Vaststellingsfase
Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie B
Wat wordt van u verwacht in de eindfase? Presentatie:
Peter ten Kate & Niels Abbing
Inhoud deelsessie B
1. Indienen eindafrekening
Peter
2. Vaststellen subsidieproject
Niels
3. Ruimte voor vragen
Procedure vaststellingsfase
1. Herinneringsbrief SNN over naderen einddatum (3 mnd vooraf) 2. Eindgesprek/projectbezoek (indien mogelijk) 3. Brief SNN met verzoek om eindafrekening in te dienen (na einddatum) 4. Indienen eindafrekening 5. Behandeling door SNN
1. Indienen van de eindafrekening Praktische uitwerking art. 5.7 v.d. voorwaarden Per post of e-mail: • Declaratieformulier • Controleverklaring • Inhoudelijk eindverslag (volgens verplicht format) • Overige documenten: bewijsmateriaal publiciteitsuitingen Via “Mijn SNN”: • Vragenlijst • Facturenlijst resterende periode • Urenlijst resterende periode • Aanbestedingen resterende periode • Realisatiewaarden indicatoren
Let op: binnen 13 weken na de einddatum!
1. Indienen van de eindafrekening - documenten
1. Indienen van de eindafrekening - eindverslag Belangrijk document! Verplicht volgens vast format: Alle onderdelen uit het format beschrijven in de aangegeven volgorde Wat heeft het project opgeleverd? Aandachtspunten: • To-the-point (max. 20 pagina’s) • Vanuit economisch perspectief
1. Indienen van de eindafrekening - eindverslag •
Algemene projectgegevens: nummer + naam + omschrijving
•
Aanvullende voorwaarden: hoe is hieraan voldaan?
•
Resultaten:
-
•
Indicatoren
- Realisatiewaarde vs doelstellingswaarde - Onderbouwing!
Aansluiting/afwijking t.o.v. projectplan Knelpunten + oplossingen Behalen van de doelstellingen Concrete resultaten Bijdrage aan economie Noord-Nederland Vervolg / spin-off Instandhouding en publiciteit Beeldmateriaal
1. Indienen van de eindafrekening - indicatoren Bepalen van de realisatiewaarden •
Lees a.u.b. eerst de toelichting in het format eindverslag
•
Voor de meeste indicatoren niet zo ingewikkeld: aantal tellen bijvoorbeeld: “aantal hectare bedrijfsterrein gemoderniseerd” “aantal projecten gericht op….” = 0 of 1 “private R&D-investeringen in projecten in euro’s” let op definitie “aantal ondersteunde MKB-bedrijven” let op definitie
1. Indienen van de eindafrekening - indicatoren Bepalen van de realisatiewaarden •
Voor sommige indicatoren echter lastiger te bepalen: “uitgelokte private vervolginvesteringen” a.g.v. het project in Noord-Nederland binnen 5 jaar “aantal bruto gecreëerde arbeidsplaatsen” structurele banen direct effect in Noord-Nederland binnen 5 jaar waarde is niet altijd te tellen / meten waarde is na afronding nog niet altijd bekend Toch een waarde bepalen!
1. Indienen van de eindafrekening - indicatoren Hoe bepalen? •
Gebruik uw gezond verstand
•
Is er informatie over vergelijkbare projecten?
•
Wordt uw project geëvalueerd? vraag om een beoordeling van de indicatoren
•
Wees realistisch liever aan de voorzichtige kant dan te positief
•
Onderbouw de opgegeven waarden minstens zo belangrijk als de waarde zelf
•
Gaat het deels om een raming? geef dit aan
2. Vaststellen subsidieproject
Stap 1 Controle op compleetheid Stap 2 Beoordeling eindafrekening Stap 3 Vaststelling door SNN en eindbetaling (indien van toepassing) Stap 4 Klevende voorwaarden
2. Controle op compleetheid - Stap 1 • •
Documenten en inhoud documenten Controle of MijnSNN gelijk is aan bedragen einddeclaratieformulier!
Via MijnSNN kan een einddeclaratie ingediend worden, bestaande uit de volgende onderdelen • • • • •
Vragen Facturen (resterend) Uren (resterend) Aanbestedingen Indicatoren (laatste stand van zaken)
2. Controle op compleetheid - Stap 1 MijnSNN gelijk aan bedragen einddeclaratieformulier? Waar moet u aan denken: • • • • •
•
Alle subsidiabele kosten (facturen en uren) moeten zijn ingediend via MijnSNN, Declaraties van facturen en uren via MijnSNN zijn niet-cumulatief, Houd rekening met correcties vanuit SNN of eigen correctieboekingen en voer dit door in de administratie(s), SNN informeert begunstigde over correcties per gecontroleerde rapportage, Via MijnSNN kunnen overzichten van facturen en uren gedraaid worden in excel, waarin ook de beoordeling van SNN inzichtelijk is (per rapportage en als totaal), Contactpersoon SNN kan om hulp gevraagd worden bij vinden aansluiting, maar TSK in MijnSNN blijft uw verantwoordelijkheid.
Kortom: zorg ervoor dat uw eigen administratie gelijk is aan MijnSNN ten tijde van einddatum project. Let op: SNN rekent af op TSK in MijnSNN
2. Beoordeling eindafrekening – Stap 2 1. Huisaccountant/controleverklaring • •
Penvoerder Per projectpartner
Art. 5.9 subsidievoorwaarden SNN Keuze en verantwoordelijk penvoerder
Artikel 5.9 uit de subsidievoorwaarden: De eindbegunstigde kan door de UO-SNN worden verzocht om bij het verzoek om vaststelling voor een EFRO subsidie een separate controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model, te overleggen. De eindbegunstigde dient bij het verzoek om vaststelling voor een Pieken in de Deltasubsidie indien de subsidiabele kosten € 50.000,- of meer zijn een separate controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model te overleggen indien niet tevens controles plaatsvinden krachtens subsidieverstrekking vanuit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling op grond van artikel 6 van het Besluit EFRO programmaperiode 2007–2013.
2. Beoordeling eindafrekening – Stap 2 2. Controle SNN •
Controle door beheerder (contactpersoon) SNN: art. 13 Controle ter plaatse
óf •
Controle door een verificatieaccountant: verificatierapport wordt alsnog door SNN beoordeeld (behind desk)
NB. Afweging voor insteek controle onder andere op basis van eerdere controles en complexiteit project.
2. Vaststelling door SNN en eindbetaling – Stap 3 Art. 5.16 subsidievoorwaarden SNN: de subsidies via SNN zijn een ‘aandeel tekort financiering’. Met andere woorden: restfinanciering Basis : de subsidie wordt berekend naar rato van de gerealiseerde gemaakte en betaalde subsidiabele kosten (gerealiseerde TSK). Mogelijke oorzaken anders uitvallen slotbetaling (project afhankelijk): • overige financiering naar rato of een vaste bijdrage • extra ontvangen niet begrote financiering • inkomstengenererendheid (Art. 55) • maximaal te ontvangen staatssteun (Omnibus Decentraal Regeling) • overige oorzaken (te specifiek)
2. Vaststelling door SNN en eindbetaling – Stap 3 Staatssteun speelt niet alleen bij de beschikking van een project. Ook bij een vaststelling wordt beoordeeld of uw project is uitgevoerd volgens deze voorwaarden. Veelvoorkomend: Omnibus Decentraal Regeling (ODR). In de beschikking weergegeven aan de hand van een ODR-tabel. Deze tabel dient gedurende het project bijgehouden te worden. Ten tijde van de eindafrekening dient u deze ODR-tabel op basis van gerealiseerde ‘cijfers’ te kunnen overleggen. De werkelijke bedragen per projectpartner en/of werkpakket * het percentage voor Industrieel Onderzoek en/of Experimentele Ontwikkeling = het maximaal uit te keren subsidiebedrag. Let op: dit kan invloed hebben op de berekening van de slotbetaling (en ook op de hoogte van de bevoorschotting)
2. Klevende voorwaarden - Stap 4 Klevende voorwaarden zijn voorwaarden waar u zich na de vaststelling van de subsidie nog moet houden. Er zijn zeven mogelijkheden: 1. Controles na vaststelling door Rijksauditdienst, Europese Commissie en mogelijk andere instanties 2. Adreswijzigingen 3. Verandering van eigendom, verplaatsing van productie 4. Bewaarplicht projectadministratie t/m 2020. Penvoerder in samenwerkingsverband is verantwoordelijk 5. Instandhoudingsplicht (functiebehoud) 6. Opbrengsten na de vaststelling (afhankelijk van project) 7. Aanbrengen gedenkplaat (publiciteit)
Vragen?
of via:
[email protected] ,
[email protected]
Bedankt voor uw aandacht!
