TINJAUAN TATA RUANG DAN KONDISI FISIK KANTOR PADA SUB BAGIAN PROGRAM DINAS PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh DEBORA EINSTEINE VERONICA ZEBUA NIM 1005091010
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan karunia yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Adapun tugas akhir ini disusun sebagai satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3, Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis. Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat saran dan bimbingan serta pengarahan yang bermanfaat dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S. T., M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S. E., M.Si., selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Edi Syahputra Sitepu, S. E., M.Si., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Safaruddin, S. E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Cipta Dharma, S. E., M.Si., dan Dra. Iriance M. Ed. M., selaku dosen pembimbing I dan II penulis yang telah menyediakan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 6. Seluruh staf pengajar dan staf administrasi di Jurusan Administrasi Niaga
yang
telah
memberikan
ilmu
dan
kesempatan
untuk
memperoleh pengetahuan dan informasi berharga selama perkuliahan berlangsung maupun di luar perkuliahan. 7. Lusyantini, M. M., selaku Kepala Sub Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. 8. Seluruh pegawai pada Sub Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. 9. Seluruh teman-teman yang ada di Politeknik Negeri Medan khususnya AB-6A. Teristimewa kepada kedua orang tua terkasih E. Zebua dan R. br Marbun, yang telah memberi bantuan materil maupun spritual yang tidak ternilai. Dalam penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekurangan dan jauh dari kesempurnaan.
Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran
maupun kritik yang bersifat membangun. Semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Medan, Penulis
Agustus 2013
Debora Einsteine Veronica Zebua NIM 1005091010
ABSTRAK
Tata ruang kantor merupakan suatu susunan peralatan dan perlengkapan kantor yang dianggap perlu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kerja perkantoran dan dapat memberikan kenyamanan dan keleluasaan kepada karyawan untuk bergerak sehingga mencapai efisiensi kerja. Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui tata ruang dan kondisi fisik kantor pada Sub Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah metode kepustakaan dan metode penelitian lapangan melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah teknik analisis deskriptif. Berdasarkan hasil analisis data, maka dapat diketahui bahwa Sub Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara menggunakan jenis tata ruang kantor terbuka dan berkamar. Kondisi fisik tata ruang kantor Sub Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdiri dari cahaya, tata warna, pengaturan udara, dekorasi, dan keamanan cukup baik namun belum sepenuhnya sesuai dengan teori. Asas yang diterapkan yaitu asas rangkaian kerja dan penggunaan seluruh ruang. Kata kunci: Tata Ruang Kantor, Kondisi Fisik Kantor
ABSTRACT
Office layout is an arrangement of equipment and office supplies are considered to be necessary to support the smooth implementations of the employment office and can provide comfort and flexibility to employees to move in order to reach the working efficiency. The purpose of this final assigment is to know the office layout and physical conditions in Sub of Program Division in Dinas Pertanian, North Sumatera Province. The methods of collecting data used in this final assigment are library and field research through observation, interview and documentation. The data collected were analysed using descriptive analysis technique. Based on the results of data analysis, it is known that in Sub of Program Division in Dinas Pertanian, North Sumatera Province applied cubicle type office and open plan office. Physical conditions of the office layout in Sub of Program Division in Dinas Pertanian North, Sumatera Province consist of light, color, ventilation, decoration and security but are not fully in accordance with the theory. The principle used is working principle of the circuit and the use of the entire space.
Keyword: Office Layout, Office Physical Condition
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ........................................................................... ABSTRAK ........................................................................................... ABSTRACT ......................................................................................... DAFTAR ISI ......................................................................................... DAFTAR GAMBAR .............................................................................
i iii iv v viii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir ................. 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir ..................................... 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir........................................ 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir...................................... 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir ................................
1 2 2 3 3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor ....................................... 2.2 Tujuan dan Manfaat Tata Ruang Kantor ........................ 2.3 Jenis-jenis Tata Ruang Kantor ....................................... 2.4 Asas-asas Tata Ruang Kantor ....................................... 2.5 Perencanaan Tata Ruang Kantor ................................... 2.6 Perabot Kantor ............................................................... 2.7 Langkah-langkah Menyusun Tata Ruang Kantor ........... 2.8 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor..........
5 6 8 11 12 13 14 16
BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Cara Pengumpulan Data ................................................ 24 3.2 Jenis dan Sumber Data .................................................. 26 3.3 Teknik Analisis Data ....................................................... 26 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan....................................... 4.1.1 Sejarah Berdirinya Dinas Pertanian Provsu ........ 4.1.2 Visi dan Misi Dinas Pertanian Provsu ................. 4.1.3 Makna Logo Dinas Pertanian Provsu.................. 4.1.4 Struktur Organisasi Dinas Pertanian Provsu ....... 4.2 Tinjauan Tata Ruang dan Kondisi Fisik Kantor pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara ...................... 4.2.1 Sub Bagian Program Monitoring Evaluasi (MONEV) Dinas Pertanian PROVSU ................. 4.2.2 Kasubbag Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara ..................................... 4.2.3 Sub Bagian Program Statistik Dinas Pertanian PROVSU .............................................................
28 28 30 31 32 34 36 40 44
4.2.4
Sub Bagian Program Anggaran Dinas Pertanian PROVSU ............................................ 47
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ........................................................................ 52 5.2 Saran .............................................................................. 52 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 54 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
No. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16
Judul
Halaman
Logo Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara Struktur Organisasi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara Denah Sub Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara Ruang Kerja Pegawai Bagian Program Monitoring Evaluasi (MONEV) Pencahayaan Ruangan MONEV Dispenser Ruangan MONEV Peralatan Kerja (Komputer dan Printer) di ruangan MONEV Ruang Kerja Kasubbag Program Dinas Pertanian Lemari Arsip Kasubbag Program Pencahayaan Ruang Kerja Kasubbag Program Pintu Yang Membatasi Ruang Kasubbag Dengan Ruang Statistik Ruang Kerja Pegawai Subbag Program Bagian Statistik Filling Cabinet Pegawai Bagian Statistik Penerangan Di Ruang Kerja Bagian Statistik Ruang Kerja Pegawai Subbag Program Bagian Anggaran Lemari Arsip Bagian Anggaran
31 33 35 38 39 39 40 42 43 43 44 46 47 47 50 50
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Tata ruang yang baik merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam mendukung kegiatan suatu perusahaan dan sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintahan maupun badan usaha lainnya. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut perusahaan agar semakin menerapkan penataan ruang yang sesuai dengan prosedur kerja kantor tersebut.
Kinerja dalam mengerjakan pekerjaan kantor akan menurun
jika penataan ruang kantor tidak sesuai dengan prosedur kerja kantor. Kantor sebagai pusat administrasi perkantoran karyawan dan tempat berlangsungnya segala aktivitas operasional perusahaan.
Kantor yang
ditata dengan baik dan teratur akan menimbulkan kesan yang menyenangkan, menciptakan suasana yang tidak membosankan dan dapat
menambah
semangat
kerja
pegawai
dalam
mendukung
peningkatan produktivitas kerja dalam mencapai tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peranan dan suasana kantor sangat berpengaruh dalam mendukung efektivitas kerja karyawan yang bekerja di dalam suatu perusahaan. Tata ruang dan kondisi fisik kantor pada sub bagian program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara, penataannya masih kurang rapi. Hal
ini memberikan dampak, yaitu kurangnya kenyamanan pegawai ketika bekerja. Untuk mencegah hal tersebut, maka tata ruang kantor harus disusun dengan lebih nyaman, teratur, dan semua perlengkapan kantor harus disusun sebaik mungkin, agar pegawai yang membutuhkan perlengkapan kantor dapat lebih mudah menjangkaunya sehingga arus kerja dapat berjalan dengan lancar. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul mengenai “Tinjauan Tata Ruang dan Kondisi Fisik Kantor Pada Sub Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara”. 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir Rumusan
masalah
merupakan
rancangan
penulisan
sebagai
pedoman dalam penulisan bagi diri sendiri maupun orang lain yang akan meneruskan penulisan tugas akhir. Mengingat bahwa penataan tata ruang kantor sangat penting dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja para pegawai, maka perumusan masalah dalam penulisan tugas akhir ini membahas “Bagaimana
Bentuk Tata Ruang Dan Kondisi Fisik Kantor pada Sub
Bagian Program Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara?”. 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Seperti semua kegiatan yang kita lakukan pasti memiliki suatu tujuan yang hendak dicapai, seperti halnya dengan penulisan tugas akhir ini, tujuannya adalah:
1.
Meninjau tentang bentuk tata ruang dan kondisi fisik kantor pada Sub Bagian Program pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.
2.
Untuk memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3.
1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Manfaat penulisan tugas akhir ini adalah: 1.
Untuk meningkatkan pengetahuan dan wawasan penulis mengenai tata ruang kantor.
2.
Sebagai sumbangan pemikiran dan masukan serta informasi bagi perusahaan dalam penataan tata ruang kantor yang baik.
3.
Sebagai bahan bacaan bagi mahasiswa Politeknik Negeri Medan khususnya Jurusan Administrasi Niaga.
1.5 Sistematika Penulisan Penulisan tugas akhir ini menggunakan sistematika penulisan Tugas Akhir yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yang terdiri dari lima bab yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Pemilihan Judul, Rumusan Masalah, Tujuan Penulisan, Manfaat Penulisan Dan Sistematika Penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini memberi penjelasan tentang teori-teori yang berhubungan dengan judul tugas akhir yang penulis ambil dari berbagai referensi yaitu tentang Pengertian Tata Ruang Kantor, Tujuan Dan Manfaat Tata Ruang Kantor, Asas-Asas Tata Ruang Kantor, Pedoman Dalam
Menyusun
Tata
Ruang
Kantor,
Perabot
Perkantoran
serta
Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan mengenai cara penulis dalam memperoleh data yaitu melalui studi kepustakaan (library research), serta penelitian lapangan berupa metode observasi langsung,
wawancara dan
dokumentasi. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan hasil dan pembahasan tentang tata ruang dan kondisi fisik kantor pada Sub Bagian Program pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dan membandingkannya dengan teori yang ada pada bab sebelumnya. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup dari tugas akhir ini dengan memberikan simpulan dari hasil dan pembahasan tata ruang dan kondisi fisik kantor pada Sub Bagian Program pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dan memberikan saran yang mungkin bermanfaat bagi Sub Bagian Program pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dan bagi pembaca tentang tata ruang kantor.
