te leveren producten en/of diensten. 4. De verantwoordelijkheden in het kader van de kwaliteitszorg zullen worden ingedeeld, toegewezen en duidelijk gemaakt. De opleidingsvereisten en mogelijkheden zullen in kaart worden gebracht. De mogelijkheden zullen worden geschapen om het vakmanschap en de vakkennis op peil te brengen en te houden. 5. De directie zal waar mogelijk een hoog kwaliteits-, veiligheids- en milieubewustzijn bij iedere medewerker trachten te realiseren. Zij doet dit onder andere door het motiveren van de medewerkers, waarbij inspraak en betrokkenheid bij verbeteringprojecten worden gestimuleerd. 6. De werkwijzen zullen zodanig worden opgezet en ingevoerd dat het accent ligt op preventie en het voorkomen van foutkosten. Dit alles onder economisch en technisch verantwoorde condities. 7. Middelen en voorzieningen voor de uitvoering van het kwaliteitsbeleid zullen beschikbaar worden gesteld c.q. geschapen worden: -

-

waar nodig zal personeel geschoold of herschoold worden om de benodigde vaardigheden te verkrijgen; indien benodigde vaardigheden binnen het bedrijf niet aanwezig zijn en/of verkregen kunnen worden, zal op tijdelijke of blijvende basis personeel gezocht worden om de benodigde vaardigheden te verkrijgen; indien benodigd zullen nieuwe processen of nieuwe werkmethoden worden ontwikkeld; indien benodigd zal t.b.v. de door ARS SERVICES uitgevoerde activiteiten aanvullende uitrusting aangeschaft worden.

Pagina 36 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 8. Tekortkomingen die worden vastgesteld bij de beoordeling op de uitvoering, de kwaliteitsregistraties en rapportages, alsmede tekortkomingen die worden gemeld door de gebruiker, de afnemers, de medewerkers en de certificerende instantie zullen worden verbeterd. 9. Door middel van een jaarlijkse directiebeoordeling zal de actualiteit van dit kwaliteitsbeleid worden bepaald en waar nodig aangepast. Tevens zullen er na deze directiebeoordeling, indien gewenst, bestaande (kwaliteits)doelen worden bijgesteld of nieuwe (kwaliteits)doelen worden vastgesteld. 19.3 Veiligheids-, gezondheids en milieubeleid De directie van ARS SERVICES stelt zich tot doel de arbeidsomstandigheden, veiligheid en gezondheid van alle medewerk(st)ers te bevorderen. Tevens wordt zorggedragen voor het voorkomen van schade aan het milieu. Alle VGM-aspecten zullen een hoge prioriteit krijgen bij het voorbereiden en uitvoeren van projecten en de dagelijkse werkzaamheden. Er zal naar gestreefd worden dit te bereiken door aandacht te schenken aan het hieronder geformuleerde beleid, welk door de directie wordt uitgedragen. In zowel management- als werknemersoverleg zullen Veiligheid, Gezondheid en Milieu, alsmede het voldoen aan het gestelde beleid, worden besproken.

Pagina 37 van 79


19.3.1 Veiligheid en gezondheid Ongevallenpreventie Getracht zal worden het ontstaan van ongevallen te voorkomen. De preventieve activiteiten behelzen o.a. de opleiding en instructie van alle medewerk(st)ers, het onderhouden en keuren van machines en gereedschappen, het registreren en bespreken van gevaren, gevaarlijke situaties, bijna-ongevallen en ongevallen. Ongevalcijfers worden periodiek zichtbaar gepubliceerd en na een eventueel ongeval zal indien mogelijk aangepast werk worden aangeboden. Veiligheid eigen medewerk(st)ers en derden De veiligheid op de werkplekken dient zodanig te zijn, dat risico’s voor letsel of schade bij eigen medewerk(st)ers en/of derden voorkomen wordt. - Naast informatie en instructie aan de medewerk(st)ers met betrekking tot veilige werkmethoden, zal worden zorggedragen voor veilige machines en gereedschappen. - Derden zullen worden gewaarschuwd en geweerd op gevaarlijke plaatsen tijdens het werk. Middels markeringen en afzettingen worden extra gevaarlijke locaties en situaties voor derden afgebakend. - Bij het voorbereiden van de werken zal aandacht worden besteed aan een veilige uitvoering voor en door alle betrokkenen. Voorkomen van materiële schade Alle medewerk(st)ers zullen worden betrokken bij gerichte instructies en campagnes teneinde schade te voorkomen. Bij het voorbereiden van projecten zal terdege worden gekeken naar de mogelijke risico’s voor schade en/of letsel. Gericht overleg op de werkplek (“toolbox-meeting”) is een belangrijk middel om alle medewerk(st)ers te waarschuwen, te informeren en te bewegen tot veilig werken. Dit overleg zal dan ook regelmatig plaatsvinden. Doorlopende verbetering van veiligheid en gezondheid Middels gerichte controles, het regelmatig bespreken en het steeds onder de aandacht brengen van specifieke onderwerpen zal gestreefd worden naar een doorlopende verbetering van de veiligheid en gezondheid op alle werkplekken en projecten. VGM coördinator De VGM-coördinator draagt de verantwoordelijkheid voor het nakomen van het beleid en het bevorderen van veiligheid, gezondheid en milieu in het bijzonder. Hij heeft alle bevoegdheden om deze taak serieus en met resultaat uit te oefenen. De VGM-coördinator zal een aantal taken delegeren aan medewerk(st)ers, welke aan hem zullen rapporteren. 19.3.2 Milieu Tijdens de voorbereiding en uitvoering van projecten dient gelet te worden op de bijkomende milieuaspecten. Risico’s voor schade aan het milieu dienen vermeden te worden door de bepaling van werkmethoden en inzet van machines en gereedschappen hierop af te stemmen. Alle afvalstoffen, welke vrijkomen tijdens de werkzaamheden (zowel op projecten als in de werkplaats) zijn geïnventariseerd en worden zorgvuldig opgevangen, verpakt en afgevoerd door erkende verwerkers. Door middel van voorlichting zullen medewerk(st)ers worden geïnformeerd over gevaarlijke stoffen, afvalverwerking en de hierbij behorende milieurisico’s. De directie zal de VGM-aspecten controleren en ingrijpen wanneer het gestelde beleid niet of niet voldoende wordt gevolgd.

Pagina 38 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek Het hierboven omschreven kwaliteits, veiligheids-, gezondheids- en milieubeleid wordt minimaal driejaarlijks herzien, en indien nodig, aangepast.

Pagina 39 van 79


20

KWETSBARE MEDEWERKERSBELEID

20.1 Algemeen ARS SERVICES kan te maken krijgen met medewerkers die extra aandacht behoeven. Zwangere vrouwen, medewerkers jonger dan 18 jaar en oudere medewerkers hebben wat meer rechten, maar soms ook plichten. Om deze kwetsbare groepen te beschermen, heeft de directie besloten tot dit beleid. 20.2 Zwangere werkneemsters Als er een baby op komst is, is dat mooi nieuws. Voor de werkneemster kan het normale werk dat zij uitvoert geleidelijker zwaarder worden, en in de weken rond de bevalling is het uitvoeren van werk soms vrijwel onmogelijk. Binnen ARS SERVICES voeren vrouwen geen risicovol werk uit, alleen kantoorwerkzaamheden. ARS SERVICES draagt er zorg voor dat zwangere werkneemsters tijdens de zwangerschap niet worden blootgesteld aan risico’s van het werk voor de werkneemster zelf, dan wel haar (ongeboren) kind. Door de betreffende leidinggevende worden in overleg met de betrokken werkneemster afspraken gemaakt. Deze worden bij voorkeur vastgelegd. De arbeid van een zwangere werknemer wordt zodanig ingericht, dat rekening wordt gehouden met haar specifieke omstandigheden. Hiervoor zijn binnen ARS SERVICES de volgende afspraken gemaakt: • De zwangere werknemer heeft het recht de arbeid af te wisselen met één of meer pauzes buiten de normale voorgeschreven pauzes. Deze extra pauze(s) bedragen samen ten hoogste één achtste deel van de voor haar geldende arbeidstijd per dienst. • De zwangere werknemer heeft het recht arbeid te verrichten in een bestendig en regelmatig arbeids- en rusttijdenpatroon. • De werkgever stelt de zwangere werknemer in de gelegenheid de noodzakelijke zwangerschapsonderzoeken te ondergaan. Zij behoudt haar aanspraak op het naar tijdruimte vastgesteld loon, indien zij door het bedoelde zwangerschapsonderzoek verhinderd is geweest haar arbeid te verrichten. 20.2.1 Zwangerschaps- en ouderschapsverlof ARS SERVICES organiseert de arbeid zodanig, dat de betreffende werkneemster: • Geen arbeid verricht binnen 28 dagen voor de vermoedelijke datum van de bevalling, zoals die is aangegeven in een door de vrouwelijke werknemer aan de werkgever overgelegde schriftelijke verklaring van een arts of verloskundige waaruit de vermoedelijke datum van bevalling blijkt. Het bedoelde tijdvak wordt verlengd met het tijdvak, dat verloopt tussen de vermoedelijke datum van de bevalling en de werkelijke datum van de bevalling; • Geen arbeid verricht binnen 42 dagen na haar bevalling. Het zwangerschaps- en bevallingsverlof bestaan uit een periode van tenminste 16 weken rond de bevalling. Het verlof kan zes weken voor de vermoedelijke datum van de bevalling ingaan, maar de werkneemster mag ook twee weken langer doorwerken om zo na haar bevalling langer verlof te hebben. 20.2.2 Ouderschapsverlof De wettelijke regeling van het ouderschapsverlof geeft beide ouders of verzorgers recht op tijdelijk, onbetaald verlof. De aanvraag hiervan gebeurt door middel van het formulier “verlofaanvraag – versie 01” en wordt ingeleverd bij de leidinggevende. 20.2.3 Voedingsrecht Een vrouwelijke werknemer, die een kind borstvoeding geeft, heeft, indien zij ARS SERVICES hiervan in kennis heeft gesteld, gedurende de eerste 9 levensmaanden van dat kind het recht de

Pagina 40 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek arbeid te onderbreken ten einde in de nodige rust en afzondering haar kind te zogen dan wel de borstvoeding te kolven. ARS SERVICES biedt haar daartoe de gelegenheid en stelt een daartoe geschikte (afsluitbare) ruimte ter beschikking. De onderbrekingen vinden plaats zo vaak en zo lang als nodig is maar bedragen gezamenlijk ten hoogste een vierde van de arbeidstijd per dienst. De vaststelling van het tijdstip en de duur van de onderbrekingen vindt plaats door de betrokken vrouwelijke werknemer na overleg met de directie. Gedurende de duur van de onderbrekingen behoudt de werkneemster haar aanspraak op het vastgestelde loon. 20.3 Oudere werknemers Ouder worden gaat gepaard met een afname van de fysieke en soms ook mentale gesteldheid. Het verouderingsproces leidt ertoe dat het werkprestatievermogen van werknemers afneemt. De snelheid waarmee dit gepaard gaat is mede afhankelijk van de arbeidsomstandigheden. De directie van ARS SERVICES wil rekening houden met werknemers die een dagje ouder worden en het werk voor hen aangenaam blijven houden. Als iemand continu onder hoge werkdruk moet werken, zonder perspectief op verlichting van het werk of loopbaanontwikkeling, zal het opgebrand raken veel eerder plaatsvinden dan wanneer er perspectieven op andersoortig werk zijn. Daarvoor is er binnen ARS SERVICES een ouderenbeleid opgesteld. Uiteraard is niet iedere individuele medewerker hetzelfde. Van een eenduidig beleid kan dus geen sprake zijn. Vanaf de leeftijd van 45 jaar wordt de behoefte van de medewerker gepeild. Indien de medewerker aangeeft problemen te ondervinden met de arbeidsomstandigheden kan in overleg een individueel loopbaantraject opgesteld worden. Bij 1. 2. 3.

het opstellen van een loopbaantraject kan men denken aan: Bijscholing in nieuwe technologie; Ouderen (vanaf 50) op aangepaste tijden laten werken (met langere of meerdere pauzes); Het aanbieden van gerichte bewegingsprogramma’s voor ouderen, waarmee de fysieke capaciteiten op peil gehouden kunnen worden.

In ieder geval krijgen oudere werknemers in overeenstemming met het vrije dagen beleid van ARS SERVICES meer vrije dagen naarmate zij ouder worden. Daarnaast biedt ARS SERVICES werknemers ook een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) aan, bij een gecertificeerde bedrijfsarts, om de algemene gezondheid van de werknemer te testen. 20.4 Jongere werknemers (jonger dan 18) Sinds het kinderwetje van Van Houten uit 1874 was de eerste wet die specifiek was gericht op arbeid en jongeren. Tegenwoordig zijn er vele andere wetten bijgekomen en aangevuld. De directie van ARS SERVICES neemt in geen geval een werknemer aan van 15 jaar of jonger. Voor jongeren van 16 of 17 geldt dat zij mogen werken, maar vanwege hun partiele leerplichtigheid mag dit hun schoolbezoek niet hinderen. De schooltijd van een dag moet worden opgeteld bij de arbeidsuren die in een dag en een week worden gemaakt. In totaal een jeugdige werknemer niet meer dan 40 uur per werk maken. Daarnaast mag een werknemer van 16 tot 18 jaar geen nachtdiensten maken, en om voldoende rust te garanderen moeten de werktijden tussen 07:00 en 19:00, met een maximum van 10 uur werk per dag. Tenslotte krijgen werknemers onder de 18 jaar op jaarbasis vijf extra vrije dagen. Het uitvoeren van gevaarlijk werk door een jongere werknemer gebeurt uitsluitend onder toezicht van een oudere werknemer. Bij gevaarlijk werk valt te denken aan het plaatsen van een glasplaat op hoogte, of het gebruik maken van een cirkelzaagmachine. In deze gevallen is het verplicht om een oudere werknemer toezicht te laten houden op het werk van de jongere werknemer. Het bovenstaande kwetsbare groepen beleid is erop gericht deze groepen de extra aandacht en bescherming te bieden die zij nodig hebben. Het beleid wordt herzien indien zich een negatieve ervaring voordoet met een kwetsbare medewerker, of indien dit niet voorvalt, minimaal driejaarlijks.

Pagina 41 van 79


21

OMGANGSBELEID

21.1 Algemeen De directie van ARS SERVICES wil een omgeving voor de werknemers creëren waarin iedereen zichzelf durft te zijn, zich veilig en gerespecteerd voelt en erop kan vertrouwen dat er hulp aanwezig is bij moeilijke situaties. Dit omgangsbeleid behandelt de regels die er zijn in de omgang met elkaar. 21.2 Ongewenste gedragsvormen Om ervoor te zorgen dat iedere werknemer zichzelf kan en dúrft te zijn wordt iedere ongewenste gedragsvorm binnen ARS SERVICES niet getolereerd. Onder ongewenste gedragsvormen worden onder andere verstaan: • Discriminatie op grond van ras, geloof, geaardheid of wat dan ook, • Seksuele intimidatie en handtastelijkheden, • Verbaal en fysiek geweld, • Het sociaal isoleren van een bepaald persoon, • Bespotten van personen vanwege uiterlijk, leeftijd, levensstijl etc., • Roddelen, • Het bedreigen van een bepaald persoon, • Het werken van iemand moeilijk of onmogelijk maken. Wat een werknemer ongewenst gedrag vindt, ligt helemaal in zijn handen. Als hij zich op wat voor manier dan ook onveilig, beschimpt of ontgerespecteerd voelt, kan hij zich bij de in de organisatie aangestelde vertrouwenspersoon melden om daar zijn klachten over de ongewenste gedragsvormen te uiten. 21.3 Vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon in de onderneming ARS SERVICES is de ???????. Het slachtoffer kan zijn klachten persoonlijk of via een andere manier kenbaar maken. De vertrouwenspersoon zal op zijn beurt een voorstel geven voor een persoonlijk gesprek. Later zal de vertrouwenspersoon ook een gesprek houden met de veroorzaker(s) van de klachten. Op basis van deze gesprekken zal de vertrouwenspersoon een geschikte oplossing dan wel sanctie voorstellen aan de directie. Deze beslist uiteindelijk wat voor stappen er zullen worden genomen. Het uitgangspunt bij het vaststellen van de maatregelen is dat de medewerker in een veilige situatie kan werken, en dat sommige zaken als discriminatie en seksuele intimidatie niet worden getolereerd bij ARS SERVICES De sancties die zullen worden gegeven kunnen variëren naar mate de ernst van de zaak. Bij herhaaldelijk grof discriminerend gedrag zal de directie harder optreden dan een enkele keer te zijn uitgelachen om een bepaalde mening. Toch zal de sanctie worden bepaald op basis van de gesprekken over hoe ernstig de zaak is. Mocht een oplossing niet mogelijk zijn binnen ARS SERVICES, om wat voor reden ook, of onvoldoende oplevert kan een gerechtelijke procedure worden gestart. 21.4 Preventiemaatregelen Het voorkomen van ongewenst gedrag is vanzelfsprekend beter dan het genezen van ongewenst gedrag. Om dit te bewerkstelligen, heeft ARS SERVICES een aantal preventiemaatregelen om ongewenst gedrag te voorkomen: De directie maakt duidelijk dat ongewenst gedrag uit den boze is. Ze geven voorbeeld van wat er kan gebeuren en wat de directie voor straffen zal geven. (Bijvoorbeeld ontslag bij seksuele intimidatie) Er wordt duidelijk aangegeven dat er een vertrouwenspersoon aanwezig is die ze kunnen aanhalen als er een vervelende zaak is. In functioneringsgesprekken zal samen met iedere werknemer de gevolgen van pesten, discriminatie of ander ongewenst gedrag worden besproken. (Een voorbeeld geven waarin een gepest persoon zelfmoord pleegde kan erg indrukwekkend zijn)

Pagina 42 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek -

In werkoverleg, zoals toolbox-meetingen, zal het thema ongewenste gedragsvormen worden aangesneden.

Het bovenstaande omgangsbeleid zal –indien nodig- worden herzien en / of aangepast na een ernstig geval van slechte omgangsvormen. Mocht dit niet nodig zijn wordt het beleid minimaal driejaarlijks herzien, en indien nodig, worden aangepast.

Pagina 43 van 79


22

PBM- EN WERKKLEDINGBELEID

22.1 Algemeen Het werk dat bepaalde werknemers van ARS SERVICES uitvoeren is niet goed te doen in een zondags pak. Het productiepersoneel heeft kleding nodig dat geschikt is om in te werken. Bij bepaalde gevaarlijke handelingen zijn er ook Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM) nodig, om risico’s te beperken. De directie van ARS SERVICES verspreid onder haar werknemers hierom ook werkkleding en PBM. Het gebruik hiervan is echter wel aan bepaalde regels en voorschriften verbonden, die hieronder staan omschreven. 22.2 Werkkleding Al het personeel van ARS SERVICES dat zich niet bezighoudt met kantoorwerk kan van de directie werkkleding krijgen. Tweemaal per jaar, voor het begin van de zomer en de winter, krijgen de betreffende medewerkers een lijst met hierop de kleding die ze kunnen bestellen. Ook is op deze lijst ruimte open gelaten voor suggesties/wensen, zoals een doorwerkjas of thermisch ondergoed. Een nieuwe medewerker zal deze lijst bij zijn eerste werkdag ook ontvangen. Deze lijst dient te worden ingeleverd bij de magazijnbeheerder. Belangrijk is dat de maten correct worden vermeld! De werknemer staat in principe vrij in zijn bestelling, maar het moet wel redelijk zijn. Een werknemer die in de zomercollectie 2 werkbroeken bestelt, hoeft dit vanzelfsprekend niet nog een keer te doen bij de wintercollectie. Als de werkgever de ingediende kledinglijst niet redelijk vindt, zal hij dit bespreken met de betreffende werknemer, en eventueel een nieuwe lijst vaststellen. Het uitgangspunt van het verspreiden van werkkleding is dat werknemers voldoende kleding hebben, voorzover dit nodig is. Mocht werkkleding tussen de bestelmomenten door verslijten, kapot gaan of kwijt raken, is het wel mogelijk om nieuwe kleren te vragen. In dit geval dient de werknemer langs de directie te gaan om daar zijn verzoek in te dienen. Als een werknemer werkkleding draagt, is hij een ‘uithangbord’ voor ARS SERVICES Immers, allerlei mensen zien hem kleding dragen van de onderneming. Het is daarom van belang dat de kleding goed verzorgd is. Was de kleren regelmatig, houd ze vrij van vlekken en scheuren, en zorg dat je er representatief uitziet. Draag de kleding zoals het voorgeschreven is, dus knip van een ARS SERVICES broek niet te pijpen eraf om een korte broek te creëren, maar vraag bij de volgende bestelling om een ‘echte’ korte broek. Houd altijd in je achterhoofd dat je in je werkkleding ARS SERVICES vertegenwoordigd, dus loop er zo netjes mogelijk bij! 22.3 PBM Naast werkkleding verstrekt de directie ook Persoonlijke Beschermingsmiddelen aan haar werknemers die ze nodig hebben. Bij het in dienst treden van een nieuwe medewerker zal deze behalve werkkleding ook de voorgeschreven PBM ontvangen. Iedere installatiemedewerker, voorman en projectlieder dient te beschikken over RWS veiligheidskleding en veiligheidsschoenen. Mocht de medewerker specifieke taken gaan uitvoeren waarvoor hij speciale bescherming voor nodig heeft, zal dit uiteraard worden verstrekt. Het is verplicht voor de medewerkers om de beschikbaar gestelde PBM te gebruiken volgens de voorschriften. Ook is het de taak van de medewerker om zorg te dragen voor het onderhoud van zijn PBM. Hij dient dus zijn schoenen om de zoveel tijd in te vetten, kleding te wassen zodat de reflectie behouden blijft, enzovoorts. Mocht de werknemer constateren dat er gebreken zijn aan de PBM, dient hij dit zo snel mogelijk te melden aan de directie. Deze kan op haar beurt zorgen voor vervangende PBM. De werknemers dienen voor gebruik van de PBM aandachtig de gebruiksaanwijzing door te lezen om verkeerd gebruik te voorkomen. Het belangrijkste is dat iedere werknemer zijn PBM gebruikt op de juiste manier op de juiste momenten! Bij het werk buiten en in het magazijn moeten altijd veiligheidsschoenen worden gedrage, bij het werk buiten altijd RWS veiligheidskleding ! Het bovenstaande PBM- en werkkledingbeleid zal minimaal driejaarlijks worden herzien, en indien nodig, worden aangepast.

Pagina 44 van 79


23

ROOK-, ALCOHOL- EN DRUGSBELEID ARS SERVICES

23.1 Algemeen Dit beleid van ARS SERVICES is erop gericht om het gebruik van gezondheidsschadelijke producten als sigaretten, alcohol, drugs en bepaalde medicijnen onder het personeel terug te dringen. ARS SERVICES streeft naar een gezonde onderneming met gezond personeel en wil dit realiseren door het gebruik van verslavende middelen tijdens het werk in te perken of te verbieden. Mocht een werknemer ondanks alles toch aan een verslaving lijden, wil de directie van ARS SERVICES de werknemer helpen met zijn verslaving.

23.2 Rookbeleid Binnen de bedrijfspanden van ARS SERVICES geldt een algemeen rookverbod. Het rookverbod geldt voor zowel medewerkers als bezoekers van ARS SERVICES. De medewerkers en bezoekers die willen roken, kunnen dat doen buiten doen. Voor de medewerkers geldt bovendien dat zij dit zoveel mogelijk in eigen tijd doen, dus voor en na hun werktijden en tijdens de pauzes. Rokende werknemers dienen hun sigaretten en shagjes goed uit te drukken en op te ruimen. Indien iemand hinder ondervindt van het rookgedrag van anderen, kan die persoon in eerste instantie terecht bij de directie. De directie zal vervolgens proberen om het probleem op te lossen, door bijvoorbeeld met de rokende collega of bezoeker te gaan praten. De directie is overigens verantwoordelijk voor de handhaving van het rookbeleid. Indien na de klacht de hinder toch blijft voortduren, kan de klacht worden ingediend bij de Voedsel en Waren Autoriteit/ Keuringsdienst van Waren. Deze instantie houdt het toezicht op de naleving van de Tabakswet. 23.3 Alcoholbeleid Het gebruik van alcohol tijdens het werk, dit geldt zowel voor gebruik binnen het bedrijf als voor gebruik op werkzaamheden op de bouwplaats, is niet toegestaan. Tevens is gebruik van alcohol voorafgaande aan werkzaamheden, voorzover dit van invloed is op die werkzaamheden, niet toegestaan. Opgemerkt dient te worden dat het meevoeren van alcoholhoudende dranken binnen het bedrijf en naar werkzaamheden op de bouwplaats eveneens verboden is. Werknemers van ARS SERVICES zijn verplicht hun werk nuchter uit te voeren. Iedere werknemer die onder invloed van alcohol op het werk verschijnt, kan een berisping verwachten en wordt direct verwijdert van de werkvloer. Als hij niet met de auto is, kan hij naar huis lopen of fietsen, mocht hij met de auto zijn wordt er vervoer geregeld om de werknemer naar huis te brengen. Herhaaldelijke overtreding van de bovenstaande regels kan een geldboete, een schorsing of eventueel ontslag betekenen, afhankelijk van de frequentie en gedrag van de werknemer. Het afsluiten van de week met een traditionele vrijdagmiddagborrel is eveneens niet toegestaan. Het staat de werknemers vrij om na het werk nog even na te zitten, maar er wordt geen alcohol geschonken aan de werknemers. Het nuttigen van zelf meegebrachte alcohol is eveneens verboden. Het is namelijk niet toegestaan om alcohol mee te nemen naar het kantoor of de werkplaats (op locatie of intern). Op bedrijfsfeesten mag bij wijze van uitzondering wel alcohol worden genuttigd. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het alcoholgebruik en het eventuele vervoer terug naar huis. 23.4 Drugsbeleid Wat betreft het consumeren, meenemen of verhandelen van soft- of harddrugs voor of tijdens het werk heeft ARS SERVICES een duidelijk standpunt: het is verboden. Ook tijdens het werk op locatie is het ten strengste verboden om soft- of harddrugs te gebruiken, meenemen of te verhandelen. Mocht de werkgever een werknemer op de aanwezigheid van drugs betrappen, zal

Pagina 45 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek deze direct een berisping ontvangen. Ook hier geldt dat bij herhaling er geldboetes, schorsing tot eventueel ontslag zal volgen.

23.5 Medicijnenbeleid Bepaalde medicijnen hebben een verdovende werking op de gebruiker, vergelijkbaar met het gebruik van cannabis. Zware pijnstillers zijn hiervan een voorbeeld. Als een werknemer voor zijn gezondheid medicijnen moet slikken, dient hij dit zo snel mogelijk te melden aan de leidinggevende, die dan rekening kan houden met een eventuele verandering in het gedrag van de werknemer. ‘Recreatief’ gebruik van verdovende medicijnen valt onder het gebruik van drugs, en dit wordt niet door de vingers gezien door de directie van ARS SERVICES 23.6 Herkennen van een verslaving ARS SERVICES streeft een gezonde onderneming met gezonde werknemers na. Mocht er toch een werknemer onverhoopt verslaafd raken, wil de directie van ARS SERVICES dit zo snel mogelijk weten om in te grijpen. In de eerste instantie kan een werknemer zelf aangeven dat hij een verslaving heeft. Vaak zijn de ‘onschuldige’ verslavingen, zoals nicotineverslaving, en heeft dit geen negatieve invloed op zijn werkvermogen. Bij ernstige verslavingen, bijvoorbeeld aan alcohol of heroïne, is het niet waarschijnlijk dat de werknemer hiermee zelf naar buiten komt. Dan is het de taak van de collega’s om bedacht te zijn op de volgende kenmerken: -

-

de werknemer gedraagt zich afstandelijk, vreemd of agressiever dan normaal, de werknemer verzuimt vaker zijn werk, komt vaker te laat en gaat eerder weg en gebruikt daarbij vage excuses, het verslavingsmiddel speelt een grote rol in het leven van de werknemer, het verlangen naar de drug(s) is groot, er is sprake van onthoudingsverschijnselen bij een poging tot stoppen, (verminderde gezondheid, nors en slecht humeur, bij bepaalde drugs rode vlekken in het gezicht, diarree) Uiterlijke kenmerken; zoals een dranklucht, zichtbaar onder invloed, rode ogen of verwijde pupillen, onverzorgd uiterlijk.

Mocht een van deze kenmerken opvallend aanwezig zijn bij een collega-werknemer, moet dit zo snel mogelijk worden gemeld bij de directie. Deze kan dan ingrijpen door de werknemer apart te nemen en een gesprek te voeren over het gebruik van drugs en hoe het verder moet op het werk. In samenwerking met de directie kan zelfs besloten worden om de betreffende werknemer naar een afkickkliniek te sturen. Het bovenstaande rook-, alcohol-, en drugsbeleid van ARS SERVICES zal minimaal driejaarlijks worden herzien, en indien nodig, worden aangepast.

Pagina 46 van 79


24

SCHADEBELEID

24.1 Algemeen Het veroorzaken van schade door een of meerdere werknemers van ARS SERVICES is onontkoombaar. Waar gehakt wordt, vallen nu eenmaal soms spaanders. Wel wil de directie erop toezien dat in het geval van schade, de afhandeling dan ook correct is. Voor schade aan de bedrijfsauto’s kun je het “Autobeleid ARS SERVICES” gebruiken. Dit beleid behandelt iedere andere schade aan eigendommen van andere ondernemingen, particulieren, ARS SERVICES en van werknemers. 24.2 Wat te doen bij schade Schade aan een eigendom kan op allerlei manieren worden veroorzaakt. Ook de ernst van de schade kan erg variëren. Om goed zicht te houden op de oorzaken en de ernst, is er een standaard schadeformulier beschikbaar, waarvan een kopie is te vinden in de bijlagen. Als je aan het werk bent en je veroorzaakt op de een of andere manier schade aan een eigendom, probeer de gedupeerde op te zoeken. Informeer hem eerst wat er is gebeurd, en stel voor om het schadeformulier samen in te vullen. Mocht de gedupeerde niet aanwezig zijn, vul dit schadeformulier dan alsnog in, en vergeet vooral niet de gegevens van de gedupeerde in te vullen. Knijp hem er niet tussen uit als je schade hebt veroorzaakt, de kans is groot dat iemand het wel heeft gezien. De getuige kan dit eventueel kan aangeven bij de politie of de gedupeerde, en dat levert onprettige situaties op. Lever het schadeformulier zo snel mogelijk in bij de directie van ARS SERVICES De directie kan dan contact opnemen met de gedupeerde en de voorgestelde oplossing bespreken of, indien die niet is gemaakt, samen met de gedupeerde tot een redelijke oplossing komen. Als je het schadeformulier invult, doe dit dan altijd naar beste weten en waarheidsgetrouw! Dit maakt de afhandeling van de schadeprocedure een stuk gemakkelijker omdat de echte waarheid niet eerst hoeft te worden achterhaald. Wees niet bang dat je moet opdraaien voor hoge schadevergoedingen, dit gebeurt zelden, aangezien iedere werknemer is verzekerd. Alleen bij gevallen waar duidelijk opzet in het spel is, kan het voorkomen dat de schade op de werknemer wordt verhaald. Wees daarom eerlijk en open tegen de gedupeerde en de leidinggevende, zodat een vervelend schadeverhaal snel kan worden opgelost. Het bovenstaande schadebeleid zal worden herzien na een moeilijk verlopende schadeclaim, of indien dit niet het geval is, minimaal driejaarlijks.

(Bijlagen: Schadeformulier)

Pagina 47 van 79


25

STRAFBELEID ARS SERVICES

25.1 Algemeen De directie van ARS SERVICES hoopt dat het nooit nodig hoeft te zijn om een werknemer op het matje te roepen. De sfeer in de onderneming is prettig en dat komt door de informele omgangsvormen die het personeel onderling heeft. Toch kan het voorkomen dat een werknemer zich niet naar de regels gedraagt. Dit beleid schrijft voor op welke manier en waarom de werknemers een eventuele straf kunnen verwachten.

25.2 Waarschuwingen Mocht een werknemer een overtreding begaan, zoals het (herhaaldelijk) misbruik maken van het Internet of een aantal keren te laat komen, zal hij of zij apart worden genomen door de werkgever. De werkgever licht hierin toe waarom hij de werknemer een waarschuwing geeft en zal dan ook verbetering van de kant van de werknemer verwachten. Mocht de werkgever constateren dat de mondelinge waarschuwing niet het gewenste effect heeft, zal er een schriftelijke waarschuwing worden verstuurd. Dit is een officiële waarschuwing die ook wordt opgenomen in het persoonlijk dossier van de werknemer. De medewerker heeft de mogelijkheid om per omgaande schriftelijk te reageren. Hierbij kan dan aangegeven worden waarom de medewerker het niet eens is met de genomen beslissing. Als de waarschuwing wordt herroepen betekend dit ook dat deze uit het personeelsdossier verwijderd wordt. 25.3 Schorsing Nadat twee schriftelijke waarschuwingen zijn verzonden en dit nog steeds geen verbetering heeft opgeleverd in het gedrag van de werknemer, kan de directie besluiten tot een schorsing, zonder behoud van loon. Een schriftelijke bevestiging van deze schorsing wordt opgenomen in het personeelsdossier, samen met de eerder verstuurde schriftelijke waarschuwingen. Een tweede schorsing kan volgen als de werknemer recalcitrant blijft, kan de schorsing oplopen tot 10 werkdagen. Ook de schriftelijke bevestiging hiervan wordt bijgehouden. 25.4 Ontslag Als alle bovengenoemde maatregelen niet tot een structurele verbetering van het gedrag van de werknemer leidt, kan de directie starten met de procedure om de werknemer zo spoedig mogelijk te ontslaan.

25.5 Uitzonderingen Niet alle overtredingen worden op de bovenstaande manier afgehandeld. De bovenstaande procedure is gericht op een verandering in het gedrag van de werknemer, dat niet ernstig genoeg is voor een direct ontslag. Onder niet ernstig genoeg wordt bijvoorbeeld het bezoeken van niet werkgerelateerde sites onder werktijd of te laat komen verstaan. Dit soort zaken is niet acceptabel maar het is ook niet onoverkomelijk. In de meeste gevallen is het dan ook voldoende om de werknemer goed op zijn nummer te zetten. Ernstige zaken, zoals seksuele intimidatie, fysiek geweld of diefstal worden harder aangepakt. De werknemer wordt hiervoor niet gewaarschuwd, maar kan per direct worden geschorst of op staande voet ontslagen, naar mate de ernst van de overtreding. Het is aan de directie om te beslissen in hoeverre een overtreding als ernstig of niet ernstig moet worden beschouwd. 25.6 Geldboetes De werkgever kan ook beslissen om de werknemer niet te schorsen maar een geldboete op te leggen. Dit gebeurt vooral bij overtredingen waarbij doelbewust financiële schade is aangericht aan

Pagina 48 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek eigendommen van (werknemers van) ARS SERVICES of klanten. De hoogte van de boete varieert naar grootte van de aangerichte schade en het loon van de werknemer. De werkgever deelt nooit een boete uit die groter is dan tweemaal het nettoloon van de werknemer per maand om de werknemer te behoeden voor financiële problemen. Het bovenstaande strafbeleid is vooral bedoeld om werknemers te waarschuwen. De directie van ARS SERVICES verwacht dat haar werknemers zich professioneel en volwassen gedraagt, zodat het geven van waarschuwingen en / of boetes niet nodig is. Een gezonde werkrelatie is uiteindelijk voor alle partijen het beste, en dit probeert de directie ook te bereiken. Het beleid zal worden herzien als een bepaalde werknemer zich zondanig misdraagt dat schorsing nodig is of –indien niet van toepassing- minimaal driejaarlijks.

Pagina 49 van 79


Pagina 50 van 79


26

ZIEKTEBELEID

26.1 Algemeen Ziek zijn is nooit leuk, niet voor de werknemer of voor de werkgever. Het beleid van ARS SERVICES is er dan ook op gericht om het ziekteverzuim binnen de organisatie zoveel mogelijk terug te dringen. In dit ziektebeleid zijn er afspraken gemaakt over verzuimreglement, verzuimbegeleiding en reïntegratie-inspanningen. In dit beleid wordt een mannelijke werknemer aangehouden, maar uiteraard kan hier ook een vrouwelijke werknemer onder worden verstaan. 26.2 Verzuimreglement In het geval van ziekte dient de werknemer zich persoonlijk ruim voor aanvang werktijd bij zijn direct leidinggevende (dan wel plaatsvervanger) ziek te melden. Als de werknemer tijdens werktijd ziek naar huis vertrekt, meldt deze zich persoonlijk bij zijn direct leidinggevende. Bij de ziekmelding vermeldt de werknemer (voor zover mogelijk): • • • • •

De oorzaak van verzuim; De aard van de ziekte; De vermoedelijke duur van de ziekte; Zijn (verpleeg-) adres en telefoonnummer; Bij ziekmelding tijdens een vakantie dient verblijfplaats, telefoonnummer en behandelend arts te worden opgegeven.

Deze gegevens worden na 2 verzuimdagen doorgegeven aan de Arbo-dienst. Daarna maken de werknemer en de werkgever afspraken over de mogelijke hervattingdatum van het werk en/of datum en wijze van vervolgcontact (bijvoorbeeld: telefonisch contact na ieder bezoek aan de (huis)arts). Ziek door een (bedrijfs-)ongeval Indien de werknemer betrokken raakt bij een ongeluk waardoor hij wegens ziekte zijn werk niet kan uitvoeren, dan dient hij zich op de gebruikelijke wijze ziek te melden. Hierbij vermeldt de werknemer dat het om een ongeval gaat. Het bedrijf kan soms de loonschade declareren bij de betreffende verzekeringsmaatschappij. Wanneer er sprake is van een bedrijfsongeval dient de werknemer dit eveneens te melden aan zijn direct leidinggevende. Zwanger Indien een werkneemster ziek is vanwege haar zwangerschap wordt zij verzocht de werkgever hiervan op de hoogte te stellen. Uiterlijk 16 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum is de werknemer verplicht een zwangerschapsverklaring in te dienen bij de werkgever. Zie voor aanvullende informatie het “Kwetsbare werknemers beleid ARS SERVICES – laatste versie”. Thuisblijven Na ziekmelding moet de werknemer thuisblijven totdat hij volledig is herstelt. Het is niet uiteraard niet de bedoeling dat de werknemer zich ziek meldt om vervolgens op vakantie te gaan. Het is alleen toegestaan het (verpleeg-) adres te verlaten voor een bezoek aan de huisarts, de Arbo-arts van de Arbo-dienst, om het werk te hervatten en bij toestemming van de werkgever. Raadplegen van huisarts Het is in het belang van de werknemer dat hij zich binnen redelijke tijd onder behandeling van zijn (huis)arts stelt en de voorschriften van deze arts opvolgt. Maak bezoek mogelijk De medewerker of Arbo-arts van de Arbo-dienst moet de werknemer kunnen bereiken. Daarom is het nodig dat de werknemer telefonisch bereikbaar is, of de Arbo-arts in de gelegenheid stelt om hem in de woning of op het verpleegadres te bezoeken. De werknemer dient ervoor te zorgen dat wanneer de Arbo-arts of medewerker van de Arbo-dienst hem niet thuis treft, zij op dat adres kunnen vernemen waar de werknemer wel aanwezig is. Juiste adres

Pagina 51 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek Indien de werknemer tijdens arbeidsongeschiktheid verhuist of tijdelijk ergens anders verblijft of van verpleegadres verandert (bijvoorbeeld door opname in of ontslag uit een ziekenhuis of een andere inrichting) moet de werknemer dit binnen 12 uur melden aan zijn werkgever en de Arbodienst. Op het spreekuur komen Aan een oproep om te verschijnen op het spreekuur van de Arbo-dienst of de door de werkgever aangewezen specialist dient de werknemer gehoor te geven. De oproep vervalt niet als de werknemer van plan zou zijn op die dag of op een latere dag zijn werkzaamheden te hervatten. Als de werknemer een geldige reden tot verhindering heeft (bijvoorbeeld ziekenhuisopname), dient de werknemer dit onmiddellijk aan de werkgever en tenminste 48 uur tevoren aan de Arbo-arts van de Arbo-dienst mee te delen. Medisch onderzoek De werknemer is op grond van de Wet Verbetering Poortwachter gehouden mee te werken aan een medisch onderzoek of reïntegratietraject door of in opdracht van de Arbo-arts van de Arbo-dienst, indien deze een dergelijk onderzoek of training nodig vindt. Genezing niet belemmeren Als de werknemer zich tijdens arbeidsongeschiktheid zodanig gedraagt dat daardoor de genezing wordt belemmerd, kan de werkgever de loondoorbetaling weigeren. Hervatten bij herstel Zodra de werknemer in staat is de werkzaamheden (geheel of gedeeltelijk) te hervatten, zal hij dit moeten doen. De werknemer hoeft geen opdracht daartoe af te wachten. Zijn herstel dient hij direct te melden bij zijn leidinggevende. Ziekte tijdens vakantie De werknemer moet zich bij ziekte tijdens zijn vakantie onmiddellijk, dus uiterlijk na één dag van arbeidsongeschiktheid telefonisch melden bij zijn werkgever onder vermelding van verblijfsadres en telefoonnummer. In het buitenland dient de werknemer tevens de bevoegde instantie op de hoogte te stellen en zich te houden aan diens instructies. Bij verblijf in verdragslanden (met een soortgelijke Arbo-wetgeving) moeten de juiste documenten per omgaande toegezonden worden naar de werkgever, die dit doorstuurt naar de Arbo-dienst. Direct na thuiskomst is de werknemer verplicht zich direct te melden bij zijn werkgever en een verklaring van een arts te overleggen, met daarin opgenomen de eerste ziektedag, aard van de ziekte, de toegepaste behandeling en de reden van de arbeidsongeschiktheid. Op deze manier kan een werknemer die ziek is geworden tijdens zijn vakantie zijn ‘gemiste’ vakantiedagen terugkrijgen. Gebeurt dit niet, dan heeft de werknemer hier ook geen recht op! Medewerking aan reïntegratie De werknemer is op grond van de Wet Verbetering Poortwachter verplicht medewerking te verlenen aan het Plan van aanpak, welke de werkgever bij 8 weken ziekteverzuim moet opstellen. De werknemer is verantwoordelijk voor actieve inspanningen tot herstel en tot reïntegratie en de periodieke evaluatie daarvan samen met zijn werkgever en de Arbo-dienst. Zonodig moet hij zijn werkgever daarop aanspreken. De werkgever is op grond van de Wet Verbetering Poortwachter verplicht twee weken na het zesde weeks interventieadvies van de Arbo-dienst een Plan van aanpak op te stellen, een casemanager te benoemen, zich maximaal in te spannen om tot reïntegratie van de zieke werknemer te komen, interventies ten aanzien van herstel of reïntegratie te realiseren, werkaanpassingen of passend werk aan te bieden en vanaf aanvang van het verzuim een gedegen reïntegratiedossier bij te houden. Indien het verzuim langer duurt dan 37 weken moet de werkgever een reïntegratieverslag overhandigen aan de werknemer. Ook de Arbo-dienst moet tijdig het reïntegratieverslag, inclusief medische gegevens, overhandigen aan de werknemer. Alle drie de partijen geven daarbij hun visie over de kwaliteit van de arbeidsrelatie. Onder overleggen van alle reïntegratieverslagen kan de werknemer een WAO-uitkering aanvragen. Werkgever en werknemer kunnen desgewenst samen besluiten uitstel van de WAO-fase aan te vragen bij het UWV. Het verrichten van werkzaamheden De werknemer dient tijdens arbeidsongeschiktheid geen arbeid te verrichten, behalve voor zover het werkzaamheden betreft, welke de werknemer door of namens de werkgever worden

Pagina 52 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek aangeboden. Als de werknemer de aangeboden (vervangende) werkzaamheden, zonder goede reden niet verricht, is de werkgever gerechtigd de loondoorbetaling te weigeren. Werk dat als passend beschouwd wordt dient te worden geaccepteerd met als mogelijke sanctie staken van loonbetaling en zelfs ontslagaanvraag via de directeur van de Arbeidsvoorziening. De aangeboden vervangende werkzaamheden worden in overleg met de Arbo-arts vastgesteld. Zonodig kan een second opinion ingewonnen worden bij het UWV. Vanaf 1 januari 2003 hoort een werkgever zonodig ook reïntegratie bij een andere werkgever te realiseren. Dit houdt in dat als de werknemer door zijn ziekte niet kan functioneren in zijn oude bedrijf, de werkgever verplicht is om ander, wel geschikt werk, te vinden bij een andere werkgever. De werknemer moet hier medewerking aan verlenen. Dit gebeurt om een zieke werknemer sneller weer in het bedrijfsleven terug te krijgen. Belangrijk is dat werkgevers en werknemer hierover goede en concrete afspraken maken. Arbeidsconflict De Wet Verbetering Poortwachter verwacht van zowel de werkgever als de werknemer een actieve houding bij het oplossen van een arbeidsprobleem of -conflict. De Arbo-dienst moet uiterlijk in de zesde ziekteweek schriftelijk aangeven of er sprake is van een arbeidsconflict en voorstellen doen tot het oplossen ervan. In het reïntegratieverslag (bij 37 verzuimweken) moeten de drie partijen ieder hun visie geven over de kwaliteit van de arbeidsrelatie. Indien geen medewerking verleend wordt aan conflictbemiddeling, kan de werkgever loondoorbetaling opschorten. Bovendien kan het UWV sancties opleggen aan werknemer en werkgever. Second opinion Als een werknemer het niet mee eens is met een advies van de Arbo-dienst, moet dit direct aan de werkgever worden gemeld. Handhaaft de Arbo-arts van de Arbo-dienst het advies, dan neemt de werkgever vervolgens een beslissing wat betreft de loondoorbetaling. Het meningsverschil kan betrekking hebben op (on-)geschiktheid tot werken, aanwezigheid van passend werk, passendheid van aangeboden werk en reïntegratie-inspanningen van werkgever en/of de Arbo-dienst. De werknemer kan vervolgens een 'second opinion' aanvragen bij het Uitvoeringsinstituut UWV. De Arbo-arts geeft aan hoe en waar u het uitvoeringsinstituut kunt bereiken. De kosten van een second opinion kunnen in rekening worden gebracht bij degene die om dit tweede oordeel vraagt. Een ‘second opinion’ kan ook aangevraagd worden door de werkgever in bovenstaande situaties. Informatieverstrekking aan werkgever Met inachtneming van wat onder het medisch beroepsgeheim valt, geeft de Arbo-dienst relevante informatie door aan de werkgever. Hieronder zijn begrepen de gegevens die ertoe hebben geleid dat beoordeling en begeleiding niet mogelijk zijn geweest door toedoen van de betrokken werknemer. Tevens als er sprake is van een arbeidsconflict. In het zesde weeks interventieadvies moet de Arbo-dienst een gedegen probleemanalyse verstrekken aan de werkgever, overigens zonder medische specificaties. Privacybescherming is geregeld in het privacyreglement van de Arbo-dienst. Sancties Als de Arbo-dienst een overtreding van bovengenoemde controlevoorschriften constateert, wordt de werkgever hierover geïnformeerd. Deze is gerechtigd om in geval van overtreding van de bepalingen van dit reglement tot het treffen van sancties tegen de werknemer. Beroep tegen een opgelegde sanctie staat open bij de burgerlijke rechter. De volgende sancties zijn van toepassing bij: • Te late ziekmelding : mondelinge waarschuwing; • Onterecht verblijf in buitenland : schriftelijke waarschuwing; • Overtreden van controlevoorschriften : schriftelijke waarschuwing. Ook kan de werkgever loondoorbetaling opschorten of staken als de werknemer onvoldoende medewerking verleent aan: • Het opstellen van een plan van aanpak; • Inspanningen tot herstel en reïntegratie ( respectievelijk interventies daartoe); • Periodieke evaluaties; • Het reïntegratieverslag; • Het accepteren van passend werk ( bij eigen werkgever); • Het accepteren van passend werk bij een andere werkgever.

Pagina 53 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek Het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV) kan bij onvoldoende inspanningen een loonsanctie van maximaal één jaar opleggen aan de werkgever of ten aanzien van een werknemer de WAO-uitkering weigeren. Klachten Klachten over het medisch handelen van de Arbo-arts zullen vertrouwelijk worden behandeld door de manager van de Arbo-dienst. Het bovenstaande ziektebeleid zal worden herzien als er een werknemer van ARS SERVICES daadwerkelijk voor langere periode (+ 6 weken) arbeidsongeschikt raakt of –indien niet van toepassing- tenminste driejaarlijks.

Pagina 54 van 79


27

VGM-WERKINSTRUCTIES

Deze VGM-instructie behandeld per bepaalde werkzaamheid de voorschriften die de werknemer in acht moet nemen. Opvolging van deze instructies is dan ook verplicht, om ongevallen en letsel zoveel mogelijk te voorkomen. Behalve de specifieke instructies is het belangrijk dat je ordelijk en netjes werkt. Een goed opgeruimde werkplek verkleint de kans op een ongeval al aanzienlijk. Orde en netheid op de werkplek is iets waar iedereen een steentje aan moet bij dragen. Tijdens werkplekinspecties zal er ook aandacht worden besteed aan orde en netheid op de werkplek. Als je je aan de volgende ‘leefregels’ houdt, houd je ook je werkplek netjes. •

•

•

Je gereedschap en hulpmateriaal: o Wees zuinig op je gereedschap. Werk ermee alsof je het zelf had moeten kopen; o Werk met gekeurd elektrisch gereedschap; o Berg klein materiaal op in kistjes of bakken; o Ruim equipement, gereedschappen en materialen na het beëindigen van de werkzaamheden correct op. Je werkplek: o Maak latijd eerst een veilige werkplek; o Als het werk niet veilig uitgevoerd kan worden, voer het dan niet uit; o Zorg dat je altijd weet hoe je je werkplek snel kunt verlaten. Afval: o Ruim je werkplek altijd netjes op na het uitvoeren van de werkzaamheden. o Neem afval mee en zorg dat dit op een daarvoor bestemde plek terecht komt. o Overtollige bouwmaterialen of aarde moet ook worden afgevoerd.

27.1 Fysieke belasting Het verplaatsen van objecten is iets dat bijna dagelijks plaats vindt. Het verkeerd belasten van je lichaam kan ernstige gevolgen hebben. Het is daarom belangrijk om te weten hoe je moet tillen. Risico •

Verkeerd tillen kan diverse gevolgen hebben, variërend van een buikslijmvliesontsteking tot chronische rugpijn.

Beperk je door • Buk/til niet onnodig, gebruik hulpmiddelen. Ga recht voor de last staan; til nooit met gedraaide rug. • Houd de last zo dicht mogelijk tegen je lichaam, voorkom dat je ver moet reiken. • Buig door de knieën, houd de rug zoveel mogelijk recht, til rustig en vanuit je benen. • Til niet teveel, leer luisteren naar je lichaam, vraag je collega's om hulp bij zware/grote voorwerpen. • Kijk uit waar je loopt, let op obstakels en gladde vloeren. • Breng afwisseling in je lichaamshouding. • Gebruik je lichaamsgewicht bij het duwen en trekken. • Zorg voor een goede conditie. Luister naar je lichaam, je weet zelf het beste wat je rug wel en niet kan hebben. 27.2 Schadelijk geluid Op veel werkplekken komt schadelijk geluid voor. Een groot aantal mensen werkt in een omgeving waar het lawaai uitermate storend of hinderlijk is. Als je schade aan je gehoor oploopt, gaat dat nooit meer over. Het kan alleen maar erger worden. Het is daarom belangrijk de blootstelling aan geluid te beperken. Risico •

•

Bij 80 dB(A) kan lawaai schadelijk zijn als je er langdurig in moet werken. Dat is wetenschappelijk aangetoond. De werkgever is daarom vanaf die geluidssterkte verplicht om gehoorbescherming te geven Vanaf 85 dB(A) moeten de werknemers de gehoorbescherming verplicht dragen.

Beperk je door

Pagina 55 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek • • • • • • • •

Gebruik van PBM. Breng de gehoorbeschermende middelen aan voordat je de ruimte betreedt of voordat het lawaai geproduceerd wordt. Controleer voordat je lawaaierige machines gebruikt of iedereen in je omgeving gehoorbeschermende middelen draagt. Maak oorkappen, oordopjes en otoplastieken na het gebruik schoon. Zorg dat de vingers waarmee je de oordopjes en otoplastieken aanbrengt, schoon zijn. Controleer regelmatig de afsluitranden van de oorkappen. Laat deze vervangen als deze hard of stug worden of als ze gescheurd of beschadigd zijn. De toegepaste gehoorbescherming moet het geluid dempen tot een waarde die ligt tussen de 70 en de 80 dB(A). Een te sterke demping van het geluid heeft als nadeel dat de verstaanbaarheid van de mensen in de omgeving en het horen van veiligheidssignalen afneemt.

27.3 Werken met elektriciteit Elektriciteit is niet meer weg te denken van de werkplaats of in het huis. Toch kan het extreem gevaarlijke situaties opleveren. Houd de volgende aandachtpunten in het hoofd als je werkt met elektriciteit. Risico De belangrijkste gevolgen van onveilige omgang met elektriciteit zijn: • Schrikreactie met als gevolg stoten of vallen • Onder stroom staan: Een elektrische schok kan dodelijk zijn, al kunnen de gevolgen ook minder ernstig zijn. Hoe ernstig de gevolgen van een stroomstoot zijn hangt onder meer af van: 1. De stroomsterkte 2. Wissel-/gelijkspanning 3. Vochtigheid van ruimte en/of kleding 4. Temperatuur en type vloer 5. Tijdsduur dat de stroom op het lichaam staat 6. Mate van inspanning (zweten) • Uitbreken van brand of explosie: Door elektrische stroom kan onder meer brand ontstaan als gevolg van: 1. Kortsluiting door lekstroom 2. Vlamboog door het sluiten of verbreken van een stroomkring 3. Elektrische vonken Beperk je door Over het algemeen komt een ongeval met elektriciteit door fouten van mensen: • Slechte verlengkabels of snoeren (gebruik deze niet!) • Slecht elektrisch gereedschap (dit moet gekeurd zijn, let daarop!) • Ondeskundig handelen (bij twijfel navragen, niet proberen!) • Onzorgvuldig handelen (gemakzucht of stoer doen: bijvoorbeeld werken ‘onder spanning’, doe dit niet!) • Ontbrekende aardverbindingen (controleer dit voor je begint!) • Werken met onjuist gereedschap (in besloten ruimten geen gereedschap op 220V, maar op accu!) 27.4 Werken met (elektrische) handgereedschappen Handgereedschappen zijn over het algemeen handig en fijn om mee te werken. Toch kan er van alles gebeuren als een stuk (elektrisch) handgereedschap niet deugt of jij niet weet hoe je het moet gebruiken. Risico Verwondingen opgelopen tijdens het gebruik van (elektrische) handgereedschappen kunnen zeer ernstig zijn. De oorzaken van deze verwondingen zijn onder andere: • Onjuist gebruik van gereedschappen • Het niet gebruiken van PBM. • Gebruik van ongeschikt gereedschap • Gebrek aan onderhoud • Verkeerde kleding

Pagina 56 van 79


Beperk je door Neem bij het werken met (elektrische) handgereedschappen de volgende maatregelen: • Gebruik voor het werk altijd het juiste stuk gereedschap. • Gebruik persoonlijke beschermingsmiddelen • Controleer het gereedschap regelmatig op defecten. • Meld ieder defect aan de desbetreffende verantwoordelijke. • Zorg dat voor gebruik de juiste spanning voor de machine en/of gereedschap wordt gecontroleerd. • Voor het gebruik van elektrisch gereedschap, moet gecontroleerd worden of alle beveiligingen die bij de machine horen, ook aangebracht zijn. • Controleer of het elektrische gereedschap dubbel geïsoleerd is (twee in elkaar geplaatste vierkantjes geven aan dat het apparaat dubbel geïsoleerd is). • Draagbare lampen en dergelijke, die niet dubbel geïsoleerd zijn, moeten van een lage voltage zijn. • Elektrisch gereedschap dat niet langer gebruikt wordt, moet schoon en gereed voor gebruik op een daarvoor bestemde plaats worden opgeborgen. • Voorkom dat er losse snoeren en leidingen op de grond liggen. Zij veroorzaken niet alleen val- en struikelgevaar, maar kunnen ook gemakkelijk worden beschadigd door scherpe randen. • Verwijder snoeren en kabels waarvan de isolatie door slijtage is beschadigd. • Laat elektrisch gereedschap periodiek keuren volgens NEN 3140.

27.5 Weersomstandigheden (koude, hitte, neerslag en uv-straling) Niemand wordt blij van het natte Nederlandse klimaat. Als je buiten werkt, kan dat in bepaalde weersomstandigheden erg onprettig zijn. Als het zonnetje schijnt moet je echter ook bedacht zijn op de schadelijke gevolgen van het lekkere zonnetje op je knar. Risico Aan het werken in de openlucht zijn risico’s verbonden. Als je te lang in een koude omgeving bent, kan je onderkoeld raken. Ook door lang in de regen te staan koelt je lichaam erg af. Het is belangrijk om van deze risico’s op de hoogte te zijn om je doeltreffend te kunnen beschermen. Bij plaatselijke onderkoeling gaat het voornamelijk om uitstekende lichaamsdelen zoals neus, oren, vingers en tenen. Beperk je door Bij werken in de koud en nat weer moet je op de volgende zaken letten: • Het is van belang om goede regen- en windbeschermende kleding te dragen. Mocht je toch nat worden, dan is het zaak deze natte kleding zo snel mogelijk uit te trekken en droge kleding aan te trekken. • Draag veiligheidsschoenen met dikke sokken. Trek natte sokken zo snel mogelijk uit en vervang deze door droge sokken. • Voor de bescherming van de handen moeten goed passende handschoenen of wanten gebruikt worden. De keuze tussen handschoenen of wanten wordt bepaald door het werk wat uitgevoerd moet worden. • Wettelijk is bepaald dat er geen oppervlakken mogen worden aangeraakt met een temperatuur van minder dan -20 graden Celsius. Zorg er daarom voor dat metalen gereedschappen voorzien zijn van isolatie of dat handvatten voorzien zijn van verwarmingselementen. Risico Schadelijke UV-straling kan ontstaan bij het uitvoeren van werkzaamheden in de buitenlucht en bij laswerkzaamheden. UV-straling kan leiden tot huidkanker, versnelde veroudering van de huid en oogbeschadigingen. Het is belangrijk om te weten dat: • Gelijktijdig gebruik van bepaalde geneesmiddelen of het gebruik van cosmeticaproducten de gevoeligheid voor UV-straling kan verhogen. • UV-straling het sterkste is tussen 11:00 en 15:00 uur. • de mate van weerkaatsing wordt beïnvloed door o.a. water en zand.

Pagina 57 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek Beperk je door Bij blootstelling aan UV-straling moet je op de volgende zaken letten: • Werk indien mogelijk in de schaduw van bomen of gebouwen, • Draag beschermende kleding (lange mouwen, en lange broek), • Draag een pet, liefst een pet met nekflap. • Beperk het werken in de zon, met name tussen 11:00 en 15:00 uur, • Smeer de onbedekte huid regelmatig (elke twee uur) in met een zonnebrandcrème (factor 10 of hoger). • Gebruik bij laswerkzaamheden PBM zoals UV-brillen, laskappen en beschermende kleding. Risico De laatste jaren staan in het teken van een veranderend klimaat. Zomers worden natter maar ook warmer. Ondanks de voornamelijk trieste zomers in Nederland kan het ook hier erg heet worden. Bij het werken tijdens extreme temperaturen moet je aan een aantal dingen aandacht besteden. Warmtebelasting kan namelijk de volgende klachten veroorzaken: • Huidaandoeningen zoals jeuk en blaasjesuitslag. Dit komt omdat bij een langdurige natte huid de afvoergangen van de zweetklieren verstopt raken. • Hittekramp (kramp in de spieren) ontstaat wanneer we door zweten teveel zout verliezen. • Hitteoedeem, ophoping van vocht in onderhuids weefsel, ontstaat door overmatige vaatverwijding in de huid. • Hitte-uitputting door uitdroging. Dit gebeurt als er vocht verloren gaat door zweten en niet voldoende vervangen wordt. Drinken is dan erg belangrijk. Teveel vochtverlies leidt tot een snelle hartslag, verminderde weerstand en slechtere concentratie. • Hittesyncope ontstaat wanneer er onvoldoende doorbloeding is naar de hersenen; flauwvallen is het gevolg. Teveel bloed moet worden gebruikt in de huid om zweten mogelijk te maken. Dit gaat meestal gepaard met hoofdpijn, misselijkheid en diarree. • Een hitteberoerte is het meest ernstige effect. Dit gebeurt als de inwendige temperatuur van het lichaam boven de 41 graden komt. Bijbehorende verschijnselen: rode en droge huid, krampen, stuiptrekkingen en verlies van bewustzijn. Daarnaast neemt bij verminderde concentratie de kans op ongelukken toe. Voor bepaalde beroepen houdt dit grote risico’s in. Denk bijvoorbeeld aan een hoogwerker of een buschauffeur. Beperk je door • Pas je werktijden aan, en beperk werken op het heetst van de dag. Begin eerder en blijf op het heetst van de dag, tussen 11 en 3 binnen in een koele ruimte. Werk zo kort mogelijk aaneengesloten en pauzeer in koele ruimtes. • Stel zwaar werk uit tot later. • Regel in samenwerking met je baas een gelegenheid om overdag te douchen en om te kleden. • Zet warmte producerende apparaten zoveel mogelijk uit. • Draag aangepaste kleding, maar blijf jezelf wel goed bedekken. Uitdroging en verbranding wordt veroorzaakt doordat de zon op blote huid schijnt. Draag bij voorkeur lichte kleuren, dunne stoffen en een pet met een nekflap. • Blijf voldoende drinken! Drink bij extreme temperaturen per dag minstens 2 à 3 liter water. 27.6 Veilig werken op hoogte (ladders, steigers en hoogwerkers) Bij de ARS SERVICES kan het voorkomen dat een werknemer glas moet plaatsen op hoogte. Dit brengt extra gevaren met zich mee die absoluut zoveel mogelijk ingedamd moeten worden. Risico 1 op de 6 bouwvakkers komt ernstig ten val gedurende diens werkzame leven. Valgevaar is dus een ernstig risico. Specifieke regels: • Op hoogte werken is gevaarlijk. Werken boven 2,5 meter is aan regels gebonden, dit houdt in dat er steigers of bordessen moeten zijn om op te werken. • Het klimmateriaal moet gekeurd zijn, let hierop! Beperk je door Let bij het gebruik van ladders op het volgende: • Zorg voor een oversteek van circa 1 meter. • Zet de ladder onder een hoek van 65 – 75 graden. • Gebruik ladders niet ondersteboven.

Pagina 58 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek • • • •

Werk buiten niet bij windkracht 6 of meer op een ladder. Zorg ervoor dat de ladder op een vlakke ondergrond staat en geborgd is zodat hij niet kan wegglijden of verschuiven. De afstand tussen een stalen ladder en open elektrische draden moet minimaal 2 meter zijn. Betreed een ladder in telgang (linkerhand-rechtervoet, rechterhand-linkervoet).

Ga bij rolsteigers als volgt te werk: • Zet de wielen voor gebruik vast (rem). • Ga nooit op een pijp van de rolsteiger staan! • Een rolsteiger moet via de binnenzijde beklommen worden. • Neem tijdens het beklimmen geen gereedschap mee, hijs dit later omhoog. • Een ladder mag niet op een rolsteiger gebruikt worden. Ga bij steigers als volgt te werk: • Vloeren op steigers mogen niet glad zijn. • De steiger mag maximaal de toelaatbare belasting dragen die op de steigerkaart staat. • Ga voorzichtig om met gereedschappen. • De steiger moet voorzien zijn van randbeveiliging (15 cm. hoge kantplank). • Er mag niet gewerkt worden met ladders die op steigervloeren staan. • Onder een werkvloer op meer dan 6 m boven de begane grond, moet maximaal 2,5 m daaronder - als schrikvloer - een dichtgelegde vloer van dezelfde breedte en constructie als de werkvloer, zijn aangebracht. Let bij het gebruik van hoogwerkers op het volgende: • Werk alleen met gekeurde en CE-gemarkeerde hoogwerkers. • De hoogwerker moet op een stabiele ondergrond zijn geplaatst en voorzien zijn van degelijke steunpunten. • Overschrijd de maximale draagcapaciteit niet! • Laat alleen geïnstrueerd personeel de hoogwerker bedienen. • Zorg bij het verrijden van de hoogwerker voor een vrije omgeving en een begeleider op de begane grond. 27.7 Gevaarlijke stoffen In vrijwel alle onderneming zijn wel gevaarlijke stoffen te vinden: verf, agressieve schoonmaakmiddelen, zelfs luchtverfrisser. Op het etiket van het product kun je kijken of het een gevaarlijk product is. Risico •

•

De binnen de ARS SERVICES gebruikte gevaarlijke stoffen zijn te herkennen aan de etiketten op de verpakking. Wij streven naar een zo laag mogelijk gebruik van gevaarlijke stoffen. Welke gevaarlijke stoffen op locatie gebruikt worden is sterk afhankelijk van de situatie. De risico’s variëren van irritatie tot blijvend letsel en explosiegevaar. Let daarom extra goed op!

Beperk je door • Bewaar de stoffen in een afgescheiden locatie. • Zorg dat gevaarlijke stoffen bij lekkage o.i.d. niet direct in contact kunnen komen met het milieu. • Zorg dat op de werkplek Veiligheidsinformatiebladen (VIB) aanwezig zijn en lees deze voor aanvang van het werk goed door. • Werk uitsluitend met kleine hoeveelheden op de werkvloer, in de regel niet meer dan met 1 liter tegelijkertijd. • Zorg voor voldoende ventilatie. • Gebruik persoonlijke beschermingsmiddelen. • Spoel bij huidcontact met overvloedig water en volg aanwijzingen op conform de veiligheidsinformatiebladen (VIB). • Voer de afvalstoffen af op de manier die is omgeschreven op het VIB en spoel ze niet zomaar weg, dit kan schadelijk zijn voor het milieu!

Pagina 59 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 27.8 Alleen werken Bij het werk dat je uitvoert voor de ARS SERVICES kan het voorkomen dat je een periode alleen werkt. Het nadeel van alleen werken is dat er geen persoon is die toezicht op je heeft. Houd daarom het volgende in je hoofd. Risico •

Tijdens een incident en /of calamiteit komt de hulpverlening vertraagd op gang: bijvoorbeeld wanneer je zonder toezicht werkt of met indirect toezicht van collega’s of opdrachtgever.

Beperk je door • Geef aan een collega of opdrachtgever door op welke tijd en plaats je de werkzaamheden zult uitvoeren. • Maak vaste afspraken voor een regelmatige controle en/of maak gebruik van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon 27.9 Bedrijfshulpverleningsorganisatie 27.9.1 Taakomschrijvingen

In de onderstaande tabel wordt de taakverdeling beschreven tussen de verantwoordelijke personen in geval van een calamiteit: Functie

Taken

Personeelsleden

$

$ $

Bedrijfshulpverlener(s)

Contact opnemen met hulpdiensten zoals arts/ambulance, politie en brandweer op aanwijzing BHV’er. Indien noodzakelijk waarschuwen van omliggende bedrijven. Het op de hoogte brengen van de BHV’er over de eventuele aanwezigheid van klanten of vertegenwoordigers in het bedrijf.

Algemene taken in geval van een calamiteit: $ De BHV’er voert een globale verkenning uit en geeft eventuele instructies aan het hoofd van de afdeling en het personeel. $ Na aankomst van de overheidsdiensten (brandweer of politie) draagt hij de leiding over en blijft ter beschikking. Hij brengt bovendien totaal verslag uit aangaande de resultaten van een eventueel appèl. $ De BHV’er zorgt ervoor dat de ingangen van het gebouw zoveel mogelijk vrij blijven of gemaakt worden voor de brandweer of de politie. $ De BHV’er brengt verslag uit aan de directie betreffende de oorzaak en de mogelijke omvang van de schade. Taken in geval van een ongeval: $ Verlenen van eerste hulp (zie verder in dit noodplan) $ De BHV’er wijst iemand aan die de hulpdiensten opvangt en maakt indien nodig de toegangswegen vrij. $ De BHV’er zorgt ervoor dat er te allen tijde een hulpverlener bij het slachtoffer blijft.

Pagina 60 van 79


Taken in geval van brand: $ De BHV’er zorgt voor onmiddellijke sluiting van deuren en ramen. $ Bij een kleine brand, zo mogelijk bluswerkzaamheden verrichten. $ De BHV’er zorgt voor afsluiting van de hoofdkraan van de gasvoorziening (indien hij daar niet toe in staat is meldt hij dit aan de hulpdiensten) $ De BHV’er zorgt voor de uitschakeling van de elektrische apparatuur in de omgeving. $ Op het moment dat de brandweer ter plaatse is, heeft de commandant van de plaatselijke brandweer de leiding.

Taken in geval van ontruiming: $ Afhankelijk van de situatie kan de BHV 'er tot gehele of gedeeltelijke ontruiming van het gebouw besluiten. Daartoe stelt hij het ontruimingsplan in werking (zie verder in dit noodplan). $ Zo spoedig als de gebeurtenis het toelaat, begeeft hij zich naar de vastgestelde verzamelplaats om appèl te houden. $ Hij beslist (in overleg met de directie) wanneer het verzamelde personeel naar huis gestuurd kan worden of naar een ander gebouw. Een en ander in overleg met de directie en de overheidsdiensten. Overige taken $ De BHV’er is verantwoordelijk voor het opgeruimd en bereikbaar houden van de nooduitgangen, en ook de brandblusmiddelen. In de wintermaanden is hij verantwoordelijk voor het sneeuwruimen bij de nooduitgangen. $ Als er afwijkende situaties voorkomen, bijvoorbeeld ondeugdelijke brandblussers, dient de BHV’er per direct te melden aan de leidinggevende.

Functie

Taken

Directie

$ $ $ $

Contact opnemen met bevoegd gezag (gemeente) en andere overheidsinstanties (bijv. arbeidsinspectie). Informeren van familieleden van slachtoffers. Na afloop van de calamiteit opdracht geven tot het betreden van het gebouw. Vaststellen of alle medewerkers en bezoekers zich hebben verzameld op de centrale verzamelplaats.

27.9.2 Hulpmiddelen zoals blussers en verbandtrommels Op diverse plaatsen in de productieruimte zijn brandblussers en verbandtrommels aanwezig.

Pagina 61 van 79


De locatie van de brandblussers wordt duidelijk aangegeven middels pictogrammen. Tevens zijn de brandblussers opgenomen op de plattegrond. In het pand van ARS SERVICES zijn er 3 AB-blussers aanwezig en 1 ABC-blusser. Brandklasse A betekent, dat de blusser een blusstof heeft om branden in vaste stoffen te blussen. Vaste stoffen van organische oorsprong: zoals hout, papier, stro, kunststoffen, kolen. De blusstof die gebruikt wordt kan water zijn (de blusser heeft dan een zilveren kleur: dit in tegenstelling met de andere blussers. Het drukvat is dan rood geverfd) of de blusstof is speciaal soort poeder. Een andere blusser is dan de z.g. slanghaspel. Omdat brandslanghaspels in verband worden gebracht met mogelijke legionella besmettingen, dienen de slanghaspelhoofdkranen verzegeld te zijn en op geregelde tijden doorgespoeld te worden. Brandklasse B betekent, dat de blusser een blusstof heeft om vloeistofbranden te blussen, zoals olie, benzine en alcohol, sommige kunststoffen, veststoffen en bitumen. Blusstoffen die gebruikt worden zijn: poeder, CO2 en schuim (zoals FFF en AFFF. Uitspreken als Trippel F en A Trippel F). Brandklasse C betekent, dat de blusser een blusstof heeft om gasbranden te blussen, zoals propaan, butaan en aardgas. Blusstoffen die gebruikt worden zijn, CO2 en schuim (schuim is een natblusser) Soms worden brandklassen gecombineerd, bijvoorbeeld een ABC-blusser (dat ook gloedpoeder wordt genoemd). Poederblussers worden vaak met deze brandklassen aangeduid. Het gloedpoeder kan een smeulende vaste stof omsluiten, waardoor het smeulen van vaste stoffen wordt gesmoord. De brandblussers worden periodiek gekeurd door een hiertoe bevoegde instantie. Op de brandblussers is middels een sticker aangegeven wanneer de eerstvolgende keuring dient plaats te vinden. Naast deze brandblussers zijn er vijf brandhaspels in het pand te vinden. De haspels zijn allen van het merk Ansul. Belangrijk om te weten is dat deze brandhaspels alleen bij klasse A branden zijn te gebruiken. De locatie van de verbandtrommels wordt aangegeven middels pictogrammen. Deze trommels worden per jaar gekeurd door een gecertificeerde organisatie. Mocht er zich een ongeval voordoen waarbij het gebruik van een verbandtrommel noodzakelijk is, wordt deze na gebruik aangevuld of vervangen. Tevens zijn de verbandtrommels opgenomen op de plattegrond. Locatie

Omschrijving

Bedrijfswagens (per auto)

Blusser A + B Verbandtrommel

Kantoor

Blusser A + B Brandhaspels

Werkplaats

Blusser A + B + C Blusser A + B Verbandtrommel Brandhaspel

Aantal 1 1 2 2 1 1 3 3

Alle brandblussers, brandhaspels en EHBO middelen worden door dezelfde instantie jaarlijks gekeurd. Door dit op de zelfde datum te houden wordt voorkomen dat een keuringsinstantie meerdere keren per jaar moet langskomen. Ook blijven alle spullen zo up-to-date. 27.9.3 Gevaarlijke stoffen In de bedrijfshal, in de hoek vlakbij de WC, staat een kast met schoonmaakmiddelen en dergelijk. Een aantal stoffen hiervan is zeer licht of licht ontvlambaar. Deze kast is brandwerend voor 30 minuten. Desondanks is het aangeraden om in de buurt van deze kast extra attent te zijn op brandontwikkeling. Mocht er in het geval van brand het vermoeden zijn dat de brand richting de kast verplaatst, probeer het risico te beperken. Bewerk de kast daarom grondig met water en/of bluspoeder. Mocht het niet mogelijk zijn om dit te doen, blijf dan uit de buurt van de kast en

Pagina 62 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek waarschuw de brandweer als deze aanwezig is voor de aanwezigheid van brandbare producten. Het belangrijkste is om geen onnodig risico te nemen!

27.10 Ontruimingsplan 27.10.1 Instructie personeel / gasten 1.

In de praktijk kunt u worden geconfronteerd met twee situaties:

A. Algemeen alarmsignaal: het interne telefoonnummer voor noodsituaties wordt gedraaid, waarop iedere telefoon overgaat. Iedere werknemer die niet in de directe omgeving is van collega’s wordt hierop zo snel mogelijk gewaarschuwd. B. Persoonlijke confrontatie met de calamiteit. 2.

Bij het algemeen alarm geldt:

-

neem geen onnodig risico, beëindig de werkzaamheden op een verantwoorde manier, sluit deuren en ramen, begeleid collega’s, bezoekers en derden naar de verzamelplaats, verlaat het gebouw via de vluchtwegen, neem geen onnodige voorwerpen mee, volg verdere instructies van de bedrijfshulpverleners op, ga nooit terug.

3. Indien u persoonlijk met de calamiteit wordt geconfronteerd, dient direct de bedrijfshulpverlener te worden gewaarschuwd. Indien deze niet direct kan worden gevonden, dient de receptie of een van de directieleden te worden gewaarschuwd. Vervolgens dient de procedure bij punt 2 te worden gevolgd. Op aanwijzing van de BHV’er dienen het personeel en de bezoekers zich te verzamelen op het centrale verzamelpunt. Hiertoe is het voorste parkeerterrein langs de Ooude Middenweg aangesteld. Houd te allen tijde voldoende afstand tussen het gebouwen uzelf, in verband met eventueel explosiegevaar. Let ook op het verkeer, aangezien de straat openbaar terrein is.

27.10.2 Instructie BHV’ers De BHV’ers van de ondernemingen dienen de ontruiming in goede banen te leiden. Om dit voor elkaar te krijgen zijn er voor beide BHV’ers een instructie opgesteld om de evacuatie in goede banen te leiden. Instructies eerste BHV’er: (..) Instructies tweede BHV’er (..) 27.10.3 Afwezigheid BHV’ers Volgens de wettelijke voorschriften moet er ik een onderneming van de grootte van ARS SERVICES te allen tijde minimaal één BHV’er aanwezig zijn. (...) 27.10.4 Evacuatietekeningen

Pagina 63 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 1. Een plattegrond maakt als bijlage deel uit van dit personeelshandboek. Op de plattegrond wordt aangegeven waar de nooduitgangen, brandblusmiddelen en verbandtrommels zich bevinden. 2.

In iedere hal zijn op een duidelijk zichtbare locatie een of meer plattegronden aanwezig.

27.10.5

Nooduitgangen en pictogrammen

1. Op diverse plaatsen in de bedrijfshallen zijn nooduitgangen aanwezig. De nooduitgangen worden duidelijk aangegeven middels pictogrammen. 2. Brandblussers worden duidelijk aangegeven middels een rood bord met daarop de afbeelding van een brandblusser. 3. Verbandtrommels worden aangegeven met een groene sticker met daarin de afbeelding van een wit kruis. De verbandtrommels zijn op diverse plaatsen aanwezig. 4. Brandhaspels worden aangegeven met een rood bord met daarop de afbeelding van een slanghaspel.

27.11 Ongevalsprocedure 27.11.1 Definities 1.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende categorieën:

A. Ongeval: Incident dat schade en/of letsel tot gevolg heeft. B. Ernstig ongeval: - dodelijk ongeval - ongeval waarbij binnen 24 uur opname in het ziekenhuis is vereist - ongeval waarbij sprake is van blijvend letsel Als het ongeval net heeft plaatsgevonden, kan het moeilijk blijken vast te stellen of het gaat om een ernstig ongeval of niet. Mocht de ernst van het ongeval onduidelijk zijn, beschouw het dan als een ernstig ongeval voor meer zekerheid in de afhandeling. 27.11.2 Procedure bij een ongeval (niet ernstig) 1.

Stel de omgeving veilig (machine uit, met slachtoffer naar veilige locatie). Zorg ervoor dat uzelf en/of derden niet ook het slachtoffer worden.

2.

Stel uzelf op de hoogte van de toestand van het slachtoffer zodat u dit duidelijk kunt overbrengen. Sla, indien noodzakelijk, direct alarm en waarschuw de bedrijfshulpverlener en/of arts. Indien er geen bedrijfshulpverlener in de buurt is, dient gebeld te worden met kantoor. De telefoniste waarschuwt de bedrijfshulpverlener.

3.

Blijf bij het slachtoffer totdat hulp is gearriveerd. Laat een slachtoffer nooit alleen naar de hulpverlening toe lopen. Stel het slachtoffer gerust, verricht eventuele eerste hulp en bekommer u, indien noodzakelijk, om de persoonlijke bezittingen van het slachtoffer.

4.

De bedrijfshulpverlener zal de noodzakelijke eerste hulp verrichten.

5.

Naar inzicht van de bedrijfshulpverlener wordt een arts/ambulance opgeroepen. De BHV’er kan ieder personeelslid hiertoe opdracht geven.

6.

Meld het ongeval aan de direct leidinggevende. De direct leidinggevende schakelt indien noodzakelijk professionele hulp in.

7.

Tracht nieuwsgierige medewerkers op afstand te houden.

Pagina 64 van 79

ARS Traffic & Transport Technology Services B.V. Personeelshandboek 8.

Uw verhaal als mogelijk getuige kan van wezenlijk belang zijn in de ongevalsrapportage en ongevalsanalyse.

27.11.3 Procedure bij ernstig letsel De procedure is gelijk aan de procedure zoals beschreven bij 5.2 met de volgende aanvullingen: 1.

Neem direct contact op met de hulpinstanties. Bel het nummer 112 en meld het ongeval. Neem direct hierna contact op met kantoor en meld wat er is gebeurd.

2.

Bij een melding moet het volgende worden gemeld aan de telefooncentrale van 112: o o o o o

3.

Naam van de melder Plaats van ongeval Het aantal slachtoffer(s) Het letsel Plaats waar de ambulance opgevangen wordt

De directie zal de familie op de hoogte stellen van de toestand van het slachtoffer.

Pagina 65 van 79


4.

De directie zal contact opnemen met de arbeidsinspectie. Het is wettelijk verplicht om ernstige ongevallen te melden aan de arbeidsinspectie.

5.

Het ongeval dient te worden geregistreerd op een standaard ongevallen meldingsformulier. De directie zal hier in overleg met de bedrijfshulpverlener, EHBO´er en eventuele getuigen voor zorgen.

27.11.4 Procedure bij brandwonden Brandwonden zijn behalve zeer pijnlijk ook de veroorzaker van de ergste littekens. Bij een ongeval met brand, dient de volgende procedure te worden gevolgd voor het bestrijden van brandwonden: 1. 2.

3.

4.

5.

Ga nooit rennen als je in brand staat. Zuurstof wakkert de vlammen namelijk aan. Probeer kalm te blijven. Doof de vlammen door over de grond te rollen of doof de vlammen met een groot stuk zwaar, niet brandbaar, textiel, zoals een jas of een blusdeken. Werk vanaf het gezicht naar de voeten, zodat de vlammen het gezicht niet kunnen bereiken. Begin direct na het blussen met het koelen van de wond. Koel bijvoorkeur met lauw, zacht stromend leidingwater. Blussen is van groot belang, zelfs in slootwater springen is beter dan niets doen! Koel 10-15 minuten en let zeker met kinderen en ouderen op het gevaar van onderkoeling. Verwijder de kleding tijdens het koelen, tenzij deze aan de huid gekleefd zit. Smeer niets op wond, maar verzorg de wond door deze af te dekken met steriel verband, schone doeken of lakens.

27.12 Procedure in geval van brand 27.12.1 Algemeen Enkele mogelijke gevolgen van brand zijn rookontwikkeling, vrijkomen van schadelijke gassen en hitte. Blijf in geval van brand kalm zodat u de ernst van de vuurhaard kunt inschatten. Er kan onderscheid worden gemaakt in twee categorieën, te weten: Kleine brand: Onder een kleine brand wordt verstaan een brand met een omvang die eenvoudig, snel en doeltreffend te bestrijden is. Grote brand: Onder een grote brand wordt verstaan een brand met een omvang waarbij het redelijkerwijs niet mogelijk is om de brand zonder gevaar voor ernstig letsel eenvoudig, snel en doeltreffend te bestrijden. Ook hier geldt: mocht het niet duidelijk zijn of de brand een omvang heeft die niet zonder gevaar voor letsel valt te bestrijden, beschouw de brand dan als een grote brand en volg de daarvoor bestemde procedure.

27.12.2 Procedures

27.12.2.1 Kleine Brand Bij een kleine brand dient de volgende procedure gevolgd te worden: *

De persoon die de brand ontdekt waarschuwt direct de dichtstbijzijnde andere medewerker. Deze waarschuwt de bedrijfshulpverlener.

Pagina 66 van 79


*

De eerste medewerker pakt direct de dichtstbijzijnde brandblusser of, in het geval van een klasse A brand met alleen vaste stoffen een brandhaspel en begint de brand te blussen. Andere aanwezige medewerkers assisteren hem hierbij, indien mogelijk. Bij het blussen moet erop gelet worden dat de brandende materialen niet verspreid worden, waardoor het vuur zich kan verspreiden. Indien blijkt dat de brand niet gemakkelijk te blussen is wordt de procedure voor een grote brand gevolgd.

*

De directie of bedrijfshulpverlener doet navraag naar de oorzaak van de brand en de manier van bestrijding. Indien deze persoon het noodzakelijk vindt dat brandweer wordt gewaarschuwd, terwijl dit niet is gebeurd, dan gebeurt dit alsnog.

*

Wanneer de brand is geblust, wordt door de bedrijfshulpverlener gecontroleerd of dit naar tevredenheid is gebeurd. Tevens worden de resten bij elkaar geveegd en afgevoerd naar de afvalcontainer.

27.12.2.2 Grote brand Bij een grote brand dient de volgende procedure gevolgd te worden: *

De persoon die de brand ontdekt, waarschuwt direct de bedrijfshulpverlener en andere werknemer in de buurt, en belt het alarmnummer 112.

*

Een medewerker waarschuwt de directeur en de administratie. Er wordt duidelijk meegedeeld dat het om een grote brand gaat.

*

De bedrijfshulpverlener zorgt ervoor dat ramen en deuren worden gesloten en sluit de elektriciteits- en gasvoorzieningen af.

*

Indien mogelijk worden maatregelen getroffen om uitbreiding te voorkomen en de brand zoveel mogelijk te isoleren. Dit op aanwijzing van de bedrijfshulpverlener.

*

Indien blijkt dat de brand zich steeds verder uitbreidt en wellicht gevaar oplevert voor de aanwezigen wordt de werklocatie ontruimd. Het besluit tot ontruiming wordt genomen door de bedrijfshulpverlener.

*

Zodra de brandweer arriveert worden de instructies van de brandweer opgevolgd.

27.12.3 Preventiemaatregelen Een wijs man zei ooit: “Voorkomen is beter dan genezen”. Houd de volgende aandachtspunten in het hoofd om beter voorbereid te zijn en zo een calamiteit te voorkomen. 1. Bij snijwerkzaamheden dienen alle restmaterialen na afloop van de werkzaamheden te worden opgeruimd. 2. Maak bij slijpwerkzaamheden eerst de directe omgeving schoon en vrij van brandbare dingen. 3. De vloeren dienen zoveel mogelijk vrij te zijn van obstakels om letsel als gevolg van vallen/struikelen te voorkomen. 4. Plaats materiaal en gereedschap terug in de rekken na gebruik. 5.

Laat het gangpad naar de uitgangen vrij.

6.

Plaats geen voorwerpen voor de brandblussers of verbandtrommels.

7.

Zet elektrisch gereedschap direct uit als het niet meer wordt gebruikt.

8.

Gebruik altijd de voorgeschreven PBM’s.

Pagina 67 van 79


9.

Overbelast een stroomhaspel nooit en rol ze altijd volledig uit.

10.

Volg een cursus BHV of EHBO.

(Bijlagen: Evacuatietekening ARS SERVICES)

Pagina 68 van 79


28 BIJLAGE SCHADEFORMULIER Schadeformulier ARS SERVICES Naam werknemer(s): ___________________________________________________ Functie: _____________________________________________________________ Plaats / Adres van de schade: ____________________________________________ Datum en tijd gebeurtenis: _______ - _______ - 20_____ om ______ : ______ Beschadigde eigendom is van: o ARS SERVICES o Particulier o Andere onderneming o Werknemer o Andere, namelijk:_________________________ Adresgegevens gedupeerde: Naam (onderneming): _____________________________________________ Adres: ____________________________ PC: ________ Plaats: ___________ Telefoon: _________________________ E-mail: _______________________ Giro/bankrekeningnummer: ________________________________________ Omschrijving van de schadeveroorzakende situatie:

Wie is er aansprakelijk voor het veroorzaken van de schade?

Wat is er beschadigd en wat zijn de beraamde reparatie/vervangingskosten?

Op welke manier wil de gedupeerde het voorval oplossen?

Ondertekende verklaart de bovenstaande vragen naar beste weten en juist te hebben beantwoord en geen bijzonderheden heeft verzwegen en alle verdere medewerking benodigd bij de verzekeringsmaatschappij en het tot een goed einde brengen van de schadevergoeding procedure zal verlenen. Datum: _______ - _______ - 20_____ Plaats: _______________________________

Handtekening gedupeerde

Handtekening veroorzaker

Pagina 69 van 79


29 BIJLAGE INFORMATIEBLAD WERKHOUDING. 29.1 Inleiding De arbeidsomstandighedenwet (Arbo-wet) stamt uit 1980. Daarna is de wetgeving regelmatig uitgebreid en gewijzigd. Bijna iedere werknemer en werkgever in Nederland is in de loop der jaren onder de bescherming van de Arbo-wet gekomen. Richtlijnen voor de Arbo-wet komen van de Europese Gemeenschap (EG). In de EG worden regels en wetten gemaakt die voor alle aangesloten landen gelden. De Arbo-wet houdt zich bezig met de veiligheid, gezondheid en welzijn binnen arbeidsorganisaties. Een werksituatie is veilig als werknemers beschermd zijn tegen direct lichamelijk letsel. Gezondheid betekent dat mensen niet ziek worden door hun werk en dat het werk niet leidt tot extra slijtage van het lichaam. Onder welzijn verstaat men dat werknemers het werk als prettig ervaren en kunnen leren van het werk dat zij doen. De computer heeft het bedrijfsleven stormenderhand veroverd. Welgeteld is 55% van de Nederlandse werknemers regelmatig aan een beeldscherm te vinden. Dit werk is niet altijd even gezond, omdat vaak onder tijdsdruk te veel dezelfde handelingen worden verricht. Daarom geeft de Arbo-wet richtlijnen en wetgeving aan voor beeldschermwerk, aangezien het werken aan een beeldscherm de nodige risico’s met zich meebrengt. De Arbo-wet geeft aan dat beeldschermwerk geen schade aan de gezondheid mag veroorzaken. Het werken aan een beeldscherm kent enkele karakteristieke elementen: het is zittend werk dat vaak uren achtereen in dezelfde houding wordt gedaan. Of dit werk klachten oplevert hangt sterk af van de manier waarop de arbeid wordt verricht en de omgeving waarin de werkzaamheden plaatsvinden: de werkdruk, de werksfeer, sociale contacten tijdens het werk, de inrichting van de werkplek etc. Wie is verantwoordelijk voor de zorg voor beeldschermwerk? De werkgever en de werknemer dragen allebei verantwoordelijkheid. De werkgever is verplicht voorzorgsmaatregelen te treffen bij het inrichten van de werksituaties van beeldschermwerkers. Zowel op het gebied van apparatuur, taakinhoud en werkomgeving. De werknemer is verplicht de nodige voorzichtigheid en zorgvuldigheid in acht te nemen om de risico’s die beeldschermwerk met zich meebrengt te vermijden. Daarnaast is de werknemer verplicht apparatuur op de juiste wijze te gebruiken. Wanneer is een medewerker een beeldschermwerker? Wanneer een medewerker minimaal 2 uur per etmaal aan een beeldscherm werk verricht, wordt gesproken van een beeldschermwerker.

Voor wie is deze notitie bedoeld? Voor alle beeldschermwerkers, zodat zij op de hoogte zijn van de voorschriften ten aanzien van beeldschermwerk en de voorwaarden waaraan de werkplek moet voldoen en hoe zij de werkplek moeten inrichten.

Pagina 70 van 79


29.2 Klachten en oorzaken Klachten waar beeldschermwerkers mee te maken kunnen krijgen. Uit onderzoek van TNO onder werknemers die dagelijks met beeldschermen werken, is gebleken dat de volgende klachten het meest voorkomen: • • • •

Vermoeidheid, vermoeide ogen en nervositeit; Spier- en gewrichtspijn; Hoofdpijn en huidirritaties; De beroepsziekte RSI.

Wat is RSI? De beroepsziekte RSI is de afkorting van Repetitive Strain Injuries, aandoeningen door herhaalde belasting. RSI is met de groei van het beeldschermwerk hand over hand toegenomen. RSI is een verzamelnaam voor klachten aan vingers, handen, armen, schouders en nek, die ontstaan door het te vaak en te lang gebruiken van dezelfde spieren, zogenaamd repeterend werk. In Nederland zijn er zo’n twee miljoen werknemers die dagelijks “repeterende bewegingen” uitvoeren. RSI is de laatste jaren toegenomen door het werken aan beeldschermen, maar het is geen nieuwe ziekte. Het verschijnsel komt al eeuwen voor: ”de wasvrouwenduim”of de “tennisarm”” zijn goede voorbeelden. RSI is een sluipende en daardoor verraderlijke ziekte, omdat het bij RSI niet om zwaar werk gaat, maar in principe om licht werk, dat pas belastend wordt als het jarenlang wordt uitgevoerd. Hierdoor is het lastig om de juiste maatregelen te treffen om RSI te voorkomen. Het ziektebeeld van RSI kent drie fasen: Fase 1 - Last van pijn en vermoeidheid aan vingers, handen, polsen, armen, schouders of nek tijdens het werk of na lang werken. - Klachten nemen snel af als men stopt met werken. - De werkzaamheden kunnen uitgevoerd worden, zonder sterke hinder van de klachten. - Deze fase kan jaren duren. Fase 2 - De pijn en vermoeidheid verdwijnen niet meer na het werk. Ook s’ nachts heeft men last van overbelaste lichaamsdelen. - Het normale werk kan niet meer goed uitgevoerd worden. - Last van irritatie, tintelingen, slapheid en krachtverlies. - Deze fase kan maanden duren. Fase 3 - Symptomen zijn constant aanwezig, ook in rust. - De pijn treedt ook op bij niet repeterende bewegingen. - Ontstaan van zwellingen, veranderingen in de huidskleur/temperatuur en in de ledematen krijgt men een tintelend gevoel. - Licht werk kan niet meer verricht worden en de pijn verspreidt zich naar andere lichaamsdelen. Het is van belang om preventief beleid te voeren om RSI en andere klachten naar aanleiding van beeldschermwerk te voorkomen. Dit kan door bv. aanpassingen van de werkplek en wijzigingen van de werkinhoud. RSI is een ziekte waarvan de gevolgen vaak worden onderschat. Medewerkers die klachten hebben, zoals omschreven, dienen dit daarom zo snel mogelijk te melden bij de leidinggevende. Tijdige aanpak kan verergering van de klachten immers voorkomen. Oorzaken van de klachten. De volgende factoren kunnen bijdragen tot het ontstaan van RSI: · Aard van het werk. Werk waarbij langdurig repeterende bewegingen worden gemaakt zoals typen, knippen en lopende band werk, werken met een muis.

Pagina 71 van 79


· Werkdruk. Weinig of geen tijd voor pauze, psychische druk waardoor een krampachtige houding ontstaat. · Werkduur. Langer dan 4 tot 6 uur repeterend werk verrichten. · Werkhouding. Het niet goed inrichten van de werkplek, bijvoorbeeld te lage of te hoge stoel, geen armleuningen, beeldscherm niet op de juiste hoogte, flikkerend of slecht leesbaar scherm. · Werkomgeving. Slechte verlichting en zonwering in de werkruimte, onvoldoende ventilatie, lawaai van computers en printers. · Taken/taakverdeling. Te weinig afwisseling in taken. · Persoonlijkheid. Hoog streefniveau, alles op tijd af willen maken, moeilijk taken uit handen kunnen geven. · Regelmogelijkheden. Te weinig zeggenschap over de taakverdeling, geen mogelijkheid tot eigen werktijdindeling en geen pauze kunnen nemen. Aan bovenstaande punten moet aandacht besteedt worden teneinde RSI te voorkomen. Klachten naar aanleiding van beeldschermwerk kunnen dus beperkt worden door : · Regelmatig rusttijden inlassen. Om de 2 uur minimaal 15 minuten pauze. Minipauzes inlassen (1-2 seconden de repeterende bewegingen onderbreken). Hoe groter het aantal minipauzes, des te kleiner is de kans op klachten. · Juiste instructie over opstelling beeldschermwerkplek. · Goede werkhouding. · Afwisseling van taken (staan en lopen afwisselen). · Goede werkplekinrichting. Hulpmiddelen gebruiken wanneer dit nodig is, bv. voetensteun, polssteun, documenthouder. · Zorgen voor zonwering. · RSI bespreekbaar maken in de organisatie.

29.3 De wettelijke verplichtingen De Arbowet geeft minimumvoorschriften ten aanzien van de volgende aspecten: Onderzoek en maatregelen. De werkgever is verplicht om onderzoek te verrichten naar de risico’s van het werken met beeldschermen. Voorlichting en opleiding De werkgever is verplicht de werknemers voor te lichten over de maatregelen die genomen worden. Een beginnend beeldschermwerker heeft recht op een werkplekinstructie. Een werknemer die al langere tijd in dienst is heeft hetzelfde recht, wanneer de werkgever een flinke wijziging doorvoert in de organisatie van zijn werkplek. Afwisseling De werkgever moet de werknemer een gevarieerd takenpakket aanbieden. Dit houdt in dat: - het werk niet te veel en niet te moeilijk mag zijn, maar ook weer niet te weinig en niet te saai. - de werknemer invloed moet kunnen uitoefenen op het werktempo. - het werk afwisseling moet bieden. Bij dit alles geldt ook dat het verstandig is: - de werknemer zoveel mogelijk bij besluitvorming te betrekken. - te zorgen voor regelmatig open werkoverleg. - te zorgen voor ergonomisch verantwoord meubilair, apparatuur en instrumenten. - werknemers op de hoogte te houden van de (indirecte) resultaten van hun inspanningen. Bescherming van de ogen De werkgever moet de werknemer de mogelijkheid bieden om zijn ogen te laten onderzoeken. Mocht het nodig zijn dat een werknemer een hulpmiddel nodig heeft, is dit op kosten van de werkgever.

Pagina 72 van 79


- Er kan overgegaan worden tot aanschaf van een bril voor beeldschermwerk op voorschrift van de bedrijfsarts. - Deze kosten voor de benodigde standaardglazen worden vergoed. - De kosten van een montuur worden vergoed tot een maximum € 45,- De medewerker dient voor vergoeding een nota van de opticien te overleggen waarin de kosten gespecificeerd worden. Apparatuur De werkgever moet vier zaken goed inventariseren, namelijk het beeldscherm, het toetsenbord, de werktafel en het werkvlak en de stoel. In hoofdstuk 3 zullen deze vier zaken nader omschreven worden.

Werkomgeving De werknemer moet zijn werk op comfortabele wijze kunnen uitvoeren. Dat kan door op de volgende aspecten te letten: - het tempo waarin informatie op het scherm verschijnt, is aangepast aan het tempo van de gebruiker. - de programmatuur is gebruiksvriendelijk. - er is voldoende werkruimte. - het licht is adequaat voor het werken met computers, bv. met behulp van goede zonwering. - beeldschermen staan niet dicht bij vensters en lichtbronnen. - de apparatuur geeft geen storende geluiden. - er zijn maatregelen getroffen tegen tocht, vochtigheid en droge lucht.

29.4 Apparatuur De apparatuur van beeldschermwerk moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Het beeldscherm Het beeldscherm moet voldoen aan de NEN-ISO 9241-3/EN 29241-3. Hiermee voldoet het beeldscherm aan de eisen voor de leesbaarheid. Tevens moet het beeldscherm kantelbaar en in hoogte instelbaar zijn. Een afstand van vijftig centimeter tussen ogen en scherm is het minimum. Raadzaam is donkere letters op een lichte achtergrond. Het toetsenbord Het toetsenbord moet een los component zijn (verplaatsbaar), die niet dikker dan 4 cm is en niet verschuift bij gebruik. Het toetsenbord moet van een dergelijke kleur zijn dat de tekens duidelijk te zien zijn. De muis De muis dient zo plat mogelijk te zijn, altijd dunner dan 4 cm. Hij mag geen scherpe hoeken hebben, is neutraal van vorm, zowel links als rechts te gebruiken en is niet te snel ingesteld. De werktafel en het werkvlak De beeldschermwerktafel dient te voldoen aan NEN 2449. Dit houdt in: - Het bovenblad dient geheel vlak te zijn of bestaat uit twee onafhankelijk van elkaar in te stellen bladen. Een blad voor het beeldscherm en een blad voor bedieningsmiddelen. - de afmetingen van het werkvlak dienen minimaal 1,20 meter breed en 80 cm diep te zijn. - De hoogte voor werktafels met een vaste hoogte is tussen de 74 en 76 cm. - Indien het werkvlak in hoogte instelbaar is, dient de hoogte te kunnen variëren tussen 62 en 82 cm boven de vloer. - De dikte van het bovenblad inclusief draagconstructie dient aan de voorzijde zo dun mogelijk te zijn, maximaal 5 cm. - Er dient voldoende vrije beenruimte (tenminste 65 cm diep en 60 cm breed) en voldoende vrije voetenruimte (tenminste 80 cm diep) te zijn. - De werktafel dient te zijn voorzien van een licht getint, doch niet spiegelend reflecterend (glanzend) bovenblad. De stoel

Pagina 73 van 79


De stoel moet voldoen aan de NEN 1812. Dit houdt in: - Een in hoogte verstelbare zitting, minimaal tussen de 41 en 51 cm gemeten aan de voorzijde van de zitting in belaste toestand. - Zitdiepte verstelbaarheid van de rugleuning tot de voorzijde. De zitting moet minimaal tussen 40 en 44 cm, de effectieve ondersteuning van het zitvlak over de zitdiepte is zo groot mogelijk. - Een hoge rugleuning met een verticale bolling. Zo’n rugleuning moet tenminste 37 cm hoog zijn. Het lendesteunvlak moet 22 cm hoog zijn met een verticale bolling met een straal die ligt tussen 25 en 30 cm. - Korte armsteunen (tenminste 20 cm afstand van de voorzijde armsteun tot voorzijde zitting), die in hoogte verstelbaar zijn tussen de 20 en 27 cm boven de stoelzitting. Bij gebruik van muis verdienen de armsteunen meer aandacht (breedte tussen de 42 en 50 cm en een groter hoogte-instelbereik. - Tenminste 20 cm afstand van de voorzijde armsteun tot voorzijde zitting. - Veilige constructie, waarbij de stoel leunt op 5 ‘tenen’. Hulpmiddelen Voetensteun Een voetensteun is nodig voor de meeste kleinere gebruikers. De voetensteun moet voldoen aan de DIN 4556. Dit houdt in: - het steunvlak moet minimaal 45 cm breed en minimaal 35 cm diep zijn. - de hoogte van het steunvlak moet instelbaar zijn en aan de voorzijde liggen tussen 5 en 11 cm. - de hellingshoek moet tussen de 5 en 15° liggen of de hellingshoek moet instelbaar zijn. - de verstellingen dienen eenvoudig te kunnen worden uitgevoerd en goed gefixeerd te kunnen worden. - het steunvlak dient slipvrij te zijn uitgevoerd. Polssteunen Het gebruik van polssteunen is geen verplichting maar wordt aanbevolen bij langdurig monotone vormen van beeldschermwerk om gezondheidsklachten te vermijden. Polssteunen zijn voorzieningen die voor ontspanning van de polsen zorgen bij beeldschermwerk. Documenthouder De documenthouder dient te voldoen aan NPR 1813. Dit houdt in: - de documenthouder moet vrij op het werkvlak kunnen worden aangebracht als functie van de ergonomische eisen van het soort werk. - de helling van de documenthouder moet tussen 25 en 75° ten opzichte van het horizontale vlak ingesteld zijn (bij voorkeur instelbaar). - het steunoppervlak van de documenthouder mag niet kleiner zijn dan de afmetingen van de daarop te plaatsen documenten. - de documenthouder moet stabiel staan en niet trillen tijdens de bediening van het toetsenbord. Mocht je constateren dat de apparatuur niet deugt of vervangen moet worden, meld dit dan bij de directie, zodat zij stappen kunnen nemen om de ondeugdelijke apparatuur te vervangen.

29.5 Werkplekopstelling Voor een goede waarneming van de informatie op het beeldscherm is het van belang de verlichting en de beeldschermapparatuur goed op elkaar af te stemmen. Beeldschermwerkplekken kunnen niet willekeurig dichtbij vensters geplaatst worden, want beeldschermen zijn niet goed leesbaar (spiegelingshinder en contrastverlies) bij een overdaad aan daglicht en eventueel zonlicht. Het turen als gevolg daarvan kan tot hoofdpijn en stijfheid in de nek leiden. Bij veel buitenlicht moet zonwering kunnen worden gebruikt. Tevens mag het beeldscherm niet tegen een achtergrond geplaatst worden waarin zich een venster bevindt. Samen met het feit dat de vensters niet in het beeldscherm mogen spiegelen leidt bovenstaande aanbeveling tot de regel dat beeldschermwerkplekken in een richting loodrecht op de vensters moeten worden opgesteld. Voorts is een ruimte waar beeldschermen staan een goede helderheidwering nodig. Zonwerende ruiten, doorschijnende lamellen of gordijnen weren het (zon)licht meestal

Pagina 74 van 79


onvoldoende. Verticale lamellen, door de gebruiker zelf in te stellen, verdienen de voorkeur omdat er dan ook nog uitzicht naar buiten mogelijk is onder een bepaalde hoek. Als laatste moeten de werkplekken voldoende en doelmatig verlicht zijn. Ter voorkoming van onnodige vermoeiing van de ogen, dienen toetsenbord, document en beeldscherm zich op ongeveer gelijke kijkafstand te bevinden. Een voorbeeld van een goede en praktische opstelling is als volgt.

Instructie voor het instellen van de werkstoel en werkvlak Instelling van de stoel Zitting 1. Neem plaats op de zitting 2. Verstel de zithoogte zodanig dat de bovenbenen ongeveer horizontaal lopen, de voeten plat op de grond rusten en de knieën in een hoek staan van 90 graden. Rugleuning De rugleuning moet vooral laag in de rug steun geven. 1. Ga zover mogelijk achterin de stoel zitten waarbij de knieholten nog volledig vrij blijven. 2. Ga rechtop zitten en breng de lendesteun (of het meest vooruitstekende punt) van de rugleuning op gelijke hoogte met de holling van de rug. 3. Verplaats nu de rugleuning voorwaarts zodat laag in de rug een duidelijke druk wordt uitgeoefend en u gedwongen wordt rechtop te zitten. Armsteunen 1. Ontspan de schouders en laat de armen afhangen. 2. Buig de ellebogen tot een hoek van 90 graden (onderarmen horizontaal) 3. Stel de armsteunen in tot op ellebooghoogte. Het werkvlak. Voor lees- en schrijfwerkzaamheden geldt als juiste hoogte dat de bovenkant van het werkvlak ongeveer 5 cm hoger is dan de ellebooghoogte. Bij beeldschermwerkzaamheden telt het midden van het toetsenbord als werkhoogte en dient de ellebooghoogte gelijk te lopen met de ‘ASDF’-regel van het toetsenbord. Bij onjuiste hoogte moet de werkplek worden aangepast door:

Pagina 75 van 79


- bij een instelbaar werkvlak, de hoogte opnieuw instellen. - bij een te hoog vast werkvlak: de zittinghoogte aanpassen en gebruik maken van een voetensteun. - bij een te laag vast werkvlak: gebruik maken van pootverlengers.

Pagina 76 van 79


29.6 Oefeningen Hieronder volgen oefeningen die tijdens het werk aan het bureau kunnen worden uitgevoerd om klachten naar aanleiding van beeldschermwerk te voorkomen. Bij voorkeur dienen de oefeningen een aantal keren per dag herhaald te worden, zeker wanneer het druk is. Laat de tijdsduur van de oefening tenminste één minuut zijn. Bij het uitvoeren van de oefeningen moet op de volgende aandachtspunten gelet worden: · Voer de oefening rustig uit. · Rek nooit tot het pijn gaat doen. · Als door een oefening meer pijn ontstaat, moet de oefening gestopt worden. Rugoefening 1. Zit rechtop, met rechte ruggengraat. Leg uw handen in uw nek en dus uw ellebogen naar achteren. Laat uw armen langzaam in uw schoot zakken en ontspan uw rug. 2. Sta rechtop en draai uw handen in uw taille. Duw uw heupen met uw handen naar voren, waardoor uw onderrug zich strekt. Keer onmiddellijk weer terug naar de oude positie. Herhaal deze oefening voor links, rechts en achter door uw heupen door uw handen in de respectievelijke richting te duwen. Arm en schouders Zit rechtop en draai uw schouders naar voren, links, rechts en achter. Voer de oefening langzaam en beheerst uit. Probeer ‘rondjes’ te draaien met de schouders. Benen en enkels Strek een been uit en hef het van de grond. Draai een cirkel met de voet, en herhaal dit in tegenovergestelde richting. Herhaal de oefening ook met de andere voet. Nek Zit rechtop terwijl u recht vooruit kijkt. Beweeg uw hoofd naar voren, waardoor u een onderkin creëert. Beweeg daarna uw hoofd naar achteren en herhaal deze oefening 3 tot 5 keer. Vingers Houd uw handen recht voor u met de handpalmen naar beneden. Spreid de vingers tot ze niet verder kunnen en houd dit vijf seconden vast. Ontspan de vingers daarna. Handen en polsen Houd de linkerhand voor u met de handpalm naar boven. Plaats de palm van de rechterhand op de vingers van de linker. Duw met uw rechterhand de hand en vingers van de linkerhand voorzichtig naar achteren. Wissel daarna de positie van de handen (rechterhand boven, linkerhand op de vingers) en herhaal de oefening.

Wegkijken Kijk iedere tien minuten weg van het scherm en richt uw ogen tien seconden op een voorwerp dat zo ver mogelijk weg is. Uiteraard zijn er nog veel meer oefeningen, maar dit zijn een aantal voorbeelden. Blijf in ieder geval niet deze hele dag stil zitten, maar neem voldoende (micro-) pauzes. Bedenk dat een leidinggevende zijn werknemers liever een aantal keer per dag de spieren ziet strekken dat dan een werknemer een tijdlang met RSI-klachten uit de roulatie is!

Pagina 77 van 79


30 BIJLAGE KLACHTENFORMULIER Klachtenformulier ARS SERVICES Behandelende werknemer: ________________________________________________

Naam: Onderneming: Adres: Telefoon: E-mail: Datum klacht:

Omschrijving van de klacht: (tijdstip en situatie)

Wat kan de ARS SERVICES nu doen?

Wat moet ARS SERVICES doen om toekomstige klachten te vermijden?

Uiterlijke datum afhandeling klacht: ________________________________________

Pagina 78 van 79


31 BIJLAGE DECLARATIEFORMULIER

Pagina 79 van 79

Voorwoord. Pagina 3 van 79

Recommend Documents