Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Negeri Sipil Di Kantor Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan Propinsi Sulawesi Utara
Valine Mei Maengkom Jantje. Mandey Gustaf Tampi
ABSTRACT : This study was motivated by the problems found in the office of Representatives Financial and Development Supervisory Agency Sulawesi province, namely in archival management activities not well ordered. The constraints faced is the maintenance of records that there are still records that are stacked in nature resulting in the archive warehouse perishables and also difficult to be rediscovered when needed any time. This of course can hinder the work of the office. It is therefore necessary to have a good archival management and organized so as to make it easier for employees to find back the archive in a fast time. Structuring the archive is one aspect that should be applied in the office to support the achievement of the objectives of productivity improvement and efficiency of office work. Thus communications officer job will run more smoothly, so that the coordination and supervision easier. The purpose of this study was to determine the archival management know is there any influence on the efficiency of employees working in the Office of Finance and Development Supervisory Board of North Sulawesi Province. In this study, the method used is quantitative analysis method. While data analysis technique used is the technique of correlation between variables to prove the influence of archival management towards employee work efficiency. Based on the results of research conducted and followed by analyzing the data obtained, then the result is that there is a very strong relationship between the management of archival against the working efficiency of employees amounted to 0.943 and this means working hypothesis or alternative hypothesis is accepted, this means there are positive influence between management archival against the working efficiency of employees with the level of influence of 88.90%. So the hypothesis that there is an influence on the efficiency of the management of archives
Keywords : Work Efficiency
menjalankan pemenuhan tujuan dari instansi
PENDAHULUAN Pada era informasi modern sekarang
tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi
ini kebutuhan untuk pemenuhan kepuasan
totalitas
kerja sudah semakin meningkat dengan
Pegawai-pegawai yang menjalankan tujuan
adanya persaingan yang ketat dalam ruang
instansi serta kemampuan dan pengetahuan
lingkup perusahaan maupun instansi. Oleh
yang tinggi dapat mendukung jalannya
karena itu muncul banyak tuntutan-tuntutan,
aktifitas dari instansi.
salah
satunya
JAP NO.31 VOL III 2015
adalah
totalitas
tersebut
adalah
Pimpinan
dan
dalam Page 1
Salah satu hal yang seringkali kurang diperhatikan oleh mayoritas instansi adalah adalah
tentang
kegiatan
duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
pengelolaan
Arsip mempunyai nilai dan peran
kearsipan. Masih banyak instansi yang
penting karena arsip merupakan bahan bukti
kurang memperhatikan keadaan arsip yang
resmi
sebenarnya mempunyai arti penting bagi
administrasi
kegiatan instansi tersebut.
kebangsaan
Hal ini juga
mengenai
penyelenggaraan
pemerintah Bangsa
dan
kehidupan
Indonesia,
sehingga
dipengaruhi oleh pegawai-pegawai kearsipan
dalam rangka usaha untuk meningkatkan
yang kemampuan dan pengetahuan tentang
daya guna dan tepat guna administrasi
pengelolaan kearsipan masih minim serta
aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-
kurang
Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan
mendapatkan
keleluasaan
untuk
mengembangkan pengelolaan kearsipan dan
Pokok-Pokok
juga kurang mendapat perhatian dari segi
kearsipan
pendanaan,
Pemerintah dimaksudkan untuk menjamin
sehingga
menghambat
Kearsipan. Tujuan kegiatan
yang
diselenggarakan
perkembangan kearsipan serta instansi sulit
keselamatan
berkembang dan lambat dalam persaingan
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
kerja.
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor,
serta
bahan
oleh
untuk
pertanggungjawaban
menyediakan
bahan
baik pemerintah maupun swasta memerlukan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
penyimpanan, pencatatan serta pengolahan
pemerintah. (Pasal 2 Undang-Undang No 7
surat, baik ke dalam maupun keluar dengan
Tahun 1971).
system
tertentu
dan
dipertanggungjawabkan. disebut
dengan
Kearsipan.
Kegiatan
istilah
dapat
Arsip sebagai pusat ingatan dan
ini
sebagai sumber informasi tertulis harus
Administrasi
tersedia
apabila
diperlukan
agar
dapat
Kearsipan sebagai salah satu
memberikan pelayanan yang efektif. Oleh
kegiatan perkantoran merupakan hal yang
karena itu dalam mengelola kearsipan harus
sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang
memperhatikan system kearsipan dengan
dimiliki
keadaan
oleh
organisasi harus
dikelola
organisasinya
dalam
mencapai
dengan baik sebab keunggulan pada bidang
tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan
kearsipan akan sangat membantu tugas
dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja
pimpinan serta membantu mekanisme kerja
pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang
dari
dipergunakan dan dana yang tersedia untuk
seluruh
karyawan
instansi
yang
bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif.
Informasi yang
pemeliharaan arsip. Untuk
dapat
mengemban
tugas
diperlukan melalui arsip dapat menghindari
seperti ini, pegawai yang bekerja pada bagian
salah
kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor
komunikasi,
JAP NO.31 VOL III 2015
mencegah
adanya
Page 2
kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan
apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini
juga harus dibekali keterampilan khusus
juga di alami oleh Badan Pemeriksaan
mengenai bidang kearsipan. Faktor manusia
Keuangan
dalam unit kearsipan sangatlah penting
Sulawesi Utara berdasarkan Pra Penelitian
peranannya, sebab manusia di unit kearsipan
penulis.
Dan
Pembangunan
Propinsi
ini harus terampil dalam teknis kearsipan,
Oleh karena itu agar arsip dapat
sehingga mampu menggerakkan instansinya
memberikan informasi secara maksimal,
untuk mencapai arah/tujuan yang telah
maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang
direncanakan dan ditetapan sebelumnya.
baik dan teratur. Sehingga akan membantu
Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
Propinsi
dalam
merencanakan
dan
Utara
mengambil keputusan, selain itu juga dapat
adalah salah satu instansi pemerintah yang
menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya.
berada dibawah pengawasan Pemerintah
Dengan demikian pengelolaan kearsipan
Pusat. Untuk mendukung terlaksananya tugas
dikantor harus ditingkatkan guna menunjang
dan
peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja
fungsinya,
Sulawesi
pimpinan
BPKP
Propinsi
Sulut
memerlukan data dan informasi. Salah satu
kantor.
sumber data dan informasi tersebut adalah
Berdasarkan
uraian-uraian
diatas
arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman
maka penulis tertarik untuk mengadakan
dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan
penelitian
sampai
Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi
pada
keputusan.
kegiatan
pengambilan
Fungsi arsip sebagai ingatan,
Kerja
dengan
Pegawai
“Pengaruh
judul
pada
Kantor
Badan
pusat informasi dan sumber sejarah perlu
Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
dikelola
dapat
Propinsi Sulawesi Utara”. Berdasarkan latar
memperlancar seluruh kegiatan dan proses
belakang di atas, maka yang menjadi
pekerjaan kantor yang berhasil guna dan
perumusan masalah dalam penelitian ini
berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan
adalah : “Adakah pengaruh pengelolaan
harus senantiasa siap untuk memberikan
kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai
pelayanan informasi yang akurat dalam
pada
memecahkan
Keuangan dan Pembangunan Propinsi
dengan
baik
masalah
agar
administrasi
pada
umumnya dan dalam manajemen kearsipan
kantor
Badan
Pengawasan
Sulawesi Utara.”
pada khususnya. Walaupun
kearsipan
mempunyai
METODOLOGI PENELITIAN
peranan yang penting dalam administrasi,
A. Metode penelitian
namun masih banyak dijumpai arsip yang
Metode
Penelitian
yang
dipakai
hanya ditumpuk di dalam gudang. Sehingga
dalam
arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali
asosiatif dengan analisa kuantitatif, dengan
JAP NO.31 VOL III 2015
penelitian
ini
adalah
Penelitian
Page 3
maksud mencari pengaruh antara variabel
masing
independen
sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah,
Dengan
dengan
metode
variabel
ini
dependen.
diharapkan
dapat
alternatif
apakah
tergolong
sangat rendah terlebih dahulu ditentukan
menjelaskan fenomena yang ada berdasarkan
skala interval dengan cara : Skor Tertinggi – Skor Terendah
data dan informasi yang diperoleh.
Banyaknya bilangan Populasi dan Sampel Yang
Maka diperoleh :
menjadi
populasi
dalam
Dengan
penelitian ini adalah seluruh pegawai pada
demikian
dapat
diketahui
kategori jawaban responden masing-
kantor Badan Pemeriksaan Keuangan dan
masing variabel yaitu :
Pembangunan Propinsi Sulawesi Utara yang
a.
Skor untuk kategori sangat tinggi
= 4,21-5,00
berjumlah 117 orang. Dan Sampel yang
b.
Skor untuk kategori tinggi
= 3,41-4,20
c.
Skor untuk kategori sedang
= 2,61-3,40
d.
Skor untuk kategori rendah
= 1,81-2,60
e.
Skor untuk kategori sangat rendah
= 1,00-1,80
ditetapkan adalah 20% dari jumlah pegawai sebanyak 20 orang dengan menggunakan Metode
Proportional
Stratified
Random Teknik Analisis Data
Sampling
Teknik analisa data dalam penelitian ini menggunakan teknik kuantitatif yang
Teknik Pengukuran Skor Teknik pengukuran skor atau nilai
digunakan
untuk
menguji
yang digunakan dalam penelitian ini adalah
hubungan/pengaruh antara variabel bebas dan
memakai skala likert untuk menilai jawaban
variabel
kuesioner
yang
perhitungan statistik.
responden.
Adapun penentuan skor dari
disebarkan
kepada
terikat
dengan
1. Koefisien
menggunakan
Korelasi
Product
moment
pertanyaan yang dtentukan adalah :
Cara
a) Untuk alternatif jawaban a diberikan
ini
dipergunakan
untuk
mengetahui ada atau tidaknya dan
skor tertinggi 5
besar
b) Untuk alternatif jawaban b diberikan
kecilnya
variabel
skor tinggi 4
bebas
hubungan dengan
antar
variabel
terikat (Sugiono, 2005).
c) Untuk alternatif jawaban c diberikan
Cara
skor sedang 3
perhitungannya
dengan
menggunakan rumus :
d) Untuk alternatif jawaban d diberikan
∑
skor rendah 2
∑
∑
e) Untuk alternatif jawaban e diberikan skor terendah 1
Keterangan : = Angka indeks korelasi “r” product
Kemudian untuk menentukan kategori jawaban responden terhadap masingJAP NO.31 VOL III 2015
moment Page 4
N
= Jumlah Sampel
Pedoman untuk memberikan Interpretasi
∑
= Jumlah hasil perkalian antara skor
x dan y
Koefisien Korelasi Interval Koefisien
Tingkat Hubungan
∑
= Jumlah seluruh skor x
0,00 – 0,19
Sangat Rendah
∑
= Jumlah seluruh skor y
0,20 – 0,399
Rendah
Untuk melihat hubungan kedua variabel
0,40 – 0,599
Sedang
tersebut maka dapat dirumuskan sebagai
0,60 – 0,799
Kuat
berikut :
0,80 – 1,000
Sangat Kuat
a. Nilai
r
yang
positif
menunjukkan
hubungan kedua variabel positif, artinya
Dengan nilai r yang diperoleh, dapat
kenaikan nilai variabel yang satu diikuti
dilihat secara langsung melalui tabel
oleh nilai variabel yang lain.
korelasi, untuk menguji apakah nilai r
b. Nilai
r
yang
negatif
menunjukkan
yang kita peroleh tersebut berarti atau
hubungan kedua variabel negatif, artinya
tidak. Tabel korelasi ini mencantumkan
menurunnya nilai variabel yang satu
batas-batas r yang signifikan tertentu
diikuti
dalam hal ini signifikan 5%. Bila nilai r
dengan
meningkatnya
nilai
variabel yang lain. c. Nilai
r
yang
menunjukkan
tersebut signifikan, artinya hipotesis sama
kedua
dengan variabel
nol tidak
kerja atau hipotesis alternatif dapat diterima.
menunjukkan hubungan artinya variabel yang satu tetap meskipun yang lainnya
2. Koefisien Determinan
berubah.
Koefisien
determinan
digunakan
Untuk mengetahui adanya hubungan
untuk
yang tinggi atau rendah antara kedua
(persentase) pengaruh yang ditimbulkan oleh
variabel berdasarkan nilai r (koefisien
variabel bebas terhadap variabel terikat.
korelasi)
Rumus yang digunakan :
penafsiran/interpretasi
digunakan angka
dikemukakan (sugiono, 2005)
mengetahui
seberapa
besar
yang Keterangan : D = Koefisien Determinan = koefisien korelasi product moment
PEMBAHASAN Berdasarkan hasil perhitungan yang diperoleh dari Variabel bebas menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan pada kantor Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan JAP NO.31 VOL III 2015
Page 5
dan Pembangunan Provinsi Sulawesi Utara
kearsipan. Pada kantor Perwakilan Badan
berada pada kategori Tinggi 50% (tabel 27).
Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan
Prov SULUT kegiatan penyortiran dan
kearsipan
pencatatan surat/arsip sudah baik.
yang
dilakukan
pada
kantor
tersebut sudah berjalan dengan baik.
dapat dilihat dalam tabel 9 dan 10 dengan
Dapat dilihat dari kepuasan pegawai terhadap
50% dan pencatatan 45%. Penyortiran surat
responden menyatakan cukup puas terhadap
Setelah surat diterima dari petugas kearsipan
pengelolaan kearsipan (tabel 5). Kemudian
selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan
tentang tersesuainya Prosedur pengelolaan
alamat yang dituju dan kemudian diproses
kearsipan yang dijalankan 50% responden
lebih lanjut. Dalam penyortiran surat 50%
menyatakan bahwa prosedur pengelolaan
responden menyatakan bahwa pelaksanaan
kearsipan sudah sesuai dengan prosedur
penyortiran surat dilakukan dengan tepat.
pengelolaan kearsipan yang baik (tabel 6).
Untuk Pencatatan surat 45% responden
Hal
pegawai
menyatakan selalu melaksanakn pencatatan
kearsipan cukup memahami tatacara prosedur
arsip dari dengan menggunakan buku agenda.
kearsipan yang baik.
Mencatat surat penting, biasa maupun rahasia
menyatakan
Kemudian
kearsipan
persentase masing-masing untuk penyortiran
65%
ini
pengelolaan
Hal ini
bahwa
tentang
butuhnya
(jika diizinkan oleh pimpinan) hal ini
pengelolaan kearsipan dalam membantu
dilakkan agar dapat diketahui volume surat
pekerjaan kantor 75% responden menyatakan
masuk setiap hari, mingu, bulan , dan tahun.
sangat butuh terhadap pengelolaan kearsipan
Juga
hal ini menyatakan bahwa BPKP Prov Sulut
sehingga surat akan lebih mudah ditemukan
menginginkan terpelihara arsipnya dengan
dan membubuhkan stempel agenda sebagai
baik.
tanda bahwa surat sudah dicatat serta
memudahkan
dalam
penyimpanan
Dari kegiatan penerimaan arsip (tabel
menyerahkan surat kepada pimpinan untuk
8) surat dinas/masuk diterima dengan baik
diberikan instruksi pada lembar disposisi
oleh petugas kearsipan mengumpulkan setiap
berkaitan dengan tujuan surat.
surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat
Pada kegiatan pengarahan surat
dengan menandatangani bukti pengiriman
dalam hal pelaksanan pengarahan surat untuk
bahwa surat sudah diterima agar menghindari
menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
kesalahan alamat surat ini dinyatakan oleh
memproses
60% responden yang menjawab bahwa sering
permasalahan surat yang dilakukan oleh
melaksanakan kegiatan penerimaan surat.
pimpinan yang instruksinya tercantum dalam
Kegiatan pencatatan surat
berkaitan
dengan
penyortiran
surat
dan
lembar disposisi dan siapa yang harus
merupakan
salah
satu
memproses surat tersebut 70% responden
kegiatan yang penting dalam pengelolaan JAP NO.31 VOL III 2015
surat
menyatakan
bahwa
prosedur
tersebut Page 6
dijalankan dengan tepat (tabel 11) dengan
dilihat pada tabel 13 dengan persentase 75%.
melaksanakan tahap pengarahan surat ini
Pada kegiatan penyimpanan arsip kantor
bertujuan agar memudahkan proses tidak
tersebut
lanjut terhadap surat yang telah diberikan
berdasarkan nomor-nomor kode tertentu yang
instuksi.
telah disesuaikan dengan kebutuhan kantor.
menggunakan
sistem
nomor
Pada kegiatan penyampaian surat
Dan juga wadah penyimpanan seperti rak
setelah selesai pengarahan lembar disposisi
atau katalog untuk penyimpanan arsip telah
berisi instruksi diberikan kepada orang yang
sesuai
ditunjuk. Kemudian untuk orang yang telah
kompleksitas arsip yang ada dikantor BPKP
menerima surat harus mencatat dibuku
berdasarkan dengan jawaban responden yang
ekspedisi
menyatakan wadah penyimpanan arsip sesuai
intern
penerimaan
surat
ini
dilaksanakan dengan tepat seperti yang
dengan
seluruh
kebutuhan
dengan kompleksitas arsip.
dinyatakan oleh 50% responden hal ini
Kegiatan penemuan kembali arsip
menunjukkan terciptanya proses pengarahan
juga memegang peranan penting dalam
surat yang tepat sehingga penyampaian surat
menentukan
pun tersalurkan dengan tepat.
kearsipan. Pada kantor ini kegiata penemuan
Disamping itu kegiatan penyimpanan
arsip
sudah
keberhasilan
cukup
pengelolaan
efisien
untuk
surat perlu diperhatikan dalam pengelolaan
dilaksanakan. Hal ini dapat dilihat pada tabel
kearsipan
kegiatan
14 sebanyak 70% responden menyatakan
manajemen kearsipan adalah juga secara
cukup efisien dalam penemuan kembali arsip
langsung dipengaruhi oleh peralatan yang
ketika diperlukan dan dapat menemukan
digunakan untuk menyimpan arsip dan
arsip dengan cepat dan tepat. Hal ini
efisiensi
terhadap
menunjukkan bahwa kantor BPKP Prov
Dalam kegiatan ini perlu
Sulut menerapkan filing sistem yang cukup
diperhatikan mengenai sistem penyimpanan
efisien dalam pengelolaan kearsipan dan
yang paling cocok bagi organisasi, karena
menujukan bahwa tempat penyimpanan arsip
sistem
mendukung
cukup mudah untuk dijangkau, hal ini juga
keberhasilan pengelolaan kearsipan karena
dimaksudkan agar proses pencarian arsip
dengan sistem penyimpanan yang tepat,
dapat ditemukan dengan mudah tidak perlu
maka
dapat
mengeluarkan tenaga dan waktu yang terlalu
diciptakan dan penemuan arsip yang sudah
besar pada saat menemukan arsip oleh
disimpan dapat dilakukan dengan cepat
seluruh pegawai tanpa memandang usia
bilamana
ataupun fisik. Namun, masih perlu dilakukan
karena
keberhasilan
serta
kebutuhan.
kesesuaian
penyimpanan
kemudahan
arsip
turut
penyimpanan
tersebut
sewaktu-waktu
diperlukan. Kegiatan
sedikit perbaikan dalam penerapan filing penyimpanan
kearsipan
sistem.
sudah terlaksana dengan baik hal ini dapat JAP NO.31 VOL III 2015
Page 7
Kegiatan peminjaman arsip pada
menunjukan bahwa seluruh pegawai telah
kantor ini terlaksana dengan efisien dapat
memiliki kesadaran yang cukup tinggi akan
dilihat dalam tabel 15 60% responden
beban kerja yang diberikan kepadanya.
menyatakan efisien dalan peminjaman arsip.
Kemudian untuk ketaatan terhadap peraturan,
Hal
kewajiban dan tugas dapat dilihat pada tabel
ini
menunjukan
peminjaman
arsip
bahwa
pelayanan
dilaksanakan
dengan
17
bahwa
sebanyak
70%
responden
efisien tanpa adanya unsur mempersulit
menyatakan bahwa selalu mentaati peraturan,
dalam peminjama arsip sehingga pegawai
kewajiban dan tugas yang diberikan. Hal ini
merasa terbantu ketika meminjam arsip yang
menunjukan bahwa pegawai telah memiliki
diperlukan.
disiplin yang cukup tinggi. Kemudian untuk
Kegiatan yang terakhir yang turut mendukung
pengelolaan
dapat dilihat pada tabel 18 bahwa sebanyak
penyusutan/pemusnahan
80% responden menyatakan selalu datang
arsip. Adapun keuntungan penyusutan yaitu
tepat waktu sesuai jam masuk kantor. Hal ini
agar memperluas wadah penyimpann arsip,
berarti pegawai taat terhadap peraturan jam
penghematan peralatan kantor, penghematan
masuk kantor. Dan untuk kedepannya lebih
penggunaan ruangan kantor. Kantor BPKP
dipertahankan ketaatan jam masuk kantor.
melakukan pemusnahan terhadap arsip-arsip
Kemudian untuk berada di tempat pada jam-
yang telah in-aktif atau tidak dipergunakan
jam kerja dapat dilihat pada tabel 19 bahwa
lagi.
sebanyak 65% responden menyatakan bahwa
kearsipan
keberhasilan
datang tepat waktu sesuai jam masuk kantor
adalah
Pada hasil penelitian variabel terikat
sering berada ditempat pada jam kerja. . Hal
menunjukan bahwa efisiensi kerja pegawai
ini menunjukan bahwa pegawai sudah baik
pada kantor BPKP Prov Sulut berada pada
dalam memanfaatkan waktu kerja untuk
kategori sangat tinggi sebesar 75% (tabel 29)
menyelesaikan pekerjaan kantor. Dan untuk
jika dilihat berdasarkan indikator yang telah
bersedia bertanggung jawab atas tugas yang
ditentukan pada BAB II yang terdiri dari
diberikan
keinginan bekerja, kemampuan bekerja dan
sebanyak
kemahiran
bersedia bertanggung jawab atas tugas yang
bekerja
tidak
mempunyai
hambatan yang berarti.
diberikan.
Pada indikator keinginan bekerja, terlihat bahwa pegawai memiliki keinginan
dapat dilihat pada tabel 60%
Hal
responden
ini
20
menyatakn
menunjukan
bahwa
pegawai memiliki kesadaran yang tinggi terhadap tugas yang diberikan kepadanya.
yang kuat untuk melaksanakan pekerjaan
Dilihat dari indikator kemampuan
dengan baik. Hal ini dapat dilihat pada tabel
bekerja, terlihat bahwa kantor BPKP Prov
16
responden
Sulut memiliki kemampuan kerja yang baik.
menyatakan sangat bersedia untuk menerima
Hal ini dapat dilihat pada tabel 21 bahwa
beban kerja yang diberikan. . Hal ini
sebanyak 85% responden menyatakan paham
bahwa
sebanyak
JAP NO.31 VOL III 2015
75%
Page 8
terhadap tugas/bidang kerja yang diberikan.
cakap
Sedangkan untuk ketepatan waktu dalam
kewajiban. Dan untuk kesabaran dalam
menyeleasikan pekerjaan kantor dapat dilihat
menangani dapat dilihat pada tabel 26
pada tabel 22 sebanyak 55% responden
sebanyak 60% responden menyatakan sabar
menyatakan sering menyelesaikan pekerjaan
dalam menangani tugas yang diberikan. Hal
kantor tepat pada waktunya. Ini berarti para
ini menunjukkan bahwa pegawai di BPKP
pegawai umumnya cekatan dan terampil
Prov Sulut memang bersedia diberikan
dalam
tanggung jawab dalam menangani tugas yang
melaksanakan
pekerjaan
yang
diberikan sehingga mampu menyelesaikan
dalam
kantor.
dan
Kemudian untuk suasana kerja yang
untuk
mendukung pekerjaan dikantor dapat dilihat
kesesuaian dengan keahlian/ ketrampilan
pada tabel 27 65% responden menyatakan
yang dimiliki dapat dilihat pada tabel 23
bahwa
sebanyak 75% responden menyatakan bahwa
terlaksananya pekerjaan kantor. Hal ini
keahlian/ketrampilan yang dimiliki sangat
menunjukkan bahwa suasana kantor sudah
sesuai dengan pekerjaan saat ini. Hal ini
cukup baik dalam arti kondisi fisik maupun
menunjukkan bahwa penempatan pegawai
lingkungan sehingga dapat mendukung para
sudah tepat atau sesuai, dalam arti tiap-tiap
pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya.
orang yang dipekerjakan dipilih dengan
Hal
seksama dan ditempatkan sesuai dengan
Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan
keahlian/ketrampilan yang dimiliki pegawai
dan
sesuai kebutuhan kantor.
mengatur ruangan kantor. Pengaturan tata
Selanjutnya
Kemudian
tugas
diberikan.
pekerjaan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan
melaksanakan
ini
kerja
menunjukkan
Pembangunan
mendukung
bahwa
sudah
baik
kantor
dalam
indikator
ruang yang baik tentu sangat mendukung
kemahiran bekerja dapat dilihat pada tabel 24
tercapainya efisiensi dan kinerja yang baik.
sebanyak 50% responden menjawab berusaha
Apabila pegawai merasa tidak nyaman tentu
dalam memberikan hasil yang terbaik pada
buruk
tugas yang diberikan. Hal ini menunjukan
pekerjaan kantor. Lingkungan yang baik
bahwa para pegawai dikantor BPKP Prov
sangat dibutuhkan untuk membuat pegawai
Sulut telah menguasai tugas yang diberikan
merasa
kepadanya sehingga mampu memberikan
pekerjaan. Sehingga pekerjaan kantor dapat
hasil
diatur secara tertib dan lancar.
yang
terbaik.
untuk
suasanan
Kemudian
untuk
akibatnya
nyaman
dalam
saat
melaksanakan
melaksanakan
Dengan
kecakapan bekerja para pegawai dapat dilihat
demikian komunikasi pegawai akan semakin
pada tabel 25 sebanyak 75% responden
lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan
menyatakan
semakin
bahwa
kecakapan
bekerja
pegawai berada pada kategori capak. Ini
mudah
serta
akhirnya
dapat
mencapai efisiensi kerja.
berarti pegawai BPKP Prov Sulut sudah JAP NO.31 VOL III 2015
Page 9
Berdasarkan perhitungan koefisien korelasi product moment yang positif sebesar 0,943 antara variabel bebas dan variabel
Barthos, Basir, 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara Endang Sri, Mulyani Sri, Suyetty. 2009.
terikat, dimana kenaikan variabel yang satu
Modul Menangani Surat Masuk dan
diikuti kenaikan variabel lainnya. Hubungan
Keluar (Mail Handling) Bidang
yang
Keahlian Bisnis dan Manajemen.
positif
mengartikan
bahwa
jika
pengelolaan kearsipan tinggi maka efisiensi
PT, Gelora Aksara Pratama, Jakarta.
kerja akan tinggi pula. Berdasarkan korelasi,
Kasmadi, Sunariah Nia Siti. 2014. Panduan
maka koefisien korelasi yang ditemukan
Modern Penelitian Kuantitatif. CV.
sebesar
Alfabeta, Bandung.
0,943
termasuk
pada
kategori
SANGAT KUAT dan ini berarti hipotesis
Martono, Budi. 1994. Penataan Berkas
kerja yang dikemukakan dalam penelitian ini
dalam Manajemen Kearsipan.
diterima. Jadi, terdapat hubungan yang
Pustaka Sinar Harapan.
sangat kuat dan terdapat hubungan yang
Pasolong Harbani. 2013. Metode Penelitian
positif antara pengelolaan kearsipan terhadap
Administrasi Publik. CV. Alfabeta,
efisiensi pegawai pada kantor BPKP Prov
Bandung.
Sulut.
Priansa Donni Junni, Garnida Agus. 2013. Pengaruh
pengelolaan
kearsipan
Manajemen Perkantoran Efektif,
terhadap efisiensi kerja pegawai berada pada
Efisien, dan Profesional. CV.
tingkat
Alfabeta, Bandung.
sangat
kuat
atau
mempunyai
pengaruh yang positif, yang menunjukkan bahwa
jika
pengelolaan
kearsipan
tinggi/berjalan dengan baik, maka efisiensi kerja pegawai akan tinggi pula. Sehingga perlu penerapan pengelolaan kearsipan yang baik agar efisiensi kerja pegawai berjalan dengan lancar dan baik. Dari koefisien sedangkan
hasil
selebihnya
Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, Bandung Singarimbun, Masri. 2006. Metode Penelitian Survei. Jakarta: LP3ES Sugiono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta
penelitian
determinan
Sedarmayanti. 2001. Manajemen
sebesar
diperoleh 88,90%,
11,10%
lagi
dipengaruhi oleh faktor-faktor lain yang tidak termasuk dalam penelitian ini.
Tanirejda Tukiran, Mustafidah Hidayati. 2012. Penelitian Kuantitatif (Sebuah Pengantar). CV, Alfabeta, Bandung. The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty
DAFTAR PUSTAKA Amirullah. 2004. Pengantar Manajemen.
Widjaja. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Rajawali Garfindo Persada
Yogyakarta: Graha Ilmu JAP NO.31 VOL III 2015
Page 10
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalama Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita Wursanto. 1991. Kearsipan II. Yogyakarta: Kanisius Sumber lainnya :
www.google.com
Bahan ajar. Modul Kearsipan. Pelealu.
Peraturan
Pemerintah
Republik
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor
43
Tahun
2009
Tentang
Kearsipan
Peraturan
Pemerintah RI No. 34
Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip
Undang-Undang RI No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuang-Ketentuan Pokok Kearsipan
JAP NO.31 VOL III 2015
Page 11
